Entscheider kompakt - Das Magazin zum DIGITAL FUTUREcongress 2020 in der MesseFrankfurt

Sonderausgabe Februar 2020 6,50 EUR

Sonderausgabe zum DIGITAL FUTUREcongress 18.2.2020 Frankfurt am Main

Workflow Manager einfach selber machen

Die Kraft der Künstlichen Intelligenz

Online Marketing Trends im Mittelstand

Es führt kein Weg an der Cloud vorbei

Agile Prozesse und Transformation

Erfolgsfaktor Gesundheit für die Digitalisierung

Datensicherheit und Datenschutz nicht als Behinderung, sondern als Chance begreifen

www.entscheider-kompakt.de

Interviews In Kooperation mit dem

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Nutzerorientierter Klartext statt Dauerbeschuss mit digitalen Worthülsen Entscheider in Mittelständischen Unternehmen haben es nicht einfach. Denn viele Geschäftsführer und Vorstände und insbesondere Vertriebs-, Produktions- oder Personalleiter sehen sich ständig mit einer Vielzahl unverständlicher digitaler Worthülsen konfrontiert. Mitarbeiter machen zu Recht außergewöhnlich positive Erfahrungen mit privaten Anwendungen. Hier ist immer alles ganz einfach. Thema aussuchen, im App-Store die App herunterladen und schon geht’s los. Funktioniert die Anwendung nicht wie gewünscht, wird sie einfach wieder gelöscht und die nächste App installiert.

Ganz so simpel ist es aber im betrieblichen Umfeld nicht.

Prozesse müssen analysiert, neue Geschäftsmodelle berücksichtigt, vorhandene Datensilos integriert werden und schließlich sind sämtliche Datenschutz-Richtlinien zu beachten.

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Stand E6

Kein Wunder, dass Entscheider und Führungskräfte in Zeiten stetigen wirtschaftlichen Wandels und Wettbewerbs in Handlungsdrucks geraten und somit vor “Digitalen Änderungen”, die eigentlich firmeninterne Arbeitsabläufe optimieren helfen sollen, zurückschrecken. Gerade innovationsgetriebene Begriffe wie AI, Künstliche Intelligenz, Blockchain oder Augmented Reality im Kontext zeitgemäßer Datentransformations-Technologien sind für viele Praktiker im Firmenalltag (zunächst) ein Buch mit sieben Siegeln.

Dabei gibt es konkrete Möglichkeiten, sich mit Entscheider kompakt einen profunden Überblick zu aktuellen Trends und bereits umgesetzten IT-Projekten speziell bei der Digitalisierung im Mittelstand zu verschaffen.

Denn Entscheider kompakt konzentriert sich auf das Wesentliche. Wie wir das machen? Indem die Redaktion im Dialog mit Experten komplexe Zusammenhänge verständlich aufbereitet. Wir stellen keine Insider-Fragen, sondern solche, die auch Sie, unsere Leser und Anwender der digitalen Transformation im Mittelstand stellen könnten oder würden.

Ganz ohne digitale Worthülsen. Versprochen. Wir wünschen viel Spaß beim Lesen.

Es grüßt Sie herzlich Ihr Michael Mattis Veranstalter DIGITAL FUTUREcongress und dikomm Zukunft digitale Kommune

INHALT

Inhaltsverzeichnis

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Interviews

Erfolgsfaktor Gesundheit für die Digitalisierung im Mittelstand: Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter mit auf die „digitale Reise“

4-5 6-7 8-9 10-11 12-13 14-15 16-17 18-19 20-21

Digitale Kundenportale und B2B E-Commerce Services im Mittelstand angekommen

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Datensicherheit und Datenschutz nicht als Behinderung, sondern als Chance begreifen Wie Agile Prozesse und Transformation in Industrie- und Automation noch schneller Einzug finden Die Kraft der Künstlichen Intelligenz Auswirkungen auf den deutschen Mittelstand Auch kleine Wolken bringen Regen! Warum Digitalisierung für Unternehmen mit einer geringeren Größe besonders wichtig ist Dokumentenmanagement mit dem Kyocera Workflow Manager selber machen!

Online Marketing im Wandel, Trends und MUST-HAVEs für den Mittelstand Es führt kein Weg an der Cloud vorbei So gelingt die Transformation im deutschen Mittelstand

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Im Interview

Interview mit Björn Bausch Die b-pi sec GmbH ist ihr qualifizierter Partner in den Bereichen Informationssicherheit, Datenschutz, sowie Governance, Risk und Compliance.

Vom rechtskonformen Aufbau und der Weiterentwicklung von Informationssicherheits- und Datenschutz-Management-Systemen bis hin zur Schulung ihrer Mitarbeiter sind wir für sie da. Im Interview mit Geschäftsführer Björn Bausch sprechen wir heute über aktuelle Trends im Datenschutz, wichtige Informationen zum OZG / Onlinezugangsgesetz und Neuigkeiten rund um die Informationssicherheit.

Datensicherheit und Datenschutz nicht als Behinderung, sondern als Chance begreifen Entscheider kompakt: Das Thema Datenschutz-Grundverordnung hat im Moment gefühlt an Brisanz verloren. Haben damit die Unternehmer recht, die immer behauptet haben: “Das wird alles nicht so schlimm und mich wird es sowieso nicht treffen?”

sprießen. Mittlerweile sind wir entspannt, da wir wissen, dass deren Qualität früher oder später schmerzlich ans Licht kommt. Hier sind wir gerne da, um Ordnung und Struktur in die Thematik zu bringen.

Unsere Kunden danken uns dies und verlieren schnell die Abwehrhaltung gegenüber der Thematik.

Björn Bausch: Hier erleben wir in der Praxis das krasse Gegenteil: am 25. Mai 2018 trat die DSGVO in Kraft. Viele Unternehmen fühlen sich aber fast zwei Jahre später noch immer nicht gegenüber der Gesetzesvorgaben ausreichend gerüstet. Schlicht, weil wenig bis nichts unternommen wurde. Ein fataler Fehler. Wir erleben, dass die Arbeit der Aufsichtsbehörden anzieht: In Deutschland werden beinah wöchentlich Bußgelder in Millionenhöhe verhängt. Wenn wir uns darüber hinaus die Arbeit der Kollegen unserer EU-Nachbarländer ansehen, sollte deren rapides Vorgehen Warnung genug für hiesige Unternehmen sein.

Entscheider kompakt: Das Thema Datenschutzbeauftragter ist für viele ein Reizwort. Warum ist das Thema Datenschutz so schlecht besetzt?

Entscheider kompakt: Im Gespräch mit Entscheidern machen Sie sicher auch außergewöhnliche Erfahrungen. Was sind Ihre eindrucksvollsten Erfahrungen der letzten Monate, wenn es um das Thema Datenschutz geht? Haben Sie vielleicht eine Anekdote für uns?

Björn Bausch: Wir machen eine Erfahrung, die sich kontinuierlich wiederholt: Viele Unternehmen möchten das Thema Datenschutz angehen, jedoch nur wenig Budget hierauf verwenden. Es gibt eine schier endlose Bandbreite an Anbietern, die mit absurden Dumpingpreisen und gefährlichem Halbwissen wie Pilze aus dem Boden

Björn Bausch: Viele sehen nur die drohenden Geldbußen und fragen sich nicht, welche Vorteile und Mehrwerte durch einen professionellen Umgang mit dem Datenschutz entstehen können. Außer Frage steht, dass die Anzahl personenbezogener Daten zunimmt und die Informations- und Kommunikationstechnik für den unternehmerischen Alltag unverzichtbar ist. Prominentestes Beispiel für den gänzlich falschen Umgang mit personenbezogenen Daten ist das Unternehmen Facebook. Wir fangen aber gerne im direkten Umfeld jedes einzelnen Unternehmens an: bereits durch den professionellen Umgang mit Bewerberdaten, über die Wahrung der Rechte von Mitarbeitern im Umgang mit deren Daten bis hin zum Umgang mit Kundendaten kann man hier nachhaltig Vertrauen schaffen und ein starkes Image aufbauen.

Entscheider kompakt: Die b-pi sec GmbH ist auch Anbieter von Seminaren und Zertifizierungsprüfungen im Bereich Datenschutz (EU-DSGVO), Informationssicherheit (ISO 27001) und Governance-Risk-Compliance. Welche Rolle spielen

Im Interview

Schulungen für verantwortliche Entscheider und was spricht für einen externen Datenschutzbeauftragten?

Björn Bausch: Fangen wir beim externen DSB an. Das Gesetz stellt es grundsätzlich frei, ob die Funktion des Datenschutzbeauftragten extern vergeben (externer DSB) oder durch einen internen Mitarbeiter (interner DSB) erfüllt wird. Außer Frage steht, dass dieser über einen entsprechend gültigen Fachkundenachweis verfügen muss. Viele Unternehmen haben intern schlich nicht ausreichend Ressourcen, um die Position aus eigener Kraft betreiben zu können. Das Mandat extern durch Spezialisten zu besetzen ist daher unter Abwägung von Aufwand-Output-Kosten oftmals die beste Lösung. Da Datenschutz und Informationssicherheit absolut jeden Mitarbeiter im Unternehmen betreffen, sind Schulungen eine professionelle Möglichkeit, um die Themen im richtigen Rahmen auf die Tagesordnung zu bringen und durch Mitarbeiter verursachte Schäden frühzeitig abzuwenden. Der Gesetzgeber sieht derartige Sensibilisierungsmaßnahmen sogar vor. Jeder Unternehmer wird mir zustimmen, wenn ich sage: Gut ausgebildete Mitarbeiter sind das höchste Gut eines Unternehmens.

Entscheider kompakt: Rund um das Thema digitale Verwaltung spielt das OZG / Onlinezugangsgesetz eine sehr große Rolle. Können Sie uns kurz die wichtigsten Elemente dieses Gesetzes erläutern?

Björn Bausch: Das OZG verpflichtet Bund und Länder ihre Verwaltungsleistungen bis spätestens 2022 auch online anzubieten. Kurz gesagt: Bund und Länder sollen 2022 in Puncto Digitalisierung am „Zahn der Zeit“ sein. Es gilt 575 Kriterien zu erfüllen. So richtig und wichtig es ist, den Bürgern zeitraubende Behördengänge zu erleichtern, so groß sind auch die Herausforderungen, vor denen die öffentliche Hand hier steht. Der Datenschutz und die Informationssicherheit spielen in diesem Zuge eine große Rolle. Wir alle haben in den vergangenen Wochen mitbekommen, welch verheerende Folgen Hacker-Angriffe bei Kommunen, gerade in Hessen, hatten.

Entscheider kompakt: Kommen wir vielleicht zum Schluss noch einmal zu den wirklich entscheidenden Neuigkeiten rund um das Thema Informationssicherheit. Welche Trends sehen Sie als Insider und Profi der Branche?

Björn Bausch: Das Thema Hacker-Angriffe und Lahmlegung von ganzen IT-Infrastrukturen ist so aktuell wie nie zuvor. An den zahlreichen Praxis-Beispielen merkt man, dass das Thema von unmittelbarerer Präsenz ist und branchenübergreifend Handlungsbedarf besteht. Dem steht tragischerweise ein riesiger Fachkräftemangel in den zugehörigen Bereichen entgegen. Ganz Deutschland ächzt unter mangelndem Personal, auf lange Sicht kann dies katastrophale Konsequenzen für unser komplettes Wirtschaftssystem bedeuten.

Die Branche ist zur Weiterbildung von Fachkräften sowie Investition in Nachwuchskräfte verpflichtet. Auch seitens des Bundes ist hier Handlungsbedarf geboten. Aus Sicht von IT-Security-Experten ist die Anpassung des Gesetzgebers in Form des IT-Sicherheitsgesetz 2.0 zu begrüßen. Hierdurch entstehen nicht nur für KRITIS-Unternehmen Verbesserungen, sondern jedes Unternehmen wird zum vollumfänglichen Handlungsansatz bei der IT- und Informationssicherheit angeleitet.

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Entscheider kompakt: Wie können mittelständische Unternehmen von Ihrem Wissen profitieren und das Thema Datensicherheit und Datenschutz nicht als Behinderung, sondern eher als Chance begreifen?

Björn Bausch: Als sinnvolles Instrument zur unternehmerischen Selbstkontrolle bringt der Datenschutz eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich: angefangen bei dem bereits zuvor angesprochenen Punkt Imagestärkung werden intern durch ein ordentlich betriebenes Datenschutz-Management-System auch die alltäglichen Unternehmensprozesse und -strukturen auf den Prüfstand gestellt und optimiert. Datenschützer betrachten nie einzelne Business-Units, sondern sehen Unternehmen stets als komplexen Organismus, der auf allen Ebenen effizient aufgestellt sein sollte. Ich möchte ein paar Stichworte nennen: optimierte Kommunikationsprozesse sowie Arbeitsabläufe bis hin zur Schonung von Ressourcen und Kosten. Sie merken, die Chancen überwiegen ganz eindeutig.

Entscheider kompakt: Herzlichen Dank für dieses spannende Gespräch b-pi sec GmbH • Björn Bausch • Frankfurter Str. 2 65549 Limburg an der Lahn • Amtsgericht Limburg a.d. Lahn • Björn Bausch • www.b-pisec.com • kontakt@b-pisec.com

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Im Interview

Interview mit Dr. Peter Stangner Continental Business Consulting (CBC) ist die Management- und Businessberatung des Technologieunternehmens Continental, einem der größten Automobilzulieferer, Industriespezialisten und Reifenhersteller weltweit. Seit 2011 bietet CBC weltweit maßgeschneiderte Lösungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette an. Besondere Schwerpunkte der Beratungsleistungen liegen in den Themenfeldern neue Mobilitätslösungen, Entwicklungseffizienz, digitale Transformation und Industrie 4.0. So unterstützt CBC ihre Kunden bei der Neuausrichtung von Geschäftsaktivitäten und Organisationsstrukturen, Prozessoptimierungen und der Einführung von IT-Lösungen. Mit ihrem international erfahrenen Team erfüllt CBC die hohen Anforderungen an eine Inhouse Beratung von der ersten konzeptionellen Idee bis hin zur nachhaltigen Implementierung. Im Interview mit Dr. Peter Stangner, Senior Manager bei Continental Business Consulting sprechen wir über die Themen Agile Transformation, Process Excellence und Funktionale Sicherheit.

Wie agile Produktentwicklung in Industrieunternehmen schneller Einzug findet Entscheider kompakt: Herr Dr. Stangner, Deutschland ist eines der exportstärksten Länder der Welt. Dabei spielt unser Know-how im Bereich Engineering eine große Rolle. Das Gefühl ist, dass wir hier derzeit an Boden verlieren. Ob künstliche Intelligenz oder Mobilität in keinem dieser Bereiche sind wir mehr führend. Wie schätzen Sie im Moment die Engineering Qualität und Leistungsfähigkeit der deutschen Wirtschaft ein?

Peter Stangner: Mein Eindruck ist, dass deutsche Hersteller noch immer technologisch an der Weltspitze stehen. Letztlich kommt es auf das Gesamtpaket aus Funktionalität, Entwicklungszeit, Kosten und Qualität an, das über den Markterfolg entscheiden wird. Ich bin überzeugt, dass Deutschland speziell im Premiumbereich auch zukünftig seine Marktposition verteidigen wird, sofern wir die Potentiale neuer Technologien klug und zielgerichtet für uns passend einsetzen. Digitalisierung und künstliche Intelligenz werden den Wirtschaftsstandort Deutschland nicht nur verändern, sondern insbesondere in Zeiten des demographischen Wandels essentiell zu seiner Absicherung beitragen.

Entscheider kompakt: Ihr Unternehmen ist seit vielen Jahren erfolgreich im Bereich Engineering Performance unterwegs.

Auf welche Probleme oder Missstände treffen Sie am häufigsten?

Peter Stangner: Mit unseren Angeboten für ein verbessertes Engineering Performance Management vertrete ich einen sehr span-

nenden Themenbereich von Continental Business Consulting, zu dem auch unsere Projekte im Umfeld agiler Transformationen gehören. Eine klassische Herausforderung liegt z.B. im Verständnis und der damit verbunden Erwartungshaltung an den Begriff der „Agilität“. Dies kann dazu führen, dass auf Methoden, die das Arbeitsumfeld von Entwicklern eigentlich verbessern sollten, mitunter anfangs ablehnend reagiert wird. Beim Einführen agiler Entwicklungsmethoden und -prozesse kommt es somit auf ein gutes Erwartungsmanagement auf allen beteiligten Ebenen an, um nachhaltige Ergebnisse zu erzielen.

Entscheider kompakt: Die Digitalisierung hat einen maßgeblichen Einfluss auf die Geschwindigkeit in der heute Entwicklungen stattfinden. Dazu sind in den Unternehmen Veränderungsprozesse notwendig. Wie beginnen Sie bei CBC im Allgemeinen ihre Projekte, wenn es um den Bereich agile oder digitale Transformation geht?

Peter Stangner: Agile Transformationen lassen sich recht einfach beginnen. Zumeist werden sie durch das Management eingeleitet.

Es gibt auch sehr progressive Software-Teams bzw. Entwicklungsprojektverantwortliche, die von sich aus neue Wege einschlagen möchten. Aber ganz unabhängig davon, wer die Veränderungen anstößt - das große Risiko besteht darin, dass nach einiger Zeit die Transformation ins Stocken kommt. Mitunter kann sie nicht so schnell wie zunächst erhofft ihr volles Potential entfalten und alle fallen wieder „auf Start“ zurück. Das gilt es zu verhindern. Deshalb

Im Interview

beginnen wir bereits in der Konzeptphase das große Zielbild für die Zukunft unter Berücksichtigung der konkreten Anforderungen zu erarbeiten. Gerade in Matrixorganisationen mit verschiedenen Entwicklungsorganisationen, vielen Projekten in zahlreichen Standorten ist es wichtig, sehr frühzeitig die zukünftigen Planungsmethoden, Rollenverantwortlichkeiten, einzusetzende IT Tools und die nachhaltige Verankerung in der Organisation zu klären.

Entscheider kompakt: Um an der Weltspitze dabei zu sein, ist es notwendig in seinem Bereich führend zu sein. Wie stellen Sie im Rahmen Ihrer Consulting Tätigkeit sicher, dass die Unternehmen sich mehr und mehr in Richtung Process Excellence bewegen?

Peter Stangner: Fahrzeughersteller erwarten von der Continental die Erfüllung eines angemessenen ASPICE Levels, was ein Ausdruck für die Prozessreife in der automobilen Softwareerstellung ist.

Darüber hinaus stellt eine hohe Prozessreife die Basis für geringe Iterationen in der Softwareentstehung dar, was sich unmittelbar auf die Entwicklungseffizienz auswirkt. Die Herausforderung liegt somit nicht darin, unsere Auftraggeber zu motivieren, in Richtung Process Excellence zu gehen. Es ist vielmehr die konsistente Anwendung der Prozesse in den vielen Projekten. Zum Beispiel erwarten chinesische Fahrzeughersteller sehr kurze Entwicklungszyklen.

Dieser Termindruck ist mitunter mit der Erstellung aller im Prozess definierten Arbeitsprodukte schwer vereinbar. Zur Überwindung solcher Zielkonflikte ist es notwendig, echten „Ownership“ für Prozesse und der notwendigen Arbeitsprodukte in einer Organisation zu etablieren, um zum Beispiel Engpässe in manchen Projektphasen zu vermeiden. Durch unsere Unterstützung ermöglichen wir es Organisationen, ihre Zielprozesse tatsächlich zu leben und damit die Projektziele zu erreichen.

Entscheider kompakt: Sicherheit in den Abläufen aber auch die Sicherheit vor Cyber Kriminalität sind für die Unternehmen heute von besonderer Bedeutung. Was würden Sie Unternehmen raten um insbesondere die Funktionale Sicherheit zu erhöhen?

Peter Stangner: Cyber Security und Funktionale Sicherheit sollten in der Diskussion differenziert behandelt werden. In vielen Unternehmen ist es häufig so, dass die Methoden der Sicherheitsanalysen (FMEA, FTA, FMEDA), mitunter nur als eine Art Pflichtübung in Projekten wahrgenommen werden. Wer diese Methoden jedoch früh im Entwicklungsprozess eingesetzt und diese effektiv miteinander kombiniert, kann sein Produktdesign bereits frühzeitig viel robuster auslegen, was später hohe Änderungskosten vermeidet. Darüber hinaus sollten sich Unternehmen stets der Bedeutung dieser Methoden bewusst sein, um später mögliche Produkthaftungsrisiken zu vermeiden. Um den größten Nutzen aus den Methoden zur funktionalen Sicherheit zu ziehen ist ein systematisches Aufsetzen der Methoden sowie eine konsequente und effiziente Einbindung der unterschiedlichen Experten erforderlich. Hier bieten wir beispielsweise als CBC professionelle Unterstützung mit zertifizierten Functional Safety Professionals an.

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Entscheider kompakt: Viele Unternehmen sind heute auch auf der Suche nach neuen Geschäftsmodellen und versuchen somit ihre Marktposition zu stärken. Inwiefern kann Digitalisierung oder Software Analytics dazu beitragen?

Peter Stangner: Die Digitalisierung ermöglicht das Erschließen neuer Geschäftsfelder und hinterfragt gerade im Automobilbereich die lange etablierten Geschäftsmodelle. Das Thema Software Analytics nutzen wir jedoch eher in einem anderen Kontext. Gemeinsam mit einem Technologiepartner setzen wir derzeit auf sogenannte „SW Health Checks“ mit denen wir äußerst transparent und sehr präzise zukünftige Entwicklungsrisiken in großen Softwareprojekten identifizieren. Dieses Verständnis nutzen wir bei der Continental Business Consulting, um Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten, die sich unmittelbar auf die Performance der Projekte auswirken, so dass wir letztlich die Marktposition unserer Auftraggeber stärken können.

Entscheider kompakt: Dankeschön für Ihre Offenheit im Interview. Das hat viel Spaß gemacht. Wir wünschen Ihnen nun bei ihrem Auftritt auf dem DIGITAL FUTUREcongress viel Erfolg und hoffentlich auch viel Gehör!

Continental Teves AG & Co. oHG • Dr. Peter Stangner • Senior Manager bei Continental Business Consulting • Guerickestraße 7, 60488 Frankfurt/Main • +49 69 7603-9064 • www.continental-business-consulting.com • cbc@continental.com

Impressum Entscheider kompakt 2020 Herausgeber & Verlag AMC MEDIA NETWORK GmbH & Co. KG, Donnersbergring 42, 64295 Darmstadt Tel. 06151 9575770 Geschäftsführer Dipl.-Wirtsch.Ing. Michael Mattis Verantwortlich für Anzeigen und Gesamtlayout Dipl.-Wirtsch.Ing. Michael Mattis Ladungsfähige Anschrift des zuvor Genannten: AMC MEDIA NETWORK GmbH & Co. KG, Donnersbergring 42, 64295 Darmstadt Ladungsfähige Anschrift der zuvor Genannten: AMC MEDIA NETWORK GmbH & Co. KG, Donnersbergring 42, 64295 Darmstadt, Tel. 06151 9575770 Fotoquellen Fotolia, Adobe Stock und Aussteller Druck

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Inhaber Verlag Dipl.-Wirtsch.Ing. Michael Mattis

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Im Interview

Interview mit Michael Vogel und Arian Storch Nach mehrjähriger Entwicklungsarbeit, 2017 gegründet, entwickelt die Evy Solutions GmbH Produkte und Dienstleistungen rund um das Thema Künstliche Intelligenz. Dabei konzentriert sich das Unternehmen auf die Verarbeitung und Analyse von Dokumenten aus unterschiedlichsten Quellen. Mit Michael Vogel sprechen wir heute über die Auswirkungen der Künstlichen Intelligenz und insbesondere den Einfluss auf mittelständische Unternehmen.

Die Kraft der Künstlichen Intelligenz Auswirkungen auf den deutschen Mittelstand Entscheider kompakt: Künstliche Intelligenz verspricht ein hohes Innovationspotenzial für alle Bereiche der Wirtschaft.

Können Sie kurz erklären, was genau dahintersteckt und was dem Thema Künstliche Intelligenz eine so große Kraft verleiht?

Michael Vogel: Künstliche Intelligenz ermöglicht es, aus Geschäftsprozessen neue Erkenntnisse zu gewinnen und Arbeitsabläufe vollständig zu automatisieren. Unsere Software-Lösung Evy Xpact ermöglicht es z. B., Bestellvorgänge zu digitalisieren und zu automatisieren. Hierbei werden die im Postfach eingehenden E-Mails überwacht, Bestellungen herausgefiltert und vollständig ausgelesen. Die gewonnenen Daten werden mit dem bestehenden System abgeglichen, überprüft und die korrekt aufgegebenen Bestellungen werden selbstständig ausgeführt. Anschließend werden die Daten in das bestehende System des Unternehmens eingepflegt, sodass jederzeit wieder auf sie zugegriffen werden kann. Indem Evy Xpact als Unterstützungsprozess im Hintergrund läuft, lässt es sich bequem in die bestehende IT- und Unternehmenslandschaft integrieren, ohne dass die Mitarbeiter den Umgang mit einem neuen System erlernen müssen.

Entscheider kompakt: Das Thema Künstliche Intelligenz ist im Moment in aller Munde. Warum ist es gerade für mittelständische Unternehmen jetzt besonders wichtig, sich mit diesem Thema zu beschäftigen?

Michael Vogel: Wer wettbewerbsfähig bleiben möchte, der muss mit der Zeit gehen, um dem Kostendruck standzuhalten und um mit der Geschwindigkeit Schritt halten zu können. So konnten wir bei einem Kunden durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz z. B. die Bearbeitungszeit einer Bestellung von über vier Stunden auf unter eine Minute reduzieren. Durch die daraus resultierende schnellere Reaktionsgeschwindigkeit stiegt letztendlich auch die Zufriedenheit der Kunden.

Entscheider kompakt: Ihr Unternehmen beschäftigt sich maßgeblich mit dem Thema Dokumentenmanagement im Hinblick auf die Nutzung von Künstlicher Intelligenz. Dokumentenanalyse mit KI-Technologie: Worin unterscheidet sich Ihre Software von anderen Anbietern am Markt?

Arian Storch: Unsere Lösung ist die einzige, die text- und nicht textfeldbasiert arbeitet. Das heißt, wir können Dokumente unabhängig von ihrem Format erfassen und auslesen, sodass die Software nicht an jedes neue Format extra antrainiert bzw. angepasst werden muss. Dies spart Zeit und Aufwand. Zudem haben wir dadurch eine wesentlich höhere Zuverlässigkeitsquote bei Dokumenten unterschiedlichster Layouts als andere Anbieter auf diesem Gebiet.

Im Interview

Entscheider kompakt: Stichwort Digitalisierung: Wie trägt die Semantik – eigentlich ein sprachwissenschaftlicher Begriff – dazu bei, auf unterschiedlichen Speicher-Quellen liegende Daten miteinander zu verknüpfen und damit Mitarbeitern kontextbezogene Informationen auf Knopfdruck zu liefern?

Arian Storch: Durch die Semantik in den Texten sind wir komplett frei von Textfeldern. Das heißt, unsere Lösung funktioniert sowohl unabhängig von der Dokumentenart (Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Verträge etc.) als auch unabhängig von den Dokumentformaten. Somit lassen sich mithilfe der Sprachsemantik bestimmte Begriffe oder Informationen für die weitere Verarbeitung einfach wiederfinden. Aber auch zusammenhängende Inhalte können wiedergegeben werden wie beispielsweise eine Telefonrechnung ab einem Betrag von 300 €.

Entscheider kompakt: Welche Benefits hat die Implementierung von KI in die bestehenden Systeme des Kunden hinsichtlich Kosteneinsparungen, Usability und Prozessoptimierung?

Michael Vogel: Durch die Implementierung von Künstlicher Intelligenz in Unternehmen können ein Mangel an Personal ausgeglichen und Prozesse beschleunigt werden. Zudem lässt sich neben einer ca. 80-prozentigen Kostenreduktion auch die Fehlerquote bei der Bearbeitung von Dokumenten verringern.

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Entscheider kompakt: Als relativ junges Unternehmen, bestehend seit 2017, nehmen Sie auf dem DIGITAL FUTUREcongress am 18.02.2020 in Frankfurt beim Start-up Award teil, einem Pitch-Wettbewerb, wo Gründer ihre Geschäftsideen und Visionen dem Event-Publikum präsentieren können. Was ist dabei Ihre Message für die Zielgruppe der Veranstaltung – Entscheider und IT-Verantwortliche von Mittelständlern?

Michael Vogel: Wir passen unsere Software an die Herausforderung des Unternehmens an – und nicht umgekehrt. Damit zeigen wir, wie einfach es ist, Geschäftsprozesse zu automatisieren und die Effizienz dadurch zu steigern.

Entscheider kompakt: Vielen Dank für das interessante Gespräch und Ihren Tech-Beitrag, wie man durch intelligente, automatisierte und maschinelle Verfahren die eigene Datentransformation vorantreiben und umsetzen kann. Wir drücken Ihnen für den Start-up-Pitch beide Daumen.

Evy Solutions GmbH •Herr Michael Vogel • Geschäftsführer • Wallrafplatz 1 50667 Köln • miriam.winkler@evy-solutions.de • +49 221 95 81 76 45 • www.evy-solutions.de

Entscheider kompakt: Was sind Ihrer Meinung nach die gravierendsten Arbeitswelt-Veränderungen, denen sich IT-Verantwortliche gegenwärtig stellen müssen, und wie können Firmen sowie deren Mitarbeiter durch Ihre Anwendungen solche Herausforderungen nachhaltig und zukunftssicher meistern?

Arian Storch: Das Hauptproblem in der heutigen Arbeitswelt ist der Fachpersonalmangel, der es erfordert, einfache, triviale Aufgaben durch Tools wie Evy Xpact zu ersetzen, um dem Mangel entgegenzuwirken. Dadurch entwickeln sich Arbeitsplätze mit geistiger Routinetätigkeit zu anspruchsvolleren Jobs. Für IT-Verantwortliche bedeutet dies, Augen und Ohren für Innovationen offenzuhalten, stets informiert zu bleiben und relevante Informationen zur Prozessoptimierung an das Unternehmen weiterzugeben. Denn als Unternehmen ist es wichtig, mit der Digitalisierung zu gehen, da man sonst dem Kostendruck nicht standhalten kann – insbesondere im Vergleich mit dem Ausland.

Viele weitere spannende Interviews und Berichte finden Sie auch online unter: www.entscheider-kompakt.de

Viele spannende Interviews!

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Im Interview

Interview mit Klaus Beck-Dede iDocpro aus Neu-Isenburg bei Frankfurt hat eine Lösung entwickelt, welche auch kleinen Unternehmen mit 50 oder weniger Mitarbeitern ermöglicht die Digitalisierung auf einfache Weise zu nutzen. iDocpro lädt Dienstleister aus Service, Handwerk und Industrie ein, ihre Prozesse zu verbessern und ihre Effizienz messbar zu steigern. Mit dem Slogan “Schnell, papierlos und effizient” wirbt iDocpro für die vollständige digitale Datenerhebung. Mit Klaus Beck-Dede, CEO der iDocpro.de GmbH sprechen wir heute über einfache Wege, wie auch kleinere Unternehmen von der Digitalisierung profitieren können.

Auch kleine Wolken bringen Regen!

Warum Digitalisierung für Unternehmen mit einer geringeren Größe besonders wichtig ist Entscheider kompakt: Kleine und mittlere Unternehmen fürchten nicht selten einen hohen Aufwand und verzichten deshalb auf die Möglichkeiten, die ihnen die Digitalisierung bietet. Warum sollten sich KMUs für das Thema öffnen?

Klaus Beck-Dede: Wir haben bei der Beratung von Unternehmen in den Größen von 1 bis ca. 100 Mitarbeitern festgestellt, dass sich durch die richtige Form der Digitalisierung große Potenziale heben lassen. Effizienzgewinn, der insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels ein großer Vorteil sein kann. Mit der gleichen Anzahl an Mitarbeitern mehr Umsatz und damit Ertrag machen oder als Unternehmer einfach etwas weniger Belastung und mehr Freizeit zu haben sind Ziele, die sich mit Digitalisierung sehr gut erreichen lassen.

Entscheider kompakt: Auf welche Probleme und Hürden sollten KMUs besonders vorbereitet sein, wenn sie sich für eine Digitalisierung im Unternehmen entscheiden?

Klaus Beck-Dede: Viele Unternehmen haben eine starke Vertrauensbeziehung zu ihrem langjährigen IT-Dienstleister, der sie gut mit Hardware, Service und Standard-Software versorgt hat. Diese Dienstleister kommen aber bei der Digitalisierung häufig an ihre Grenzen, weil Prozessoptimierung und die Konzeption effizienter ganzheitlicher Lösungen nicht zu ihrer eigentlichen Kernkompetenz gehören. Die größte Herausforderung für KMUs ist es deshalb, die oder den richtigen Partner für die Digitalisierung zu finden. Das

ist als “Laie“ in einem doch sehr undurchsichtigen Markt mehr als schwierig. Es gibt nur wenige IT-Unternehmen, egal ob Software, Beratung oder Service, die, wenn sie von Kunden angesprochen werden, eine Anfrage ablehnen. Somit liegt es an den Unternehmen zu erkennen, welcher Anbieter hier wirklich gute Lösungen anbietet bzw. anbieten kann. Dazu kommt, dass vielen Unternehmen nicht bewusst ist, dass Digitalisierung bedeutet, die eigenen Stärken, die man in der Vergangenheit aufgebaut hat, durch die Digitalisierung weiter auszubauen. Der Einsatz einer Standard-Software, wie sie ggf. in der eigenen Branche üblich ist und von Mitbewerbern eingesetzt wird, funktioniert vielleicht für die Administration, kann aber für die digitale Unterstützung der Kernprozesse keine Lösung sein. Mit Standard-Software ist man hier als Unternehmen immer nur so gut wie die Mitbewerber.

Entscheider kompakt: Oft lassen sich Entscheider in KMUs von der vermuteten oder realen Kompliziertheit der Prozesse und Anwendungen abschrecken. Ihr Unternehmen wirbt damit, dass Ihre Lösungen auch ohne IT-Kenntnisse einsetzbar sind. Wie darf man das verstehen?

Klaus Beck-Dede: Gute Lösungen sind niemals kompliziert. Kompliziertheit ist immer ein Zeichen, dass Abläufe und Zusammenhänge nicht vollständig durchdacht und unzureichend analysiert sind.

Als Experten für Digitalisierung nehmen wir unsere Kunden an die Hand und erarbeiten Workshop basiert oder agil, wie es heute so

Im Interview

schön heißt, die Anforderungen an die Abläufe und die dafür notwendigen Informationsflüsse. Natürlich schauen wir uns dabei genau an, wie die Unternehmen bisher arbeiten.

Auf Grundlage dieses so erarbeiteten Wissens schlagen wir unseren Kunden vor, wie wir die zukünftige Lösung gestalten würden.

Genau hier hilft uns die funktionale Leistungsfähigkeit der iDocproLösung. iDocpro beinhaltet bereits eine sehr breite Palette an Funktionalität. Wir können unseren Kunden also nicht nur theoretisch den Prozess erläutern. Wir zeigen unsern Kunden direkt, wie der Prozess mit iDocpro umgesetzt aussieht. Das ist für uns nur deshalb leistbar, weil iDocpro als hochflexibles System darauf ausgerichtet ist, flexibel für die unter-schiedlichste Kundenanforderungen konfiguriert zu werden. Genau wie eine CNC-Maschine unterschiedliche Blech- oder Holzelemente produzieren kann, ist die Lösung von iDocpro darauf ausgerichtet, individuelle Datenobjekte zu erzeugen und zu verwalten. Durch diese Anfassbarkeit können unsere Kunden die konfigurierte Lösung sofort benutzen, verstehen und bewerten. Diese Flexibilität erlaubt es dann die ggf. aufkommenden Änderungswünsche oder die aufgrund zusätzlicher Erkenntnisse entstehenden Anpassungsbedarfe schnell und einfach umzusetzen. Schritt für Schritt passen wir so gemeinsam mit dem Kunden die Konfiguration immer besser und genauer an die kundenspezifischen Anforderungen und Bedürfnisse an.

Entscheider kompakt: In kleineren Unternehmen spielt oft der Außendienst eine zentrale Rolle. Wie können Ihre Lösungen hier zu mehr Effizienz beitragen?

Klaus Beck-Dede: Wir sprechen nicht vom Außendienst, sondern vom Außeneinsatz, um abzugrenzen wo die Arbeit geleistet wird.

Eine Inhouse-Lösung für Büro, Lager oder Fertigung kann andere Optionen nutzen als eine Lösung zur VorOrt-Nutzung, die irgendwo zum Einsatz kommt. iDocpro bietet mit dem iDocpro Digitales Außeneinsatz-System eine Lösungskomponente an, die es erlaubt den Außeneinsatz vollständig digital zu gestalten. Wir können beliebige Informationen digital mit der iDocproApp aufnehmen und zur weiteren Verarbeitung im iDocproPortal hinterlegen. Diese Informationen können direkt in die Datenbank eingespielt, zur Erzeugung von Dokumenten, Statistiken oder Auswertungen, dem Anstoß von (Folge-)Prozessketten oder einfach für den Versand als Brief / eMail genutzt werden. Dabei kann die Datenerhebung Bilder, Datum, Uhrzeit, Geo-Daten, Texte, Zahlen und Signaturen enthalten.

Gleichzeitig können dem Nutzer in der iDocproApp Informationen bereitgestellt werden, Bilder, Videos, PDF, Texte oder Auswahldaten für die Datenerhebung. Ein großer Nutzen liegt auch in der OfflineFähigkeit der iDocproApp. Alle Konfigurationsdaten, Auswahldaten, Bilder etc. werden regelmäßig im Hintergrund aktualisiert. Die Datenerhebung kann jederzeit erfolgen, online und offline. Besteht keine Verbindung, so werden die Daten entsprechend später versendet.

Entscheider kompakt: Ihre Lösungen sind Cloud-basiert. Treffen Sie bei diesem Thema häufiger auf Vorbehalte in Bezug auf die Sicherheit?

Klaus Beck-Dede: In der Tat bestehen hier sehr häufig Vorbehalte, aber sie werden langsam weniger. Wir fragen unsere Interessenten

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dann immer, ob für sie eine Verbindung von außen zu den Daten des Unternehmens notwendig ist. Sobald Kunden dies bejahen, ist es natürlich sehr einfach den Kunden deutlich zu machen, dass eine professionelle Cloud-Lösung, betreut durch Spezialisten, um ein Vielfaches sicherer ist, als der Zugriff von außen auf die eigenen Unternehmensserver, organisiert durch eigene Mitarbeiter oder den externen IT-Service-Partner. Kunden verstehen sehr schnell, dass externe Bedrohungen heute sehr komplex sind und immer wieder neue Bedrohungen auftauchen. Ein professioneller Cloud-Dienstleister hat hier ausgewiesene Spezialisten, die tagtäglich mit diesen Themen beschäftigt sind und sofort auf aktuelle Bedrohungen reagieren. Dieser Fokus und das ausgefeilte Wissen fehlt bei den ITDienstleistern unserer Kunden meistens und damit können wir die Sicherheitspotentiale unserer Lösung sehr gut verdeutlichen.

Entscheider kompakt: Man spricht heute bereits von der postdigitalen Ära. Wenn sich die Digitalisierung so rasant weiterentwickelt, was kann das für kleinere Unternehmen bedeuten?

Klaus Beck-Dede: Die Digitalisierung entwickelt sich rasant, das ist richtig. Allerdings kann heute noch niemand genau vorhersagen, wie und in welchen Branchen sich die bereits erkennbaren Veränderungen langfristig auswirken. Klar ist jedoch, dass wir uns in eine datengetriebene Zukunft bewegen. KI-Systeme (Künstliche Intelligenz) helfen Unternehmen besser zu werden und das in den Daten steckende Wissen zu nutzen. Hier sind kleinere Unternehmen ganz klar benachteiligt, da sie aufgrund geringerer Größe einfach weniger Daten erzeugen. Zudem sind Entwicklung und Nutzung solcher KI-Systeme durchaus Kostenfaktoren. iDocpro hat aber auch hierzu schon entsprechende Konzepte und Mechanismen aktiv bzw. in der Schublade. Wir hinterlegen bereits heute alle von den Kunden gesammelten Daten in einem Datenpool, getrennt nach Kunden.

Unsere Kunden können diese Daten bereits heute nutzen oder die Nutzung zum passenden Zeitpunkt beginnen. Zum gegebenen Zeitpunkt werden wir unseren Kunden dann neben unserer Business Intelligence Komponente auch eine KI-Komponente zur Datenanalyse anbieten, die dann alle von dem Kunden in iDocpro gesammelten Daten nutzen kann.

Längerfristig wird kein Unternehmen ohne datengetriebene Prozess-Gestaltung und -Optimierung auskommen. Es gilt also für alle Unternehmen sich heute schon möglichst gut darauf vorzubereiten.

Aber das sollte keine Angst machen. In meinem Vortrag auf dem DIGITAL FUTUREcongress am 18. Feb. 2020 um 14:40 Uhr zeige ich an drei Beispielen, wie auch kleine Unternehmen mit Digitalisierung große Wettbewerber überholen können.

Das Interview führte Erika Alkemper-Heinrich. iDocpro • Herr Klaus Beck-Dede • Geschäftsführer • Hans-Böckler-Str. 9 63263 Neu-Isenburg • info@idocpro.de • +49 6103 208478-0 • www.idocpro.de

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Information

Im Interview

Interview mit Frank Krollpfeiffer KYOCERA Document Solutions ist ein führender Anbieter im Bereich Dokumenten- und Enterprise Content Management. Software-Lösungen und Dienstleistungen bilden ein wesentliches Leistungsspektrum des Unternehmens. Das Test- und Wirtschaftsmagazins „FACTS“ hat die Lösung als sehr gut bewertet. Grund genug für uns mit Frank Krollpfeiffer, Channel Vertriebsleiter DMS/ECM bei Kyocera, über das neuartige Tool zu sprechen, dass von der Personalakte bis zur Bauakte in der Lage ist, sämtliche Dokumentenmanagement-Prozesse auf einfache Weise zu digitalisieren.

Dokumentenmanagement mit dem Kyocera Workflow Manager selber machen!

Entscheider kompakt: Dokumentenmanagement hat in den letzten Jahren auch im Mittelstand deutlich an Bedeutung zugenommen. Warum ist dieses Element für die Digitalisierung im Unternehmen von so entscheidender Bedeutung?

Frank Krollpfeiffer: Die großen Konzerne haben die Effektivität ihrer Prozesse schon länger im Blick, aber das sind in Summe nicht allzu viele Unternehmen. Wir haben in Deutschland eine große Gruppe an mittelständischen Unternehmen und hier wurden Investitionen tatsächlich in den letzten Jahren gescheut. Dies hat mehrere Gründe: zum einen war der Benefit weder transparent noch greifbar, man konnte bei der Planung nichts visualisieren nd vielen fehlte schlicht die Vorstellungskraft, wie das Ergebnis aussehen könnte. Noch dazu sind solche Projekte zeit- und kostenintensiv. Beides sind im Mittelstand sehr sensible Themen. Die Globalisierung und der verstärkte Wettbewerb fordern auch den Mittelstand, dabei gilt es, im bestehenden Markt schneller, flexibler und transparenter zu sein. Die Arbeitswelt ist mobiler und agiler geworden. Es lässt sich flexibel und von überall arbeiten – vorausgesetzt die Prozesse stimmen und Dokumente und Informationen sind digital verfügbar. Auch bei Öffentlichen Auftraggebern, in Behörden und Gemeinden findet dieser Wandel statt. Was bis jetzt fehlte, war ein einfaches, vorkonfiguriertes und leicht bedienbares Dokumentenmanagement. Wir bieten genau so etwas dem Mittelstand an!

Entscheider kompakt: Die Sicherheit beim Digitalisieren die Daten anschließend wiederzufinden und auch zu erkennen ist ein entscheidender Faktor. Wie stellen Sie diese Aufgabe in jedem Fall sicher?

Frank Krollpfeiffer: Tatsächlich ist das Thema Suchen und Finden eines der Top-Themen. Selbstverständlich lassen sich auf einen File Server alle Dokumente speichern, aber das Wiederfinden wird oft schwierig, insbesondere wenn viele Mitarbeiter involviert sind. Zudem haben oft

nicht immer alle Mitarbeiter Zugriff auf alle Systeme im Unternehmen.

Nehmen wir z.B. die Buchhaltung. Hier haben ausschließlich die Abteilungs-Mitarbeiter Zugriffsrechte. Ein hochmodernes Archiv hingegen liest Dokumente aus, klassifiziert diese, verarbeitet Metadaten und stellt somit sicher, dass alle Dokumente schnell wiedergefunden werden. All dies passiert automatisiert im Hintergrund, entweder beim Capturing also Scanrouting, oder beim Einlesen über Mail oder Drag and Drop von Dokumenten ins Archiv. Natürlich spielt auch hier das Thema Rechtevergabe eine große Rolle und ist weiterhin zentraler Baustein bei einer Implementierung.

Entscheider kompakt: Viele mittelständische Unternehmen haben bereits vorhandene Systeme. Ob SAP oder Microsoft Lösungen oder auch selbst gestrickte Tools. Wie gut lässt sich ihr System in solche Systeme integrieren?

Frank Krollpfeiffer: Microsoft ist im Mittelstand zu über 90 Prozent vertreten. Unser Workflow Manager bietet eine nahtlose Integration in diese Office Welt. Bedeutet, die Mitarbeiter können aus Outlook heraus Mails direkt in das Archiv senden, mit oder ohne Anhang. Vorlagen können in Word erstellt und im Archiv als Mustertexte verankert werden.

Alle Vorlagen sind immer aktuell und einheitlich. Die Zeiteinsparung für Mitarbeiter ist nicht zu unterschätzen und somit wertvoll für die Unternehmen. Wenn es gelingt, die Basisarbeit zu digitalisieren, steigt im eigenen Unternehmen die Servicequalität am Kunden. Darüber hinaus bieten wir noch unzählige Fachsoftware, ERP Systeme etc., zu denen eine entsprechende Schnittstelle eingerichtet werden muss. Ein Beispiel: Die Auftragsbestätigung aus dem ERP muss in das Archiv in eine Kundenakte. Rechnungen kommen per Mail rein und werden im Archiv abgelegt, zeitgleich wird ein Rechnungsworkflow gestartet und ein Buchungssatz erzeugt.

Im Interview Entscheider kompakt: Das Test- und Wirtschaftsmagazins „FACTS“ hat die Lösung als sehr gut bewertet. Was war in diesem Test abgefragt, wie viele Dokumentenmanagementsysteme wurden bewertet und was glauben Sie hat zum Erfolg Ihres Systems in der Bewertung geführt?

Frank Krollpfeiffer: Sehr schön, dass Sie danach fragen. In der Vergangenheit waren solche Test gar nicht möglich. Warum? Nun alle anderen Anbieter von Lösungen agieren immer über ein „weißes Blatt Papier“.

Bedeutet, alles wird mit dem Kunden gemeinsam neu konzipiert und geplant. Es gibt nichts zu „sehen“ am Anfang, sondern die Vorstellungskraft muss hier ausreichen. Wir sind vor 4 Jahren komplett anders an den Markt heran getreten bzw. haben das übliche Konzept umgedreht, ausschließlich im Hinblick auf den Approach des Mittelstandes. Zeit und Kosten im Blickfeld, haben wir fertige Templates, Akten, Strukturen und einen Workflow Designer vorgefertigt und somit ein kompaktes Einstiegspaket für den Kunden konzipiert. Der große Vorteil ist, ich kann bereits im Gespräch mit den Kunden etwas zeigen. Denn wenn wir ehrlich sind, viele Prozesse ähneln sich beim Kunden. Hier also eine vorgefertigte Basis zu haben, um dann die individuellen Anforderungen der Kunden in den Fokus zu nehmen, machte mehr als Sinn und wird uns auch immer wieder positiv vom Kunden rückbestätigt. Ob der KYOCERA Workflow Manager tatsächlich einen einfachen Einstieg in das Dokumentenmanagement ermöglicht, wollte die Fachzeitschrift FACTS herausfinden. Dazu hat die Redaktion die Lösung über mehrere Monate im Alltag getestet. So setzte man die Software vor allem dazu ein, alle Workflows, die mit der Abonnement-Verwaltung zusammenhängen, zu digitalisieren. Zum Resultat sagte die Facts folgendes: „Der KYOCERA Workflow Manager wusste die FACTS-Redaktion zu überzeugen. „Der KYOCERA Workflow Manager ist wirklich gründlich durchdacht. Obwohl die Grundstruktur vorgegeben ist, bildet er Geschäftsprozesse so ab, dass jedes Unternehmen ihn nutzen kann, um papierlos zu arbeiten“.

Vor allem die schnelle Implementierung ging schnell vonstatten und alle FACTS-Mitarbeiter bewegten sich nach einer kurzen Einweisung gekonnt im System. Dazu trug auch die benutzerfreundlich gestaltete Oberfläche bei. Der Funktionsumfang ist gewaltig, lässt sich jedoch so schlank halten, dass der Überblick erhalten bleibt. Zur Übersichtlichkeit trägt auch bei, dass jeder Nutzer nur die Bereiche und Ordner sieht, auf die er zugreifen kann. Rechtlich ist man aufgrund der revisionssicheren Ablage und der DSGVO-Features auf der sicheren Seite.

Entscheider kompakt: So wie Sie es beschreiben, können Mitarbeiter Workflows ad-hoc und fix selber erstellen. Das klingt einfach. Wo ist der Haken? Oder andersherum gefragt können hier nicht auf viele falsche Workflows entstehen, die dann zu Problemen führen?

Frank Krollpfeiffer: Es gilt bei den Digitalisierungsprojekten immer den Mitarbeiter mitzunehmen. Oftmals nicht einfach, wenn man Papierakten abschafft oder Prozesse ändert. Die Arbeit bleibt und auch der Ablauf an sich bleibt oftmals gleich – nur jetzt digital. Viele Mitarbeiter nutzen daher den Workflow Designer, um eigene Workflows zu gestalten, mehr Transparenz für sich zu schaffen und um schneller zu sein. Nehmen wir nur mal eine klassische Umlaufmappe für Freigaben: , oftmals weiß der Mitarbeiter gar nicht, wo sich diese befindet und wann diese wieder zu ihm zurückkommt. Der Mitarbeiter hat mit dem Workflow Designer also die Möglichkeit seinen Arbeitsalltag digital für sich selbst abzubilden und zu gestalten. Jeder Mitarbeiter möchte mitgestalten! Natürlich gibt es auch Workflows, die für alle Mitarbeiter fix gültig sind und nicht veränderbar konzipiert werden. Dies geschieht bei Prozessen, die immer wieder stattfinden und von zentraler Bedeutung sind. Ein Beispiel wäre

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der Rechnungsworkflow oder der Einkaufsworkflow. Diese werden zentral eingespielt und sind verpflichtend für alle Mitarbeiter.

Entscheider kompakt: Der Rechnungseingang und Schnittstellen wie zum Beispiel zur DATEV sind für die Finanzabteilung von entscheidender Bedeutung. Was bietet Ihr System in dieser Hinsicht?

Frank Krollpfeiffer: Kurz gesagt eine nahtlose Anbindung bis zur Übergabe eines fertigen Buchungssatzes. Einen Workflow, der eine Rechnung komplett digital durch das Unternehmen führt, mit sämtlichen Freigaben, der Ablage aller Dokumente und Notizen im Archiv und der lückenlosen Dokumentation aller Arbeitsschritte. Hundertprozent Transparenz und eine Verbindung der Systeme ohne das der Mitarbeiter Applikationen wechseln muss.

Entscheider kompakt: Im Unternehmen sind oft zahlreiche andere Abfragen notwendig. Wie unterstützen Sie die Unternehmen in der Einführung ihres Dokumentenmanagementsystems?

Frank Krollpfeiffer: Als erstes gilt es die Zielsetzung klar abzustimmen was soll erreicht werden. Wir erleben oftmals, dass dies nicht gemacht wird und dann ist die Gefahr der Verzettelung groß. Des Weiteren gilt es in Teilschritten zu arbeiten: man fängt mit einer Abteilung oder einen Prozess an und dann geht es Schritt für Schritt weiter. Mit dieser Vorgehensweise werden die Mitarbeiter mitgenommen, denn diese sollen die Veränderungen ja leben und mitgestalten. Wenn die Ziele klar sind, geht es in die Bestandsaufnahme und in den Umsetzungsplan. Im Übrigen haben wir einige Tools im Gepäck, beispielsweise eine Potenzialanalyse. Die Potenzialanalyse setzen wir bei Bedarf ein, um Firmen Ihren aktuellen Status und Ihre Entwicklungsmöglichkeiten im Gesamten aufzuzeigen sowie die unterschiedlichen Bedürfnisse einzelner Bereiche in Einklang zu bringen. Oder wir arbeiten mit dem Tool zur Workflow Optimierung. Wo wir gezielt, bestehende Prozesse aufnehmen und aktualisieren.

Entscheider kompakt: Bevor ein Unternehmen mit der Einführung eines Dokumentenmanagements startet. Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten 3 Schritte die hier und mit Bedacht vorbereitet werden müssen?

Frank Krollpfeiffer: Die wichtigsten drei Schritte sind: Bitte klare Ziele definieren, in Teilschritten planen und Mitarbeiter involvieren. Die Unternehmen sollten dabei langfristig planen und offen sein, um alte Prozesse zu überdenken, und so ihr Unternehmen in eine wettbewerbsgerechte, digitale Zukunft zu führen. Das erinnert mich an eine Kundensituation, in der wir viel mit den Kunden gelacht haben, weil nicht jeder alte Prozess ein guter digitaler Prozess ist. Eine solche Veränderung bietet die einmalige Chance viele Themen neu zu überdenken und zu überprüfen. Wissen Sie, dass ist manchmal so als würde man den Kleiderschrank aufräumen…

Entscheider kompakt: Auf dem nächsten DIGITAL FUTUREcongress sind Sie vertreten und können den Besuchern eine Menge der gesagten Themen zeigen bzw. mit den Kunden ins Gespräch kommen. Wir freuen uns sehr darauf und wünschen Ihnen viele gute Gespräche.

KYOCERA Document Solutions Deutschland GmbH • Frank Krollpfeiffer • Channel Vertriebsleiter DMS/ECM • Otto-Hahn-Straße 12 40670 Meerbusch • info@dde.kyocera.com • +49 2159 9180 • https://germany.kyocera.com

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Im Interview

Interview mit Ulv Michel Mit mehreren Tausend erfolgreich durchgeführten Kundenprojekten gehört die Online Marketing Solutions AG (OMSAG) zu den erfahrensten Online Marketing Agenturen am deutschen Markt. Das Unternehmen bietet flexible und individuelle Lösungen zur Steigerung der Umsätze über digitale Kanäle und der damit verbundenen Steigerung des digitalen Unternehmenswertes. Die OMSAG zählt bereits seit über 15 Jahren zu Deutschlands führenden Full-Service-Agenturen für Digital Marketing. Das Leistungsspektrum ist breit aufgestellt und umfasst neben den Kernkompetenzen wie Suchmaschinenoptimierung (SEO), Suchmaschinenwerbung (SEA) und Social Media Marketing (SMM)/ Social Media Advertising (SMA) auch die Bereiche Conversion Rate Optimierung (CRO) sowie Webentwicklung und -design. Im Interview mit Ulv Michel, Vorstand der Online Marketing Solutions AG, sprechen wir heute über die Trends des Jahres 2020 sowie die wichtigsten Elemente, die Entscheider im Mittelstand unbedingt für ihre künftigen Marketingaktivitäten berücksichtigen sollten.

Online Marketing im Wandel, Trends und MUST-HAVEs für den Mittelstand Entscheider kompakt: Auch wenn Printanzeigen in den letzten Jahren stark zurückgegangen sind gibt es immer noch viele Unternehmen, die ein horrendes Geld in diesen Bereich stecken. Hat denn Print noch eine Zukunft?

Michel: Zweifellos erleben Printmedien einen starken Rückgang in der Nachfrage. Dies betrifft insbesondere überregionale Tageszeitungen. Die Erfahrung zeigt aber, dass Flyer, Prospekte, Plakate, Broschüren und Co. immer noch reichlich produziert und gut wahr- bzw. angenommen werden. Optik, Haptik und Ästhetik des Gedruckten spielen gerade bei Print eine herausragende Rolle. Aller Voraussicht nach wird das Internet es nicht schaffen, Printmedien komplett zu verdrängen. Verleger sollten jedoch auf Veränderungen hinsichtlich Funktion des Mediums und Leserschaft eingehen. Die Lösung liegt meiner Meinung nach in einer crossmedialen Vernetzung von Online- und Offlineangebot.

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SEO wird anspruchsvoller und komplexer, insbesondere im Hinblick auf Featured Snippets und Zero-Click Suchanfragen.

Viele Suchanfragen (bereits mehr als 50 %) werden direkt von Google beantwortet, sodass es im Prinzip gar nicht mehr nötig ist, die eigentliche Website zu besuchen. Es kommt zu einem Interessenskonflikt für Webseitenbetreiber: Strukturiert man seine Daten vernünftig, kann es passieren, dass ein Snippet die Suchanfrage schon auf der SERP beantwortet. Vernachlässigt man die Datenpflege, kann es sein, dass man seine Platzierung verliert. Das Suchvolumen alleine ist nicht mehr entscheidend, sondern auch das Klickpotenzial.

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Weiterhin gilt Mobile als größter Wachstumstreiber. Laut eMarketer werden in diesem Jahr 53,5 % der deutschen Internetnutzer einen Kauf über ein Mobilgerät tätigen. Dort, wo sich die mobilen Nutzer bewegen, wo sie sich informieren und kaufen, sollten Werbetreibende mit ihrem Angebot präsent sein. Es wird immer wichtiger, Websites auf Vordermann zu bringen und sie für das kleine Format der mobilen Endgeräte anzupassen.

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Zudem ist zu erwarten, dass die Customer Journey immer komplexer wird. Daraus folgt, dass 76 % der Verbraucher während eines Online-Kaufs unerwartete Entdeckungen machen. Umso wichtiger wird es, die Wünsche und Bedürfnisse der Kunden vorauszusehen und mit relevanten Angeboten zu bedienen.

Entscheider kompakt: Welche Trends sehen Sie im Moment am Online Marketing-Himmel aufsteigen?

Michel: • Der am schnellsten wachsende digitale Werbekanal ist OnlineVideowerbung. Laut einer Prognose von Zenithmedia werden Nutzer in Deutschland im Jahr 2021 durchschnittlich 44 Minuten täglich vor Online-Videos verbringen. Bewegte Bilder werden demnach immer relevanter.

Im Interview

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Entscheider kompakt: Das ist eine ganze Menge. Welche halten Sie für die wichtigsten Trends, die mittelständische Unternehmen unbedingt im Auge behalten sollten?

Entscheider kompakt: Was spricht ihrer Meinung dafür, sich im Bereich Marketing auf eine Agentur wie die OMSAG zu stützen anstatt eigene Marketing-Ressourcen aufzubauen?

Michel: Content ist und bleibt ein Top-Thema im Online Marketing.

Durch authentischen Content erreicht man sein Publikum. Interessierte beschaffen sich ihre Informationen bevorzugt selbst, bevor es zur ersten Kontaktaufnahme oder Angebotsanfrage kommt. So beginnt die Customer Journey bereits lange vor dem Erstkontakt.

Es gilt also, auffindbar zu sein und dem potenziellen Kunden klar aufzuzeigen, dass man die richtige Lösung für ihre Problemstellung parat hat.

Michel: Der Mehrwert einer Agentur wie der OMSAG besteht in der Erfahrung, die unsere Mitarbeiter mitbringen. Wir beschäftigen uns den ganzen Tag mit Online Marketing und haben vermutlich so ziemlich jedes Geschäftsmodell schon einmal gesehen. Unsere Mitarbeiter finden sich schnell auch in komplexen Situationen zurecht und finden eine optimale Lösung für jeden Kunden.

Trotzdem kann es für den Kunden Sinn machen, eigene Ressourcen aufzubauen. Insbesondere dann, wenn das Geschäftsmodell zum wesentlichen Teil auf den Vertriebskanal Internet angewiesen ist, sollte man eigene Mitarbeiter beschäftigen. Dann braucht man nur noch zu speziellen Themen Unterstützung durch eine Agentur – Stichwort Sparringspartner und Best-Practices.

In den meisten anderen Fällen ist es nicht sinnvoll, Mitarbeiter zu beschäftigen, die sich rein um das Online Marketing kümmern. In der Regel fährt man in diesem Fall deutlich günstiger, wenn man sich die notwendigen Skills und Leistungen bei einer Agentur hinzukauft.

Entscheider kompakt: Es scheint, als würde das Marketing an Komplexität sehr stark zunehmen. Welche Empfehlung geben Sie mittelständischen Unternehmen. sich hier dennoch gut aufzustellen?

Michel: Wir empfehlen, grundsätzlich auf Experten des jeweiligen Gebiets zu setzen. Unserer Meinung nach sind die einzelnen Online Marketing Kanäle bereits heute viel zu komplex dafür, als dass eine einzelne Person alle Kanäle im Detail verstehen, anwenden und im Zusammenspiel untereinander abstimmen kann. Hier sind Fachleute aus dem jeweiligen Teilbereich erforderlich, um eine optimale Lösung zu finden. Wer seine Erfahrungen in Eigenregie sammelt, zahlt leider oft teures Lehrgeld. Unsere Empfehlung an mittelständische Unternehmen lautet, sich frühzeitig Unterstützung zu suchen und in kleinen Schritten Erfahrungen zu sammeln. Sobald sich die ersten Erfolge einstellen, fällt es den Kunden auch viel leichter, größere Budgets ins digitale Marketing zu investieren.

Entscheider kompakt: Viele, gerade kleinere oder mittlere Unternehmen haben oft keine eigene Marketingabteilung und sind auf externe Hilfe angewiesen. Welche Kriterien sollte eine Online Marketing-Agentur in jedem Fall erfüllen, um erklärungsbedürftige mittelständische Unternehmen optimal zu unterstützen?

Michel: Inwieweit ein Produkt oder eine Leistung erklärungsbedürftig ist, hängt vom Wissensstand des Kunden ab. Was für den einen logisch nachvollziehbar und einfach ist, ist für den anderen Neuland.

Demzufolge ist es wichtig, die Zielgruppe genau zu kennen und individuell anzusprechen. Niemand studiert erklärungsbedürftige Produkte gerne anhand von seitenlangen Texten. Die besten Erfolge erzielt man, indem man den Webseitenbesucher möglichst persönlich an das Produkt heranführt. Ein gelungenes Online MarketingKonzept setzt also eine umfassende Zielgruppenanalyse voraus, die den Mehrwert und Nutzen für die Zielgruppe herausarbeitet. Ein weiteres wichtiges Kriterium ist die Erfahrung. Ein hohes Maß an technischem Know-how ist insbesondere beim Aufsetzen und der Pflege einer gelungenen Online-Präsenz von großer Bedeutung.

Entscheider kompakt: Neue Geschäftsmodelle sind für mittelständische Unternehmen von immenser Bedeutung, um das Kerngeschäft zu schützen oder langfristig zu wachsen. Wie kann Online Marketing hier helfen, vorhandene Geschäftsmodelle zu unterstützen und gleichzeitig neue aufzubauen?

Michel: Social Media Marketing spielt seit Jahren eine bedeutende Rolle im Online Marketing-Mix. Unternehmen können von den messbaren Vorteilen profitieren, wie zum Beispiel von der Erreichung neuer Zielgruppen oder der Steigerung der Bekanntheit. Für den Erfolg in Social Media ist es notwendig, die eigenen Zielsetzungen zu definieren und die Bedürfnisse sowie den Informationsbedarf der Zielgruppe zu kennen. Anhand dessen kann der Social Media-Kanal bestimmt werden. So können auch kleine und mittelständische Unternehmen ihre Unternehmensziele mit Social Media erreichen.

Wichtig ist, dass die Nachricht des Kunden zum verwendeten Kanal passt und die Zielgruppe des Kunden im richtigen Kontext (privat oder beruflich – je nach Produkt) auf der verwendeten Plattform anzutreffen ist. Hier werden leider immer noch sehr viele konzeptionelle Fehler gemacht, die den Kunden am Ende Geld kosten, ohne Ergebnisse zu bringen.

Entscheider kompakt: Herzlichen Dank für das informative Gespräch. Ich wünsche Ihnen auf dem nächsten Digital FUTUREcongress viel Erfolg und viele gute Kontakte.

ONLINE MARKETING SOLUTIONS AG •Ulv Michel • Vorstand • Niederurseler Allee 8-10 65760 Eschborn • Tel: +49 6196 78 08–00 • Fax: +49 6196 78 08–99 • www.omsag.de • info@omsag.de

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Im Interview

Interview mit Christian Dörrer und Uwe Herrmann Eine aktuelle Umfrage des Bitkom-Verbands zeigt: die Mehrheit der Unternehmen sieht sich in Sachen Digitalisierung selbst noch als Nachzügler. Lediglich jedes dritte befragte Unternehmen hält sich für einen Digitalisierungs-Vorreiter. Fest steht, dass kein Unternehmen und insbesondere der deutsche Mittelstand nicht um das Thema herumkommt. Hier geben zwei Experten von Objektkultur Software in Karlsruhe, Christian Dörrer und Uwe Herrmann, einen praxisbezogenen Einblick.

Die beiden haben ihre Finger am Puls der mittelständischen Wirtschaft und beantworten aus der Alltagspraxis ihres IT-Beratungshauses, welches Potential die Cloud und IoT im Mittelstand haben und welche Herausforderungen sie mitbringen.

Objektkultur finden Sie auf dem DIGITAL FUTUREcongress am Stand G8

Es führt kein Weg an der Cloud vorbei Entscheider kompakt: Welche Hindernisse sehen Sie auf dem Weg der Digitalisierung der Unternehmen hierzulande?

rätselhaftes Buch mit sieben Siegeln – lösen wir die vorhandenen Fragestellungen positiv auf.

Dörrer: Das größte Problem, das wir im Markt immer wieder beobachten, ist das Festhalten an alten Strukturen. Wer seine aktuellen Prozesse 1:1 digital umsetzen will, wird scheitern. Denn da bliebe die Innovationsgeschwindigkeit auf der Strecke. Bei unseren Beratungen plädieren wir daher für eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie und keine reine Umstrukturierung der IT. Nahe beieinander liegende Aufgaben sollten beispielsweise auch in den IT-Systemen eng verzahnt sein, anstatt die Bereiche technologisch linear aufzuteilen. Hier hat die IT eine Schlüsselstelle im Wandlungsprozess eines jeden Unternehmens, da sie alle Unternehmensbereiche berührt, und so ein großes Potential besitzt, Innovationstreiber zu sein.

Entscheider kompakt: Warum steckt in „Industry of Things” für Mittelständler Potenzial?

Entscheider kompakt: Was ist in Ihren Augen der größte Antrieb für den deutschen Mittelstand, sich zu digitalisieren?

Dörrer: Die Unternehmen, die die Notwendigkeit erkannt haben, auf die ungeheure Beschleunigung der Marktverhältnisse mit einem Plus an Agilität zu reagieren, kommen zu uns. In den Unternehmen fehlt das notwendige technologische Know-how und Expertenwissen, um so ein Projekt selbst erfolgreich durchzuführen. Wir entwickeln maßgeschneiderte Digitalstrategien, die das Unternehmen maßgeblich dabei unterstützen, die Wettbewerbsfähigkeit und Flexibilität zu bewahren und zum entscheidenden Erfolgsfaktor auszubauen. Beim Thema Datensicherheit – für viele immer noch ein

Herrmann: Ein großer beobachtbarer Trend ist, dass heute − statt fertiger Produkte − immer mehr Services angeboten werden. Jeder Kunde hat einen Koffer voll individueller Anforderungen, die es zu erfüllen gilt. Durch die Datentransparenz können außerdem Trends und Bedürfnisse eruiert und daraufhin völlig neue Kundenservices angeboten werden, wie beispielsweise die Spezialanfertigung hochpräziser Einzelteile auch in Kleinstserien. Alle Maschinen, die in der Fertigung eingesetzt werden, können durch IoT vernetzt und mithilfe der Daten z.B. minutengenau abgerechnet werden. Der Kunde zahlt so nur für das, was er reell an Dienstleistung benötigt. Gleichzeitig können bestehende Prozesse transparenter und effizienter gestaltet werden: Aus den gewonnenen Daten lassen sich nämlich auch Erkenntnisse zu Prozessoptimierungen und Kosteneinsparungen gewinnen. Alle Ressourcen, wie Rechenleistung oder Maschinen, lassen sich bedarfsgerecht an- und abschalten und durch die lückenlose Überwachung der Leistungsdaten werden Ausfälle erkannt, bevor sie überhaupt entstehen.

Entscheider kompakt: Was sind die größten Bedenken im Hinblick auf die Cloud? Wie räumen Sie diese aus?

Im Interview Dörrer: Zu den größten Bedenken zählen die (IT-) Sicherheit, der Datenschutz und Datenverlust sowie die Kosten durch eine vermeintlich aufwändige Implementierung. Um unseren Kunden die Berührungsängste zu nehmen, starten wir mit der Einführung von Sharepoint Online sowie OneDrive als sicherem Ort zur Ablage und Verwaltung der Daten inklusive der Durchführung von Back-ups.

Darauf aufbauend Office 365 und Microsoft Teams, die die interne, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit vereinfachen. Bezüglich der Security- und Datenschutzbedenken betonen wir immer, dass Microsoft-Rechenzentren in Deutschland und der EU stehen, die mit einer ganzen Reihe von international anerkannten Zertifizierungen aufwarten, welche unter anderem die DSGVO-Konformität bestätigen. Und die Höhe der Investitionskosten sind durch Produktivitätssteigerung und Erhöhung der Innovationskraft schlüssig zu rechtfertigen. Eine Studie des Beratungsunternehmens Keystone im Auftrag von Microsoft kommt zu dem Ergebnis, dass Unternehmen, die das Potential der Cloud für sich zu nutzen wissen, im Durchschnitt 100 Millionen Dollar mehr an operativem Einkommen erwirtschaften .

Entscheider kompakt: Würden Sie dem Satz „Digitize or die“ zustimmen? Was passiert einem Mittelständler, der sich nicht digitalisiert?

Herrmann: Hier spielen drei Aspekte eine Rolle: Erstens würde der Mittelständler seine Marktstärke im Vergleich zum Wettbewerb, seine Innovationskraft, Geschwindigkeit und Qualität verlieren. Zum zweiten würde er bestehende Kunden verlieren und keine Neukunden gewinnen, da Services und Produkte nicht den neuen digitalen Kundenanforderungen entsprechen. Und zu guter Letzt wäre das Unternehmen im Kampf um Nachwuchstalente im Hintertreffen, denn die neue Generation hochqualifizierter Mitarbeiter fordert neueste Technologien in ihrem Arbeitsumfeld, da sie die enorme Arbeitserleichterung nicht mehr missen möchte.

Entscheider kompakt: Wo sehen Sie die Cloud und den Mittelstand in den nächsten 5-10 Jahren?

Dörrer: Der Mittelstand ist die Triebkraft der deutschen Wirtschaft.

Wenn das in Zukunft so bleiben soll, müssen Unternehmen ihre Prozesse und Services digitalisieren. In diesem Zusammenhang führt kein Weg an der Cloud vorbei!

Entscheider kompakt: Wie denken Sie über Standard-Software, welches Thema spielt das bei ihren Kunden?

Dörrer: Der Wunsch nach Standard-Software wird bei unseren Kunden immer größer und die Vorteile lassen sich leicht benennen: Die einfachere Integration, eine standardisierte Wartbarkeit und insgesamt geringere Kosten.

Entscheider kompakt: Welches Cloud-Deployment empfehlen Sie? Dörrer: Ganz klar Infrastructure as Code, da dort ein völlig automatisiertes Deployment möglich ist. Mit Infrastructure as Code haben wir die Möglichkeit neue Server in der Cloud samt benötigter Software out-of-the-box aufzusetzen, ohne das während des Prozesses einmal manuell eingegriffen werden muss. Die Infrastruktur ist flexi-

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bel und skalierbar, was zu einer höheren Geschwindigkeit, Kosteneinsparungen und der Risikovermeidung beiträgt.

Entscheider kompakt: Braucht es noch eine interne IT bei Ihren Kunden?

Herrmann: Die Cloud macht IT im Betrieb und der Einführung für Unternehmen so einfach wie nie. Es bedarf jedoch unbedingt eines Managed Service, das geht intern oder bei einem Dienstleister.

Während die Lösung im Vordergrund bestenfalls von selbst zu laufen scheint, braucht es in der Administration im Hintergrund tiefes Fachwissen. Nur so können Security- und Compliance-Anforderungen, sowie Governance-Vorgaben korrekt und erfolgreich im Unternehmen umgesetzt werden.

Entscheider kompakt: Wie lösen sie die Herausforderung „Legacy-Systeme“ bzw. veraltete Systeme anzubinden, die aber trotzdem unbedingt weiterlaufen müssen?

Hermann: Systeme sollten in dem Fall isoliert und geschützt bereitgestellt werden, um Security-Vorgaben gewährleisten und die Sicherheitsanforderungen erfüllen zu können.

Entscheider kompakt: Die Cloud in Zukunft: Wohin geht die Reise? Welche Cloud-Trends werden uns in den nächsten Jahren verstärkt beschäftigen, welche werden wieder verschwinden?

Hermann: Der Trend geht hin zu Software as a Service (SaaS) und weg von Infrastructure as a Servcie (IaaS) und Platform as a Service (PaaS). Letztere können heute mehr als eine Übergangslösung betrachtet werden, die Bereitschaft im eigenen Unternehmen notwendige Kompetenzen für die Entwicklung und den Betrieb eigener Lösungen aufzubauen und vorzuhalten sinkt bei steigendem Angebot von Komplettlösungen. Weitere Trends die wir beobachten: Containerisierung, d.h. dem Deployment und Betrieb von Software in eigenständigen Instanzen und nicht mehr auf eigenen virtuellen Maschinen. Auch Edge-Computing, also die Dezentralisierung der Datenverarbeitung, gewinnt an Bedeutung, was vor allem für IoT großes Potential bietet. Die Sensorik vereint mittlerweile auf immer kompakterem Raum Erfassung und Verarbeitung, somit werden die notwendigen Datenströme drastisch reduziert. Zudem wird das Angebot an qualifizierten Mitarbeitern im KI- und Cloud-Bereich den eigentlichen Bedarf nicht decken können. Die Quelle der technologischen Innovationen werden Public Clouds, wie z.B. dem GAIA-X Projekt, das gerade auf EU-Ebene vorangetrieben wird, sein. Public Clouds bieten sehr demokratischen Zugang zu IT-Infrastrukturen, die lediglich nach Nutzung bezahlt werden müssen und keinerlei eigene Investition benötigen. Wovon wir uns hingegen definitv verabschieden könnten, dass sind Legacy-Systeme, bzw. Altsysteme.

Die Kosten Altsysteme aufrecht zu erhalten werden in Zukunft nicht mehr tragbar sein. Auch das Vorhalten von Wissensträgern mit Kenntnis in den Altsystemen wird immer teurer.

Entscheider kompakt: Herzlichen Dank für dieses spannende Gespräch.

Objektkultur Software GmbH • Christian Dörrer und Uwe Herrmann • Ritterstraße 5 76133 Karlsruhe •: +49 721 830 405 00 • E-Mail: info@objektkultur.de • www.objektkultur.de

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Im Interview

Interview mit Dr. Andreas Dahmen Das Unternehmen ist seit vielen Jahren insbesondere „Partner für den CFO“ (Chief Financial Officer) und unterstützt die Optimierung und Digitalisierung von kaufmännischen Geschäftsprozessen sowie bei ERP-Systemeinführungen. Im Interview mit Dr. Andreas Dahmen, Managing Director sprechen wir heute über die Bedeutung von ERP-Systemen für die Transformation gerade mittelständischer Unternehmen, deren Situation und Herausforderung in den kommenden Jahren und was es bedeutet auf einer digitalen Datenautobahn unterwegs zu sein.

So gelingt die Transformation im deutschen Mittelstand Entscheider kompakt: Erst vor kurzem haben Sie eine sehr bedeutende Studie zur aktuellen Situation der Digitalisierung im deutschen Mittelstand herausgegeben. Was sind hier die Kernpunkte und um was ging es Ihnen beim Aufsetzen der Studie?

Entscheider kompakt: Die Studie zeigt auch eklatante Schwächen des Mittelstands aber auch deren Stärken. Können Sie uns 3 Ihrer Meinung nach wesentlichen Elemente nennen, die Unternehmen mitbringen sollten, um eine erfolgreiche Business Transformation durchzuführen?

Dr. Andreas Dahmen: Die Studie zum Digitalisierungsgrad des deutschen Mittelstandes (2019) haben wir gemeinsam mit dem BVMW (Bundesverband Mittelständischer Wirtschaft) durchgeführt. Unsere Absicht – hinter der Veröffentlichung unserer Studie – ist es, mittelständischen Unternehmen aufzuzeigen, dass ein systemgestütztes Controlling und die Einführung eines bereichsübergreifenden ERPSystems essentiell sind, um an der digitalen Welt von Morgen teilnehmen zu können.

Dr. Andreas Dahmen: Die Unternehmen müssen erkennen, dass 1. die grundlegende Systeminfrastruktur in den einzelnen Unternehmensbereichen fehlt, um digitalisierte Geschäftsprozesse abbilden zu können.

2. eine Akzeptanz, sowohl bei der Geschäftsführung als auch bei den Mitarbeitern geschaffen werden muss, um erfolgreich neue IT-Systeme einführen zu können.

3. eine straffe Projektführung und ein professionelles Projektmanagement sowie ausreichende Ressourcen während der operativen Einführung des Systems enorm wichtig sind, da diese in der Regel parallel zum laufenden Business geschehen müssen.

Entscheider kompakt: Was sind aus Ihrer Sicht dementsprechend die größten Herausforderungen die mittelständische Unternehmen im Rahmen der digitalen Transformation angehen sollten?

Dr. Andreas Dahmen: Um an der digitalen Welt partizipieren und die enormen Vorteile der Digitalisierung ausschöpfen zu können, ist eine moderne IT-Infrastruktur sowie ein integriertes ERP-System notwendig, die es ermöglichen, unterschiedliche Geschäftsprozesse konsequent miteinander zu vernetzen. Kurzum sehe ich als größte Herausforderung, dass die Unternehmen die digitale Datenautobahn für sich noch bauen müssen, um zukünftig an der digitalen Geschäftswelt teilnehmen zu können.

Im Interview

Entscheider kompakt: Die kaufmännischen Geschäftsprozesse sind Kernbestandteile einer jeden gut funktionierenden Organisation. Digitalisierung beginnt ganz sicher an diesem Punkt. Wo sehen Sie bei den Unternehmen, mit denen Sie sprechen, im Moment in der Regel den größten Handlungsbedarf?

Dr. Andreas Dahmen: Der größte Handlungsbedarf für Unternehmen, die eine gut funktionierende Organisation gestalten wollen, liegt in der Schaffung „sauberer“ Stammdaten. Viele der Stammdaten sind nur in analoger Form vorhanden. Um aber Teil der digitalen Welt von morgen zu sein, müssen diese in IT-Systemen digital angelegt sein.

Entscheider kompakt: Sie haben es schon angesprochen.

Das ERP-System ist natürlich der entscheidende Faktor. Wie helfen Sie in Unternehmen das richtige ERP-System zu finden bzw. vorhandene Systeme zu optimieren?

Dr. Andreas Dahmen: Bei der Optimierung eines oder der Migration zu einem neuen ERP-System muss mit Sorgfalt und guter Vorbereitung vorgegangen werden. Je besser ich zu Anfang plane, desto weniger muss ich im Nachhinein nacharbeiten.

Es müssen sämtliche kaufmännischen Geschäftsprozesse aufgenommen und im Sinne der zukünftigen Handhabung und des Geschäftsmodells ausgerichtet, optimiert und dokumentiert werden. Im Projektmanagement liegen momentan Agilität und Flexibilität sehr im Trend, doch genau diese zwei Punkte können schädlich bei der Einführung eines ERP-Systems sein. Die Folge ist zumeist, dass anfangs fehlerhaft dokumentiert und konzipiert wird und in Folge – während der Einführung – teure Change Requests zu Budgetüberschreitungen und Zeitverzögerungen führen.

Entscheider kompakt: Um auf der digitalen Datenautobahn schnell und sicher unterwegs zu sein, bedarf es bei ERPSystemeinführungen ein stabiles Projektmanagement. Wie stellen Sie sicher, dass die in der Regel doch umfangreichen Projekte mit ihrem Team erfolgreich durchgeführt werden?

Dr. Andreas Dahmen: Mit Projektmanagementerfahrungen, Kommunikationsskills, einer umfassenden Vorbereitung (Stammdatenpflege, Prozessaufnahme, etc.), einem klar definierten und strukturierten Projektplan bis hin zu einem Lasten- und Pflichtenheft sowie einem stringenten Projektmanagement ist der Erfolg bei der Einführung sichergestellt.

Entscheider kompakt: Auf dem nächsten DIGITAL FUTUREcongress sind Sie mit Ihrem Unternehmen vertreten. Was dürfen die Besucher an ihrem Messestand erwarten und wird die Studie, die Sie erst vor kurzem veröffentlicht haben, dort zu haben sein?

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Dr. Andreas Dahmen: Selbstverständlich werden wir an unserem Stand (B5) auf dem Digital Future Congress in Frankfurt die Studie mit den interessantesten Ergebnissen und Erkenntnissen vorstellen.

Mein Geschäftspartner Kerem Sargut und zwei unserer Mitarbeiter werden am Stand für jegliche Anregungen und Fragen, bzgl. einer ERP-Systemeinführung oder auch zur Studie sowie weiterer Digitalisierungsthemen, selbstverständlich zur Verfügung stehen. Wir freuen uns auf den Kontaktaustausch mit den Interessenten.

Entscheider kompakt: Das klingt sehr gut. Dann bedanke ich mich für dieses aufschlussreiche Gespräch, wünsche Ihnen viele gute Kontakte und dass Sie möglichst viele mittelständische Unternehmen begeistern können, sich dem Thema Optimierung der kaufmännischen Prozesse zu widmen.

GHK Management Consulting Unternehmensberatungsgesellschaft mbH • Dr. Andreas Dahmen • Managing Director • Bleichstraße 52 60313 Frankfurt am Main • welcome@ghk-management.com • +49 69 297 281 60 • www.ghk-management.com

digital – clever gemacht

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Infos & Terminvereinbarung unter: clever.iDocpro.de Vortrag 14:40 Uhr Bühne 2 ideal für KMU

1-50 MA

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Bericht

Artikel von Beate Noeke

Erfolgsfaktor Gesundheit für die Digitalisierung im Mittelstand: Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter mit auf die „digitale Reise“

Mithilfe des Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) werden alle Akteure für die Risiken der Digitalisierung am Arbeitsplatz frühzeitig sensibilisiert, präventive Maßnahmen werden getroffen.

Veränderte Arbeitsinhalte, Prozesse und Umgebungen werden systematisch und pragmatisch gesundheitsförderlich gestaltet. So ist das BGM ein wesentlicher Erfolgsfaktor eines gelingenden und gesundheitsförderlichen digitalen Wandels im Unternehmen.

Zu Beginn des Digitalisierungsprozesses und noch vor der praktischen Umsetzung ist ein „digitales Mindset“ zu etablieren. Dies beeinflusst die Denkweisen und Gewohnheiten genauso wie die grundlegenden Verhaltensweisen und die Einstellung. Merkmale eines digitalen Mindsets sind beispielsweise: Offenheit und Agilität: Wie offen sind die Mitarbeiter gegenüber neuen Themen, Ideen, Trends und Meinungen? Wie flexibel (agil) werden diese in den Arbeitsablauf und in das Denken aufgenommen?

Offener Umgang mit Scheitern: Wie gehen Mitarbeiter mit Scheitern um (eigenes Scheitern, im Team, im Unternehmen)? Wie geht es nach dem Scheitern weiter?

Kreativität: Denken Mitarbeiter außerhalb der eigenen Komfortzone wenn es um die Entwicklung kreativer Lösungen geht? Werden bestehende Lösungen und Prozesse weitergedacht, auch mit Blick auf das ganze Unternehmen?

Kritikfähigkeit: Wie wird Kritik gegeben und entgegengenommen?

Um ein digitales Mindset auch zu leben, müssen alle im Unternehmen mitmachen. Dies gelingt einfacher, wenn die Digitalisierung in

die Leitlinien des Unternehmens aufgenommen werden. Damit wird der formale Weg gebahnt zu den erforderlichen Veränderungen mitsamt des einhergehenden Kulturwandels.

Mit neuen und modernen Arbeitsplätzen verändern sich auch Arbeitsprozesse- und Inhalte, sodass im Laufe eines Berufslebens ständig neue fachliche und soziale Kompetenzen erworben werden müssen. Nur so werden die Veränderungsprozesse von allen mitgestaltet. Daher ist auch bei Bewerbern auf die digitale Kompetenz zu achten.

Besonders wichtig ist ein verantwortungsvoller Umgang mit den neuen Technologien. Es gilt, die Umstellung auf neue Prozesse und Arbeitsformen frühzeitig zu kommunizieren und die Mitarbeiter mitzunehmen, zu motivieren und nach Bedarf zu unterstützen. Gerade die vorrausschauende Planung und Gestaltung digitaler Transformationsprozesse ist ein wesentlicher Schlüsselfaktor für die individuelle und betriebliche Bewältigung. Daher ist im Vorfeld auch zu prüfen, ob zusätzlicher Personalbedarf besteht, ob die Mitarbeiter ausreichend qualifiziert sind und welche Erwartungen sie haben, andernfalls sind Demotivation, Unzufriedenheit und Leistungseinbußen die Folge. Stellen Sie also fest, was die Mitarbeiter brauchen, können, wissen und wollen. Damit erhalten Sie ein Leistungsverzeichnis und zugleich einen Anforderungskatalog. Die Zuständigkeiten der einzelnen Mitarbeiter werden festgelegt und mit den Qualifikationen und Zuständigkeiten abgeglichen.

Viele Beschäftigte fühlen sich bei Veränderungen und insbesondere bei der Digitalisierung überfordert oder gestresst. Andere Beschäftigte sind demotiviert, weil sie ihre bisherigen Kompetenzen weniger einbringen können und neue Technologien eine Umgewöhnung erfordern oder sogar den Erwerb neuer Kompetenzen voraussetzt.

Bericht

Hier gilt es, geeignete Qualifizierungswege zu entwickeln, die Beschäftigten bei der Einführung bzw. Anpassung nicht zu überfordern und den psychischen und physischen (Gesundheits-) Risiken richtig zu begegnen.

Was können Sie als Führungskraft tun?

Als Führungskraft sehen Sie vor allem die Vorteile der Digitalisierung und fördern einen vertrauensvollen und fürsorglichen Umgang mit den Beschäftigten. So können Sie die Ängste und Sorgen mindern und gesundheitsförderlich agieren. Mit einer die Digitalisierung begleitenden Bildungsstrategie sorgen Sie zudem für mehr Akzeptanz im Team.

Zudem stärken Sie die (psychische) Gesundheit, Motivation und Leistungsfähigkeit Ihrer Beschäftigten durch die Förderung eines guten Miteinanders. Dies wird bei zunehmendem Fachkräftemangel und demografischen Veränderungen für den unternehmerischen Erfolg immer wichtiger. Mit einer guten Kultur verankern Sie Unternehmensziele in Werte und Überzeugungen, die akzeptiert und gelebt werden. Dies wird auch nach außen hin für Ihre Kunden sichtbar.

ganz ausschließ Fazit: Erfolgsfaktoren eines gelingenden und gesundheitsförderlichen digitalen Wandels im Unternehmen sind neben einer guten Planung, Kommunikation und Weiterbildung der Beschäftigten eine gute Führung und Unternehmenskultur sowie präventive und risikominimierende Instrumente (Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen, EAP).

Autorin Beate Noeke Gründerin und Inhaberin bgm21 ® Beate Noeke bgm21 • Beate Noeke Platehofstraße 9 58513 Lüdenscheid • www.bgm21.de • beate.noeke@bgm21.de • 02351 - 67 39 411

Kümmern Sie sich um die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter und machen Sie daraus eine Herzensangelegenheit. Pflegen und fördern Sie einen wertschätzenden und vertrauensvollen Umgang mit den Mitarbeitenden und beziehen Sie diese ein. Räumen Sie den Mitarbeitern Gestaltungsspielräume ein. So fördern Sie ein positives Arbeitsklima und steigern zugleich die Motivation.

kyoceradocumentsolutions.de

Er.folg= zur richtigen Zeit die richtige Information

Gerade mit Ihrem Führungsstil nehmen Sie einen direkten Einfluss auf die Gesundheit und Motivation Ihres Teams. Weitere Aspekte einer gesundheitsförderlichen Führung sind z.B. Anerkennung, Feedback, soziale Unterstützung, Fairness, Respekt, Konfliktlösung, Information, Partizipation, Handlungsspielraum. Zudem haben die folgenden Führungsgrundsätze eine positive Wirkung: •

Transparente, nachvollziehbare Kommunikation und Information aller Beschäftigten

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Ziel- und resultateorientiertes Führen

•

Mitarbeiterförderung entsprechend der Begabungen

•

Aktive Konfliktlösung

•

Glaubwürdiges, konsistentes und transparentes Führungsverhalten

•

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FORUM

Vorleben von Menschlichkeit und Fairness (flexible Arbeitszeiten, Vereinbarkeit von Beruf und Familie/Pflege)

Ihre Führungsgrundsätze sollten regelmäßig kommuniziert und allen Mitarbeitern bekannt sein. Damit diese auch aktiv umgesetzt werden, gibt es regelmäßige Überprüfungen der Werte und Inhalte im (Führungs-) Alltag. Dies kann beispielsweise durch eine Mitarbeiterbefragung in Form der gesetzlich geforderten „Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen“ erfolgen. So können Sie belastende Faktoren frühzeitig erkennen und Risiken minimieren bzw.

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My job is done when tomorrow’s questions are answered today.

Tze Hui Yew, Senior Consultant, Continental Business Consulting, Singapore

continental-business-consulting.com

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Im Interview

Interview mit Tobias Giese Als E-Commerce-Pionier setzt die Intershop Communications AG mit Sitz in Jena seit über 27 Jahren Maßstäbe in der Innovationen und Entwicklung von Software für den digitalen Handel. Es berät und begleitet Unternehmen bei der digitalen Transformation von Handelsbeziehungen, um Vertriebs-, Marketing- und Serviceprozesse zu digitalisieren. Dabei wird das Unternehmen von unabhängigen Analysten gerade im Bereich der B2B-Lösungs- und dem Serviceportfolios regelmäßig als marktführend bewertet. Weltweit betreut das Unternehmen mehr als 300 Kunden aus allen Branchen mit vielen namhaften Unternehmen aus dem deutschen Mittelstand.

Digitale Kundenportale und B2B E-Commerce Services im Mittelstand angekommen Entscheider kompakt: E-Commerce ist längst nicht nur ein Thema im Bereich B-2-C sondern greift auch im mittelständischen B-2-B immer mehr um sich. Unternehmen die hier zu langsam sind oder schlicht vergessen, das Internet als einen Verkaufskanal zu sehen werden auf die lange Bank verlieren. Was ist ihrer Meinung nach das größte Hindernis für die Entscheider sich mit diesem Thema intensiv auseinanderzusetzen?

Tobias Giese: B2B Unternehmen generieren heute noch vor allem im Offline-Bereich ihre Umsätze. Die Prozesse, die sich über Jahre entwickelt haben, funktionieren. Die Umsatzströme ebben nicht ab und die Produkte können immer noch vertrieben werden wie vor vielen Jahren. Entscheider werden mit ihren Zahlen konfrontiert, und so lange diese stabil oder steigend sind, können sie sich (sollten sie aber nicht) zurücklehnen und Innovationen und Veränderungen aussitzen, ignorieren oder verschieben. Dabei sollte diese Zeit des Wohlstands aber eigentlich für Investitionen genutzt werden!

Entscheider kompakt: Viele Unternehmen sehen demnach mehr die Gefahren und Risiken als die Chancen im Bereich E-Commerce?

Was halten sie dagegen?

Tobias Giese: Wer im E-Commerce zu viele Gefahren sieht, hat die Vorteile für das eigene Unternehmen noch nicht erkannt. Es müssen keine großen IT-Mannschaften mehr aufgebaut werden. Cloud-Lösungen nehmen die Verantwortlichkeit für Datensicherheit und opti-

male Architektur ab. Den Risiken einer Investition halte ich vor allem entgegen, dass Kunden verloren gehen, wenn sie nicht ins Zentrum aller Vertriebsaktivitäten gesetzt werden. Und ein Kundenportal ist genau das. Hier bekommt der Kunde Selbstbestimmtheit, Effizienz und Loyalität zum Hersteller, und diese wiederum bekommen das Potenzial, neue Vertriebskanäle ohne großen Aufwand zu etablieren, beispielsweise im After-Sales. Ein Kundenportal betrachtet den ganzen Kundenlebenszyklus ihres Kunden. Vom On-Boarding bis zum automatisierten Bestellen der Verbrauchsgüter und Ersatzteile, auch nach Jahren.

Entscheider kompakt: Wie kann ich mir das gesamte Thema B2B E-Commerce Services für ein mittelständisches Unternehmen vorstellen? Welche Produkte sind geeignet und gibt es welche die nicht geeignet sind?

Tobias Giese: Am einfachsten startet man mit Verbrauchsgütern.

Wie schön ist es, wenn der Kunde nicht täglich anrufen oder alle drei Tage ein Fax schicken muss? Individuell konfigurierte Bestellvorlagen oder Abos sind heute Standard im digitalen B2B. Die nächste Stufe wären Ersatzteile zu den Maschinen, die im Einsatz sind. Hersteller kennen die Intervalle, in denen Verschleißteile ausgetauscht werden müssen oder kennen jede Schraube und Mutter, die verbaut ist. Ein dedizierter Online-Shop bietet die Möglichkeit, dass Kunden fehlerfrei ermitteln können, was sie wann brauchen – oder informiert die Kunden proaktiv, bevor ein Teil kaputt geht. Das verringert Lagerhaltungskosten und verringert Ausfallzeiten. Man kann natür-

Im Interview

lich auch ganze komplexe Maschinen online vertreiben, aber dazu braucht es zunächst viele kleine Schritte und gesammelte Erfahrung im Betreiben eines digitalen Vertriebskanals. Die Königsdisziplin ist am Ende das Verknüpfen von Produkten mit Services – wie dem Buchen eines Wartungstermins.

Entscheider kompakt: Für viele Unternehmer ist ihre Internetseite bereits ihr digitales Portal. Was unterscheidet eine Internetseite von einem digitalen Kundenportal?

Tobias Giese: Eine Internetseite ist Kundenansprache von innen nach außen, ein Kundenportal ist das Gegenteil. Eine Internetseite bietet vielleicht erste Produkte als generelle Liste mit Bestellnummern an, ohne auf Kundensegmente oder Rahmenverträge einzugehen. Das kann ein guter B2B-Shop schon leisten. Hier sind die angebotenen Produktgruppen nach Relevanz eingeblendet, so dass die Bedienung schneller geht. Ein digitales Kundenportal dreht sich schließlich nur um den Kunden selbst. Nach dem Login sieht er nur Produkte und Services, die zu ihm passen. Außerdem gibt es vorkonfigurierte Wiederbestellungen, Abonnements oder den Direktkontakt zu Vertragswerkstätten.

Entscheider kompakt: Im Bereich Service steckt viel Geld und heute erwarten die Kunden auch einen 100 % sicheren Service mit hoher Zuverlässigkeit und Schnelligkeit. Was bietet hier eine Cloud basierte After Sales Service 4.0 Lösung?

Tobias Giese: Eine Cloud-basierte After-Sales-Lösung ist vor allem sofort und immer verfügbar. Sie ist skalierbar und hoch performant.

Die Sicherheit stellt der entsprechende Cloud-Provider sicher. Für Hacker-Angriffe oder Lastspitzen sind Experten zuständig. Hersteller und Händler können sich auf Innovation konzentrieren, ohne eine IT-Mannschaft finden und einstellen zu müssen, die sich um die Infrastruktur und dessen Sicherheit kümmert. Denken Sie an den Fachkräftemangel, On-boarding-Zeit, Team-Building. Dank einer Cloud-Lösung kann man seinen Business-Plan sofort umsetzen.

Themen wie der Roll-out in ein weiteres Land oder das Einführen einer neuen Produktgruppe sind ohne große technische Investition sofort umsetzbar.

Entscheider kompakt: Nennen Sie uns bitte die 3 wichtigsten Schritte für eine optimale Einführung eines funktionierenden Kundenportals für einen “Beginner” in diesem Bereich.

Tobias Giese: Ein Beginner im Bereich Kundenportal sollte bereits über fundierte digitale Vertriebsprozesse Bescheid wissen, also einen Online-Shop mit erster Personalisierung betreiben, zum Beispiel über kundensegmentspezifische Produktkataloge und Preise.

Diesen Personen empfehle ich, sich die Top 5 Use Cases seiner Kunden möglichst genau herauszuarbeiten. Hierfür eignen sich Befragungen, in Interviews oder Online-Umfragen. Oder auch in persönlichen Terminen mit den Kunden. Ich empfehle auch, sich ein paar Schlüsselkunden gesondert intensiv zu betrachten. Alternativ oder ergänzend kann man sich auch die Top 10 Kunden vornehmen und deren Bedarfe genau analysieren. – je nachdem, ob man viele Kunden hat, die vergleichbare Dinge tun oder wenige, die inhomogene Geschäftsszenarien realisieren.

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#2 Use Cases umsetzen Ausgehend aus diesen 5 Use Cases sollte man festlegen, welche Produkte im Kundenportal in Frage kommen, welche Funktionen gebraucht werden, welche Services angeboten, um diese Top 5 Use Cases zu erfüllen. Ein Beispiel: Der Kunde möchte Verbrauchsmaterialien, die er regelmäßig verwendet schnell und effizient bestellen: Dann wäre ein One-Page-Checkout mit einer Subscription-Funktionalität zu konfigurieren, die die passenden Produkte des Kunden bereits für eine wiederkehrende Bestellung vorbereitet hat und somit eine schnelle Konversion aus Hersteller/Händlersicht sowie eine effiziente Bestellung aus Kundensicht unterstützt. #3: Feedback einholen und optimieren Dann schließt sich eine erneute Evaluationsphase an. Nun geht es darum, herauszufinden, wie die bereitgestellten Funktionen genutzt werden und ob sie den Use Case wirklich bedienen. Ein Beispiel: Man kann den Kunden einen Tag bei seiner Arbeit begleiten. Als Betreiber des Kundenportals kennt man alle Kniffe und Funktionen, und kann den Kunden Empfehlungen geben, das Portal vollumfänglich und effizienter besser zu nutzen, oder auch gemeinsam vor Ort Erweiterungen entwickeln bzw. planen. Laufen die wichtigsten 5 Use Cases stabil, nimmt man sich die nächsten fünf vor, und so weiter. Dadurch wird iterativ eine höhere Kundenzufriedenheit erreicht, die sich auch in den vorab definierten KPIs wiederfinden sollte.

Entscheider kompakt: Zuletzt vielleicht noch eine Frage zur immer mehr zunehmenden Personalisierung im Bereich Marketing. Sehen Sie hier Grenzen der Personalisierung? Wo ist ihrer Meinung nach die Grenze überschritten?

Tobias Giese: B2B Online-Shops sind heute erst am Anfang von tiefgehender Personalisierung. Ein Kundenportal wird hier die nächste Evolutionsstufe der Kundenansprache und Personalisierung – die sogenannte Individualisierung einläuten. Man muss natürlich auch Vertrauen haben und das beim Kunden einfordern, wenn man ein Kundenportal etablieren möchte. Wenn ich eine Maschine online registriere, darf ich keine Angst haben, dass mit den Informationen etwas Unrechtes passiert. Aber es ist nur die nächste Stufe, das digitale Abbild jetzt schon üblichen Prozesses. Für mich hat die Personalisierung im Berufsumfeld keine Grenzen. Ich konzentriere mich auf die Vorteile: Wenn der Vertriebler automatisch über die erfolgreiche Registrierung der von ihm verkauften Maschine informiert wird, kann er die Gelegenheit nutzen, anzurufen um Glückwünsche auszusprechen und einen Rabatt-Code für die erste Bestellung von Verbrauchsmaterialien auszulösen! Das ist Kundenbindung. Und diese bekommt man in Zukunft vor allem über individualisierten digitalen Vertrieb.

Entscheider kompakt: Entscheider kompakt bedankt sich für dieses wirklich überaus interessante Interview und wir wünschen Ihnen auf dem Digital FUTUREcongress in Frankfurt Intershop Communications AG • Tobias Giese • VP DIGITAL SOLUTIONS • Intershop Tower 07740 Jena • consultancy@intershop.de • +49 3641 50-0 • www.intershop.de