AMSA-Indonesia 2019/2020
FINANCE AND SPONSORSHIP BOOKLET AMSA-Indonesia 2019/2020
Finance and Partnership
DISUSUN OLEH Kenny Robert Tan
(Secretary of Finance and Partnership AMSA-Indonesia 2019/2020)
Nirmawana
(Finance and Partnership Team AMSA-Universitas Muhammadiyah Makassar 2018/2019)
Valentine Clara
(Finance and Partnership Team AMSA-Universitas Kristen Indonesia 2018/2019)
Noura Syarifa Fatoni
(Finance and Partnership Team AMSA-Universitas Diponegoro 2018/2019)
Sherly Liem
(Finance and Partnership Team AMSA-Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya 2018/2019)
Rasikha Tsamara
(Representative of AMSA-Universitas Tarumanagara)
AMSA-Indonesia 2019/2020
Foreword Kenny Robert Tan
Secretary of Finance and Partnership AMSA-Indonesia 2019/2020
Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa sehingga Finance and Sponsorship Booklet ini dapat diselesaikan. Saya juga mengucapkan terima kasih kepada teman-teman Finance and Partnership Team 2018/2019 dan Representative yang sudah membantu dalam penyusunan booklet ini. Pada booklet ini, terdapat tips and trick dari teman-teman FnP Team dari tenure sebelumnya, baik dalam penjualan merchandise, fundraising dan tips menggaet sponsor. Booklet ini diharapkan dapat bermanfaat bagi FnP Team 2019/2020 maupun member AMSA-Indonesia. Terima kasih AMSA-Indonesia. Enhancing Collaboration, Influencing Community. Viva AMSA!
Finance and Partnership
Fafa Syarifa
Rank 1 Top Merchandise Pre-Order
H
ai teman-teman FnP Team 2019/2020! Perkenalkan, aku Fafa Syarifa, FnP Team 2018/2019 dari AMSA-Universitas Diponegoro. Aku ingin sharing mengenai cara khusus dalam melakukan Pre Order Merch AMSA-Indonesia supaya lancar. Pertama, kalian harus membuat TARGET PENCAPAIAN PENJUALAN dalam bentuk nominal. Untuk target, sebagai national team baru, hal pertama yang harus kalian lakukan adalah bertanya kepada FnP Team pendahulu kalian tentang berapa banyak mereka berhasil melakukan PO Merchandise AMSA-Indonesia. Dari tanya jawab tersebut, kalian akan mendapat nominal penjualan. Kemudian, kalian harus menetapkan target pencapaian penjualan sedikit lebih banyak dari nominal penjualan terdahulu yang kalian anggap sebagai target pribadi kalian. Jadi, dalam melakukan PO, aku selalu menggunakan 2 target yaitu target nominal seperti kakak-kakak pendahulu dan target terbaru karena ini dapat memberikan motivasi agar melampaui penjualan tahun sebelumnya. Kedua, KEJAR TARGET PENCAPAIAN PENJUALAN itu dengan segala cara. Kalian dapat MENGHUBUNGI KAKAK-KAKAK SENIOR DI AMSA, karena mereka pasti akan suka rela membantu kalian dan mereka pasti juga
AMSA-Indonesia 2019/2020
tidak ingin ketinggalan untuk memiliki merchandise AMSA-Indonesia yang terbaru, karena sesungguhnya mereka ingin membantu hanya saja banyak yang sungkan untuk menghubungi mereka. Hal lain yang dapat dilakukan adalah MELAKUKAN PROMOSI SETIAP HARI. Promosi ini dapat dalam berbagai bentuk. Mulai dari melakukan broadcast di grup AMSA maupun mengingatkan secara langsung ketika kita bertemu sesama anggota AMSA karena meminimalisir hal-hal seperti kealpaan teman-teman AMSA dalam membeli merchandise AMSA-Indonesia yang biasanya mereka pasti akan mengeluh kepada kalian kalau mereka tidak dapat memiliki merchandise AMSA-Indonesia karena lupa membeli. Jangan lupa pula untuk tetap menaikkan penjualan dengan promosi ke teman-teman sesama mahasiswa FK untuk beberapa merchandise tertentu yang boleh bebas dijual kepada teman-teman sesama mahasiswa FK, karena itu juga membantu. Usahakan melakukan PROMOSI YANG MENARIK DAN MEYAKINKAN, berikan banyak alasan kenapa mereka harus memiliki merchandise AMSA-Indonesia dengan segala kelebihannya. Lalu kalian dapat memberikan REWARD KEPADA PEMBELI TERBANYAK seperti yang aku lakukan dengan memberi mereka free merchandise yang aku belikan untuk mereka. Dan yang paling penting adalah JANGAN MUDAH MENYERAH atas semua ini, ingat target dan tetap semangat! Goodluck adik-adik FnP Team 2019/2020 dalam tenure ini! Semangat memajukan AMSA-Indonesia di bidang yang kalian bisa. Bila ada yang masih ingin ditanyakan bisa langsung tanyakan ya, tanya kontakku melalui Kenny! Semangat! VIVA AMSA!
Finance and Partnership
Valentine Kanetty Rank 2 Top Merchandise Pre-Order
H
alo Teman-teman! Perkenalkan nama saya Valentine Kanetty, FnP Team 2018/2019 dari AMSA-UKI. Aku bersyukur banget di kesempatan ini dapat berbagi sedikit tips and trick untuk dapat menjalankan Pre-order di AMSA dengan maksimal dan mendapatkan hasil yang memuaskan. Sering kita mendengar kata-kata bijak bahwa tidak ada hasil yang membohongi usaha. Diperlukan semangat dan usaha yang besar untuk mendapatkan hasil yang besar pula. Tips pertama adalah MENDESAIN KALIMAT-KALIMAT ANNOUNCEMENT OPEN PRE-ORDER SEMENARIK MUNGKIN agar para konsumen tertarik membeli produkproduk yang ditawarkan. Menggunakan kalimat–kalimat promosi yang menjelaskan keunggulan dari produk-produk yang ditawarkan. Kedua, MEMASANG TARGET PENJUALAN. Teman–teman dapat berpatokan pada target dan hasil dari penjualan di tahun-tahun sebelumnya. Ada baiknya kita juga dapat mengetahui kendala-kendala yang dihadapi pada tahun-tahun sebelumnya dalam menjalankan pre-order agar kita dapat menyusun strategi untuk menghadapi kendalkendala tersebut.
AMSA-Indonesia 2019/2020 Tips ketiga adalah MELAKUKAN PERSONAL APPROACH dengan baik dan sopan secara menyeluruh. Kepada kakak tingkat, teman seangkatan, ataupun adik tingkat tidak pandang bulu. Ini adalah senjata rahasia aku yaitu dengan pendekatan yang baik secara perorangan dan berkala maka akan memudahkan kita mendapat semakin banyak pembelian. Melakukan follow up apabila konsumen berjanji untuk membelinya di lain waktu tanpa memberi kesan memaksa dan kita wajib terus menjaga hubungan baik dengan komunikasi yang hangat dengan para konsumen. Tips keempat, ialah MEMBERIKAN HADIAH MERCHANDISE UNTUK PEMBELIAN TERBANYAK atau pembelian melebihi total nominal pembelian tertentu, contohnya kita memasang target Rp 500.000, apabila konsumen melakukan pembelian dengan total harga diatas Rp 500.000 maka akan diberikan hadiah 1 keychain, atau 2 stiker. Tips yang terakhir adalah MEMILIKI SEMANGAT YANG TINGGI DAN TIDAK MUDAH PUTUS ASA dalam melakukan pre-order serta yang tidak kalah penting adalah jangan cepat puas dengan hasil yang ada terus pasang target yang tinggi namun apabila ada kegagalan atau tidak mencapai target anggaplah itu sebagai sebuah batu loncatan untuk dapat mengintrospeksi dan meneliti cara kita kembali dalam melakukan fundraising. Intinya adalah belajar dari kesalahan yang ada. Malu bertanya, sesat dijalan. Jangan sungkan untuk banyak bertanya dan belajar kepada orang lain yang kalian anggap lebih berpengalaman dalam melakukan fundraising dan bertukar pikiran dalam mengatasi masalah-masalah yang sedang atau mungkin dihadapi diwaktu yang akan mendatang. Keep humble and working hard. Mungkin itu beberapa tips dari saya, semoga bermanfaat dan dapat dikembangkan lebih baik lagi. Kalau ada kekurangan, saya mohon maaf. Semangat dan sukses terus Finance and Partnership Team AMSA-Indonesia.
Finance and Partnership
Kenny Robert Tan Rank 3 Top Merchandise Pre-Order
H
alo semuanya perkenalkan nama saya Kenny Robert Tan dari AMSA-UHT sebagai Finance and Partnership Team 2018/2019 dan pada tahun ini diamanahkan sebagai Secretary of Finance and Partnership 2019/2020. Pada kesempatan ini saya akan membagikan tips and trick kepada kalian untuk mendapat hasil pre order yang tinggi : 1.
Bertanya kepada Finance and Partnership Team 2018/2019 Menurut saya, bertanya kepada Finance and Partnership Team sebelumnya merupakan hal yang penting dan wajib karena yang mengetahui masalahmasalah dan kendala mengenai fundraising yang pernah terjadi adalah Finance and Partnership Team itu sendiri. Kalian bisa bertanya secara detail kendala apa yang terjadi dan bagaimana solusinya, peluang yang bisa diambil ketika PO sedang dibuka, serta mana yang baik untuk dilakukan dan mana yang tidak baik untuk dilakukan saat PO. Tanyakan secara detail kepada Finance and Partnership Team sebelumnya karena akan banyak membantumu memberikan insight dalam PO ini.
AMSA-Indonesia 2019/2020
2.
Mempunyai target yang lebih dibanding Finance and Partnership Team sebelumnya Mempunyai target yang lebih menurut saya merupakan hal yang wajib dilakukan, jangan terpatok terhadap pencapaian Finance and Partnership Team sebelumnya.
3.
Melihat merchandise yang akan diminati setelah didistribusikan oleh Secretary of Finance and Partnership
merchandise
Melihat merchandise yang akan diminati setelah merchandise didistribusikan menurut saya sangat penting karena anak-anak biasanya tertarik setelah melihat merchandise secara langsung. Banyak yang berkata “eh ternyata bagus lho. Kamu masih jual atau tidak? Aku mau beli!�. Nah, kondisi itu terjadi ketika PO sudah ditutup, jika kalian sudah mempunyai merchandise ready stock maka akan mendapatkan keuntungan sangat banyak. 4.
Promosi yang menarik Promosi yang menarik merupakan komponen yang penting dalam mendapatkan hasil yang baik. Promosi yang menarik sehingga konsumen tertarik untuk membaca dan meningkatkan kemungkinan konsumen membeli merchandise yang dijual.
5.
Promosi secara personal
Promosi di grup sangat rentan untuk tidak dibaca dan tertumpuk oleh pengumuman lain. Maka dari itu, diperlukan pendekatan promosi secara personal atau secara langsung.
Finance and Partnership 6.
Memberi reward dan diskon kepada konsumen
Memberi reward dan diskon kepada konsumen yang telah membeli banyak merchandise merupakan hal yang penting karena akan membuat mereka merasa dihargai dan akan membuat rasa nyaman jika bertransaksi kembali. 7.
Ramah dan sopan ketika menawarkan produk.
Ketika kalian punya attitude yang ramah dan sopan kepada konsumen , itu merupakan nilai tambahan tersendiri buat kalian karena pembeli akan tidak segan untuk membeli produk kalian kembali ketika kalian memberikan rasa nyaman kepada mereka.
AMSA-Indonesia 2019/2020
Finance and Partnership
Sherly Liem
Rank 4 Top Merchandise Pre-Order
P
erkenalkan namaku Sherly Liem dari AMSAUniversitas Katolik Indonesia Atma Jaya dan merupakan salah satu anggota dari Finance and Partnership Team. Pada kesempatan kali ini, aku ingin berbagi tips and tricks serta strategi yang aku terapkan dalam berjualan untuk membantu teman-teman semua meningkatkan penjualan! 1. Kenali produk, kenali market, kenali target Sebelum menawarkan produk yang akan kita jual, tentunya kita harus mengenali produk dan target pasar terlebih dahulu. Hal-hal tersebut yaitu, apa saja selling point atau value dari produk yang akan dijual, siapa saja target pasar yang akan dicakup, dan berapakah target penjualan yang ingin dicapai. Jangan lupa juga untuk menentukan harga jual yang sesuai dengan konsumen kalian. 2. Promosi Tips and tricks kedua yang dapat dilakukan untuk meningkatkan penjualan merchandise adalah dengan melakukan promosi. Hal ini bertujuan untuk
AMSA-Indonesia 2019/2020 mengenalkan produk-produk yang akan kamu jual seluas mungkin, terutama ke target pasar. Promosi dapat dilakukan dimana saja, seperti melalui broadcast message, media sosial, poster, bahkan mulut ke mulut. Selain itu, jangan lupa untuk melakukan promosi dengan rajin, menarik, dan eye-catching! 3. Personal Approach Selanjutnya adalah personal approach. Personal approach dapat dilakukan dengan cara mempromosikan dan menawarkan produk yang ingin dijual secara langsung ke teman-teman dekat dan member-member AMSA di unversitas kalian, baik teman seangkatan, adik, atau kakak tingkat. Jangan takut juga untuk menawarkan penjualan kalian ke kakak-kakak member AMSA yang sedang menjadi co-assisstant maupun yang sudah menjadi dokter! 4. Penawaran khusus Memberikan penawaran khusus pada pembeli adalah salah satu strategi penjualan yang pastinya sangat menarik dan dapat kamu terapkan dalam menjual merchandise. Secara psikologis, pembeli akan lebih tertarik untuk membeli produk dengan penawaran khusus, seperti misalnya pemberian diskon atau free gift jika telah membeli sejumlah produk. Nah, selain dari tips and tricks yang telah aku bagikan, tentunya ada 1 hal lagi yang menurutku adalah poin yang paling penting. Seperti sebuah kutipan favoritku, when there’s a will, there’s a way, jangan lupa untuk tetap semangat dan bekerja keras untuk mencapai targetmu! Semoga dapat membantu teman-teman semua! Viva AMSA!
Finance and Partnership
Nirmawana
Rank 5 Top Merchandise Pre-Order
H
alo, perkenalkan nama saya Nirmawana sebagai Finance and Partnership Team 2018/2019. Saya akan membagikan tips and trick kepada adik-adik sekalian, bagaimana fundraising yang baik, yaitu : 1. Rajin promosi Promosi sangat mempengaruhi orang-orang sehingga tertarik untuk membeli. Semakin sering kita mempromosikan suatu barang, maka orang akan penasaran dengan apa yang kita promosikan. Mungkin awalnya hanya penasaran hingga menimbulkan ketertarikan untuk bertanya. Setelah mereka mulai bertanya, disitulah kita mempromosikan merchandise. Kita bisa mempromosikan barangbarang tersebut 2-3 kali dalam satu pekan sampai selesainya batas pemesanan. Waktu-waktu yang strategis untuk mempromosikan barang secara online dimana orang kebanyakan memegang smartphone nya adalah pukul 7 pagi (saat orang membuka smarthphone selepas bangun tidur atau sebelum memulai aktivitas), pukul 12 siang (saat sedang istirahat makan), pukul 5-7 malam (saat pulang kuliah sampai selesai magrib).
AMSA-Indonesia 2019/2020 2. Personal approach Setelah sering kali mempromosikan lewat social media, bisa juga di promosikan dan ditawarkan secara langsung. Pertama, bisa ditawarkan kepada pengurus dan bisa juga ditawarkan kepada senior-senior AMSA dalam 1 universitas. Setelah mereka tertarik membeli, kita dapat menulis nama-nama mereka dalam buku finance AMSA. 3. Social media Kita bisa mengunakan line dan instagram sebagai media promosi melalui social media. Line bisa digunakan untuk promosi di group besar AMSA-universitas. Biasanya catalog dan form pemesanan disebar dalam group besar. Setelah mereka melihat banyak telah menulis namanya untuk memesan merchandise, biasanya yang lain juga akan tertarik untuk memesan. Bisa juga dipromosikan lewat istagram sehigga terlihat lebih menarik lagi, seperti sering mempromosikan lewat instastory. 4. Berikan jangka waktu Setelah melakukan promosi, kita bisa mentukan batas akhir pemesanan misalnya 10-15 hari, dan selama jangka waktu yang kita berikan kita bisa mengingatkan di group tentang batas pemesanan misalnya mengingatkan setelah 1 minggu kita beri batas waktu, 10 hari setelah batas waktu, dan 2 atau 1 hari setelah berakhirnya batas pemesanan.
Finance and Partnership
AMSA-Indonesia 2019/2020
SPONSORSHIP
Finance and Partnership
P
ada kesempatan kali ini, kami ingin berbagi pengetahuan mengenai dunia sponsorship yang mungkin sampai sekarang masih kurang kalian ketahui atau minim pengetahuan pada bidang ini.
Sponsorship adalah sebuah kegiatan dalam mendukung kebutuhan finansial maupun non finansial untuk sebuah organisasi, perorangan ataupun penyelenggara sebuah acara. Di dalam aktivitas sponsorship sendiri pasti melibatkan dua pihak yaitu antara pemberi dukungan atau yang biasa disebut Pihak Sponsor dan juga Pihak Penerima Dukungan (sponsee). Sumber sponsorship biasanya berasal dari: • Instansi Pemerintahan • Perusahaan Swasta • Asosiasi Profesi • Organisasi • Media massa
AMSA-Indonesia 2019/2020
Banyak dari kalian yang berpikir bahwa bentuk kerjasama sponsorship antara pihak sponsor dan pihak penerima hanya dalam bentuk uang / fresh money, melainkan bisa dalam bentuk lain seperti berikut: • Support pembicara • Support akomodasi • Potongan harga (contoh: percetakan, cathering) • Souvenir (contoh: kaos, kenang-kenangan, dan lain-lain) • Diskon produk perusahaan • Produk dari perusahaan untuk di jual di acara • Venue • Transportasi
Finance and Partnership
Untuk mendapatkan sponsorship, kalian membutuhkan langkahlangkah yang tepat untuk melakukannya yaitu 1. Membuat list semua sponsor yang ingin di kontak. Untuk mendapatkan sponsor, alangkah baiknya kita memahami terlebih dahulu perusahaan atau organisasi mana yang akan memberikan suntikan dana dan mengetahui apakah sesuai atau tidak dengan tema acara yang akan diselenggarakan. Untuk itu, mendaftar dan membuat break down calon sponsor terasa amat penting. Bila event ini adalah rutinitas tahunan, kamu bisa mendaftar sponsor apa saja yang telah bekerja sama di tahun sebelumnya. Dengan kontak yang sudah ada, kamu tak sulit menghubunginya lagi. 2. Membuat proposal yang sesuai dengan calon sponsor. Proposal merupakan salah satu hal yang terpenting dalam mencari atau mendapatkan sponsor karena proposal berisi tujuan dari acara yang akan diadakan seperti apa. Tentunya dengan tujuan yang jelas, terarah, dan bermanfaat dapat membuat pihak sponsorship tertarik dan latar belakang dari acara yang akan diadakan. Tentunya dengan tambahan bintang tamu akan mendapat nilai plus dari pihak sponsor. 3. Hubungi via telepon atau e-mail. Menghubungi pihak sponsor bisa dilakukan via telepon atau e-mail tergantung kesepakatan dari pihak sponsor itu sendiri.
AMSA-Indonesia 2019/2020
4. Mengirimkan proposal dengan langsung datang ke perusahan atau via e-mail. 5. Follow up dalam waktu seminggu atau dua minggu tergantung perusahaan. Setelah proposal disebar di perusahaan atau calon sponsor, jangan sampai lupa meminta kontak yang bisa dihubungi. Apalagi kalau proposal yang kamu masukkan harus tertahan dahulu di resepsionis. Pada umumnya, pihak perusahaan mengatakan akan menghubungi kamu bila tertarik. Tapi ada baiknya jika kata-kata tersebut tidak selalu kamu percaya. Setiap perusahaan ternama tentunya tidak hanya mengurusi proposal dan penawaran dari eventmu saja. Begitu banyaknya proposal yang masuk, terkadang mereka bisa lupa menghubungi. Bahkan ada saja yang masih belum menerima proposal yang kita masukkan. Di sinilah fungsi kita menanyakan kontak perusahaan yang terkait. Kamu dapat menanyakan kejelasan proposalmu lewat kontak tersebut. Istilah kerennya, follow up! 6. Buat janji dengan sponsor untuk membahas proposal tersebut. 7. Negosiasi. Setelah melakukan presentasi bukan berarti perjalananmu langsung mulus dan perjanjian dilaksanakan. Namun, dalam
Finance and Partnership
mencari sponsor juga mirip seperti berbelanja sayur di pasar. Setelah menimbang baik buruknya event kamu dalam presentasi, mereka juga berhak menawar benefit dan keuntungan apa yang akan mereka dapatkan jika berkontribusi dalam acara yang akan diadakan. Dalam hal ini, kamu harus pertimbangkan baik-baik terhadap benefit yang ditawarkan dan jangan sampai merugikan panitia acara sendiri. 8. Menandatangani Memorandum of Understanding (MoU) 9. Membuat Invoice pembayaran sponsor. 10. Membuat Lembar Pertanggung Jawaban. Tentunya Lembar Pertanggung Jawaban merupakan hal yang penting untuk dilakukan karena mencatat apa yang telah terjadi di acara tersebut. 11. Walaupun event sudah selesai, jangan lupa menjaga hubungan baik dengan pihak sponsor. Poin terakhir ini tidak kalah penting dibandingkan poin-poin sebelumnya. Setelah kerja sama usai, alangkah baiknya tetap menjaga hubungan baik dengan perusahaan yang menjadi sponsor. Dengan menjaga baik hubungan, besar kemungkinan kalau perusahaan tersebut menjadi sponsor tetap event kita untuk tahun berikutnya. Bila berkesempatan menjadi panitia lagi, pekerjaan kamu menjadi lebih ringan karena sudah memiliki channel.
AMSA-Indonesia 2019/2020
Finance and Partnership Setelah mendapatkan dan berhasil mendapatkan sponsor, hal-hal yang harus dilakukan setelah mendapat sponsor adalah sebagai berikut: 1. Mengundang sponsor untuk datang ke acaramu. Mengundang sponsor menjadi tamu spesial dalam acara yang kamu buat ini akan membuat mereka merasa dihargai. Disaat itulah, pihak sponsor juga dapat melihat seberapa meriahnya acara yang kamu buat dan bagaimana cara kamu mempromosikan perusahaan mereka dengan tepat sasaran. 2. Berikan sebuah piagam penghargaan. Piagam ini adalah tanda terima kasih kamu atas sponsornya dan bisa juga menjadi kenang-kenangan. Sehingga, mereka akan mengingat acara sekolahmu dan kamu bisa tetap berhubugan baik dengan sponsor tersebut. Bahkan, ini bisa jadi cara mendapatkan sponsor dengan mudah di kemudian hari saat kamu mengadakan acara lagi.
AMSA-Indonesia 2019/2020
Setelah mengikuti langkah di atas, ada beberapa hal yang dapat menyebabkan pihak sponsor menolak kerjasama yaitu:
Kurang Percaya Diri Percaya diri merupakan hal yang penting dalam menjalin dengan pihak sponsor karena ketika kamu dalam kondisi tidak percaya diri, pihak sponsor menjadi ragu.
Tidak Menguasai dengan Baik Materi Ini merupakan salah satu hal yang terpenting dalam presentasi. Ketika kamu tidak menguasai materi, pihak sponsor akan menjadi ragu.
Benefit yang Kamu Tawarkan Tidak Menarik Ini merupakan salah satu hal yang terpenting dalam presentasi. Ketika kamu tidak menguasai materi, pihak sponsor akan menjadi ragu.
Tidak menghargai pihak sponsor dengan baik, justru cenderung sombong dan merendahkan mereka. Terlihat Banyak Hal yang Disembunyikan dari Pihak Sponsor Pihak sponsor akan menimbang ulang jika rencana kerja kamu tidak transparan.
PROPOSAL Finance and Partnership
Ketika kalian ingin menjalin kerjasama dengan pihak sponsor, kalian membutuhkan proposal. Proposal merupakan salah satu hal terpenting untuk menarik minat pihak sponsor karena proposal menceritakan gambaran besar acara yang akan berjalan. Berikut adalah komponen yang harus diperhatikan dalam pembuatan sponsor : 1. Judul Proposal Judul Proposal mewakili gambaran proposal yang ditulis. 2. Latar Belakang Latar belakang merupakan salah satu hal yang terpenting dalam proposal, maka buatlah semenarik mungkin karena bagian ini menentukan tujuan kalian. Penulisan deskripsi ini harus dengan bahasa yang baik dan benar. Dapat menggunakan bahasa indonesia maupun inggris. Tergantung dari perusahaan yang kalian ajukan. Latar belakang meliputi acara yang sedang ingin diselenggarakan. Jelaskan alasan yang tepat dan jelas mengapa acara tersebut harus diselenggarakan. 3. Maksud dan Tujuan Pada bagian ini deskripsikan tujuan mengirimkan proposal kepada perusahaan tersebut. Jadi harus memuat tentang maksud dan tujuan dengan sangat jelas sehingga dapat menarik pihak sponsor untuk mendukung acara. 4. Penjelasan Sasaran Acara Sasaran acara dibuat dengan acuan berupa sasaran pasar. Misalnya kita akan membuat sebuah event kesehatan tapi kalian mengajukan kepada
PROPOSAL AMSA-Indonesia 2019/2020
perusahaan rokok. Artinya hal tersebut tidak sesuai dengan sasaran. Jika ingin membuat sebuah event atau acara maka lebih baik sesuaikan dengan sasaran perusahaan yang sesuai. 5. Lokasi dan Jadwal Jelaskan dimana lokasi terselenggaranya acara atau kegiatan dan jadwal acara akan terselenggara. Lokasi biasanya sangat berpengaruh apakah diterima atau tidak oleh perusahaan. Biasanya perusahaan besar menerima jika lokasinya strategis. Jadi sebelum mengajukan proposal, lebih baik mencari lokasi yang benar benar bisa memasarkan target perusahaan. 6. Rincian Biaya Rincian biaya biasanya dibuat secara tepat dan akurat tentang berapa dana yang akan habis untuk acara tersebut dan berapa keuntungan yang akan didapat serta dana yang dibutuhkan untuk membuat acara yang akan diselenggarakan. 7. Anggota Jelaskan siapa saja komponen personel yang terlibat dalam kepanitian kegiatan. Bagian yang memberikan penjelasan tentang anggota event/acara yang dilakukan. Mulai dari Penanggung jawab, ketua panitia, wakil ketua panitia, bendahara, sekretaris dan lain sebagainya. 8. Penutup Bagian ini biasanya berupa simpulan singkat akan perlunya terselenggaranya kegiatan ini, dan seberapa pentingnya pertolongan dana yang dibutuhkan agar terlaksana acara yang akan dijalankan. Bagian penutup diakhiri dengan harapan dan ucapan terima kasih kepada pihak yang dimintai dana.
Finance and Partnership
Setelah kalian mencamtukan hal-hal pokok yang wajib terdapat dalam proposal, kalian harus m
sponsor untuk mengetahui lebih lanjut. Berikut beberapa tips membuat proposal sponsorship yang m
1
2
Simple namun meaningfull
Tujuan
Buatlah proposal yang simple, tidak berbelit-belit, to the point dan tentunya tidak meninggalkan sisi kualitas.
Buatlah tujuan sejelas mungkin dan rinci karena tujuan mewakili maksud dari acara tersebut diselenggarakan.
7
6
Penutup
Kemasan yang menarik perhatian
Menjelaskan bahwa kegiatan yang akan diselenggarakan akan berhasil dan memiliki manfaat, serta ucapkan terima kasih.
Buatlah proposal dalam kemasan yang menarik dan mudah dibaca, buat dalam bentuk yang unik, kreatif, dan memiliki daya tarik untuk dibaca dan disetujui.
AMSA-Indonesia 2019/2020
menambahkan beberapa hal ketika membuat proposal agar terlihat menarik dan mengikat hati pihak
menarik:
3 General Information Deskripsikan informasi umum yang perlu diketahui oleh pihak sponsor terkait dengan acara yang akan diajukan. Terdiri dari tempat, waktu, sasaran acara dan target perserta.
4 Detail Acara
5 Penawaran sponsor dan benefit yang didapat Buatlah tabel yang mudah dibaca dan dipahami, hingga lanjut ke paket sponsor yang ditawarkan.
Komponen dari detail acara, terdiri dari pengisi acara dan rincian anggaran.
Finance and Partnership
Pengalaman Sponsorship
Rasikha Tsamara
H
alo teman-teman! Perkenalkan nama saya Rasikha Tsamara, Representative of AMSA-Universitas Tarumanagara 2019/2020. Tenure lalu, AMSA-Untar diberikan kesempatan menjadi tuan rumah dari IMSTC (Indonesian Medical Students’ Training and Competition) 2019. Alhamdulillah, saya diberikan kepercayaan untuk menjadi Chief of Sponsorship. Pengalaman ini adalah pengalaman pertama saya menjadi Chief of Sponsorship. Pengalaman yang cukup memberikan banyak pelajaran bagi saya mengenai dunia per-sponsorship-an terutama untuk acara sebesar IMSTC 2019 yang didatangi oleh
lebih dari 200 delegasi dari AMSA-universitas seluruh Indonesia. Dalam kesempatan kali ini, saya akan mencoba untuk berbagi sedikit mengenai pengalaman saya menjadi Chief of Sponsorship. Semoga dapat membantu menjadi sebuah gambaran dan pembelajaran bagi Chief of Sponsorship di acara-acara nasional AMSA-Indonesia yang akan datang. Saat
mencari
saya dan tim saya menargetkan perusahaan yang bergerak di bidang kesehatan (seperti perusahaan obat, perusahaan alat kesehatan, laboratorium), perusahaan perbankan, dan perusahaan makanan/ minuman. Karena perusahaan-perusahaan di bidang tersebut berkaitan dengan kegiatan di IMSTC dan menurut kami besar kemungkinannya untuk memiliki ketertarikan pada acara ini. Selanjutnya, kami mulai mengumpulkan data-data sponsorship dari program-program kerja sebelumnya (baik dari AMSA-Untar, AMSAuniversitas lainnya, atau dari program organisasi di SMA), dan mencari contact person melalui website resmi perusahaan sponsorship,
AMSA-Indonesia 2019/2020 maupun dari teman-teman member yang memiliki koneksi dengan perusahaanperusahaan yang kami tuju. Kami juga mempersiapkan Proposal Sponsorship, Presentasi dan lain-lain yang dapat memudahkan kami menarik minat sponsor. Selama mencari sponsor kami mengalami beberapa hambatan, yang pertama adalah banyaknya data contact person yang sudah tidak dapat dihubungi, ataupun tidak membalas sehingga menyulitkan kami untuk berkomunikasi dan bernegosiasi. Kedua, rentang waktu yang terlalu sempit. Acara IMSTC 2019 dilaksanakan pada akhir Januari 2019 dan pengumuman pemenang bidding IMSTC 2019 ada pada sekitar bulan November 2018. Rentang waktu yang cukup sempit menyebabkan beberapa sponsor tidak bersedia mensponsori IMSTC karena menurut perusahaan-perusahaan tersebut, proposal sponsorship seharusnya diajukan kepada mereka berbulan-bulan sebelum acara dilaksanakan (sekitar 6-9 bulan sebelum acara). Ketiga, banyak perusahaan yang sudah mempersiapkan untuk pembukuan anggaran tahunan
perusahaan mereka / tutup buku, sehingga ada beberapa perusahaan yang tidak bersedia untuk mensponsori acara ini dan ada beberapa perusahaan yang bersedia untuk mensponsori, dengan catatan jumlahnya disesuaikan dengan sisa dana yang ada. Sehingga dana sponsorship yang diberikan tidak begitu banyak dan tidak sesuai dengan paket sponsorship yang ada. Setelah berdiskusi, solusi yang kami lakukan untuk menangani hambatan-hambatan tersebut adalah dengan mencari lagi dan memperbarui contact person yang dapat dihubungi (tetapi hal ini membutuhkan waktu yang cukup banyak untuk dilakukan, sedangkan tanggal pelaksanaan sudah semakin dekat), langsung mendatangi kantor perusahaan terkait sambil membawa proposal sponsorship, dan memperluas opsi perusahaan yang di hubungi (perusahaan lain di luar perusahaan pada target awal pencariaan sponsor). Kami juga mendapatkan beberapa sponsorship dari partner AMSA-Indonesia. Sekian yang dapat saya sampaikan, semoga bermanfaat! VIVA AMSA!
Finance and Partnership