FINANCE AND SPONSORSHIP BOOKLET AMSA-Indonesia 2021/2022
FOREW Sekar Rauda Putri Secretary of Finance and Partnership AMSA-Indonesia 2021/2022
Greetings, People of Tomorrow! Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan yang maha esa sehingga Finance and Sponosrhip Booklet ini dapat diselesaikan. Saat pandemi seperti ini banyak sekali kesulitan yang dihadapi untuk melakukan pencarian dana untuk suatu program kerja ataupun pemasukan tetap AMSA-universitas, sehingga tersusunlah booklet ini yang berisi materi untuk dapat membantu teman-teman di AMSA-universitas dalam menjalankan program kerja yang akan dilakukan, dengan adanya artikel tentang fundraising dengan judul “How To Be TOP PO” disini banyak sekali tips and tricks mengenai penjualan suatu produk yang bisa digunakan, dalam booklet ini juga terdapat artikel mengenai database yang bisa di gunakan untuk melakukan penyimpanan data penjualan yang lebih praktis, materi sponsorship dengan judul “Get To Know Sponsorship” juga di angkat mengingat penulisan proposal sponsorship yang sedikit berbeda dari proposal lainya dan juga cara-cara untuk mendapatkan suatu sponsor, dan ditutup dengan beberapa ide yang dapat di gunakan dalam pencarian dana dengan judul “Fundraising Ideas”. Semoga dengan adanya beberapa artikel ini dapat membuat perjalanan AMSA-universitas dalam mencari dana sedikit lebih mudah.
4
WORD Saya juga mengucapkan terima kasih kepada Secretary of Finance and Partnership AMSA-Indonesia 2020/2021, teman-teman Finance and Partnership Team 2020/2021, serta teman-teman Finance and Partnership Team 2021/2022 yang terlah berkontribusi dalam penulisan artikel dari Finance and Sponsorship Booklet kali ini. Terima kasih, AMSA-Indonesia. Viva AMSA! Amplifying Courage, Advancing Capabilities
04
CONTENTS 06 “HOW TO BE TOP PO ?” 07. FnP-Team Division Upgrading 1: How to be Top PO
12 “GET TO KNOW SPONSORSHIP” AMSA-Indonesia 2021/2022 13. FnP-Team Division Upgrading 2: Get To Know Sponsorship
AMSA-Indonesia 2021/2022 AMSA-Indonesia 2021/2022
Financial andFinance Sponsorship and Sponsorship Booklet 2021/2022 Booklet
05
16 “START WITH A DATABASE” 17. Start With A Database
20 “FUNDRAISING IDEAS” 21. Fundraising Ideas
06
HOW TO BE TOP PO?
AMSA-Indonesia 2021/2022 AMSA-Indonesia 2021/2022
and Sponsorship Booklet Financial andFinance Sponsorship Booklet 2021/2022
FnP-Team Division Upgrading 1: How To Be Top PO
07
Penulis: Karina Rahma Dewi Finance and Partnership Team AMSA-Indonesia 2021/2022 Universitas Diponegoro Narasumber: Feliza Beverly (TOP 1 PO AMSA-Indonesia 2020/2021) Kintan Pramesti (TOP 2 PO AMSA-Indonesia 2020/2021) Andhina Rachma (Best Overall FnP-Team AMSA-Indonesia 2020/2021)
P
ada FnP-Team Division Upgrading 1 yang telah dilaksanakan pada tanggal 3 November 2021, terdapat salah satu sesi acara yang menarik bertajuk “Keberhasilan TOP PO dan Best Overall ”. Sesi ini dikemas dengan bentuk talk show dan sharing dari para FnP-Team AMSA-Indonesia tenure 2020/2021 yang merupakan TOP 1 PO , TOP 2 PO , dan Best Overall FnP-Team AMSA-Indonesia 2020/2021, diantaranya kak Feliza, Kak Kintan, dan Kak Andhina. Mereka membagikan pengalaman-pengalaman berharga mereka kepada para FnP-Team AMSA-Indonesia tenure 2021/2022 terkait dengan bagaimana tips untuk mempersiapkan, mempromosikan , menjual , dan mendistribusikan segala hal yang berkaitan dengan penjualan. Pembawaan sesi ini yang terkesan santai dan ringan, memberikan kemudahan pada kami untuk menyerap gambaran pengalaman yang diberikan dan menjadikan kami lebih siap dengan one step kami masing-masing ketika masa PO dimulai nantinya. Berikut ini saya jabarkan terkait tips and trick bagaimana menjadi Top PO dibawah ini.
01. Persiapkan Dengan Matang Sebelum dilakukan pembukaan masa Pre-Order, biasanya Secretary of Finance and Partnership AMSA-Indonesia akan memberikan gambaran terkait tanggal dan durasi dari dibukanya Pre-Order tersebut. Hal ini perlu diberikan perhatian khusus untuk memulai memikirkan persiapan dan rencana yang matang.
08 Buat Start Awal Poin utama yang saya dapatkan terkait dengan pengalaman narasumber adalah mulai dengan approach secara personal ke orang-orang disekitar. Berikan mereka pemberitahuan di awal bahwa AMSA-Indonesia akan membuka pre-order dengan durasi waktu yang terbatas. Cara ini akan memberikan gambaran kepada para konsumen untuk mempersiapkan diri dan finansial selama masa pre-order berlangsung. Tidak jarang banyak konsumen yang memilih tidak membeli karena informasi yang serba mendadak dan persiapan dari pembeli kurang, sehingga hal ini tentunya akan berdampak pada tingkat pembelian.
Koordinasi Team Terapkan kerja efisien dengan melakukan rapat dengan FnP-Team dari AMSA-universitas. Rapat ini untuk membagi tupoksi kerja masing-masing dengan tujuan meningkatkan penjualan karena sebagian keuntungan akan masuk kedalam kas AMSA-universitas. Hal-hal yang dapat dilakukan pembagian diantaranya, membagi target promosi seluruh member AMSA kepada masing-masing FnP-Team, membantu melakukan pendataan, mempersiapkan akun Tokopedia untuk pendistribusian , dan membantu pendistribusian.
Kerja Sama Yang Baik Terlepas dari teamwork didalam divisi FnP AMSA-universitas, sangat perlu adanya jalinan kerja sama dengan para EB AMSA-universitas untuk membantu mempromosikan penjualan. Jalinan kerja sama di awal akan memberikan gambaran kepada EB untuk mengetahui perannya dalam membantu penjualan selama masa pre-order. Sehingga hal ini tidak dapat dipungkiri bahwa membutuhkan kerja sama dari beberapa pihak.
02. Mengatur Strategi Promosi Strategi dan promosi merupakan poin yang sangat diperlukan untuk mengatur arah dan tujuan kita sebagai penjual dan bertujuan mengenalkan barang barang apa saja yang kita jual. Strategi yang efektif akan memberikan efisiensi kerja untuk mendapat hasil yang semaksimal mungkin.
AMSA-Indonesia 2021/2022 AMSA-Indonesia 2021/2022
and Sponsorship Booklet Financial andFinance Sponsorship Booklet 2021/2022
09 Promosi Kreatif Penggunaan media dan sarana promosi merupakan hal yang sangat penting untuk membantu pembeli memvisualisasikan barang yang dijual. Desain dari poster dan gambar yang akan dikirimkan harus bersifat nyata dan menarik bagi pembacanya. Tata letak dan tulisan juga harus disesuaikan untuk menghindari mispersepsi.
Paket Bundling Informasi terkait produk yang akan diperjualkan, akan diinformasikan oleh Secretary of Finance and Partnership AMSA-Indonesia 2021/2022 pada awal sebelum pembukaan PO. Hal ini dapat dimanfaatkan untuk mulai mengatur strategi dengan membuat harga paket barang atau bundling sehingga terkesan lebih murah bagi pembeli. Tak jarang pembeli mudah tergiur dengan paket bundling yang ditawarkan.
Personal Approach Mengirimkan pemberitahuan pre-order di grup merupakan sarana yang BAIK untuk promosi, namun terdapat kemungkinan tidak semua anggota grup akan membaca dengan saksama. Untuk menghindari itu, melakukan approach secara personal merupakan pilihan yang tepat karena akan langsung menuju target pembelian dan konsumen menjadi lebih nyaman dan bebas untuk bertanya terkait barang yang ditawarkan.
Pantang Menyerah Promosi yang dilakukan terus menerus, tentunya dapat meluluhkan hati konsumen. Jangan mudah menyerah dalam melakukan promosi karena kunci dari penjualan adalah kegiatan promosi itu sendiri. Lakukan promosi di grup dan approach secara personal secara berkala untuk terus meningkatkan minat pembeli.
03. Pendataan Terstruktur Memasukkan data penjualan adalah hal yang harus dilakukan secara hati-hati dan teliti karena kesalahan akan menyangkut banyak pihak. Pembuatan data harus dikerjakan sesegera mungkin untuk mencegah human error seperti lupa dan hal lainnya. Input pendataan penjualan dapat dilakukan dengan 2 tips, diantaranya:
10 Google Form Pembuatan Google Form merupakan pilihan yang ringkas untuk membuat pendataan pembelian yang terstrukur. Para pembeli dapat memilih dan memasukkan barang yang mereka inginkan langsung melalui Google Form yang telah disediakan. Metode ini tentu akan menghemat waktu, namun kekurangan dari metode ini adalah seringnya terdapat double data pembelian akibat konsumen yang mengisi form 2 kali. Walaupun ringkas, data yang sudah masuk tetap harus di-crosscheck ulang untuk mencegah kurang atau kelebihan barang yang dibeli.
Data Mandiri Pendataan yang dilakukan secara mandiri atau manual mungkin akan memerlukan waktu yang lebih lama dan usaha yang lebih banyak. Kita harus meng-input pesanan pembeli satu persatu dalam data Microsoft Excel. Human error dari pengisian data ini lebih besar sehingga tetap perlu dilakukan pengecekan ulang. Namun, proses input dan pengecekan dapat dilakukan dalam waktu yang bersamaan dan data yang di-input merupakan data yang fix karena data tersebut didapatkan lansung dari approach personal.
04. Metode Pembayaran Terkait dengan pembayaran dari barang yang dibeli, Secretary of Finance and Partnership AMSA-Indonesia akan memberikan batas deadline untuk melakukan pembayaran. Tentunya sebagai FnP-Team, kita harus membuat deadline pembayaran barang sebelum waktu yang ditentukan oleh Secretary of Finance and Partnership AMSA-Indonesia untuk mencegah keterlambatan pembayaran.
Peraturan Pembayaran Merupakan peraturan yang dibuat terkait dengan pembayaran, diantaranya dari opsi platform pembayaran, dan batas tenggat pembayaran barang. Dalam kasus proses pembayaran yang bermasalah atau tertunda, terdapat 2 tips yang saya dapatkan , diantaranya:
AMSA-Indonesia 2021/2022 AMSA-Indonesia 2021/2022
Financial andFinance Sponsorship and Sponsorship Booklet 2021/2022 Booklet
11 a. Data pembelian barang akan dibatalkan Apabila hingga tenggat waktu, transaksi pembayaran belum dilakukan, maka ketegasan diperlukan untuk menghapus data pembelian, sehingga pesanan dibatalkan. b. Penggunaan kas AMSA-universitas terlebih dahulu Metode ini dapat dilakukan apabila banyak dari konsumen yang kesulitan membayar tepat waktu, sehingga pembayaran kepada AMSA-Indonesia akan ditanggung terlebih dahulu oleh kas AMSA-universitas sembari mengumpulkan uang pembayaran. Tentunya opsi ini cukup berisiko, namun perlu adanya kesepakatan tanggal tenggat pembayaran konsumen terkait. Sekian artikel mengenai “How to be TOP PO”, semoga tips dan trick yang diberikan dapat bermanfaat sebagai dasar dan referensi dalam membuat perencanaan kedepannya. Terima kasih.
12
GET TO KNOW SPONSORSHIP AMSA-Indonesia 2021/2022 AMSA-Indonesia 2021/2022
and Sponsorship Booklet Financial andFinance Sponsorship Booklet 2021/2022
FnP-Team Division Upgrading 2: Get To Know Sponsorship
13
Penulis: Zaki Mifta Nalalindra Tan Finance and Partnership Team AMSA-Indonesia 2021/2022 Universitas Padjadjaran
S
ponsorship adalah sebuah kegiatan dalam mendukung kebutuhan finansial maupun nonfinansial untuk sebuah organisasi, perorangan ataupun penyelenggara sebuah acara. Untuk proposal sponsorship adalah surat atau dokumen permintaan dana kepada beberapa perusahaan atau pihak pemilik dana seperti produsen sebuah produk ber-merk, bisa di bidang makanan, minuman, transportasi, telekomunikasi dan lain-lain yang biasanya bersifat formal. Banyak hal yang perlu diperhatikan dalam menyusul proposal sponsorship ataupun saat mengajukan sponsorhip
01. Benefit/Bentuk Kerja Sama Sponsorship • Potongan harga suatu produk atau jasa • Fresh Money • Souvenir • Voucher • Venue • Produk perusahaan
02. Perusahaan Target • Perusahaan yang pernah bekerja sama dengan kampus • Perusahaan yang dekat dengan kampus • Koneksi dan Privilege kenalan atau perusahaan orang tua • Perhatikan brand association • Pilihlah perusahaan dengan finansial yang stabil • Sebaiknya tidak mengajukan kerja sama pada akhir tahun karena perusahaan sedang tutup buku
13 03.
14
Langkah-langkah Mencari Perusahaan Untuk Menjadi Sponsor Acara
• Membuat list perusahaan yang akan diajak kerja sama • Membuat proposal sponsorship yang menarik • Menghubungi pihak sponsor untuk diberikan proposal sponsorship (dapat melalui telepon, e-mail, ataupun bertemu secara langsung) • Melakukan follow-up • Membuat janji temu untuk mendiskusikan kerja sama sponsorship yang akan dijalankan • Negosiasi • Menandatangani MoU (Memorandum of Understanding) • Membuat invoice pembayaran sponsorship sesuai kesepakatan • Membuat lembar pertanggungjawaban • Jagalah kerja sama yang baik agar suatu saat kita dapat menjalin kerja sama yang lebih baik lagi
04. Unsur-unsur Proposal Sponsorship • Halaman Cover Pada bagian cover terdapat judul, logo, tanggal dilaksanakannya suatu acara. Pada bagian ini haruslah didesain semenarik mungkin agar dapat membuat pihak yang diajak kerja sama lebih tertarik dan mudah membedakan proposal yang kita ajukan dengan proposal lainnya. • Latar Belakang Berisi alasan acara kita diadakan, penjelasan acara yang akan diadakan, dan juga profil organisasi kita. Dalam penulisannya, gunakanlah Bahasa Indonesia yang baik dan benar. • Maksud dan Tujuan Acara Berisi tujuan yang ingin dicapai pada acara yang akan diadakan. • Sasaran dan Target Acara Berisi siapa saja yang dapat menghadiri acara yang akan diadakan. Pada bagian ini pihak yang sponsor akan melihat apakah adanya kesesuaian dalam target yang ingin dicapai oleh kedua belah pihak.
AMSA-Indonesia 2021/2022 AMSA-Indonesia 2021/2022
Financial andFinance Sponsorship and Sponsorship Booklet 2021/2022 Booklet
15 • Lokasi dan Jadwal Menuliskan lokasi dan jadwal acara yang akan diadakan. Pihak sponsor akan melihat apakah acara yang akan diadakan memiliki waktu dan tempat yang diadakan cukup strategis atau tidak. • Rincian Biaya Menuliskan anggaran biaya rencana pengeluaran dan rencana pemasukan yang dibutuhkan acara yang akan diadakan. • Kepanitiaan Menuliskan kepanitiaan inti saja. • Penutup Berisi kesimpulan singkat mengenai pentingnya acara yang akan kita adakan dan juga ucapan terima kasih.
05.
Apa Saja Yang Dapat Kita Tawarkan Kepada Pihak Sponsor?
• Pemasangan logo pada publikasi acara • Ad-lib MC • Pemutaran iklan dari sponsor • Pemberian stand penjualan pada venue acara • Pemberian sesi presentasi oleh pihak sponsor
06. Tips And Trick Mendapatkan Sponsorship • Pahami secara menyeluruh acara yang akan kita adakan • Pahami apa saja yang akan kita tawarkan dalam kerja sama yang akan kita jalani • Cari tau mengenai perusahaan yang akan kita ajak kerja sama untuk memudahkan dalam mencari peluang dan juga pada proses negosiasi • Siapkanlah presentasi yang semenarik mungkin untuk bernegosiasi • Berpenampilan rapi dan juga bersikap sopan
13
16
START WITH A
DATABASE
AMSA-Indonesia 2021/2022 AMSA-Indonesia 2021/2022
and Sponsorship Booklet Financial andFinance Sponsorship Booklet 2021/2022
17
Start With A Database Penulis: Salsabila Aliyah Sosronegoro Finance and Partnership Team AMSA-Indonesia 2021/2022 Universitas Trisakti Narasumber: Giovanna Renee Tan Secretary of Finance and Partnership AMSA-Indonesia 2020/2021 Universitas Gadjah Mada
01. Get To Know About Database
D
atabase adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Database yang baik sangatlah penting terutama di zaman digital ini. Program pengelola database yang paling sederhana adalah Microsoft Excel dan Google Sheet. Microsoft Excel adalah software pengelolaan data berupa angka dari Microsoft. Sedangkan Google Sheets adalah aplikasi yang disediakan Google yang fungsinya sama dengan Excel, yaitu sebagai perhitungan data berupa angka, memasukkan data dan formula, formatting cells, dan membuat chart. Namun, apa sih perbedaan lainnya? Perbedaan
Microsoft Excel
Fungsionalitas dalam
Lebih banyak dan mampu
pengelolaan data
mengelola data yang besar
Google Sheet Cocok untuk pengguna yang membutuhkan fungsi-fungsi umum untuk keseharian Spreadsheet tersimpan
Kolaborasi
Tidak
dalam Google drive dan dapat dishare dalam pengguna lain
Offline dan Online
Hanya Offline
Harga
berbayar
Dapat diedit didalam kondisi Offline maupun Online Gratis
13
18
Setelah tau beberapa perbedaan Google Sheets dan Microsoft Excel di atas, kira-kira software manakah yang lebih baik untuk urusan pengelolaan data? Jawabannya, semua tergantung pada kebutuhan laporan atau perusahaan tempat kamu bekerja. Jika pekerjaan kamu memang lebih banyak bergelut dengan data, maka disarankan menggunakan Microsoft Excel.
02. Start From A Blank Spreadsheet! Nah setelah kalian menentukan ingin membuat database dengan platform apa, saatnya untuk menentukan layout dan pemaparan data. Berikut adalah langkah-langkah mudahnya: 1. Buatlah list informasi yang ingin kalian sajikan 2. Membangun layout penyajian data Ada beberapa komponen dalam menentukan layout: • Letak header. Vertikal, horizontal atau mix? Idealnya agar kalian dapat memanfaatkan fungsionalitas pengelolaan dalam spreadsheet secara maksimal, data sebaiknya memiliki orientasi yang vertikal. Data yang memiliki orientasi vertikal lebih mudah dikonversi menjadi grafik dan data. Adapun model di mana kalian memiliki column dan row header seperti contoh dibawah ini
AMSA-Indonesia 2021/2022 AMSA-Indonesia 2021/2022
Financial andFinance Sponsorship and Sponsorship Booklet 2021/2022 Booklet
19 • Urutan penyajian data Urutan penyajian data harus dipikirkan baik-baik sejak awal berdasarkan kenyamanan dan efisiensi kerja nanti saat data menjadi besar, karena setelah kalian sudah input data akan sulit sekali untuk mengubah layout tabel kalian. • Text format Jika mengelola keuangan dalam spreadsheet, janganlah kalian mengetikkan “Rp” satu per satu. Apalagi mengetikkan “.” atau “,” diantara nominal karena nanti kalian akan kesulitan untuk menggunakan formula yang tersedia dalam spreadsheet untuk menghitung data tersebut. Jika kalian sudah menggunakan formatting yang tepat, kalian cukup mengetikkan angkanya saja.
03. Common And Useful Formulas
13
20
FUNDRAISING IDEAS
AMSA-Indonesia 2021/2022 AMSA-Indonesia 2021/2022
Financial andFinance Sponsorship and Sponsorship Booklet 2021/2022 Booklet
21 Fundraising Ideas Penulis: Sekar Rauda Putri Secretary of Finance and Partnership AMSA-Indonesia 2021/2022 Maranatha Christian University
B
anyak sekali dari AMSA-universitas khususnya divisi di bidang finance yang kesulitan dalam mencari ide untuk melakukan pencarian dana setiap adanya program kerja yang membutuhkan dana dengan jumlah yang lumayan besar, ataupun untuk pemasukan rutin AMSA-universitas nya, berikut adalah beberapa ide yang dapat di gunakan dalam pencarian dana di AMSA-universitas.
01. Menjual Merchandise Berjualan merchandise ini lumayan ampuh untuk dicoba karena biasanya kita dapat mengambil untung yang lebih besar daripada jualan makanan. Barang yang dijual pun dapat bermacam–macam, misalnya sticker, gelang, gantungan kunci, kaos, botol minum, hoodie, tas serut, topi, kalender, dan sebagainya. Nah, jualan merchandise ini juga akan lebih menarik minat pembeli kalau ada harga paket, tetapi tetap harus memperhitungkan keuntungan ya dalam menentukan harga paket.
02. Menjual Makanan Kering Semenjak pandemi pencarian dana yang biasanya mengandalkan dari penjualan makanan yang dilakukan di universitas tidak dapat lagi kita lakukan, sehingga alternatif yang dapat dilakukan adalah dengan menjual makanan kering yang dapat dilakukan antarkota, makanan yang di jual harus dapat bertahan lama. Alternatif ini dapat kamu gunakan di saat pandemi dan dapat digunakan juga apabila keadaaan sudah kembali normal.
13
20 22
03. Melakukan Penjualan Di Momen Tertentu Di berbagai momen tertentu seperti event wisuda bisa menjadi sarana dalam mencari dana. Kamu bisa menjual berbagai jenis kado wisuda, seperti bunga, snack bouquet, boneka, atau balon wisuda. Menjual kado wisuda juga tidak terlalu sulit, kamu bisa merangkai bunga/makanan sendiri atau meminta penjual pertama untuk merangkaikannya secara langsung.
04. Dropshipper Bisnis dropshipper adalah kegiatan menjual barang dari supplier ke konsumen. Hanya saja kamu tidak perlu stok dan melakukan pengiriman barang-barang tersebut kepada pembeli, karena proses tersebut dilakukan oleh supplier atas nama kamu. Untuk penentuan harga kamu hanya perlu mengetahui standar yang ditentukan supplier dan kamu berhak menentukan harga yang lebih dari standar supplier untuk mendapatkan keuntungan.
05. Menjual Jasa Banyak sekali penjualan jasa yang dapat dilakukan untuk mendapatkan keuntungan, seperti jasa design, jasa menulis, ataupun jasa-jasa lainya yang bisa dilakukan oleh panitia, disini diperlukannya dedikasi dari panitia sehingga cara ini dapat berjalan dengan baik.
06. Garage Sale Salah satu cara yang sering digunakan untuk menggalang dana adalah berjualan barang bekas tetapi masih layak pakai. Biasanya, panitia dengan kompak menyumbangkan barang-barang second, mulai dari baju, buku, hingga collectible item, yang dijual dengan harga yang cukup terjangkau. Cari area yang cukup ramai untuk menarik minat calon pembeli, misalnya area sekitar universitas atau acara bazar.
AMSA-Indonesia 2021/2022 AMSA-Indonesia 2021/2022
and Sponsorship Booklet Financial andFinance Sponsorship Booklet 2021/2022
21 23
FOR FURTHER INQUIRIES
C O N TA C T U S !
CONTACT INFORMATION Sekar Rauda Putri Secretary of Finance and Partnership AMSA-Indonesia 2021/2022 Phone Number Official E-mail Personal E-mail LINE ID
: +6282286653165 : finance@amsaindonesia.org : Sekarrauda@gmail.com : Sekar023
Geraldus Sigap Gung Binathara Regional Chairperson AMSA-Indonesia 2021/2022 Phone Number Official E-mail Personal E-mail LINE ID
: +6281210257046 : rcindonesia@amsa-international.org chairperson@amsaindonesia.org : geraldus.sigap@gmail.com : geraldussigap