Revista

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION UNIVERSITARIA INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO “SANTIAGO MARIÑO” EXTENSIÓN BARINAS

SAIA Barinas.

Bachiller:

Ingeniería Industrial

Moreno Apure Ana Carley C.I: 23.001.800

Barinas, Febrero 2015.

¿Qué es un Manual Administrativo?

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.

Definiciones de algunos autores sobre lo que es un Manual Administrativo:

A. Reyes Ponce "Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa"

Graham Kellog

Continolo G.

"El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo".

"Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo".

Visión de los Manuales Administrativos

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la organización, su alcance se ve limitado unicamente por las exigencias de la administración.

Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y objetivos de la dirección de la misma.

Objetivos y beneficios De los Manuales Administrativos *Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización.

*Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa.

*Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones.

*Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita los conflictos inter-estructurales.

*Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización.

*Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios.

*Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás integrantes de la organización.

Indudablemente la elaboración y utilización de Manuales Administrativos también tiene sus limitantes las cuales en relación a los beneficios descritos son de menor importancia: - Su diseño y actualización tiene un alto costo en términos de tiempo y dinero.

- Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en algunas ocasiones son excesivamente rígidos y formales.

- Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusión por ser muy amplios en su contenido - Algunos de ellos son difíciles de interpretar y comprender, lo cual puede causar confusiones dentro del personal al momento de realizar sus funciones - Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en la mayoría

de los casos voluminosos en contenido - En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta para proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino está establecido debidamente en el Manual.

Clasificación De Los Manuales Administrativos Se presentan seis tipos de manuales de aplicación en las organizaciones empresarias: A.- Manual de Organización.

B.- Manual de Políticas.

C.- Manual de procedimientos y normas.

D.- Manual del especialista.

E.- Manual del empleado.

F.- Manual de Propósito múltiple.

1.- Manual de organización: El Manual de Organización es un documento normativo que contiene, de forma ordenada y sistemática, información sobre el marco jurídico-administrativo, atribuciones, antecedentes históricos, misión, visión, objetivos, organización y funciones de una dependencia o entidad.

Los Manuales de Organización por el alcance de su información se pueden clasificar en: Manual General de Organización.

Manual Específico de Organización.

2.- Manual de políticas: El Manual de Políticas es el contiene escritas en él las polí-

ticas establecidas por una institución, en este documento se indican la forma de proceder y los límites dentro de los cuales deben enmarcarse las actividades tendientes a alcanzar los resultados Institucionales.

Los Manuales de Políticas por el alcance de su información se clasifican en: Manuales Generales de Políticas.

Manuales específicos de Políticas.

3.- Manual de procedimientos y normas: El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades de una institución o unidad organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de las mismas, generalmente señalan quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades.

4.- Manual para especialistas: Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.

5.- Manual del empleado: Contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación.

Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, entre otros.

6.- Manual de propósitos múltiples: Reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.

Importancia de los Manuales Administrativos

¿Qué es un Organigrama?

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización.

Representan las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme y sintética de la estructura formal de una organización.

Desempeña un papel informativo.

Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación entre ellos.

REQUISITOS QUE DEBE TENER UN ORGANIGRAMA:  Un elemento (figuras).  La estructura de la organización (relación o subordinación existentes entre las unidades organizativas).  Los aspectos más importantes de la organización.  Las funciones.  Las relaciones entre las unidades estructurales.  Los puestos de mayor y aun los de menor importancia.  Las comunicaciones y sus vías (forma en cómo establecen las comunicaciones).  Las vías de supervisión.  Los niveles y los estratos jerárquicos.  Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización.  Las unidades de categoría especial.

TÉCNICAS PARA LA CREACIÓN DE UN ORGANIGRAMA:  Las casillas deben ser rectangulares.  Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano inmediato que va a recibir las órdenes del anterior.  Las líneas de nivel son siempre horizontales.  A las unidades de mando, las líneas de mando les caen siempre en forma vertical y por el lado superior del rectángulo.  Para los organigramas consultivos la línea que indica su relación de dependencia, es horizontal, tocándose por los lados menores del rectángulo.

Finalidad De Los Organigramas

Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.

Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.

Leer más: http://www.monografias.com/tr abajos26/organigramas/organigr amas.shtml#ixzz3R4goid9B

Muestra una representación de la división de trabajo, indicando: *Los cargos existentes en la compañía. *Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. *Como la autoridad se le asigna a los mismos.

FUNCIONES DE LOS ORGANIGRAMAS: Para la ciencia administración:

de

la

Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.

Para el área organización y sistema:

de

Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.

Para el área de administración de personal: El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.

Y en forma general sirve para: *Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización. *Comunicar organizativa. *Reflejar organizativos.

la

estructura

los

cambios

VENTAJAS DEL USO DE LOS ORGANIGRAMAS:

DESVENTAJAS DEL USO DE LOS ORGANIGRAMAS:

Obliga a sus autores aclarar sus ideas.

Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía.

Muestra quién depende de quién.

Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles.

Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.

Muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información.

No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta forma de medición.

Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien como es en realidad.

Tipos de Organigramas

Según su Naturaleza:

Microadministrativos : Pertenecen a una sola organización, ya sea en conjunto o bien, a alguna de las áreas que la conforman.

Macroadministrativos: Son la representación gráfica de más de una entidad.

Mesoadministrativos: En estos se representa a varias entidades de un sector o bien al sector en su totalidad.

Según el ámbito:

Generales: Aquí se representa a una cierta organización en su totalidad y las relaciones que existen dentro de esta.

Específicos: Representan a un departamento o área puntual de la entidad y cómo este se organiza.

Según la presentación:

Horizontales: En estos las unidades son desplegadas de izquierda a derecha colocando al titulas en el extremo izquierdo. Las relaciones entre las unidades se representas mediante líneas horizontales y las jerarquías se ordena en columnas.

Verticales: Las unidades se despliegan de arriba hacia abajo y el titular se ubica en el extremo superior y las jerarquías se despliegan de manera escalonada.

Mixtos: Estos son una combinaciĂłn de los dos anteriores, por lo que permiten un mayor despliegue.

SegĂşn el contenido:

Integrales: En ellos se representan todas las unidades administrativas de la empresa y las relaciones jerĂĄrquicas o de dependencia que se establecen entre las mismas.

Referencias Bibliogr谩ficas:

Fuentes Electr贸nicas: http://adminguidefca.blogspot.com/2012/03/concepto-demanual-de-proceso.html http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-losmanuales-administrativos.htm https://mdjesus.wordpress.com/2010/06/25/tipos-de-manualesadministrativos/ http://es.wikipedia.org/wiki/Organigrama http://www.monografias.com/trabajos26/organigramas/organigr amas.shtml