VALLI del VERBANO - Allegato 10

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli per unicigli sportelli unici Modelli di funzionamento istituzionale, organizzativo e gestionale POLO DI VALLI DEL VERBANO

Allegato

Sommario

1 Modello ict per la gestione dei documenti e dei procedimenti dello suap telematico ..5 1.1

Lo suap telematico ................................................................................................................ 5

1.2

I manuali delle procedure ..................................................................................................... 8

2 I contenuti della gestione documentale ................................................................... 11 2.1

Il documento informatico .................................................................................................... 11

2.2

I flussi nella gestione documentale ..................................................................................... 18

3 Infrastruttura per la gestione documentale .............................................................. 31 3.1

Il sistema di gestione documentale ..................................................................................... 31

3.2

Sistema di protocollo informatico e gestione documentale .............................................. 37

3.3

Sistema per la conservazione digitale e sostitutiva ............................................................ 50

4 Dotazioni ICT per lo suap telematico ........................................................................ 59 4.1

Il sistema informativo per lo SUAP ...................................................................................... 59

4.2

Sistema di acquisizione delle segnalazioni e delle domande (front end) ............................ 66

4.3

Sito web informativo ........................................................................................................... 77

4.4

Sistema di pagamento elettronico ...................................................................................... 81

4.5

Sistema gestione dei procedimenti amministrativi ............................................................. 82

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1 Modello ICT per la gestione dei documenti e dei procedimenti dello suap telematico

1.1 Lo suap telematico In questa documento si individua la dotazione richiesta per l’organizzazione del SUAP telematico come da indicazioni contenute nella normativa vigente e nel recente regolamento per il riordino del servizio.

In particolare la forma organizzativa qui rappresentata assolve quanto richiesto dal’art.38, Comma 3, lettera a), Legge 6 agosto 2008, n. 133: “*…+ lo sportello unico costituisce l'unico punto di accesso per il richiedente in relazione a tutte le vicende amministrative riguardanti la sua attività produttiva e fornisce, altresì, una risposta unica e tempestiva in luogo di tutte le pubbliche amministrazioni comunque coinvolte nel procedimento, ivi comprese quelle di cui all'articolo 14-quater comma 3, della legge 7 agosto 1990, n. 241”

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Ed ancora, nel DPR 7 settembre 2010 , n. 160 (Regolamento per la semplificazione ed il riordino della disciplina sullo sportello unico per le attività produttive) ai sensi dell'articolo 38 sopra citato, all’Art. 2 (Finalità e ambito di applicazione) comma 1 recita: “Per le finalità di cui all'articolo 38, comma 3, del decreto-legge, è individuato il SUAP quale unico soggetto pubblico di riferimento territoriale per tutti i procedimenti che abbiano ad oggetto l'esercizio di attività produttive e di prestazione di servizi, e quelli relativi alle azioni di localizzazione, realizzazione, trasformazione, ristrutturazione o riconversione, ampliamento o trasferimento, nonché' cessazione o riattivazione delle suddette attività, ivi compresi quelli di cui al decreto legislativo 26 marzo 2010, n. 59”.

E nel successivo comma 2 precisa come lo SUAP deve operare “Le domande, le dichiarazioni, le segnalazioni e le comunicazioni concernenti le attività di cui al comma 1 ed i relativi elaborati tecnici e allegati sono presentati esclusivamente in modalità telematica, secondo quanto disciplinato nei successivi articoli e con le modalità di cui all'articolo 12, commi 5 e 6, al SUAP competente per il territorio in cui si svolge l’attività o è situato l'impianto”.

E precisando al comma 3 che: “In conformita' alle modalita' di cui all'articolo 12, commi 5 e 6, il SUAP provvede all'inoltro telematico della documentazione alle altre amministrazioni che intervengono nel procedimento, le quali adottano modalita' telematiche di ricevimento e di trasmissione”.

1.1.1 Lo schema di riferimento Riprendendo quanto indicato nel documento principale, qui di seguito si precisa l’articolazione del modello di riferimento per l’avviamento e la gestione dello SUAP sotto il profilo della dotazione informatica e del modello per l’interazione telematica fra i diversi soggetti coinvolti nel procedimento amministrativo.

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CAPITOLO 1 – Modello ICT per la gestione dei documenti e dei procedimenti dello suap telematico

Schema 1 – Il modello tecnologico

Infrastruttura per la gestione documentale (prerequisiti)

Tecnologico (sistema informativo)

SUAP telematico (dotazioni specifiche)

Sistema di protocollo informatico e gestione documentale Sistema per la conservazione digitale e sostitutiva

Adeguamento del sistema per la gestione elettronica dei documenti e dei flussi documentali Realizzazione del sistema o acquisizione di un servizio per la conservazione digitale e sostitutiva

Sistema di acquisizione delle segnalazioni e delle domande (front end)

Installazione del sistema di acquisizione

Portale informativo (o area dedicata sul sito istituzionale)

Realizzazione del portale e caricamento della modulistica

Sistema di pagamento elettronico

Attivazione del sistema o acquisizione del servizio

Sistema gestione dei flussi procedurali

Realizzazione di un sistema di gestione dei flussi procedurali

Nel caso di gestioni associate, qui trattato, quanto indicato nella realizzazione dei sistemi e nelle dotazioni richieste si riferisce all’organizzazione ed alla gestione dell’ufficio unico, per la trattazione delle segnalazioni e delle comunicazioni, nelle sue modalità operative da e verso le imprese e gli altri soggetti coinvolti nel processo amministrativo e di controllo.

I comuni partecipanti alla gestione associata devono comunque conformarsi almeno alle dotazioni minime per la gestione documentale e per l’interscambio telematico dei documenti amministrativi.

Analoga necessità di predisposizione vale per l’interazione con gli enti partecipanti al procedimento ed ai controlli di merito.

Ove disponibile un’applicazione condivisa per la gestione dei procedimenti, il comune associato parteciperà al workflow amministrativo secondo le modalità previste dalla convenzione e dal manuale dei procedimenti (vedi seguito).

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1.2 I manuali delle procedure A compendio del modello organizzativo, sono stati elaborati due Manuali delle procedure: 1. SCIA telematica 2. Procedimento ordinario

I Manuali sono un supporto operativo per la gestione dei procedimenti a fronte di una varietà di tipologie procedimentali che vengono qui ricondotte a modelli di riferimento.

Nei Manuali sono descritti i modelli operativi che verranno adottati nei diversi casi di segnalazioni e istanze: 1. un modello generale per la SCIA articolato in diverse microfasi che prevedono le diverse casistiche.

2. quattro modelli generali per il Procedimento ordinario, più una microfase per la convocazione e la gestione della Conferenza di Servizi

Per ognuno dei due Manuali viene inoltre indicata la dotazione ICT, descritta e in questo documento nei suoi contenuti generali, adottata per il funzionamento dell’ufficio unico dello SUAP associato.

1.2.1 Scopo dei manuali Il primo è la definizione, condivisa fra tutti gli associati, delle modalità operative e del ruolo svolto dall’Ufficio Unico (responsabile del procedimento), comprese le modalità di interazione con i Comuni territorialmente competenti la segnalazione o l’istanza presentata e gli altri soggetti preposti al rilascio di pareri e conformità.

Il secondo è la determinazione di una omogeneità di comportamento e di modalità operative condivise fra i tutti i Comuni associati.

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CAPITOLO 1 – Modello ICT per la gestione dei documenti e dei procedimenti dello suap telematico

Il terzo è la definizione di modelli di flusso per l’implementazione informatica di workflow a supporto dell’operatività dello SUAP nel casi di adozione di un applicativo atto allo scopo.

1.2.2 Lo standard di notazione adottato nei manuali Per la descrizione dei procedimenti sono state adottate le metodologie BPM (Business Project Management) con la notazione standard BPMN 2.0 (www.omg.org/spec/BPMN/2.0/).

La BPMN è uno standard di rappresentazione, efficace e facile da comprendere anche da parte degli utenti, che permette la modellazione, la mappatura la descrizione e la modellizzazione dei processi La BPMN definisce il concetto di Business Process Diagram (BPD), ovvero un diagramma di tipo di flow chart, che consente di creare modelli grafici per le operazioni definite nei processi. Un modello di processo è quindi una rete di oggetti grafici che rappresentano attività e controlli di flusso, e definiscono l’ordine della loro esecuzione.

Un BPD è quindi composto da un insieme di elementi grafici che consentono uno sviluppo di diagrammi di flusso. Gli elementi grafici sono tali facilmente assimilabili e dopo un breve approccio risultano familiari alla maggior parte degli utenti. L’enfasi è posta sulla precisa intenzione di creare un meccanismo semplice per creare modelli di processi, gestendo nel contempo in forma sintetica le complessità degli stessi.

I Manuali sono stati redatti a utilizzando l’applicazione “ARIS Expres 2.3” della Software AG

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2 I contenuti della gestione documentale

2.1 Il documento informatico Il comma 1 dell’articolo 40 del DL 82/2005, meglio conosciuto col termine di CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), sancisce in maniera perentoria: “Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all' articolo 71”.

Tale articolo mette una sorta di sigillo a quanto espresso all’Articolo 23-ter: “Gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge”.

Con questo articolo il CAD indica la centralità nell’attività amministrativo di “atti, dati e documenti” formati e gestiti attraverso sistemi informatici presupponendo i documenti analogici (cartacei) come derivati da processi informatici definiti fonte di “informazione primaria ed originale” (fatto salvo i casi espressamente previsti per specifiche tipologie di “documenti unici” ancora da mantenere in formato analogico/cartaceo).

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Tali principi, seppur con diversi presupposti tecnologici, erano già stati affermati nel 1993 dal Dlgs n. 39, “Norme in materia di sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni pubbliche”, che all’art. 3, comma 1, afferma: “Gli atti amministrativi adottati da tutte le pubbliche amministrazioni sono di norma predisposti tramite i sistemi informativi automatizzati.”

Lo stesso articolo al comma 2, fornisce ancor meglio il quadro della possibile operatività informatizzata, affermando che: “Nell’ambito delle pubbliche amministrazioni l’immissione, la riproduzione su qualunque supporto e la trasmissione di dati, informazioni e documenti mediante sistemi informatici o telematici, nonché l’emanazione di atti amministrativi attraverso i medesimi sistemi, devono essere accompagnati dall’indicazione della fonte e del responsabile dell’immissione, riproduzione, trasmissione o emanazione. Se per la validità di tali operazioni e degli atti emessi sia prevista l’apposizione di firma autografa, la stessa è sostituita dall’indicazione a stampa, sul documento prodotto dal sistema automatizzato, del nominativo del soggetto responsabile”.

Nella pratica, tuttavia, si rileva che, nonostante quanto sopra indicato dalle disposizioni vigenti, il documento cartaceo è ancora prevalente nella formazione degli atti, nella gestione dei procedimenti e nell’interscambio documentale fra PA e verso imprese e cittadini.

Il CAD ed il Testo unico sulla documentazione amministrativa tendono comunque a considerare questi flussi cartacei come “residui” rispetto al primario trattamento informatico. Ne consegue che, la necessità di adeguamento delle amministrazioni deve essere rivolta principalmente alla propria riorganizzazione nella gestione delle attività amministrative e nell’interscambio informativo e documentale (interoperabilità) fra pubbliche amministrazioni e gestori di pubblici servizi, dove il processo amministrativo potrebbe essere quasi completamente informatizzato / dematerializzato.

2.1.1 Il ciclo del documento informatico Questo schema sintetizza il processo di gestione del documento informatico e la relazione con la rappresentazione analogica dei documenti.

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CAPITOLO 2 – I contenuti della gestione documentale

La relazione fondamentale è fra il documento informatico, formato o ricevuto secondo quanto previsto dalla normativa vigente e dalle tecnologie in uso, ed i sistemi di gestione dei documenti e degli archivi: 1. Sistema di protocollo informatico e gestione dei documentale (S1) 2. Sistema per la conservazione digitale e sostitutiva (S2)

La relazione fra documento e sistemi di gestione informatica è indispensabile, poiché il documento informatico può essere correttamente utilizzato e trattato (ricevuto, registrato, assegnato, inoltrato, classificato, fascicolato, archiviato, conservato, ricercato, ecc.) solo in tali condizioni.

Per le necessità di gestione dei documenti analogici, devono essere approntati appositi strumenti di conversione del formato del documento: 1. Da analogico a digitale (T1) 2. Da digitale a analogico (T2)

Le caratteristiche di tali sistemi e le procedure adottate devono consentire di mantenere la corrispondenza fra i due formati e garantire la conformità all’originale.

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COMPONENTI DEL SISTEMA S1

Sistema di protocollo informatico di gestione documentale

S2

Sistema di conservazione digitale (documenti informatici) e sostitutiva (documenti digitalizzati)

T1

Sistema di acquisizione digitale (dematerializzazione, copia immagine) dei documenti analogici

T2

Sistema per la stampa (copia analogica) dei documenti informatici, validazione manuale o con apposizione del timbro digitale

2.1.2 Caratteristiche del documento informatico (descrizione e requisiti) Il documento informatico Le pubbliche amministrazioni, ai sensi dell’articolo 40, comma 1, del Codice, formano gli originali dei propri documenti amministrativi informatici attraverso gli strumenti informatici riportati nel manuale di gestione ovvero acquisendo le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni di cui agli articoli 5-bis, 40-bis e 65 del Codice.

Il documento informatico è formato secondo una delle seguenti principali modalità:

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

redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software (formazione del documento elettronico);



acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico (ricezione tramite posta elettronica o su supporto digitale);



acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico (digitalizzazione di un documento cartaceo);



registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente (procedure online da portali e strumenti front-end telematici);



generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica (metodi e formati per l’interoperabilità fra sistemi in cooperazione applicativa).

CAPITOLO 2 – I contenuti della gestione documentale

Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione.

Il documento informatico, identificato in modo univoco e persistente, è memorizzato in un sistema di gestione informatica dei documenti (sistema di protocollo informatico e gestione documentale) o di conservazione digitale, la cui tenuta può anche essere delegata a terzi.

Le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate da operazioni quali: a. la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata; b. l’apposizione di una validazione temporale; c. il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa; d. la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino politiche di sicurezza; e. il versamento ad un sistema di conservazione.

Il documento amministrativo informatico assume le caratteristiche di immodificabilità e di integrità anche con la sua registrazione nel registro di protocollo, negli ulteriori registri, nei repertori, negli albi, negli elenchi, negli archivi o nelle raccolte di dati contenute nel sistema di gestione informatica dei documenti se conforme alla normativa vigente ed alle regole tecniche.

Copie per immagine su supporto informatico (digitalizzazione) di documenti analogici La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico (di cui all’articolo 22, commi 2 e 3, del CAD) è prodotta mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto.

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La copia per immagine di uno o più documenti analogici può essere sottoscritta con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia, Laddove richiesta dalla natura dell’attività, l’attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di un documento può essere inserita nel documento informatico contenente la copia per immagine.

L’attestazione di conformità, di cui all’articolo 23-ter, comma 3, del Codice, della copia informatica di un documento amministrativo analogico, formato dalla pubblica amministrazione, ovvero da essa detenuto, può essere inserita nel documento informatico contenente la copia informatica. Il documento informatico così formato è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata del funzionario delegato.

Tale attestazione di conformità di cui al comma 1, anche nel caso di uno o più documenti amministrativi informatici, effettuata per raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza del contenuto dell’originale e della copia, può essere prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia. Il documento informatico prodotto è sottoscritto con firma digitale o con firma elettronica qualificata del funzionario delegato.

Copie analogiche (stampa su carta) di documenti amministrativi informatici Ferma l’eventuale sottoscrizione dell’attestazione di conformità della copia analogica ad un documento amministrativo informatico da parte del funzionario delegato, al fine di assicurare la provenienza e la conformità del documento al documento amministrativo informatico, il medesimo può apporre elettronicamente, mediante appositi programmi, un contrassegno a stampa (timbro digitale) secondo le modalità previste nelle linee guida emanate da DigitPA, ai sensi dell’articolo 23-ter, comma 5, del Codice. I programmi atti alla verifica sono di libera e gratuita disponibilità.

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CAPITOLO 2 – I contenuti della gestione documentale

Registrazione di protocollo dei documenti ed acquisizione nel sistema di gestione documentale Il documento amministrativo informatico, formato secondo una delle modalità prescritte, è identificato e trattato nel sistema di gestione informatica dei documenti comprensivo del registro di protocollo e degli altri registri di cui all’articolo 53, comma 5, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, dei repertori e degli archivi, nonché degli albi, degli elenchi, e di ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti già realizzati dalle amministrazioni su supporto informatico, in luogo dei registri cartacei, di cui all’articolo 40, comma 4, del Codice, con le modalità descritte nel manuale di gestione.

Le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni presentate sono identificate e trattate come i documenti amministrativi informatici nel sistema di gestione informatica dei documenti.

Al documento amministrativo informatico viene associato l’insieme minimo dei metadati di cui all’articolo 53 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, fatti salvi i documenti soggetti a registrazione particolare. Al documento amministrativo informatico sono associati eventuali ulteriori metadati rilevanti ai fini amministrativi, definiti, per ogni tipologia di documento, nell’ambito del contesto a cui esso si riferisce, e descritti nel manuale di gestione.

Trasferimento dei documenti informatici nel sistema di conservazione Il trasferimento dei documenti informatici nel sistema di conservazione avviene generando un pacchetto di versamento nelle modalità e con il formato previsti dal manuale di conservazione.

I tempi entro cui i documenti informatici devono essere versati in conservazione sono stabiliti per le diverse tipologie di documento e in conformità alle regole tecniche vigenti in materia.

Il buon esito dell’operazione di versamento è verificato tramite il rapporto di versamento prodotto dal sistema di conservazione.

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2.2 I flussi nella gestione documentale I soggetti, i processi, i flussi e le reciproche relazioni che schematizzano un caso sono illustrati nella figura a lato.

Porta principale del flusso d'interazione amministrativa e di comunicazione, in entrata e in uscita, dell’amministrazione è senza dubbio il Registro di Protocollo (oggi da considerarsi “Informatico” in base alla normativa vigente) dove vengono registrati tutti i documenti in entrata e in uscita, o come recita l’ Art. 53 - comma 5 del DPR 445/2000 “Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici …”.

Dest i Mittente

Dest 1

Destt n

Processi amministrativi Ricezione (PEC/Carta)

Spedizione (PEC/Carta)

Workflow documentale

Archiviazione / Conservazione Documenti Messaggi

Documenti Messaggi Processi di trattamento dei flussi in entrata

flussi d’interscambio d’ingresso

Processi di trattamento dei flussi in uscita

Processi di gestione dei flussi d’interscambio

flussi d’interscambio d’uscita

Le “classi” di destinatari e mittenti sono declinabili essenzialmente in: 1. Pubbliche Amministrazioni e Gestori di Pubblici Servizi, 2. Professionisti e imprese (compreso le Agenzie di intermediazione), 3. Cittadini.

Alla prima classe appartengono tutti gli enti che ai sensi dell’articolo 1, comma 2 del decreto legislativo n.165/2001, sono considerate amministrazioni pubbliche: 

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le amministrazioni dello Stato

CAPITOLO 2 – I contenuti della gestione documentale



le aziende e le amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo



le regioni, le province, i comuni, le comunità montane



i consorzi e le associazioni dei predetti enti



gli istituti autonomi case popolari



le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, e le loro associazioni



gli enti pubblici non economici



gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative



le istituzioni universitarie



le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale

Un processo di trattamento documentale in entrata o uscita può essere scomposto nelle seguente fasi.

FASI DI TRATTAMENTO DEI DOCUMENTI IN ENTRATA (DE) Ricezione Registrazione di protocollo e gestione documentale Trasformazione Flusso interno

FASI DI TRATTAMENTO DEI DOCUMENTI IN USCITA (DU) Produzione documento Registrazione di protocollo e gestione documentale Trasformazione Flusso interno Spedizione

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Nel modello utilizzato i documenti originali, in ingresso e uscita, sono: 1. Documenti elettronici (documenti informatici, PEC) 2. Documenti analogici (cartacei)

La natura cartacea o elettronica del documento da trattare nelle fasi di entrata, uscita e di erogazione dei servizi determina la creazione di diversi modelli di flussi documentali.

Nelle tabelle che seguono, le attività documentali che necessitano di trattare un documento in forma cartacea o elettronica sono indicate con colori diversi. Ove indicato come “misto” i fascicoli sono composti da originali di differente formato (elettronico e cartaceo).

Elettronico

Misto

Cartaceo

2.2.1 Flussi in ingresso

Ricezione (documenti originali)

Trasformazione (acquisizione nel sistema documentale)

Protocollo (modalità di registrazione)

Gestione (archiviazione, trattamento e flusso)

Conservazione (a lungo termine)

E

NO

E

E

E

E

E

M

C

E

M

Caso 1 Documenti Fascicoli

Caso 2 Documenti

C

SI

E

Fascicoli

20

CAPITOLO 2 – I contenuti della gestione documentale

Ricezione (documenti originali)

Trasformazione (acquisizione nel sistema documentale)

Protocollo (modalitĂ di registrazione)

Gestione (archiviazione, trattamento e flusso)

Conservazione (a lungo termine)

NO

C

C

C

C

C

M

E

C

M

Caso 3 Documenti C Fascicoli Caso 4 Documenti

E

C

SI

Fascicoli

2.2.2 Flussi in uscita

Produzione (documenti originali)

Gestione (archiviazione, trattamento e flusso)

Protocollo (modalitĂ di registrazione)

Trasformazione (per spedizione)

Spedizione (strumenti di invio)

Conservazione (a lungo termine)

E

E E

E

NO

E

E E

E

E E

E

SI

C

E E

C

C C

C

NO

C

C C

C

M

C

SI

E

C

Caso 1 Documenti Fascicoli

Caso 2 Documenti Fascicoli

Caso 3 Documenti Fascicoli

Caso 4 Documenti Fascicoli

E

M

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La tabella seguente declina le fasi del processo descrittive di un flusso in attività elementari.

Tali attività elementari sono raggruppate in relazione a ogni singola attività considerando la natura elettronica (in verde) o cartacea (in giallo) o mista (in grigio) del documento da trattare.

2.2.3 Attività elementari nei flussi in ingresso FASE DEL PROCESSO

ATTIVITÀ ELEMENTARI

Ricezione (DE)

Ricezione da Ufficio Postale Ricezione da casella PEC Ricezione da casella PEC (AOO interoperabile)

Registrazione di protocollo

Registrazione e timbratura documento cartaceo

e gestione documentale (DE) Registrazione, timbratura e digitalizzazione documento cartaceo Registrazione, timbratura documento cartaceo e acquisizione documento PDF

1

Registrazione da PEC (AOO) interoperabile e acquisizione documento elettronico Registrazione da PEC e acquisizione documento elettronico 2

Registrazione da PEC e repository documento elettronico Trasformazione (DE)

Stampa documento elettronico (su carta) Fotocopiatura CC (copia conoscenza) 3

Validazione copia cartacea (manuale) Stampa documento elettronico (PDF) 4

Validazione copia stampabile (timbro digitale) Flusso interno (DE)

Smistamento e consegna all'ufficio destinatario Inoltro elettronico all'ufficio destinatario Assegnazione elettronica all'ufficio destinatario

22

CAPITOLO 2 – I contenuti della gestione documentale

2.2.4 AttivitĂ elementari nei flussi in uscita FASE DEL PROCESSO

ATTIVITĂ€ ELEMENTARI

Produzione documento (DU)

Stampa Sottoscrizione autografa Stampa PDF Sottoscrizione digitale

Registrazione di protocollo e ge-

Registrazione e timbratura documento cartaceo

stione documentale (DU) Registrazione, timbratura e digitalizzazione documento cartaceo Registrazione, timbratura documento cartaceo e acquisizione documento PDF Registrazione e acquisizione documento elettronico Registrazione e repository documento elettronico Trasformazione (DU)

Digitalizzazione originale cartaceo Validazione copia elettronica

5

Validazione copia stampabile (timbro digitale) Stampa documento elettronico protocollato Validazione copia cartacea (manuale) Flusso interno (DU)

Consegna all'ufficio protocollo Consegna all'ufficio posta

Spedizione (DU)

Preparazione posta prioritaria Preparazione posta raccomandata Affrancatura posta prioritaria Affrancatura posta raccomandata Consegna all'ufficio postale Predisposizione e invio manuale email (PEC) Invio tramite sistema informatico (PEC AOO interoperabile)

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Alcune precisazioni per la comprensione delle caratteristiche delle attività elementari.

1

PDF

Si intende un file salvato in tale formato, formato dalla stessa fonte dell’originale cartaceo che poi verrà sottoscritto, allo scopo di allegarlo al protocollo del documento o al fascicolo elettronico, anche se con valenza informativa e di accesso ai contenuti. Per la valutazione della validità giuridica di tali documenti, si richiama l’art. 3, comma 2 del Dlgs. 12 febbraio 1993, n. 39 e la normativa vigente in materia.

2

Repository

Il file elettronico originale (p7m o altro) viene conservato in una cartella sul server o salvato su altro dispositivo esterno (es.: CD Rom) al solo fine di archiviazione temporanea del file

3

Validazione della copia cartacea

Il processo che trasforma un documento, originariamente elettronico, in documento analogico conforme. Tale azione viene svolta dal responsabile della conservazione o comunque da personale addetto apponendo sulla copia stampata una dicitura (timbro e firma o altro metodo previsto dal regolamento) che ne attesti la conformità all’originale elettronico (da conservarsi comunque).

4

Validazione della copia stampabile

Il processo che trasforma un documento, originariamente informatico sottoscritto digitalmente (p7m), in documento elettronico (PDF) stampabile e conforme all’originale tramite l’apposizione del timbro digitale nel processo di creazione. Il documento stampato potrà essere validato per risalire all’originale che lo ha prodotto ed al suo sottoscrittore, tramite opportuna procedura informatica (timbro digitale).

24

CAPITOLO 2 – I contenuti della gestione documentale

5

Validazione della copia elettronica

Il processo che trasforma un documento, originariamente cartaceo, in documento elettronico conforme. Tale azione viene svolta dal responsabile della conservazione o comunque da personale addetto apponendo sulla copia digitalizzata la propria firma digitale (in qualità di pubblico ufficiale, responsabile della conservazione, ecc.) per attestarne la conformità all’originale analogico.

Nota sul tema delle copie analogiche o informatiche I termini e le modalità per la produzione e la validazione delle copie di documento originariamente informatici o analogici, anche attraverso processi di trasformazione, sono oggetto di specifiche norme tecniche cui far riferimento nei singoli casi di applicazione. Quanto sopra indicato ha uno scopo essenzialmente descrittivo dell’attività quotidiana al fine di individuare sommariamente i processi operativi da attivare.

2.2.5 Descrizione dei flussi documentali Lo schema seguente sintetizza i flussi documentali, informatici e cartacei, legati alla gestione dei procedimenti, individuando: 1. I flussi in ingresso (ricezione) e in uscita (spedizione) dell’interscambio amministrativo 2. La registrazione di protocollo e l’acquisizione dei documenti nel sistema archivistico 3. L’assegnazione per competenza e per conoscenza dei documenti ricevuti 4. I flussi interni legati alla gestione del procedimento 5. L’organizzazione e l a tenuta dell’archivio comunale

La gestione mista dei documenti comporta una doppia tenuta degli archivi per garantire la conservazione degli originali quando non è prevista la completa dematerializzazione dei processi, anche attraverso la digitalizzazione dei documenti cartacei e la loro conservazione sostitutiva in formato elettronico.

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RUOLI Addetto alla ricezione-spedizione Addetto alla registrazione di protocollo Assegnatario per competenza / Responsabile del procedimento Assegnatario per conoscenza Sub-assegnatario con competenze specifiche Responsabile del Protocollo informatico / Responsabile della conservazione/ Archivista

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CAPITOLO 2 – I contenuti della gestione documentale

FASI PROCEDIMENTO E GESTIONE DOCUMENTALE 0

Ricezione / Spedizione

1

Acquisizione documenti / Registrazione di protocollo / Classificazione / Assegnazione

2

Assegnazione per competenza/ Presa in carico / Apertura fascicolo / Gestione fascicolo / Chiusura fascicolo

3

Assegnazione per conoscenza

4

Sub-assegnazione per competenza / Presa in carico / Gestione fascicolo

COMPONENTI DEL SISTEMA A1

Archivio corrente / Fascicoli aperti (pratiche attive) e fascicoli chiusi nell’anno corrente

A2

Archivio di deposito / Fascicoli chiusi raccolti ed organizzati secondo criteri archivistici

A3

Archivio storico / Documenti e fascicoli archiviati (previo scarto) per la conservazione

S1

Sistema di protocollo informatico e gestione documentale

P1

Casella PEC

P2

Sito web istituzionale- Portale informativo

P3

Front-end operativo / Porta di dominio SPC

S2

Sistema di conservazione digitale (documenti informatici) e sostitutiva (documenti digitalizzati)

T1

Processo di trasformazione da cartaceo a digitale (digitalizzazione dei documenti)

2.2.6 Organizzazione dei fascicoli e tenuta dell’archivio L’organizzazione archivistica Nel DPR 445/2000 viene individuato il “Piano di classificazione” come strumento per classificare ed organizzare i documenti ed i fascicoli.. È uno degli strumenti, più importanti che si

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utilizzano nella gestione dell’archivio in formazione, la cui valenza metodologica è stata ribadita dalla normativa recente.

L’archivio, che come si è detto costituisce un insieme unitario, può essere distinto dal punto di vista organizzativo in tre fasi: 1. l’archivio corrente, che comprende i documenti ed i fascicoli necessari allo svolgimento delle attività in corso ed a quelle concluse nell’anno corrente: 2. l’archivio di deposito comprendente i documenti ed i fascicoli relativi ad affari conclusi, ma accessibili e disponibili per eventuale consultazione 3. l’archivio storico comprendente documenti selezionati per la conservazione permanente, accessibili alla consultazione in caso di necessità amministrativa o statistica.

La prima fase gestisce l’acquisizione e la formazione dei documenti, anche attraverso l’utilizzo delle nuove tecnologie con particolare attenzione per la loro conservabilità su supporti digitali. L’osservanza delle regole circa i requisiti tecnici del sistema di gestione e le caratteristiche dei documenti informatici, nonché l’individuazione di un responsabile del sistema di gestione documentale, in grado di garantire nel lungo periodo la conservazione autentica dei documenti elettronici.

La seconda fase gestisce i processi di conservazione a lungo termine dei documenti e dei fascicoli.

Al termine del periodo definito si opera la selezione dei documenti, operazione valutativa che può condurre a due esiti tra di loro contrastanti: la conservazione permanente dei documenti che rivestono un significativo valore di testimonianza storica, oltre che rilevanza giuridico probatoria, oppure lo scarto, cioè l’eliminazione fisica irreversibile dei documenti ritenuti di valore transitorio e strumentale, da effettuare con l’autorizzazione della competente Soprintendenza archivistica.

La terza fase gestisce la conservazione permanente dei documenti selezionati, mantenendo e rendendo comprensibili i legami originari tra i documenti, approntando gli opportuni

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CAPITOLO 2 – I contenuti della gestione documentale

strumenti descrittivi che consentano la ricerca di uno specifico documento e l’analisi dell’intero complesso documentale.

Questa metodologia, derivata dal trattamento dei documenti cartacei, viene adottata anche per i processi informatici, anche se, rispetto al mondo cartaceo, vengono meno alcune necessità, per esempio una rigida distinzione fra archivio corrente e di deposito (nel caso informatico si distingue essenzialmente fra ciò che è accessibile “in line” e “fuori linea” essendo visto il processo più in senso logico che fisico).

I fascicoli Il fascicolo è l’aggregazione organizzata di documenti ed è l'unità archivistica prevalente nelle metodologie archivistiche oggi in uso.

L'attività di fascicolazione, se correttamente condotta, è strategica per una efficace stratificazione dell'archivio. Si possono costituire sostanzialmente tre tipi di fascicolo: 1. fascicolo per affare 2. fascicolo per persona fisica o giuridica 3. fascicolo per attività

Il sistema documentale deve quindi necessariamente prevedere le forme di aggregazione e le modalità di organizzazione dei documenti.

L’art. 67, comma 2, del DPR 445/2000 cita esplicitamente i fascicoli e le serie, raccomandando di mantenerne l’ordinamento originario nel trasferimento dall’archivio corrente a quello di deposito. Fascicoli e serie sono quindi due modalità di organizzazione e aggregazione dei documenti secondo criteri logici predefiniti. I fascicoli sono registrati nell'apposito repertorio.

Formazione dei fascicoli informatici I fascicoli fanno parte del sistema di gestione informatica dei documenti. Eventuali aggregazioni documentali informatiche sono gestite nel sistema di gestione informatica dei documenti e sono descritte nel manuale di gestione. Ad esse si applicano le regole che identifi-

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cano univocamente l’aggregazione documentale informatica ed è associato un insieme minimo dei metadati definiti dalle regole tecniche.

Formazione dei registri e repertori informatici Il registro di protocollo e gli altri registri di cui all’articolo 53, comma 5, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, i repertori, gli albi, gli elenchi e ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti realizzati dalle amministrazioni su supporto informatico in luogo dei registri cartacei.

Le pubbliche amministrazioni gestiscono registri particolari informatici, espressamente previsti da norme o regolamenti interni, generati dal concorso di più aree organizzative omogenee con le modalità previste ed espressamente descritte nel manuale di gestione, individuando un’area organizzativa omogenea responsabile.

Trasferimento in conservazione Il responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, il coordinatore della gestione documentale provvede a generare, per uno o più fascicoli o aggregazioni documentali informatiche o registri o repertori informatici, un pacchetto di versamento che contiene i riferimenti che identificano univocamente i documenti informatici appartenenti al fascicolo o all’aggregazione documentale informatica.

Ai fascicoli informatici, alle aggregazioni documentali informatiche, ai registri o repertori informatici si applica quanto previsto per il documento informatico.

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CAPITOLO 2 – I contenuti della gestione documentale

3 Infrastruttura per la gestione documentale

3.1 Il sistema di gestione documentale Tutte queste amministrazioni hanno l’obbligo della realizzazione di un “sistema informativo automatizzato finalizzato alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi” almeno nella sua definizione di “nucleo minimo” che consente, oltre alla tenuta informatica del registro, anche la gestione dei documenti informatici e, in base all’ultimo aggiornamento del CAD, delle “comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica” intesa sia come caselle PEC “istituzionali” (art. 54 – comma 2ter e art.

57bis – comma 2), sia come caselle PEC collegate con la casella del Protocollo Informatico (art. 47 – comma 3) che secondo le altre modalità di interscambio (ed anche di interoperabilità) previste (art. 47 - commi 1 e 2).

Inoltre, proprio il CAD, all’art. 2 - comma 2, indica che le disposizioni in esso contenute “si applicano alle pubbliche amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, nel rispetto del riparto di competenza di cui all’articolo 117 della Costituzione, nonché alle società, interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione,

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come individuate dall’Istituto nazionale di statistica (ISTAT) ai sensi dell’articolo 1, comma 5, della legge 30 dicembre 2004, n. 311” ribadendo poi all’art.3 - comma 1 che “I cittadini e le imprese hanno diritto a richiedere ed ottenere l'uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con le pubbliche amministrazioni, con i soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, e con i gestori di pubblici servizi ai sensi di quanto previsto dal presente codice”.

Il quadro che si delinea individua quindi una tipologia di flussi che sono direttamente legati ai processi dematerializzazione indicati dal CAD che già oggi dovrebbero essere praticati da tutte le Pubbliche Amministrazioni.

In particolare va sottolineato che tutte le amministrazioni qui individuate: 

dispongono, o dovrebbero disporre, di almeno una casella PEC collegata con il sistema di Protocollo (AOO)



sono tenute ad accettare documenti informatici e trasmissioni telematiche, come indicato dalla normativa, se conformi alle regole tecniche vigenti



dal 28 aprile 2011 sono tenute a utilizzare la PEC per l’interscambio amministrativo.

3.1.1 Caratteristiche generali del sistema Lo schema di seguito rappresentato, sintetizza tutti i componenti del sistema di gestione dei documenti considerando centrale il documento informatico.

Vengono presi in considerazione: 1. i sistemi e gli strumenti per il front-end e l’interscambio dei documenti (P1, P2, P3) 2. i sistemi per la registrazione (protocollo), la gestione, l’archiviazione e la conservazione dei documenti (S1, S2) 3. i sistemi e le procedure per la sicurezza dei dati e dei documenti e per la continuità operativa (S3)

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CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale

Il CAD, ed in parte il testo unico 445/2000, delineano in maniera precisa e rigorosa tali necessitĂ , con particolare attenzione agli aspetti organizzativi, funzionali ed operativi legati al processo amministrativo.

Le regole tecniche, vigenti o in via di revisione (processo di costante aggiornamento assolutamente indispensabile considerando l’evoluzione tecnologica), definiscono gli aspetti tecnologici e gli standard di riferimento.

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COMPONENTI DEL SISTEMA A1

Archivio corrente / Fascicoli aperti (pratiche attive) e fascicoli chiusi nell’anno corrente

A2

Archivio di deposito / Fascicoli chiusi raccolti ed organizzati secondo criteri archivistici

A3

Archivio storico / Documenti e fascicoli archiviati (previo scarto) per la conservazione

P1

Casella PEC istituzionale (associata al protocollo informatico)

P2

Sito web istituzionale/ Portale operativo (servizi online)

P3

Porta di dominio SPC

S1

Sistema di protocollo informatico e gestione documentale

S2

Sistema di conservazione digitale (documenti informatici) e sostitutiva (documenti digitalizzati)

S3

Sistemi di backup (sicurezza dei dati) e per la continuità operativa (disaster recovery)

T1

Processo di trasformazione da cartaceo a elettronico (digitalizzazione dei documenti analogici)

T2

Processo di trasformazione da elettronico a cartaceo (stampa dei documenti informatici)

3.1.1.1 ASPETTI SPECIFICI DELLA TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Modalità di trasmissione dei documenti informatici mediante l’utilizzo della posta elettronica Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi di posta elettronica certificata ai sensi del DPR 11 febbraio 2005, n. 68 o tramite messaggi conformi ai sistemi di posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME definito nelle specifiche pubbliche RFC 821-822, RFC 2045 e 2049 e successive modificazioni.

Modalità di trasmissione dei documenti informatici in cooperazione applicativa Inoltre, lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo, può essere effettuato attraverso messaggi trasmessi in cooperazione applicativa, secondo quanto previsto

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CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale

dal D.P.C.M. 1 aprile 2008 recante le regole tecniche e di sicurezza per il funzionamento del Sistema pubblico di connettività.

3.1.2 Riferimenti normativi 3.1.2.1 REALIZZAZIONE DI SISTEMI INFORMATIVI AUTOMATIZZATI (DLGS. 12 FEBBRAIO 1993, N. 39) Art. 1 1. Le disposizioni del presente decreto disciplinano la progettazione, lo sviluppo e la gestione dei sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e degli enti pubblici non economici nazionali, denominate amministrazioni ai fini del decreto medesimo.

2. L’utilizzazione dei sistemi informativi automatizzati di cui al comma 1 risponde alle seguenti finalità: a. miglioramento dei servizi; b. trasparenza dell’azione amministrativa; c. potenziamento dei supporti conoscitivi per le decisioni pubbliche; d. contenimento dei costi dell’azione amministrativa.

3. Lo sviluppo dei sistemi informativi automatizzati di cui al comma 1 risponde ai seguenti criteri: a. integrazione ed interconnessione dei sistemi medesimi; b. rispetto degli standard definiti anche in armonia con le normative comunitarie; c. collegamento con il sistema statistico nazionale.

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4. Allo scopo di conseguire l’integrazione e l’interconnessione dei sistemi informativi di tutte le amministrazioni pubbliche, le regioni, gli enti locali, i concessionari di pubblici servizi sono destinatari di atti di indirizzo e di raccomandazioni *…+.

Art. 2 1. Le amministrazioni provvedono di norma con proprio personale alla progettazione, allo sviluppo ed alla gestione dei propri sistemi informativi automatizzati.

2. Ove sussistano particolari necessità di natura tecnica, adeguatamente motivate, le amministrazioni possono conferire affidamenti a terzi, anche tramite concessione *…+.

3. In ogni caso le amministrazioni sono responsabili dei progetti di informatizzazione e del controllo dei risultati *…+.

Art. 3 1. Gli atti amministrativi adottati da tutte le pubbliche amministrazioni sono di norma predisposti tramite i sistemi informativi automatizzati.

2. [omissis]

3.1.2.2 REALIZZAZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE DOCUMENTALE (DPR 445/2000)

Articolo 52 (R) - Il sistema di gestione informatica dei documenti 1. Il sistema di gestione informatica dei documenti, in forma abbreviata "sistema" deve: a. garantire la sicurezza e l'integrità del sistema; b. garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita; c. fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali; d. consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;

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CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale

e. consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali; f.

garantire la corretta organizzazione dei documenti nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato.

3.1.2.3 POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (DECRETO LEGISLATIVO 7 MARZO 2005, N. 82) Articolo 6. - Utilizzo della posta elettronica certificata.

1. Per le comunicazioni di cui all' articolo 48, comma 1 , con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica, le pubbliche amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificata. La dichiarazione dell'indirizzo vincola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dell'invio, tramite posta elettronica certificata, da parte delle pubbliche amministrazioni, degli atti e dei provvedimenti che lo riguardano

3.2 Sistema di protocollo informatico e gestione documentale 3.2.1 Caratteristiche del sistema Registrazione di protocollo dei documenti informatici Ad ogni messaggio ricevuto o spedito da una area organizzativa omogenea corrisponde un’ unica operazione di registrazione di protocollo, che si riferisce all’intero messaggio. Alla registrazione di protocollo vengono associate le ricevute generate dal sistema di protocollo informatico e, nel caso di registrazione di messaggi di posta elettronica certificata spediti, anche le ricevute rilasciate dal sistema di posta certificata correlate al messaggio oggetto di registrazione.

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Ciascuna amministrazione istituisce, per ogni area organizzativa omogenea, una casella di posta elettronica certificata direttamente associata al registro di protocollo da utilizzare per la protocollazione dei messaggi ricevuti e spediti. L’indirizzo di tale casella è riportato nell’indice delle amministrazioni e nel manuale di gestione di cui all’articolo 5, nonché pubblicato sul sito dell’amministrazione.

Ciascuna amministrazione può definire specifiche caselle di posta elettronica certificata specializzate per trattare peculiari particolari tipologie documentali anche oggetto di registrazione particolare. Gli indirizzi di tali caselle sono riportati nell’indice delle amministrazioni e nel manuale di gestione, nonché pubblicati nel sito dell’amministrazione Impronta del documento informatico Nell’effettuare l’operazione di registrazione di protocollo dei documenti informatici l’impronta, di cui all’articolo 53, comma 1, lettera f), del DPR 445/2000, va calcolata per ciascun documento informatico associato alla registrazione di protocollo. La funzione hash da impiegare per la generazione dell’impronta di cui al comma 1 è definita nella deliberazione CNIPA del 21 maggio 2009, n. 45, e successive modificazioni, recante le regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico.

Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico Il sistema di protocollo informatico deve assicurare: a. l’univoca identificazione ed autenticazione degli utenti; b. la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri; c. la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati; d. la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale da garantirne l’identificazione.

Il sistema di protocollo informatico deve consentire il controllo differenziato dell’accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppo di utenti ed il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e l’individuazione del suo autore.

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CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale

Le registrazioni delle attivitĂ rilevanti svolte da ciascun utente devono essere protette da modifiche non autorizzate.

Il contenuto del registro informatico di protocollo deve essere riversato su supporti informatici alla fine della giornata lavorativa garantendone l’immodificabilità e deve essere conservato da soggetto diverso dal responsabile della gestione documentale appositamente nominato da ciascuna amministrazione.

3.2.2 Riferimenti normativi 3.2.2.1 PROTOCOLLO INFORMATICO (DPR 445/2000) Articolo 53 (R) - Registrazione di protocollo 1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni: a. numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b. data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c. mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; d. oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e. data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili; f.

l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.

2. Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno stesso giorno.

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3. L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo * effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell'operatore, garantendo la completezza dell'intera operazione di modifica o registrazione dei dati.

4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sono specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo.

5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.

Articolo 55 (R) - Segnatura di protocollo 1. La segnatura di protocollo è l'apposizione o l'associazione all'originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.

Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono: a. il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato all'articolo 57; b. la data di protocollo; c. l'identificazione in forma sintetica dell'amministrazione o dell'area organizzativa individuata ai sensi dell'articolo 50, comma 4.

2. L'operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all'operazione di registrazione di protocollo.

3. L'operazione di segnatura di protocollo può includere il codice identificativo dell'ufficio cui il documento è assegnato o il codice dell'ufficio che ha prodotto il documento, l'indice di

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CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale

classificazione del documento e ogni altra informazione utile o necessaria, qualora tali informazioni siano disponibili già al momento della registrazione di protocollo.

4. Quando il documento è indirizzato ad altre amministrazioni ed è formato e trasmesso con strumenti informatici, la segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni di registrazione del documento. L'amministrazione che riceve il documento informatico può utilizzare tali informazioni per automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto.

5. Con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità per l'informatica nella pubblica Amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sono stabiliti il formato e la struttura delle informazioni associate al documento informatico ai sensi del comma 4.

3.2.2.2 (DECRETO LEGISLATIVO 7 MARZO 2005, N. 82) Articolo 40-bis. - Protocollo informatico.

1. Formano comunque oggetto di registrazione di protocollo ai sensi dell'articolo 53 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 , le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica di cui agli articoli 47, commi 1 e 3 , 54, comma 2-ter e 57-bis, comma 1 , nonché le istanze e le dichiarazioni di cui all'articolo 65 in conformità alle regole tecniche di cui all' articolo 71 .

Articolo 76. - Scambio di documenti informatici nell'ambito del Sistema pubblico di connettività.

1. Gli scambi di documenti informatici tra le pubbliche amministrazioni nell'ambito del SPC, realizzati attraverso la cooperazione applicativa e nel rispetto delle relative procedure e regole tecniche di sicurezza, costituiscono invio documentale valido ad ogni effetto di legge.

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3.2.2.3 GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI (DECRETO LEGISLATIVO 7 MARZO 2005, N. 82) Articolo 61 (R) - Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi 1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell'articolo 50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.

2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.

3. Il servizio svolge i seguenti compiti: a. attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni; b. garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo unico; c. garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53; d. cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile; e. conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti; f.

garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69;

g. autorizza le operazioni di annullamento di cui all'articolo 54; h. vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente testo unico da parte del personale autorizzato e degli incaricati.

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CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale

Articolo 64(R) - Sistema di gestione dei flussi documentali 1. Le pubbliche amministrazioni provvedono in ordine alla gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati, valutando i relativi progetti in termini di rapporto tra costi e benefici, sulla base delle indicazioni fornite dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione.

2. I sistemi per la gestione dei flussi documentali che includono i procedimenti amministrativi di cui al comma 1 è finalizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicità, di efficacia dell'azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla legge.

3. Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il sistema di gestione informatica dei documenti.

4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d'archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo.

Articolo 65 (R) - Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali 1. Oltre a possedere i requisiti indicati all'articolo 52, il sistema per la gestione dei flussi documentali deve : a. fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato; b. consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento; c. fornire informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio; d. consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter dei procedimenti complessi.

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Articolo 70 (R) - Aggiornamenti del sistema 1. Le pubbliche amministrazioni devono assicurare, per ogni aggiornamento del sistema, il pieno recupero e la riutilizzazione delle informazioni acquisite con le versioni precedenti.

3.2.2.4 SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI (DPR 445/2000) Articolo 62 (R) - Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema 1. Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile.

2. E' consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.

3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone, in relazione all'evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.

4. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva.

Articolo 63 (R) - Registro di emergenza 1. Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica.

Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema. (R) 2. Qualora l'impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo può au-

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CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale

torizzare l'uso del registro di emergenza per periodi successivi di non piĂš di una settimana.

Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.

(R) 3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente. (R) 4. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l'identificazione univoca dei documenti registrati nell'ambito del sistema documentario dell'area organizzativa omogenea. (R) 5. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.(R)

3.2.2.5 TRASMISSIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI (DECRETO LEGISLATIVO 7 MARZO 2005, N. 82) Articolo 45. - Valore giuridico della trasmissione.

1. I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale .

2. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all'indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore.

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Articolo 47. - Trasmissione dei documenti attraverso la posta elettronica tra le pubbliche amministrazioni.

1. Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza .

2. Ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni sono valide se: a. sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata; b. ovvero sono dotate di segnatura di protocollo di cui all'articolo 55 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 ; c. ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all' articolo 71 ; d. ovvero trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.

3. Le pubbliche amministrazioni e gli altri soggetti di cui all' articolo 2, comma 2 , provvedono ad istituire e pubblicare nell'Indice PA almeno una casella di posta elettronica certificata per ciascun registro di protocollo. La pubbliche amministrazioni utilizzano per le comunicazioni tra l'amministrazione ed i propri dipendenti la posta elettronica o altri strumenti informatici di comunicazione nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali e previa informativa agli interessati in merito al grado di riservatezza degli strumenti utilizzati.

Articolo 48. - Posta elettronica certificata.

1. La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 , o mediante altre soluzioni tecnologiche individuate con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentito DigitPA .

2. La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata ai sensi del comma 1 , equivale, salvo che la legge disponga diversamente, alla notificazione per mezzo della posta.

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CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale

3. La data e l'ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso ai sensi del comma 1 sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 , ed alle relative regole tecniche, ovvero conformi al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri di cui al comma 1 .

3.2.2.6 DISPOSIZIONI URGENTI IN MATERIA DI SEMPLIFICAZIONE E DI SVILUPPO. (DECRETO-LEGGE 9 FEBBRAIO 2012, N. 51) Art. 6 - Comunicazione di dati per via telematica tra amministrazioni 1. Sono effettuate esclusivamente in modalità telematica in conformità alle disposizioni di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni: a. le comunicazioni e le trasmissioni tra comuni di atti e di documenti previsti dai regolamenti di cui al decreto del Presidente della Repubblica 3 novembre 2000, n.

396 e al decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 1989, n. 223, nonché dal testo unico delle leggi per la disciplina dell'elettorato attivo e per la tenuta e la revisione delle liste elettorali, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 marzo 1967, n. 223; b. le comunicazioni tra comuni e questure previste dai regolamenti di cui al regio decreto 6 maggio 1940, n. 635, e al decreto del Presidente della Repubblica 31 agosto 1999, n. 394; c. le comunicazioni inviate ai comuni dai notai ai fini delle annotazioni delle convenzioni matrimoniali a margine dell'atto di matrimonio ai sensi dell'articolo 162 del codice civile; d. le trasmissioni e l'accesso alle liste di cui all'articolo 1937 del decreto legislativo 15 marzo 2010, n. 66.

2. Con uno o più decreti del Ministro dell'interno, di concerto con il Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione, sentita la Conferenza Stato-città ed autonomie locali, da emanare entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore del presente decreto, sono disciplinati le modalità e i termini per l'attuazione del comma 1, lettere a), b) e c).

3. Con uno o più decreti del Ministro dell'interno, di concerto con il Ministro della difesa, da emanare entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore del presente decreto, sono disciplinati le modalità e i termini per l'attuazione del comma 1, lettera d).

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3.2.2.7 CONTINUITÀ OPERATIVA E SICUREZZA DEI SISTEMI (DECRETO LEGISLATIVO 7 MARZO 2005, N. 82) Articolo 50-bis. - Continuità operativa.

1. In relazione ai nuovi scenari di rischio, alla crescente complessità dell'attività istituzionale caratterizzata da un intenso utilizzo della tecnologia dell'informazione, le pubbliche amministrazioni predispongono i piani di emergenza in grado di assicurare la continuità delle operazioni indispensabili per il servizio e il ritorno alla normale operatività.

2. Il Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione assicura l'omogeneità delle soluzioni di continuità operativa definite dalle diverse Amministrazioni e ne informa con cadenza almeno annuale il Parlamento.

3. A tali fini, le pubbliche amministrazioni definiscono: a. il piano di continuità operativa, che fissa gli obiettivi e i principi da perseguire, descrive le procedure per la gestione della continuità operativa, anche affidate a soggetti esterni. Il piano tiene conto delle potenziali criticità relative a risorse umane, strutturali, tecnologiche e contiene idonee misure preventive. Le amministrazioni pubbliche verificano la funzionalità del piano di continuità operativa con cadenza biennale; b. il piano di disaster recovery, che costituisce parte integrante di quello di continuità operativa di cui alla lettera a) e stabilisce le misure tecniche e organizzative per garantire il funzionamento dei centri di elaborazione dati e delle procedure informatiche rilevanti in siti alternativi a quelli di produzione. DigitPA, sentito il Garante per la protezione dei dati personali, definisce le linee guida per le soluzioni tecniche idonee a garantire la salvaguardia dei dati e delle applicazioni informatiche, verifica annualmente il costante aggiornamento dei piani di disaster recovery delle amministrazioni interessate e ne informa annualmente il Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione.

4. I piani di cui al comma 3 sono adottati da ciascuna amministrazione sulla base di appositi e dettagliati studi di fattibilità tecnica; su tali studi è obbligatoriamente acquisito il parere di DigitPA .

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CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale

Articolo 51. - Sicurezza dei dati, dei sistemi e delle infrastrutture delle pubbliche amministrazioni .

1. Con le regole tecniche adottate ai sensi dell' articolo 71 sono individuate le modalità che garantiscono l'esattezza, la disponibilità, l'accessibilità, l'integrità e la riservatezza dei dati, dei sistemi e delle infrastrutture .

1-bis. [omissis] 2. I documenti informatici delle pubbliche amministrazioni devono essere custoditi e controllati con modalità tali da ridurre al minimo i rischi di distruzione, perdita, accesso non autorizzato o non consentito o non conforme alle finalità della raccolta.

2-bis. Le amministrazioni hanno l'obbligo di aggiornare tempestivamente i dati nei propri archivi, non appena vengano a conoscenza dell'inesattezza degli stessi . particolare resi facilmente reperibili e consultabili i dati di cui all' articolo 54 .

2. Il DigitPA svolge funzioni consultive e di coordinamento sulla realizzazione e modificazione dei siti delle amministrazioni centrali .

3. Lo Stato promuove intese ed azioni comuni con le regioni e le autonomie locali affinché realizzino siti istituzionali con le caratteristiche di cui al comma 1.

3.2.2.8 REGOLE TECNICHE (DECRETO LEGISLATIVO 7 MARZO 2005, N. 82) Articolo 71. - Regole tecniche.

1. Le regole tecniche previste nel presente codice sono dettate, con decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri o del Ministro delegato per la pubblica amministrazione e l'innovazione, di concerto con i Ministri competenti, sentita la Conferenza unificata di cui all'articolo 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281, ed il Garante per la protezione dei dati personali nelle materie di competenza, previa acquisizione obbligatoria del parere tecnico di DigitPA. 1-bis. [Abrogato]

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1-ter. Le regole tecniche di cui al presente codice sono dettate in conformità alle discipline risultanti dal processo di standardizzazione tecnologica a livello internazionale ed alle normative dell'Unione europea.

2. Le regole tecniche vigenti nelle materie del presente codice restano in vigore fino all'adozione delle regole tecniche adottate ai sensi del presente articolo.

3.3 Sistema per la conservazione digitale e sostitutiva 3.3.1 Caratteristiche del sistema Il sistema di conservazione digitale In attuazione di quanto previsto dall’articolo 44, comma 1, del CAD, il sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico dal produttore fino all’eventuale scarto, la conservazione, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, dei seguenti oggetti in esso conservati, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità: a. i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati; b. i fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali informatiche con i metadati ad essi associati, contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti documentali che appartengono al fascicolo o all’ aggregazione documentale.

Le componenti funzionali del sistema di conservazione assicurano il trattamento dell’intero ciclo di gestione dell’oggetto conservato nell’ambito del processo di conservazione. 3. Il sistema di conservazione garantisce l’accesso all’oggetto conservato, per il periodo prescritto dalla norma, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico.

Gli oggetti della conservazione sono trattati dal sistema di conservazione in pacchetti informativi che si distinguono in:

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CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale

a. pacchetti di versamento; b. pacchetti di archiviazione; c. pacchetti di distribuzione.

Ai fini dell’interoperabilità tra i sistemi di conservazione, i soggetti che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici adottano le specifiche della struttura dati emanate dalle autorità competenti, almeno per la gestione dei pacchetti di archiviazione.

Modelli organizzativi della conservazione Il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti che garantiscono la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se esistente.

Ai sensi dell'articolo 44 del Codice, la conservazione può essere svolta: a. all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare; b. affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso DigitPA.

Le pubbliche amministrazioni realizzano i propri processi di conservazione all’interno della struttura organizzativa che produce il documento informatico o affidando tali processi a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all’articolo 44-bis, comma 1, del CAD, fatte salve le competenze del Ministero per i beni e le attività culturali ai sensi del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n 42, e successive modificazioni.

Ruoli e responsabilità della tenuta dell’archivio conservazione Nel sistema di conservazione si individuano almeno i seguenti ruoli: a. produttore; b. utente; c. responsabile della conservazione.

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I ruoli di produttore e utente sono svolti indifferentemente da persone fisiche o giuridiche interne o esterne al sistema di conservazione, secondo i modelli organizzativi definiti.

Il produttore, responsabile del contenuto del pacchetto di versamento, trasmette tale pacchetto al sistema di conservazione secondo le modalità operative di versamento definite nel manuale di conservazione.

L’utente richiede al sistema di conservazione l’accesso ai documenti per acquisire le informazioni di interesse nei limiti previsti dalla legge. Tali informazioni vengono fornite dal sistema di conservazione secondo le modalità previste Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato.

Sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. Tale delega è formalizzata, esplicitando chiaramente il contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato.

Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato. Tale ruolo può essere svolto dal responsabile della gestione documentale ovvero dal coordinatore della gestione documentale, ove nominato.

Resta ferma la competenza del Ministero per i beni e le attività culturali in materia di tutela dei sistemi di conservazione degli archivi pubblici o privati che rivestono interesse storico particolarmente importante.

Affidamento della conservazione a soggetti esterni La conservazione può essere affidata ad un soggetto esterno, secondo i modelli organizzativi indicati, mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l’obbligo del rispetto del manuale di conservazione predisposto dal responsabile della stessa.

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CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale

Il soggetto esterno a cui è affidato il processo di conservazione assume il ruolo di responsabile del trattamento dei dati come previsto dal Codice in materia di protezione dei dati personali.

Il processo di conservazione Il processo di conservazione prevede: a. l’acquisizione da parte del sistema di conservazione del pacchetto di versamento per la sua presa in carico; b. la verifica che il pacchetto di versamento e gli oggetti contenuti siano coerenti con le modalità previste dal manuale di conservazione e con quanto indicato per i formati degli oggetti destinati alla conservazione; c. il rifiuto del pacchetto di versamento, nel caso in cui le verifiche di cui alla lettera b. abbiano evidenziato delle anomalie; d. la generazione, anche in modo automatico, del rapporto di versamento relativo ad uno o più pacchetti di versamento, univocamente identificato dal sistema di conservazione e contenente un riferimento temporale, specificato con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), e una o più impronte, calcolate sull’intero contenuto del pacchetto di versamento, secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione; e. l’eventuale sottoscrizione del rapporto di versamento con la firma digitale o firma elettronica qualificata apposta dal responsabile della conservazione, ove prevista nel manuale di conservazione; f.

la preparazione e la gestione del pacchetto di archiviazione sulla base delle specifiche della struttura dati prevista e secondo le modalità riportate nel manuale della conservazione;

g. la preparazione e la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata, ove prevista nel manuale di conservazione, del pacchetto di distribuzione ai fini dell’esibizione richiesta dall’utente; h. ai fini della interoperabilità tra sistemi di conservazione, la produzione dei pacchetti di distribuzione coincidenti con i pacchetti di archiviazione; i.

la produzione di duplicati informatici o di copie informatiche effettuati su richiesta degli utenti in conformità a quanto previsto dalle regole tecniche in materia di formazione del documento informatico;

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j.

la produzione delle copie informatiche al fine di adeguare il formato di cui all’articolo 11, in conformità a quanto previsto dalle regole tecniche in materia di formazione del documento informatico;

k. lo scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di conservazione alla scadenza dei termini di conservazione previsti dalla norma, dandone informativa al produttore; l.

nel caso degli archivi pubblici o privati, che rivestono interesse storico-artistico particolarmente importante, lo scarto del pacchetto di archiviazione avviene previa autorizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali rilasciata al produttore secondo quanto previsto dalla normativa vigente in materia.

Fatto salvo quanto previsto dal d. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 in ordine alla tutela, da parte del Ministero per i beni e le attività culturali, sugli archivi e sui singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico, i sistemi di conservazione delle pubbliche amministrazioni e i sistemi di conservazione dei conservatori accreditati, ai fini della vigilanza da parte di DigitPA su questi ultimi, prevedono la materiale conservazione dei dati e delle copie di sicurezza sul territorio nazionale e garantiscono un accesso ai dati presso la sede del produttore e misure di sicurezza conformi a quelle stabilite dal presente decreto.

Modalità di esibizione Fermi restando gli obblighi previsti in materia di esibizione dei documenti dalla normativa vigente, il sistema di conservazione permette ai soggetti autorizzati l’accesso diretto, anche da remoto, al documento informatico conservato, attraverso la produzione di un pacchetto di distribuzione secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione.

Formati degli oggetti destinati alla conservazione I documenti informatici destinati alla conservazione utilizzano i formati previsti dall’autorità competente in materia ovvero i formati scelti dal responsabile della conservazione il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a garantire l’integrità della presentazione, l’accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico.

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CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale

Sicurezza del sistema di conservazione Nelle pubbliche amministrazioni, il responsabile della conservazione, di concerto con il responsabile della sicurezza e, nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali, anche con il responsabile dell’ufficio di cui all’articolo 17 del CAD, provvede a predisporre, nell’ambito del piano generale della sicurezza, il piano della sicurezza del sistema di conservazione, nel rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e dal disciplinare tecnico di cui all’allegato B del medesimo decreto, nonché in coerenza con quanto previsto dagli articoli 50-bis e 51 del Codice e dalle relative linee guida emanate da DigitPA. Le suddette misure sono descritte nel manuale di conservazione.

I soggetti privati appartenenti ad organizzazioni che già adottano particolari regole di settore per la sicurezza dei sistemi informativi adeguano il sistema di conservazione a tali regole.

Gli altri soggetti possono adottare quale modello di riferimento le regole di sicurezza indicate dagli articoli 50-bis e 51 del CAD e dalle relative linee guida emanate da DigitPA.

3.3.2 Riferimenti normativi 3.3.2.1 GESTIONE DELL’ARCHIVIO E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI (DECRETO LEGISLATIVO 7 MARZO 2005, N. 82) Articolo 42. - Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni.

1. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefìci il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell' articolo 71 .

Articolo 43. - Riproduzione e conservazione dei documenti.

1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la

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conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell' articolo 71 .

2. Restano validi i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento già conservati mediante riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro processo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.

3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell' articolo 71 .

4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle pubbliche amministrazioni e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico ai sensi delle disposizioni del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 .

Articolo 44. - Requisiti per la conservazione dei documenti informatici 1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura : a. l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell'amministrazione o dell'area organizzativa omogenea di riferimento di cui all'articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 ; b. b) l'integrità del documento; c. c) la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari; d. il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 , e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto.

1-bis. Il sistema di conservazione dei documenti informatici è gestito da un responsabile che opera d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all'articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 , e, ove previsto, con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi

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CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale

di cui all'articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 , nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza.

1-ter. Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall' articolo 43 e dalle regole tecniche ivi previste, nonché dal comma 1 ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche.

3.3.2.2 CIRCOLARE DIGITPA N. 59 DEL 29 DICEMBRE 20111 Modalità per presentare la domanda di accreditamento da parte dei soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.

La presente circolare indica le modalità con le quali i soggetti, pubblici e privati, che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici (di seguito denominati "conservatori") e intendono conseguire il riconoscimento dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza, devono presentare a DigitPA domanda di accreditamento per la conservazione dei documenti informatici ai sensi dell'art. 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell'amministrazione digitale (di seguito indicato "CAD").

Requisiti richiesti L'art. 44-bis, comma 2, del CAD stabilisce che si applichino ai conservatori gli stessi criteri di accreditamento previsti per i certificatori di firma digitale. In particolare in attuazione di quanto disposto dal CAD agli articoli 26 e 27 sui certificatori, all'art. 29 (ad eccezione del comma 3, lettera a) sull'accreditamento e all' art. 31 sulla vigilanza, i conservatori devono: 1. dimostrare l'affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria per svolgere l'attività di conservazione; 2. utilizzare personale dotato delle conoscenze specifiche, dell'esperienza e delle competenze necessarie per i servizi forniti, in particolare della competenza a livello gestionale, della conoscenza specifica nel settore della gestione documentale e conservazione documenti informatici e della dimestichezza con procedure di sicurezza appropriate e che sia in grado di rispettare le norme del CAD e le regole tecniche previste dall'art. 43 del CAD in materia di sistema di conservazione di documenti informatici;

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3. applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e conformi a tecniche consolidate; 4. utilizzare sistemi affidabili e sicuri di conservazione di documenti informatici realizzati e gestiti in conformità alle disposizioni e ai criteri, standard e specifiche tecniche di sicurezza e di interoperabilità contenute nei decreti delle regole tecniche previste dal CAD; 5. adottare adeguate misure di protezione dei documenti idonee a garantire la riservatezza, l'autenticità, l'immodificabilità, l'integrità e la fruibilità dei documenti informatici oggetto di conservazione come descritte nel manuale di conservazione parte integrante del contratto/convenzione di servizio.

Il conservatore, se soggetto privato, in aggiunta a quanto previsto dai precedenti punti, deve inoltre: 1. avere forma giuridica di società di capitali e un capitale sociale di almeno 200.000 Euro i. v.; 2. garantire il possesso, oltre che da parte dei rappresentanti legali, anche da parte dei soggetti preposti alla amministrazione e dei componenti degli organi preposti al controllo, dei requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso banche ai sensi dell'art. 26 del decreto legislativo 1° settembre 1993, n. 385 recante il “Testo unico delle leggi in materia bancaria e creditizia".

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CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale

4 Dotazioni ICT per lo suap telematico

4.1 Il sistema informativo per lo SUAP 4.1.1 Caratteristiche generali Il sistema informatico a supporto dell’operatività dello SUAP telematico riprende tutte le caratteristiche del sistema digestione documentale in merito a modalità di ricezione, trattamento, archiviazione e conservazione dei documenti e dei fascicoli nell’ambito del procedimento amministrativo. Infatti, in questo documento tali caratteristiche sono considerate il prerequisito per l’avviamento del servizio.

In aggiunta a questa dotazione infrastrutturale sono richieste specifiche dotazione per lo SUAP che sono principalmente: 

una specifica casella PEC, dichiarata per la presentazione delle pratiche telematiche;



un’area dedicata del portale web (o in un portale autonomo) per l’accesso alle informazioni sui procedimenti e sulla documentazione da presentare, per lo scarico

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dei moduli e dei formulari, per le modalità di pagamento degli oneri, e per le informazioni pubbliche sullo stato di avanzamento delle pratiche; 

un portale di front-end per la formazione assistita e per la validazione dei moduli e dei formulari necessari alla presentazione delle comunicazioni, delle segnalazioni e, se possibile, delle istanze del procedimento ordinario;



una sezione del portale con la possibilità di accedere, previa autenticazione, allo stato di avanzamento delle proprie pratiche;



uno specifico applicativo informatico per la gestione dei procedimenti.

Inoltre, se disponibile, un sistema di pagamento elettronico, della possibilità del pagamento degli oneri (imposte e diritti di segreteria) per le pratiche da presentare allo SUAP. L’insieme di questi elementi, generali (prerequisiti) e specifici (dotazioni dello SUAP telematico), formano la piattaforma a supporto dell’attività amministrativa svolta dallo SUAP per la sua relazione con le imprese e con gli altri uffici, enti e soggetti coinvolti nel procedimento.

4.1.2 Nucleo minimo Come esplicitato nel testo dell'Allegato “Modalità telematiche di comunicazione e trasferimento dei dati tra il SUAP e i soggetti coinvolti nel procedimento”, nelle more dell'adozione di soluzioni tecnologiche più adeguate e performanti, le funzioni istituzionali del SUAP possono essere comunque svolte attraverso il possesso dei seguenti requisiti tecnici minimi:

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

casella di PEC istituzionale, a cui fa riferimento il SUAP, per ricevere la documentazione dalle imprese; inviare le ricevute e gli atti relativi ai procedimenti; trasmettere atti, comunicazioni e relativi allegati alle altre amministrazioni comunque coinvolte nel procedimento e ricevere dalle stesse comunicazioni e atti in formato elettronico;



firma digitale rilasciata al Responsabile dello Sportello, per la sottoscrizione degli atti in formato elettronico;

CAPITOLO 4 - Dotazioni ICT per lo suap telematico



applicazione software per la lettura di documenti firmati digitalmente.

La verifica della firma e la successiva estrazione dei documenti firmati può essere effettuata con qualsiasi software in grado di elaborare file firmati in modo conforme alla deliberazione CNIPA n.45 del 21 maggio 2009 ...;



protocollazione informatica della documentazione in entrata e in uscita, per la certificazione della corrispondenza, come previsto dal DPR 445 del 28 dicembre 2000 e dal DPCM del 31 ottobre 2000;



sito web del SUAP o area ad esso riservata nell'ambito del sito istituzionale, in cui siano pubblicate informazione sui procedimenti amministrativi oltre alle modulistiche di riferimento e che preveda la possibilità per gli utenti di verificare lo stato di avanzamento delle pratiche. Quest'area web può anche essere collocata all'interno di portali realizzati da una forma associativa di appartenenza, dalla Provincia o dalla Regione di riferimento.

La descrizione che segue considera sia la condizione di attuazione dello SUAP telematico nella versione “nucleo minimo” che la sua implementazione più evoluta.

4.1.3 Descrizione del sistema Lo schema seguente sintetizza gli elementi del sistema e le possibili relazioni (considerando i flussi informativi e documentali) secondo quanto richiesto per la realizzazione dello SUAP telematico, ma che sia in grado di gestire casi di presentazione cartacea nella fase in deroga attualmente in vigore.

Gli elementi costituitivi del sistema sono: 

Infrastruttura di gestione documentale che comprende: a. Strumenti per la formazione e la lettura del documento informatico (D1) b. Sistemi per la ricezione e la trasmissione telematica dei documenti tramite PEC (P1) c. Sistema di protocollo informatico e gestione documentale (S1) d. Strumenti e procedure per ricezione/trasmissione dei documenti cartacei (D2) e l’acquisizione nel sistema documentale (T1) e per la produzione di copie analogiche di documenti informatici (T2)

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1. Sistema per la conservazione digitale e sostitutiva dei documenti e dei fascicoli (S2) 

Portale informativo (P2) che metta a disposizione: a. Informazioni sui procedimenti, sui moduli e sui documenti necessari per ciascun procedimento, i tempi svolgimento, gli oneri dovuti, ecc. b. Moduli, formulari ed allegati richiesti per ciascun procedimento e modalità di compilazione e presentazione c. Modalità di pagamento degli oneri dovuti per le differenti tipologie di procedimento d. Fornire le informazioni ad accesso libero sullo stato di avanzamento delle pratiche



Portale per il fronte end operativo (P3) che consenta al presentante (cittadino, professionista o impresa) di: a. Predisporre in modalità assistita le differenti tipologie di moduli, domande o quant’altro richiesto per la presentazione di segnalazioni (SCIA, ecc.) o simili b. Fornire informazioni, previo accreditamento, sullo stato di avanzamento delle proprie pratiche



Applicazione informatica per la gestione dei procedimenti (P4) che consenta al SUAP di: a. Gestire le differenti tipologie di procedure ed il workflow amministrativo b. Pubblicare sul portale le informazioni sullo stato di avanzamento delle pratiche in modalità automatica e renderle accessibili previa autenticazione dell’utente c. Fornire statistiche sul funzionamento del servizio e sui tempi di espletamento delle pratiche d. Sistemi di pagamento elettronico disponibili sul portale (P2/P3) così come indicato all’art. 13. “Sistemi di pagamento” del DPR 160/2010 – Allegato: Modalità telematiche di comunicazione e trasferimento dei dati tra il SUAP e i soggetti coinvolti nel procedimento.

Gli elementi indicati nei punti 1 e 2 costituiscono il “nucleo minimo” individuato dal legislatore per l’attivazione dello SUAP telematico.

62

CAPITOLO 4 - Dotazioni ICT per lo suap telematico

Gli elementi indicati nei punti 3, 4 e 5 costituisco l’implementazione di un sistema avanzato cosÏ come previsto dalle norme e dalle raccomandazioni tecniche.

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici

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4.1.4 Flussi documentali ed amministrativi nella gestione associata dello SUAP Quanto previsto nella dotazione strumentale viene qui applicato ai flussi documentali al fine di individuare le relazioni ed i ruoli all’interno del procedimenti gestiti dallo SUAP. Lo schema sintetizza i flussi, individuando:

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

I diversi ruoli coinvolti nel processo



I flussi di relazione con il front-end



I flussi di back-office



L’utilizzo dei diversi strumenti e sistemi ICT



La gestione delle pratiche e la costituzione dell’archivio

CAPITOLO 4 - Dotazioni ICT per lo suap telematico

RUOLI Addetto alla ricezione-spedizione Addetto alla registrazione di protocollo Responsabile del procedimento Sub-assegnatario con competenze specifiche / Referente SUAP comune associato Responsabile della conservazione/ Responsabile del Protocollo informatico Ente o soggetto esterno

FASI PROCEDIMENTO E GESTIONE DOCUMENTALE 0

Ricezione / Spedizione

1

Acquisizione documenti / Registrazione di protocollo / Classificazione / Assegnazione

2

Assegnazione per competenza/ Presa in carico / Apertura fascicolo / Chiusura fascicolo

3

Sub-assegnazione per competenza / Inoltro per competenza territoriale (comune associato)

4

Inoltro per competenza (enti e soggetti esterni) / Comunicazione per conoscenza

COMPONENTI DEL SISTEMA A1

Archivio corrente / Fascicoli aperti (pratiche attive) e fascicoli chiusi nell’anno corrente

A2

Archivio di deposito / Fascicoli chiusi raccolti ed organizzati secondo criteri archivistici

A3

Archivio storico / Documenti e fascicoli archiviati (previo scarto) per la conservazione

S1

Sistema di protocollo informatico e gestione documentale

P1

Casella PEC

P2

Sito web istituzionale- Portale informativo

P3

Front-end operativo / Porta di dominio SPC

P4

Sistema informatico per la gestione dei procedimenti e del workflow amministrativo

S2

Sistema di conservazione digitale (documenti informatici) e sostitutiva (documenti digitalizzati)

T1

Processo di trasformazione da cartaceo a digitale (digitalizzazione dei documenti)

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4.2 Sistema di acquisizione delle segnalazioni e delle domande (front end) L’Allegato al DPR 160/2010 “Modalità telematiche di comunicazione e trasferimento dei dati tra il SUAP e i soggetti coinvolti nel procedimento” indica una serie di funzionalità operative che il Portale (nazionale “impresainungiorno”, regionale o locale) devono mettere a disposizione degli utenti.

Invio della pratica telematica La pratica SUAP è trasmessa al Portale o al sito istituzionale del SUAP tramite Web Browser, previa autenticazione informatica secondo le modalità previste dal CAD, ovvero in allegato ad un messaggio PEC indirizzato alla casella PEC individuata da ciascun SUAP e pubblicata nel Portale.

Ricevute telematiche La ricevuta di pratica SUAP è emessa in modalità automatica dal Portale o dal sito istituzionale del SUAP tramite Web Browser, previa autenticazione informatica e secondo le modalità previste dal CAD, ovvero dalla casella PEC del SUAP, ed è firmata digitalmente dal responsabile del procedimento o dal responsabile del SUAP. Altre comunicazioni Le comunicazioni e i provvedimenti relativi alla pratica SUAP sono resi accessibilidal Portale o dal sito istituzionale del SUAP tramite Web Browser, previa autenticazione informatica secondo le modalità previste dal CAD, ovvero inviati dalla casella PEC del SUAP, e sono firmati digitalmente dal responsabile del procedimento o dal responsabile del SUAP. Accesso alle pratiche presentate il Portale rende disponibile tramite Web Browser un'area riservata ad ogni utente al fine della gestione delle pratiche telematiche.

L'utente accede all'area riservata tramite autenticazione informatica secondo le modalità previste dal CAD.

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CAPITOLO 4 - Dotazioni ICT per lo suap telematico

Dall'area riservata sarà possibile consultare informazioni sullo stato avanzamento della pratica SUAP e accedere alle informazioni previste dall'art 4, comma 3, punto b del regolamento.

Specifiche tecniche per la cooperazione Le pubbliche amministrazioni interessate devono adottare la modalità di cooperazione e colloquio telematico al fine di trasmettere con immediatezza al SUAP l'esito e lo stato di avanzamento del procedimento.

Le comunicazioni sono inviate tramite il Sistema Pubblico di Connettività e Cooperazione e, nelle more della definizione dei relativi accordi di servizio, tramite PEC. In caso di utilizzo di PEC: 

la trasmissione della domanda o richiesta all'Ente è inoltrata alla casella PEC definita dall'Amministrazione, mediante la casella di PEC del SUAP mittente;



l'esito della richiesta è inoltrato tramite posta elettronica certificata dall'Amministrazione destinataria alla casella PEC del SUAP mittente;



ad ogni domanda trasmessa dall'utente al SUAP deve corrispondere, in funzione dei contenuti della richiesta, l'invio di un messaggio di posta certificata ad una o piu' caselle PEC definite dal sistema di cooperazione.

4.2.1 La piattaforma regionale MUTA MUTA (Modello Unico Trasmissione Atti), sviluppato in prima istanza come semplice strumento di monitoraggio delle attività economiche sul territorio (prevedeva il caricamento delle informazioni a cura degli operatori SUAP) è cresciuto e si è trasformato in un sistema di servizi implementato e messo a disposizione da Regione Lombardia per tutti i soggetti coinvolti nei procedimenti di comunicazione o autorizzazione relativi alle attività produttive con l’obiettivo di: 

semplificare gli adempimenti amministrativi relativi alle attività produttive;



regolamentare e rendere omogenei i procedimenti e i flussi informativi tra i vari soggetti coinvolti;

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici

67



consentire la cooperazione tra enti interessati al processo attraverso lo scambio controllato delle informazioni e l’integrazione tra sistemi;



monitorare lo sviluppo delle attività economiche e produttive attraverso la raccolta sistemica e strutturata delle informazioni.

La sua progettazione è stata condivisa e sviluppata in accordo con il Sistema Camerale ed ANCI Lombardia al fine di garantire l’interoperabilità tra sistemi e l’interscambio informativo tra gli attori pubblici coinvolti nel ciclo delle autorizzazioni e dei controlli, secondo le linee strategiche delineate dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) come integrato da ultimo dal DPR 235/2010.

4.2.1.1 I SERVIZI OFFERTI DA MUTA I servizi attivi sulla piattaforma MUTA sono suddivisibili nelle categorie sotto riportate: Gestione e controllo degli accessi. Registrazione e profilazione per: 

Cittadini/Imprese;



Intermediari (CCIAA, Studi professionali, Agenzie delle imprese....);



Enti (Comuni, SUAP, ASL, ARPA, VV.FF, Province, Regione Lombardia..).

Servizi applicativi online:

68



SCIA (include il modulo per la Procura Speciale);



SCIA Agriturismo (Segnalazione Certificata di Inizio Attività per l’esercizio Attività Agrituristica e comunicazioni varie);



DIA+Agibilità Edilizia (Denuncia di Inizio Attività Edilizia per le attività economiche e Dichiarazione di Agibilità per edifici destinati ad attività economiche)



Carta Esercizio Ambulantato (prossimo rilascio);



Comunicazione Semestrale per nuove installazioni e cessazioni di apparecchi automatici per la vendita di prodotti alimentari (prossimo rilascio).

CAPITOLO 4 - Dotazioni ICT per lo suap telematico

Servizi di interoperabilità tra sistemi / soggetti: 

Acquisizione e trasmissione telematica delle pratiche (via Upload, Pec, Web Services, Cooperazione applicativa);



Gestione delle notifiche ai soggetti interessati;



Gestione acquisizione degli esiti dei controlli dai soggetti interessati.

Monitoraggio statistico e territoriale delle pratiche: 

Applicativo integrato nella piattaforma MUTA per il monitoraggio statistico e cartografico in tempo reale delle pratiche gestite dalla piattaforma (prossimo rilascio).

4.2.1.2 IL SERVIZIO DI COMPILAZIONE ONLINE DELLA MODULISTICA SCIA Per la SCIA, MUTA mette a disposizione il servizio di compilazione della modulistica online con le seguenti caratteristiche funzionali diversificate in base al profilo di utenza.

Funzioni disponibili per il compilatore (Impresa o Intermediario): 

compilazione guidata della modulistica e stampa PDF;



gestione degli allegati anche firmati digitalmente;



recupero automatico delle informazioni già presenti nel Registro Imprese;



controllo automatico della correttezza formale dei dati inseriti e della completezza degli allegati previsti;



predisposizione automatica della pratica completa di tutti gli elementi (allegati + tracciato XML) nella PEC del compilatore per l’inoltro alla PEC del SUAP di competenza;



messa a disposizione di tutte le pratiche di competenza (ricerca, visualizzazione, download);



messa a disposizione dello stato di avanzamento delle pratiche di competenza.

Funzioni disponibili per il SUAP: 

identificazione delle pratiche di competenza trasmesse telematicamente;



gestione dello stato della pratica (Definitiva / Sospesa) con imputazione del protocollo di ricevimento;

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici

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

acquisizione telematica delle pratiche complete di allegati;



messa a disposizione di tutte le pratiche di competenza (ricerca, visualizzazione, download);



gestione dell’integrazione con l’eventuale sistema proprietario del SUAP;



gestione delle notifiche ai soggetti coinvolti nel procedimento;



acquisizione automatica delle informazioni e dei dati relativi ai controlli svolti dalle amministrazioni deputate ai controlli (ASL, Arpa, VVFF);



messa a disposizione dello stato di avanzamento delle pratiche di competenza.

Funzioni disponibili per gli altri ENTI (ASL, ARPA, VVFF, PROVINCE…): 

gestione notifiche relative alla presenza delle pratiche di competenza (solo per ASL, ARPA e VVFF);



messa a disposizione di tutte le pratiche di competenza (ricerca, visualizzazione, download);



messa a disposizione dello stato di avanzamento delle pratiche di competenza.

4.2.2 Le possibili modalità di utilizzo della piattaforma MUTA Grazie all’architettura modulare della sua piattaforma, MUTA può essere utilizzato in diverse modalità in funzione dal sistema adottato per la compilazione della SCIA e in funzione dell’organizzazione del SUAP, vediamo nel dettaglio di seguito i singoli flussi.

4.2.2.1 COMPILAZIONE DELLA SCIA A PARTIRE DALLA MODULISTICA ONLINE DI MUTA - SUAP NON DOTATO DI SISTEMA INFORMATIVO (SCHEMA 1) In questo caso il flusso informativo è il seguente: 

70

Il richiedente/intermediario, che deve essere necessariamente in possesso di PEC, firma digitale e CF dell’impresa, interroga il portale nazionale www.impresainungiorno.gov.it, identifica il SUAP o la CCIAA in surroga di riferimento e viene reindirizzato al relativo indirizzo;

CAPITOLO 4 - Dotazioni ICT per lo suap telematico



Dalla pagina dedicata alla modulistica on-line del SUAP viene indirizzato alla compilazione guidata del sistema MUTA. Durante la compilazione il sistema attiva tutti i controlli di correttezza formale dei dati inseriti, recuperando dai sistemi camerali le informazioni già disponibili e controlla la presenza dei documenti allegati; il sistema propone al richiedente tutte e sole le schede del modulo da compilare in funzione dell’attività esercitata e richiede di allegare i documenti obbligatori automaticamente in relazione all’attività esercitata;



Una volta completata la compilazione della pratica, questa, comprensiva degli allegati firmati digitalmente e del file XML di interscambio, deve essere trasmessa, dalla PEC del richiedente/intermediario, alla casella PEC del SUAP. A tale scopo MUTA “confeziona” la pratica, già controllata dal sistema, e la deposita nella PEC del richiedente, già pronta per l'inoltro alla PEC del SUAP. Nello stesso momento MUTA notifica al SUAP la presenza nel sistema della nuova istanza specificando l’identificativo univoco assegnato dal sistema stesso.



Il SUAP protocolla la pratica e ne verifica l’accoglibilità; aggiorna lo stato della pratica in MUTA inserendo gli estremi di protocollo assegnato e indicando se è stata accolta o meno (stato “definitiva” o “sospesa”).



Nel caso di pratica accolta (stato “definitiva”) MUTA notifica la presenza della pratica agli enti esterni preposti ai controlli (ASL, ARPA, Vigili del Fuoco)



MUTA “raccoglie” gli esiti dei controlli operati dagli enti esterni e li notifica al SUAP; Il SUAP comunica l’esito dell’istruttoria al richiedente.



L’utente può consultare lo stato di avanzamento delle proprie pratiche collegandosi a MUTA.

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici

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SCHEMA 1: Compilazione della SCIA a partire dalla modulistica online di MUTA - SUAP non dotato di sistema informativo

4.2.2.2 COMPILAZIONE DELLA SCIA A PARTIRE DALLA MODULISTICA ONLINE DI MUTA - SUAP DOTATO DI SISTEMA INFORMATIVO (SCHEMA 2) In questo caso il flusso informativo è il seguente:

72



Il richiedente/intermediario, che deve essere necessariamente in possesso di PEC, firma digitale e CF dell’impresa, interroga il portale nazionale www.impresainungiorno.gov.it, identifica il SUAP o la CCIAA in surroga di riferimento e viene reindirizzato al relativo indirizzo;



Dalla pagina dedicata alla modulistica on-line del SUAP viene indirizzato alla compilazione guidata del sistema MUTA. Il richiedente deve essere necessariamente in possesso di casella PEC, certificato di firma digitale e Codice Fiscale. Durante la compilazione il sistema attiva tutti i controlli di correttezza formale dei dati inseriti, recuperando dai sistemi camerali le informazioni già disponibili e controlla la presenza dei documenti allegati; il sistema propone al richiedente tutte e sole le sche-

CAPITOLO 4 - Dotazioni ICT per lo suap telematico

de del modulo da compilare in funzione dell’attività esercitata e richiede di allegare i documenti obbligatori automaticamente in relazione all’attività esercitata; 

Una volta completata la compilazione della pratica, questa, comprensiva degli allegati firmati digitalmente e del file XML di interscambio, deve essere trasmessa, dalla PEC del richiedente/intermediario, alla casella PEC del SUAP. A tale scopo MUTA “confeziona” la pratica, già controllata dal sistema, e la deposita nella PEC del richiedente, già pronta per l'inoltro alla PEC del SUAP;



MUTA notifica al sistema informativo del SUAP la presenza di una pratica tramite WS o SPCoop (Web Services o Cooperazione Applicativa) e Il sistema informativo del SUAP acquisisce la pratica da MUTA secondo il tracciato standard (XML+allegati);



Il SUAP protocolla la pratica e ne verifica l’accoglibilità tramite le funzioni del proprio sistema informativo e aggiorna in MUTA, via WS o SPCoop lo stato della pratica (definitiva o sospesa);



Nel caso di pratica accolta (stato “definitiva”) MUTA notifica la presenza della pratica agli enti esterni preposti ai controlli (ASL, ARPA, Vigili del Fuoco);



MUTA “raccoglie” gli esiti dei controlli operati dagli enti esterni e li notifica al SUAP; Il SUAP comunica l’esito dell’istruttoria al richiedente;



L’utente può consultare lo stato di avanzamento delle proprie pratiche collegandosi a MUTA.

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SCHEMA 2: Compilazione della SCIA a partire dalla modulistica online di MUTA - SUAP dotato di sistema informativo

4.2.2.3 COMPILAZIONE DELLA SCIA A PARTIRE DALLA MODULISTICA ONLINE DEL SISTEMA INFORMATIVO DEL SUAP - SUAP DOTATO DI SISTEMA INFORMATIVO (SCHEMA 3) In questo caso il flusso informativo è il seguente:

74



Il richiedente/intermediario interroga il portale nazionale www.impresainungiorno.gov.it, identifica il SUAP o la CCIAA in surroga di riferimento e viene reindirizzato al relativo indirizzo;



Dalla pagina dedicata alla modulistica on-line del SUAP viene indirizzato alla compilazione della SCIA utilizzando l’applicativo proprietario del SUAP;



Una volta compilata, Il Sistema Informativo del SUAP, produce la SCIA in formato compatibile con il sistema MUTA (XML standard+allegati);

CAPITOLO 4 - Dotazioni ICT per lo suap telematico



Tramite il servizio di integrazione, il sistema proprietario del SUAP trasferisce la pratica già in stato “definitivo” a MUTA (la pratica è già stata dichiarata accoglibile dal SUAP);



MUTA, al ricevimento della pratica MUTA notifica la presenza dell’istanza agli enti esterni preposti ai controlli (ASL, ARPA, Vigili del Fuoco);



MUTA “raccoglie” gli esiti dei controlli operati dagli enti esterni e li notifica al SUAP; il SUAP comunica l’esito dell’istruttoria al richiedente;



L’utente può consultare lo stato di avanzamento delle proprie pratiche collegandosi a MUTA.

SCHEMA 3: Compilazione della SCIA a partire dalla modulistica online del sistema informativo del SUAP - SUAP dotato di un proprio sistema informativo

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici

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4.2.2.4 COMPILAZIONE DELLA SCIA A PARTIRE DAL SISTEMA INFORMATIVO CAMERALE STARWEB SUAP DOTATO O MENO DI UN PROPRIO SISTEMA INFORMATIVO (SCHEMA 4) In questo caso il flusso informativo è il seguente:

76



Il richiedente/intermediario interroga il portale nazionale www.impresainungiorno.gov.it, identifica il SUAP o la CCIAA in surroga di riferimento e viene reindirizzato al relativo indirizzo;



Dalla pagina dedicata alla modulistica on-line del SUAP viene indirizzato alla compilazione della SCIA utilizzando l’applicativo Starweb della Camera di Commercio;



Una volta compilata, Il Sistema Informativo Starweb della Camera di Commercio, produce la SCIA in formato compatibile con il sistema MUTA (XML standard+allegati);



A valle della compilazione, la pratica, completa di XML, viene trasmessa dalla PEC del compilatore alla PEC del SUAP o della CCIAA in Surroga;



L’operatore del SUAP, dopo aver protocollato la pratica, ridirige la stessa sulla PEC di MUTA;



L’operatore accede a MUTA e aggiorna lo stato della pratica (sospesa o definitiva) e compila gli estremi del di protocollo assegnato;



Se la SCIA viene posta in stato “definitivo” MUTA attiva automaticamente il sistema di notifiche verso ASL, ARPA e VVFF per i controlli;



MUTA “raccoglie” gli esiti dei controlli operati dagli enti esterni e li notifica al SUAP; Il SUAP comunica l’esito dell’istruttoria al richiedente



L’utente può consultare lo stato di avanzamento delle proprie pratiche collegandosi a MUTA.

CAPITOLO 4 - Dotazioni ICT per lo suap telematico

SCHEMA 4: Compilazione della SCIA a partire dal sistema informativo camerale Starweb - SUAP dotato o meno di un proprio sistema informativo

4.3 Sito web informativo

4.3.1 Aspetti generali Il sito web che ospita la sezione dedicata allo SUAP dovrĂ rispondere alle caratteristiche individuate per i siti web istituzionali della pubblica amministrazione (vedi in allegato la scheda allegata: “Sintesi delle linee guida 2011 per i siti web delle PAâ€?)

Nel CAD viene chiaramente indicato cosa devono contenere tali siti, pertanto il portale SUAP si conforma, per le parti che gli competono, a tali indicazioni.

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici

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(Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Articolo 54. - Contenuto dei siti delle pubbliche amministrazioni.

1. I siti delle pubbliche amministrazioni contengono necessariamente i seguenti dati pubblici: a) l'organigramma, l'articolazione degli uffici, le attribuzioni e l'organizzazione di ciascun ufficio anche di livello dirigenziale non generale, i nomi dei dirigenti responsabili dei singoli uffici, nonché il settore dell'ordinamento giuridico riferibile all'attività da essi svolta, corredati dai documenti anche normativi di riferimento ; b) l'elenco delle tipologie di procedimento svolte da ciascun ufficio di livello dirigenziale non generale, il termine per la conclusione di ciascun procedimento ed ogni altro termine procedimentale, il nome del responsabile e l'unità organizzativa responsabile dell'istruttoria e di ogni altro adempimento procedimentale, nonché dell'adozione del provvedimento finale, come individuati ai sensi degli articoli 2, 4 e 5 della legge 7 agosto 1990, n. 241 ; c) le scadenze e le modalità di adempimento dei procedimenti individuati ai sensi degli articoli 2 e 4 della legge 7 agosto 1990, n. 241 ; d) l'elenco completo delle caselle di posta elettronica istituzionali attive, specificando anche se si tratta di una casella di posta elettronica certificata di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 ; e) le pubblicazioni di cui all'articolo 26 della legge 7 agosto 1990, n. 241 , nonché i messaggi di informazione e di comunicazione previsti dalla legge 7 giugno 2000, n. 150 ; f) l'elenco di tutti i bandi di gara ; g) l'elenco dei servizi forniti in rete già disponibili e dei servizi di futura attivazione, indicando i tempi previsti per l'attivazione medesima; g-bis) i bandi di concorso .

1-bis. [omissis] 2. [Abrogato]

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CAPITOLO 4 - Dotazioni ICT per lo suap telematico

2-bis. [Abrogato] 2-ter. Le amministrazioni pubbliche pubblicano nei propri siti un indirizzo istituzionale di posta elettronica certificata a cui il cittadino possa rivolgersi per qualsiasi richiesta ai sensi del presente codice. Le amministrazioni devono altresì assicurare un servizio che renda noti al pubblico i tempi di risposta . (148) 2-quater. Le amministrazioni pubbliche che già dispongono di propri siti devono pubblicare il registro dei processi automatizzati rivolti al pubblico. Tali processi devono essere dotati di appositi strumenti per la verifica a distanza da parte del cittadino dell'avanzamento delle pratiche che lo riguardano .

3. I dati pubblici contenuti nei siti delle pubbliche amministrazioni sono fruibili in rete gratuitamente e senza necessità di identificazione informatica .

4. Le pubbliche amministrazioni garantiscono che le informazioni contenute sui siti siano conformi e corrispondenti alle informazioni contenute nei provvedimenti amministrativi originali dei quali si fornisce comunicazione tramite il sito.

4-bis. La pubblicazione telematica produce effetti di pubblicità legale nei casi e nei modi espressamente previsti dall'ordinamento .

Articolo 64. - Modalità di accesso ai servizi erogati in rete dalle pubbliche amministrazioni.

1. La carta d'identità elettronica e la carta nazionale dei servizi costituiscono strumenti per l'accesso ai servizi erogati in rete dalle pubbliche amministrazioni per i quali sia necessaria l'identificazione informatica.

2. Le pubbliche amministrazioni possono consentire l'accesso ai servizi in rete da esse erogati che richiedono l'identificazione informatica anche con strumenti diversi dalla carta d'identità elettronica e dalla carta nazionale dei servizi, purché tali strumenti consentano l'individuazione del soggetto che richiede il servizio. L'accesso con carta d'identità elettronica e

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici

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carta nazionale dei servizi è comunque consentito indipendentemente dalle modalità di accesso predisposte dalle singole amministrazioni.

3. [Abrogato]

4.3.2 Aspetti specifici L’Allegato al DPR 160/2010 “Modalità telematiche di comunicazione e trasferimento dei dati tra il SUAP e i soggetti coinvolti nel procedimento” indica una serie di funzionalità informative che il Portale (nazionale “impresainungiorno”, regionale o locale) devono mettere a disposizione degli utenti.

Servizi informativi e modulistica Il Portale deve permettere al SUAP la pubblicazione di informazioni e modulistica.

Sul Portale saranno pubblicati: 

l'identificativo dello sportello SUAP (assegnato dal sistema informatico e indicato nel seguito con identificativo SUAP)



le caselle PEC messe a disposizione ai fini della gestione telematica;



la tipologia del SUAP (comunale, associato, camerale);



informazioni utili ai fini dell'attività del SUAP (indirizzi, responsabili, ecc).

Inoltre, sarà disponibile l'elenco delle attività produttive, secondo la classificazione ATECO. Per ciascuna attività saranno pubblicate le seguenti informazioni:

80



adempimenti necessari per l'attività;



classificazione dell'adempimento in base alla possibilità di immediato avvio;



modulistica per le domande da presentare al SUAP;



istruzioni di compilazione;



altre informazioni.

CAPITOLO 4 - Dotazioni ICT per lo suap telematico

4.4 Sistema di pagamento elettronico Secondo quanto indicato nell’Allegato al DPR 160/2010 “Modalità telematiche di comunicazione e trasferimento dei dati tra il SUAP e i soggetti coinvolti nel procedimento” il Portale “Impresainungiorno” deve consentire agli utenti di effettuare il pagamento per i diritti e le imposte relativi ai procedimenti gestiti dal SUAP. Il sistema di pagamento si adegua alle regole tecniche di cui all'art. 38 del CAD, qualora applicabili. Il sistema inoltre consente di effettuare i versamenti ai SUAP in modalità telematica relativamente a: 

imposte (imposta di bollo virtuale);



tasse di concessione governativa (nazionali e/o regionali);



diritti di segreteria

Il Portale fornisce servizi infrastrutturali (“Gateway di Pagamento”) per la gestione della logica del flusso dei pagamenti da/verso i circuiti di pagamento, consentendo di interfacciare i diversi sistemi di pagamento e gestire il flusso delle transazioni di pagamento, garantendone l'integrità, la registrazione su appositi log contabili e la successiva rendicontazione e gestione.

NOTA: In relazione alla progettazione del sistema di pagamento occorre definire, con i vari soggetti coinvolti, modalità condivise per il versamento e la contabilizzazione delle imposte, tasse e diritti di segreteria che gli utenti devono versare in base alle procedure richieste.

Il sistema di pagamento sarà attivato sul Portale fornendo servizi infrastrutturali per il flusso dei pagamenti verso tutti gli attori coinvolti. La quantità delle transazioni previste e la necessità di garantirne l'integrità, la registrazione su appositi log contabili e la successiva rendicontazione e gestione, richiederanno comunque un confronto con le pubbliche amministrazioni interessate.

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici

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4.5 Sistema gestione dei procedimenti amministrativi Pur non essendo strumento vincolante per l’avvio dell’attività dello SUAP, qualora l’amministrazione decidesse di dotarsi di un applicazione o di un sistema informatico dedicato alla gestione dei procedimenti, dovrà considerare alcuni fattori (efficacia, efficienza, sicurezza, capacità di integrazione e aderenza agli standard ove richiesto, adattabilità al modello organizzativo adottato, ecc.).

Analogamente a quanto richiesto per altri sistemi informatici e secondo il modello organizzativo adottato, l’applicativo , e più in generale, il sistema dovrà: 

supportare il corretto e puntuale svolgimento dell’attività amministrativa degli uffici coinvolti;



consentire la gestione dei documenti e delle comunicazioni in entrata e in uscita;



fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascuna comunicazione, segnalazione o istanza ricevuta dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nel corso del procedimento;



consentire il reperimento delle informazioni riguardanti le pratiche gestite (in corso di trattazione o archiviate);



consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;



garantire la corretta organizzazione delle pratiche nell'ambito del modello organizzativo adottato.

Sotto l’aspetto operativo, l’applicazione informatica per la gestione dei procedimenti dovrà consentire allo SUAP di operare sia a livello di back-office, che nell’interazione con l’infrastruttura di front-office propria (ove attivata), nazionale, regionale e camerale. In generale dovrà: 

82

Gestire le differenti tipologie di procedure previste in ogni fase del processo amministrativo, secondo il modello organizzativo adottato;

CAPITOLO 4 - Dotazioni ICT per lo suap telematico



Consentire l’attivazione di un workflow amministrativo al fine di una gestione assistita dei flussi e dei tempi di attuazione delle diverse fasi;



Gestire la modulistica per le comunicazioni ed i provvedimenti, tramite modelli predefiniti e liberamente modificabili;



Pubblicare sul portale le informazioni sullo stato di avanzamento delle pratiche in modalità automatica e renderle accessibili in forma libera o previa autenticazione dell’utente secondo le tipologie di informazioni da pubblicare;



Interagire nelle modalità richieste (SPCoop, Web service, ecc.) e secondo gli standard previsti (tracciati XML, formato dei messaggi, ecc.) con gli altri sistemi e portali (nazionali, regionali e camerali) coinvolti nel funzionamento dello SUAP telematico;



Consentire di tenere traccia delle operazioni svolte dagli utenti del sistema, secondo responsabilità e nel rispetto delle singole competenze;



Fornire statistiche sul funzionamento del servizio e sui tempi di espletamento delle pratiche.

Un aspetto specifico del funzionamento è la capacità di interfacciarsi con il sistema di protocollo informatico in uso all’amministrazione ed in dotazione allo SUAP, al fine di registrare tutte i documenti e le comunicazioni in entrata ed in uscita oltre che i messaggi e le ricevute della casella PEC. Ove tale integrazione non sia fattibile o risulti economicamente svantaggiosa, sarà individuata una precisa procedura operativa da eseguirsi da parte degli addetti per ognuna di tali operazioni.

Infatti è fondamentale che le informazioni gestite dal sistema per la gestione dei procedimenti sia allineato al sistema di gestione documentale al fine di mantenere quel legame indispensabile fra pratiche, documenti e fascicoli al fine di garantire la necessaria trasparenza amministrativa ed esercitare il controllo amministrativo.

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