ROL PLAYING PARA PRACTICAR HABILIDADES DIRECTIVAS Preparado por: Andrea Torres Vicent - Coach Ontológico, oct.2013.
PROPÓSITO DE LA ACTIVIDAD: A través de una conversación de resolución de controversias denominada “Reunión con Resultados”, poner en práctica las siguientes habilidades directivas: escucha activa, empatía, asertividad, dar y recibir feedback, así como coordinación de acciones basadas en coaching ontológico (petición, oferta y promesa). La actividad fue diseñada para realizarse al final de un taller de varias sesiones, como una manera de practicar e integrar conocimientos y su contexto es un Jefe de proyectos conversando con un cliente. Duración 01’15’’, aproximadamente. - Contemplando 5 minutos de actuación por pareja y 5 de feedback.
Espacio En sala y con algunas sillas y/o mesa para simular una sala de reuniones. Sillas en media luna para los participantes que observan.
Participantes Para el tiempo señalado entre 10 a 12 participantes, divididos en parejas.
Opciones Es posible grabar las conversaciones para luego entregarlas a cada pareja para una revisión posterior.
Materiales a) Listado de situaciones; b) papeletas con el rol de cada participante; c) check list para los participantes que observan.
Desarrollo Instrucciones a los participantes: En 5 minutos deberán sostener una conversación basada en una situación que se les leerá. La condición es que no sea una reunión cualquiera, sino una reunión con resultados, vale decir, al final del encuentro deberá existir una acción comprometida y acordada por las partes. Desarrollo del rol playing:
Esta actividad en particular está diseñada para los roles de jefe o líder de proyecto (en una empresa) y un cliente.
Se forman parejas (eventualmente puede haber un trío con un rol repetido).
Una vez ubicados en sus puestos y de acuerdo al rol que le toca interpretar, se le entrega a cada
participante la papeleta con su misión (debe leerla en forma reservada), la que tiene correspondencia con una situación puntual (ver listado más adelante). El facilitador lee para todos la situación que a la pareja le corresponderá interpretar. Se procede igual con cada pareja.
Acción de los observadores: Mientras cada pareja actúa y para evitar un rol pasivo, los restantes participantes se transforman
en observadores y tendrán un check list de conductas observables. Por cada pareja actuando se designan otros dos observadores que tomen apuntes en el check list
para luego obsequiárselo a los intérpretes. En cada ronda se insta a todos los participantes a entregar un feedback asertivo y respetuoso
sobre lo observado, poniendo también en práctica algunas habilidades y reforzando los lazos de equipo.
Situaciones y misiones SITUACIÓN 1: Están realizando un proyecto de 6 meses de duración, sin embargo, debido a un cambio de jefatura crítica (en el cliente), deberán recalendarizarse los plazos de entrega del proyecto, pues la nueva persona requiere tiempo de adecuación. Sin embargo, no tienen margen para ampliar la fecha de término pactada. Algunas condiciones:
Con este cliente se reúne una vez a la semana.
Tiene comprometidos tres informes de avance.
El cliente debe entregarle información importante para que usted pueda realizar parte de su trabajo, por lo que su retraso le afecta.
MISIÓN DEL JEFE DE PROYECTO Lograr un acuerdo donde, respetándose la fecha final pactada, usted no aumente su costo ni sobrecargue a su gente de trabajo.
MISIÓN DEL CLIENTE Que le respeten el plazo final de entrega sin que le suban el precio ya pactado.
MISIÓN DEL JEFE DE PROYECTO SITUACIÓN 2: Se encuentran trabajando en un proyecto que requiere la elaboración de un producto adicional no contemplado inicialmente, pero que ahora se necesita pues el cliente quiere aprovechar la oportunidad y evitar hacer un nuevo proyecto más adelante.
MISIÓN DEL CLIENTE
Algunas condiciones:
Ajustar el costo que supone adicionar una producto al proyecto
El cliente desea un proyecto rápido, sin extensiones de plazo excesivas.
Reajustar el proyecto pero que el plazo no se extienda demasiado.
MISIÓN DEL JEFE DE PROYECTO Evidenciar el impacto de la situación, reordenar el trabajo y renegociar los plazos.
SITUACIÓN 3: Su cliente tiene como responsabilidad reordenar una base de datos. Como ese proceso se ha retrasado usted no ha podido iniciar una etapa del trabajo comprometido por lo que no está cumpliendo los plazos.
MISIÓN DEL CLIENTE Tomar conocimiento de la situación, solucionar el tema, teniendo presente que no tiene dinero para pagar horas extra, por lo que el trabajo debe realizarse dentro de la jornada.
MISIÓN DEL JEFE DE PROYECTO Recuperar la confianza del cliente.
SITUACIÓN 4: El cliente considera que la calidad del trabajo entregado en las dos semanas es deficiente y se lo ha manifestado al jefe del proyecto. Han fijado una reunión para abordar el tema, pues están trabajando en una iniciativa de largo plazo.
MISIÓN DEL CLIENTE Expresar lo que le pasa, rectificar el camino y mejorar las futuras entregas.
MISIÓN DEL JEFE DE PROYECTO Recomponer la relación entre usted y el equipo de su cliente. SITUACIÓN 5: Usted tiene una reunión con el equipo de trabajadores de su cliente para reorganizar tareas conjuntas. Lamentablemente, días antes, usted debió informar a la jefatura de este equipo de constantes incumplimientos. A raíz de esto se les llamó la atención y no tienen buena disposición para trabajar con usted.
MISIÓN DEL CLIENTE Defenderse, recibir lo que tengan para decirle.
MISIÓN DEL JEFE DE PROYECTO Mostrarle al cliente el problema y lograr un compromiso de su parte para, en adelante, avanzar en los temas y no solamente tener reuniones inútiles.
MISIÓN DEL CLIENTE Recibir la situación y ver un curso de acción según lo que el jefe de proyecto le proponga.
SITUACIÓN 6: Está trabajando en un proyecto de largo plazo al cual aún le quedan al menos 8 meses de trabajo, pero el cliente nunca tiene tiempo para atender los requerimientos de coordinación, corre reuniones o asisten personas de reemplazo que sólo escuchan y no toman decisiones.
Nombre intérprete “cliente”
Nombre interprete “jefe de Proyecto”
Nombre intérprete “cliente”
Nombre interprete “jefe de Proyecto”
Cond. Observable Capacidad de escucha activa Atendió las necesidades planteadas Fue flexible
Indagó lo necesario Estableció condiciones de satisfacción Quedaron situaciones no resultas Asumió compromisos Logró que el otro se comprometiera
Cond. Observable Capacidad de escucha activa Atendió las necesidades planteadas Fue flexible
Indagó lo necesario Estableció condiciones de satisfacción Quedaron situaciones no resultas Asumió compromisos Logró que el otro se comprometiera