Melhores prรกticas para produtores de eventos de Carnaval
Guia Sympla para Produtores de Eventos
Melhores prรกticas para
produtores de eventos de Carnaval
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Melhores práticas para produtores de eventos de Carnaval
SUMÁRIO Introdução
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1. Como vender os ingressos
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2. Como montar os pontos de venda
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3. Comunique-se bem
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4. Entrega dos abadás
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5. Check-in
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6. Pós evento
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Conclusão
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Melhores práticas para produtores de eventos de Carnaval
INTRODUÇÃO c onte x to hi s tóri c o O Carnaval é uma das comemorações que os brasileiros mais curtem em todo o ano! Mas diferentemente do que pensa a maioria das pessoas, ele não surgiu aqui no Brasil. Acredita-se que o carnaval surgiu na Grécia Antiga, como uma maneira das pessoas se divertirem e se prepararem para a rigidez da quaresma. Depois de uns anos chegou na Europa, mas só apareceu no Brasil por volta do século XVII. No século XIX surgiram os primeiros blocos carnavalescos por aqui e, no século XX, se tornou definitivamente uma festa popular no país com a ajuda do surgimento das marchinhas, que deixavam tudo mais animado! O sucesso, desde então, só cresceu!
HOJE É SÓ SUCE SS O A festa hoje é sólida no Brasil. O Carnaval do Rio de Janeiro é considerado o maior do mundo! Todas as cidades do país tem suas festas próprias, algumas pequenas e outras bem grandes. E pensando nisto, criamos este E-book para ajudar os produtores de festas de Carnaval nas etapas principais que identificamos o maior número de dúvidas e preocupações: venda de ingressos e entrega de abadás, controle de entrada, segurança e outros!
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Co m o ve nde r o s ing r e sso s
A venda de ingressos é, sem dúvida, uma das etapas que merecem maior atenção em qualquer tipo de evento, uma vez que lidar com dinheiro e pessoas não é fácil, e nada fará sentido se ninguém comparecer ao evento. E no Carnaval não é diferente! Depois de toda a produção ter sido pensada e preparada, é necessário formar seu público. E a melhor alternativa é sem dúvida vender os ingressos antecipados para garantir as vendas! A venda antecipada de ingressos traz inúmeras vantagens para o produtor, incluindo a arrecadação prévia de verba, a possibilidade de venda em lotes e muitas outras. Nos casos das festas de Carnaval, a venda de ingressos podem começar muitos meses antes do evento!
Veja neste E-book as 6 grandes vantagens da venda antecipada de ingressos e inscrições!
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Atualmente, sem dúvida, a maneira mais eficiente de vender antecipadamente é pela venda online. Disponibilizar os ingressos na internet proporciona vantagens para o público e para o produtor. Veja:
Comodidade para o pú b li c o No caso específico dos eventos fechados de Carnaval, ou seja, aqueles que vendem ingressos, o público é majoritariamente composto de jovens e adultos. São pessoas que trabalham e/ou estudam e não tem tempo de comprar ingressos antecipados esperando em grandes filas. Eles escolhem a comodidade de comprar online! Tem coisa melhor do que garantir o ingresso da festa sentado (a) no sofá de casa? Outra questão são os Carnavais que acontecem em cidades interioranas. Grande parte do público são pessoas de cidades maiores vizinhas que gostariam de comprar ingressos mas não conseguem viajar antecipado só para isso. A venda online resolve este problema, já que na internet não existem fronteiras!
Controle total para o produtor Para o produtor, a venda online em plataformas especializadas também é essencial. Ela permite o controle em tempo real das vendas e mostra um poderoso termômetro de demanda.
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Ou seja, você acompanha online e em tempo real se as vendas estão sendo satisfatórias e tem tempo hábil de traçar novas estratégias se achar necessário.
Estatísticas Confirmados:
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Pagamento pendente: Estatísticas
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Confirmados:
1115
Pagamento pendente:
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Controle em tempo real as vendas e tenha um poderoso termômetro de demanda.
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PROMOTER S DI G ITAI S
A plataforma correta de venda online também oferece ferramentas exclusivas e poderosas. Uma delas é a de promoters digitais. Você já imaginou permitir que os seus promoters também vendam online e controlar em tempo real quanto cada um já vendeu? Com esta ferramenta isto é possível! É muito comum os produtores de festas de Carnaval utilizarem promoters principalmente para ampliarem o alcance das vendas. Vendendo os ingressos antecipados pela Sympla, nunca mais os promoters dos seus eventos precisarão se deslocar de casa em casa para venderem os ingressos e você não precisará ligar para saber quando cada um vendeu. Isto, porque a plataforma oferece este recurso que geral links especiais para cada promoter. Cada um divulga o seu link e o produtor consegue controlar tudo pelo sistema. A gestão de promoters e afiliados é feita totalmente online, com muito mais segurança e praticidade pra você e pra eles!
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S E G URAN Ç A NA VENDA elimine os cambistas!
Outra vantagem de uma boa venda online é a questão da segurança. As grandes festas de Carnaval que fazem sucesso pelo país à fora infelizmente atraem muitos cambistas. Muitos produtores reclamam que vendem os ingressos por ticketeiras tradicionais que não fazem uma gestão eficiente neste sentido, uma vez que os únicos dados que pedem na hora da compra são nome, sobrenome e email. pagamento seguro
Mas utilizando a plataforma correta de venda online de ingressos, o produtor consegue ter acesso às ferramentas que permitem uma gestão muito mais completa e eliminam os cambistas. Um exemplo é a possibilidade de poder controlar quantos ingressos podem ser adquiridos por compra, e delimitar apenas uma compra por CPF. Ou seja, cambistas não poderão comprar a quantidade que quiserem de ingressos. A segurança também é vista na etapa do pagamento, uma vez que é feita uma análise de risco criteriosa pelo processador de pagamentos para que fraudes não aconteçam, como cartões clonados por exemplos. A segurança é pensada para que em cada etapa do processo o sucesso da compra seja total.
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Co m o MON TA R OS PONTOS DE VEND A
Pontos de venda são os locais físicos onde os ingressos são vendidos. Ao contrário do que alguns produtores podem pensar, quem aposta em uma plataforma de venda online não elimina os pontos de venda. Pelo contrário, ao utilizar a plataforma correta e vender 100% dos ingressos por ela, é possível integrar os sistemas de venda online e offline, e a grande vantagem desta integração é a centralização de todos os dados dos participantes e números de venda em um único sistema! Para montar estes pontos de venda é simples. Basta escolher os locais, e a cada pessoa que chegar para comprar ingressos adicione o nome dela no sistema e imprima o ingresso. E aí fica a pergunta: e os gastos com esta impressão? Bem, eles são ínfimos perto dos gastos com gráficas tradicionais para confecção de ingressos prontos. E claro, permite o gerenciamento integrado de todos os participantes do evento.
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Mas existe também os serviços PRO da Sympla por exemplo, recomendados para eventos de maior porte. Dizemos que são para eventos que possuem alto GTS (Gross Ticket Sales), métrica que nos mostra a média da venda total, incluindo participantes e valor do ingresso. O serviço PRO oferece a máquina para impressão de ingressos prontos nos pontos de venda, além de uma coordenação da empresa para auxiliar o organizador no check-in dos participantes no dia o evento. Sobre o check-in falaremos mais à frente.
Quer saber mais sobre o serviço Sympla PRO? Fale com um de nossos consultores pelo email consultores@sympla.com.br
SYMPLA
PRO PREMIUM
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Co m u ni q u e -se bem
Depois que todo o público já adquiriu os ingressos inicia-se um novo momento. Muitos produtores precisam de uma ferramenta que permita uma comunicação mais direta da produção com estas pessoas. Utilizando uma plataforma online como a Sympla, é possível utilizar o próprio sistema para enviar comunicados a quem comprou ingressos. Não será preciso enviar emails por fora ou contar apenas com a divulgação das redes socias. É necessário informar, por exemplo, o cronograma do evento, informações importantes sobre a troca de abadás, e outras questões que a produção achar necessárias mas que exigem uma aproximação maior entre produção e público.
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E, para isso, existe a ferramenta de envio de email dentro do próprio sistema que permite que sejam enviados comunicados diretamente para o email das pessoas quem compraram ingressos para o evento. Isto tudo, sem perder tempo selecionando mailings específicos, uma vez que todos os dados de que o produtor precisa já estão salvos no sistema.
Exportar participantes Enviar e-mail aos participantes Nome do evento
Sobre o evento
Ingressos
Divulgue
Paticipantes
Vendas
Segunda, 01 de Setembro de 2014, 13h
Adicionar pedido
Página do evento
Estatísticas Confirmados:
Aqui você pode realizar o controle de entrada de participantes no dia do seu evento
1133 Pagamento Pendente: 0
800
Exportar participantes
600
Enviar e-mail aos participantes
400
Fazer check-in online
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Imprimir a lista (PDF)
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Exportar a lista (Excel)
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Adicionar pedido 200
Gerenciar certificados
Check-in
Administrar participantes
Filtrar por: Participantes confirmados
Buscar pelo nome, e-mail, n do ingresso ou n de pedido: Presione <Enter> para buscar
Envie comunicados aos participantes do seu evento com a ferramenta de envio de emails dentro da plataforma de venda online. Na Sympla esta ferramenta é gratuita! :)
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en t reg a do s a ba d á s
Qual o melhor momento? A entrega de abadás também gera dúvidas nos produtores quando se fala em produção de festas de Carnaval. Com relação ao momento para realizá-la, a dica é que ela ocorra poucos dias antes do evento, mesmo que a venda de ingressos tenha sido bem antes. Enquanto os ingressos vão sendo vendidos, o produtor vai acompanhando as vendas em tempo real no sistema de venda online e tendo uma ideia do número aproximado de abadás que deverão ser produzidos mais a frente.
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O nde f azer a entre g a de a b adá s ? Pontos físicos também são montados para esta entrega. Muitas vezes, estes pontos são criados apenas na cidade onde ocorrerá a festa, mas é recomendável que sejam montados pontos para troca de abadás nas cidades vizinhas ou naquelas em que se identificou venda de ingressos! Afinal, não é justo que pessoas de outras cidades se desloquem apenas para fazer esta troca, certo? Com os pontos de troca prontos para receberem o público, a equipe pode iniciar os trabalhos de entrega dos abadás dando início ao processo de check-in dos ingressos.
Che c k-in do s in g re ss o s Para a entrega de abadá ser feita, deve ser realizado o que chamamos de check-in, que é a validação dos ingressos. Desta forma, só receberá o abadá quem tiver o ingresso validado garantindo a integridade da segurança e do número máximo de pessoas no evento. No próximo capítulo explicaremos em detalhes as caracteristicas e vantagens do check-in.
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CH E C K - IN
A plataforma online de venda de ingressos também deve oferecer uma ferramenta específica para este processo. Utilizando a correta, o produtor passa a ter em mãos três alternativas para o check-in: • Check-in online: com esta alternativa, o produtor precisa de computadores nos pontos de entrega do abadá. Tendo esta infra-estrutura, basta deixar aberto o sistema com a lista dos participantes e fazer a validação dos ingressos do público a partir desta lista. Basta procurar pelo nome do participante e clicar em um botão dando o ‘’check’’ em seu nome. Todo o sistema é rápido, automático e inteligente. • Check-in via APP: na falta de computadores, o aplicativo de celular também pode ser usado. Com ele, o código QR do ingresso é lido e validado em um processo que dura menos de 5 segundos e é sincronizado com o sistema do site.
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O aplicativo de celular é uma boa opção para validar os ingressos, lendo o código QR em menos de 5 segundos e agilizando a fila de entrega do abadá! • Sistema PRO: para os eventos que venderem ingressos pelo Sistema PRO, os ingressos são diferenciados e o check-in também é realizado de maneira especial. Neste caso, a produção poderá contar com uma equipe da própria plataforma online, que comparece ao local do evento e fará a validação dos ingressos via um leitor de código de barras em vez do online, ou pelo próprio aplicativo. Com os abadás em mãos, o público comparecerá ao evento e, se tudo foi devidamente planejado e executado, o evento com certeza será um sucesso!
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Se g uran ç a no c he c k-in Algumas dúvidas com relação à segurança nesta etapa são muito comuns: Não é perigoso eu dar acesso ao sistema à minha equipe de checkin? Muitos produtores alegam ter dificuldade ao montar a equipe de check-in, uma vez que tem medo de dar acesso a estas pessoas ao sistema da plataforma para validação dos ingressos. Este medo é compreensível, uma vez que o sistema de vendas possui informações estratégicas que estas pessoas não precisam ter acesso. Contudo, a Sympla é uma das plataformas que resolveram este problema. Com ela é possível criar níveis de acesso. No caso da entrega de abadás, o nível de acesso importante é o de check-in. Isto quer dizer que o produtor poderá dar acesso apenas à área de check-in do seu evento a uma conta de usuário diferente. Ou seja, este produtor poderá ter uma conta própria só para este fim e compartilhá-la com sua equipe sem preocupação, uma vez que não terão acesso à informações estratégicas do evento.
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É seguro contra falsificação de ingressos? Cada ingresso possui um código único para validação. Se ocorrer de chegarem dois ingressos iguais, a leitura automática dos mesmos acusará fraude em um deles já que o código será identificado com duplicidade. E para ingressos inventados, a leitura automática também acusará o código inválido.
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p ó s e ve n t o
Depois que o evento acontece, muitos organizadores acreditam que não existe mais trabalho a fazer. Mas os bons produtores já perceberam o contrário: o pós-evento é um momento de refletir e analisar o evento, e anotar as estratégias que deverão ser tomadas para que o evento do ano seguinte saia ainda melhor! Ainda mais se falando em Carnaval, que acontece uma vez por ano.
R elatório s aut omáti c o s
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Além da plataforma de venda mostrar durante a venda dos ingressos os valores em tempo real das vendas e os participantes, ela gera dados e relatórios que podem e devem ser analisados no pós-evento. Além disso, o produtor terá formado um mailing precioso que poderá ser utilizado em futuro eventos.
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O borderô é o fechamento financeiro do evento. É uma etapa que requer cuidados já que lida com números e valores delicados. Já pensou em clicar em um botão e ter este relatório prontinho pra você? Se tratando da venda de ingressos, você pode fazer isto com a Sympla! Esta é mais uma das poderosas ferramentas que a plataforma oferece para facilitar a vida do produtor!
Tenha o borderô do seu evento automaticamente e faça análises mais precisas e corretas!
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email marketin g dire c ionado A gestão inteligente da plataforma online de venda de ingressos poderá ser utilizada também em eventos futuros. No seu Carnaval do próximo ano, você poderá convidar por dentro da própria plataforma os participantes do evento anterior. São pessoas que foram no evento e com certeza gostarão de ir no novo. Este convite poderá ser feito pela ferramenta especial de Email Marketing Direcionado e é super poderosa pois o produtor tem a certeza de que estará convidando quem realmente gostaria de ir no novo evento!
De eventos passados Criar lista de convidados a partir de participantes confirmados em eventos passados
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Conheça os cases de sucesso da Sympla! Quer saber como produtores de shows, festas e eventos musicais solucionaram várias questões relacionadas à produção dos seus eventos somente utilizando a Sympla? Veja o vídeo!
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CONCLUSÃO O Carnaval já foi uma festa sem muita organização. Mas hoje, está ocorrendo uma profissionalização que, ancorada pela tecnologia e pelas plataformas online inteligentes, tem proporcionado festas organizadas e bem avaliadas pelo público. Venda seus ingressos em uma plataforma online com gestão inteligente e desfrute de todas estas vantagens que ela pode oferecer, proporcionando ao público mais conforto e segurança e mais recursos para você gerir sua produção com muito mais eficiência.
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Este e-book foi produzido pela Sympla. Quer saber mais? Fale com um de nossos consultores pelo email consultores@sympla.com.br Conheça: www.sympla.com.br
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