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-ESPECIAL INFORMATIVO/MUNDO
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SISTEMADEINFORMACION? Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de información no necesariamente incluye equipo electrónico (hardware). Sin embargo en la práctica se utiliza como sinónimo de "sistema de información."
Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo computacional, el recurso humano, los datos o información fuente, programas ejecutados por las computadoras, las telecomunicacion es y los procedimiento s de políticas y reglas de operación Habitualmente el término se usa de manera errónea como sinónimo de sistema de
información informático, en parte porque en la mayoría de los casos los recursos materiales de un sistema de información están constituidos casi en su totalidad por sistemas informáticos Estrictamente hablando, un sistema de información no tiene por qué disponer de dichos recursos (aunque en la práctica esto no suela ocurrir).
Durante los últimos años los sistemas de información han avanzado considerablemente formándose a si como fuentes estructurales y lógicas para el desarrollo de cualquier organización y en un eje central de avance empresarial, se considera como un nivel de competencia que las organizaciones accedan a los avances tecnológicos de la información ya sea en recurso humano o material para poder ser competitiva en un mercado que cada día ofrece mayor competitividad con eficiencia, eficacia y optimización de procesos Los sistemas de información se han convertido en un recurso mas para las organizaciones debido a los cambios estructurales en la gestión administrativa esto se da por que las tecnologías han tomado una mayor importancia por usabilidad al optimizar información y su desarrollo informático no para es un constante avance tecnológico que puede convertirse en soluciones a problemas organizacionales ya que no solo avanzan los sistemas también debe haber un avance estructurar del ente organizacional en recursos humanos y infraestructura Dentro del impacto que tiene los de los sistemas de información dentro del ente organizacional se encarga de forjar nuevas expectativas de competencia mercantil entre las diversa organizaciones debido a que las organizaciones
La implantación y uso de un sistema de información dentro de una organización regularmente desencadena una serie de consecuencias, de las cuales unas son positivas y otras no lo son. A continuación, algunas de las ventajas de contar con un sistema de información y algunos puntos negativos que las organizaciones deben enfrentar al implantar un sistema de información Entre las ventajas de la utilización de un sistema de información computarizado:
• Control más efectivo de las actividades de la organización. • Integración de las diferentes áreas que conforman la organización. • Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia. • Ayuda a incrementar la efectividad en la operación de las empresas. • Proporciona ventajas competitivas y valor agregado. • Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo real. • Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en puntos distantes. • Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos. Permite comparar resultados alcanzados con
los objetivos programados,
con fines de evaluación y control.
Entre las desventajas se puede encontrar:
• El tiempo que pueda tomar su implementación. •La resistencia al cambio de los usuarios. Problemas técnicos, si no se hace un estudio adecuado,
como
fallas de hardware o de software o funciones implementadas inadecuadamente para apoyar
ciertas actividades de la organización.
sistemas permiten a la En
la
medida
en
que
más
organización mejorar y mantener
funciones de las organizaciones se
un
han automatizado, los sistemas de
sus
información
transacciones
se
han
tornado
aceleradamente especializados, distintos
más dando
sistemas
de
origen
a
información.
Estos sistemas individuales podrían llegar a combinarse para convertirse en componentes o subsistemas del sistema
general
de
información
propio de una organización. Los sistemas componen una pirámide,
seguimiento
o
registro
de
operaciones o rutinarias,
cuyos
datos son almacenadas en una base de datos. Es
por esta
razón que también se les llama sistemas
de
datos. las
procesamiento
Los
datos
de de
operaciones son integrados
a la base de datos, en la cual se registran
las
transacciones
de
sirviendo de apoyo esencialmente
la
más no es exclusivo, a uno de los
datos así conformada puede servir
niveles jerárquicos conformados por
de
el
En
de
las
Un
personal
esencia,
de se
la
empresa.
tiene
en
organización. La base de
apoyo
a
los
otros
tipos
sistemas de información. sistema
común
de
organizaciones, tres tipos de sistemas
procesamiento de transacciones
de información especializados
en todas las relacionado
empresas es el con
el
área
de
contabilidad. Entre las actividades que automatiza se
encuentra
el procesamiento de órdenes de venta, control de cuentas por cobrar, inventario, pagar y nómina.
cuentas por
(Produce reportes estructurados). Es un sistema
de
informaciรณn
que
tipo de
arroja
estandarizados en forma breve y
reportes
estructurada.
Apoya la gestiรณn del personal de rango medio. Se diferencian de los sistemas de
procesamiento
de transacciones en que los primeros asisten o mantienen a la base de datos, en
tanto que el
sistema de informaciรณn gerencial realmente hace uso de la base de datos. Puede
requerir de
administraciรณn de la base de datos que integre las bases
de
diferentes medio
de
los
departamentos. El personal de nivel
requiere
resumida funcionales.
datos
en
general
de
informaciรณn
originada en distintas unidades Es
predeterminados,
capaz
de
producir
reportes
con un formato previo ya
determinado que presenta siempre el mismo tipo de contenido.
(Apoyo
al análisis de situaciones imprevistas). Se diferencia de los
anteriores, en que es una herramienta flexible de análisis que produce reportes sin formato fijo. Estos sistemas permiten a los gerentes
obtener
respuestas
problemas
inesperados
y
relativamente excepcionales. Existen algunas decisiones que no son de
naturaleza recurrente y que deben enfrentarse muy
ocasionalmente o incluso una sola vez. Una considera
no
estructurada
procedimientos claros, es a
posible
identificar
cuando
no
decisión se se
cuenta
con
preestablecidos para adoptarla y no anticipadamente
todos
los
factores
considerar en la decisión. Un factor clave en el uso de
estos sistemas es la flexibilidad de
definir la información
necesaria. Incluso ocurre que conforme se adquiere información, el
gerente requiera más información, dando un nuevo giro a
sus requerimientos iníciales. Como se
percibe, en estos
casos, no es posible diseñar previamente ni el formato, ni el contenido
de
los
reportes
del
sistema.
Este tipo de sistema debe brindar flexibilidad para que el usuario (gerente o directivo) pueda
solicitar informes
definiendo el contenido y la manera de presentar la información. El criterio
de los directivos juega un papel importante en la
toma de decisiones en problemas no
estructurados. Los
sistemas que dan soporte, se limitan a respaldar, pero no reemplazan el
criterio del directivo.
Los sistemas de información computarizados forman hoy día parte imprescindible de la mayoría de las organizaciones. Contar con fuentes de información confiables, veraces y oportunas que ofrezcan un criterio para la toma de decisiones acertadas en beneficio de la organización es algo que todo gerente anhela. Los sistemas de información son los encargados de que el flujo de información en la organización sea adecuado, ofrecen la posibilidad de contar con información de calidad, que genera un mejor desenvolvimiento de todos los demás componentes de
la
organización.
Gracias a los nuevos adelantos tecnológicos los beneficios que aportan los sistemas de información se han extendido más allá de los límites de las instalaciones de la organización. Es factible que los sistemas de información del futuro mediante la incorporación de las mejoras tecnológicas de hardware y software, ofrezcan una mayor capacidad y abundancia de aún mejores opciones adicionales. Es claro que hoy se conforma una sociedad de la información que incorpora grandes avances tecnológicos en las telecomunicaciones y en la informática; velocidad, disponibilidad y conectividad, juegan un papel de vital importancia en las organizaciones actuales, que sin exclusión están obligadas a operar transmitiendo y recibiendo información, interna y externa para realizar sus actividades diarias. Es evidente que la capacidad gerencial introducidos
por
se el
ha visto enriquecida con los uso
de
tales
cambios
innovaciones.
esta
tecnología
es
utilizada por los gerentes de cuando
un
sistema
recopila,
una
empresa,
ya
que
almacena y altera la información creada
permite
a partir de transacciones llevadas a cabo
información
interna
dentro de una organización se denomina
externa
la
sistema
de
disponiendo de los datos
finalidad
que puedan llegar a afectar
de
transacciones.
procesamiento Tiene
como
acceder
de
a
la y
misma,
procesar las transacciones diarias de una
su
empresa,
la
De esta manera, el ejecutivo
información recibida en una base de
podrá conocer el estado de
datos para su posterior consulta
todos
los
incluso
aquellos
acumulando
toda
buen
cumplan
rendimiento.
indicadores, que
con
no las
un sistema de información gerencial es expectativas y a partir de aquel utilizado por la empresa para solventar esto, tomar las medidas que inconvenientes en la misma. Es decir, el considere adecuadas. objetivo del mismo es la suministración de información para la resolución de problemas a través de la interacción entre tecnologías y personas. Los datos aportados por el sistema deben disponer de cuatro cualidades elementales: calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.
Existen pautas básicas para el desarrollo de un SI para una organización: •Conocimiento de la Organización. Analizar y conocer todos los sistemas que forman parte de la organización, así como los futuros usuarios del SI. En las empresas (fin de lucro presente), se analiza el proceso de negocio y los procesos transaccionales a los que dará soporte el SI. •Identificación de problemas y oportunidades. El segundo paso es relevar las situaciones que tiene la organización y de las cuales se puede sacar una ventaja competitiva (Por ejemplo: una empresa con un personal capacitado en manejo informático reduce el costo de capacitación de los usuarios),
así
como
las
situaciones
desventajosas
o
limitaciones que hay que sortear o que tomar en cuenta (Por ejemplo: el edificio de una empresa que cuenta con un espacio muy reducido y no permitirá instalar más de dos computadoras). •Determinar las necesidades. Este proceso también se denomina e licitación de requerimientos. En el mismo, se procede
identificar
a
través
de
algún
método
de
recolección de información (el que más se ajuste a cada caso) la información relevante para el SI que se propondrá. •Diagnóstico. En este paso se elabora un informe resaltando los aspectos positivos y negativos de la organización. Este informe formará parte de la propuesta del SI y, también, será tomado en cuenta a la hora del diseño.
•Propuesta. Contando ya con toda la información necesaria acerca de la organización, es posible elaborar una propuesta formal dirigida hacia la organización donde se detalle: el presupuesto, la relación costobeneficio y la presentación del proyecto de desarrollo del SI. •Diseño del sistema. Una vez aprobado el proyecto, se comienza con la elaboración del diseño lógico del SI; la misma incluye: el diseño del flujo de la información dentro del sistema, los procesos que se realizarán dentro del sistema, el diccionario de datos, los reportes de salida, etc. En este paso es importante seleccionar la plataforma donde se apoyará el SI y el lenguaje de programación a utilizar. •Codificación. Con el algoritmo ya diseñado, se procede a su reescritura en un lenguaje de programación establecido (programación) en la etapa anterior, es decir, en códigos que la máquina pueda interpretar y ejecutar. •Implementación.
Este
paso
consta
de
todas
las
actividades requeridas para la instalación de los equipos informáticos,
redes
aplicación(programa)
y
la
generada
instalación en
la
de
la
etapa
de
Codificación. Mantenimiento. Proceso de retroalimentación, a través del cual se puede solicitar la corrección, el mejoramiento o la adaptación del SI ya creado a otro entorno de trabajo o plataforma. Este paso incluye el soporte técnico acordado anteriormente
Los sistemas de información tratan el desarrollo, uso y
administración
de
la
infraestructura
de
la
tecnología de la información en una organización. En la era post-industrial, la era de la información, el enfoque de las compañías ha cambiado de la orientación hacia el producto a la orientación hacia el conocimiento, en este sentido el mercado compite hoy en día en términos del proceso y la innovación, en lugar del producto. El énfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de producción hacia el proceso de producción en sí mismo, y los servicios que acompañan este proceso. El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su información, representada en su personal, experiencia,
conocimiento,
innovaciones
(patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura de la tecnología de información. De tal manera que el sistema de información se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología que soporta el flujo de información dentro de la organización. Un sistema de información debe brindar
la
totalidad
de
los
elementos
que
conforman los datos, en una estructura robusta, flexible ante los futuros cambios y homogénea.
Los sistemas de información, según Peña (2006), tienen 5 elementos importantes, estos son: •Financieros •Administrativos •Humanos •Materiales •Tecnológicos
Los
elementos
del
sistema
de
información,
representados en la figura 1, son: (1) Base de Datos: Es donde se almacena toda la información que se requiere para la toma de decisiones. La información se organiza en registros específicos e identificables; (2) Transacciones: Corresponde a todos los elementos de interfaz que permiten al usuario: consultar, agregar, modificar
o
eliminar
un
registro
específico
de
Información; (3) Informes: Corresponden a todos los elementos de interfaz mediante los cuales el usuario puede obtener uno o más registros y/o información de tipo estadístico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de búsqueda y selección definidos. Los restantes elementos de un sistema de información son:
(4) Procesos: Corresponden a todos aquellos elementos
que,
de
acuerdo
a
una
lógica
predefinida, obtienen información de la base de datos y generan nuevos registros de información. Los procesos sólo son controlados por el usuario (de ahi que aparezca en línea de puntos); (5) Usuario: Identifica a todas las personas que interactúan con el sistema, esto incluye desde el máximo nivel ejecutivo que recibe los informes de estadísticas procesadas, hasta el usuario operativo que se encarga de recolectar e ingresar la información al sistema y (6) Procedimientos Administrativos: Corresponde al conjunto de reglas y políticas de la organización, que rigen el comportamiento de los usuarios frente al sistema. Particularmente, debieran asegurar que nunca, bajo ninguna circunstancia un usuario tenga acceso directo a la Base de Datos.
-Nos permite el acceso útil y fácil del mercado, clientes, proveedores, etc. -Nos da a conocer las tendencias del mercado mediante los informes de ventas, devoluciones, utilidades, pérdidas, preferencias de los consumidores. -Obtención de datos actualizados de gustos y preferencias de los clientes. -Nos permite tener un amplio panorama acerca de la situación de la empresa a través de los informes contables y financieros que genera un sistema de información.
La seguridad siempre ha sido un concepto presente en todos los sistemas de gestión de la información. Su implementación no es sencilla, porque abarca todos los eslabones de la cadena de gestión de la información y requiere de un gran conjunto de medidas organizativas y tecnológicas. El éxito de su implantación depende de, una concienciación sobre la necesidad de que la información se mantenga en secreto, íntegra y disponible. El Usuario final necesita, por tanto, ser concienciado en materia de seguridad de la información y al mismo tiempo debe disponer de unas normas de obligado cumplimiento respecto al uso de los sistemas informáticos a su alcance, así como soportes o documentos en papel. Y, con especial relevancia, en cuanto a preservar la confidencialidad de la información de carácter personal que esté siendo tratada, como son los datos personales proporcionados por los promotores de quejas o de los que dirigen consultas a la institución.
-Un sistema de información se utiliza para obtener información oportuna acerca de las necesidades de los clientes, obtener estadísticas en cuanto al gusto de la clientela -Obtener información financiera y contable, y para tener una comunicación constante con los clientes y los proveedores. -Obtener estadística de los proveedores y para tener una bases de datos que contengan toda la información acerca de los clientes, proveedores, distribuidores etc.,
-Estos son solo algunos de los elementos y características que contribuyen a que un SIM sea el adecuado para dirigir una empresa trátese del giro que sea, ya que para mantenerse en el mercado o posesionar una marca debemos empezar por establecer el SIM mas adecuado y entre mas datos mejor se facilita la toma de decisiones para cualquier actividad que se pretenda llevar a cabo en la Organización.
Mejora la Imagen de la Empresa
Aument o de la Product ividad. Mejora miento de la Organiz aci贸n Interna.
Aumento de la fidelidad de Clientes.
A principios del siglo XXI la integración de datos, en el sentido más amplio de esta palabra por medio de entornos informáticos cada vez más complejos, potentes y fáciles de usar constituye ya un hecho incuestionable. Sin embargo, los SIM avanzan muy lentamente, y donde lo hacen se aprecia enseguida un fuerte liderazgo institucional. Podemos concluir, por tanto, que la construcción de SIM no es un problema tecnológico, puesto que disponemos de todas las herramientas necesarias para ello: Internet, gestores de bases de datos universales, Etc.
-ENTRETENIMIENTO/MUNDO
INFO
TU SOPA INFO T
P
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SALIDA
PROCESO
ENTRADA SISTEMAS
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HARDWARE DATO