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OFF El presente documento tiene como objetivo ser la guía de iniciación y operación del Hostal Off - Villa de Leyva. Se discutirán temas como capital humano, gerencia, control de gastos, requerimientos de operación, mercadeo, líneas de ingreso, suministro, financiamiento y administración de recursos (humano, financiero e inventarios). Es importante que la operación esté encauzada, en su totalidad, en satisfacer la experiencia que se desea brindar a los clientes. Para esto se recomienda generar manuales, formatos, insumos, instalaciones y recursos que permitan que el equipo operativo esté alineado en procedimientos y procesos que brinden de manera eficaz y constante, de inicio (compra online) a fin (check out), la mejor experiencia posible a los clientes. Los insumos y recursos descritos hacen parte de la inversión inicial; después, mes a mes habrán nuevos requerimientos para mantener la operación. La experiencia que se desea brindar a los clientes y la estructura financiera van siempre de la mano, y requieren un seguimiento riguroso y constante por parte de la gerencia, propietario o Junta Directiva. De esta manera se podrá garantizar el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Cada modificación de la operación tendrá un impacto directo en las proyecciones y comportamiento financiero y esto debe analizarse antes de ejecutar cualquier cambio. Por ejemplo, si no queremos servicio a la mesa no tendremos meseros y no tener meseros reduce los gastos nominales. Este tipo de decisiones debe primero modelarse con la estructura financiera, de tal forma que teniendo en cuenta ventas, gastos, deudas, etc. se analice su viabilidad. Como lo dijimos antes, este documento será su primera guía operacional para OFF , para ello vamos a empezar hablando sobre cada espacio que tiene el hostal y cuáles son sus requerimientos operativos, hablaremos de qué tipo de actividades se van a desarrollar en cada lugar y qué costos implica. Después se mostrará el capital humano necesario para la operación y la estructura organizacional. Por último, un análisis financiero, que tiene en cuenta inversión inicial, estado de pérdidas y ganancias (operación traducida en números), metas de ventas en cada línea de ingreso y una proyección financiera (comportamiento de OFF en el tiempo).
Funcionamiento Operativo del Hosta OFF Para Off sugerimos que muchos de los preoceso tradicionales en la hostelería tengan implementación tecnológica. Por ello, al momento de la apertura, se buscará que muchos de los procesos y actividades de Off estés automatizados. Gracias a ellos el hostal puede ahorrar costos futuros (servicios públicos, nominales y administrativos) agilizar procesos, brindar un mejor servicio y agrupar una fuente de información de los clientes para la toma de decisiones. En esta primera parte hablaremos que cada departamento, sus funciones primordiales y un acercamiento general a su operación. 1. Recepción. Recepción es la cara de los establecimientos de hotelería a los ojos de los clientes, ante los que realiza funciones administrativas y comerciales. Esas tareas se inician cuando llega un nuevo cliente al hotel, pues este profesional es el encargado de gestionar las reservas, formalizando las entradas y salidas de los huéspedes. Es por ello que siempre debe ser consciente del estado de ocupación del establecimiento para poder comercializar con certeza las plazas con las que cuenta. También debe atender a los clientes durante su estancia, informándoles de los servicios del hotel, así como de lugares, transportes o eventos cuando se lo reclamen, y también tramitar sus quejas y solucionar los problemas que puedan tener en su estancia. Entre las labores más administrativas está el control diario de las reservas, así como la facturación de los servicios consumidos por los clientes (Wellnesroom, noches extra, merchandising, etc) Estos profesionales pueden tener estudios muy variados. Off debe garantizar que este personal tenga dominio del inglés y el conocimiento de una segunda lengua extranjera (francés, alemán o italiano). Las personas encargadas de este punto garantizan ● Orden en la caja al momento de las facturaciones ● Llevar un control de las reservas utilizando el software hotelero ● Llevar control y orden todos los papeles exigidos por el gobierno para la legalidad del comercio. ● Brindar información a los huéspedes sobre el hostal y Villa de Leyva ● Dar ingreso a los nuevos clientes (Check in) y salida (Check out) ● Atender todas las llamadas telefónicas que estarán guiadas a nuevas ventas, información de OFF, preguntas frecuentes, comunicación con proveedores y demás. ● Estar al tanto de la programación de los eventos realizados por el hostal ● Realizar canjes publicitarios en Villa de Leyva. ● Llevar un buen mantenimiento de los activos utilizados para esa labor.
2. Escenario (Fogateras) Este departamento es el nodo social de Off, es el lugar en donde se desempeña la mayor cantidad de actividades e interacción. Si bien el restaurante bar representan gran parte de todas las ventas, aquí, es donde se ejecutan. Off al optar por un autoservicio es de vital importancia que este lugar siempre tenga un control de aseo rigurosos y seguimiento al índice de ocupación para un servicio correcto con la mayor cantidad de personas. Las Fogateras, al ser una instalación a gas, requieren de formatos de control para su funcionamiento a largo plazo, acompañado de mantenimientos periódicos cada dos meses. La utilización de las fogateras serán controladas por la administración cada vez que un cliente desee usarla y se entregará un instructivo para evitar accidentes. Este lugar es uso exclusivo para los clientes de Off aun estando en un lugar abierto al público, ya que, utiliza recursos y es un valor agregado al huésped. El sector de la tarima, es un espacio que contará con equipos valorados entre 5 a 20 millones de pesos dependiendo de la inversión inicial en esta área. El objetivo de esta inversión es tener una agenda cultural que comprenda actividades musicales, artísticas, teatrales y gastronómica. En este sector también se debe contar con un formato de control de inventario y protección de los activos invertidos, gestión de las actividades y trabajos comerciales. Se debe responsabilizar a un operario de Off en este departamento que responda por todo su manejo y sus activos, de esta manera, será sencillo delegar funciones y desarrollar actividades autónomas. Para este departamento (Escenario y fogateras) se debe destinar un rubro mensual de mantenimiento que puede ir de los $ 250.000 pesos a $600.000 pesos que cubran los posibles daños por su frecuente uso, accidentes, imprevistos naturales o futuras reinversiones. Las personas encargadas de esta área deberán asegurar. ● Gestión de inventarios de los respectivos equipo con su localización. ● Garantizar mantenimientos en horarios y días específicos. ● Gestión del mobiliario y los equipos para la disposición de ellos al momento de los eventos. ● Hacer una limpieza general todos los días. ● Comunicar a gerencia sobre el mantenimiento de los equipos cada 3 meses. ●
Realizar un calendario visible y actualizado para que los huéspedes se puedan programar y asistir a los momentos del día.
3. Restaurante/Bar Este departamento representa un fuerte ingreso de ganancias al hostal, incluso superando las ventas de habitaciones. Aquí, el restaurante debe tener una propuesta gastronómica concreta que minimice costos e invite a los locales de villa de Leyva a tenerlo en su día a día. La cocina requiere de una operación independiente a cómo funciona el hostal razón por la que este departamento requiere de un responsable (Cocinero o chef) de alimentos y bebidas para el control de inventarios, costos, manejo de proveedores, orden, proyección de ventas y calidad en las preparaciones. Aquí será clave el control llevado en el sistema pos, donde se pueden visualizar la cantidad de insumos en el stock, ventas diarias, unidades de producto específico vendido, cual producto me genera mayor margen, en que horarios vendo mas y en qué otros vendo menos. Estos análisis harán que se optimice el gasto en las compras de los insumos para las preparaciones, nos dará una guía para las estrategias de ventas, podremos automatizar procesos y por supuesto, tener ordenado los ingresos para ver las ganancias. En unidades aproximadas tendremos en el restaurante: ● + 7 familias de alimentos ● 62 tipos de alimentos ● 3 operarios para el despacho de pedidos, aquí es muy importante definir el horario de la oferta gastronómica. ● + 10 proveedores de diferentes insumos. Para Off, la recomendación es encontrar proveedores exclusivos que nos diferencien de los demás competidores, será un reto ya que en villa de Leyva no hay mucha oferta ● Ticket promedio de compra de $ 25.000 a $30.000 ● 15 min de espera por producto para aprovechar mejor la rotación de los clientes ● + 10 referencias de cervezas artesanales ● 100% vegano Off debe tener un concepto Fast Casual en su gastronomía que sea ágil, sencilla y deliciosa y que al mismo tiempo podamos ahorrar dinero al ser autoservicio. Los costos en meseros son muy altos y riesgosos en un sector turístico como lo es villa de Leyva, solo en momentos muy específicos se podría optar por aumentar la plantilla si se ve necesario, pero la prioridad será, que los clientes hagan parte del servicio. Para su correcto funcionamiento el restaurante deberá ● Hacer los pedidos a los proveedores optimizando el espacio en bodega ● Llevar un control de los desperdicios ● Controlar la caja menor con formatos de apertura de caja y de cierre para evitar robos. ● Manejar sistema Pos
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Llenar formatos de ingreso de productos, pedidos, salidas y bajas Llevar inventario de los activos de cocina. Hacer una limpieza general todos los días. Comunicar a gerencia sobre el mantenimiento de los equipos cada 3 meses
Dentro de el plan financiero estimamos que el área de restaurante-bar debe facturar entre 15 a 20 millones de pesos mensuales en temporada baja y 45 a 60 millones de pesos en temporada alta, la diferencia es considerable, pero Villa de Leyva tiene esas variables de consumo, el objetivo principal es la diferenciación del producto para amortiguar las temporadas vacías en el pueblo. 4. Unfuck Lab y Unfuck Bath Estos espacios estarán enfocados 100% en el entretenimiento de los huéspedes y estarán en su mayoría de sus actividades automatizados. Se busca que no se dependan de personas para el desarrollo de las diferentes actividades. Ambos espacios serán específicamente gestionados por el departamento de mantenimiento y gestión cultural donde tendrán a cargo la debida rotación y diligenciamiento de formatos de aseo y control. En estos espacios es de vital importancia conservar una buena imagen y aseo cada vez que sean utilizados, lo cual implica una correcta ventilación tanto natural como artificial o instalada en el espacio. El unfuck Lab va a ser un espacio que tiene la posibilidad de facturar de 1 al 5 % de las ventas, ya que este podría llegar a disponerse para actividades ajenas al hostal y en óptimas condiciones puede llegar a ser un espacio utilizado por más organizaciones u hostales de la zona para realizar algún tipo de clase con relación a actividades físicas, clases corporales, baile y diferentes artes. El espacio debe tener un inventario de todos los insumos que allí se mantienen y garantizar que estén antes y después de cada sesión, para ello se necesita: ● Gestión de inventarios de los respectivos equipo con su localización. ● Garantizar mantenimientos en horarios y días específicos. ● Gestión del mobiliario y los equipos para la disposición de ellos al momento de los eventos. ● Hacer una limpieza general todos los días. ● Comunicar a gerencia sobre el mantenimiento de los equipos cada 3 meses.
5. Lavandería o Ama de llaves El departamento de lavandería y aseo es uno de los más importantes del hostal, de este rol depende la buena percepción de los clientes al momento de llegar e irse de Off. Se encontrarán cerca de las habitaciones para controlar y facilitar el trabajo diario, además de contar con estaciones en ambos pisos que ayudarán a tener los productos de trabajo más a la mano. Este departamento también abarca lavandería, tintorería, oficina y bodegas. Una ama de llaves maneja una amplia variedad de materiales, como artículos de aseo, blancos, ropa de lavandería, alfombras, artículos de decoración etc. Sus principales responsabilidades son: ● Limpieza general, incluidas áreas sociales, escenario, Wellness etc. ● Supervisar la operación de aseo con seguimiento en formatos. ● Controlar y mantener inventarios de artículos de limpieza. ● Asistir en la elaboración y ejecución de los programas de mantenimiento en habitaciones y áreas públicas. ● Elaborar jornadas de limpieza general tales como, limpieza exterior de ventanas, lavado de alfombras, etc. ● Es su responsabilidad la selección de suministros de limpieza. ● Ser responsables de las llaves maestras del hostal sobre todo las de las habitaciones. ● Mantener los uniformes del personal del hotel y sus utensilios de protección ● Participar en la elaboración y control del presupuesto ● Supervisar y autorizar los pedidos para el almacén. ● Este departamento tiene la responsabilidad de hacer seguimiento a la devolución de los objetos olvidados por los huéspedes. ● Realizar reuniones con su departamento periódicamente para evaluaciones. ● Elaborar programas de limpieza y mantenimiento. Para off proponemos tener 2 personas en el departamento en temporada baja y en temporada alta 3, este rubro entra directo a los costos fijos difíciles de modificar por los m2 del hostal y su nivel de servicio. Es muy importante llevar un control de este departamento que demanda muchos recurso diariamente y asegurarse de implementar políticas a los huéspedes, ejemplo, usar una toalla en toda la estadía en Off, muchas veces se lavan prendas que aún siguen limpias y gastan agua innecesaria.
Estructura organizacional La estructura organizacional del personal de Off va a requerir de una entidad que pueda hacer control general de todos lo ámbitos que corresponden al hostal. Supervisará todo lo relacionado con las ventas por alquiler de las habitaciones, los ingresos por comidas y bebidas, el manejo de su personal y el control de inventarios. Esta entidad deberá ser la junta directiva conformada por la familia Santiesteban por lo que resulta esencial tener clara tal estructura organizacional del personal de Off: Comenzando por el Admin unruler, es la persona encargada de dar reportes semanales a la junta directiva sobre todos los procesos realizados en el hostal durante esos días. Por lo tanto, quien desempeñe este cargo tendrá la responsabilidad de realizar un control detallado y exhaustivo de todas las estrategias de crecimiento y desarrollo que se estén llevando a cabo en Off. Así, se espera que el Admin unruler pueda establecer una dinámica de entrega de resultados mensualmente, lo que quiere decir que a través de él llegarán todos los informes de avances de los diferentes sectores que conforman el hostal. El Admin unruler recibirá informes del Front desk acerca del cumplimiento de funciones del personal e inventarios, por lo que el Wellness Chief (que se encarga todas las actividades relacionadas con el mantenimiento de Off) estará bajo la responsabilidad de la persona que desempeñe el papel del Front desk. Asimismo, el Chill maker le entregará al Admin Unruler el informe de resultados sobre todo lo relacionado con ventas de comidas, bebidas y eventos que se hayan realizado durante el mes. Por último, el Food Guardian, será quien rinda cuentas sobre el personal de la cocina y las ventas del restaurante. Entonces, en conclusión, el Admin unruler es quien estará a cargo de supervisar: el manejo del personal, la productividad del hostal, el cumplimiento de tareas básicas y la elaboración y control de inventarios.
1. Staff De Off: El personal de Off se va a caracterizar por tener una actitud servicial y cálida, especialmente en el trato con el huésped. Tendrá muy buena disposición para atender preguntas, inquietudes y demás casos existenciales que cualquier alma que se encuentre en el camino de este maravilloso sitio, pueda tener. Es decir, va a estar totalmente capacitado y orientado para dar un excelente servicio. Tendrá las aptitudes necesarias para poder manejar y administrar óptimamente los recursos y así, en conjunto con la tecnología, off será el perfecto ejemplo de cómo la calidéz y la pasión por el buen servicio pueden impactar realmente en la vida de cada viajero ! 2. Admin Unruler: Brief. Es la persona que tiene el conocimiento técnico, la experiencia y la capacidad de administrar efectivamente el hostal y su personal de forma integral. Es la encargada de: controlar y hacer el seguimiento de las ventas (incluyendo ventas en línea), dar respuestas rápidas y efectivas a la comunidad del hostal, hacer liquidaciones y pagos de nómina, hacer auditorías de stock, inventarios y formatos, además de tener una excelente comunicación con todo su equipo. Será un líder ejemplar, que a través de su trabajo logre inspirar y hacer cumplir a los demás sus tareas y todas sus funciones. Deberá ser amable y estar enfocado en el crecimiento de Off, ya que a partir de ahí y del cumplimiento de metas, podrá soportar y dar respuestas creativas a futuros escenarios de baja fluctuación y poca ocupación en Villa de Leyva. 3. Front Desk: Brief. Es el encargado de supervisar y controlar el trabajo de recepcionistas y el personal dentro de este departamento, como cajeros, botones, servicios etc. Además de solucionar problemas que se puedan dar eventualmente. Cumple una labor crucial en el mantenimiento y en el “look and feel” que debe tener siempre Off. Tiene que ser muy estricto en todo lo relacionado con el aseo del lugar, sin embargo, la calidez, la amabilidad y el buen servicio al huésped y al personal, no los dejará nunca de lado. Es así como, manteniendo ese equilibrio, lograremos dar ese ambiente “hogareño” que Off quiere grabar en cada uno de sus visitantes. Será el gerente nocturno, cargo en el que desempeñará dos funciones principales: la primera, es supervisar el trabajo que se realizó en todos los turnos y la segunda, ser el responsable de todo lo que suceda en el hostal durante toda la noche.
Los demás departamentos que tienen empleados trabajando en ese turno, quedarán bajo su control absoluto. 4. Food Guardian: Brief. Esta persona será la responsable de todas lo que se relacione al servicio del restaurante, incluyendo sus empleados y la apariencia del lugar, garantizando así que el cliente se sienta cómodo y a gusto. Por esta razón siempre se recomienda la existencia del maitre, pues él asegura que siempre se brinde un buen servicio. Su experiencia en el sector gastronómico y de bebidas debe sobresalir. Él debe garantizar que todos los platos y bebidas que salgan de la cocina y barra de Off cumplan altos estándares de presentación, calidad visual y gran sabor. Es así como el excelente servicio que esta persona asegura, logrará hacer que quienes visiten el restaurante, lo recuerden como una buena experiencia, lo que se resumiría en potenciales Re-compras futuras y aumento de seguidores. Dentro de sus capacidades están: el manejo del personal y el aprendizaje fiel al concepto de cada plato y su relación con Off. Así, él logrará ser quien resalte y dé a entender al personal adjudicado, el importante papel que tienen las recetas EN la consecución de un resultado estándar y de la más alta calidad. Dicha función es de vital importancia, ya que gran parte de los buenos comentarios que se generan en el sector turístico, se dan cuando se logra dar un buen servicio, acompañado de un gran sabor, calidad y precios justos. 5. Chill Maker: Brief. El rol del gestor cultural va a ser de suprema importancia para soportar momentos de temporada baja y tener el mejor aprovechamiento durante la temporada alta. Su función principal es llenar de vida, no solo el hostal, sino también a la misma villa de leyva, sorprendiendo con experiencias que logren un recuerdo permanente en la memoria de quienes ahí se encuentren...Disfrutarán siempre de una gran noche o una tarde muy divertida. Va a ser la persona que te guiará y te sorprenderá con planes que te ayudarán a conectar con personas y experiencias culturales que harán inolvidable esa ciudad o esa pequeña parada en tu largo viaje . Es el encargado de garantizar que Off sea un gran aliado en el que esos artistas bohemios y rebeldes de Villa querrán mostrar su talento. Será quien posicione a Off en el mapa, no solo con grandes gestiones sino también con buena facturaciòn, ya que el peso de ingreso que abarca la cocina y el bar es casi o mayor que los de las mismas suits. Es quién promueve el desarrollo de las actividades del hostal, será el encargado de asegurar que la calidad y el servicio sean óptimos y de tener una agenda amplia aprovechando las temporalidades.
Desarrolla labores como mediador entre instituciones culturales, gubernamentales y/o privadas con artistas de diversas áreas, para articular su trabajo en el mercado, además de promocionar y difundir su trabajo a nivel nacional e internacional. 6. Wellness Chief: Brief. El Jefe de servicio cuidará de las habitaciones de modo que estén preparadas y limpias en el momento de ser ocupadas por los huéspedes. Debe tener un perfil muy proactivo y servicial, ya que a su cargo está el hecho de garantizar que la experiencia del huésped en cuanto al aseo y pulcritud del lugar sea excelente. El funcionamiento de las suites y dorms están a su cargo, por lo que debe ser capaz de coordinar turnos y equipos, para que así siempre se pueda percibir y experimentar limpieza y buen olor. Esto, debido a que Off enfocará su servicio a la experiencia que el cliente se lleve de su visita al hostal, por lo que debe garantizar que algunos sectores se caractericen por el delicioso aromas y sus visuales realmente armónicas. La responsabilidad en este cargo se puede considerar como de las más altas dentro de todo el staff de Off ya que la percepción de aseo y buen funcionamiento, es duramente juzgado por los huéspedes; según las investigaciones, es, en algunos casos, lo que más pesa a la hora de una calificación o una reseña en las plataformas de reserva y venta de las suits.
Análisis financiero
Entramos a la última parte del documento donde vamos a prestar mucha atención a los números para hacer Off realidad. Vamos a ver primero cuanto es la inversión inicial, que comprende en su mayoría a la construcción del hostal, después se explicarán la diferentes lineas de ingreso que tiene Off para su operación, veremos su estructura financiera para comprender los costos asociados al proyecto y los más significativos y terminaremos con una proyección a 20 años. 7. Inversión inicial y método de financiación La inversión inicial es el valor en dinero que se necesita para que Off cuente con todas la medidas necesarias para empezar una operación, desde es espacio físico hasta los utensilios de aseo iniciales para dar un buen servicio. Por lo cual, es muy importante entender cómo se va a utilizar ese dinero al principio y de ser posible ahorrar. La siguiente tabla muestra de forma general la distribución de los rubros faltantes para iniciar OFF se pueden revisar esos rubros en el anexo 1 del documento y en el excel.
Se ve entonces que el gasto más importante de la inversión inicial es el costo directo de la obra y sus instalaciones, corresponden al 70% del valor total, este rubro también tiene en cuenta el mobiliario y los detalles que se involucran con la experiencia en el espacio. En este rubro, al ser el más significativo, sería el único en el cual un cambio al ahorro pueda ser importante, los demás rubros, aproximadamente el 24%, son difíciles de reducir al depender 100% de los metros cuadrados disponibles para construir. Nosotros recomendamos para Off que dentro de la inversión inicial haya un rubro con un valor de 133 millones aproximado, que tendría una participación 7.6%, y que sirva como reserva líquida en la caja de off, en otras palabra, dinero en el banco al momento iniciar operación para no tener problemas de liquidez en los primeros meses, donde se espera que los resultados del hostal sean negativos y generan pérdidas. No es de alarmarse, como toda empresa, Off deberá posicionarse como marca dentro de su sector y lo mejor sería financiar esas pérdidas para no generar costos por falta de dinero en efectivo. Esta caja según el comportamiento de la ventas puede durar hasta un año y si el hostal empieza en ejercicios positivos el dinero en caja se puede utilizar para el pago de las deudas. 1. Financiación Parte fundamental del análisis financiero es saber cuánto nos va a costar en el tiempo el dinero (costos de capital) que se va a destinar para la construcción del hostal. Por un lado tenemos el capital propio que a menudo el propietario asume ese costo el tiempo y lo espera recuperar con las utilidades del hostal, y por otro lado, tenemos la fuentes de financiación con bancos y socios. La estructura será de la siguiente manera:
Se entiende que el 70% de la inversión no tendrá costos de capital fijos y al ser propios se asumen los costos hasta que, con utilidades, el hostal lo pague. El 30% restante lo aporta una entidad financiera. El costo del crédito para este tipo de inversiones que tiene un riesgo bajo gracias al aporte de los recursos propios, pueden resultar en una tasa efectiva anual baja entre el 10% al 12% EA. Se espera además que se amortice a 10 años para que Off tenga la posibilidad con su operación de pagar ese costo (intereses). El costo total por el crédito en esas condiciones en valor presente sería aproximadamente entre $ 270.000.000 millones a $ 320.000.000 millones de pesos. Para dar una idea, de forma anual, se deberá pagar a la entidad financiera $ 100.000.000 pesos anual en los primeros años y $ 60.000.000 anual al finalizar los 10 años teniendo en cuenta cuota de capital e interese. Bajo esa estructura Off deberá pagar alrededor del 55% del valor prestado en intereses (Costo de capital). Este costo se puede reducir con: ● Mejor Tasa en el entidad financiera. ● Menor plazo aumentando el capital en las cuotas. ● Iniciar con más recursos propios y endeudarse el 15% - 20% ● Ahorrar en la inversión inicial (Costos directos) ● Todas las anteriores 2. Líneas de ingreso Dentro de Off se tendrán diferente fuentes de ingreso con el fin de ser competitivos y cumplir con la estructura de gastos, generar utilidades y pagar las obligaciones. Off propone actualmente 4 líneas de ingreso, que, en el transcurso de su operación, reforzará o quitará alguna o incluirá nuevas líneas. ● Habitaciones
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Esta línea de ingreso se basa en una facturación por tiempo y representa para el hostal el 33% de su facturación total. Off tendrá tres tipos de habitaciones en donde se podrán cobrar tarifas distintas por noche según la temporada. Primero, Off tendrá cuatro Suites con capacidad para 3 personas cada uno, en total 12 personas. La facturación promedio por noche en temporada baja será $ 80.000 y en temporada alta $ 130.000 Segundo, Dorms, que son habitaciones compartidas y tiene una capacidad para 24 personas. Su facturacion promedio por noche en temporada baja será de $ 60.000 y en temporada alta $ 90.000 Tercero, Cinema, que al igual que los dorms será una habitación compartida y tendrá capacidad para 8 personas. Su facturación promedio por noche en temporada baja será de $ 50.000 y en temporada alta de $ 70.000. Esta línea de ingreso se ve afectada de forma significativa por el índice de ocupación hotelera, que, prácticamente, es la que define la facturación mes a mes. Off con un 100% de índice de ocupación facturará un máximo entre $ 62.000.000 y $ 90.000.000 de forma mensual dependiendo de su temporada, lo que quiere decir, que esta línea tiene un techo de facturación difícil de ampliar. En Villa de Leyva se tiene un índice de ocupación promedio anual de 23% lo que significa que Off esperaría terminar un año de operación con una facturación por habitaciones de $ 238.614.000. Esta línea de ingreso es la única que tiene la facilidad de variar su precios dependiendo la demanda, que es igual a poder variar el margen de utilidad. Restaurante Esta línea de ingreso es la que más potencial de crecimiento en facturación tiene por la posibilidad de vender a los clientes propios de Off, turista y locales en Villa de Leyva y se espera que represente más del 55% de las ventas totales de off. El restaurante tendrá una ocupación aproximada de 65 personas con un ticket promedio entre $ 25.000 a $ 30.000 pesos. Los restaurantes tiene la capacidad de vender más que la ocupación que tiene por la rotación de los clientes, es decir, en el caso de off, puede venderle a más de 65 personas por día. Se espera del restaurante en temporada baja vender entre $ 15.000.000 a $18.000.000 pesos y en temporada alta más de $ 50.000.000 pesos mensuales. Para dejar claro, si off posiciona su restaurante en el pueblo, es una línea de ingreso donde su techo puede estar por encima de los $ 180.000.000 pesos, el doble que el techo de la facturación de las habitaciones. Por último, para garantizar un margen atractivo en la venta, los costos de los insumos para el restaurante no deben pasar el 30% del ingreso de las ventas. Si se vende $ 10.000 off debió gastar máximo $ 3.000.
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Merchandising Esta línea corresponde a la venta de artículos de todo tipo y se espera que corresponda al 5% de las facturación total de Off. Se pueden ofertar marcas aliadas, emprendedores locales, servicios adicionales dentro del hostal,etc. Los ingresos de Merchandising son con un operación muy baja y no genera costos adicionales a los de compra y venda o ganancias por comisión. Se proyecta que en al año este rubro sea de $ 75.000.000. Servicios Privados Estos son los ingresos correspondientes a las experiencias a puertas cerrada vendidas a grupos grandes o a organizaciones (Colegios, universidades, empresa, iglesias, etc) en donde se alquila todo el hostal. Esta línea de ingreso representa el 6.5% de las facturación total de Off y tiene potencial en aprovechar las temporadas bajas donde las demás líneas están bajas en ventas. Para la venta de este producto se debe tener en cuenta varias variables como el número de personas, cantidad de noches, número de servicios incluidos, etc. Y, se espera una facturación anual entre $ 90.000.000 a 120.000.000 pesos.
3. Estado de resultados y balance inicial de OFF El estado de resultados muestra de forma general y precisa el comportamiento de Off en dinero. Cómo se van a distribuir los ingresos, cuáles son los costos asociados a las ventas, cuáles son mis gastos fijos, cuál es el monto de los interese para la deuda, que impuestos el hostal debe pagar, etc. Para entenderlo de forma general primero se debe explicar cuáles serán los gastos fijos y variables sujetos a la operación. En la siguiente tabla se muestran los gastos fijos para una operación en temporada alta y otra en temporada baja.
Los costos fijos oscilan entre 33 millones y 28 millones según la temporada y la forma de disminuir estos gastos es limitada. El rubro más significativo que puede modificar la estructura, es el capital humano (Nómina administrativa y operativa ) que corresponde al 54 % del total de los costos, los demás presupuestos están sujetos a la demanda. Otro gasto importante es la lavandería, donde en la mayoría de hostales resulta aún más costoso. Este rubro está sujeto a las políticas internas de Off y sus recomendaciones a los huéspedes. Ahora, en la siguiente tabla se muestra el Estados de Resultado del primer año.
Entonces, según esta primera hipótesis de operación con todo lo que hemos hablado en el documento, este sería el comportamiento de uño promedio con una operación e ingresos estables. Dentro de este análisis anual, se está teniendo en cuenta tanto las temporadas altas como las temporadas bajas donde en algunos mese genera pérdida en el resultado pero que al verlo en una temporalidad anual el ejercicio genera ganancias alrededor de $ 80.298.305 pesos. Recordemos también que los intereses que se muestran en la tabla corresponden al dinero que la entidad financiera presta a Off para su inversión inicial. El restaurante será el área que más facturación genera y así mismo su gasto con los insumos de proveedores de comida y las personas necesarias para su operación. Este rubro tendrá metas muy claras al momento de su apertura por que de él dependerá el
pago de las obligaciones. Esto quiere decir, que, los demás ingresos de off por sí solos no podrán asumir todos los gastos, costos y obligaciones. El ingreso por habitaciones está condicionado al índice de ocupación que para el estudio está en 23%, si Off logra subir porcentualmente ese valor su facturación irá directamente a la utilidad ya que los costos son los mismos, habría una muy pequeña variación que no es significativa. Esto indica a que debe haber un buen trabajo en marketing y el posicionamiento de la marca en redes y en Villa de Leyva. Existen unos gastos variables que no hemos visto, como el pago a las plataformas digitales para reservar en el hostal y el pago del impuesto Fontur, que son $ 2.5 por cada $1.000 de las ventas totales por concepto turístico, en el caso de Off, todos los ingresos son gracias al turismo. Off en este ejemplo tendría un Ebitda anual del 11,38%, un margen atractivo que se da gracias a las diferentes líneas de ingreso que tiene el hostal, unas independientes de las otras. Los costos operativos están alrededor del 75% de los ingresos, es importante respetar ese porcentaje para poder cumplir con las obligaciones financiera y acumular dinero para posibles reinversiones y mantenimiento para Off. Se estima que en promedio un Hostal necesita una nueva inversión importante en el espacio cada 10 años. Por último, el impuesto de renta para el sector turístico en colombia actualmente es del 9% de la utilidad antes de impuestos. El siguiente gráfico muestra el comportamiento de una operación en Off en un periodo
de 12 meses.
El gráfico evidencia las 3 temporadas importantes en villa de leyva que resultan muy importantes para el ejercicio final por que es allí donde se acumula utilidad que se usa para cubrir los meses con balance negativo y para ahorrar para los meses siguientes. Se ve en la línea naranja que en promedio es constante los costos y gastos operativos y solo cuando hay una subida importante en los ingresos los egresos se comportan similar gracias a los gastos variable que dependen de los mismos. La línea amarilla muestra el acumulado tanto de las pérdidas como las ganancia y demuestra que en los meses seguidos en temporada baja las pérdidas se acumulan, pero gracias a las pocas temporadas altas el ejercicio anual terminado positivo, por ello es muy importante estar preparados para temporada alta por que es ahí donde la empresa se sostiene. Off debe entonces garantizar que en temporada baja las pérdidas se aproximen a cero pero se deben tener en cuenta que los más probable es que resulte negativo. Políticas para ellos pueden ser: ● ● ● ● ●
Turnos partidos de operarios, Programación en la compra de los insumos de cocina, Manejo del interés, Ahorro en los servicios públicos Garantizar ingresos futuros vendiendo reservas
4. Proyección financiera y metas generalizadas de ventas La proyección financiera sirve para visualizar el comportamiento del proyecto en un periodo de tiempo y anticiparse a los diferentes escenarios que se pueden proyectar. Los escenarios están sujetos a variables que afectan diferentes lugares de la estructura financiera y el éxito de una proyección está en la correlación justificada de los datos. Los hostales tienen una variable con un alto nivel de sensibilidad en los datos, el índice de ocupación. Como lo vimos en la definición de la línea de ingreso de las habitaciones, esta variable se afecta por la cantidad de huéspedes vs la capacidad máxima en un periodo de tiempo y es aquí donde se definen los términos de temporda baja y temporada alta. Para la proyección de Off fuimos conservadores y nos guiamos por el índice promedio anual de Villa de Leyva según Cotelco (23%). Las demás variables poco sensibles del proyecto están descritas en el título de Costos fijos y variables que aun siendo fáciles de modificar, no impactan significativamente la estructuctura pero en el tiempo se ve representado en retorno y utilidades. Estos costos son el reflejo de la operación inicial propuesta para Off y su correcto funcionamiento. A continuación vamos a ver los indicadores de retorno para Off en una proyección a 20 años (tiempo necesario para evaluar un negocio turístico en finca raíz).
Esta tabla muestra el comportamiento de la inversión en el año 0, donde empieza en análisis del retorno. Entonces, se necesita de $ 1.750.319.397 pesos para tener un activo (Negocio Off) que genere valor y de retornos anuales desde el año 1 de 52 millones de pesos libres aproximadamente. Quiere decir, que tiene una tasa de retorno sobre la inversión de 3% en el primer año. El porcentaje de Retorno neto sobre la inversión irá aumentando por el pago año tras año de las obligaciones financieras que reducen los intereses del préstamo para la inversión inicial, recordemos que la deuda está presupuestada a pagarse en 10 años. Para la construcción de la proyección hay varias hipótesis que se deben resaltar: ●
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El crecimiento en la ventas está sujeto a la inflación + 1 punto porcentual. Quiere decir que estamos siendo conservadores en las ventas. Hay actividades que impacta de forma positiva el aumento de este rubro, por ejemplo Marketing, posicionamiento de marca en el pueblo, voz a voz, producto gastronómico diferencial, etc. El costo variable de los insumos gastronómicos y de merchandising estás constantes en el tiempo. Se tiene en cuenta para todos los años un índice de ocupación de 23% distribuida en 4 temporadas altas al año y 8 en temporada baja. Depreciación de los activos a 30 años. Caja inicial de 130 millones de pesos para no adquirir otros costos financieros en el caso de necesitar flujo de efectivo. Los flujos tiene una tasa de descuento de 6% anual. Todos los impuesto y costos prestacionales se pagan anual. El rubro de marketing proyectado mes a mes mantiene las ventas como se explicó en el punto 1. La venta del activo Off para el ejercicio es de $1.000.000.000 incluyecto a depreciación de los activos.
Con la sinergia de estas hipótesis, las variables iniciales, la estructura financiera del Estado de Resultados y sus líneas de ingreso dan como resultado a este primer acercamiento del retorno de la inversión en 20 años que se muestra en el siguiente cuadro.
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Tenemos el valor presente de los intereses para saber cuánto se va a pagar a la entidad financiera por el capital prestado y quizás poder disminuirlo. Valor Presente Neto de la proyección financiera a 20 años. Este valor lo que quiere decir es que el proyecto Off, generará un valor neto de utilidad, después de recibir toda la inversión inicial y la venta del activo, de 530 millones. En otras palabras en 20 años se ha pagado la inversión y se ha ganado. La Tasa Interna de Retorno es el interés o la rentabilidad de un negocio en un tiempo determinado. En 10 años la tasa sería de 2.65% que es menor a las tasa del costo de capital y de descuento, significa que en 10 el proyecto aún no ha recuperado su inversión. La Tasa Interna de Retorno a 20 años es de 8,42% mayor a la de costo de capital y como se dice en el punto 2 genera utilidad después de recuperar inversión. Según la proyección entre los años 16 y 18 se recupera totalmente la inversión y generará utilidades de ahí en adelante. WACC es el costo total del capital invertido, que es, el valor del costo de la deuda más el costo de oportunidad del capital propio de no invertir en otro activo. Significa que de forma anual el costo del capital invertido es de 6.79% anual y el retorno debería ser mayor a ese porcentaje.
Estos indicadores son un primer acercamiento a los resultados de Off en el tiempo, cualquier modificación que se relacione con la estructura financiera modificará de forma directa estos indicadores. Las modificaciones pueden ser de carácter operativo (Nómina), administrativo (Marketing), financiero (Bancos) y de mercado (Covid -19). Esta guía se construye para que sea consultada cada vez que se tengan dudas o inquietudes en la operación y en el comportamiento financiero. El objetivo es que se retroalimente cada vez que se tomen decisiones importantes y que se refleje en los número al instante. Este documento se entrega con un archivo de Excel que detalla cada rubro de gastos, costos, ingresos y financiación que se pueden modificar. La idea es que a partir de ahora, se utilice como una herramienta para identificar los diferentes escenarios que se pueden proyectar con actividades, por ejemplo, iterar en las ventas, poner y quitar líneas de ingreso, eliminar o incluir gastos y costos asociados a la operación, etc.
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