Adecuada organización de los archivos de gestión.

La importancia de la web 2.0 implementada en diferentes fuentes de difusiรณn de informaciรณn y el uso que tiene a diario por los individuos, surge la idea de plantear una estrategia para promover y difundir una adecuada organizaciรณn de los archivos de gestiรณn de los colegios distritales de los sectores de estratos bajos en la ciudad de Bogotรก utilizando herramientas web 2.0

El presente diseño de servicio está dirigido a todo el personal involucrado en la gestión documental de los archivos de gestión de los colegios distritales de los sectores de estratos más bajos de la ciudad de Bogotá.

Diseñar una estrategia para promover y difundir una adecuada organización de archivos de gestión de los colegios distritales en sectores de estratos bajos en la ciudad de Bogotá utilizando herramientas web 2.0 que ayude a mejorar la organización de los archivos en mención.

 Identificar las herramientas web sociales, a través de las cuales se pretende promover y difundir la adecuada organización de los archivos de gestión.  Construir el perfil en cada uno de los sitios Web 2.0 de interés para mediante los cuales puede promocionar y difundir la adecuada organización de los archivos de gestión.

 Definir las herramientas para la elaboración de tutoriales de aprendizaje de forma competitiva que le permita promover y difundir de manera agresiva la adecuada organización de los archivos de gestión.

Con la popularidad y aumento de consumo de los diferentes dispositivos móviles electrónicos en la actualidad las personas dedican una gran cantidad de tiempo usando las herramientas Web 2.0, motivo por el cual se pretende estar más cerca de la comunidad involucrada en la gestión documental de los colegios distritales a través de estas herramientas para difundir y promover la adecuada organización de los archivos de gestión.

La gestión de la marca digital conocida también como “ebranding” está conformada por el conjunto de acciones que construyen la presencia de su marca personal o corporativa en el entorno digital. En otras palabras, consiste en acciones y estrategias enfocadas a generar contenidos e información que resalten sus logros, fortalezas y principales características como profesionales o instituciones; a fin de posicionar su marca y reforzar su reputación online. GARCÌA ROCA, (2013).

En ese orden de ideas se abrieran las cuentas en las herramientas Web 2.0 para llegar a tener una gran cantidad de seguidores de tal forma que podamos promover y difundir la adecuada organizaciรณn de los archivos de gestiรณn.

La reputaciรณn online es el conjunto de percepciones, opiniones o sentimientos que los usuarios tienen hacia su marca. En esto, influyen tanto conversaciones, comentarios como opiniones que giran alrededor de sus publicaciones o apariciones en la red. Por lo cual la estrategia que se borde debe llegar de forma clara y concisa para alfabetizar los funcionarios de los colegios distritales fomentando la correcta manipulaciรณn de la informaciรณn.

Estas serĂĄn las herramientas web sociales utilizadas para tal fin porque son con las que mĂĄs interactĂşan las personas; por medio de ellas se pretende difundir los contenidos digitales creados.

Una vez creadas todas las cuentas en las diferentes herramientas de las Web 2.0, el siguiente paso es atraer los seguidores para empezar a interactuar.

La primera opciรณn que se debe abordar es la de enviar a los correos electrรณnicos de los funcionarios con la invitaciรณn de seguir las diferentes cuentas Web sociales creadas promover y difundir la adecuada organizaciรณn de los archivos de gestiรณn.

Pegar afiches publicitarios con la información de cada una de las herramientas Web sociales en las oficinas de archivo; para facilitar la búsqueda a los funcionarios de las cuentas Web sociales se crearan códigos QR de cada cuenta.

Se recomienda usar: https://www.unitag.io/es/qrcode.

Algunas bibliotecas utilizan formatos comunes para elaborar tutoriales de aprendizaje tales como documentos en Word, pdf o presentaciones generadas en Power Point, pero existen herramientas específicas, muchas de ellas de software libre y del entorno 2.0 que nos pueden ser de gran ayuda para elaborar productos más profesionales .

CORDÓN GARCIA, (2012).

Existen muchas herramientas para la creación de tutoriales de aprendizaje, pero se abordaran las siguientes por su fácil uso y generación de contenidos.

Es un programa creado por la Auckland University of Technology y el Tairawhiti para crear recursos educativos de forma sencilla e intuitiva sin precisar grandes conocimientos técnicos.

• Genera sus contenidos en páginas web o paquetes comprimidos.

• Es un software gratuito y abierto.

• Permite crear un tutorial web con una página con un menú lateral dinámico, así como editar páginas con contenido multimedia.

• Permite personalizar el tutorial por medio de diferentes hojas de estilo y exportar como sitio web.

Es un entorno para la creación de materiales educativos formado por un editor de actividades, un visualizador (LIM) y un archivo en formato xml (libro) que define las propiedades del libro y las páginas que lo componen.

Ventajas: • No es necesario instalar nada en el ordenador.

• Accesibilidad inmediata desde internet.

• Independiente del sistema operativo, hardware y navegador web.

• Tecnología Macromedia Flash, de contrastadas fiabilidad y seguridad.

• Entorno abierto, basado en formato xml.

Desde el punto de vista educativo: • • • • • • •

Entorno agradable.

Facilidad de uso para los alumnos y el profesorado.

Actividades atractivas.

Posibilidad de control de procesos.

Evaluación de los ejercicios.

Posibilidad de control de progresos.

Evaluación de los ejercicios.

Se puede grabar en secuencia de video toda actividad desarrollada en la pantalla del ordenador. Todo movimiento del cursor, cualquier programa que se ejecute o lo que se escriba queda registrado en un video que se puede visualizar o utilizar para una presentación.

• Permite crear una voz en off automática que transforma el texto en voz de alta calidad.

• Incorpora widgets que permite incluir cuestionarios de preguntas en la presentación.

• Las presentaciones se pueden grabar en formato flash.

• Se les puede añadir interactividad sin tener conocimientos de flash ni de programación.

Programa que permite grabar fácilmente la actividad de la pantalla en una película de video en formato AVI o SWF (Flash).

Cualquier acción, como mover el cursor del ratón, hacer clic o escribir caracteres, es registrada por el programa y permite ser visualizada más tarde como película. Este programa puede ser adecuado para demostraciones de utilización de software o grabaciones de secuencias de una película en reproducción.

• Su descarga es gratuita

• Resulta de gran utilidad para realizar tutoriales

Sitio de internet donde se pueden subir presentaciones en formato pss o ppt, puede ser también una herramienta útil para insertar presentaciones en formato Flash encastradas en código HTML (Embebed) en las páginas de nuestra biblioteca con tutoriales. Para es necesario registrarse en SlideShare y alojar la presentación; posteriormente se crea una animación en Flash que se puede incluir en la web.

El valor invertir en el presente diseño de servicio se refleja únicamente en la remuneración del esfuerzo humano que se incorpora al proceso de elaboración e implementación del producto final en mención.

ESTADÍSTICAS Y MEDICIONES El administrador desde la interfaz de cada herramienta Web 2.0 puede generar estadísticas de actividad de contenidos generados y participación de los usuarios; gran ventaja que se debe aprovechar porque por medio de estas estadísticas se pueden evidenciar las falencias y aspectos positivos, de este modo logrando satisfacer las necesidades de información de los funcionarios

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS • CORDÓN GARCIA, José A… [y otros autores]. Las nuevas fuentes de información: información y búsqueda documental en el contexto de la web 2.0. Madrid: Pirámide, 2012. Página 395.

• GARCÌA ROCA, William. E-Branding personal y corporativo: una guía para construir tu marca digital. Lima: Macro, 2013.

• JOYANES AGUILAR, Luis. Sistemas de información en la empresa: el impacto de la nube, la movilidad y los medios sociales. México: Alfaomega, 2015.

• CHARNIGO, L. Hecking out Facebook.com: the impact of a digital trend on academic libraries. En Information Technology and Libraries. Vol.26, no.1 (2007).

• MUÑIZ TROYANO, Javier. Android: curso básico para todos los niveles. Bogotá: Alfaomega, • REED, Jon. Impulse el crecimiento de su negocio con marketing online. México: Trillas, 2014.