Manual de protocolo y etiqueta profesional. Por: Andrea Torres
1) Entrevista de trabajo 1) Saludo: Es la mejor manera de empezar una entrevista de trabajo, haciendo un saludo correcto, educado y elegante. Un apretón de manos, firme y breve, sin llevar a cabo ninguna otra acción.
2) Hablar: Empiece a hablar cuando se lo indiquen. Debe establecerse un diálogo entre usted y su entrevistador o entrevistadores. Sus intervenciones deben ser breves y concisas. Se lo agradecerán los entrevistadores.
3) Discreción: No es correcto hablar mal de otros compañeros, de los jefes o de otras empresas. Tampoco debe contar detalles internos de otras empresas o compañías para las que ha trabajado.
4) Escuchar: Escuche con atención cuando hable el entrevistador. Es importante, pues como decía un conocido autor, escuchar atentamente a una persona que habla es una forma muy sutil de adulación.
5) Atención: No debe dejar que le distraiga nada de lo que le rodea, ni nada de lo que usted pueda llevar, como por ejemplo el teléfono móvil. Éste debe permanecer apagado durante toda la entrevista. Tampoco es bueno perder la atención aunque la oficina o despacho tenga unas vistas increíbles.
Entrevista de trabajo 6) Tratamiento: Sin lugar a dudas siempre de usted, salvo que le indiquen lo contrario. El tuteo no le hace más cordial, cercano o moderno, le hace un poco maleducado. No se trata a un desconocido de tu, por mucho que las nuevas tendencias empresariales y los modernos métodos de formación lo digan. 7) Gestos y moviemientos: Controle sus nervios. No solo al hablar se notan los nervios. Los movimientos de los ojos, los brazos, ciertos gestos, etc. le pueden delatar. Tenga igual cuidado con las posturas y los movimientos. No se siente hasta que no le inviten a ello. No debe cruzar las piernas ni los brazos, según indican los expertos son barreras que usted pone con respecto a los demás.
Dress code Ya seas hombre o mujer, acudir aseado, con las uñas limpias, la barba bien cuidada o afeitado, con el pelo limpio y peinado, y de ponerte algún perfume que de aroma suave. Tu ropa y los complementos deben ser discretos, evita los excesos. La ropa de la entrevista debe hacerte sentir cómodo y quedarte bien. No puede irte grande ni pequeña, o llevar unos tacones que te hagan ir insegura. Todas las prendas deben estar bien planchadas, sin manchas o zurcidos. Debe transmitir una imagen discreta y pulcra. Copia el estilo de otras personas de la empresa, sin dejar de lado tu propio estilo, pero moderándolo si te caracterizas por llevarlo al límite.
2) Reunión de trabajo "La actitud positiva es indispensable para negociar en un ambiente fluido y distendido" Si todos los participantes en una reunión, se encuentran cómodos, relajados, tranquilos, confiados, etc. tienen el escenario más adecuado para sentirse confortables y ver con una actitud más positiva y serena todos los pormenores de las negociaciones. Los mejores resultados se consiguen en este tipo de reuniones.
Reuniones Informales El ambiente suele ser más distendido, incluso en el tema del vestuario. Se trata con personas conocidas, cercanas y, generalmente, unidas por algún tipo de vínculo: compañeros de trabajo, de departamento, colegas de otras sucursales o delegaciones, etc. En este tipo de reuniones, se relajan cuestiones protocolarias tales como precedencias, tratamientos, etc. No quiere decir, con esto, que no se respeten las reglas básicas de cortesía y buena educación que deben estar presentes en cualquier ámbito de su vida.
V.S.
Reuniones formales
Se suele tratar con personas desconocidas o con las que se ha tenido poco trato. En estos casos la formalidad se debe ver reflejada en aspectos como el vestuario, el tratamiento más respetuoso, la ubicación correcta de cada uno de los participantes según su cargo o puesto, etc. Tampoco hay que pensar que se va a hacer una reunión tan rígida, en la que se pueda cortar la tensión con un cuchillo. La seriedad no está reñida con una actitud relajada y un ambiente agradable. Es posible lograr un ambiente distendido, pero guardando prudentemente unos ciertos límites.
Reunión de Trabajo
En cualquiera de los dos casos, además de las buenas maneras, un buen profesional debe demostrar toda su profesionalidad preparando de forma adecuada la reunión, siendo puntuales, cumpliendo los tiempos establecidos, respetando los turnos de intervención de los participantes, etc. Respeto, educación y sentido común, son las claves del éxito en cualquier ámbito.
3) Comida de Negocios Piensa en ese importante negocio que quieres cerrar. Te presentamos las reglas básicas de protocolo para llevar a cabo una comida de negocios. Antes De ser posible, elige un establecimiento conocido que envíe el mensaje que deseas: lujoso, sencillo, reservado o austero. Es importante que el acompañante se sienta cómodo y en confianza. Como anfitrión, debes llegar diez minutos antes de la cita y siempre antes que el invitado. La mesa debe estar reservada a nombre del anfitrión (el tuyo) o el de su empresa.
Durante El invitado debe elegir el lugar que desee para sentarse. Si la comida es con más de una persona, es importante que trates de mantener la conversación en el tema de la reunión, y que no intervengas en temas personales entre los invitados. Es recomendable que inicies la conversación con temas cotidianos para generar confianza, por ejemplo, clima o deportes. Primero debe ordenar platillo el invitado. Debes elegir cosas similares a lo que pidió el interlocutor.
Comida de Negocios Escoge platillos fáciles de comer. Evita poner el teléfono celular en la mesa, ya que podría parecer que hay algo importante que atender. Es permitido tomar bebidas alcohólicas, si el posible socio lo hace. Evita extender la comida durante más de dos horas, para evitar el aburrimiento. Toca el tema al pedir los postres. Al terminar la comida, el que tiene deseo de hacer negocios es quien paga. En caso de que exista un error extraordinario en la cuenta, tienes que hacerlo saber. Eso demuestra interés en el negocio y en las finanzas.
Después En ningún momento debe dominar la impaciencia. Evita presionar al posible socio con una respuesta rápida sobre el negocio. Es importante que des seguimiento al negocio mediante una llamada telefónica o un correo electrónico. Se puede realizar dos días después de la comida para que se note que hay interés.
4) Llamada Telefónica Saber hacer una llamada telefónica con el tono adecuado, saber cuándo es el momento de hablar y cómo hacerlo, puede evitar que un problema sencillo se convierta en un conflicto de área.
Cuando Llamas Si no agendaste la llamada, pregunta Si no agendaste la llamada telefónica lo primero que debes hacer es preguntar si existe la posibilidad de hacerla, basta con un – ¿Tienes cinco minutos?. Esto se hace para no interrumpir a la persona a la que se llama. Demuestra educación y prudencia. Ten en claro el objetivo de la llamada Si no sabes para qué la estás haciendo, mejor no la realices. Hacer llamadas telefónicas sin sentido puede hacer que pierdas el tiempo y que la otra persona lo pierda. Sé breve El tiempo es muy importante en una llamada. Una llamada de calidad no necesariamente tiene que ser larga. Realízala … de pie Cuando sea una llamada importante, hazla de pie. Esto ayuda a que el diafragma, donde se siente y se externa la voz, se abra y permita mayor fluidez y un mejor tono. Si te encuentras sentado, éste se oprime y no permite mayor impacto en la voz. Sonríe cuando hables Una buena sonrisa se transmite hasta en el teléfono. Contestar de la mejor manera posible ocasionará mayor fluidez y confianza en el diálogo. La simpatía es lo que cuenta por teléfono.
Llamada Telefónica Cuando recibes llamada Cuando estés en junta, avisa Si te encuentras en una reunión o en alguna junta de trabajo es importante que avises con anticipación, esto evitará malos entendidos con los presentes y demostrarás interés en las personas con las que te encuentras. Si te encuentras en un momento de expansión mental, evítala Cuando te encuentres en momentos importantes de trabajo: en un momento de innovación, de creatividad, de creación, etc; evita tomar una llamada, ni pondrás atención y puede boicotear tus objetivos. Pregunta si puedes regresarla en cinco minutos. Si estás de mal humor, no contestes Mejor di que estás ocupado y que les regresarás la llamada.
Extras Si se corta la llamada La manera adecuada es que la persona que realizó la llamada vuelva a llamar, el interés es de ella. Contesta de manera ecuánime. El tono de voz es importante en una llamada telefónica, trata que sea tranquilo y directo. Evita amiguismos innecesarios. El saludo Si la llamada es profesional contesta con un buenos días u hola. Cuando exista una mala noticia laboral Tranquilízate, recuerda que el humor se transmite. Actúa con inteligencia emocional, analiza el problema y si existe una solución, llama después.
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