INFORME SEMESTRAL DE ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR EL ARCHIVO NACIONAL, CORRESPONDIENTE AL PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2009. PRESENTA: Sra. Grecia Vasco de Escudero, DIRECTORA EJECUTIVA CONOCIDO Y APROBADO POR: Comité Ejecutivo de Archivos FECHA DE PRESENTACION: martes 4 de agosto del 2009 ADMINISTRACION Y PRESERVACION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL a. Puesta en marcha del proyecto de digitalización de los protocolos notariales, b. Continuación de las tareas de procesamiento documental, conforme las necesidades institucionales, c. Recuperación de documentos en mal estado; y, d. Habilitación de nuevas áreas para recibir documentación de archivos privados. RESCATE DE FONDOS DOCUMENTALES DE LA PROVINCIA DEL TUNGURAHUA a. Recepción de 50 protocolos notariales de la notaría tercera del cantón Ambato, que van desde el año 1921 a 1930, b. Se recibieron 106 protocolos notariales, de la Notaría Primera del cantón Pelileo, que van desde el año 1885 hasta 1929. c. Se recibirá de la notaría Primera de Píllaro, protocolos notariales de carácter histórico. d. Rescate de valiosos fondos documentales de la Gobernación, del Municipio de Ambato y de la tenencia políticas de Izamba. CAPACITACION AL PERSONAL En el ámbito de la gestión financiera, en gestión de archivos, en preservación del Patrimonio Documental y en reparaciones menores de documentos. ENTREGA DE REFERENCIA Y ATENCION AL PUBLICO a. En este primer semestre se han atendido a 395 usuarios en la sala de consulta, a quienes se les entregó 1.242 cajas con aproximadamente 13.862 expedientes y 907 volúmenes; y en la sección protocolos a 1.331 ciudadanos, se otorgaron 22.585 fotocopias entre simples y certificadas. b. Se han atendido visitas de grupos de estudiantes de varias universidades a quienes se les ha explicado el trabajo que se realiza y se les ha concienciado en la necesidad de mantener organizados y proteger los archivos del país; y, c. Se recibió la visita de 60 archiveros y personal responsable de la custodia del patrimonio Cultural del país, así como a los Profesores del Curso de Gestión de Riesgos del Patrimonio Cultural, organizado por el Instituto Nacional de Patrimonio Cultural y la Universidad Andina. DIFUSION DE LOS FONDOS DOCUMENTALES a. En los próximos días saldrá a circulación el Boletín No.35, del Archivo Nacional, tanto en impreso como en digital, en el que se dará a conocer transcripciones de documentos inéditos para la construcción de la Historia de la Gesta Libertaria del 10 de Agosto de 1809; y, la catalogación de las series: Matrimoniales, Minas y Obrajes.
b. En el Congreso Internacional que tuvo lugar en Santo Domingo-República Dominicana, se distribuyó ejemplares de los Boletines del Archivo Nacional, evento al que asistió la Directora señora Grecia Vasco. c. Actualmente se siguen distribuyendo a los interesados, los pocos ejemplares de las ediciones anteriores; y, d. Diario El Comercio, ha estado atento a las actividades que desarrollamos y publicó el 13 de abril del 2009 un reportaje en el que da a conocer los avances y el servicio que presta el Archivo Nacional, como un referente de la preservación del patrimonio documental de la Nación. COOPERACION INTERINSTITUCIONAL a. Se ha prestado asistencia técnica a los archivos de las siguientes Instituciones: • Archivo del convento mayor de San Francisco de Quito, • Curia Metropolitana, • Convento de las religiosas Conceptas, por intermedio de la arquitecta Pilar Salas. • Archivo histórico de la Policía Nacional, • Archivo histórico de la Asociación de Artesanos de Pichincha, • Archivo pasivo del Ministerio de Finanzas, • Archivo del Banco de Fomento – sucursal Daule, • Archivo pasivo de la ESPE, • Consejo de Seguridad Nacional; y • Consejo Provincial de Pichincha. b. Colaboración con el Instituto de Patrimonio Cultural, en la elaboración de un catálogo de identificación del Patrimonio Nacional. c. Entrega de referencia a los investigadores que están trabajando en el Bicentenario de la Independencia. d. Participación conjunta con la Academia Nacional de Historia y con el Instituto Panamericano de Geografía e Historia, Comité de Archivos, para la difusión de documentos inéditos de la gesta libertaria del 10 de Agosto de 1809. e. Cooperación con los estudios que hace la Academia Nacional de Historia. f. Inclusión de nuestro portal, dentro del sitio web que mantiene la Dirección de Conmemoraciones Cívicas de la Presidencia de la República, con ocasión de las celebraciones del Bicentenario. PARTICIPACION Y COOPERACION INTERNACIONAL a. Asistí al Congreso Internacional organizado por la Fundación Ciencias de la Documentación, en calidad de miembro del comité de Honor, realizado en la ciudad de Santo Domingo-República Dominicana, del 12 al 15 de mayo del 2009, b. Intercambio de publicaciones con instituciones archivísticas del exterior, c. Con la Universidad de Córdova-Argentina, para capacitación archivística en Tercer Nivel, d. Trabajo conjunto con la UNESCO, en el Manual de Procesamiento documental para colecciones de Patrimonio Documental; y, e. Con la Fundación Ciencias de la documentación, se proyecta organizar un congreso Internacional de Archivos en Quito, para el año 2010. IMPLEMENTACION DE EQUIPOS INFORMATICOS a. Adquisición de un equipo adicional para el trabajo de digitalización de los protocolos notariales.
b. Renovación del grabador del circuito cerrado de televisión, que controla la seguridad del edificio. MANEJO DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL Para el presente año se nos asignó la suma de USdlls.285.316,15; hasta el mes de junio se ha gastado la cantidad de USdlls.126.113.82. Una vez concluida la lectura del informe, interviene el padre Julián Bravo, para reconocer el trabajo del Archivo Nacional tanto científico como técnico que se ha desarrollado, lo cual indica los avances que ha logrado, en la entrega de la información a los investigadores y público en general, con la aplicación de normas y disposiciones que son aceptadas por todos los usuarios, tal como sucede con la Biblioteca y el Archivo Nacional de Francia, del Vaticano y de otros de gran importancia; la doctora Ivette Celi, manifiesta que se puede observar que se han cumplido innumerables actividades en beneficio de la preservación del patrimonio documental y se procede a aprobar el informe con un voto de aplauso, para la señora Grecia Vasco.
f. Grecia Vasco de Escudero DIRECTORA EJECUTIVA DEL ARCHIVO NACIONAL