INFORME SEMESTRAL DE ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR EL ARCHIVO NACIONAL, CORRESPONDIENTE AL SEGUNDO SEMESTRE DEL AÑO 2009. PRESENTA: Sra. Grecia Vasco de Escudero, DIRECTORA EJECUTIVA CONOCIDO Y APROBADO POR: Comité Ejecutivo de Archivos FECHA DE PRESENTACION: viernes 22 de enero del 2010 Informe de las labores cumplidas por la Institución en el segundo semestre del año 2009, el mismo que en resumen contempla los siguientes aspectos: 1. ADMINISTRACION Y PRESERVACION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL a. Continuación del proyecto de digitalización de los protocolos notariales, b. Trabajo conjunto con la licenciada Bernarda Tomasselli, funcionaria de la Subsecretaría de Patrimonio del Ministerio de Cultura, para la concreción de la entrega de un taller de restauración para el Archivo Nacional, c. Las tareas de procesamiento documental, continuaron en forma normal; y d. Libros de los protocolos notariales reencuadernados al estilo original. e. Se concretó la recepción de 17 volúmenes de periódicos del diario El Sol y La Tierra, donados por el doctor Marco Chiriboga. 2. CONSERVACIÓN DE FONDOS DOCUMENTALES DE LA PROVINCIA DEL TUNGURAHUA a. Los listados de 50 libros de protocolos de la notaría Tercera de Ambato, fueron integrados a la base de datos, b. Los documentos de la Notaría Primera del cantón Pelileo, que van desde el año 1885 hasta 1929, están siendo procesados para elaborar los respectivos listados, c. La atención a los usuarios, tanto en la sala de consulta como en la concesión de fotocopias ha sido normal, d. Con el Consejo Provincial del Tungurahua se acordó el nuevo canon de arrendamiento para el año 2010 y se renovó el contrato. 3. BIENESTAR Y CAPACITACION DEL PERSONAL a. Las servidoras responsables del manejo de los recursos asignados por el Estado, en la Unidad Financiera, acudieron a talleres de capacitación. b. Asistencia a Seminarios y conferencias en donde se aprovecha la oportunidad para distribuir nuestras publicaciones, entre los concurrentes y expositores nacionales y extranjeros. c. Para afianzar la Gestión de Recursos Humanos, la persona responsable de esta Unidad, participó en el Seminario Taller de APLICACIÓN DE LA NORMA TECNICA DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO EN INSTITUCIONES PUBLICAS, d. La señora Elizabeth Fariño, encargada de la Seccional del Tungurahua continúa con su formación profesional y aprovecha la ocasión, para difundir las estrategias que se aplican en nuestro Archivo, tanto en la matriz, como en la Seccional, e. Dotación de uniformes y prendas de protección para todo el personal, y compra de insumos y suministros necesarios para entregar a los grupos de trabajo.
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La evaluación semestral del desempeño del personal, dio resultados favorables, reportándose los mismos, en su oportunidad, al Ministerio de Relaciones Laborales.
4. ENTREGA DE REFERENCIA Y ATENCION AL PUBLICO a. En este segundo semestre se han atendido a 620 usuarios en la sala de consulta y en la sección protocolos a 2.469 ciudadanos. b. Se han atendido visitas de grupos de estudiantes de la Universidad SEK, de la Universidad Técnica Equinoccial, de la Universidad Cristiana Latinoamericana; y de sextos cursos de los colegios cercanos a nuestro Archivo, a quienes se les ha explicado el trabajo que se realiza y se les ha concienciado en la necesidad de mantener organizados y proteger los archivos del país. c. Se recibió la visita de 15 participantes del Curso de Diplomado de Gestión del patrimonio Cultural, funcionarios del Instituto Nacional de Patrimonio Cultural, los auspiciantes de la Universidad Andina; y a los asistentes al Congreso Ecuatoriano de Historia, quienes se empaparon de nuestra realidad y aplaudieron los logros técnicos alcanzados y las iniciativas que se ponen en práctica para la correcta custodia y administración de los fondos documentales. 5. DIFUSION DE LOS FONDOS DOCUMENTALES a. Se puso a disposición, en forma gratuita, de los investigadores y público en general, el Boletín No.35, del Archivo Nacional, tanto en impreso como en digital, el que contiene transcripciones de documentos inéditos para la construcción de la Historia de la Gesta Libertaria del 10 de Agosto de 1809; y, la catalogación de las series: Matrimoniales, Minas y Obrajes. b. Algunos medios de comunicación, interesados en la gestión que realiza el Archivo Nacional, ha publicado, en los espacios culturales, notas informativas relacionadas con la puesta en circulación de nuestros boletines. 6. COOPERACION INTERINSTITUCIONAL a. Con la ADHIEC, colaborando con la difusión del Congreso Ecuatoriano de Historia. b. Con la Comisión de la Verdad, se hizo el compromiso de recibir la documentación(hasta el día de hoy se espera concretar la entrega recepción). c. Asistencia técnica a los archivos de las siguientes Instituciones: • Archivo General de la Presidencia de la República, • A la Secretaría General de la Presidencia de la República, con la entrega de fotocopias de Acuerdos y Decretos firmados por el General Eloy Alfaro. • Archivo de gestión de los señores Asambleistas: Pedro de la Cruz y del movimiento Sociedad Patriótica, • Archivo del Banco de Fomento, matriz Quito, • Archivo general de la Corte Constitucional, • Archivo de la Dirección de Extranjería, • Archivo del Ministerio de Inclusión Social; y, • Archivo de la Asesoría Jurídica del Conatel. 7. PARTICIPACION Y COOPERACION INTERNACIONAL
a. Con la Fundación Ciencias de la documentación, se mantiene la cooperación con intercambio de información de actualidad en el ámbito de gestión de archivos, b. Con el Archivo General de la Nación de Venezuela, con el Proyecto Grannacional Alba Cultural. c. Con la Universidad de Nariño, facilitando información de nuestros fondos documentales relacionados con Popayán. 8. INFRAESTRUCTURA Y MANTENIMIENTO a. Se contrató trabajos de revisión y aseguramiento del sistema eléctrico del edificio, para garantizar que no haya riesgos de cortocircuitos en los repositorios, áreas de consulta y administrativas; igualmente se procedió con las instalaciones de agua potable, para evitar fugas de agua e inundaciones. 9. MANEJO DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL a. Para el presente año se nos asignó la suma de US. Dlls.285.316,15; de julio al 31 de diciembre se gastó la cantidad de US. Dlls 139.243.71, correspondiente a los siguientes rubros: 1. Gastos de operación US. Dlls. 30.079.63 2.Gastos de personal 95.037.70 3. Contrapartida en el proyecto de digitalización: 14.126.38
Finalmente, la señora Grecia Vasco dijo: “con seguridad puedo manifestar que los planes y programas inicialmente planteados han sobrepasado las metas previstas, ya que se han manejado con responsabilidad y eficiencia los recursos tanto económicos como materiales de los que se dispone, no obstante por las interferencias que se produjeron con los cortes de energía, ante lo cual los usuarios y el público en general, fueron comprensivos y el personal puso más empeño en sus labores”. Los miembros del Comité con absoluto beneplácito aprueban el informe.