cartilla para el apoyo a la
supervisión subdirección para la adultéz
cartilla para el apoyo a la
supervisión
introducción
L
a Secretaria Distrital de Integración Social desde la Subdirección para la Adultez, creó esta cartilla como una herramienta práctica y de consulta, para que el proceso de apoyo a la supervisión se lleve a cabo según los lineamientos y los objetivos del proyecto en las áreas; contractual, administrativa, técnica y misional; que comprenden nuestro quehacer diario. La finalidad del contenido de esta cartilla es brindar una guía clara y concreta para el ejercicio del apoyo a la supervisión y orientar, sin sustituir, adicionar, modificar, derogar o establecer una línea de interpretación, que difiera de los documentos oficiales de la entidad. Los cuales determinan proce-
2
subdirección para la adultéz
dimientos específicos en relación con la supervisión de los contratos suscritos por la Secretaría Distrital de Integración Social. De esta manera, es igualmente necesario conocer a profundidad los lineamientos, protocolos, manuales, instructivos y demás instrumentos de consulta de la SDIS que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión, establecidos en relación con la gestión contractual, su ejecución y supervisión. Es imprescindible estudiar y aplicar rigurosamente el Manual de Contratación y Supervisión, que se puede consultar en el siguiente link: http://sig.sdis.gov.co/index.php/es/gestion-contractual-documentos-asociados
cartilla para el apoyo a la
supervisión
objetivo
E
stablecer las orientaciones técnicas, administrativas y misionales para el fortalecimiento del rol de apoyo a la supervisión a los contratos de prestación de los servicios suscritos con la Secretaria Distrital de Integración Social, de acuerdo a las directrices del manual de supervisión, que permita realizar un seguimiento efectivo al cumplimiento del objeto y las obligaciones del contrato.
recomendaciones a continuación.
subdirección para la adultéz
3
cartilla para el apoyo a la
supervisión
Seguimiento contractual
1
El seguimiento contractual hace referencia a las acciones desarrolladas en el cumplimiento de las obligaciones. Revise el manual de supervisión de la SDIS, el cual se encuentra en el mapa de procesos de la entidad. Proceso gestión contractual. Revise las funciones del apoyo a la supervisión. Revise los documentos de perfeccionamiento del contrato (acta de inicio, afiliación ARL). Puede apoyarse en el equipo administrativo de la subdirección o de su apoyo administrativo. Verifique que los contratistas a su cargo, conozcan su objeto y obligaciones contractuales (consulta por SECOP II) y socialice con todo el equipo cuales son las acciones de cada perfil y cómo interactúan para cumplir los objetivos. Socialice con su equipo el diligenciamiento del IOPS y realice seguimiento a los errores más comunes. Verifique que se hayan diligenciado todas las casillas de IOPS, con la información requerida. En caso de presentar una deficiencia en el cumplimi- ento de algunade las obligaciones, soporte la inconformi- dad mediante correo o acta al contratista y deje la observa- ción en el IOPS. Sea consecuente con el diligenciamiento del siguiente informe y cierre la observación o manifieste que no se ha remediado la situación. Evalúe la conveniencia de requerirlo por escrito con ayuda del equipo jurídico de la subdirección. Verifique aleatoriamente la veracidad de los documentos que soportan el perfil formativo y de experiencia del contratista.
4
subdirección para la adultéz
cartilla para el apoyo a la
supervisión
Seguimiento contractual
1
Cualquier solicitud de modificación debe ser presenta- da por escrito al supervisor del contrato. Ante situaciones de suspensión, modificación, incapacidad o casos especiales por salud es pertinente asesorarse con el equipo jurídico y administrativo de la subdirección y reconocer que situaciones ameritan este tipo de modificaciones. Indíquele al contratista que debe radicar en la oficina de correspondencia de la sdis las modificaciones contractuales. Informe a los contratistas que las modificaciones se deben presentar de manera oportuna con claridad de tiempos y justificarlas con mínimo 3 días de anticipación, la terminación con 5 días de antelación y la cesión con 4 días de anticipación. Precise al contratista que toda modificación se realizará a discrecionalidad de la supervisión y ordenación del gasto. Tenga en cuenta que para efectos de terminación y/o liquidación de contratos, el apoyo a la supervisión debe proyectar el informe final de supervisión.
subdirección para la adultéz
5
cartilla para el apoyo a la
supervisión
Seguimiento administrativo
2
El seguimiento administrativo hace referencia concretamente a los requisitos que debe verificar el apoyo a la supervisión para que se dé trámite a la cuenta de los contratistas a cargo: Verifique el porcentaje de los aportes a la seguridad social y que cada contratista de acuerdo a sus honorarios realice el pago correspondiente. Haga consultas aleatorias del pago de la planilla en el sistema Fosyga y Adress del equipo a su cargo o haga consultas telefónicas de ser necesario.
Es deber del apoyo a la supervisión delegar la responsabilidad de la revisión del cabezote de los informes IOPS y del pago de aportes parafiscales, al técnico administrativo de cada unidad operativa o estrategia. Una vez revisado el informe pasará al apoyo a la supervisión (coordinadores), luego al supervisor del contrato y por ultimo al referente de pagos para la generación de planillas y radicación en cuentas.
Para las modificaciones correspondientes a cesión o terminación anticipada de contrato verifique que el contratista se encuentra a paz y salvo de inventarios, gestión documental y pago de seguridad social.
6
subdirección para la adultéz
cartilla para el apoyo a la
supervisión
Seguimiento técnico
3
Verifique que el contratista conozca y comprenda las obligaciones que enmarcan el objeto del contrato, genere espacios para el dialogo y resolver inquietudes. Tenga en cuenta que en el marco de las obligaciones, hay unas contempladas para todos en el cumplimiento del proceso y otras del que hacer específico según el perfil para el que fue contratado. Oriente para que la bitácora recopile las acciones claras y reales de las actividades realizadas, apóyese en cronogramas y planes de trabajo previo. Evalué la pertinencia y oportunidad con que se desa rrollan las acciones, no es solo el cumplimiento, sino el aporte que da al trabajo ejecutado. Tenga en cuenta la participación, aportes y propuestas adicionales que presenta el contratista para destacar el cumplimiento de las obligaciones. Evalué el trabajo en equipo, la capacidad de resolver situaciones y la oportunidad con la que responde frente a solicitudes que se le realizan. Retroalimente al contratista ante dificultades que pre senta en el abordaje técnico, déjelo incorporado en el iops, defina acciones de mejora y realice seguimiento.
subdirección para la adultéz
7
cartilla para el apoyo a la
supervisión
Seguimiento misional
4
Oriente al contratista a conocer los procesos, procedi mientos, lineamientos, rutas, protocolos que enmarcan su quehacer desde las directrices dadas por la SDIS. Revise el cumplimiento de normas, acuerdos y planes de trabajo establecidos para el cumplimiento de las actividades. Evalué el cumplimiento de la imagen institucional, el adecuado uso de los bienes públicos y la atención a la ciudadanía.
8
subdirección para la adultéz
subdirección para la adultéz
Este material fue contruido y diseñado por la Subdirección para la Adultéz, como herramienta de manejo interno para apoyar los procesos de supervisión a cargo de esta dependencia. Subdirector para la adultéz: Daniel Andrés Mora Avila. Equipo técnico a cargo: Greys Cortés Daza, Andrea Ausique, Fabian Rico, Paula Pachon, Miguel Gonzalez, Germán Orozco, Cesar Angarita, Cristina Herrera, Diego León. Diseño y diagramación: Anggie Solano Porras y Diego F. León Guerrero. Bogotá, Marzo 2020