Plan de Comunicación del Proyecto Nombre del Proyecto
Aplicación móvil: ComeCon
Área
Aplicación móvil: ComeCon
Área Afectada
Centro de Sistemas
Producto/Proceso
Software: Aplicación móvil
Preparado por Propietario(s) del Documento Angie Alejandra Maldonado Giraldo
Perfil dentro del Proyecto/Organización Gerente de Proyecto
Andres Fernando López Avila
Gerente de sistemas y desarrollo de software
Johan Sebastián Giraldo Hurtado
Gerente de Soporte técnico y telecomunicaciones.
Jhonatan Steven López Gutiérrez
Arquitecto de software
Jimmy Alejandro Guarín Cortez
Jefe de desarrollo de tecnología móvil
Control de Versiones Versión
Fecha
Autor
Descripción del Cambio
1
12 de Mayo de 2014
Angie Alejandra Maldonado Giraldo
Versión Original
1
15 de Junio de 2014
Andres Fernando López Avila
Versión Original
Plan de Gesti贸n de Comunicaciones
TABLA DE CONTENIDO
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Plan de Gestión de Comunicaciones
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INTRODUCCIÓN
PROPÓSITO DEL PLAN DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO El propósito de este documento es el de definir los objetivos de comunicación y las estrategias para permitir que las comunicaciones necesarias en el proyecto se realicen entre los autores correspondientes sin mayores traumatismos. Es única fuente de referencia y una guía para los diferentes interesados en el proyecto en donde se presentan metodologías, protocolos y estándares que permitirán una comunicación fluida y asertiva y que se convierte en el conducto regular durante la ejecución del proyecto. Este plan también identifica el apropiado nivel de comunicación para cada interesado del proyecto así como la información que debe ser distribuida, cómo, y con qué frecuencia.
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MATRIZ DE COMUNICACIÒN
Evento o Instrumento Reuniones de inicio
Público Objetivo
Propósito
Frecuencia
Responsable
Comité de sistemas y dueño del restaurante
Reunir información necesaria para los documentos de iniciación y planeación Comunicar los documentos de planeación, roles y responsabilidades Analizar e identificar las condiciones en las cuales se presenta el lugar donde se utilizara la aplicación. Comunicación con el cliente en la que se conocerán las necesidades principales que él tiene, con el objetivo de identificar los requerimientos funcionales y no funcionales de la aplicación Informar del avance y estado del proyecto
Una o más veces antes que la ejecución del proyecto inicie
Gerente de Proyecto
Reuniones
Interno/ Externo Interno
Una vez antes del inicio de ejecución del proyecto Luego de realizar el kickoff meeting y antes del levantamiento de requerimientos. Luego de realizar el kickoff meeting
Gerente de Proyecto
Reunión
Interno
Gerente de Proyecto
Visita
Gerente de Proyecto
Reuniones
Interno
Cada 15 días se presentarán estos informes
Gerente de Proyecto
Interno
Informar avances,
Semanalmente
Gerente de Proyecto
Cualquier de las siguientes alternativas: -Correo electrónico -Portal Web -Skype Reunión
Kickoff Meeting
Todos los interesados
Visitas a los establecimientos
Dueño del restaurante
Reunión de identificación de requerimientos
Todos los interesados
Informe de avance y estado del proyecto
Comité de Sistemas Interventor Todos los interesados
Reuniones de
Equipo de trabajo
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Medio
Externo
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Interno
Observaci ones
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informe de avance y estado del proyecto con el equipo de trabajo
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completo
estado y cambios en el transcurso de la ejecuci贸n del proyecto. Revisar la ejecuci贸n de las diferentes actividades asignadas a cada uno.
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Reuniones Técnicas con el equipo de trabajo
Equipo de trabajo completo o con algunas personas
Presentación de Demos o entregas parciales
Todos los interesados
Cierre del proyecto
Comité de Sistemas Equipo de Trabajo
Comunicación en General
Determinado por el equipo de trabajo
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Tratar inconvenientes técnicos que ameriten la revisión en una reunión. Revisar la ejecución de las diferentes actividades asignadas a cada uno. Mostrar funcionalidades incorporados en el nuevo portal mediante la ilustración de un demo o entregable parcial Recibir retroalimentación en general de la ejecución del proyecto como lecciones aprendidas. Permitir la comunicación para solucionar cualquier necesidad como solicitud de información o dar respuesta a un requerimiento por parte de un interesado del proyecto
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Por demanda
Gerente de Proyecto
Reunión
Interno
Mensual
Gerente de Proyecto
Reunión Presentación
Interno
Una sola vez al cierre
Gerente de Proyecto
Reunión
Interno
Por demanda
Equipo del Proyecto
Correo Electrónico
Interno
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ESTANDARES DE COMUNCIACIÓN Para cada una de las formas como se realizarán las comunicaciones se definen los siguientes estándares a seguir:
•
Reuniones: Para este proyecto se utilizarán los formatos de acta de reunión vigentes que tenga a disposición ComeCon mediante su sistema de gestión de calidad.
•
Presentaciones: Se utilizará el formato de acta de ComeCon y los documentos relacionados con la presentación estarán en plantillas o formatos propios el proyecto. Estos formatos serán definidos por el Gerente de Proyecto y el Gerente de Sistemas y Desarrollo de Software.
•
Documentación General del Proyecto: La presentación de documentos de planeación, informes de avance y estado y otros documentos relacionados con el proyecto se presentarán de acuerdo a los formatos que el Gerente de Proyecto seleccione.
•
Correos Electrónicos: Toda comunicación por medio de un correo electrónico se reconoce como formal. No se requiere ninguna plantilla o formato especial para realizar esta comunicación, solo que contenga el nombre completo del remitente y el remisor. Toda comunicación que no sea mediante un acta o correo electrónico se considera informal y no obedece a los protocolos o estándares de comunicación para este proyecto.
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GUIA PARA REUNIONES A continuación se expone una breve guía que servirá de gran ayuda para la realización de las diferentes reuniones durante la ejecución del proyecto:
•
Agenda: El encargado de realizar la reunión deberá distribuir a los interesados una agenda con no menos de dos días de antelación. En este comunicado deberá incluirse el objetivo de la reunión. La agenda deberá tener el nombre de cada punto a tratar con su duración máxima. El primer punto de la misma será una revisión de la reunión anterior si da a lugar.
•
Acta de la Reunión: El acta de la reunión deberá distribuirse con un tiempo máximo de 2 días e incluirá la conclusión de cada uno de los puntos debatidos esta será enviada por medio de correo electrónico.
•
Organizador: Es la persona encargada de distribuir la agenda, facilitar horarios y espacios físicos adecuados, construir el acta y enviarla luego de cada reunión.
•
Documentador: Encargado de tomar las notas de la reunión ya sea por escrito o mediante la grabación de la misma digitalmente. Debe enviar una copia de sus notas al organizador.
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ESCALAMIENTO DE COMUNICACIONES Ya que en cualquier situación que afecte la normal ejecución del proyecto se debe tratar dentro de unos tiempos razonables a continuación se expone los niveles de escalamiento que se deberán seguir:
Prioridad
Definición
Autoridad para Tomar la Decisión Comité de Sistemas o Representantes Pertenecientes al Comité de Control de Cambios del Proyecto
Tiempo de Resolución Máximo 2 días
1
Existe una situación donde se amerita la toma de decisión por parte del cliente o patrocinador debido a un ajuste que se debe realizar y de no realizarse impacta la línea base de alcance, tiempo o costo.
2
Se puede presentar un mediano impacto en cualquier línea base del proyecto.
Gerente de Proyecto
Máximo 2 días
3
Se puede presentar un pequeño impacto de no realizarse o ejecutarse una acción correctiva o preventiva.
Gerente de Proyecto
Máximo 3 días
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APROBACIONES Preparado por
__________________________________ Angie Alejandra Maldonado Giraldo Gerente de Proyecto
Aprobado por
__________________________________ Cliente
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Plan de Gestiรณn de Comunicaciones APENDICE A: REFERENCIAS DEL PROYECTO Nombre del Documento y Versiรณn
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Descripciรณn
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Ubicaciรณn
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Plan de Gesti贸n de Comunicaciones APENDICE B: GLOSARIO Termino
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Definici贸n
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