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GESTIÓN DE PERSONAL PROMOVIENDO UNA CULTURA DE ALTO DESEMPEÑO
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Estimados líderes: En los últimos años, hemos experimentado grandes cambios organizacionales que han beneficiado a nuestros procesos, proyectos, operaciones y sobre todo a nuestra gente, ya que ha estado sometida a nuevos retos, que les ha permitido dar a conocer su potencial y talento. Como líderes del Grupo Pacasmayo, debemos preocuparnos continuamente por el desarrollo y crecimiento de las personas que conforman nuestros equipos, quiénes al hacer uso de sus conocimientos, habilidades y competencias construyen una organización sólida con un grupo humano responsable e íntegro, que promueve la creatividad y el trabajo en equipo para estar siempre orientados a lograr la excelencia. Por medio de la presente, los invito a formar parte del proceso más importante y fascinante para un líder, gestionar personas. En la guía que se muestra a continuación, se dan a conocer de manera clara y precisa algunos procesos de Recursos Humanos, los cuales deben ser de nuestro conocimiento y aplicación para que nuestra labor como gestores tenga mayor fuerza e impacto en nuestra gente. A medida que revises y estudies este material, estarás mejor informado de cuáles son los procesos de gestión de solicitudes y requerimientos de tus colaboradores, los cuales lograrán éxito a medida que tu participación sea activa. Humberto Nadal Gerente General del Grupo Pacasmayo
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GESTIÓN DE PERSONAL PROMOVIENDO UNA CULTURA DE ALTO DESEMPEÑO
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ÍNDICE
01
02
PROMOVIENDO UNA CULTURA DE ALTO DESEMPEÑO
CONOCIENDO ACERCA DE LA GESTIÓN DE PLANILLAS
GESTIÓN DE PERSONAL
ADMINISTRACIÓN DE PLANILLAS
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04
ESTABLECIENDO CONFIANZA Y TRANSPARENCIA
MEJORANDO LA CALIDAD DE VIDA
RELACIONES LABORALES
BIENESTAR SOCIAL
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GESTIÓN DE PERSONAL PROMOVIENDO UNA CULTURA DE ALTO DESEMPEÑO
GUÍA DE CONTENIDO Título de la sección
Tips e indicaciones del tema
Seguimiento de avance
Información
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Flujo del proceso
Frase de reflexión
Opinión del líder respecto al proceso
Anexos
NUESTROS VALORES CORPORATIVOS Todos los procesos realizados dentro de la organización, tienen como base la composición de los valores corporativos, en base a los cuales se construye una cultura sólida que fortalece la gestión de las personas dentro del Grupo, formando mejores líderes y, por ende, mejores equipos de trabajo orientados al crecimiento, desarrollo y logro de objetivos. Los valores corporativos que forman parte de nuestra identidad son:
INTEGRIDAD Implica vivir correctamente y bajo los principios de honestidad, respeto y equidad.
RESPONSABILIDAD
TRABAJO EN EQUIPO
Respetar los altos estándares de seguridad, cuidar el medio ambiente y contribuir con el desarrollo sostenible de las comunidades locales.
Vivir en un proceso de mejoramiento continuo, tratando siempre de hacer mejor las cosas.
CREATIVIDAD
EXCELENCIA
Capacidad de pensar de forma distinta.
Vivir en un proceso de mejoramiento continuo, tratando siempre de hacer mejor las cosas.
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GESTIÓN DE PERSONAL PROMOVIENDO UNA CULTURA DE ALTO DESEMPEÑO
¿POR QUÉ DEBES CONOCER LOS PROCESOS DE
RECURSOS HUMANOS?
El desarrollo de tu colaborador no está sujeto sólo a la gestión de Recursos Humanos, sino también te corresponde a ti como su líder. Tu compromiso es de vital importancia para su desarrollo profesional y personal. A medida que te involucres y comprometas con los procesos implicados en el desarrollo de tu gente, podrás establecer los cimientos para una GESTIÓN EFICAZ DE UN EQUIPO DE ALTO RENDIMIENTO.
PROCESO DE RECURSOS HUMANOS
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GESTIÓN DE PERSONAL
GESTIÓN DE PLANILLAS
RELACIONES LABORALES
BIENESTAR SOCIAL
Porque por medio de los procesos de Gestión de Personal, puedes tener mayor apertura para gestionar, motivar y desarrollar el potencial de tu gente, orientándola al cumplimiento de objetivos para su beneficio personal y profesional.
Porque te permite coordinar mejor con los miembros de tu equipo, en cuanto a solicitudes o requerimientos relacionados con vacaciones, horas extra, etc., de tal manera que fortalezcas tu gestión como líder.
Porque te da la oportunidad de promover un ambiente de confianza y transparencia. Gracias a este conocimiento, puedes asegurar el cumplimiento del flujo que Recursos Humanos establece y estar acorde a la legislación laboral del país.
Porque puedes ser partícipe y gestor principal de la mejora continua de la calidad de vida de tus colaboradores y sus familias, de tal manera que su progreso sea equilibrado tanto en el aspecto personal como profesional.
INTRODUCCIÓN Para los líderes del grupo Pacasmayo, el éxito de su gente es su propio éxito, razón por la cual están comprometidos a desarrollarlos y motivarlos en su quehacer diario tanto en el aspecto profesional como personal. Una gestión eficaz del grupo humano trae como resultado colaboradores comprometidos con los objetivos planteados, con la cultura y valores organizacionales del grupo, motivados hacia una cultura de alto desempeño y que siempre hagan un gran aporte en su día a día. La presente guía contiene información general de los procesos claves de Recursos Humanos, los cuales deben ser de conocimiento de cada líder del Grupo, de tal manera que su gestión tenga un impacto positivo en el desempeño de sus equipos.
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E
n tiempos de cambio, los aprendices heredan el mundo, mientras que los que creen que ya saben todo están bien equipados para lidiar en un mundo que ya no existe. (M. Williams).
GESTIÓN DE PERSONAL PROMOVIENDO UNA CULTURA DE ALTO DESEMPEÑO
INFORMACIÓN DE LA GUÍA
Esta guía fue creada para ayudarte en tu rol como líder y
gestor del equipo humano que tienes asignado. Aquí encontrarás información clara y precisa respecto a los procesos de Recursos Humanos, que son de vital importancia para el desenvolvimiento laboral y personal de cada uno de 10
tus colaboradores. Esta guía será útil a medida que la utilices como herramienta de consulta y guía para la gestión eficaz de tu equipo. Si tienes alguna consulta respecto a los temas tratados en esta guía, no dudes en contactarte con el área de Recursos Humanos.
En el Grupo Pacasmayo, la GestiĂłn de Personal garantiza el desarrollo de los colaboradores del Grupo, promoviendo la constante bĂşsqueda de mejoras en las competencias, habilidades y capacidades de las personas de tal manera que logren un excelente desempeĂąo que les permita un crecimiento en su entorno profesional y personal.
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1. DESCRIPCIONES DE PUESTO (DDP):
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
PLANES DE CARRERA Y PROMOCIÓN
VALORACIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN
CATEGORIZACIÓN DE PUESTOS
12 DESCRIPCIONES DE PUESTO
Como líder, debes utilizar las descripciones de puesto para aclarar a tus colaboradores la razón de ser de sus puestos, sus funciones, los conocimientos y competencias requeridas, y los indicadores que te permitirán evaluar su desempeño.
! APROVECHA LAS DDP PARA TU GESTIÓN:
• Revisa y actualiza continuamente los formatos de DDP. • Asegúrate que tus colaboradores conozcan y entiendan el contenido de sus descripciones de puesto. • Apenas tengas conocimiento de las funciones de un puesto nuevo, desarrolla el formato de DDP (ANEXO GP1), de tal manera que el proceso de reclutamiento y selección sea óptimo.
A
medida que te intereses por la actualización de las descripciones de puesto de tus colaboradores, estarás incrementando sus oportunidades de desarrollo y el éxito en sus funciones.
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ANE
GP1
Para ver el formato: Intranet/Nosotros/Políticas/RR.HH./Formatos/Descripción de Puesto
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2. GESTIÓN DE COMPENSACIONES: La compensación es la retribución total que se brinda a los colaboradores a cambio del trabajo realizado. Como líder debes asegurar que dicha retribución esté sujeta a una gestión óptima en beneficio de tu colaborador. La Gestión de Compensaciones del Grupo Pacasmayo se base en 5 principios:
COMPETITIVIDAD
El Grupo Pacasmayo está comprometido en ofrecer un paquete de compensación total que sea competitivo respecto al Tercer Cuartil del mercado con mecanismos de RECONOCIMIENTO en niveles de desempeño oportuno.
CONTRIBUCIÓN
El Grupo Pacasmayo reconoce y recompensa la contribución individual.
COSTO
El Grupo Pacasmayo maneja programas de compensaciones y asegura que éstos sean efectivos y sostenibles a largo plazo.
COMPOSICIÓN
El Grupo Pacasmayo maneja programas de compensaciones totales manejando diferentes conceptos como: salario base, incentivos, beneficios, remuneración variable, etc.
COMPLIANCE
El Grupo Pacasmayo está comprometido con los altos estándares de gobierno corporativo. Nuestros programas de compensación reúnen o exceden todos los requisitos exigidos por la ley.
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La política de compensaciones ha sido formulada de acuerdo a la Visión y Misión del Grupo, a fin de reconocer en forma justa, equitativa y flexible, el desempeño individual de cada empleado y su contribución al logro de objetivos, de tal manera que se atraiga, retenga y motive al mejor y más competente personal.
6 Elaboración de Propuesta
Homologación de Puestos
MERITOCRACIA
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EQUIDAD INTERNA
MERCADO SALARIAL EXTERNO
PILARES FUNDAMENTALES
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Validación de Propuesta con Gerencia
Análisis de Encuesta Salarial
Entrevista con Superintendencia / Jefatura
Elaboración de Base de Puesto
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4 ATRAER
RETENER
MOTIVAR
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PILARES FUNDAMENTALES MERCADO SALARIAL EXTERNO
EQUIDAD INTERNA
Pago justo en comparación al mercado.
MERITOCRACIA
Pago justo en comparación al resto de puestos de la misma categoría.
Pago justo acorde al desempeño.
Para los colaboradores del Grupo Pacasmayo, la Compensación Total está conformada no sólo por la compensación económica, sino también por la NO económica. 16 NO ECONÓMICOS FACTORES INTRÍNSECOS
• Logro • Nivel de responsabilidad • Participación e influencia • Ambiente de trabajo • Prestigio de la organización
FACTORES EXTRÍNSECOS
• Programas de reconocimiento • Programas específicos de desarrollo directivo • Programas de Gestión del Talento • Planes de carrera
ECONÓMICOS RETRIBUCIÓN DIRECTA
RETRIBUCIÓN INDIRECTA
• Retribución fija
• Beneficios de riesgo
• Retribución variable - Corto plazo - Largo plazo
• Beneficios de estatus
! TIPS EFECTIVOS PARA TU GESTIÓN:
• Como líder es importante que participes de la revisión salarial de los miembros de tu equipo, programada por Recursos Humanos. • Recuerda que la Meritocracia es uno de los pilares fundamentales de la gestión de compensaciones; para su aplicación; asegúrate de tener: • El registro de los logros de objetivos de tus colaboradores. • Las descripciones de puesto (DDP) de los miembros de tu equipo actualizadas. • La copia de las evaluaciones de desempeño de tus colaboradores.
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ctualmente, las expectativas de los colaboradores no se reducen sólo a una buena remuneración, existen otros factores prioritarios que pueden influir en su decisión de quedarse en la organización o ir en busca de desarrollo personal y profesional que estén acorde a sus objetivos de vida y carrera.
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3. RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN: El Grupo Pacasmayo se preocupa por contar con un grupo humano capaz de alinearse al crecimiento de la organización, garantizando su continuidad y logro de objetivos. El proceso que da soporte a dicho fin es el de Reclutamiento y Selección, el cual evalúa en base a factores de competencias y potencial. Este proceso es efectivo en la medida que Recursos Humanos y el líder solicitante generen sinergia, que permita elegir al candidato que cumpla con el perfil requerido. El flujo del proceso es el siguiente:
6 El solicitante hace el requerimiento de personal por medio del aplicativo de selección.
Se procede a la contratación.
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5 El candidato pasa por los exámenes médicos y antecedentes policiales y penales.
El requerimiento es evaluado y aprobado por:
BIENVENIDO A NUESTRO
EQUIPO
1. Jefe solicitante. 2. VP 3. Gerente General
* Las aprobaciones varían su flujo según sea el caso. ANEXO N°X.
El solicitante evalúa a los candidatos, elige y solicita la contratación.
RR.HH. selecciona (entrevistas, pruebas, otros.) a los candidatos y envía terna al solicitante.
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Recursos Humanos buscará cubrir la posición solicitada en el menor tiempo posible. Dependiendo del nivel de la posición que se solicite. (ANEXO GP2) Los tiempos promedio de cobertura para cada tipo de proceso son:
EJECUTIVOS
EMPLEADOS
OBREROS
PRACTICANTES
* 60 días
* 45 días
* 40 días
* 30 días 19
TIEMPO PROMEDIO DE COBERTURA (días calendario)
*Los tiempos pueden variar cada cierto periodo, dependiendo la dinámica del mercado laboral.
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GP2
Para ver el procedimiento completo: Intranet/Nosotros/Políticas/RR.HH./Procedimientos/Procedimiento Reclutamiento y Selección
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! ¿CUÁL ES MI ROL DENTRO DEL PROCESO?
• Debes reunirte con Recursos Humanos para determinar las necesidades de reclutamiento de tu área. • Asegúrate que el candidato cuente con el conocimiento técnico y funcional según el requerimiento del puesto. • Para nuevas vacantes, debes gestionar la aprobación con la Gerencia General, según el presupuesto aprobado y los lineamientos establecidos por Recursos Humanos. • Actualiza las descripciones de puesto de tu área, para que cuentes con información oportuna antes de realizar el Requerimiento de Personal.
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• Revisa el procedimiento de Reclutamiento y Selección en Intranet.
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n líder del Grupo Pacasmayo se involucra con el proceso de Reclutamiento y Selección, ya que comprende que su participación es uno de los filtros más importantes para incorporar a la organización a nuevos talentos que contribuyan al logro de objetivos.
¿CÚAL ES TU OPINIÓN? Alfredo Tong Lam Contador General Oficina Lima Como lider de tu equipo, ¿Por qué consideras importante el proceso de selección? “Pienso que lo más importante de un proceso de selección es definir muy bien el perfil, aptitudes, actitudes, competencias, conocimiento teórico y experiencia que se requieren para el puesto, si esta parte no es definida correctamente, no se obtendrán resultados óptimos. El proceso es importante porque permite tener varios candidatos; cuyas fortalezas, debilidades, potencial y competencias; serán comparados a fin de escoger al más idóneo para el puesto".
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4. INDUCCIÓN: El proceso de inducción brinda la oportunidad perfecta para crear identidad en los nuevos colaboradores y motivarlos a un desempeño óptimo en la organización. En el Grupo Pacasmayo, la responsabilidad del proceso de adaptación y ambientación del nuevo colaborador, recae principalmente en su líder, quién debe asegurarse que se cumplan las etapas del proceso de inducción de personal programado por Recursos Humanos, según el procedimiento que se maneja por cada empresa del Grupo.
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Brindar información de las empresas del Grupo.
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Lograr adaptación del nuevo colaborador
Informar y concientizar respecto al Sistema de Gestión de Calidad
Informar respecto a los lineamientos de Salud y Seguridad Ocupacional
4.
INDUCCIÓN
Tu rol dentro del proceso de inducción es de vital importancia, ya que eres la persona con la cual el nuevo colaborador se relacionará con mayor frecuencia.
! PARA LOGRAR ÉXITO EN LA INDUCCIÓN, TUS RESPONSABILIDADES SON:
• Recibir al colaborador. • Asegurar que el colaborador cuente con todas las charlas de inducción que corresponden según su sede. • Presentarle y explicarle la estructura y actividades generales del área. • Mostrarle su nuevo lugar de trabajo y las herramientas que utilizará para sus funciones. • Presentarlo con sus compañeros de trabajo, quiénes darán un breve resumen de sus funciones. • Reunirte con tu nuevo colaborador al final del día para una REUNIÓN DE CIERRE, en la cual recepcionarás sus consultas y aclararás sus dudas. • Lograr la integración y adaptación del nuevo colaborador. ¡ESTA EN TÍ QUE LA PRIMERA IMPRESIÓN DE LA EMPRESA SEA POSITIVA!
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l proceso de inducción es una poderosa herramienta, útil para generar confianza e identidad en el nuevo colaborador. Como líder, esta es una excelente oportunidad para promover un ambiente de compromiso y de alto desempeño. ¡Aprovéchala!.
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5. MOVIMIENTO, TRASLADO Y CERTIFICACIÓN INTERNA: MOVIMIENTO Y CERTIFICACIÓN INTERNA DEL PERSONAL La política de movimiento y certificación interna de personal (ANEXO GP3) se da con el fin de promover el desarrollo de los colaboradores dentro de la organización, mantener actualizada la ubicación física, puestos que ocupan, categoría jerárquica y la certificación de competencias que fueran requeridas por el puesto. Algunos conceptos básicos:
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CERTIFICACIÓN INTERNA
TRANSFERENCIA
Es el documento formal que otorga la empresa mediante el cual se reconocen las competencias laborales del colaborador a un puesto específico, las cuales han sido adquiridas a través de la experiencia y desempeño adquiridos en un tiempo determinado.
Ocurre cuando un colaborador es trasladado de una zonal o ciudad a otra con su mismo puesto, o es trasladado a otro puesto del mismo nivel ya sea dentro de su misma unidad o fuera de ella.
PROMOCIÓN
PUESTO NUEVO
Ocurre cuando el colaborador va ocupar un puesto existente de mayor nivel ya sea dentro de su misma unidad o fuera de ella, en reconocimiento a su experiencia laboral y desempeño, el cual es avalado y certificado por su jefatura.
Ocurre cuando el colaborador va a ocupar un puesto de reciente creación o modificación. Es responsabilidad del jefe de área elaborar y obtener los respectivos vistos buenos del Requerimiento de Personal y remitir a Recursos Humanos el documento, así como la elaboración del formato de descripción del puesto, en caso corresponda.
XO
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GP3
Para ver el procedimiento completo: Intranet/Nosotros/Políticas/RR.HH./Procedimientos/Procedimiento Movimiento y Certificación Interna
La Gestión de Movimiento de Personal y Certificación Interna en el Grupo Pacasmayo, se basa en 5 principios:
El Grupo Pacasmayo considera el desarrollo personal y profesional como fundamentales para el éxito de la gestión del negocio y consecuentemente para la motivación de sus colaboradores.
El Grupo Pacasmayo da igualdad de oportunidades a todos sus colaboradores para que puedan desarrollar el máximo de su potencial.
Cuando se requieran contrataciones externas, el Grupo Pacasmayo da preferencia a las promociones internas. La experiencia y conocimiento que exija el puesto, pueden ser avalados por medio de la Certificación Interna.
Cada colaborador tiene la responsabilidad de promover su propio desarrollo y a su vez aprovechar las oportunidades de entrenamiento y formación que le brinda la organización.
• Los jefes directos son responsables de promover y potenciar el desarrollo de sus colaboradores. • Los jefes directos deben asegurarse de gestionar la certificación interna de sus colaboradores.
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! CONSIDERACIONES IMPORTANTES
• Cualquier tipo de movimiento de personal debe ser canalizada a través de Recursos Humanos. • REVISIÓN SALARIAL: El movimiento no obliga incrementar la remuneración. • VACANTE: Todo movimiento de una unidad, área o superintendencia a otra deberá contar con la aprobación de la vacante respectiva de acuerdo al presupuesto vigente.
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• EVALUACIÓN: En casos de promoción, la propuesta deberá estar debidamente sustentada con el respaldo de su respectiva Superintendencia o Gerencia. • TIEMPO: El tiempo mínimo de permanencia del colaborador en su puesto actual deberá ser de 6 meses. • RESPONSABLE: El responsable de originar el trámite del movimiento de personal y la certificación interna, será el área de orígen con el aval de su respectiva Superintendencia o Gerencia. • USO: Para la elaboración o uso de cualquier tipo de comunicación interna o externa, el nombre del puesto a utilizar debe ser el aprobado por Recursos Humanos.
! TU ROL DENTRO DEL PROCESO
• Como responsable del área que tienes a cargo debes elaborar y obtener las respectivas autorizaciones del formato de Movimiento de Personal (ANEXO GP4) y entregarlo a RR.HH. • En caso el colaborador, cuya promoción o transferencia sea necesaria, no cuente con documentación que certifique las competencias requeridas por el puesto; como responsable del área, deberás realizar la respectiva certificación interna. • Para generar la certificación interna deberás utilizar las DDP (descripciones de puesto), como herramienta básica. • Para realizar un cambio de puesto dentro del área que tienes a cargo, debes enviar a RR.HH. el Formato de Movimiento de Personal.
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GP4
Para ver el formato: Intranet/Nosotros/Políticas/RR.HH./Formatos/Movimiento de Personal.
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GESTIÓN DE PERSONAL PROMOVIENDO UNA CULTURA DE ALTO DESEMPEÑO
CONDICIONES DE TRABAJO PARA TRASLADO DE PERSONAL: El objetivo de este proceso es establecer los beneficios económicos para los colaboradores que cubran vacantes en una unidad operativa distinta a la unidad de origen para la que fueron contratadas. (ANEXO GP5)
TRASLADO A SOLICITUD DE LA COMPAÑIA Se produce por el traslado del colaborador a otra unidad operativa indefinida o temporalmente.
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DESPLAZAMIENTO TEMPORAL Es el cambio temporal debido a un proyecto u obra, que obliga al colaborador a residir eventualmente en una población distinta a la de su domicilio, para cubrir una vacante interna en una unidad distinta a la unidad en la cual fue contratado.
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ANE
GP5
Para ver el formato: Intranet/Nosotros/Políticas/RR.HH./Políticas/Traslado y Movimiento de Personal
! SIGUIENDO LAS NORMAS • Para la aplicación de esta política, será necesario que existan razones económicas, técnicas,
organizativas o de producción que justifiquen el desplazamiento/traslado del colaborador. • El traslado será notificado por la compañía al trabajador con un mínimo de 7 días de anticipación, para puestos operativos y 15 días de anticipación para otros puestos. • Para el caso de desplazamiento temporal, se podrá realizar la notificación inmediata al colaborador. • Para efectuar todo traslado y desplazamiento, se enviará a Recursos Humanos el “Formato de Movimiento de Personal” (ANEXO GP4) con la debida aprobación de la Superintendencia o Gerencia del área según corresponda. • En caso de desplazamiento temporal, la empresa cubrirá los gastos necesarios de vivienda y alimentación el cual debe indicarse en el “Formato de Movimiento de Personal”. (ANEXO GP4) • En caso se efectúen pagos indebidos o en exceso a algún colaborador, éstos serán descontados a través del pago de planilla, previa comunicación de Recursos Humanos. • Cualquier excepción a la política, se hará con la autorización de la Gerencia del área respectiva y la Vicepresidencia en coordinación con la Gerencia de Recursos Humanos.
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! IMPORTANTE SABERLO …
• Recursos Humanos realizará la notificación a tu colaborador indicando el traslado /desplazamiento a su nueva sede a través del Formato de Movimiento de Personal (ANEXO GP4), señalando además los beneficios que le corresponderá el cual deberá tener las debidas aprobaciones del Superintendente o Gerente del área. • Todo colaborador tendrá derecho a las siguientes compensaciones, según sea el caso: - Bono de Traslado - Asignación de Vivienda - Bono por ubicación
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6. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO (EDD): El desempeño es el resultado individual y concreto del grado de eficacia con el que tus colaboradores llevan a cabo las actividades y responsabilidades de los puestos que desarrollan, según los plazos, metas y especificaciones determinadas por el área a la que pertenecen y por la organización en general. El desempeño mide la contribución que hace tu colaborador en base a las funciones que realiza en su día a día.
! LA EDD ES ÚTIL PARA…
• Disponer de información esencial, clara y objetiva que permita una gestión eficaz del desarrollo de tus colaboradores. • Contar con personal apto para cumplir las funciones definidas por el puesto y que además agreguen valor al área a la que pertenecen. • Establecer vínculos de confianza con tu colaborador. • Motivar a tus colaboradores , demostrando compromiso con su desarrollo profesional y personal.
C
uando el rendimiento se mide, dicho rendimiento mejora, cuando el rendimiento se mide y se informa, el ritmo de mejoramiento se acelera.
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El proceso de Evaluación de Desempeño en todas las empresas del Grupo, normalmente se realizan en el último trimestre del año. Las etapas del proceso son:
CONSOLIDACIÓN DE DATA
LANZAMIENTO OBJETIVO: Dar a conocer el inicio del proceso de Evaluación de Desempeño.
OBJETIVO: Disponer de información precisa y estructurada para presentación de planes de capacitación.
PROCESO DE EVALUACIÓN OBJETIVO: Completar las evaluaciones y enviarlas a Lima
32 FEEDBACK
CAPACITACIÓN
OBJETIVO: Alinear expectativas y prioridades entre jefe y colaborador, así como identificar áreas de mejora y perfeccionar habilidades.
OBJETIVO: Involucrar a evaluadores y evaluados en el proceso.
Responsabilidad del evaluador y evaluado
Responsabilidad de RR.HH.
! ¿CUÁL ES TU ROL EN ESTE PROCESO?
• Permanece atento a la información que RR.HH. brinda respecto a las etapas del proceso. • Asegúrate que los objetivos que planteen juntos sean SMART (eSpecíficos, Medibles, Alcanzables, Retadores y con un Tiempo de cumplimiento establecido). • Brindar frecuente feedback a tu equipo. • Al dar feedback a tu colaborador, bríndale un espacio de escucha, interés, respeto y atención sin lugar a interrupciones o factores que interfieran en el proceso. 33
• Al igual como brindas feedback, debes de estar dispuesto a recibirlo cuando sea necesario. • Motiva y anima a tu colaborador para cumplir sus metas, ¡TU APOYO ES SIGNIFICATIVO PARA ÉL! • Cumple con los tiempos y fechas del proceso establecidos por RR.HH. • Participa de las capacitaciones de instrucción respecto al proceso. • Asegúrate que las necesidades de capacitación indicadas sean consideradas dentro del plan de capacitación anual de tu área (en coordinación con RR.HH.)
GESTIÓN DE PERSONAL PROMOVIENDO UNA CULTURA DE ALTO DESEMPEÑO
Como parte del proceso de Evaluación de Desempeño, debes brindar constante feedback a tus colaboradores, dado que es de vital importancia que ellos tengan claro cuáles son tus expectativas respecto a su desempeño.
! ALGUNOS TIPS PARA BRINDAR FEEDBACK:
MUESTRA UNA ACTITUD SINCERA Y POSITIVA
• Aumenta la confianza en la persona que recibe el feedback.
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• Transmite el mensaje que busque ayudar a la persona en forma constructiva. • Escucha atentamente las inquietudes de tu colaborador sin perder contacto visual.
BRINDA INFORMACIÓN CONCRETA Y OPORTUNA
LLEGA A UN ACUERDO CON EL COLABORADOR
• Describe específicamente los comportamientos, las acciones o los resultados alcanzados por la persona.
• Asegúrate de que tu colaborador reconoce y comprende lo que se le está diciendo, ya sea positivo o negativo.
• Menciona las consecuencias derivadas para el equipo y para el negocio.
• Aprovecha el tiempo del feedback, para conversar con tu colaborador y escuchar su opinión respecto a los acuerdos a los que han llegado.
• Ofrece ejemplos o hechos recientes que sustenten lo dicho.
• Asegúrate que tanto tú como tu colaborador reconocen y comprenden los acuerdos establecidos entre los dos.
ENSAYA DIFERENTES FORMAS DE MEJORA
• Ofrece tu ayuda y orientación al colaborador. • Si está a tu alcance, cambia las prioridades o las condiciones de trabajo de tu colaborador para que pueda mejorar su desempeño. • Alienta y reconoce su mejora apenas la percibas ¡Dale feedback positivo y oportuno!!
SUGIERE UNA FECHA DE REVISIÓN
• El colaborador es consciente del seguimiento que haces a su mejora. • Reúnete periódicamente con tu colaborador para revisar su desempeño. • Anticipa posibles reconocimientos según los progresos.
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El proceso de Evaluación de Desempeño es primordial para el desarrollo de los colaboradores del Grupo Pacasmayo, ya que por medio de éste, la organización puede evaluar el potencial humano con el que cuenta a corto, mediano y largo plazo.
! ¿QUÉ LOGRAS CON UNA EXITOSA EDD?
• Potenciar el desempeño de tu colaborador. • Tener valiosa información para brindar a RR.HH., respecto a la identificación de necesidades de capacitación. • Un ambiente de confianza y transparencia.
35 • Reforzar tus habilidades y competencias como líder.
U
n líder está convencido que el proceso de evaluación de desempeño es un recurso de comunicación y entendimiento para el colaborador de los aspectos que la organización valora en él, de las expectativas sobre su aporte de valor y de la brecha existente entre las competencias que actualmente posee y las esperadas por la organización.
GESTIÓN DE PERSONAL PROMOVIENDO UNA CULTURA DE ALTO DESEMPEÑO
¿CÚAL ES TU OPINIÓN? Martín Ferraro Murdoch
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Gerente Comercial Oficina Lima ¿Por qué consideras importante evaluar el desempeño de tu equipo de trabajo? - Genera un vínculo de confianza entre el jefe y subordinado. - Fomenta una cultura de comunicación abierta con los miembros del equipo. - Permite focalizar los esfuerzos de mejora profesional por cada miembro del equipo. - Ayuda a detectar el perfil ideal de cada puesto de trabajo.
7. CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN: En el Grupo Pacasmayo, el proceso de Capacitación y Formación es un proceso crítico dentro de la gestión de RR.HH. ya que permite reducir las brechas existentes entre el perfil actual y el perfil deseado, de tal manera que el colaborador refuerce y desarrolle competencias que estén acorde a las expectativas de la organización. Como líder y gestor de un grupo humano, es importante que comprendas que el proceso de capacitación genera un impacto positivo, ya que contribuye con: 1. El logro de objetivos tanto del área que tienes a cargo, como los de la organización en general. 2. Mejora de la productividad. 3. Desarrollo de habilidades, competencias y conocimientos, 4. Finalización de tus colaboradores. 5. El proceso de capacitación incrementa el valor y competitividad del colaborador en el mercado, lo hace __ más empleable, y lo ayuda a generar mayores oportunidades dentro y fuera de la organización. RESPONSABLE TAREAS
JEFE DIRECTO
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RECURSOS HUMANOS
1. Identificar las necesidades de capacitación.
X
X
2. Planificar el Plan Anual de Capacitación.
X
X
3. Validar el Plan Anual de Capacitación.
X
4. Diseño del programa de capacitación.
X
5. Ejecutar la modalidad de capacitación a utilizar según se requiera.
X
6. Incentivar y monitorear la aplicación de la instrucción recibida.
X
7. Facilitar la participación de los colaboradores a las actividades de capacitación.
X
X
GESTIÓN DE PERSONAL PROMOVIENDO UNA CULTURA DE ALTO DESEMPEÑO
Para Para hacer una solicitud de capacitación, considerar los siguientes pasos: (ANEXO GP6).
5 Realizar la Encuesta de Eficacia de Capacitación. (Anexo GP9).
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Completar el formato de Requerimiento de Capacitación (Anexo GP7).
CAPACITACIÓN DE PERSONAL
* En caso la capacitac capacitación NO esté dentro del presupuesto anual, solicitar el APG.
Replicar la capacitación o instrucción recibida en coordinación con RR.HH. Realizar la Encuesta de Acogida de Capacitación. (Anexo GP8).
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ANE
GP9 XO
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GP8 XO
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GP7 XO
ANE
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Para ver el formato: Intranet/Nosotros/Políticas/RR.HH./Formatos/Eficacia de Capacitación Para ver el formato: Intranet/Nosotros/Políticas/RR.HH./Formatos/Acogida de Capacitación Para ver el formato: Intranet/Nosotros/Políticas/RR.HH./Formatos/Requerimiento de Personal Para ver la política completa: Intranet/Nosotros/Polìticas/RR.HH./Política/Política de Capacitación y Entrenamiento
* En caso el requerimiento si esté dentro del presupuesto, coordinar con RR.HH.
! ENSEÑA CON EL EJEMPLO
• Llega a las sesiones de capacitación en la hora establecida. • Participa activamente durante la capacitación. • Evita el uso de celulares, laptops, etc, durante las sesiones capacitación. • Aplica lo aprendido y mide tu progreso. • Comparte con tu equipo la experiencia y el conocimiento recibido en los programas de capacitación a los que asistas.
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L
a capacitación es una herramienta que cataliza el cambio constante con el objetivo de promover el desarrollo individual y de la organización.
GESTIÓN DE PERSONAL PROMOVIENDO UNA CULTURA DE ALTO DESEMPEÑO
! PARA GENERAR UN IMPACTO SIGNIFICATIVO…
Puedes generar un impacto significativo en el entrenamiento y desarrollo de tu colaborador a través de las funciones que realiza en su puesto. Algunas sugerencias: • Incluye responsabilidades de mayor nivel en su trabajo diario. • Reasigna responsabilidades que sean repetitivas y rutinarias para él (colaborador). • Otórgarle mayor autoridad para auto-manejarse y tomar decisiones.
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• Dale nivel de exposición (acceso a reuniones importantes). • Asígnale personal del área bajo su supervisión para algún proyecto o asignación. • Permítele asistir a sesiones de entrenamiento interno. • Pídele que entrene a otros colaboradores con la información del taller, curso o seminario recibido.
U
n líder del Grupo Pacasmayo, no sólo se preocupa por contar con colaboradores eficientes, sino también por tener colaboradores oportunamente capacitados y satisfechos del proceso de formación de la organización.
¿CÚAL ES TU OPINIÓN? Oscar Bravo Contreras Jefe de Administración Comercial Oficina Lima ¿Por qué las capacitaciones son importantes para los equipos de trabajo? "Porque permite identificar las fortalezas y oportunidades de mejora del equipo, lograr mejor comunicación, alinear a todos con el objetivo del área y aumentar el compromiso de sus integrantes para obtener un buen desempeño".
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GESTIÓN DE PERSONAL PROMOVIENDO UNA CULTURA DE ALTO DESEMPEÑO
8. PROGRAMAS DE DESARROLLO Dado los últimos acontecimientos en el mercado y previendo los planes de expansión en nuevos negocios, es de vital importancia pensar en nuestro personal como una de las herramientas claves que permitirán la solidez y la seguridad de poder afrontar dichos cambios en forma eficiente. En el Grupo Pacasmayo, los Programas de Desarrollo están diseñados para fortalecer y potenciar las competencias y habilidades de los colaboradores según su contribución al logro de objetivos, de tal manera que se promueva un ambiente de desarrollo, crecimiento personal y profesional. Los programas de desarrollo implementados en el Grupo son:
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PROGRAMA DE LIDERAZGO
PROGRAMA DE FUTUROS LÍDERES
8.1. PROGRAMA DE LIDERAZGO: Es un programa diseñado para desarrollar y fortalecer la gestión de personas en los líderes, de tal manera que estén preparados para identificar las necesidades de sus colaboradores, mejorar el clima, afrontar situaciones difíciles, mantener un buen nivel de motivación y estar acorde a las nuevas exigencias del mercado. Los objetivos principales del programa son:
6 Concientizar a los líderes a la búsqueda constante de mejoras en sus capacidades y el desempeño de sus funciones.
PROGRAMA DE LIDERAZGO
Desarrollar a los mandos en las habilidades y destrezas directivas.
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Facilitar herramientas para gestionar personas.
Motivar a los líderes a tener actitud proactiva con su equipo.
Desarrollar y reforzar competencias directivas en los líderes del Grupo.
Alinear a todos los participantes a un mismo “lenguaje y estilo de liderazgo”.
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GESTIÓN DE PERSONAL PROMOVIENDO UNA CULTURA DE ALTO DESEMPEÑO
¿CÚAL ES TU OPINIÓN? 44
Guillermo Espino Gerente Cadena de Suministro Oficina Lima Desde la perspectiva de líder, ¿Cómo te ayuda los talleres de Liderazgo en tu gestión como líder? Me ayuda mucho a construir un equipo integrado y motivado que contribuya al logro de los objetivos de la cadena de suministro. Cada persona es un mundo distinto y hay que saber como tratar a cada uno de tal manera que se sientan cómodas e identificados con la empresa.
FUTUROS LÍDERES: La finalidad de este programa es desarrollar al grupo de jóvenes identificados como potencial que supongan la “Cantera de líderes” que nutrirá futuras necesidades del Grupo Pacasmayo y que asegurarán la continuidad del negocio. ¿Cuál es el perfil de un “Futuro Líder”? Jóvenes profesionales menores de 35 años: • Con alto nivel de compromiso e integridad • Con un estilo de trabajo orientado al logro y al equipo • Con capacidad de liderazgo • Con enfoque en el negocio • Capaces de afrontar riesgos • Con un desempeño sobresaliente Los objetivos del programa son:
Facilitar el desarrollo de las competencias y capacidades de jóvenes con potencial para su incorporación a rutas de carrera.
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Asegurar la continuidad del negocio mediante futuros líderes calificados para ello.
Reforzar el compromiso e identificación con el Grupo.
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Cada participante contará con un plan de desarrollo basado en las siguientes áreas: 1. Re- Inducción Organizacional y Cultura Corporativa. 2. Pasantía por diversas unidades de la organización. 3. Capacitación de los procesos de las Unidades de Soporte. 4. Talleres de Competencias de Gestión. 5. Talleres de Habilidades Personales y Directivas. 6. Asignación de Proyectos en base a la necesidad de la Organización. Cada “Futuro Líder” tiene asignado un mentor (Ejecutivo de alto rango), quien acompaña al participante durante toda su trayectoria en el programa, con el fin de motivar, enseñar y aconsejar en base a su experiencia.
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E
l Grupo Pacasmayo confía en el “Futuro Líder”, cree en él y se arriesga con él.
Como líder, es necesario que conozcas y comprendas los programas de desarrollo implementados en la organización, ya que si no son manejados adecuadamente, pueden generar expectativas falsas y desmotivación en los colaboradores participantes de dichos programas.
! ¿QUÉ TENIES QUE HACER PARA SER PARTE DEL DESARROLLO DE TU COLABORADOR?
• Mantenerte informado de los programas de desarrollo realizados por la organización. • Como líder, es importante que establezcas planes de desarrollo individuales para tus colaboradores, basados en el resultado de la evaluación de desempeño y del plan de capacitación anual de tu área. • Recuerda a tus colaboradores que su proceso de desarrollo individual, dependerá del interés, voluntad y entusiasmo que él tenga para cumplir sus funciones y asumir retos que le permitirán ganar conocimiento y experiencia. • Es importante que promuevas el crecimiento de tus colaboradores, por ello debes motivarlos a participar de los Programas de Desarrollo, siempre y cuando se ajuste a los lineamientos establecidos.
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9. PLAN DE SUCESIÓN: Los Planes de Sucesión planea y prepara estratégicamente a la organización, identificando y desarrollando el talento humano para cubrir puestos claves a futuro, asegurando la continuidad del negocio. Los Planes de Sucesión están sujetos a constantes revisiones anuales y consta de las siguientes fases o etapas: Plan estratégico y determinación de cadena de valor de la Organización.
Determina los planes estratégicos en corto y mediano plazo. Establece la cadena de valor de la Organización
PUESTOS CLAVES
DETERMINACIÓN PUESTOS Y PERSONAS CLAVES
Determina en que puesto y que personas debemos de tener especial atención para el logro de los objetivos estratégicos.
COMPLETAR LA MATRIZ DE SUCESIÓN
Establece una relación de personas que pueden ocupar posiciones claves y el tiempo en el que estarían preparados.
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PLAN DE DESARROLLO INDIVIDUAL
la estrategia de la organización. • Los resultados de su gestión impactan directa o indirectamente en el core del negocio. • Podrán ser ocupados por jóvenes con alto potencial a largo plazo: Futuros Líderes.
PERSONAL CLAVE
• Identifican • Documento en el cual se identifican, para cada líder, las fortalezas demostradas, oportunidades de desarrollo, planes de acción y estimado de potencial demostrado para posiciones futuras en la Corporación.
• Demuestra alto desempeño. • Capaz de continuar ampliando sus responsabilidades y funciones en diversas áreas de la organización. • Su contribución es una ventaja competitiva para el negocio. • La pérdida de su “Know - How” tendría un impacto significativo para la empresa.
Los beneficios que traen consigo los Planes de Sucesión son:
Desarrollo de personas más involucradas y con mayor conocimiento de la empresa, con capacidad de aportar nuevas ideas y formas de llevar la marcha del negocio en un largo plazo.
Mejor reputación de la compañía y con ella la percepción de una empresa sólida, desafiante y bien estructurada, que facilita retener capital humano de alto nivel.
Mayor motivación de empleados y directivos clave tanto en el cumplimiento de los objetivos de la empresa como en su desarrollo y permanencia.
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n líder motiva y promueve la búsqueda de desarrollo de su colaborador, mediante su interés verdadero y disposición a ayudar.
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La Matriz de Sucesión se nutrirá a partir de la identificación de personas capaces de ocupar los puestos claves en los siguientes años:
REEMPLAZO DE EMERGENCIA
LISTO AHORA
ENTRE 1 A 3 AÑOS
ENTRE 3 A 5 AÑOS
MÁS DE 5 AÑOS
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IMPORTANTE CONSIDERAR
• Los planes de sucesión son un proceso dinámico, que estará sujeto a los cambios que presente la organización. • La matriz de sucesión no asegura que las personas consideradas dentro de la misma, ocuparán dichas posiciones a futuro, esto dependerá también del desempeño y competencias demostradas. • La revisión de la matriz de sucesión se realizará a través de los Gerentes de área en coordinación con Recursos Humanos. • La validación de la matriz la realizará el Comité de Compensaciones, que está compuesto por: Gerencia General, VP Administración & Finanzas, VP Negocios Cementos, VP Legal y Gerencia de Recursos Humanos.
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n líder motiva y promueve la búsqueda de desarrollo de su colaborador, mediante su interés verdadero y disposición.
10. COMUNICACIÓN INTERNA Parte del proceso de logro de metas y objetivos de un equipo, depende de que la información brindada desde el inicio por su jefe directo y por la organización, sea clara y consistente. ¿Quieres contar con un equipo de alto Rendimiento?, además de los otros esfuerzos que haces para lograr dicho objetivo, ponle especial atención en los canales de comunicación que tienes con tus colaboradores, los cuales te permitirán alinear sus expectativas y trabajo cotidiano con los objetivos del Grupo.
! TU ROL COMO COMUNICADOR ES:
• Participar activamente del sistema de comunicaciones Gerencia/ Jefaturas - Reuniones mensuales. • Promover un ambiente de comunicación claro y constante entre los miembros de tu equipo.
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l Sistema de Comunicaciones diseñado por Recursos Humanos para Gerencias & Jefaturas, promueve el fortalecimiento de relaciones entre los líderes y sus colaboradores, tanto en el aspecto laboral como personal.
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Para que este sistema funcione efectivamente, es importante que consideres lo siguiente: • Realizar reuniones mensuales con tu colaborador • Si la unidad es pequeña, es mejor reunir a todo tu equipo. • Las reuniones no deben durar más de una hora. • Registrar los acuerdos de la reunión en un ACTA. • Establecer los puntos a tratar en una siguiente reunión en una AGENDA.
SISTEMA DE COMUNICACIONES - GERENCIAS & JEFATURAS
• Reuniones mensuales.
GERENCIAS
• Si la unidad es pequeña reunir a todos. • Reuniones de no más de 1 hora. • Mantener una agenda.
SUPERINTENDENCIAS
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JEFATURAS
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SUPERVISORES
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Reuniones: 1
• Supervisores con Obreros y Empleados.
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• Jefes y Supervisores.
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• Superintendencias y Jefaturas.
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• Gerencias y Superintendencias.
1 OBREROS Y EMPLEADOS
ACTA DE REUNIONES El Formato de Acta a utilizar en tus reuniones de equipo, puede tener la siguiente estructura:
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! ¿CUÁL ES EL BENEFICIO?
• Al tener claras las reglas del juego, tu equipo podrá tomar decisiones y actuar de manera consistente orientado a un objetivo claro. • El comunicar abiertamente genera un sentimiento de confianza entre la empresa y los colaboradores. • Genera un sentido de pertenencia en tu colaborador.
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• La satisfacción de tu colaborador, al sentirse a gusto en una empresa que comunica adecuadamente, eso traerá como consecuencia que los niveles de eficiencia y productividad de tu equipo, se incrementan.
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os líderes que logran una comunicación clara y oportuna con su equipo, generan mayor confianza, compromiso y eficiencia.
¿CÚAL ES TU OPINIÓN? Vladich Sardón Jefe de Canteras Planta Cementos Selva Como líder, ¿Por qué consideras importante la comunicación interna con tu equipo de trabajo? La comunicación con tu equipo es muy importante, ya que dependerá de como puedas llegar a ellos para que los objetivos planteados puedan tener un solo rumbo y se cumplan en el menor tiempo, a menor costo y con seguridad.
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