GOOGLE DOCS FORMULARIOS FORMACIÓN EN CENTROS. CURSO 2011/12 IES “JOSÉ ALCÁNTARA”
¿QUÉ ES UN FORMULARIO?
No es más que una plantilla web que permite que el usuario conteste a una serie de preguntas o ítems de forma que nos queda un registro de las respuestas emitidas.
¿CÓMO REALIZAR UN FORMULARIO CON GOOGLE DOCS? Es necesario: 1.-‐ Contar con una cuenta de correo Gmail y acceder a ella. 2.-‐ Seguir la siguiente secuencia de pasos: PULSAR DE DOCS 3.-‐ En la nueva pantalla pulsar en Crear/Formulario: AQUÍ 4.-‐ Obtenemos una pantalla como la que sigue:
5.-‐ Llegado este punto ya estamos preparados para realizar nuestro formulario, veamos pues las posibilidades de edición y configuración del formulario.
¿QUÉ TIPO DE PREGUNTAS PUEDO AÑADIR A MI FORMULARIO?
Para añadir una nueva pregunta al formulario podemos seleccionar entre diversos tipos, pulsando la pestaña “añadir elemento”: 2
Tal y como vemos podemos seleccionar distintos tipos que pasamos a analizar: ü Texto: cuando esperamos que la respuesta sea una palabra o varias pero de poca extensión. Por ejemplo, para pedir el nombre de la persona que contesta al formulario. SI ES OBLIGATORIO EL CONTESTAR A LA PREGUNTA DEBE ESTAR ACTIVADA LA CASILLA ü Texto de párrafo: en este caso la respuesta será un párrafo. ü Tipo test: existe una opción correcta de todas las que se le indican al usuario. CON ESTA OPCIÓN PULSADA, NOS PERMITE QUE NOS REDIRIJA A OTRO FORMULARIO; SI NO SE DESEA ESTA FUNCIONALIDAD DESACTIVAR LA CASILLA. PARA CREAR OTRA PÁGINA AL FORMULARIO PULSAR EN SALTO DE PÁGINA ü Casillas de verificación: es similar a la anterior pero en este caso me permite seleccionar más de una opción. 3
ü Elegir de una lista: al usuario le aparece un menú desplegable y solo puede seleccionar una de las opciones.
ü Escala: en este caso se pide al usuario que seleccione una calificación en una escala numérica.
ü Cuadrícula: permite establecer un cuadro de doble entrada, ideal para realizar matrices de evaluación.
ESCALA PARA VALORAR
ÍTEMS
¿CÓMO MODIFICAR, DUPLICAR O BORRAR UNA PREGUNTA DEL FORMULARIO? Al poner el puntero encima de cada una de las preguntas, aparece con fondo amarillo la pregunta que podemos editar, modificar o duplicar, basta con pulsar el botón adecuado: 4
CADA UNO DE ESTOS BOTONES TIENEN LA FUNCIÓN INDICADA ¿CÓMO PUEDEN ACCEDER AL FORMULARIO PARA RELLENARLO?
Diversas opciones podemos elegir:
ü Compartirlo vía correo electrónico desde la página de edición: 1º PULSAR AQUÍ 2º RELLENAR MAIL DE LOS DESTINATARIOS Y ENVIAR ü Copiar la URL del cuestionario y crear un enlace en nuestro documento o nuestra página web.
URL QUE HAY QUE COPIAR PARA REALIZAR EL ENLACE
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OPCIONES INTERESANTES DE MODIFICAR EN LA EDICIÓN
Existen algunas otras pestañas de la ventana de edición que no hemos visto, se muestran a continuación: NOS PERMITE NOS PERMITE ACCEDER AL SELECCIONAR REGISTRO DE UNA LAS PLANTILLA D E RESPUESTAS, 97 EN VERSIÓN DISPONIBLES, RESUMEN U PARA DAR HOJA DE ESTILO A CÁLCULO NUESTRO FORMULARIO NOS PERMITE MODIFICAR EL MENSAJE QUE VEN LOS USUARIOS UNA VEZ RELLENAN EL FORMULARIO. La siguiente imagen muestra como modificamos el mensaje que recibirán los usuarios una vez hayan completado el formulario: 6
¿CÓMO ACCEDER A LOS RESULTADOS DEL FORMULARIO?
Existen dos formas, o bien tal y como hemos indicado anteriormente desde la pantalla de edición o desde la página principal de Google Docs, las imágenes nos lo indican:
ANÁLISIS O EDICIÓN DE LOS RESULTADOS. COMPARTIR EL DOCUMENTO. Cada formulario tiene asociada una hoja de cálculo desde la cual se pueden ver, modificar o eliminar cada uno de los registros. La hoja de cálculo asociada a nuestro formulario sería la siguiente:
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Una vez situados en la hoja de cálculo, son múltiples las funcionalidades que podemos realizar, veamos algunas de las más fundamentales realizando un estudio de las pestañas que nos aparecían en la imagen anterior. Dentro de la pestaña opciones, encontramos algunos acciones básicas de las cuales podemos destacar “compartir” y “descargar como”: PARA COMPARTIR DESDE CUALQUIERA DE LOS DOS SITIOS SE ACCEDE ESTA OPCIÓN NOS PERMITE OBTENER EL DOCUMENTO EN DIVERSOS FORMATOS CON LOS CUALES QUIZÁ ESTEMOS MÁS FAMILIARIZADOS, ENTRE OTROS EXCEL Una de las opciones más interesantes de los documentos creados con Google Docs es la facilidad con la que se pueden compartir, destacando distintos tipos de permisos, de forma que podríamos hacer: ü Un documento público en la red, de forma que todo el mundo pudiera verlo y editarlo. ü Un documento que pueda ser visto por aquellos que reciban el enlace del formulario, para lo cual no es necesario acceder a Google Docs. ü Un documento privado, al cual solo pueden acceder aquellos usuarios los cuales sean invitados y con los cuales quieras compartir el documento ya
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sea para visualizarlo o editarlo, para ello si es necesario acceder a Google Docs.
Una vez pulsamos la pestaña compartir, obtendríamos la siguiente imagen en la cual en la parte inferior es donde se introducen los correos electrónicos de las personas con las cuales queremos compartir el documento, y donde podemos cambiar el tipo:
Otra de las pestañas más interesantes y que más vamos a usar es la pestaña “Formulario”: 9
OPCIONES INTERESANTES Y MUY UTILIZADAS Veamos cada una de las opciones de esta pestaña, por resultar todas muy interesantes: ü Modificar formulario: pulsando en ella nos permite entrar de nuevo en la zona de edición del formulario por si deseamos añadir preguntas, eliminar o modificarlas. ü Enviar formulario: permite enviar el formulario por correo electrónico a las direcciones que indiquemos en la pantalla que obtenemos. ü Ir al formulario en directo: con esta opción podemos ver el formulario online, tal y como lo verá el usuario final, las personas que rellenarán nuestro cuestionario. ü Insertar formulario en una página web: es una opción muy interesante ya que nos proporciona el código html para insertar nuestro formulario en nuestra página web, blog,… ü Mostrando el resumen de respuestas: quizá sea esta una de las opciones más importante de los formularios, ya que de forma automática nos permite obtener un escrutinio de la información de forma directa sin necesidad de realizar ningún recuento y nos lo presenta con gráficos estadísticos de manera muy intuitiva y visual, la imagen mostraría los resultados en nuestro caso:
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ü Aceptando respuestas: con esta opción activa se permiten más respuestas a nuestro cuestionario. Puede llegar el momento que nos interese cerrar la participación y que ya no se puedan hacer más aportaciones, basta con desactivar esta pestaña y ya no se podrán registrar más entradas a nuestro formulario. ü Suprimir formulario: elimina nuestro formulario. Puede también surgirnos las necesidad de eliminar alguna columna o fila de la hoja de cálculo, es decir, alguno de los registros; para ello basta con seleccionar los elemento a eliminar y pulsando en la pestaña editar nos aparecerá automáticamente una opción de eliminar la zona seleccionada: 11
AUTOMÁTICAMENTE NOS APARECEN LAS FILAS Y COLUMNAS SELECCIONADAS PARA PODER ELIMINARLAS
Otro aspecto que nos puede interesar es filtrar la información, para ello
basta con pulsar el icono ( o en la pestaña “Datos” opción Filtro), de forma que en cada una de las columnas no aparece una flechita que nos permite al pulsar en ordenar la información por orden alfabético o mediante el filtro que nosotros establezcamos. La imagen nos lo muestra: PULSAR SELECCIONAR EL CRITERIO DE FILTRO QUE DESEEMOS Otra de las opciones que nos puede interesar es la de recibir notificaciones cuando existan nuevas entradas en el formulario o cambios en él, existen diversas opciones antes las cuales podemos ser informados, para ello es necesario entrar en la pestaña “Herramientas”, tal y como muestra la imagen: 12
AQUÍ
Se nos abrirá una pantalla como la siguiente la cual completaremos según las preferencias individuales que tengamos:
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