1
KANDUNGAN PEMBENTANGAN 1. 2. 3. 4.
2
Pengenalan Projek Analisis Projek Cadangan Penyelesaian Outcome dan Impak Projek
PENGENALAN PROJEK
Dunia perancangan bandar yang dinamik pada hari ini membolehkan pelbagai ilmu dokumen penyelidikan dan perancangan bandar dikongsi dan dimanfaatkan bersama semua pihak secara atas talian (online). 3
PELANGGAN HADAPI MASALAH UNTUK AKSES BAHAN TERBITAN DAN MAKLUMAT PENYELIDIKAN BPP
4
OBJEKTIF DAN SASARAN PROJEK
5
OBJEKTIF PROJEK
SASARAN PROJEK
Meningkatkan kebolehcapaian maklumat penyelidikan perancangan dengan mengurangkan masa dan kos agar lebih efisyen dan dinamik.
Mewujudkan suatu kaedah yang lebih efisien kepada capaian maklumat penyelidikan perancangan (sasaran 75.01% - kaedah pareto)
TEMA PROJEK
6
KANDUNGAN PEMBENTANGAN 1. 2. 3. 4.
7
Pengenalan Projek Analisis Projek Cadangan Penyelesaian Outcome dan Impak Projek
ANALISIS MASALAH Setelah membentuk objektif projek, satu analisis telah dijalankan bagi mengenalpasti punca-punca masalah yang dihadapi. Teknik gambarajah hubungkait dan verifikasi punca-punca telah digunakan dalam analisis ini. 8
2 2
2 4
Halangan fizikal untuk mendapatkan bahan terbitan (kos, masa & tenaga)
GAMBARAJAH HUBUNGKAIT Prosedur pembelian yang rumit dan tidak ekonomik
5
Lokasi kedudukan BPP yang jauh dari Ibupejabat
0 3 4
6
2 1
KESUKARAN KEPADA AKSES BAHAN TERBITAN DAN MAKLUMAT PENYELIDIKAN BPP
Prosedur kerja melibatkan pihak lain
7
1 4 in
punca
out
masalah
9
Kekangan sumber manusia untuk mengendalikan urusan
8
2 3
Bahan terbitan di BPP terlalu banyak
3
Ruang penyimpanan yang terhad di BPP
1
4 2
Tiada sistem penyimpanan (cataloging) yang teratur
0 3
2
PEMILIHAN PUNCA PALING MUNGKIN JADUAL HUBUNGKAIT Punca melebihi satu dipilih Bil
Elemen
Bilangan Punca Dan Masalah
Pemerhatian
1
Bahan terbitan di BPP terlalu banyak
2-3
Punca dan Masalah
2
Ruang penyimpanan yang terhad di BPP
0-3
Masalah
3
Tiada sistem penyimpanan (cataloging) yang teratur
4-2
Punca dan Masalah
4
Lokasi kedudukan BPP yang jauh dari HQ
0-3
Masalah
5
Prosedur pembelian yang rumit dan tidak ekonomik
2-4
Punca dan Masalah
6
Halangan fizikal untuk mendapatkan bahan terbitan (kos, masa & tenaga)
2-2
Punca dan Masalah
7
Prosedur kerja melibatkan pihak lain
2-1
Punca dan Masalah
8
Kekangan sumber manusia untuk mengendalikan urusan
1-4
Punca dan Masalah
10
5 PUNCA PALING MUNGKIN Bahan terbitan dan maklumat penyelidikan yang terlalu banyak di BPP.
Ruang penyimpanan yang terhad.
KESUKARAN KEPADA AKSES BAHAN TERBITAN DAN MAKLUMAT PENYELIDIKAN BPP
Tiada sistem penyimpanan (cataloging) yang teratur. Prosedur pembelian yang rumit dan tidak ekonomik. Kesukaran (halangan fizikal) untuk mendapatkan bahan terbitan dan maklumat penyelidikan (segi kos, masa dan tenaga).
11
KEPUTUSAN KAJISELIDIK (SEBELUM) DITUNJUKKAN DALAM RAJAH PARETO 100 95 90 85 80 75 70 65 60 55 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0
100
Analisis dilakukan pada bilangan data “setuju”
89.07 75.01
Sasaran konsep berdasarkan konsep 80% :20% = 75.01%
53.13
18
28.13
Kesukaran untuk mendapatkan bahan terbitan (dari segi kos, masa dan tempat)
16
14
Perkongsian dan hebahan Prosedur pembelian yang Ruang penyimpanan yang terhadterbatas di BPP maklumat rumit dan tidak ekonomik
9
7
100 95 90 85 80 75 70 65 60 55 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0
75.01%
bil.
%…
Bahan terbitan terlalu Tiada sistem penyimpanan banyak dan ruang yang teratur penyimpanan yang terhad di Bahagian Penyelidikan dan Pembangunan
Sumber : Kaji Selidik Kumpulan MyTownNet, BPP 2012
12
KANDUNGAN PEMBENTANGAN 1. 2. 3. 4.
13
Pengenalan Projek Analisis Projek Cadangan Penyelesaian Outcome dan Impak Projek
KAEDAH PENYELESAIAN – RAJAH POKOK
Masalah Kesukaran kepada akses bahan terbitan dan maklumat penyelidikan BPP
Punca Masalah
Cadangan Penyelesaian masalah
Bahan terbitan dan maklumat penyelidikan yang terlalu banyak di BPP.
Mewujudkan satu sistem yang dapat digunakan untuk capaian bahan terbitan dan maklumat penyelidikan dengan pantas.
Ruang penyimpanan yang terhad.
Tiada sistem penyimpanan yang teratur.
Prosedur pembelian yang rumit dan tidak ekonomik.
Kesukaran (halangan fizikal) untuk mendapatkan dari segi kos, masa dan tenaga.
14
Mewujudkan satu sistem repositori (penyimpanan secara digital).
Menghasilkan satu sistem klasfikasi bahan terbitan dan maklumat.
Mewujudkan bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan secara digital yang dapat dikongsi bersama secara percuma.
Menyediakan prosedur yang mudah, menjimatkan kos, masa dan tenaga.
Huraian Pelanggan BPP dapat akses bahan terbitan dan maklumat penyelidikan dengan pantas tanpa menghubungi pegawai BPP. Penyimpanan dalam bentuk digital semua bahan terbitan dan maklumat penyelidikan. Bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan perlu diklasifikasi mengikut jenis sebelum disimpan secara digital. Paparan bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan secara digital boleh dicapai oleh semua. Penyimpanan secara digital bahan terbitan dan maklumat perancangan sangat memudahkan dan menjimatkan kos, masa dan tenaga.
MATRIX PEMILIHAN CADANGAN PENYELESAIAN BIL.
A
B
C
D
MARKAH
KEPUTUSAN
1.
Mewujudkan satu sistem yang dapat digunakan untuk capaian bahan terbitan dan maklumat penyelidikan dengan pantas.
2
2
2
2
8
Diterima
2.
Mewujudkan satu sistem repositori (penyimpanan secara digital).
0
1
1
1
3
Ditolak
Menghasilkan satu sistem klasfikasi bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan.
1
1
0
2
4
Ditolak
4.
Mewujudkan bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan secara digital yang dapat dikongsi bersama secara percuma.
2
2
2
1
7
Diterima
5.
Menyediakan prosedur yang mudah, menjimatkan kos, masa dan tenaga.
2
2
2
0
6
Diterima
3.
CADANGAN PENYELESAIAN
PETUNJUK (Faktor Dipertimbangkan)
15
PETUNJUK
A
Meningkatkan Imej
Praktikal
=2
B
Kepuasan Pelanggan
Kurang Praktikal
=1
C
Penjimatan Kos, Masa & Tenaga
Tidak Praktikal
=0
D
Mudah Dilaksanakan
CADANGAN PENYELESAIAN TERBAIK (Pro & Kontra) Pelanggan BPP dapat akses bahan terbitan dan maklumat penyelidikan dengan pantas tanpa menghubungi pegawai di BPP. Sangat memudahkan pelanggan. Menjimatkan masa pegawai BPP.
Bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan perlu diimbas dan disimpan secara digital dan mengambil tempoh masa yang tertentu untuk menyediakannya.
2.
Mewujudkan bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan secara digital yang dapat dikongsi bersama secara percuma.
Bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan yang secara digital dapat dipaparkan secara online untuk dikongsi bersama secara percuma oleh semua pihak.
Perlu meneliti samada adakah semua bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan sesuai untuk dipapar secara online dan percuma.
3.
Menyediakan prosedur yang mudah, menjimatkan kos, masa dan tenaga.
Penyimpanan secara digital sangat memudahkan dan menjimatkan kos, masa dan tenaga.
Semua pegawai di BPP perlu mahir untuk mengendalikan penyimpanan secara digital.
PRAKTIKAL
KONTRA (Keburukan)
TIDAK PRAKTIKAL
PRO (Kebaikan)
Mewujudkan satu sistem yang dapat digunakan untuk capaian bahan terbitan dan maklumat penyelidikan dengan pantas.
1.
16
CADANGAN PENYELESAIAN
TIDAK PRAKTIKAL
BIL.
CADANGAN PENYELESAIAN TERPILIH
Mewujudkan satu sistem yang dapat digunakan untuk capaian bahan terbitan dan maklumat penyelidikan dengan pantas.
17
PELAKSANAAN CADANGAN Kelulusan pembangunan sistem repositori
Penambahbaikan
Kerangka Sistem Repositori Digitize bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan BPP
Pemilihan laman web yang sesuai
Memuat naik bahan-bahan terbitan yang telah di digitize ke laman web
Semakan dan ujicuba semula Siap sedia untuk digunakan oleh pelanggan
18
Penambahan bahan dari masa ke sema
Semakan dan menjalankan ujicuba
PRODUK LAMAN WEB MyTownNet
Laman web sistem repositori penyelidikan perancangan bandar yang telah siap (www.mytownnet.blogspot.com) 19
KANDUNGAN PEMBENTANGAN 1. 2. 3. 4.
20
Pengenalan Projek Analisis Projek Cadangan Penyelesaian Outcome dan Impak Projek
PENCAPAIAN SASARAN PROJEK RAJAH PARETO PERBANDINGAN CARTA SEBELUM PROJEK
100.00%
89.07%
100%
30
100
90%
25
75.01%
CARTA SELEPAS PROJEK INOVASI
80%
90 25 80
70% 20
70 20
53.13% 15
60% 50%
60 15
50
40% 10
28.13%
30%
40 10 30
20% 5
20 5
10% 0
21
Kesukaran untuk mendapatkan bahan terbitan (dari segi kos, masa dan tempat)
Perkongsian Prosedur Bahan Tiada sistem Ruang dan hebahan pembelian terbitan penyimpanan penyimpanan maklumat yang rumit terlalu banyak yang teratur yang terhad terbatas dan tidak dan ruang ekonomik penyimpanan yang terhad di BPP
14.06% 0%
10 0
Kesukaran untuk mendapatkan bahan terbitan (dari segi kos, masa dan tempat)
Perkongsian Prosedur Ruang dan hebahan pembelian penyimpanan maklumat yang terhad yang rumit terbatas dan tidak ekonomik
Bahan Tiada sistem terbitan penyimpanan terlalu yang teratur banyak dan ruang penyimpanan yang terhad di BPP
0
85.94%
30
PENCAPAIAN HASIL PROJEK -
Menggalakkan `Research Collaboration’ Meningkatkan `Knowledge Enrichment and Sharing ‘ Free Planning knowledge / info Comprehensive Town Planning Research Directory
1. Kos Operasi - Diukur daripada Anggaran Belanja Mengurus (ABM) - Penurunan kos belanja mengurus Tahun 2009
Tahun 2011
Tahun 2012
Kos penerbitan GPP Papan Iklan Luar = RM18,700 (1,000 unit)
Kos penerbitan GPP Rekabentuk Sejagat = RM8,450 (350 unit)
Kos penerbitan GPP Taman Atas Bumbung = RM4,550.00 (350 unit)
Sumber : Kelulusan Pegawai Pengawal KPKT Berkaitan Penentuan Harga Garis Panduan Perancangan Keluaran JPBD SM, Ogos 2012
22
PENCAPAIAN HASIL PROJEK Kos Operasi (Penerbitan) – Jabatan Perancangan Bandar Dan Desa SM, KPKT Kos yang terlibat adalah kos penerbitan yang dibiayai oleh Jabatan. Kumpulan MyTownNet berjaya mengurangkan kos penerbitan dengan adanya laman web MyTownNet. JIMAT RM 13,625
Bilangan cetakan menurun
GPP Papan Iklan Luar -Tahun terbitan – 2009 - Bil. Cetakan – 1,000 unit - Kos – RM18,700.00
23
Kos menurun
JIMAT RM 14,150
Bilangan cetakan menurun
GP Penubuhan Tadika dan Taska - Tahun terbitan – 2012 - Bil. Cetakan – 350 unit - Kos – RM5,075.00
Kos menurun
GPP Taman Atas Bumbung - Tahun terbitan – 2012 - Bil. Cetakan – 350 unit - Kos – RM4,550.00
PENCAPAIAN HASIL PROJEK Penjimatan Kos Operasi – Jabatan Perancangan Bandar Dan Desa SM, KPKT PERKARA
Tanpa penambahbaikan (do nothing)
KOS RM18,700 setiap keluaran GPP (1,000 unit)
IMPAK • • • •
Melaksanakan Projek Inovasi MyTownNet
Faedah Bersih (Penjimatan kos penerbitan oleh BPP)
24
RM0 (kos pembangunan laman web MyTownNet) Penjimatan RM14,150.00
• •
• •
Jabatan menanggung bebanan kos penerbitan (percetakan) Pelanggan masih hadapi masalah untuk mendapatkan bahan terbitan. Pelanggan hadapi prosedur yang rumit dan tidak ekonomik. Lambakan bahan terbitan di BPP. Pelanggan hanya perlu mengakses menggunakan internet. Capaian maklumat boleh diakses pada bila-bila masa dan di mana jua menggunakan talian internet. Penyimpanan bahan terbitan dan maklumat disimpan dalam bentuk digital. RM18,700.00 (cetakan1000 unit, 2009) – RM4,550.00 (cetakan 350 unit, 2012)
PENCAPAIAN HASIL PROJEK 2. Penjimatan Masa - Proses penjualan bahan penerbitan dan maklumat penyelidikan semakin berkurangan. - Pegawai terbabit mempunyai lebih masa untuk melakukan tugas-tugas hakiki. - Dapat memenuhi JUALAN DAN EDARAN GPP OLEH BPP, JPBD SM 2011 - 2012 transformasi Kerajaan. 1200 1000 800
Bil.
Tahun
Jualan
Edaran
600
1.
2011
220
1,006
400
2.
2012
44
1,014
200
Jumlah
264
2,020
0
Sumber : Jawatankuasa Jualan Terbitan BPP, 2012
25
Jualan
2011
2012
Edaran
PENCAPAIAN HASIL PROJEK 2. Penjimatan Masa - Dapat menjimatkan masa pelajar untuk mendapatkan bahan terbitan dan penyelidikan dari BPP. - Menggalakkan ‘free knowledge’ dan ‘learned society’. - Meningkatkan ilmu masyarakat di Malaysia amnya.
3. Peningkatan Output / Produktiviti - Contoh : Penyediaan Garis Panduan Perancangan Tadika dan Taska yang disediakan secara atas talian di dalam website MyTownNet dapat digunakan oleh pengusaha tadika di Malaysia. Pengusaha tadika dapat mematuhi garis panduan tanpa melalui JPBD dan pihak berkuasa tempatan. - Impaknya : Ibu bapa akan merasa lebih selamat dengan pematuhan garis panduan tersebut dan confident level akan lebih tinggi. Imej negara akan meningkat dengan tahap confident level yang tinggi tersebut. 26
PENGGUNAAAN MyTownNet
Penggunaan laman web MyTownNet melalui pelbagai gadget 27
IMPAK HASIL PROJEK - Pageviews
28
IMPAK HASIL PROJEK - Pengunjung
29
Pegawai BPP Penjimatan masa dan tenaga
Pelajar
Orang Awam
Penjimatan kos operasi
Peningkatan Imej Jabatan
30
PBT/PBN
IMPAK HASIL PROJEK - Pengiktirafan
Perancang Bandar Perancang Malaysia (MIP) Persatuan Pegawai Perancang Lembaga Bandar Desa, Pertubuhan Malaysia Malaysia (PERSADA) 31
111
“…Hasil inovasi, walau dilihat kecil, namun yang penting adalah terlahir budaya inovasi dan pembudayaan kreativiti. Ia sudah tentu memberi impak yang positif kepada kecekapan perkhidmatan kerajaan yang seterusnya membawa kepuasan hati rakyat”… -YAB Perdana Menteri Malaysia
petikan ucapan ketika merasmikan Majlis Sambutan Hari Inovasi Kementerian Kewangan 2010 33
MyTownNet
MyTownNet – Cetusan Inovasi, Wadah Dunia Perancangan Bandar SEKIAN TERIMA KASIH www.mytownnet.blogspot.com 34