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Monitoraggio
Le attività di monitoraggio, insieme a quelle di valutazione, rivestono un ruolo crescente all’interno delle politiche pubbliche. La spinta verso la loro utilizzazione viene da un lato dall’esperienza degli organismi internazionali e, dall’altra, dall’Unione Europea che le ha rese obbligatorie in vari campi di intervento, fra i quali i Fondi strutturali.
Il monitoraggio è un insieme complesso di procedure,
A questi ultimi si fa più spesso riferimento per la definizione di metodologie e criteri standard in uso nell’attività corrente. I regolamenti comunitari istitutivi dei Fondi strutturali hanno reso obbligatorie le attività di monitoraggio e valutazione all’interno di tutti i paesi aderenti all’UE e nel contempo hanno fatto sì che si avviasse, sia pure gradualmente, una standardizzazione di metodologie e criteri. Le motivazioni che impongono non solo un linguaggio comune, ma anche una certa omogeneità di metodologie e criteri di riferimento, sono soprattutto due:
Da un punto di vista operativo, consiste nella costante verifica
‣ innanzitutto, l’esigenza di monitorare le politiche a livello dell’intera unione Europea superando così un ottica meramente nazionale e/o settoriale;
monitoraggio deve essere affidabile, tempestivo,
‣ l’esigenza di tener conto, delle specificità istituzionali, organizzative e strutturali dei vari contesti in cui tali attività vengono effettuate. Da ciò nasce anche l’ulteriore esigenza di disporre di metodologie e criteri che ne consentano la comparabilità tra diverse realtà e situazioni.
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tecniche ed attività volte alla rilevazione sistematica dei dati relativi allo stato di attuazione di un Programma o di un Progetto e rappresenta uno strumento informativo indispensabile del processo di programmazione, gestione e valutazione delle policies.
circa la realizzazione di un intervento e dei suoi risultati e tende a favorire una migliore gestione ed efficacia delle politiche anche attraverso l’eventuale riprogrammazione degli interventi. Il monitoraggio risponde alle esigenze di informazione e trasparenza circa i progressi compiuti nell’implementazione della politica nei confronti dei diversi soggetti a vario titolo interessati Per essere effettivamente efficace il sistema di versatile, capace di controllare la qualità dei dati che elabora, in grado di operare al livello di maggiore dettaglio della programmazione per poi pervenire, in tempo reale, a tutte le aggregazioni più significative. .
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Tipologie e dimensioni del monitoraggio Finalità ‣ Monitoraggio strategico, quando i dati del monitoraggio sono destinati al supporto alle decisioni e al controllo strategico ‣ Monitoraggio esecutivo, quando i dati sono destinati al controllo di gestione; ‣ Monitoraggio operativo, quando i dati sono destinati alla gestione operativa. Oggetto ‣ Monitoraggio dei risultati, quando l’oggetto del monitoraggio è la qualità del risultato (prodotto), individuando eventuali difetti o scostamenti rispetto ai risultati (o requisiti) attesi ‣ Monitoraggio della gestione, quando l’oggetto del monitoraggio è la qualità della gestione, verificando il rispetto dei tempi, l’impiego delle risorse, i costi ‣ Monitoraggio dei benefici, l’elemento di riscontro sono i benefici attesi, obiettivo delle attività di monitoraggio è valutare un cambiamento e, in base ad esso, la bontà di un investimento. Responsabilità ‣ Monitoraggio indipendente, quando l’attività di monitoraggio è svolta da un soggetto terzo e indipendente ‣ Monitoraggio di parte, quando l’esecutore del monitoraggio è o agisce per conto di una delle parti coinvolte nel contesto Obiettivi specifici ‣ Aggiornare lo stato di realizzazione ‣ Evidenziare problemi e individuare gli elementi di successo ‣ Supportare le attività di valutazione ‣ Aumentare la trasparenza delle politiche pubbliche ‣ Divulgare i risultati delle politiche pubbliche Attività ‣ Definizione delle informazioni che costituiscono il sistema di monitoraggio ‣ Rilevazione delle informazioni ‣ Archiviazione delle informazioni ‣ Fruizione ed elaborazione delle informazioni Operazioni ‣ Rilevazione dell’andamento ‣ Annotazione sufficientemente descrittiva dell’andamento ‣ Determinazione di eventuali scarti tra quanto previsto e quanto effettivamente si realizza ‣ Segnalazione automatica e ragionata, al decision maker, di tutti gli scarti che eventualmente eccedano le tolleranze (fase del feedback)
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Tipologie ‣ Monitoraggio finanziario. Si avvale di indicatori che misurano lo stato di avanzamento finanziario del programma e dei singoli progetti. Rappresenta anche uno strumento previsionale per identificare le linee di tendenza dell'esecuzione finanziaria e anticipare l'individuazione di eventuali problemi su cui intervenire per consentire il raggiungimento degli obiettivi programmati. Talvolta nel sistema di monitoraggio sono definiti valori di soglia e "allarmi", legati a indici prestabiliti, per segnalare scostamenti significativi dell'andamento finanziario dell'intervento da quanto previsto e programmato ‣ Monitoraggio procedurale. Si avvale di indicatori che misurano lo stato di avanzamento amministrativo, procedurale e contabile del programma e dei singoli progetti. Costituisce uno strumento essenziale per la corretta gestione dei programmi e per assicurare il pieno controllo, a fini di verifica e di gestione attiva, di tutte le fasi di attuazione di un programma. L’analisi fondata sulle procedure può consentire di ottenere utili informazioni, oltre che sulla tempistica di attuazione dell’intervento e sulla capacità del programma di soddisfare la domanda di finanziamento, anche sull’intensità della domanda e sulla qualità delle proposte presentate. Il monitoraggio procedurale si basa sulla sorveglianza delle procedure di attuazione che si articolano in quattro fasi: la fase informativa, la fase istruttoria, la fase di selezione dei progetti, la fase attuativa dei progetti. ‣ Monitoraggio fisico. Si avvale di indicatori di realizzazione, di risultato e di impatto. Gli indicatori di realizzazione fisica valutano l’avanzamento fisico delle azioni attuate e il grado di raggiungimento degli obiettivi e degli output delle attività cofinanziate. Gli indicatori di risultato misurano gli effetti diretti della realizzazione delle azioni in termini di raggiungimento degli obiettivi specifici del programma (es. tasso di inserimento occupazionale lordo dei destinatari delle azioni del Fse per età e sua variazione annua). Gli indicatori di impatto si riferiscono agli effetti di un programma o di un progetto non riconducibili alle immediate conseguenze sui destinatari diretti. Si possono distinguere due tipi di impatti: specifici e globali. Gli impatti specifici sono gli effetti che si registrano dopo un certo lasso di tempo ma che sono comunque direttamente legati alle azioni intraprese. Gli impatti generali sono effetti a più lungo termine che incidono su una popolazione più vasta.
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Esempi e casi d’uso Rapporti annuali di monitoraggio realizzati da Archidata in numerose esperienze di assistenza tecnica alla PA
Cruscotti direzionali per il monitoraggio finanziario, fisico e procedurale dei programmi europei
Sistemi informativi (su web) per la gestione e il monitoraggio di progetti
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Cosa offre Archidata Procedure e modelli di monitoraggio messi a punto da Archidata in numerose esperienze di assistenza tecnica.
Dossier di modelli, best practices e casi di eccellenza in materia di monitoraggio, selezionati da Archidata a livello regionale, nazionale ed europeo o direttamente messi a punto in alcune esperienze significative.
Modelli di reporting e cruscotti direzionali. Vengono forniti casi concreti e modelli sperimentati dei migliori sistemi di reporting e supporti decisionali.
Metodologie per l'individuazione e la verifica degli indicatori. Tecniche di campionamento.
Sistemi informativi chiavi in mano per la gestione del monitoraggio, sia per le fasi di acquisizione dei dati, sia per quelle di gestione e di reporting. I prodotti forniti da Archidata sono di tre tipi: modello base (con applicativo stand alone o su rete locale), modello intermedio (con applicativo client server), modello avanzato (su web).
Consulenza tecnica e specialistica per la progettazione, l'implementazione e la gestione dei sistemi di monitoraggio.
Formazione dei tecnici e degli operatori addetti al monitoraggio, con attivitĂ di affiancamento e trasferimento di competenze, simulazione di attivitĂ e di casi d'uso.
Un gruppo di esperti qualificati e con un esperienza decennale nel campo del monitoraggio dei programmi e dei progetti della Pubblica Amministrazione.
Archidata srl Via Fabio Filzi 27, Milano Phone +39 02 6693540 Fax +39 02 6700791 info@archidata.it www.archidata.it
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