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Le amministrazioni pubbliche, così come le imprese, sono sempre più spinte ad intraprendere percorsi di innovazione che consentano loro di migliorare i processi interni e la qualità dei servizi erogati. Ma il cambiamento è un processo che deve essere pianificato, richiede un massiccio impiego di risorse e la creazione di sistemi di protezione che tutelino i soggetti e le strutture coinvolte. Le amministrazioni devono innanzitutto stabilire delle strategie complessive di innovazione, investendo su progetti visibili e concreti, promuovendo la comunicazione interna e la partecipazione di tutti gli operatori. Tutte strategie, queste, che implicano una revisione del concetto stesso di “organizzazione”. (…)
Manuale delle procedure La gestione operativa è l’insieme di processi, attività e metodologie che rendono possibile l’attuazione del programma e dei singoli progetti, e fanno sì che i risultati della attuazione siano coerenti con gli indirizzi strategici generali. La gestione operativa è uno dei momenti più delicati dell’intero macroprocesso di programmazione e attuazione e comprende a sua volta diverse fasi e attività, che possono essere adeguatamente analizzate con le metodologie proprie dell’analisi dei processi. Il Manuale delle procedure descrive il sistema dei processi e delle procedure principali attraverso cui una Pubblica Amministrazione (una Direzione regionale, una Autorità di gestione di un programma operativo, un Comune ecc.) svolge la propria attività di programmazione, gestione e controllo di un programma.
Nella gestione quotidiana del lavoro sono necessari strumenti che consentano il corretto funzionamento dell’amministrazione attraverso la partecipazione di tutti i livelli dell’organizzazione, in una logica di “processo” e non Per comodità di esposizione, le procedure esclusivamente nel rispetto dei possono essere raggruppate e descritte Le Norme sono contemporaneamente vincoli giuridico-formali. È neper aree quali la programmazione, la motore del cambiamento, vincolo al cessario superare il pregiudizio gestione amministrativa, la gestione cambiamento, oggetto del cambiache per risolvere i problemi di finanziaria ecc.; ma va da sé che questa tutti i giorni sia sufficiente una mento mera elencazione di norme e suddivisione rispecchia solo parzialmente leggi, a cui può anche accadela reale complessità operativa, nella quale re che nessuno dia poi seguito. le singole procedure – che spesso hanno un percorso (Dipartimento della Funzione Pubblica - Presidenza del Consiglio dei Ministri, Regole e regolamenti di organizzazione nelle amministrazioni pubbliche, Cantieri, 2003, p. 9)
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multilineare e ramificato - si intrecciano tra loro e sono parte di un sistema più ampio e integrato. Ciascuna procedura, di norma, viene esaminata fornendo le seguenti informazioni: i soggetti responsabili, la data di revisione, gli scopi della procedura stessa, le fasi in cui si articola, le metodologie utilizzate, gli eventuali punti di attenzione, la normativa e i documenti di riferimento. Quando necessario, completano la descrizione grafici e flow chart che illustrano i flussi procedurali e il contesto in cui si collocano le attività esaminate. .
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Processi e procedure Definizioni La Pubblica Amministrazione, con riferimento in particolare agli interventi cofinanziati dai Fondi strutturali, svolge attività (processi) di vario genere, sia di tipo programmatorio, sia di valutazione e controllo, sia di tipo propriamente gestionale. In particolare, la gestione delle pratiche costituisce l’attività prevalente dei diversi uffici e delle unità operative ed è il presupposto fondamentale per il conseguimento degli obiettivi operativi. Ciascun processo utilizza o produce determinate informazioni: alcune di queste informazioni sono elaborate autonomamente, altre invece sono ricavate da processi paralleli o da fonti diverse. Nell’analisi dei singoli processi, vanno tenuti presenti i seguenti aspetti: ‣ la sequenza (o iter) delle fasi, descrivibile attraverso diagrammi, flussi procedurali ecc. ‣ il tipo di informazioni e di dati trattati ‣ le regole secondo cui tali informazioni sono prodotte, modificate, consultate e memorizzate nelle varie fasi del processo. Le pratiche sono spesso caratterizzate da processi complessi che si intrecciano con quelli di altre pratiche (hanno cioè un percorso multilineare e ramificato), ma in sostanza l’iter di una pratica è sempre articolato in fasi e regole. Regole Le regole in particolare definiscono: ‣ la logica generale dell’intero processo; ‣ le condizioni che devono essere rispettate per passare da una fase all’altra; ‣ le attività da compiersi nelle diverse fasi; ‣ l’obbligatorietà o meno di certi passi; ‣ le conseguenze di ogni fase (passare ad una nuova fase, passare ad un altro iter ecc.); ‣ le autorizzazioni ad accedere a determinate informazioni; ‣ le informazioni memorizzate negli archivi locali (cartacei ed elettronici) e quelle di interesse più generale.
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Procedure ‣ Area programmazione • Programmazione strategica e operativa • Programmazione ed emissione dei dispositivi (bandi) ‣ Procedure di accesso • Accreditamento degli operatori • Presentazione dei progetti • Valutazione e selezione dei progetti ‣ Area gestione • Gestione delle attività • Gestione della garanzia fidejussoria • Gestione della certificazione antimafia • Gestione delle revoche • Gestione esiti dei controlli ‣ Area finanziaria • Gestione delle spese (impegni e liquidazioni) • Certificazioni intermedie della spesa e rendicontazione finale • Concessione di Aiuti di Stato • Certificazione della spesa • Gestione delle entrate • Piste di controllo dell’Autorità di pagamento • Rettifiche finanziarie ‣ Area controllo • Controllo ordinario di primo livello (In ufficio ed in loco) • Piste di controllo dell’Autorità di gestione • Controllo di secondo livello ‣ Area valutazione, monitoraggio, informazione e sorveglianza • Valutazione del programma • Monitoraggio delle attività • Piano di informazione e comunicazione • Sorveglianza del programma • Rapporti annuali di esecuzione ‣ Procedure generali • Protocollo • Gestione e archiviazione dei documenti • Sistema informativo
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Esempi e casi d’uso Manuali delle procedure realizzati da Archidata in numerose esperienze di assistenza tecnica alla PA
Flow chart di procedure (nell’immagine sono riprodotti i diagrammi relativi alle procedure di certificazione della spesa, emanazione di bandi, presentazione di progetti)
Organigrammi e chek list
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Cosa offre Archidata Modelli di procedure, chek list e manuali delle procedure (per la gestione dei progetti, flussi finanziari, certificazione della spesa, sistema dei controlli ecc.) messi a punto da Archidata in numerose esperienze di assistenza tecnica.
Dossier di modelli, best practices e casi di eccellenza in materia di analisi e reingegnerizzazione dei processi, selezionati da Archidata a livello regionale, nazionale ed europeo o direttamente messi a punto in alcune esperienze significative.
Modelli di reporting e cruscotti direzionali. Vengono forniti casi concreti e modelli sperimentati dei migliori sistemi di reporting e supporti decisionali.
Metodologie per l’analisi e la reingegnerizzazione dei processi. Analisi organizzative e protocolli di comportamento per i diversi soggetti/uffici coinvolti. Tecniche e soluzioni per la semplificazione amministrativa e procedurale. Strumenti e tecniche per l'integrazione di comunicazioni, informazioni e flussi di dati. Sistemi di Workflow. Strumenti e tecniche di Workgroup
Sistemi informativi chiavi in mano per la gestione e il controllo dei principali processi di gestione. I prodotti forniti da Archidata sono di tre tipi: modello base (con applicativo stand alone o su rete locale), modello intermedio (con applicativo client server), modello avanzato (su web).
Consulenza tecnica e specialistica per la progettazione, la redazione e l’aggiornamento del Manuale delle procedure.
Formazione dei tecnici e degli operatori, con attivitĂ di affiancamento e trasferimento di competenze, simulazione di attivitĂ e di casi d'uso.
Un gruppo di esperti qualificati e con un esperienza decennale nel campo dei sistemi di gestione, controllo e monitoraggio dei programmi e dei progetti della Pubblica Amministrazione.
Archidata srl Via Fabio Filzi 27, Milano Phone +39 02 6693540 Fax +39 02 6700791 info@archidata.it www.archidata.it
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