Moderna arhivistika, 2018, št. 1 by Pokrajinski arhiv Maribor

a n r e d o M

arhivistika Ä&#x152;asopis arhivske teorije in prakse Journal of Archival Theory and Practice

Letnik 1 (2018), ĹĄt. 1 / Year 1 (2018), No. 1

Maribor, 2018

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Moderna arhivistika Časopis arhivske teorije in prakse Journal of Archival Theory and Practice Letnik 1 (2018), št. 1 / Year 1 (2018), No. 1 ISSN 2591-0884 (online) ISSN 2591-0876 (CD_ROM) Izdaja / Published by: Pokrajinski arhiv Maribor / Regional Archives Maribor Glavni in odgovorni urednik / Chief and Responsible editor: Ivan Fras, prof., Pokrajinski arhiv Maribor, Glavni trg 7, SI-2000 Maribor, telefon/ Phone: +386 2228 5017; e-pošta/e-mail: ivan.fras@pokarh-mb.si Glavna urednica / Editor in chief: mag. Nina Gostenčnik Uredniški odbor / editorial board:  dr. Thomas Aigner, Diözesanarchiv St. Pőlten, Avstrija  dr. Borut Batagelj, Zgodovinski arhiv Celje, Slovenija  dr. Bojan Cvelfar, Arhiv Republike Slovenije, Slovenija  mag. Nada Čibej, Pokrajinski arhiv Koper, Slovenija  Ivan Fras, Pokrajinski arhiv Maribor, Slovenija  mag. Nina Gostenčnik, Pokrajinski arhiv Maribor, Slovenija  dr. Joachim Kemper, Institut für Stadtgeschichte Frankfurt am Main, Nemčija  Leopold Mikec Avberšek, Pokrajinski arhiv Maribor, Slovenija  dr. Miroslav Novak, Pokrajinski arhiv Maribor, Slovenija  dr. Rik Opsommer, Stadsarchief Ieper - Universiteit Gent, Belgija  Darko Rubčić, Državni arhiv u Zagrebu, Hrvaška  dr. Izet Šabotić, Filozofski fakultet Univerziteta u Tuzli, Bosna in Hercegovina  mag. Boštjan Zajšek, Pokrajinski arhiv Maribor, Slovenija Recenziranje / Peer review process: Prispevki so recenzirani. Za objavo je potrebna pozitivna recenzija. Proces recenziranja je anonimen. / All articles for publication in the conference proceedings are peer-reviewed. A positive review is needed for publication. The review process is anonymous. Lektoriranje / Proof-reading: mag. Boštjan Zajšek, mag. Nina Gostenčnik Prevajanje: mag. Boštjan Zajšek (slovenščina), mag. Nina Gostenčnik (slovenščina, angleščina), Lučka Mlinarič (bosanščina, hrvaščina, srbščina) Oblikovanje in prelom / Design and typesetting: mag. Nina Gostenčnik Objavljeni prispevki so prosto dostopni. Vse avtorske pravice ima izdajatelj Pokrajinski arhiv Maribor. ©Pokrajinski arhiv Maribor Za prijavo in objavo prispevkov ni potrebno plačilo. / The publication offers open access to whole texts of the published articles. ©Pokrajinski arhiv Maribor. All articles are published free of charge. http://www.pokarh-mb.si/si/p/3/49/moderna-arhivistika.html

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

VSEBINA ZAKONODAJA Bojan CVELFAR, Tatjana HAJTNIK, Nada ČIBEJ Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva iz leta 2017

Regulation on Documents and Archives Protection from 2017

Tamara YACOUB PRIMC Preiskovanje kaznivih dejanj zoper kulturno dediščino kot najbolj prefinjeno obliko kriminalitete, boj zoper njo ter pravni okviri varovanja kulturne dediščine s poudarkom na arhivskem gradivu

Investigation of Criminal Offences against Cultural Heritage as the most Sophisticated Form of Criminality, Fight against It and Legal Frames of Protecting the Cultural Heritage with Emphasis on Archival Holdings

Darko RUBČIĆ, Željka DMITRUS Vplivi novega zakona na politiko pridobivanja arhivskega gradiva hrvaških arhivov

Influence of the New Archival Law on the Acquisition Policy of Archives in Croatia

DOSTOP DO ARHIVSKEGA GRADIVA IN NJEGOVA UPORABA Lilijana URLEP Dostop do arhivskega gradiva in varstvo osebnih podatkov: primerjava med slovenskimi javnimi in cerkvenimi arhivi

Access to Archival Records and Personal Data Protection: Comparison between Slovenian Public and Church Archives

Jože SUHADOLNIK Hramba, materialno varovanje, digitalizacija, uporaba in dostop do arhivskega gradiva zbirk Fototeka in Načrti v Zgodovinskem arhivu Ljubljana

Storage, Preservation, Digitization, Access and Use of Archival Records from the Photo and Plans Collections in the Historical Archives Ljubljana

Adnan TINJIĆ, Hatidža FETAHAGIĆ Accessing Archives – From Expectations to Reality: Analysis of Access and Use of Archival Records in the Archives of the Tuzla Canton during the Last Decade

Dostop do arhivskega gradiva - od pričakovanj k realnosti : analiza dostopa do arhivskega gradiva v Arhivu Tuzelskega kantona in njegove uporabe v zadnjem desetletju

Tatjana HAJTNIK, Mojca KOSI, Robert HROVAT MERIČ Prilagoditve različnih tipov arhivskih gradiv za dostopnost ranljivim skupinam Adaptations of Different Types of Archival Records for Vulnerable Groups

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Žiga KONCILIJA, Tatjana HAJTNIK, Gregor JENUŠ, Anja PAULIČ, Vanja PFAJFAR Virtualizacija čitalniških postopkov: od ideje do koncepta

Virtualization of Archival Reading Room Tasks: From an Idea to a Concept

Vladimir TOROV Sistem za upravljanje digitalnih filmskih in avdiovizualnih vsebin ter njihova dostopnost – vzpostavitev filmskega in avdio-video arhiva

115

System for Managing the Film and Audio-visual Content and its Accessibility – Establishing the Film and Audio-visual Archives

Sejdalija GUŠIĆ, Milena GAŠIĆ Personal Fonds of Mustafa Mulalić - Was it under Embargo!? Osebni fond Mustafa Mulalić - je bil pod embargom!?

125

DIGITALNO IN DIGITALIZIRANO ARHIVSKO GRADIVO Gregor JENUŠ, Tatjana HAJTNIK, Anja PAULIČ, Vanja PFAJFAR Analiza ustreznosti formatov za dolgoročno hrambo in metapodatkov pri digitalizaciji arhivske kulturne dediščine

135

Suitability Analysis of Formats for Long-Term Preservation and Metadata in the Digitization of Archival Cultural Heritage

Klavdija KRIVEC, Tatjana HAJTNIK Tehnični vidiki dolgoročnega ohranjanja elektronske pošte

157

Technical Aspects of Email Preservation

Tatjana HAJTNIK, Aida ŠKORO BABIĆ Ali nam lahko pri vrednotenju in odbiranju elektronskega gradiva pomaga tehnologija?

169

Can Technology Help the Process of Appraisal and Selection of ERecords?

Arian RAJH, Zrinka ŠIMUNDŽA-PEROJEVIĆ Lessons Learned from Implemented Internal and External Digitisation Processes at the Croatian Agency for Medicinal Products and Medical Devices

197

Izkušnje z izvedbo digitalizacije v Agenciji za zdravila in medicinske proizvode Republike Hrvaške

Sonja ANŽIČ KEMPER Digitalizacija v arhivu, primer iz Mestnega arhiva Pforzheim

213

Digitization in an Archival Institution : the Example of the City Archives Pforzheim

Ildikó SZERÉNYI Digitization of Hungarian Military Registers Digitalizacija madžarskih vojaških registrov

225

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Mirjana BOGOSAVLJEVIĆ Digitization in Archives : Archivematica, a Practical Rewiev of the Software for Managing Archival Records on the Example of the Personal Fonds Rista Odavić at the Archives of Serbia

233

Digitalizacija v arhivih : Archivematica, praktični pregled aplikacije za upravljanje z arhivskim gradivom na primeru osebnega fonda Rista Odavić v Arhivu Srbije

Jelena NIKOLIĆ Digitization of Belgrade Citizenship Cards Registers

249

Digitalizacija domovinske kartoteke za mesto Beograd

Aliu BEKIM Digitization of Archival Records At the State Agency of Kosovo Archives

263

Digitalizacija arhivskega gradiva v Državni agenciji arhivov Kosova

Siniša DOMAZET

269

The Dawn of Digital Era in the Archives of Bosnia and Herzegovina Pričetek digitalne dobe v Arhivu Bosne in Hercegovine

INFORMACIJSKA VARNOST Danilo BURNAČ, Sanja ANDROIĆ, Boštjan ŠPEHONJA Obveznosti podjetja Mariborski vodovod kot deležnika kritične infrastrukture na področju nevarnosti e-poslovanja in potreba po varnostnih pregledih IKT-sistemov Obligations of the Water Utility Company Mariborski vodovod as a Participant of Critical Infrastructure on the Field of Risks of E-bussiness and the Need of Secure Checks of IKT Systems

iii

283

oderna Marhivistika

Zakonodaja

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Prejeto / Received: 14. 03. 2018 1.04 Strokovni članek

1.04 Professional Article

UREDBA O VARSTVU DOKUMENTARNEGA IN ARHIVSKEGA GRADIVA IZ LETA 2017 dr. Bojan Cvelfar Arhiv Republike Slovenije, Ljubljana, Slovenija bojan.cvelfar@gov.si

dr. Tatjana Hajtnik Arhiv Republike Slovenije, Ljubljana, Slovenija tatjana.hajtnik@gov.si

mag. Nada Čibej Pokrajinski arhiv Koper, Koper, Slovenija nada.cibej@arhiv-koper.si Izvleček: Avtorji v prispevku predstavljajo novo Uredbo o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, ki je nadomestila uredbo iz leta 2006. Slednja je nastala z združitvijo več pravilnikov in ni bila skladna z Zakonom o spremembah in dopolnitvami Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA-A) ter postopki strokovnega dela. V vsebinskem smislu posega nova uredba v sistem varstva dokumentarnega in predvsem arhivskega gradiva na način, da sledi uveljavljenim procesom pri izvajanju arhivske javne službe. Ob tem je treba poudariti, da uredba ne zahteva od zavezancev novih postopkov, ki jih dosedanji predpisi niso vsebovali in ki bi za zavezance pomenili novo finančno breme. ZVDAGA-A je predpisal izdajo Enotnih tehnoloških zahtev v obliki pravilnika o ETZ, zato ti v uredbi niso več zajeti. Poleg tega so v uredbi na novo opredeljeni: register ustvarjalcev arhivskega gradiva, vsebina registra ter način vpisa ustvarjalcev v register, pretvorba na mikrofilm, dejavnost komisije pri uničenju dokumentarnega gradiva, zunanji izvajalci storitev za arhivsko gradivo v fizični obliki, postopki pridobivanja podatkov iz arhivskega gradiva za potrebe uradnih postopkov ter naloge in način delovanja Sveta direktorjev in Arhivskega sveta. Obenem so nekatere določbe iz prejšnje uredbe usklajene z zahtevami iz novele zakona in mednarodnimi arhivskimi standardi. Ključne besede: arhivska zakonodaja, slovenski javni arhivi, uredba, ZVDAGA-A, UVDAG Abstract: Regulation on Documents and Archives Protection from 2017 The article presents the new Regulation on Documents and Archives Protection from 2017, which replaced the previous regulation from 2006. The new regulation was adopted primarily because the old one was compiled by joining several rules together and as such did not follow the structure of the Act Amending the Protection of Documents and Archives and Archival Institutions Act (PDAAIA-A) and the procedures of archival professional work. The alterations that the new regulation makes in the archival and current records’ protection system all follow the established processes of archival public service. Here we need to point out that the new regulation does not require implementation of any new procedures that have not

B. Cvelfar, T. Hajtnik, N. Čibej: Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva iz leta 2017

already been included in previous regulations and that would be considered as financial burden for the persons liable. PDAAIA-A prescribed the issuing of Uniform Technological Requirements in the form of rules, thus, these requirements are no longer included in the new regulation. In addition to these changes, the new regulation also provides new definitions for: the register of archival records’ creators, the content of the register and the method of entering creators into the register, conversion to microfilm, activities of the Commission concerning the disposal of current records, external providers of services for maintenance and storage of archival records in physical form, procedures of acquiring data from archives for the purpose of official procedures, and the tasks and work of the Board of Directors and the Archival Council. Also, some of the provisions of the new regulations are now harmonized with PDAAIA-A and with international archival standards. Key words: archival legislation, Slovene public archives, Regulation, PDAAIA-A

Uvod

Vlada Republike Slovenije je 27. 7. 2017 sprejela novo Uredbo o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (v nadaljevanju: UVDAG) ter jo 4. 8. 2017 objavila v Uradnem listu RS, št. 42/2017. UVDAG je začela veljati 10. 9. 2017, v uporabi pa je od 1. 1. 2018 dalje ter nadomešča prejšnjo uredbo, sprejeto leta 2006. Ta je nastala z združitvijo več pravilnikov in ni sledila strukturi zakona in postopkom procesa arhiviranja. Zato je bila tudi nepregledna, na določenih mestih uporabnikom celo nerazumljiva, pa tudi dvoumna, nekateri členi iz zakona so se dobesedno ponovili. Nekatera njena določila pa so se v praksi izkazala celo za neuporabna. Novo uredbo je narekovala tudi leta 2014 sprejeta novela Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14; v nadaljevanju: ZVDAGA), ki je seveda prinesla nekatere novosti in spremembe, ki jih stara UVDAG ni vsebovala. Nova uredba je usklajena tudi s trenutno veljavnimi mednarodnimi arhivskimi standardi. UVDAG sestavlja petnajst poglavij, ki natančneje opredeljujejo vsebino, na katero napotuje ZVDAGA. Poleg uvodnih in prehodnih oz. končnih določb UVDAG tako vsebuje naslednja poglavja:             

ustvarjalci arhivskega gradiva, priprava in organizacija zajema in hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki ter izvajanje spremljevalnih storitev, zajem in pretvorba dokumentarnega in arhivskega gradiva, urejanje, vrednotenje in uničenje dokumentarnega gradiva ter odbiranje arhivskega gradiva, izročanje arhivskega gradiva, hramba, materialno varstvo in arhivski depoji, filmsko arhivsko gradivo, zasebno arhivsko gradivo, strokovna obdelava arhivskega gradiva, evidence, uporaba arhivskega gradiva, registracije, certifikacije, registri, arhivska komisija, arhivski svet in svet direktorjev javnih arhivov.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Pomembno je, da določbe, ki se tičejo področja Enotnih tehnoloških zahtev (v nadaljevanju ETZ), niso več zajete v uredbi, ker je nova ZVDAGA predpisala izdajo enotnih tehnoloških zahtev v obliki Pravilnika o ETZ (v nadaljevanju PETZ).

I. poglavje: Uvodne določbe (1.–2. člen) Predmet urejanja V uvodnih določbah so na novo podrobneje opredeljeni:      

ustvarjalci arhivskega gradiva: register, njegova vsebina ter način vpisa ustvarjalcev v register, pretvorba na mikrofilm, dejavnost komisije pri uničenju dokumentarnega gradiva, zunanji izvajalci storitev za arhivsko gradivo v fizični obliki, postopki pridobivanja podatkov iz arhivskega gradiva za potrebe uradnih postopkov ter naloge in način delovanja sveta direktorjev in arhivskega sveta.

Pomen izrazov Spremenil se je pomen naslednjih izrazov: informacijski sistem za upravljanje, metapodatki, zakon. Izbrisan je bil pomen izrazov: javni arhivi, javnopravne osebe, javnopravni organi, minister, organizacija z nižjo stopnjo urejenosti poslovanja, organizacija z višjo stopnjo urejenosti poslovanja, ponudnik storitev, pristojni arhiv. Dodan je bil pomen izrazov: imetnik, istovrstne osebe, izvirnik, ministrstvo, popisna enota, reprodukcija, tehnična enota, ustvarjalec.

II. poglavje: Ustvarjalci arhivskega gradiva (UVDAG, 3.–5. člen) Register in dosjeji ustvarjalcev Na novo je opredeljeno vodenje registra ustvarjalcev arhivskega gradiva. Določena je vsebina registra, ki mora biti v elektronski obliki in ga vodijo pristojni arhivi, upravlja pa ga Arhiv Republike Slovenije (v nadaljevanju ARS). Natančno je določen postopek vpisa v register ustvarjalcev. Proračunski uporabniki ter politične stranke so v register vpisani ali izbrisani na podlagi podatkov iz uradnih evidenc, vsi ostali pa na podlagi sklepa, ki ga izda pristojni arhiv. V okviru registra pristojni arhivi vodijo tudi dosjeje ustvarjalcev arhivskega gradiva, za katere so pristojni in podatke oz. dokumentacijo, pomembno za strokovno obdelavo.

B. Cvelfar, T. Hajtnik, N. Čibej: Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva iz leta 2017

III. poglavje: Priprava in organizacija zajema in hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki ter izvajanje spremljevalnih storitev (6.–11. člen) V 17. členu ZVDAGA je določeno, da morajo prehodno pripravo oziroma organizacijo zajema in hrambe izvesti: 

javnopravna oseba, ki bo zajemala ali hranila gradivo v digitalni obliki,



ponudnik storitve zajema in hrambe oz. spremljevalnih storitev in



osebe, ki želijo uveljavljati veljavnost in dokazno vrednost svojega gradiva v skladu z določbami 31. člena ZVDAGA.

Z novo UVDAG je ta faza jasneje opredeljena, in sicer je treba: 

določiti obseg poslovanja, ki bo urejen z notranjimi pravili,



popisati vrste in vire dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki,



pripraviti oceno tveganj in ukrepe za njihovo upravljanje,



izvesti oceno veljavnega informacijskega sistema in informacijske varnosti,



določiti zahteve za zajem, hrambo in spremljevalne storitve (pravne, poslovne, tehnološke),



pripraviti načrt za zajem, hrambo in spremljevalne storitve ter vzpostavitev oziroma prenovo informacijskega sistema.

Obveznost dokumentiranja Izpostavljena je tudi obveznost dokumentiranja vseh prej naštetih aktivnosti, način in obseg izvedbe te obveznosti pa UVDAG preusmeri na PETZ. Vsebina notranjih pravil (NP) in vzorčnih notranjih pravil (VNP) V povezavi z 18.–22. členom ZVDAGA je spremenjena oz. natančneje določena vsebina NP, dodatno pa je opredeljena vsebina VNP. Ta morajo biti sestavljena tako, da jih je mogoče s strani drugih prevzeti v celoti in nedvoumno glede vseh dejavnosti, katerih izvajanje načrtujejo. Poleg same vsebine morajo namreč vsebovati tudi navodilo za prevzem, ki mora vsebovati vsaj:  



opis postopka izvedbe predhodne priprave in prevzema VNP, določitve dovoljenega obsega prilagoditve določb ali delov določb, ki se nanašajo na status, notranjo organizacijo ali druge notranje lastnosti osebe, ki prevzema VNP (personalizacija), opozorilo, da mora oseba, ki prevzema VPN, o tem obvestiti ARS.

Podrobnejša opredelitev vsebine notranjih pravil glede na njihov namen in področje urejanja pa je prepuščena PETZ. UVDAG le natančneje in jasno loči notranja pravila glede na to, kdo jih je pripravil in čigavo je gradivo, katerega upravljanje urejajo, na:   

NP za lastno poslovanje, NP za izvajanje storitev, VNP. 4

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Spremljanje izvajanja notranjih pravil in njihovo noveliranje ZVDAGA v 21. členu določa, da se spremljanje izvajanja notranjih pravil izvaja kot notranje preverjanje, nadzor nad tem pa izvaja inšpektorat, pristojen za arhive (Inšpektorat RS za kulturo in medije). Pri tem je pomembna novost, da skladnosti NP z določbami ZVDAGA in na njegovi podlagi izdanih podzakonskih predpisov ni obvezno preverjati v tistem delu, za katerega osebi pristojni organ ali neodvisna organizacija izda potrdilo o skladnosti, ki je opredeljeno v PETZ. Spremljanje izvajanja notranjih pravil se izvaja na podlagi predhodnega načrta presoje, ki vsebuje tudi merila za presojo posameznih določb aktov in dokumentov. Isto ostaja določilo, da se mora preverjanje izvajati najmanj na dve leti, v primeru arhivskega gradiva pa letno. Dodatno nova UVDAG določa, da se za spremljanje izvajanja notranjih pravil za izvajanje storitve, ki jo certificira državni arhiv, šteje postopek certificiranja storitve. V postopek potrditve noveliranih notranjih pravil je treba priložiti poleg same dokumentacije tudi seznam izvedenih sprememb. Strokovna usposobljenost notranjih presojevalcev Notranji presojevalci morajo biti strokovno usposobljeni s področij pisarniškega poslovanja, arhivistike, informacijske infrastrukture in varnosti. Način izkazovanja te strokovne usposobljenosti je določen v PETZ.

IV. poglavje: Zajem in pretvorba dokumentarnega in arhivskega gradiva (12.–15. člen) V tem poglavju nova UVDAG natančneje pojasni zajem izvirnega dokumentarnega gradiva v digitalni obliki, ki ga v primerjavi s staro uredbo natančneje opredeli. Postopek digitalizacije UVDAG pretvorbo in zajem dokumentarnega in arhivskega gradiva, izvirno nastalega v fizični ali analogni obliki, istoveti s postopkom digitalizacije. Kot ključne aktivnosti v postopku digitalizacije izpostavlja: evidentiranje pred postopkom digitalizacije, pravilno pretvorbo in zajem gradiva v digitalno obliko, samodejno ali ročno kontrolo pravilnosti izvedbe digitalizacije, evidentiranje digitaliziranega gradiva ter hrambo zadostnega obsega dokumentacije, s katero se dokazuje, da uporabljena orodja, metode in postopki digitalizacije zagotavljajo zanesljiv zajem v digitalno obliko. Pretvorba gradiva na mikrofilm Za pretvorbo gradiva na mikrofilm UVDAG šteje vsako pretvorbo dokumentarnega in arhivskega gradiva iz fizične ali digitalne oblike na mikrofilm. Postopek pretvorbe na mikrofilm vključuje podobno kot pri postopku digitalizacije: evidentiranje vseh pretvorjenih enot gradiva, pravilen zajem vsebine na mikrofilm, samodejno oziroma ročno kontrolo pravilne izvedbe pretvorbe na mikrofilm z namenom odprave napak oziroma odstopanj in hrambo zadostnega obsega dokumentacije, s katero se dokazuje, da uporabljena orodja, metode in postopki pretvorbe na mikrofilm zagotavljajo ohranjanje celovitosti in avtentičnosti vsebine pretvorjenega dokumentarnega in arhivskega gradiva. Za vse zgoraj omenjene postopke mora biti določena odgovorna oseba, pogoje za njihovo izvajanje pa določa PETZ.

B. Cvelfar, T. Hajtnik, N. Čibej: Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva iz leta 2017

Pretvorba uradnih evidenc Popolnoma na novo pa UVDAG opredeljuje pogoje, kdaj se mora nujno izvesti pretvorba uradnih evidenc, in sicer, ko:    

se konča vodenje uradne evidence, se spremeni način vodenja uradne evidence, se uradna evidenca pripravi za predajo pristojnemu arhivu ali to zahteva pristojni arhiv v strokovno-tehničnih navodilih.

V. poglavje: Urejanje, vrednotenje in uničenje dokumentarnega ter odbiranje arhivskega gradiva (16.-27. člen) V tem poglavju je na novo opredeljeno, kdaj se sodi, da je dokumentarno gradivo urejeno (16. člen). Na drugi strani so bila določila glede vrednotenja iz UVDAG umaknjena, ker so natančno opisana že v 40. členu ZVDAGA. ARS pa je dobil nalogo, da pripravi in na spletu objavi seznam dokumentarnega gradiva, ki je lahko ovrednoteno kot arhivsko gradivo. Natančneje je opredeljena tudi vsebina pisnih strokovnih navodil (20. člen), ki jih sprejme komisija za sprejem pisnega strokovnega navodila za odbiranje arhivskega gradiva, izda pa pristojni arhiv. Enotno skupno pisno strokovno navodilo Za ustvarjalce arhivskega gradiva, ki delujejo na območju celotne države, njihove organizacijske enote pa spadajo v pristojnost več arhivov, se lahko pripravi enotno skupno pisno strokovno navodilo. Komisijo za pripravo enotnih skupnih pisnih strokovnih navodil imenuje ARS ob soglasju ostalih pristojnih arhivov. Komisija mora ta navodila obvezno uskladiti z medarhivsko delovno skupino, ki pokriva to področje. Usklajeno enotno skupno pisno strokovno navodilo nato izda ARS. Strokovno-tehnična navodila arhiva Za vsako vrsto arhivskega gradiva v digitalni obliki iz 40. člena ZVDAGA pristojni arhiv izda dodatna, strokovno-tehnična navodila, ki morajo vključevati najmanj:     

obseg arhivskega gradiva s spremljajočo dokumentacijo, postopek priprave arhivskega gradiva za izročitev, vsebinsko in tehnično urejenost arhivskega gradiva, oblike in nosilce zapisov, postopek in način izročitve arhivskega gradiva.

Podrobnejša vsebina dodatnih strokovno-tehničnih navodil je določena v PETZ. Odbiranje arhivskega gradiva Z novo uredbo je natančneje določen čas odbiranja arhivskega gradiva, in sicer na vsakih pet let. Prej je bilo ohlapno zapisano »praviloma vsakih pet let, najkasneje pa pred izročitvijo gradiva arhivu«. Pristojnemu arhivu je dopuščeno, da lahko s pisnimi strokovnimi navodili ta čas opredeli tudi drugače.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Prevzemni popis arhivskega gradiva Na novo je v 23. členu UVDAG opredeljena natančna vsebina prevzemnega popisa arhivskega gradiva za potrebe izročanja pristojnim arhivom. Tehnična opremljenost arhivskega gradiva Glede tehnične opremljenosti arhivskega gradiva v fizični obliki ni bistvenih sprememb, podrobnejša pravila za tehnično urejenost arhivskega gradiva v digitalni obliki pa se, namesto prej z enotnimi tehnološkimi zahtevami, po novem določijo z dodatnimi strokovno-tehničnimi navodili pristojnega arhiva. Uničenje dokumentarnega gradiva Nova UVDAG ne pojasnjuje več določb, ki veljajo za uničenje dokumentarnega gradiva, ker so te natančno določene že v ZVDAGA (13., 13a. oziroma 14. člen), natančneje opredeli le delo komisije pri uničenju dokumentarnega gradiva oz. popis gradiva, ki ga komisija doda k zapisniku o uničenju. Zunanji izvajalci storitev za arhivsko gradivo v fizični obliki Podrobneje so opredeljeni zunanji izvajalci storitev za arhivsko gradivo v fizični obliki, ki jih ustvarjalec izbere za opravljanje storitev v zvezi z urejanjem, odbiranjem, popisovanjem in hrambo gradiva. Ob tem so opredeljeni tudi pogoji, ki jih morajo izpolnjevati zunanji izvajalci za izvajanje naštetih storitev. Ti so glede strokovne usposobljenosti in materialnega varstva enaki, kot veljajo za ustvarjalca.

VI. poglavje: Izročanje arhivskega gradiva (28.–30. člen) Izjemno pomembna novost v tem poglavju je, da je natančno določeno, kdaj, v katerem trenutku prične teči rok za izročitev javnega arhivskega gradiva pristojnemu. UVDAG tako določa, da ta rok prične teči s prenosom dokumentarnega gradiva v stalno zbirko ustvarjalca, skladno s predpisi s področja poslovanja. Zapisnik o izročitvi in prevzemu arhivskega gradiva Zapisnik o izročitvi in prevzemu arhivskega gradiva sestavi pristojni arhiv (prej javnopravna oseba in pristojni arhiv) na obrazcu, ki je objavljen na spletni strani ARS. Priloga k temu zapisniku je prevzemni popis arhivskega gradiva iz 23. člena UVDAG. Stroški odbiranja, izročanja, tehnične opreme, prevoza in dostave Določila glede stroškov odbiranja, izročanja, tehnične opreme, prevoza in dostave ostajajo praktično enaka, so breme ustvarjalca, dodatno pa je opredeljeno, da so stroški ustvarjalca tudi nujni restavratorski posegi. Če namesto ustvarjalca oziroma imetnika nujne restavratorske posege opravi pristojni arhiv, od ustvarjalca oziroma imetnika lahko zahteva finančno nadomestilo, določeno v pravilniku, ki ureja nadomestila stroškov v arhivih.

B. Cvelfar, T. Hajtnik, N. Čibej: Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva iz leta 2017

VII. poglavje: Hramba, materialno varstvo in arhivski depoji (31.–49. člen) V poglavju so bolj razumljivo opredeljeni in razčlenjeni hramba in materialno varstvo ter posebni pogoji za hrambo in izvajanje storitev. Natančneje so določeni pogoji za ustreznost prostorov in opreme za hrambo gradiva v arhivskih depojih (prej arhivskih skladiščih), tako v fizični kot v digitalni obliki, pa tudi posebni pogoji za hrambo in splošni pogoji za opravljanje storitev. Hramba in materialno varstvo dokumentarnega in arhivskega v fizični obliki V novi UVDAG so na novo opredeljeni pogoji za arhivske depoje, ki se uporabljajo samo za hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva (prej arhivska skladišča za hrambo arhivskega gradiva). Ob tem je ARS na spletni strani objavil smernice glede kakovosti papirja in embalaže. Med ukrepe za zavarovanje dokumentarnega in arhivskega gradiva v arhivskih depojih je dodan nov ukrep, da je treba pred prenosom v arhivski depo dokumentarno in arhivsko gradivo razkužiti, osušiti in razprašiti. Podrobneje je opredeljena tudi priprava na trajno hrambo za dokumentarno gradivo, ki ima rok hrambe trajno, in dodatno za gradivo, ki ima rok hrambe najmanj 75 let. Dodatno je opredeljeno, da kadar ustvarjalec ne more ravnati tako, kot je določeno v prvem odstavku 36. člena UVDAG, mora o tem obvestiti pristojni arhiv, ki mora čim prej izdati navodilo o tem, kako ravnati s takšnim gradivom. Hramba in materialno varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki Uredba iz leta 2006 je preohlapno določala pogoje, ki jih mora izpolnjevati strojna in programska oprema (npr. široko priznana in uveljavljena, skladna z mednarodnimi standardi), kar je povzročalo nemalo težav pri izvajanju tega določila. Z novo UVDAG pa je natančno določeno, da morajo: 



ponudniki storitev zajema in hrambe ter spremljevalnih storitev, ki izvajajo storitve za javnopravne osebe za zajem in hrambo arhivskega gradiva v digitalni obliki ter spremljevalne storitve, uporabljati pri državnem arhivu certificirano strojno in programsko opremo, javnopravne osebe po zakonu za zajem in hrambo arhivskega gradiva v digitalni obliki ter spremljevalne storitve naročati pri državnem arhivu certificirano strojno in programsko opremo.

V primeru lastnega razvoja pri javnopravnih osebah se certifikacija programske opreme opravi najpozneje do trenutka, preden se jo začne uporabljati. Katera prej omenjena strojna in programska oprema mora biti certificirana in kateri so pogoji za pridobitev certifikata, ki ga izda Arhiv RS, je podrobneje določeno v PETZ. V novi UVDAG so posodobljeni pogoji, ki jih mora izpolnjevati nosilec zapisa, da se prizna kot nosilec, primeren za dolgoročno e-hrambo ter pogoji, ki jih morajo izpolnjevati formati (oblike zapisa), da bodo primerni za dolgoročno e-hrambo.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Shranjevanje gradiva na geografsko oddaljenih lokacijah Določba o hrambi dokumentarnega in arhivskega gradiva na geografsko oddaljenih lokacijah, ki je prej po uredbi veljala le za ponudnike storitev, sedaj velja tudi za javnopravne osebe. Poleg varnega shranjevanja na primarni lokaciji morajo tako javnopravne osebe in ponudniki storitev hrambe zagotoviti varno shranjevanje najmanj dveh kopij dokumentarnega in arhivskega gradiva na dveh geografsko oddaljenih lokacijah tako, da se prepreči izguba ali nepooblaščen dostop do tega gradiva. Druge osebe morajo poleg varnega shranjevanja na primarni lokaciji zagotoviti tudi varno shranjevanje najmanj ene kopije dokumentarnega in arhivskega gradiva na geografsko oddaljeni lokaciji. Hramba dokumentarnega in arhivskega gradiva v računalniškem oblaku Glede na tehnološki razvoj je nova UVDAG opredelila tudi pogoje, pod katerimi lahko javnopravne osebe in ponudniki storitev hrambe hranijo dokumentarno in arhivsko gradivo v računalniških oblakih. Hramba je dovoljena samo v zasebnem računalniškem oblaku, kjer je fizična lokacija hrambe tega gradiva znana v vseh fazah hrambe ter obdelave dokumentarnega in arhivskega gradiva in ne sme biti zunaj meja Republike Slovenije. Dodatne zahteve za ponudnika storitve hrambe Posodobljene so tudi dodatne zahteve za ponudnike storitev e-hrambe, predvsem so odstranjene zahteve, ki so se v praksi izkazale kot prezahtevne oz. nerealne, npr. »za fizični dostop do informacijskega sistema ponudnika za hrambo se zahteva sočasna prisotnost vsaj dveh oseb, ki imata dovoljenje za dostop do tega sistema«, pogoji za redno zaposlenega pri ponudniku, ki ne sme opravljati enakih ali podobnih del pri drugem ponudniku. So pa dodane nove določbe, npr. »ponudnik storitve hrambe mora imeti izdelan postopek ravnanja z dostopnimi pravicami do svojega informacijskega sistema za hrambo in gradiva v tem sistemu«. Dodatne zahteve za hrambo arhivskega gradiva Kadar se hramba arhivskega gradiva v digitalni obliki izvaja zunaj pristojnega arhiva, je treba o vseh spremembah, ki vplivajo na hrambo tega gradiva, ter o rezultatih opravljenih revizij nemudoma obvestiti pristojni arhiv. Kadar so te spremembe načrtovane, je treba pristojni arhiv obvestiti najmanj deset delovnih dni pred izvedbo sprememb. Posebni pogoji za uradne evidence in druge zbirke podatkov ustvarjalcev Po novem se pogoji za hrambo uradnih evidenc in drugih zbirk podatkov (prej veliki registri in evidence javnopravnih oseb) ne nanašajo zgolj na storitve hrambe, ampak splošno na hrambo. Nanašajo se predvsem na obvezno dokumentiranje virov podatkov, vzpostavitve in upravljanja zbirke podatkov in nadzor nad dostopnimi pravicami do zbirk podatkov, zagotoviti je treba tudi sledenje spremembam v zbirkah podatkov in hrambo zgodovine sprememb podatkov. Upravljavec zbirke podatkov mora o vseh spremembah podatkovnega modela zbirke podatkov najpozneje v enem mesecu po uveljavitvi spremembe obvestiti pristojni arhiv.

B. Cvelfar, T. Hajtnik, N. Čibej: Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva iz leta 2017

Posebni pogoji za storitve v zvezi z arhivskim gradivom Terminološko so prečiščeni posebni pogoji za storitve v zvezi z arhivskim gradivom, ki so se nanašale samo na ponudnike teh storitev. Z novo UVDAG tako velja: storitve zajema, hrambe in spremljevalne storitve v zvezi z arhivskim gradivom v digitalni obliki za ustvarjalce in za pristojne arhive lahko opravlja samo ponudnik, katerega storitev zajema in hrambe oziroma spremljevalna storitev je certificirana pri ARS. In obratno velja, da lahko javnopravna oseba v postopku javnega naročanja storitev zajema, hrambe in spremljevalnih storitev v zvezi z arhivskim gradivom izbere le tistega ponudnika, katerega oprema, storitev oziroma spremljevalna storitev je certificirana pri ARS. Splošni pogoji za opravljanje storitev zajema, hrambe in spremljevalnih storitev V okviru splošnih pogojev za opravljanje storitev ter posebnih pogojev za specifične storitve so spremenjeni pogoji glede izobrazbe zaposlenih pri ponudnikih storitev in se izenačijo s pogoji, ki jih morajo izpolnjevati zaposleni pri javnopravnih osebah. Tako mora ponudnik storitev zajema, hrambe in spremljevalnih storitev imeti zaposlene najmanj tri osebe z najmanj srednješolsko izobrazbo (prej visokošolsko izobrazbo prve stopnje) s področja tehniške, organizacijske, informacijske oziroma sorodne naravoslovne smeri in osebo z izobrazbo s pravnega področja. Zaposleni pri javnopravnih osebah in ponudnikih storitev na področju zajema, ehrambe ali spremljevalnih storitev morajo imeti opravljen preizkus strokovne usposobljenosti, kot to določa osmi odstavek 39. člena zakona. Podrobnejši pogoji za strokovno usposobljenost in preizkus strokovne usposobljenosti teh oseb so določeni s Pravilnikom o strokovni usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom (Uradni list RS, št. 66/2016). Ta določa, da je treba dopolnjevati in obnavljati strokovno znanje po opravljenem preizkusu strokovne usposobljenosti z udeležbo vsaj enega strokovnega izobraževanja v organizaciji pristojnih arhivov, kar se preverja na vsaka tri leta.

VIII. poglavje: Filmsko arhivsko gradivo (50.–52. člen) V tem poglavju ni bistvenih sprememb z novo UVDAG, posodobljene so zahteve in določbe pri filmskem arhivskem gradivu, predvsem oblike izročitve filmskega arhivskega gradiva. Oblika in način izročanja sta po novem bolj pregledno opredeljena v členih skupaj, seveda glede na vrsto nosilca (filmski trak, analogni in digitalni nosilec). Umaknjene so določbe glede slovenskega filma, ker je ZVDAGA (43. člen) v tem delu že dovolj natančen.

IX. poglavje: Zasebno arhivsko gradivo (53.–54. člen) Postopki evidentiranja zasebnega arhivskega gradiva so že dovolj podrobno opredeljeni v zakonu, zato se uredba osredotoča le na merila za evidentiranje zasebnega arhivskega gradiva in osnove ravnanja z zasebnim arhivskim gradivom. Tako je iz tega poglavja izpadla cela vrsta členov stare uredbe (od 98. do 107. člena), ki so podrobneje opredeljevali program evidentiranja, pristojnosti arhivov in ministra pri tem, strokovni predlog za razglasitev, evidenco odločb o razglasitvi, dokumentacijo, ki jo je arhiv moral voditi, pa tudi izvoz in iznos zasebnega dokumentarnega gradiva … V primerjavi s prejšnjo uredbo gre torej pri novi za izjemno skrajšano in poenostavljeno poglavje. Pomembna novost je, da lahko arhiv, pri katerem

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

se izvaja hramba zasebnega arhivskega gradiva, zaračuna stroške le-te po pravilniku, ki ureja nadomestila stroškov v arhivih.

X. poglavje: Strokovna obdelava (55.–64. člen) Poglavje govori o strokovni obdelavi arhivskega gradiva v arhivih, ki obsega urejanje arhivskega gradiva, popisovanje ter izdelavo arhivskih pripomočkov za uporabo z namenom zagotavljanja dostopnosti arhivskega gradiva. Pri tem so upoštevane zahteve zakonodaje in mednarodnih arhivskih standardov ter navedeni tako obvezni kot drugi elementi popisovanja, ki enoto popisovanja povežejo z različnimi konteksti. Bistvenih sprememb ni, določbe UVDAG iz leta 2006 so bile posodobljene. Urejanje arhivskega gradiva Glede načel urejanja arhivskega gradiva (načelo izvora in prvotne ureditve), ni bistvenih sprememb – malo drugače in bolj razumljivo je le opredeljena razčlenitev arhivskega gradiva, če prvotna ureditev gradiva ni ohranjena, in sicer po funkcijah oz. nalogah ustvarjalca, vsebini, vrstah gradiva ali po časovnih obdobjih oz. na podlagi kombinacije navedenih načinov. UVDAG v tem delu na novo določa ravnanje v primeru, da se pri strokovni obdelavi gradiva v arhivu ugotovi, da se arhivsko gradivo podvaja ali da so med arhivskim gradivom tudi dokumenti, ki niso arhivsko gradivo. Takšno gradivo se namreč po novem poskusu vrniti izročitelju, če pa to ni možno, se ga komisijsko uniči. Popisovanje arhivskega gradiva Posodobljena so določila na področju popisovanja arhivskega gradiva, in sicer:  

    

med nivoji popisa nova UVDAG popravlja precej nerazumljiv pojem »osnovna enota združevanja dokumentov« v uveljavljen pojem »združen dokument«; na novo so opredeljeni obvezni elementi popisovanja, ki jih mora vsebovati vsaka popisna enota: signatura, naslov, čas nastanka, nivo popisa; za popisne enote na nivoju fonda ali zbirke, podfonda pa sta obvezna elementa tudi količina in obseg; vsaka popisna enota na nivojih nižjih od podfonda mora biti povezana s tehnično enoto, posodobljeni so elementi popisovanja (glede na standard ISAD/G); posodobljena so določila glede izdelave arhivskih popisov, inventarjev in vodnikov; za signaturo popisnih enot ni več dovoljeno uporabljati številke tehničnih enot; na tehnične enote ni več obvezno označevati podatkov, kot jih je določala stara uredba (spomnimo: oznako arhiva, signaturo fonda (lahko naslov), zaporedno številko, začetno in končno signaturo arhivskih enot, izjemoma tudi oznako vsebine).

B. Cvelfar, T. Hajtnik, N. Čibej: Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva iz leta 2017

XI. poglavje: Evidence (65.–69. člen) V poglavju so natančneje in bolj jasno opredeljene evidence, ki jih vodijo arhivi in vsebina teh evidenc. Prav tako je natančneje določena dokumentacija, ki je sestavni del posamezne evidence. Nekaj vidnejših sprememb: 



pri evidenci o uporabnikih in uporabi arhivskega gradiva je opredeljeno, s katerim namenom se vodi (nadzor nad spoštovanjem določb zakona ter statističnih analiz), predvsem je evidenca mnogo bolj razdelana, podatki v njej pa izhajajo predvsem iz prakse; nekoliko drugače je zastavljena evidenca in dokumentacija o arhivskem gradivu Slovencev v zamejstvu in po svetu, ki izhaja iz dolgoletne prakse; obveznost ARS, da bi vsako leto objavil seznam dokumentacije o evidentiranem arhivskem gradivu, je spremenjena tako, da ARS objavi poročila o opravljenem evidentiranju; vodenje evidence javnih simbolov, grbov, zastav, pečatov, žigov in štampiljk je poenostavljeno – ni več posebne komisije, ki je obravnavala zahtevo za vpis v evidenco.

XII. poglavje: Uporaba arhivskega gradiva (70.–86. člen) V XII. poglavju so bolj podrobno opisani načini objavljanja evidenc in gradiva na spletnih straneh kakor tudi pogoji uporabe in reproduciranja javnega arhivskega gradiva v arhivski čitalnici; definirani so način in pogoji izposoje arhivskega gradiva; opisan je postopek dostopnosti arhivskega gradiva zaradi potreb uradnih postopkov. Javne objave Javni arhivi morajo na svetovnem spletu omogočati javno objavo naslednjih informacij:    

evidenco fondov in zbirk, pripomočke, ki so nastali v elektronski ali digitalizirani obliki, register ustvarjalcev, javno arhivsko gradivo, ki je dostopno v digitalni obliki v skladu s tehničnimi možnostmi arhiva.

Ob tem je bil črtan 124. člen stare uredbe, ki je predpisoval, da morajo javni arhivi vsako leto na svetovnem spletu objaviti seznam v preteklem letu prevzetih fondov ter seznam izdelanih pripomočkov za uporabo. Črtana je tudi obveza ARS, da mora preko spleta brezplačno omogočati dostopnost do zbirne evidence fondov in zbirk arhivskega gradiva. Uporaba arhivskega gradiva v čitalnici Ob prvi uporabi mora uporabnik izpolniti matični list. Arhivu ob prvi uporabi v koledarskem letu ni več treba uporabnika pozvati k morebitnemu popravku podatkov na matičnem listu, ampak je uporabnikova dolžnost, da z vsako takšno spremembo seznani arhiv. Arhiv mora potrditi prejem naročila uporabe in uporabnika obvestiti o času, kraju in načinu dostopa oziroma o morebitni nedostopnosti naročenega arhivskega gradiva.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Pri naročanju arhivskega gradiva je preskočena nepotrebna prijava uporabe. Črtan je prejšnji 111. člen, ki je določal posebne pogoje za uporabo gradiva s strani oseb, mlajših od 16 let, in mladoletnih oseb – zadeva je po novem rešena v okviru podatkov na matičnem listu. Pomembno je, da mora uporabnik z imetnikom oziroma njegovimi pravnimi nasledniki sam urediti razmerja v zvezi z uporabo arhivskega gradiva, varovanega s pravicami intelektualne lastnine. Nova UVDAG pa jasno določa tudi, da iskanje podatkov za znanstvenoraziskovalne namene ni obveznost arhiva. Nova je tudi določba, da če so izdelane reprodukcije arhivskega gradiva, se zaradi materialnega varstva in zmanjševanja dejavnikov tveganja poškodovanja izvirnega arhivskega gradiva uporabljajo njegove reprodukcije. Uporabo izvirnika v takšnem primeru izjemoma lahko dovoli predstojnik arhiva. Uporaba arhivskega gradiva za potrebe uradnih postopkov Uporabnik mora v ta namen izpolniti vlogo. Nov, izjemno pomemben je 86. člen, ki govori o dostopanju do varovanih podatkov in njihovi uporabi. Zaradi uvedbe uradnega postopka ali udeležbe v njem mora oseba, ki želi imeti vpogled v arhivsko gradivo, ki vsebuje varovane podatke, izkazati pravni interes z ustrezno listino. Pravni interes se mora nanašati neposredno na vlagatelja, pri čemer se mu omogoči le vpogled v tiste dele gradiva z varovanimi podatki, ki so potrebni za uveljavljanje njegovega pravnega interesa. Oseba mora v vlogi konkretno navesti, v katere dele arhivskega gradiva, ki vsebuje varovane podatke, želi imeti vpogled, in obrazložiti razloge, zaradi katerih sta vpogled in uporaba takšnega gradiva pomembna za odločitev v konkretnem uradnem postopku. V okviru že uvedenih upravnih in pravnih postopkov je za državne organe, organe samoupravnih lokalnih skupnosti, nosilce javnih pooblastil ali druge osebe javnega prava, ki vodijo postopek, arhivsko gradivo, ki vsebuje varovane podatke, na podlagi zahtevka dostopno brez omejitev. Posodobljena so tudi določila glede listin, ki jih izdajajo arhivi (dodana je potrditev listin v digitalni obliki, ki se izvede z osnovnimi tehnološkimi sredstvi – na primer prstni odtis, elektronski podpis, časovni žig).

XIII. poglavje: Registracije, certificiranje, registri (87.–93. člen) Poglavje govori o postopku registracije ponudnikov opreme in storitev, pridobivanju certifikata za opremo ali storitev in registrih elektronske hrambe, ki jih vodi državni arhiv. Registracija ponudnikov opreme in storitev Določila glede registracije ponudnikov opreme in storitev so iz nove UVDAG umaknjena, ker so dovolj natančno opredeljena že v ZVDAGA. Obrazec zahteve za registracijo ponudnika ter nabor pripadajoče dokumentacije pa je določen s PETZ (prej je to bila priloga UVDAG).

B. Cvelfar, T. Hajtnik, N. Čibej: Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva iz leta 2017

Certifikacija opreme in storitev Ključne spremembe pri postopkih certifikacije so:     

   

beseda akreditacija je zamenjana z certifikacija; obrazec zahteve za certifikacijo opreme oz. storitev ter nabor pripadajoče dokumentacije je določen s PETZ (prej priloga UVDAG). spremeni se čas med vložitvijo popolne zahteve s strani ponudnika in priprave predloga pogodbe o izvajanju certifikacije iz osem na petnajst dni; uredi se način izvajanja postopka certificiranja, če k temu pristopi javnopravna oseba, in sicer se med njima ne sklene pogodba temveč okvirni sporazum; na novo je opredeljen strošek certifikacije (prej samo v Splošnih pogojih za izvajanje akreditacije) – tega predstavljata nadomestilo ARS za vodenje postopka certifikacije in strošek postopka, ki je natančneje določen; dodano je, da ARS predpiše strošek postopka certifikacije s splošnimi pogoji za izvajanje certifikacije; izvajanje postopka certifikacije je umaknjeno iz nove UVDAG, ker je zadovoljivo opredeljen že v ZVDAGA; dodano je določilo, da se dokumentacija, ki je nastala v postopku certificiranja, po zaključenem postopku hrani pri ARS; posodobljeni oz. prilagojeni novim določilom v UVDAG so podatki v registrih, ki so obvezni po ZVDAGA – register potrjenih pravil, register ponudnikov opreme in storitev.

XIV. poglavje: Arhivska komisija, arhivski svet, svet direktorjev javnih arhivov (94.–104. člen) V poglavju so posodobljena določila glede delovanja arhivske komisije (spremenjeni so npr. pogoji glede članstva). Arhivski svet kot posvetovalno telo ministra za strokovno svetovanje na področju arhivske dejavnosti je po noveli zakona novo telo. UVDAG določa njegovo sestavo, naloge in način delovanja. Na novo so opredeljene tudi naloge svet direktorjev javnih arhivov.

XV. poglavje: Prehodni in končni določbi V prehodnih določbah je določeno, da se vsi postopki, ki so se začeli pred začetkom uporabe te uredbe (pred 1. 1. 2018), dokončajo po stari. V treh mesecih od uveljavitve UVDAG pa je moral ARS izdati in na spletu objaviti smernice glede kakovosti papirja in embalaže ter pripravil obrazce in vloge, ki jih uredba določa. V končni določbi pa je zapisano, da se nova UVDAG prične uporabljati s 1. 1. 2018.

Prilogi Za enostavnejše izvajanje predpisanih določb uredba prinaša tudi dve prilogi, in sicer so to:  

pogoji za izvajanje materialnega varstva arhivskega gradiva v depojih in na razstavah ter obrazec besedila potrditve izpisa, prepisa ali reprodukcije arhivskega gradiva.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

SUMMARY

REGULATION ON DOCUMENTS AND ARCHIVES PROTECTION FROM 2017 Bojan Cvelfar, Ph. D. Archives of the Republic of Slovenia, Ljubljana, Slovenia bojan.cvelfar@gov.si

Tatjana Hajtnik, Ph. D. Archives of the Republic of Slovenia, Ljubljana, Slovenia tatjana.hajtnik@gov.si

Nada Čibej, M. Sc. Regional Archives Koper, Koper, Slovenia nada.cibej@arhiv-koper.si

The article presents the new Regulation on Documents and Archives Protection from 2017, which replaced the previous regulation from 2006. The new regulation was adopted primarily because the old one was compiled by joining several rules together and as such did not follow the structure of the Act Amending the Protection of Documents and Archives and Archival Institutions Act (PDAAIA-A) and the procedures of archival professional work. The alterations that the new regulation makes in the archival and current records’ protection system all follow the established processes of archival public service. Here we need to point out that the new regulation does not require implementation of any new procedures that have not already been included in previous regulations and that would be considered as financial burden for the persons liable. PDAAIA-A prescribed the issuing of Uniform Technological Requirements in the form of rules, thus, these requirements are no longer included in the new regulation. In addition to these changes, the new regulation also provides new definitions for: the register of archival records’ creators, the content of the register and the method of entering creators into the register, conversion to microfilm, activities of the Commission concerning the disposal of current records, external providers of services for maintenance and storage of archival records in physical form, procedures of acquiring data from archives for the purpose of official procedures, and the tasks and work of the Board of Directors and the Archival Council. Also, some of the provisions of the new regulations are now harmonized with PDAAIAA and with international archival standards. The regulation consists of 15 chapters that regulate more closely the PDAAIA-A content. In addition to introductory and final provisions, the regulation in chapter II provides a detailed definition of the register of creators, which is kept by the state archives. Also included are provisions on the manner of entering creators into this register, and of dossiers of creators, which are kept by competent archival institutions. The regulation describes the process of entering a creator in the register of creators, which serves as a basis for determining the rights and obligations of creators and the competences of individual archival institutions.

B. Cvelfar, T. Hajtnik, N. Čibej: Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva iz leta 2017

Chapter III regulates the content of internal rules, their confirmation and entry into the register of confirmed internal rules at the state archives. The process of amending the existing internal rules is described as well. Chapter IV brings provisions on capture and conversion of archival and current records. Apart from the provisions that deal with the capture of digital documents and with the capture and conversion of archival and current records in physical or analogous form, there are also provisions on conversion of records to microfilm. Chapter V deals with arrangement, appraisal and disposal of current and selection of archival records. All of the procedures in this chapter are carried out at the creator prior to the transfer of the material into the competent archival institution. There are detailed provisions about the role of the commission in the process of records disposal. Included in chapter V are also the conditions that need to be fulfilled by external service providers for their service of preservation of archival records in physical form. Chapter VI covers the transfer of archival records to competent archival institutions. Chapter VII specifies in more detail the segment of preservation and protection of archival records and of special conditions for such preservation and services. Chapter VIII and IX include updated requirements and provisions concerning the film archives and the method of their transfer, as well as provisions applying to private archives and their handling. Chapter X covers the processing of archives in archival institutions, which includes arrangement, description, compilation of finding aids and provision of accessibility. Chapter XI provides a more detailed definition of registers that are kept by archival institutions and their content. Chapter XII deals with the method of publishing registers and materials online. There are also provisions on the use and reproduction of public archives in archival reading rooms. Chapter XIII deals with the registration of equipment and service providers, certification of equipment or services, and with digital preservation register kept by the state archives. Chapter XIV defines the work and role of the Archival Commission. It also presents the structure, tasks and work of Archival Council, a consultative body to the minister in the field of archival activities, as well as the role and tasks of the Board of Directors of public archives, which is a consultative body to the minister for consulting and coordination of archival public service. For a more efficient implementation of the provisions, the new regulation includes two annexes; conditions for activities in the field of preservation in archival repositories and during exhibitions, and the form for the confirmation of extracts, transcription or reproduction of archival records.

Viri in literatura Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. (2006). Uradni list Republike Slovenije, št. 86. Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. (2017). Uradni list Republike Slovenije, št. 42. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. (2006). Uradni list Republike Slovenije, št. 30. Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. (2014). Uradni list Republike Slovenije, št. 51.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Prejeto / Received: 20. 02. 2018 1.02 Pregledni znanstveni članek

1.02 Review Article

PREISKOVANJE KAZNIVIH DEJANJ ZOPER KULTURNO DEDIŠČINO KOT NAJBOLJ PREFINJENO OBLIKO KRIMINALITETE, BOJ ZOPER NJO TER PRAVNI OKVIRI VAROVANJA KULTURNE DEDIŠČINE S POUDARKOM NA ARHIVSKEM GRADIVU Tamara Yacoub Primc Zgodovinski arhiv na Ptuju, Ptuj, Slovenija tamara.yacoub-primc@arhiv-ptuj.si Izvleček: Bistvo prispevka je v ozaveščanju strokovnih delavcev v arhivih o morebitnih pojavnostih kaznivih dejanj na področju dela z arhivskim gradivom, njihovem zaznavanju in prepoznavnosti pri odkrivanju. Arhivi so izjemna in nenadomestljiva dediščina, ki se prenaša iz ene generacije v drugo. So odraz razvoja družb, saj varujejo in prispevajo k individualnemu in skupinskemu spominu. Problematika kaznivih dejanj zoper arhivsko gradivo je v Sloveniji domnevno zanemarljiva, saj imamo po dosedanjih znanih podatkih v zadnjih desetih letih zgolj en primer tatvine arhivskega gradiva iz arhiva. Pri tatvini arhivskega gradiva pa lahko mine vrsto let, preden se opazi, da je gradivo izginilo. S preventivo in upoštevanjem predpisane zakonodaje ter visokih standardov kodeksa etike za arhiviste lahko preprečimo, da se morebitna kazniva dejanja ne bodo zgodila. Ključne besede: arhivsko gradivo, kulturna dediščina, kaznivo dejanje, kriminaliteta, tatvina Abstract: Investigation of Criminal Offences against Cultural Heritage as the most Sophisticated Form of Criminality, Fight against It and Legal Frames of Protecting the Cultural Heritage with Emphasis on Archival Holdings The main emphasis of this article is in to raise awareness of experts in archives about eventual criminal offences in the field of work with archival holdings, their perception and recognition at detection of thefts. Archival holdings are exceptional and irreplaceable legacy, which is transmitted by one generation to another. They are the reflection of development of societies, as they keep and do their contribution to individual and collective memory. The problem of criminal offences against archival holdings in Slovenia is negligibly small, as we had only one case of theft in archives in the last 10 years. Many years can pass before the theft of archival holdings is noticed and the material is missed. With prevention and compliance of written legislation and high standards of Code of ethics for archivists, we can prevent any eventual actions. Key words: archival holdings, cultural heritage, criminal offence, criminality, theft

T. Yacoub Primc: Preiskovanje kaznivih dejanj zoper kulturno dediščino …

Uvod v Evropsko leto kulturne dediščine

Evropska Komisija je Evropskemu parlamentu in Svetu predložila predlog o razglasitvi leta 2018 za evropsko leto kulturne dediščine.1 Predlog ima pravno podlago v evropski zakonodaji, in sicer v Členu 167 Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU), ki določa: 1. Unija prispeva k razcvetu kultur držav članic, pri čemer upošteva njihovo nacionalno in regionalno raznolikost ter hkrati postavlja v ospredje skupno kulturno dediščino. 2. Dejavnost Unije je namenjena spodbujanju sodelovanja med državami članicami in, če je to potrebno, podpiranju in dopolnjevanju njihove dejavnosti na naslednjih področjih:  izboljševanje poznavanja in razširjanja kulture in zgodovine evropskih narodov;  ohranjanje in varstvo kulturne dediščine evropskega pomena;  nekomercialna kulturna izmenjava;  umetniško in književno ustvarjanje, tudi na avdio-vizualnem področju. 3. Unija in države članice podpirajo sodelovanje s tretjimi državami in pristojnimi mednarodnimi organizacijami na kulturnem področju, zlasti s Svetom Evrope. 4. Unija pri svoji dejavnosti na podlagi drugih določb Pogodb upošteva kulturne vidike, zlasti zaradi spoštovanja in spodbujanja raznolikosti svojih kultur. 5. Kot prispevek k uresničevanju ciljev iz tega člena:  Evropski parlament in Svet sprejmeta spodbujevalne ukrepe po rednem zakonodajnem postopku in po posvetovanju z Odborom regij, pri čemer je izključena kakršna koli harmonizacija zakonov in predpisov držav članic  Svet sprejme priporočila na predlog komisije. Pogodba o Evropski uniji (PEU) v Členu 3 določa, da EU spoštuje bogato kulturno in jezikovno raznolikost držav članic ter skrbi za varovanje in razvoj evropske kulturne dediščine. Unija svoje cilje uresničuje z ustreznimi sredstvi na podlagi pristojnosti, ki so ji dodeljene s Pogodbama.2 Uradni začetek evropskega leta kulturne dediščine se je pričel na Evropskem kulturnem forumu 7. decembra 2017 v italijanskem Milanu. Skozi leto se bodo vrstili številni dogodki, projekti, okrogle mize, praznovanja, pobude s poudarkom ozavestiti in poudariti vrednote na področju kulturne dediščine tako na lokalni, regionalni in evropski ravni v obliki razprav, izobraževanj, raziskav, izmenjav dobrih praks itd. Evropska kulturna dediščina je bistveni del kolektivnega spomina in identitete Evropejcev ter sestavni del mednarodnih odnosov EU. Namen evropskega leta kulturne dediščine se kaže v spodbudah o zavedanju pomena kulturne dediščine, o njenem pomenu kot skupni dobrini, izboljšati ozaveščenost o skupni zgodovini, vrednotah, predvsem pa v iskanju odgovorov na izzive, ki jih prinaša ne nazadnje tudi digitalizacija na področju ohranjanja dediščine.

1 2

Več na: Evropsko leto kulturne dediščine, Cultural Heritage. Prečiščeni različici Pogodbe o Evropski uniji in Pogodbe o delovanju Evropske unije.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Teme evropskega leta kulturne dediščine so:3

VKLJUČENOST

Deljenje dediščine: ljudem zgodovino in vrednote Evrope

približati

kulturno

dediščino,

Dediščina v šole: odkrivati zaklade Evrope v zgodnjih letih Mladi za dediščino: vključevati mlajše generacije

TRAJNOST

VARSTVO

Nova uporaba kulturne dediščine: reinterpretirati industrijska, verska in vojaška območja Turizem in dediščina: promocija trajnostnega kulturnega turizma Negovanje dediščine: razvijanje standardov kakovosti za posege v zgodovinsko okolje in območja dediščine Ogrožena dediščina: boj proti nelegalnemu trgovanju s predmeti kulturne dediščine, obvladovanje tveganj, povezanih z dediščino Dediščinske veščine: krepitev izobraževanja za tradicionalne in nove poklice

INOVACIJE

Dediščina za vse: spodbujanje sodelovanja ljudi, skupnosti in družbenih inovacij Znanost za dediščino: uporaba raziskav, inovacij, znanosti in tehnologije za boljše ohranjanje in predstavitev dediščine

V sklopu navedenih tem je opredeljenih 10 evropskih iniciativ, med drugim boj proti nelegalnemu trgovanju s predmeti kulturne dediščine ter posledično kazenska odgovornost uničevanja kulturne dediščine in nezakonitega trgovanja s kulturnimi dobrinami. Slovenija ima izredno bogato kulturno dediščino, ki se je prebivalci pogosto ne zavedajo, vse dokler ne pride do njenega uničenja, odtujitve ali namenskega propada. Ne nazadnje država kot lastnica velikega števila nepremične in premične kulturne dediščine sama velikokrat ne poskrbi ustrezno za svoje bogastvo, kar med drugim predstavlja izhodišče za porast kriminalitete na tem področju.

Več na spletni strain ZVKDS.

T. Yacoub Primc: Preiskovanje kaznivih dejanj zoper kulturno dediščino …

Kulturna dediščina in kriminaliteta

2.1 Zgodovinski oris Kriminaliteta na področju kulturne dediščine4 ni omejena na določen prostor, pojavlja se v vseh državah in obstaja že tisočletja. Prvi primer zabeleženega vandalizma se je zgodil leta 48 pr. n. št., ko so bili v času osvajanj Julija Cezarja požgani deli Aleksandrijske knjižnice. Prav tako je iz obdobja srednjega veka znano pleme Vandalov, ki so se iz severne Nemčije preseljevali na Pirenejski polotok ter naprej v Severno Afriko. Leta 429 so pod vodstvom kralja Genzerika ustanovili svojo državo na ozemlju, kjer je bila nekdaj Kartagina. Ukvarjali so se z gusarstvom na morju in ropali po obalah Sicilije in Italije. Leta 455 so zasedli Rim in ga izropali. Uničili so številne kulturne (umetnostne) spomenike. Ta dogodek je predstavljal osnovo za poznejši pojav izraza "vandalizem", ki označuje neusmiljeno, divje uničenje kulturnih vrednot. Uničenja vandalov pa niso bila večja ali hujša od uničenj številnih drugih narodov in plemen v različnih zgodovinskih obdobjih. 5

Slika 1: Karl Briullov: Uničevanje in ropanje Rima; predstavlja Genzerika, kralja vandalov, ki je napadel rimsko prestolnico (Galerija Tretyakov v Moskvi)6

Higgins (2015) navaja, da pri kraji knjig in drugega gradiva ne gre za moderni fenomen. Že v srednjem veku so menihi in duhovniki knjige pripenjali z verigami k mizam in policam (t. i. Kettenbuch)7 ter izobešali opozorila z natančnim opisom usode, ki je čakala morebitne tatove – grožnje z obešanjem, utopitvijo, sežigom na grmadi ali celo huje, s prekletstvom. Na ta način so zavarovali takratna redka dela.

Zaradi omejenosti prispevka ni podrobneje obravnavana kriminaliteta na področju kulturne dediščine v širšem aspektu, prav tako ne odkrivanje nezakonitega izvoza, iznosa in uvoza predmetov kulturne dediščine ter mednarodnopravna zaščita kulturnih dobrin v primeru oboroženih spopadov. Več o tem: Vandali, Plenitev Rima, History of The Vandals, dostopno na spletni strani: https://abouthistory.com/history-of-the-vandals-the-germanic-kingdom-in-north-africa/. Pridobljeno 25. 1. 2018 s spletne strani: https://en.wikipedia.org/wiki/ File:Genseric_sacking_Rome _455.jpg Kettenbuch – priklenjene knjige oz. knjige, priklenjene z verigami.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Slika 2: Leta 1564 je bila v Zutphenu postavljena knjižnica v kapeli v cerkvi Sv.Walburg. V tej knjižnici so knjige z verigami vezane v kovinsko palico nad zgornjo polico8

Slika 3: t. i. »Kettenbuch« je bila preprosta, a učinkovita zaščita pred krajo9

Slika 4: Nekateri švicarski frančiškanski samostani so imeli zelo znane knjižnice: Schaffhausen je imel verodostojno knjižnico »knjižnica verig«, Biblioteca Medicea Laurenziana z vsemi svojimi verigami10

Pridobljeno 25. 1. 2018 s strani: http://www.boekendingen.nl/wp-nieuws/wp-content/uploads/2014/03/ librije-2.jpg. Pridobljeno 25. 1. 2018 s strani: http://www.personalschriften.de/ fileadmin/user_upload/Aktivitaeten/ abb16gr.jpg. Pridobljeno 25. 1. 2018 s strani: http://ciphermysteries.com/wp-content/uploads/sites/6/2016/01/Kettenbi bliothek.jpg.

T. Yacoub Primc: Preiskovanje kaznivih dejanj zoper kulturno dediščino …

2.2 Kriminaliteta v današnjem času Kulturna dediščina predstavlja neprecenljivo bogastvo vsake države, ki si prizadeva za ohranjanje tega bogastva za zanamce. Kot navaja Petričeva (2002), je kulturna dediščina dokument zgodovine, priča, dokaz človekovega ustvarjanja iz preteklosti, spomenik človeške kulture. Kulturna dediščina je bistvena za poznavanje zgodovine civilizacij, preteklosti človeštva, je najstarejši vir, priča stare zgodovine, sredstvo za zgodovinsko in znanstveno proučevanje. Slovenija s svojo teritorialno lego predstavlja teritorij, kjer se v primeru storitve kaznivih dejanj zoper predmete premične kulturne dediščine lahko v izredno kratkem časovnem obdobju zgodi, da se le-ti znajdejo v tujih državah. Prav tako čez Slovenijo poteka znana balkanska pot (prepovedane droge, ukradeni predmeti kulturne dediščine, predvsem umetnine) in migrantska pot, ki se ju lahko ne nazadnje tudi izkoristi za tranzit ukradenih predmetov kulturne dediščine. Na podlagi navedenih dejstev je nujno zagotoviti učinkovito delovanje organov pregona za odkrivanje in preprečevanje tovrstnih kaznivih dejanj ter njihovo povezanost z organi pregona na mednarodni ravni. Na področju mednarodnega sodelovanja naši organi sodelujejo z organizacijami, kot so UNESCO, Interpol, Europol, Eurojust. Kot povzema Kuharjeva (2017), je »Europol /…/ leta 2005 navajal, da je trgovina z umetninami in predmeti kulturne dediščine področje, kjer je organiziran kriminal vedno bolj prisoten, leta 2015 pa je v oceno ogroženosti za leto 2017 kot resno grožnjo vključil med deset hudih kaznivih dejanj in dejanj organiziranega kriminala tudi kazniva dejanja nedovoljene trgovine s predmeti kulturne dediščine, vključno s starinami in umetninami. Zneski, ki se zaslužijo s tovrstno kriminaliteto, so enormni, posledice, ki nastanejo za človeško zgodovino, pa se ne morejo meriti v denarju.« Prav tako prevladujejo organizirane kriminalne skupine s področja bivše Jugoslavije. Dobovšek (2007) izpostavlja, da so se s kriminaliteto zoper umetnine pričele ukvarjati tudi teroristične organizacije, v sodelovanju z organiziranimi kriminalnimi skupinami, ki so ugotovile, da se s tovrstnimi kaznivimi dejanji zasluži veliko denarja, možnosti odkritja pa so minimalne. Prav tako potrjuje Urad Združenih narodov za droge in kriminal (UNODC), ki je v letnem poročilu 2016 navedel, da so v letu 2015 zaznali nastajajoč pojav – uničevanje kulturne dediščine s strani terorističnih organizacij ter povečanje prodaje predmetov kulturne dediščine za namene financiranja terorizma. UNESCO in ameriško Ministrstvo za pravosodje kriminaliteto zoper umetnine umeščata med najbolj dobičkonosne kriminalne dejavnosti, ki sledi trgovini z drogami in tihotapljenju orožja. Svet EU je oktobra 2012 sprejel osnutek resolucije o vzpostavitvi neuradne mreže t. i. EU CULTNET – neformalna mreža organov kazenskega pregona in strokovnjakov z znanjem s področja kulturnih dobrin, z namenom preprečevanja in boja proti kriminalu zoper kulturne dobrine.11 Namen je krepiti sodelovanje med organi pregona, med državnimi in zasebnimi organizacijami s področja kulture in drugimi mednarodnimi organizacijami12 (Kuhar, 2017). V strokovni literaturi je večina prispevkov, raziskav, razprav na področju kulturne dediščine namenjenih področju preiskovanja kaznivih dejanj zoper umetnine, pri katerih začetek organiziranega kriminala datira v leto 1960; kot navaja Noah Charney v intervjuju z Marnovo (2007), je takrat »prišlo /…/ do velikega porasta trgovanja z umetninami in /…/ se je organizirani kriminal začel financirati tudi s pomočjo kaznivih dejanj zoper

11 12

Več o EU CULTNET na: https://ec.europa.eu/culture/policy/culture-policies/trafficking_en. UNESCO, Eurojust, Interpol, Europol.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

umetnine.«13 Gre za najbolj prevladujočo obliko na tem področju, ki pa je hkrati tudi najbolj zanimiva javnosti in toliko bolj izpostavljena. Cilj takšnega trgovanja predstavljajo izjemno visoki zneski zaslužka, ki predstavljajo ključni motiv storjenega kaznivega dejanja. »Denar od prodanih ukradenih umetnin in kulturne dediščine je uporabljen za druge nezakonite posle, kot so prostitucija, tatvine avtomobilov, prodaja droge idr. Ali pa se z denarjem, pridobljenim s temi nezakonitimi posli, kupujejo umetnine in se ga na tak način legalno 'opere'. Velike vsote denarja od prodaje umetnin in kulturne dediščine je privabilo v trgovanje tudi organiziran kriminal, ki je v tem videl svoj dobiček. Teroristične skupine zbirajo finančna sredstva za izvajanje svojih aktivnosti na najrazličnejše načine po celem svetu. Stalen pritok denarja si teroristi zagotovijo z organiziranim kriminalom (trgovina z mamili, izsiljevanje ipd.) Finančno jih podpirajo bogati posamezniki – somišljeniki. Ker se je državna podpora terorističnim skupinam zmanjšala, je večina terorističnih skupin ostala brez glavnega vira, ki je skupini zagotavljal sredstva za delovanje. Ta primanjkljaj so morali teroristi nadomestiti z drugimi finančnimi viri. Trenutno najpogostejša in najbolj razširjena oblika zbiranja finančnih sredstev je kriminalna dejavnost, med katero izstopa trgovina z umetninami. Tako se je v svetu povečalo povpraševanje po umetninah.« (Dobovšek, 2007). Porast trgovanja z umetninami se je pričelo v 80-ih letih prejšnjega stoletja, v posel se vpletajo tako organizirani kriminal kot tudi teroristične organizacije, ki izkoristijo vse metode in sredstva za dosego svojega cilja (Inšpektorat 2017), prav tako so prepoznale dolgoročen vir ilegalnega dobička. Osnovno načelo varovanja dediščine v širšem aspektu je določeno v najvišjem pravnem aktu – Ustavi RS, ki v 73. členu opredeljuje varovanje naravne in kulturne dediščine: »Vsakdo je dolžan v skladu z zakonom varovati naravne znamenitosti in redkosti ter kulturne spomenike. Država in lokalne skupnosti skrbijo za ohranjanje naravne in kulturne dediščine« V 5. členu Ustave RS je opredeljena naloga države, »da na lastnem ozemlju skrbi za ohranjanje naravnega bogastva in kulturne dediščine ter ustvarja možnosti za skladen civilizacijski in kulturni razvoj Slovenije.« Leta 2008 je bil sprejet Zakon o varstvu kulturne dediščine, ki celovito ureja kulturno dediščino na ozemlju Slovenije. Na področju varstva kulturne dediščine je bila leta 2007 s sklepom pristojnih resorjev kulture, policije, carine, pravosodja in predstojnice Vrhovnega državnega tožilstva Republike Slovenije ustanovljena medresorna delovna skupina VARDED kot Stalna koordinacijska skupina na področju varstva kulturne dediščine. Razlog ustanovitve so bile potrebe po stalni povezavi med navedenimi resorji pri sami pripravi, usklajevanju in izvedbi nalog v okviru njihove pristojnosti na področju varstva kulturne dediščine. Največkrat so člani skupine podali strokovno oceno zaseženih predmetov v carinskem ali predkazenskem postopku s strani pristojne osebe državnega ali pooblaščenega muzeja, kar je v največji možni meri omogočilo odločitev pristojnega organa pregona, ali je podan temelj za nadaljevanje postopka ali ne (Inšpektorat, 2017). Navedena skupina VARDED je bila nedavno ukinjena (Kuhar, 2017).

Povzeto po besedah Charneyja v intervjuju za Mladino.

T. Yacoub Primc: Preiskovanje kaznivih dejanj zoper kulturno dediščino …

2.3 Vrste kaznivih dejanj na področju kulturne dediščine Bistveni motiv številnih kaznivih dejanj je dragocenost kulturne dediščine. Storilce vodi želja po posedovanju umetnine ali ustvarjanju dobička. V Sloveniji se med najpogostejša kazniva dejanja, povezana s kulturno dediščino, po podatkih Policije, štejejo:  tatvine predmetov iz sakralnih, profanih in stanovanjskih objektov (205. člen KZ1),  nedovoljena oziroma nenadzorovana arheološka izkopavanja ter tatvine arheoloških najdb (205. ali 219. člen KZ-1),  namerno poškodovanje ali uničevanje objektov ter predmetov kulturne dediščine (vandalizem) (219. člen KZ-1),  tihotapljenje oziroma nedovoljen uvoz in izvoz umetnin (218. člen KZ-1),  goljufije ter nelegalna trgovina s kopijami in ponaredki del priznanih domačih in tujih mojstrov, ki se prodajajo kot originali (147., 148. ali 211. člen KZ-1). Predmeti storitve kaznivih dejanj zoper kulturno dediščino so najpogosteje:       

slike, grafike, ikone, kipi, rezbarski izdelki, stavbna plastika (kamniti portali, okenski okvirji ...), starinsko pohištvo (skrinje, omare, stoli, mize ...), staro orožje in novci, predmeti umetne obrti (posodje, nakit, liturgični predmeti ...), arhivsko gradivo (rokopisi, stare knjige ...), predmeti arheoloških najdb.14

Pri preiskovanju kaznivih dejanj zoper kulturno dediščino je bistvena vloga policije. Brez prijave kaznivega dejanja ali zaznave policije se postopek ne more začeti. Navedena kazniva dejanja policija obravnava v sklopu premoženjskih kaznivih dejanj. Preiskovanje le-teh je pogosto oteženo, saj kriminalisti in policisti niso specializirani za posamezna področja kulturne dediščine, pojavlja se spletno trgovanje s predmeti kulturne dediščine, prost pretok blaga in oseb znotraj držav članic EU, mednarodnost pojava, nedokumentiranost ali pomanjkljiva dokumentiranost ukradenih predmetov, številni zasebni zbiratelji, pomanjkanje tehničnih in finančnih sredstev. Kazniva dejanja zoper kulturno dediščino uvrščamo med najbolj prefinjene oblike kriminalitete mednarodnih razsežnosti, saj se dogajajo v uglednih prostorih knjižnic, muzejev, galerij in arhivov, kjer so storilci kaznivih dejanj velikokrat dobri poznavalci področja, na katerem nameravajo izvršiti kaznivo dejanje.

Povzeto po: https://www.policija.si/images/stories/Publikacije/PDF/Kriminaliteta_In_Umetnine.pdf.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Kriminaliteta in arhivi

3.1 Splošno Za pregled morebitne kriminalitete na področju arhivov in arhivskega gradiva ni veliko razprav, člankov, analiz ipd. Podobnost zaradi narave gradiva je sicer moč najti v razpravah o muzejih, galerijah, knjižnicah. Mason (1975) navaja, da kljub dokazom o naraščanju tatvin arhivskega gradiva obstaja malo dokazov za to, da se arhivska stroka v celoti zaveda resnosti tega problema v smislu sprejemanja preventivnih ukrepov. Tatvine se pojavljajo tako v knjižnicah (javnih in univerzitetnih) kot v arhivih. Poseben dejavnik, ki vpliva na povečevanje tovrstnih kaznivih dejanj, je prenizka stopnja varnostnih ukrepov za njihovo preprečevanje. Posebno težavo med drugim predstavlja tudi slepo zaupanje in spoštovanje arhivistov do raziskovalcev z visokim akademskim ugledom, saj se večini arhivistov zdi neverjetno, da bi njihovi kolegi bili sposobni tatvin dragocenih zgodovinskih dokumentov. Enako pomembno težavo predstavlja tudi nepripravljenost arhivistov za javno priznanje, da so njihovi arhivi bili tarča tatov. Kot razlog za molčečnost navajajo strah pred negativno publiciteto, ki lahko povzroči nezaupanje pri kasnejših morebitnih pridobitvah arhivskega gradiva glede predaje v hrambo v dotični arhiv, in zmanjšanje ugleda arhiva kot ustanove. Za uveljavljenje ukrepov, ki bi preprečevali tatvine in odvračanje storilce od kraje arhivskega gradiva, je pomembno tudi razumeti motive storilcev kaznivih dejanj. Motivi za krajo arhivskega gradiva so lahko:  želja posameznika po posedovanju določenega dokumenta le zase (pogost glavni motiv – podobno kot pri umetninah),  negativni odnos do knjižničarjev in arhivistov – tako je v primeru kraje zelo vredne zbirke pisem Hermana Hessa s humanističnega oddelka knjižnice Purdy na univerzi Wayne State University storilec kaznivega dejanja kot motiv navedel prezir do knjižničarjev in arhivistov, ker naj ne bi znali ustrezno spoštovati vrednosti te »literarne mojstrovine«,  kleptomanija,  nevestnost – zaznanih je bilo več primerov, ko so si raziskovalci »izposodili« arhivsko gradivo zaradi lažjega proučevanja izven delovnega časa; večkrat so te »kratke« izposoje postale »stalne«,  želja po zakritju resnice – zaznati je bilo primere tatvin arhivskega gradiva z namenom, da se določeni dokumenti (zapisi) izgubijo, ker izpodbijajo hipoteze ali prepričanja raziskovalcev,  velike vsote zaslužka s preprodajo ukradenega gradiva. Delno krivdo pri tovrstnih krajah nosijo zaposleni v arhivu ali knjižnici zaradi zanemarjanja pomembnosti dokumentov in/ali nepoznavanja vrednosti posameznih dokumentov. Najbolj zanimivo in hkrati privlačno arhivsko gradivo za krajo predstavljajo:      

originalni rokopisi (pisma, listine ...), kartografsko gradivo (zemljevidi, mape), prve izdaje knjig, zgodovinski zapisi pomembnih dogodkov, inkunabule, znamke. 25

T. Yacoub Primc: Preiskovanje kaznivih dejanj zoper kulturno dediščino …

Najtežje je preiskovati tatvine, ki jih storijo zaposleni, saj so strokovno izobraženi, znajo natančno oceniti vrednost posameznega gradiva in predvidevati, komu to gradivo ponuditi v »prodajo«. Najbolje znajo prekriti sledove in natančno poznajo sistem varovanja ter mesto hrambe gradiva. Kot tatovi so bili zaloteni tako študenti kot ugledni profesorji, raziskovalci, hišniki, čistilke, drugi zaposleni, skrbniki posameznih fondov (arhivisti), kot sostorilci pa so bili večkrat prepoznani lastniki oziroma zaposleni v antikvariatih. Pogosti načini kraje so skrivanje ukradenih dokumentov v mapah, beležnicah, zvezkih, aktovkah, torbah, pod oblačili in podobno. Potencialni tatovi večkrat predhodno opazujejo postopke dela in varovanja v arhivih ali knjižnicah, da bi preučili vzorce poslovanja z uporabniki arhivskega gradiva v čitalnicah. Prav tako so vabljive razstave, na katerih so predstavljeni originali arhivskega gradiva. Ameriško združenje knjižničarjev se je leta 2001 po navedbah Higginsa (2015) odločilo izvesti v celotnih ZDA raziskavo o razlogih za krajo knjig. Raziskava je ugotovila, da so v skoraj vseh knjižnicah v ZDA kradli knjige z vsebino okultizma, satanizma, čarovništva in astrologije. Raziskava je pokazala, da je bil glavni razlog kraj ta, da tatovi niso želeli, da bi se ljudje »okužili« s čudaškimi idejami o politiki, veri ali načinu življenja. Številne razprave s kolegi arhivisti ter drugimi strokovnimi delavci v arhivih na eni strani in pravniki na drugi strani so pokazale bistveno različno dojemanje in zavedanje morebitne pojavnosti kriminalitete na področju arhivistike. Vsekakor kolegom arhivistom in drugim strokovnim sodelavcem v arhivih ne gre zameriti, da so njihova razmišljanja bistveno drugačna od pravniških, saj njihovo primarno vsakodnevno delo ne zajema znanj ter razmišljanj o pojavnosti kriminalitete, medtem ko primarno vsakodnevno pravniško razmišljanje (zlasti na kazenskem področju) samoumevno vključuje bistveno višjo stopnjo zavedanja morebitne pojavnosti kriminalitete v vsakem trenutku in na vseh področjih. Potrebno je ozavestiti možnost, da je lahko kaznivo dejanje15 storjeno sleherni trenutek, bodisi v prostorih čitalnice pri uporabi arhivskega gradiva bodisi na razstavah, kjer so razstavljeni originali, ali pa v depojih, kjer je arhivsko gradivo hranjeno.

3.2 Varstvo arhivskega gradiva Arhivsko gradivo je opredeljeno v 7. členu Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) kot kulturni spomenik in mora biti varovano kot takšno. Iz navedene dikcije izhaja, da mora biti gradivo ustrezno zaščiteno tudi v kazenskem zakoniku. Veljavni Kazenski zakonik, sprejet leta 2008, ščiti arhivsko gradivo v dveh določbah:  2. odstavek 219. člena (Poškodovanje ali uničenje stvari, ki so posebnega kulturnega pomena ali naravne vrednote): »Če je poškodovana ali uničena stvar kulturni spomenik ali naravna vrednota velikega ali izjemnega pomena za Republiko Slovenijo ali če je povzročena škoda velika, se storilec kaznuje z zaporom do osmih let«.  3. odstavek 259. člena (Ponareditev ali uničenje uradne listine, knjige, spisa ali arhivskega gradiva): »Kdor protipravno odtuji, uniči ali prikriva arhivsko gradivo, ali ga napravi neuporabnega, se kaznuje z zaporom od treh mesecev do treh let.«

Kaznivo dejanje je definirano v 16. členu kazenskega zakonika (KZ-1) kot človekovo protipravno ravnanje, ki ga zakon zaradi nujnega varstva pravnih vrednot določa kot kaznivo dejanje in hkrati določa njegove znake in ter kazen za krivega storilca.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Kriminaliteta na področju arhivskega gradiva je po do sedaj znanih podatkih zanemarljiva. Kot edini znani primer v Sloveniji izstopa kraja arhivskega gradiva iz Pokrajinskega arhiva Koper leta 2012. Po podatkih Ministrstva za kulturo pri njih ne vodijo evidenc o tovrstnih kaznivih dejanjih.

3.2.1 Primer velike tatvine arhivskega gradiva iz Pokrajinskega arhiva Koper Prvi do sedaj znani in obravnavani primer kraje arhivskega gradiva iz arhivov v Sloveniji se je zgodil v Pokrajinskem arhivu Koper (v nadaljevanju: PAK) leta 2012. Storilec Sergio Visintini, 66-letni italijanski državljan iz Trsta, je v obdobju od leta 2009 do 2012 obiskoval čitalnico Pokrajinskega arhiva Koper kar 243-krat. Predstavljal se je kot zbiratelj in raziskovalec, imel je tudi reference tržaškega Poštnega in telegrafskega muzeja. Med prebiranjem dokumentov v čitalnici PAK je leta 2012 nekatere arhivske dokumente (vročilnice, zapiske, sklepe sodišč, dopise, obvestila, vabila ...) spravljal v svojo mapo med zapiske, na to pa so postali pozorni delavci v čitalnici, ki so zadevo prijavili policiji. Ob zaznavi storjenega kaznivega dejanja je storilec poskušal odtujiti 49 arhivskih dokumentov iz fonda Okrajnega sodišča v Sežani iz leta 1947. Po pregledu videonadzora se je izkazalo, da je storilec posamezne dokumente izločal iz spisov. Po storjenem kaznivem dejanju je storilec Pokrajinskemu arhivu Koper v več zaporednih priporočenih pošiljkah pošiljal dokumente, ki jih je predhodno pri svojih obiskih odtujil in jih hranil doma. Na nekaterih dokumentih so bile vidne oznake, napisane s svinčnikom (npr. letnica nastanka, številke in oznaka E – domnevno oznaka za €). Na podlagi odrejene hišne preiskave so policisti zasegli na njegovem domu 17 kartonskih škatel, katerih vsebino so pregledali tako policija kot delavci PAK. Ugotovili so, da več zaseženih dokumentov pripada PAK. Dokumente so zapečatili v petih kartonskih škatlah. Na podlagi preiskave je bil sestavljen zapisnik o zasegu. Koprski kriminalisti so v obsežni in dolgotrajni kriminalistični preiskavi sodelovali na podlagi instituta mednarodne pravne pomoči z italijanskimi varnostnimi organi. Pri osumljencu so opravili hišno preiskavo. Ugotovljeno je bilo, da si je storilec med obdobjem od leta 2009 do 2012 protipravno prilastil več kot 800 dokumentov. Po nestrokovni oceni je imelo odtujeno gradivo veliko vrednost, ki bi na črnem trgu presegla milijon evrov. Med postopkom se je izkazalo, da je storilec več let odnašal arhivske dokumente neprecenjive vrednosti, ki imajo status kulturnega spomenika. Storilec je pri raziskovanju preučeval predvsem gradivo upravnih fondov, kjer so bili dokumenti opremljeni z znamkami, sodnimi in upravnimi koleki ali žigi, ki predstavljajo med zbiratelji najdragocenejše blago. Predvsem je šlo za dokumente iz 18. stoletja in prve polovice 19. stoletja. Storilec je s tem zakrivil kaznivo dejanje velike tatvine po 3. točki 1. odstavka 205. člena Kazenskega zakonika (KZ-1) v zvezi s 1. odstavkom 204. člena KZ-1. Predpisana kazenska sankcija za kaznivo dejanje velike tatvine je 5 let zapora. Obtoženi je z Okrožnim državnim tožilstvom v Kopru sklenil sporazum o priznanju krivde 16. Izrečena mu je bila pogojna obsodba, v okviru katere se mu je na podlagi 1. odstavka 16

Zakon o kazenskem postopku (ZKP) – definicija sporazum o priznanju krivde iz 1. odstavka člena 450.a: »Obdolženec, zagovornik in državni tožilec lahko v kazenskem postopku predlagajo nasprotni stranki sklenitev sporazuma o obdolženčevem priznanju krivde za storjeno kaznivo dejanje. Sklenitev takega sporazuma sme predlagati državni tožilec tudi pred pričetkom kazenskega postopka, če je podan utemeljen sum, da je osumljenec storil kaznivo dejanje, ki bo predmet postopka. V tem primeru mora državni tožilec, ki predlaga sklenitev sporazuma, osumljenca pisno seznaniti z opisom dejanja in pravno kvalifikacijo kaznivega dejanja, glede katerega predlaga sklenitev sporazuma.«

T. Yacoub Primc: Preiskovanje kaznivih dejanj zoper kulturno dediščino …

205. člena KZ-1 določila kazen zapora 1 leta in 6 mesecev, ki pa mu ne bo izrečena, če obtoženi v preiskusni dobi treh let po pravnomočnosti sodbe ne bo storil novega kaznivega dejanja, sicer lahko sodišče pogojno sodbo prekliče. Postopek se je zaključil leta 2013. V PAK so po ugotovljenem dejanju poostrili nadzor ter varnostne ukrepe in izdajo arhivskega gradiva v skladu s čitalniškim redom. Dejstvo je, da prihajajo v arhivsko čitalnico tudi ljudje z nepoštenimi nameni, z referencami, kot raziskovalci, zbiralci tovrstnega gradiva. Kaj vse je v konkretnem primeru bilo ukradeno, se je dalo ugotoviti na podlagi evidentiranja v naročilnici za uporabo arhivskega gradiva. Treba je razumeti, da vsega ukradenega gradiva ni mogoče prepoznati, saj v večini primerov gradivo posameznih fondov ni popisano na nivoju dokumenta, prav tako ne obstajajo fotografije ali digitalizati vseh dokumentov v posameznih fondih, kar je velika težava pri identifikaciji manjkajočega arhivskega gradiva. Opozoriti je potrebno na striktna določila čitalniškega reda, ki opredeljuje navodila za uporabo arhivskega gradiva v čitalnicah in pogoje uporabe arhivskega gradiva. Določilo o uporabi papirja je nejasno oziroma ni definirano, ali gre zgolj za list papirja ali liste papirja, ki so vpeti v zvezku ali mapi, zvezek ipd. Vsekakor bi bila potrebna jasnejša opredelitev že zaradi morebitne nejevolje uporabnikov. Ponekod v tujih arhivih dajejo uporabnikom v čitalnici arhiva list papirja z žigom arhiva.

3.2.1.1 Analiza primera velike tatvine arhivskega gradiva iz Pokrajinskega arhiva Koper Na podlagi primera kraje arhivskega gradiva iz PAK je razvidno, da gre za tipičen, klasičen primer kraje arhivskega gradiva, ki ga lahko primerjamo z znanimi primeri iz tujine. Poudariti je potrebno sledeča dejstva:  storilec je bil visoko izobražen,  redno je obiskoval čitalnico arhiva,  razpolagal je z referencami tržaškega Poštnega in telegrafskega muzeja17,       

bil je zbiratelj, storil je večje število kaznivih dejanj tatvine, ukradeno gradivo je odnašal v tujino brez težav, natančno je vedel, kaj išče in kaj ima vrednost, motiv je bil domnevna premoženjska korist, če ga ne bi opazili, bi najverjetneje kradel še naprej, ni zagotovo, da je vrnil vse ukradene dokumente.

Vsekakor se pojavljajo pomisleki glede na višino kazni, ki je bila izrečena v skladu s predpisano kazenskopravno zakonodajo. Ker je šlo v kazenskem postopku za sporazum o priznanju krivde, ni bila potrebna preiskava, ki bi morda podala podrobnejšo analizo in obseg ozadja navedenega primera. (Sprememba dela besedila: ni bilo potrebno izvesti dokaznega postopka, ki bi lahko morda podal podrobnejšo analizo in obseg ozadja okoliščin navedenega primera.

Ni podatkov, ali je bil muzej s tem seznanjen.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Z vidika preventivnega učinka na morebitne bodoče storilce podobnih kaznivih dejanj pa je zagotovo, da jih izrečena kazen v dotičnem primeru – pogojna kazen zapora 1 leta in 6 mesecev, s preizkusno dobo 3 let po pravnomočnosti sodbe – najverjetneje ne bi odvračala od storitve kaznivih dejanj, saj je kazen izredno nizka. Potrebno bo razmisliti, kakšna je dejanska vrednost neprecenljive vrednosti kulturne dediščine v primeru njenega odtujevanja na podlagi izrečene in predpisane kazenske sankcije. Sorazmerna zagotovo ni. Prav tako je na mestu domneva, da je morda takih dejanj v slovenskih arhivih več. Dejstvo, da imamo odkrit in obravnavan izključno en primer, še ne pomeni, da jih predhodno ni bilo. Morda so bili, pa zanje ne vemo. S predpisom bistveno višjih zagroženih kazni bi država lahko neprecenljivi lastni kulturni dediščini dala bistveno večjo vrednost.

3.2.2 Primeri tatvin v arhivskega gradiva v tujini Primere aktualnih tatvin iz knjižnic, arhivov in muzejev je mogoče najti na spletni strani muzejskega varnostnega omrežja Museum Security Network18, ki je v uporabi od leta 1996. Omrežje je ustanovil Ton Cremers, nekdanji vodja varnosti v amsterdamskem muzeju Rijksmuseum in arhivski varnosti svetovalec, ki je leta 2001 prejel posebno nagrado za odličnost pri varovanju kulturnih dobrin na konferenci Smithsonian National Conference19. Prvotni cilj omrežja Museum Security Network je bil nuditi vire informacij strokovnjakom za varstvo kulturne dediščine, postopoma pa je postalo omrežje glavni kanal za distribucijo novic in informacij v zvezi z zaščito, ohranjanjem in varovanjem kulturne dediščine. Naročniki omrežja vključujejo muzejske strokovnjake, uslužbence organov pregona, odvetnike, akademike, zavarovalnice, novinarje in dražbene hiše. Dejavnosti omrežja se izvajajo pro bono. Zadnji trenutno znani primer tatvine arhivskega gradiva je bil objavljen 11. januarja 2018. Šlo je za 33-letnega zgodovinarja Antonina DeHaysa, spoznanega za krivega kraje iz državnega arhiva CBS Baltimore. V obdobju od decembra 2012 do junija 2017 je ukradel 291 identifikacijskih ploščic vojaških pilotov in 134 arhivskih dokumentov. Ukradene identifikacijske ploščice vojaških pilotov je »podaril« muzeju v Virginiji v zameno za priložnost, da se je lahko vsedel v vojaško letalo Spitfire. Prav tako je priznal, da je večino ukradenega prodal na eBayu in drugih mestih. Spoznan je za krivega kraje državnega premoženja, za katero je zagrožena kazen 10 let zapora. Kazen naj bi mu bila izrečena 4. aprila 2018. Ob pregledu omrežja Museum Security Network je najti mnogo primerov, ki dokazujejo tatvine. Zanimiv je primer20 z dne 5. maja 2012, ko je nekdanji samooklicani radijski zgodovinar in nekdanji lastnik glasbene založbe David Goldin pomagal odkriti tatu najpomembnejše zbirke zvočnih zgodovinskih zapisov v državi. Izvirnik zvočnega zapisa intervjuja z legendo baseballa Babom Ruthom21 iz leta 1937 je prav Goldin pred več kot tridesetimi leti podaril ameriškemu Državnemu arhivu. Zvočni posnetek je nekdo dražil na eBayu s ponudbo samo 34,75 USD. Goldin je to ugotovil septembra 2010 med svojimi rutinskimi iskanji v eBay, ko je opazil, da se prodaja zvočni zapis Baba Rutha. Pri Državnem arhivu se je pozanimal, ali se morda želijo njegovih podarjenih posnetkov znebiti. V arhivu so preverili hranjene posnetke in ugotovili, da je omenjeni posnetek izginil. Goldin je zadevo raziskal in k temu pritegnil policijo. Izsledili so storilca, ki je pred več kot tridesetimi leti prevzel Goldinove posnetke v arhiv. Storilec, Leslie Charles 18 19 20 21

Naslov strani: https://www.toncremers.nl/. Več o tem: https://natconf.si.edu/. Več o tem na naslednji povezavi. Babe Ruth, s pravi imenom George Herman Ruth ml.

T. Yacoub Primc: Preiskovanje kaznivih dejanj zoper kulturno dediščino …

Waffen, je bil pred kratkim upokojeni vodja video in zvočne podružnice Državnega arhiva in evidenčne uprave – vladne agencije, ki je bila pooblaščena za ohranitev dokumentov, kot sta ameriška Deklaracija o neodvisnosti in Ustava. Priznal je krajo tisočih zvočnih posnetkov iz arhiva, več kot 1.000 posnetkov je bilo prodanih na eBayu. S krajami je pričel že leta 2001, pri opravljeni hišni preiskavi so našli 6.153 zvočnih posnetkov, najmanj 3.073 jih je bilo ukradenih iz Državnega arhiva. Pri preiskavi so bile pomembne tudi Goldinove evidence in zapisniki o darovanju gradiva Državnemu arhivu.

3.3 Ukrepi varovanja in preventiva za zaščito pred potencialnimi storilci kaznivih dejanj v arhivih Pri uporabi arhivskega gradiva je potrebno primarno upoštevati predpisano zakonodajo. Vsake izjeme od predpisanih pravil predstavljajo bistveno tveganje za storitev morebitnih kaznivih dejanj. Primeri iz prakse izkazujejo, da uporabniki arhivskega gradiva pri prvi uporabi bežno preletijo besedilo čitalniškega reda in podpišejo izjavo, s katero potrjujejo seznanitev s pogoji uporabe in dostopnosti arhivskega gradiva. Potrebno jim je večkrat pojasniti, da odložijo garderobo in torbe v omarice v posebnem prostoru. V primeru izvršene storitve kaznivega dejanja v arhivih je potrebno pregledati sezname arhivskih fondov, iz katerih naj bi bilo odtujeno gradivo, kot so v primeru kraje to izvedli v PAK, kjer je bil storilec znan. Arhivi vodimo evidenco o uporabnikih arhivskega gradiva in hkrati evidenco uporabe arhivskega gradiva (4. odstavek 63. člena ZVDAGA), ki ga je dotični uporabnik raziskoval (v Zgodovinskem arhivu na Ptuju je evidenca uporabe arhivskega gradiva vključena v evidenci uporabnika na 1 poli). V primeru suma storitve kaznivega dejanja, ko storilec ni znan, bi nam koristila evidenca, v kateri bi bili najprej navedeni arhivski fondi in nato uporabniki, ki so arhivsko gradivo posameznih fondov imeli v uporabi. Tako bi najhitreje prišli do domnevnega storilca, saj bi evidenca omogočila hitrejše iskanje in pregled nad uporabo arhivskega gradiva posameznih fondov. Treba se je zavedati, da je časovna komponenta pri preiskovanju tovrstnih postopkov bistvena. Videonadzor ima zgolj kratek časovni interval hranjenja posnetkov. V primeru videonadzora prihaja do težav, ker v arhivu ni zaposlene osebe, ki bi izključno izvajala omenjeni nadzor v času obiska uporabnikov v čitalnici in vsakodnevno sproti pregledovala posnetke. Delavec v čitalnici ne opravlja zgolj dela v smislu nadzorovanja uporabnikov pri uporabi arhivskega gradiva, temveč opravlja druga dela in naloge, ureja in popisuje arhivsko gradivo, sprejema telefonske klice, išče gradivo za uporabnike po evidencah, izvaja naročila reprodukcij ipd. V depojih je potrebna redna kontrola zapiranja vrat oziroma takojšnja odprava morebitnih tehničnih napak pri zapiralnih sistemih. Tudi na tem področju bi bila potrebna evidenca za lastno uporabo, na podlagi katere bi bilo mogoče spremljati napake pri zapiranju vrat depojev. Bistveni ukrep za preventivo je visoka zavest arhivskih delavcev, ki znajo ceniti pomen hranjenega arhivskega gradiva in prepoznati dejavnike tveganj. Posebno tveganje predstavljajo razstave, kjer je na vpogled izvirno arhivsko gradivo. Potrebno je zagotoviti dodatno varnost vitrin z alarmnim sistemom, v katerih so razstavljeni originali. Ni zadostno, da je vitrina zgolj zaklenjena, tatovi so specializirani za odklep enostavnih ključavnic. Na otvoritvah razstav je prisotnih veliko ljudi, ob nepozornosti zaposlenih in nezavarovanih vitrinah z alarmnim sistemom je lahko razstavljeno gradivo mimogrede odtujeno.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

3.3.1 Pomen digitalizacije arhivskega gradiva v primeru preiskovanj kaznivih dejanj Digitalizacija arhivskega gradiva bi v primeru kraje le-tega v veliki meri pomenila hitrejšo ugotovitev in morebitno izsleditev ukradenega gradiva. Izmenjava podatkov med organi pregona (tudi mednarodno) s slikovnim dokazom (barvno fotografijo ali digitalizatom) ukradenega gradiva, prispeva k hitrejši obravnavi kaznivega dejanja. Potrebna je ozaveščenost, da policija nima specializiranih policistov, ki bi poznali dotično področje, zato je ključni element pri prijavi kaznivega dejanja s strani arhiva fotografija ali digitalizat, opremljen s čimveč podatki. Iluzorno je pričakovati, da bi bilo vse gradivo, ki ga hranijo slovenski arhivi, digitalizirano. V celoti bi bilo smotrno digitalizirati najdragocenejše gradivo, ki ga hrani arhiv, in se tako izogniti uporabi originalov. Digitalizati v primeru kraje izpovejo bistveno več kakor zgolj navedbe, da je bila ukradena listina, spis, zemljevid, knjiga ipd., ki je arhivist kot skrbnik fonda organom pregona ne zna natančno opisati. Vsekakor pa je potrebno pri digitalizaciji arhivskega gradiva upoštevati, da je digitalizat oz. fotografija opremljena z vsemi potrebnimi podatki (velikost, material, vsebina, leto nastanka ipd.). Z uporabo digitalizatov se hkrati izognemo morebitni kraji arhivskega gradiva in poskrbimo za materialno varstvo ter zmanjšanje dejavnikov tveganja poškodovanja izvirnega arhivskega gradiva.

Identifikacija predmetov kulturne dediščine kot bistveni dejavnik pri preiskovanju kaznivih dejanj

Odločilen pomen pri preiskovanju kaznivih dejanj predstavlja opis predmeta kulturne dediščine, ki je bil ukraden. Brez fotografij (predvsem barvnih) oziroma v novejšem času digitalizatov ter spremljajočih podatkov o gradivu (dimenzije, pisava, razne pomembne označbe, vsebina, datumi ipd.) je izredno težko opisati preiskovalcem (kriminalistom), kaj naj iščejo. Kriminalisti niso strokovnjaki s področja kulturne dediščine (umetnosti, arhivistike …), zato jim dokumentiran opis v obliki fotografije ali digitalizata pove bistveno več kot zgolj navajanje dejstva, da se išče npr. listina, knjiga ali drugo določeno specifično gradivo. Domnevam, da arhivist, pristojen za številne fonde s svojega področja dela, ne bo znal natančno opisati manjkajočega gradiva, za katerega ne obstaja nobena fotodokumentacija ali nobena objava v publikacijah. Zgolj navedbe v popisih arhivskega gradiva ne povedo veliko. Fotografije ali digitalizati morajo vsebovati tudi merilo in referenčno barvno tablico ustrezne velikosti. Na področju kulturne dediščine (umetniških del, starin, antičnih umetnin) je bil sprejet mednarodni standard, imenovan Identifikacija predmeta (Objekt ID)22, ki je namenjen identifikaciji ukradenega ali pogrešanega umetniškega dela, starin ali antičnih umetnin. V Sloveniji se Identifikacijski obrazec predmeta kulturne dediščine uporablja od leta 2006 na pobudo Slovenskega odbora ICOM23. Vsebuje najmanj devet vrst bistvenih podatkov. Pri oblikovanju tega standarda so sodelovale številne organizacije po vsem

Projekt Identifikacija predmeta kulturne dediščine (Objekt ID) je pripravil J. Paul Getty Trust v sodelovanju z UNESCO, Svetom Evrope, ICOM, Interpolom ter Ameriškim uradom za informacije. Danes ga uporabljajo večji uradi za pregon, med drugim FBI (Ameriški zvezni preiskovalni urad) in Scotland Yard v Združenem Kraljevstvu. Več o tem: http://www.icom-slovenia.si/fileadmin/user_upload/ dokumenti/publikacije/indentifikacijski_obrazec.pdf. ICOM- mednarodni muzejski svet

T. Yacoub Primc: Preiskovanje kaznivih dejanj zoper kulturno dediščino …

svetu od muzejske stroke, policije, carine pa do zavarovalnic in cenilcev. Gre za standard, ki je dovolj enostaven, da ga uporabljajo tudi laiki. Uporablja se kot:  kontrolni seznam podatkov, ki so potrebni pri identifikaciji ukradenih ali pogrešanih predmetov,  dokumentacijski standard, ki določa najnižjo raven podatkov, ki so potrebni za identifikacijo,  sestavina pri razvoju informacijskih omrežij, ki omogočajo hitro izmenjavo opisov podatkov predmetov po vsem svetu,  sestavina v programih izobraževanja in usposabljanja za izdelavo dokumentacije o predmetih kulturne dediščine. Navedeni podatki so bistveni za izmenjavo podatkov v primeru kraje med državami, saj se velikokrat domneva, da bodo predmeti kulturne dediščine končali v tujini.

Trgovanje s kulturno dediščino

Pridobivanje arhivskega gradiva spada med osnovno arhivsko dejavnost. Iz določbe 61. člena ZVDAGA izhaja, da arhivi pridobivajo arhivsko gradivo med drugim tudi z odplačnimi pravnimi posli (nakupom) v primeru zasebnega arhivskega gradiva. Zaradi pomanjkanja finančnih sredstev Ministrstvo za kulturo arhivom ne namenja veliko denarja za tovrstne nakupe. Kot navaja Zadravec (2015)24, je danes mogoče arhivsko gradivo ustvarjalcev z območja Slovenije kupiti na spletnih oglasnikih, v antikvariatih, dražbenih hišah, na bolšjih sejmih in pri zasebnih imetnikih tako doma kot v tujini. Za arhive ni pomembna zgolj pridobitev arhivskega gradiva od javnopravnih oseb, temveč tudi od zasebnikov. Pri odkupih je bistvena velika pazljivost glede izvora gradiva (provenienca), saj lahko gre za gradivo, ki je bilo predhodno odtujeno. Pri interesu za nakup gradiva je potrebno preveriti historiat. V sklopu arhivov nimamo posebne skupine arhivskih delavcev, ki bi v interesu pristojnega arhiva spremljali ponudbo in pojavnost takšnega gradiva na spletu, v antikvariatih itd. V britanskem nacionalnem arhivu 25 je po podatkih Zadravca organiziran poseben oddelek pristojnih arhivistov, ki se ukvarjajo s pregledovanjem in spremljanjem ponudbe gradiva za eventualne odkupe ter s svetovanjem na tem področju. Določitev realne in sprejemljive cene za tovrstne odkupe zahteva veliko znanja in izkušenj. Arhivska zakonodaja tega področja posebej ne ureja. Treba je izhajati iz dikcije, da ima arhivsko gradivo status kulturnega spomenika in je kot tako neprecenljive vrednosti. Tržna vrednost predstavlja zgolj osnovo pri odkupih, bistveni kriteriji za odkup gradiva so:    

24 25

vsebinska pomembnost gradiva, pogostost sorodnega gradiva v arhivu, materialno stanje gradiva, historiat gradiva.

Več o tem : Zadravec D. (2015). Več o tem: http://www.nationalarchives.gov.uk/.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Poudariti je treba, da v Sloveniji nimamo sodnega izvedenca in sodnega cenilca za arhivsko gradivo. Na preostalih področjih kulturne dediščine je veliko sodnih izvedencev, njihovo delo je pogosto vpeto v odkupe predmetov kulturne dediščine. Je pa potreben tako interes Ministrstva za kulturo za dodelitev finančnih sredstev za tovrstne nakupe kot tudi vodstva posameznega arhiva, ki bi z nakupi gradiva obogatilo svoje arhivske zbirke neprecenljive vrednosti in tako marsikatero gradivo, ki se pojavlja na trgu, rešilo pred morebitno izgubo. Pomanjkljivost na področju premične kulturne dediščine predstavlja tudi dosedanja nevzpostavitev evidence premične kulturne dediščine, ki bi omogočala celovit vpogled vanjo, podobno kot evidenca nepremične kulturne dediščine, ki je vzpostavljena. Po navedbah Kuharjeve (2017) se preiskovalci tako v Sloveniji kot v tujini soočajo s težavo spletnega trgovanja z umetninami, saj se ponuja velika količina umetnin, za katere pa je težko ugotoviti tako pristnost kot izvor.

Zaključek

Na področju kulturne dediščine v širšem smislu, njene ohranitve za zanamce in njenega varstva bo potrebno storiti še veliko. Prvenstveno je potrebno ozaveščati delavce v ustanovah, kot so arhivi, knjižnice, muzeji in galerije o pojavnosti kaznivih dejanj na tem področju, prepoznavati morebitne poskuse tatvine ali uničevanja kulturne dediščine in jih prijaviti organom pregona. Prav tako je treba predvideti posledice neobvladljivih tveganj, kot so uničenje gradiva ali predmetov, izguba sledi o mestu hrambe, omogočen dostop nepooblaščenim osebam do depojev, pojavnost predmetov na spletu, antikvariatih, sejmih ipd. Veliko pozornost je treba posvetiti digitalizaciji, s katero se bo olajšalo iskanje ukradenega gradiva organom pregona, ki niso strokovnjaki na področju kulturne dediščine. Dolgoročno, po vzoru posebnega oddelka italijanske policije, ki se ukvarja s kulturno dediščino, bo potrebno v policiji izobraževati in zaposliti strokovnjake s področja kulturne dediščine, policistom, ki preiskujejo tovrstna kazniva dejanja, pa nuditi dodatna izobraževanja s področja kulturne dediščine. Izjemnega pomena je ozaveščanje arhivskih delavcev, v slovenskih arhivih bi bil priporočljiv t. i. kliping za spremljanje aktualnih primerov storitve kaznivih dejanj na področju kulturne dediščine tako doma kot po svetu, po vzoru muzejskega varnostnega omrežja Museum Security Network. Umetniška slika je enkraten primerek, tatvina le-te pusti opazen prazen prostor na zidu. Pri tatvini arhivskega gradiva pa lahko mine vrsto let, preden kdo opazi, da je gradivo izginilo. S preventivo, ozaveščanjem in upoštevanjem predpisane zakonodaje in ob upoštevanju visokih standardov na podlagi kodeksa etike za arhiviste lahko preprečimo, da bi se morebitna kazniva dejanja izvršila.

T. Yacoub Primc: Preiskovanje kaznivih dejanj zoper kulturno dediščino …

SUMMARY

INVESTIGATION OF CRIMINAL OFFENCES AGAINST CULTURAL HERITAGE, AS THE MOST SOPHISTICATED FORM OF CRIMINALITY, FIGHT AGAINST IT, AND LEGAL FRAMES OF PROTECTING THE CULTURAL HERITAGE, WITH EMPHASIS ON ARCHIVAL MATERIALS Tamara Yacoub Primc Historical Archives in Ptuj, Ptuj, Slovenia tamara.yacoub-primc@arhiv-ptuj.si

Criminality in the field of cultural heritage is not a new phenomenon. Due to the growing legal and illegal trade of cultural heritage, there was a need for legal protection. That was the reason for adopting an appropriate legislation, on the international and national level. Crime against cultural heritage is happening in prominent premises, such as libraries, museums and archives and it is classified as a sophisticated form of criminality. This crimes are investigated by the police, as a part of property crime. Investigation of these crimes is often difficult because detectives and police officers are not specialized in individual areas of cultural heritage, Online trade in cultural heritage items, free flow of goods and persons within EU members, internationality of the phenomenon, lack of records, lack of records of stolen items, numerous private collectors and lack of technical and financial resources. The purpose of the article is to raise awareness among archivists and other archives’ personnel about potential acts of crime in this field, their perception and recognition in detecting of these crimes. Archival holdings are exceptional and irreplaceable heritage, transmitted from one generation to another. They reflect development of societies by protecting and contributing to the individual and common memory. The problem of criminal offenses against archives is allegedly negligible in Slovenia, as we have, according to the know data, recorded only one case of archival holdings theft in the last ten years. Many discussions with archival colleagues, on the one hand and law experts on the other, have shown (as expected) a fundamentally different perception and awareness of the archives related criminality. In any case, colleagues archivists and other archival employees need not regret that their thinking is fundamentally different from the legal ones, since their day-to-day work does not usually involve knowledge and reflections on the incidence of criminality, while legal reasoning (especially in the criminal field) is on a much higher level of awareness for criminality, at all times and in all areas. Terrorist organizations are also involved in the illegal trafficking of cultural heritage, especially works of art. For that purpose, they associate them with organized crime groups, because they found that such crimes could earn a lot of many and the possibilities of detection are minimal. In professional literature most articles, discussions, research, etc. are aimed at investigating crime against art works, which is the dominant form of crime in the field of criminal offenses against cultural heritage and consequently more exposed to the public. Artistic painting is unique, the theft of it leaves a noticeable empty space on the wall, while in the case of the theft of archival holdings, many years may pass before the disappearance is noticed. With appropriate prevention, strict complying with statutory laws and high ethics standards for archival employee’s, the possibility for occurrence of archives related criminal act can be greatly reduced.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Viri in literatura Dobovšek, B. in Meško, G. (2010). Preiskovanje kriminalitete v zvezi z umetninami Art crime investigation. Ljubljana : Ministrstvo za notranje zadeve, Policija. Dobovšek. B. (2007). Problematika trgovine z umetninami. V: M. Jager (ur.), Kraje umetnin. Ljubljana: Inštitut za kriminologijo pri Pravni fakulteti v Ljubljani. Dobovšek, B. 2007. Kraje umetnin. Gradivo za seminar. Inštitut za kriminologijo pri Pravni fakulteti v Ljubljani. Ljubljana. Higgins, Silke P. (2015). Treft and Vandalism of Books, Manuscripts, and Related Materials in Public and Academic Libraries, Archives, and Special Collections. Pridobljeno 25. 01. 2018 s spletne strani: https://digitalcommons.unl.edu/cgi/viewcontent.cgi?article=3365&context=libphilp rac. Kuhar, Saša. (2017). Preiskovanje kaznivih dejanj zoper umetnine v Republiki Sloveniji. Doktorska disertacija. Ljubljana: Fakulteta za varnostne vede. Marn, U. (2007). Profil tatu. Mladina, (07), 54-56, 17. 02. 2007. Mason, Philip P. (1975). Archival Security: New Solution to an Old Problem. Pridobljeno 25. 01. 2018 s spletne strani: http://americanarchivist.org/doi/ pdf/10.17723/aarc.38.4.0w3j718102253120?code=same-site, (str. 477-492). Petrič, M. (2002). Kulturna dediščina. Kazniva dejanja povezana z umetninami in kulturnimi dobrinami. V: Kolar D. (ur.), Zbornik predavanj – 24. oktober 2002 (str. 8–12). Ljubljana: Visoka policijsko-varnostna šola. Zadravec, D. (2015). Aktivno pridobivanje arhivskega gradiva z odkupom (Nekaj osnov o prezrti temeljni dejavnosti slovenske arhivistike). V: Arhivi na razpotju: Zbornik referatov: 27. zborovanje arhivskega društva Slovenije (str. 78–87.). Ljubljana: Arhivko društvo Slovenije. Ustava Republike Slovenije. Uradni list RS, št. 33/91-I, 42/97 – UZS68, 66/00 – UZ80, 24/03 – UZ3a, 47, 68, 69/04 – UZ14, 69/04 – UZ43, 69/04 – UZ50, 68/06 – UZ121,140,143, 47/13 – UZ148, 47/13 – UZ90,97,99 in 75/16 – UZ70a. Zakon o varstvu kulturne dediščine. Uradni list RS, št. 16/08, 123/08, 8/11 – ORZVKD39, 90/12, 111/13 in 32/16. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. (2006). Uradni list Republike Slovenije, št. 30. Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. (2014). Uradni list Republike Slovenije, št. 51. Kazenski zakonik – KZ-1. Uradni list RS, št. 50/12 – uradno prečiščeno besedilo, 6/16 – popr., 54/15, 38/16 in 27/17. Zakon o kazenskem postopku. Uradni list RS, št. 32/12 – uradno prečiščeno besedilo, 47/13, 87/14, 8/16 – odl. US, 64/16 – odl. US, 65/16 – odl. US in 66/17 – ORZKP153,154 – ORZKP153,154. Prečiščeni različici Pogodbe o Evropski uniji in Pogodbe o delovanju Evropske unije, Uradni list Evropske unije, C 83/1 z dne 30. 3. 2010.

T. Yacoub Primc: Preiskovanje kaznivih dejanj zoper kulturno dediščino …

Splošna deklaracija o arhivih. Pridobljeno 25. 1. 2018 s spletne strani: http://www.arhiv-koper.si/c/document_library/get_file?uuid=7eda5339-2e3e41e0-a678-b07a607a4cde&groupId=10662. Vandali. Pridobljeno 25. 1. 2018 s spletne strani: https://sl.wikipedia.org/wiki/ Vandali. Plenitev Rima. Pridobljeno 25. 1. 2018 s spletne strani: https://sl.wikipedia.org/ wiki/Plenitev_Rima. European Commission. Fight agains trafficking of cultural goods. Pridobljeno 25. 1. 2018 s spletne strani: https://ec.europa.eu/culture/policy/culturepolicies/trafficking_en. Poročilo o delu Inšpektorata RS za kulturo in medije v letu 2016. (2017). Ljuljana: Inšpektorat RS za kulturo in medije Pridobljeno s spletne strani : http://www.mk.gov.si/ fileadmin/mk.gov.si/pageuploads/Ministrstvo/IRSKM/2017/letno_porocilo_2016_I RSKM.docx. Kriminaliteta in umetnine. (2016). Ljubljana: Ministrstvo za notranje zadeve (Policija). Pridobljeno 25. 1. 2018 s spletne strani: https://www.policija.si/images/ stories/Publikacije/PDF/Kriminaliteta_In_Umetnine.pdf.

Moder, G. et al. (2008). Identifikacijski obrazec predmeta kulturne dediščine. Pridobljeno 5. 2. 2018 s spletne strani: http://www.icomslovenia.si/fileadmin/user_upload/dokumenti/publikacije/indentifikacijski_obrazec. pdf. Pretnar, S. (2013, 14. november). Tatinskemu zbiratelju pogojna kazen. Primorske novice. Pridobljeno 20. 6. 2016 s spletne strani : https://www. primorske.si/2013/11/14/tatinskemu-zbiratelju-pogojna-zaporna-kazen. Umer, I. (2013, 22. november). Pogojna kazen, ker je tri leta kradel arhivsko gradivo. Delo. Pridobljeno 20. 6. 2016 s spletne strani : http://www.delo.si/ novice/kronika/pogojna-kazen-ker-je-tri-leta-kradel-arhivsko-gradivo.html. Umer, I. (2013, 23. november). Mila kazen za tržaškega »arhivarja«. Pridobljeno 20. 6. 2016 s spletne strani : http://old.slovenskenovice.si/crni-scenarij/doma/milakazen-za-trzaskega-arhivarja. Gresko, J. (2012, 3. maj). CBS Connecticut: Connecticut Engineer Uncovers Treft of Archive Records. Pridobljeno 2. 1. 2018 s spletne strani : http://www.google.com/url?q=http%3A%2F%2Fconnecticut.cbslocal.com%2F201 2%2F05%2F03%2Fconnecticut-engineer-uncovers-theft-of-archiverecords%2F&sa=D&sntz=1&usg=AFQjCNEo3RGgk1qRFvaIXjKo4oxLRBfxFg. About History. (2017, 27. maj). History of the Vandals, the Germanic Kindom located in North Africa. Pridobljeno 5. 2. 2018 s spletne strani: https://abouthistory.com/history-of-the-vandals-the-germanic-kingdom-in-north-africa/. Museum Security Network. Pridobljeno 2. 1. 2018 s spletne strani: https://www. toncremers.nl/library-security-and-safety/. Smithsonian. National Conference on Cultural Property Protection. Pridobljeno 2. 1.2018 s spletne strani: https://natconf.si.edu/. Evropska unija. (2017, december). V žarišču: Evropsko leto kulturne dediščine 2018. Pridobljeno 2. 1. 2018 s spletne strani: http://publications.europa.eu/ webpub/com/factsheets/cultural-heritage/sl/.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Prejeto / Received: 19. 02. 2018 1.04 Strokovni članek

1.04 Professional Article

INFLUENCE OF THE NEW ARCHIVAL LAW ON THE ACQUISITION POLICY OF ARCHIVES IN CROATIA Darko Rubčić State Archives Zagreb, Croatia darko.rubcic@daz.hr

Željka Dmitrus State Archives Zagreb, Croatia zeljka.dmitrus@daz.hr Abstract: Archivists tied between the development of information technology, information science and new legal regulations must deliberate the future acquisition policy of the archives in different circumstances. For decades we have been talking about an explosion of unconventional material. The development and quantity of new information were faster than us. In this paper, we wanted to point to some of the new circumstances of the archival service in Croatia, or the more or less the entire archival community. Archivists in Croatia were particularly interested in the adoption of the Law on amendments to the Law on archival material and archives in May 2017 and the recent adoption of a new, comprehensive Law on archival material and archives. In the context of these changes, which will happen in the future or have already occurred, we must ensure the protection and preservation of the authenticity of the already generated electronic material and conversion into a digital format suitable for long-term preservation and after being taken over to the archives. In addition, we must educate people new competencies. Encouraged by these changes, we will try to describe the prospect of future acquisitions policy of archives. Key words: acquisition policy, new Law on archival materials and archives, information technology, electronic form Izvleček: Vplivi novega zakona na politiko pridobivanja arhivskega gradiva hrvaških arhivov Že desetletja govorimo o silovitem naraščanju količine nekonvencionalnega gradiva. Razvoj novih informacij in naraščanje njihovega števila sta nas prehitela, saj še ne poznamo rešitev za mnoga vprašanja, ki se v zvezi s tem odpirajo. Zato avtorja ob tej priložnosti opozarjata na nekatere nove okoliščine, s katerimi se srečuje arhivska služba na Hrvaškem oziroma bolj ali manj vsa arhivska skupnost. Arhivisti na Hrvaškem so z velikim zanimanjem spremljali sprejemanje Zakona o spremembah in dopolnitvah Zakona o arhivskem gradivu in arhivih v maju 2017. Glede na navedene spremembe, ki so se že zgodile ali se šele bodo, moramo zagotoviti varstvo in ohranitev verodostojnosti že nastalega elektronskega gradiva ter pretvorbo v digitalno obliko, primerno za dolgoročno hrambo tudi po prevzemu v arhiv. Ne smemo pozabiti na zaposlitev kadrov s primernimi znanji, na tradicionalno gradivo ter skladiščne kapacitete. Ključne besede: pridobivanje arhivskega gradiva, novi Zakon o arhivskem gradivu in arhivih, informacijska tehnologija, elektronska oblika

D. RubÄ?iÄ&#x2021;, Ĺ˝. Dmitrus: Influence of the New Archival Law on the Acquisition Policy of Archives in Croatia

Introduction

Submission of archival material to arhives was regulated by the Law on archival materials and archives from 1997 which stipulated that "Public archival material shall be submitted to a competent archives within a period which may not be longer than 30 years after its creation". A provision on the submission of archival material to archives in the Law on amendments to the Law on archival material and archives in 2017 quotes: "The creators and holders of public archival material must submit to the competent state archives, and the competent archives is obliged to take over the public archival material within a deadline that can not be longer than 30 years after its creation." Reading these two similar provisions, we can see a significant difference regarding the submission of archival material to the archives. In the first version, according to the old 1997 Law, the archives generally acquired public archival materials after 30 years, but they did not have to take over those documents if the creator wanted to keep and use them, and had adequate storage conditions. If archives and creators do not comply with the new provision, the consequences are foreseen. These changes in the submission of archival material initiated activities of all archives in Croatia. The consequence of this change was that it was necessary to make a note in the field the total amount of archival material, conventional and unconventional, which should be acqured by the archives in a very short period of just one year. All archives in Croatia had to supply the total amount of archival material based on the current state, which must be acquired within a year of determining new amendments to the Law. After processing data, only the State Archives in Zagreb would have suitable accommodation capacities to acquire the defined quantity of material. It is therefore apparent that the proponent of such changes in the Law has not consulted the profession and all that derives from the implementation of the Law itself. Precisely because of the fact of operational unenforceability and also of the disagreement with certain European Commission guidelines, following the political shift in power in Croatia, the Ministry of Culture has continued to work on the development of a new, comprehensive Law that will (hopefully) correct controversial provisions. A novelty, which the previous Law on archival material and archives did not cite, is that documentary material that has been converted into a digital form will be equally valuable to the original material. Of course, the conversion must be carried out in accordance with the Rule book on Documentation Management, which will accurately determine the characteristics, technology and procedures that provide a reasonable guarantee for the preservation and usability of these materials. This will enable a more successful transfer of information to the Archives. Until a new, comprehensive law has been adopted, archivists have continued to analyze conditions in the field, which is not a bad consequence of the amendments to the Law. Through the analysis, we have come up with a few significant notions that we should pay attention to in the future: 1. Update the Archival Acquisition Policy and perform an additional macro and micro-evaluation. 2. How to provide suitable storage regardless of the information carrier? 3. Do we have an adequate infrastructure for information on new media? 4. Do we have archival staff with necessary competencies?

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

5. Does the legislation regulate the protection and preservation of unconventional materials? 6. Whether the creator needs these documents in the current business?

Appraisal

The term appraisal defines a procedure for estimating the value of a record and specifying the period within which a particular type of material will be kept after the expiry of the storage period (Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja, 2002, čl. 2). By keeping everything, we do not keep anything (Babić et al., 2007, 89). It is clear that it is impossible and unnecessary to keep all materials. Accommodation capacities do not allow storage of the entire documentation, and there is no need for permanent storage of each type of documentation. Therefore, it is necessary to appraise the materials. By implementing appraisal, it is known that only 1-5% of the total documentation of the creator should have permanent value (Babić et al., 2007, 90). Through the history of the archival profession, three theories on the way of appraisal are emphasized: 1. the creator carries out the selection of the archives, and the archivist is the guardian of the material and represents the link between the subjects and the researchers. His job is to inform the user about the material taken over by the creator (English practice); 2. archivists determine the value of records created by the work of the creator and 3. collaboration of creators and archivists. Appraisal is carried out at two levels:

1. MACRO APPRAISAL – Appraisal of the creator

2. MICRO APPRAISAL – Appraisal of materials

Acquisition policy

Hierarchical position

The result of material appraisal is a separate inventory list with retention periods

Archivists recognize creators who potentially produce the most significant material and classify them in category I or II.

Analysis of functions of the activity and competencies of the creator and its hierarchical relationships with superior or subordinate departments

GRANS LIST SPECIAL GENERAL Documentation LIST LIST specific to a The entire Administrative particular material of a jobs activity creator

The need for re-appraise the creator and the materials is also due to the expansion of unconventional materials. In their document management systems many creators implement en electronic business management, hence changing the way in which unconventional materials are kept, used, and transfered to the archives or disposed.

D. Rubčić, Ž. Dmitrus: Influence of the New Archival Law on the Acquisition Policy of Archives in Croatia

Accommodation capacity

Many issues related to storage space refer to the protection of materials (storage conditions and equipment), so they are most often spoken of. There is also a question of tolerance to the storage conditions of the material, depending on which material is kept in certain conditions. For example, for documents with a short retention period after which they are destroyed, even not ideal conditions may be considered acceptable. Archives should respect the highest conservation standards, since all archival materials stored in the archives are kept permanently, and any shortcomings reduce their expected lifespan (Ivanović, 2010, 187). This applies in the case of conventional material only. Archives that would have to be transfered according to the Law, are counted in miles, for which the archives do not have space. There were no thoughts on the consequences of amending the Law and the lack of space for the realization of the collection of such quantity of material.

Information on new media

Documents are the product of administrative procedures and serve as proof that some action involving things, events and people actually happened (Dollar, 1999, 54). In recent years, digital content has been accumulated and needs to be appraised in the same way as conventional material, disposed or preserved permanently. It is necessary to move from thinking about the protection of such materials to its realization . An electronic or digital archives is usually referred to as an information system for long-term protection, management and use of materials in an electronic archive (Ivanović, 2010, 225). The main features of an electronic archives are availability, ability to search, orientation to user needs, relevance. We are facing technological changes as anticipated - rapid obsolescence of technology. Changes occur even before people understand and adopt already existing information technology. It is very important to keep up with innovations in information technology and to meet migration-related criteria across technologies of different generations so that older generations are incorporated into a new environment (Dollar, 1999, 49). Archives generally do not have enough resources to cover the growing costs of migrating an increasing amount of electronic records in their storages, and it is likely that organizations that already have the equipment for active systems will also have the means to migrate them into new technologies and new computer systems. This transformation of the archives could ultimately change the role of archivists and it would be difficult to distinguish this job from other information specialists.

Educated staff

It is imperative to develop a training program that will provide archivists with knowledge and skills needed to work with new information technologies. The possibility of studying archival science in Croatia appears at the Faculty of Humanities and Social Sciences of the University of Zagreb in the academic year 1986/87 (Stančić, 2017, 37). A student who graduated at the cathedra of archival science is capable to: 

understand the historical development of information sciences and re-examine the possibility of its future development,

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

           

appraise archival material, select it for custody, and plan and implement its disposal, create and manage analog and digital collections, fonds, series and subseries, files, objects, records and documents, plan and implement records management, use and adapt digital archives / digital repository systems, apply methods of cryptographic protection of digital archives, provide protection programs and long-term preservation of analog and digital materials, organize, tag and search information and / or information systems, assess information needs and plan appropriate offices and services, quantify and qualitatively evaluate offices and services, develop services and programs for users, perform marketing procedures for the purpose of public communications, plan and run professional projects. (Stančić, 2017, 44)

By the list of courses, it becomes clear that the student of the Department of Information and Communication Sciences gains a wide knowledge in the field of culture and informational literacy. The basic distinction between single and double major studies is that the compulsory subjects of a single study mainly contain subjects that provide basic knowledge for the creation and manipulation of digital content, while compulsory subjects of the double major study strive to inform students about different cultural activities in a traditional way. Of course, thanks to elective courses, students choose their desires and abilities. At the end of the undergraduate study, we can get an identical program for single and double major students - those who are single major students can choose lessons related to, for example, archival science: Introduction to Archival Theory and Practice, Arranging and Describing Archival Materials, Classification Systems, Records management, Archive History, and Appraisal of Archival Materials. Similarly, from a major study, we can get an expert who selects elective subjects in the field of digitization and programming: Algorithms and Data Structures, Computer Networks, Introduction to Computer Speech Synthesis, Objective and Visual Programming, Advanced Web Application Design, Web Design Basics, Machine Translation, Language databases, etc. Judging from the program of the Study of archival science, there is a tendency for 21st century experts, who, besides valuable traditional knowledge, will fully understand the emerging materials that future generations will take care after (Dmitrus, 2017, 94).

The proposal of the new law

Public authorities and other creators of documentary and archival materials have digitized their business and services to citizens and legal entities to a considerable extent and create original electronic material in a variety of information systems and forms. The networking level that provides new technologies enables faster and easier access to information. The 1997 Law still primarily cares for conventional materials. It is necessary to organize special requirements and procedures for storing and processing electronic material before and after transfering them to the archives, and it is especially important to convert the material into a digital form for long-term preservation in a way that will guarantee the authenticity of the material. The above-mentioned 41

D. RubÄ?iÄ&#x2021;, Ĺ˝. Dmitrus: Influence of the New Archival Law on the Acquisition Policy of Archives in Croatia

transformation of the materials into digital format should accelerate the process of transferring archival materials into archives, because in this case the physical storage space should not be secured, which is one of the biggest problems for all archives.

Complete change of archives

Archival science is a discipline based on practical requirements, concerned with meeting the potential everyday requirements and as such is very sensitive to change (Dollar, 1999, 16). Information technology is changing the form of the document, changing the mode of operation and changing the technology itself. There are two closely related concepts that lie in the new form of electronic documentation. One is a review of the database and the other is a "virtual document" (Dollar, 1999, 43). This transformation of the archives could ultimately change the role of archivists and it would be difficult to distinguish this job from other information specialists. New values are added to a document: connectivity over the computer and quick search. Archivists, in the design of an information application system, should focus on how to ensure that electronic information is identified, preserved and made available to ensure accountability (and records) for implementation. In designing an information system, archivists can contribute the knowledge of the inclusion of a recorded electronic information lifecycle management concept (Dollar, 1999, 61). Finally, archivists will have to become fully included in the information professional community that is being created, and gain new knowledge and take on new roles. The principle of arranging archival material also changes. Inventories follow the structure, but still, users are more and more interested in the subject areas to which the documents relate. Therefore, the archival description is trying to provide information pointing to the subject of the document. The most important function of the archives is to enable researchers to use the materials (Dollar, 1999, 65). It is often the case that researchers expect archives to provide them with a customized electronic service that will meet their specific requirements. In that sense, the basic problem of the customer service in the archives - how to become a customer service directed to user requirements. The customer service will first focus on facilitating access to records rather than the physical delivery of records to users. Within this framework, the archivist in the customer service will have to master the features of complex information systems to help customers clearly define their information needs and master the access to the system. Expert knowledge of the information system and the capabilities of archivists will therefore be of enormous benefit to researchers who want to use the system (Dollar, 1999, 67). What undermines the idea of permanent storage of electronic media comes from the nature of electronic media and devices that are needed for reading. Regular copying to new media implies constant expenses. The impact of information technology changes the environment and will only change it for archivists in the future. Changes are going through all aspects of the activity: appraisal, arrangement, description and customer service. The use of electronic information has not changed the basic nature of creating documents that are an expression or product of administrative processes. Professional archival associations and state archives should initiate a project that would facilitate and harmonize the development of these functional requirements.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Information technologies that support the economical distribution and multiplication of electronic records and high-speed telecommunications open up the fundamental question of whether traditional centralized archives need to be retained. For most organizations, it will obviously be cheaper to keep their electronic records, rather than hand them over to the central archival institution. Therefore, archivists must redefine the role and responsibility of central archives in relation to electronic records. The purpose of traditional archival arrangement and description is to preserve the context and facilitate access to documents. Intellectual and logical order for electronic documents is of crucial importance. There is a need to develop special rules that should provide such a way of arranging records that would be based on easy information retrieval built in the IT application design. When it comes to arranging and describing electronic documentation, archivists should focus on understanding the context of an information system that allows information sharing across the organization. In the archival world, we need to stop considering digital in the same way that we consider conventional, and finaly stop describing it in a such way (Rajh, 2017, 431).

POVZETEK

VPLIVI NOVEGA ZAKONA NA POLITIKO PRIDOBIVANJA ARHIVSKEGA GRADIVA HRVAŠKIH ARHIVOV Darko Rubčić Državni arhiv v Zagrebu, Hrvaška darko.rubcic@daz.hr

Željka Dmitrus Državni arhiv v Zagrebu, Hrvaška zeljka.dmitrus@daz.hr

Arhivisti, utesnjeni med razvojem informacijske tehnologije oziroma informacijske znanosti (novi nosilci informacij) in novimi zakonskimi predpisi, morajo o bodoči politiki pridobivanja arhivskega gradiva razmišljati v okviru spremenjenih okoliščin. Že desetletja govorimo o silovitem naraščanju količine nekonvencionalnega gradiva. Razvoj novih informacij in naraščanje njihovega števila sta nas prehitela, saj še ne poznamo rešitve za številna vprašanja, ki se v zvezi s tem odpirajo. Zato bomo ob tej priložnosti opozorili na del novih okoliščin, s katerimi se srečuje arhivska služba na Hrvaškem oziroma bolj ali manj vsa arhivska skupnost. Arhivisti na Hrvaškem smo še s posebnim zanimanjem spremljali sprejemanje Zakona o spremembah in dopolnitvah Zakona o arhivskem gradivu in arhivih v maju 2017 in sprejetje novega, celovitega Zakona o arhivskem gradivu in arhivih. Zakon iz leta 1997 je predpisoval: „Javno arhivsko gradivo se izroči pristojnemu arhivu v roku, ki praviloma ne sme biti daljši od 30 let od njegovega nastanka“, a je bila določba o izročitvi gradiva arhivu v Zakonu o spremembah in dopolnitvah Zakona o arhivskem gradivu in arhivih iz leta 2017 spremenjena v: „/U/stvarjalci in imetniki javnega arhivskega gradiva morajo to gradivo izročiti pristojnemu državnemu arhivu, pristojni arhiv pa mora prevzeti javno arhivsko gradivo v roku, ki ne sme biti daljši od 30 let od njegovega nastanka“. 43

D. Rubčić, Ž. Dmitrus: Influence of the New Archival Law on the Acquisition Policy of Archives in Croatia

Glede na to, da gradiva po predvideni zakonski spremembi skoraj ni mogoče prevzeti v tako kratkem času – le v enem letu –, smo poskusili opredeliti perspektivo, kako bodo arhivi v bodoče oblikovali politiko pridobivanja arhivskega gradiva, ki mora odgovoriti na naslednja vprašanja: 1. Kako naj arhivi ažurirajo načrt pridobivanja arhivskega gradiva in opravijo dodatno mikro- in makrovrednotenje gradiva? 2. Kako naj zagotovijo prostor za hrambo gradiva ne glede na nosilec informacij? 3. Ali v arhivu razpolagamo z ustrezno infrastrukturo za informacije na novih medijih? 4. Ali imamo v arhivu arhivske delavce z ustreznimi kompetencami? 5. Ali sta z zakonski predpisi zagotovljena varstvo in hramba nekonvencionalnega gradiva/informacij? 6. Ali ustvarjalec zadevno gradivo potrebuje pri tekočem poslovanju? Da je gradivo potrebno ponovno ovrednotiti na makro- in mikroravni, je ena izmed posledic nastajanja nekonvencionalnega gradiva. Ustvarjalci v svoje sisteme upravljanja z dokumenti implementirajo elektronsko vodeno pisarniško poslovanje. To dejstvo spremeni načine hrambe, uporabe in prevzemanja dokumentacije. Vse manj bomo prevzemali konvencionalno gradivo, vse več pa elektronsko. Glede na navedene spremembe, ki so se že zgodile ali se šele bodo, moramo zagotoviti varstvo in ohranitev verodostojnosti že nastalega elektronskega gradiva ter pretvorbo v digitalno obliko, primerno za dolgoročno hrambo tudi po prevzemu v arhiv. Temeljna naloga arhivista ostane nespremenjena – v kar najkrajšem času odgovoriti na zahtevo uporabnika in podati zahtevane informacije. Novi načini poslovanja, mreženje in dostopnost elektronskega gradiva bodo omogočili ustvarjalcu, arhivistu in končnemu uporabniku, da imajo v vsakem trenutku vpogled v dokumentacijo. Na ta način se bo spremenil namen arhiva. Služba, ki se v arhivu ukvarja z uporabniki, se bo osredotočila na olajšanje dostopa do zapisov, kar pomeni, da bo arhivist v takšni službi obvladoval zahtevne informacijske sisteme in pomagal uporabniku, da jasno opredeli svoje zahteve. Da bi bili kos izzivom, s katerimi se srečujemo v stroki, bomo morali izobraziti kader, ki bo hkrati razumel tradicionalno arhivistiko in nove medije, saj obvladovanje slednjih pomeni danes del pismenosti sodobnega človeka.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

REFERENCES Babić, S. (2006). Stručni ispit za zaštitu i obradu arhivskog gradiva – skripta. Zagreb: Hrvatski državni arhiv. Dmitrus, Ž. (2017). O studiju moderne arhivistike u Hrvatskoj. In: zborniku radova s međunarodnog skupa 27th International Archival Day of the IIAS, Trst, 16.-17. listopada 2017. (str 87-95), Atlanti, International Institute for Archival Science of Trieste and Maribor. Dollar, C. M. (1999). Arhivistika i informacijske tehnologije. Zagreb: Hrvatski državni arhiv. Ivanović, J. (2010). Priručnik iz arhivistike. Zagreb: Hrvatski državni arhiv. Mihaljević, M., Mihaljević, M., Stančić, H. (2015). Arhivistički rječnik. Zagreb: FF press, Filozofski fakultet Sveučilišta u Zagrebu. Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja. (2002). Narodne novine 90/02, čl. 2. Rajh, A. (2017). Arhivističke (informatičko – informacijske) tehnologije: procjene i preporuke. In: Babić, S. (ed.), 5. kongres hrvatskih arhivista, Arhivi u Hrvatskoj, (retro)perspektiva, Zadar, 24. – 27. listopada 2017. (str. 419-436). Zadar: Hrvatsko arhivističko društvo. Stančić, H. (2017). Obrazovanje arhivista. In: Babić, S. (ed.), 5. kongres hrvatskih arhivista, Arhivi u Hrvatskoj, (retro)perspektiva, Zadar, 24. – 27. listopada 2017. (str. 37-50). Zadar: Hrvatsko arhivističko društvo. Zakon o arhivskom gradivu i arhivima. (1997). Narodne novine, 105/97, čl. 14. Zakon o arhivskom gradivu i arhivima. (2017). Narodne novine, 46/17, čl. 14.

oderna Marhivistika

Dostop do arhivskega gradiva in njegova uporaba

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Prejeto / Received: 26. 02. 2018 1.03 Kratki znanstveni članek

1.03 Short Scientific Article

DOSTOP DO ARHIVSKEGA GRADIVA IN VARSTVO OSEBNIH PODATKOV: PRIMERJAVA MED SLOVENSKIMI JAVNIMI IN CERKVENIMI ARHIVI mag. Lilijana Urlep Nadškofijski arhiv Maribor, Slovenija lilijana.urlep@nadskofija-maribor.si Izvleček: V članku je predstavljeno vprašanje dostopa do arhivskega gradiva in varstva osebnih podatkov v slovenskih javnih in cerkvenih arhivih. Prikazana je predvsem zakonska osnova za dostop do arhivskega gradiva in varstvo osebnih podatkov, ki jih gradivo vsebuje. Avtorica ugotavlja, da se dostop do arhivskega gradiva in pogoji njegove uporabe v slovenskih javnih in cerkvenih arhivih nekoliko razlikujejo. Zaradi navedenega se zato smiselno postavlja vprašanje poenotenja dostopa do arhivskega gradiva in njegove uporabe. Ključne besede: dostop do arhivskega gradiva, varstvo osebnih podatkov, javni arhivi, cerkveni arhivi Abstract: Access to Archival Records and Personal Data Protection: Comparison between Slovenian Public and Church Archives The article discusses the issue of access to archival records and personal data protection in Slovenian public and church archives. It also presents the current legislation for access to archival records and personal data protection found among the archives. Through the article, the author concludes that access to archival records and conditions of their use in Slovenian public and church archives are somewhat different. Therefore, the issue of unifying the access and use of archival records is sensible. Key words: access to archival records, personal data protection, public archives, church archives

Uvod

Slovensko arhivsko mrežo sestavljajo javni in zasebni arhivi. Med zasebne arhive sodijo arhivi Rimskokatoliške cerkve: Nadškofijski arhiv Ljubljana, Nadškofijski arhiv Maribor in Škofijski arhiv Koper. Medtem ko je za javno arhivsko gradivo in javne arhive merodajen predvsem Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA, 2006, 2014), pa vprašanja varovanja, urejanja in dostopnosti arhivskega gradiva Rimskokatoliške cerkve na Slovenskem ureja predvsem splošna cerkvena zakonodaja, kar se odraža tudi na področju dostopa do arhivskega gradiva in varstva osebnih podatkov, ki jih gradivo vsebuje.

L. Urlep: Dostop do arhivskega gradiva in varstvo osebnih podatkov: primerjava med slovenskimi javnimi in cerkvenimi..

Dostop do arhivskega gradiva in varstvo osebnih podatkov v slovenskih javnih arhivih: pravna podlaga

Dostop do arhivskega gradiva in njegova uporaba v slovenskih javnih arhivih sta načeloma urejena na podlagi področne arhivske zakonodaje, katere osnovo tvorita Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA, 2006) in Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA-A, 2014). Na vprašanje uporabe in dostopa do javnega arhivskega gradiva v javnih arhivih se nanašata predvsem 63. člen, ki določa, da je javno arhivsko gradivo v arhivih na podlagi pisne zahteve za uporabo ali preko objave na svetovnem spletu dostopno vsakomur, in 65. člen, ki določa roke nedostopnosti gradiva. Ker se je o tej tematiki že veliko pisalo in razpravljalo, bodo v nadaljevanju izpostavljeni samo nekateri vidiki tega vprašanja, predvsem glede dostopa do arhivskega gradiva in varstva [občutljivih] osebnih podatkov, ki jih gradivo vsebuje. Javno arhivsko gradivo v javnih arhivih je načeloma v celoti dostopno za vsakogar, razen če zanj veljajo posebni roki nedostopnosti (tajni podatki, davčni podatki, osebni podatki), določeni v 65. členu zakona. V zvezi z osebnimi podatki zakon v drugem odstavku 65. člena določa, da javno arhivsko gradivo, ki vsebuje osebne podatke, ki se nanašajo na:   

zdravstveno stanje, spolno življenje, žrtev kaznivih dejanj zoper spolno nedotakljivost, zakonsko zvezo, družino in otroke,  storilca kaznivih dejanj in prekrškov, razen kaznivih dejanj in prekrškov oseb, zoper katere je bil voden postopek zaradi nasprotovanja nekdanjemu enopartijskemu režimu,  versko prepričanje in  etnično pripadnost, postane dostopno za javno uporabo 75 let po nastanku gradiva ali 10 let po smrti posameznika, na katerega se podatki nanašajo, če je datum smrti znan, če ni z drugimi predpisi določeno drugače. Zakon v 4. odstavku tega člena določa, da se kot nedostopni obravnavajo le posamezni dokumenti, ki vsebujejo osebne podatke, in ne širše enote gradiva. Zakonodajalec za te dokumente predvideva možnost anonimizacije: kadar posamezni dokumenti vsebujejo podatke, ki jih varujejo roki nedostopnosti, poleg njih pa tudi podatke, do katerih bi bilo mogoče dostopati, se za dostop pripravi anonimizirana kopija dokumenta, na kateri so podatki, ki jih varujejo roki nedostopnosti, prekriti tako, da neposreden ali posreden vpogled ni omogočen. Zakonodajalec v petem odstavku istega člena predvideva možnost ugovora zoper omejitev dostopa do arhivskega gradiva. Če se namreč uporabnik ne strinja z omejitvijo dostopa iz drugega odstavka, lahko vloži ugovor, o katerem odloča arhivska komisija. Pri postopku se uporabljajo določila 66. člena, ki na splošno opredeljuje izjeme rokov nedostopnosti. Omejitve dostopa do gradiva z osebnimi podatki veljajo za tretje osebe, ne pa za posameznike, na katere se podatki nanašajo, za njihove pooblaščence, za zakonite zastopnike ter dediče, za državne organe, parlamentarne preiskovalne komisije, organe samoupravnih lokalnih skupnosti ali nosilce javnih pooblastil, ki dokumente potrebujejo za svoje delo oziroma jih osebe potrebujejo za uveljavitev svoji pravic. Osebe, ki

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

nastopajo kot stranke v postopkih ali izkažejo svoj pravni interes za uvedbo ali udeležbo v postopkih, imajo pravico do vpogleda v arhivsko gradivo (prim. 68. člen). Nekoliko drugačna pa so določila za zasebno gradivo, ki se hrani v javnih arhivih. Pri uporabi zasebnega gradiva je potrebno upoštevati pravne akte ali pogodbe, na podlagi katerih je arhiv prevzel gradivo. V tem oziru se upoštevata predvsem 46. in 70. člen ZVDAGA, ki predvidevata morebitne posebne pogoje glede hrambe in uporabe gradiva. Tako je v 46. členu določeno, da zasebno arhivsko gradivo, ki ga sprejme pristojni arhiv na predlog lastnika v hrambo, ostane v zasebni lasti in se obravnava v skladu z določbami pisne pogodbe o hrambi, s katero se lahko določijo posebni pogoji glede hrambe in dostopnosti zasebnega arhivskega gradiva. Podobno tudi 70. člen: uporabo zasebnega arhivskega gradiva v pristojnih arhivih ureja pravni akt, na podlagi katerega arhivi hranijo zasebno arhivsko gradivo. Za vprašanja glede uporabe, ki jih pravni akt ne ureja, velja smiselna uporaba določb o uporabi javnega arhivskega gradiva. Lastnik oz. ustvarjalec zasebnega gradiva, ki ga arhiv prejme v hrambo, lahko torej ob predaji določi posebne pogoje glede dostopa in uporabe gradiva, ki jih je potrebno upoštevati. Zelo pomembno je tudi, da so uporabniki ali obiskovalci arhivov seznanjeni s pogoji dostopa do arhivskega gradiva in njegove uporabe. Pri tem so jim lahko v veliko pomoč tudi čitalniški redi oz. navodila za uporabo arhivskega gradiva, ki navadno vsebujejo tozadevne informacije (prim. Navodilo za uporabo arhivskega gradiva v čitalnicah arhiva Republike Slovenije).

Dostop do arhivskega gradiva in varstvo osebnih podatkov v slovenskih cerkvenih arhivih: pravna podlaga

Slovenski cerkveni arhivi oz. natančneje arhivi Rimskokatoliške (tudi Rimokatoliške ali Katoliške) cerkve (Nadškofijski arhiv Ljubljana, Nadškofijski arhiv Maribor in Škofijski arhiv Koper) hranijo gradivo Rimskokatoliške cerkve, ki predstavlja izjemno pomemben del slovenske kulturne dediščine. Cerkveni arhivi so zasebni arhivi in niso del javne arhivske mreže. Vprašanje varovanja, urejanja in dostopa do arhivskega gradiva Rimskokatoliške cerkve (dalje: RKC) na Slovenskem urejata splošna in področna cerkvena zakonodaja (prim. Kolar, 1993, str. 89). Gradivo, ki ga hranijo arhivi RKC, je zasebno gradivo, ki pa ima glede na 52. člen ZVDAGA status arhivskega gradiva po zakonu samem. Glede valorizacije gradiva zakonodajalec v istem členu določa oz. potrjuje, da se arhivsko gradivo RKC odbere iz cerkvenega dokumentarnega gradiva v skladu z njenimi lastnimi predpisi. Katoliška cerkev v Sloveniji ureja in upravlja arhive ter arhivsko gradivo samostojno. Pravni okvir za urejanje in uporabo arhivskega gradiva RKC daje lastna cerkvena zakonodaja. Med pravnimi akti, ki urejajo to področje, lahko izpostavimo predvsem: 

Odlok o varovanju in uporabi arhivov Katoliške cerkve v Republiki Sloveniji, ki ga je 7. decembra 1992 potrdila Slovenska škofovska konferenca, v veljavo pa je stopil z objavo v Sporočilih slovenskih škofij (Sporočila, št. 4/1993, str. 41– 41);

L. Urlep: Dostop do arhivskega gradiva in varstvo osebnih podatkov: primerjava med slovenskimi javnimi in cerkvenimi..



Pravilnik o uporabi gradiva škofijskih arhivov Katoliške cerkve, ki ga je Slovenska škofovska konferenca potrdila 8. maja 20171 (Sporočila, št. 6/2017, str. 117–119), ki v skladu z nazivom natančno določa načine in pogoje uporabe arhivskega gradiva.

Poleg tega se pri urejanju in uporabi gradiva upoštevajo splošna cerkvena zakonodaja in področna zakonodaja Republike Slovenije. Glede dostopa do arhivskega gradiva in njegove uporabe Odlok o varovanju in uporabi arhivov Katoliške cerkve v Republiki Sloveniji (dalje: Odlok) določa, da je pri upravičenem zanimanju lahko dovoljena uporaba arhivskega gradiva tretji osebi, če so izpolnjeni določeni pogoji2 in če za gradivo ne veljajo časovne omejitve (V.). Upravičen interes predstavljajo primeri, ko gre za uradne, znanstvene, domoznanske, družinskozgodovinske ali pedagoške namene. Glede na Pravilnik o uporabi gradiva škofijskih arhivov Katoliške cerkve (dalje: Pravilnik) je gradivo škofijskih arhivov dostopno v znanstvene in strokovne namene (7. člen), vendar pri tem veljajo določene časovne omejitve oz. splošni roki nedostopnosti. Tako je po osmem členu Pravilnika za znanstvenoraziskovalne namene praviloma dostopno vse gradivo, starejše od 50 let, če izročitelj ni določil drugače. Podobno določilo prinaša tudi 9. člen, ki pravi, da je gradivo iz zapuščin dostopno 50 let po smrti ustvarjalca, razen če ni ustvarjalec gradiva določil drugače. V nasprotju z javnim gradivom v javnih arhivih, ki je razen v primeru izjem iz 65. člena ZVDAGA načeloma prosto dostopno vsakomur, veljajo za gradivo škofijskih arhivov splošni roki nedostopnosti. Gradivo je načeloma dostopno 50 let po nastanku ali smrti ustvarjalca, posebno izjemo pa predstavlja gradivo, ki vsebuje osebne podatke. Spisi, ki vsebujejo osebne podatke, so v skladu z 10. členom Pravilnika za raziskovalce dostopni 80 let po svojem nastanku oziroma 20 let po smrti osebe, na katero se nanašajo, če je datum smrti znan in ni z drugimi predpisi določeno drugače. Uporabnik je kazensko odgovoren za zlorabo osebnih podatkov in avtorskih ter sorodnih pravic, ki so nastale iz nedovoljene uporabe arhivskega gradiva. V primerjavi z javnim gradivom v javnih arhivih lahko ugotovimo, da varovani podatki niso posebej specificirani, ampak da se omenjajo samo spisi, ki vsebujejo osebne podatke, kar je načeloma zelo široko in precej nedefinirano področje. Roki nedostopnosti so prav tako daljši: 80 let po nastanku oziroma 20 let po smrti osebe, na katero se nanašajo. Pravilnik ne predvideva možnosti anonimizacije, kar pomeni, da postanejo spisi, ki vsebujejo osebne podatke, dostopni šele po poteku rokov nedostopnosti. Podobno kot v javnih arhivih obstaja tudi možnost, da uporabnik zaprosi za izredno dovoljenje za uporabo gradiva, za katerega velja časovna omejitev. Tega v izjemnih in utemeljenih primerih izda pristojni škof ordinarij. V pisni prošnji je treba navesti točen naslov in poklic prosilca ter namen, za katerega želi uporabljati želeno gradivo. Dovoljenje je vezano na določeno zadevo in/ali osebo in je časovno omejeno (11. člen Pravilnika).

Pravilnik iz leta 2017 je nadomestil Pravilnik o uporabi arhivskega gradiva v škofijskih arhivih, ki je bil v veljavi od septembra 2003. Pogoji uporabe so navedeni dokaj natančno in se nanašajo tako na gradivo kot na uporabnika. Gradivo mora biti urejeno in nepoškodovano, uporabnik pa mora biti sposoben uporabljati gradivo brez pomoči arhivarja. Gradivo mora naročiti pravočasno, želje uporabnika pa ne smejo presegati rednih delovnih zmožnosti in pogojev dela arhiva (Odlok, VI.).

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Posebna določila veljajo tudi za gradivo, ki vsebuje matične podatke (matične knjige, družinske knjige, zapisniki pred poroko, oklicne knjige, župnijska kartoteka). Tovrstno gradivo postane dostopno sto let po svojem nastanku (13. člen Pravilnika). Določilo temelji na sklepu škofovske konferenca iz leta 2003, ki določa, da so matične knjige za rodoslovne raziskave dostopne 100 let po svojem nastanku. Za mlajše podatke si lahko preskrbi določena oseba izpisek samo zase in za svoje najožje družinske člane. Vse izjeme dovoljuje ordinarij (Sporočila, št. 6/2003, str. 83). Posebno vprašanje je tudi vprašanje dostopa do gradiva na podlagi izkazanega pravnega interesa ali zaradi uradnih postopkov, kadar je gradivo še pod časovno zaporo. Javni arhivi se pri tem poslužujejo predvsem določil iz 68. člena ZVDAGA, cerkveni pa so v nekoliko drugačni situaciji, saj se tozadeven dostop v Pravilniku ne omenja, v Odloku pa je definiran nenatančno. Odlok posamezniku priznava pravico, da dobi izvirne prepise ali informacije o podatkih, ki se nanašajo nanj (IV.), tretje osebe pa lahko na podlagi uradnega interesa oz. namena dostopajo do gradiva, kadar za gradivo ne veljajo časovne omejitve (V.). Kadar zadeve niso natančno specificirane, se zato v cerkvenih arhivih smiselno uporabljajo določbe državne področne zakonodaje. Primeri dostopa do gradiva zaradi potreb upravnih postopkov ali pravnega interesa so – z izjemo matičnih podatkov – načeloma v cerkvenih arhivih prej redki kot pogosti. Javno arhivsko gradivo v javnih arhivih

Gradivo v škofijskih arhivih

Splošno o dostopu do arhivskega gradiva

Prost dostop, razen v primeru izjem iz 65. člena ZVDAGA

Splošni roki nedostopnosti: 50 let po nastanku gradiva ali 50 let po smrti ustvarjalca; 100 let za matične knjige

Varstvo osebnih podatkov

Posebno varovanje osebnih podatkov, ki se nanašajo na zdravstveno stanje, spolno življenje, žrtev kaznivih dejanj zoper spolno nedotakljivost, zakonsko zvezo, družino in otroke, storilca kaznivih dejanj in prekrškov, razen kaznivih dejanj in prekrškov oseb, zoper katere je bil voden postopek zaradi nasprotovanja nekdanjemu enopartijskemu režimu, versko prepričanje in etnično pripadnost

Posebno varovanje spisov, ki vsebujejo osebne podatke

Roki nedostopnosti arhivskega gradiva, ki vsebuje osebne podatke

75 let po nastanku gradiva ali 10 let po smrti posameznika, na katerega se podatki nanašajo

80 let po svojem nastanku oziroma 20 let po smrti posameznika, na katerega se podatki nanašajo

Možnost anonimizacije

Možnost ugovora zaradi nedostopnosti gradiva, ki vsebuje osebne podatke

Možnost ugovora: odloča arhivska komisija

Možnost posebnega dovoljenja: izda škof ordinarij

Tabela 1: Dostop do arhivskega gradiva in varstvo osebnih podatkov: primerjava slovenskih javnih in cerkvenih arhivov

L. Urlep: Dostop do arhivskega gradiva in varstvo osebnih podatkov: primerjava med slovenskimi javnimi in cerkvenimi..

Namesto zaključka: možnost poenotenja?

Na podlagi analize zakonske osnove za dostop do arhivskega gradiva in/oz. varstva [občutljivih] osebnih podatkov, ki ga gradivo vsebuje, lahko ugotovimo, da se v slovenskih javnih in cerkvenih arhivih kažejo nekatere razlike. Vendar se ta ugotovitev načeloma nanaša samo na primerjavo med dostopom do javnega arhivskega gradiva v javnih arhivih in dostopom do gradiva v cerkvenih arhivih, za dostop do zasebnega gradiva v javnih arhivih pa lahko načeloma veljajo posebna določila. Dostopnost in pogoje uporabe javnega arhivskega gradiva v javnih arhivih ureja področna arhivska zakonodaja oz. natančneje ZVDAGA, za cerkvene arhive pa je merodajna lastna cerkvena zakonodaja oz. na podlagi cerkvene zakonodaje sprejeti pravni akti. Za uporabo gradiva cerkvenih arhivov je pomemben predvsem Pravilnik o uporabi gradiva škofijskih arhivov Katoliške cerkve in v manjši meri tudi Odlok o varovanju in uporabi arhivov Katoliške cerkve. Različni pogoji dostopa in uporabe arhivskega gradiva pogostokrat begajo tudi uporabnike, ki morajo pri iskanju istovrstnih informacij računati z različnimi pogoji uporabe gradiva, ki te informacije vsebuje. S stališča uporabnikov in tudi arhivske stroke se zato smiselno postavlja vprašanje o možnostih poenotenja dostopa do arhivskega gradiva oz. njegove uporabe. Pri tem vprašanju bi bilo potrebno s stališča cerkvenih arhivov natančno preučiti tako vprašanje pravne podlage kot tudi konkretne možnosti ali predloge za poenotenje, pomemben dejavnik pa bi predstavljali tudi teorija in praksa cerkvenih arhivov v tujini, predvsem v sosednjih ali bližnjih državah (Avstrija, Nemčija, Italija). Na podlagi pregleda določil glede dostopa do gradiva cerkvenih arhivov v bližnjih državah lahko ugotovimo, da načeloma veljajo splošni roki nedostopnosti (40, 50, 60, 75 let po nastanku). Posebni pogoji veljajo za gradivo, ki vsebuje osebne podatke, možnost anonimizacije pa – vsaj večinoma – ni predvidena (prim. Ordnung zur Sicherung und Nutzung der Archive der Katholischen Kirche in der Erzdiözese Salzburg; Archivordnung des Diözesanarchivs Graz Seckau; Benützungsordnung für das Archiv des Erzbistums München und Freising; Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche [2014], Regolamento dell'Archivio Storico Diocesano di Milano itd.). Za slovenske cerkvene arhive so še posebej važni nemški arhivi, saj so se slovenski arhivi v mnogočem zgledovali po nemškem modelu. Tako je leta 1992 sprejeti Odlok o varovanju in uporabi arhivov Katoliške cerkve v Republiki Sloveniji deloma temeljil na Odloku o varovanju in uporabi arhivov Katoliške cerkve, ki ga je leta 1988 sprejela nemška škofovska konferenca (Kolar, 1993, str. 90). Podobno kot v Sloveniji tudi v Nemčiji velja, da se pogoji dostopnosti in uporabe arhivskega gradiva v javnih in cerkvenih arhivih3 nekoliko razlikujejo. Arhivsko gradivo v nemških cerkvenih arhivih je načeloma dostopno 40 let po nastanku. Osebni spisi oz. spisi, ki se nanašajo na določeno osebo, postanejo dostopni 30 let po smrti, če je datum smrti znan, 120 let po rojstvu, če datum smrti ni znan, ter 70 let po nastanku, če nista znana ne datum smrti in ne rojstva. Posebna določila veljajo tudi za matične knjige. Rojstne oz. krstne postanejo dostopne po 120 letih, poročne po 100 in mrliške po 40. Navedeni dejavniki in ugotovitve bi pri morebitnem vprašanju poenotenja dostopa do arhivskega gradiva v slovenskih javnih in cerkvenih arhivih igrali pomembno vlogo.

Pri primerjavi so bili upoštevani samo arhivi Rimokatoliške cerkve.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Upoštevaje vse našteto bi glede konkretnih načinov za poenotenje s stališča cerkvenih arhivov v poštev prišli predvsem dve rešitvi: a)

posebno varstvo in/oz. specifikacija občutljivih osebnih podatkov, ki jih gradivo vsebuje, pri čemer bi zaradi specifičnosti gradiva največji problem predstavljalo versko prepričanje oz. verska pripadnost; anonimizacija.

Na prvi pogled se zdi anonimizacija precej očitna in zlahka izvedljiva rešitev, vendar pa bi njena uvedba – podobno kot se je to v javnih arhivih pokazalo ob sprejetju novele ZVDAGA leta 2014 – verjetno sprožila številna vprašanja glede izvedbe. Ob upoštevanju kadrovskih problemov bi prišla na dan številna vsebinska in tehnična vprašanja. Pri tem bi se lahko cerkveni arhivi zgledovali po praksi v javnih arhivih, vendar bi zaradi specifičnosti gradiva vseeno morali iskati nekatere svoje vsebinske rešitve. Anonimizacija bi lahko predstavljala samostojno rešitev, prav tako pa bi lahko nastopila v kombinaciji s posebnim varstvom [občutljivih] osebnih podatkov. Gradivo, ki ga hranijo slovenski cerkveni arhivi, predstavlja pomemben del slovenske kulturne dediščine. Zato je zelo pomembno, da se trajno ohrani in da je po možnosti čim bolj dostopno. Ob tem velja opozoriti na Priporočilo Sveta Evrope glede dostopa do arhivskega gradiva, v katerem je glede zasebnega arhivskega gradiva zapisano, da bi bilo potrebno, kadar je le mogoče, mutatis mutandis, dostop do zasebnega arhivskega gradiva poskušati približati tistemu, ki velja za javno arhivsko gradivo (2003, str. 298).

SUMMARY ACCESS TO ARCHIVAL RECORDS AND PERSONAL DATA PROTECTION: COMPARISON BETWEEN SLOVENIAN PUBLIC AND CHURCH ARCHIVES Lilijana Urlep, M. Sc. Archdiocesan Archives Maribor, Maribor, Slovenia lilijana.urlep@nadskofija-maribor.si

The Slovenian archival network consists of public and private or church archives, which provide access to their holdings and, in accordance with legislation, determine the conditions for use of these records. Access and use of archival records is determined by the Protection of Documents and Archives and Archival Institutions Act (2014; hereinafter: ZVDAGA), the Regulations on the Use of Archival Material and the Reading Order of Individual Archives. For access to public archival records in public archives, Article 65 of the ZVDAGA is applicable. It stipulates a deadline for the inaccessibility of archival records containing sensitive personal data relating to the state of health, sexual life, victims of sexual offenses, marriage, family and children, perpetrators of offenses and misdemeanors, with the exception of criminal offenses and offenses of persons against whom the procedure was conducted for opposing the former one-party regime, religious beliefs and ethnicity. This material becomes publicly available 75 years after its creation or 10 years after the data subject’s death, if the date of death is known, unless otherwise specified by other regulations. In contrary, access and use of records from the Slovenian church archives are regulated primarily on the basis of the Ordinance on the Use of Archives of the Catholic Church Archives (2017). Contrary to Article 65 of the ZVDAGA, which specifies categories of individual personal data, the Regulations mention only the files or documents containing personal data. According to the

L. Urlep: Dostop do arhivskega gradiva in varstvo osebnih podatkov: primerjava med slovenskimi javnimi in cerkvenimi..

Guidelines, such material becomes available 80 years after its creation or 20 years after the data subject’s death, if the date of death is known and it is not stipulated otherwise. The Guidelines also specify the access to central registers (church records) and materials containing such data: this material becomes available 100 years after it has been created. The Access Guidelines do not allow the possibility of anonymization, which is, for public archival records, provided for in Article 65 of the ZVDAGA. From the above, we can conclude that access to archival records and the conditions of their use in Slovenian public and church, private archives are somewhat different. The difference is often experienced by users who, when searching for individual information in different archives, need to count on different accessibility and conditions of use of the material that contains this information. From users’, as well as the archival profession point of view, therefore, the issue of unifying the access and use of archival material is sensible.

Viri in literatura Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche (2014). Pridobljeno 16. 2. 2018 s spletne strani: http://www.katholischearchive.de/Portals/0/Medien/PDF/KAO/KAO_2014.pdf. Archivordnung des Diözesanarchivs Graz Seckau. (2014). Pridobljeno 16. 2. 2018 s spletne strani: https://www.katholische-kirche-steiermark.at/dioezese/ordinariat/ ordinariatskanzlei-und-archiv/dioezesanarchiv?d=archivordnung#. WwzyXCAuCUl . Benützungsordnung für das Archiv des Erzbistums München und Freising. (2006). Pridobljeno 16. 2. 2018 s spletne strani: https://www.erzbistummuenchen.de/ordinariat/buero-des-kanzlers/cont/67263. Kolar, B. (1993). Cerkvena arhivska zakonodaja v Sloveniji. Arhivi, XVI (1-2), str. 89-94. Ljubljana: Arhivsko društvo Slovenije. Navodilo za uporabo arhivskega gradiva v čitalnica Arhiva Republike Slovenije. Pridobljeno 15. 2. 2018 s spletne strani: http://www.arhiv.gov.si/si/uporaba_arhivskega_gradiva/citalnici_arhiva_rs/. Odlok o varovanju in uporabi arhivov katoliške Cerkve v Sloveniji. (1992). Sporočila slovenskih škofij, št. 4/1993. Ordnung zur Sicherung und Nutzung der Archive der Katholischen Kirche in der Erzdiözese Salzburg. Pridobljeno 16. 2. 2018 s spletne strani: http://www.kirchen.net/archiv/benutzung/archivordnung/. Pravilnik o uporabi gradiva škofijskih arhivov Katoliške cerkve. (2017). Sporočila slovenskih škofij, št. 6/2017. Priporočilo Sveta Evrope glede dostopa do arhivskega gradiva. (2003). Arhivi, XXVI (2), str. 297–298. Ljubljana: Arhivsko društvo Slovenije. Regolamento dell'Archivio Storico Diocesano di Milano. Pridobljeno 23. 2. 2018 s spletne strani: http://www.chiesadimilano.it/archiviostoricodiocesano/files/2017/ 05/Regolamento-Archivio-Storico-Sala__1.140121.pdf. Uporaba matičnih knjig v škofijskih arhivih. (2003). Sporočila slovenskih škofij, št. 6/2003. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih – ZVDAGA. (2006). Uradni list RS, št. 30/06. Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih – ZVDAGA-A. (2014). Uradni list RS, št. 51/14.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Prejeto / Received: 26. 02. 2018 1.04 Strokovni članek

1.04 Professional Article

HRAMBA, MATERIALNO VAROVANJE, DIGITALIZACIJA, UPORABA IN DOSTOP DO ARHIVSKEGA GRADIVA ZBIRK FOTOTEKA IN NAČRTI V ZGODOVINSKEM ARHIVU LJUBLJANA Jože Suhadolnik Zgodovinski arhiv Ljubljana, Slovenija joze.suhadolnik@zal-lj.si Izvleček: Prispevek predstavlja slikovno arhivsko gradivo dveh velikih in pomembnih zbirk v Zgodovinskem arhivu Ljubljana. Po zvrsteh so to negativi, fotografske plošče, mikrofilmi, klišeji, fotografije, razglednice, situacijski, katastrski, regulacijski načrti in načrti posameznih objektov. Skozi daljše obdobje spremlja načine hrambe, materialno varovanje, digitalizacijo, uporabo ter popisovanje in mednarodne standarde. Predstavi posledice neustreznih pogojev hrambe in potrebno restavriranje in konserviranje, tehnično opremo gradiva, mikrofilmanje in digitaliziranje, elemente popisa posamične arhivske enote ter inventarna poročila. Prikaže dostop do gradiva preko računalniške mreže, naročanje in izdajanje fotografskih in mikrofilmskih reprodukcij ter avtorske pravice. Ključne besede: zbirka fotografij, zbirka načrtov, materialno varovanje, digitalizacija, uporaba, dostop do gradiva Abstract: Storage, Preservation, Digitization, Access and Use of Archival Records from the Photo and Plans Collections in the Historical Archives Ljubljana The article presents visual archival records of two large and important collections in the Historical archives Ljubljana. By genre they consist of negatives, photographic plates, microfilms, clichés, photos, postcards and situation, cadastral, regulation plans and plans of individual facilities. The article reviews methods of storage, preservation, digitization, use and processing of these records. Consequences of inadequate storage conditions are also presented, along with necessary restoration and conservation, technical equipment, microfilming and digitization, description elements of a single archival unit and inventory reports. The author also presents access to these records through the computer network, ordering and publishing photographic and microfilm reproductions and copyright. Key words: photo collection, collection of plans, preservation, digitization, use, access to archival records

J. Suhadolnik: Hramba, materialno varovanje, digitalizacija, uporaba in dostop do arhivskega gradiva …

Uvod

Zbirka Fototeka (SI_ZAL_LJU/0432) vsebinsko v veliki meri pokriva naše glavno mesto z bližnjo okolico, v manjši meri pa je zastopano tudi slikovno gradivo drugih krajev Slovenije. V zbirki je okoli 31.073 kosov različnih dimenzij (do A2). V večini so pozitivi (24.846 fotografij in razglednic, od tega je digitaliziranih 9906), negativi (3062 fotografskih plošč in filmov, od tega je digitaliziranih 287), klišeji (221) in digitalne fotografije (2940). Obsega čas od okoli 1856 do 2014. Razdeljena je v tematsko in kronološko zaokroženih 6 podfondov, 16 serij in 149 podserij. O zbirki obstajajo inventarni vpisi, prvotni seznami oziroma evidenčni popisi, poznejša kartoteka s popisnimi podatki in posnetkom, popisi že digitaliziranih podserij iz programske aplikacije Access in arhivski inventar Portretne fotografije, Osebnosti mesta Ljubljana. Zbirko Načrti (SI_ZAL_LJU/0334) tvorijo gradbeni načrti bolj in manj pomembnih ljubljanskih objektov, trgov, parkov, nabrežij, mostov, cest, spomenikov, vojaških, industrijskih in komunalnih objektov, situacijski, regulacijski in katastrski načrti, načrti ljubljanskih projektivnih birojev, načrti posameznih arhitektov, nekaj neljubljanskih načrtov ter restavrirani in konservirani načrti. Urejeni so v 27 tematsko in kronološko zaokroženih serij oziroma 264 podserij. Predstavljajo obdobje od 1739 in 2015. V zbirki je okoli 12.218 načrtov različnih formatov (od A4 do A0 in celo večje). Mikrofilmanih je okoli 70 % (delovna in varnostna kopija), digitaliziranih okoli 55 % zbirke. O zbirki obstajajo inventarni vpisi, prvotni seznami oziroma evidenčni popisi, poznejša kartoteka s popisnimi podatki in posnetkom in popisi že digitaliziranih podserij iz programske aplikacije Access.

Hramba

Originale negativov, fotografske plošče, filme in klišeje hranimo v starejših kovinskih in kartonskih škatlah različnih dimenzij, ki pa niso več primerne za današnji čas niti za rokovanje. Prizadevanja tečejo v smislu poenotenja najprimernejših materialov za hrambo in poenotenih formatov škatel. Pozitive, po večini originalne fotografije, a tudi poznejše reprodukcije, hranimo posamično v mehkejših kartonskih vrečkah, zloženih pokončno. Narejene so v arhivu in v enotnih merah 31,3 x 23,5 cm. Razvite ali natisnjene fotografije po novejših digitalnih posnetkih hranimo prav tako posamično v mehkejših kartonskih vrečkah, v posebnih ali v Lindnerjevih albumih. Načrte z vsemi opisnimi podatki vlagamo v kartonske mape z zavihki in stranskimi vrvicami. Skušamo se držati pravila, da je v mapi največ 35 načrtov. Prav vsak restavriran in konserviran načrt je vložen v mehkejši kartonski ovoj v okviru mape. Tega pravila se v preostalih mapah držimo predvsem pri starejših originalih večje pomembnosti, kjer so že nastale poškodbe ali pa jih pričakujemo. V bližnji prihodnosti bi radi poenotili hrambo načrtov v mapah, v smislu vsak načrt v svojem ovoju glede na format, kar pa pomeni porast števila map oziroma tehničnih enot in novih kovinskih predalčnikov za načrte. Delovne oziroma operativne mikrofilmske kartice načrtov z mikrofilmskim posnetkom velikosti 4,6 x 3,2 cm in vsemi standardnimi podatki hranimo v kovinskih predalčnikih v čitalnici, dublete, to je varnostne mikrofilmske aperturne kartice načrtov (ki naj bi bile nedotakljive), pa v zanje prirejenih kovinskih omarah z nizkimi predali v skladišču.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Materialno varovanje

3.1 Skrb za materialno varstvo Fotografije, negativi ter zgodnje kovinske in steklene plošče so dragocen in pomemben del osebne in nacionalne kulturne dediščine. Ko govorimo o kakovosti in trajnosti fotografskega zapisa, so fotografije na eni strani odvisne od kakovosti fotografskega papirja in emulzije, s katero je prevlečen, na drugi strani od postopka, po katerem so bile izdelane, in končno še od okoliščin, v katerih so hranjene. Nemalokrat so prav te usodne. Vendar se fotografije starajo in propadajo tudi zaradi ostankov procesnih kemikalij pa tudi zato, ker so pri izdelavi uporabili kemikalije neustrezne kakovosti. Fotografije iz začetka 20. stoletja so marsikdaj obstojnejše od fotografij našega časa. Zlasti v obdobju od 1975 do 1995 so bile izdelane na sintetičnih papirjih, na katerih hitro potekajo procesi staranja, in so bile pogosto hranjene v povsem neprimernih albumih s plastičnimi "zaščitnimi" folijami, ki proces razgrajevanja navadno le še pospešujejo. Črno-bele fotografije so obstojnejše od barvnih. Starejše fotografije so praviloma podlepljene s kartoni ali polkartoni, ki jih varujejo pred mehanskimi poškodbami. Papir za albume je bil pred več desetletji narejen iz dovolj kakovostnih snovi, ki niso agresivno vplivale na vložene fotografije. Najpomembnejše je varovanje gradiva na način, ki fotografijam najbolj ustreza. Hranjene naj bodo v prostorih z nizko relativno vlago (da ne odstopa želatina) in z nizkimi temperaturami. Visoka relativna vlažnost in visoka temperatura pospešujeta nastajanje plesni, ki je s fotografij ne moremo odpraviti. Škoduje jim stalna ali dolgotrajna izpostavljenost premočni svetlobi. Fotografije je najbolje hraniti tako, da so zavarovane s kakovostnim inertnim papirjem, ki se ne odziva na kemijske procese, ali s folijami iz posebne, fotografijam namenjene poliestrske snovi. Enaki principi veljajo tudi za varovanje in hranjenje načrtov. Najobčutljivejši negativi so fotografske plošče, ki jih odlagamo pokončno v zaporedju. Med seboj so ločene z nevtralnim papirjem ali kartonom. Od leta 2016 naprej vsebinsko urejene, popisane in digitalizirane vlagamo posamično v mehkejše kartonske vrečke iz ph-nevtralnega papirja. Nekatere fotografske plošče privatne provenience in predvsem manjših formatov so še vedno vložene v izvorne kartonske škatlice. Manjše število starejših, neurejenih in nepopisanih filmov različnih formatov je shranjenih v zvitkih in so verjetno presušeni. Novejši, urejeni in popisani filmi so narezani na trakove in vloženi v albumske papirne (celofanske) vrečke, te pa v fascikle. Pozitivi sestavljajo po vsebini, količini in velikosti različne serije in podserije. Fotografije do formata 31,5 x 23,5 cm so vložene v papirne kartonske vrečke, žepke iz ph-nevtralnega papirja ICP-PP3. Zaradi enostavnejšega rokovanja in iskanja so v kovinske izvlečne predalčne omare vložene pokončno. Idealen vzgled pri tovrstnem arhivskem gradivu bi lahko bile muzejske in galerijske fototeke, kjer imajo vsi pozitivi odgovarjajoče negative, tako imenovane vzporedne serije, podserije. V našem primeru to drži le za manjše število pozitivov. V zadnjem obdobju bi lahko bili negativi tudi digitalne fotografije, pridobljene na različne načine, nekatere dejansko že natisnjene kot pozitiv na papir ali pa pridružene zbirki in vložene v obliki različnih zapisnih formatov (jpg, png, tiff) in različnih velikosti (od 1 do več 10 MB) v bazno zbirko. Sprašujem se, ali je smiselno iz teh digitalnih posnetkov narediti, natisniti še pozitive (recimo enotnega formata 18 x 13 cm) in peljati klasično zasnovo fototeke naprej. Fotografije v albumih hranimo v izvornem ustvarjalčevem stanju in ne posegamo v njihov koncept ureditve. Da bi preprečili neposredni stik fotografskih površin, je med

J. Suhadolnik: Hramba, materialno varovanje, digitalizacija, uporaba in dostop do arhivskega gradiva …

albumske strani potrebno vložiti izključno ph-nevtralni papir. Fotografije v posamičnih albumih zdaj ločuje celofanski papir. Albumsko obliko hrambe imajo razglednice, ki so vložene v specialne Lindnerjeve albume. Nekaj le-teh smo v preteklosti pridobili z nakupom, pa tudi preostale razglednice smo iz kartonskih škatel preložili vanje, saj je pregledovanje in primerjanje najbolj enostavno. Načrte različnih dimenzij v zadnjem obdobju prelagamo iz starejših, manjših in mehkejših kartonskih map v večje, standardizirane po formatu in trdoti, čeprav še ne ustrezajo vsem priporočilom in standardom, ki veljajo za fotografsko gradivo (phnevtralni karton PP3). Dosledno in posamično ločeni med seboj so Restavrirani in konservirani načrti, kar pomeni, da je vsak načrt neglede na velikost v svoji mapi, ovoju oziroma žepu. Vsi so mikrofilmani in digitalizirani in zato nedotakljivi, pod zaporo.

3.2 Posledice neustreznih pogojev hrambe na arhivskem gradivu Najpogostejše mehanske poškodbe fotografskega gradiva na splošno so počena, odbita mesta ali razbite površine fotografskih plošč, pri fotografijah in drugih negativih pa prelomi, raztrganine, zvijanje ter poškodbe, nastale z nasilnim ločevanjem sprijetih površin. Posledici mikroklimatskih poškodb sta v zanemarljivem številu vlažnost in plesnivost fotografij. Prašnost, polita tekočina, druge nečistoče, madeži in obledelost so posledice drugotnih poškodb. Posledice neprevidnega rokovanja na naših fotografskih ploščah so odlomljeni vogali in redki prelomi po sredini. Neredka sta prah in praske na površinah in robovih. Zaradi neustreznih mikroklimatskih razmer predvsem v preteklosti ponekod zapis slabi. Večina starejših filmov v rolicah, teh res ni veliko, je presušenih. Posledice neustreznih pogojev hrambe se vidno odražajo predvsem na fotografijah in razglednicah, pridobljenih z odkupi, donacijami ali najdenih v drugih fondih arhiva. Vidni so rjavi madeži, upognjen nosilec oziroma fotografski papir, bledenje zapisa, raztrganine in prepogibi na robovih, obrabljeni ali odtrgani vogali ter umazanije na površinah. Plesnivosti skoraj ni. Večji načrti, ki so na daljših straneh gledali iz premajhnih map, imajo posledično raztrgane ali zatrgane robove zaradi vlečenja iz predalčnika in nadaljnjega rokovanja, često tudi pri uporabnikih v čitalnici. Takih poškodb je bilo zelo veliko. Ponekod so bile večje raztrganine na hrbtni strani v preteklosti polepljene z neprimernim lepilnim trakom (t. i. selotejpom), ki se je zaradi staranja in sušenja neredko odlepil in za seboj pustil rjave pasove. Mnogo drobnih poškodb pa je nastalo že pri ustvarjalcih. Zaključna ugotovitev glede optimalnih pogojev hrambe in vzdrževanja klimatskih razmer v našem skladišču sta še vedno nihajoča temperatura in vlaga, tj. odstopanje od priporočenih oziroma določenih vrednosti, ter nedosledna ločenost prav vsake arhivske/popisne enote s priporočenim standardiziranim papirjem ICP-PP3 ali kartonom, kar pa smo v zadnjih letih že v večji meri odpravili.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

3.3 Konservacija in restavracija arhivskega gradiva Konserviranje in restavriranje fotografskega gradiva je zelo drag in zahteven postopek, tudi zato, ker so se fotografske tehnike in uporabljene kemikalije tako hitro spreminjale. Posegi so večinoma omejeni le na popravljanje mehanskih poškodb. Eno izmed možnosti za restavriranje in konserviranje upodobitve na fotografski plošči, filmu ali pozitivu (ne izvirnega zapisa) ponuja digitalna tehnika: objekt presnamejo in ob pomoči računalniške tehnologije obnovijo dele, ki so poškodovani, obledeli, zaradi madežev nečitljivi itd. Sedanjo podobo fotografskega gradiva ohranjajo s postopkom konserviranja tako, da jih s suhim ali mokrim postopkom očistijo in odstranijo nečistoče ter zaščitijo substance, sestavine na površinah. Z restavriranjem bi fotografskemu gradivu vrnili prvotno podobo, vendar je taka odločitev na izvirnikih lahko sporna, saj vključuje tudi retuširanje. Za retuše pa se navadno odločajo le na kopijah izvirnih fotografij. Doslej smo v restavratorsko in konservatorsko delavnico Arhiva Republike Slovenije (pred dvajsetimi leti) dali le dva primerka. Zahteven in drag postopek je tudi konserviranje in restavriranje načrtov, predvsem starejših na specifičnih in tanjših papirnih nosilcih. Zgodovinski arhiv Ljubljana se je za vsakoletne kvote različnih zvrsti arhivskega gradiva, na katerem bi bilo nujno potrebno izvesti poseg restavriranja in konserviranja, že leta 1989 dogovoril z restavratorskim in konservatorskim oddelkom Arhiva Republike Slovenije. Tja smo pošiljali že prej evidentirano in pripravljeno gradivo, med njim poškodovane starejše in pomembnejše načrte, predvsem iz fonda SI_ZAL_LJU/0489, Mesto Ljubljana, splošna mestna registratura (prej Reg I) ter nekaj manj iz fonda SI_ZAL_LJU/0493, Mesto Ljubljana, gradbena registratura (prej Reg IV) in zbirke SI_ZAL_LJU/0334, Načrti. V obdobju od 1989 do 1998 in v letih 2000, 2002, 2004 do 2006 in 2009 smo jih dali v obdelavo in iz njihove delavnice prejeli 637 restavriranih in konserviranih načrtov, ki so odloženi v 23 map. Po priporočilih stroke in vodje oddelka jih hranimo v raztegnjenem stanju (veliko jih je bilo prej večkrat prepognjenih), kot smo jih prejeli. Vsak načrt je v svojem zaščitnem ovoju iz ph-nevtralnega papirja/kartona ICPPP3, v mapi pa jih je povprečno 28. Tvorijo posebno podserijo R, restavrirani in konservirani načrti. Vsi so bili mikrofilmani in digitalizirani in so za uporabnike ter raziskovalce nedostopni.

3.4 Tehnična oprema arhivskega gradiva in skladiščnih prostorov Fototečno gradivo in načrte je priporočljivo hraniti izključno v ph-nevtralnem, brezkislinskem papirju brez barvil in različnih gramatur (teža 1m² papirja, izražena v g/m²). Uporabljamo standardiziran in certificiran visokotrajni karton ICP-PP31, to je phnevtralni papir gramature 210 g/m². Že v začetku devetdesetih let prejšnjega stoletja so nam ga priporočili v konservatorskem in restavratorskem oddelku Arhiva Republike Slovenije. Izdelujejo ga na Inštitutu za celulozo in papir v Ljubljani, s katerim slovenski arhivi že dolgo sodelujemo, ponujajo pa že novejše in boljše produkte. Tudi kartonske škatle različnih velikosti in kartonske mape standardnih dimenzij za načrte bi lahko naročali pri omenjenem Inštitutu v Ljubljani, a bi bili glede na množično proizvodnjo dosedanjih dobaviteljev gotovo dražji.

Trajnostni papir in karton PP3 ustreza standardu ISO 9706 in ISO 11108 kot tudi minimalnim zahtevam za zaščito arhivskega in fotografskega gradiva po standardu ISO 18902. Izdelan je iz kakovostnih vlaknin, brez prisotnosti lesovinskih vlaken in optičnih belil, je nevtralno klejen in kot polnilo vsebuje kalcijev karbonat, ki predstavlja alkalno puferno rezervo. Služi za zaščito v knjižnicah, muzejih in galerijah kot tudi za uporabo v postopkih konserviranja in restavriranja.

J. Suhadolnik: Hramba, materialno varovanje, digitalizacija, uporaba in dostop do arhivskega gradiva …

Na vrečkah, ovojih in mapah so zapisani sledeči evidenčni podatki: oznaka fonda, serije oziroma podserije, signatura oziroma tekoča številka popisne enote, pogojno motiv in številka morebitnega odgovarjajočega negativa. Pri predalčnikih za načrte je priporočljiv izbor čim večjega formata in debelejše pločevine, kar naj bi veljalo tudi za predalčne omare za fotografije predvsem formatov, večjih od 32 x 24 cm. Razmere za hrambo večinoma originalnega arhivskega gradiva v Primatovih kovinskih skladiščnih omarah, predalčnikih in kompaktusih deloma ustrezajo predpisanim okoliščinam in pogojem, le v poletnem času z dolgotrajno vročino se temperatura in notranja vlaga nekoliko povišata, razvlaževalnik pa ne deluje. V skladišču je nameščen aparat za merjenje temperature in vlage, imamo tudi vpisno knjigo za vpise periodičnih odčitkov. Razsvetljava je neonska.

3.5 Mikrofilmanje S sistematičnim mikrofilmanjem načrtov na aperturne kartice smo pričeli leta 1988. Ta oblika in zapis sta bila še posebej priročna zaradi hitrega dostopa, zapisanih standardnih podatkov o načrtu, vpogleda načrta na mikrofilmskem čitalcu in hkratnega tiskanja. Iz fondov SI_ZAL_LJU/0489, Mesto Ljubljana, splošna mestna registratura (prej Reg I) in SI_ZAL_LJU/0493, Mesto Ljubljana, gradbena registratura (prej Reg IV) je bilo začasno izločenih precej stotin načrtov za potrebe enostavnejšega dostopa za uporabnike in raziskovalce v arhivski čitalnici. Njihovo grupiranje po ulicah in trgih smo nadaljevali tudi pri aperturnih karticah načrtov v kovinskih predalčnikih v čitalnici (delovna kopija) in podvojenih v skladišču (varnostna kopija). Nato so sledili načrti zbirke SI_ZAL_LJU/0334, Načrti od začetnih serij naprej. Mikrofilmane je približno tri četrtine zbirke. Čeprav ta preverljivo zanesljiv star medij povsod počasi opuščajo (ali pa z njim sploh niso začeli), saj primanjkuje izvajalcev in razvijalcev, v Zgodovinskem arhivu Ljubljana kljub povišanim stroškom zanj nadaljujemo vzporedno naprej oba postopka – digitalizacijo in iz nje mikrofilmanje načrtov. Glede slednjega se nekoliko zapleta tudi pri našem izvajalcu Mikrografiji d. o. o. iz Novega mesta (razvijanje v tujini, vlaganje mikrofilmov v aperturne kartice in posledično daljši roki). Težava pri izvedbi obeh postopkov je vedno nižje financiranje s strani Ministrstva za kulturo Republike Slovenije in posledično lastne ustanove.

Digitalizacija fotografskega gradiva in načrtov

Pregledna programa za popisovanje fotografij in načrtov v programski aplikaciji Access sta postopoma nastajala sredi devetdesetih let prejšnjega stoletja in sta skupno delo avtorja zapisa in Mikrofilma Ljubljana d. o. o. – Knehtl. Slovenskim arhivistom in nekaterim muzealcem sta bila prvič predstavljena leta 1999 v Arhivu Republike Slovenije. Vključujeta dotedanjo arhivistično prakso in mednarodne arhivske (in muzejske) standarde in elemente popisovanja. Primerljiva sta tudi z muzealsko prakso dokumentiranja kulturne dediščine. Omogočata prikaz posamičnih faz, korakov, oblikovanje paralelnih evidenc, izpis baz podatkov, izpis kartotek in inventarnih popisov, iskanje po pogojnikih in spustnikih (rolojih), pogled in izpis skeniranega posnetka, skeniranega posnetka z opisom ali osnovnimi podatki. V posamezne direktorije in knjižnice se vstopa s klikom na informativna okenca. Podatki in skenirani posnetki se shranjujejo v bazi. Vanjo se lahko neposredno tudi vstopa, spreminja, dopolnjuje podatke in pripravlja slikovne poti oziroma povezave.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

S programoma je avtor želel prekiniti dotedanjo prakso neposrednega fizičnega stika z občutljivimi originali, ki se z vse večjo uporabo pri raziskovalcih in drugih uporabnikih samo še bolj poškodujejo, ter omogočiti hitrejši dostop do skeniranega dokumenta, ki je alternativa klasični reprodukciji fotografije ali načrta, ter vseh popisnih podatkov (tudi na aperturni mikrofilmski kartici za načrte). Skenirane posnetke hranimo na ločenih zunanjih diskih za fotografsko gradivo in načrte.

4.1 Priprava gradiva na digitalizacijo – popisovanje fotografskega gradiva v zbirkah in mednarodni standardi Vsaka arhivska enota, to je fotografija, razglednica, negativ, fotografska plošča, diapozitiv, digitalni posnetek, kliše ali zgoščenka, je popisna enota. Širše enote popisovanja so podfond, serija in podserija, najširša enota pa je popis celotnega fonda oziroma fotografske zbirke. Namen arhivskega popisovanja so identifikacija, opis in razlaga vsebine dokumentov s ciljem, da bi olajšali uporabo. Dosežemo ga z ustrezno vsebinsko in kronološko ureditvijo, signiranjem posamičnih popisnih enot ter natančnimi in razumljivimi popisi popisnih enot in celotne podserije v obstoječo programsko aplikacijo. To poenostavi, skrajša iskanje in izmenjavo informacij o arhivskem gradivu, olajša izmenjavo standardnih podatkov in omogoča povezovanje popisov različnih arhivov v enoten informacijski sistem. Upoštevati velja tudi praktične rešitve, ki so logična posledica teoretičnih načel

4.1.1 Splošni elementi popisa fotografskega gradiva v zbirki Fototeka:               

signatura države, arhiva in zbirke, signatura serije, podserije in posamične zvrsti gradiva, naziv zbirke serije, podserije in posamične zvrsti gradiva, nivoji popisovanja popisne enote (serija, podserija), datum nastanka gradiva popisne enote, časovno obdobje (tudi prevladujoča obdobja in časovni presledki), obseg, količina gradiva oziroma popisne enote, historiat ustvarjalca (biografski podatki o ustvarjalcu gradiva), historiat zbirke, serije, podserije (tudi podatki v zvezi s spremembami lastništva in hranjenja enote popisa), izročitelj gradiva, datum in način izročitve, dopolnitve in spremembe obsega popisne enote, sistem ureditve in zaznamki o strokovni ureditvi (notranja struktura in ureditev gradiva), pojasnila in podatki o vsebini (povzetki oblike in vsebine gradiva popisne enote in specifični datumi pri nastanku gradiva), stanje ohranjenosti (materialno stanje gradiva, ki omejuje uporabo), pogoji dostopnosti (pogoji, ki omejujejo dostopnost ali vplivajo nanjo, časovni rok zapore in datum, ko bo gradivo dostopno za uporabo), avtorske pravice in pogoji za reproduciranje (pogoji, ki vplivajo na uporabo ali reproduciranje gradiva ali jo omejujejo, potem ko je dostopnost omogočena),

J. Suhadolnik: Hramba, materialno varovanje, digitalizacija, uporaba in dostop do arhivskega gradiva …

 

   

arhivski pripomočki za iskanje (podatki o arhivskih pripomočkih za iskanje, ki dajejo informacije o arhivskem gradivu, kot so indeksi, inventarji, vodniki), lokacija originalov (lokacija skladišča, številka omare, predala; konkordančni podatki za originale ali reprodukcije v drugem arhivu ali osebi, z navedbo imen; tudi podatki, če originali ne obstajajo), obstoj kopij (z opombami o ugotovitvi obstoja in lokacije kopij, ki so dostopne v sami ustanovi ali zunaj nje), povezava s sorodnimi popisnimi enotami (konkordančni/skladni, ujemajoči se podatki), podatki o objavi (citat ali podatki o publikaciji, ki je nastala na podlagi uporabe, študija ali analize arhivskega gradiva oziroma popisne enote), opombe (s pomembnimi dodatnimi informacijami).

4.1.2 Elementi popisa posamične arhivske oziroma popisne enote v zbirki Fototeka:                  

          

oznaka podserije, naslov podserije, arhivska/popisna enota, motiv, lokacija, pogled, kraj, geslo, opis, vsebina, čas nastanka, kraj nastanka, avtor posnetka, založnik, tiskar, tehnika izdelave, način pridobitve, datum pridobitve, izročitelj, prejšnje signature,

    

povezava s provenienco, povezava z akcesijo, povezava z negativom, kontaktna kopija, število enakih motivov, velikost v cm (širina krat višina), barvni ton, ohranjenost, lokacija v skladišču, deskriptor dostopnosti, zapora dostopnosti – število let, leto dostopnosti, deskriptor pravnih oseb, deskriptor fizičnih oseb – priimek in ime, naziv/poklic, kraj, opombe, glavna slikovna povezava (master link), slikovna pot.

4.1.3 Elementi popisa v zbirki Načrti - na popisnem kartonu/kartoteki in na mikrofilmski kartici:      

signatura zbirke, naziv, ime zbirke, številka serije in podserije oziroma tehnična enota, arhivska enota, številka načrta, zadeve (številko zadeve iz načrtov v registraturnih fondih), leto izdelave načrta, 64

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

              

katastrska občina, parcelna številka oziroma stavbna številka, naziv objekta, naslov objekta, vrsta risbe (tudi detajle), vrsta gradbene dejavnosti (kot adaptacija, gradnja, neizvedeni osnutek, natečajni osnutek), investitor (z imenom in krajem), projektant (z imenom in krajem), projektantska organizacija (z imenom in krajem), stavbenik (z imenom in krajem), format v cm (širina krat višina), merilo (razen v starem merskem sistemu), opombe (kot koloriran načrt, matrica, kopija, ohranjenost, materialno stanje načrta in vrsto poškodbe, restavriran in konserviran), skenirani posnetek načrta, datum izpisa.

4.1.4 Dodatni splošni elementi popisa v zbirki Načrti:          

način pridobitve (kot odkup, darilo, izločeno iz lastnega fonda), datum pridobitve (datum pogodbe o odkupu ali podaritvi), izročitelj (z imenom in krajem), povezava z akcesijo (v akcesijsko knjigo vpisan dotok novega gradiva), povezava s provenienco (za načrt vzet iz drugega fonda), prejšnje signature (za načrt iz drugega fonda), lokacija v skladišču (omara, predal), dostopnost (navedeni pogoje, ki omejujejo ali vplivajo na dostopnost načrta, časovni rok zapore in datum, ko bo dostopen za uporabo), deskriptor ulice, trga, nabrežja, deskriptor kraja.

4.1.5 V inventarnem poročilu/popisu serije, zbirke je :        

signatura države in signatura arhiva, oznaka zbirke, naslov, naziv zbirke, oznaka in naziv serije, podserije, tehnična enota, časovni razpon gradiva podserije, serije, zbirke, skupno število arhivskih/popisnih enot, lokacija motiva, ulice, s številčenjem in sumarnim številom določenega motiva, ulice – ali naslov objekta, vrsta risbe, projektant in letnica načrta,

J. Suhadolnik: Hramba, materialno varovanje, digitalizacija, uporaba in dostop do arhivskega gradiva …



     

historiat ustvarjalca oziroma biografski podatki o ustvarjalcu gradiva (ustvarjalcev je običajno več, lahko so anonimni, veliko načrtov je bilo naključno najdenih, posredovanih in tu ustvarjalec ni znan), historiat podserije, serije, zbirke (navedeni tudi podatki v zvezi s spremembami lastništva in hranjenja enote popisa), dopolnitve podserije, serije, zbirke (možne spremembe obsega), avtorske pravice in pogoji za reproduciranje (navedeni so pogoji, ki vplivajo ali omejujejo uporabo in reprodukcijo, potem ko je dostopnost omogočena), arhivski pripomočki za iskanje (navedeni so podatki, ki dajejo informacije o arhivskem gradivu popisne enote, indeksih, vodnikih), podatki o publiciranju (navedeni so podatki o publikaciji, ki je nastala na osnovi uporabe, študija ali analize načrtov), datum izpisa.

4.2 Postopki digitalizacije Pred izvedbo digitalizacije (in mikrofilmanja) fotografskega gradiva in načrtov je ureditev gradiva, recimo podserije dokončna, prav tako zapisi signatur s svinčnikom (pri fotografskem gradivu na hrbtni strani v zgornjem desnem kotu, pri načrtih pa na prvi strani v spodnjem levem kotu). V programski aplikaciji dokončamo popise, historiate in zapisane slikovne poti. Natisnemo kartotečne kartone (kartoteko) arhivskega gradiva in aperturne mikrofilmske kartice načrtov. Le-te skupaj z urejenimi načrti v mapah oddamo v digitalizacijo (in mikrofilmanje) izbranemu ponudniku, v začetnem obdobju je to bil mikrofilmski oddelek Strojne fakultete v Ljubljani, nato dvajset let Mikrofilm Ljubljana d. o. o. – Brane Knehtl, zadnja leta pa Mikrografija d. o. o. v Novem mestu. Po izvedenem delu prevzamemo digitalne posnetke v formatih jpg in tiff (delovna/ogledna in uporabniška kopija), postavljene na naš zunanji disk (izključno za načrte) za prenos v bazno zbirko in programsko aplikacijo. Razglednice in fotografije smo spočetka digitalizirali v Mikrofilmu Ljubljana d. o. o., nato je izvedbo prevzel naš fotolaboratorij, ki v zadnjih dveh letih izvaja tudi digitalizacijo fotografskih plošč. Digitalni posnetki so zapisani v formatih png, jpg in tiff (delovna/ogledna kopija in uporabniška kopija), prav tako so postavljeni na drugi zunanji disk (izključno za fotografsko gradivo) za prenos v bazno zbirko in programsko aplikacijo.

4.3 Dostop do digitaliziranega gradiva in njegova uporaba 4.3.1 Dostopnost Dostop do originalnega fotografskega gradiva je mogoč, če stanje ohranjenosti gradiva (to je materialno stanje gradiva, ki omejuje uporabo) omogoča njegovo uporabo in če so pogoji dostopnosti (ki omejujejo ali vplivajo na dostopnost, časovni rok zapore in datum, ko bo gradivo dostopno za uporabo) izpolnjeni. Načelno je vsakemu uporabniku omogočen pregled fotografskega gradiva in načrtov, ki ga zanimajo in jih naroči, pa naj bo gradivo originalno ali reproducirano. Izjema je gradivo pod zaporo in avtorizirano gradivo, kjer pa so postopki znani. Za obe zbirki imamo pripravljene kartotečne liste oziroma inventarne popisne kartone, ki vsebujejo vse spremljajoče potrebne podatke z opisi in reprodukcije originalov, ki pa bolj služijo skrbniku zbirk kot sekundarna evidenca, natisnjena na papir. V izjemnih in dogovorjenih primerih je dovoljeno reproduciranje posameznemu fotografu, avtorju publikacije ali TV Slovenija za njene kulturne in dokumentarne oddaje, vendar le z uradnim dokumentom, vlogo oziroma potrdilom. 66

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

4.3.2 Uporaba in izposoja Pomemben informacijski pripomoček za uporabo, ki omogoča lažjo dostopnost do gradiva zbirk Fototeka in Načrti, je arhivski vodnik (letos in prihodnje leto je v pripravi nov). Podrobnejša vsebinska informacija in pripomoček, ki nudi vsebino arhivskih, popisnih enot, je arhivski popis serij in podserij. Temeljni pripomoček za uporabo je pa arhivski inventar. V zadnjem obdobju je Zgodovinski arhiv Ljubljana izdal le inventar portretne serije fotografij (Suhadolnik, 2011). Uporabo in izposojo fotografskega gradiva je skoraj dve desetletji izvajal arhivist za fototeko. Originalno fotografsko gradivo je za uporabnike in naročnike poiskal, pripravil in izročil na vpogled, ga predal v fotolaboratorij za izdelavo reprodukcij (18 x 13 cm), vložil nazaj na ustrezna mesta, vodil evidenco uporabe, pripravljal maloštevilne pogodbe o izposoji ter dajal informacije o vsebinah obeh zbirk. V začetnih letih digitalizacije je pripravljal natisnjene slikovne preglednice (male reprodukcije na papirju s signaturami) že digitaliziranega gradiva serij in podserij. Spočetka so uporabniki po pregledovanju gradiva, originalov in nato reprodukcij (iz serije negativov), potem natisnjenih slikovnih kopij v albumski obliki ter v zadnjih dvajsetih letih digitalnih posnetkov lahko naročali reprodukcije fotografij in razglednic za različne namene. Reprodukcije je napravila, razvila arhivska fotografinja. Če fotografski original še ni imel svojega negativa, je le-tega napravila sproti. Idealnega stanja, da bi vsak fotografski original imel svoj negativ v smislu muzejskih zbirk, še nismo dosegli.2 Uporabo in izposojo originalnih načrtov iz zbirke Načrti je ves čas vodil arhivski tehnik v čitalnici. Dolga leta so uporabniki pregledovali originalno gradivo, nato zbirko že mikrofilmanih načrtov z opisnimi podatki na aperturnih karticah in skoraj dvajset let digitalizirano gradivo v programski aplikaciji Načrti, ki omogoča pregledovanje in zlasti hitrejše iskanje. Izposojo za razstave, objave in druge namene vodi vodja oddelka za uporabo in materialno varstvo arhivskega gradiva, ki pripravi pogodbo.3 V obdobju do sredine devetdesetih let prejšnjega stoletja je arhiv pod določenimi pogoji za razstave (tudi v tujini) in snemanja dajal izvajalcem celo originale, seveda ustrezno zaščitene in zavarovane. V zadnjem obdobju se uporaba in izposoja večji del že digitaliziranih fotografij in načrtov za naročnika, uporabnika izvajata tako, da jih na zapisljiv medij prenese arhivska fotografinja.4 Že pred leti, pred začetkom digitalizacije v arhivih, kserokopiranje originalov ni bilo dovoljeno in ga je prepovedoval interni pravilnik. Namreč, z vsako presvetlitvijo se lahko poškoduje emulzija in kakovost fotografskega posnetka. Vendar so se delale tudi izjeme.

4.3.3 Dostop do gradiva preko računalniške mreže Do arhivskega gradiva zbirk Fototeka in Načrti dostopamo preko starejše evidence oziroma preprostih popisov, ki jih ima le še manjši del zbirk. V obeh popisnih programskih aplikacijah v zadnih dveh desetletjih nastajajo obširnejši in podrobnejši popisi. Vključujejo standarde oziroma mednarodna arhivska priporočila. V arhivski čitalnici se lahko išče po popisih (ročno iskanje), izpisanih na papirju ali v programski obliki, pretvorjeni v format rtf na intranetu. Aplikaciji imata iskalnika, s katerima lahko izbirate 2 3

Tako stanje bi lahko izvedel naš fotografski laboratorij. Vsebuje seznam izposojenega gradiva s signaturami in vsebinskim zapisom, priporočila o ustrezni zaščiti in ravnanju, zavarovalno vsoto ter navedbo roka vrnitve v nepoškodovanem stanju, sicer je dodaten strošek še restavriranje in konserviranje. Vsa starejša klasična reprodukcija, napravljena v našem laboratoriju, je bila opremljena z žigom in naslovom arhiva ter imenom fotografa.

J. Suhadolnik: Hramba, materialno varovanje, digitalizacija, uporaba in dostop do arhivskega gradiva …

na dva načina: z vpisanimi lastnimi gesli5 ali bolj natančno z različnimi iskalnimi spustniki, kjer je že punujena zapisana vsebina: podserija, enota, motiv, lokacija, kraj, stvarno geslo, leto in kraj nastanka, avtor, založnik, tiskar, tehnika izdelave, način pridobitve, izročitelj, akcesija, provenienca, prejšnje signature in fizične osebe – pri zbirki Fototeka, pri zbirki Načrti pa tehnična enota, naziv in naslov objekta, projektant, stavbenik in leto izdelava načrta. Z vnosom popisov in slikovnih poti v scopeArchiv bosta obe večji zbirki dostopni na internetu, postopoma pa tudi manjše zbirke. Uporabnikom bo omogočen pregled popisnih podatkov, drugih zapisov in evidenc. Naročanje in izdajanje fotografskih in mikrofilmskih reprodukcij načrtov na papirju poteka v Zgodovinskem arhivu Ljubljana več kot štiri desetletja. V prvi polovici je prevladovalo klasično reproduciranje iz lastnega fotolaboratorija (in deloma kserokopiranje načrtov), zadnjih dvajset let pa ga vse bolj izpodriva digitalizirana reprodukcija. Naročniki, uporabniki jo po izboru naročajo osebno pa tudi pisno po e-pošti. Digitalni posnetek prejmejo izpisan na CD-ROM ali USB-ključ.

4.3.4 Avtorske pravice Pri avtorskih pravicah, katerih nosilec je Zgodovinski arhiv Ljubljana, je pri objavah naših dokumentov ustaljen postopek. Raziskovalci in drugi uporabniki so pogodbeno zavezani, da za vsako objavo arhivskega gradiva v svojih publikacijah navajajo, zapišejo ime hranitelja, zaželen je tudi zapis signature, motiva in letnice. Dogovorjeni smo za dolžnostni izvod, CD-ROM ali filmsko kaseto, česar pa ne spoštujejo vsi. V obeh zbirkah je določeno število avtorskih posnetkov, pridobljenih od zasebnih zbiralcev, ter znanih in neznanih avtorjev fotografij, kjer avtorske pravice še niso ugasnile (imajo jih njihovi sorodniki in drugi potomci določeno število let). Pri pridobitvi le-teh mora raziskovalec in uporabnik poleg pridobitve dovoljenja obvezno navesti avtorjevo ime. Pri objavah tovrstnih posnetkov doslej ni bilo nobenih ovir.

Iskalnik išče po vseh zapisanih vsebinah.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

SUMMARY

STORAGE, PRESERVATION, DIGITIZATION, ACCESS AND USE OF ARCHIVAL RECORDS FROM THE PHOTO AND PLANS COLLECTIONS IN THE HISTORICAL ARCHIVES LJUBLJANA Jože Suhadolnik Historical Archives Ljubljana, Slovenia joze.suhadolnik@zal-lj.si

The author presents the work on the pictorial archives of two large and important collections of the Historical Archives of Ljubljana – collections of photographs and plans. They cover the following categories: negatives, photographic plates, microfilms, clichés, photographs, postcards, situational, cadastral and regulatory plans and plans of individual buildings and objects. According to contents and time, the collections are formed in sub-fonds, series and sub-series. The result of the processing of the material are archival descriptions, registers of plans and photographic material, aperture microfilm cards of plans and an archival inventory. The author presents preservation and storage of negatives, especially photographic plates in album paper pockets, and in metal and cardboard boxes, positives and plans in softer cardboard pouches, folders made of PH neutral paper or paperboard according to the recommended standard ICP-PP3 and postcards in special Lindner's albums. Furthermore, care for the optimal storage of both collections in the archival repository, which still deviates from recommended conditions and criteria. In particular, the level of humidity and temperature in particular periods are problematic. The consequences of inadequate conditions of storing in the past are mainly minor mechanical damage and drying of the carrier (base), torn, broken edges and missing parts, as well as large lacerations (ruptures). The conservation and restoration of mostly mechanically damaged plans was carried out periodically for twenty years by the Restoration and conservation center at the Archives of the Republic of Slovenia professionally and on a high level. These plans introduced a stricter regime of storage or restrict regime for users, especially due to parallel microfilming and digitization. The systematic microfilming of certain quotas of plans, mostly the Plans collection, was started in 1988 and with the exception of two years it has been carried out every year. The microfilm recording is inserted into aperture cards and equipped with the description elements on two sides. This process is still in execution, despite the more established, faster and cheaper digitization. Digitization of arranged photo material and soon afterwards the sub-series of the plans, was began in mid-1990s. Initially in lower resolutions, we have been increasing the current optimum, especially with plans, by adapting to the development of storage disks and the needs and requirements of users. From the beginning, digitization of plans has been carried out in preview and user copies. The materials, both photographic and plans are content and chronologically arranged and described in accordance with international standards from the 1990s, taking into account the general and additional description elements.

J. Suhadolnik: Hramba, materialno varovanje, digitalizacija, uporaba in dostop do arhivskega gradiva …

Access to original materials is subject to conservation and other conditions such as copyright. The user can view the original and reproduced material of both collections in the reading room. Archival descriptions and digital images with descriptive and content data and searches by various criteria in the Access software application are at disposal. The user can order a printed reproduction or burn it to a CD-ROM.

Priporočljiva literatura (za fotografsko gradivo): Bernik, S. et al. (1990). 150 let fotografije na Slovenskem, 1919–1945. Ljubljana. Brejc, M. et al. (1984). Priročnik za strokovno usposabljanje delavcev, ki delajo z dokumentarnim gradivom. Ljubljana: Republiški komite za kulturo. Drnovšek, M. (1985). Ljubljana na starih fotografijah, razstava fotografij iz fototeke Zgodovinskega arhiva Ljubljana. Ljubljana: Zgodovinski arhiv. Drnovšek, M. et al. (1985). Pozdrav iz Ljubljane, Mesto na starih razglednicah. Ljubljana. Drnovšek, M. et al. (1987). Pozdravi iz slovenskih krajev. Dežela in ljudje na starih razglednicah. Ljubljana. Frelih, I. (1957). Razvoj fotografije u Sloveniji. Građa za istoriju jugoslovenske fotografije. Fotorevija, (1), str. 21. Gerkman, E. (1993). Fototeka v Arhivu republike Slovenije. Sodobni arhivi 15, str. 141–144. Maribor. Gerkman, E. (1994). Pomen fotografije v arhivih in prikaz fototeke v Arhivu Republike Slovenije. Sodobni arhivi 16, str. 160–165. Maribor. Kambič, M. (1973). Fotografija kot zgodovinski dokument. Kronika, 21 (2), str. 131– 132. Ljubljana. Kambič, M. (1982). Slovenska fotografija med obema vojnama (1918–1941). Zbornik za umetnostno zgodovino, n. v. 18, str. 101–109. Ljubljana. Kambič, M. (1984). Fotografija. Secesija na Slovenskem, razstavni katalog, str. 71–72. Ljubljana. Kambič, M. (1984). Začetki slovenske barvne fotografije. Življenje in tehnika, 35 (11), str. 10–20. Ljubljana. Kambič, M. (1985). Ljubljanski potres 1895 in fotografija. Fotoantika, (7). Ljubljana. Kambič, M. (1986). Fotografija – del naše kulturne dediščine. Fotoantika, (8), str. 9– 10. Ljubljana. Kambič, M. (1989). Fotografija. Enciklopedija Slovenija, (3), str. 133–136. Ljubljana. Kambič, M. (1989). Slovenski fotoimpresionizem, Skica ob 150. obletnici fotografije (1839–1989). Zbornik za umetnostno zgodovino, n. v. 25, str. 83–90. Ljubljana. Kambič, M. et al.(1989). 150 let fotografije na Slovenskem, 1839–1919. Ljubljana Kerbler, S. (1980). Socijalna fotografija u Sloveniji između dva rata. Foto-kino revija, (9), str. 9–11. Kovič, B. et al. (1990). 150 let fotografije na Slovenskem, 1945–1990. Ljubljana. Petelinkar, J. (1983). Slovenska fotografija med dvema vojnama. Sinteza, (61–64), str. 53–62, 65, 68, 69. Ljubljana. Stele, F. (1936). Slovenska fotografija, Dom in svet, 49 (5–6), str. 338–339. Ljubljana. Suhadolnik, J. (1992). Fototeka Zgodovinskega arhiva Ljubljana: način urejanja in strokovna obdelava. Arhivi 15, (1–2), str. 77–80. Ljubljana.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Suhadolnik, J. (1993). Fotografija kot zgodovinski vir. Zgodovina v šoli, 2 (1), str. 51– 52. Ljubljana. Suhadolnik, J. (1997). Fotografija – arhivsko gradivo. Zbornik referatov, str. 22–27. Celje: 17. arhivsko zborovanje, Skrite dragocenosti v arhivskih zbirkah in fondih, Zakon o arhivskem gradivu in arhivih. Suhadolnik, J. (1999). Računalniška programa za popisovanje in skeniranje gradbenih načrtov in fotografskega arhivskega gradiva. Arhivi, 22 (1–2), str. 101–104. Ljubljana. Suhadolnik, J. (2011). Portretna fotografija, Osebnosti mesta Ljubljana. Gradivo in razprave, 33, 248 str. Ljubljana. Šubic, I. (1889). Fotografija. Letopis Matice Slovenske za leto 1889, str. 258–259. Ljubljana. Viršek, S. (1981). Fotografija v času NOB. Fotoantika, (3). Ljubljana. Vodnik Zgodovinskega arhiva Ljubljana (1992). Gradivo in razprave, 11, str. 216– 217. Ljubljana. Vodopivec, J., Golob, N. (1996). Zapis in podoba, ohranjanje, obnavljanje, oživljanje. Katalogi – zvezek 15, str. 83–84. Ljubljana: Arhiv republike Slovenije. Žumer, V. (1992). Osnutek splošnih mednarodnih standardov za arhivsko popisovanje, Razlaga principov arhivskega popisovanja. Arhivi, 15 (1–2), str. 162–173. Ljubljana.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Prejeto / Received: 26. 02. 2018 1.03 Kratki znanstveni članek

1.03 Short Scientific Article

ACCESSING ARCHIVES – FROM EXPECTATIONS TO REALITY: ANALYSIS OF ACCESS AND USE OF ARCHIVAL RECORDS IN THE ARCHIVES OF THE TUZLA CANTON DURING THE LAST DECADE Adnan Tinjić Archives of the Tuzla Canton, Bosnia and Herzegovina tinjicadnan@gmail.com

Hatidža Fetahagić Archives of the Tuzla Canton, Bosnia and Herzegovina Abstract: The paper analyses requests for access to archival records kept by the Archives of the Tuzla Canton. Focus is given to the last ten-year period (2007 – 2017). Records are sought by both individuals and legal persons (companies, law firms, judiciary and other branches of government, etc.) in order to fulfill their civil and/or human rights. Often, as data will show, how and what they expect from accessing and using archives is different from what can really be done to help them. Through analyzing a decade of collected data, the authors aim to give a brief overview on tendencies in working with users, and point out important factors in accessing archival records preserved by the Archives of the Tuzla Canton. Key words: Archives of the Tuzla Canton, using archival records, records, Bosnia and Herzegovina, accessing archival records Izvleček: Dostop do arhivskega gradiva - od pričakovanj k realnosti : analiza dostopa do arhivskega gradiva v Arhivu Tuzelskega kantona in njegove uporabe v zadnjem desetletju Članek analizira vloge za dostop do arhivskega gradiva, ki ga hrani Arhiv Tuzelskega kantona. Poudarek daje obdobju zadnjih desetih let (2007–2017). Vloge za dostop do arhivskega gradiva dajejo tako posamezniki kot tudi pravne osebe (družbe, odvetniške pisarne, sodna in druge uradne instance) z namenom pridobiti podatke za dokazovanje državljanskih in drugih pravic. Kot kažejo podatki, se pričakovanja uporabnikov pogosto razlikujejo od dejanske storitve, ki jo nudi arhiv. Na podlagi analize podatkov iz desetletnega obdobja avtorja podajata kratek pregled dela z uporabniki in izpostavljata pomembne dejavnike pri obdelavi gradiva. Ključne besede: Arhiv Tuzelskega kantona, uporaba arhivskega gradiva, dokumenti, Bosna in Hercegovina, dostop do arhivskega gradiva

A. Tinjić, H. Fetahagić: Accessing Archives – From Expectations to Reality: Analysis of Access and Use …

Introduction

According to the International Council on Archives (ICA), “access is the availability of records for consultation as a result both of legal authorization and the existence of finding aids” (Principles of Access to Archives, 2012). Access service links archives to the public. It provides information for users about the institution and its holdings. The Principles of Access to Archives (2012), created by ICA, consists of 10 Principles with a commentary explaining each of them. While each archives has local legislation to uphold, the Principles (2012) provide a general guide and principles on how archivists should behave and what values they should uphold regarding the access. The Principles (2012) declare, among other things, that “the public has the right of access to archives of public bodies”, “institutions holding archives must make known the existence of the archives, even closed materials”, that archivists have a professional responsibility to promote access to archives on equal and fair terms, etc. The Code of Ethics (1996) states in principle 6 that “archivists should promote the widest possible access to archival materials and provide an impartial service to all users”, and in principle 7 that “archivists should respect both access and privacy, and act within the boundaries of relevant legislation”. Also, the Universal Declaration on Archives notes “the vital necessity of archives for supporting business efficiency, accountability and transparency, for protecting citizen’s rights, for establishing individual and collective memory, for understanding the past, and for documenting the present to guide future actions” (The Universal Declaration on Archives, 2011) and it identifies importance of archivists who make records available for public use. In a way, providing access to archival material is the main function of an archives and the culmination of all its previous efforts. Having the users achieve their aims either in researching the past for various purposes (scholarly, genealogical or other) or in seeking to obtain civil and human rights they are entitled to, is the reason archives, ultimately, exist and preserve archival material. Therefore, accessing archives and the results it provides should be a guideline in all roads leading to improvement of archival profession and institutions. This paper will look into one of the regional archives in Bosnia and Herzegovina, the Archives of the Tuzla Canton (located in northeastern Bosnia). It currently has competence over 13 municipalities (at most it covered 19, during the last century) and preforms its archival duties, from supervising creators, acquisition of archival material to providing users with it. Albeit the Archives is relatively small, a regional one, the development and growth of this, 65 years old institution in the last decade puts certain strains and shows patterns that should be analyzed and observed. The data provided in this article is extracted from records (tracked data obtained monthly) of the Archives of the Tuzla Canton.

More archival records, more requests for access

In order to access records in the Archives of the Tuzla Canton, one must formally submit a request (as is the case in similar institutions). The form for submitting requests and thus, accessing the material, can be found at the website or in the Archives itself. The submission must contain personal information (or company/institution information), and data regarding the material that is requested (dates, locations, type of document, purpose, etc.). “Additional data provided by users increases the likelihood of positive feedback and locating documentation that contains needed information”. (Fetahagić, 2015). Situation is nearly identical in other Bosnian archives. For example, the most common requests to access archival material in the Archives of Republika Srpska (Bosnia and Herzegovina) are:

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

   

“Issuing of certificates that prove years of service, payment amounts and other similar information related to working rights and retirement procedures. Issuing of certificates proving certain educational level. Property relations issues that need projects and technical documentation. Creating genealogies and other similar requests.” (Soldatović, 2016.)

The same can be stated for the Archives of the Tuzla Canton - similar records are in high demand. What about the users’ perspective and expectations? A relevant number of users, coming to the Archives for the first time, come with two kinds of extreme expectations: one group is expecting the material to be arranged, digitized, searchable and ready for them instantly, while the second expects that the resolution of their request will be a long, tedious process – and are surprised they actually get positive results. These users usually need records to ensure their civil rights, and are often in a hurry, stressed, jaded and irritated by the procedure so far (one that led them to the Archives). In several professional papers published in Bosnia and Herzegovina, these users are called “Users out of necessity” (Šauperl, Vilar, Šabotić, Rajh, Mezek, Fetahagić, 2016). What they expect can often be correlated to their educational level, age and general experience (or lack of) with government administration (that the Archives is seen as part of). This type of users is steadily increasing, but the Archives manages to cope with the demand. While the legislation allows the Archives to reply to any requests within a month (30 days after it was submitted), most of required documents, certificates and other records are ready for users within a week, in some cases within a day.1 The increase is visible from Picture 1: Number of requests

Number of fonds/collections

900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 2007.

2008.

2009.

2010.

2011.

2012.

2013.

2014.

2015.

2016.

2017.

Picture 1: Number of requests (fulfilment of civil rights) and number of fonds between 2007 and 2017

The main building of the Archives of the Tuzla Canton is located near the city center, but a large amount of records is located in one of two off-sites: one in a nearby high school (the Archives has a section/depo there) and another about 15 km away from the main building. This, of course, creates delays in providing access to archival material stored off-site.

A. Tinjić, H. Fetahagić: Accessing Archives – From Expectations to Reality: Analysis of Access and Use …

As the Picture 1 shows, there is a constant increase in requests to access archival material in order to fulfil certain civil rights. A sharp increase is especially evident since 2015. Since there is also a constant increase in the number of fonds and collections, which more than doubled during the last decade, demands to access archival material can only grow. Actually, several reasons might be responsible for this increase in requests: 

 

social processes and changes (in the last few years notable changes are: high number of early retirements due to upcoming changes in retirement related laws in Bosnia and Herzegovina, changes in needed documentation for issuing personal documents, etc.), increased amount of fonds and collections (especially in cases where the archives see frequent use, like parish registers), increased awareness of the Archives’ existence and its role in society (according to large number of first-time users, they were not even aware of the Archives’ existence at all before they needed a record to fulfill their civil rights. Some are fascinated by what they can access, so they come back again, sometimes as researchers).

Even though the number of requests to access archival material increased, the number of archivists working in this service did not change. Since the Archives of the Tuzla was founded in 1954, only one employee had duties to receive requests, locate and make appropriate copies/collect information from archival material and issue adequate responses to these requests. As we can imagine, this was not an issue in 1954, as demand and even the amount of records was negligible compared to today. There is still one employee working in this service in 2017 and it is proving to be an almost impossible task, since the Archives now possesses over 13.000 meters of archival material sorted in 475 fonds. Some attempts were made to alleviate this situation: other archivists assist with the users; more and more information sources are prepared (inventories of fonds and collections, lists of permit holders, etc.) to assist in faster search for documentation. Registries of often used fonds are made by archivists (for example, for building permits of each municipality), which are easily searchable. (Fetahagić, 2016) Digitizing is also used as a way to ease the access to records and speed up the process.2 Amazingly, the percent of successfully solved requests is only increasing. In 2007, percentage of positively resolved inquires was 61,74 %, in 2010 65,83 %, in 2013 65,30 % (Isić, 2014) and in 2017, the percentage was almost 75 %. This was achieved thanks to decent organization and making sure fonds and collections that are transferred to the Archives are already well arranged, described and prepared – therefore usable right from the start. Picture 2 shows data about the resolution of requests, including 3 types: successfully completed requests for access, incomplete/unresolved and wrongly addressed ones.

Digitizing is often used to make accessing the archives easier: scanned material is readily available and can be prepared for use in very short amount of time, while the original archival material is stored safely. For users abroad, digital scans of the archives they want can be provided. Digitizing of fonds and collections that are used often usually takes the priority. One example of this are digitized parish registers. Besides ensuring that originals are kept from overuse, digitized registers are easier to search.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Successfully completed requests are usually those cases where the archivist managed to, based on starting information submitted by users as well as his experience gained in resolving similar requests and knowledge about the fonds and collections, locate needed records and information that user needs. Incomplete or unresolved requests are evident in cases when the archivist could not locate requested information or records, even if they should or were supposed to be located among archival fonds and collections.

Incomplete/unresolved

Wrongly addressed

373 332

348

358

344

327

158 96

125

130

145

2009.

2008.

88 35 2007.

124

119

128

127

134

125

126

267

285

316

329

450

Succesfully completed

2010.

2011.

2012.

2013.

2014.

2015.

2016.

2017.

Picture 2: Requests for accessing archival material (fulfilment of civil rights) in the Archives of the Tuzla Canton 2007 – 2017

Wrongly addressed requests are often delivered to the Archives, and information or records sought are not in archives’ fonds or collections. These types of requests come via post office, email or personally by users. Most of them contain inquiries regarding proof of employment for pension and disability insurance of (former) employees who worked in now closed companies. Status of the records these companies produced is often unknown, and the Archives is issuing a confirmation that no such records were acquired by it. In addition, the Archives holds some of local parish registers, and in cases where registers are missing, it must issue a verification that that particular register is missing. This group also includes requests submitted to the Archives for records still kept by its creators/owners and other similar cases. Regarding the type of records, users were looking for in the last ten years, it is obvious that the majority of users seeks access to archival material in order to fulfill civil rights and are looking for copies of documents and related data (building permits, projects, forms, etc.) – about 65 % of all requests are this particular type. The rest includes different sorts of reports and replies to requests, certificates, verifications, M-4

A. Tinjić, H. Fetahagić: Accessing Archives – From Expectations to Reality: Analysis of Access and Use …

forms (issued as proof for state’s retirement fond), school diplomas, personal income cards, etc. This is represented in Picture 3.

Picture 3: Types of records sought in the Archives of the Tuzla Canton during the last ten years (2007 – 2017)

Larger acquisition of new fonds and collections is one of the major reasons for a higher number of requests to access the records. Since the Archives was founded in 1954, only 109 fonds and collections were acquired until 1995. From 1995 to 2017, the number of acquired fonds amounted up to more than 370. As more and more records are acquired by the Archives, the “pressure” of users to get information or copies from these records is increasing. This issue was noticed years ago by some of the colleagues: “If this trend continues, while the number of personnel stays the same, the Archives will find itself facing serious issues. Some of the ways that we try to alleviate the problem is a well done specification of fonds and collections, as well as making well-prepared inventories before any archival material is moved to the Archives.” (Isić, 2016). Unarranged fonds present a large problem in their use, either in cases of civil and human rights or for research purposes. Therefore, unarranged fonds are one of the main reasons for the archives not to be able to respond to its user’s demands. To overcome this problem, a significant strengthening of service must be done, and archival fonds and collections must be reconstructed to reduce eventual flaws and provide better informational aids, thus making the use easier.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Accessing archives for research

In case of researchers, the staff of the Archives pays attention whether these users are locals (easier to access material daily and often) or not, their age and physical condition, etc. If there is an objective reason to expedite the process, it will be done, and the researchers could, if needed, gain access to archival material they requested the same day. As much as it is possible, users are approached as individuals and the Archives is often praised by its users in the local and social media. This would probably be harder if the number of researchers was not relatively low, and usually includes historians, genealogy researchers, history students, etc. Researchers expectations are often surpassed, and the Archives is praised as an “government institution that stands out” when it comes to accessibility and the “friendly” approach to users. The reality is – the lack of personnel often reduces opportunities to provide an even better service. Number of researchers was rather steady in the last decade, ranging from 26 to 45 per year, as is evident in Picture 4. There is room for growth here, mainly by promoting the Archives and its archival material, its cultural and historical importance. This ought to attract local community to show more interest in researching and dealing with records. The main obstacle for this is the already mentioned lack of personnel devoted to scientific and cultural promotion. The Archives employs eight professionals – archivists, who are already stretched thin. The founder of the Archives, the local (cantonal) government, has recognized the issue and aims to employ more during 2018.

RESEARCHERS 50 45 40

35 30 25

20 15 10 5 0 2007.

2008.

2009.

2010.

2011.

2012.

2013.

2014.

2015.

2016.

2017.

Picture 4: Number of researchers in the Archives of the Tuzla Canton, 2007 – 2017

A. Tinjić, H. Fetahagić: Accessing Archives – From Expectations to Reality: Analysis of Access and Use …

Conclusions

While the Archives of the Tuzla Canton is one of the larger archival institutions in Bosnia and Herzegovina regarding the size of area it has competence over as well as the amount of fonds and collections it keeps, comparing it to the region there is still a lot of room to grow. If we take the example of a well-respected Slovenian archive, the Regional Archives Maribor, that also has competence over 13 administrative units (similar to Tuzla’s archives), we can see the difference in request’s numbers (data in the graph shows the period from 2007 to 2014 only, Picture 5).

1514

1483

1449

1445

1339 1228

1221

426

2007.

480

2008.

513

510

541

1166

539

545

433

2009.

2010.

Archive of Tuzla Canton

2011.

2012.

2013.

2014.

Regional Archives of Maribor

Picture 5: Number of requests to access records (civil/human rights reasons) for period 2007 – 2014. Comparison between the Archives of the Tuzla Canton and the Regional Archives Maribor (Šauperl, Vilar et al, 2016)

In Bosnia and Herzegovina, many citizens do not expect much from their government institutions, but this is changing. Modern users have higher demands. The Archives of the Tuzla Canton, according to provided data, is growing and developing. The increased quantity of archival material, processing and providing access to archives and organization of cultural activities oriented towards the presentation of archival material, gave the Archives of the Tuzla Canton an important role in local community3. In order to keep the momentum, the Archives will need support, mainly in the form of more employees and resources. This will enable the institution to provide adequate access to archives in the future.

The Archives of the Tuzla Canton organizes several exhibitions, commemorates important professional and national holidays and also organizes a conference focusing on archival science, its theory and practice. The conference, titled „Arhivska praksa“ is held every year, and in 2017 it marked its 30th anniversary.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

POVZETEK

DOSTOP DO ARHIVSKEGA GRADIVA - OD PRIČAKOVANJ K REALNOSTI: ANALIZA DOSTOPA DO ARHIVSKEGA GRADIVA V ARHIVU TUZELSKEGA KANTONA IN NJEGOVE UPORABE V ZADNJEM DESETLETJU Adnan Tinjić Arhiv Tuzelskega kantona, Tuzla, Bosna in Hercegovina tinjicadnan@gmail.com

Hatidža Fetahagić Arhiv Tuzelskega kantona, Tuzla, Bosna in Hercegovina

Avtorja predstavljata analizo vlog za dostop do arhivskega gradiva, ki ga hrani Arhiv Tuzelskega kantona. Poudarek dajeta obdobju zadnjih desetih let (2007–2017) in uporabnikom, tako fizičnim kot pravnim osebam, ki gradivo iščejo za dokazovanje določenih pravic. Mnogokrat se izkaže, da so pričakovanja uporabnikov drugačna od realnega stanja. Gradivo je pogosto necelovito ali pa še ni bilo predano v arhiv. Negativnim rešitvam njihovih vlog botruje predvsem napačna predstava o funkciji in namenu arhiva, a tudi pomanjkljivi podatki pri izpolnjevanju vlog. Analiza je zajela naslednje podatke: število vlog za dostop do gradiva, njihovo rešitev, tipe gradiva, ki so jih uporabniki običajno iskali, namen itd. Avtorja prav tako predstavljata težave, s katerimi se arhiv sooča pri reševanju vlog, in podajata vsaj delne, če ne celovite predloge rešitev. Iz pridobljenih podatkov je razvidno, da se povpraševanje po podatkih iz gradiva, ki ga hrani Arhiv tuzelskega kantona, povečuje, kar avtorja pripisujeta številnim novim prevzemom obsežnih fondov. Od ustanovitve arhiva leta 1954 pa do leta 1995 je bilo prevzetih 109 fondov in zbirk. Od leta 1995 do 2017 pa se je število fondov povzpelo na 370. Večanje števila prevzetih fondov obenem povečuje »pritisk« uporabnikov, zlasti glede na dejstvo, da se število zaposlenih v arhivu ni povečalo vse od njegove ustanovitve. Ves ta čas je namreč za delo v arhivski čitalnici in z uporabniki zadolžen le en strokovni delavec, slednji tudi izdaja kopije in drugo dokumentacijo. Danes je uporabnikov mnogo več kot v petdesetih ali devetdesetih letih prejšnjega stoletja. Ena oseba je za opravljanje tega dela odločno premalo. Bilo je že nekaj poskusov v smeri izboljšanja stanja: arhivisti so pomagali v čitalnici in pripravili več iskalnih pripomočkov, ki pomagajo pri iskanju gradiva, lažji in hitrejši dostop pa omogoča tudi digitalizacija. Trajna rešitev bi bile seveda dodatne zaposlitve. Veliko bi doprineslo tudi celovito urejanje in popisovanje arhivskega gradiva. Na podlagi analize zbranih podatkov avtorja podajata kratek pregled tendenc pri delu z uporabniki in izpostavljata pomembne dejavnike pri dostopanju do arhivskega gradiva, ki ga hrani Arhiv Tuzelskega kantona.

A. Tinjić, H. Fetahagić: Accessing Archives – From Expectations to Reality: Analysis of Access and Use …

SOURCES AND LITERATURE Fetahagić, H. & Isić, S. (2015). Važnost obrade arhivskih fondova u istraživačke svrhe. Glasnik arhiva i Arhivističkog udruženja Bosne i Hercegovine XLV, p. 17– 29. Arhivističko društvo Bosne i Hercegovine. Fetahagić, H. (2003). Doprinos arhiva ostvarenju prava građana. Arhivska praksa 6, p. 31–34. Tuzla: Arhiv Tuzlanskog kantona. Fetahagić, H. (2010). Značaj digitalnih arhivskih i bibliotečkih fondova i zbirki za korisnike (primjer Arhiva TK). Arhivska praksa 13, p. 266–272. Tuzla: Arhiv Tuzlanskog kantona. Fetahagić, H. (2011). Cjelovitost arhivskih fondova i zbirki kao uslov ostvarivanja građanskih prava (iskustvo Arhiva TK). Arhivska praksa 14, p. 325–335. Tuzla: Arhiv Tuzlanskog kantona. Fetahagić, H. (2016). Arhivski fondovi i zbirke u službi korisnika – iskustvo Arhiva TK. Arhivska praksa 19, 135–147. Tuzla: Arhiv Tuzlanskog kantona. ICA Code of Ethics (1996). Beijing: International Council on Archives. Retrieved 9.2.2018 from: https://www.ica.org/en/ica-code-ethics. Isić, S. (2014). Sređenost i cjelovitost arhivskih fondova i njihov utjecaj na korištenje arhivske građe – iskustva Arhiva Tuzlanskog kantona. Zbornik radova 47. savjetovanja hrvatskih arhivista “Dostupnost arhivskog gradiva” (p. 251–263). Hrvatsko arhivističko društvo. Soldatović, O. (2016). Nesređenost arhivske građe i druge prepreke slobodnom pristupu informacijama u Arhivu RS. Arhivska praksa 19, p. 117–122. Tuzla: Arhiv Tuzlanskog kantona. Šauperl, A. & Vilar, P. et al. (2014). Teoretski pogled na korisnike arhiva. Arhivska praksa 17, p. 263–280. Tuzla: Arhiv Tuzlanskog kantona. Šauperl, A. & Vilar, P. et al. (2015). Korisnička pitanja u arhivu – primjer Arhiva TK. Arhivska praksa 18, p. 302–317. Tuzla: Arhiv Tuzlanskog kantona. Šauperl, A. & Vilar, P. et al. (2016). Profil korisnika koji treba arhiv za ostvarivanje građanskih prava. Arhivska praksa 19, p. 123–134. Tuzla: Arhiv Tuzlanskog kantona. The Principles of Access to Archives (2012). Paris: International Council on Archives. Retrieved 9.2.2018 from:

https://www.ica.org/sites/default/files/ICA_Access-principles_EN.pdf. The Universal Declaration on Archives (2011). Paris: ICA/UNESCO. Retrieved 9.2.2018. from: https://www.ica.org/en/universal-declaration-archives.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Prejeto / Received: 20. 03. 2018 1.02 Pregledni znanstveni članek

1.02 Review Article

PRILAGODITVE RAZLIČNIH TIPOV ARHIVSKIH GRADIV ZA DOSTOPNOST RANLJIVIM SKUPINAM dr. Tatjana Hajtnik Arhiv Republike Slovenije, Ljubljana, Slovenija tatjana.hajtnik@gov.si

Mojca Kosi Arhiv Republike Slovenije, Ljubljana, Slovenija mojca.kosi1@gov.si

Robert Hrovat Merič Arhiv Republike Slovenije, Ljubljana, Slovenija robert.meric@gmail.com Izvleček: Eden od ciljev pri razvoju slovenskega elektronskega arhiva v projektu e-ARH.si je omogočanje dostopnosti arhivskega gradiva ranljivim skupinam s pomočjo sodobnih tehnologij. Smernice (WCAG 2.0) za omogočanje dostopnosti arhivskega gradiva ranljivim skupinam so bile upoštevane pri sami zasnovi virtualne arhivske čitalnice, kar pa ne zadošča, saj je treba arhivsko gradivo pred tem ustrezno pripraviti ali prilagoditi za uporabo ranljivim skupinam. K temu cilju nas obenem vzpodbuja zakonodaja, ki daje vedno večji poudarek dostopnosti gradiv tudi ranljivim skupinam. Decembra 2017 je bil posredovan v javno obravnavo osnutek Zakona o dostopnosti spletišč in mobilnih aplikacij. Namen zakona je zagotoviti dostopnejša spletišča in mobilne aplikacije organov javnega sektorja v Republiki Sloveniji za uporabnike, zlasti za uporabnike invalide. Avtorji v prispevku predstavljajo različne tehnike in metode, s katerimi lahko omogočimo dostopnost arhivskih gradiv tudi ranljivim skupinam. Ključne besede: Elektronski arhiv e-ARH.si, ranljive skupine, dostopnost, prilagoditev arhivskih gradiv Abstract: Adaptations of Different Types of Archival Records for Vulnerable Groups One of the goals in the development of Slovenian Electronic Archives in the e-ARH.si project is to enable access to archival records for vulnerable groups through modern technologies. Guidelines (WCAG 2.0) for making archival records available to vulnerable groups were taken into account in the designing of a virtual archival reading room, which is not sufficient, as archival records must be prepared or adapted for use by vulnerable groups beforehand. Legislation is also being encouraged by this goal, which places an increasing emphasis on accessibility for vulnerable groups. In December in 2017, a draft of the Act on Accessibility of Websites and Mobile Applications was issued for the public discussion. The purpose of the law is to provide websites and mobile applications of the bodies of the public sector in the Republic of Slovenia more accessible for users, especially for disabled users. The authors present the various techniques and methods that can make the archival records accessible to vulnerable groups as well. Key words: Electronic Archives e.ARH.si, vulnerable groups, access, adaptation archival records 83

T. Hajtnik, M. Kosi, R. Hrovat Merič: Prilagoditve različnih tipov arhivskih gradiv za dostopnost ranljivim skupinam

Uvod

Eden od ciljev pri razvoju slovenskega elektronskega arhiva v projektu e-ARH.si je omogočanje dostopnosti arhivskega gradiva ranljivim skupinam s pomočjo sodobnih tehnologij. Smernice (WCAG 2.0) za omogočanje dostopnosti arhivskega gradiva ranljivim skupinam so bile upoštevane pri sami zasnovi virtualne arhivske čitalnice, kar pa ne zadošča za dostopnost arhivskega gradiva ranljivim skupinam, saj je treba le-to pred tem ustrezno pripraviti oziroma prilagoditi za uporabo ranljivim skupinam. Izvajanje te naloge v projektu e-ARH.si bo potekalo v več fazah. Že pri načrtovanju nalog v projektu smo se zavedali, da primerov dobre prakse in izkušenj na področju prilagoditev arhivskih gradiv ranljivim skupinam v slovenski arhivski stroki praktično ni, zato smo že na samem začetku načrtovali proučevanje primerov dobre prakse izven naših meja. V letu 2017 smo pregledali na spletu dostopne informacije o prilagoditvah arhivskega gradiva ranljivim skupinam več svetovno (pri)znanih arhivov, ki so nam dostopne zaradi jezika (spletne strani v angleščini in nemščini). Žal smo ugotovili, da tudi arhivi v svetovnem merilu (razen redkih izjem) ne posvečajo posebne pozornosti prilagoditvam arhivskih gradiv ranljivim skupinam. Zato smo v naslednjem koraku iskali primere dobre prakse pri sorodnih inštitucijah s področja kulture v Sloveniji (muzeji, umetnostne galerije, knjižnice, gledališča), kjer se prilagoditve njihovega gradiva ranljivim skupinam večinoma še vedno izvajajo v okviru posameznih projektov. Lahko pa iz teh projektov izluščimo primere dobre prakse, ki jih je možno z ustreznimi prilagoditvami, glede na specifiko arhivskega gradiva, prenesti na prilagoditve arhivskega gradiva ranljivim skupinam. Čeprav smo s tem delom naloge uradno zaključili že decembra 2017, bomo ves čas trajanja projekta spremljali, tako na spletu kot z obiski dobrih praks, morebitne nove primere dobre prakse, saj je to področje z zelo velikim razvojnim potencialom. K temu pripomore tudi zakonodaja, ki daje vedno večji poudarek dostopnosti za ranljive skupine na različnih področjih. V nadaljevanju izvajanja projekta bomo pripravili specifikacije za prilagoditev posameznih tipov arhivskih gradiv, da bodo dostopna tudi ranljivim skupinam, izbor teh gradiv in tudi seznam prilagojenih gradiv. Ker se bomo morali pri tem opirati predvsem na lastno znanje in pridobivati praktične izkušnje, je izrednega pomena, da bomo vse postopke tudi temeljito dokumentirali ter jih javno objavili, saj pričakujemo, da bodo lahko naše izkušnje služile kot primer dobre prakse drugim arhivom in sorodnim inštitucijam v svetovnem merilu. To je lahko pomemben doprinos projekta e-ARH.si ESS 2016–2020.

Kaj prinašajo novi predpisi?

26. oktobra 2016 je bila sprejeta Direktiva (EU) 2016/2102 Evropskega parlamenta in Sveta o dostopnosti spletišč in mobilnih aplikacij organov javnega sektorja. Ta določa, da morajo države članice do 23. septembra 2018 uveljaviti zakone in druge predpise, potrebne za uskladitev z direktivo (12. člen). V letu 2017 so tudi v Sloveniji potekale aktivnosti na tem področju, njihov rezultat je osnutek Zakona o dostopnosti spletišč in mobilnih aplikacij, ki je bil poslan v javno obravnavo 1. decembra 2017. Namen zakona je zagotoviti dostopnejša spletišča in mobilne aplikacije organov javnega sektorja v Republiki Sloveniji za uporabnike, zlasti za uporabnike invalide. V 3. členu so opredeljene izjeme, za katere se ta zakon ne uporablja. Med izjemami so predvidene tudi reprodukcije kulturne dediščine, ki »ne morejo biti v celoti dostopne, ker zahteve glede dostopnosti niso združljive bodisi z ohranitvijo bodisi s kvaliteto reprodukcije del kulturne dediščine (na primer kontrast) ali ni avtomatiziranih in stroškovno učinkovitih rešitev, s katerimi bi brez težav ustvarili izvleček besedila rokopisa ali druge kulturne dediščine in ga preoblikovali v obliko, združljivo z zahtevami glede dostopnosti« (Zakon o dostopnosti spletišč in mobilnih aplikacij, 2017). 84

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Po predlogu omenjenega zakona javni arhivi nismo zavezani k prilagajanju vseh tipov gradiv, vendar imamo še vedno moralno in strokovno zavezo, da prilagodimo čim več različnih tipov gradiv, še zlasti takrat, ko uporabnik ranljivih skupin izrazi željo ali potrebo po njih, in še zlasti, če poznamo tehnike in metode, s katerimi to lahko dosežemo.

Predstavitev osnovnih metod prilagoditev različnih tipov arhivskih gradiv ranljivim skupinam

Za potrebe izvajanja nalog prilagajanja dostopnosti arhivskih gradiv ranljivim skupinam smo različne tipe gradiva razdelili v pet osnovnih skupin glede na različne metode prilagoditve potrebam različnih ranljivih skupin: pisno arhivsko gradivo (tipkano, rokopisi), slikovno gradivo (fotografije, plakati, razglednice), filmsko gradivo, zvočni posnetki, karte in načrti. Prilagoditve arhivskih gradiv, ki jih bomo predstavili v nadaljevanju, se nanašajo na vse arhivsko gradivo ne glede na način dostopa (v virtualni čitalnici ali v fizični čitalnici). Pri tem moramo izpostaviti, da vseh prilagojenih gradiv (npr. tipni načrt, tipne slike) ne bomo mogli prezentirati preko virtualne arhivske čitalnice. Osnovne metode prilagajanja različnih tipov arhivskega gradiva za ranljive skupine so:       

zvočni opis (avdiodeskripcija), pretvorba pisnega besedila v zvok, digitalizacija gradiva s prepoznavo besedila (OCR), replike, kopije, pretvorba v brajico, pretvorba zvoka v tekst.

V nadaljevanju posamezne metode tudi predstavljamo.

3.1 Zvočni opis (avdiodeskripcija) Ljudje z motnjami vida so pogosto kulturno prikrajšani, saj zaradi odsotnosti ali zmanjšanja vida ne morejo sprejemati vseh informacij, ki jih z vidom zajamejo videči. To se še posebej izrazito pokaže pri spremljanju gledaliških predstav, ogledu filmov, muzejskih razstav, zaznavanju slik, fotografij ipd. Da bi lahko te informacije zaznali vsaj približno na podoben način kot videči, potrebujejo dodaten opis oziroma razlago. Opis elementov, ki jih ljudje z motnjo vida ne morejo zaznati, se imenuje zvočni opis ali avdiodeskripcija. Pionir na področju avdiodeskripcije je Joel Snyder, ki avdiodeskripcijo definira kot »zvočni opis vizualne podobe; pripovedovanje vseh vizualnih podob, kostumov, scen tako v gledališču kot v filmu, muzejskih razstav in drugih dogodkov. Na tak način lahko slepi in slabovidni doživljajo vse vizualno privlačne elemente kulturnih dogodkov: bogato paleto barv, svetlobnih učinkov, gest, izrazov obraza, ki jih videči pogosto vzamejo za samoumevne.« (Audio Description Associates,1 2017).

Dostopno na naslovu: http://www.audiodescribe.com/about/snyder.php (25. 01. 2018).

T. Hajtnik, M. Kosi, R. Hrovat Merič: Prilagoditve različnih tipov arhivskih gradiv za dostopnost ranljivim skupinam

Slika 1: Primer opisa fotografije z metodo avdiodeskripcije (vir: http://www.rtvslo.si/dostopno/clanki/981)

V Sloveniji je začetnik avdiodeskripcije dr. Marko Prpič, nekdanji dolgoletni sodelavec RTV Slovenija (Lavrenčič, 2016). V intervjuju z Vesno Milek (2011) je dr. Prpič nazorno pojasnil, v katerih situacijah je avdiodeskripcija v filmskem gradivu nujna: »Takoj vem, da opis prizora s kočijo, v katero so vpreženi konji, ni potreben, ker slepi in slabovidni to lahko slišijo, ne slišijo pa, da so v prizoru lipicanci sive barve. Torej, treba je povedati tisto informacijo, ki je ne dobiš.« Prvi slovenski celovečerni film z zvočnim opisom je bil Petelinji zajtrk (A. K., 2010). Takrat se je seveda pojavilo vprašanje, kako v tem filmu opisati Severino, saj mora biti opis čimbolj objektiven in ne sme sugerirati osebnih mnenj zvočnega opisovalca ali njegovih lastnih interpretacij filma ali zgodbe. Avdiodeskripcija je primerna metoda za prilagoditve filmskega arhivskega gradiva. Metode avdiodeskripcije se uporabljajo tudi pri opisu slikovnega arhivskega gradiva (fotografije, plakati, razglednice) (primer na sliki 1), le da v tem primeru ne gre za zvočni opis, ampak pisni. Metoda avdiodeskripcije bi lahko bila tudi pomožna metoda pri prilagoditvah kart in načrtov; primernejša metoda za karte in načrte pa je izdelava tipnih kart in načrtov.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

3.2 Pretvorba pisnega besedila v zvok Besedilo lahko v zvok pretvorimo na dva načina. Prvi je, da videči bralec prebere besedilo, ki ga posnamemo v digitalni obliki (zvočni posnetek v obliki MP3) in ga na primeren način damo v uporabo. Z drugim načinom pa predpostavljamo, da imamo besedilo že v digitalni obliki, na kateri je bila narejena prepoznava besedila (OCR – Optical Character Recognition, več o tem v nadaljevanju) z enim od programov, ki se uporabljajo za optično prepoznavanje besedila. Nato uporabimo program, ki omogoča pretvorbo besedila v govor s pomočjo govorne sinteze.

Slika 2: Primer rešitve zvočne prezentacije pisanega besedila (govorna sinteza) (vir: https://www.loc.gov/collections/alan-lomax-manuscripts/about-this-collection/)

Za različne jezike dokumenta imamo na voljo različne govorne sinteze. Tako pretvorjen dokument lahko poslušamo takoj ali pa ga pretvorimo v zvočni zapis formata MP3 in ga poslušamo kasneje. Podobno rešitev z govorno sintezo, ne sicer za branje arhivskih gradiv, ampak za branje besedila spletne strani, že uporabljajo Narodna univerzitetna knjižnica Ljubljana, Arhiv Jugoslavije in Library of Congress. Library of Congress na spletni strani uporablja brezplačno orodje BrowseAloud2. Govorna sinteza prebere besedilo spletne strani (primer na sliki 2), kar olajša branje (omogoča dostop do informacij) slepim, slabovidnim in osebam z motnjami branja. Rešitev z vgrajeno govorno sintezo je uporabnikom bolj prijazna, saj ne zahteva tehnične in programske opreme uporabnikov, s tem pa so informacije dostopne tudi tistim uporabnikom, ki nimajo finančnih sredstev za tehnično in programsko opremo. Označevanje besed pri branju besedil z govorno sintezo je primerno tudi za osebe z motnjami branja in pisanja. 2

Več o orodju na spletnem naslovu https://en.wikipedia.org/wiki/BrowseAloud.

T. Hajtnik, M. Kosi, R. Hrovat Merič: Prilagoditve različnih tipov arhivskih gradiv za dostopnost ranljivim skupinam

3.3 Digitalizacija gradiva s prepoznavo besedila (OCR) Digitalizacija je proces, pri katerem iz analognega gradiva dobimo digitalno različico. »Za profesionalni zajem dokumentov v digitalno obliko se najpogosteje uporabljajo optični bralniki, med uporabniki bolj znani kot skenerji. Za optično prepoznavanje znakov zadostuje že vsak optični bralnik, dražji modeli pa ponavadi poleg hitrosti prinašajo nekoliko širši nabor funkcij in večjo natančnost zajema, ki pa pri zajemu tipičnih poslovnih dokumentov ali revij ni ključnega pomena. Ko smo vsebino enkrat digitalno zajeli, lahko z njo počnemo, kar nam srce poželi.« (Varga, 2014). Taka oblika gradiva je visokoresolucijska slika, ki se nato pretvori v dokument formata PDF. Za ranljive skupine (slepi in slabovidni) takšen način zapisa ni primeren, saj programi za branje in povečavo ne znajo dobro razbrati besedila slikovnih datotek. Za ta namen potrebujemo programsko opremo, ki omogoča razpoznavanje besedila s slik. Temu procesu rečemo OCR (ang. Optical Character Recognition – optična prepoznava znakov). »Naloga OCR je prebrati besedilo, ki je na vhodni sliki, in ga zapisati kot zaporedje znakov v določeni kodni tabeli (na primer ASCII ali Unicode). Če je na sliki prikazana beseda 'ABBA', jo program OCR prebere in zapiše kot zaporedje znakov Unicode: 0041, 0042, 0042 in 0041.« (Monitor, 2014). Računalniki zelo težko berejo zavite črke ali črke, ki so slabo vidne, zabrisane ali pa celo manjkajo. Zato se pri prebiranju besedil pojavljajo napake, ki jih je treba ročno popraviti. To je tudi glavni razlog, zakaj je težko prilagajati rokopise na avtomatiziran način. Na spletu je na voljo veliko plačljive kot tudi prosto dostopne programske opreme za pretvorbo slik v besedilo, ki ga nato urejamo. Prosto dostopne rešitve so dovolj kvalitetne za enostavna besedila. Pri kompleksnejših dokumentih pa je treba uporabiti plačljivo programsko opremo, saj lahko s pomočjo programske opreme, kot je npr. Abby Finereader3 vplivamo na razpoznane elemente, urejamo tip prepoznanega elementa (besedilo, tabela, slika) ter izbiramo pravilen vrstni red branja prepoznanih elementov. Velikokrat se namreč med samodejno zaznavo elementov zgodi, da nek element programska oprema zazna kot besedilo, v resnici pa gre za tabelo. Po končanem pregledu takšnega dokumenta tega pretvorimo v format PDF, ki ima v ozadju besedilo. »Po opravljenem optičnem pregledu dokumenta program tudi označi dele, za katere meni, da bi lahko vsebovali napake, in tako uporabnika opozori nanje, da je pri delu na posameznem odseku dokumenta še previdnejši.« (Varga, 2014). Tak dokument je berljiv slepim in slabovidnim osebam, saj je mogoče brati besedilo s pomočjo brajeve vrstice, zvoka ali pa besedilo povečati na zaslonu. Tako nastalo obliko je mogoče s pomočjo plačljive programske opreme pretvoriti v različne oblike zapisa, kot je npr. zapis v brajici, zvočni zapis, povečan tisk ter DAISY4. Na ta način je arhivsko gradivo dostopno ranljivim skupinam.

3 4

Več o orodju na spletnem naslovu https://en.wikipedia.org/wiki/ABBYY_FineReader (13. 3. 2018). DAISY (Digitalno dostopen informacijski sistem) – to je zvočni zapis ali zvočni zapis z besedilom, ki je strukturirano urejen. Imamo kazalo, po katerem se lahko premikamo, in s tem skočimo na zvočni posnetek, ki zajema določeno poglavje. Za ljudi z motnjo branja pa lahko besedilo na ekranu uskladimo z zvokom. Pri tem si pomagamo z govorno sintezo.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Prilagoditev rokopisa v dostopno obliko za ranljive skupine (pa tudi marsikaterega drugega uporabnika) sama po sebi ni zahtevna (primer slika 3), vendar za proces potrebujemo kadrovske vire, ki prepis izvedejo ali v primerih mešanih besedilnih arhivskih gradiv izvedejo tudi popravke OCR. V svetovnem merilu je kar nekaj primerov dobre prakse, ki v svojih virtualnih čitalnicah ponujajo možnost ogleda originalnega rokopisnega gradiva in njegov prepis. Tak primer je iz zbirke pisem Abrahama Lincolna, ki jih je objavila Library od Congress5 (slika 3).

Slika 3: Primer prilagoditve rokopisnega gradiva v dostopno obliko za ranljive skupine (vir: https://www.loc.gov/resource/mal.0110100/?sp=1&st=text)

Še večji korak naprej je v tem smislu naredil Arhiv Helen Keller (Helen Keller Archives6). Arhivska zbirka Helen Keller, ki deluje pod okriljem Ameriške fundacije za slepe (AFB), je največja svetovna zbirka gradiva o Helen Keller. Zbirka vsebuje pisma, govore, objave v medijih, albume, fotografije, arhitekturne risbe in predmete, ki segajo od konca 19. do sredine 20. stoletja. Ameriška fundacija za slepe je trenutno v fazi zbiranja sredstev za digitalizacijo celotne zbirke, ki bo vsebovala več kot 150.000 digitalnih strani. Veliko že objavljenih digitaliziranih dokumentov vsebuje prepise tekstov, tako tiskanih kot tudi rokopisov, ki so v različnih fazah obdelave – nekateri prepisi z OCR so že obdelani in napake popravljene, nekateri pa na te popravke še čakajo. Popravke OCR in prepise v veliki meri izvajajo prostovoljci.

Dostopno na naslovu https://www.loc.gov/collections/abraham-lincoln-papers/about-this-collection/ (13. 3. 2018). Dostopno na spletnem naslovu https://helenkeller.localarchives.net/ (25. 1. 2018).

T. Hajtnik, M. Kosi, R. Hrovat Merič: Prilagoditve različnih tipov arhivskih gradiv za dostopnost ranljivim skupinam

3.4 Replike, kopije, tipne prilagoditve Nekatera arhivska gradiva, npr. grbi, pečati, listine, karte, zemljevidi, uporabnikom ranljivih skupin, še zlasti slepim in slabovidnim, najenostavneje približamo z izdelavo replike, kopije ali druge tipne prilagoditve. Teh metod se najpogosteje poslužujejo muzeji in galerije. V okviru projekta Dostopnost kulturne dediščine ranljivim skupinam so slovenski muzeji in galerije izdelovali replike in kopije skrbno izbranih muzejskih eksponatov. Pri izboru so sodelovali kustosi in tiflopedagogi (Rožanc, 2015). Med drugim so izdelali tudi repliko čupe7, ki med vsemi obiskovalci vzbuja veliko zanimanja, saj omogoča, da se je obiskovalci dotaknejo in celo sedejo vanjo, medtem ko je original hranjen na varnem mestu v depoju. Zemljevide in karte bi lahko izdelali v tipni obliki, podobno kot se izdelujejo tipni načrti mest in nadstropij v zgradbah.

3.5 Pretvorba v brajico

Slika 4: Zapisi v brajici (fond AS 1460 – Zavod za slepo in slabovidno mladino)

Pri pretvorbi besedilo v brajico je ravno tako treba narediti korake, ki so opisani pri digitalizaciji gradiva s prepoznavo besedila. To je pogoj za pretvorbo v brajevo pisavo. Ko imamo dokument v formatu PDF, potrebujemo samo besedilo dokumenta, ki ga uredimo z urejevalnikom besedil Microsoft Word. Za pretvorbo v brajevo pisavo potrebujemo brajev tiskalnik. Novejši brajevi tiskalniki imajo vgrajeno programsko opremo, ki omogoča pretvorbo besedila v brajev zapis. Taka oblika zapisa je popolnoma zadovoljiva, ni pa nujno, da je lepo oblikovana. Za lepše oblikovanje besedila se uporablja namenska programska oprema – brajev urejevalnik (angl. Braille Editor), ki omogoča naprednejše urejanje besedila pred tiskanjem. Eden od takšnih urejevalnikov je Duxbury8. Ko besedilo uredimo, ga natisnemo s pomočjo brajevega tiskalnika na neskončen ali A4 papir. Brajevi tiskalniki omogočajo tako enostransko kot dvostransko 7

Čupa je ohranjen morski deblak slovenskih ribičev na Tržaškem. Več o tem na spletnem naslovu https://sl.wikipedia.org/wiki/Čupa (18. 3. 2018). Dostopno na spletnem naslovu http://www.duxburysystems.com/freeware.asp (18. 3. 2018).

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

tiskanje. Če želimo izdelati bolj obstojno gradivo, ga moramo tiskati na 160- ali večgramski papir. V novejšem času je zaradi razvoja tehnologije in (cenovno) dostopnih tehničnih naprav pri slepih uporabnikih bolj zaželena in pogostejša oblika pretvorbe iz zapisa v zvok, vedno manj pa v brajico. Se pa lahko zgodi tudi primer, da med arhivskim gradivom najdemo zapise v brajici (npr. fond AS 1460 – Zavod za slepo in slabovidno mladino; slika 4), ki jih arhivist ne zna prebrati in posledično popisati. V tem primeru imamo obraten primer, da moramo brajico pretvoriti v latinico ali zvočni zapis.

3.6 Pretvorba zvoka v tekst Metoda pretvorbe zvoka v tekst (»speech to text«) je metoda, s katero lahko prilagodimo zvočna arhivska gradiva v dostopno obliko za naglušne osebe. Zvočno gradivo prilagodimo v dostopno obliko za naglušno osebo tako, da nekdo posluša zvočni zapis in slišano zapiše. Tak postopek je dolgotrajen, zato bi bilo zaželeno, da bi zapise iz zvoka v tekst opravljali na čim bolj avtomatiziran način. Prva orodja za pretvorbo zvoka v tekst so bila razvita že pred več desetletji, vendar ta orodja ne podpirajo slovenskega jezika, zato so pretvorbe zaradi velikega števila napak neprimerne. Več uspeha si obetamo od orodja, ki ga je razvilo podjetje Newton Technologies iz Češke in podpira slovanske jezike, med drugim tudi slovenskega.

Zaključek

Predstavili smo osnovne metode za prilagoditev arhivskih gradiv v obliko, ki je dostopna ranljivim skupinam. Z navedenimi primeri dobre prakse smo želeli prikazati in dokazati, da je možno vsak tip arhivskega gradiva na nek način spremeniti v obliko, ki je dostopna ranljivim skupinam. Tehnologije torej obstajajo. Potrebujemo le zadostno mero znanja in ljudi, ki bodo izvajali prilagoditve vnaprej izbranega arhivskega gradiva ali tistega, za katerega bo izkazan večji interes, ter seveda finančna sredstva, s katerimi bo mogoče te prilagoditve izvajati in jih nato tudi promovirati ciljnim skupinam. S tem bomo na eni strani povečali dostopnost arhivskega gradiva, po drugi strani pa ranljivim skupinam zagotovili enake možnosti, kot nam to vedno bolj nalagajo tudi predpisi, tako v Sloveniji kot v svetu. V nadaljevanju projekta e-ARH.si bomo v okviru pilotskih primerov izdelali specifikacije, tehnike in postopke ter prilagodili določeno količino arhivskega gradiva čimveč različnih vrst, da bo slednje dostopno tudi ranljivim skupinam. Vendar pa to ne sme ostati samo ena izmed nalog, ki smo si jo zadali v omenjenem projektu. Prizadevali si bomo tudi čimbolj razširjati zavest, da je treba bogato kulturno dediščino, ki jo hranimo v arhivih, približati ranljivim skupinam, za katere brez prilagoditev ta dediščina pravzaprav ne obstaja.

T. Hajtnik, M. Kosi, R. Hrovat Merič: Prilagoditve različnih tipov arhivskih gradiv za dostopnost ranljivim skupinam

SUMMARY ADAPTATIONS OF DIFFERENT TYPES OF ARCHIVAL RECORDS FOR VULNERABLE GROUPS Tatjana Hajtnik, Ph. D. Archives of the Republic of Slovenia, Ljubljana, Slovenia tatjana.hajtnik@gov.si

Mojca Kosi Archives of the Republic of Slovenia, Ljubljana, Slovenia mojca.kosi1@gov.si

Robert Hrovat Merič Archives of the Republic of Slovenia, Ljubljana, Slovenia robert.meric@gmail.com

One of the most important strategic objectives in the development of the Slovenian electronic archives within the e-ARH.si project, is to make the archives accessible to vulnerable groups through modern technologies. We are bound to this by regulations, which give an increasing emphasis on accessibility of records for vulnerable groups. On October 26, 2016, the Directive (EU) 2016/2102 of the European Parliament and of the Council on the Accessibility of the Websites and Mobile applications of public Sector bodies was adopted. In Article 12, it specifies that by September 23, 2018, member States must implement laws, regulations and administrative provisions necessary to comply with this Directive. In December 2017, a draft Act on the Availability of Websites and Mobile Applications was submitted to the public debate. Its purpose is to provide more accessible websites and mobile applications of public sector bodies in the Republic of Slovenia for users, especially for disabled users. The law foresees, however, certain exceptions, for example, reproductions of cultural heritage, which for various but justified reasons cannot be fully accessible to vulnerable groups. In the framework of the eARH.si project, however, specifications, techniques and methods for the adaptation of archival records for access to vulnerable groups are being prepared. In the article, the authors describe various methods of adaptation for different types of archival records, as they could be examined on the basis of existing best practices in archival institutions around the world and related institutions in the field of culture in Slovenia (museums, art galleries, libraries, theaters) where however, adjustments for vulnerable groups are still largely carried out within individual projects. Basic methods of adaptation of various types of archival records for vulnerable groups are presented, for example audio description, conversion of written text into sound, digitization of archival records with text recognition (OCR), replicas, copies, conversion into braille alphabet and transcription. In the continuation of the project, the specifications for the adaptation of selected types of archival records for accessibility to vulnerable groups and lists of already adapted records will be prepared.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Viri in literatura A.K. (2010): Petelinji zajtrk tudi za slepe in slabovidne. Pridobljeno 23. 3. 2018 s spletne strani https://www.rtvslo.si/kultura/film/petelinji-zajtrk-tudi-za-slepe-inslabovidne/ 231143. DAISY Consortium. Pridobljeno 20. 2. 2018 s spletne strani http://www.daisy.org/. Direktiva (EU) 2016/2102 Evropskega parlamenta in Sveta o dostopnosti spletišč in mobilnih aplikacij organov javnega sektorja. UL L 327, 02.12.2016, str. 1– 15. Pridobljeno 25. 1. 2018 s spletne strani http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/ LexUriServ.do?uri=CELEX:2016L2102:SL:HTML. Helen Keller Archives. Pridobljeno 20. 2. 2018 s spletne strani https://helenkeller.localarchives.net/. Lavrenčič, A. (2016). Avdiodeskripcija in arhivi. Arhiviranje oddaj z zvočnim opisom za slepe in slabovidne v arhivu RTV Slovenija. Pridobljeno 25. 1. 2018 s spletne strani http://www.pokarh-mb.si/uploaded/datoteke/Radenci/radenci_2016/ 515526_lavrencic_2016.pdf. Library of Congress. Pridobljeno 23. 2. 2018 s spletne strani https://www.loc.gov/ collections/alan-lomax-manuscripts/about-this-collection/ (23. 2. 2018). Marošek, S. (2016). Dostopnost muzejskih eksponatov za slepe in slabovidne. Magistrsko delo. Maribor: Pedagoška fakulteta. Pridobljeno 12. 1. 2018 s spletne strani https://dk.um.si/Dokument.php?id=97880. Milek, V. (2011, 12. november). Prpić: Vsega sem se naučil. Vse me zanima, razen kemije. Delo, Sobotna priloga, 12. 11. 2011. Pridobljeno 23. 2. 2018 s spletne strani http://www.delo.si/zgodbe/sobotnapriloga/prpic-vsega-sem-se-naucil-vseme-zanima-razen-kemije.html. Kako deluje? (2014). Pridobljeno 25. 1. 2018 s spletne strani http://www.monitor.si/clanek/kako-deluje/156943/. Rožanc, E. (2015). Kopije muzejskih predmetov v Slovenskem etnografskem muzeju. V: Palić, T. in Valič, (Ur.) Elaborat o dostopnosti in zagotavljanju tehničnih pogojev za vzpostavitev dostopnosti do kulturne dediščine ranljivim skupinam. Str. 53–54. Ljubljana: slovenski etnografski muzej. Varga, M. (2014). Digitalizacija vsebin. Pridobljeno 25. 1. 2018 s spletne strani http://www.monitor.si/clanek/digitalizacija-vsebin/156939/. Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.0. Pridobljeno 12. 1. 2018 s spletne strani https://www.w3.org/TR/WCAG20/. What is Audio Desription? Audio Description Association. Pridobljeno 25. 1. 2018 s spletne strani http://www.audiodescribe.com/about/whatisad.php. ABBYY FineReader. Pridobljeno 13. 3. 2018 s spletne strani https://en.wikipedia.org/wiki/ABBYY_FineReader. Zakon o dostopnosti spletišč in mobilnih aplikacij (ZDSMA) – OSNUTEK. Pridobljeno 11. 1. 2018 s spletne strani https://e-uprava.gov.si/.download/ edemokracija/datotekaVsebina/320475?disposition=inline.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Prejeto / Received: 20. 03. 2018 1.02 Pregledni znanstveni članek

1.02 Review Article

VIRTUALIZACIJA ČITALNIŠKIH POSTOPKOV: OD IDEJE DO KONCEPTA dr. Žiga Koncilja Arhiv Republike Slovenije, Ljubljana, Slovenija ziga.koncilija@gov.si

dr. Tatjana Hajtnik

dr. Gregor Jenuš

Arhiv Republike Slovenije, Slovenija tatjana.hajtnik@gov.si

Arhiv Republike Slovenije, Slovenija gregor.jenus@gov.si

Anja Paulič

Vanja Pfajfar

Arhiv Republike Slovenije, Slovenija anja.paulic@gov.si

Arhiv Republike Slovenije, Slovenija vanja.pfajfar@gov.si

Izvleček: Hiter napredek na področju informacijsko-komunikacijskih tehnologij in z njim povezane družbene spremembe zahtevajo prilagoditve tudi v načinih dela slovenskih arhivov. Digitalizacija poslovanja omogoča slovenski javni arhivski službi med drugim tudi povečanje možnosti na področju dostopanja do arhivskega gradiva. Vzpostavitev virtualne arhivske čitalnice, kot ena izmed ključnih aktivnosti projekta e-ARH.si: 2016–2020, bo ob uspešni tehnični realizaciji prenesla čitalniške postopke v virtualno okolje in tako zagotavljala vse ključne funkcionalnosti v podporo čitalniškim postopkom. S tem bo zagotavljala podporo različnim tipom uporabnikov, vključno z uporabniki iz ranljivih skupin. Virtualizacija čitalniških postopkov pa, poleg priložnosti, nezadržno prinaša tudi številna strokovna, tehnična in zlasti varnostna tveganja, povezana z zaščito podatkov, ki so varovani z zakonom. Ključne besede: virtualna arhivska čitalnica, projekt e-ARH.si, zaščiteni podatki, čitalniški postopki, e-ARH.si: VAČ Abstract: Virtualization of Archival Reading Room Tasks: From an Idea to a Concept Rapid development of information-communication technology and the social changes that come with have made it necessary for Slovenian archival institutions to make certain adjustment to their work. Digitization of activities in all areas of archival work enables archival public service to make archival material more available to its users. Virtual reading room, one of the key objectives of eARH.si: 2016-2020 project, is expected to place such activities into a virtual environment, where they are to be further developed and optimized, so as to offer help to a number of different users, including those from vulnerable groups. Virtualization of reading room tasks does not, however, provide only benefits and opportunities, but also involves a number of professional, technical and especially security challenges related to legally protected data. Key words: virtual archival reading room, e-ARH.si project, protected data, reading room activities, e-ARH.si: VRR

Ž. Koncilija, T. Hajtnik, G. Jenuš, A. Paulič, V. Pfajfar: Virtualizacija čitalniških postopkov: Od ideje do koncepta

Uvod Svet postaja z razvojem informacijsko-komunikacijskih tehnologij in t. i. digitalizacijo družbe nezadržno in večplastno vedno bolj povezan. Eksponentna rast nastajanja in pretoka digitalnih informacij po vseobsežnem spletu, eksponentna rast števila uporabnikov in spremembe njihovega obnašanja ter digitalna transformacija poslovanja javnih in privatnih institucij odpirajo številne nove gospodarske, socialne, kulturne in druge priložnosti ter izzive. Evropska komisija je marca 2010, v odgovor na takratno gospodarsko krizno obdobje, sprejela krovni dokument oz. strategijo Evropa 2020,1 ki predlaga sedem vodilnih ponudb. Ena izmed teh pobud je t. i. Evropska digitalna agenda, ki v iskanju trajnih gospodarskih in družbenih koristi daje ključno vrednost ravno razvoju digitalne družbe in informacijskega sektorja. Glede na vpetost Slovenije v evropsko in širšo globalno »digitalno skupnost« procesi digitalizacije temeljito spreminjajo tudi slovensko okolje. Slovenija na sodobne digitalne izzive odgovarja s podobno oz. iz evropske izhajajočo strategijo Digitalna Slovenija 20202. Le-ta določa ključne strateške razvojne usmeritve in navedene strategije povezuje v enovit strateški razvojni okvir. Strategija med prednostna področja ukrepanja uvršča razvoj širokopasovne infrastrukture elektronskih komunikacij, razvoj inovativnih podatkovno vodenih storitev, razvoj digitalnega podjetništva, krepitev kibernetske varnosti in razvoj vključujoče digitalne družbe. Digitalizacija in z njo povezane spremembe nezadržno spreminjajo tudi tradicionalne načine dela slovenskih arhivov. Bistveno se spreminja sam objekt arhivskega delovanja, poleg fizičnega arhivskega gradiva se soočamo z eksponentno rastjo elektronskega arhivskega gradiva. Na domala vseh področjih delovanja slovenske javne arhivske službe3 (dalje SJAS) s tem prihaja do temeljitih, lahko bi rekli tudi že revolucionarnih sprememb, ki od institucij in njihovih zaposlenih ne zahtevajo le novih razmislekov glede naše družbene vloge, ampak tudi temeljite prilagoditve dela. Spremembe posegajo na vsa področja poslovanja slovenskih arhivov; od postopkov prevzemanja arhivskega gradiva, postopkov dolgoročnega ohranjanja in navsezadnje tudi do postopkov, povezanih z dostopanjem do arhivskega gradiva. SJAS se je na izzive digitalne družbe odzvala že pred leti s pripravo Strategije in izvedbenega načrta razvoja slovenskega elektronskega arhiva 2010–2015 ter jo začela uspešno izvajati, leta 2016 pa je Vlada Republike Slovenije potrdila že drugo različico za obdobje 2016–20204. V skladu z načelom dostopnosti ZVDAGA (6. člen) predstavlja omogočanje dostopanja do arhivskega gradiva, torej sedaj tudi do elektronskega arhivskega gradiva, eno izmed ključnih poslanstev SJAS. Ker smo si v okviru že omenjene strategije razvoja e-arhiva oz. projekta e-ARH.si, še natančneje v okviru tretjega strateškega cilja Skrb za nadaljnjo uporabo in povečanje dostopnosti arhivskega gradiva, kot enega izmed ključnih ciljev zastavili tudi cilj omogočanja oddaljenega ali spletnega dostopanja, je postalo nujno, da se spopademo z izzivi virtualizacije čitalniških postopkov. V namen iskanja odgovorov smo analizirali domače in tuje prakse s področja oddaljenega dostopanja in preučili še razmeroma skopo literaturo, ki te probleme obravnava. Ker 1

Pridobljeno s spletne strani: http://www.mf.gov.si/delovna_podrocja/ekonomsko_upravljanje_in_ nacrtovanje/evropski_semester/strategija_evropa_2020/. Pridobljeno s spletne strani: http://www.mju.gov.si/fileadmin/mju.gov.si/pageuploads/DID/Informacijska_ druzba/DSI_2020.pdf. SJAS sestavljajo Arhiv Republike Slovenije (ARS) ter šest regionalnih arhivov (Zgodovinski arhiv Ljubljana (ZAL), Pokrajinski arhiv Maribor (PAM), Zgodovinski arhiv Celje (ZAC), Zgodovinski arhiv na Ptuju (ZAP), Pokrajinski arhiv Koper (PAK) in Pokrajinski arhiv Nova Gorica (PANG)). Pridobljeno s spletne strani: http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/zakonodaja/ Strategija_e-ARH.si/Strategija_e-ARH_si_2016-2020_1.0.pdf.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

nismo našli ustrezne rešitve, ki bi odgovarjala zahtevam dela slovenskih arhivov, smo se lotili posnetka trenutnih čitalniških postopkov z namenom njihove preslikave v virtualno okolje in na podlagi slednjega oblikovanja lastne ideje, ki je v drugi fazi prerasla v vizijo in nato v tretji fazi v koncept virtualne arhivske čitalnic (dalje e-ARH.si: VAČ).

Definicije in koncepti spletnega dostopanja Še preden pregledamo raznovrstne definicije in koncepte, se moramo vprašati, o čem pravzaprav govorimo, ko omenjamo pojem »virtualna arhivska čitalnica«. Namreč, ob poglabljanju v tematiko se pogosto srečujemo z različnimi poimenovanji za precej podobne koncepte. Ali je virtualna čitalnica že pregledovalnik digitaliziranega gradiva, ali je virtualna čitalnica tudi virtualna razstava, ali je digitalna knjižnica enako kot virtualna čitalnica oz. je slednja le njen ožji funkcionalni del? Kot bomo videli v nadaljevanju, je virtualna arhivska čitalnica kompleksen informacijski sistem, oblikovan po načelih storitveno orientirane arhitekture, ki vsebuje funkcionalnosti različnih spletnih oblik pregledovanja in rabe digitalnega gradiva. Najpogosteje uporabljen pojem spletnega pregledovanja gradiva je digitalna ali virtualna knjižnica. Pojem digitalna knjižnica se je sicer populariziral v sredini 90-ih let in se do danes, ko obstajajo že koncepti globalne oz. svetovne digitalne knjižnice, izkristaliziral v definicijo, ki pravi, da je »digitalna knjižnica specialna oblika knjižnice, ki hrani digitalne objekte, ki vključujejo tekste, avdio-video gradivo, shranjeno na elektronskih medijih skupaj s sredstvi za organizacijo, hrambo in dostopanje«. Mednarodno združenje Digital Library Federation5 o delovni definiciji digitalne knjižnice pravi, da so, »… digitalne knjižnice organizacije, ki ponujajo resurse, vključno s specializiranim osebjem, da izbirajo, strukturirajo, ponujajo dostop do [digitalnega gradiva, op. p.], interpretirajo, distribuirajo, ohranjajo integriteto in zagotavljajo persistenco zbirk digitalnega gradiva tako, da je le-to dostopno za uporabo s strani skupnosti in redno ter ekonomsko vzdržljivo«.6 Podobna je definicija oz. koncept digitalne knjižnice iz dokumenta Strategija razvoja dLib Narodne in univerzitetne knjižnice Slovenije,7 ki jo definira kot, »… organizirane zbirke digitalnih dokumentov, ki so v spletnem okolju na enostaven način dostopne javnosti. Vsebujejo lahko digitalizirano gradivo in gradivo, ki je bilo že izvorno izdelano v digitalni obliki. Digitalna knjižnica je torej knjižnica, ki uporabnikom nudi informacijske vire v digitalni obliki in jim s svojimi storitvami zagotavlja njihovo dostopnost in uporabo«. Pojem virtualna čitalnica lahko opredelimo kot ožji funkcionalni del digitalne knjižnice, ki se osredotoča predvsem na funkcionalnosti iskanja in pregledovanja elektronskega oz. digitalnega gradiva, tako digitaliziranega kot tudi izvorno digitalnega gradiva. Virtualna ali (tudi) elektronska in digitalna čitalnica je, kot bomo videli v nadaljevanju, manj kompleksna oblika virtualne arhivske čitalnice, ki uporabnikom omogoča pregledovanje elektronskega gradiva, in kot taka predstavlja ključen funkcionalni del širšega pojma digitalne knjižnice. Virtualna čitalnica naj bi končnim uporabnikom s svojimi funkcionalnostmi omogočala postopke iskanja, naročanja in pregledovanja digitalnih objektov. Hkrati pa naj bi nadzornikom informacijskega sistema, ali sistemu samemu, zagotavljala funkcionalnosti za izvajanje postopkov obdelave poizvedb, priprave in posredovanja gradiva v rabo. Če virtualno čitalnico digitalnih

5 6

Dostopno na: https://www.diglib.org, 23. 3. 2018. Delovna definicija, ki se redno posodablja je v celoti dostopna nas spletni strani: http://old.diglib.org/ about/dldefinition.htm. Pridobljeno s spletne strani: http://www.dlib.si/documents/2007/Strategija_Dlib.pdf.

Ž. Koncilija, T. Hajtnik, G. Jenuš, A. Paulič, V. Pfajfar: Virtualizacija čitalniških postopkov: Od ideje do koncepta

knjižnic apliciramo na specifiko arhivskega poslovnega okolja, jo lahko pravilneje definiramo še ožje, torej kot virtualno arhivsko čitalnico8.

Virtualna arhivska čitalnica Arhivi se od knjižnic razlikujejo v več pogledih. Poleg osnovnih nalog prevzemanja, varovanja, urejanja, popisovanja in omogočanja uporabe gradiva, ki se v obsegu, kompleksnosti in strokovni zahtevnosti razlikujejo od knjižničnih, je temeljna razlika predvsem v naravi hranjenega unikatnega arhivskega gradiva, ki je po ZVDAGA (2. člen), »… dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ali pa ima trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb«. Hkrati pa (7. člen) je arhivsko gradivo »… kulturni spomenik in mora biti kot takšno varovano«. Unikatno arhivsko gradivo mora biti organizirano in popisano (UVDAG, členi 60.–69.) po določeni standardizirani strukturi,9 ki le-temu zagotavlja ohranjati kontekst, v katerem je bilo gradivo ustvarjeno, in hkrati mrežo razmerij z namenom ohranjanja njihove informativne vsebine oz. zagotavljanja uporabnih in razumljivih informacij (ZVDAGA, 3. in 5. člen). Arhivi morajo za hranjeno arhivsko gradivo zagotavljati kontekstualne metapodatke, ob upoštevanju temeljnih arhivskih strokovnih načel in ob spoštovanju ter izvrševanju zakonodaje s področja varovanja z zakonom varovanih podatkov. Enako mora veljati tudi za elektronsko arhivsko gradivo. Skladno s tem virtualna arhivska čitalnica predstavlja kompleksnejšo obliko virtualnih čitalnic. Razlikuje se po naravi gradiva, s katerim operira, in s tem posledično tudi s kompleksnejšimi funkcionalnostmi. Virtualna arhivska čitalnica mora biti vzpostavljena kot varen in sodoben informacijski sistem, ki bo zagotavljal vse ključne funkcionalnosti v podporo temeljnim čitalniškim postopkom. Glede na kompleksnost sistema se s prenašanjem čitalniških postopkov v virtualno okolje pojavljajo tako nove priložnosti kot tudi novi izzivi. Postopki in tehnologija, povezana z virtualizacijo, so tako še bolj zahtevni in revolucionarni kot za digitalne knjižnice, ki operirajo z manj »zahtevnim« gradivom.

8 9

Ang. VARR – Virtual Archive Reading Room. Poleg zakonodajnih določil se slovenski javni arhivi sklicujejo tudi na mednarodno sprejete arhivske strokovne standarde: ISAD(g), ISAAR(CPF), ISDIAH in ISDF.

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Obstoječi čitalniški postopki Pred prenosom postopkov v virtualno okolje je treba sprva delovati v smeri natančnega posnetka in morebitne uskladitve obstoječih arhivskih čitalniških postopkov v SJAS. Temeljni identificirani čitalniški procesi (razvidni iz slike 1) v SJAS so v osnovi razdeljeni v sedem glavnih skupin: registracija, identifikacija, pregled pripomočkov za uporabo arhivskega gradiva/pregled registra fondov, naročilo, priprava arhivskega gradiva, uporaba arhivskega gradiva in zaključek naročila oz. vračilo arhivskega gradiva. ČITALNICA glavni proces Zap. Kratek naziv št. 1. Registracija

podprocesi Zap. št. Opis postopkov.

Identifikacija

2.a

Pregled pripomočkov za uporabo AG/AIS Naročilo AG

3.a

Izpolnitev matičnega lista. Potrditev čitalničarja (pregled in podpis). Vpis novega uporabnika v bazo. Izdaja uporabniške kartice oz. dodelitev črtne kode. Uporabnik se zglasi pri čitalničarju in se identificira (ime in priimek). Uporabnik pregleda popise ali išče po AIS. Čitalničar nudi informacije o naročanju in dostopu ali uporabnika za podrobnejše informacije o vsebini gradiva napoti na arhivista. Uporabnik izpolni naročilnico z naslednjimi elementi: ime in priimek in/ali ID, signatura, t. e. ali p. e., datum naročila, datum ogleda, podpis Čitalničar pregleda naročilnico in jo potrdi s podpisom oz. ob manjkajočih elementih prosi uporabnika za dopolnitev. Čitalniška služba pripravi gradivo. Uporabnik sporoči čitalničarju, katero gradivo je naročeno. Čitalničar vpiše uporabo v AIS. Uporabnik sporoči čitalničarju želje o nadaljnji uporabi oz. neuporabi gradiva. Čitalničar gradivo, ki bo še v uporabi, pospravi v pripravljalnico ali ostane v čitalnici. Čitalničar gradivo, ki ne bo več v uporabi, pospravi v skladišče.

1.a 1.b 1.c 1.d

4.a

4.b

4.c

5. 6.

Priprava AG Uporaba AG

Zaključek naročila/ vrnitev AG

5.a 6.a 6.b 7.a 7.b

7.c

Slika 1: Pregled temeljnih čitalniških procesov rabe arhivskega gradiva

Ž. Koncilija, T. Hajtnik, G. Jenuš, A. Paulič, V. Pfajfar: Virtualizacija čitalniških postopkov: Od ideje do koncepta

V namen identifikacije čitalniških procesov znotraj celotne SJAS je bil oblikovan anketni vprašalnik in posredovan arhivom. Ob analizi prejetih anketnih vprašalnikov smo ugotavljali, da vse arhivske čitalniške službe izpolnjujejo matične liste, elektronske matične liste pa je možno izpolnjevati le v ARS in PANG. Čitalniški uslužbenci vseh anketiranih ustanov pregledajo in podpišejo matični list, medtem ko v elektronsko bazo uporabnikov vpisujejo vsi, razen PANG in PAK. Uporabnik se mora v vseh čitalnicah identificirati z imenom in priimkom, ponekod pa se zahtevajo tudi druge identifikacijske informacije. Povsod razen v ARS in PAM se od uporabnikov zahteva identifikacijo z osebnim dokumentom. Uporabnik najprej pregleda obstoječe popise ali pa išče po arhivskem informacijskem sistemu (v modulu scopeQuery, kjer lahko uporabnik brska po dveh ločenih podatkovnih bazah – ARS ali SIRAnet). Čitalničar nudi osnovne informacije, glede podrobnejših postopkov naročanja ali za podrobnejše informacije o vsebini gradiva pa uporabnika napoti do pristojnega arhivista. Uporabnik nato izpolni naročilnico, ki se razlikuje po arhivih in vsebuje naslednje elemente: ime in priimek in/ali ID, signatura, tehnična enota ali popisna enota, datum naročila, kdaj se bo uporabnik zglasil in podpis uporabnika. Čitalničar pregleda naročilnico in jo potrdi s podpisom oz. ob manjkajočih elementih prosi uporabnika za dopolnitev ter ga obvesti o stopnji dostopnosti gradiva. Nekateri arhivi omogočajo tudi naročanje gradiva z izpolnitvijo e-naročilnice v modulu scopeQuery. Sestavni deli enaročilnice se znotraj SJAS prav tako razlikujejo. Po prejetih naročilih čitalniška služba pripravi arhivsko gradivo za uporabo glede na nivo dostopnosti in morebitne omejitve (ob odobritvi dostopa s strani arhivske komisije). Čitalniški uslužbenec nato uporabo arhivskega gradiva zabeleži v scopeArhiv povsod razen v PANG, PAK in ZAL (enota Škofja Loka). Uporabnik arhivsko gradivo pregleda, naroči morebitne reprodukcije in obvešča uslužbence čitalnice o morebitni nadaljnji uporabi gradiva. Po opravljeni rabi se arhivsko gradivo vrne v skladišče. Natančna identifikacija obstoječih čitalniških postopkov in trenutnih načinov spletnega dostopanja do arhivskega gradiva v fazi pregledovanja dobrih praks sta bili osnova za prenos v virtualno okolje in prilagoditev nanj oz. za oblikovanje koncepta eARH.si: VAČ.

Pregled domačih in tujih praks spletnega dostopanja10 Koncept virtualne čitalnice smo od prvotne ideje spletnega dostopanja in identifikacije obstoječih čitalniških postopkov nadgrajevali tudi s pomočjo analize praks spletnega dostopanja do digitalnega gradiva. V Sloveniji in po svetu obstajajo rešitve, ki kompleksnih zahtev virtualne arhivske čitalnice sicer ne izpolnjujejo v celoti. Lahko pa smo z analizo delovanja posamezne rešitve določali svoje specifične zahteve in se izogibali pomanjkljivostim, ki jih obstoječe rešitve imajo. Digitalne knjižnice in virtualne razstave v slovenskem prostoru predstavljajo dobršen del različnih oblik ponudbe digitaliziranih vsebin. Digitalna knjižnica Slovenije – dLib11 – npr. zagotavlja dostop do raznovrstnih digitalnih vsebin s področja znanosti, umetnosti in kulture (zbirke, publikacije, literatura, časopisje itn.). Portal dLib je bil od leta 2005 do danes deležen novih izboljšav in funkcionalnosti, s katerimi so mdr. izboljšali možnosti iskanja gradiva s tematskim pregledovalnikom, zbirkami in geopozicioniranjem. Vzpostavljen je bil nacionalni agregator e-vsebin s področja kulture, prek katerega različne ustanove posredujejo metapodatke o svojih digitalnih virih na portal evropskih 10 11

Poročilo o raziskavi dobrih praks (2017). Interni dokument projekta e-ARH.si: ESS 2016-2020, KC4. Dostopno na: https://www.dlib.si, 23. 3. 2018.

100

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

digitalnih knjižnic Europeana12. Regijski portal Kamra13 je spletno mesto, ki združuje digitalizirane vsebine s področja domoznanstva v knjižnicah in drugih lokalnih kulturnih ustanovah. Digitalizirane vsebine so dostopne z enega mesta, kreirane pa v različnih organizacijah. Uporabniki lahko dostopajo do zgodb s spremnimi besedili ter pripadajočimi digitaliziranimi objekti in metapodatki. Portal Zgodovina Slovenije – Sistory14 – omogoča poleg zbiranja in urejanja raziskovalnih podatkov15 tudi pregledovanje digitaliziranih vsebin (monografije, serijske publikacije itn.). V informacijski infrastrukturi SJAS lahko trenutno najdemo več primerov podobnih načinov spletnega dostopanja do digitalnih objektov. Naj omenimo le dva: Zgodovinski arhiv Ljubljana16 npr. v razdelku »digiteka« ponuja dostop do tematsko zbranih digitalnih zbirk, primer virtualne razstave pa je razstava Arhivi – Zakladnice spomina17. Informacijski sistem SJAS trenutno že vsebuje zametke virtualne arhivske čitalnice. V omejenem obsegu omogoča dostopanje do arhivskega gradiva preko arhivskega informacijskega sistema, ki temelji na programskih rešitvah scopeArchiv podjetja Scope Solutions18. Trenutni sistem v modulu scopeQuery19 omogoča uporabniku registracijo (brez digitalnega potrdila). Uporabnik izpolni spletni obrazec in ga pošlje čitalniški službi. Čitalničar podatke vnese v modul Partnerji20 in ob uporabnikovem fizičnem prihodu v čitalnico odpre njegov uporabniški dosje. Uporabnik lahko v scopeQueryju išče po podatkovni bazi ARS ali SIRAnet21, vendar le po naboru metapodatkov popisnih enot, ki so bili vneseni v fazi popisa. Po teh metapodatkih je uporabniku omogočen način iskanja po »polnem tekstu« (le po vsebinah metapodatkov), po tektoniki oz. drevesni strukturi arhivskega gradiva, po poljih in po deskriptorjih. Na podlagi poizvedb uporabnik prejme določeno število zadetkov, ki prikazujejo naslov, časovno obdobje, nivo, signaturo arhivskega gradiva ter odstotek ustreznosti z iskalnimi parametri. Ko uporabnik najde določeno arhivsko gradivo, ga lahko označi in shrani v delovno mapo za poznejši ogled ali obdelavo. Ko uporabnik zaključi iskanje, lahko željeno arhivsko gradivo, ob predhodni registraciji in odprtem uporabniškem dosjeju, naroči le za ogled v arhivski čitalnici. Po drugi strani pa obstoječi arhivski informacijski sistem uslužbencem arhiva omogoča obdelavo naročil in vodenje uporabniških dosjejev ter evidenc rabe arhivskega gradiva. Kot lahko opazimo, določeni nastavki virtualne arhivske čitalnice v arhivskem informacijskem sistemu scopeArchiv že obstajajo. Manjka pa bistven del, torej funkcionalnosti, povezane z oddaljeno rabo različnih zvrsti elektronskega arhivskega gradiva, funkcionalnosti, povezane s pripravo in posredovanjem gradiva, učinkovitejši načini nudenja interaktivne pomoči ter funkcionalnosti, povezane s pripravo, 12 13 14 15

16 17

18 19

20 21

Dostopno na: https://www.europeana.eu/portal/sl, 23. 3. 2018. Dostopno na: https://www.kamra.si, 23 .3. 2018. Dostopno na: http://sistory.si, 23. 3. 2018. Npr. popis žrtev med in po drugi svetovni vojni, popisi prebivalstva in ZIC-bazo citatov iz slovenskih zgodovinskih monografij, osrednjih znanstvenih časopisov. Dostopno na: http://www.zal-lj.si, 27. 3. 2018. Dostopno na: http://www.mojaslovenija.si/MuzejiInGalerije/ArhivRepublikeSlovenije/ZakladniceSpom ina/01_Arhivi.html, 19. 3. 2018. Dostopno na: http://www.scope.ch/en/. Modul scopeQuery je del programskih rešitev scopeArchiv, ki so namenjeni podpori arhivskemu strokovnemu delu švicarskega podjetja scope solutions ag iz Basla. Modul Partnerji je del programskih rešitev scopeArchiv. Podatkovna zbirka ARS je bila vzpostavljena leta 2008, njena uporaba je omejena na Arhiv Republike Slovenije. Dostopno na: http://arsq.gov.si/Query/suchinfo.aspx, 27. 3. 2018. Podatkovna zbirka SIRAnet je bila vzpostavljena v drugi polovici leta 2009 kot testna in od maja leta 2010 dalje kot produkcijska, gradijo, vzdržujejo in uporabljajo jo vsi slovenski regionalni arhivi. Dostopno na: http://www.siranet.si/ suchinfo.aspx, 27.3.2018

101

Ž. Koncilija, T. Hajtnik, G. Jenuš, A. Paulič, V. Pfajfar: Virtualizacija čitalniških postopkov: Od ideje do koncepta

posredovanjem in nadzorovanjem rabe elektronskega arhivskega gradiva za potrebe uslužbencev arhiva ter za izvrševanje zakonskih zahtev s področja varovanja podatkov. V okviru financiranja projekta OP RR (2013–2015) in v okviru Strategije razvoja slovenskega elektronskega arhiva (2010–2015) so predhodno oblikovali specifikacijo in orodja, ki se nanašajo na nekatere omenjene ključne funkcionalnosti virtualnih čitalnic. S programskimi rešitvami, ki naj bi bile integrirane v obstoječo infrastrukturo arhivskega informacijskega sistema, so bile ponujene rešitve za omogočanje priprave, prevzema in tudi uporabe elektronskega arhivskega gradiva. V okviru slednjega so mdr. izdelali tehnično definicijo zgradbe Dostavnega informacijskega paketa (DIP) in programska orodja (modul za pripravo in pregledovanje DIP za izbrane tipe elektronskega arhivskega gradiva). Globalno digitalno okolje ponuja še širšo množico različnih oblik dostopanja do arhivskega gradiva. Podrobneje smo si ogledali načine dostopanja do arhivskega gradiva nacionalnih arhivov Velike Britanije22, Združenih držav Amerike23, Švicarskega zveznega arhiva24, Arhineta25 in nekaterih drugih. Glavnino dobrih praks smo lahko ocenjevali zgolj skozi oči uporabnika, neposrednih internih informacij o delovanju sistemov posameznih arhivov in knjižnic ni bilo mogoče pridobiti. Pregled praks je pokazal, da arhivi in knjižnice pospešeno digitalizirajo gradivo, do slednjega lahko uporabniki dostopajo na karseda enostaven način, veliko pozornosti pa posvečajo tudi že omogočanju spletnega dostopanja do elektronskega arhivskega gradiva. Uporabniški vmesniki do določene mere ponekod že omogočajo nekatere funkcionalnosti virtualne arhivske čitalnice, kot so iskanje gradiva, registracija uporabnika, naročanje reprodukcij, uporaba gradiva, prenašanje gradiva v različnih formatih itn. Z nekaterimi vprašanji dostopanja do elektronskega arhivskega gradiva so se mdr. ukvarjali v okviru E-ARK projekta,26 kjer je bila ena izmed nalog določiti in opisati procese, do katerih prihaja pri uporabi arhivskega gradiva. Oblikovan je bil dokument, 27 ki opisuje: shematični prikaz in besedilni opis dostopa, uporabniške primere dostopanja, format E-ARK DIP in zahteve za njegovo izgradnjo ter komponente dostopa z vidika programskih orodij. Za izjemno pomemben dokument med pregledovanjem dobrih praks pa se je izkazala švicarska specifikacija VSA ASS,28 ki potrjuje vse bistvene izzive vzpostavitve e-ARH.si: VAČ. Švicarska specifikacija pojasnjuje definicijo virtualne čitalnice, ki jo razume v smislu sistema, ki ga nadzira/vodi arhivska institucija in ki omogoča dostop do arhivskega gradiva in njegovo uporabo tako, da poustvarja temeljne postopke delovanja arhivske čitalnice v virtualnem okolju.

22 23 24 25 26 27

Dostopno na: http://www.nationalarchives.gov.uk/, 27. 3. 2018. Dostopno na: https://www.archives.gov/, 27. 3. 2018. Dostopno na: https://www.bar.admin.ch/bar/en/home.html, 27. 3. 2018. Dostopno na: http://arhinet.arhiv.hr/, 27. 3. 2018. Dostopno na: http://www.eark-project.com/, 27. 3. 2018. D5.2 E-ARK DIP Draft Specification. Pridobljeno s spletne strani: http://www.eark-project.com/ resources/project-deliverables/31-d52. Koncept in katalog zahtev za virtualno čitalnico (nem. Konzept und Anforderungskatalog virtueller Lesesaal), katerega verzijo 1.0 je 3. 12. 2015 izdalo združenje švicarskih arhivov VSA-AAS (Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivare).

102

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Koncept e-ARH.si: VAČ Še pred samim konceptom je bila predhodno oblikovana vizija informacijske spletne storitve e-ARH.si:VAČ, ki drzno in v najširšem obsegu predvideva prenos klasičnih čitalniških postopkov v virtualno okolje, v katerem se jih bo nadgrajevalo, po potrebi avtomatiziralo in s tem optimiziralo.

Slika 2: Shema čitalniških postopkov v e-ARH.si: VAČ

Vizija rešitve e-ARH.si: VAČ z vidika končnih uporabnikov predvideva intuitiven grafični spletni vmesnik, kot enotno vhodno spletno točko, preko katere se bo različnim tipom uporabnikov omogočalo pregledne in učinkovite načine iskanja, naročanja in uporabe arhivskega (zlasti elektronskega) gradiva, vključno z interaktivno pomočjo in funkcionalnostmi izpolnjevanja spletnih obrazcev ter možnostjo plačevanja storitev preko sodobnih elektronskih plačilnih sistemov. Z vidika naprednih uporabnikov predvideva vizija e-ARH.si: VAČ učinkovite postopke upravljanja z uporabniškimi računi, upravljanje naročil, priprave in posredovanja elektronskega arhivskega gradiva ter nadzora nad rabo s posebnim poudarkom na varovanju arhivskih strokovnih zahtev in z zakonom varovanih podatkov. Z vidika tehničnih skrbnikov predpostavlja vizija e-ARH.si: VAČ vzpostavitev moderne informacijske infrastrukture, ki bo izpolnjevala predpisane zahteve in vzpostavljala varno okolje za izvajanje čitalniških delovnih postopkov. Pri tem bo upoštevala standarden referenčni model Odprt arhivski informacijski sistem (OAIS)29, Enotne tehnološke zahteve Arhiva Republike Slovenije, Smernice Ministrstva za javno upravo za razvoj in javno naročanje informacijsko-tehnoloških rešitev in Generične

Mednarodni standard ISO 14721: ang. Space data and information transfer systems. Služi kot referenčni model za trajno ohranjanje elektronskih podatkov in sistemov za prenos informacij.

103

Ž. Koncilija, T. Hajtnik, G. Jenuš, A. Paulič, V. Pfajfar: Virtualizacija čitalniških postopkov: Od ideje do koncepta

tehnološke zahteve za razvoj informacijskih sistemov ter omogočala uporabo oz. integracijo že izdelanih rešitev v okviru Državnega računalniškega oblaka.30 Vzpostavljena vizija e-ARH.si: VAČ je bila s kompleksnimi metodami specificiranja uporabniških zahtev, v zahtevnem enoletnem obdobju dela ožje projektne skupine, prelita v koncept oz. natančneje v Okvirno funkcionalno specifikacijo e-ARH.si: VAČ31 kot temeljni dokument za izvedbo javnega naročila in s tem tehnično realizacijo estoritve. Fazi oblikovanja Okvirne funkcionalne specifikacije e-ARH.si: VAČ je bila posvečena posebna pozornost, saj ta odločilno vpliva na kakovost in uporabnost končnega izdelka kot tudi na sposobnost nadzora nad razvojem in kakovostnega prevzema po postopku javnega naročanja dogovorjene storitve. Vsebino končne funkcionalne specifikacije tvorijo poglavja: uvod, predmet javnega naročila, analiza trenutnega stanja, pravni okvir delovanja, sheme temeljnih in podrejenih delovnih procesov, vloge uporabnikov in sistem avtentikacije oz. dodelitve uporabniških pravic, uporabniški scenariji, opis sistema e-ARH.si: VAČ ter uporabniškega vmesnika in opis modulov s seznami zahtev. V okviru vzpostavitve grafične podobe virtualne arhivske čitalnice se predvideva razvoj samostojnega spletnega uporabniškega vmesnika e-ARH.si: VAČ, ki bo predstavljal vstopno točko oz. prvi stik uporabnika z informacijsko rešitvijo e-ARH.si: VAČ. Oblikovno bo grafični vmesnik izpolnjeval sodobne koncepte spletnega dizajna, torej enostavnost in dopadljivost, učinkovitost, odzivnost, prilagodljivost, merljivost, razširljivost in možnost odpravljanja napak. Spletni vmesnik bo na tak način jasno, pregledno in interaktivno ponujal osnovne informacije glede delovanja e-ARH.si: VAČ in uporabe arhivskega gradiva. Spletni vmesnik bo tudi ustrezno prilagojen glede na tip uporabnika in njemu pripadajočo stopnjo uporabniških pravic s funkcionalnostmi tudi za prilagajanje ranljivim skupinam.32 Bistvo koncepta informacijske rešitve e-ARH.si: VAČ je v medsebojno povezljivi strukturi, ki identificira in integrira čitalniške postopke v virtualno okolje. Del postopkov se lahko avtomatizira in na ta način optimizira. Govorimo o t. i. storitveno orientirani arhitekturi informacijskih sistemov, 33 ki gradi poslovne (čitalniške) procese in sestavljene aplikacije na osnovi večkratno uporabljivih modulov. Koncept informacijske rešitve e-ARH.si: VAČ predvideva osem medsebojno povezanih modulov. Vsak modul smiselno zaokroža sklop funkcionalnosti in gradnikov, ki skupaj podpirajo temeljni čitalniški proces. V Okvirni funkcionalni specifikaciji e-ARH.si: VAČ je vsak posamezni modul razdeljen na podpoglavja: namen modula, analiza trenutnega stanja, opis pričakovane rešitve modula vključno z modeli poslovnih procesov in tabelarnimi seznami funkcionalnosti, potrebnih za razvoj modula.

Nabor rešitev oz. gradnikov in horizontalnih funkcij je dostopen na Portalu NIO: https://nio.gov.si/nio/, 27. 3. 2018. Okvirna funkcionalna specifikacija e-ARH.si: VAČ (2017). Interni dokument projekta e-ARH.si: ESS 2016-2020, KC4. Smernice WCAG 2.0 – Web Content Accessibility Guidelines. Pridobljeno s: http://www.w3.org/TR/ WCAG20/. Več glej npr.: Erl, Thomas: Service-oriented architecture: concepts, technology and design, Prentice Hall PTR, Upper Saddle River, New Jersey 2008.

104

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Koncept e-ARH.si: VAČ obsega:        

modul »Iskanje«, modul »Prijava/Registracija«, modul »Upravljanje z naročili«, modul »Statistika/Evidence«, modul »Priprava in posredovanje«, modul »Uporaba«, modul »Pomoč uporabniku«, modul »Virtualna razstava«.

V modulu »Iskanje« se načrtuje nadgradnja obstoječih iskalnih funkcionalnosti in integracija novih ter s tem optimizacija iskalnih zmogljivosti.34 Predvidena je vzpostavitev uporabniku prijazne enotne vstopne točke, ki bo omogočala učinkovite oblike iskanja, vključno z iskanjem po polnem tekstu elektronskega arhivskega gradiva v samem repozitoriju e-ARH.si35, ne samo po popisnih elementih, temveč tako po metapodatkih obstoječih podatkovnih baz arhivskega informacijskega sistema kakor tudi po drugih vrstah metapodatkov, ki so lahko sestavni del elektronskega arhivskega gradiva ob prevzemu in so specifični za posamezno vrsto gradiva. Po drugi strani pa bo informacijski sistem vseboval aplikacijski vmesnik36 za strojno iskanje s strani zunanjih strežnikov. V modulu »Prijava/Registracija« se načrtuje vzpostavitev učinkovitejših postopkov registracije vključno z digitalnim potrdilom in vzpostavitvijo petstopenjskega sistema avtentikacije oz. uporabniških pravic. Predviden koncept bo končnim uporabnikom omogočal odprtje računov brez fizičnih obiskov in nadzor nad svojim uporabniškim profilom, po drugi strani pa bo uslužbencem arhivov z ustreznim sistemom uporabniških pravic omogočal učinkovito dodeljevanje uporabniških pravic in nadzor nad uporabnikovimi aktivnostmi v sistemu e-ARH.si: VAČ. V modulu »Upravljanje z naročili« se predvideva vzpostavitev funkcionalnosti za naročanje gradiva za ogled v virtualni čitalnici (s pomočjo ustreznega programskega orodja oz. pregledovalnika DIP37) ali za naročanja gradiva po drugih komunikacijskih kanalih (npr. spletno vročanje, posredovanje po spletni pošti ali preko SOVD38). Izjemno pomembno je, da koncept e-ARH.si: VAČ že v fazi naročanja predvideva ustrezne mehanizme za zaščito arhivskega gradiva, ki vsebuje varovane podatke. V primerih delno dostopnega arhivskega gradiva predvideva koncept e-ARH.si: VAČ možnost izvedbe spletnih postopkov za vložitev zahtev za odobritev izrednega dostopa ali za predložitev dokazil o izkazanem pravnem interesu, oz. sistem sam preveri, če uporabnik takšna dokazila že poseduje. Ob pozitivnih odločitvah in prejemu odločbe arhivske komisije oz. ustrezne listine lahko nato sistem oz. čitalničar nadaljuje s postopki priprave arhivskega gradiva.

34 35 36 37

Ang. SEO – Search Engine Optimization. E-repozitorij je vzpostavljen in deluje na odprtokodni platformi Fedora Commons. API – ang. Application Program Interface SIP (sprejemni informacijski sistem), AIP (arhivski informacijski paket) in DIP (dostopni informacijski paket) so temeljni pojmi standarda OAIS. SOVD – Spletno odložišče velikih datotek. Pridobljeno s: https://sovd.gov.si/vsebina/sovd, 18. 2. 2018.

105

Ž. Koncilija, T. Hajtnik, G. Jenuš, A. Paulič, V. Pfajfar: Virtualizacija čitalniških postopkov: Od ideje do koncepta

Modul »Priprava in posredovanje« je namenjen izključno naprednim uporabnikom in ne bo viden končnim uporabnikom na spletnem vmesniku e-ARH.si: VAČ. Modul obsega funkcionalnosti, povezane s postopki priprave in posredovanja elektronskega arhivskega gradiva. Trenuten ogled elektronskega arhivskega gradiva (le nestrukturiranih datotek in podatkovnih baz), ki se ga pripravi z ustreznimi lastnimi rešitvami (urejevalniki DIP), je možen na terminalih v čitalnici in ne omogoča oddaljenega dostopa. Koncept e-ARH.si: VAČ predvideva nadgradnjo funkcionalnosti za pripravo oz. ustrezno obdelavo tudi drugih vrst elektronskega arhivskega gradiva, poleg tega pa mora omogočati funkcionalnosti za posredovanje elektronskega arhivskega gradiva po različnih že omenjenih komunikacijskih kanalih. Postopek priprave elektronskega arhivskega gradiva oz. DIP-ov: Ob prejetem naročilu informacijski sistem izvozi naročeno vsebino arhivskega informacijskega paketa (AIP) v obliki dostavnega informacijskega paketa (DIP0). V tej fazi, ki je ključna za zagotavljanje varovanja arhivskih strokovnih zahtev in zahtev s področja varovanja z zakonom varovanih podatkov, mora imeti napredni uporabnik možnost ustrezne obdelave paketa (npr. zaščita arhivskega gradiva, izločitev posameznih enot arhivskega gradiva, anonimizacija, pretvorba itn.). Po obdelavi se spremenjeno gradivo (DIPu) posreduje končnemu uporabniku. V primeru, da napredni uporabnik presodi o smiselnosti ohranitve obdelanih paketov za daljše časovno obdobje, se paketu podeli poseben status (DIPp) z namenom kasnejše ponovne uporabljivosti. Bistvo koncepta e-ARH.si: VAČ je v vzpostavitvi možnosti oddaljene rabe elektronskega arhivskega gradiva v pregledovalniku elektronskega arhivskega gradiva ali DIPu. Modul »Uporaba« bo ob upoštevanju obstoječih funkcionalnosti DIPpregledovalnika za nestrukturirano gradivo in podatkovne baze, z ustrezno integracijo tudi preostalih gradnikov, uporabnikom omogočal učinkovito pregledovanje oz. rabo vseh vrst elektronskega arhivskega gradiva, in to ob strogem spoštovanju pogojev dostopanja. Ostali trije moduli koncepta e-ARH.si: VAČ vsebujejo podporne funkcionalnosti. Modul »Statistika/Evidence« je namenjen vzpostavitvi funkcionalnosti spletnega vodenja in obdelave evidenc oz. statistik povezanih z delovnimi postopki e-ARH.si: VAČ. Funkcionalnosti so namenjene zgolj naprednim uporabnikom in morajo izpolnjevati ustrezne določbe ZVDAGA ter UVDAG. Modul »Pomoč uporabniku« predvideva integracijo sodobnih interaktivnih komunikacijskih kanalov (spletni obrazec, virtualni asistent, »live chat« itn.), ki na enostaven in učinkovit način nudijo informacije o sistemu e-ARH.si: VAČ in o uporabi arhivskega gradiva. Hkrati koncept e-ARH.si: VAČ na vstopnem spletnem vmesniku predvideva vzpostavitev povezave modula »Virtualna razstava«, ki bo na uporabnikom prijazen način omogočal pregledovanje tematsko zbranih digitalnih objektov.

106

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Pravna tveganja Uporabo arhivskega gradiva v javnih arhivih opredeljujeta ZVDAGA (63.–70. člen) in UVDAG (70.–86. člen) ter iz njiju izpeljana navodila za uporabo arhivskega gradiva v čitalnicah arhivov (čitalniški redi), ki jih določijo posamezni arhivi. Slovenska arhivska zakonodaja uporabo arhivskega gradiva opredeljuje kot eno izmed temeljnih nalog slovenskih arhivov, saj le-to po definiciji uporabnikom služi kot zgodovinski oz. pravni vir. V slovenskih arhivih je arhivsko gradivo, ki je nastalo pred konstituiranjem Skupščine Republike Slovenije (17. 5. 1990), javno dostopno brez omejitev, razen tistega gradiva oz. njegovih delov, ki vsebuje z zakonom varovane kategorije podatkov – bodisi tajne ali občutljive osebne podatke (ZVDAGA, 65. člen) oz. podatke, katerih uporaba je omejena zaradi avtorskih pravic, davčne ali poslovne tajnosti (ZVDAGA, 63.člen). Arhivska zakonodaja se glede uporabe arhivskega gradiva tako usklajuje tudi z drugo področno zakonodajo (npr. ZVOP, ZASP, ZAGOPP, ZTP, ZIL itn.)39. Slovenski arhivi tako ločimo med javno dostopnim, delno dostopnim in tudi nedostopnim arhivskim gradivom. Varstvo z zakonom nedostopnih podatkov v arhivskem gradivu je tako ena ključnih nalog slovenskih arhivov, hkrati pa tudi eden pomembnejših izzivov, s katerimi se arhivi danes soočajo. V primerih uporabe arhivskega gradiva, ki vsebuje varovane kategorije podatkov, tako slovenski arhivi glede na namen uporabe ločijo tudi različne vrste uporabnikov: splošne uporabnike, uporabnike z znanstvenim ali publicističnim namenom (66. člen ZVDAGA) in uporabnike s pravnim interesom (68. člen ZVDAGA). Vse naštete skupine pa imajo različne pravice glede uporabe arhivskega gradiva. V primeru splošnih uporabnikov je arhivsko gradivo z varovanimi kategorijami podatkov podvrženo anonimizaciji. V primeru uporabnikov z znanstvenim ali publicističnim namenom je bil na podlagi 66. člena ZVDAGA ob pomoči arhivske komisije v preteklih letih dosežen nekakšen 'status quo', ki omogoča, da na podlagi odločbe arhivske komisije tovrstni uporabniki dostopajo do širših oblik arhivskega gradiva v neanonimizirani obliki. V primeru izkazanega pravnega interesa po 68. členu pa je arhivsko gradivo prav tako dostopno brez anonimizacije podatkov, vendar le za uporabnike, ki gradivo potrebujejo za upravne ali sodne postopke, kar morajo ob napovedi uporabe arhivskega gradiva ustrezno dokazati. Uporaba arhivskega gradiva se tako v 'fizičnem svetu' kaže kot zelo kompleksen proces. Zlasti ukrepi varstva z zakonom varovanih kategorij podatkov oz. anononimizacije, kot strokovno-tehnični ukrep, so se v preteklih letih izkazali kot zelo zahtevni in časovno zamudni. Hkrati pa je potrebno opozoriti, da se je anonimizacija še posebno izkazala kot koristna, saj je vzpodbudila digitalizacijo in osveščenost javnosti (tako strokovne kot laične) o pomenu arhivskega gradiva in vrednosti informacij, ki se v njem hranijo (Petkovič in Kramberger, 2018; Malec 2018). Z natančnim posnetkom čitalniških postopkov in prenosom v virtualno okolje pa bo varstvo nedostopnih kategorij podatkov in informacij postalo še bolj pomembno. Po eni strani se s tem za arhive odpirajo številne nove možnosti, a hkrati tudi nove naloge. Virtualizacija čitalniških postopkov in s tem tudi prenos arhivskega gradiva v e-okolje namreč prinaša številna strokovna, tehnična, pravna in zlasti varnostna tveganja oz. vprašanja. Temeljni cilj VAČ je omogočanje oddaljenega dostopanja do (elektronskega) arhivskega gradiva, vendar pa pri tem nikakor ne smemo zanemarjati varnostnega tveganja zaradi morebitnega razkritja z zakonom varovanih kategorij podatkov. Slednje od arhivov zahteva dodatne napore. Slovenskim arhivom, ki imajo z upravljanjem arhivskega gradiva, ki vsebuje z zakonom varovane kategorije podatkov, veliko dela že 39

ZVOP – Zakon o varstvu osebnih podatkov, ZASP – Zakon o avtorskih in sorodnih pravicah, ZAGOPP – Zakon o arhivskem gradivu, ki vsebuje osebne podatke o zdravljenju pacienta, ZTP – Zakon o tajnih podatkih, ZIL – Zakon o industrijski lastnini.

107

Ž. Koncilija, T. Hajtnik, G. Jenuš, A. Paulič, V. Pfajfar: Virtualizacija čitalniških postopkov: Od ideje do koncepta

v 'fizičnem svetu', virtualizacija čitalniških postopkov prinaša nove izzive. Kako zagotoviti ustrezno identifikacijo različnih tipov čitalniških uporabnikov? Kako zagotoviti varstvo gradiva, ki vsebuje varovane kategorije podatkov, in urediti dostop? Kot smo že omenili, v 'fizičnem svetu' vrste uporabnikov glede na namen uporabe delimo v tri temeljne skupine: splošne uporabnike, uporabnike z znanstvenim ali publicističnim namenom in uporabnike s pravnim interesom. Identifikacija teh uporabnikov se opravi v čitalnicah arhiva ob izpolnitvi matičnega lista in seveda v pogovoru z uporabnikom v neposrednem stiku. V primeru e-ARH.si: VAČ je ta ločnica med uporabniki bolj zapletena. Ne le da z uporabnikom praviloma nimamo neposrednega fizičnega stika, svoje zahteve postavlja tudi njegov način prijave oz. uporabe storitev e-ARH:si: VAČ. Tako v okviru e-ARH.si: VAČ ločimo petih vrst uporabnikov, od katerih je odvisen ustrezen nivo uporabniških pravic:     

anonimni uporabnik; registriran uporabnik brez digitalnega potrdila; registriran uporabnik z digitalnim potrdilom; napredni uporabnik (čitalničar, pristojni arhivist, vsebinski skrbnik); tehnični skrbnik.

Sistem e-ARH.si: VAČ predvideva za vsako od navedenih uporabniških skupin svoj nivo uporabniških pravic. Anonimni uporabnik tako lahko npr. uporablja na spletu dosegljiva iskalno-informativna pomagala, pregleduje podatkovne zbirke in dostopa do javno objavljenega elektronskega arhivskega gradiva. Registriran uporabnik brez digitalnega potrdila ima poleg tega še možnost naročanja, uporabe in reprodukcije javno dostopnega (elektronskega) arhivskega gradiva ter možnost izpolnjevanja spletnih obrazcev in njihovega tiskanja. Registriran uporabnik z digitalnim potrdilom ima dodatne možnosti dostopanja tudi do delno dostopnega (elektronskega) arhivskega gradiva na podlagi odobrenega izjemnega dostopa na podlagi odločbe arhivske komisije ali ob izkazanem pravnem interesu. Poleg tega ima omogočeno funkcionalnost spletnega podpisovanja, spletnega vročanja in možnost spletnega plačevanja storitev. Uporabniške pravice naprednih uporabnikov so predvidene za zaposlene v arhivih in tehnične skrbnike sistemov e-ARH.si: VAČ. Obsegajo nabor vseh pravic uporabe in dostopanja do podatkovnih zbirk ter vsega arhivskega gradiva, ki jih potrebujejo skupine čitalničarjev, pristojnih arhivistov oz. vsebinskih skrbnikov. Napredni uporabniki imajo pravice za upravljanje z zahtevami in računi končnih uporabnikov, pravice izstavljanja spletnih obrazcev in njihove obdelave ter imajo omogočen vpogled v statistike in evidence povezane z rabo arhivskega gradiva. Pri tem je glede vpogledov v elektronsko arhivsko gradivo, ki vsebuje varovane podatke, potrebno izpostaviti, da bo tudi pri naprednih uporabnikih ločnica. Upravljanje z elektronskim arhivskim gradivom, ki vsebuje z zakonom varovane kategorije podatkov, bo namreč omejeno na pristojne arhiviste, enako je z vpogledi v tovrstno gradivo. S tem se želimo izogniti varnostnim luknjam, ko bi bilo občutljivo elektronsko arhivsko gradivo dostopno vsakomur, ki je zaposlen v arhivu. Elektronsko arhivsko gradivo, ki vsebuje z zakonom varovane kategorije podatkov, bo namreč arhivistom dostopno na »podlagi potrebe po vedenju«. Iz tega sledi, da bodo tudi tehnični skrbniki, ki so odgovorni za sistemsko administracijo in vzdrževanje informacijskega sistema VAČ, imeli v sistemu sicer najvišje administratorske pravice, kar pa ne velja za nivo pravic vpogledov v elektronsko arhivsko gradivo.

108

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Z vidika varnostnega tveganja in varnostne politike predstavlja e-ARH.si: VAČ oz. virtualizacija čitalniških postopkov zelo pomembno problematiko SJAS, s katero se bodo arhivi morali soočati v prihodnosti. Iz statistike Arhiva RS izhaja, da z vidika namena uporabe arhivskega gradiva prevladuje znanstvenoraziskovalni ali publicistični namen. Če pogledamo v evidenco, kateri fondi glede uporabe izstopajo, ugotovimo, da so to prav tisti fondi in zbirke, ki vsebujejo z zakonom varovane nedostopne podatke. Od slabih dva tisoč fondov in zbirk, ki jih hrani Arhiv RS, je takšnih sicer le okoli desetina40, a prav ti uživajo največ zanimanja (Jenuš in Pfajfar, 2015). Pričakovati je, da bo tako tudi v primeru uporabe elektronskega arhivskega gradiva v e-ARH.si: VAČ. Kako torej zagotoviti varstvo gradiva, ki vsebuje varovane kategorije podatkov, in urediti njegovo dostopnost v e-okolju? Odgovor bi se sicer zdel zelo preprost. Elektronsko arhivsko gradivo, ki vsebuje z zakonom varovane kategorije podatkov, ne bi smelo biti dostopno v e-ARH.si: VAČ. Toda s takšnim pristopom bi e-ARH.si: VAČ izgubil svoj namen. Ravno varnostna tveganja, ki izhajajo iz upravljanja z arhivskim gradivom, ki vsebuje z zakonom varovane kategorije podatkov, so bila eden od povodov, da e-ARH.si: VAČ predvideva skupino t. i. registriranih uporabnikov z digitalnim potrdilom. Tovrstnim uporabnikom bo sistem namreč omogočal, da na podlagi odločbe arhivske komisije dostopajo na daljavo tudi do gradiva z varovanimi kategorijami podatkov. Posebni vidik varstva podatkov oz. pravnega tveganja e-ARH.si: VAČ prinaša tudi nova evropska politika o varstvu osebnih podatkov. Splošna Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov, ki se začne uporabljati 25. 5. 2018, daje velik poudarek preventivnim ukrepom varstva osebnih podatkov v okviru novega temeljnega načela, t. i. načela odgovornosti41, ki poudarja in obenem zahteva preventivno in proaktivno ravnanje upravljavcev in obdelovalcev podatkov. Ocene učinkov v zvezi z varstvom podatkov, kot jih opredeljuje 35. člen General Data Protection Regulation (Clarke, 2009), predstavljajo enega ključnih konceptov v okviru načela odgovornosti. Iz tega določila izhaja, da morajo biti osebni podatki, zbrani v postopkih upravljanja oz. delovanja javnega organa, dostopni organom, ki jih obdelujejo za namene preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij.

Tveganja uspešnosti od ideje do koncepta in uvedbe e-ARH.si: VAČ v redno rabo Razvoj in prenos rešitve e-ARH.si: VAČ v redno rabo sodi gotovo med zahtevnejše informacijsko-tehnološke (IT) projekte, saj vključuje različna področja informacijske tehnologije, od strojne, sistemske, programske in komunikacijske opreme pa do različnih baz podatkov in razvojnih orodij, s pomočjo katerih bo mogoče virtualizirati sedanje čitalniške postopke. Za takšne projekte pa je znano, da je njihov uspeh odvisen od vrste dejavnikov. Osnovni pogoji, to je podpora vodstva, so bili za realizacijo zastavljene naloge izpolnjeni že s tem, da je to postalo del s strani Vlade RS potrjene Strategije razvoja in izvedbenega načrta slovenskega elektronskega arhiva e-ARH.si za obdobje 2016–2020 in tudi del projekta, financiranega s strani EU, s tem pa ima naloga tudi polno podporo vodilnih v SJAS. Vendar pa podpora vodstva pogosto ni zadosti, saj eno ključnih tveganj za neuspeh IT-projekta predstavlja možnost, da končni uporabniki niso pripravljeni sprejeti nove informacijske rešitve. Do tega praviloma pride v primeru, ko 40

To je ocenjena vrednost stanja do maja 2015. Arhivisti sproti obveščajo pristojno službo, ki vnaša podatke o dostopnosti/nedostopnosti v bazo Scope, podatki se lahko spreminjajo. Ang. accountability.

109

Ž. Koncilija, T. Hajtnik, G. Jenuš, A. Paulič, V. Pfajfar: Virtualizacija čitalniških postopkov: Od ideje do koncepta

imajo uporabniki občutek, da jim je nekdo, za katerega so prepričani, da niti ne razume dobro njihovih potreb, rešitev enostavno podtaknil. Da bi se temu izognili v projektu vzpostavitve e-ARH.si: VAČ, smo že pri snovanju ideje in nato v vseh fazah izgradnje koncepta e-ARH.si: VAČ in njegove specifikacije vključevali končne uporabnike intenzivno v celoten proces iskanja ustrezne rešitve, saj je ne nazadnje ta namenjena njim. Končni uporabniki bodoče e-ARH.si: VAČ so bili del skupine, v kateri niso samo sodelovali pri oblikovanju zahtev, ampak so imeli tudi možnost odločanja. Pri tem smo se uspešno spopadli tudi z dejstvom, da imajo uporabniki pogosto nekritična in neselektivna pričakovanja glede izpolnjevanja vseh zahtev, za katere menijo, da bi bile dobre ali celo nujno potrebne. V specifikaciji smo zato jasno označili, katere so tiste zahteve, ki so res nujne, katere pa so »opcijske«. Večje tveganje v nadaljevanju lahko predstavlja to, da bomo avtomatizirali in virtualizirali obstoječe čitalniške postopke in pri tem morda ne bomo poiskali ustreznih odgovorov na vprašanja, zakaj in na kakšen način te postopke izvajati bolj učinkovito. Nismo namreč iskali dokončne potrditve, ali so obstoječi čitalniški postopki dejansko dobro urejeni ali pa bi jih lahko v fazi informatizacije bolje uredili in s tem naredili bolj učinkovite. To tveganje zmanjšujemo tako, da smo v okviru javnega razpisa zahtevali, da mora izbrani ponudnik skupaj z naročnikom izdelati projekt za izvedbo (PZI). S tem bomo dosegli, da bodo končni uporabniki dejansko sodelovali in odločevali pri oblikovanju končne specifikacije pred samo izdelavo aplikacijske programske opreme za podporo delovanja e-ARH.si: VAČ. Omeniti moramo še dva dejavnika, ki pogosto vplivata na neuspeh projekta – čas in denar. Med bolj učinkovitimi rušitelji projektov sta prav gotovo priganjanje in naglica. V našem primeru smo dobro leto v ožji delovni skupini oblikovali idejo in izdelali koncept VAČ ter na podlagi tega okvirno funkcionalno specifikacijo. V naslednjem koraku smo izvedli javno naročilo, ki ga ravno v teh dneh zaključujemo z izbiro enega od ponudnikov. Pridobljene ponudbe niso presegale razpoložljivih sredstev na projektu, torej smo se uspešno izognili tudi tveganju, da bi imeli za razvoj e-ARH.si: VAČ na voljo premalo finančnih sredstev. Težko je bilo namreč izdelati ocenjeno vrednost projekta, saj primerljivih rešitev nismo našli. Tudi za izdelavo aplikacijske programske opreme, z vsemi testiranji in prehodom v redno rabo, smo v nadaljevanju namenili skoraj leto in pol časa. Katera so potem tveganja, ki bi lahko povzročila neuspeh projekta vzpostavitve eARH.si: VAČ in s tem tudi virtualizacijo čitalniških postopkov? Žal obstajajo. Za razvoj eARH.si: VAČ smo pridobili dovolj evropskih sredstev. Skladno s projektnim planom bi moral biti konec naslednjega leta zaključen razvoj e-ARH.si: VAČ in le-ta prestavljena v redno rabo. Kaj pa potem? Znano je, da informacijske rešitve potrebujejo redno vzdrževanje ali pa vsaj sredstva, s katerimi je mogoče zagotoviti njihovo nemoteno delovanje. Ta se običajno gibljejo med 10 % do 20 % investicije na letni ravni, odvisno od same investicije in ostalih dejavnikov (npr. pogajanj). Teh sredstev v projektih, financiranih s strani Evrope, žal ni. Zato eno največjih tveganj pri izvajanju IT-projektov, financiranih s strani Evropske unije, predstavlja dejstvo, da s temi sredstvi lahko izdelaš rešitev, za njeno nemoteno in učinkovito delovanje pa sredstva niso zagotovljena. Zato bi morala naša država ob tem, ko delno financira s strani Evrope podprte razvojne projekte, zagotoviti tudi sredstva za tekoče vzdrževanje razvitih rešitev iz proračunskih sredstev Republike Slovenije tudi po zaključku projekta. To smo kot opozorilo zapisali v dokument Strategijo in izvedbeni načrt slovenskega elektronskega arhiva e-ARH.si, ki ga je Vlada RS leta 2016 tudi potrdila. V kolikor sredstev ne bo, se kaj hitro lahko zgodi, da smo porabili ogromno časa in sredstev (tudi proračunskih) za razvoj orodja, ki ga potem ne bomo mogli uporabljati.

110

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

SUMMARY VIRTUALIZATION OF ARCHIVAL READING ROOM TASKS: FROM AN IDEA TO A CONCEPT Žiga Koncilja, Ph. D. Archives of the Republic of Slovenia, Ljubljana, Slovenia ziga.koncilija@gov.si

Tatjana Hajtnik, Ph. D.

Gregor Jenuš, Ph. D.

Archives of the Republic of Slovenia tatjana.hajtnik@gov.si

Archives of the Republic of Slovenia gregor.jenus@gov.si

Anja Paulič

Vanja Pfajfar

Archives of the Republic of Slovenia anja.paulic@gov.si

Archives of the Republic of Slovenia vanja.pfajfar@gov.si

Rapid development of information-communication technology and the ensuing social changes have all had an effect on the work of Slovenian archival institutions as well. Almost all work areas of the Slovenian archival public service are currently undergoing a considerable change, which is forcing archival institutions and their employees to not only re-define their role in society, but also to make some major adjustments to their work. Changes cover all segments of work, encompassing everything from the tasks of acquiring archives, their long-term preservation, as well as making such material available for users. One of the key tasks of Slovenian archival public service is to provide access to archives. Such access to and use of archives is regulated by Slovenian archival legislation (Protection of Documents and Archives and Archival Institutions Act (PDAAIA), Electronic Business and Electronic Signature Act, Regulation on Documents and Archives Protection and other acts in the field) and by reading room procedures that derive from such legislation. The so-called virtualization of archives reading rooms was a challenge we soon realized needed to be faced in order to provide remote access to archives for various groups of users. This has always been a key priority in our effort to improve access to archives and has been stated as such by the eARH.si project, which is defined in the Strategy and Implementation Plan for the Development of Slovenian Electronic Archives 2016–2020. To get the answers that we needed, we first had to carry out a detailed analysis of all current reading room procedures. We then examined the existing practices of providing remote access to digital archival recorss in Slovenia and abroad, and studied a somewhat insufficient literature on this subject. Since we found no solution that would work well with the specifics of the work performed by Slovenian archival institutions, we embarked on creating and implementing our own concept, developed by specifying users’ requirements and finalized in the document titled “Functional Specification e.ARH.si: VARR” as a basis for technical implementation of an information solution. Virtual reading room will provide key functionalities needed to support all stages of reading room work. By enabling online access, it will also offer help to a number of different users, including those from vulnerable groups (blind, visually impaired, deaf and hard of hearing). It will provide efficient automation of work and interactive

111

Ž. Koncilija, T. Hajtnik, G. Jenuš, A. Paulič, V. Pfajfar: Virtualizacija čitalniških postopkov: Od ideje do koncepta

communication in offering expert help. By providing innovative and modular information system structure, such reading room is the answer to the challenges of the future. However, making an exact replica of reading room activities and their placement in a virtual environment does not only offer a number of new possibilities, but brings new challenges as well. Virtualization of reading room work and archival records opens new professional, technical, legal and especially security risks and issues. The goal of VARR is to enable remote access to archives, but due to its nature such access requires archival institutions to put in extra work. According to our legislation, archival records in Slovenia are publicly accessible, partly accessible, or inaccessible. Documents created prior to the constitution of the Assembly of the Republic of Slovenia on May 17, 1990, are available without restrictions, except for those that contain personal data, protected by Article 65 of the PDAAIA. We could say that such documents are only “partly available” since the personal data that they contain have to be covered (anonymised) before they are offered to visitors for reviewing. Also, visitors can only gain access to such documents if they are granted prior approval for exceptional access by the Archival Commission, or if they prove their legal interest for the purpose of official procedures. Slovenian archival institutions face problems in managing archives that contain protected data already in our analogue world, let alone in a virtual environment, which poses a number of new challenges, such as how to ensure proper identification of various users, how to enable access to documents that contain protected data or how much material should be made available to our users.

Viri in literatura Clarke, R. (2009). Privacy Impact Assesment: Its Origins and Development. Pridobljeno 23. 3. 2018 s spletne strani: http://www.rogerclarke.com/DV/PIAHist08.html. D5.2 E-ARK DIP Draft Specification (2015). Pridobljeno 23.3.2018 s spletne strani: http://www.eark-project.com/resources/project-deliverables/31-d52. Digitalna Slovenija 2020 – Strategija razvoja informacijske družbe do leta 2020 (2016). Pridobljeno 22. 3. 2018 s spletne strani: http://www.mju.gov.si/fileadmin/ mju.gov.si/pageuploads/DID/Informacijska_druzba/DSI_2020.pdf. Enotne tehnološke zahteve I., II., III. del. (2013). Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije. Pridobljeno 23. 3. 2018 s spletne strani: http://www.arhiv.gov.si/si/ zakonodaja_in_dokumenti/. Erl, T. (2008). Service-oriented architecture: concepts, technology and design. New Jersey: Prentice Hall PTR. Europe Digital Agenda 2020 (2015). Pridobljeno 22. 3. 2018 s spletne strani: http://ec.europa.eu/digital-agenda/. General Data Protection Regulation (2016). Pridobljeno 23. 3. 2018 s spletne strani: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-zavarstvo-osebnih-podatkov/#c1647. Generične tehnološke zahteve (2017). Ministrstvo za javno upravo. Pridobljeno s spletne strani: https://nio.gov.si/nio/asset/dokument+genericne+tehnoloske+ zahteve+gtz-743. ISO 14721, Space data and information transfer systems _ Open archival information system. (2012). Geneva: ISO.

112

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Jenuš, G., Pfajfar, V. (2015). Novela ZVDAGA – korak naprej? Dostop do arhivskega gradiva z osebnimi podatki doma in na tujem V: Arhivi na razpotju: 27. zborovanje (ur. Jure Volčjak), Ptuj: Arhivsko društvo Slovenije, 2015, str. 18–29. Konzept und Anforderungskatalog virtueller Lesesaal (2015). Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivare. Okvirna funkcionalna specifikacija e-ARH.si: VAČ (2017). Interni dokument projekta e-ARH.si: ESS 2016-2020, Kompetenčni center 4. Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije. Malec, T. (2014). Kdor ima v posesti arhive, ta ima tudi politično moč!. MMC RTV SLO, 3. 6. 2014. Pridobljeno 23. 3. 2018 s spletne strani: http://www.rtvslo.si/blog/tatjana-malec/kdor-ima-v-posesti-arhive-ta-ima-tudipoliticno-moc/92063. Kenna, M. (2001). A Virtual Reading Room: Access to Digital Documents. National Archives of Australia. Pridobljeno 23.3.2018 s spletne strani: https://ses.library.usyd.edu.au/bitstream/2123/6223/1/kenna.pdf. Petkovič, B., Škerl Kramberger, U. (2011). Kdor ima arhiv, ima moč. V: Dnevnik, 19. 11. 2011. Pridobljeno 12.3.2018 s spletne strani: https://www.dnevnik.si/1042425331. Poročilo o raziskavi dobrih praks (2017). Interni dokument projekta e-ARH.si: ESS 2016-2020, Kompetenčni center 4. Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije. Strategija in izvedbeni načrt razvoja slovenskega elektronskega arhiva 2016– 2020 (2016). Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije. Pridobljeno 22. 3. 2018 s spletne strani: http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/ zakonodaja/Strategija_e-ARH.si/ Strategija_e-ARH_si_2016-2020_1.0.pdf. Strategija razvoja Digitalne knjižnice Slovenije – dLib.si 2007–2010. (2006). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Pridobljeno 22. 3. 2018 s spletne strani: https://www.dlib.si/stream/URN:NBN:SI:DOC-EJGC736G/52644309-95364dd4-a4d3-189a391f3843/PDF. Smernice MJU za razvoj informacijskih rešitev (2017). Ljubljana: Ministrstvo za javno upravo. Pridobljeno 23. 3. 2018 s spletne strani: https://nio.gov.si/nio/asset/ smernice+mju+za+razvoj+informacijskih+resitev-734. Smernice MJU za javno naročanje IT rešitev (2017). Ljubljana: Ministrstvo za javno upravo. Pridobljeno 23. 3. 2018 s spletne strani: http://www.djn.mju.gov.si/resources/ files/razno/Smernice_JN_IT.pdf. Smernice WCAG 2.0 – Web Content Accessibility Guidelines. (2008). Pridobljeno 23.3.2018 s spletne strani: http://www.w3.org/TR/WCAG20/. Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. (2006). Uradni list Republike Slovenije, št. 86. Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. (2017). Uradni list Republike Slovenije, št. 42. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. (2006). Uradni list Republike Slovenije, št. 30. Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. (2014). Uradni list Republike Slovenije, št. 51.

113

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Prejeto / Received: 05. 04. 2018 1.04 Strokovni članek

1.04 Professional Article

SISTEM ZA UPRAVLJANJE DIGITALNIH FILMSKIH IN AVDIOVIZUALNIH VSEBIN TER NJIHOVA DOSTOPNOST – FILMSKI IN AVDIO-VIDEOARHIV Vladimir Torov Arhiv Republike Slovenije, Ljubljana, Slovenija vladimir.torov@gov.si Izvleček: Slovenski filmski arhiv pri Arhivu Republike Slovenije (v nadaljevanju: ARS/SFA) prevzema filmsko in avdiovizualno (dalje: AV) arhivsko gradivo v skladu z arhivsko zakonodajo. Producenti izročajo arhivsko gradivo v formatih in oblikah, ki jih Arhiv RS določi kot primerne formate za dolgoročno hrambo. V ta namen ARS/SFA pripravil določene standarde, orodja in postopke, ki nam bodo omogočali prevzem, preverbo, obravnavo, dosegljivost in hrambo prevzetega gradiva ter vzpostavitev celotnega sistema. Avtor predstavlja nekatere izzive, procese ter osnove, potrebne za vzpostavitev sistema za upravljanje ter dostopanje do digitalnih filmskih in AV-vsebin arhivskega gradiva, ki bo temelj za obravnavo ter shranjevanje takšnega gradiva v Arhivu RS. Tako bomo pregledali osnovo sistemov MAM (Media Asset Management), formata Digital Cinema, različnih video formatov ter način obravnave in hranjenja le-teh. Ključne besede: filmski ter avdiovizualni digitalni arhiv, Digital Cinema, upravljanje z digitalnim gradivom, Media Asset Management, arhivski video formati Abstract: System for Managing Digital Film and Audio Video Contents and their Use – Film and Audio Video Archives ARS / SFA acquires film and A/V material in accordance with archival legislation. Producers produce film and AV materials in the formats and forms that the Archives of the Republic of Slovenia designates for long-term preservation. For this purpose, certain standards, tools and procedures have been in the ARS / SFA, which will enable acquisition, checking, reading, sharing and storing of the received material and to establish the system. The author presents some of the challenges, processes and bases necessary for establishing a system for managing and accessing film and / or contents of electronic media materials, which will be the basis for the treatment and storage of such material in the ARS /SFA. The basis of MAM systems, Digital Cinema format, archival video format will be reviewed. Key words: Film and A/V digital archive, Digital Cinema, Media asset managment, MAM, Archive video format

115

V. Torov: Sistem za upravljanje digitalnih filmskih in avdiovizualnih vsebin ter njihova dostopnost …

Že od nekdaj si je človek prizadeval, da bi opisoval zgodbe drugim na najbolj zanimiv način. Tako sedaj najdemo številne risbice na jamah ter predmetih, ki kažejo zgodbe preteklih časov. Vendar smo za podoživetje neke zgodbe vedno potrebovali pripovedovalca ali igralca. Prav zato je vedno obstajala želja, da bi nekaj, kar smo doživeli, ovekovečili in nekje shranili za ponoven ogled, torej je človek vedno iskal nove načine, kako shraniti svoje občutenje, predvsem vidno in slišno, torej sliko ter zvok. Skozi stoletja smo dobili razne opise, pripovedi, slike in knjige, ki so nam opisovale dogodke. Kar nekaj časa je bilo potrebnega, da se je razvoj avdio-vizualnih vsebin začel, in to z zajemom svetlobe, le-ta je v 20. letih 19. stoletja uspel Niépcu in Daguerru z uspešnima odtisoma na fotografski plošči . Naslednja prelomnica je bila, ko je Škotski fizik James Clerk Maxwell v 60. letih istega stoletja ugotovil, da lahko vse barve predstavimo s kombinacijo rdeče, zelene in modre (RGB – Red, Green, Blue) in je tako leta 1861 izdelal prvo barvno fotografijo z uporabo tribarvnega procesa. Princip RGB pa je tako še danes osnova. Ob koncu 19. stoletja je sledil izum fonografa Thomasa Alve Edisona, posledično je Muybridgeu uspelo s pomočjo sekvence slik ujeti konja v diru. Kasneje je Étienne-Jules Marey uspel narediti napravo, s katero je lahko »poslikal« 12 fotografij na vrtljivo stekleno ploščo. George Eastman, ustanovitelj podjetja Eastman Kodak, je razvil celuloidni trak, ki so ga leta 1889 uporabili Edisonovi inženirji pri razvoju kinematografa in kinetoskopa. S projekcijo bratov Lumiere se je začelo obdobje filma, ki se je tehnološko in vsebinsko razvijalo z veliko hitrostjo (Kratka zgodovina video tehnologije). Nadaljnji razvoj je vodil od analognih črno-belih filmov do barvnih digitalnih filmov, kjer prevzemajo glavno vlogo digitalne ter velikoformatne oblike (2K, 4K, 8K), kot so 3D, VR- ter AR-vsebine. In prav nove vsebine ter tehnologije vodijo v povečevanje števila podatkov ter zmožnosti računalnikov. Podatki in njihova hramba so postali poglavitni del vsakega delovnega procesa. Medijsko ter filmsko gradivo je postalo v celoti digitalno, analogno pa se digitalizira, s čimer se poveča njegova obstojnost. Digitalni arhivi ter računalniški sistemi so postali predpogoj za moderno kinematografijo. Kot primer lahko vzamemo film Avatar 3D (2009, James Cameron, ZDA), ki je postregel s fantastičnimi 3D-učinki in je postavil temelj nove 3D-produkcije, ki je ni še nihče prekosil. Prav zaradi ogromne količine podatkov so morali z Microsoftom razviti popolnoma nov oblačni medijski digitalni arhiv – sistem DAM (Digital Asset Management), uporabili so 1000 m2 veliko farmo strežnikov s 4.000 strežniki, 104 TB rama in 3 Petabtov diskovnega prostora. Vsaka slika se je lahko procesirala tudi ure, vsaka minuta filma je zasedala približno 18 GB prostora. Ta sistem še danes zaseda 193. mesto na lestvici superračunalnikov na svetu (The Digital Asset Lifecycle). Tako lahko tudi rečemo, da so filmske ter AV-vsebine oziroma gradivo vedno pogojeni tudi z njihovo shranitvijo. Pri Arhivu RS v skrbimo za ohranitev filmske ter AV-dediščine. Tako mora Arhiv RS – Slovenski filmski arhiv po Zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih (Uradni list RS, št. 30/2006, 24/2014 – Odl. US in 51/2014) trajno hraniti filmsko arhivsko gradivo, ki nastaja v okviru slovenske filmske in avdiovizualne (AV-) produkcije s pomočjo javnih sredstev. V preteklosti smo dobili izvirno filmsko gradivo na filmskem traku, ki se je nato shranil v skladišču z ustreznimi pogoji hrambe. Ob tem pa je bilo prevzeto tudi vse drugo pripadajoče gradivo v obliki papirnih dokumentov (pogodbe, scenariji, slike, plakati). Pri filmu gre za več različnih dimenzij in tipov traku (35 mm, 17,5 mm 16 mm, 8 mm, acetatni, nitratni, polimerni), hkrati pa je vse staro analogno gradivo dostopno le še preko 116

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

analognih naprav (pregledovalne mize). Vsak dostop ter previjanje pa pusti posledice na gradivu. Razvoj je prinesel tudi nove tehnologije in formate ter omogočil realistične slike, 3D-globine, visoke resolucije 2K, 4K, 8K, kamere visokega formata, ogromne barvne globine ter kontraste, ne nazadnje pa zadnje čase temeljito napreduje tudi virtualna resničnost. Pojem »analogno« se umika iz prostora in je postal sinonim za nostalgijo in tema pogovora entuziastov ter umetnikov. Vendar ne smemo pozabiti, da se nekateri najnovejši filmi snemajo na 70-milimetrske trakove (npr. filmi režiserja Tarantina), ki so kasneje digitalno obdelani, pojavljajo pa se celo že pobude za vračanje analognih dvoran. Vsa sodobna digitalna produkcija prinaša nove oblike, formate in nosilce zapisov filmskega in AV-gradiva, ki so ga producenti dolžni po izdelavi končnega filmskega ali drugega AV-dela predati v ARS/SFA. Prav tako sta s tem povezana tudi dostop do tovrstnega arhivskega gradiva in njegova uporaba. S prehodom na elektronsko produkcijo so se pojavili novi formati ter nosilci slike in zvoka, kot so Beta, Digitalna Beta, VHS, Video CD, DVD, Blu-ray ter sedaj predvsem DCP, prav tako pa je vse ostalo gradivo postalo digitalno ali digitalizirano. Pojav digitalnih formatov ter predvsem filmskih formatov Digital Cinema je postavil veliko filmskih arhivov pred nove izzive in spremembe načina obravnave ter hrambe, sama digitalizacija je tako postala nujna za ohranitev dediščine, predvsem pa možnost omogočanja dostopa javnosti ter vsem zainteresiranim. Danes prejema Arhiv RS večino novih filmov v obliki digitalnih kinoformatov, AVdela pa v novejših digitalnih oblikah. Slednje so tehnično zahtevnejše in potrebujejo specialno programsko kot sistemsko opremo, a tudi usposobljen tehnični kader za delo z digitalnim gradivom. Če želimo izvajati vse te, z zakonom naložene naloge, potrebujemo tehnično znanje ter ustrezno orodje – sistem, ki ga bo sestavljala programska in strojna oprema, ki bo podpirala točno določene funkcionalnosti. Namreč, vse prejeto gradivo se mora pregledati in preveriti ter dodati v sistem e-hrambe. Trenutno opažamo tehnične težave pri prevzemanju in preverjanju novih formatov, ugotavljamo, da so postopki postali časovno potratni ter logistično zahtevni in da imamo zelo omejene zmožnosti glede na potrebe. Ti problemi so enaki za vsa področja upravljanja z elektronskim arhivom, tako da so hramba, uporaba, pregled prejetega gradiva ter hkrati kreiranje vseh medijev zelo omejeni in ne dovoljujejo vseh potrebnih pregledov in pretvorb. Posamezne faze dela se morajo opraviti ročno, brez specializiranih orodij s ponovljivimi rezultati. Posledično prinašajo postopki trenutno višjo stopnjo tveganja. Zaradi ročnih posegov obstaja večja možnost napak, hkrati pa smo brez mehanizma avtomatičnega nadzora ter možnosti kreiranja poročil o pravilnosti podatkov in ustrezanja vsem standardom. Zato se je pojavila realna potreba po sistemu, ki nam bo omogočal popolno kontrolo sprejetega materiala in hkrati kontroliran, pregleden in varen dostop vsem, ki ga bodo potrebovali. Tako vzpostavljamo posebni digitalni arhivski sistem, ki nam bo omogočal shrambo, iskanje, pregled ter obdelavo podatkov. V ta namen smo v ARS/SFA pripravili določene standarde, orodja in postopke, ki nam bodo omogočali sprejem, preverbo, obravnavo, dosegljivost ter hrambo prejetega gradiva ter vzpostavitev sistema. Pripravili smo specifikacije in postopke za sistem za upravljanje ter dostopnost do filmskih in avdiovizualnih vsebin elektronskega arhivskega gradiva, ki je bil v obliki razpisa pripravljen v marcu 2018. Sami podobni sistemi za upravljanje takšnih vsebina pa obstajajo v obliki različnih rešitev. Izvor besedne zveze »upravljanje multimedijskih vsebin« izhaja iz angleške skovanke Digital (Media) Asset Management (v nadaljevanju DAM ter MAM) in je

117

V. Torov: Sistem za upravljanje digitalnih filmskih in avdiovizualnih vsebin ter njihova dostopnost …

glavna rešitev/težava vseh, ki producirajo, obravnavajo ali arhivirajo filmske ter AVvsebine, hkrati pa zanje pomeni tudi nujen izziv. To je tudi glavna tematika ohranjanja filmske ter televizijske dediščine, kajti za ohranjanje le-te rabimo kvalitetno infrastrukturo, sistem digitalizacije, nove postopke in kadre ter zanesljive organizirane ter upravljane arhive s pripadajočo infrastrukturo. Upravljanje digitalnih arhivov ter upravljanje z digitalnimi vsebinami je nujno pri obravnavi digitalnih vsebin ter gradiva. Temelj vsega je digitalni arhiv, vendar je ta le del procesa upravljanja z digitalno vsebino. Osnovni element pa je vsekakor digitalna vsebina (gradivo), ki ima svojo življenjsko pot. Življenjska pot digitalne vsebine (gradiva) vključuje:    

stvaritev (novo vsebino); upravljanje (delovni proces, sledenje, nadzor ...); distribucijo (predvajanje, ponovno uporabo ...); arhiviranje (hrambo, brisanje ...).

Slika 1: Življenjska pot digitalne vsebine (povzeto po: The Digital Asset Lifecycle)

Vedno pa moramo poskrbeti za nadzor nad celotno potjo vsebine (gradiva) v naših sistemih. Podobni sistemi za upravljanje (multi)medijskega gradiva so že nekaj let stalnica ter tudi nuja v vsaki urejeni produkcijski ali RTV-hiši ter hkrati tudi obveza v vseh ustanovah, ki obravnavajo tovrstno gradivo. Toda za nastanek večine vsebin (gradiva) skrbijo producenti ter avtorji, digitalizirano gradivo pa ustvarimo sami tudi s pomočjo podizvajalcev. Zato moramo poskrbeti, da bo prejeto gradivo v pravilni obliki in ustreznih formatih, posledično smo v okviru zakonskih in podzakonskih aktov pripravili navodila za izročitev filmskega in AV-gradiva v digitalni obliki, ki navajajo vse potrebne oblike in formate za dolgoročno hrambo, ki so jih producenti dolžni izročiti v arhiv. Te zahteve bodo tudi del dokumenta »Enotne tehnološke zahteve ETZ 3.0«, ki je v postopku priprave. Podlaga zanj sta Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih (ZVDAGA –Ur. l. RS, št. 30/2006, in 51/2014) ter Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva UVDAG (Ur. l. RS, št. 42/2017). 118

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

FILMSKI PROJEKTI GRADIVO ZA IZROĆITEV

OBLIKE, FORMATI , DODATNI OPIS

PREVERJANJE

MAPA

OBVEZNO

DIGITAL MASTER - DCDM

Digitalni izvirnik DCDM (Samo originalna verzija filma)

DCDM

OBVEZNO

DCP nekriptiran

Slovenski DCP - ena kopija filma s podnapisi v posebni datoteki Kjer se govori v filmu tuj jezik, so podnapisi obvezni ter integriranimi

OBVEZNO

FINAL MIX SOUND -Končni miks zvoka

Končni miks zvoka , ki ni v master datoteki ( dodatno tudi za ranljive skupine ) ( tudi M+E , *.wav - 24bit 48 kHz ) Če obstaja zvokovni opis za slabovidne, se mora priložiti

OBVEZNO

PODNAPISI

Slovenski, angleški ter vsi ostali jeziki, ki so na voljo ( .srt, .txt. , SMTPE TT ) Če obstaja zvočni opisi ter opisni podnapisi za ranljive skupine je to obvezno priložiti!

OBVEZNO

DIGITAL MASTER - končni miks slike in zvoka (video)

OBVEZNO

METAPODATKI O FILMU/USTVARJALCIH

Izvorni film v eni datoteki s priloženimi podnapisi, za scene kjer se ne govori slovensko ( s dodanimi podnapisi v slovenščini, angleščini, pri koprodukciji v vseh jezikih ) V breizgubni obliki, enako originalu FFV 1.3 ali H.264 - 444, 24 ali 25 slik/sek, oziroma kot je bilo predvajano ali opcijsko lahko tudi Prores 444 ali HQ 422 ali DNxHD , če ni druge možnosti ) V prvi fazi kot preglednica, kasneje XML ali kreirano preko SIP kreatorja ( Naslov,leto nastanka, ter vsi ostali podatki iz špice : produkcija, režija, ekipa, igralci, tehniki ...)

OPCIJSKO

EPK ( elektronic press kit) - KNJIŽICA ZA MEDIJE Knjižica za medije izdelana za distribucijo , festivale (.pdfa )

OBVEZNO

NAPOVEDNIK

OBVEZNO

FOTOGRAFIJE

Vsaj 6 fotografij (vsaj 400 DPI , .tiff)

OPCIJSKO

PORTRETI

Portreti režiserja, producenta, scenarista, glavnih igralcev ( cca 400-700 besed) - (.pdfa, .txt)

EXTRA

OBVEZNO

SCENARIJ, SINOPSIS; SNEMALNA KNJIGA

Scenarij , sinopsis , snemalna knjiga, dialog lista ( .txt, .pdfa)

EXTRA

OBVEZNO

PLAKAT FILMA

Vsaj en plakat filma ( 400 DPI, .tiff)

OBVEZNO

DATUM IN KRAJ PREMIERE

Datum premiere ter kraj ( .txt, .pdfa)

METADATA

OPCIJSKO

ISAN

ISAN številka, če obstaja

METADATA

DCP

SOUND

SUBTITLES

VIDEO

METADATA

EPK

Eden ali več napovednikov ( FFV 1.3 ali H.264 - 444 , 24 ali 25 slik/sek, oziroma kot je bil predvajano ali opcijsko lahko tudi ProRes 444 ali HQ 422 ali DNxHD , če ni druge možnosti )

TRAILER

OSTALO GRADIVO

MAPA

PICTURES

EXTRA

AVDIOVIZUALNI PROJEKTI ( IN FILMSKI PROJEKTI, KI NISO SOFINACIRANI Z JAVNIMI SREDSTVI) GRADIVO ZA IZROĆITEV

OBLIKE, FORMATI , DODATNI OPIS

PREVERJANJE

Izvorni film v eni datoteki s priloženimi podnapisi, za scene kjer se ne govori slovensko ( s dodanimi podnapisi v slovenščini, angleščini, pri koprodukciji v vseh jezikih ) V breizgubni obliki, enako originalu FFV 1.3 ali H.264- 444, 24 ali 25 slik/sek, oziroma kot je bilo predvajano ali opcijsko lahko tudi Prores 444 ali HQ 422 ali DNxHD , če ni druge možnosti ) Slovenski, angleški, ter vsi ostali jeziki ki so na voljo ( .srt , SMTPE TT , .txt )

VIDEO

OBVEZNO

DIGITAL MASTER - končni miks slike in zvoka (video)

OBVEZNO

PODNAPISI

OBVEZNO

METAPODATKI O FILMU/USTVARJALCIH

OPCIJSKO

EPK ( elektronic press kit) - KNJIŽICA ZA MEDIJE Knjižica za medije izdelana za distribucijo , festivale (.pdfa )

OPCIJSKO

NAPOVEDNIK

Vsaj en napovednik filma ( FFV 1.3 , H.264 - 444 )

OPCIJSKO

DCP nekriptiran

Slovenski DCP - ena kopija filma s podnapisi v posebni datoteki Kjer se govori v filmu tuj jezik, so podnapisi integrirani

OBVEZNO

FOTOGRAFIJE

Vsaj ena fotografija (original - .tiff )

OPCIJSKO

PORTRETI

Portreti režiserja, producenta, scenarista, glavnih igralcev ( cca 400-700 besed) ( .txt, .pdfa)

EXTRA

OPCIJSKO

SINOPSIS,SCENARIJ,SNEMALNA KNJIGA

Scenari, sinopsis, snemalna knjiga, dialog lista ( .txt, .pdfa)

EXTRA

OPCIJSKO

PLAKAT FILMA

Vsaj en plakat filma ( vsaj 400 DPI .tiff)

OBVEZNO

DATUM IN KRAJ PREMIERE

Datum in kraj premiere ( .txt, .pdfa)

METADATA

OPCIJSKO

ISAN

ISAN številka, če obstaja

METADATA

V prvi fazi kot preglednica, kasneje XML ali kreirano preko SIP kreatorja ( Vsi podatki iz špice : produkcija, režija, ekipa, igralci, tehniki ...)

SUBTITLES METADATA

EPK

TRAILER DCP

MAPA

OSTALO GRADIVO

PICTURES

EXTRA

Slika 2: Primer sprejemnega lista Filmskega arhiva pri Arhivu RS (Torov)

Prav tako se v Arhivu RS v elektronski hrambi uporabljajo principi OAIS – leta 2003 je registriran kot standard ISO št. 14721. Celotni sistem OAIS temelji na ohranjanju informacij, skupaj s kontekstom oziroma bazo znanja, ki je potrebna za razumevanje vsebine teh informacij. Referenčni model OAIS sestavljata informacijski model, ki definira vrste informacij ali informacijskih objektov v sistemu, in funkcionalni model, ki opisuje procese v sistemu (Kavčič-Čolić (2004)). Tako prevzem poteka v obliki paketa SIP (sprejemni informacijski paket), ki se pretvori v AIP (arhivski informacijski paket) ter ponudi uporabnikom v obliki paketa DIP (dostopni informacijski paket).

119

V. Torov: Sistem za upravljanje digitalnih filmskih in avdiovizualnih vsebin ter njihova dostopnost …

Slika 3: Principi OAIS (vir: http://www.arhiv.gov.si/)

Prvi korak vzpostavitve sistema je standardizacija prejetega gradiva, tako lahko namreč predvidimo vhodne formate ter pripadajoče procese za obravnavo le-teh. Nekatere oblike gradiva zahtevajo posebne rešitve ter postopke za njihovo obravnavo, zato moramo poskrbeti za kontrolo nad sprejemom. Poglavitna formata (obliki) gradiva v novi ureditvi v ARS/SFA sta:  

sprejemni digitalni filmski format Digital Cinema ter pretvorbni brezizgubni format – kodek FFV1.

Skoraj vsa novejša filmska produkcija nastaja v digitalni obliki ali pa je pripravljena za distribucijo v digitalni obliki. Zato se je pojavila skovanka Digital Cinema, ki opredeljuje takšno gradivo ter formate in oblike, ki omogočajo shranjevanje ter predvajanje. Tako je leta 2005 DCI (organizacija iz skupka glavnih producentskih studiev) izdala prvo verzijo specifikacije, ki je postala standard kino predvajanja. Od tega leta se začne strmo naraščanje digitalnih kinov ter upad analognih, tako da so dandanes analogna predvajanja omejena na razne kinoteke ter ART-kinematografe. Zato moramo v ARS poskrbeti za sprejem formata Digital Cinema, predvsem formatov DCP ter DCDM. DCP-format je izdelana distribucijska kopija, ki se prikazuje v kino dvoranah in je kot takšna enaka premiernemu predvajanju. Je popolnoma digitalna kopija, ki lahko vsebuje tudi metapodatke, različne podnapise kot tudi jezikovne različice in obstaja v resoluciji, ki je bila originalno predvajana, vendar pa so podatki stisnjeni in v točno določeni obliki. Po navadi se nahaja na posebnem disku v enovitem formatu in se v kinu predvaja preko posebnih strežnikov za predvajanje. DCDM-format pa je skupek nestisnjenih slik, zvoka ter ostalih podatkov, ki so potrebni za izdelavo formata DCP. Nastane po končani postprodukciji v obliki skupka obdelanih slik v največji resoluciji ter končno zvokovno obdelavo. Tako slika kot zvok sta originalna in nista stisnjena, tako da lahko v prihodnosti izdelamo DCP v novih okvirih. Je pa velikost DCDM lahko ogromna, ker imamo za vsako sekundo filma vsaj 24 slik polne resolucije. Oba formata sta sedaj vključena v nov sprejemni dokument. Na drugi strani pa moramo poskrbeti tudi za enotno obliko digitaliziranega gradiva ali gradiva, ki ga moramo pretvoriti iz nearhivskih formatov. Osnovna premisa je, da mora biti format brezizguben, prosto dostopen ter dobro dokumentiran ter splošno sprejet. Tako lahko zagotovimo njegovo daljno ročnost ter obstojnost.

120

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

In prav zaradi teh lastnosti se kodek FFV1 obravnava kot primeren arhivski format in je glavni format za dolgoročno hrambo uporabljen v arhivih v Avstriji, Nemčiji, Angliji, Ameriki, Švici … Tako je tudi v Arhivu RS sprejet kot glavni format pri digitalizaciji ter pretvorbi formatov. Vključili smo ga tako v sprejemni list kot tudi v osnovne delovne procese sistema. Je brezizguben format, zmožen stiskanja podatkov okrog 50 % originala, pri ponovni razširitvi ne prinaša izgube v sliki ter zvoku, ima pa manjše težave pri večjih formatih ter nekaterih prehodih slike (z večjim kontrastom ter črno-belih prehodih), kakor tudi manjše težave pri izkoristku procesorske večnitnosti, kar pa ne vpliva na originalnost ali vrednost. Format se nenehno razvija ter izboljšuje s strani neodvisnih programerjev in denarne pomoči nekaterih arhivov ter neodvisnih organizacij, podprt je s strani več glavnih organizacij na tem področju (FIAF – organizacija filmskih arhivov, SMPTE – društvo filmskih in televizijskih inženirjev), ki ga priporočajo kot arhivski format. Kot alternativa se pojavlja tudi brez izgubni format JPEG 2000 (Motion JPEG 2000). Je osnova za kompresijo slik ter videa v DCP-formatu, zato sta osnovno delo ter obravnava tega formata obvezna v modernih arhivskih sistemih. Nekaj let nazaj (do 2014) je bil prvi kandidat za dolgoročni arhivski format, tako je bil tudi že prisoten v nekaterih arhivih, vendar se je zaradi pomanjkljivosti (je precej strojno zahteven, za uporabo so potrebne komercialne licence, za delo z njim pa tudi posebna strojna oprema) odmaknil kot arhivski format v filmskem področju. Se pa še pojavlja kot alternativa za digitalizacijo slikovnega gradiva. Na drugi strani pa v produkcijskih okoljih uporabljajo predvsem komercialne rešitve Apple ProRes (4:4:4:4) ali AVID DNxHD (4:4:4), ki imajo s tehničnega vidika boljše lastnosti kot prej omenjeni formati, vendar pa ni možno zagotavljati njihove obstojnosti ter odprtosti, ker so komercialne narave in povezane s programsko opremo in licenčnino njihovih proizvajalcev. Lahko pa rešujemo uporabo različnih formatov s pretvorbo v enotnega arhivskega. V našem primeru lahko rečemo, da je format FFV1 opredeljen kot arhivski format. Ko smo standardizirali formate in oblike ter posledično sprejem gradiva, smo se lotili izdelave temeljnih delovnih procesov, ki bodo osnova za izgradnjo informacijskega sistema (slika 4).

121

V. Torov: Sistem za upravljanje digitalnih filmskih in avdiovizualnih vsebin ter njihova dostopnost …

Slika 4: Delovni tokovi ter delovanje sistema (vir: Torov. ARS 2018)

Predpisan sprejem bo potekal v obliki SIP, torej bo oddano gradivo v točno določeni obliki ali formatu ter ovojnici, hkrati pa odloženo v določeni mapi s popisom ter validacijo vsebine. Le s standardizacijo lahko uvedemo postopke ter pravila o obravnavi sprejetega gradiva. Ker bo večina gradiva v digitalni obliki, bo moč izvajati preverjanje in validacijo avtomatsko, z ročnim potrjevanjem. Vse prejeto gradivo se mora pregledati ter preveriti tako vsebinsko kot tehnično, opravljen mora biti tudi pregled celovitosti (opravimo preverbo HASH, tj. ali je datoteka bila nespremenjena od njenega nastanka), 122

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

nato se doda v sistem dolgoročne e-hrambe (v AIP po OAIS) ter hkrati uvozi v pregledni del našega sistema, kjer zagotavljamo dostopnost gradiva. Gradivo bo dosegljivo preko preglednih klientov, kjer bodo uporabniki lahko enovito dostopali do filmskega ter AVgradiva. Vsekakor pa je izrednega pomena tudi obravnava metapodatkov, ki so osnova arhivskega dela. Le-te moramo zagotoviti v vseh procesih kot kontrolo ter izmenjavo podatkov, tako tehničnih kot tudi popisnih. Vedno moramo skrbeti za pravilnost tehničnega delovanja, celovitost ter originalnost gradiva ter tudi popolnost metapodatkov. Prav zaradi uveljavitve digitalnih oblik gradiva, novih tehničnih zahtev ter znanja in predvsem zahtevnosti dela z gradivi je vzpostavitev sistema za upravljanje s filmskimi in AV-vsebinami elektronskega arhivskega gradiva ter dostopnost do njih postala nuja ter glavna rešitev za pravilno ter kontrolirano delo z gradivom. V Arhivu RS pričakujemo v letu 2018 dokončanje izgradnje sistema in začetek uporabe ter s tem začetek »nove« digitalne ere. Pričakovana rešitev bo izhajala iz družine rešitev MAM/DAM, vsebovala bo komponente za sprejem ter validacijo gradiva in principe OAIS za dolgoročno shranjevanje ter dosegljivost gradiva. Gradivo bo prevzeto v predpisanih formatih ter oblikah, tako da bomo lahko vedno poskrbeli za njegovo celovitost ter kompatibilnost in možnost pretvorbe v prihajajoče nove oblike. Za vse vrste gradiv ter postopkov pa se izdelujejo delovni procesi, ki se bodo implementirali preko sistema. Za to prehojeno pot pa bomo potrebovali tako uspešne javne razpise kot tudi povezano delovanje projektne skupine Arhiva Slovenije z izvajalci. Več o samem sistemu ter dolgi poti do implementacije ter vzpostavitve sistema bomo lahko napisali več v enem od prihodnjih člankov (v letu 2019).

SUMMARY SYSTEM FOR MANAGING DIGITAL FILM AND AUDIO VIDEO CONTENTS AND THEIR USE – FILM AND AUDIO VIDEO ARCHIVES Vladimir Torov Archives of the Republic of Slovenia, Ljubljana, Slovenia vladimir.torov@gov.si

In today's modern society environment, data and their preservation are the main part of every work process. Media and film content have become completely digital, and analogue content is being digitalized, thereby increasing their persistence. ARS / SFA acquires film and A/V material in accordance with archival legislation. Producers produce film and AV materials in formats and forms that the Archives of the Republic of Slovenia designates for long-term preservation. Here we can see the need to manage digital media content. For these contents, we need a special digital archival system that will allow us to store, search, view and process data. Every organization or a production house also wants to use content in real time and everywhere. The source of the word “media management” is derived from the English Digital (Media) Asset Management, and is the main solution / problem for anyone who produces, processes or archives movie and A/V content, and is also a necessary challenge for them. 123

V. Torov: Sistem za upravljanje digitalnih filmskih in avdiovizualnih vsebin ter njihova dostopnost …

The emergence of digital formats and, above all, Digital Cinema film formats has put many film archives in front of new challenges and changes in the way of processing and storage. In addition, digitization itself has become a necessity for the preservation of heritage, and above all, the possibility of providing access to it for the public. This is also the main topic of film and television heritage preservation. We need to establish a quality infrastructure, digitization systems, new procedures and educated staff, as well as reliable, organized and managed archives. For this purpose, in the ARS / SFA we have prepared certain standards, tools and procedures, which will enable us to receive, check, read, share and store the acquired material and establish a system. So we manage new formats like Digital Cinema (DCP, DCDM), FFV1 and JPEG2000 for viewing and archiving purpose and face challanges of constructing system and procedures to achive long term archive and create workflows to support all our work and active legislation. The author will present some of the challenges, processes and bases necessary for establishing a system for managing and accessing film and A/V contents of electronic media materials, which will be the basis for the processing and storage of such materials in the ARS /SFA. The basis of MAM systems, Digital Cinema format, various video formats and the way they are handled and stored will be presented.

Viri in literatura Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. (2006). Uradni list Republike Slovenije, št. 30. Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. (2014). Uradni list Republike Slovenije, št. 51. Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. (2017). Uradni list Republike Slovenije, št. 42. Torov, V. (2016). Digitalni arhivi avdio vizualnih vsebin. Diplomsko delo. Maribor: Fakulteta za elektrotehniko, računalništvo in informatiko. Kavčič-Čolić, A. (2004). Teoretični model digitalnih arhivov. Knjižnica, 48, 2004, 4, str. 63–75. Ljubljana: Zveza bibliotekarskih društev Slovenije. Medijski tehnik. Kratka zgodovina video tehnologije. Dostopno na spletni strani: http://www.ssom.si/paska/?p=231. Avatar. Pridobljeno 19. junij 2015 s spletne strani: https://en.wikipedia.org/wiki/Avatar_(2009_film). Widen. Understanding the Digital Asset Life Cycle (2009). Pridobljeno 27. 6. 2015 s spletne strani: https://www.widen.com/blog/new-widen-whitepaper3a-the-digitalasset-lifecycle. Digital Cinema. Pridobljeno 14. 12. 2017 s spletne strani: https://en.wikipedia.org/ wiki/Digital_cinema. FFV. Pridobljeno 15. 9. 2017 s spletne strani: https://en.wikipedia.org/wiki/FFV1. FFMpeg , FFV. Pridobljeno 15. 9. 2017 s spletne strani: https://www.ffmpeg.org/ ~michael/ffv1.html. (8) JPEG.ORG. JPEG 2000. Pridobljeno 18. 11. 2017 s spletne strani: https://jpeg.org/jpeg2000/. JPEG 2000. Pridobljeno 14. 2. 2018 s spletne strani: https://en.wikipedia.org/wiki/JPEG_2000.

124

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Prejeto / Received: 20. 02. 2018 1.04 Strokovni članek

1.04 Professional Article

PERSONAL FONDS OF MUSTAFA MULALIĆ – WAS IT UNDER EMBARGO!? Sejdalija Gušić. M. Sc. Historical Archives Sarajevo, Bosnia and Herzegovina sejdalijag@hotmail.com

Milena Gašić Historical Archives Sarajevo, Bosnia and Herzegovina Abstract: The authors discuss the problems of the personal fonds of Mustafa Mulalić, kept by the Historical Archives Sarajevo. Life and work of the creator and manners of acquisition of his legacy are presented. Special attention is given to the processing of archival materials, the preparation of an analytical inventory and publishing of kept works. The authors discuss the question of access and use of such archival materials, where the archives has to consider all legal copyrights. Key words: personal fonds, archives, archival materials, copyright, use of archival materials, embargo Izvleček: Osebni fond Mustafa Mulalić – ali je bil pod embargom? Avtorja obravnavata problematiko osebnega fonda Mustafe Mulalića, ki ga hrani Zgodovinski arhiv Sarajevo. Predstavljata historiat ustvarjalca in fonda ter način pridobitve oz. prevzema arhivskega gradiva v arhiv. Posebna pozornost je namenjena obdelavi arhivskega gradiva, pripravi analitičnega inventarja ter objavi del, ki so v fondu ohranjena. V zvezi s tem je izpostavljeno vprašanje uporabe in objave vsebine gradiva, pri čemer mora arhiv veliko pozornost nameniti avtorskim in sorodnim pravicam. Ključne besede: osebni fond, arhiv, arhivsko gradivo, avtorske pravice, uporaba arhivskega gradiva, embargo

Mustafa Mulalić – Fonds’ Creator

Mustafa Mulalić, painter, musician, journalist, writer, politician, philanthropist and an ethnographer, a jewel of several rays, none of which enlightened his life path in full. Born in Livno, in 1898, Mustafa Mulalić marked his place in history by his presence and membership in Draža Mihailović’s Chetnik general staff. This is what set the attitude of post-war historiographies and general public towards him as a participant in the Second World War, but also as an interesting figure of the Yugoslavian political scene and Bosniak cultural reality in the 1930’s (Jahić, 2011).

125

S. Gušić, M. Gašić: Personal Fonds of Mustafa Mulalić - Was it under Embargo!?

Prior to the Seconds World War, during the time of the Kingdom of Yugoslavia, he was a member of the Jugoslovenska Narodna Stranka (Yugoslavian People’s Party) JNS and its parliamentary representative (in 1931 and 1935). Immediately before the war, he was a clerk at a Belgrade magazine named “Sokolski glasnik”. During the entire Second World War, Mustafa Mulalić was a member of Draža Mihailović’s Chetnik general staff. He joined the Yugoslavian army (Chetniks) as per agreement with the Muslims from Belgrade, who were of the opinion it was necessary to have a person attached to Draža Mihailović, “just in case”, which often was a motto of Bosniak politics. That is how, in his Hronika (memoirs), he explained his presence in the Chetnik movement. He was one of the vice chairmen of the congress held in the village of Ba, through which a connection of Draža Mihailović with Bosniaks was organized. His activities mostly amounted to writing letters and transferring verbal messages to prominent Muslims, asking them to come to the Chetnik side and work on the creation of an alliance between the Muslims and the Orthodox. (Šaćir, 1998, p. 191) He was a vice chairman of the Chetnik Central national committee, i.e. deputy to Draža Mihalović. With his activities in the Chetnik movement, he tried to win the Muslims over to fight the communism, by advancing the great-Serbian idea of monarchist Yugoslavia. According to Mustafa Mulalić, “the only solution for the Muslims is to join the Serbian federation”. Mustafa Mulalić remained on Chetnik side until the very end, even though many Chetniks already realized that their movement was falling apart. In the late January of 1945, Mulalić, “on the behalf of Muslims of Bosnia and Herzegovina”, issued a declaration that “the Muslims wish to affiliate with a Federative Yugoslavia, headed by Petar II Karađorđević“. After the breakdown of Nedić’s marionette government of Serbia and collaborationist Chetnik movement, he was arrested on March 12, 1945, by the partisans near Lukavac, in Bosnia and Herzegovina. He was sentenced, as a Chetnik ideologist, to six years of prison, which he served in Glavnjača prison in Belgrade, and in the prison in Sremska Mitrovica. Even though his orientation was entirely pro-Serbian, both in culture and in politics, Mustafa Mulalić was proud of his Islamic origins. Participation of Muslims in the Chetnik movement reveals tragic dimensions of huge dissolution and wandering of the Muslim political being in the World War II. It came, certainly, as a consequence of historical movements in this area, as well as the political disorientation of Bosnian Muslims in the previous periods. Add to that, indeed, “personal ambitions and miscalculations of some politically ambitious Muslim activists”, among whom Mustafa Mulalić definitely takes a prominent place. (Halilbegović, 2004) After the war, and after coming out of prison, he worked as a merchant in a company in Sarajevo. He never spoke up politically again. He was an active member of the burial company “Bakije”. He wrote several novels, but they never went to print. (Nametak, 2004, p. 311-312) He also worked as an outside associate of the Institute for folklore studies at the Territorial museum of Bosnia and Herzegovina, in 1950 and 1951. There is no information on his engagement at the Institute, nor is there his personnel file, unlike for the other Museum’s employees. That fact might raise the supposition that Mulalić’s engagement was temporary, and, very likely, “tacit”. Mulalić was not mentioned anywhere in the publications issued on the 75th and 100th anniversaries of the Territorial museum of B&H. Therefore, it can be assumed that, apart from the fact that he was most likely hired as an outside associate to the Institute, he was in a certain way removed from public life, keeping in mind his political affiliation during the World War II. He collected folk songs and customs, legends and stories, recorded the gastronomic specificities of this area, he created photo-monographs of the towns in Bosnia and Herzegovina, wrote texts on the notable people and events in Bosnia and Herzegovina. 126

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

He passed away, after a longer illness, on December 26, 1983. Funeral ceremony took place on December 28, 1983, in front of Begova džamija (Bey’s mosque) in Sarajevo. Due to his participation and actions at the highest instances of Chetnik movement, for the most part of his life he carried the mark of a traitor to Bosniaks, and he was treated in public as a political hack and an agitator for great-Serbian idea. With this short overview of his biography, we have no intention whatsoever to praise or contest Mustafa Mulalić as a person or politician. It would be perhaps the most appropriate at this moment to quote what he wrote about himself in the Hronika Drugog svjetskog rata iz aspekta mojih doživljaja i rasuđivanja, (Chronicle of World War II from the aspect of my experiences and reasoning) written but never published in Sarajevo, in 1972: ...The nature has endowed me with something that resembled a versatile talent (at least, that is what people told me), which, if presented morphologically, would look like a jewel with several rays, none of which enlightened my life in full; or, in simpler terms – never made a career for me. Back when I was in primary school, people noticed my talent for painting. My teachers were set to help me out in my education, which, naturally, never came to fruition. Even as a child I wrote sketches and theatrical plays for our small children’s theatres, and I presented them with my team of “actors” on the mini-stages improvised in the stables, sheds, wood storages, pantries and storage room of the uninhabited basement rooms of some half-ruined houses. I excelled among the children as an acting “star”. Apart from that, I was from the early age entranced by the music, whose spell still rules over me. I started with a left-handed tambourine, and it did not take long before I advanced to the rank of “master”. I conducted a tambourine orchestra, choirs, I was even a kapellmeister of Sokol music. I composed, collected and harmonized the medleys and rhapsodies from folk motifs, decorated the sheet scores in calligraphy, etc. However, since my father died just before the World War I, leaving me to provide for six of his orphans, my guardian found me a job at the county administration, as a scribe. My fellow citizens soon noted my versatile value, so they entrusted me with communal affairs, but that did not prevent me from continuing to be a pivot of social work, to paint and to deal with music. I also became involved in journalism, and even literature. However, in never reached full affirmation in any of those preoccupations of mine. I engaged in painting, but I never became a painter; I engaged in music, I never became a musician; I engaged in bureaucracy, I never succeeded in administrative career; I engaged in journalism, but I never became a journalist; eventually, I engaged in politics, but nobody took me seriously as a politician! I struggled through life, and I invested huge effort in writing, but nobody counted me as a literary artist. Literary artists described me as a politician, and the politicians said I was a publicist and a writer. Musicians also had the same attitude towards me, so nobody assigned me any value worthy of professionalism. Therefore, I am firmly convinced: I would not fare any better with my “memoirs” in some valuation, nor would I make those who talked me into writing them satisfied. (Mulalić, Hronika) Further : ... In war, I was just a tiny piece of an almost senseless human mass, thrown into the vortex of war. I was too powerless a factor in the worldwide events set in motion by the great human spirits and powerful people with their ideas, aims or chimeras, to be able to put a stop, with my tiny spirit, to that vortex of insanity; nobody asked me, nor the human masses, whether we wanted to go to war, to kill and devastate. Those geniuses of power threw us into the worldwide bloodshed as victims to their goals, and as those responsible for their nonsense and failures. As we rushed blindly into the conflagration of war, more afraid of those powerful peoples’ wrath than of the 127

S. Gušić, M. Gašić: Personal Fonds of Mustafa Mulalić - Was it under Embargo!?

death itself, we tried to accept it like it had to be that way, since human geniality found it and figured it out as such. And just how miserably did that “geniality” flee across the border into insanity when it realized its own human nothingness! How genial did Hitler seem, until the fate brought the mirror of his insane misery in front of his haughty eyes. Churchill was also genially wise, but he toppled the Great Britain from the pedestal of the main colonial power, ruling over half of the planet.(Mulalić, Hronika)

On the holding

Personal holdings of Mustafa Mulalić, sign: 8.28. MM-376, in possession of Historical archive Sarajevo, are specific in several ways. The fonds was formed in the period from 1960 to 1978. It was created through purchase or by direct donation from Mustafa Mulalić, of which there are proper records at the archives of the Historical archive Sarajevo. The structure of the fonds reveals a multifaceted personality of its creator, wide span of his interests and preoccupations, particularly after coming out of prison, when he was removed from public life. That might be the reason that we are dealing mostly with unpublished manuscripts (typed on the typewriter, with glued-on photographs, and bound in one or two copies). Among over 70 archival units, some of the most interesting are, by all means, ten books titled Jugoslovenska narodna pjesma i svirka (Yugoslavian folk songs and music), photomonographs of Visoko, Višegrad and Foča, Šifranto – letter for general purpose of literacy (1 book), Hronika Drugog svjetskog rata iz aspekta mojih doživljaja i rasuđivanja (Chronicle of World War II from the aspect of my experiences and reasoning), Epika Bosanske krajine (Epic songs from Bosnian Krajina), etc. Archival materials in this fonds consist mostly of the works authored by Mustafa Mulalić, more specifically the song lyrics and note sheets, texts on customs and traditions, as well as the photographs that were mostly taken by himself and compiled into units. As the author made some work, he would donate it or sell it to the Archives 1 with the remark that he gave his author’s (pursuant to the laws valid at the time) and publishing rights to the Archives. It was not until 2003, when the Archives was preparing and published the “Guide through fonds and collections of the Historical archives Sarajevo”, that it was decided to unify all materials, i.e. everything we had at the Archives that had been obtained from Mustafa Mulalić, into a single personal fonds.

On the manner of processing the fonds

Documents were recorded as they were coming to the Archives. Archival materials were logged in the Input inventory, as they were accepted by the Archives. Many documents bear double marks/log entries, as they were given both the number in the Input inventory (UI), and the number from the records of Collection of gifts and purchases2 (PO)!

In the fonds’ dossier, there are records on acquisition and the bills on purchase of parts of the materials belonging to this fonds. Collection of gifts and purchases was dissolved as such, in the early 1980's, and its materials were allotted to the new or existing holdings and collections.

128

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Texts were written with typewriter, and in most cases gathered together and bound into books. Book pages were enumerated in pencil, in the upper right corner of the backside (leaves were mostly one-sided). This was done because the pages, in the original, were only partially enumerated, or not at all. Also enumerated are the pages where, in parts of the text, the leaf is written on both sides, which is often the case with note sheets or song lyrics, and in such cases, the page number is in the upper right corner. During the processing of the materials in this fonds, an analytical inventory was created.3 Materials in this fonds consist of 76 archival units, i.e. it contains 15,138 pages, stored in 27 archival boxes. Out of the total number of pages, 7,576 contain songs and note sheets, with about 3,500 songs. Photo-monographs of Bosnian-Herzegovinian towns (Počitelj, Visoko, Fojnica, Kiseljak, Travnik, Višegrad, Livno) apart from the history of the place and the data on its notable people, contain many photographs made by the author. Monographs are not bound into books. Photo-monographs of B&H towns, as well as other texts, contain plenty of historical, geographical and other information, but with no data on the sources used, so the validity of information is questionable. This does decrease the fonds’ value to some extent, but, even in that form, it is very rich in information and certainly interesting. The Archives used to have a Commission for assessment of value of archival materials, which assessed the Archives’ need for the offered materials, and determined their value for the purchase for the Archives. During the process of purchasing, several works that now make part of this fonds, the Commission made a note to the author: “that he never references the sources, either in regards to the text, or to the photographs. It would be good if the author fixed that omission.” 4 Unfortunately, the notes given by the Commission, asking the author to fix the omissions, were never implemented. The data on the sources, in regards to text and photographs, were never submitted to the Archives. Despite the noted omissions, photo-monographs and other prose texts may serve as interesting materials to researchers of various formats, as they contain a lot of geographical, historical, and other information.

Usage of the fonds

The contents of this fonds had not been used until some ten years ago, at least not publicly, due to the biography of the author, who was politically unsuitable. Even if the fonds was used, that use was not recorded, nor was the author of the utilized works mentioned, due to the author’s biography. In many professional and scientific works, we could recognize, with certainty, some parts of Mulalić’s research work.

3 4

Processing of holding and the inventory were done by Milena Gašić. Records by the Commssion for assessment of value of archival materials, No. PM-02-7-2/68, 30.03.1968, item 5 in the Records.

129

S. Gušić, M. Gašić: Personal Fonds of Mustafa Mulalić - Was it under Embargo!?

The Historical aAchives Sarajevo published, in 2013, a book titled „Nove kajde za stare sevdalinke Mustafe Mulalića” (New sheet books for old sevdah songs by Mustafa Mulalić), edited by Sejdalija Gušić. The book contains six volumes. All of them came to the Archives on January 11, 1978, and were logged in the Input inventory, under the number 461. The dimensions are 22x16cm, bound and covered as ordinary school notebooks. Lyrics of sevdah songs were written on a typewriter, and the note sheets were done by the author, on the imprinted forms. Some sevdah song lyrics contain certain corrections done by the author, in pencil or felt-tip pen. All six volumes, containing the total of 141 songs with notes, were published as scanned documents. Another published work in the possession of the Archives, from the entire opus by Mustafa Mulalić, is the work by Staniša Tutnjević, Ph. D., who published a part from the photo-monograph on Višegrad, part on Ivo Andrić – he published the work in 1989, without the Archives’ official consent. In his book titled “Književne krivice i osvete” (Literary blames and vengeances), he quoted the chapter “Nobel laureate Ivo Andrić and his prize-winning book Na Drini ćuprija.“ (Tutnjević, 1989, p. 575) We have no knowledge on how he obtained those texts. Was Mustafa Mulalić’s holding under embargo? The Archives has always been open to users and researchers. We are of the opinion that it was more a matter of commodity, acquired privileges and self-censorship of the researchers, historians, archivists... An issue that remains open is the issue of ownership over the holding(s) that were purchased and entered the Archives in such way5, considering the Law on archival profession of the Kanton of Sarajevo (2016). An issue that also remains open is the issue of copyrights and related rights (Law on copyrights and related rights, 2010) over the materials that make part of those collections, as well as whether or not the archivists might talk about claiming the author’s right when making the fonds’ inventory. Can we talk about the author’s proprietary work when discussing the inventories of holdings created by the archivists? Who claims the right on the authorship of a created inventory? Archivist who made it, or the Archives itself, since the inventory was created within the scope of the employee’s work duty? In any case, it should be regulated by the Archive’s regulatory legal act!

Historical archives Sarajevo possesses the bills on purchases (for Personal holdings and collections in Oriental languages).

130

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

POVZETEK

OSEBNI FOND MUSTAFA MULALIĆ – ALI JE BIL POD EMBARGOM? mag. Sejdalija Gušić Zgodovinski arhiv Sarajevo, Bosna in Hercegovina sejdalijag@hotmail.com

Milena Gašić Zgodovinski arhiv Sarajevo, Bosna in Hercegovina

Avtorja obravnavata problematiko osebnega fonda Mustafe Mulalića, ki ga hrani Zgodovinski arhiv Sarajevo. Predstavljata historiat ustvarjalca in fonda ter način pridobitve oz. prevzema arhivskega gradiva v arhiv. Posebna pozornost je namenjena obdelavi arhivskega gradiva in pripravi analitičnega inventarja ter objavi del, ki so v fondu ohranjena. V zvezi s tem je izpostavljeno vprašanje uporabe in objave vsebine gradiva, pri čemer mora arhiv veliko pozornost nameniti avtorskim in sorodnim pravicam. Mustafa Mulalić je bil rojen v Livnem leta 1898 in je umrl v Sarajevu leta 1983. Bil je politik, publicist, novinar, pisatelj, muzikolog …, predvsem pa precej kontroverzen človek. Do druge svetovne vojne se je ukvarjal s politiko, bil je član Jugoslovanske narodne stranke in njen predstavnik v parlamentu (med letoma 1931 in 1935). Med vojno je bil pripadnik četniškega gibanja in del štaba Draže Mihailovića. Po vojni je odslužil kazen za sodelovanje z okupatorjem in se nehal pojavljati v javnosti. Delal je kot trgovec in bil kasneje zunanji sodelavec Inštituta za folklorne študije pri Pokrajinskem muzeju Bosne in Hercegovine. Zbiral je ljudske pesmi in običaje, legende in zgodbe, zapisoval gastronomske specifičnosti posameznih območij, objavljal fotomonografije mest in pisal o znanih osebnostih ter dogodkih v Bosni in Hercegovini. Vsebina njegovega fonda vse do pred desetimi leti ni bila v uporabi, vsaj javno ne, saj je bil njen avtor politično sporen. Sam fond, ki ga hrani Zgodovinski arhiv v Sarajevu, pa je v mnogih pogledih poseben. Gradivo, ki ga vsebuje, so predvsem avtorska dela, torej besedila pesmi in notni zapisi, besedila o običajih in tradicijah ter fotografije, ki jih je avtor posnel sam. Fond je arhiv prevzemal v časovnem obdobju dvajsetih let (1960–1978), avtor je arhivu podarjal oz. prodajal gradivo sproti, s pripombo, da na arhiv prenaša vse avtorske pravice po zakonih, ki so bili tedaj v veljavi. Leta 2003, ko je arhiv pripravljal Vodnik po fondih in zbirkah Zgodovinskega arhiva Sarajevo, je bilo odločeno, da se vse gradivo Mustafe Mulalića združi v en fond. Ta fond je sestavljalo 76 arhivskih enot (15.138 strani spisovnega gradiva v 27 arhivskih škatlah). Od tega je 7576 strani besedil pesmi in not s skoraj 3500 pesmimi sevdalink in drugimi ljudskimi pesmimi z ozemlja nekdanje Jugoslavije. Ob obdelavi gradiva je bil pripravljen tudi analitični inventar. Leta 2013 je arhiv objavil knjigo z naslovom »Nove note za stare sevdalinke Mustafe Mulalića«, ki jo je uredil Sejdalija Gušić. Objavljeno je tudi delo dr. Staniše Tutnjevića, ki je leta 1989 objavil del fotomonografije, vendar brez dovoljenja arhiva.

131

S. Gušić, M. Gašić: Personal Fonds of Mustafa Mulalić - Was it under Embargo!?

Kot mnogi drugi vsebuje fond Mustafe Mulalića veliko gradiva, na katerem so še aktualne avtorske pravice in je zato ob njegovi uporabi oz. objavi potrebno upoštevati zadevne zakone. Ali je bil fond Mustafe Mulalića pod embargom? Arhiv je bil uporabnikom in raziskovalcem vedno odprt. Po našem mnenju gre bolj za komodnost oziroma pridobljene privilegije in samocenzuro raziskovalcev, zgodovinarjev, arhivistov itd.

Sources and literature Gašić, M. (2010). Analytical inventory of Mustafa Mulalić’s personal holding. Sarajevo: Istorijski arhiv Sarajevo. Gušić, S. (2013). Nove kajde za stare sevdalinke Mustafe Mulalića. Sarajevo: Istorijski arhiv Sarajevo. Historical archives Sarajevo, Records by the Commission for assessment of value of archival materials, No. PM-02-7-2/68, 30. 3. 1968. Jahić, A. (2011). Zbivanja u Bosni i Hercegovini 1941. godine prema Hronici Mustafe Mulalića, (izlaganje na Međunarodnoj naučnoj konferenciji: 1941 – novi pogledi, 23.-24. 6. 2011, Konjic – Mostar. Mulalić, M. (b. d.). Hronika Drugog svjetskog rata iz aspekta mojih doživljaja i rasuđivanja, (Chronicle of World War II from the aspect of my experiences and reasoning) unpublished monograph, Historical archive Sarajevo, Mustafe Mulalić holding, MM-376. Nametak, A. (2004). Sarajevski nekrologij (Sarajevo necrology). Sarajevo: Biblioteka Dani. Personal holding of Mustafa Mulalić, sign: 8.28. MM-376, Historical Archives Sarajevo. Šaćir, F. (1998). Bošnjačka politika u 20. Stoljeću (Bosniak politics in 20th Century). Sarajevo: Sejtarija. Tutnjević, S. (1989). Književne krivice i osvete. Sarajevo: Svjetlost.

132

oderna Marhivistika

Digitalno in digitalizirano arhivsko gradivo

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Prejeto / Received: 20. 02. 2018 1.01 Izvirni znanstveni članek

1.01 Original scientific article

ANALIZA USTREZNOSTI FORMATOV ZA DOLGOROČNO HRAMBO IN METAPODATKOV PRI DIGITALIZACIJI ARHIVSKE KULTURNE DEDIŠČINE dr. Gregor JENUŠ

dr. Tatjana HAJTNIK

Arhiv Republike Slovenije, Ljubljana, Slovenija gregor.jenus@gov.si

Arhiv Republike Slovenije, Ljubljana, Slovenija tatjana.hajtnik@gov.si

Anja PAULIČ

Vanja PFAJFAR

Arhiv Republike Slovenije, Ljubljana, Slovenija anja.paulic@gov.si

Arhiv Republike Slovenije, Ljubljana, Slovenija vanja.pfajfar@gov.si

Izvleček: Digitalizacija arhivske kulturne dediščine sodi med ene od temeljnih nalog in procesov, ki so na podlagi arhivske zakonodaje zaupani slovenskim arhivom. Njena vloga se je skozi zadnja desetletja spreminjala. Od procesa, s katerim zagotavljamo dolgoročno materialno varstvo arhivskega gradiva, saj s pretvorbo gradiva iz analogne v digitalno obliko zavarujemo originalno arhivsko gradivo pred materialnimi poškodbami, se je digitalizacija razvila v proces, ki omogoča širšo diseminacijo arhivskega gradiva, saj z njo gradivo postane dostopnejše tako v obstoječih čitalnicah slovenskih arhivov kot tudi v virtualni arhivski čitalnici, ki jo slovenska javna arhivska mreža razvija v okviru projekta e-ARH.si. Avtorji se v prispevku posvečajo spremembam vloge digitalizacije, njene vrednosti v sodobni informacijsko-komunikacijski družbi kakor tudi konkretnim strokovnim vprašanjem, ki posegajo na področje priprave arhivskega gradiva za digitalizacijo, določitve metapodatkov ter formatov za dolgoročno hrambo, obsegajo pa tudi njihovo skladnost z mednarodnimi standardi. Ključne besede: digitalizacija, kontrolni seznam, metapodatki, formati za dolgoročno elektronsko hrambo, kontrola kvalitete, analiza Abstract: Suitability Analysis of Formats for Long-Term Preservation and Metadata in the Digitization of Archival Cultural Heritage Digitization of archival records is among the core tasks and processes entrusted to the Slovenian archives by the Slovenian archival legislation. Thus, its role has changed through the decades. Digitization of archival records received a new role. From a process for a long-term preservation of archival cultural heritage, achieved by the conversion of archival records from their analog (physical) form to a digital format that protects original archival records from material damage, to a process that allows a widespread dissemination of it. Archival records become more accessible in existing reading rooms of the Slovenian archival network, as well as in the virtual archival reading room, which is currently under development within the e-ARH.si project. The article deals with changes in the role of digitization, its value in the information-communication society, as well as questions regarding the preparation of archival records for digitization, digitization formats for long-term preservation and associated metadata and their compliance with international standards. Key words: digitization, checklist, metadata, formats for long-term electronic preservation, quality control, analysis

135

G. Jenuš, T. Hajtnik, A. Paulič, V. Pfajfar: Analiza ustreznosti formatov za dolgoročno hrambo in metapodatkov …

Uvod

Digitalizacija arhivske kulturne dediščine sodi med ene od temeljnih nalog in procesov, ki so na podlagi arhivske zakonodaje1 zaupani slovenskim arhivom. Njena vloga se je skozi zadnja desetletja spreminjala. Če je digitalizacija sprva predstavljala predvsem proces dolgoročnega zagotavljanja materialnega varstva arhivskega gradiva, ki so ga s pretvorbo iz analogne (tj. fizične oblike) v digitalno obliko zavarovali pred materialnimi poškodbami, ki so plod prepogoste ali celo neustrezne rabe ali 'stranski produkt' izdelave reprodukcij posameznih dokumentov za potrebe uporabnikov, se je njena vloga danes korenito spremenila. Zapleteni postopki virtualizacije arhivov in njihovih storitev, ki brišejo mejo med analognim in virtualnim svetom, so namreč povzročili, da je golo materialno varstvo arhivskega gradiva, čeprav ne nepomembno vodilo pri digitalizaciji, stopilo v ozadje. Digitalizacija je namreč z vidika virtualizacije arhivskega dela postala eno od ključnih orodij napredka informacijsko-komunikacijske tehnologije, ki je spremenil odnos sodobne družbe do dostopnosti informacij. Te morajo biti dostopne takoj, na daljavo (»access on demand«) in brez ovir na podlagi različnih nosilcev ali uradnih ur njenih upravljalcev. UVDAG tako digitalizacijo opredeljuje kot »/…/ pretvorbo in zajem dokumentarnega in arhivskega gradiva, izvirno nastalega v fizični ali elektronski analogni obliki (UVDAG, 13. člen). Že leta 2015 se je Evropska komisija v Strategiji za enotni digitalni trg izrekla za ukrepe, ki bi omogočili učinkovitejšo uporabo digitalnih tehnologij, s katerimi bi lahko različni deležniki izrabili priložnosti, ki jih te tehnologije omogočajo. »V kontekstu digitalnega prostora, pa naj gre za zasebni ali poslovni vidik, je ključna strateška naloga odprava omejitev, ki preprečujejo oblikovanje enotnega evropskega digitalnega trga. /…/ Tako bo oblikovan enotni evropski digitalni prostor (trg), ki bo podjetjem omogočal enostavnejše poslovanje, nižje stroške nastopanja na enotnem trgu, izboljšal bo možnosti za raziskave, razvoj in inovacije, na uporabniški strani pa bo zagotovil enake možnosti dostopa prebivalcev do digitalnih storitev, vsebin in proizvodov. Z enakimi pravili poslovanja, varnosti in zaščite se bo predvidoma okrepilo tudi zaupanje uporabnikov v digitalne tehnologije in storitve.« (Strategija, 2015). Digitalizacija arhivskega gradiva zagotovo sodi med navedene ukrepe. Slednje izhaja tudi iz strategije Digitalna Slovenija 2020 – Strategija razvoja informacijske družbe do leta 2020 (2016), v katero je Republika Slovenija prelila načela in usmeritve evropskih priporočil na področju digitalnih tehnologij in storitev. »Digitalizacija, digitalne vsebine in e-storitve ter javna dostopnost so tudi na področju kulture bistvenega pomena za ustvarjanje dodane vrednosti znotraj same kulture ter z njo povezanih kulturnih industrij. Pomenijo osnovo za uporabo digitalnih kulturnih vsebin v procesih izobraževanja, usposabljanja, raziskovanja, vseživljenjskega učenja in pridobivanja znanja. Prispevajo k razvoju kreativnih vsebin za oblikovanje nove oziroma obogatene ponudbe ter promocije kulturne dediščine in države. Digitalne kulturne vsebine so eden najučinkovitejših instrumentov za dvig prepoznavnosti in konkurenčnosti Slovenije v Evropi in svetu.« (Digitalna Slovenija 2020, 2016). To vodilo so slovenski arhivi povzeli v dveh strategijah: Strategija in izvedbeni načrt razvoja slovenskega elektronskega arhiva za obdobje 2010–2015 (2010) in Strategija in izvedbeni načrt razvoja slovenskega elektronskega arhiva eARH.si za obdobje 2016–

Veljavna slovenska arhivska zakonodaja zajema: Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA; Ur. l. RS, št. 30/2006, 24/2014 - Odl. US in 51/2014); Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAG; Ur. l. RS, št. 42/2017).

136

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

2020 (2016).2 Slovenska javna arhivska služba3 (v nadaljevanju SJAS) se je še posebej v drugem dokumentu obvezala poiskati rešitve za zagotovitev učinkovite in varne digitalizacije ter njeno implementacijo v smislu povečanja učinkovitosti delovanja slovenske javne arhivske mreže. S področjem digitalizacije se tako ukvarja kar nekaj strateških ciljev projekta e-ARH.si. V okviru strateških ciljev dolgoročnega ohranjanja arhivskega gradiva in tudi povečanja dostopnosti arhivskega gradiva se projektni cilji neposredno dotikajo strategije Digitalne Slovenije 2020 in tudi usmeritev Evropske komisije. Namen projektne skupine je tako soočiti se z dediščino digitalizacije, pomeni v preteklih letih digitaliziranega arhivskega gradiva, kakor tudi določiti okvire digitalizacije za prihodnost, kar obsega celoten življenjski cikel digitalizacije od evidentiranja arhivskega gradiva do pretvorbe in zajema gradiva v digitalno obliko vključno s pripadajočimi tehničnimi, strukturnimi in vsebinskimi informacijami digitalizata, kontrolo digitalizacije, ustrezno dolgoročno hrambo digitalizatov (UVDAG, 13. člen).

Zakonska podlaga digitalizacije in njena standardizacija

Kot že uvodoma poudarjeno, narekuje okvirje digitalizacije oz. pretvorbe arhivskega gradiva iz analogne (tj. fizične oblike) v digitalno obliko slovenska arhivska zakonodaja. ZVDAGA določa, da mora biti arhivsko gradivo pretvorjeno iz fizične v digitalno obliko na tak način, da je zagotovljena avtentičnost, celovitost in uporabnost njegove vsebine (ZVDAGA, 9.–12. člen). V teh določilih se postopki neposredno dotikajo tako imenovanih temeljnih načel ZVDAGA, ki so pri digitalizaciji še posebno pomembna, tj. načela ohranjanja gradiva in uporabnosti njegove vsebine, celovitosti, trajnosti in dostopnosti (glej poglavje: »Temeljna načela zakona«, ZVDAGA, 3.–7. člen). Načelo ohranjanja gradiva in uporabnosti njegove vsebine je v primerih digitalizacije tesno povezano z avtentičnostjo pretvorjenega arhivskega gradiva. Zavedati se je treba, da digitalizacija, ne glede na to, kako strokovno je izvedena, nikoli ne more nadomestiti izvirnika arhivskih dokumentov, ampak lahko dolgoročno zagotovi le varstvo informacij, ki obstajajo v njem. Z digitalizacijo podaljšamo obstoj fizičnega gradiva, slednje je namreč od takrat spravljeno v arhivskih skladiščih v boljših klimatskih pogojih (Pfajfar, 2018, str. 5–6), varno pred neustrezno rabo v čitalnicah arhivov, saj se v le-teh praviloma uporablja njegova digitalna kopija. Morebiti se komu poraja vprašanje, zakaj beseda »praviloma«. »Praviloma« zato, ker se seveda pojavljajo izjeme. V čitalnicah arhivov se pogosto najdejo posamezniki, ki izpostavljajo, da morajo arhivsko gradivo »začutiti«. Pri tem navajajo najrazličnejše razlage, zakaj je to nujno potrebno – od »skritih informacij«, ki stopijo na plano le ob podrobnem pregledu arhivskih dokumentov, do »intimnih« stikov z arhivskim gradivom, ki jih lahko doživijo le z osebnim stikom. Šalo na stran; odločitev, da je kljub digitalizaciji arhivskega gradiva in dostopnosti digitalizatov uporabnikom omogočen dostop do originalov, leži v pristojnosti vodstev arhivov, a če želimo digitalizaciji dati pravo vrednost, se je tem izjemam treba izogniti. 2

Če pustimo ob strani strategije, ki se nanašajo na informacijsko-komunikacijsko tehnologijo, je zanimivo, kako se je spreminjal odnos do kulturne dediščine in njene digitalizacije na ravni slovenske kulturne politike. Nacionalni program za kulturo 2004–2007 (2004) (Resolucija, Ur. l. RS 28/04) še ni predvideval digitalizacije vse kulturne dediščine, omenjal je le knjižnično in avdiovizualno gradivo, šele v naslednjem obdobju, kot zasledimo v Nacionalnemu programu za kulturo 2008–2014 (2008) (Resolucija, Ur. l. RS 35/08 in 95/10), se je ta pomanjkljivost odpravila in v programu je bila izpostavljena prioritetna naloga digitalizacije kulturne dediščine, ki je pomenila »osnovo za neposredno uporabo digitalnih kulturnih vsebin v procesih izobraževanja, usposabljanja, vseživljenjskega učenja in raziskovanja«. V načrt digitalizacije so bili vključeni tudi arhivi in gradivo, ki ga slednji hranijo (Pfajfar, 2018, str. 5). SJAS sestavljajo Arhiv Republike Slovenije (Arhiv RS) ter šest regionalnih arhivov (Zgodovinski arhiv Ljubljana (ZAL), Pokrajinski arhiv Maribor (PAM), Zgodovinski arhiv Celje (ZAC), Zgodovinski arhiv na Ptuju (ZAP), Pokrajinski arhiv Koper (PAK) in Pokrajinski arhiv Nova Gorica (PANG)).

137

G. Jenuš, T. Hajtnik, A. Paulič, V. Pfajfar: Analiza ustreznosti formatov za dolgoročno hrambo in metapodatkov …

Obstajajo tudi primeri, ko uporabniki digitalizaciji preprosto ne zaupajo. Leta 2011 je bilo v časniku Dnevnik zapisano, da »Kdor ima arhive, ima moč«4. Dogodki zadnjih let so večkrat dokazali, da informacije iz arhivskega gradiva lahko predstavljajo sredstvo v medsebojnih političnih ali drugačnih obračunih. Zato dvom uporabnikov v avtentičnost digitalnih kopij ni zanemarljiv.5 Prav zato je treba pri digitalizaciji avtentičnosti arhivskega gradiva posvečati tolikšno pozornost. Slednja se zagotovi tako, da se ob pretvorbi izvajajo kontrole, digitaliziranim posnetkom pa dodajo tudi tehnične, strukturne in vsebinske informacije (oz. metapodatki). Metapodatki so tehnične, strukturne in vsebinske informacije, ki opisujejo tako fizično gradivo kot njegovo digitalno različico po postopku digitalizacije. Omogočajo iskanje oz. identifikacijo arhivskega gradiva, njegovo vsebinsko obdelavo, prikazovanje povezav med dokumenti, dokazovanje izvora arhivskih dokumentov in zagotavljajo celovitost (izvirnost in provenienco digitaliziranega arhivskega gradiva (ZVDAGA, 10. in 12. člen) ter avtentičnost gradiva (Enotne tehnološke zahteve – ETZ, II. del, 2013). Metapodatki za opis digitalne kopije omogočajo kontrolo nad kvaliteto izvedene digitalizacije in olajšajo nadaljnje upravljanje z digitalnim arhivskim gradivom (Pfajfar, 2018, str. 6). Vsebinski ali tudi informacijski metapodatki, ki vsebujejo podatke o naslovu, vsebini, datumu nastanka, avtorju oz. pošiljatelju (ali naslovnik) ter enolično identifikacijsko oznako, so za identifikacijo digitalizata zelo pomembni in so v skladu z ETZ in standardom International Standard for Archival Description (ISAD(G), 2000), a nikakor ne zadostujejo za celovito identifikacijo digitalizata. Podatki so namreč pomanjkljivi, saj zajemajo le vsebinske podatke digitalizata. Da zagotovimo avtentičnost digitalizata ali digitalne kopije arhivskega gradiva, mora ta vsebovati tudi strukturne in tehnične podatke, ki vključujejo tudi informacije o velikosti datotek, formatih, parametrih (ločljivost, barvni model, bitna globina) in o izvedbi digitalizacije. Strukturni podatki nam dajejo informacije o relacijah, ki jih ima popisna enota (dokument) z drugimi enotami, oziroma o tem, kako je skupek dokumentov sestavljen, da tvori zaključeno enoto (Corrado in Moulaison Sandy, 2017; Pfajfar, 2018, str. 6); slednje pomeni, da so bile digitalizirane zaključene celote arhivskega gradiva, k čemur naj bi v postopkih digitalizacije arhivi tudi stremeli. Celovitost je v postopku digitalizacije pomembna z dveh vidikov. Po eni strani je s celovitostjo mišljen konkreten postopek digitalizacije zaključenih celot, s čimer se izognemo nekontroliranemu, »ad hoc« digitaliziranju posameznih dokumentov, saj se s tem lahko izgubi njihov pomen in kontekst, namesto tega pa se osredotočimo na digitalizacijo širših in predvsem zaokroženih enot (Pfajfar, 2018, str. 6). Drugi vidik celovitosti nastopi po digitalizaciji, ko je potrebno zagotoviti nespremenljivost in neokrnjenost dobljenega dokumenta oz. reprodukcije njegove vsebine, dokazljivost izvora (provenienco) (ZVDAGA, 5., 26. in 27. člen; Hajtnik, 2016, str. 56). Digitalizirano gradivo ohrani svojo uporabnost le takrat, če je njegova vsebina enaka izvirniku in če je pretvorjena na tak način, da je omogočena trajnost njegovih reprodukcij ter s tem zagotovljena avtentičnost pretvorjene vsebine. Poseben vidik digitalizacije sta trajnost in dostopnost digitalizatov. ETZ (I. del, 2013, str. 6) opredeljujejo »poslovne, organizacijske in tehnološke pogoje« za zanesljiv zajem, pretvorbo in upravljanje z dokumenti v digitalni obliki (ne glede na to, ali so ti izvirno digitalni ali digitalizirani). Za arhivsko gradivo v digitalni obliki je treba zagotoviti dolgoročno hrambo. Ta je lahko ogrožena zaradi propadanja nosilca zapisa ali 4

Kdor ima arhiv, ima moč. V: Dnevnik, 19. 11. 2011. Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: https://www.dnevnik.si/1042425331. Arhiv RS objavil tri izvirnike: Dokument SDS je sestavljen iz delov različnih dokumentom. V: Dnevnik, 22. 2. 2011. Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: https://www.dnevnik.si/1042426174.

138

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

zastaranja tehnične opreme (ETZ, I. del, 2013). Gradivo je zato treba pretvoriti v tako obliko, ki omogoča dolgoročno hrambo (ZVDAGA, 11. člen). Pri tem se v praksi postavlja vprašanje, ali je gradivo v digitalni obliki res bolj obstojno. Problemi namreč nastanejo pri dolgoročnem ohranjanju digitalnih formatov, predvsem glede njihove uporabnosti.

A zgoraj navedeno so teoretični okviri oz. zakonski pristopi, ki jih je za optimizacijo digitalizacije potrebno prenesti v prakso. 3

Kontrolni seznam za digitalizacijo

Sledenje konkretnim delovnim procesom je pri digitalizaciji izjemno pomembno, saj samo standardizacija le-teh dejansko zagotavlja njeno pravilnost in s tem ustreznost digitalizatov. Zakonodajalec je postopke leta 2017 podrobneje opredelil v UVDAG. Postopek digitalizacije tako mora vključevati najmanj: »1. evidentiranje vseh enot dokumentarnega in arhivskega gradiva ne glede na obliko ali nosilec zapisa, način nastanka in druge tehnološke značilnosti; 2. pravilno pretvorbo in zajem vsebine dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalno obliko, ki:  

obsega vse ključne vsebinske podatke, zajema ali ustvari vse potrebne metapodatke, vključno s podatki, ki zagotavljajo celovitost (neokrnjenost vsebine), avtentičnost (dokazljiva povezanost reprodukcij z vsebino izvirnega dokumentarnega in arhivskega gradiva oziroma njegovim izvorom) in uporabnost dokumentarnega in arhivskega gradiva (omogočanje popolne interpretacije podatkov kot smiselne informacije z možnostjo identifikacije enot gradiva) ter omogoči strogo nadzorovano in dokumentirano dodajanje teh podatkov,  obsega dodane podatke, ki so posebej in jasno ločeni, shranjeni in drugače označeni od izvirnih podatkov (dodatni vsebinski in tehnični metapodatki), ter vse pomembne opombe in podatke o postopku zajema in o izvirnikih; 3. samodejno oziroma ročno kontrolo pravilne izvedbe digitalizacije z namenom odprave napak oziroma odstopanj; 4. evidentiranje digitaliziranega dokumentarnega in arhivskega gradiva; 5. hrambo zadostnega obsega dokumentacije, s katero se dokazuje, da uporabljena orodja, metode in postopki digitalizacije zagotavljajo zanesljiv zajem v digitalno obliko« (UVDAG, 13. člen). Da bi se ta teoretična načela varstva arhivskega gradiva v primeru digitalizacije prenesla v prakso, so arhivi v okviru SJAS v preteklosti izdelali smernice za izvajanje digitalizacije, ki so namenjene tako ponudnikom storitev zajema arhivskega gradiva v digitalno obliko kakor tudi arhivistom, ki digitalizacijo vodijo oz. jo nadzorujejo. Pri izbiri vrste digitalizacije se arhivisti namreč pogosto srečujejo z dilemo določitve primernih minimalnih tehničnih zahtev (parametrov) za pretvorbo v digitalno obliko. Ti sicer veljajo za enega od pomembnih dejavnikov, ki zagotavljajo kakovost izvedene digitalizacije, saj se ustvari določena stopnja zaupanja v preizkušene postopke za varno in na dolgi rok obstojno preslikavo ene oblike v drugo. Izpostaviti pa je treba, da je v teh postopkih nujno sodelovanje arhivistov, kot vsebinskih skrbnikov arhivskega gradiva, s strokovnjaki s področja informacijskih tehnologij v okviru SJAS.

139

G. Jenuš, T. Hajtnik, A. Paulič, V. Pfajfar: Analiza ustreznosti formatov za dolgoročno hrambo in metapodatkov …

V Arhivu RS se arhivsko gradivo bolj ali manj sistematično digitalizira od leta 2003, ko se je digitaliziral del gradiva katastra. Razloga za izvedbo prvega večjega projekta digitalizacije sta bila pogosto in obenem zahtevno rokovanje z gradivom (velikost katastrskih kart) ter želja uporabnikov, da pridobijo posnetke gradiva (Dobernik, 2002).6 Pri pripravi gradiva za digitalizacijo so arhivisti sledili določenim postopkom, ki so izhajali iz dotedanje splošne prakse in niso bili usklajeni, zapisani in torej standardizirani. Prav zato se je Arhiv RS, sledeč pobudam iz evropske Digitalne agende, ki je bila sprejeta leta 2010, odločil izvesti poskusno digitalizacijo z namenom priprave nacionalnih standardov za digitalizacijo arhivskega gradiva. V okviru projektov ENArC (European Network on Archival Cooperation) leta 2013 in v okviru projekta Razvoj storitve sprejema in nadaljnje uporabe izbranih oblik arhivskega e-gradiva, OPRR (Operational Programme for Strenghtening of Regional Development Potentials) leta 2015 so bile v poskusni digitalizaciji zajete naslednje vrste arhivskega gradiva: spisovno gradivo (rokopisi, tipkopisi, tiski), fotografije, mikrofilmi, načrti, grafično in filmsko gradivo. Kot rezultat poskusne digitalizacije, in ob sodelovanju celotne SJAS, je nastal Kontrolni seznam za digitalizacijo arhivskega gradiva (2016), ki velja za nekakšen akcijski dokument digitalizacijskih projektov v slovenskih arhivih. V njem so opredeljene tehnične, strukturne in vsebinske informacije, ki opisujejo tako fizično gradivo kot njegovo digitalno različico po postopku digitalizacije, vsebujejo informacije o velikosti datotek, parametrih (ločljivost, barvni model, bitna globina, format) in o izvedbi digitalizacije (Kontrolni seznam za digitalizacijo arhivskega gradiva, 2016).

Format kot eden ključnih parametrov digitalizacije

Ključni parametri digitalizacije so ločljivost skeniranja, barvna globina in format7. Slednji je v svetu digitalizacije, to je pretvorbe gradiva iz fizične v digitalno obliko, danes različen glede na vrsto gradiva (npr. tekstovno tiskano gradivo, kartografsko gradivo, slikovno gradivo, avdio in video gradivo, rokopisno gradivo) ali namen njegove uporabe (arhivska ali uporabniška kopija). Datotečni format je standardni način, na katerega je informacija zakodirana v datoteki in ki določa, na kakšen način so uporabljeni biti za kodiranje informacije na digitalnem nosilcu zapisa.8 Čeprav je večina podatkov na svetu zapisanih v nekaj deset različnih formatih, pa so jih samo v ZDA našteli več̌ kot 16.000 (Thomas in Martin, 2006; Hajtnik, 2016, str. 21). Bistveno je, da formati niso namenjeni katerim koli oblikam zapisov, temveč točno določenim tipom (Hajtnik, 2016, str. 21). Zato je treba dokumente, za katere je predpisano trajanje hrambe več kot pet let, iz običajne digitalne oblike pretvoriti v obliko (format), ki je primerna za dolgoročno hrambo (ZVDAGA, 11, člen). Ker pa ima vsak format dobre in slabe lastnosti, jih je treba pred izbiro za konkreten namen

Iz podobnih vzgibov so bile digitalizirane še nekatere druge zbirke, kot na primer Zbirka listin (signatura SI AS 1063) in zemljiška knjiga plemiške posesti (t. i. Deželna deska za Kranjsko, signatura SI AS 315) (Pfajfar, 2018, str. 12, 13). Slovenski predpisi format poimenujejo »oblika zapisa« in jo opredeljujejo »/…/ kot organizacijske in tehnološke značilnosti zapisa, ki določajo, kako je vsebina zapisana, hranjena in prikazana v procesu hrambe« (ZVDAGA, 2. člen). Format ima več definicij. Volker Heydegger opredeljuje format kot »/.../ niz pravil, ki predstavljajo logično organizacijo podatkov in z navedbo, kako jih razlagati.« Podobno definicijo ponuja projekt InterPARES3 (2015), ki format opredeljuje kot »/…/ organizacijo podatkov znotraj datoteke, ki je običajno zasnovana za lažje shranjevanje, iskanje, obdelavo, predstavitev oz. prenos podatkov s programsko opremo«. (Hajtnik, 2016, str. 21). File format. Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: https://en.wikipedia.org/wiki/File_format.

140

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

hrambe poznati ter uskladiti z lastnimi zahtevami in dolgoročnim tveganjem v zvezi s temi lastnostmi (Hajtnik et al., 2009). Formate se praviloma presoja po sledečih kriterijih9: 



 



Uveljavljenost (razširjenost formata): označuje stopnjo sprejetosti formata pri ustvarjalcih in uporabnikih elektronskih zapisov. Biti mora široko priznan, uveljavljen in v skupni uporabi na širšem področju, pomembna je tudi njegova podpora s strani arhivskih institucij. Interoperabilnost (odvisnost formata): do kolikšne mere je format odvisen od strojne oziroma programske opreme oz. operacijskih sistemov ter kakšna je posledično kvaliteta dokumentiranosti. Odprtost formata: do kolikšne mere je specifikacija formata dostopna javnosti (lastniški, nelastniški format)10. Kakovost (transparentnost formata): do kolikšne mere lahko preverjamo strukturo in atribute formata, možnost pretvorbe vsebine v obliko, ki je neposredno uporabna (ponovna uporaba), vključenost mehanizmov za zaščito. Samodokumentiranost (podpora za metapodatke): do kolikšne mere so podprti metapodatki – osnovni opisni metapodatki kot tudi tehnični in upravni metapodatki, ki se nanašajo na kreiranje in zgodnje faze življenjskega cikla dokumenta (Hajtnik, 2016, str. 165–168).

V okviru raziskave Celovit pristop k pretvorbi elektronskih dokumentov v obliko za dolgoročno hrambo je Tatjana Hajtnik izvedla raziskavo datotečnih formatov. Raziskava je formate razvrstila glede na njihov razvoj, dostopnost in vzdrževanje specifikacij, razvijalce oz. proizvajalce ter jakost vpliva formata na morebitno izgubo bistvenih lastnosti e-dokumentov. V okviru raziskave, ki je zaobjela skupno 22 držav oz. 24. anketirancev (institucij) iz EU in zunaj nje, je bila izvedena tudi anketa glede datotečnih formatov za dolgoročno hrambo, ki jih institucije uporabljajo. Pridobljeni podatki so bili analizirani in glede na njihove opise v literaturi sintetizirani v model lastnosti formatov za dolgoročno hrambo e-dokumentov »MkiFormat« (Hajtnik, 2016). Omejitve pri rokovanju s formati nastopajo glede razvoja, dostopnosti in vzdrževanja specifikacij formatov. Iz tega vidika formate delimo na nelastniške in lastniške. Nelastniške formate (angl. non-proprietary) pogosto imenujemo kar odprti formati (angl. open formats). Podprti so s strani več razvijalcev in jih je mogoče uporabljati z različno programsko opremo. Te formate običajno sprejemajo in nato upravljajo konzorciji zainteresiranih organizacij (npr. Organization for the Advancement of Structured Information Standards - OASIS, World Wide Web Consortium – W3C) ali pa nacionalna (npr. Slovenski inštitut za standardizacijo - SIST) in mednarodna standardizacijska telesa (npr. International Organization for Standardization - ISO). Odprte formate lahko uporabi in implementira kdor koli ter brez kakršnih koli omejitev (licenca ni plačljiva, ni lastništva specifikacije). Specifikacije so prosto dostopne, kar omogoča njihove implementacije in prilagoditve v različnih okoljih. Organizacije in posamezniki, ki svoje dokumente shranjujejo v odprtih formatih, se lahko izognejo odvisnosti od samo enega proizvajalca oz. razvijalca programske opreme. Na ta način lahko programsko opremo prosto zamenjajo, če npr. proizvajalec zviša njeno ceno ali programsko opremo spremeni, neugodno spremeni licenčno politiko ali pa programsko opremo preneha prodajati ali vzdrževati. Lastniški formati (angl. proprietary) so pod nadzorom in podporo samo enega proizvajalca oz. razvijalca programske opreme. Specifikacije teh formatov niso javno dostopne, njihova uporaba je pogosto vezana na licenčne pogoje (običajno plačljiva) lastnika izvirne kode formata. Pri uporabi lastniških formatov se lahko zgodi, da v nekem trenutku starih dokumentov ni več mogoče odpreti ali pa je lahko ta pretvorba neuspešna. E-dokumenti za predstavitev vsebine vsebujejo kodirne znake. Vsak znak je zapisan s kodo določenega števila bitov. Kode pomenijo črke, številke in druge znake, ki se pojavljajo v besedilih. Znaki so urejeni s pomočjo kodnih tabel, ki povezuje grafično predstavitev nekega znaka z njegovim binarnim zapisom. Med bolj znanimi kodnimi tabelami so npr. tabela ASCII (tudi ISO standard), Extended ASCII (iz katerega so nastale npr. ANSI, ISO Latin-1 in Latin-2), Unicode (standard ISO 10646). Zaradi svoje preprostosti in standardiziranosti zagotavljajo vsesplošno berljivost ter so neodvisni od strojne in programske opreme, zato so primerni tudi za dolgoročno e-hrambo (npr. primer format TXT). S pretvorbo zahtevnejših formatov v take preproste formate lahko rešujemo tudi težave združljivosti (Hajtnik, 2016, str. 22, 23).

141

G. Jenuš, T. Hajtnik, A. Paulič, V. Pfajfar: Analiza ustreznosti formatov za dolgoročno hrambo in metapodatkov …

Zavedati se moramo, da so formati podvrženi hitremu tehnološkemu razvoju, kar pomeni, da poznamo znotraj posameznih formatov veliko različic. Da je temu tako, nam potrjuje že hiter pogled v register PRONOM11, iz katerega je razvidno, obstaja format .pdf v 37 unikatnih identifikacijskih številkah fmt in format .tiff v šestih, različice se razlikujejo glede na razvoj standarda, s tem povezano specifikacijo in namen uporabe (Hajtnik, 2016, str. 169). Direktiva EU (Direktiva 2013/37/EU) iz leta 2013 določa, da morajo biti dokumenti na voljo v odprtem in strojno berljivem formatu skupaj z njihovimi metapodatki. 12 Med formati, s katerimi se srečujejo arhivi v svojih postopkih digitalizacije najpogosteje, srečamo formate JPEG/JPG (Joint Photographic Experts Group), TIFF (Tagged Image File Format), JPEG2000 in PDF (Portable Document Format)13, z izjemo avdio-video gradiva, kjer prevladujejo formati MPEG (Moving Picture Experts Group), WAVE (Waveform Audio File Format ) in FLAC (Free Lossless Audio Codec). S stališča arhiviranja, dolgoročne hrambe oziroma ustvarjanja uporabniških kopij so nekateri formati boljši od drugih, njihova poglavitna dobra lastnost pa je točen prikaz vsebine oziroma shranjenih informacij skozi čas, ne glede na razvoj v strojni in programski opremi. Primernost formata, ki ga izberemo za dolgoročno hrambo ali za uporabniško kopijo, lahko ocenjujemo po različnih kriterijih. V glavnem si vse ustanove, kot so arhivi in knjižnice, ki se ukvarjajo z digitalizacijo kulturne dediščine in ponujanjem digitalnih vsebin uporabnikom, določijo nabor lastnosti, ki naj bi jih digitalizirano ali izvorno digitalno gradivo imelo. Na tej podlagi nato naročijo ali izvedejo digitalizacijo ali pretvorbo gradiva v ustrezen format oziroma formate. Izbira formata je v prvi vrsti odvisna od vrste gradiva (npr. spisovno, avdiovizualno, fotografsko) in od predvidenega načina uporabe gradiva. Format, primeren za dolgoročno hrambo, je namreč lahko popolnoma neprimeren za prikaz in objavo gradiva na spletu ali za izdelavo uporabniške kopije. Izbira ustreznega datotečnega formata je eden od najpomembnejših korakov pri postopku digitalizacije arhivskega gradiva, česar se v slovenski javni arhivski mreži vse bolj zavedamo. Poznavanje širokega nabora formatov za raznovrstno arhivsko gradivo zahteva sodelovanje informatikov, arhivistov in specialistov za posamezno vrsto arhivskega gradiva. Upravljanje s formati mora postati del strategije za materialno varovanje arhivskega gradiva in hkrati osnova za pokrivanje potreb različnih tipov uporabnikov (Digital Preservation Handbook, 2015). Kot del projekta Razvoj storitve sprejema in nadaljnje uporabe izbranih oblik arhivskega e-gradiva smo v slovenski javni arhivski mreži določili izhodne formate digitalizacije, ki jih izvajalcu digitalizacije, skupaj z drugimi zahtevami, posredujemo v tako imenovanem kontrolnem seznamu, dokumentu, ki določa parametre digitalizacije. Za upravljanje z gradivom v arhivu

Register PRONOM je prvotno za svoje potrebe razvil Nacionalni arhiv Velike Britanije (The National Archives), danes pa je na voljo vsem, ki potrebujejo zanesljiv in verodostojen informacijski vir o formatih ter programski opremi, njenih življenjskih ciklih in tehničnih specifikacijah, ki jih podpira. Vsebuje podatke o praktično vseh poznanih formatih na svetu ter pripadajoče opise (Hajtnik, 2016, str. 62). Glej tudi spletni vir (pridobljeno 28. 3. 2018): http://www.nationalarchives.gov.uk/PRONOM/BasicSearch/ proBasicSearch.aspx?status=new . Pod strojno berljiv format direktiva opredeljuje datotečni format, ki je strukturiran tako, da lahko programske aplikacije z lahkoto določajo, prepoznavajo in izločajo določene podatke, vključno s posameznimi dejanskimi navedbami in njihovo notranjo strukturo. Pod izrazom odprti format direktiva opredeljuje datotečni format, ki je neodvisen od uporabljene platforme in javnosti dostopen brez omejitev, ki bi preprečevala ponovno uporabo dokumentov (Hajtnik, 2016, str. 59.) Format PDF se priporoča za dolgoročno hrambo besedilnih dokumentov, medtem ko se format TIFF (ISO 12639, ver. 6) priporoča za grafične dokumente (podrobneje glej: ETZ 2.1, I del, 2013; Hajtnik, 2016, str. 42, 43).

142

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

potrebujemo datoteko v dveh kopijah, in sicer kopijo v formatu za dolgoročno hrambo in v formatu za ogledno oziroma uporabniško kopijo (Kontrolni seznam, 2014).

Predstavitev nekaterih formatov, ki se uporabljajo pri digitalizaciji v SJAS

Vodilo pri izbiri formatov naj bo doseči optimalno rešitev v okviru danih finančnih in tehnoloških zmožnostih. Podpora prevelikemu številu formatov ni ekonomična, saj za seboj potegne večjo potrebo po diskovnih kapacitetah, programske opreme za prikazovanje različnih formatov in ne nazadnje vnaša zmedo v sam postopek digitalizacije (Digital Preservation Handbook, 2015). V nadaljevanju povzemamo poglavitne značilnosti datotečnih formatov, za katere se trenutno odločamo pri digitalizaciji arhivskega gradiva in so primerni bodisi za dolgoročno hrambo ali za izdelavo uporabniških oziroma oglednih kopij. Skupne značilnosti opisanih datotečnih formatov so velika razširjenost, dobra podpora in konstanten razvoj. Vsi formati imajo razširjene in lahko dostopne pregledovalnike. TIFF Format TIFF je široko razširjen, fleksibilen in dobro podprt datotečni format za shranjevanje in izmenjavo rastrskih slik14. Podpira več tipov kompresij ter nekompresiranih datotek in barvne globine od 1 do 24 bitov. Specifikacija formata TIFF je v lasti družbe Adobe, vendar je za uporabnike prosto dostopna. V format je vključena celostna podpora za metapodatke, mogoče pa je dodajati lastne označevalce.15 Nekompresiran format TIFF je prednostni in brezizgubni format za dolgoročno hrambo, saj je datoteke v tem formatu mogoče urejati in shranjevati brez izgubljanja kvalitete. Slabost formata je znatna velikost datotek (ena datoteka je lahko velika tudi do 4 GB), kar otežkoča delo s samimi datotekami, ki poleg tega porabijo precej prostora na diskovju. Omeniti velja še podtip formata TIFF GeoTIFF16, ki omogoča georeferenciranje rastrskih slik in je format, primeren za dolgoročno hrambo geopodatkov. GeoTIFF je tudi dober primer fleksibilnosti formata TIFF, ki se kaže v dodajanju lastnih oznak in s tem razširjanju metapodatkovnih elementov. Format GeoTIFF za dolgoročno hrambo prostorskih podatkov uporabljajo v Danskem nacionalnem arhivu (Hajtnik, 2016, str. 76– 77). JPEG Tudi format JPEG je zelo razširjen rastrski slikovni format. V nasprotju s formatom TIFF za kodiranje uporablja izgubno kompresijo, kar pomeni, da se določene informacije v sliki lahko izgubijo. Stopnjo kompresije lahko prilagajamo in s tem lovimo ravnotežje med velikostjo datoteke in kvaliteto slike.17 Že manipuliranje z datoteko JPEG (preimenovanje, premikanje, ponovno shranjevanje) povzroča izgubljanje kvalitete, zato format ni primeren za izdelavo arhivske kopije,18 pogosto pa ga uporabimo kot format za Rastrska slika je dvodimenzionalna mreža pikslov, v kateri ima vsak piksel svojo barvno vrednost. Več: Graphic File Formats (2008). Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: http://www. nationalarchives.gov.uk/ documents/information-management/graphic-file-formats.pdf. 16 Več: GeoTIFF, Revision 1.0 (2011). Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: https://www.loc.gov/preservation /digital/formats/fdd/fdd000279.shtml. 17 Več: JPEG. Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: https://en.wikipedia.org/wiki/JPEG. 18 Več: Best Image Formats for Archival Photography (2016). Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: https://digitalarch.org/blog/2017/4/7/best-image-formats-for-archival-photography. 14 15

143

G. Jenuš, T. Hajtnik, A. Paulič, V. Pfajfar: Analiza ustreznosti formatov za dolgoročno hrambo in metapodatkov …

uporabniško kopijo pri kartografskem in drugem slikovnem gradivu.19 Pri pretežno tekstovnem gradivu za uporabniško kopijo raje izberemo format PDF, ki omogoča lažje pregledovanje oziroma listanje. PDF Nesporna zmagovalka med formati za dolgoročno hrambo spisovnega gradiva v svetu je različica formata PDF – PDF/A. Tako ne preseneča, da tudi v Arhivu RS ter ostalih članicah SJAS prevladuje PDF kot eden od formatov, v katerem hranimo digitalizirano arhivsko gradivo. Format PDF je v zgodnjih devetdesetih letih ustvaril sistem Adobe Systems, ker je potreboval izmenjavo dokumentov v elektronski obliki med svojimi zaposlenimi, tehnologije pa tega takrat niso omogočale. Format ni bil namenjen urejanju vsebine, temveč le prikazovanju in ohranjanju »videza in obnašanja« (angl. »look and feel«). Njegov ključen namen je bil, da bi bili elektronski dokumenti v bistvu podobni papirnim ekvivalentom in verodostojni, zanesljivi ter enostavni za uporabo (Hajtnik, 2016, str. 68). Skozi razvoj interneta in uporabo PDF je ta postal de facto standard za izmenjavo dokumentov vključno z vektorsko grafiko (ilustracije in modeli), besedilom in rastrsko grafiko (fotografije in druge vrste slik). Mnoge študije so pokazale, da format PDF ni primeren za dolgoročno hrambo glede na svoje kriterije, zato je Adobe Systems Inc. specifikacijo PDF večkrat spremenil, leta 2005 pa objavil prvo različico formata PDF/A, ki ga je z leti dopolnjeval. PDF/A je standardizirana verzija formata PDF (družina standardov ISO 19005). Od PDF se razlikuje v tem, da so odstranjene značilnosti, ki so neprimerne za dolgoročno hrambo, npr. povezovanje na pisave (fonte) je nadomeščeno z zahtevo po vključenosti uporabljenih fontov v sam dokument. Standard PDF/A identificira »profil« za elektronske dokumente, ki bo zagotavljal, da bodo lahko za ves čas njihove hrambe reproducirani vedno na natančno enak način. Ključni element reprodukcije je zahteva, da so dokumenti PDF/A stoodstotno neodvisni. Vse informacije, ki so potrebne za prikaz dokumentov vedno na enak način, morajo biti vgrajene v datoteko. To vključuje (ni pa omejeno na) informacijo o vsebini (besedilo, rastrske slike in vektorske grafike), pisavah in barvah. Dokument PDF/A ne sme biti odvisen od podatkov iz zunanjih virov (npr. fontov, programa in hiperpovezav). Zahteve standarda ISO za programsko opremo, ki prikazuje format PDF/A, so, da vključuje smernice za upravljanje z barvami, podporo za vgrajene pisave (fonte) in uporabniške vmesnike za branje vgrajenih opomb (npr. podčrtavanje ali označevanje besedila). Nadalje zahteva, da je barvna shema določena v obliki, neodvisni od strojne in programske opreme, metapodatki pa morajo biti zapisani v formatu XMP20 (Hajtnik, 2016, str. 68–69). Razvoj arhivskega formata PDF je spodbudilo dejstvo, da so javne ustanove producirale ogromne količine tekstovnih dokumentov, ki so jih mnogokrat hranile v formatu PDF. Vendar se PDF ni izkazal kot format, ki je primeren za arhiviranje digitalnega gradiva. Ravno na primeru formata PDF lahko najdemo številne različice, ki imajo vsaka svoj namen, vendar pa je vsaka tudi s svojimi prednostmi in slabostmi. Tega se žal premalo zavedamo; najpogosteje se namreč zadovoljimo s tem, da rečemo, da želimo hraniti gradivo v formatu .pdf, ker je to v svetu pač format, ki velja za primernega za dolgoročno hrambo (Hajtnik, 2016, str. 68–69). Vendar vsak format PDF ni primeren za dolgoročno hrambo arhivskega gradiva. Več: JPEG Image Encoding Family (2012). Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: https://www.loc.gov/ preservation/digital/formats/fdd/fdd000017.shtml. 20 XMP (Extensible Metadata Platform) specifikacija temelji na XML standardu in omogoča uporabo shem za opis metapodatkov. 19

144

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Format PDF ni enak formatu PDF

Kot smo že omenili, je v registru PRONOM možno za format PDF najti kar 37 unikatnih različic, ki se med seboj razlikujejo glede na razvoj standarda, s tem povezano specifikacijo in glede na namen uporabe (Hajtnik, 2016, str. 169). PDF/A se je v preteklih letih po svetu uveljavil kot format za dolgoročno hrambo gradiva, ki zagotavlja možnost reproduciranja dokumentov v prihodnosti ne glede na programsko opremo. Dokumenti v tem formatu naj bi bili karseda samozadostni, samoopisni, njihovo prikazovanje pa neodvisno od strojne ali programske opreme (PDF/A-1, 2010). Podtip PDF/A-1a, kjer 1 pomeni prvi dodatek k standardu (obstajata še 2 in 3, v letu 2018 pa pričakujemo izid 4, ki bo slonel na nadgrajenem formatu PDF 2.021), a pa nivo skladnosti s standardom (obstaja še nivo B), je format, ki trenutno pokriva zahteve dolgoročne hrambe spisovnega gradiva, hkrati pa omogoča večjo dostopnost gradiva. PDF/A-1a omogoča enako kot PDF/-1b zvesto reprodukcijo dokumenta, hkrati pa z dodatnimi posebnostmi, kot sta na primer izbira jezika in označevanje besedila22, poveča dostopnost dokumenta. Omogočanje dostopnosti pa je ključno vsaj na dveh področjih, in sicer pri omogočanju strojne berljivosti dokumentov in omogočanju dostopa do gradiva za slepe in slabovidne uporabnike. Dober dokument v PDF/A-1a je namreč skladen tudi s standardom za dostopnost PDF/UA (Accessibility, b. d.), prav tako je primeren za izdelavo uporabniške kopije (Hajtnik, 2016, str. 68–69). Format PDF/A-1 PDF/A-1 je bil leta 2005 objavljen kot ISO 19005-1. Temelji na PDF 1.4 in ima omejitve glede uporabe barv, pisav, pripomb in drugih elementov. Obstajata dve ravni PDF/A-1:  

raven b (PDF/A-1b; b kot »basic« oz. osnovna raven) in raven a (PDF/A-1a; a kot »accessible« oz. dostopna raven).

PDF/A-1b zagotavlja, da je vizualni izgled dokumenta mogoče dolgoročno ohraniti. Skladnost s stopnjo a (PDF/A-1a) temelji na ravni b, vendar dodaja bistvene lastnosti označenega PDF: zahteva strukturne informacije in zanesljivo besedilno semantiko Unicode23, da se ohrani logična struktura dokumenta in naravnega branja. PDF/A-1a ne zagotavlja le ohranitve vizualnega izgleda, temveč tudi, da se njegova vsebina (semantika) zanesljivo razlaga in je dostopna ranljivim skupinam (npr. slepi uporabniki lahko s programom za branje preberejo označene dokumente v PDF) (Hajtnik, 2016, str. 70). Format PDF/A-2 Leta 2011 je bil objavljen PDF/A-2 kot ISO 19005-2, ki temelji na PDF 1.7. Vključuje številne funkcionalnosti, ki v PDF/A-1 niso na voljo, npr. stiskanje JPEG 2000, transparentnost in uporaba slojev, vgraditev datotek PDF/A. Podobno kot PDF/A-1 ponuja PDF/A-2 raven skladnosti b in a. Dodaja še nivo u, vmesno raven med ravnema PDF/A-2a in PDF/A-2b. Zahteva namreč zanesljivo semantiko Unicode, ne pa informacij o strukturi. PDF/A-2u zagotavlja, da se lahko dokumenti vizualno reproducirajo, besedilo 21 22 23

Več o tem: PDF/A. (b. d.). Z označevanjem (tagging) dokumenta opišemo logično strukturo dokumenta (naslovi, tabele, opombe). Unicode je 16-bitni nabor znakov, ki naj bi pokril potrebe za zapisovanje večine svetovnih naravnih jezikov. Ujema se s standardom ISO 10646 in je bil razvit pod okriljem organizacije Unicode Consortium.

145

G. Jenuš, T. Hajtnik, A. Paulič, V. Pfajfar: Analiza ustreznosti formatov za dolgoročno hrambo in metapodatkov …

se lahko ekstrahira in omogočeno je iskanje. Z vidika arhiviranja e-sporočil s priponkami je zanimiva možnost vstavljanja drugih veljavnih datotek PDF/A. Dokumenti PDF/A-2 lahko vsebujejo datoteke, če priloženi dokumenti ustrezajo ravni PDF/A-1 ali PDF/A-2 (Hajtnik, 2016, str. 70–71). Format PDF/A-3 PDF/A-3 je bil objavljen leta 2012 kot ISO 19005-3 in podpira skladnostne ravni a, b in u. PDF/A-3 z vidika digitalizacije papirnega gradiva v digitalno ni zanimiv, saj se razlikuje od PDF/A-2 le v enem, vendar izjemno pomembnem področju – omogoča vstavljanje dokumentov poljubne vrste datotek (vključno z XML, CSV, CAD, slikami, binarno izvedljivimi datotekami), vendar pa ti ostajajo v svoji izvirni obliki, v kateri so bili ustvarjeni (Hajtnik, 2016, str. 73).

Identifikacija formatov

Ljudsko izročilo: »Ni vse zlato, kar se sveti!«, lahko parafraziramo tudi na primeru formatov. Osnovno možnost identifikacije formata nam ponuja prepoznavanje končnice imena datoteke, npr. končnica .pdf naj bi pomenila, da je dokument v formatu PDF. Vendar ta način identifikacije formata še zdaleč ni zanesljiv, saj lahko končnico imena datoteke zelo enostavno in brez večjih naporov (namerno ali nenamerno) spremenimo.24 Obstajajo pa tudi druge, zelo učinkovite možnosti prepoznavanja formatov, in sicer jih lahko identificiramo s pomočjo ustrezne programske opreme. Te v dokumentu poiščejo notranje karakteristike (npr. zaporedje bitov, ki se enolično pojavi le v določenih formatih) in se povezujejo za te potrebe s posebej ustvarjenimi registri formatov. Taki registri omogočajo identifikacijo in validacijo formatov ter ponujajo informacije o možnostih pretvorbe, stopnji tveganja, karakterističnih lastnostih in o načinu prikazovanja. Za potrebe prispevka in analize digitalizatov smo uporabili prosto dostopen register formatov PRONOM25 in programsko orodje DROID26 (Digital Record Object Identification), ki ga je, prav tako kot PRONOM, razvil britanski The National Archives in ki avtomatsko identificira format dokumenta (ali paket dokumentov) še pred dostopom do dokumenta oz. njegovim odpiranjem. DROID je brezplačna in odprtokodna programska oprema, ki je na voljo v skladu z licenco BSD27. Izvorno kodo programskega orodja DROID lahko prenesemo s portala GitHub28. 24

Poleg tega smo že omenili, da poznamo različne verzije formata PDF, kar pa iz samega imena datoteke ne moremo razbrati (op. a.). Več: PRONOM. Pridobljeno 30. 3. 2018 s spletne strani: http://www.nationalarchives.gov.uk/PRONOM/ Default.aspx. Več: DRIOD. Pridobljeno 30. 3. 2018 s spletne strani: http://www.nationalarchives.gov.uk/informationmanagement/manage-information/preserving-digital-records/droid/ Licenca BSD je skupina licenc za programsko opremo, ki vzpostavlja minimalne omejitve glede ponovne distribucije programske opreme, ki jo pokriva. Izvorno je bila licenca uporabljena za sistem Berkeley Software Distribution (BSD), ki je podoben Unixu. Več o licenci BSD lahko najdemo spletni strani: http://www.linfo.org/bsdlicense.html. Pridobljeno 30. 3. 2018. GitHub je spletni gostiteljski servis za repozitorije v Git. Git je od svojega nastanka leta 2005 postal standard med sistemi za nadzor različic (VCS – Version Control System) oz. sprememb dokumentov ali kode. Omogoča sodelovanje več razvijalcev na istem projektu, obenem pa nam kadarkoli omogoča obnovitev kode na prejšnjo – zgodnejše stanje. V primeru sodelovanja več razvijalcev na istem projektu lahko kadarkoli vidimo, kdo je kaj delal, in posledično veliko hitreje rešimo probleme, ki se znajo pojaviti. V nasprotju z Git-om, ki je ukazno orodje, ponuja GitHub spletni grafični vmesnik. Zagotavlja tudi kontrolo dostopa in številne storitve za kolaborativni razvoj, npr. sledenje napakam, zahteve za lastnosti, upravljanje z nalogami in wiki za vsak projekt.

146

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

V jeseni leta 2017 je bilo uradno objavljeno programsko orodje veraPDF za validacijo formata PDF/A. Orodje preveri in potrdi (validira) skladnost dokumentov PDF s formatom PDF/A in omogoča validacijo vseh različic datotek PDF/A – PDF/A-1, PDF/A2 in PDF/A-3. veraPDF je odprtokodni validator PDF, ki je zasnovan tako, da ustreza potrebam elektronske hrambe. Na voljo je kot grafični uporabniški vmesnik med orodjem in programsko opremo (angl. Graphical user interface, GUI), vmesnik z ukazno vrstico (angl. Command-line interface, CLI) ali kot spletna aplikacija. Na voljo je tudi javanska knjižnica za implementacijo funkcionalnosti orodja v lastne programske rešitve. Razvoj orodja je financiran s strani projekta Evropske unije PREFORMA29, podpirajo ga vodilni člani skupnosti razvijalcev programske opreme PDF (več o razvoju orodja veraPDF glej Hajtnik, 2016, str. 65, 101). Analiza digitalizatov V nadaljevanju smo izbrali šest (6) naključnih digitalizatov iz Arhiva RS iz različnih fondov. Ustvarjeni so bili v različnih obdobjih in s strani različnih ponudnikov spremljevalnih storitev pretvorbe arhivskega gradiva iz analogne (tj. fizične) oblike v digitalno. Digitalizate smo analizirali tako, da smo najprej poiskali podatke o posameznem digitalizatu iz lastnosti datoteke, nato smo ga preverili z orodjem DROID (Slika 1), v nadaljevanju pa izvedli še validacijo formata PDF/A s programskim orodjem veraPDF. Vhodni podatki so bili sledeči (tabela 1): Tabela 1: Vhodni podatki za analizo digitalizatov

Arhivski fond

Leto digitalizacij e

Uporabniška zahteva ob naročilu digitalizacije glede formata

SI AS 315, Deželna deska za Kranjsko

2009

Format: PDF

126_II-3u

SI AS 1074, Zbirka urbarjev

2014 (OP RR)

SI AS 1071_273

SI AS 1071, Zbirka grbov in zastav

2016

SI_AS_309_A_009

SI AS 309, Zbirka zapuščinskih inventarjev Deželnega sodišča v Ljubljani

2014 (OP RR)

SI_AS_R_1850_00 4

SI AS 1850, Enaintrideseta divizija narodnoosvobodilne vojske in partizanskih odredov Jugoslavije

2014 (OP RR)

SI_AS_309_F_001

SI AS 309, Zbirka zapuščinskih inventarjev Deželnega sodišča v Ljubljani

2017 (redna digitalizacija)

Ime datoteke (digitalizata) 01

Format (uporabniške kopije): / Ločljivost: / Globina: / Format (arhivske kopije): PDF/A-1a Ločljivost: 600 dpi Globina: 24 bit Format (uporabniške kopije): PDF/A-1b Ločljivost: 120 dpi Globina: 24 bit Format (uporabniške kopije): PDF/A-1b Ločljivost: 120 dpi Globina: 24 bit Format (uporabniške kopije): PDF/A-1a Ločljivost: 300 dpi Globina: 24 bit

Več o projektu glej spletno stran: http://www.preforma-project.eu/. Pridobljeno 30. 3. 2018.

147

G. Jenuš, T. Hajtnik, A. Paulič, V. Pfajfar: Analiza ustreznosti formatov za dolgoročno hrambo in metapodatkov …

Slika 1: Identifikacija formata datotek z orodjem DROID

V nadaljevanju smo za vse datoteke validirali (avtomatsko, angl: avto-detect) format s programskim orodjem veraPDF (tabela 2). Tabela 1: Validacija formata s programom veraPDF Ime datoteke (digitalizata) 01 126_II-3u SI AS 1071_273 SI_AS_309_A_009 SI_AS_R_1850_004 SI_AS_309_F_001

Uporabniška zahteva ob naročilu digitalizacije glede formata PDF PDF/A-1b PDF/A-1a PDF/A-1b PDF/A-1b PDF/A-1a

148

Rezultat validacije Datoteka ni v nobeni različici formata PDF/A PDF/A-1b PDF/A-1a PDF/A-1b PDF/A-1b PDF/A-1a

Moderna arhivistika, I., 2018, ĹĄt. 1

Tabela 2: Identifikacija formata in pregled lastnosti izbranih digitalizatov iz lastnosti datoteke in z orodjem DROID

149

G. Jenuš, T. Hajtnik, A. Paulič, V. Pfajfar: Analiza ustreznosti formatov za dolgoročno hrambo in metapodatkov …

150

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Za datoteko 01.pdf so nas zanimali podatki, ki jih lahko dobimo z orodjem veraPDF v obliki poročila (Validation report) (slika 2). Izkazalo se je, da katalog slovarja nima metapodatkov (Rule 6. 7. 2-1, slika 2).

Slika 2: Poročilo validacije za datoteko 01.pdf (Rule 6.7.2-1)

Programsko orodje veraPDF je sicer zaznalo format PDF/A-1b, vendar je ugotovilo neskladnost s profilom tega formata, in sicer je odstopanje v pravilu 6.7.2.-1: Requirement: The document catalog dictionary of a conforming file shall contain the Metadata key. Error details: The document catalog dictionary doesn't contain Metadata key. Vsi ostali digitalizati, za katere smo z orodjem veraPDF validirali format, so v formatu PDF/A-1a oz. PDF/A-1b (Tabela 2). Na slikah 3 in 4 vidimo primer uspešne validacije formata PDF/A-1b.

151

G. Jenuš, T. Hajtnik, A. Paulič, V. Pfajfar: Analiza ustreznosti formatov za dolgoročno hrambo in metapodatkov …

Slika 3: Primer uspešne validacije PDF/A

Slika 4: Primer validacijskega poročila z orodjem veraPDF

152

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Zaključne ugotovitve

Skozi analizo šestih naključnih digitalizatov Arhiva RS, ki so jih v zadnjih devetih letih digitalizirali različni ponudniki spremljevalnih storitev pretvorbe arhivskega gradiva iz analogne (tj. fizične) oblike v digitalno, se je izkazalo, da so bile vhodne uporabniške zahteve ob naročilu digitalizacije glede formata izpolnjene. Ponudniki so zagotovili izvedbo digitalizacije v zahtevanih formatih. V letu 2009 se je potrdila trditev iz uvoda prispevka, da se je digitalizacija pravzaprav izvajala »ad hoc« in po potrebi, pri čemer se ni posvečalo pretirane pozornosti dejstvu, da je bil kot izhodni format digitalizacije izbran »goli« PDF, in ne katera od danes uveljavljenih različic PDF/A, ki so obstajale že tudi v letu 2009. To je bilo odpravljeno pri digitalizatih, nastalih po letu 2014, kar je bilo pričakovati, saj je bila takrat že pripravljena prva različica kontrolnega seznama, ki je sistemiziral postopke digitalizacije in s tem vsebinske nosilce digitalizacije »prisilil« k ukvarjanju tudi z vprašanji ustreznosti formatov. Da je bila pri tem izbrana raven b (PDF/A-1b; oz osnovna raven) formata PDF/A-1, ni idealna rešitev, a ne pomeni prevelikega odstopanja od uveljavljene prakse. PDF/-1b enako kot PDF/A-1a omogoča zvesto reprodukcijo dokumenta, hkrati pa z dodatnimi posebnostmi, kot sta na primer izbira jezika in označevanje besedila, poveča dostopnost le-tega. Kar je z vidika postopkov digitalizacije pomenljivo, pa je dejstvo, da je bila programska validacija formatov izvedena šele 1, 2, 4 oz. 9 let po naročilu digitalizacije; in to po zaključku postopka, prevzemu gradiva in končno tudi plačilu opravljene storitve. Čeprav je bila zahteva po kontroli kakovosti v postopkih digitalizacije zakonsko določena že v preteklosti, je arhivi, roko na srce, v tej razsežnosti nismo izvajali. Z napredkom tehnologij so ti postopki postali dostopnejši in predvsem izvedeni na splošno dostopni programski opremi. Nadalje predstavljen primer kaže na nujnost izvajanja arhivske zakonodaje. V tretjem odstavku 13. člena UVDAG je zakonodajalec »/…/ samodejno oziroma ročno kontrolo pravilne izvedbe digitalizacije z namenom odprave napak oziroma odstopanj« opredelil kot nujno, da se zagotovi avtentična pretvorba arhivskega gradiva v postopkih digitalizacije (UVDAG, 13. člen). Arhivi jo moramo pričeti izvajati, in to ne le ob koncu digitalizacije, ampak že v fazi poskusne digitalizacije, v postopkih naključnih kontrol med procesom digitalizacije kot – še posebno – na širokem vzorcu ob njenem zaključku.

153

G. Jenuš, T. Hajtnik, A. Paulič, V. Pfajfar: Analiza ustreznosti formatov za dolgoročno hrambo in metapodatkov …

SUMMARY SUITABILITY ANALYSIS OF FORMATS FOR LONG-TERM PRESERVATION AND METADATA IN THE DIGITIZATION OF ARCHIVAL CULTURAL HERITAGE Gregor JENUŠ, Ph. D.

Tatjana HAJTNIK, Ph. D.

Archives of the Republic of Slovenia, Ljubljana, Slovenia gregor.jenus@gov.si

Archives of the Republic of Slovenia, Ljubljana, Slovenia tatjana.hajtnik@gov.si

Anja PAULIČ

Vanja PFAJFAR

Archives of the Republic of Slovenia, Ljubljana, Slovenia anja.paulic@gov.si

Archives of the Republic of Slovenia, Ljubljana, Slovenia vanja.pfajfar@gov.si

Digitization of archival records is one of the processes for a long-term preservation of archival cultural heritage. The conversion of archival records from their analog (physical) form into a digital format serves as a method to protect the original archival records from material damage caused by frequent, or even more important, improper use. At the same time, digitization of archival cultural heritage allows for greater dissemination of archival records, since the records become more accessible in the existing reading rooms of the Slovenian archival network, as well as in the virtual archival reading room, which is currently under development within the e-ARH.si project. In order to standardize the processes of digitization in recent years, the Slovenian archival network introduced special forms (checklists). They include information on digitization formats and associated metadata and are adapted to the specific needs of a variety of forms of archival records and designed to master the workflow of digitization:    

preparation and inventory of archival records; definition of the digitization method; instructions for the services provider regarding handling of archival records; instructions for the services provider regarding the methods of storing before, during and after digitization, taking into account the principles of archival records preservation.

When the outcome of digitization is an archival copy (AIP, Archival Information Package) of digitized archival records, the Slovenian archives use the PDF and/or TIFF format, while in cases of creating user copies (DIP, Dissemination Information Package) the JPEG format is being used. The development of formats, due to the needs of different users, can cause several variations within one format. Therefore, the format cannot be precisely defined only by its extension (for example .pdf). When choosing to use a format (such as PDF/A), which is suitable for long-term preservation, we must choose the format that is most in line with modern principles of digital archival preservation or other user requirements (such as accessibility). The authors’ examined already digitized archival records and tested the conformity of formats for long-term preservation, examined the relevance and integrity of various forms of metadata with the goal to optimize and complete the workflow of digitization and quality control already on the level of test digitization.

154

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Viri in literatura Accessibility What PDF/A-1a Really Means. (b. d.) Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: https://www.pdfa.org/accessibility-%C2%96-what-pdfa-1a-really-means/. »Arhiv RS objavil tri izvirnike: Dokument SDS je sestavljen iz delov različnih dokumentom«. V: Dnevnik, 22. 2. 2011. Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: https://www.dnevnik.si/1042426174. »Kdor ima arhiv, ima moč«. V: Dnevnik, 19. 11. 2011. Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: https://www.dnevnik.si/1042425331. Berkeley Software Distribution. Pridobljeno 30. 3. 2018 s spletne strani: http://www.linfo.org/bsdlicense.html. Corrado M. in Moulaison S. H. (2017). Digital Preservation for Libraries, Archives and Museums. 2nd Edition. Lanham, Maryland: Rowman & Littlefield. Digital Preservation Handbook. (2015). 2nd Edition, http://handbook. dpconline.org/. Digital Preservation Coalition. Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: https://www.dpconline.org/handbook/technical-solutions-and-tools/file-formatsand-standards. Digitalna Slovenija 2020 – Strategija razvoja informacijske družbe do leta 2020 (2016). Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: http://www.mju.gov.si/fileadmin/ mju.gov.si/pageuploads/DID/Informacijska_druzba/DSI_2020.pdf. Dobernik, M. (2002). Reproduciranje franciscejskega katastra. V: Arhivi. Glasilo Arhivskega društva in arhivov Slovenije, 25 (2), str. 65–76. Ljubljana: Arhivsko društvo Slovenije. Enotne tehnološke zahteve I., II., III. del. (2013). Pridobljeno 28.3.2018 s spletne strani: http://www.arhiv.gov.si/si/zakonodaja_in_dokumenti/ . Evropska digitalna agenda (2010). COM(2010) 245 konč./2, 26. 8. 2010. Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: https://europa.eu/europeanunion/file/1529/download_sl?token=x0E0KD8s. File format. Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: https://en.wikipedia.org/ wiki/File_format. GeoTIFF, Revision 1.0 (2011). Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: https://www.loc.gov/preservation/digital/formats/fdd/fdd000279.shtml. Graphic File Formats (2008). Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/graphicfile-formats.pdf. Best Image Formats for Archival Photography (2016). Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: https://digitalarch.org/blog/2017/4/7/best-image-formats-forarchival-photography. Hajtnik, T. (2016). Celovit pristop k pretvorbi elektronskih dokumentov v obliko za dolgoročno hrambo. Doktorska disertacija. Maribor: Fakulteta za elektrotehniko, računalništvo in informatiko. Hajtnik, T. et al. (2009). Arhiviranje, hramba in upravljanje dokumentov. Navodila in praktični primeri pravilne hrambe vseh vrst dokumentarnega gradiva za podjetja in ustanove. Maribor: Forum Medija.

155

G. Jenuš, T. Hajtnik, A. Paulič, V. Pfajfar: Analiza ustreznosti formatov za dolgoročno hrambo in metapodatkov …

International Standard for Archival Description (ISAD(G)). (2000). 2nd Edition. Ottawa: International Council on Archives. Pridobljeno 28.3.2018 s spletne strani: https://www.ica.org/en/isadg-general-international-standard-archival-descriptionsecond-edition. JPEG Image Encoding Family. (2012). Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: https://www.loc.gov/preservation/digital/formats/fdd/fdd000017.shtml. Kontrolni seznam za digitalizacijo arhivskega gradiva. (2016). Verzija 1.6. Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije. Nacionalni program za kulturo 2008-2014. (2008). (Resolucija, Ur. l. RS 35/08 in 95/10). Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: https://www.uradni-list.si/glasilouradni-list-rs/vsebina/2008-01-1428?sop=2008-01-1428. Nacionalni program za kulturo 2004-2007. (2004). (Resolucija, Ur. l. RS 28/04). Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: https://www.uradni-list.si/glasilo-uradnilist-rs/vsebina/2004-01-1205?sop=2004-01-1205. PDF/A. (b. d.). Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: https://en.wikipedia.org /wiki/PDF/A. PDF/A-1, PDF for Long-term Preservation, Use of PDF 1.4. (2010). Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: https://www.loc.gov/preservation/digital/formats/ fdd/fdd000125.shtml#useful. Pfajfar, V. (2018). Digitalizacija arhivskega gradiva v arhivih. Metodologija in standarizacija postopkov. Magistrsko delo. Maribor: Alma Mater Europea. PREFORMA. Pridobljeno 30. 3. 2018 s spletne strani: http://www.preforma-project.eu/. PRONOM. Pridobljeno 30. 3. 2018 s spletne strani: http://www.nationalarchives. gov.uk/PRONOM/Default.aspx. Strategija in izvedbeni načrt razvoja slovenskega elektronskega arhiva za obdobje 2010 – 2015. (2010). Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/zakonodaja/Predlog_st r__e-ARH.si_1.5.pdf. Strategija in izvedbeni načrt razvoja slovenskega elektronskega arhiva eARH.si za obdobje 2016-2020. (2016). Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/zakonodaja/Strategija_ e-ARH.si/Strategija_e-ARH_si_2016-2020_1.0.pdf. Strategija za enotni digitalni trg. (2015). Pridobljeno 28. 3. 2018 s spletne strani: http://europa.eu/rapid/press-release_IP-15-4653_sl.htm. Thomas, S. in Martin, J. (2006). Using the papers of contemporary British politicians as a testbed fort the preservation of gdigital personel archives. V: Journal of the Society of Archivists 27 (1), str. 29–56. Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. (2006). Uradni list Republike Slovenije, št. 86. Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. (2017). Uradni list Republike Slovenije, št. 42. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. (2006). Uradni list Republike Slovenije, št. 30. Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. (2014). Uradni list Republike Slovenije, št. 51. 156

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Prejeto / Received: 26. 03. 2018 1.03 Kratski znanstveni članek

1.03 Short Scientific Article

TEHNIČNI VIDIKI DOLGOROČNEGA OHRANJANJA ELEKTRONSKE POŠTE

Klavdija Krivec Arhiv Republike Slovenije, Ljubljana, Slovenija klavdija.krivec@gov.si

dr. Tatjana HAJTNIK Arhiv Republike Slovenije, Ljubljana, Slovenija tatjana.hajtnik@gov.si

Izvleček: V okviru nadaljnjega razvoja projekta e-ARH.si, katerega podlago predstavljata Strategija in izvedbeni načrt razvoja slovenskega elektronskega arhiva za obdobje 2016–2020, se pripravljajo rešitve za dolgoročno ohranjanje in arhiviranje e-pošte. V prispevku je obravnavana problematika formatov dolgoročne hrambe za e-pošto, možnosti pretvorb iz izvornih v arhivske formate ter njihova validacija. Predstavljene so smernice iskanja rešitev za hrambo e-pošte najpogosteje zastopanih namiznih poštnih odjemalcev naših ustvarjalcev, IBM Lotus Notes in Microsoft Outlook. Na podlagi ugotovitev so zasnovani možni scenariji izvoza in pretvorbe e-pošte, ki predstavljajo izhodišča za sprejemanje nadaljnjih odločitev pri izbiri ustreznih tehničnih rešitev, namenjenih dolgoročnemu ohranjanju e-pošte pri ustvarjalcih in v arhivskih inštitucijah. Ključne besede: projekt e-ARH.si: ESS 2016–2020, dolgoročna hramba e-pošte, PDF/A format, pretvorba formatov e-pošte Abstract: Technical Aspects of Long-Term E-Mail Preservation As a part of further development of the e-ARH.si project, based on the Strategy and Implementation Plan for the Development of the Slovenian Electronic Archives for the period 2016 - 2020, the preparation of solutions for the long-term email preservation is in progress. Article summarizes e-mail format issues, the possibility of transformation into archival formats and their validation. According to the survey, the authors focused on an email solution for the most frequently used email applications of our creators, IBM Lotus Notes and Microsoft Outlook. Possible scenarios of exports and conversions were designed for the purpose of making further decisions in the selection of appropriate technical solutions for the long-term email preservation at creators and in archival institutions. Key words: project e-ARH.si: ESS 2016 - 2020, long-term email preservation, PDF/A format, email formats conversion

157

K. Krivec, T. Hajtnik: Tehnični vidiki dolgoročnega ohranjanja elektronske pošte

1. Razvoj slovenskega elektronskega arhiva e-ARH.si Slovenski javni arhivi so zadolženi za varovanje dokumentacije, ki ima poseben pomen za znanost in kulturo ter pravno varnost posameznikov in države, tudi v elektronski obliki. Množična uporaba informacijske tehnologije v sodobni družbi na vseh področjih in na vseh ravneh njenega delovanja vodi v množico pojavnih oblik dokumentarnega in arhivskega gradiva, ki se uresničuje v fizičnih in elektronskih oblikah. Ocenjujemo, da bo do leta 2020 velik del arhivskega gradiva hranjen samo še v elektronski obliki (Hajtnik, 2011). V Sloveniji v ta namen vzpostavljamo slovenski javni elektronski arhiv e-ARH.si, ki predstavlja kompleksno okolje, namenjeno elektronskemu arhiviranju. Zajema postopke prevzemanja elektronskega arhivskega gradiva (v nadaljevanju eAG) v pristojne arhive, njegovo strokovno obdelavo, izvedbo dolgoročne hrambe v skladu z veljavno zakonodajo ter omogočanje učinkovitega upravljanja in uporabo tega gradiva. Temelj za izgradnjo je predstavljala v letu 2010 s strani Vlade RS potrjena Strategija razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva e-ARH.si in njen izvedbeni načrt. V okviru strategije e-ARH.si 2010–2015 je bila razvita prva rešitev elektronskega arhiviranja, s katero lahko Arhiv RS od ustvarjalcev prevzema eAG. Nadaljnji razvoj rešitev elektronskega arhiviranja predstavlja Strategija in izvedbeni načrt razvoja slovenskega elektronskega arhiva 2016–2020, potrjena marca 2016 s strani Vlade Republike Slovenije. Za njeno uresničevanje je Arhiv RS jeseni leta 2016 uspel pridobiti finančna sredstva iz Operativnega programa za izvajanje Evropske kohezijske politike v obdobju 2014–2020. S tem so bili vzpostavljeni vsi pogoji za vzpostavitev projekta nadaljnjega razvoja e-ARH.si, poimenovanega »Projekt e-ARH.si: ESS 2016–2020«. Namen projekta je skrb za eAG pri ustvarjalcih in njegov prevzem v e-ARH.si, skrb za njegovo nadaljnje dolgoročno ohranjanje ter uporabo in povečanje njegove dostopnosti. Posebna pozornost je namenjena dostopu in nadaljnji uporabi arhivskega gradiva vsem bodočim uporabnikom, ne glede na njihove zmožnosti, tudi starejšim in osebam s posebnimi potrebami. V okviru projekta e-ARH.si: ESS 2016–2020 se posvečamo nadaljnjemu razvoju sistema e-ARH.si ter se pri tem osredotočamo na dolgoročno ohranjanje novih vrst eAG, kot so elektronska pošta (v nadaljevanju e-pošta), avdio- in videovsebine, spletne strani, družbena omrežja, prostorski podatki in 3Dmodeli. Slovenski elektronski arhiv e-ARH.si temelji na mednarodnem standardu ISO 14721:2003 oziroma referenčnem modelu OAIS (Slika 1). Model OAIS razlikuje tri oblike informacijskih paketov: sprejemni informacijski paket (SIP), arhivski informacijski paket (AIP) in dostopni informacijski paket (DIP). Ustvarjalec izroči eAG pristojnemu arhivu kot zaokroženo celoto v SIP-u s pomočjo programskega orodja Urejevalnik SIP (e-ARH.siP). Za dolgoročno ohranjanje eAG je vzpostavljen arhivski informacijski sistem (AIS), ki omogoča hrambo eAG v obliki AIP. S pomočjo Pregledovalnika DIP (e-ARH.diP) je končnim uporabnikom omogočen dostop do prevzetega eAG. Ta vrne dostopni informacijski paket, sestavljen iz vsebine enega ali več AIP, kot odgovor na poizvedbo in naročilo v arhivskem informacijskem sistemu.

158

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

2. Elektronska pošta Prvo e-poštno sporočilo (v nadaljevanju e-sporočilo), ki je bilo poslano leta 1971, je popolnoma spremenilo način komuniciranja med posamezniki in skupinami širom sveta. Danes izmenjava e-pošte predstavlja bistveni del spletnih komunikacij, te pridobivajo pomen in veljavo tudi pri ustvarjalcih javnega arhivskega gradiva. Dolgoročno ohranjanje e-pošte v arhivu vključuje njen prevzem od ustvarjalcev, nadaljnje dolgoročno ohranjanje po načelih varne dolgoročne hrambe (dostopnost, uporabnost, celovitost, avtentičnost, trajnost), kot jih določa tudi Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), in zagotavljanje nadaljnje dostopnosti do tega gradiva vključno z možnostjo njegove ponovne uporabe za bodoče uporabnike. V prispevku so predstavljeni do sedaj raziskani tehnični vidiki arhiviranja e-pošte, ki predstavljajo začetni korak za vzpostavitev stabilnega in zaupanja vrednega slovenskega elektronskega arhiva e-ARH.si do leta 2020 tudi za to vrsto eAG. V času projekta e-ARH.si: ESS 2016–2020 bomo poiskali programska orodja in prilagodili že obstoječa orodja za ustvarjalce, arhiviste in uporabnike arhivskega gradiva, ki bodo omogočila pripravo in prevzem e-pošte v sistem e-ARH.si in njegovo nadaljnjo uporabo.

3. Tehnični izzivi pri dolgoročni hrambi e-pošte Urejevalnik SIP, namenjen izročanju eAG, zaenkrat podpira sprejem gradiva v obliki nestrukturiranih zapisov, podatkovnih zbirk v obliki relacijskih baz ter gradiva iz informacijskih sistemov za upravljanje z dokumenti. V času projekta e-ARH.si do leta 2020 želimo omogočiti ustvarjalcem tudi izročanje e-pošte. Na podlagi do sedaj raziskanih možnosti arhiviranja e-pošte bo ta v Urejevalniku SIP obravnavana kot nestrukturirani zapisi. Datoteke e-pošte bodo kot vsebina ene ali več map uvožene v sam proces gradnje paketa, nato sledi urejanje metapodatkov za posamezno opisno enoto ter izvoz opisnih enot s pripadajočim naborom metapodatkov v SIP. Izjemnega pomena je kvalitetna predpriprava datotek gradiva e-pošte za prevzem z Urejevalnikom SIP, kjer je na eni strani pomemben vsebinski vidik, ki je domena arhivske stroke, in na drugi strani tehnični vidik, obravnavan v prispevku. S tehnične perspektive smo se v začetnih korakih usmerili v iskanje odgovorov na vprašanja, kateri so ustrezni formati za dolgoročno hrambo e-pošte v arhivih po svetu, kateri formati e-pošte so v uporabi pri naših ustvarjalcih, kako lahko pretvorimo izvorne formate e-pošte v formate za dolgoročno hrambo in kako ustrezno izvedemo validacijo pretvorjenih datotek. S tehničnega vidika se pri arhivskem gradivu v obliki e-pošte spoprijemamo z izzivi vključevanja te vrste gradiva v celoten zgoraj opisani proces, razširjen s postopki prevzemanja e-pošte v pristojne arhive, njeno strokovno obdelavo, dolgoročno hrambo v skladu z veljavno zakonodajo ter omogočanjem nadaljnjega učinkovitega upravljanja in uporabe.

4. Formati dolgoročne hrambe za e-pošto Velik izziv, za nas in strokovnjake v svetu, je izbrati ustrezen format za dolgoročno hrambo e-sporočil (Hajtnik, 2012). Izvorna e-sporočila se hranijo v različnih formatih datotek. Trenutno uveljavljena strategija dolgoročnega hranjenja e-dokumentov je pretvorba iz izvorne oblike v obliko zapisa, ki je primerna za dolgoročno hrambo. Pri nas je določena kot obvezna strategija tudi z ZVDAGA (11. člen). Medtem ko lahko pretvorba formatov datotek ščiti podatke pred izgubo, pa sam postopek pretvorbe prinaša določena tveganja, zato ga je treba skrbno načrtovati in izvajati.

159

K. Krivec, T. Hajtnik: Tehnični vidiki dolgoročnega ohranjanja elektronske pošte

E-sporočilo je sestavljeno iz glave (angl. header) in telesa (angl. body). Glava vključuje prejemnikov e-naslov in opcijsko ime prejemnika ali prejemnikov, pošiljateljev e-naslov in opcijsko ime, čas in datum sporočila, vključno s časovnim pasom ter predmet sporočila. Telo e-sporočila lahko vsebuje besedilo sporočila in pripete datoteke oziroma priponke (angl. attachments), ki jim je pri izbiri formata za arhiviranje e-pošte namenjena posebna pozornost. Preko e-pošte lahko pošljemo poljubne vrste datotek vključno z video posnetki, glasbo, slikami in dokumenti, odpremo pa jih s programi, ki niso poštni odjemalec. Arhiviranje e-pošte zajema tudi arhiviranje priponk poljubnih formatov, čemur smo se še posebej posvetili pri izbiri formatov za arhiviranje e-pošte. V svetu se kot primeren format za hrambo e-sporočil sprejema tudi format PDF/A, določen v standardu ISO 19005. PDF/A je usmerjen v zanesljivo dolgoročno shranjevanje e-dokumentov z besedilom, rastrskimi slikami in vektorsko grafiko ter z njimi povezanimi metapodatki. Format PDF/A si prizadeva zagotoviti dosledno in robustno podmnožico formata PDF1, ki se lahko reproducira tudi po daljšem časovnem obdobju hrambe in se uporablja za zanesljivo izmenjavo podatkov v podjetjih in vladnih okoljih (Prom, 2011). V nadaljevanju si bomo ogledali njegove podtipe PDF/A-1, PDF/A2 in PDF/A-3. PDF/A-1 je bil leta 2005 objavljen kot ISO 19005-1. Temelji na PDF 1.4 in ima omejitve glede uporabe barv, pisav, pripomb in drugih elementov. Obstajata dve ravni PDF/A-1, raven b (PDF/A-1b; b kot »basic« oz. osnovna raven) in raven a (PDF/A-1a; a kot »accessible« oz. dostopna raven). PDF/A-1b zagotavlja, da je vizualni izgled dokumenta mogoče dolgoročno ohraniti. Skladnost s stopnjo a (PDF/A-1a) temelji na ravni b, vendar dodaja bistvene lastnosti označenega PDF-ja: zahteva strukturne informacije in zanesljivo besedilno semantiko Unicode2, da se ohrani logična struktura dokumenta in naravnega branja. PDF/A-1a ne zagotavlja le ohranitve vizualnega izgleda, temveč tudi, da se njegova vsebina (semantika) zanesljivo razlaga in je dostopna ranljivim skupinam (npr. slepi uporabniki lahko s programom za branje preberejo označene dokumente PDF). Leta 2011 je bil objavljen PDF/A-2 kot ISO 19005-2, ki temelji na PDF 1.7. Vključuje številne funkcionalnosti, ki v PDF/A-1 niso na voljo, npr. stiskanje JPEG 2000, transparentnost in uporaba slojev, vgraditev datotek PDF/A. Podobno kot PDF/A-1, PDF/A-2 ponuja raven skladnosti b in a. Dodaja še nivo u, vmesno raven med ravnema PDF/A-2a in PDF/A-2b. Zahteva namreč zanesljivo semantiko Unicode, ne pa informacij o strukturi. PDF/A-2u zagotavlja, da se lahko dokumenti vizualno reproducirajo, besedilo se lahko ekstrahira in omogočeno je iskanje. Z vidika arhiviranja e-sporočil s priponkami je zanimiva možnost vstavljanja drugih veljavnih datotek PDF/A. Dokumenti PDF/A-2 lahko vsebujejo datoteke, če priloženi dokumenti ustrezajo ravni PDF/A-1 ali PDF/A-2. PDF/A-3 je bil objavljen 2012 kot ISO 19005-3 in podpira skladne ravni a, b in u. PDF/A-3 se razlikuje od PDF/A-2 le v enem, vendar izjemno pomembnem področju – omogoča vstavljanje dokumentov poljubne vrste datotek (vključno z XML, CSV, CAD, slikami, binarno izvedljivimi datotekami), vendar pa ti ostajajo v svoji izvirni obliki, v kateri so bili ustvarjeni.

PDF (angl. Portable Document Format) je format za izmenjavo e-dokumentov, definiran v ISO 320001:2008. Je odprt standard za izmenjavo e-dokumentov, ki je bil ustvarjen z namenom neodvisnega prikazovanja dokumenta od platforme (programska oprema, strojna oprema, operacijski sistem). Unicode je 16-bitni nabor znakov, ki naj bi pokril potrebe za zapisovanje večine svetovnih naravnih jezikov. Ujema se s standardom ISO 10646 in je bil razvit pod okriljem organizacije Unicode Consortium.

160

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

5. Pretvorba izvirnih formatov e-pošte v arhivski format ter validacija pretvorjenih datotek Naši ustvarjalci javnega arhivskega gradiva uporabljajo različne odjemalce epošte, ki jim omogočajo izvoz v različne formate. S pomočjo pretvornikov e-sporočil je mogoče izvesti pretvorbe med različnimi standardnimi formati (npr. Lotus Notesov format .nsf v Outlookov format .pst) ter pretvorbe iz formatov e-pošte v enostavnejše formate (.xml). V produkcijskem okolju javne uprave se najpogosteje pojavljata e-odjemalca Microsoft Outlook in Lotus Notes ter njima pripadajoči formati arhiviranja: Outlookov format .pst ter Lotus Notesov format .nsf. Izbira ustreznih programskih orodij za pretvorbo je izjemnega pomena, saj so na voljo lastniška3, brezplačna4 ali odprtokodna5 orodja z različnimi funkcionalnostmi in cenovno dostopnostjo. Na podlagi pregleda dobrih praks v svetu smo se usmerili v iskanje in testiranje različnih pretvornikov e-pošte iz izvornih v ustreznejše splošne formate, primerne za dolgoročno hrambo, še posebej v format PDF/A. Pretvorbi iz izvornega v željeni format sledi validacija oziroma kontrola uspešnosti pretvorbe. Standardi, na katerih temelji format PDF/A, niso vedno enoznačni. Posledično se na tržišču za validacijo formata PDF/A pojavljajo programska orodja, ki so v lasti posameznih komercialnih podjetij ter izvajajo validacijo pretvorjenih datotek na podlagi različnih kriterijev, kar vodi v nekonsistentne rezultate ter neučinkovito določevanje skladnosti s formatom PDF/A. Potreba po zanesljivem odprtokodnem programskem orodju ter interoperabilnosti je sprožila financiranje razvoja ustreznega programskega orodja s strani projekta Evropske unije PREFORMA – PREservation FORMAts, ki ga podpira združenje predstavnikov digitalne hrambe (Open Preservation Foundation, Digital Preservation Coalition, KEEP Solutions) in vodilnih članov skupnosti razvijalcev programske opreme PDF (PDF Association in Dual Lab). Glavni namen projekta naslavlja implementacijo standardiziranih formatov datotek za dolgoročno hrambo ter s tem želi omogočiti arhivskim institucijam nadzor nad sprejemanjem in upravljanjem datotek za shranjevanje v digitalne repozitorije. Za validacijo formata PDF/A je bilo razvito odprtokodno programsko orodje, ki preveri skladnost datotek s standardnimi specifikacijami, skladnost datotek z merili oz. kriteriji institucije, izdela poročilo ter izvaja preproste metapodatkovne popravke. Orodje omogoča validacijo osmih profilov PDF/A, to so PDF/A-1b, -1a, -2b, -2u, -2a, -3b, -3u, -3a. Na voljo je kot grafični uporabniški vmesnik med orodjem in programsko opremo (angl. Graphical user interface, GUI), vmesnik z ukazno vrstico (angl. Command-line interface, CLI) ali kot spletna aplikacija. Na voljo je tudi javanska knjižnica (angl. Application programming interface, Java API) za implementacijo funkcionalnosti orodja v lastne programske rešitve. Trenutno je na voljo zadnja različica veraPDF 1.10, izdana v novembru 2017. Orodje je izdano pod licencama GPLv3+6 in MPLv2+7.

6 7

Lastniška programska oprema (angl. Proprietary software) je programska oprema, za katero izdajatelj ali druga oseba ohrani pravice intelektualne lastnine, običajno avtorske pravice za izvorno kodo, včasih tudi patentne pravice. Brezplačna programska oprema (angl. Freeware) je programska oprema, ki je na voljo na spletu, brez plačila ali za prostovoljno plačilo, največkrat brez programske kode. Odprtokodna programska oprema (angl. Open-source software, OSS) je programska oprema, za katero je izvorna koda izdana pod zaščitno licenco, ki ustreza kriterijem odprtokodne definicije. Ta dovoljuje vsakršno uporabo in spreminjanje programske opreme in njeno razširjanje. GNU General public license, dostopno na https://www.gnu.org/licenses/gpl-3.0.en.html. Mozilla Public License Version 2.0, dostopno na https://www.mozilla.org/en-US/MPL/.

161

K. Krivec, T. Hajtnik: Tehnični vidiki dolgoročnega ohranjanja elektronske pošte

Slika 1: Primer validacije s programsko opremo veraPDF

162

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

6. Analiza uporabe e-pošte pri ustvarjalcih javnega arhivskega gradiva Novembra 2016 je bila med ustvarjalci javnega arhivskega gradiva izvedena anketa, s katero smo med drugim pridobili tudi osnovne informacije s področja uporabe e-pošte pri njih. Anketni vprašalnik je bil zasnovan z namenom omogočiti vpogled v arhivsko gradivo v obliki e-pošte, ki obstaja pri ustvarjalcih javnega arhivskega gradiva. Na vzorcu 52 ustvarjalcev, ki so podali odgovore na anketna vprašanja, smo pridobili osnovne informacije o rabi e-pošte ter na podlagi analize zbranih podatkov zasnovali smernice nadaljnjega raziskovanja. Zanimalo nas je predvsem, v kolikšni meri pri ustvarjalcih nastaja arhivsko gradivo v obliki e-pošte in kako je omogočen dostop do e-sporočil. Analiza rezultatov zbranih podatkov na našem vzorcu ustvarjalcev je pokazala sledeče:   

arhivsko gradivo v obliki e-pošte nastaja pri vseh anketiranih ustvarjalcih, dostop do e-pošte je omogočen s pomočjo namiznih poštnih odjemalcev8 ali spletnih vmesnikov9, najpogostejša namizna poštna odjemalca sta IBM Lotus Notes in Microsoft Outlook, drugi odjemalci so v manjšini.

Oglejmo si razlike med namiznimi poštnimi odjemalci in spletno pošto. Namizni poštni odjemalci so aplikacije oziroma programska orodja, ki nam omogočajo upravljanje z e-pošto. Preko teh programov poteka sestavljanje, pošiljanje in prejemanje e-sporočil, ki se shranjujejo na uporabnikovem lokalnem računalniku. Predhodno je treba v poštnem odjemalcu le nastaviti e-poštni račun, kar vključuje vnos temeljnih nastavitev, kot so uporabniško ime, poštni naslov in geslo, nastavitve strežnikov za dohodno (POP310 ali IMAP11) in odhodno pošto (SMTP12) ter vrsta šifrirane povezave. Vzporedno s poštnimi odjemalci se je začel razvijati dostop do spletne pošte (Arnes, Gmail, Yahoo! Mail) preko spletnega vmesnika s pomočjo spletnih brskalnikov (npr. Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome). Ustvarjalci upravljajo z e-pošto tudi preko spletnih vmesnikov za spletno pošto. E-sporočila so shranjena na spletnem strežniku, pošiljanje in prejemanje sporočil pa poteka preko spletnega brskalnika na spletni strani e-poštne storitve. Glavna prednost spletne pošte je zmožnost pošiljanja in prejemanja e-pošte kjerkoli iz spletnega brskalnika, njena glavna pomanjkljivost pa je potreba po povezavi z internetom, medtem ko jo uporabljamo.

Namizni poštni odjemalec (angl. Email Client) oz. e-poštni odjemalec je namizna aplikacija, ki omogoča konfiguriranje enega ali več e-poštnih naslovov za prejemanje, branje, sestavljanje in pošiljanje esporočil. E-poštni odjemalec je znan tudi kot uporabniški agent za pošto (angl. Mail Transfer Agent, MUA). Spletna pošta z dostopom preko spletnega vmesnika se izvaja kot spletna aplikacija na spletnem strežniku. POP3 (angl. Post Office Protocol version 3) je bil prvič definiran v standardu RFC 1081 leta 1988 (https://tools.ietf.org/html/rfc1081). Je internetni protokol na aplikacijskem sloju, ki je namenjen pridobivanju elektronske pošte iz strežnika na odjemalniški računalnik preko TCP/IP-povezave. IMAP (angl. Internet Message Access Protocol) je bil prvič definiran v standardu RFC 3501 leta 2003 (https://tools.ietf.org/html/rfc3501). Je internetni protokol na aplikacijskem sloju preko TCP/IP-povezave, ki se uporablja kot alternativa protokolu POP3. SMTP (angl. Simple Mail Transfer Protocol) je bil prvič definiran v standardu RFC 821 leta 1982 (https://tools.ietf.org/html/rfc821). Je internetni protokol na aplikacijskem sloju preko TCP/IP-povezave, namenjen pošiljanju sporočil.

163

K. Krivec, T. Hajtnik: Tehnični vidiki dolgoročnega ohranjanja elektronske pošte

Široko razširjena uporaba e-pošte pred nas postavlja izzive zagotavljanja dolgoročne hrambe tudi za to vrsto arhivskega gradiva. Zbrani rezultati so predstavljali izhodišča za proučevanje tehničnih vidikov zagotavljanja dolgoročne hrambe e-pošte. Naši ustvarjalci v največji meri dostopajo do e-pošte s poštnima odjemalcema Microsoft Outlook in IBM Lotus Notes, raba ostalih načinov dostopa in upravljanja z e-pošto preko drugih poštnih odjemalcev ali preko spletnega vmesnika je manj razširjena. V nadaljnjem raziskovanju smo se osredotočili v proučevanje tehničnih možnosti zagotavljanja dolgoročne hrambe in arhiviranja e-pošte za omenjena namizna poštna odjemalca, za katera smo zasnovali tehnični scenarij izvoza in pretvorbe e-pošte. Osnovni scenarij je mogoče razširiti na način, da se podpre obstoječe alternative dostopov do e-pošte, ki se pojavljajo pri naših ustvarjalcih. Spletno pošto je mogoče s spletnega strežnika uvoziti v željeni poštni odjemalec (Microsoft Outlook ali Lotus Notes), predhodno moramo v odjemalcu le opredeliti nastavitve poštnega računa. Za ustvarjalce, ki uporabljajo druge e-poštne odjemalce, je možno izvoziti e-pošto v željeni poštni odjemalec s pomočjo funkcionalnosti izvoza v izvornem poštnem odjemalcu in uvoza v željenem poštnem odjemalcu ali preko tretjega programa, ki poskrbi za pretvorbo elektronskih sporočil.

7. Zasnovani scenariji izvoza in pretvorbe za e-pošto Iskanje najustreznejših programov za pretvorbo formatov je ena ključnih nalog pri arhiviranju e-pošte. Glede na zasnovane kriterije je bila izvedena izbira najustreznejše programske opreme za izvedbo pretvorbe formatov e-pošte, ustvarjene s programoma Outlook in Lotus Notes, v arhivski format PDF/A. Na podlagi preverjanja različnih aktualnih pretvornikov smo oblikovali možne scenarije pretvorbe, pri čemer smo pri izbiri upoštevali različne kriterije izbora, kot so:          

dostopnost testne različice, enostavnost namestitve, preprostost in razumljivost uporabe orodja, pretvorba e-sporočil in priponk iz izvornih v arhivski format PDF/A, ohranjanje strukture direktorijev in poddirektorijev, možnost ugotovitve ali pretvorba robnih primerov, kot je npr. format .ZIP, osnovna programska in strojna oprema (operacijski sistem, programska oprema, prostor na disku, zmogljivost procesorja), morebitna dodatna programska in strojna oprema, možnost razvoja lastnih razširitev, cenovna dostopnost ipd.

164

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Scenariji pretvorbe Prvi scenarij Pretvorbo izvedemo s pomočjo programskih orodij Adobe Acrobat PDFmaker, Autoportfolio in Foxit PDF Compressor (Napaka! Vira sklicevanja ni bilo mogoče najti.2). Orodje Adobe Acrobat PDFmaker je funkcija programa Acrobat, ki deluje v množici poslovnih programov, med drugim ga lahko kot programski dodatek (angl. plugin) namestimo tudi v Microsoft Outlook in IBM Lotus Notes. Z dodatkom PDFMaker lahko pretvorimo več e-sporočil ali celotne mape sporočil v portfelj PDF ali v spojeno datoteko PDF. Zaradi kasnejše pretvorbe posameznega e-sporočila s pripadajočimi priponkami v format PDF/A je za nas zanimiva opcija pretvorbe v portfelj, saj so posamezna esporočila sicer združena v eno datoteko, iz vizualizacije datoteke s programom Adobe Reader pa je razvidna struktura pretvorjenih sporočil in map po posameznih mapah in e-sporočilih ter tudi pripadajočih priponkah. Pri pretvorbi se v pravilni hierarhiji ohrani prvotna struktura posameznih e-sporočil s pripadajočimi priponkami in nadrejenih ali podrejenih map. Rezultat izvoza je portfelj PDF, ki je zbirka PDF-dokumentov. S pomočjo programskega dodatka Autoportfolio za programsko opremo Adobe Acrobat portfelj PDF razdelimo na posamezne datoteke PDF. Datoteko PDF sestavlja osnovno e-sporočilo s pripadajočimi priponkami. Validacija datoteke PDF pokaže, da je format datoteke PDF 1.7. Format nato z orodjem Foxit PDF Compressor pretvorimo v format PDF/A. Validacija z orodjem veraPDF pokaže, da je pretvorjen format datoteke arhivski (PDF/A-2U).

Slika 2: Scenarij pretvorbe e-pošte z orodji Acrobat PDFMaker, Autoportfolio in Foxit PDF Compressor

Drugi scenarij Pretvorba vključuje programska orodja Aid4mail, Stellar NSF to PST Converter, SysTools NSF Converter in Foxit PDF Compressor (Napaka! Vira sklicevanja ni bilo mogoče najti.3). Poštna odjemalca IBM Lotus Notes in Microsoft Outlook sama po sebi ponujata možnost izvoza oziroma arhiviranja. Izvoz vsebine e-pošte s priponkami ter po želji tudi izvoz podatkov o uporabniku, stikov, informacij v koledarju ipd. ustvari kopijo informacij, saj vsi podatki ostanejo v poštnem odjemalcu in so tam tudi dostopni. Ustvarjena datoteka je shranjena v našem računalniku na izbranem mestu. Ustvarjena podatkovna datoteka v Outlooku je izvožena v izvornem formatu .pst, datoteka Lotus Notes pa v izvornem formatu .nsf. Outlook: V nadaljevanju s programskim orodjem Aid4Mail pretvorimo izvozno datoteko .pst, v katero smo izvozili izbrane mape poštnega predala, v datoteke .msg posameznih e165

K. Krivec, T. Hajtnik: Tehnični vidiki dolgoročnega ohranjanja elektronske pošte

sporočil. Nato posamezno datoteko .msg s PDF Compressorjem pretvorimo v format PDF s priponkami. Lotus Notes: Možnost 1: Podobno v Lotus Notesu izvozno datoteko .nsf s pretvornikom »NSF to PST Converter« (Stellar Office) pretvorimo v datoteko .pst in nadaljujemo s procesom pretvorbe kot pri datoteki .PST. Možnost 2: Izvozno datoteko .nsf z orodjem »SysTools NSF Converter« pretvorimo v formata .eml ali .msg, nato pa postopek nadaljujemo s pretvorbo datotek .eml ali .msg v format PDF s priponkami.

Slika 3: Scenarij pretvorbe e-pošte s programskimi orodji Aid4mail, Stellar NSF to PST Converter, SysTools NSF Converter, Foxit PDF Compressor.

Validacija z orodjem veraPDF pokaže, da je pretvorjen format datotek arhivski (PDF/A-2U).

Zaključek

V prispevku smo prikazali prve rezultate projekta e-ARH.si: ESS 2016–2020 na področju zagotavljanja dolgoročne e-pošte kot ene izmed tistih vrst arhivskega gradiva, ki nastaja izvirno v e-obliki in ga želimo v tej obliki tudi ohranjati ter kasneje predajati v pristojne arhive, kot to določa tudi ZVDAGA (40. člen, 4. odstavek). V naslednjem obdobju načrtujemo izvedbo delavnic, kjer bomo na primerih iz prakse natančno preizkusili najdena programska orodja za pretvorbo e-pošte po vseh relevantnih kriterijih. Ker smo že v sedanjih raziskavah ugotovili, da obstaja še vrsta drugih omejitev in neznank pri dolgoročnem ohranjanju e-pošte, bomo poiskali ustrezne odgovore tudi na njih. Eno takšnih omejitev najdemo v okoljih poštnih odjemalcev, ki omejuje velikost izvoznih map, drugi izziv predstavljajo priponke na drugih lokacijah itd. Na podlagi pridobljenih rezultatov bomo izvedli selekcijo tistih programskih orodij, za katere bomo ocenili, da so najprimernejša, tako z vidika pričakovanih funkcionalnosti kot širše dostopnosti. Za izbrana programska orodja bomo napisali navodila, ki bodo ustvarjalcem omogočila dolgoročno ohranjanje e-pošte in njeno ustrezno pripravo za kasnejši prevzem v sistem e-ARH.si, slednja bomo ponovno preverili s pilotskimi prevzemi epošte z izbranimi ustvarjalci. 166

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

SUMMARY TECHNICAL ASPECTS OF LONG-TERM E-MAIL PRESERVATION

Klavdija Krivec Archives of the Republic of Slovenia, Ljubljana, Slovenia klavdija.krivec@gov.si

Tatjana HAJTNIK, Ph. D. Archives of the Republic of Slovenia, Ljubljana, Slovenia tatjana.hajtnik@gov.si

The e-ARH project team is preparing a solution for long-term e-mail preservation as a part of further development of the e-ARH.si project, based on the Strategy and Implementation Plan for the Development of the Slovenian Electronic Archives for the period from 2016 to 2020. Initial results of email preservation from the technical point of view are presented. The goal is to establish a stable and trusted Slovenian Electronic Archive e-ARH.si for email. The article summarizes email format issues, the possibility of transformation into archival formats and their validation. According to the carried out survey, the authors focused on an email solution for the most frequently used email applications of our creators, IBM Lotus Notes and Microsoft Outlook. Possible scenarios of exports and conversions were designed for further decisions in the selection of appropriate technical solutions for the long-term email preservation. This is followed by the implementation of workshops for testing the found software tools and choosing the most appropriate in accordance with the desired functionality and wider availability. After the selection of appropriate software, the team will create instructions for creators. Based on the strategy and expertise, acquired knowledge and best practices, we will enable a reliable and efficient long-term email preservation in the project plan for e-ARH.si 20162020.

Viri in literatura Hajtnik, T. (2011). Strategija razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva "eARH.si". V: Knjižnica, 1, 39-56. Ljubljana: Zveza bibliotekarskih društev Slovenije.Pridobljeno s: https://www.dlib.si/details/ URN:NBN:SI:DOCW49HEO29/. Hajtnik, T. (2012). Analiza primernosti formata PDF/A za dolgoročno hrambo gradiva v digitalni obliki. V: Arhivi, letn. 35 (1), str. 157–182. Ljubljana: Arhivsko društvo Slovenije. Industry Supported PDF/A Validation (2017). Pridobljeno 1. 3. 2018 s spletne strani: http://verapdf.org/home/#validation. ISO 14721:2012: Space data and information transfer systems – Open archival information system – Reference model (2012). Geneva: International Organization for Standardization. Prom C. J. (2011). Preserving Email. DPC Technology Watch, 4–8. Pridobljeno 5. 8. 2017 s https://www.dpconline.org/docs/technology-watch-reports/739-dpctw1101-pdf/file-01. 167

K. Krivec, T. Hajtnik: Tehnični vidiki dolgoročnega ohranjanja elektronske pošte

Strategija in izvedbeni načrt razvoja slovenskega elektronskega arhiva 2016 – 2020. (2016). Pridobljeno 5. 12. 2017 s http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/ pageuploads/zakonodaja/Strategija_e-ARH.si/Strategija_e-ARH_si_20162020_1.0.pdf. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. (2006). Uradni list Republike Slovenije, št. 30. Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. (2014). Uradni list Republike Slovenije, št. 51.

168

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Prejeto / Received: 17. 04. 2018 1.02 Pregedni znanstveni članek

1.02 Review Article

ALI NAM LAHKO PRI VREDNOTENJU IN ODBIRANJU ELEKTRONSKEGA GRADIVA POMAGA TEHNOLOGIJA? dr. Tatjana HAJTNIK Arhiv Republike Slovenije, Ljubljana, Slovenija tatjana.hajtnik@gov.si

mag. Aida Škoro Babić Arhiv Republike Slovenije, Ljubljana, Slovenija aida.skoro@gmail.com

Izvleček: V prispevku avtorici preučujeta vprašanje, ali nam pri vrednotenju in odbiranju elektronskega gradiva lahko pomaga tehnologija. Pri tem izhajata iz dejstva, da vedno več dokumentarnega gradiva izvirno nastaja v elektronski obliki, kar posledično vpliva na vprašanje postopkov vrednotenja in odbiranja arhivskega gradiva. Pri ohranjanju elektronskega gradiva v Sloveniji arhivisti opravljajo pomembno vlogo že pri samem nastajanju gradiva. Ker vrednotenje zapisov temelji na številnih merilih, vključno z njihovo zgodovinsko, pravno, upravno, kulturno in znanstveno vrednostjo, v prispevku avtorici preučujeta in opredeljujeta, v katerih fazah postopkov vrednotenja in odbiranja bi lahko uporabili programska orodja. Zagovarjata trditev, da bo uporaba tehnologije za strojno vrednotenje in odbiranje edina možnost, ki bo v prihodnosti zagotavljala učinkovito delo arhivistov pri obvladovanju obilice e-zapisov. Preko opredelitve osnovnih pojmov, pregleda obstoječe literature in dobrih praks ter analizi dosedanjih rešitev na področju strojnega vrednotenja in odbiranja bosta avtorici poskusili odgovoriti na vprašanje, ki je zastavljeno v naslovu prispevka in iz katerega sta izhajali na začetku raziskave. Prispevek bo podal možne okvirje in znotraj njih uporabne rešitve pri vprašanju strojnega vrednotenja in odbiranja. Ključne besede: e-zapisi, arhivsko gradivo, avtomatično vrednotenje, avtomatično odbiranje, uporaba programskih orodij, tehnično vrednotenje, strojno vrednotenje Abstract: Can Technology Help the Process of Appraisal and Selection of E-Records? The authors examine the issue, whether technology can help in the records appraisal and selection process. Starting point is the fact that the number of records in electronic form is increasing every day, which consequently influences the question of the procedures of appraisal and selection of archival records. In preserving electronic material in Slovenia, archivists play an important role in the creation of the material itself. Because the records appraisal is based on a number of criteria, including the historical, legal, administrative, cultural and scientific value of records, the authors examine and determine the stages in the procedures of appraisal and selection of records, in which software tools could be used. The paper argues that the use of technology for machine appraisal and selection will be the only option in the future that will ensure the efficient work of archivists in managing a plethora of e-records. Through the definition of basic concepts, the review of existing literature and good practices, the analysis of the previous solutions in the field of machine appraisal and selection, the authors will try to answer the question 169

T. Hajtnik, A. Škoro Babić: Ali nam lahko pri vrednotenju in odbiranju elektronskega gradiva pomaga tehnologija?

posed at the beginning of the research. The contribution will provide possible frameworks and within them a useful solution to the issue of machine evaluation and selection. Key words: e-records, archival records, automated appraisal, automated selection of archival records, use of program tools, technical appraisal, machine appraisal

1. Uvod Zaradi velikih količin zapisov oz. dokumentarnega gradiva1, ki jih javnopravne osebe2 vsakodnevno ustvarijo pri poslovanju, predstavlja vrednotenje (angl. appraisal), na podlagi katerega se določa, kateri zapisi imajo arhivsko vrednost, že več let eno najpomembnejših nalog javnih arhivov po vsem svetu. Vrednotenje zapisov temelji na številnih merilih, vključno z njihovo zgodovinsko, pravno, upravno, kulturno in znanstveno vrednostjo. V Sloveniji je s predpisi določeno, da se po izvedenem vrednotenju arhivsko gradivo odbira iz dokumentarnega gradiva javnopravnih oseb v skladu s strokovnimi navodili pristojnega arhiva in dodatnimi strokovnimi navodili predstavnikov pristojnega arhiva ob samem odbiranju (angl. selection) (ZVDAGA, 40. člen). Ker vedno več dokumentarnega gradiva nastaja izvirno v elektronski obliki, postajata njegovo vrednotenje in odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega hkrati tudi eden največjih izzivov javnih arhivov. Tega se je zavedal tudi zakonodajalec, ki je z novelo Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA, 2014) določil, da morajo pristojni javni arhivi v Sloveniji svojim ustvarjalcem v primeru izročitve elektronskega gradiva izdati dodatna strokovno-tehnična navodila najkasneje ob začetku odbiranja arhivskega gradiva kot del pisnih strokovnih navodil, s katerimi predpišejo tudi obseg, postopek in način izročitve elektronskega gradiva ter oblike in nosilce zapisov. Pri ohranjanju elektronskega gradiva v Sloveniji arhivisti opravljajo pomembno vlogo že pri samem nastajanju gradiva, saj že omenjeni zakon določa, da mora ustvarjalec z vsem gradivom ravnati kot z arhivskim, dokler mu pristojni arhiv ne izda pisnih strokovnih navodil (ZVDAGA, 34. člen). Slovenska javna arhivska služba (SJAS)3 do sedaj vrednotenju zapisov v elektronski obliki (v nadaljevanju e-zapisi) ni namenjala toliko pozornosti, kot jo sicer namenja vrednotenju dokumentarnega gradiva v fizični obliki4. Zanimivo je, da tudi standard ISO 147215, znan kot referenčni model odprtega arhivskega informacijskega sistema (OAIS), ki danes predstavlja ključni standard na področju ohranjanja e-zapisov

Dokumentarno gradivo so vse vrste in oblike zapisov, ki so nastali ali bili prejeti pri poslovanju pravnih in fizičnih oseb (ZVDAGA, 2. člen). Javnopravne osebe so državni organi, samoupravne lokalne skupnosti ter pravne osebe javnega prava inzasebnega prava ter fizične osebe, ki so nosilci javnih pooblastil ali izvajalci javnih služb. Slovensko javno arhivsko službo predstavljajo Arhiv Republike Slovenije in šest regionalnih arhivov (Zgodovinski arhiv Ljubljana, Pokrajinski arhiv Maribor, Zgodovinski arhiv na Ptuju, Zgodovinski arhiv Celje, Pokrajinski arhiv Nova Gorica, Pokrajinski arhiv Koper). Dokumentarno gradivo v fizični obliki je dokumentarno gradivo na fizičnem nosilcu zapisa (npr. na papirju, filmu itd.), ki omogoča reprodukcijo vsebine brez uporabe informacijsko komunikacijskih ali sorodnih tehnologij (ZVGAGA, 2. člen). Standard ISO 14721 je bil leta 2013 sprejet kot slovenski standard, SJAS ga je skupaj z Narodno univerzitetno knjižnico in pod pokroviteljstvom Ministrstva za kulturo prevedla v slovenski jezik (SIST ISO 14721, 2013).

170

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

po vsem svetu in tudi v Sloveniji, vrednotenja zapisov v svojem funkcionalnem modelu eksplicitno ne vključuje kot funkcijo ali podfunkcijo, temveč ga omenja le kratko: »Organizacija, ki upravlja OAIS, bi morala vpeljati nekatera merila za določanje vrste informacij, ki jih je pripravljena sprejeti (oz. se od nje zahteva, da jih sprejme). Ta merila lahko vključujejo temo informacij, vir informacij, stopnjo unikatnosti ali originalnosti, obliko tehnologije, uporabljene za predstavitev informacij (t. j. fizični medij, digitalni medij, format).« (ISO, 2013, poglavje 3.2.1) Enako tudi standard ISO 20652 (2006), ki podrobno opisuje sodelovanje med ustvarjalci arhivskega gradiva in arhivi, izrecno ne vključuje postopka vrednotenja zapisov pred njihovo predajo v arhivsko hrambo. Ne glede na to so se arhivi po svetu (in upravljalci gradiva) začeli ukvarjati s problemom vrednotenja e-zapisov že pred nekaj desetletji ter v ta namen ustvarili vrsto teorij in metod.6 V okviru projekta InterPARS1 (2001) so ugotavljali, ali se teorija in metodologija vrednotenja e-zapisov razlikujeta od tistih za gradivo na fizičnem nosilcu zapisa in kakšno vlogo ima postopek vrednotenja na dolgoročno ohranjanje e-zapisov. Proučevali so, ali imajo tehnologija, nosilci in oblike zapisa kakšen vpliv na postopke vrednotenja, kdaj bi bilo treba vrednotiti e-zapise, ali bi bilo morda treba postopke vrednotenja e-zapisov v času njihovega obstoja večkrat ponoviti, in če da, kdaj in kdo naj bi bil odgovoren za vrednotenje e-zapisov, ter ne nazadnje, kateri so kriteriji in metode vrednotenja verodostojnega e-zapisov. SJAS se je z vsemi temi vprašanji začela ukvarjati pred nekaj leti, in sicer v času priprave prve strategije razvoja slovenskega elektronskega arhiva (v nadaljevanju eARH.si), ko je v Izvedbeni načrt omenjene strategije umestila tudi projektno nalogo z naslovom »Avtomatizirano (strojno) vrednotenje prevzetega digitalnega arhivskega gradiva (PN II/3.1.6)« (Arhiv RS, 2010a). Ključni namen te naloge je bil preveriti tiste podatkovne strukture in tudi vsebine, ki niso relevantne ali pomembne v okviru celot, ki jih SJAS prevzema kot arhivsko gradivo, s ciljem izdelave programskega orodja za (strojno) vrednotenje posamezne vrste prevzetega elektronskega arhivskega gradiva. Strategijo (Arhiv RS, 2010b) in izvedbeni načrt je leta 2010 potrdila tudi Vlada RS (Sklep vlade, 2010), vendar pa za samo operativno izvedbo ni zagotovila zadostnih kadrovskih in finančnih virov, zato naloga ni bila realizirana. Je pa ta ponovno uvrščena v strategijo in izvedbeni načrt za razvoj e-ARH.si za obdobje 2016–2020 (Arhiv RS, 2016), ki jo je prav tako potrdila Vlada RS (Sklep vlade, 2016). Za uresničitev strategije je bil v Arhivu RS vzpostavljen projekt, ki je uspešno pridobil finančna sredstva iz Operativnega programa za izvajanje Evropske kohezijske politike v obdobju 2014–2020. Namen in cilj naloge z naslovom »Razvoj oz. nabava programske opreme za avtomatizirano vrednotenje elektronskega arhivskega gradiva« ostajata ista, za njuno dosego pa je kot prva aktivnost predviden pregled dobrih praks na tem področju. Ta prispevek predstavlja praktično prvi korak k realizaciji zgoraj omenjene strateške naloge, pridobljene ugotovitve pa bodo služile za nadaljnje delo. Najprej opredelimo e-zapis in njegove bistvene značilnosti ter izpostavimo ključne izzive pri njihovi dolgoročni hrambi, nato kratko predstavimo postopka valorizacije in odbiranja zapisov z arhivsko vrednostjo, v zaključnem delu pa predstavimo dobre prakse na področju vrednotenja in odbiranja e-arhivskega gradiva iz množice e-zapisov ter prve odgovore na to, ali lahko arhivistom pri teh postopkih pomaga tehnologija oz. ali jih je mogoče vsaj delno izvesti s pomočjo tehnologije.

Npr. Schellenbergerjev (1956) model vrednotenja vladnega gradiva ali projekt InterPARES1 (2001).

171

T. Hajtnik, A. Škoro Babić: Ali nam lahko pri vrednotenju in odbiranju elektronskega gradiva pomaga tehnologija?

2. E-zapis Raziskovalci arhivisti univerze University of British Columbia so v sodelovanju z ameriškim Department of Defense v okviru raziskovalnega projekta The Preservation of the Integrity of Electronic records, ki so ga izvajali v obdobju med 1994 in 1997, definirali e-zapis (angl. electronic record) kot zapis, ustvarjen v elektronski obliki, ki ga v informacijskih sistemih najdemo v obliki dokumenta, informacije ali podatka (Duranti, 2001). Pri tem so podatke opredelili kot najmanjše nedeljivo dejstvo, informacije kot dano znanje ali sporočilo, namenjeno komunikaciji, in dokument kot zapisano informacijo. Zapis na fizičnih nosilcih je fiksen in ostane nespremenjen ves čas njegove hrambe. Glede na dosedanje izkušnje to lahko traja zelo dolgo časa, saj npr. papir velja za razmeroma trajen nosilec in je treba relativno malo za njegovo ohranjanje. Zadostuje že hramba v prostoru z ustrezno temperaturo, vlago in svetlobo, zaščita pred ognjem in nepooblaščenimi dostopi osebam, ki bi lahko povzročile njegovo poškodovanje ali uničenje. Tudi uporaba zapisov na fizičnih nosilcih je skozi daljše časovno obdobje dokaj enostavna. Preprosto jih vzamemo v roke in njihova vsebina je človeškemu očesu takoj dostopna. Pri e-zapisih pa takšen način hrambe ne zadostuje, saj jih ni mogoče prebrati, brez da bi imeli na voljo ustrezno tehnologijo (strojno in programsko opremo), ki bo prevedla strojni zapis (niz bitov) v človeku razumljivo obliko. Zato je povezanost dostopa do ezapisov in njihovega dolgoročnega ohranjanja dosti večja kot pri zapisih na fizičnih nosilcih, saj se dostop do e-zapisov zaradi hitrega tehnološkega razvoja lahko izgubi v relativno kratkem času, če ne sprejmemo ustreznih aktivnosti za njihovo ohranitev že vse od njihovega nastanka. E-zapisi se lahko, za razliko od tistih na fizičnih nosilcih, hitreje in neopaženo spremenijo. Tako že vrsto let enega večjih izzivov predstavlja ohranjanje e-zapisov na način, da ohranimo njihovo enakost izvirnikom in s tem tudi njihovo verodostojnost7.

3. Izvirnik e-zapisa Za razliko od zapisa na fizičnem nosilcu pri e-zapisu ni povsem razjasnjeno, kaj predstavlja njegov izvirnik. Pri zapisu na fizičnem nosilcu (npr. papirju) je običajno to enostavno določiti. Ob nastanku je praviloma opremljen z določenimi podatki, ki ga opredeljujejo kot izvirnik, npr. lastnoročni podpis, datum, naslovnik, pošiljatelj, morda logotip inštitucije. Vsaka kopija zapisa na papirju je reprodukcija izvirnika in to običajno zaznamo že s prostim očesom. S pravnega vidika je za priznavanje istovetnosti kopije zapisa na papirju z njegovim izvirnikom potrebna overitev oz. potrditev s strani pooblaščene osebe (npr. overitev na upravni enoti v upravnih postopkih ali pri notarju). Razliko med zapisom na fizičnem nosilcu, npr. dokumentom na papirju, in edokumentom zelo enostavno obrazloži Lynch (2000). Pravi, da izvirnik dokumenta na papirju predaš in ga nimaš več pri sebi, medtem ko e-dokument predaš, hkrati pa ga imaš lahko še vedno pri sebi. Pri e-dokumentu je torej zelo enostavno narediti več njegovih kopij, težje pa je določiti, kateri od teh dokumentov je izvirnik. Levy (2000) na primer dokazuje, da so vsi e-dokumenti dejansko kopije, vprašanje je samo, ali imajo vse kopije nekega dokumenta enake lastnosti izvirnika. Rothenberg (2000) pa zagovarja nasprotno stališče in pravi, da je vsaka upodobitev dokumenta »elektronski izvirnik« takrat, ko ohranja kar največ smiselnih in bistvenih lastnosti izvirnika. Zagovarja tudi, da 7

Verodostojnost predstavlja dokazljivost povezanosti reproducirane vsebine z vsebino izvirnega gradiva oziroma izvorom tega gradiva ali poenostavljeno povedano, gradivo ne sme biti nepooblaščeno spremenjeno, ves čas hrambe mora biti enako izvirniku.

172

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

e-dokumentu lahko zagotavljamo vrednost izvirnika z zanesljivimi kontrolami celovitosti in zanesljivosti. Kot primer navaja prevzem e-dokumenta v arhivsko ustanovo, kjer zanjo prevzeti e-dokument od ustvarjalca enostavno predstavlja prvi izvirnik.

4. Bistvene lastnosti e-zapisov Ne glede na nosilec (fizični ali elektronski) ima vrednost zapisov odločilno vlogo pri določitvi, kako dolgo jih bomo hranili. Glede na izzive, povezane predvsem s hitrim tehnološkim razvojem, možnostjo enostavnega spreminjanja e-zapisov ter na drugi strani zahtevnosti ugotavljanja in dokazovanja teh sprememb, se postavlja ključno vprašanje, ali bodo e-zapisi čez čas še dostopni in bodo ohranjali vse bistvene lastnosti izvirnikov, s tem pa tudi njihovo vrednost. Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (2017, 2. člen) definira, da je izvirnik vsak primaren oziroma izviren zapis ne glede na pisno osnovo in način zapisa. Če izhajamo iz tega, da so bistvene lastnosti zapisov tiste, ki so ključne za njihov pomen, uporabo ali organizacijsko vrednost, potem jih je treba ohraniti tudi pri kakršni koli posegih v njih, prenašanju v druga tehnološka okolja ali pretvarjanju v druge formate. Nekaj osnovnih virov kot bistvene lastnosti e-zapisov izpostavljajo njihovo vsebino (angl. content), kontekst (angl. context), strukturo (angl. structure) ter videz in obnašanje (angl. look and feel) (Hajtnik, 2016). V primerjavi z zapisi na fizičnih nosilcih lahko pride pri e-zapisih do izgube njihovih bistvenih lastnosti že, če jih iz informacijskega okolja, v katerem so bili ustvarjeni, prenesemo in predstavljamo oz. uporabljamo v drugih informacijskih okoljih. Posledično dostop do teh e-zapisov v celoti ni več mogoč oziroma, v kolikor do njih dostopamo s sodobnejšimi programskimi orodji, lahko pride do nepričakovane izgube dela njihovih bistvenih lastnosti. Posledično sledi vprašanje, v kolikšni meri je še zagotovljena istovetnost teh zapisov z izvirniki in s tem zaupanje v njihovo verodostojnost. Bearman (1999) pravi, da sta zlasti vsebina in kontekst tisto, s čimer je zapis opredeljen kot dokaz, tj. umeščenost v poslovno aktivnost in njegovo upravljanje. Kontekst se nanaša na izvirno okolje, v katerem je e-zapis nastal in se je uporabljal. Za kontekstualno razumevanje e-zapisa potrebujemo določeno količino podatkov o njegovem nastanku, na primer kdo in kdaj ga je ustvaril in v katerem poslovnem procesu. Kontekst je predstavljen kot dodatna informacija, ki ponazarja odnos med zapisom in drugimi zapisi ter aktivnost, v okviru katere je bil zapis oblikovan (ICA, 1997). Zato je kontekst e-zapisa lahko predstavljen z notranjimi (npr. povezave, priloge, reference) ali zunanjimi elementi (npr. metapodatki), ki omogočajo njegovo razumevanje, ga povezujejo z administrativnim in funkcionalnim okoljem ter drugimi zapisi. Struktura ezapisa je vezana na način, kako je zapisan, predstavljata jo logična hierarhija in odnos med njegovimi različnimi deli. Elementi strukture zapisa (npr. dokumenta) so lahko npr. naslovnica, poglavja, odstavki, bibliografija ali priloge, opombe in komentarji. Izguba elementov, ki opredeljujejo strukturo e-zapisa, lahko povzroči njegov nepravilen prikaz ali napačno interpretacijo njegove vsebine. Vsebino e-zapisa predstavlja golo besedilo (tekst), ki je neodvisno od strukture (npr. poglavij ali odstavkov) ter njegovega videza in obnašanja (npr. vrste ali velikosti pisave, barve pisave, položaja številčenja strani). Videz in obnašanje e-zapisa pa se nanaša na njegovo končno predstavitev, torej na obliko, v kateri ga vidimo na računalniškem zaslonu.

173

T. Hajtnik, A. Škoro Babić: Ali nam lahko pri vrednotenju in odbiranju elektronskega gradiva pomaga tehnologija?

Bistvene lastnosti e-zapisov opisujemo z metapodatki, ki jih k e-zapisom dodajamo kot dodatne informacije. So ključni za zagotavljanje, da bodo e-zapisi »preživeli« in bodo na voljo tudi v prihodnosti. Za potrebe opisa bistvenih lastnosti e-zapisov obstaja več različnih metapodatkovnih shem, strategij in standardov (npr. METS8, Dublin Core9, PREMIS10). Katere od lastnosti e-zapisov, opisane z metapodatki, so pomembnejše oz. sodijo med bistvene, je odvisno tudi od samega tipa e-zapisov (npr. e-pošte, tekstovnih dokumentov, preglednic in podatkovnih baz), v prvi vrsti so določene s posameznim poslovnim procesom (Hajtnik, 2016). Tako na splošno lahko predvidevamo, da bo videz in obnašanje e-poštnih sporočil manj pomemben, saj je znano, da se predstavnost epošte razlikuje med osebnimi računalniki, ki uporabljajo različne programe za e-pošto in imajo različne osebne nastavitve. Nasprotno pa je lahko za e-dokumente videz in obnašanje bistvenega pomena. Lastnosti e-zapisov, ki nimajo bistvenega pomena za njihovo sporočilnost, tudi nimajo bistvenega pomena za sam zapis. Sem na primer lahko štejemo značilnosti aplikacije, s katero so bili e-zapisi ustvarjeni. Namreč, če bi želeli ohraniti vse lastnosti e-zapisov, bi posledično lahko to pomenilo porabo velike količine prostora, v bistvu pa so nekatere, npr. z vidika zgodovinske ali arhivske vrednosti, nepomembne.

Vrednotenje in odbiranje

5.1 Pomen vrednotenja in odbiranja Pri obravnavanju vprašanja vrednotenja in posledično odbiranja arhivskega gradiva je prav, da razumemo pomen obeh dejanj oziroma procesov, posebno zato, ker gre za dva tesno povezana, vendar različna procesa. Odbiranje je na praktičen način udejanjanje rezultatov oziroma odločitev zaključenega vrednotenja. Vrednotenje je namreč dejanje intelektualne odločitve, ki je predpogoj oziroma predhodnica odbiranja (Harrison, 1997). Vrednotenje je tako intelektualni okvir, znotraj katerega se izvede odbiranje. Torej govorimo o merilih za ohranitev arhivskega gradiva, in sicer z vidika pomena gradiva za posameznike, skupino posameznikov, lokalno in državno skupnost ter tudi širše. O pomenu gradiva v tem kontekstu odloča vsaka država posebej (Škoro Babić, 2017).

5.2 Zakaj vrednotiti? Potreba po vrednotenju gradiva se je razvila istočasno z nastankom arhivov. Količine zapisov so bile namreč v razmerju do prostorov, predvidenih za shranjevanje, mnogo večje. Vseh zapisov res ni treba ohraniti, če lahko izmed njih pravilno in pravično odberemo tiste, ki bodo služili za poznejše potrebe. V ta namen pa je treba opredeliti vsebinska merila, s pomočjo katerih bi se lahko pravilno odločilo, kateri zapisi imajo trajno vrednost. Vpogled v zgodovino vrednotenja zapisov na podlagi ohranjenega gradiva nam kaže, da je bilo arhivsko gradivo ohranjeno predvsem zaradi pravne 8

METS - Metadata Encoding˛Transmission Standard: je shema XML za definiranje opisnih, administrativnih in strukturnih metapodatkov. Uporabna je za izmenjavo podatkov med sistemi za hrambo e-zapisov, za shranjevanje podatkov o e-zapisih v posameznih zbirkah, npr. v knjižnicah, arhivih in muzejih, ali za prikaz rezultatov iskanja po teh zbirkah na spletu skupaj s samimi e-zapisi. Dublin Core je standard metapodatkovnih elementov s 15 lastnostmi za opisovanje virov, preko katerih se te opišejo in katalogizirajo za lažje iskanje virov. Dublin Core lahko opisuje fizične lastnosti knjige, ezapise in tudi spletne strani. PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata je v svetu široko uporabljen podatkovni slovar za ohranjanje metapodatkov, saj je njegova podpora vključena v številna komercialna in odprtokodna orodja ter sisteme za e-hrambo. Opredeljuje nabor metapodatkov za podporo dolgoročne hrambe e-zapisov glede na njihovo vsebino in strukturo, izvajalce ter procese dolgoročne hrambe. Je mednarodni standard in izhaja iz standarda ISO 14721.

174

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

varnosti političnih tvorb oziroma nosilcev oblasti. S francosko revolucijo se je pomen arhivskega gradiva in arhivov preoblikoval, arhivi so postopoma postali varuhi zgodovinskega in kulturnega spomina, identitete narodov in držav ter človekovih pravic. Prelomnico v zgodovini vrednotenja zagotovo predstavlja delo Hilary Jenkinson »A Manual of Archive Administration« (1922), v katerem je utemeljeval, da je glavna dolžnost arhivistov, da zapis ohranijo, nato pa sledi dolžnost do uporabnika (Jenkinson, 1922). Ta misel je tudi po skoraj stotih letih še kako aktualna, ko govorimo o gradivu v elektronskem okolju, kjer v prvi vrsti ohranitev avtentičnosti11 in celovitosti12 zapisa ob ohranitvi konteksta predstavlja velik izziv. Slovenska arhivska stroka se je naslonila na Schellenbergovo teorijo moderne valorizacije, ki je vsebovala začetke funkcijskega vrednotenja ter temeljna načela in kriterije vrednotenja (Schellenberg, 1956/1984). Ob upoštevanju nemške teorije, kjer je treba omeniti Karla Otta Müllerja in Heinricha Otta Messnerja, ki sta utemeljevala merila za vrednotenja skozi kontekst struktur inštitucij (Kolsrud, 1992), v okviru katerih gradivo nastaja, ter ob upoštevanju sovjetske teorije, ki je Schellenbergov vsebinski model še dodelala (Škoro Babić, 2017), so v slovenskem prostoru začeli nastajati klasifikacijski načrti pri ustvarjalcih, ki so predstavljali in še danes predstavljajo osnovni pripomoček za makrovalorizacijo. Klasifikacijski načrt je sistem razvrščanja dokumentov, zadev in dosjejev na podlagi vsebine. Predstavlja osnovni šifrant za razporejanje dokumentarnega gradiva in predstavlja konkretno podlago oz. pripomoček za vrednotenje in odbiranje arhivskega gradiva. Metodologija in oblikovanje meril za vrednotenje arhivskega gradiva je kompleksno vsebinsko vprašanje, ki ga na tem mestu ne bomo obravnavali, vendar je treba poudariti, da je za kakovostno vrednotenje potreben znanstvenoraziskovalni pristop, ki ga je nemogoče oziroma se ga ne sme nadomestiti z avtomatizmom. Vsekakor pa se določene faze določanja e-gradiva, ki ima značilnosti arhivskega, na podlagi znanstvenoraziskovalnega elaborata lahko avtomatizirajo oziroma izvajajo s pomočjo programskih orodij.

Pregled dobrih praks na področju vrednotenja e-zapisov

Vprašanje strojnega vrednotenja in odbiranja buri mednarodne arhivske kroge že več desetletij. Naugler (1984) je že davnega leta 1984 v študiji obdelal vprašanje vrednotenja e-zapisov, opredelil osnovne pojme ter izpostavil faktorje tveganja. Arhivska stroka se je pri vprašanju vrednotenja arhivskega gradiva osredotočala na vprašanje, kdaj izvesti vrednotenje. Cook (1992) je zagovarjal stališče, da vrednotenje e-zapisov ne sme biti drugačno od vrednotenja gradiva na klasičnih nosilcih. Z enakimi izhodišči so začeli snovalci projekta InterPares1 (2001). Obstoječa literatura je seveda koristna, vendar pa je zaenkrat mogoče najti le malo nasvetov o praktični uporabi takšnih okvirov. Enega takšnih predstavlja Tajvanski nacionalni arhiv, ki izvaja tehnično vrednotenje e-zapisov že od leta 2008 (National Archives Administration, 2018). Njihovo izhodišče je, da je namen tehničnega vrednotenja e-zapisov preveriti verodostojnost in celovitost ohranjenih elektronskih zapisov, vključno z uspešnostjo njihovega fizičnega prenosa. Razvili so devet kazalnikov in pripadajočih validacijskih metod za tehnično vrednotenje e-zapisov: avtentičnost in celovitost e-zapisov, učinkovitost nosilcev zapisa, vrste e-zapisov, vrste formatov 11

ZVDAGA (2014, 27. člen) tolmači avtentičnost kot dokazljivo povezanost reproducirane vsebine z vsebino izvirnega gradiva oziroma izvorom tega gradiva. ZVDAGA (2014, 5., 26. in 27. člen) tolmači celovitost kot nespremenljivost in integralnost dokumentarnega gradiva oziroma reprodukcije njegove vsebine, urejenost dokumentarnega gradiva oziroma njegove vsebine ter dokazljivost izvora dokumentarnega gradiva (provenience).

175

T. Hajtnik, A. Škoro Babić: Ali nam lahko pri vrednotenju in odbiranju elektronskega gradiva pomaga tehnologija?

datotek, robustnost e-ovojnice, robustnost certificiranega aplikacijskega sistema, robustnost enkripcije, zgoščevalne vrednosti (hash) in e-podpisa. Velik korak pri avtomatizaciji procesov upravljanja z elektronskim gradivom ter posledično pri vrednotenju in odbiranju arhivskega gradiva so naredili v Združenih državah Amerike v Nacionalnem arhivu (NARA)13. Oblikovali so načrt upravljanja z dokumenti v elektronski obliki, s pomočjo katerega bi izboljšali interoperabilnost in s tem olajšali poslovanje vladnih agencij. Glede na podatke v letnem poročilu je razvidno, da ameriški nacionalni arhiv oblikuje celostno rešitev, ki bi se aplicirala v vseh zveznih organih in vladnih agencijah. Pristopili so k reševanju avtomatizacije procesov tako, da so ustanovili skupino strokovnjakov, ki bo oblikovala smernice in tehnične zahteve za razvijalce programske opreme, s katerimi bodo pridobili orodja, ki jim bodo ustrezala za avtomatizacijo procesov. Nekaj korakov pred ameriškimi arhivisti so zagotovo avstralski arhivski strokovnjaki, ki že nekaj let oblikujejo platformo elektronskega gradiva državne uprave in ki v arhiv ne sprejemajo več gradiva na klasičnih nosilcih.14 Ker tudi v avstralskem nacionalnem arhivu pristopajo k reševanju vprašanja elektronskega arhiviranja na celostni način, in sicer z vpeljavami tehničnih zahtev pri ustvarjalcih, trenutno rešitev, ki bi ustrezala vprašanjem strojnega vrednotenja in odbiranja z vidika slovenske stroke, še ni. Glavni razlog za to je, da se koncept arhiviranja, ki ga imamo v Sloveniji in ki ga ima večina evropskih držav, zelo razlikuje od ameriškega in avstralskega koncepta, ki pa se tudi med seboj seveda razlikujeta. Obe državi uresničujeta vse arhivske zahteve že pri ustvarjalcu, torej v fazi, ko gradivo nastaja. Zaradi precej zahtevnega izziva reševanja vprašanj konkretne rešitve še niso dostopne. Velik kazalnik teh dosežkov je vsekakor mednarodni projekt InterPares1, ki združuje arhivske strokovnjake s celega sveta, vendar še ni moč zaslediti konkretne in celostne rešitve na področju avtomatizacije procesa valorizacije in odbiranja.

Avtomatiziranje postopkov vrednotenja in odbiranja e-zapisov

Mednarodna analitska hiša International Data Corporation (IDC, 2014) je na podlagi izvedene raziskave leta 2014 napovedala, da se bo količina e-zapisov od leta 2013 do 2020 vsaki dve leti več kot podvojila. Po raziskavah, ki jih navaja skupnost ameriških arhivistov (Society of American Archivists, 2018), naj bi imelo vsaj 3–5 % teh zapisov arhivsko vrednost. V Sloveniji je zaokroženo 7.000 ustvarjalcev arhivskega gradiva, izmed njih je 10 reprezentativnih ustvarjalcev leta 2014 skupaj ustvarilo 155 TB e-zapisov. Iz vseh teh podatkov lahko hitro ocenimo, da bodo leta 2020 v Sloveniji vsi ustvarjalci skupaj ustvarili 868.000 TB e-zapisov oz. 26.040 TB e-arhivskega gradiva (slika 1).

Načrt avtomatizacije procesov je dostopen na: https://www.archives.gov/records-mgmt/prmd/ automated-erm.html. Nacionalni arhiv Avstralije na svoji spletni strani pojasnjuje ključne točke digitalne strategije: http://www.naa.gov.au/information-management/digital-transition-and-digital-continuity/information-ismanaged-digitally/Whole-of-Government-Digital-Records-Platform.aspx (25. 3. 2018).

176

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Slika 1: Ocenjeno število digitalnih zapisov pri ustvarjalcih leta 2014–2020 v Sloveniji (Hajtnik, 2017a)

Za ilustracijo – če bi te zapise shranili na CD-je zmogljivosti 700 MB, bi jih za shranitev e-arhivskih zapisov leta 2020 potrebovali 39.007.027, če pa bi te zapise shranili na 4,7 GB zmogljive DVD-je, bi jih potrebovali 709.175 (slika 2).

Slika 2: Ocenjeno število digitalnih zapisov izraženo s številom prenosnih medijev (Hajtnik, 2017a)

177

T. Hajtnik, A. Škoro Babić: Ali nam lahko pri vrednotenju in odbiranju elektronskega gradiva pomaga tehnologija?

Omenjene količine e-zapisov bodo arhivistom prav gotovo predstavljale enega ključnih izzivov pri postopkih vrednotenja in odbiranja arhivskega gradiva (Hajtnik, 2017b). Zato bodo morali ponovno preučiti postopke vrednotenja in odbiranja arhivskega gradiva izmed množice e-zapisov pri svojih ustvarjalcih ter skupaj z njimi intenzivno sodelovati pri kreiranju politik, ki so namenjene izbrisu nepotrebnih e-zapisov, hkrati pa razmisliti, ali jim pri tem lahko pomaga tehnologija. Avtomatiziranje vrednotenja gradiva je vsekakor in bo v prihodnosti vedno bolj aktualno vprašanje že zaradi množice e-zapisov. V Sloveniji in tudi drugod po svetu se je za zapise na klasičnih nosilcih (papirju) uveljavila praksa, da je treba izmed njih določiti tiste z arhivsko vrednostjo (arhivsko gradivo) čim bolj zgodaj v njihovem življenjskem krogu – že ob nastanku, seveda, v kolikor je to mogoče. Ker ima ohranjeno gradivo pričevalno vrednost le, če je ohranjeno v kontekstu (Škoro Babić, 2017), je uveljavljeno pravilo, da se k vrednotenju pristopa na znanstvenoraziskovalni način in s tem ustvarja intelektualni okvir. Ta pristop zajema preučevanje časa nastanka gradiva oziroma poslovanja ustvarjalca, pomen ustvarjalca v družbi v določenem časovnem obdobju, pomen gradiva, ki nastaja pri ustvarjalcu v določenem časovnem obdobju, in ne nazadnje preučevanje raziskovalnih trendov, s pomočjo katerih se valorizacijske odločitve dopolnjujejo (Škoro Babić, 2015). Slovenska zakonodaja tudi odlično rešuje vprašanje naknadne opredelitve nekega gradiva kot arhivskega, saj je resnično težko popolnoma natančno predvideti, kateri zapisi bodo imeli pomen za večno hrambo. Za zapise na fizičnih nosilcih velja, da prvotna faza v procesu vrednotenja ne more in ne sme biti prepuščena avtomatizmu. Če ponovimo dejstvo, da vsakodnevno nastaja velika množica e-zapisov različnih tipov (besedilni dokumenti, audio/video zapisi, film, podatkovne baze, zapisi v informacijskih sistemih za upravljanje z dokumenti, e-pošta, spletne strani, družbena omrežja itd.), je (in bo vedno bolj) postopek vrednotenja in odbiranja nemogoče opraviti celovito in natančno ter v sprejemljivih časovnih rokih. Zato je skrajni čas, da začnemo razmišljati o tem, kako bi lahko pri tem čim bolj koristno uporabili tehnologijo oziroma namenska programska orodja. Ko začnemo razmišljati o vključevanju tehnologije v postopke vrednotenja in odbiranja, postane tudi jasno, da ti postopki ne bodo mogli biti več samo v domeni in izvajanju arhivistov, nujno bo potrebno sodelovanje informatikov, po vsej verjetnosti pa v določenih primerih tudi pravnikov. Koncept vrednotenja arhivskih e-zapisov ne bi smel biti bistveno drugačen od tistega, ki velja za zapise v fizični (praviloma papirni) obliki, saj ga načeloma podpirajo iste arhivske teorije. Vendar pa je pri e-zapisih vendarle treba upoštevati, da so ti odvisni od tehnologije skozi celoten življenjski cikel. Kot bomo prikazali v nadaljevanju, na eni strani to dejstvo bistveno vpliva na sam pristop k postopku vrednotenja in odbiranja arhivskih e-zapisov, po drugi strani pa lahko ravno tehnologijo koristno uporabimo pri izvajanju teh postopkov. Na sliki 3 je prikazan predlog osnovnega koncepta pristopa k postopku vrednotenja in odbiranja arhivskih e-zapisov, ki ga bomo v nadaljevanju podrobneje razdelali.

178

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Slika 3: Ključne faze pri avtomatiziranju postopkov vrednotenja in odbiranja e-zapisov

7.1 Priprava na postopek vrednotenja: tehnična analiza e-zapisov Pred začetkom postopka vrednotenja e-zapisov je smiselno, da najprej izvedemo tehnično analizo e-zapisov, to sestavljata dve ključni aktivnosti: lociranje e-zapisov in identifikacija formatov. 7.1.1 Lociranje e-zapisov

Prvi korak pred začetkom vrednotenja in odbiranja predstavlja lociranje ezapisov (npr. zapisi v ISUD, podatkovni bazi, na datotečnem sistemu, prenosnih medijih) in ugotovitev, ali so dostopni. Prav hitro bi se namreč lahko zgodilo, da so e-zapisi shranjeni na nosilcih, ki s tehnologijo, ki je danes v širši uporabi, niso več nedostopni (npr. ker so zapisani na disketah ali CD-jih, pa nimamo ustreznih bralnih enot).

179

T. Hajtnik, A. Škoro Babić: Ali nam lahko pri vrednotenju in odbiranju elektronskega gradiva pomaga tehnologija?

7.1.2 Identifikacija formatov V računalniških sistemih obstaja množica e-zapisov v različnih oblikah zapisov (formatih). Zato je smiselno, da potem, ko smo locirali e-zapise, ki jih želimo vrednotiti, najprej ugotovimo, v katerih formatih so ti zapisani. Že iz samega formata namreč lahko ugotovimo, da e-zapis ni zanimiv za nadaljnje vrednotenje, ker predstavlja npr. sistemsko datoteko ali pa datoteko, ki predstavlja del programskega orodja. Te zapise lahko iz nadaljnjega obravnavanja odstranimo (slika 4).

. Slika 4: Ugotavljanje ali je e-zapis zanimiv za postopek vrednotenja glede na njegov format

Nekatera od programskih orodij identificirajo format na podlagi priponke (npr. FileExtensions.org15, PRONOM16) navedejo tudi programske opreme, ki ta format podpirajo. Včasih pa ne vemo, v katerem formatu so dokumenti, ker ne poznamo priponke ali pa je ta napačna. Tudi v tem primeru so na voljo posebna programska orodja, npr. DROID17 , JHOVE18, FileMerlin19, XENA20, CheckFileType.com21 in veraPDF (PDF/A validation) 22. 15 16 17

18 19 20 21 22

Dostopno na https://www.file-extensions.org/ (24. 2. 2018). Dostopno na naslovu http://www.nationalarchives.gov.uk/PRONOM/Default.aspx (24. 2. 2018). Dostopno na naslovu http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/ manage-information/preserving-digital-records/droid/ (24. 2. 2018). Dostopno na naslovu http://jhove.sourceforge.net/ (24. 2. 2018). Dostopno na http://www.file-convert.com/fmn.htm (24. 2. 2018). Dostopno na http://xena.sourceforge.net/ (24. 2. 2018). Dostopno na http://www.checkfiletype.com/ (24. 2. 2018). Dostopno na http://openpreservation.org/about/projects/verapdf/ (24. 2. 2018).

180

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

DROID (Digital Record Object IDentification) Programsko orodje DROID (zadnja različica je 6.4) je razvil The National Archives. Z njegovo pomočjo lahko avtomatsko identificiramo format datoteke še pred dostopom do nje oz. njenim odpiranjem, torej ne glede na priponko v njenem imenu. Povezuje se z registrom PRONOM, trenutno je sposoben prepoznati preko 1400 formatov, se pa še naprej razvija. Poleg prepoznavanja formatov pokaže programsko orodje DROID še druge podatke o datoteki, npr. velikost datoteke, zadnji spremenjeni datum in pot do datoteke (slika 5). Te informacije so predstavljene v profilu, ki ga je mogoče analizirati na zaslonu v grafičnem uporabniškem vmesniku DROID (GUI) s filtriranjem ali izvoziti v datoteko CSV.

Slika 5: Programsko orodje DROID identificira formate ter prikaže še druge podatke o posameznih e-zapisih

Priponka datoteke Identifikacija na podlagi priponke (angl. extension) pomeni, da je bil format identificiran zgolj na podlagi imena priponke datoteke. Takšna identifikacija ni nujno zanesljiva, ker lahko datoteke poimenujemo na kakršenkoli način vključno z določitvijo priponke. Npr., dokument test.docx je ustvarjen z MS Word, vendar ga lahko kasneje preimenujemo v test.pdf in ta dokument je še vedno v formatu MS Word, a ga po preimenovanju ne bomo mogli več odpreti. Format in njegova verzija DROID na podlagi notranjih lastnosti dokumentov ugotovi format in njegovo različico posamezne datoteke vključno s številko PUID. PUID (Persistent Unique Identifier) PUID predstavlja identifikacijsko številko formata v registru PRONOM, kjer najdemo podroben opis različice formata vključno s seznamom programskih orodij, ki prepoznajo format.

181

T. Hajtnik, A. Škoro Babić: Ali nam lahko pri vrednotenju in odbiranju elektronskega gradiva pomaga tehnologija?

Metoda prepoznavanja formata Identifikacija na podlagi podpisa (angl. signature) pomeni, da je bil format identificiran z iskanjem vzorcev podpisa v datoteki, za katerega je znano, da se pojavlja v določenih formatih datotek in različicah. Ta metoda je precej zanesljiva, saj je malo verjetno, da se bo slučajno zgodilo, da ima datoteka vzorec, ki pripada drugemu formatu datoteke, kot je njen. Identifikacija na podlagi vsebnika (angl. container) pomeni, da je bil format datoteke identificiran z iskanjem vdelanih datotek (po možnosti s svojimi podpisi) znotraj glavne datoteke. Na primer, datoteke ustvarjene v programu Microsoft Office 2010 so dejansko datoteke zip, ki vsebujejo datoteke xml, slike ali druge vire, uporabljene v dokumentu. Identifikacija na podlagi vsebnika bi identificirala glavno datoteko kot datoteko Microsoft Office 2010, ne pa kot datoteko zip. Ta metoda je zelo zanesljiva, saj prepozna širšo vrsto vsebnika (npr. zip), nato identificira datoteke znotraj datoteke zip na podlagi njihovih notranjih lastnosti. HASH (zgoščevalna vrednost) Zgoščevalna vrednost (angl. Hash) predstavlja dolge številke, izračunane iz vsebine datoteke. DROID lahko ustvari zgoščevalne vrednosti MD5, SHA1 ali SHA256. Na podlagi primerjanja zgoščevalnih vrednosti posamezne datoteke v različnih časovnih obdobjih lahko ugotavljamo, ali je datoteka še vedno enaka originalu, saj se namreč najmanjša sprememba v datoteki (npr. dodana ena pika v besedilu datoteke) odraža v spremenjeni zgoščevalni vrednosti. Vendar pa izračunavanje zgoščevalne vrednosti v orodju DROID v prvi vrsti ni namenjeno iskanju podvojenih datotek, kar bomo prikazali v nadaljevanju.

7.2 Avtomatizirano določanje elektronskih arhivskih zapisov 7.2.1 Lociranje in označitev zapisov, ki vključujejo izbrane pojme oziroma tipskih zapisov Z uporabo različnih programskih orodij lahko avtomatiziramo označitve, kateri zapisi imajo lastnosti arhivskih, kar je mogoče izvesti na podlagi vnaprej opredeljenega nabora posebnosti oz. značilnosti. S programskimi orodji lahko lociramo in nato označimo vse zapise, ki vsebujejo določeno ime osebe, kraj, dogodek (njegovo omembo), določen datum ali posebne vsebine zapisov (npr. oznake tajnosti, opredelitev posameznih aktov, kot so sodbe, odločbe, sklepi, tipološki zapisi). V tem primeru govorimo o avtomatizirani (strojni) označitvi e-zapisov, ki imajo arhivsko vrednost, torej o strojni izvedbi dela procesa vrednotenja (valorizacije). To lahko podpremo s programskimi orodji, s katerimi lahko avtomatizirano generiramo metapodatke v obliki njihove ekstrakcije (angl. extraction) iz različnih vrst e-zapisov. V ta namen je razvitih že kar nekaj programskih orodij, mi jih izpostavljamo samo nekaj: 

Apache Tika23 (razvijalec The Apache Software Foundation). Orodje za analizo vsebine. Odkriva in izvleče metapodatke in besedilo iz več kot tisoč različnih vrst datotek, poleg tega pa zagotavlja tudi knjižnico Java, ima strežniške in ukazne vrstice, primerne za uporabo iz drugih programskih jezikov.

Zadnja različica orodja The Apache Tika™ 1.17 je objavljena decembra 2017 in je dostopna na naslovu https://tika.apache.org/ (23. 2. 2018).

182

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1



Metadata Extraction Tool24 (razvijalec Nacionalna knjižnica Nove Zelandije). Orodje avtomatično izloči (izvleče) metapodatke, ki so relevantni za dolgoročno hrambo e-zapisov, skladno z za te namene pripravljeno metapodatkovno shemo ter jih shrani v formatu XML. AVI MetaEdit25 (razvijalec National Archives and Records Administration): omogoča urejanje metapodatkov za datoteke AVI. Orodje lahko uporabimo za vdelavo, urejanje, uvoz in izvoz metapodatkov. ExSite926 (razvijalec Intersect Australia za Australian National Data Service): namizna aplikacija, z njo enostavno in hitro označimo svoje podatkovne datoteke z opisnimi metapodatki ter nato podatkovne datoteke in z njimi povezane metapodatke zapakiramo ter pripravimo za predložitev v erepozitorij. Omogoča tudi strukturno organizacijo omenjenih datotek pri njihovem premikanju po fizičnih lokacijah; s tem omogoča pravilno organiziranje datotek in metapodatkov, pripravljenih za pakiranje. Email Parser27 (razvijalec Rockefeller Archive Center in Smithsonian Archives): programsko orodje za obdelavo dohodnih e-sporočil (slika 6).

Slika 6: Osnovni meni orodja Email Parser

Orodje omogoča ekstrakcijo podatkov iz glave (angl. header) in telesa (angl. body) e-sporočil in s tem pretvorbo nestrukturirane e-pošte v strukturirane podatke, ki jih je mogoče enostavno obdelati.

24 25 26 27

Dostopno na https://sourceforge.net/projects/meta-extractor/ (24. 2. 2018). Dostopno na https://mediaarea.net/AVIMetaEdit (25. 2. 2018). Dostopno na https://github.com/IntersectAustralia/exsite9 (25. 2. 2018). Testna različica je dostopna na https://www.emailparser.com/ (23. 3. 2018).

183

T. Hajtnik, A. Škoro Babić: Ali nam lahko pri vrednotenju in odbiranju elektronskega gradiva pomaga tehnologija?

Slika 7: Možnosti filtriranja e-sporočil

Razčleni lahko tudi podatke iz priponk e-pošte (PDF, Excel). S tem dosežemo avtomatizacijo obdelave e-sporočil. Orodje ima možnost različnih nastavitev za iskanje specifičnih delov besedila e-sporočil (angl. email parsing), omogoča npr. filtriranje epošte glede na pošiljatelja, predmet, vsebino sporočila, datum itd. ter omogoča kombiniranje različnih pravil filtriranja e-pošte za bolj zapleteno izbiranje podatkov iz epošte (slika 7). Na tak način lahko izberemo zgolj tista e-sporočila, ki ustrezajo vnaprej določenim kriterijem, pridobljene podatke lahko shranimo tudi v Excel. Omogoča tudi beleženje zgodovine (sledenje obdelavi prejete e-pošte). 



Dependency Discovery Tool28 (razvijalec School of Engineering in Computer Science at Victoria University, Wellington, Archives New Zealand): orodje za odkrivanje povezav med datotekami .doc, .xls in .ppt, skuša najti vse dokumente ali datoteke, ki so povezani z nekim dokumentom, kot izhodni dokument lahko ustvari .txt, .xml ali .csv. Napisano je v Javi z uporabo knjižnic Apache POI (http://poi.apache.org). Z že prej omenjenim orodjem DROID lahko vnaprej določimo, katere datoteke nas v nadaljevanju zanimajo, tako da v Filtru določimo kriterije izbora, npr. ime datoteke, priponka ali ime formata, številka PUID (slika 8).

Dostopno na https://sourceforge.net/projects/officeddt/ (23. 3. 2018).

184

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Slika 8: Možnost nastavitve kriterijev izbora datotek v orodju DROID

Kot rezultat dobimo ožji nabor datotek glede na izbrane kriterije. Če npr. želimo, da iz nabora e-zapisov dobimo samo datoteke, ki so v formatu PDF/A-3 PUID= fmt/479), bomo dobili seznam samo tistih datotek, ki ustrezajo temu pogoju (slika 9).

Slika 9: DROID pripravi seznam datotek glede na vnaprej določene kriterije (Filter)

185

T. Hajtnik, A. Škoro Babić: Ali nam lahko pri vrednotenju in odbiranju elektronskega gradiva pomaga tehnologija?

7.3 Tehnično (strojno) vrednotenje elektronskih zapisov 73.1. Deduplikacija Napredne tehnologije uporabnikom omogočajo, da shranijo vsako e-sporočilo in praktično katerokoli drugo vrsto e-zapisov, ki jih ustvarijo, in mnogi to tudi storijo – in to že vrsto let. To povzroča kopičenje velike količine e-zapisov, tudi njihovo dupliciranje29, s tem pa tudi nepreglednost nad njimi. E-zapisi imajo lahko več kopij v več različicah, shranjeni so lahko na več različnih lokacijah, po možnosti pod različnimi imeni in v različnih formatih. Kot primer vzemimo slike in videoposnetke. Fotografije, posnete na mobilnih napravah, se lahko na primer samodejno shranijo v iCloud30, morda se kopirajo v FacebookFlickr ali Instagram, kasneje pa se prenesejo v namizni računalnik, kamor se samodejno kopirajo v Google Foto. Vendar je to le eden od primerov izmed množice drugih. Zaradi napačne izbire oz. določitve, kaj je izvirnik, lahko pride do tega, da ohranimo na primer fotografije, ki so slabe kakovosti. Nalaganje fotografij in videoposnetkov na zunanja spletna mesta namreč pogosto povzroči izgubo kakovosti, če so shranjene v stisnjenem formatu. Čeprav se primeri fotografij in videoposnetkov večinoma zgodijo v privatnem življenju, pa se lahko pojavijo tudi v institucionalnih okoljih. Podoben izziv najdemo tudi v institucionalnih zbirkah. Avtorjev e-zapisov v okviru ene raziskave je lahko več, hranijo se lahko v različnih repozitorijih v različnih verzijah (npr. delovna verzija, objavljena verzija). Verzije so lahko nedosledno označene v različnih e-repozitorijih, obstaja pa tudi tveganje, da spremembe na eni različici e-zapisa ne bodo prenesene v vse druge e-repozitorije. Tudi to povečuje tveganje izgube podatkov in spodkopava avtentičnost (verodostojnost) e-zapisov. Ob obilici e-zapisov, ki se pojavljajo v dvojnikih, trojnikih oziroma v večkratnih različicah, je zato smiselno razmišljati o t. i. tehničnem vrednotenju (angl. technical appraisal), v določenih primerih pa tudi o vsebinskem vrednotenju (če se izkaže, da ezapisi niso isti) ter nato tehničnem odbiranju (angl. technical selection). Postopek odpravljanja podvojenih zapisov je v računalništvu poznan kot proces deduplikacije (angl. deduplication) in se običajno uporablja za sprostitev zasedenih pomnilnih kapacitet ter izboljšanja zmogljivosti diskovnih sistemov. Deduplikacijo lahko izvajamo na nivoju datotek tako, da algoritmi med seboj primerjajo datoteke, ali pa na nivoju podatkovnih blokov, kjer algoritmi med seboj primerjajo bloke podatkov. Če so primerjane datoteke med seboj enake, se ohrani le en unikaten zapis te datoteke. Za deduplikacijo e-zapisov, kot načina tehničnega vrednotenja in odbiranja, lahko uporabimo različna programska orodja, kot primer najprej navajamo Duplicate Files Finder31 (razvijalec Matthias Böhm). Program omogoča iskanje dvojnikov znotraj dane mape. Iskanje lahko omejimo z določenimi parametri. Iščemo lahko npr. tudi po podmapah, skritih datotekah in iščemo prazne datoteke. Vključimo lahko več različnih lokacij. Iskanje lahko dodatno omejimo tako, da iščemo samo dvojnike pri določenih končnicah datotek (npr. .docx, .doc, .xlsx, .pptx, .pdf) ter izpustimo določene tipe datotek, 29

Raziskava podjetja FindLaw navaja, da je v industriji povprečno 21 % podvojenih e-dokumentov (glej: http://technology.findlaw.com/ediscovery-guide/processing-metrics.html (25. 2. 2018)). iCloud je Applova storitev, ki samodejno povezuje aplikacije in naprave z operacijskih sistemom iOS 5, deloma pa ga lahko uporabljamo tudi na Mac in Windows računalnikih. S prijavo na storitev iCloud dobimo brezplačen me.com e-poštni račun, iCloud pa poskrbi za potisk nove pošte prav na vse naše iCloudove naprave. Hkrati iCloud poskrbi tudi za sinhronizacijo koledarjev in kontaktov, tako na mobilnih iNapravah kot na Mac-u ali PC-ju. iCloud poskrbi tudi za to, da imajo vse naše iNaprave iste aplikacije, knjige (iz aplikacije iBooks) in da se v oblaku redno shranjuje varnostna kopija naših podatkov in nastavitev za primer, da gre kaj narobe. iCloud zna poleg vsega tega med našimi napravami samodejno prenašati tudi dokumente. Dostopno na naslovu http://doubles.sourceforge.net/ (24. 2. 2018).

186

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

npr. pri slikah Thumbnail. Dodatno pa lahko iskanje omejimo po velikosti tako, da določimo minimalno ter maksimalno velikost datoteke (sliki 10 in 11).

Slika 10: Program Duplicate Files Finder – ekranska slika z možnostjo nastavitev

Slika 11: Program Duplicate Files Finder primerja datoteke in išče dvojnike 187

T. Hajtnik, A. Škoro Babić: Ali nam lahko pri vrednotenju in odbiranju elektronskega gradiva pomaga tehnologija?

Program išče po izbranih mapah in parametrih ter ustvari seznam datotek, ki jih je našel v eni ali več kopijah. Na sliki 12 vidimo, da je program določene datoteke našel v dveh, treh in celo v petih kopijah.

Slika 12: Rezultat iskanja dvojnikov s programom Duplicate Files Finder

Iskanje dvojnikov si je skoraj nemogoče predstavljati, brez da bi si pri tem pomagali s programskimi orodji. Če pogledamo seznam dvojnih datotek, vidimo, da imajo določene datoteke res enaka imena, vendar na podlagi tega podatka še ni mogoče sklepati, da gre za res isto datoteko. Seveda pa program Duplicate Files Finder ni iskal dvojnikov zgolj na podlagi imena datoteke, poleg vsebine je primerjal še druge lastnosti datotek. Ena izmed metod hitrega iskanja dvojnikov temelji tudi na izračunu in primerjanju zgoščevalne vrednosti (angl. hash) datotek. Če imata dve datoteki enako zgoščevalno vrednost, potem imata verjetno enako vsebino (verjetnost, da imata dve poljubno izbrani datoteki enako zgoščevalno vrednost, izračunano npr. z algoritmom MD5, je 2-128, kar je zelo, zelo nizko). Z orodjem DROID lahko generiramo zgoščevalne vrednosti (slika 13), vendar pa samo orodje DROID ne išče dvojnikov. Seznam datotek z izračunanimi zgoščevalnimi vrednostmi lahko shranimo npr. v Excel ali CSV ter nato znotraj tega iščemo datoteke z enako zgoščevalno vrednostjo.

188

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Slika 13: Z orodjem DROID lahko enostavno izračunamo zgoščevalno vrednost za vsako datoteko

Zgoščevalna vrednost se izračuna na podlagi vsebine datoteke in pripadajočih metapodatkov. Na sliki 13 vidimo primer dveh datotek v različnih direktorijih (mapah) z enakim imenom, enako vsebino, enakim datumom in časom nastanka. V naslednjem koraku smo eni izmed obeh datotek dodali naslov datoteke kot metapodatek (možnost dodajanja lastnosti datoteke znotraj urejevalnika MS Word). Ime in vsebina datoteke je ostala ista, razlika je le v dodanem metapodatku in posledično tudi datumu zadnje spremembe datoteke. Ko smo ponovno izračunali zgoščevalni vrednosti obeh datotek, sta bili ti različni (slika 14).

Slika 14: Izračun zgoščevalne vrednosti po dodanih metapodatkih v eno izmed primerjanih datotek

189

T. Hajtnik, A. Škoro Babić: Ali nam lahko pri vrednotenju in odbiranju elektronskega gradiva pomaga tehnologija?

Na podlagi tega lahko trdimo, da gre v primeru, ko so zgoščevalne vrednosti več datotek popolnoma enake, za čiste dvojnike. Na tej točki bi se lahko odločili za ohranjanje dvojnikov le zato, ker se ti nahajajo na različnih lokacijah (npr. v različnih zadevah) in je ta podatek ključen pri nadaljnjem obravnavanju z vidika arhivistike (npr. zaradi kontekstualnih podatkov). Kljub temu pa lahko to metodo uporabimo pri odstranjevanju dvojnikov npr. takrat, ko zagotovo vemo, da so dvojne datoteke na mestih, kjer imamo varnostne kopije, npr. mape, ki vsebujejo imena "backup", "temp" in "old", saj uporabniki za začasne kopije pogosto imenujejo mape ali datoteke s temi besedami. Vendar pa predstavljene metode lahko dajo le navedbo, da imamo podvojene datoteke in se bo treba odločiti, kako ravnati z njimi. Zato bo še vedno potrebna visoka stopnja ročnega pregleda, da se bomo prepričali, da imamo dejansko dvojnike datotek, ki jih ne potrebujemo in se bomo morali odločiti, katere datoteke so lahko varno odstranjene. Ker obstajajo tudi določena tveganja pri brisanju datotek, je treba pred brisanjem dvojnikov upoštevati še druge vidike, npr.:   

Vsi uporabniki ne smejo imeti dostopa do vseh kopij podvojenih datotek. Podvojene datoteke imajo lahko različne metapodatke. Na primer, lokacija datotek v določeni strukturi ima lahko bistven kontekstualni pomen. Podvojena datoteka lahko zagotovi kontekst okoliških podatkov, ki so bili shranjeni zraven te datoteke. Izguba tega konteksta bi lahko povzročila, da bi bil pomen okoliških datotek nejasen ali nerazumljiv.

Nekatere od tveganj, povezanih z izgubo konteksta, lahko ublažimo tako, da pustimo bližnjice (angl. shortcuts) v »glavni datoteki«, ko izbrišemo njene dvojnike. 7.3.2 Preverjanje avtentičnosti in celovitosti e-zapisov E-zapisi morajo biti celoten življenjski cikel avtentični in celoviti. Za to pa morajo biti izpolnjeni določeni tehnični pogoji. Za oceno avtentičnosti in celovitosti lahko uporabimo različne validacijske metode, ki jih izvajamo s pomočjo programskih orodij, npr. preverjanje zgoščevalne vrednosti ali elektronskih podpisov; vse to pa sodi v tehnično (strojno) vrednotenje. Omenili smo že orodje DROID, ki na podlagi notranjih lastnosti datotek izračuna zgoščevalno vrednost, ki jo vedno lahko kasneje preverjamo in ugotavljamo nespremenljivost datotek. Drugo takšno orodje je npr. ACE32 (razvijalec University of Maryland Institute for Advanced Computer Studies), ki predstavlja skupek orodij, razvitih za arhive in knjižnice, da preverijo na podlagi močnih kriptografskih tehnik, da je gradivo, ki ga hranijo, celovito in zaupanja vredno. 7.3.3 Programska orodja kot pomoč pri strojnem vrednotenju e-zapisov Na spletnih straneh je, poleg že prej omenjenih, mogoče najti tudi še vrsto drugih programskih orodij, s pomočjo katerih naj bi bilo mogoče izvajati strojno vrednotenje ezapisov. V nadaljevanju jih nekaj navajamo, vendar jih v okviru naše raziskave zaenkrat še nismo preizkusili:

Dostopno na http://coptr.digipres.org/ACE_(Audit_Control_Environment) (24. 2. 2018).

190

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Tabela 1: Seznam programskih orodij za pomoč pri vrednotenju e-zapisov Orodje

Razvijalec

Dostopno na

ePADD (Email: Process, Appraise, Discover, Deliver Pagelyzer

Project MUSE pri Stanford University Computer Science Department

http://epadd.stanford.edu/e padd/collections

projekt SCAPE

https://github.com/openpres erve/pagelyzer

DELOLD

Alex Issakoo

https://sourceforge.net/proj ects/delold/

NARA File Analyzer and Metadata Harvesting Tool BitCurator

National Archives and Records Administration

https://github.com/usnation alarchives/File-Analyzer https://narations.blogs.archi ves.gov/2011/10/18/nationa l-archives-digitization-toolsnow-on-githu http://bitcurator.net/

BWF MetaEdit

browsershots EXIF to DC XML Normalizer GNU Diffutils Matchbox Muse

veraPDF

School of Information and Library Science at the University of North Carolina, Chapel Hill (SILS) and the Maryland Institute for Technology in the Humanities (MITH) Federal Agencies Digitization Guidelines Initiative Internet Memory SCAPE Project Open Planets Foundation Free Software Foundation SCAPE Project The Stanford Mobile and Social Computing Research Group PDF Association

Področje funkcionalnosti E-pošta Metapodatki Vizualizacija Vrednotenje

Primerjava spletnih strani Vrednotenje Čiščenje datotek Upravljanje datotek Upravljanje map v skupni rabi Iskanje napak (checksum) pri prenosu ali pretvorbi datotek

Digitalna forenzika Analiza datotečnega sistema Upravljanje metapodatkov Iskanje zaupnih informacij (Personally Identifiable Information)

http://bwfmetaedit.sourcefor ge.net/

Upravljanje metapodatkov Audiovizualne datoteke

https://github.com/sbarton/b rowser-shot-tool-mapred

Vrednotenje Ohranjanje

https://github.com/opflabs/SPRUCE/tree/master/ exif_to_dc

Upravljanje metapodatkov

http://www.gnu.org/softwar e/diffutils/

Iskanje razlik med datotekami

http://openpreservation.org/ matchbox/ https://mobisocial.stanford. edu/muse/

Iskanje duplikatov Slikovno gradivo E-pošta Vrednotenje

http://verapdf.org/home/#ab out

PDF validator

191

T. Hajtnik, A. Škoro Babić: Ali nam lahko pri vrednotenju in odbiranju elektronskega gradiva pomaga tehnologija?

7.4 Strojno odbiranje elektronskih arhivskih zapisov Po fazi vrednotenja sledi faza odbiranja e-zapisov, ki jo prav tako lahko izvedemo s pomočjo programskih orodij. Seveda je izjemno pomembno, v katerem okolju smo locirali e-zapise, ki jih vrednotimo in odbiramo za dolgoročno hrambo oz. kot arhivsko gradivo. Dober primer, kjer lahko uporabimo strojno odbiranje, najdemo v okviru informacijskih sistemov za upravljanje z dokumenti (ISUD). Podlago za odbiranje predstavlja klasifikacijski načrt. Uporabo klasifikacijskega načrta na Slovenskem v državni in lokalni upravi datiramo od 18. stoletja dalje. V obdobju od prve svetovne vojne do leta 1955 se klasificiranje dokumentov ni uporabljalo, potem pa so v takratnih republiških, pokrajinskih in občinskih upravnih organih ponovno začeli vpeljevati klasificiranje in arhiviranje dokumentov, torej razvrščanje oziroma strukturiranje posameznih enot gradiva po pristojnostih, funkcijah, nalogah in dejavnosti (Žumer, 2013). Klasifikacija dokumentov namreč omogoča vpogled v vsebino, preglednost, dostop in določanje rokov hrambe.33 Dodatno pa klasifikacija oziroma klasifikacijski načrt omogoča pregled rokov hrambe in določila o arhivskem gradivu, ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in trajni pravni interes fizičnih in pravnih oseb.34 Roki hrambe, ki so v klasifikacijskem načrtu, morajo biti usklajeni s predpisi in potrebami poslovanja, omogočajo izločanje in uničenje nepotrebne dokumentacije, ki so ji potekli roki hrambe in ki nima več pomena za tekoče poslovanje, po predpisanem postopku (ZVDAGA, 13.–16. čl.). Določila o arhivskem gradivu, ki jih v klasifikacijski načrt vnesejo pristojni državni arhivi, pa omogočajo odbiranje arhivskega gradiva in s tem njegovo izročanje pristojnim arhivom, v kolikor gre za javno arhivsko gradivo. Zahteva po uvedbi in uporabi klasifikacijskega načrta z roki hrambe kot osnove za razvrščanje dokumentacije na podlagi funkcij, nalog, pristojnosti na vseh področjih je bila zajeta tudi v standardu ISO 15489-1:2001. V Sloveniji je omenjeni standard ISO 1548935 upoštevan v skoraj vseh predpisih, ki se nanašajo na upravljanje z dokumenti, že od samega sprejetja, kljub dejstvu, da je bil šele leta 2005 sprejet kot slovenski nacionalni standard. Zasnova in uporaba klasifikacijskega načrta podajata realno in uporabno podlago za avtomatiziran proces odbiranja. To potrjujejo tudi zahteve v III. delu Enotnih tehnoloških zahtev36 (2013), ki npr. določajo: 

 

33 34 35

ISUD37 mora biti sposoben podpirati načrt razvrščanja gradiva (klasifikacijski načrt), ki lahko predstavlja zadeve in dokumente, hierarhično organizirane v razrede (ETZ III/3.3.1.1). ISUD mora podpirati najmanj tri ravni v hierarhiji načrta razvrščanja gradiva (ETZ III/3.3.1.3). Ko ISUD uvozi celoten načrt razvrščanja gradiva ali njegov del, mora omogočiti uvoz povezanih metapodatkov o rokih hrambe in revizijskih sledi, če obstajajo (ETZ III/3.3.1.5).

Osnove klasifikacije je obdelal Schellenberg v Modern Archives, Principles & Tecniques. Arhivsko gradivo je v Sloveniji definirano v 2. členu ZVDAGA (2014). Leta 2016 je sprejeta posodobljena različica standarda ISO 15489-1:2016 (ISO: https://www.iso.org/obp/ ui/#iso:std:iso:15489:-1:ed-2:v1:en) Enotne tehnološke zahteve so dokument, ki ga ZVDAGA iz leta 2006 neposredno določa v 91. členu, trenutna različica 2.1 je še v veljavi. Leta 2014 novelirani ZVDAGA pa je ta dokument »prekvalificiral« v Pravilnik o enotnih tehnoloških zahtevah v 17. členu in je v pripravi v Arhivu RS. ISUD - Informacijski sistem za upravljanje z dokumenti.

192

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1



ISUD mora v okviru metapodatkov razreda ali zadeve shraniti datum izdelave in zaprtja razreda ali zadeve (ETZ III/3.3.2.5). Nato pa so opredeljene še zahteve za ISUD, ki mora podpirati postopek odbiranja in izločanja (poglavje 3.5), npr.:  



 



ISUD ne sme omejevati števila rokov hrambe, odbiranja in izločanja (ETZ III/3.5.1.1). ISUD mora ohranjati nespremenljivo zgodovino sprememb in izbrisov (revizijsko sled), ki se nanašajo na roke hrambe, odbiranja in izločanja, vključno z datumom spremembe ali izbrisa in uporabnikom, ki je vnesel spremembo (ETZ III/3.5.1.2). ISUD mora zagotoviti, da se vsaka sprememba v roku hrambe, odbiranja in izločanja nemudoma uporabi za vse entitete, ki jim je bil rok hrambe, odbiranja in izločanja dodeljen (ETZ III/3.5.1.3). ISUD mora biti sposoben uvažati in izvažati roke hrambe, odbiranja in izločanja (ETZ III/3.5.1.4). Odbiranje in izločanje vsakega dokumenta morata biti vodeni z rokom/-i hrambe, odbiranja in izločanja, povezanim(i) z vrsto razreda, zadeve, in vrste dokumenta, ki jim dokumenti pripadajo, ter s katerim koli veljavnim zadržanjem uničenja (ETZ III/3.5.1.6). ISUD mora omogočati vsaj te ukrepe v zvezi z odbiranjem in izločanjem za vsak rok hrambe, odbiranja in izločanja (ETZ III/3.5.1.7): o trajna hramba; o pripraviti za pregled; o uničiti po potrditvi administratorske vloge v sistemu ISUD; o prenos v arhiv ali drugo skladišče.

V kolikor torej imamo klasifikacijski načrt, uvožen v ISUD, lahko že na podlagi podatkov iz njega strojno odberemo zapise, ki ustrezajo določenim pogojem oz. metapodatkom (npr. oznaka A pomeni, da so zapisi arhivski, določimo lahko datumski okvir, pomeni, da se odberejo zapisi, ki imajo datum znotraj tega okvira).

Zaključek

Raziskovalno področje, ki je predstavljeno v prispevku, izhaja iz potrebe po vrednotenju in odbiranju e-zapisov, ki jih je ob vedno bolj intenzivnem e-poslovanju tudi vedno več. Pregled literature in dobrih praks, dostopnih na spletu, so pokazale, da so pri iskanju rešitev na tem področju že vrsto let aktivni nacionalni arhivi po svetu. To je nekako razumljivo, saj je na eni strani njihova primarna skrb, da ohranjajo kulturno dediščino svojega naroda, ne glede na to, v kakšni obliki je ta, po drugi strani pa je očitno eksponentno naraščanje e-zapisov pri ustvarjalcih arhivskega gradiva. Dokler so bili zapisi samo na fizičnih nosilcih, praviloma papirju, so bili arhivisti popolnoma suvereni pri njihovem obvladovanju, ki se začne z vrednotenjem in odbiranjem ter nadaljuje z dolgoročnim ohranjanjem in nadaljnjo uporabo. S pojavom e-zapisov pa temu po vsej verjetnosti ne bo več tako. Ocenjujemo, da »ročne« načine vrednotenja in odbiranja, kot se uporabljajo za zapise na fizičnih nosilcih, glede na kompleksnost in eksponentno naraščajočo količino e-zapisov ne bo mogoče enostavno prenesti v elektronsko okolje. E-zapisi, ki so izvorno nastali v elektronskem okolju, ponujajo različne možnosti za uporabo tehnologije pri soočanju z izzivi vrednotenja in odbiranja na način, ki ni bil mogoč 193

T. Hajtnik, A. Škoro Babić: Ali nam lahko pri vrednotenju in odbiranju elektronskega gradiva pomaga tehnologija?

za zapise na fizičnih nosilcih. Uporaba tehnologije za strojno vrednotenje in odbiranje je tudi edina možnost, ki bo v prihodnosti zagotavljala učinkovito delo arhivistov, da bo primerljivo z dosedanjim. Zato bomo raziskave in iskanje rešitev, kako arhivistom lahko pomaga tehnologija pri postopkih vrednotenja in odbiranja e-zapisov, nadaljevali v naslednjem obdobju v okviru projekta e-ARH.si: ESS 2016–2020.

SUMMARY CAN TECHNOLOGY HELP THE PROCESS OF APPRAISAL AND SELECTION OF E-RECORDS? Tatjana HAJTNIK, Ph. D. Archives of the Republic of Slovenia, Ljubljana, Slovenia tatjana.hajtnik@gov.si

Aida Škoro Babić, M. Sc. Archives of the Republic of Slovenia, Ljubljana, Slovenia aida.skoro@gmail.com

The automatization of records appraisal is and will be more and more an increasingly topical issue already due to the increasing number of e-records. In Slovenia and elsewhere in the world, the practice of determination, which record has the archival value has been introduced already for those records on classic carriers (paper) as early as possible in their life cycle - at the time of their creation. Since preserved material is a testimony only if it is preserved in the context, the established rule is that the appraisal requires the scientific-research manner and thus creates the intellectual framework for later selection of archival records. Because of the large number of e-records of different types created on a daily basis (text documents, audio / video, movie, databases, records in document management systems, e-mail, websites, social networks, etc.) it will be impossible to complete the appraisal and selection process in a comprehensive and precise manner and within acceptable time limits. Therefore, it is high time to start thinking about how we can use technology or dedicated software tools to the fullest extent possible. When we begin to think about integrating technology into appraisal and selection procedures, it becomes clear that these procedures can no longer be only in the domain and implementation of archivists, it will be necessary to involve informatics, and in all probability, in certain cases, also lawyers. An overview of the literature and good practices has shown that for many years now national archives around the world have been active in finding solutions in this field. This is somehow understandable, since on the one hand, they are primarily concerned to preserve the cultural heritage of their nation, regardless of the form in which this and, on the other hand, the exponential increase in e-records in the creators of archival material. In this research, there are some answers to the question, which already existed and available tools could be used in individual phase of appraisal and of the archival records selection. Since this research is made in the framework of the project of Slovenian Electronic Archives, this research is going to be improved with new solutions.

194

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Literatura in viri Arhiv RS. (2010a). Izvedbeni načrt strategije razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva e-ARH.si za obdobje 2010–2015. Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije, 2010, 36 str. Arhiv RS. (2010b). Strategija razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva eARH.si 2010–2015 in Izvedbeni načrt strategije razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva e-ARH.si za obdobje 2010–2015. Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije. http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/ zakonodaja/Strategija_e-ARH.si/Strategija_e-ARH_si_2010-2015__v.1.5.pdf [pridobljeno 21. 2. 2018]. Arhiv RS. (2013). Enotne tehnološke zahteve, III. del: Dodatne enotne tehnološke zahteve za ponudnike, strojno in programsko opremo ter storitve, različica 2.1. http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/EARHIVI/ETZ_2_1/ETZ_2.1_III.del_k.pdf [pridobljeno 20. 2. 2018]. Arhiv RS. (2016). Strategija in izvedbeni načrt razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva 2016–2020, različica 1.0. Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije. http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/ zakonodaja/Strategija_e-ARH.si/Strategija_e-ARH_si_2016-2020_1.0.pdf [pridobljeno 21. 2. 2018]. Bearman, D. (1999). Reality and Chimeras in the Preservation of Electronic Records. D-Lib Magazine 5 (4), str. 6−11. Corporation for National Research Initiatives. Cook, T. (1992). Mind Over Matter: Towards a New Theory of Archival Appraisal, V: The Archival Imagination: Essays in Honour of Hugh A. Taylor, Ottawa: Association of Canadian Archivists, 1992, str. 38–70. Duranti, L. (2001). The impact of digital technology on archival science. Archival Science, Vol 1, str. 39−55. Hajtnik, T. (2016). Celovit pristop k pretvorbi elektronskih dokumentov v obliko za dolgoročno hrambo : doktorska disertacija. Maribor. Hajtnik, T. (2017a). Projekt e-ARH.si kot odgovor na izzive dolgoročnega ohranjanja elektronskega arhivskega gradiva. 2. Mednarodna konferenca e-ARH.si, Arhiv RS, Ljubljana, 22. November 2017. Hajtnik, T. (2017b). Vzpostavitev nacionalnega e- arhiva: tukaj je izziv – kako ga lahko rešimo? V: Atlanti. - Letn. 27, št. 1 (2017), str. 147–164. Trst: Mednarodni inštitut arhivski znanosti Maribor-Trst. Harrison, H. P. (1997). Audiovisual archives. A practical reader. Paris: UNESCO. IDC. (2014). The Digital Universe of Opportunities: Rich Data and the Increasing Value of the Internet of Things. https://www.emc.com/leadership/digitaluniverse/2014iview/executive-summary.htm [pridobljeno 6. 9. 2017]. International Council on Arhives (ICA) - Committee on electronic records. (1997). Guide for managing electronic records from an archival perspective. Paris. InterPARES1 Project. (2001). Appraisal Task Force Report, http://www.interpares.org/book/interpares_book_e_part2.pdf [pridobljeno 10. 2. 2018]. ISO 20652: 2006 Space data and information transfer systems -- Producer-archive interface -- Methodology abstract standard. Jenkinson, H. A. (1922). Manual of Archival Administration Including the Problems of War Archives and Archive Making. Oxford: At the Vlarendon Press.

195

T. Hajtnik, A. Škoro Babić: Ali nam lahko pri vrednotenju in odbiranju elektronskega gradiva pomaga tehnologija?

Kolsrud, O. (1992). The evolution of basic appraisal principles – some comparative observations. V: American Archivist 55 (1) str. 26–39. Levy, D. M. (2000). Where’s Waldo? Reflections on Copies and Authenticity in a Digital Environment. Authenticity in a Digital Environement. Washington DC: The Council on Library and Information Resources. Lynch, C. (2000). Authenticity and Integrity in the Digital Environment: An Exploratory Analysis of the Central Role of Trust. Authenticity in a Digital Environement. Washington DC: The Council on Library and Information Resources. National Archives Administration - National Development Council. (2018). Technical Appraisal: Methods of Electronic Record Technical Appraisal. https://www.archives.gov.tw/english/Publish.aspx?cnid=982 [pridobljeno 22. 2. 2018]. Naugler, H. (1984). The archival appraisal of machine-readable records: a ramp study with guidelines, Unesco. http://unesdoc.unesco.org/images/0006/000635/ 063501eo.pdf [pridobljeno 20. 2. 2018]. Rothenberg, J. (2000). Preserving Authentic Digital Information. Authenticity in a Digital Environement. Washington DC: The Council on Library and Information Resources. Schellenberg, T. R. (1956/1984). The Appraisal of Modern Public Records. Washington 1984: Modern Archibves Reader. Schellenberg, T. R. (1956/2003). Modern Archives. Principles & Techniques. Chicago: The Society of American Archivists. SIST ISO 14721: 2013 Trajno ohranjanje podatkov in sistemi za prenos informacij Odprti arhivski informacijski sistem (OAIS) - Referenčni model. Sklep Vlade RS 81. seje z dne 24. 3. 2016, št. dokumenta 62500-1/2016/5. (2016). Ljubljana: Vlada RS, 2016. Sklep Vlade RS 93. seje z dne 29. 7. 2010, št. dokumenta 62500-2/2010/3. (2010). Ljubljana: Vlada RS, 2010. Society of American Archivists. (2018). Archival value. A Glosary of Archival and Records Terminology. https://www2.archivists.org/glossary/terms/a/archival-value [pridobljeno 18. 2. 2018]. Škoro Babić, A. (2015). Upravljanje, vrednotenje in dolgoročna hramba e-gradiva: vloga arhivistov in informatikov. V: Atlanti, Trst, str. 217–224. Trst: Mednarodni inštitut arhivski znanosti Maribor-Trst. Škoro Babić, A. (2017). Merila za ohranitev arhivskega gradiva. V: Arhivi v službi človeka – človek v službi arhivov, str. 146–151. Maribor: Alma Mater Europea. Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. (2006). Uradni list Republike Slovenije, št. 86. Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. (2017). Uradni list Republike Slovenije, št. 42. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. (2006). Uradni list Republike Slovenije, št. 30. Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. (2014). Uradni list Republike Slovenije, št. 51. Žumer, V. (2013). Klasifikacijski načrt za razvrščanje dokumentacije z roki hranjenja v Sloveniji. V: Gostenčnik, N (ur.)Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci. str. 353–368. Maribor: Pokrajinski arhiv Maribor. 196

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Prejeto / Received: 13. 03. 2018 1.01 Izvirni znanstveni članek

1.01 Original Scientific Article

LESSONS LEARNED FROM IMPLEMENTED INTERNAL AND EXTERNAL DIGITISATION PROCESSES AT THE CROATIAN AGENCY FOR MEDICINAL PRODUCTS AND MEDICAL DEVICES Arian Rajh, Ph. D. Croatian Agency for Medicinal Products and Medical Devices, Zagreb, Croatia arian.rajh@halmed.hr

Zrinka Šimundža-Perojević, M. Sc. Croatian Agency for Medicinal Products and Medical Devices, Zagreb, Croatia zrinka.simundza-perojevic@halmed.hr Abstract: The goal of this work is to present and explain the differences between internal and external digitisation process instances in the Croatian Agency for Medicinal Products and Medical Devices. The study is to share lessons learned from Agency’s digitisation practice, discuss the applicability of these process instances, and demonstrate ways of evaluating digitisation and accompanying capabilities. The Agency started with digitisation in 2013, and the program ran for four annual cycles. The Agency also established its internal process in 2016. For establishing it, the authors have used business process management methods – interviews, analysis and modelling. For constant process improvement, the authors use capability/maturity modelling methods, focused on the quality component, particular issues and preservation of results. Key words: assessment checklist, business processes model, capability/maturity model, digitisation process Izvleček: Izkušnje z izvedbo digitalizacije v Agenciji za zdravila in medicinske proizvode Republike Hrvaške Namen prispevka je predstaviti in razložiti razlike med procesi digitalizacije dokumentacije, ki jo je izvedla Agencija za zdravila in medicinske proizvode Republike Hrvaške v svoji režiji in s pomočjo zunanjega izvajalca. Študija podaja izkušnje, pridobljene v praksi digitalizacije, obravnava možnost uporabe procesov in prikazuje načine evalvacije digitalizacije in spremljajočih storitev. Agencija je z digitalizacijo pričela leta 2013, program pa je tekel štiri leta. Svoj, notranji proces digitalizacije, je Agencija uvedla leta 2016. Za njegovo vpeljavo so avtorji uporabili metode upravljanja s poslovnimi procesi – razgovore, analize in modeliranje. Za stalno izboljšavo procesov so uporabili zmožnostne modelne metode, s katerimi so se osredotočili na kvaliteto komponent, posamezne težave in ohranitev rezultatov. Ključne besede: kontrolni seznam, model poslovnih procesov, model zrelosti/zmožnosti, postopek digitalizacije

197

A. Rajh, Z. Šimundža-Perojević: Lessons learned from internal and external digitisation processes…

Introduction

The Agency for Medicinal Products and Medical Devices (HALMED) is the regulatory authority in charge of medicines and medical devices on the Croatian market. In 2013, HALMED decided to digitise medicinal products’, and medical devices’ records. The reason is that - due to existing paper materials storage costs, reachable level of protection, and access possibilities for internal users - the institution should keep these dossiers for a period of 20 to 50 years, and some of their records even permanently. The series selected for digitisation are dossiers and files related to the registration of medicinal products, renewal and variation of medicinal products authorisations (3 series), post-authorisation or pharmacovigilance files (5 series), as well as medical devices dossiers and files (3 series). At the time of the first digitisation project preparation, the total amount of HALMED material in the external third party archive was about 5.7 linear kilometres. At this time, even with significant accumulation of current records, the Agency has 3.5 linear kilometres of materials in the external storage facility. In 2013, HALMED contracted digitalisation and microfilm service with the Financial Agency (FINA) as the service provider. In 2016, HALMED supplemented its digitisation programme with internal digitisation process, and now HALMED is reducing its backlogs related to a vast amount of materials that needed to be digitised. Currently, after four digitisation cycles or projects, HALMED has digitised approx. 128.500 technical units in a series related to medicinal products and medical devices. The archival team members are conducting archival arrangement of remaining dossiers and other forms of technical units before starting the next digitisation cycle in 2019. During the preparation for the first digitisation cycle (2014-2015), HALMED’s core team, which consisted of the authors of this article in the roles of project manager and representative of business users, was focused on particularities of digitisation of business process modelling, and on the quality of the expected results. For the process modelling, HALMED’s team made use of business process management (BPM) methodology and Object Management Group’s standard Business Process Model and Notation (BPMN). The modelled process and therefore also the contracted digitisation and microfilming service included all the tasks of the digitisation business process that could be conducted by the external service provider in its facilities and some additional tasks related to microfilming. Presently, after four cycles of external digitisation with the result of 24,8 million scans,1 and in the third year of internal digitisation process, the authors can focus on the evaluation of the work previously done and on using that knowledge to further improve HALMED’s digitisation programme. In the part of the article dedicated to methodology, the authors explain BMP methods used for administering digitisation of HALMED’s materials in the two variations of this process and in its generic form. In the section dealing with results, the authors discuss the benefits of using capability assessment tools in HALMED’s digitisation process and its results which are being ingested into the institution’s repository. In the article’s conclusion,, based on the lessons learned from HALMED’s case, the authors offer their findings related to institutional and external large-scale digitisation projects and processes and their recommendations on the management of these specific processes. In this article, the authors aim to answer three research questions that derived from managing HALMED’s digitisation operations.

8 million scans in 2013/2014; 4.65 million scans in 2014/2015; 6.5 million scans in 2015/2016; 5,65 million scans in 2016/2017. Internal digitisation output is cca. 1.2 million scans (February 2016 - January 2018).

198

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

RQ1: What kind of business process adjustments does each HALMED’s digitisation process instance require? RQ2: In particular, what issues should be addressed during the quality control of each digitisation process instances? RQ3: Are HALMED’s lessons learned applicable to other institutions with archival holdings and to what type of institutions?

Methods About the methods

There are examples from archival science literature that emphasise the importance of applying BPM methods to archival practice. The archival practice could be enhanced mostly by designing new one and by streamlining and improving existing business processes, especially if this is done in attempts to introduce new technologies, automate workflows and implement archival information systems (archives management systems and digital archives). The goal of dealing with processes in archival management should be to achieve archival efficiency (Daines, 2011:130). Also, the practitioners in archives should deal with their business processes “to pinpoint the true bottlenecks that lead to the creation of backlogs.” (Daines, 2011:139). The authors have approached digitisation in HALMED from the angle of business process (BP) practitioners and with business process management (BPM) apparatus. For the analysis of business process, the authors have used the interview method, comparison of external and internal business processes, and design of generic digitisation process model based on shared characteristics of both instances. In general, practitioners can evaluate business processes by capability or maturity models, various checklists or intellectual tools connected with the idea of the predicted or chosen progress in a selected practice. Capability or maturity models related to processes domain can serve for evaluating a specific process or the overall ability to manage processes (Pöppelbuß, Röglinger, and Becker, 2012). Capability and maturity models are also used in archives management, although not as often as in records management practice. Although capability models approach bends the reality which is being assessed to suit evaluator’s criteria, the matureness related apparatus provides opportunities to evaluate the as-is state of the inspected process or to benchmark it against the practice at hand or desired standards. The most prominent maturity models in archival management literature refer to repositories’ preservation capabilities. The authors use capability models from the literature as well as the practical example, the Digitisation Quality Maturity Model (DQMM), previously designed by Rajh. 2 This practical example will be used for the evaluation of HALMED’s external digitisation process. The authors have already used a similar tool on HALMED’s digitisation process. While designing the internal digitisation process, the authors paid attention to preventing the occurrence of its anticipated weak spots and designed a checklist for evaluating metadata handling. It was used to avoid the anticipated weak spot of metadata handling and thus improve efficiency of the internal process during the 2

In a consultative project for the Croatian Civil Aviation Agency (CCAA) Rajh designed a capability or maturity model for digitisation process which was used to evaluate external digitisation service and which is predominantly suitable for examining external digitisation processes. The model was named Digitisation Quality Maturity Model (DQMM). The goal of this consultative service was to prepare CCAA for their external digitisation project. This capability tool deals with particular archival process, the process of digitisation. The authors apply this model to HALMED’s external digitisation process.

199

A. Rajh, Z. Šimundža-Perojević: Lessons learned from internal and external digitisation processes…

establishment of internal digitisation process in HALMED in 2016. The details about its implementation can be found in the section on literature (Rajh and Šimundža-Perojević, 2016). About the process HALMED carries out its digitisation as an external and an internal business process. External digitisation involves the provision of central digitisation tasks by an external service provider. Some tasks are carried out by HALMED before the main workflow takes place in the facilities of the external service provider (see Table 1).3 Table 1: Preparation for the external digitisation related tasks

Archival processing – arrangement and description in HALMED’s archival management system (AMS)4 Creating lists for transfer of selected dossiers to the digitisation site Packaging Control of sent files

The summary of the digitalisation and microfilming main tasks as a part of the business process that occurs in external service provider’s premises is available in Table 2. Table 2: Main tasks in the external digitisation process instance

Transfer of materials from HALMED’s archive and secondary site (the third party’s facility) to the digitisation site Preparation of dossier for scanning Scanning Image processing Visual quality control of scanned pages Indexing Quality control of indexing Creation of microfilms Quality control of microfilms Image conversion into PDF/A-1b files and OCR Creation of XML files with metadata, packaging into ISO OAIS compatible submission information packages (SIPs) with preservation description information (PDI) metadata files (with various additional indices) Quality control of XML files Transfer of SIPs 3

In addition to these preparatory tasks, HALMED had to complete project management activities to keep the external digitisation project on the tracks. For these HALMED has used customised (and simplified) project management methodology and Microsoft Project tool. Centrix Pismohrana, an archival management system made by Omega Software d.o.o. company.

200

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

In the part of the process conducted by the service provider, preparation task, indexing task and multilevel quality control were the most challenging and timeconsuming activities. According to the information given by the service provider, about 40% of the total predicted digitisation costs are due to the preparation task workload. The task of indexing the digitised materials was done on the level of records set or between the technical units and actual records. In the external digitalisation projects, the service provider has invested considerable time in preparing different records for indexing because the majority of records in dossiers and technical units lacked content tags that would ease this task. HALMED decided to prepare an indexing guidance document and educate the third’s party’s personnel to mitigate the risk related to indexing. Šimundza-Perojević, as the representative of HALMED’s business users, prepared the indexing guidance document. After the delivery of SIPs to HALMED, further tasks of the digitisation process are related to ingestion and preservation (see Table 3). Table 3: Ingestion and preservation in HALMED after the main digitisation tasks

Validation of SIPs – automated task carried out by HALMED’s Digital Archival Information System (DAIS – an ISO OAIS compliant digital archive in HALMED) Ingestion of SIPs and their transformation to archival information packages (AIPs) Archival description in HALMED’s AMS – automated task of AMS based on description of original dossier in paper form Final quality control in AMS viewer by HALMED’s archival team At the end of each of the external digitisation cycles, HALMED archival team starts the process of destructing the materials (according to decisions of Croatian National Archives). The final task in HALMED is always to update AMS (see Table 4). Table 4: Tasks in HALMED after the main digitisation tasks and ingestion

Destruction of materials Updating AMS and generating additional description The internal digitisation process instance differs from the external one and it consists of the tasks presented in Table 5. Some parts of the process, like transfer are relatively straightforward because they pertain to the same workflow of documentation in HALMED. Some other parts were facilitated in advance, during the process design phase, by carefully selecting specific technologies and boosting their communication capabilities.

201

A. Rajh, Z. Šimundža-Perojević: Lessons learned from internal and external digitisation processes…

Table 5: Internal digitisation process in HALMED

Archival processing – arrangement and description in HALMED’s AMS Transfer of materials to digitisation room Preparation of dossier for scanning Scanning Image processing Indexing Image conversion into PDF/A-1b files Packaging into ISO OAIS compatible submission information packages (SIPs) with preservation description information (PDI) metadata files (with various additional indices) Quality control before ingestion task Validation of SIPs – automated task carried out by HALMED’s Digital Archival Information System (DAIS – an ISO OAIS compliant digital archive in HALMED) Ingestion of SIPs and their transformation to archival information packages (AIPs) Archival description in HALMED’s AMS – automated task of AMS based on description of original dossier in paper form Final quality control in AMS Destruction of materials Updating AMS and generating additional description The internal process instance in HALMED’s case does not include the transfer of materials from the third party’s facility. The purpose of this process is to capture active, current medicinal products’ dossiers. Therefore, there are no lists for transfer from the secondary archival storage and the workflow is continuous. In this process, HALMED’s digitisation team decided to use less metadata due to the fact that the process and all intermediate results of the process are completely run and controlled by HALMED’s internal team. The process involves neither the creation of microfilm nor the updating of XML with the microfilm related metadata. Indexing is done at the record set level, as in the external digitisation process. According to the business process analysis, most of the operator’s time is spent on preparing the dossiers for the next step (scanning), and on returning the units into their original conditions (after the scanning task). Quality control is a group of tasks that teams should address with adequate rigor. After analysis of both process instances, it is possible to propose a generic business process model for the digitisation in HALMED. The generic digitisation model applicable to both of HALMED’s cases includes mutual executable tasks and outlines the differences between external and internal process instances (see Picture 1). This process model represents an anticipated flow of tasks and shows certain symmetry of tasks related to the quality component of the process (control of physical materials, visual quality control, indexing quality control, packages control, final quality control). It also emphasises the symmetry of tasks related to packaging and transfer of physical materials or digitised files. In HALMED’s case, the starting point of digitisation is the description of materials that need to be digitised in the archives management application. 202

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Packaging

Control of physical materials

Description

Archive

Transfer of physical package

Create transfer list

Preparation for scanning

Arrangement of physical unit after scanning

Scanning

Image processing

Visual quality control Indexing quality control

Indexing

Processing

Indexer

Scanning

Preparation

Storage

HALMED had some dossiers that were not registered in AMS before the digitisation, but this option and its workflow were set up as exceptions. Microfilming and destruction of materials tasks were omitted from the generic process as they are not relevant for understanding the process itself.

Image processing and conversion into final output files

Packaging into SIPs

Packages quality control

Transfer of digitised package

Ingest Users

Description Validation

Preparing guidance

Tasks pertained to external instance

Ingest

Final quality control

Use

Tasks common to both instances

Challenging tasks for external instance

Challenging tasks for internal instance

Challenging tasks for both instances

Picture 1: Generic digitisation process derived from external and internal instances of HALMED’s digitisation process

It is now possible to answer RQ1 – the external process instance requires considerable attention for preparation, indexing and quality control, and that concerns both the service provider and the client. HALMED’s internal digitisation team is more focused on the description, preparation and returning of physical records into technical units after scanning. Indexing and quality control do not present an issue for HALMED’s internal team. The most challenging tasks, according to opinions of the third party digitisation team members, were the ones related to preparation, indexing and quality control performed at their premises. The most time-consuming parts of HALMED’s internal digitisation process are the registration or description of physical originals, preparation of dossiers or files for scanning and doing recurring physical arrangement of records after scanning. In both instances, scanning, image processing, and creation of SIPs do not present an issue because both systems are designed to carry on these jobs without involving much human effort. Validation and ingestion are also automatized5 so there are no reported difficulties concerning these tasks (see Picture 2).

Migration and ingestion module of HALMED’s digital archive was developed by Ericsson Nikola Tesla d.d. in the project Preparations for eCTD and the implementation of Digital Archival Information System.

203

A. Rajh, Z. Šimundža-Perojević: Lessons learned from internal and external digitisation processes…

Picture 2: Automation of validation and ingesting through HALMED’s Digital Archival Information System

Digitisation results and assessments of digitisation process instances

The result of both of HALMED’s process instances is a submission of an information package that consists of a PDF/A file or files (record sets) and an XML file per package with indices (see Picture 3). Internal digitisation process includes in XML file additional checksum per PDF/A file as a mechanism for confirming the integrity of package content. XML from the external process includes more metadata then the one derived from the internal process. Although operators should check the final result before and after it is ingested into the repository, the quality control should also take account of intermediate results like scanning results and image processing results. The authors find it disappointing that some digitisation projects avoid quality assurance component during their implementation. To answer RQ2, the authors would say it is important to inspect each intermediate result for evaluation of a digitisation process as a failure to prepare quality outputs in each process step will lead to failures in the final result. This is easier to achieve in internal then in external digitisation process; it is clear that an entirely internally operated digitisation is easier to control. However, in external digitisation where clients do not have control of processes’ tasks carried out in provider’s premises, the quality control measures should be set up and implemented prior to the process itself, in the form of evaluation of provider’s environment and process. The evaluation of process matureness provides a useful methodology for clients and their digitisation project managers. Capability or maturity models are tools “designed to assess the maturity (i.e. competency, capability, level of sophistication) of a selected domain based on a more or less comprehensive set of criteria“(de Bruin et al., 2005).

The project was initiated by A. Rajh as a part of his Ph.D. research (2008-2010); it was financed by EU Commission (2011) and implemented in 2013-2014.

204

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Picture 3: An internally digitized dossier ingested into HALMED’s Digital Archival Information System

The maturity of digitisation can be evaluated as the maturity of any business process, by selecting and using one of many maturity models from BPM domain (Röglinger, Pöppelbuß and Becker, 2012). Another solution would be to develop specific maturity models for digitisation process. An example of the second option was an assessment of HALMED’s process done according to Digitisation Quality Maturity Model (DQMM), a model previously developed by A. Rajh in the project with the Croatian Civil Aviation Agency. In the text below, the authors show the data gathered in the assessment of HALMED. The model grades the quality of digitisation into five levels,6 and comprises four broad criteria and twelve distinguished dimensions. Criteria are related to the digitisation process, equipment used, results delivered, ingestion, and archiving and use of the digitised material.

Levels: 1 Initial, 2 Weakly controlled, 3 Defined, 4 Managed, 5 Good practice. Dimensions comprise specific questions with answers awarded with points ("Yes"/ "No"/"I don’t know" option and "I do not know"/"I strongly disagree"/"I disagree"/"I don’t agree nor disagree"/"I agree" /"I strongly agree" option.

205

A. Rajh, Z. Šimundža-Perojević: Lessons learned from internal and external digitisation processes…

Picture 4: DQMM Graphical representation of calculated results of assessment of HALMED’s external digitisation process – improvement opportunities Table 6: DQMM evaluation of HALMED’s external digitisation process

Three digitisation process dimensions are process tasks, process management, and quality control itself. Three equipment related dimensions are the maintenance, utilisation, and the efficacy of the system. Three dimensions related to the results are the submitted package dimension, the content dimension, and the metadata dimension. The last three dimensions are related to ingesting, archiving and use of materials. Each dimension of the digitisation quality assessment tool comprises a set of questions relevant for assessing it. MS Excel table supports the model with built-it macro functions, automated calculus and graphical representation of calculated results. For an illustration of the effectiveness of the model, CCAA opted for Submission Information Packages 206

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

(SIPs) with PREMIS in METS descriptions in XML files, and the evaluation done using this model showed specific issues with generating of XML.7 Issues were then confirmed in routine quality control process and corrected. The authors of this article apply the same model to HALMED’s external digitisation process. Assessment of HALMED’s external digitisation process showed that there is room for improvement in areas of maintenance of equipment, enhancement of the content, metadata handling, preservation and use of materials (see Picture 4). HALMED’s grades per each dimension of the model (on a scale from 1 to 5) were 4.39 (process), 4.67 (equipment), 4.04 (results), and 4.02 for preservation and use dimension (see Table 6). Digitisation practitioners can also inspect distinctly problematic or critical parts of the digitisation processes for which they are responsible. For example, because HALMED has learned through its external digitisation program that metadata handling could cause delays in the process, it decided to apply metadata management concepts prescribed in ISO 23081 and ISAD(G) standards. The goal was to increase archival efficiency. HALMED evaluated the application of metadata concepts from the standards by developing and implementing customised metadata checklist (Rajh and Šimundža-Perojević 2016). Compared to HALMED’s external process and its metadata related issues, the result of the evaluation showed greater maturity of this part of HALMED’s internal digitisation process. Besides evaluating the maturity of the process, it is advisable to evaluate the repository and the organization’s readiness to preserve its digitised content over an extended period. There are several maturity models from the literature which are applicable for this purpose – (1) Digital Preservation Capability Maturity Model (DPCMM) and DigitalOK self-assessment tool, (2) E-ARK Maturity Model for Information Governance A2MIGO, (3) Preservica Digital Preservation Maturity Model, (4) Adrian Brown’s model, and (5) Becker’s, Antunes’, Barateiro’s, and Vieira’s Capability Model for Digital Preservation. Repositories could be evaluated in ISO OAIS/ISO 16363 certification process too (Giaretta, 2018). DPCMM and A2MIGO become the most used models recently. Dollar’s and Ashley’s DPCMM divides matureness of preservation into five levels (from nominal to optimal). It consists of fifteen components out of which seven components refer to activities that organisation does to secure its repository, and eight digital preservation services with the focus on assurance, preservation and monitoring of environment-related activities. “DigitalOK” self-assessment tool is linked to DPCMM. A2MIGO model, developed in E-ARK project, also divides maturity into five levels, from initial to optimising. It has three broad categories (management, processes, infrastructure) and various assessment criteria. HALMED assessed the maturity of its preservation environment by using DPCMM and DigitalOK with results shown in Table 7 (also see Picture 5).

SIP is the form of content organization transferred from producer to archive, according to ISO 14721 standard for Open Archival Information Systems; METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) is a standard for transfer of metadata and PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies) is a standard for preservation of digital objects. They are all commonly used in archives.

207

A. Rajh, Z. Šimundža-Perojević: Lessons learned from internal and external digitisation processes…

Table 7: Evaluation of HALMED’s preservation capability according to the Digital Preservation Capability Maturity Model (Dollar and Ashley) (carried out by A. Rajh, January 2018) 1 Polic y

2 Strateg y

3 Governanc e

4 Collaboratio n

5 Expertiz e

3 9 Inges t

4 10 Storag e

1 11 Device and media renewal

2 12 Integrity

2 13 Security

6 Standards and formats 1 14 Metadata preservatio n

7 Communit y

2 15 Access

8 eRecord s analysis 1 35 pts (60 max.) Lower advance d level

Picture 5: Evaluation of HALMED’s preservation capability according to DigitalOK (Digital OK self-assessment report, http://www.digitalok.org, carried out by A. Rajh, January 2018)

208

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

According to DPCMM, HALMED’s most solid dimensions are Strategy, Ingest and Security. This is due to the management of risk related to technology and format obsolescence and required transformations to preservation formats, to implemented ingestion or migration module, and well-addressed security issues on a system level. According to DQMM, ingestion of SIPs and SIPs themselves were also HALMED’s strong points (see Table 6).

Conclusions and recommendations

Dealing with business processes is not a problem for archival practitioners, and capability evaluations are being successfully conducted in archival environments. HALMED decided to model its digitisation process in order to keep track of all of its specificities, to satisfy its initial requirements, and to apply improvements that the process involves. DQMM applied to HALMED covers specificities of its external process of digitising textual materials in PDF/A output form. Therefore, this model cannot be simply replicated in each institution that digitises its archival materials but the principle of managing the digitisation process should be applicable to a variety of cases. This principle can be described as follows: to model the particular digitisation process; define objects and questions of assessment; group these questions in dimensions and categories; add points to the possible answers; define the range of points and map them to maturity levels; and, also, to create a technology-assisted tool to facilitate evaluations. In addition, it is advisable to use preservation capacity models found in the literature section for examining preservation environment in which digitised materials will be kept. To answer RQ3 about the applicability of HALMED’s cases and its lessons learned to a variety of digitisation processes of different institutions, the authors would like to say that the lessons learned apply to some extent because some regularities across digitisation processes exists, and there are requirements and critical issues common to all processes. Combining HALMED’s digitisation tasks in the generic model holds promise of a greater applicability of the process. Nevertheless, the authors would like to state that internal processes are appropriate for institutions with constant accruals and open archival holdings. External digitisation processes are usually easier to set-up and implement then internal processes that typically require significant initial investments in equipment and staff training. They are more suitable for time-bounded digitisation projects for institutions with closed archival holdings and backlogs. External digitisation is appropriate for digitising large quantities of backlog materials; for the sustenance of the state achieved it is advisable to continue with the internal digitisation. There is a difference in the level of control between these two instances and the quality control component should put additional effort into checking the external digitisation final result as it may not be possible to control all the intermediate results. The combination of business process modelling and assessment of its maturity is something that digitisation practitioners should consider. The authors recommend an approach that consists of setting up preservation environment and designing the digitisation process that suits the needs of the organisation. The digital environment is essential to preserve the results of digitisation processes. Once it is developed, the environment should be assessed with one of the preservation capability models or, if financially and operationally possible, according to ISO OAIS/ISO 16363 procedure. Assessment findings should be used for the digital archive or repository improvement and thus for organisation’s further growth.

209

A. Rajh, Z. Šimundža-Perojević: Lessons learned from internal and external digitisation processes…

POVZETEK

IZKUŠNJE Z IZVEDBO DIGITALIZACIJE V AGENCIJI ZA ZDRAVILA IN MEDICINSKE PROIZVODE REPUBLIKE HRVAŠKE dr. Arian Rajh Agencija za zdravila in medicinske proizvode Republike Hrvaške, Zagreb, Hrvaška arian.rajh@halmed.hr

mag. Zrinka Šimundža-Perojević Agencija za zdravila in medicinske proizvode Republike Hrvaške, Zagreb, Hrvaška zrinka.simundza-perojevic@halmed.hr

Digitalizacija administrativnega dokumentarnega in arhivskega gradiva se lahko izvaja kot notranji proces ustanove, ki ustvarja arhivsko gradivo (in-house), ali pa jo zanjo opravi zunanji ponudnik storitve (outsourcing). Čeprav gre za enaka procesa in bi morala biti njuna osnova enaka, prihaja med obema procesoma do nekaterih razlik. Agencija za zdravila in medicinske pripomočke na Hrvaškem (HALMED) je z zunanjim izvajanjem digitalizacije pričela leta 2013. V letu 2016 je HALMED izdelal svoj notranji proces digitalizacije in tako je bila leta 2017 digitalizacija medicinske dokumentacije vključena v triletni strateški plan ustanove. HALMED je oba načina digitalizacije izvedel na enakem korpusu dokumentov z istimi, visoko zastavljenimi cilji, kar daje ustrezno podlago za jasno primerjavo procesov notranje in zunanje digitalizacije. HALMED kot ustvarjalec proizvaja relativno obsežno zbirko dokumentov, le-ta se na letni ravni močno povečuje. Prispevek lahko služi kot praktičen primer za podobne institucije, ki ustvarjajo arhivsko gradivo s stalnim dopolnjevanjem. Referenčni okvir za izvedbo primerjalne analize v primeru HALMED-a vključuje splošen proces digitalizacije administrativnega dokumentarnega in arhivskega gradiva, predlagane podprocese nadzora kvalitete in splošne standarde, vezane na digitalizacijo. Poleg primerjave stopenj procesa digitalizacije z njenim generičnim modelom vključuje osnova za primerjalno analizo še odzive na kontrolne sezname. Kontrolni seznami so bili predhodno pripravljeni. Prvi kontrolni seznam se nanaša na učinkovito rabo metapodatkov v procesu digitalizacije. Avtorji so ta seznam v HALMED-ovih procesih digitalizacije začeli uporabljati že leta 2015, proces notranje digitalizacije so izboljšali leta 2017. Drugi kontrolni seznam je zastavljen širše; pokriva procese digitalizacije, opremo, rezultate in njihovo obdelavo. Prispevek se nadaljuje s podobnimi študijami, povezanimi z glavnimi prednostmi in slabostmi notranje in zunanje digitalizacije. Avtorji obravnavajo prednosti in omejitve posameznih stopenj procesa digitalizacije za ustanove z arhivskim gradivom s stalnimi dopolnitvami. Zastavili so si naslednja raziskovalna vprašanja: (1) Katere prilagoditve poslovnih procesov zahteva vsaka stopnja procesa digitalizacije? (2) Na kaj je potrebno biti pozoren med nadzorom kakovosti pri vsaki stopnji procesa digitalizacije? (3) Ali lahko izkušnje HALMED-a uporabijo tudi drugi ustvarjalci arhivskega gradiva, in če da, kateri? Avtorji so za proučevanje odgovorov na zastavljena vprašanja uporabili znanstvene metode ter raziskali uporabnost več modelov in kontrolnih seznamov pri procesu digitalizacije kakor tudi okolje za hrambo digitalizatov.

210

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Ob koncu so avtorji podali priporočila za ustanove, ki hranijo arhivsko gradivo in se to venomer povečuje. Ponujajo tudi predloge glede digitalizacije v ustanovah, ki imajo precej zaprto arhivsko gradivo – s ciljem zagotoviti večjo učinkovitost digitalizacije in ukrepov na področju materialnega varstva.

Sources and literature Becker, C., Antunes, G., Barateiro, J., Vieira, R. (2011). A Capability Model for Digital Preservation: Analyzing Concerns, Drivers, Constraints, Capabilities and Maturities. Borbinha, J. Jatowt, A., Foo, S. Sugimoto, S., Khoo, C., Buddharaju, R. iPRES 2011 – 8th International Conference on Preservation of Digital Objects Proceedings, Singapore, pp. 1-10. Retrieved February 2018, from: https://phaidra.univie.ac.at/detail_object/o:294293. Daines, G. J. (2011). Re-engineering Archives: Business Proces Management (BPM) and the Quest for Archival Efficiency. The American Archivist, Vol. 74, No. 1. (Spring/Summer 2011), pp. 123-157. de Bruin, T., Freeze, R., Kaulkarni, U., & Rosemann, M. (2005). Understanding the Main Phases of Developing a Maturity Assessment Model. Proceedings of the Australasian Conference on Information Systems (ACIS) (109). Retrieved Nov. & dec., 2017, from https://aisel.aisnet.org/acis2005/109. DigitalOK (2014). DigitalOK self-assessment survey site. Retrieved January 10, 2018, from http://www.digitalok.org/Login.aspx. Dollar, C. M., & Ashley, L. J. (2014). Digital Preservation Capability Maturity Model (DPCMM) Background and performance metrics, v. 2.6. Retrieved 8.2.2017 from: https://static.squarespace.com/static/52ebbb45e4b06f07f8bb62bd/t/53765058e4 b0d45559654406/1400262744481/2014%20May_DPCMM%20Background%20a nd%20Performance%20Metrics.pdf. Giaretta , D. (2018, January 7). First repository in the world has been awarded ISO 16363 certification. Retrieved 10.1. 2018 from: http://www.iso16363.org/ptabaccredited-for-iso-16363-audit-and-certification/. ISAD(G) – General International Standard Archival Description. Retrieved January 10, 2018, from http://www.ica.org/sites/default/files/isad_g_2e.pdf. ISO 14721, Space data and information transfer systems – Open archival information system (OAIS) – Reference model. (2012). Geneva: ISO. ISO 16363, Space data and information transfer systems – Audit and certification of trustworthy digital repositories (2012). Geneva: ISO. Library of Congress. (Aug 2017). METS Metadata Encoding & Transmission Standard. Retrieved 8.2.2018 from: https://www.loc.gov/standards/mets/. Library of Congress. (Dec 2017) PREMIS Preservation Metadata Maintanance Activity. Retrieved 8.2.2018 from: https://www.loc.gov/standards/premis/. Object Management Group (n.d.). Business Process Model and Notation. Retrieved January 31, 2018, from http://www.bpmn.org/. Pöppelbuß, J., Röglinger, M., & Becker, J. (2012). Maturity Models in Business Process Management. Business Process Management Journal, 18(2), 328-346. doi: 10.1108/14637151211225225. 211

A. Rajh, Z. Šimundža-Perojević: Lessons learned from internal and external digitisation processes…

Pöppelbuß, J., Röglinger, M., & Becker, J. (2012). Maturity Models in Business Process Management. Business Process Management Journal, 18(2), 328-346. doi: 10.1108/14637151211225225. Preservica Digital Services. (2015). Achieving a Step Change in Digital Preservation Capability: An assessment of Preservica using the Digital Preservation Capability Maturity Model (DPCMM) [Brochure]. Retrieved 10.1.2018 from: https://preservica.com/uploads/legacy/2015/02/Preservica-Essential-GuideAchieving-a-Step-Change-in-Digital-Preservation-Capability-Feb-2015.pdf. Proença, D., Vieira, R., Borbinha, J., Calado, P., & Martins, B. (2017). A Maturity Model for Information Governance – Final Version [1.0.] (Rep.No.D7.5). Retrieved 15.12.2017 from: http://www.eark-project.com/resources/projectdeliverables/95-d75-1/file. Rajh, A., & Šimundža-Perojević, Z. (2016). Koncepti rada s metapodatcima nastalima u procesima digitalizacije. Babić, Silvija (ur.). Radovi 49. savjetovanja hrvatskih arhivista, Plitvice 26.-28.10.2016. (pp. 389-404) Zagreb: HAD.

212

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Prejeto / Received: 19. 02. 2018 1.04 Strokovni članek

1.04 Professional Article

DIGITALIZACIJA V ARHIVU, PRIMER IZ MESTNEGA ARHIVA PFORZHEIM mag. Sonja Anžič-Kemper Mestni arhiv Pforzheim, Nemčija sonja.anzic-kemper@stadt-pforzheim.de Izvleček: Prispevek govori o digitalizaciji arhivskega gradiva in pripomočkov za uporabo arhivskega gradiva v nemškem prostoru in opiše pristop k digitalizaciji v Mestnem arhivu Pforzheim od začetka, preko digitaliziranja pripomočka za uporabo fotografske zbirke, določil za odlaganje in hranjenje digitalnih kopij arhivskega gradiva pa vse do priprave strategije za digitalizacijo v arhivu. Ključne besede: arhivi, digitalizacija, digitalne kopije arhivskega gradiva, Nemčija, Mestni arhiv Pforzheim Abstract: Digitization in an Archival Institution: the Example of the City Archives Pforzheim The article discusses digitization of archival records and finding aids for the use of archival records on German teritory. The author describes the digitization approach at the City Archives Pforzheim from its beginning, digitization of the finding aids for the use of the photograh collection, instructions for filling and storage of digital copes of archives to preparing the digitizaction strategy at the archives. Key words: archives, digitization, digital copies of archival records, Germany, City Archives Pforzheim

Uvod

Arhivisti in arhivski delavci že vrsto let, več kot desetletje, opazujemo in zaznavamo spremembe, ki so nastale in nastajajo pri našem vsakdanjem delu z vstopom v digitalno dobo, se jim odpiramo, prilagajamo in nanje odgovarjamo. Na začetku 21. stoletja stojijo pred arhivi novi izzivi, ki zajemajo vsa področja arhivske dejavnosti (Jacob, 2017). Izraze, kot so digitalizacija, odpiranje in boljša navzočnost arhivov v javnosti, prost dostop do informacij, novi mediji in razmislek, kaj uporabniki pričakujejo od arhivov, slišimo vedno znova tudi na arhivskem področju (Just, 2017). Vloga arhivov in pristojnosti arhivistov so se s prisotnostjo v informacijski digitalni družbi bistveno spremenile in razširile (Schwarz, 2017). Te spremembe in nove pristojnosti pomenijo po eni strani za arhivske delavce, ki že desetletja delajo (delamo) na način, ki smo se ga priučili in ga preizkusili v praksi, potrebo po izpopolnjevanju, dodatnem izobraževanju, spoznavanju novih vrst in oblik komuniciranja ter prilagajanju potrebam uporabnikov, predvsem tistih, ki so odrasli v 213

S. Anžič-Kemper: Digitalizacija v arhivu, primer iz Mestnega arhiva Pforzheim

digitalni dobi. Po drugi strani pa pomenijo te spremembe, v kolikor jih vgradimo v naše delo in jih tudi sami uporabljamo, na veliko področjih hitrejši potek postopkov ter poenostavitev in hitrejši dostop do podatkov ter izmenjav informacij. V nemškem prostoru sledimo v zadnjem desetletju obravnavi nove vloge arhivov in pristojnostih arhivistov na različnih zborovanjih, posvetovanjih, konferencah in simpozijih, kjer arhivski delavci izmenjujejo (izmenjujemo) razmišljanja, teorije in izkušnje.1 V prispevku se bom omejila na digitalizacijo v arhivih in podrobneje na primer pristopa k digitalizaciji v Mestnem arhivu Pforzheim.

Digitalizacija (opredelitev pojma)

Kot v večini držav je tudi v Nemčiji zadnje desetletje digitalizacija zelo pogosto izgovorjena beseda. Tako imenovana sprememba v digitalno, »Digitale Wandel«, predstavlja prioriteto razvoja v naslednjem desetletju in je opredeljena v Digitalni strategiji 2025; »zadeva vsakega, tako delojemalce kot delodajalce, študente in družine, mlade in starejše ljudi. Na podeželju in v mestih. V delavnicah in v velikih podjetjih« (Digitale, 2016). Slovar tujk digitalizacijo skopo pojasnjuje kot postopek, pri katerem se analogni znaki in podatki pretvorijo v digitalne vrednosti (Fremdwörterbuch, 2007). Kratek, jedrnat opis. Ko pa ta postopek pogledamo pobliže, ga želimo uporabiti, izpeljati, pa vidimo, da gre za kompleksen proces, pri katerem je že v njegovi pripravi potrebno sprejemati stališča in opredelitve ter oblikovati vizijo, kaj želimo z njim doseči. Na dosedanjih mednarodnih konferencah v Radencih je bila digitalizacija že tema obravnav kar nekaj referatov, pri katerih so referenti vsak s svojega pogleda in stališča ter prakse opisovali pripravo, potek in izkušnje pri digitalizaciji, največkrat posameznih zbirk v določenem arhivu (Netaj, 2015; Iskra in Križ, 2015; Bekteshi Muçolli in Shala, 2016; Filipič, 2017; Tinjić, 2017), nadalje pri digitalizaciji knjižničnega gradiva (Malešič in Kojc, 2016), kakor tudi predstavljali stanje in perspektive digitalizacije na nivoju povezovanja arhivov (Lemić, 2015). Tako v omenjenih referatih kot tudi na splošno, ko govorimo o digitalizaciji v arhivih, mislimo v prvi vrsti na digitalizacijo arhivskega gradiva. Digitalizacija arhivskih pripomočkov za uporabo arhivskega gradiva oziroma arhivskih popisov je velikokrat prezrta tema. Pri tem mislim predvsem na analogne pripomočke posameznih vrst ali zvrsti arhivskega gradiva, kot so na primer fotografski material, listine, karte, načrti, kakor tudi na primer razni tematski inventarji, ki vsebujejo podatke iz več fondov ali zbirk ali več arhivov. V veliko primerih so taki popisi nastajali desetletja, vanje so se vnašale dopolnitve in popravki, zato so praviloma obsežni in vsebujejo veliko raznovrstnih podatkov. Ker digitalizacijo največkrat povezujemo z zagotavljanjem 1

Tako so bila letna zborovanja nemških arhivskih delavcev, ki jih pripravlja zveza nemških arhivark in arhivarjev, na primer v zadnjih letih posvečena naslednjim temam: “Neue Wege ins Archiv – Nutzer, Nutzung, Nutzen” (84. nemško arhivsko zborovanje 2014 v Magdeburgu), “Transformation ins Digitale” (85. nemško arhivsko zborovanje 2015 v mestu Karsruhe), “Kompetent! - Archive in der Wissensgesellschaft” (86. nemško arhivsko zborovanje 2016 v Koblenzu). Tudi na posvetovanjih, simpozijih, ki potekajo v okviru posameznih nemških dežel, so bile te teme velikokrat predmet obravnav; naj tu omenim predvsem 74. südwestdeutscher Archivtag 2014 v mestu Konstanz, na temo „Klassisch, kreativ und digital – neue Ressourcen für „alte“ Archive, 77. südwestdeutscher Archivtag 2017 v mestu Bretten, na temo “Archivnutzer im Wandel” ter na strokovni posvet “Offene Archive“, ki je potekal leta 2017 v Duisburgu. S strani Zveze nemških arhivark in arhivarjev – Verband deutscher Archivarinnen und Archivare so bili do zdaj izdani Zborniki z objavljenimi referati, ki so bili predstavljeni na omenjenih nemških arhivskih zborovanjih v letu 2014 in 2015. Prav tako so v knjižni obliki objavljeni referati 74. jugozahodnega nemškega arhivskega posvetovanja. Za zadnja dva navedena posvetovanja pa so na voljo video posnetki predavanj, in sicer na spletnih straneh: https://archive20.hypotheses.org/5038 oziroma https://archive20.hypotheses.org/konferenz-archivcamp-2017 .

214

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

boljšega, hitrejšega dostopa do podatkov in vsebin (Novak, M in Horvat, M., 2014), so tako tudi pripomočki za uporabo zelo hvaležen vir digitalizacije v arhivih. Boljši, hitrejši dostop se doseže, ko digitalizirane podatke oziroma vsebine ponudimo na razpolago vsakomur, ki se zanje zanima. Z izvajanjem te dejavnosti arhivi kompetentno vstopamo v svet informacijske družbe in postajamo njen del.

Digitalizacija v arhivih v nemškem prostoru

V nemškem prostoru so predvsem knjižnice že kmalu pričele digitalizacijo opredeljevati kot eno svojih nalog in nujnosti in je našla svoje mesto v zakonskih opredelitvah in strategiji razvoja (Digitalisierung, 2017). Na arhivskem področju sledimo najprej različnim posameznim projektom digitalizacije arhivskega gradiva in pripomočkov za uporabo arhivskega gradiva v arhivih. Izpeljavo teh projektov so velikokrat vzpodbudili razpisi raznih državnih ali mednarodnih inštitucij ter družb, ki so projekte tudi finančno podprli. Ena takih družb, ki že leta v veliki meri financira izvajanje digitalizacije v arhivih, je na primer Nemška raziskovalna skupnost (Deutsche Forschungsgemeinschaft)2. V letu 2011 so se arhivisti iz nemških javnih arhivov, tako državnih, komunalnih in drugih, zbrali na okrogli mizi, na kateri so v okviru štirih sekcij razpravljali o strokovnih izhodiščih pri digitalizaciji arhivskih virov, s ciljem obravnave predpostavk in okvirnih pogojev za digitalizacijo in možnosti njene uvedbe v arhive v čim širšem obsegu (Bischoff, Stumpf, 2011). Prva sekcija je obravnavala stanje na področju digitalizacije v sosednjih evropskih državah, druga značilnosti izbora, količino in prioritete pri digitaliziranju arhivskih virov, tretja o tehničnih in strokovnih standardih digitaliziranja, četrta pa o organizacijskih vidikih izvedbe digitalizacije. V naslednjih letih je digitalizacija našla svojo izvedbo in stalno mesto v vedno več arhivih in tako lahko sledimo vedno večji ponudbi oziroma objavi digitaliziranih arhivskih popisov in digitaliziranega arhivskega gradiva na raznih spletnih straneh arhivov in raznih spletnih portalih, tako nemških kot mednarodnih.3 To dejstvo in pa spoznanje, da je digitalizacija kompleksen proces tako s strokovnega, tehničnega in organizacijskega vidika, ki v končni fazi, če je premišljeno in načrtno izpeljan, pomeni veliko prednost tako za uporabnike arhivskega gradiva kakor tudi za arhiv sam oziroma arhivske delavce, je pripeljalo do tega, da so arhivisti iz raznih arhivov in področij pristopili k oblikovanju vedno bolj izpopolnjenih dokumentov in smernic, ki dajejo danes dobro izhodišče za pristop in izvedbo digitalizacije v arhivih.4 Kako k digitalizaciji pristopimo, je velikokrat odvisno od vsakokratnih pogojev, v okviru katerih deluje posamezen arhiv, saj je njena izvedba v veliki meri odvisna tudi od razpoložljivih tehničnih in finančnih sredstev, organizacije in strateškega pristopa posameznega arhiva do nje.

Nemška raziskovalna skupnost (Deutsche Forschungsgemeinschaft), na kratko DFG, preko svojih razpisov tako v nemškem kot mednarodnem prostoru finančno podpira med drugim projekte digitalizacije arhivskega gradiva in arhivskih pripomočkov za uporabo arhivskega gradiva. Cilj teh projektov je uporaba digitaliziranih vsebin in podatkov v znanstvene in raziskovalne namene, zato je temeljni pogoj sofinanciranja, da so digitalizirane vsebine in podatki ob zaključku projekta dostopni na spletu ali na prosto dostopnih spletnih portalih. Prispevek, ki ga je Gabriele Stüber predstavila na arhivskem nemškem zborovanju 2015 (Stüber, 2017), vsebuje okvirni pregled le-teh kakor tudi veliko navedb literature, ki se nanašajo na digitalizacijo arhivskega gradiva. Tukaj bi omenila predvsem t. i. DFG-Pravila digitaliziranja (DFG-Praxisregeln “Digitalisierung”), nadalje priporočila zvezne konference komunalnih arhivov (Handreichung zur Digitalisierung von Archivgut) in priporočila arhivske šole Marburg (Handreichung zur Digitalisierung archivalischer Quellen).

215

S. Anžič-Kemper: Digitalizacija v arhivu, primer iz Mestnega arhiva Pforzheim

Pristop k digitalizaciji v Mestnem arhivu Pforzheim

4.1. Začetno obdobje Začetki digitaliziranja arhivskega gradiva v Mestnem arhivu Pforzheim segajo dobrih deset let nazaj. Takrat je v ospredju stala predvsem želja po hitrejši oziroma lažji dostopnosti arhivskega gradiva za delavce v arhivu in s tem za hitrejše posredovanje podatkov uporabnikom arhivskega gradiva. V prvi vrsti je šlo za dostopnost do fotografskega gradiva (predvsem posnetkov na filmskih trakovih), ki zavzema v arhivu zelo pomembno mesto z visoko frekvenco uporabe.5 Na drugem mestu pa je šlo za dostopnost filmskega in tonskega kakor tudi časopisnega gradiva. Digitalizacija je potekala tako v arhivu (fotografsko gradivo) kot s pomočjo zunanjih izvajalcev. Pozornost je bila usmerjena v pridobitev digitalnih kopij, o odlaganju in njihovem hranjenju pa niso bile izdelane podrobnejše usmeritve. Skeni fotografskega materiala so se odlagali in hranili povečini na strežniku arhiva oziroma mestne uprave, digitalizirano filmsko, tonsko in časopisno gradivo pa na DVD-jih ali premičnih trdih diskih. Pregled nad stanjem hranjenih digitalnih kopij so imeli posamezni arhivski delavci, ki so sodelovali pri projektih digitalizacije. Spremembe na kadrovskem področju so prinašale vedno ožje védenje o tem, ali digitalne kopije določenega gradiva obstajajo in kje se le-te nahajajo.

4.2

Digitaliziranje pripomočka za uporabo fotografske zbirke

V letih 2014 in 2015 smo v arhivu s finančno podporo Nemške raziskovalne skupnosti uspešno izpeljali projekt digitalizacije pripomočka za uporabo fotografske zbirke v arhivu. Fotografska zbirka je pričela nastajati v petdesetih letih 20. stoletja, se z leti dopolnjevala, tako s fotografijami kot informacijami k posameznim posnetkom, danes pa obsega preko 60.000 popisnih enot. Urejena je v obliki kartoteke, posnetki so odloženi glede na motiv slike.

Mesto Pforzheim je bilo februarja 1945 tarča bombnega napada, kateremu je sledil požar. Porušenega oziroma uničenega je bilo 80 % mestnega jedra, umrlo je skoraj 18.000 ljudi. Med drugim je bilo uničeno tudi arhivsko gradivo, ki se je v pretežni meri hranilo v mestni hiši. Originalno spisovno gradivo pred letom 1945 pomeni zato pravo redkost in dragocenost. Fotografije, ki so se hranile pri posameznikih izven območja bombandiranja, predstavljajo zato skoraj edini vir in imajo poleg svoje predstavitvene tudi dokazno vrednost. 5

216

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Slika 1: Fotografska zbirka v Mestnem arhivu Pforzheim (foto: Sonja Anžič-Kemper, 2018)

Na posameznem kartonu je posnetek in okrog njega so dopisane informacije. Zapisi na kartonih tako predstavljajo pripomoček za uporabo in služijo kot indeks zbirke, tudi za fotografije, objavljene v publikacijah (predvsem starejših), ki jih hrani arhivska knjižnica.

217

S. Anžič-Kemper: Digitalizacija v arhivu, primer iz Mestnega arhiva Pforzheim

Slika 2: Kartotečni karton fotografske zbirke v Mestnem arhivu Pforzheim (foto: Sonja Anžič-Kemper, 2018)

Eden izmed pogojev za finančno podporo pri projektu je bil, da bo po končanem digitaliziranju pripomoček za uporabo dostopen na spletu. Naše izhodišče s strokovnega stališča pri digitaliziranju pa je bilo, da se prenesejo vse informacije, ki so zapisane na kartonih, v digitalno obliko v poenotno strukturo.6 Za to smo uporabili prirejen obrazec za popis fotografskega gradiva v okviru arhivskega programa, ki ga je izdelalo podjetje Augias-data. Že med izvajanjem digitalizacije so se pokazale prednosti, ki jih prinaša digitalizacija, predvsem krajši čas iskanja ter večja najdljivost gradiva, ne glede na raznovrstnost podatkov, s katerimi razpolagamo oziroma jih potrebujemo.7

Oblike in rubrike navedb informacij, deli signature popisnih enot so se skozi leta spreminjali. Bistveno nam je bilo, da nov, poenoten obrazec vsebuje vse možne rubrike, ki so se ali se pojavljajo na kartonih. Naj navedem dva primera za to: na kartonih so vnesene številke negativnih posnetkov (tako varnostnih kot originalnih) in številke diapozitivov. Konkordanca med temi številkami in signaturami popisnih enot ni bila narejena. Zanimivo je, da so si uporabniki v čitalnici prav te številke posnetkov zapisali oziroma si jih velikokrat zapišejo, ker mislijo, da služijo identifikaciji fotografije. Pred digitalizacijo je bilo neko fotografijo na podlagi številke posnetka nemogoče najti, po njej je to stvar ene sekunde. Drugi primer: na kartonih so navedbe fotografov oziroma založb, ki so naredili, objavili določeno fotografijo. V arhivu si že več let v zvezi z zakonom o varstvu avtorskih pravic načrtno prizadevamo za prenos pravice uporabe fotografij, ki jih hranimo v arhivu, na arhiv. Vzpostavljamo kontakte s še živečimi fotografi, katerih fotografije se hranijo v naši fotografski zbirki, ali njihovimi potomci. Za nadaljne dogovarjanje je seveda potrebno vedeti, koliko fotografij je v zbirki in katere. Ker je zbirka urejena po motivih, je bilo pred

218

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Po zaključku projekta je sledila pretvorba vnešenih podatkov za predstavitev na spletnem portalu, ki ga upravlja podjetje Augias-data: Findbuch.net.

Slika 3: Prikaz pripomočka za uporabo v okviru spletnega portala Augias-data: Findbuch.net

To je bila prva predstavitev arhivskega pripomočka mestnega arhiva Pforzheim na enem od spletnih portalov. Uporabnikom je bila ponujena možnost, da ne glede na odpiralni čas arhivske čitalnice preverjajo, ali v fotografski zbirki obstajajo željene fotografije ali ne. Ob izvedbi tega projekta smo v praksi vedno bolj spoznavali, kaj pomeni proces digitalizacije v arhivu in kako kompleksen proces je to. Pripomoček za uporabo je bil digitaliziran, informacije dostopne, sledil je razmislek o tem, kako gradivo, ki sme biti dostopno javnosti, najhitreje posredovati zainteresiranim uporabnikom. Seveda mora biti najprej gradivo digitalizirano in tako odloženo, da ga je moč takoj najti. Pregled obstoječega stanja odlaganja digitalnih kopij je pokazal na pomanjkanje pravil, na podlagi katerih naj bi se kopije odlagale. Ugotovili smo, da se kopije hranijo na različnih mestih, pod različnimi opisi ali imeni datotek, se podvajajo ter nastopajo v različni kvaliteti in formatu. V izogib takega stanja v bodoče smo najprej postavili pravilo, da bo najprej digitalizirano samo arhivsko gradivo, ki je urejeno in popisano. Obenem smo pristopili k izdelavi smernic oziroma pravil odlaganja in hranjenja digitalnih kopij arhivskega gradiva. 4.3

Pravila odlaganja in hranjenja digitalnih kopij arhivskega gradiva

V njih smo določili in opisali vrste digitalnih kopij arhivskega gradiva, ki jih bomo v arhivu izdelovali ali hranili, izdelali smo strukturo (shemo) njihovega odlaganja in poimenovanja ter določili način njihovega hranjenja. Ker je arhiv del mestne uprave, smo v dogovoru z oddelkom za informatizacijo in komunikacijo izbrali primeren prostor za hranjenje digitalnih kopij na mestnem strežniku. Oddelek je prevzel tudi pristojnost (obvezo) za zagotovitev zadostnih oziroma vedno novih kapacitet razpoložljivega prostora in varnosti hranjenja.

digitalizacijo mogoče priti do tega podatka samo z veliko porabljenega časa in potrpljenja, zdaj je to stvar nekaj sekund.

219

S. Anžič-Kemper: Digitalizacija v arhivu, primer iz Mestnega arhiva Pforzheim

Pri vrstah in formatih digitalnih kopij smo upoštevali pravila, ki jih je izdelala Nemška raziskovalna skupnost (DFG, 2016). Določili smo naslednje vrste digitalnih kopij arhivskega gradiva: 

 



Nadomestne kopije; pri teh originalno arhivsko gradivo iz kakršnega koli vzroka ne obstaja več ali pa je na nosilcih, ki niso primerni za dolgoročno hrambo (npr. videokasete, zvočne kasete, filmski trakovi). Kopije stopijo na mesto originalnega arhivskega gradiva, zanje veljajo enaka pravila dolgoročne hrambe kot za izvirno digitalno arhivsko gradivo. T. i. »master« kopije; so visokokvalitetne varnostne digitalne kopije, namenjene dolgoročni hrambi, a ne neposredni uporabi. Uporabniške kopije; so komprimirane kopije, pridobljene iz »master« kopij, namenjene dolgoročni hrambi. To so zaščitne kopije arhivskega gradiva, namenjene pregledu in izdelavi kopij po naročilih uporabnikov. Digitalne kopije za uporabnike arhivskega gradiva; so kopije, ki so narejene po naročilih uporabnikov in se hranijo samo do zaključka rešitve vloge uporabnika ali nekega projekta.

Kot osnova pri oblikovanju strukture odlaganja kopij in njihovega poimenovanja nam je služila tektonika arhivskih fondov in zbirk v arhivu. Določili smo, da je ime strukture oziroma datoteke, v kateri se nahaja(jo) kopije arhivskega gradiva enako signaturi popisne enote. Zdaj se pripravljamo na naslednji korak: izdelavo strategije digitalizacije. 4.4

Priprava strategije za digitalizacijo v arhivu

V okviru priprave strategije smo se najprej ozrli malo naokrog in se seznanili z nekaterimi že izdelanimi strategijami drugih arhivov, na primer v Deželnem arhivu Baden-Württemberg (Maier, Wolf, 2015) ali Državnem arhivu Hamburg (Digitalisierung, 2016). Najprej smo določili cilje, ki jih želimo doseči z načrtno digitalizacijo v arhivu glede na prednosti, ki jih ta prinaša, tako za uporabnike kot arhiv: 



Poenostavitev postopka in hitrejši dostop do podatkov in vsebin arhivskega gradiva; uporabnikom ne bo potrebno priti v arhivsko čitalnico, da bi pregledali arhivske popise, prihranjen jim je čas, ki bi ga porabili za pot v arhiv kakor tudi za organizacijo obiska v arhivu. V arhivu naročeno arhivsko gradivo ni potrebno dvigniti iz skladišča in ga pripraviti za uporabo v arhivski čitalnici. Pri tem ne gre samo na prenos, temveč tudi na izpolnitev obrazcev, ki jih zahteva dvig gradiva iz skladišča. Izboljšanje materialnega varstva arhivskega gradiva; s tem, ko originalno gradivo ni potrebno dvigniti iz skladišča in ga pripraviti v čitalnici za uporabnike, ki z njim različno ravnajo, se zmanjšata možnost poškodb ter možnost, da med uporabo pride do pomešanja popisnih enot. Primerljivost gradiva, ki ga hranimo, z ostalimi arhivi ter kulturnimi in drugimi inštitucijami; s tem prispevamo svoj delež pri pregledu kompletnosti ohranjenih virov. Večkrat se gradivo, predvsem zasebnih provenienc in zbirk, hrani v različnih arhivih kakor tudi drugih inštitucijah. S tem se prispeva k izboljšanju in transparentnosti znanstvenih in drugih raziskav, kar pripomore k izboljšanju kakovostne ravni dosežkov raziskovanj in obravnav. Pri tem mislim na primer na ponavljajoče se napake (v primerih, ko originalni 220

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1



dokument ni predmet raziskave) kakor tudi na ugotovitve o edinosti dokumentov in dogodkov ter primerljivosti med njimi. Boljša navzočnost in razpoznavnost arhiva v javnosti ter širša uporaba arhivskega gradiva v informativne, pedagoške in kulturne namene

Zavedanje, da je digitalizacija proces, ki zadeva več področij dejavnosti v arhivu (popisovanje, uporabo, materialno varstvo) in je odvisen od tehničnih, finančnih in organizacijskih pogojev, v katerih arhiv deluje, nas je peljalo naprej do priprave pregledov stanja tako na področju popisovanja arhivskega gradiva in izdelanih pripomočkov za uporabo kot tudi na področju uporabe. Pregled stanja v zvezi z materialnim stanjem gradiva je še v fazi priprave. Za naslednji korak smo si zadali cilj, da na vsakem od navedenih področij dejavnosti določimo prioritete. Za zdaj smo jih določili na področju popisovanja arhivskega gradiva in izdelave pripomočkov za uporabo. V končni fazi bomo prioritete na posameznih področjih primerjali med seboj in v povezavi s pogoji, ki jih imamo v arhivu, in zgoraj omenjenimi zastavljenimi cilji, določili nove prioritete, način in poti pri izvedbi digitalizacije v arhivu. Se pa že zdaj zavedamo, da bo strategija dokument, ki ga bomo morali vedno znova revidirati in prilagajati nastalim spremembam in stanju v arhivu.

Zaključek

Arhivske naloge, pristojnosti arhivistov in vloga arhivov so se z vstopom v digitalno dobo bistveno spremenile. Digitalizacija v arhivu postaja sestavni del nalog v arhivu. Z njeno izvedbo doprinesemo po eni strani veliko k varovanju in ohranjanju originalnih tekstovnih, slikovnih in tonskih dokumentov, po drugi strani pa z digitalizacijo (tudi arhivskih pripomočkov oziroma popisov) zelo izboljšamo preglednost, dostopnost in možnosti uporabe gradiva tako v znanstvene, raziskovalne in izobraževalne kot tudi kulturne namene. Če digitalizaciji sledi predstavitev digitaliziranih vsebin na spletu, ne samo na posameznih spletnih straneh arhivov, ampak tudi na raznih portalih in drugih spletnih omrežjih, se poleg tega za arhive odpirajo nove možnosti njihovega nastopa tako v javnosti kot na področju kulturne ter arhivske pedagoške dejavnosti. Pri tem ne gre prezreti, da s tem omogočimo transparentnost, primerljivost podatkov in vsebin, kar v končni fazi doprinese k izboljšanju kvalitete dosežkov raziskovanj tako na nacionalnem kot mednarodnem področju. Digitalizacija je kompleksen proces, ki posega na več področij arhivske dejavnosti in je odvisna od vsakokratnih tehničnih, finančnih in organizacijskih pogojev, v katerih deluje posamezen arhiv. Le na podlagi načrtno oblikovane strategije njene izvedbe, temelječe na zastavljenih ciljih, ki jih z digitalizacijo v arhivu želimo doseči, ter z upoštevanjem različnih kriterijev v zvezi z materialnim stanjem, uporabo, pomembnostjo arhivskega gradiva, določenim potekom, prioritetami oziroma planom digitalizacije, je mogoče omenjene cilje tudi doseči.

221

S. Anžič-Kemper: Digitalizacija v arhivu, primer iz Mestnega arhiva Pforzheim

SUMMARY DIGITIZATION IN AN ARCHIVAL INSTITUTION: THE EXAMPLE OF THE CITY ARCHIVES PFORZHEIM Sonja Anžič-Kemper, M. Sc. City Archives Pforzheim, Germany sonja.anzic-kemper@stadt-pforzheim.de

In the last decade, digitization has become a constituent part of archival work. With the term digitization in archives we are talking about the digitization of archival records and the digitization of finding aids or archival description respectively. Digitization of archival records is important for the protection and safekeeping of original textual, image and sound records. On the other hand, digitization (also of archival finding aids and descriptions) improves the overview, access and use of archival records for scientific, research, educational and cultural purposes nationally and internationally. On German territory, libraries were the first to start defining digitization as one of their tasks and necessities. In the field of archives, different digitization projects carried out in individual archival institutions could be observed at first. Gradually, digitization, with the financial help of the German Research Community, found its permanent place in more archives. A well planned and executed digitization is a great advantage for the users of archival records as for the archives and its employees. These facts and the notion that digitization is a complex process from the professional, technical and organizational point of view, encouraged archivists from different archival institutions and fields of work to start creating guidelines, instructions and recommendations concerning its execution. First attempts at digitization at the City Archives Pforzheim began with the wish to enable faster and easier access to archival records for the employees and users. In the first phase, the task encompassed access to photographic material, which, at this archive, represents especially important archival holdings with a high use frequency and was in many cases only available in the form of negatives. Digitization later enabled access to video and audio records and newspapers. Digitization was carried out in-house and outsourced. The rapid growth of digitized images, their random storage and more projects, let to the realization that there was a need for the creation of guidelines, which would set a base for digitization processes in the future. We have started with compiling definitions and criteria for the creation of digitized images, set the structure for their arrangement and, in cooperation with computer science professionals of the city administration, defined the storage point and their protection. A strategy for digitization of archival records and findings aids at the archives is being prepared. Basing on different criteria (e.g. preservation state of archival records, their historical value, frequency of use, legal regulations considering the use), the strategy will define a procedure plan of digitization. Digitization’s goal is not merely a better and faster access, but also the protection and preservation of archival records and their exchange and the improving of information on different fields in the virtual infrastructure. Scientific information institutions of the 21st century see digitization as one of their usual services; digital access in the future will become a rule and not merely an exception. 222

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Viri in literatura Bekteshi Muçilli, S. In Shala H. (2016). Digitalization of old archives. V N. Gostenčnik (Ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: Zbornik mednarodne konference, Radenci, 13.–15. April 2016 (str. 537–544). Maribor: Pokrajinski arhiv. Bischoff, M. F. in Stumpf, M. (2011). Digitalisierung von archivalischen Quellen. DFGRundgespräch diskutiert fachliche Eckpunkte und Ziele einer bundesweiten Digitalisierungskampagne. V: Archivar, 64. Jahrgang, Heft 03, 2011, (str. 343– 346), Fulda, 2011. Digitale Strategie 2025 (2016). Pridobljeno 31. 1. 2018 s spletne strani: https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Publikationen/Digitale-Welt/digitale-strategie2025.html. Digitalisierung (2016) im Staatsarchiv Hamburg. Pridobljeno 29. 1. 2018 s spletne strani: http://www.hamburg.de/kulturbehoerde/archivfachliches/6579712/ digitalisierung-start/. Digitalisierung. (2017). Pridobljeno 31. 1. 2018 s spletne strani: http://www.dnb.de/DE/Service/DigitaleDienste/Digitalisierung/digitalisierug_node. html. DFG (2016). DFG-Praxisregeln „Ditigalisierung”. Pridobljeno 29. 1. 2018 s spletne strani: http://www.dfg.de/formulare/12_151/12_151_de.pdf . Filipič, I. (2017). Prilagajanje interpretacije arhivskih virov zahtevam digitalizacije. V N. Gostenčnik (Ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: Zbornik mednarodne konference, Radenci, 5.–7. April 2017 (str. 87– 96). Maribor: Pokrajinski arhiv. Iskra, P. in Križ, B. (2015). Iz analognega v digitalno – digitalizacija fotografskega gradiva v arhivu TV Slovenija. V N. Gostenčnik (Ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: Zbornik mednarodne konference, Radenci, 15.–17. April 2015 (str. 421–434). Maribor: Pokrajinski arhiv. Jacob, R. (2017). Vorwort. V: M. Storm (Red.), Transformation ins Digitale: 85. Deutscher Archivtag 2015 in Karlsruhe (zbornik referatov), (str. 10). Fulda. Just, T. (2017). Eröffnung des 77. Südwestdeutschen Archivtags in Bretten. Pridobljeno 29. 1. 2017 s spletne strani: https://archive20.hypotheses.org/5038 Lemić, V. (2017). Digitalizacija u hrvatskim arhivima: stanje i perspektive. V N. Gostenčnik (Ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: Zbornik mednarodne konference, Radenci, 5.–7. April 2017 (str. 537– 544). Maribor: Pokrajinski arhiv. Maier, G. In Wolf, C (2015). Umsetzung der Digitalisierungsstrategie im Landesarchiv Baden-Württemberg. V Archivar, 68. Jahrgang, Heft 03, 2015, (str. 233–237). Fulda. Malešič, J. in Kojc, M. (2016). Priprava knjižničnega gradiva na digitalizacijo. Primer propagandnega gradiva iz 2. svetovne vojne. V N. Gostenčnik (Ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: Zbornik mednarodne konference, Radenci, 13.–15. April 2016 (str. 419–437). Maribor: Pokrajinski arhiv.

223

S. Anžič-Kemper: Digitalizacija v arhivu, primer iz Mestnega arhiva Pforzheim

Netaj, Z. (2015). Iskustvo na sređivanju, obradi i digitalizaciji zbirke fotografija Arhiva Jugoslavije. V N. Gostenčnik (Ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: Zbornik mednarodne konference, Radenci, 15.–17. April 2015 (str. 319–328). Maribor: Pokrajinski arhiv. Novak, M. in Horvat, M. (2014). Posebnosti digitalizacije arhivskega gradiva in strokovna obdelava tovrstnih digitalizatov. V Knjižnica, 58 (2014) (str. 151–177). Pridobljeno 31. 1. 2018 s spletne strani: https://knjiznica.zbdszveza.si/knjiznica/article/view/6095/5742 . Schwarz, K. (2017). Wir verändern uns, aber wir bleiben, was wir sind: Archivarinnen und Archivare! Archivarische Kompetenzen im digitalen Zeitalter. V M. Storm (Red.), Transformation ins Digitale: 85. Deutscher Archivtag 2015 in Karlsruhe (zbornik referatov) (str. 193–210). Fulda. Stüber, G. (2017). Schöne neue Archivwelt? Chance und Risiko digitaler Wahrnehmung. V M. Storm (Red.), Transformation ins Digitale: 85. Deutscher Archivtag 2015 in Karlsruhe (zbornik referatov), (str. 159–168). Fulda. Tinjić, A. (2017). Towards systematic digitization: lessons and specifics of digitization in the archives of the Tuzla canton. V N. Gostenčnik (Ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: Zbornik mednarodne konference, Radenci, 5.–7. April 2017 (str. 117–126). Maribor: Pokrajinski arhiv.

224

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Prejeto / Received: 19. 02. 2018 1.04 Strokovni članek

1.04 Professional Article

DIGITIZATION OF MILITARY REGISTERS OF HUNGARY Ildikó Szerényi National Archives of Hungary, Budapest, Hungary szerenyi.ildiko@mnl.gov.hu Abstract: In Hungary, the mandatory military service existed for almost 300 years (1715-2004), and therefore affected the life of a significant number of families. This study gives a review of the digitization project of the military registers of the National Archives of Hungary (NAH). The history of the military register collection dates back to the 1960s, when the original archival records were collected from the county archives and were microfilmed in the microfilm laboratory of the NAH in Budapest. Although the collection is outstanding for family and scientific researchers as well, this unique source type remained almost unknown to researchers for decades. After the digitization of microfilm rolls, the digital images became available online and received a warm welcome from the public. Key words: digitization, military registers, Hungary, archival science, microfilm, access, family research Izvleček: Digitalizacija madžarskih vojaških registrov Obvezna vojaška služba je na Madžarskem obstajala skoraj 300 let (1715–2004) in je tako vplivala na življenje številnih družin. Študija podaja pregled projekta digitalizacije vojaških registrov, ki jih hrani Madžarski državni arhiv. Zgodovina vojaškega registra sega v šestdeseta leta 20. stoletja, ko je bilo to arhivsko gradivo zbrano po okrožnih arhivih in mikrofilmano v mikrofilmskem laboratoriju državnega arhiva v Budimpešti. Čeprav je zbirka izredno pomembna za družinske in znanstvene raziskave, je desetletja ostala skoraj neznana. Po digitalizaciji mikrofilmov so digitalizati postali dostopni preko spleta, javnost pa jih je odlično sprejela. Ključne besede: digizalizacija, vojaški register, Madžarska, arhivistika, mikrofilm, dostop, družinske raziskave

Short History of the Military Registers Collection

Thanks to the cooperation between the Church of Jesus Christ of Latter-Day Saints and the National Archives of Hungary, a genealogical microfilm collection was created between 1956 and 1963, in Hungary. Although the main goal of this agreement was to collect and microfilm the parish registers of the country, besides these, other types of genealogical documents (e.g. census records, military registers, tax lists, name change and nobility cases) were also added to the collection. In brief, the following agreement was signed: the Mormon Genealogical Society granted the technical equipment and raw films needed for the microfilming in the laboratory of the archives, in return the US based society got the negative copy of the microfilms, and a second negative copy remained at 225

I. Szerènyi: Digitization of Military Registers of Hungary

the National Archives, which also kept the technical equipment after the filming had finished. Positive films were developed for general research room use. In the second part of the ongoing microfilming process, it was Iván Borsa's (Head of Department of Reprography at the National Archives of Hungary) idea to add the military registers to the collection, as it was also considered important from genealogical point of view. As a result of multilateral negotiations – between the National Archives of Hungary, Mormon Genealogical Society, Hungarian Ministry of Home Affairs and Hungarian Ministry of Defense – all the necessary authorizations were obtained. The Hungarian Ministry of Defense stated that no military objection was raised and the data could be transferred to the United States. Although it was unusual in the political constellation of the so-called Kádár Era to make contacts with the USA, still it became considerably significant and profitable for both parties. For the National Archives of Hungary, it gave a chance to emerge from the political and cultural isolation of the post1956 era, for the Church of Jesus Christ of Latter-day Saints, it meant the opportunity to collect a Hungarian related genealogical collection on microfilm. At this point, a nationwide data search was conducted, to begin measuring the quantity of the military registers of Hungary in different county archives. The quantitative data were estimated, there were no strictly developed rules for measuring. It is interesting to note, that in general, the archives mention a low amount of research activity in this type of archival records. In 1962, the military register volumes were transferred to Budapest for microfilming. At that time, microfilming was considered a highly modern technology, which ensured a security copy of certain archival records, and improved the protection of original material. Parallel to the microfilming of military registers, a new concept was also introduced: in case of a successful and good quality microfilming, the archival records dated between 1867 and 1918 would be sorted out. The words were followed by actions and unfortunately 7.130 kg of military register documents were destructed, this fact further enhances the significance of digitizing, since the microfilm copy became the original archival records. Years passed by, and in the 1980s, similarly to other European countries, a significant family search fever unfolded, citizens became more and more interested in the history of their families. The popularity of the microfilmed parish register collection began to soar, yet in spite of all these genealogical research activities, the military registers remained unnoticed and hidden deep on the shelves of the archives. During the 2010s, came the idea that these military registers might be extremely useful for scientific researchers and citizens as well. Due to different publications and lectures presented by the National Archives, slowly but surely, researchers started to discover the importance of these registers in family research.

The Content of Military Registers

Military registers (tatutio militum in Latin, Stellungsregister or Rekrutierungsregister in German) are personal registers used for the setting up and supplementing the regular army of the Hungarian Kingdom. They are non-military, civil documents that were created to keep record of men who were summoned to present themselves in front of a committee that decided whether they were fit for military service or not. The registers contain 6 to 10 different columns, where beyond the basic data (name, date of birth, residence, parents’ names), other information like health status, physical appearance, and education were also recorded. There are also different types of registers within the military registers, like holiday registers, additional recruiting lists, payout lists, discharge 226

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

requests, revision requests. For a successful research in the registers, knowledge of Hungarian, German or Latin language is necessary, depending on the period and the territory where the list was made. The scope of date of the registers laps over 185 years: 1756-1918-(1941), however, the most significant part of the collection was created during the Austro-Hungarian Monarchy. As for the territorial distribution, it can be noticed that the collection contains some material from the territory of Austria, Croatia, Slovenia and Slovakia as well. Fifteen volumes are preserved from the military district of Murska Sobota, between the years 1871 and 1889.

Image 1: Territorial distribution of digitized military register collection of Hungary

The source value of registers is outstanding both for family and scientific researchers; beside the church registers, they may be used for gaining additional information about ancestors. In some cases, when church registers do not exist anymore due to different reasons, military registers might help to continue a blocked family research. For instance, the reformed church registers of Sárszentmihály (Fejér County) were destroyed during the Second World War. Since this village belonged to the military district of Székesfehérvár, researchers may find data in the military registers that are available between 1856 and 1889. An example of an informative data on György Anker, who presented himself in front of the recruiting committee of Kőszeg (Vas County, Hungary) on May 18, 1914. He was classified as unfit for military service due to poor physique. The register gives the following information on him: he was born in Vienna in 1893, he was Roman Catholic, unmarried, got a final exam of secondary education, and at the time of recruiting, he was a law student. His father was Lipót Anker, his mother Baronin Vilma Harg of Babenburg. He was 174 cm tall and lived in Felsőőr in 1914. Here it is worth mentioning, that the registers contain information on people regardless of their religion, which means researchers are not required to know the religion of the person they are interested in before starting their research. Recruiting took place in military districts, therefore knowing the place of residence of the person the researcher is looking for, is essential. 227

I. SzerĂ¨nyi: Digitization of Military Registers of Hungary

Digitizing - from microfilms to digital images

3.1. The Database In February 2017, the National Archives of Hungary published its digital military registers collection, and 435 thousand digital files became available online free of charge, and can be viewed with a newly developed display device (http://adatbazisokonline.hu/adatbazis/katonaallitas). Digitization was carried out using a Zeutschel OM1600 microfilm scanner that was purchased in 2012, as part of a public procurement procedure. The database is integrated into the DatabasesOnline system, that includes finding aid databases and in some cases, digitized records. Today, more than 50 thematically extremely different databases are available online within this system. The military register database can be found within the Genealogy/Conscriptions category, and it contains data and images from altogether 20 member archives of the National Archives of Hungary, plus the Budapest City Archives. The Murska Sobota registers can be found within the Vas County Archives of the National Archives of Hungary (MNL Vas Megyei LevĂŠltĂĄra).

Image 2: Military registers of Hungary on DatabasesOnline

Since the database does not contain personal names, family research is based on the volumes of the military districts. The overview view helps the orientation of researchers. Similar to the parish register indexes, different name lists of the period are also part of the military registers, however, it must be noted that these appear in the most unexpected places within the volumes. Thumbnails of the overview view give researchers an opportunity to easily recognize these possibly available indexes by sight, which enables to start the research process with these indexes. 228

Moderna arhivistika, I., 2018, ĹĄt. 1

Image 3: Title page of a military register from the Murska Sobota District (Muraszombat Administrative District). Year of recruiting: 1873, year of birth of recruited people: 18511853, language of the register: Hungarian. Image identifier: HU_MNL_OL_X4294_B597_0002

Image 4: Last page of a military register from the Murska Sobota District (Muraszombat Administrative District). Date of closing the register: October 3, 1873, language of the register: Hungarian. Text of the seal: Vas County, Service Bureau of the Muraszombat Administrative District Image identifier: HU_MNL_OL_X4294_B597_0006 229

I. SzerĂ¨nyi: Digitization of Military Registers of Hungary

3.2. Back to the original structure The collection contains digital images of the microfilm collection, filmed during the 1960s. Digitization allowed a smaller structural change of the microfilmed archival records. The military registers were originally created and preserved in volumes. This arranging principle was overwritten by the optimal use of space, adjusted to the length of the microfilms in 1962. After 55 years, the original structure of the registers was reestablished to realistically reflect the creation of documents and facilitate research as well. The characteristic orientation signs of the microfilm rolls, for example, the 'end of roll' or 'continued' signs became unnecessary, therefore they are not part of the digital collection. Today, images of each volume are arranged in the same folder. Access to the volumes is direct, it is not necessary to identify the microfilm roll of the volume searched, though as a reference the database includes the microfilm roll numbers as well. Quantitative data became exact, each folder shows the file number, that indicates how many images/pages it contains. Technical problems, like vague or missing images, occur during even the most thorough microfilming. Such cases were solved by follow-up additional filming, when extra images were added later at the end of the roll, or sometimes even in a different roll. It is easy to imagine how problematic and time consuming it is to find a missing page on a microfilm. Thanks to digital technology, these images are put back into their original places within the volume.

Publicity

According to statistical data, the military registers kept the researchers busy during the months of February, March and April 2017, and outstanding viewing rates were observed. Military registers created during the First Wold War proved to be the most popular among citizens. For many families, these registers were able to give information about grandfathers and great-grandfathers, moreover, this part of the registers is easily readable, and researchers do not need paleographic knowledge to interpret the newly gained information. Another important aspect of digitization, and the free online publication of digital images, is that it attracted new researchers, who became aware of the significance of the archives, and are now able to connect and use other archival records as well. Finally yet importantly, the centenary of the First World War also helped to keep the interest high. It has to be noted, that researchers often hit a wall when conducting research in the registers, in many cases, there were no data either from the period, or from the territory they would have been interested in. Today, we are well aware that the collection is far from being complete. As a result of national cooperation, a list, which contains paper-based archival military register material, preserved in Hungarian county and city archives was created. The list can be downloaded from here: http://adatbazisokonline.hu/en/adatbazis/katonaallitas/informacio.

230

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Comparison of the digitized and paper-based military registers that are known today: Digitized archival records

Paper based archival records

Place of preservation

National Archives of Hungary

County Archives of the National Archives of Hungary

Place of preservation

Budapest City Archives

Other city archives

5.916

2.579

1756-1918-(1942)

1742-1944-(1950)

Number of database records Scope of recruiting years

The question arises: are there any more existing military registers in the archives of the neighboring countries that could be added to the collection? Seeing the interest of the public, a ’search and find game’ has also been launched, where researchers were asked to hand in family photos in digital format that can be connected to the registers. These photos were also published on the researchers’ blog of the National Archives of Hungary, called ’Adventures in the Acts’ (Aktakaland – www.aktakaland.hu). It is interesting to see that the recruiting data of a famous person, namely István Dankó, popularly known 'Dankó Pista' who became known as a musician of Gypsy origin, was found by a reader. In this way, we can safely state that the project helped the cooperation between archives and citizens to the ’open archives’ principle.

POVZETEK

DIGITALIZACIJA MADŽARSKIH VOJAŠKIH REGISTROV Ildikó Szerényi Madžarski državni arhiv, Budimpešta, Madžarska szerenyi.ildiko@mnl.gov.hu

Zahvaljujoč prizadevanjem Cerkve Jezusa Kristusa poslednjih dni, t. i. mormonov, so bili v mnogih evropskih državah sredi 20. stoletja zbrani in mikrofilmani župnijski registri in drugi dokumenti, povezani z genealogijo. V sodelovanju med mormoni in Madžarskim državnim arhivom med letoma 1950 in 1970 so bili poleg župnijskih registrov zbrani in mikrofilmani tudi madžarski vojaški registri, saj jih štejemo k pomembnim sestavnim delom genealoške raziskave. Vojaški registri so dokumenti, ki so nastali ob vodenju evidence moških, poklicanih pred komite, ki je ugotavljal, ali so sposobni za vojaško službo. Registri imajo 6 do 10 različnih stolpcev, kjer so poleg osnovnih podatkov (ime, rojstvo, prebivališče, imena staršev) navedeni še podatki o zdravstvenem stanju, fizičnem izgledu in izobrazbi. Registri obsegajo časovno obdobje 185 let, nastali so med letoma 1756 in 1918 (1941), največji del zbirke je nastal v času Avstro-Ogrske. Teritorialno obsegajo tudi nekaj gradiva z območja Avstrije, Hrvaške, Slovenije ter tudi Slovaške. Ohranjenih je 15 registrov Vojaškega okrožja Murska Sobota, nastali so med letoma 1871 in 1889. 231

I. Szerènyi: Digitization of Military Registers of Hungary

Ob koncu 20. stoletja je raziskovanje družinskih korenin postalo precej razširjeno, vojaški register pa je kar 60 let ostal neodkrit. Hkrati z digitalizacijo te edinstvene zbirke so se raziskovalci na podlagi različnih publikacij začeli zavedati pomena registra. Februarja 2017 je Madžarski državni arhiv objavil zbirko vojaških registrov, 435.000 digitalnih datotek pa je postalo brezplačno dostopnih preko spleta in jih je možno pregledovati s posebej za to razvitim prikazovalnikom. Kot kaže statistika, je uporaba spletnih vpogledov zelo narastla. Datoteke so nastale s skeniranjem mikrofilmov in dajejo odlično možnost primerjave med digitaliziranimi mikrofilmi ter digitaliziranimi originali arhivskega gradiva. Med digitalizacijo je bila obnovljena originalna struktura gradiva. Zavedamo se, da zbirka še zdaleč ni popolna, zato je bil izdelan seznam s popisom vseh vojaških registrov na papirju, ki jih hranijo madžarski arhivi. Pojavilo se je vprašanje, ali obstajajo še kakšni tovrstni registri v arhivih sosednjih držav in ali jih je mogoče dodati obstoječi zbirki. Na podlagi velikega zanimanja javnosti je bila vzpostavljena tudi »igra išči-najdi«, s katero raziskovalce naprošamo, da prispevajo fotografije v digitalni obliki, ki so kakorkoli povezane z registri. Fotografije so objavljene na blogu raziskovalcev v Madžarskem državnem arhivu »Dogodivščine v dokumentih«. Projekt je skladno s principom »odprtih arhivov« pomembno prispeval k sodelovanju med arhivom in družbo.

Sources and literature Garadnai, Z., József–Viszket Z. (2008). A „mormon” mikrofilmezés története a Magyar Országos Levéltár filmtárában, 1956-1963. In: Levéltári Közlemények. Budapest, 79. (2008) 2. 5-63. Web Site: https://library.hung aricana.hu/hu/view/LeveltariKozlemenyek_79/?query=berkes-garadnaiviszket&pg=6&layout=s Reisz T. C. (2013). Felekezetek közreműködése az egyházi anyakönyvek levéltári mikrofilmezésében a “mormon akció” idején. In: Amikor “fellazult tételben fogalmazódott meg a világ”. Magyarország a hatvanas években. Szerk.: Ólmosi Zoltán–Szabó Csaba, Budapest, 2013. 110-130. Web Site: https://library.hungari cana.hu/hu/view/MolDigiLib_VSK_Mo_hatvanas_evekben/?query=felekezetek%2 0k%C3%B6zrem%C5%B1k%C3%B6d%C3%A9se&pg=111&layout=s. Szakács A. (2017). Életre kelt katonaállítási lajstromok, Magyarország, Blogbejegyzés az MNL OL kutatói blogján (2017). Web Site: https://aktakaland.wordpress.com/2017/05/18/eletre-kelt-katonaallitasilajstromok/ Szerényi I. (2014). Katona-Sorban – A katonaállítási lajstromok kutatása, Magyarország, Blogbejegyzés az MNL OL kutatói blogján. Web site: https://aktakaland.wordpress.com/2014/09/24/katona-sorban/. Szerényi I. (2015). Kiszolgált öreg bakák és a Nagy Háború hősi halottai. Web site: http://www.archivnet.hu/hadtortenet/kiszolgalt_oreg_bakak_es_a_nagy_ haboru_hosi_halottai.html.

232

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Prejeto / Received: 20. 02. 2018 1.04 Strokovni članek

1.04 Professional Article

DIGITIZATION IN ARCHIVES - ARCHIVEMATICA, THE PRACTICAL REWIEV OF THE SOFTWARE FOR MANAGING ARCHIVAL RECORDS ON THE EXAMPLE OF THE PERSONAL FONDS RISTA ODAVIC AT THE ARCHIVES OF SERBIA Mirjana Bogosavljevic, M. Sc Archives of Serbia, Belgrade, Serbia bogosavljevicmirјаna@yahoo.com Abstract: This paper presents a concrete example of using Archivematica - a digital preservation system to incorporate, organize and manage digitized materials from the Personal Fonds Rista Odavic kept by the Archives of Serbia. The practical part includes the steps required to maintain long-term access to digital memory using the content management system AtoM. Both Archivematica and AtoM systems described in this article were implemented exclusively to start working on this Fonds. In order to maintain good traceability an excel document with the description of all the steps, notes on the execution results and a macro to automatically generate DC metadata was created. Key words: Archivematica, AtoM, Personal Fonds Rista Odavic, digitization, archives Izvleček: Digitalizacija v arhivih – Archivematica, praktični pregled aplikacije za upravljanje z arhivskim gradivom na primeru osebnega fonda Rista Odavić v Arhivu Srbije Prispevek predstavlja konkreten primer uporabe programske opreme Archivematica – aplikacije za inkorporiranje, organizacijo in upravljanje z digitaliziranim gradivom osebnega fonda Rista Odavić, ki ga hrani Arhiv Srbije. Praktični del vsebuje tudi opis korakov, potrebnih za dolgoročen dostop do gradiva z uporabo sistema za upravljanje z vsebinami AtoM. Tako Archivematica kot AtoM sta bila implementirana z namenom dela na že omenjenem fondu. Za nadzor sledljivosti je bil ustvarjen Excelov dokument, v katerem so bili opisani vsi koraki, navedene so bile opombe o rezultatih izvedbe in makro za avtomatsko generiranje DC-metapodatkov. Ključne besede: Archivematica, AtoM, osebni fond Rista Odavić, digitalizacija, arhiv

Introduction

Archivematica is a free open source software package for storing digital data designed to provide standardized and reliable long-term access to collections of digital content (Van Garderen, 2012). It is a software that enables storage, processing, transfer of digital material and is in compliance with the Open Archival Information Standard, which will be discussed further in this text. 233

M. Bogosavljević: Digitization in Archives - Archivematica, the Practical Rewiev of the Software…

When digitized documents are stored in digital archives it is necessary to provide access to external users who in most cases are not professional archivists or IT professionals familiar with the entire scope of the technology digital data storages are based upon. Those are users who are focused on the content of documents; therefore, it is necessary to provide such a form of access to digital documents that is tailored to them. For that purpose, AtoM, which allows the creation of elaborate description of contents of digital archives, was used. In spite of the fact that Archivematica can connect to various systems for displaying data from digital archives, its connection to the AtoM package is logical and very functional. Examples of which are presented furthers in this paper. Most likely the prime reason for that lays in the fact that both software packages were developed by the same team of developers. AtoM is also an open source software package that enables the creation of detailed descriptions (archives, fonds, collections), facilitates the discovery and exchange of information on archival records, allows the sharing of authoritative data, as well as the integration of descriptions from different locations into a single information system. The paper does not describe the entire process of digitization, but one experience gained from the use of Archivematica and AtoM in the direction of input (storage) and digital document management. In the course of the practical use of those programs it is of the utmost importance that all the data on the collection and its parts are prepared and consolidated well in advance. That definitely enables the most accurate and complete input of all the data important for the storage and subsequent access to digital collections. For practical reasons, it was decided to enter all of these data into an Excel spreadsheet, which format is adapted to the input processes in Archivematica and AtoM.

Personal Fonds of Rista Odavic

Archival records that had formed the Personal Fonds of Rista Odavic were donated to the State Archives at Belgrade by Mr. Odavic’s spouse, Mrs. Angelina Odavic on two occasions, on May 9, 1939 and October 29, 19521. The fonds consists of 19 boxes of material, covering the period from the year 1787 to 1949. The document’s signature is formed in the following way: the first letters of the name and surname (RO), box ordinal number in Roman numerals and the number of the item. Archival records are arranged in accordance with the list provided by Mrs. Angelina Odavic. The rich legacy contains letters from local and foreign writers, members of cultural establishments, government officials, politicians and political workers, associations, institutions sent to Mr. Odavic, his original literary manuscripts, theater plays, drama, anthology of translations of Russian lyricists and German romantics, bibliography of theatrical works, collection of French songs about Serbia and Serbs, minutes on Jovan Sterija Popovic and Joakim Vujić, scraps from the newspaper about Nikolic Pasic, theater posters, photographs etc. The documents are in Serbian, French, German, Czech, Russian, Bulgarian, Italian, Slovenian and Hungarian language.

Rista Odavić left a testament stating that he leaves his records (books, correspondence, manuscripts) to the State Archives in Belgrade (Sumarium No. 315,406).

234

Moderna arhivistika, I., 2018, ĹĄt. 1

The personal fonds of Rista OdaviÄ&#x2021; was proclaimed as a cultural asset of exceptional significance in 1994 .2

Archivematica

The life span of digitized records can be surprisingly short, and the incredibly fast development of technologies can prevent future access. What is it that is needed to maintain and store digital records for the long term? This issue is still far from final answer, but OAIS as a reference model for archives allows for the preservation and longterm access to digital information. In 2008, The Vancouver Archives had made an agreement with the company Artefactual for the design and development of an overhauling system for digital preservation of data. Because of that, the members of the Archivematica project had mapped the elements of the OAIS functional model onto practical software functions. One year later, in 2010, Mr. Peter Van Garderen, at that time the Artefactual president, had presented the Archivematica software to the international community. Archivematica is a software that takes OAIS (Open Archival Information System) as a model that is always open for entering new data while at the same time allowing for their availability at the long run (Klindt, Amrhein, 2015). The purpose of OAIS is to provide a better understanding of the concept that is important for archiving digital data, to illuminate the terminology and the concept of describing and comparing digital data and archival records, to expand knowledge about processes that are crucial for digital information and its preservation as well as to create a framework for proper and long-term development of standards. The OAIS environment is created through the interaction of four crucial elements: producers of information, consumers of information, management, and the archives itself. It is very important to understand that the management component of the OAIS environment is not an entity that carries out day-to-day maintenance of an archive but a person or group that sets policies for the content contained in the archive. The OAIS model also defines an information model. Physical or digital items, which contain information are known as data objects. Members of the Designated Community for an archive should be able to interpret and understand the information contained in a data object either because of their established knowledge base or with the assistance of supplementary "representation information" that is included with the data object. The OAIS consists of six functional units (Figure 1) which perform the information management from the producer to the archive and from the archive to the user. Those are: 1. Ingest: receives information from producers and packages it for storage. 2. Archival Storage: stores, maintains, and retrieves Archival Information Packages (AIPs). 3. Data Management: coordinates the Descriptive Information of the AIPs and the system information that supports the archive. 4. Administration: manages daily operations of the archive. This function attains submission agreements from information producers, performs system engineering, audits Submission Informaion Packages (SIPs) to ensure compliance with submission agreements and develops policies and standards. 2

By the Decree on proclaiming archival records of special importance (Odluka, 1998).

235

M. Bogosavljević: Digitization in Archives - Archivematica, the Practical Rewiev of the Software…

5. Preservation Planning: supports all tasks to keep the archival records accessible and understandable over long terms even if the original computing system becomes obsolete. 6. Access: this function includes the user interface that allows users to retrieve information from the archive. The OAIS model is basically an informational model. In that model, data objects are all physical or digital items which contain information. An information package includes the following information objects:    

Content Information: this includes the data object and its representation information Preservation Description Information: contains information necessary to preserve its affiliated content Packaging Information: holds the components of the information package together Descriptive Information: metadata about the object which allows the object to be located at a later time using the archive's search or retrieval functions

There are three types of information package in the OAIS reference model: 

Submission Information Package (SIP): which is the information sent from the producer to the archive  Archival Information Package (AIP): which is the information stored by the archive  Dissemination Information Package (DIP): which is the information sent to a user when requested In essence, the Archivematica software is an example of full direct implementation of the relevant ISO standard for digital preservation, as presented by the OAIS reference model. 236

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

AtoM

AtoM software package name is an abbreviation derived from „Access to Memory“. It was developed as an open source web application ICA-AtoM under the influence of the International Council of Archives with an idea to enable standardized and controllable creation of different levels of descriptions of archival collections holding all relevant information about the them. Hence, this program contains all general rules for archival descriptions irrelevant of the type and form of the archival records. In addition,it provides means for preparation of very detailed descriptions of fonds as whole and their parts through the following seven entity types and their interactions: 



Accession record - provide administrative and descriptive information that identifies the contents, provenance and disposition of the materials from the moment they are transferred to the archival institution. Archival descriptions - provide contextual information about archival records and are arranged into hierarchical levels (fonds, series, files, items, etc.). The default archival description edit template contains data elements based on the ICA’s General International Standard Archival Description (ISAD). Other edit templates are also available: Dublin Core, MODS, DACS, and RAD. Authority records - provide descriptions of the actors (corporate bodies, persons, and families) that interact with archival records as creators, custodians, subject access points, etc. The edit template is based on the ICA’s International Standard Archival Authority Records (Corporate bodies, Persons, Families) (ISAAR). Those records are associated with corresponding archival descriptions through the connections established between ISAAR records and ISAD records Archival institutions records – provide descriptions of repositories that preserve and provide access to archival records. The edit template is based on the ICA’s International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (ISDIAH). Functions describe activities linked to records creation, maintenance, and use. They based on the ICA International Standard for Describing Functions (ISDF). Functions are linked to authority records and other functions. Rights records provide rights related restrictions that can be linked to accession records, archival descriptions and digital objects. AtoM Rights metadata elements use PREMIS rights elements. Terms provide controlled vocabularies used throughout the system (e.g. as access points or in drop-down value lists). They are organized into separate taxonomies. All edit templates typically contain terms that may be selected from the ready-made value lists based on standards governing the actual records.

237

M. Bogosavljević: Digitization in Archives - Archivematica, the Practical Rewiev of the Software…

An Example of Practical Use of Archivematica and AtoM Software

Archivematica and AtoM software packages are both developed under the Linux operation system environment and as such they are implemented on Linux servers. Therefore, their implementation requires a certain level of understanding the Linux administration. Because the manuals are clear and accurate, that process is seamless and straightforward so the installation and configuration of both servers may be finished in one day. The software packages are provided with very clear user guides, therefore, they are not too complicated to use. We have learned that those programs will not prevent partial insertion of digitalized contents with incomplete information. Hence, good organization of the digital archives is dependent on beforehand preparation of all available information about the original material (reference code, location, formats, descriptions, creators etc.). We realized that the most practical and the most efficient way of preparation and maintenance of the relevant data is in the form of Excel spreadsheets formatted in a way that will provide particular inputs into the forms in Archivematica and AtoM programs and subsequently generate files containing metadata. Because this work was focused on the digitization of a fonds, we needed a spreadsheet with the fond’s’ data that had the broadest possible scope of all elements required for the creation of a new digitalized fonds and entering of its content. Therefore, we have created a spreadsheet template with the following tables: 



Collection, with the following fields for input of the all basic data about a fonds: Identifier, Title, Creators, Date, Subject, Description, Type, Format, Source, Language, Relation, Coverage, Rights. Content, with the fields for entering the information about the fonds’ content that will be transferred to the digitalized form into Archivematica and AtoM: Filename, Title, Date Issued, Publisher, Contributor, Subject, Date Created, Description, Notes, Format Metadata, is an automatically generated table with most significant data from the tables Collection and Content; its fields are directly taken from the Dublin Core standard 1.1: filename, dc.title, dc.creator, dc.subject, dc.subject, dc.subject, dc.subject, dc.subject, dc.description, dc.publisher, dc.contributor, dc.date, dc.type, dc.format, dc.identifier, dc.source, dc.language, dc.relation, dc.coverage, dc.rights. The purpose of this table is to be used for automatic generation of the metadata files. Transfer & Ingest, is a table which contains the exact information for processing of the digitalized content in Archivematica Transfer process: name, type, source directory, accession number; and the ingest process (limited to the AtoM archival description slug, required for DIP upload to AtoM) Atom, key filed in the metadata which descript digital archive and its parts: reference code, identifier, title, level of description, extent and medium, repository. Those values are taken back from AtoM after the successful entering of all descriptions and are kept in the spreadsheet for auditing purposes.

238

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Practical Work – Part Performed in Archivematica

Transfer process The processing of digitized content in Archivematica starts with the Transfer process. The minimum requirement to start with it is to have an Archivematica server (Artefactual, 2017) installed and configured with the adequate folder that will be used as a transfer source directory containing all digitized content and relevant metadata. In the concrete example of the work with the Personal Fonds of Rista Odavic we have split the available digitized documents into folders in accordance with their corresponding reference codes. Moreover, we have used reference codes as unique references in all parts of the process in order to maintain the connection with the original (source) documents. Consequently, we have distributed the digitized content and the matching metadata into the Transfer source folders in the following manner: /REFERENCE CODE /objects - folder for digitalized content /metadata - folder for metadata.csv /logs - folder for process logs The Figure 2 shows the example of starting the Transfer process for the content linked to the reference code AS,RO,XI,54. We have selected the “Standard” transfer type. The transfer name was set to AS-RO-XI-54. The accession no. set to the reference code, and the source directory was set to AS,RO/AS,RO,XI,54.

Figure 2: Start transfer

After starting the Transfer process the user gets hold of the process by deciding in every critical stage about the process continuance, revision or termination.

239

M. BogosavljeviÄ&#x2021;: Digitization in Archives - Archivematica, the Practical Rewiev of the Softwareâ&#x20AC;Ś

If the decision is made to continue the Transfer process, the digitized content is made ready for upload to Storage (anti-virus scan is mandatary part of that), selection of the format identification method, decision about creation of the unique SIP. When the user decides to approve creation of the SIP the Transfer process successfully ends its part. The Figure 3 shows the moment of the SIP creation in the Transfer process.

Figure 3: SIP creation stage

The end of the Transfer process is shown in the following Figure 4. If all the micro services had successfully performed their functions, the work continues with the Ingest process.

Figure 4: Transfer finished

240

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Ingest

Ingest is in principle the first step of inserting digitalized documents into Archivematica because at this stage the SIP is fully created– which is the basic requirement of the OAIS standard. Ingest starts with the selection of the form of the SIP normalization or its rejection. A series of micro services will then perform their function up to the point where the user is asked to decide to select the file format identification method. After that, AIP and DIP packets are being prepared. The user then decides to accept and store the AIP or reject it and what will happen with DIP. At that stage, we have decided to activate the DIP upload to the AtoM web server. The AS-RO-XI-54 DIP processing selection stage example is shown in Figure 5.

Figure 5: Ingest - DIP upload stage

In order to fully systematize the complete process of transferring digitized fonds into Archivematica and their further upload into AtoM, it is highly recommended to prepare in advance all the corresponding archival descriptions in AtoM. Hence, we have prepared archival descriptions for each and every reference code in a form of parts of the main archival description of the Personal Fonds of Rista Odavic. Again, we used the reference codes as unique identifiers linking them all to the digitalized content in Archivematica and all the way back to the original archival records. We have learned that the descriptions should contain exhaustive information about the content attached to reference codes, because this will later enable much easier searching and discovery to the end users of the digitized archive. The above mentioned example with the reference code AS,RO,XI,54 has the title ”Uputstva za restauraciju arhivskog materijala”. After entering the title into the appropriate field in the AtoM archival description form a link information required for DIP upload was automatically generated by AtoM from the entered text. In Archivematica and 241

M. Bogosavljević: Digitization in Archives - Archivematica, the Practical Rewiev of the Software…

AtoM terminology, the name for that link information is “slug”. In the case of AS,RO,XI,54 the slug was: “uputstva-za-restauraciju-arhivskog-materijala”. After the Ingest process is finished, authorized archivists may browse through the contents, view digitized documents, add and edit metadata, download, etc. We found the submenu “Archival storage” and its functions the most useful for the purpose. For example, it is very useful for searching for the digitized content based on keywords. However, we have found out that the keyword search tool in Archivematica is limited in its function in comparison to AtoM capabilities. In Archivematica, the portal we have mainly reduced our searches to, use of the reference code as a keyword. The Figure 6 provides an example of the list of the content that may be viewed and/or downloaded from our Archivematica server’s storage when the reference code AS,RO,XI,54 is entered as a search criterion.

Figure 6: Archival storage search results

Practically, for professional archivists, there is already plentiful information particularly because each of the digitized documents may be viewed and downloaded independently. Frankly, that environment is not overly comfortable for use and from that perspective, the full implementation of AtoM program brings significant advantages. On the first look it is easy to discover that the Archivematica “does not know” that the above mentioned signature AS,RO,XI,54 is actually a part of the Personal Fonds of Rista Odavic. That is because during the upload into Archivematica the focus was placed on the consistent and methodical micro structuring of each transfer while taking into account that the digitized archives will be accessed to via AtoM and that the complete work on fonds’ structuring will be performed there. More details about that part will be provided in the next chapter. 242

Moderna arhivistika, I., 2018, ĹĄt. 1

Practical Work â&#x20AC;&#x201C; Part Performed in AtoM

After the process of DIP upload from Archivematica into AtoM is successfully finished, the information and the content contained within the reference code AS,RO,XI,54 is presented in the AtoM user portal as shown in the Figure 7.

Figure 7: Reference code AS,RO,XI,54 presented in AtoM

The next Figure 8, shows the top page of the presentation of the Personal Fonds of Rista Odavic with the all referece codes and their linked content and information that was entered into AtoM up to the moment the screen capture was taken.

243

M. BogosavljeviÄ&#x2021;: Digitization in Archives - Archivematica, the Practical Rewiev of the Softwareâ&#x20AC;Ś

Figure 8: Fond Rista Odavic top page in AtoM

AtoM provides means for finding the documents using the keyword searching or simply by browsing through the tree of descriptions/signatures. The Figure 9 shows a practical example of results of the keyword search through the Personal Fonds of Rista Odavic.

244

Moderna arhivistika, I., 2018, ĹĄt. 1

Personalized Procedure

After the time working on uploading and processing of the digitized archive in the Archivematica and AtoM programs, it was concluded that the most productive way to adhere meticulously to the following recipe, we have compiled a checklist based on our own experience: 1. 2.

3. 4. 5.

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Review all the accessible data about the fond and enter the information into the table Collection Review all the prepared digitized documents, check their formats, align the information about them with the signatures and enter all the information into the table Content. Create the folders in accordance with the signatures Copy the digitalized documents into the appropriate objects folders Generate metadata.csv files from the table Metadata (based on data from the tables Collection and Content) and distribute them into appropriate metadata folders in accordance with the signatures Prepare the data for the Transfer process and enter into the table Transfer&Ingest Create archival descriptions in AtoM Copy slugs from AtoM into the table Transfer&Ingest Copy all the folders that contain files ready for upload into the digitalized archive in to the appropriate Transfer source folder at the Archivematica server Start the Transfer process for each particular signature, meticulously using one by one each portion of the data prepared in the table Transfer&Ingest. Upon finishing the Transfer process for each of the signatures continue with the Ingest process Start the DIP upload into AtoM from Ingest using the already defined slugs from the table Transfer&Ingest Check the results of the Ingest process in the AtoM Repeat all the steps starting with the step 10 until you are finished with all signatures. (optional) When all the content linked to all signatures is fully entered into the digitalized archives show the results in AtoM to your colleagues.

245

M. Bogosavljević: Digitization in Archives - Archivematica, the Practical Rewiev of the Software…

POVZETEK DIGITALIZACIJA V ARHIVIH – ARCHIVEMATICA, PRAKTIČNI PREGLED APLIKACIJE ZA UPRAVLJANJE Z ARHIVSKIM GRADIVOM NA PRIMERU OSEBNEGA FONDA RISTA ODAVIĆ V ARHIVU SRBIJE mag. Mirjana Bogosavljević Arhiv Srbije, Beograd, Srbija bogosavljevicmirјаna@yahoo.com

Odprtokodni paket Archivematica je prva programska oprema, ustvarjena za upravljanje z digitalnim arhivskim gradivom. Razvita je bila v skladu s standardom ISO OAIS, uporabljajo pa jo tudi v institucijah, kot so Arhiv Združenih narodov, NATO, World Bank Group in drugi. Izkušnje institucij, v katerih uporabljajo to programsko opremo, so pokazale, da je popolnoma prilagojena uporabi s strani arhivistov v procesih prevzema, obdelave, upravljanja in uporabe digitaliziranih vsebin in tako ponuja arhivom veliko možnosti za zmanjšanje časovnega vložka v proces digitalizacije. Avtorica predstavlja uporabo sistema za digitalno hrambo Archivematica na konkretnem primeru osebnega fonda Rista Odavić v Arhivu Srbije. Praktični del vsebuje tudi opis korakov, potrebnih za dolgoročen dostop do gradiva z uporabo sistema za upravljanje z vsebinami AtoM. Tako Archivematica kot AtoM sta bila implementirana z namenom dela na že omenjenem fondu. Uporabljeni sta bili polno delujoči, produkcijski platformi, ne demo verzije. Dejanske zahteve po znanjih Linuxovega administratorja so bile precej zmerne – oba sistema sta bila nameščena in preizkušena v enem samem dnevu. Oba sta bila nameščena na virtualnih strežnikih, ki jih je mogoče preprosto migrirati v sodoben podatkovni center ali v oblak. Avtorica predstavlja nekaj podrobnosti tega procesa kot prikaz, da je z majhnim vložkov v IT-opremo mogoče doseči veliko. Archivematica uporablja mnogo metapodatkovnih standardov, avtorica pa predstavlja, kako so bili uporabljeni opisni metapodatki Dublin Core. Informacije o metapodatkih so bile za fazo uvoza pripravljene vnaprej, ker se je avtorica želela držati enakega principa obdelave digitaliziranega arhivskega gradiva kot pri obdelavi njegove fizične različice. Delo je bilo razdeljeno v logične korake: zbiranje vseh digitaliziranih podatkov za prenos, ustvarjanje DC-metapodatkov, organiziranje map v skladu s smernicami, uvoz vsebine ter priprava informacij v sistemu AtoM za vnos DIP. Za nadzor sledljivosti je bil ustvarjen Excelov dokument, v katerem so bili opisani vsi koraki, navedene so bile opombe o rezultatih izvedbe in makro za avtomatsko generiranje DC-metapodatkov. Avtorica predstavlja obliko tega dokumenta kot primer in pomoč morebitnim uporabnikom teh sistemov. Cilj predstavitve je prikazati na konkretnem primeru, da je možno preiti ovire, ki jih mnogi strokovni kolegi vidijo v digitalizaciji arhivskega gradiva, in se aktivneje lotiti tega procesa.

246

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Sources and literature Artefactual, Archivematica Documentation. (s. d.). Retrieved from: https://www.archivematica.org/en/docs/archivematica-1.6. ISO 14721:2012 - Space data and information transfer systems --Open archival information system (OAIS) --Reference model–Edition 2. (2012). International Standards Organization/ Technical Committee: ISO/TC 20/SC 13. Klindt, M., Amrhein, K. (2015). One Core Preservation System for All your Data. No Exceptions!. iPRES 2015 - Proceedings of the 12th International Conference on Preservation of Digital Objects. Chapel Hill, North Carolina, USA: School of Information and Library Science. Odluka o utvrđivanju arhivske građe od izuzetnog značaja koja se čuva u arhivima. (1998). Službeni glasnik Republike Srbije, br. 42. Reljic, J. (2008). Rista Odavić, Lični fond, 1787-1949, Sumarni inventar, Analiticki inventar. Beograd: Arhiv Srbije. Van Garderen, P. et al. (2012). The Archivematica project: Meeting digital continuity's technical challenges. Retrieved from: https://wiki.archivematica.org/images/e/e1/2012-09-26-Mumma-UNESCOMoWlowres.pdf.

247

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Prejeto / Received: 14. 02. 2018 1.03 Kratki znanstveni članek

1.03 Short Scientific Article

DIGITAL COLLECTION OF BELGRADE CITIZENSHIP CARD REGISTER 1922-1954 Jelena Nikolic Historical Archives of Belgrade, Belgrade, Serbia jelena.nikolic@arhiv-beograda.org Abstract: Historical Archives of Belgrade was founded in 1945 and today it represents a modern, efficient and user-friendly cultural institution, which is dedicated to the idea of applying high standards in protecting archival material. Since 2004, the Archives has been developing its own information system and parallel to developing and presenting informative aids in electronic form, analytically described and processed fonds are being digitized. In the period between 2015 and 2017, a very important project has been implemented with a support of Ministry of Culture and Information of the Republic of Serbia and Secretariat for Culture of the City of Belgrade - digitization of the card register of certificates of permanent residence of Belgrade citizens created between 1922 and 1954. Key words: Historical Archives of Belgrade, digitization, card register, citizens, residence certificate Izvleček: Digitalizacija domovinske kartoteke za mesto Beograd Zgodovinski arhiv Beograd je bil ustanovljen leta 1945 in danes predstavlja moderno, učinkovito in uporabnikom prijazno kulturno ustanovo, ki za zaščito arhivskega gradiva skrbi na najvišjem nivoju. Od leta 2004 arhiv razvija notranji informacijski sistem, iskalne pripomočke v digitalni obliki in digitalizacijo urejenih in popisanih fondov. V obdobju med letoma 2015 in 2017 se je s podporo Ministrstva za kulturo in informacije Republike Srbije in Sekretariata za kulturo mesta Beograd začel pomemben projekt – digitalizacija kartotečnega registra potrdil o stalnem prebivališču prebivalcev Beograda, ki je bil ustvarjen med letoma 1922 in 1954. Ključne besede: Zgodovinski arhiv Beograd, digitalizacija, kartotečni register, državljani, potrdilo o stalnem prebivališču

Introduction

Historical Archives of Belgrade (founded on September 26, 1945) is a modern, efficient and user-friendly cultural institution, dedicated to the idea of applying high standards in protection of archival material with a goal to emphasize its significance for the history of the City of Belgrade and the region. Archives’ employees make every effort in their everyday professional activities to make archival material available for researchers and other users. Today the Archives preserves 2,737 fonds and collections, which accumulates to over 13 linear kilometers of archival material, which contains data exceptionally important for the history of Belgrade and Serbia for the period between the

249

J. Nikolić: Digital Collection of Belgrade Citizenship Card Register 1922-1954

18th and the late 20th century. At the same time, the Archives supervises records kept in registry offices in all 17 Belgrade municipalities. The systematical process of introducing electronic record keeping and digitization, together with developing an internal computer network was initiated in 2003 when the Center for Information was established (today Department for Information Technologies). From 2004, the Archives created its own web oriented modular information system, called Janus, which is used in all important archival activities and contains all registers of archival material: from the accession register to the list of fonds and collections, processed archival material according to ISAD(g)1 standard, records of researchers in the Reading Room and Registry Office, specific searchable databases, library registers and statistics on Archives’ employees efficiency and their monthly reports. The web site2 was created in 2007 and today it represents the starting point for our users. Since archival documents have different formats – from card registers and technical documentation to cadastre projects, maps, birth and death registers, their paper quality is very different and since sorting and processing of archival material is a long-lasting and complicated process, digitization is being implemented systematically and mainly on fonds and on parts of fonds that have been completely processed and arranged, following the Directives for Digitization of Cultural Heritage in the Republic of Serbia by the Ministry of Culture and Information3, but also consulting international guidelines issued by IFLA and ICA,4 which provide instructions for each phase of the process based on positive experiences. In the last several years, the Government of the Republic of Serbia considers the process of digitization to be one of the most important national priorities. In August 2017, the Ministry of Culture and Information signed an agreement with Telekom Srbija and the Mathematical Institute of the Serbian Academy of Sciences and Arts with a goal to digitize the entire cultural heritage and modern cultural tendencies in Serbia. With this strategy, cultural institutions now have the chance to apply for a grant on an open call concerning digitization. Complex process of digitization implies consulting all relevant factors and it is also important to understand users’ needs; therefore, projects must be administrated methodically, from the project proposal, estimated expenses and realistic assessment of human and other resources.

Digitization of Belgrade citizenship cards registers

Administration of the City of Belgrade was founded in 1839 as the Administration of the Town of Belgrade. It was the administrative, police and for a while judiciary authority of the capital. The Administration was active, with an interruption during the First World War, until the liberation of Belgrade on October 20, 1944. Documents produced by this authority represent cultural assets of extraordinary value and are inevitable historical sources for all researches concerning Belgrade and its citizens.

2 3

Available at: https://www.ica.org/en/isadg-general-international-standard-archival-description-secondedition. Available at: www.arhiv-beograda.org. Available at: http://www.kultura.gov.rs/docs/dokumenti/propisi-iz-oblasti-kulture/smernice-zadigitalizaciju-kulturnog-nasledja-u-republici-srbiji.pdf. Available at: https://www.ifla.org/files/assets/preservation-and-conservation/publications/digitizationprojects-guidelines-me..pdf.

250

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Within its valuable documentation, this fonds preserves cards produced by the Central Application Office of the Administration of the City of Belgrade. The material that covers the period from 1922 until 1954 is arranged in 851 boxes (each box contains 1,200 cards written on both sides). The card register is divided in two parts:  

Card Register of the Citizens of Belgrade (758 boxes) Card Register of the Citizens of Zemun (93 boxes)

Every card contains the following data for a person who lived permanently in Belgrade or visited Belgrade for a certain period of time:  

    

 

Residence (address) Last name (married and née, for married women or a widow - name of husband) and first name Profession Citizenship Day, month and year of birth Place of birth Marital status

   

Religion Father and mother’s name, and mother’s maiden name Former residence Information on a wife and children under 18 years of age Personal description (stature, face, color of eyes) Previous addresses in Belgrade

Examples:

Picture 1: Front page of the residence certificate of King Aleksandar Karadjordjević 5

Aleksandar I Karadjordjević (Cetinje, December 17, 1888 – Marseille, October 9, 1934), son of King Petar Karadjordjević and Montenegrin Princess Zorka. After abdication of his older brother Djordje in 1909, he took over the position of a Crown Prince. He participated in the Balkan Wars as a commander of the I Army. Just before the outbreak of the First World War, he was proclaimed Prince Regent and after the war had started, he became supreme commander of Serbian Army, standing by it even in the most difficult times. After the liberation of the country, he became the King of a new state of Serbs, Croats and Slovenes. He was murdered on October 9, 1934 during his official visit to France.

251

J. Nikolić: Digital Collection of Belgrade Citizenship Card Register 1922-1954

Picture 2: Front page of the residence certificate of Čargo Ivan 6, painter from Slovenia, 1934

The card register is arranged in alphabetical order, written in handwriting and it was searched by hands both by the Archives’ employees and by researchers, therefore a risk of losing, damaging or misplacing a card was always there. The digitization of this card register is the most extensive and most demanding project the Archives has implemented so far. Residence certificates are a primary historical source and the information they contain is interesting both to Serbian and international researchers involved in origin researches and scholars who want to complete data in their studies. Historical Archives of Belgrade with a support of the City of Belgrade, mayor Siniša Mali, and Secretariat for Culture of the City of Belgrade began the complex project of scanning the cards – certificates in several phases.    

Phase 1 – Preparation for digitization process in the Archives physical preparation of the cards – certificates (putting the cards that were in use, out of the repository to their original place), making new boxes instead of those that were considerably damaged. making new labels for the boxes.

Ivan Čargo, Slovenian painter, illustrator, scenographer and cartoonist, born on February 25, 1898 in Tolmin, died on August 11, 1958 in Ljubljana.

252

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Remark: Since the exact number of the cards was not determined earlier, and counting of the cards would take too long, it was estimated that approximately 850 cards were in every box. Unfortunately, this estimation turned out to be quite incorrect since the amount of cards was 30 per cent higher.  

Phase 2 – Public procurement and selection of the most favorable and competent tenderer Phase 3 – Scanning and production of a database adjusted for importing the annotations

One of the basic demands of digitization is to ensure supporting annotations, metadata necessary for search of such extensive content. Even though all data from the cards are significant for a user, available funds allowed us to import only minimal metadata: first name, last name and father’s name. It was decided that multi tiff format 300 dpi satisfies all quality criteria. The result of the third phase of the project were 1,026,088 scans in multi tiff format stored on local storage. The card register was now physically protected. Remark: After realizing that the number of cards was wrong and that the deadline for scanning was miscalculated, another problem occurred. The quality of the cards varied and scanners were being filled with paper dust, therefore they had to be maintained often and some of the cards had to be scanned on feed scanner while the others had to be scanned on the flat scanner. All this caused the project activities to pass all the deadlines. Still, with the effort of all participants in the project and with the support of the Secretariat for Culture and later Minister of Culture, Vladan Vukosavljević, the scanning of the cards was finalized, but the work on annotations was not over yet. Handwritings on the cards presented an additional problem for the operators who had never had opportunity to work with this kind of material. 

Phase 4 – Annotations of the cards – residence certificates, supported by the Ministry of Culture and Information within the Open call for financing the projects in the field of digitization of the cultural heritage in the Republic of Serbia in 2017

Even though in previous phases cards were scanned and protected, it was still difficult to find a specific name since they were not always arranged in the correct order. The fourth phase of the project, in 2017, included the creation of a multiuser application called Archeion for importing data. Metadata were connected to the scans on the screen and imported data was corrected. After that, the program Archeion was integrated into the Archives’ information system and finally the searchable database was a reality. It was also possible to print or save the results of the search. The work on this project represents a precious experience that will greatly facilitate the organization and implementation of future similar projects. It will also enable us to eliminate all factors that may slow down or put the digitization processes at risk. Working with archival material is a significant experience for the tenderer - contractor as well, since it gives a new perspective when it comes to setting the deadline.

253

J. NikoliÄ&#x2021;: Digital Collection of Belgrade Citizenship Card Register 1922-1954

Picture 3: Application Archeion and logging in the system

Picture 4: Determining annotation fields

254

Moderna arhivistika, I., 2018, ĹĄt. 1

Picture 5: User administration

Picture 6: Screen for importing metadata from a digital copy 255

J. Nikolić: Digital Collection of Belgrade Citizenship Card Register 1922-1954

Picture 7: The search module screen

This project of digitization is an example of successful cooperation between the Archives and the tenderer-contractor SafeDoc, a company that implements projects of digitization, archives management, administration of advanced archival systems and it develops the program Archeion adapted for approaching digital contents. Database is available to the employees within the Archives’ intranet system, in the reading Room and in the Registry Office and also to archivists who need this database in everyday work. By the month of May, supervision and control of the data will be completed and then the database will be available to all users in the Archives. In the next phase, after the web interface is upgraded, the citizens’ residence certificate cards database will be available to everyone on the Archives’ Web site. The most valuable outcome of this project – digitization of the Belgrade citizenship card register is the fact that now the residence certificates are fully protected. They are precious both to those who are looking for their ancestors and to the experts involved in scientific research. The card register contains residence certificates for all Belgrade citizens, besides ordinary citizens there are ministers, writers, politicians and many others who left some trace in the history. The certificates are now available also to citizens who are trying to achieve their legal rights and to researchers, scientists, chronologists and historians of this region.

256

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Problems in the digitization projects in the archives in Serbia

Digitization in archives is a very complex process, especially considering the fact that archival material is very sensitive, often damaged, on large formats and sometimes inadequately arranged for scanning. Therefore, before starting digitization, archival material must be selected, arranged and adjusted to the scanning process. Newly formed databases are adjusted to terabits and this demands planning and implementation of a storage and management system. It is also very important to secure a sufficient network flow in order to successfully handle such large amounts of electronic content within the institution’s information system, not to mention the need of contemporary users to have the content available on the Internet. All this requires new resources and new experiences. It is also important to mention that archives are obliged to comply with the Law on personal data and copyrights protection, so this issue must be resolved before digitization starts. Even though complex and demanding, digitization is a crucial process that cannot be stopped and it is just a matter of time when the archives in Serbia will digitize preserved material, even though these institutions are still facing numerous problems like insufficient financial funds, the lack of educated personnel and technical equipment and the lack of employees, whose number has been reduced ever since the Government’s restrictive Directive on Prohibition of Employment in Public Institutions was introduced (in power since 2008)7.

POVZETEK

DIGITALIZACIJA DOMOVINSKE KARTOTEKE ZA MESTO BEOGRAD Jelena Nikolic Zgodovinski arhiv Beograda, Beograd, Srbija jelena.nikolic@arhiv-beograda.org

Avtorica bo predstavila projekt digitalizacije domovinske kartoteke, kartotečnega registra mesta Beograd, ki ga hrani Zgodovinski arhiv Beograd. Projekt je bil izveden v sodelovanju z zunanjim izvajalcem, ki je bil izbran na javnem razpisu. Posebno pozornost bo avtorica namenila pripravi arhivskega gradiva na digitalizacijo, težavam, ki so se pojavile, in rešitvam le-teh. Zgodovinski arhiv Beograd je bil ustanovljen leta 1945 in danes predstavlja moderno, učinkovito in uporabnikom prijazno kulturno ustanovo, ki za zaščito arhivskega gradiva skrbi na najvišjem nivoju. Od leta 2004 arhiv razvija notranji informacijski sistem, iskalne pripomočke v digitalni obliki in digitalizacijo urejenih in popisanih fondov. V obdobju med letoma 2015 in 2017 se je s podporo Ministrstva za kulturo in informacije Republike Srbije in Sekretariata za kulturo mesta Beograd začel pomemben projekt – digitalizacija kartotečnega registra potrdil o stalnem prebivališču prebivalcev Beograda, ki je bil ustvarjen med letoma 1922 in 1954. To gradivo predstavlja primarni zgodovinski vir in je kulturna dediščina posebnega pomena. Vsaka kartotečna kartica – potrdilo – vsebuje osebne podatke meščana, ki je imel stalno prebivališče v Beogradu ali je tam 7

Published in: Sl. glasnik RS, br. 113/2013, 21/2014, 66/2014, 118/2014, 22/2015 i 59/2015.

257

J. Nikolić: Digital Collection of Belgrade Citizenship Card Register 1922-1954

določen čas živel. Register je urejen po abecednem vrstnem redu, podatki so zapisani z roko, po njem se išče ročno. Postopek digitalizacije je, z nekaj uspešno rešenimi težavami, trajal od junija 2015 do konca leta 2017. Podatkovna zbirka je dostopna preko intranetnega sistema v arhivu, vsak dan jo uporabljajo arhivisti in arhivska čitalnica. Do junija 2018 bo končan še proces preverjanja podatkov in potem bo zbirka dostopna vsem uporabnikom v arhivu. V naslednji fazi, ko bo končan spletni vmesnik, bo zbirka dostopna vsem uporabnikom tudi preko spletne strani arhiva. Najpomembnejši rezultat projekta je dejstvo, da je register z njim popolnoma zaščiten. Register je dragocen tako za uporabnike, ki iščejo svoje prednike, kot raziskovalce, saj vsebuje podatke o vseh prebivalcih mesta, med njimi so tudi pomembni meščani, ministri, pisatelji, politiki itd. V zadnjih nekaj letih je Vlada Republike Srbije digitalizacijo določila kot eno izmed prioritet. Tako se lahko kulturne ustanove prijavijo na razpise za projekte digitalizacije. Čeprav je digitalizacija arhivskega gradiva zapleten proces, še posebej zaradi občutljivega in pogosto poškodovanega papirja, pri katerem moramo proces prilagoditi, je le-ta nujna in se ji ne moremo izogniti.

Sources and bibliography Conway, P. (2001). Project management. In Preservation options in a digital world: to film or to scan. Andover, MA, North East Document Conservation Center. Smjernice za projekte digitalizacije Zbirki i fondova u javnom vlasništvu, posebno onih koji se čuvaju u bibliotekama i arhivima. (s. d.). Podgorica: Nacionalna IFLA. Available at: https://www.ifla.org/files/assets/preservation-andconservation/publications/digitization-projects-guidelines-me..pdf Predlog Strategije razvoja kulture Republike Srbije 2017. do 2027. (2017). Beograd: Ministarstvo kulture i informisanja. Available at: http://www.kultura.gov.rs/lat/dokumenti/predlog-strategije-razvoja-kulturerepublike-srbije-od-2017--do-2027-/-predlog-strategije-razvoja-kulture-republikesrbije-od-2017--do-2027Smernice za digitalizaciju kulturnog nasledja u Republici Srbiji. (2017). Available at: http://www.kultura.gov.rs/lat/dokumenti/propisi-iz-oblasti-kulture/smernice-zadigitalizaciju-kulturnog-nasledja-u-republici-srbiji.

258

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Prejeto / Received: 16. 02. 2018 1.04 Strokovni članek

1.04 Professional Article

DIGITIZATION OF ARCHIVAL RECORDS AT THE STATE AGENCY OF KOSOVO ARCHIVES Aliu Bekim State Agency of Kosovo Archives, Pristina, Kosovo bekim.r.aliu@rks-gov.net Abstract: The paper focuses on the challenges and problems faced by the State Agency of Kosovo Archives in digitizing the "Economic Court-Pristina" fonds. The project team tackles broad and specific technical and intellectual challenges, from managing rights to an online access environment to the sustainability of used equipment. To better understand the challenges we have faced and what we are being faced with in digitization, we will first discuss in this paper the projects that the Agency itself had carried out as well as digital documents resulting from researches done in the similar archives. Then we will talk about the process of the currently digitized fonds, about technical challenges, personal data protection and finally the lessons learned so far from this pilot project. Key words: archives, digital records, projects, electronic systems, management. Izvleček: Digitalizacija arhivskega gradiva v Državni agenciji kosovskih arhivov Prispevek se osredotoča na izzive in težave, na katere je agencija naletela pri digitalizaciji fonda Gospodarsko sodišče Priština. Projektna ekipa se je spopadala tako s splošnimi kot specifičnimi tehničnimi izzivi, od upravljanja s pravicami spletnega dostopa do vzdržnosti uporabljene opreme. Za boljše razumevanje izzivov, prispevek najprej podaja informacije o že izvedenih projektih in digitaliziranem gradivu, ki so rezultat raziskav narejenih v sorodnih arhivih. Prispevek predstavlja proces digitalizacije trenutno v teku, tehnične izzive, zaščito osebnih podatkov in podaja izkušnje, ki jih je projekta ekipa v toku projekta pridobila. Ključne besede: arhivi, digitalni zapisi, projekti, informacijskih sistemi, upravljanje, digitalizacija

History of projects

The State Agency of Kosovo Archives is the highest state institution in the Republic of Kosovo, which is responsible for collecting, protecting, preserving, arranging, processing, publishing, presenting and making available for use archival records for professional and scientific purposes (Law No. 04 / L-088 on Kosovo State Archives). Until February 2007, this institution failed to make the first steps to digitize its archival possessions due to the lack of financial resources. The Organization for Security and Co-operation in Europe (OSCE) has enabled the implementation of the first digitization project of documents from microfilms.

259

A. Bekim: Digitization of Archival Records at the State Agency of Kosovo Archives

This four-year project enabled digitization of over 300,000 frames and physical storage of 295 microfilms endangered by destruction, since Kosovo after the last war inherited completely destroyed equipment. A professional Zeutschel OM 1200 scanner was used to digitize microfilms. Scanning was done according to the standards of NARA1 for film scanning. A 1TB database was created with data according to the inventory entry book of microfilms. The digital copy of a microfilm is the same as the analogue one. However, the problem of indexing the documents quickly arose. The solution is made through a log file that scanner creates during scanning each frame. We used this to later index each document separately. The metadata standards used in this project are those defined in the Dublin Core2 Initiative. The project was intended to maximize the use of information transmitted by microfilms for internal use in the reading room at the Archives, but not for online use. Another project intended for internal use was carries out in the Inter-Municipal Archives of Gjakova, where the Urbanization Fonds were completely digitized. With this project, 10,000 case files were digitized over a period of 15 months, from 2014 to 2016. The software used to process scanned images was standard for Microsoft. TIFF format was used for a 300-dpi Master File and PDF format for use. Indexing was done by the chronological order by dates or by names, and the linking to a digital file in PDF format was performed only with the index name. This system managed to serve the parties successfully, and it took only 3 to 4 minutes. The project was performed by using a professional scanner (HP Digital Sender 9250c) and only one employee. Two other digitization projects of archival records were accomplished within the period from 2013 to 2015. One project relates to the Ottoman documents fonds from 1806/1920, which consists of more than 3,000 records, while the other project was related to the collection of Photographs belonging to the period between 1900-1995, which consists of 1,000 photos. With these projects, we are entering into a new field of cooperation with the third parties. In these two projects the Archives was a determining factor of the criteria and parameters of digitization of archival records. All the work has been carried out at the premises of the State Archives Agency under the supervision and control of the archivesâ&#x20AC;&#x2122; staff. In these projects, metadata standards, defined by the Dublin Core Initiative, were used. Even these projects, like previous ones, due to the lack of financial resources, were intended to use digital documents only in the reading rooms and to provide a quicker service to the users at the archivesâ&#x20AC;&#x2122; premises instead of putting them online. A special place in the Archive's mission are also the research-scientific activity and cooperation with local, regional and international archives. As part of this activity, the State Agency of Kosovo Archives has been enriched with 236,481 digital documents since 2004. This large number of digital documents has caused great difficulties in the records management and providing services for the usage of these documents. The problem lies in the fact that these documents were brought without associated metadata, which would facilitate their management. Excluding the Ottoman Archives in Turkey, which has provided also the index files with the digital documents, no other archives was able to provide digital documents associated by standard metadata or even with any index of the scanned documents. All of these data and descriptions of digital documents were done by the team working on digitization of archival records.

1 2

More about the guidelines: Puglia, Reed, Rhodes, 2010 More: Dublin Core (2012).

260

Moderna arhivistika, I., 2018, ĹĄt. 1

Digitization Project of the "Economic Court" Fonds

Project preparation lasted for a year and encompassed the infrastructure adjustment, work environment, internet network expansion, server purchase, Software Assurance, and associated digitization technology such as scanners and computers. Funding and configuration of the systems was done by the State Agency of Kosovo Archives itself, while the arrangements of the workspace was done by the Ministry of Public Administration. The fonds consist of 252 meters linear length of textual archival records. Archival materials date back to 1973 and continue until 1999. Until the 90's, the text of the documents is in two languages, in Albanian and Serbo-Croatian. During the violent measures, the text is only in one language, in Serbian, and in most cases, apart from Latin letters, it is also mixed with Cyrillic letters. Therefore, after a test, it was decided not to get the text recognition through the OCR software because during the testing there were problems with the text recognition. The Access to Memory (AtoM) platform was selected for Internet access due to the capability of attaching digital records with standards based on archival records descriptions such as ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDIAH, and also Dublin Core. So far, the project team has managed to process and input over 35,000 documents in the descriptor system of archival records. Technical challenges Technical challenges that this project initially faced have affected the image quality matters, resulting in the size of the electronic file, digital storage, digitization act and creation of access copies. Image quality parameters for digitizing resulted in large electronic folders, which created a massive amount of data for digital storage. Scanning has become a technical issue that the project team had to deal with. At the beginning of the project, it was believed that the Automatic Document Feed Scanner (ADF) would speed up the scanning process. Uniform size sheets that were in good physical shape and not too fragile could be scanned faster with Automatic Document Feeder (ADF). During scanning of documents belonging to this fonds, up to 50 pages could be loaded on the automatic feeder. After a period of three months of using this scanner, pages started to tilt in the ADF. It was also noted that manufacturers of the automatic feeder use very little space for image capture. As a result, in this situation, even a small particle of dust caused lines in the image, which resulted in a waste of time, as it was often necessary to clean the scanning glass in order to provide high-quality scanning. Dust became an increasingly common issue. At the end, the use of an automatic feeder, including the time for cleaning the glass and rescanning of documents, reduced time for all other work processes. Therefore, the use of a flatbed scanner was found to be the preferred method of scanning. The creation of a stable and secure connection between the scanner and the computer was another challenge. Often, to reach this connection, it was necessary to turn off the scanner to cool for a while, and later on to return to the system to start scanning. This is due to exceeding standards of equipment, that our project uses scanners of higher intensity than recommended by the manufacturer. Technical specifications for this project, such as resolution, file formats, methods and storage facilities are based on international standards. Based on these standards, pages were scanned using the HP Digital Sender 9250c scanners - 300dpi color with 24bit, and stored in uncompressed TIFF format. These standards have provided high-

261

A. Bekim: Digitization of Archival Records at the State Agency of Kosovo Archives

quality images that truly represent the material of the fonds in question. These digital duplicates ensure that if the color of the paper fades or any page is torn, ripped, stolen, replaced, or destroyed, there is a copy that can easily be replaced even for decades after it was scanned. The specifications used for scanning in this project may raise potential critiques. In the mostly textual fonds, like our project “The Economical Court” fonds, there is a limited amount of colors. It may be suggested that full-color scanning is unjustified considering the increase of file size and space that can be saved by gray-scale scan. However, some documents in reality are gray on the paper, some are cream or in other nuances, and also colors can be blue, red or other colors. It was decided to scan everything in color to capture those elements without discussing which pages require color scanning and which ones did not deserve it, and this decision is also consistent with the idea of "scan once save forever”. Other major issues generated by the technical specifications relate to the absolute size of the digital material created. Each page of the size A4 paper resulted in an electronic document of up to 7 MB. This size is simply not practical for use and certainly not for online use. It was decided that the scanned pages would be converted to multipage PDF format, which will present files according to the classification in the boxes of the respective fonds. This conversion was originally made from TIFF to PDF format, and resulted as unsuccessful in terms of space saving because even PDF files were large and difficult to manage. As a successful step of compressing these files, it turned out to be the conversion from TIFF format to JPEG format. This intermediate step enabled us to create manageable PDF formats without losing quality and at the same time saving space for storage. A very crucial technical issue facing this project was the active preservation of scans during the course of the project. The first step in scanning was the computer to which the scanner was connected. This computer did not have enough storage capacity, therefore after scanning every four boxes, respectively 40 scanned files, these had to be transferred to an external hard drive without completing the conversion process, which caused difficulties in time management without mentioning the time it took to name the scanned documents. Naming of scanned documents turned out to be an important task in the work process. It was initially believed that the automatic number, provided by the scanner during scanning was sufficient. However, that was not the case. A wise and logical naming should have been defined that would enable the identification of documents, even single ones. This led us to the question; to which fonds does the document belong? Which box? Which folder? And, where is the document placed within the file case? The answer to these questions brought to the naming that contained the Fonds’ Inventory Entry number, then the box number and file number. To make the identification even easier, we added the file title and the document file number. For example, naming of a scanned document now looks like this: F574_K46_D615_Autorska Agencija Kosova _48. However, regardless of the technical and intellectual challenges, the project team managed to create good quality images and so far has managed to process and put in the system for archival description over 40,000 documents.

262

Moderna arhivistika, I., 2018, ĹĄt. 1

Data Protection Data protection challenges were encountered since the beginning of the project. The first concern that every project team needs to address is the selection of what needs to be digitized. As mentioned above, the fonds are large - about 252 meters linear and cannot be digitized completely within a year. By reviewing the materials, we found a variety of documents in the files of companies registered in this court (the Economical Court), which belong to a period of more than four decades. These files contain personal data of these enterprisesâ&#x20AC;&#x2122; founders, including financial data, education, birth certificates, etc. After careful consideration, it was decided that the digitization process should be executed in two ways; for internal use and for introducing online data. The decision for selecting documents for scanning and deciding which ones should not be scanned because of data protection facilitated the whole digitization process. The online platform will show only data such as: title, respectively the company name; year of establishment or years of activity; the amount of documents and the headquarters of the enterprises. What we have learned This brings us to our last point with regards to the execution of massive archival digitization projects. The question arises what advice can we give in creating a balanced project that meets both access and storage goals? Three ideas are worth mentioning here: automation, documentation and risk assessment. Firstly, the concept of automation. The number of steps that can be shortened in a project makes project tasks faster. A contribution would be an automatic format conversion and the transfer of digital documents to the long-term storage environment. This process would shorten two steps of work. However, quality assurance is important, so it is necessary to control automated processes to make sure that they are working properly and the results are at the standard level. Secondly, it is important to record what is done and above all, when. The project has disclosed and made it clear that time spent on certain tasks can be completed by taking more or less time than it was initially planned. The technical and intellectual challenges significantly affected the workflow, and it was therefore necessary to track down what steps had been taken in specific work processes. In addition, this is useful for the fact that electronic document formats due to the technology development cannot last endlessly and the solution is the migration of electronic documents. Thus, recordkeeping of the time when archival records were scanned responds to the question "Is it time to migrate?â&#x20AC;?. If a document was scanned two years ago or seven years ago, this information is invaluable in maintaining workflow. Knowing the time, quality, software, and file types, and without having to spend time finding them, we can saved a lot of time and work in the future. For our team, the visit to the Ottoman Archives in Istanbul was of special importance. There, the team gained good knowledge of the work process, digitization formats, the migration period and the access and storage facilities of digital archival records. Dealing with these challenges and lessons learned in detail about failures are important. Hiding these problems does not allow anyone else to learn from your mistakes, and it makes the institutions repeat each other's mistakes. Thirdly, we learned that a balance should be achieved when it comes to data protection. We wanted to avoid a conservative approach, thus, for inserting online data we were limited to the basic ones in order to not violate the legal rights. With this, we come to the end of the presentation of the digitization project of the Economic Court fonds. Hopefully, by sharing the lessons presented here, this project will 263

A. Bekim: Digitization of Archival Records at the State Agency of Kosovo Archives

be useful for the archives interested in digitization, providing an overview of how we have balanced various intellectual and technical concerns. Our specific decisions are related to project objectives, and are retrieved from the resources, budget, support and technology available at the State Agency of Kosovo Archives. Our hope is that the work we have done in this project is a step forward for a common practical culture in promoting the archives.

POVZETEK DIGITALIZACIJA ARHIVSKEGA GRADIVA V DRŽAVNI AGENCIJI KOSOVSKIH ARHIVOV Aliu Bekim Državna agencija arhivov Kosova, Priština, Kosovo bekim.r.aliu@rks-gov.net

Projektov digitalizacije, ki so bili izvedeni v Državni agenciji kosovskih arhivov, je malo in so slabo finančno in kadrovsko podprti. Zato je bil namen prvih projektov digitalizacije interna raba digitaliziranih dokumentov oziroma zaščita originalnih dokumentov. S povečanim povpraševanjem po uporabi arhivskega gradiva ter povečano količino digitaliziranih dokumentov (digitalizatov, ki jih ustvari arhiv sam ali jih ustvarijo uporabniki iz drugih arhivov), se je pojavila potreba po pridobitvi programske opreme za upravljanje z dokumenti, ki smo jo uspešno pridobili v letu 2016. Platforma AtoM je bila izbrana na podlagi dejstva, da je prosto dostopna in ustreza vsem kriterijem Mednarodnega arhivskega sveta za popisovanje arhivskega gradiva. Pogosta raba gradiva fonda Gospodarsko sodišče je spodbudila odločitev za njegovo digitalizacijo. Fond obsega 252 tekočih metrov arhivskega gradiva, za digitalizacijo pa je bil uporabljen skener z avtomatičnim podajanjem, saj je bila količina gradiva, predvidena za digitalizacijo velika. Kmalu je postalo jasno, da novih digitalizatov ne bo mogoče povezati oz. pridružiti digitalizatom, ki so nastajali med letoma 1973 in 1999. Projektna ekipa se je med digitalizacijo fonda soočala z mnogimi težavami, od neprimerne ureditve fonda in pravnih ovir (varovanje osebnih podatkov) do težav, ki so se pojavile ob uporabi tehnologije. Ob njihovem reševanju pa je ekipa pridobila neprecenljive izkušnje z digitalizacijo arhivskega gradiva, ki jih predstavlja v članku.

Reference list: Dublin Core Metadata Element Set, Version 1.1: Reference Description. (2012). Dublin Core Metadata Initiative. Retrieved 5. 1. 2018 from: http://dublincore.org/documents/dces/. Law No. 04 / L-088 on State Archives. (2012). Official Gazette of the Republic of Kosovo, Nr. 04. Puglia, S., Reed, J., Rhodes, E. (2004). Technical Guidelines for Digitizing Archival Materials for Electronic Access - Creation of Production Master Files – Raster Images. Washington, DC: U.S. National Archives and Records Administration (NARA). Retrieved 5.1.2018 from: https://www.archives.gov/files/preservation/technical/guidelines.pdf 264

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Prejeto / Received: 19. 02. 2018 1.03 Kratki znanstveni članek

1.03 Short Scientific Article

THE DAWN OF DIGITAL ERA IN THE ARCHIVES OF BOSNIA AND HERZEGOVINA Siniša Domazet Archives of Bosnia and Herzegovina, Sarajevo, Bosnia and Herzegovina domazetsinisa@yahoo.com Abstract Instead of the well-known technical listing of the advantages gained by digitizing archival records at the beginning of this paper, the research of the topic took the author, entirely unplanned, in a slightly unexpected direction. Which path brought us to today's needs that modern archives should meet? Was it only one straight direction or multiple simultaneous historical and evolutionary processes, from multiple courses? It was interesting to study and understand how the change in scientific methodologies directly affected archivists and accelerated the need for massive access to archival fonds and what the Archives of Bosnia and Herzegovina can do to keep pace in today's Digital Era. Key words: formats, database, digitization, scanning, access Izvleček: Začetki digitalne dobe v Arhivu Bosne in Hercegovine Namesto naštevanja dobro znanih prednosti, ki jih prinaša digitalizacija arhivskega gradiva na začetku tega prispevka, je raziskovanje tematike avtorja zaneslo v malenkost nepričakovano smer. Katera pot nas je privedla do izpolnitve zahtev, ki jih danes morajo izpolniti arhivi – le ena, neposredna pot ali več vzporednih zgodovinskih in razvojnih procesov? Zanimivo je raziskovati in razumeti, kako so spremembe v znanstveni metodologiji neposredno vplivale na arhiviste ter pospešile potrebo po množičnem dostopu do arhivskih fondov in kako Arhiv Bosne in Hercegovine drži korak s časom digitalne dobe. Ključne besede: formati, podatkovne baze, digitalizacija, skeniranje, dostop

Introduction words

In his paper titled ''Archive Fever: A Freudian Impression“, Jacques Derrida (1996, 36) outlines that ''…the question of the archive is not, I repeat, a question of the past… but rather a question of the future, the very question of the future, question of a response, of a promise and of a responsibility for tomorrow. The archive: if we want to know what this will have meant, we will only know tomorrow.'' Archival science has always been torn between two opposing goals. On the one hand, to fanatically preserve all important documents in human history from disappearance (which inevitably implies a very limited and exclusive access) while on 265

S. Domazet: The Dawn of Digital Era in the Archives of Bosnia and Herzegovina

the other hand, original documents should be presented to as many people as possible, so that the authentic content remains in the collective memory of the nation (and thus expose them to a high risk of damage). For many academics, researchers and students, archives have always been a treasury never fully explored, in which the ''guard'' (i.e. the archivist), has a much different attitude towards the material inside. He primarily seeks to preserve and protect documents they are trying to examine and investigate. The usual practice of sending announcements and recommendations, filling in forms, and disposing of all personal belongings, except computers and pencils, is necessary to ensure, inter alia, the security and longevity of the original archival material. However, in recent years, technology has radically changed the way in which data is accessed in the Archives. To mention the advantages of digitization in today's time has become impossible without repetition but all well-known facts. Starting from the fact that now it is possible to search much faster and more thorough, regardless of the search term, name or topic, then efficient access to any archival box from any part of the world at any time of the day, or how it is feasible for multiple researchers to work simultaneously on the same document, etc. We can say that after quality scan with accompanying metadata run into a proper database, the fun can begin. However, up to this point, it is necessary to carry out the necessary strategic and technical preparations, which in the case of lack of experience in such affairs is not an easy task at all.

A less visible path to digital era

Digitization of archives is not only a mere product of overall technological progress of mankind, but also the need arising from evolutionary processes in scientific methodology. Since its foundation, until about twenty years ago, the Archives of Bosnia and Herzegovina was an institution that existed far from the public eye, and was used exclusively by professional researchers and occasionally, ordinary citizens when they needed some important documents they lost. A good archivist was expected to be passive and without any stance, his voice would not be heard, but only to perform the function of a tool that sorts, lists and restores archival records. He was expected to be unobtrusive, invisible and neutral. This approach owes to the positivist approach to science, which marked a good part of the twentieth century. Such doctrine states that all relevant knowledge is obtained "a posteriori," based on the natural laws perceived by our senses, interpreted by reason and logic. Thus, the archives is perceived as the invariable environment inherited by the archivist, whose laws and integrity are not intermingled by either their interpretation or the alteration of the resulting order of origin. Accordingly, the basis of positivism is empiricism. Positivism also considers that the society functions in accordance with general laws, so the introspective and intuitive reasoning is rejected. The archives should be a mirror of a stable and invariable reality. In such an environment, it was to be expected that archival records were mainly intended for an intellectual elite that should not contaminate it by deduction and critical attitude, but to research the most striking facts only. The shift from this approach came with the arrival of postmodernism, with elements of deconstructionism and post-structuralism (separating reality from abstract ideas) adding the irony and skepticism towards the postulates that were established by then. The society no longer operates in accordance with the general laws, but it is managed by processes that are constantly changing with the development of new ideas and with 266

Moderna arhivistika, I., 2018, ĹĄt. 1

general progress. This method of analysis has shifted the role of an archivist from a passive observer and neutral servant to an active participant with a critical approach, who affects the shaping of reality almost as well as the immediate creator - through the system of collecting materials, estimating their importance, creating inventories, descriptive aids and historical notes. When records arrive in the archives, it is usually necessary to repackage it into archive boxes, and often review it for possible extraction. The simple act of repacking, for the purpose of long-term preservation, puts the archivist into the very core of the formation of a new matter during the transformation of the unlisted, formless but dynamic pile in the "mild boredom of order," as Benjamin Walter (1968) wrote in his essay on arranging of his library. Suddenly, we are aware of the fact that the very information in the document is not a fixed fact. The archives has become a place where you need to scratch the surface and catch contexts in search of the truth. It is necessary to distinguish for what purpose the document was originally created, by whom, for whom, who saved it and why. More than the immediate bearer of truth, the document is recognized as the backbone of the entire range of meanings that put it into a complex socio-cultural framework. Its truth is not absolute, but contextual. The past created by it comes from discourse with the present. As the passive role of the archivist changed, the attitude of the whole society had changed too! The archives is no longer the place predominantly designed for a chosen circle of scientists, for more and more "ordinary" citizens are coming. In order to fulfill one of its core tasks (apart from the preservation of materials), to make documents available, it is necessary to radically modernize the exploration and search, and nowadays the most effective way to do this is by - digitization!

Activities on document protection - scanning and digitization

Archival records in digital form are becoming increasingly popular and often uncritically favored. It must be acknowledged that their benefits are enormous - incredibly fast and easy access to the requested data, no problems with storage space, easy copy creation, access from anywhere in the world... For the first time, it is possible to protect the original by providing access to a digital surrogate. Apparently, this is the future. But what about the present? Archivists who have fought so far with decaying paper (because of the high acid content in its composition), with thermo-fax ink that fades and disappears with the flow of time or highly flammable nitrate films, now have to catch up with a new medium that if (or rather when) starts to fail, disappears in the blink of an eye and there is no time for an adequate response. Their tasks are being redefined. The idea of a "digital depot", as an ideal and simple substitute for the classic one, which saves tremendous space and reduces maintenance costs, fades when the conditions to be met are set before it. When an archivist is considering preserving the document, he must think in advance, if not centuries, then at least decades. Taking into account that software and hardware are out of date in three to five year cycles, there is a question of how to access the stored electronic material in the future? It is a dangerous gap between a variety of hardware supplies dedicated to data storage and unreliable methods for permanent preservation. As a result, production of a large number of digital records has been accelerated, without a clear strategy for their long-term storage. Estimates about the growth of e-data may be difficult to make, but they are without doubt impressive. The lack of universally accepted standards and protocols, proven methodology, and 267

S. Domazet: The Dawn of Digital Era in the Archives of Bosnia and Herzegovina

institutions in Bosnia and Herzegovina that have long-term experience in keeping electronic records, transforms the whole issue into a time bomb. The result is that, for now, this kind of long-term preservation is in a way still experimental and associated with numerous risks. It is not enough to do just regular data migration, but also the migration and emulation of the technology, along with devices and formats in which the information was generated, so that it would still be available on new platforms. In other words, even under the condition that it does not malfunction, the hardware could become unusable within ten years! We are still waiting for the absolute solution, but electronic data are already accumulating around us. One of the acceptable solutions is to convert a digital record into the simplest possible format, which for its reading does not require sophisticated software, such as ASCII text file or flat file. This approach has universal application, is easy to implement, and it has proved to be financially acceptable. It was proven in practice when migrating large databases from the 1950s and 1960s from punched cards on the magnetic tape and then from the magnetic tape to the optical medium. The second low-tech approach would be to convert audio, writing and photos into a high-density QR code, which would be split into frames and recorded on a 35mm microfilm tape. Simple open source software would easily convert the scanned frame or series of frames into the original source format. This would take advantage of the durability of microfilm without losing color, sound, or even motion. These two approaches, or a third, the Archives of BaH can not finalize by itself. Providing the required hardware, recruiting and training an additional number of people and finding the required workspace is in current circumstances difficult to achieve. Fortunately, there are enough companies that this is their primary business and it is needed to plan a budget and choose the best offer. The Archives of Bosnia and Herzegovina is aware it has to take into account its researchers when planning scanning of archival records. If the result does not meet the needs of the end user, all the effort lost its value. These needs vary from institution to institution, from researcher to researcher; however, there are some basics that are common to all. One of the most important is establishing a mechanism for authentication and integrity of the digitized document. Archivists must protect the authenticity of the document during the course of archival processing, preservation and use (Code of Ethics, 1996). Databases must be protected against unauthorized access, alteration, or deletion. Data safety, integrity and periodic review are important components of maintaining its authenticity. The conventional document is a material object with its physical and chemical characteristics, which can be directly perceived and analyzed by our senses. Its digitized form does not have the properties of a material object, and whenever used, it must be reworked in the visible and legible form. Accordingly, processing of electronic records is technically more complicated than the processing of its conventional source. The electronic environment has a number of weak points that endanger authentication, and it is necessary to take more complex measures to ensure its integrity. Before the digitization process began, the characteristics of the original material were also taken into account. These characteristics can be influenced in many ways fire marks, discolored ink because of moisture (or fire extinguishing, as in the case of BaH Arhives), thin paper through which text is visible on both sides, etc. Documents that required laboratory treatment prior to processing are separated in a special depot. This has been done to improve the quality of subsequent digitization and the protection of originals. 268

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

When planning the digitization project, the Archives of Bosnia and Herzegovina lacked experience in this field, so it was necessary to consult methodologies applied by other related institutions. A useful source of information was the Internet. Any suggestion, counsel and advice were welcome and carefully analyzed. Activities are divided into planning (database and software selection, work plan, analysis and document preparation) and deployment (scanning and digitization, metadata, quality check, and storage media entry). Digitizing should be understood not just as the act of scanning an analog document into digital form, but also as a series of activities that result in a digital copy being made available to end users via the Internet or other means for a sustained length of time. The activities include:   

      

document identification and selection, document preparation (including preservation, access review and screening, locating, selecting, and refiling), basic descriptive and technical metadata collection, sufficient to allow retrieval and management of digital copies and to provide basic contextual information for the user, safety of the material being digitized, digital conversion, quality control of digital copies and metadata, providing public access to the material, providing user-friendly online ordering for reproduction services reviewing the existing IT infrastructure to ensure that it can sustain long term growth, storage, and preservation of digital copies and metadata and utilizing a management system that ensures the authenticity, reliability, usability and integrity of digital copies.

It was necessary to choose the material for digitization and the Archives decided to start with the two most used – periodical collections and the fonds ''Commission for Religious Affairs in Bosnia and Herzegovina''. The latter fond was chosen for several reasons – a relatively small number of archival boxes (114), frequent use among researchers and has never before been microfilmed or scanned. As for periodicals, there is a large number of Legal Codes and daily newspapers in the Archives of Bosnia and Herzegovina, dating from 1878 to the present day. This type of material is frequently, almost daily, explored and photographed and never before had been digitized or microfilmed, so the originals have become damaged. This type of paper is of the weakest quality, easy to tear and break and such documents are at the greatest risk of rapid degradation. Initially, scanning was done by a specialized firm, but after the purchase of necessary equipment, the Archives took over the rest of the job. The digitization process was done by three Epson GT-20000 flatbed A3 scanners, which can scan in resolution to 600 x 1200 dpi in 48-bit color and on book scanner MICROBOX SPIRIT MFT 1534, which allows the fastest transfer of documents up to A3 size to digital format, without needing to be exposed to excessive light and excessive bending. Scanning standard was 300/600 dpi, TIFF (backup) and 300/150 dpi JPG (for users). When selecting the appropriate resolution, it was attempted to avoid unnecessarily large or small files. 269

S. Domazet: The Dawn of Digital Era in the Archives of Bosnia and Herzegovina

Table 1: Basic standards for scanning in the Archives of Bosnia and Herzegovina:

Multiple pixels up to a certain extent mean more fine details, but if it continues in this direction, the only thing resulting is a sluggish and heavy file that requires too much valuable space and longer processing time. In the case of full-featured maps, 600 dpi is acceptable, 300 dpi for photos and illustrated text, and 300/200 for plain text. It is important to specify a resolution that will capture all relevant details of the original document. When making any digital surrogate, we took into account that it is a true copy of the original, without any subsequent adjustments and refinements. The master copy should show the documentâ&#x20AC;&#x2122;s appearance at the time of recording and it is subject to the same legal regulations as the original.1 The working surface should always be kept clean - old paper constantly leaves tracks of dust and a lot of care should be taken in the process of scanning. It is necessary that edges of documents are visible on each side of the scan; cropping is not tolerable. In the case of lightweight paper that easily passes light, it is necessary to put clean white paper as a background. This improves the contrast, the texture is less visible and autofocus on the scanner easier achieves sharpness. Documents that originally have good contrast, predominantly of a recent date (typewriter, laser printer), whose paper is clean, without stain and/or damage, can be digitized as a 1-bit file with black and white pixels, without visible paper texture; as 8-bit grayscale, and as 24-bit RGB color image. With older documents, which are hard to read, pale and with low contrast, the best results are achieved by 8-bit scans. Most of them have no relevant color information and the 8-bit grayscale variation will be lighter and take up less space than the color version. When color is of the utmost importance for interpreting information or when it is desired to get the most accurate original view, the scanning is done in full color. On several occasions, the scanned document had a dry stamp on it, which was not seen in digital form at all because of the vertical light of the scanner that is designed to evenly illuminate the flat surface. When only one-sided light was used, the seal 1

See: The basic principles of digitization of the documentary heritage available at: http://www.unesco.org/new/fileadmin/MULTIMEDIA/HQ/CI/CI/pdf/mow/digitization_guidelines_for_web. pdf.

270

Moderna arhivistika, I., 2018, ĹĄt. 1

became visible, and the most effective was when the document adjusted that the shadow fell to its bottom.

Sample of the three most common mistakes during picture scanning . The picture on the left is partially cropped, slightly rotated and incorrectly illuminated resulting in the reflection on the black surface. Picture 1: Austro Hungarian maneuvers near Sarajevo, 1914

In addition to the scanned material, metadata is also included, enabling identification, management, access, use and protection. Although their entry requires considerable time and effort, they affect the quality of the work and prevent the possibility that the files eventually get lost. In the digital environment, the context of creating a document is easy to change. The information structure of the electronic archives integrates digital records and metadata that are needed to access them. Durability is achieved by assigning the relevant descriptive, administrative, structural and preservation metadata to all digital objects and to the organization of the entire collection. Table 2: Types of metadata:

Descriptive Metadata Administrative Metadata Structural Metadata Technical Metadata

Describe intellectual content of the source Contains data on ownership and property rights Describe links between multiple digital files, e.g. file ordering within a single set or series Describe characteristics of the digital file, e.g. type, bit depth, resolution, etc.

Scanned documents are converted to PDF, PDF/A or searchable PDF using the OCR software (Abby Fine Reader), and in that format are available in the reading-room. In addition to documents, inventories and guides are also scanned in searchable PDF format, making it easier and faster to search, both employees and users. Of the utmost importance is the active interaction with the user community in choosing the most suitable file format. For a certain content consensus already exists (e.g. audio files are most often stored in WAV). The picture master file uses TIFF, RAW and DNG, and recently open-source JPEG2000. On the other hand, in some areas, uniformity is not easy to achieve. This is the case with digital video files, where there are countless formats and a variety of encoding technologies, and every standardization has been slowed down by commercial reasons of the manufacturer. Audiovisual footage is a surrogate reality. Technology allows that anyone who watches and hears a certain record feels how the situation looked and sounded like. Technology creates nothing more but an illusion of reality due its limitation on reproduction. That is the fact one have to bear in mind when planning data transfer or format changing, since such interventions carry 271

S. Domazet: The Dawn of Digital Era in the Archives of Bosnia and Herzegovina

the risk of additional loss of content. These forms (for video) and signals (for sound) are information to be retained. The main technical problem is to transfer digital content from the original media (such as CDs, DVDs, video tapes, DATs, or minidiscs) into appropriate files. This procedure, known as "ripping", is characterized by the fact that problems of error control during the transfer may occur, so additional caution and expertise of the involved personnel is needed. Microfilm scanning has begun in 2016 to simplify and accelerate search, to help researchers, and protect originals. The goal is primarily to get a digital representation that is easily readable and searchable. Because of the very nature of the microfilm, the same quality standards as for photographs or printed material could not be applied. The result was a usable scan, but because of the lack of professional equipment, the project is on hold for now.

Storage and Database

The scans are stored on an external HDD, server and on DVD. When selecting an external HDD, it is important that it is resistant to vibrations and minor strokes and was made by a reliable brand. The speed of the input / output is of secondary importance, though the advantage is USB 3.0 standard support. When it comes to storage media, a relatively short life span is not the main limiting factor for digital preservation. It has been shown that the magnetic media, with proper storage, have a lifespan of 10 to 30 years, and the latest SDD technology promises even more. The problem is in their rapid technical obsolescence. A DVD was chosen as a third spare carrier, which is the most financially acceptable solution, although technologically its use is receding. Out of the total number of disks, about 30% are Verbatim Ultra Life, which meet all the conditions for long-term storage (especially reinforced scratchresistant protective layer, gold non-corrosive layer and a silver layer that provides maximum readability). The dynamics of working in this digitization process is slow. One of the reasons is that the migration and conversion requires a certain amount of processing time, but the main reason is a very small number of trained employees, limited amount of equipment, lack of working space and insufficient budget. In 2018, the expansion of storage space and its modernization will be carried out. In several depots, the Archives installed microclimate regulators, which maintain temperature and humidity within optimal values, which directly extends the lifespan of documents. It is obvious that the Archives of Bosnia and Herzegovina is only just beginning a long and demanding task. Effective management of digital collections is a tremendous job, but there is a great necessity and a will to overcome this challenge. All above resulted in the first open source database - Archive Digitization Application 2 or ADA2. Albeit modest in size and features, but as the backbone for future upgrading and improvement. More than just managing the digitization process, ADA2 gives the opportunity to store archival holdings online and to interact with the audience, to export collections for special exhibitions or to any of the many open source catalogue management tools. Archives of Bosnia and Herzegovina chose ADA2 as its first database because it allows to manage and control all the elements in a digitization process at very little or no additional cost. Its workflow covers most typical use cases, including handling newly scanned documents, integrating previously scanned digital collections, with or without metadata, incorporating unprocessed archival collections, supervising crowd-sourced metadata input, and more.

272

Moderna arhivistika, I., 2018, ĹĄt. 1

ADA2 can be easily configured, allows file browsing, has a revision system, metadata is customized to Dublin core and has distributed scanning and metadata distribution, i.e. direct communication between all the participants involved in the digitization phase.

Picture 2: ADA 2 workflow

It is built as a Drupal 7 distribution package, containing the Drupal core, a number of contributed community modules, several modules specifically built for it, the ADA2 theme and a pre-defined configuration. The standard ADA2 configuration can be quickly installed on any pHp 5.3x / Mysql 5.x enabled web server, following the common Drupal installation procedure (a minimum installation requires 15 MB; 60 MB is needed for a website with many contributed modules and themes installed). All necessary server side components are included in the installation package. Minimum requirements are Windows XP+, 2Gb RAM, 600Mb disk space and any contemporary browser to access the application. Websites built using just Drupal core (i.e. with no additional, contributed modules) are compatible with, and fully functional, in all modern browsers that support CSS and JavaScript. However, browsers have varying levels of compliance with Internet standards such as CSS 2, so there may be minor variations in appearance. If a browser that does not support JavaScript with Drupal, the functionality will be slightly different. It is also possible to use a browser that does not support CSS with Drupal, but in that case, the site will not look very similar to how it looks in a browser that does support CSS. Additional advanced features, requiring the server level installation of third party open source software are supported by detailed documentation. Database can serve as a temporary document repository, offering controls for metadata mapping. The search engine provides archives users with keyword, category and advanced search, and gives archives managers a multilayer overview of the archival structure, as well as user and archival statistics. Each individual document is available for review, and zoom, rotation, download and printing is allowed (pic. 5).

273

S. Domazet: The Dawn of Digital Era in the Archives of Bosnia and Herzegovina

Picture 3: ADA2 main Archival structure

Picture 4: Inside archival box

Picture 5: Review of an individual document, with control commands 274

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

POVZETEK

ZAČETKI DIGITALNE DOBE V ARHIVU BOSNE IN HERCEGOVINE Siniša Domazet Arhiv Bosne in Hercegovine, Sarajevo, Bosna in Hercegovina domazetsinisa@yahoo.com

Arhivisti se pri svojih nalogah soočajo z mnogimi novimi izzivi. Medtem ko se nosilci arhivskega gradiva spreminjajo, ostajajo arhivske naloge in njihova pomembnost za družbo enaki. Digitalizacija je več kot le varovanje arhivskega gradiva – raziskovalcem ponuja takojšen dostop do gradiva, kar je bilo v tradicionalnem okolju nepredstavljivo. Kvaliteten prehod na digitalni arhiv v družbi Bosne in Hercegovine, ki je vpeta v različne ekonomsko-politične prioritete, ni lahka naloga. Še zlasti zato, ker ne obstajajo definirane norme za njeno izvedbo. Na začetku je potrebno izbrati pravo strategijo, da vloženi napori ob zaključku niso bili zaman. Arhiv Bosne in Hercegovine se je zanašal na izkušnje večinoma tujih institucij, ki so že bile vključene v takšne projekte in so sprejele svoje standarde in navodila (z nekaterimi manjšimi popravki). Zelo pomembno je posvečati pozornost kompatibilnosti prevzetega sistema obdelave v širšem tehnološkem konceptu – za ohranjanje avtentičnosti dokumentov, migracijo podatkov in zadoščanje potrebam uporabnikov. Pred pričetkom je proces potrebno podrobno analizirati, enaka temeljitost pa mora biti prisotna tudi pri skeniranju, vnosu metapodatkov in izbiri podatkovne baze. Sprejeta strategija temelji na manj obsežni digitalizaciji v arhivski ustanovi, z uporabo lastnih virov, najemom ponudnikov, specializiranih za masovno digitalizacijo, za obsežnejše fonde ter odprtokodno podatkovno zbirko, ki trenutno zadošča vsem potrebam za pregledovanje in raziskovanje.

Sources and bibliography Code of Ethics. (1996). Beijing: General Assembly ICA. Collection digitisation policy. (s. d.). Canberra: National Library of Australia. Retrieved from: http://www.nla.gov.au/policy-and-planning/collection-digitisationpolicy. Derrida, J. (1996). Archive Fever: A Freudian Impression. University of Chicago Press. Gertz, J. (2000). Selection for Preservation in the Digital Age. Library Resources and Technical Services 44, no. 2. Ayris, P- (1998). Guidance for selecting Materials for Digitisation. (Joint RGL and NPO Preservation Conference: Guidelines for Digital Imaging). Online, available at: http://eprints.ucl.ac.uk/492/1/paul_ayris3.pdf

275

S. Domazet: The Dawn of Digital Era in the Archives of Bosnia and Herzegovina

Fundamental principles of digitization of documentary heritage. (s. d.). Available at: http://www.unesco.org/new/fileadmin/MULTIMEDIA/HQ/CI/CI/pdf/mow/digitizatio n_guidelines_for_web.pdf. Palfrey, J. ; Gasser, U. (2008). Born Digital: Understanding the First Generation of Digital Natives. New York: Basic Books Walter Benjamin, W. (1968). Unpacking My Library, Illuminations: Essays and Reflections. Ed. Hannah Arendt. Schocken Books; New York

276

oderna Marhivistika

Informacijska varnost

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Prejeto / Received: 21. 02. 2018 1.02 Pregledni znanstveni članek

1.02 Review Article

OBVEZNOSTI PODJETJA MARIBORSKI VODOVOD KOT DELEŽNIKA KRITIČNE INFRASTRUKTURE NA PODROČJU NEVARNOSTI E-POSLOVANJA IN POTREBA PO VARNOSTNIH PREGLEDIH IKT-SISTEMOV mag. Danilo Burnač Mariborski vodovovod, j. p., d. d., Maribor, Slovenija danilo.burnac@mb-vodovod.si

Sanja Androić Mariborski vodovovod, j. p., d. d., Maribor, Slovenija sanja.androic@mb-vodovod.si

Boštjan Špehonja Unistar LC d.o.o., Ljubljana, Slovenija bostjan.spehonja@unistarpro.si Izvleček: Namen članka je predstaviti obveznosti podjetja Mariborski vodovod kot deležnika kritične infrastrukture na področju nevarnosti e-poslovanja in zakonodaje ter potrebo po varnostni pregledih IKT-sistemov. Najprej bodo predstavljene vloga in obveznosti podjetja Mariborski vodovod na področju kritične infrastrukture, nato razlogi uprave podjetja za izvedbo varnostnih pregledov IKT-sistemov, e-procesi podjetja, nevarnosti e-poslovanja, zakonodajne obveznosti s tega področja, metodologija in izsledki izvedenega notranjega in zunanjega varnostnega pregleda. V članku bomo predstavili teoretična izhodišča in zakonodajne zahteve z metodo deskripcije, za to bomo uporabili podatke iz sekundarnih virov. Na podlagi izkušenj iz prakse in izvedenega varnostnega pregleda v podjetju bomo predstavili svoj pogled na kibernetska tveganja, nevarnosti na področju e-poslovanja ter izpolnitev zakonodajnih obvez. Prikazane praktične izkušnje podjetja Mariborski vodovod bodo nedvomno uporabne za ostala podjetja. Skrb za kibernetsko varnost mora imeti vsak zaposleni, saj je podjetje toliko varno, kot je njegov najšibkejši člen. Ključne besede: Mariborski vodovod, e-poslovanje, varnostni pregled, kritična infrastruktura, kibernetsko tveganje Abstract: Obligations of the Water Utility Company Mariborski vodovod as a Participant of Critical Infrastructure on the Field of Risks of E-bussiness and the Need of Secure Checks of IKT Systems The aim of the paper is to present the obligations of the Mariborski vodovod company as a participant in the critical infrastructure related to dangers of e-commerce and legislation and the need for vulnerability assessments of ICT systems. The authors first present the role and obligations of the Mariborski vodovod company in relation to the critical infrastructure and

279

D. Burnač, S. Androić, B. Špehonja: Zavedanje o nevarnostih e-poslovanja in potreba po varnostnih pregledih …

continue with the presentation of reasons for performing vulnerability assessments of ICT systems, company’s e-processes, dangers of e-commerce, legislative obligations relevant for this field and the methodology and findings of the internal and external vulnerability assessment. Author used the descriptive method to present the theoretical basis and legislative obligations based on data from secondary sources. Views on cyber risks and dangers in the field of ecommerce will be presented as well as views on fulfilling legislative obligations based on past experience and vulnerability assessment of the discussed company. We have no doubt that presented practical experience of the Mariborski vodovod company will prove to be useful for other companies. Cyber security should be a concern of every employee because a company is only as secure as its weakest link. Key words: Mariborski vodovod, e-commerce, vulnerability assessment, critical infrastructure, cyber risk

Mariborski vodovod kot deležnik kritične infrastrukture

Mariborski vodovod d. d. izvaja obvezno gospodarsko javno službo distribucije vode in je največji enovit vodooskrbni sistem ter regionalni vodovod v Sloveniji, v upravljanju ima 1607 kilometrov vodovodnega omrežja. Podjetje je pravnostatusno delniška družba v lasti 19 lokalnih skupnosti, v šestnajstih tudi izvaja javno službo distribucije in oskrbe s pitno vodo. Oskrba se izvaja za preko 200.000 prebivalcev v 212 naseljih. V Mariborskem vodovodu načrpamo na leto kar 13,5 milijona m3 vode. (Letno poročilo, 2016, str. 8–10). Cilji podjetja so usmerjeni k poslovni odličnosti, družbeni odgovornosti, varčevanju z vodo in energijo ter uvajanjem informacijskokomunikacijske tehnologije (dalje: IKT) v vse poslovne procese. Sodobne informacijske tehnologije so strateško področje podjetja Mariborski vodovod d. d. Informacijski sistem podjetja sestavljajo poslovni informacijski sistem ERP, tehnični informacijski sistem GIS in informacijski sistem za podporo črpanju in distribuciji vode – SCADA. Baze podatkov pa obdelujemo v podatkovnih bazah ORACLE in Microsoft SQL. Strategija vodstva in celotne družbe Mariborski vodovod temelji na celovitem pristopu v učinkovitem in kakovostnem poslovanju. Poslovne in proizvodne procese upravljamo tako iz organizacijskega kot tudi kadrovskega, pravnega in tehnološkega vidika. Vse to ni mogoče brez velikih vlaganj v IKT, ki omogoča sodobne sisteme nadzora in vodenja poslovnih procesov. V družbi celovito obvladujemo infomacijski sistem, geografski informacijski sistem, elektronski arhivski sistem, elektronsko poslovanje, spletne in notranje intranetne strani, smart platformo o vrsti podatkov in poročil o delu podjetja, prisotnost na družbenem omrežju Facebook, aplikacijo “Moja voda” o stanju porabe in plačilih vode, aplikacijo o vseh zunanjih javnih pitnikih na tekočo pitno vodo, elektronsko poslovanje, daljinsko odčitavanje pametnih vodomerov, brezpapirno poslovanje s strankami in uporabniki, informacijski nadzor objektov in naprav za distribucijo vode, črpanih količin vode in tlakov v vodovodnem omrežju. Vse navedeno kaže na zelo proaktivno raven delovanja našega podjetja z najnovejšimi vrstami IKT. Ob tem je Mariborski vodovod prejemnik še vrste najvišjih družbenih nagrad. Dobili smo naziva najboljše komunalno podjetje v državi in družbeno najbolj odgovorno podjetje v državi, dvakrat zapored smo prišli med pet poslovno najbolj uspešnih podjetij, smo tudi prejemniki nagrade za najboljše poslovno poročilo v državi. Mariborski vodovod je v zadnjih petih letih prehodil pot iz delovno intenzivnega podjetja v poslovno učinkovito podjetje, ki je v celoti spremenilo poslovni model komunalnega podjetja in njegovih poslovnih procesov. Digitalna transformacija podjetja pa s seboj prenaša tudi nevarnosti. Povečujejo se varnostna tveganja, saj se količina ustvarjenih, obdelanih in analiziranih, digitalnih podatkov povečuje na potenco, kar prinaša nove delovne in poslovne izzive. Menedžment tehnologij za podporo izvajanju strategije delovanja podjetja omogoča 280

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

obdelavo informacij za podporo uspešnemu odločanju in vodenju same organizacije. Sprejeli in uvedli smo sistem vodenja ISO 9001, ISO 14001 in ISO 18001. Poslovne procese spremljamo, da lahko vodstvo učinkovito poslovno odloča na podlagi računalniškega sistema za poslovno odločanje (Business Intelligence). Brez zavedanja vodstva ter sprejemanja odločitev o razvoju in napredku na področju IKT napredek ne bi bil možen med vsemi strukturami zaposlenih. Danes lahko govorimo o tem, da so zaposleni na vseh nivojih sprejeli digitalno transformacijo kot svoj običajen način dela v delovnem vsakdanjiku. Družba je stopila na digitalno avtocesto razvoja, v kateri lahko samo vozi naprej, z željo, da bo pri tem naletela na čimmanj varnostnih ovir. V podjetju pa je vodstvo dolžno omogočiti vse podporne politike, da bo podjetje kot celota sledilo hitremu razvoju v digitalnem svetu. V podjetju trenutno izvajamo vrsto večjih in manjših projektov, ki temeljijo na informacijski tehnologiji. Vodo večina ljudi jemlje kot samoumevno in kot dobrino, ki je vedno na voljo. Na podlagi zakonskih določil sodi voda med živila. Pitna voda je nadzorovano živilo. Nadzor nad njo se izvaja preko sistema notranjega nadzora pitne vode po načelih sistema HACCP (kratica za: analiza tveganja in ugotavljanje kritičnih točk) in omogoča nadzorstvo celotnega sistema preskrbe ter pravočasno prepoznavanje vseh mikrobioloških, kemičnih in fizikalnih parametrov, ki bi lahko predstavljali tveganje za zdravje ljudi. Pravega pomena vode se zavemo šele tedaj, ko je nimamo. Voda spada v četrti sektor kritične infrastrukture državnega pomena. V Sloveniji je oskrba s pitno vodo opredeljena kot obvezna občinska gospodarska javna služba varstva okolja. Država pa določa pogoje glede vodovarstvenih območij in pridobivanja vodnih pravic za rabo vode. V zvezi z varstvom voda je bila sprejeta cela vrsta evropskih direktiv in državnih zakonskih določil. Najpomembnejši zakonski akti za izvajanje obvezne gospodarske javne službe so: Zakon o zdravstveni ustreznosti živil in izdelkov ter snovi, ki prihajajo v stik z živili (ZZUZIS-A), Zakon o varstvu okolja (ZVO-1), Zakon o vodah (ZV-1), Zakon o gospodarskih javnih službah (ZGJS). Država Republika Slovenija ima sprejet tudi nacionalni Operativni program oskrbe s pitno vodo za obdobje od 2015 do 2020. Pri delu izvajalcev javne oskrbe s pitno vodo so najpomembnejši podzakonski izvedbeni akti Pravilnik o pitni vodi in Uredba o oskrbi s pitno vodo. Podjetje Mariborski vodovod d. d. je na teh podlagah pripravilo še obvezen Program oskrbe s pitno vodo 2018–2021. Sprejeta sta bila tudi Načrt zaščite in reševanja delovanja v primeru izrednih razmer in neskladnosti ter Navodilo za ravnanje v izrednih razmerah. Zakon o kritični infrastrukturi (ZKI) določa sektorje kritične infrastrukture in zahteve za zaščito kritične infrastrukture vključno s pristojnostmi, odgovornostmi, obveščanjem, poročanjem in nadzorom. Podjetju Mariborski vodovod kot upravljavcu kritične infrastrukture nalaga ZKI naslednje: »(1) Upravljavci kritične infrastrukture zagotavljajo neprekinjeno delovanje kritične infrastrukture. (2) Upravljavci kritične infrastrukture določijo kontaktno osebo ali več takih oseb za sodelovanje na področju kritične infrastrukture z drugimi upravljavci kritične infrastrukture, nosilci sektorjev kritične infrastrukture in ministrstvom« (ZKI, 19. člen). Burnač in Pungartnik (2017, str. 18–21) sta podala naslednje stališče glede problematike pri upravljanju kritične infrastrukture: »Problematika pri upravljanju z infrastrukturo posebnega družbenega in državnega pomena je, da Mariborski vodovod kot največji regionalni vodovod v državi ni vključen v EU in državne načrte varovanja vodovodne infrastrukture, kot delu kritične infrastrukture posebnega družbenega 281

D. Burnač, S. Androić, B. Špehonja: Zavedanje o nevarnostih e-poslovanja in potreba po varnostnih pregledih …

pomena. Na drugi strani lokalne skupnosti kot lastniki vodovodne infrastrukture, namenjajo zelo malo sredstev v samo vzdrževanje infrastrukture. Najmanj sredstev pa skozi proračunska sredstva namenijo varovanju in zaščiti lastnega premoženja vodovodne infrastrukture.« Kotnik (2012) meni, »da je ranljivost kritične infrastrukture sorazmerna s ranljivostjo kibernetskega prostora. Dejanska stopnja varnosti kritične infrastrukture je odvisna od stopnje tveganja napada na kritično infrastrukturo iz kibernetskega prostora.« Za ugotovitev stopnje varnosti kritične infrastrukture je potrebno narediti vsaj oceno tveganja in analizo ogroženosti. Ranljivost kritične infrastrakture so nam pokazali primeri v preteklosti, kot je bil npr. električni mrk v ZDA leta 2013, ko je brez elektrike ostalo cca. 55 milijonov ljudi in je obenem nastala tudi kolateralna škoda – ustavitev javnega prevoza s vlakom, prenehanje delovanja čistilnih naprav za zagotavljanje pitne vode, izpraznjenost baterij mobilnih telefonov, zaprtje oziroma nezmožnost delovanja podjetij itd. (Kotnik, 2012). V Sloveniji smo imeli kar odmeven napad virusa WannaCry v novomešken Revozu, ki je začasno ustavil proizvodnjo. K sreči v Sloveniji zaenkrat še ni bilo (vsaj uradno) znanega kibernetskega napada na kritično infrastrukturo, upajmo, da ga tudi še hitro ali sploh ne bo. Izpad električne energije zaradi žleda nam je žal že pokazal, kakšne posledice so lahko v smislu kolateralne škode na področju vodooskrbe. Kakšen dobro izpeljan kibernetski napad pa bi lahko povzročil še večjo škodo in posledice, saj obstaja možnost, da bi zlonamerni hekerski napadalec v najslabšem scenariju lahko prevzel nadzor nad določenim upravljanjem oskrbe s pitno vodo. Vsako vodstvo organizacije se kot dober gospodar trudi omejiti tveganja ter uvaja mehanizme za preprečevanje le-teh. Tveganja delimo na tiste, ki se jih zavedamo, ter tiste, ki se jih ne zavedamo. Z izvedbo zunanjega ter notranjega varnostnega pregleda informacijskih sistemov naslavljamo tista tveganja, ki se jih ne zavedamo. Hitrost razvoja IKT je na takšnem nivoju, da zahteva vsakodnevno učenje in poznavanje tehnologije, zato je v sektorju informatike znotraj podjetja težko slediti vsem varnostnim tveganjem, zraven tega pa se tam po najboljših močeh trudijo zagotoviti neprekinjeno delovanje sistemov. Zato je potrebno za izvedbo varnostnega pregleda najeti zunanje strokovne sodelavce, ki se odražajo kot nepopisan list in o samem sistemu ne vedo ničesar. Skrbniki IKT-sistemov bi morali sproti urejati vse nastale ranljivosti v podjetju, medtem ko je hekerjem dovolj ena sama ranljivost in že lahko povzročijo škodo v podjetju. To še posebej velja za sisteme s kritično infrastrukturo, kjer je zavedanje o kibernetski varnosti na še višjem nivoju. Le tako lahko zagotovimo maksimalno kvaliteto izvedbe in ugotovimo tveganja, za katere nismo vedeli, da so obstajala. Negativni učinki tveganj lahko vplivajo na neprekinjenost poslovanja in delovanja sistemov, storitev in procesov. Zato je še posebej pomembno, da se v podjetju Mariborski vodovod sprejema akcije, s katerimi se pravilno identificira, opredeli ter upravlja s tveganji. Vsak uporabnik oziroma odjemalec na področju vodooskrbe podjetja Mariborski vodovod odpre pipo, si natoči kozarec vode in brez premisleka o oporečnosti vode le-to popije. To smo dosegli z nenehnim dokazovanjem uporabnikom, da so sistemi oskrbe s pitno vodo neoporečni in da smo zaradi izvedenih ukrepov zaupanja vredno podjetje. To pa je vse prej kot lahek izziv, saj se podjetje vsakodnevno sooča z izzivi, ki se jih odjemalci malo ali pa sploh ne zavedajo. Eno izmed teh izzivov so tudi že omenjena informacijska tveganja. Zato uprava podjetja šteje izvedbo varnostnih pregledov za visoko dodano vrednost podjetju. Le-te ne moremo vedno meriti s finančnimi sredstvi, saj koristi, ki jih pridobimo, prevladajo nad vložkom. Varnostni pregledi so dobra podlaga za izpolnitev zakonskih zahtev GDPR, ZVOP-2, ZVDAGA, ZVDAGA-A, UVDAG, ETZ 2.1, ZDIJZ-E in ZOPSPU-1 ter pridobitev standarda ISO 27001. Poleg tega pa podjetje pridobi širši vpogled o stopnji varnosti informacijskega sistema, pridobi tehnične 282

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

informacije o pomanjkljivosti trenutne postavitve IKT-sistemov, z odpravo ranljivosti zmanjša ogroženost in ranljivost sistema. Najpomembnejša prednost pa je zmanjšanje varnostnega in finančnega tveganja zaradi morebitnih kibernetskih napadov.

Obveznosti podjetja na področju nevarnosti e-poslovanja in potreba po varnostnih pregledih IKT-sistemov

Mariborski vodovod se prilagaja sodobnim trendom in je že v veliki meri prešel na e-poslovanje, ki pa zraven prednosti prinaša tudi veliko nevarnost kibernetskih napadov ter prilagajanje različnim zakonodajnim obvezam, kot so ZVDAGA (Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih), Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAG), Enotne tehnološke zahteve (ETZ 2.1), Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ-E), nova uredba Regulation (EU) 2016/679 of the european parlament and of the council (GDPR), prihajajoči Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2), Zakon o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike (ZOPSPU-1), Pravilnik o načinu izmenjave elektronskih računov prek enotne vstopne in izstopne točke pri Upravi Republike Slovenije za javna plačila itd. Podjetje skrbi za vodno oskrbo, voda pa sodi v četrti sektor kritične infrastrukture državnega pomena. Zakonodajne obveznosti s tega področja so bile že na kratko predstavljene. Zato se bomo najprej lotili prikaza procesov e-poslovanja v podjetju, nato pa zakonodajne obveze za e-gradivo, e-hrambo in e-poslovanje, ki se velikokrat prepletejo, zato se podjetje včasih v praksi težko odloča o tem, katero zakonodajno obvezo naj izpolni kot prvo ali katero lahko v celoti izpolni glede na drugo zakonodajno obvezo, predvsem pa o tem, katera obveza je bolj pomembna oz. zavezujoča. Obenem ogrožajo e-poslovanje kibernetska tveganja. Uprava podjetja oz. direktor sta se zaradi zahtevnih zakonodajnih obvez in kibernetskih tveganj odločila za izvedbo notranjega in zunanjega varnostnega pregleda, ki ga je izvedel strokovno kvalificiran zunanji izvajalec, da pridobi realno sliko stanja. Metodologija varnostnih pregledov in odkrite ranljivosti, ki so najpogostejše pri večini podjetij, bodo predstavljene v nadaljevanju članka. Pri poslovanju podjetja se je povečala količina dokumentarnega in arhivskega gradiva, obenem pa je pričelo primanjkovati prostora za fizično hrambo le-tega. Sodobni trendi in zahteve uporabnikov so vedno bolj usmerjeni v e-poslovanje, zato se je tudi podjetje pri nekaterih pomembnejših procesih, predvsem kjer se ustvarja in hrani večja količina papirne dokumentacije, odločilo za prehod na e-poslovanje. Takšna procesa sta pošta (vhodna, izhodna in interna pošta) in računi (prejeti računi in izdani računi za vodarino) podjetja. Podjetje ureja notranja pravila za elektronsko poslovanje in elektronsko hrambo za omenjene procese podjetja, ki jih bo kot javnopravna oseba oddalo v potrditev Arhivu RS v skladu s zakonodajnimi zahtevami ZVDAGA. Zaradi zakonodaje s področja elektronskega poslovanja in e-hrambe ter lažjega obvladovanja dokumentacije je podjetje uvedlo certificiran dokumentni sistem za pošto podjetja, ki je omogočil nadzor in transparentno obvladovanje vhodne, izhodne in interne pošte. S pomočjo certificiranih dodatkov dokumentnega sistema se vsa pošta v papirni obliki digitalizira, pošto, prejeto v elektronski obliki, pa se zajame. Vso pošto podjetja, ki ima določen rok hrambe po klasifikacijskem načrtu več kot 5 let, se avtomatsko prenese v zakonsko skladno, varno in akreditirano e-hrambo mSef zunanjega izvajalca Mikrografija. Prejeti računi se prenašajo po končanem evidentiranju v računovodskem programu v certificiran dokumentni sistem, kjer se tudi elektronsko potrjujejo in prenašajo v varno in akreditirano e-hrambo zunanjega izvajalca Pošta Slovenije. Vso pošto in račune tako hranimo v certificiranem dokumentnem sistemu in v varni akreditirani hrambi, ki je skladna z zahtevami ZVDAGA.

283

D. Burnač, S. Androić, B. Špehonja: Zavedanje o nevarnostih e-poslovanja in potreba po varnostnih pregledih …

Količina predvsem prejetega in izdanega dokumentarnega in arhivskega gradiva v elektronski obliki se iz leta v leto povečuje, kar je razvidno tudi v prikazu statistike v preglednici 1 v nadaljevanju. V poslovnem procesu pošte podjetja se letno poskrbi za evidentiranje in zaključitev, vključno z e-hrambo za cca. 15.000 dokumentov dokumentarnega ali arhivskega gradiva. Delež izvornih elektronskih dokumentov vsako leto narašča. Leta 2017 jih je bilo 37,38 %, leta 2016 pa 37,23 %. Ostali delež je papirna pošta, ki jo v celoti digitaliziramo in tako pretvorimo v elektronsko obliko. Pri e-računih, prejetih s strani poslovnih partnerjev, imamo dobre kazalce, saj jih podjetje prejme dobrih 6.000 letno. Leta 2017 je bilo prejetih e-računov 35 %, leta 2016 pa le 3,3 %. Redno smo obveščali predvsem večje in redne dobavitelje, da nam pričnejo pošiljati e-račune, zaradi česar se je njihov delež občutno povečal. Posledično so se posodobili tudi postopki v računovodstvu, saj je prevzem e-računov zelo avtomatiziran in ni več ročnega vnašanja podatkov. Tudi v procesu prejetih računov se vsi prejeti računi v papirni obliki digitalizirajo oz. se pretvorijo v elektronsko obliko. Podjetje letno izda dobrih 550.000 računov za vodarino oz. približno 48.000 mesečno. Delež izdanih e-računov leta 2017 je bil 8,66 %, leta 2016 pa 7,84 %. Podjetje lahko za povečanje deleža e-računov vpliva na upravitelje, pri dosedanjih poskusih pri končnih odjemalcih pa ni bilo večjega uspeha kljub izvedbi nagradne igre in raznih reklamnih promocij oz. kampanj. Plan za leto 2018 je prebiti mejo 10 %. V statistiko so zajeti tudi izdani materialni računi in situacije, ki številčno znašajo okrog 1600 letno in ne vplivajo bistveno na statistiko.

Vrsta dokumentacije Pošta (vhodna, izhodna in interna) Prejeti računi Izdani računi - vodarina

Leto

Skupno število

Delež elektronske

Delež papirne

2017 2016 2017 2016 2017

15.332 15.549 5.666 6.401 568.762

37,38 % 37,23 % 35,14 % 3,28 % 8,66 %

62,62 % 62,77 % 64,86 % 96,72 % 91,34 %

2016

557.856

7,84 %

92,16 %

Preglednica 1: Statistika primerjave deleža elektronske in papirne dokumentacije za leto 2016 in 2017 po vrsti dokumentacije

Ključne prednosti e-dokumentacije so zmanjšanje fizičnega prostora, potrebnega za hrambo, zmanjšana poraba papirja in skrb za okolje, povečanje učinkovitosti postopkov, hitrejše iskanje in povečanje zadovoljstva odjemalcev in poslovnih partnerjev, saj so storitve hitrejše. Slabosti so zahtevna zakonodaja, večji stroški za informacijsko tehnologijo, informacijsko varnost in izobraževanje zaposlenih ter višji stroški za morebitna potrebna svetovanja zunanjih izvajalcev. Za procese pošte, prejetih računov in izdane račune imamo izdelane delovne postopke, navodila in kontrolne postopke, ki jih bomo dodali tudi v ISO in notranja pravila tako, da se bo te procese presojalo in preverjalo s strani presojevalcev ISO in s strani notranjih strokovno usposobljenih presojevalcev s področja pisarniškega poslovanja, arhivistike, informacijske infrastrukture in varnosti ali zunanjih presojevalcev v primeru, ko nima podjetje na voljo svojih, kakor so predpisani v UVDAGA (2017, 10. člen) za spremljanje izvajanja notranjih pravil. Področje e-procesov, e-dokumentacije in e-hrambe je zahtevno in zahteva od vseh veliko skrb in odgovornost.

284

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Zakonodaja, ki vpliva na e-poslovanje, je zelo zahtevna in trenutno doživlja kar veliko sprememb. Najprej se bomo dotaknili zakonodaje s področja upravljanja in hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva. ZVDAGA predpisuje obveznosti za varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhive, ki jih Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, ki je pričela veljati s 1. 1. 2018, še podrobneje opredeljuje. Zaradi določil UVDAG (2017, 20. člen) in ZVDAGA (prečiščena verzija, 34. člen) so pristojni pokrajinski arhivi tudi imenovali komisije za pripravo pisnega strokovnega navodila za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega, saj je večinoma potrebno novelirati stara strokovna navodila ali jih izdati tistim pravnim osebam, ki jih morebiti še nimajo. Na primeru podjetja Mariborski vodovod smo vodstvo in strokovni sodelavci ugotovili, da je potrebna novelacija podzakonskih izvedbenih aktov v podjetju. Leta 2014 spremenjeni ZVDAGA predpisuje kar nekaj zahtev za področje e-poslovanja oz. e-gradiva in e-hrambe, kot so priprava in organizacija zajema in hrambe (17. člen), zahteve za notranja pravila (18.–21. člen), zajem gradiva izvirno v digitalni obliki (8. člen), zajem gradiva, nastalega izvirno v fizični obliki (9. in 10. člen), pretvorba zajetega gradiva v digitalno obliko za dolgoročno hrambo (11. in 12. člen), izročitev arhivskega gradiva pristojnemu arhivu (40. člen), pogoji za dolgoročno hrambo v digitalni obliki (28., 29. in 30. člen). Za potrditev notranjih pravil za e-poslovanje in e-hrambo je potrebno izpolniti tudi vse zahteve ETZ 2.1, ki so podrobne in jih je veliko. ETZ (2013) tako predpisuje faze priprave za zajem, hrambo in spremljevalne storitve (6. člen), priprava in sprejetje notranjih pravil (7. člen) vključno z vsebino (8. člen), potrjevanje notranjih pravil in vpis v register (9. člen) ter njihovo noveliranje (11. člen), spremljanje izvajanja notranjih pravil (10. člen), zahteve za zajem in pretvorbo dokumentarnega in arhivskega gradiva (12.–15. člen), pogoje za strojno in programsko opremo za zajem in e-hrambo (41. člen), zahteve za obliko zapisa (42. člen) in nosilec zapisa za dolgoročno hrambo (43. člen), splošne pogoje hrambe, kot je hramba na primarni lokaciji in dve kopiji na dveh geografsko oddaljenih lokacijah (44. člen), itd. V pripravi je tudi zakonodajna sprememba trenutnih ETZ, ki bo samo še konkretnejša. Obveznost e-računov za proračunske uporabnike je predpisana v ZOPSPU-1, ki zahteva, da morajo proračunski uporabniki prejemati e-račune in jih izdajati v primerih, ko je naročnik oz. prejemnik proračunski uporabnik, preko spletnega programa Uprave RS za javna plačila (UJP) ali preko spletnih programov udeležencev sistema izmenjave e-računov, ki imajo z UJP-om sklenjeno pogodbo (28. člen ZOPSPU-1). Pravilnik o načinu izmenjave elektronskih računov prek enotne vstopne in izstopne točke pri Upravi Republike Slovenije za javna plačila (3. in 4. člen) predpisuje sestavo e-računa, ki mora biti sestavljen iz ovojnice računa in sheme ovojnice ICL ter v obliki e-SLOGA, njegov prikaz pa mora biti v berljivi obliki. Če proračunski uporabnik pošilja e-račun potrošniku, mu mora le-temu priložiti še račun v PDF- ali TIFF-obliki. Na področju varovanja osebnih podatkov, ki se prepleta tudi s področjem varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivov, se obeta sprememba trenutne zakonodaje ZVOP, ki se bo uskladila s zahtevami evropske direktive GDPR. Posameznikom se bodo povečale pravice po določilih uredbe GDPR (2016) na področju varovanja osebnih podatkov in bodo imeli naslednje pravice: pravico do informiranosti in seznanitve z lastnimi osebnimi podatki (15. člen), pravico do popravka (16. člen), pravico do izbrisa – t.i. "pravica do pozabe'' (17. člen), pravico do omejitve obdelave osebnih podatkov (18. člen), pravico do prenosljivosti osebnih podatkov – ''data portability'' (20. člen), pravico do ugovora (21. člen) in pravice v zvezi z avtomatizirano obdelavo in profiliranjem (22. člen). Upravljalci osebnih podatkov bodo tako dobili veliko obveznost zagotoviti tako s tehničnega kot organizacijskega vidika možnost dokazovanja, da

285

D. Burnač, S. Androić, B. Špehonja: Zavedanje o nevarnostih e-poslovanja in potreba po varnostnih pregledih …

obdelava osebnih podatkov poteka v skladu s zakonodajnimi obvezami, kar bo izredno zahtevno delo za večino. ZDIJZ-E k posredovanju informacij javnega značaja obvezuje dva tipa zavezancev:  

vse državne organe, organe lokalnih skupnosti, osebe javnega prava, nosilce javnih pooblastil in izvajalce javnih služb (1. člen), »vse gospodarske družbe in druge pravne osebe zasebnega prava pod neposrednim ali posrednim prevladujočim vplivom, posamično ali skupaj, Republike Slovenije, samoupravnih lokalnih skupnosti in drugih oseb javnega prava« (1.a člen). Vsakomur je omogočen prost dostop in ponovna uporaba informacij, s katerimi razpolagajo prej omenjeni zavezanci (1. člen).

Izjeme so informacije, ki so navedene v 5. in 6. členu ZDIJZ-E. Podjetje bo imelo v bližnji prihodnosti veliko nalog in dela s prilagoditvami in izpolnjevanjem zakonodajnih obvez ter njihovo prepletenostjo, izboljševanjem varnosti IKT zaradi vse naprednejših tehnik kibernetskih napadov na podjetja in končnega uporabnika ter prilagoditve pričakovanjem odjemalcem in poslovnih partnerjev po e-poslovanju. Neizpolnitev zakonodajnih obvez in morebitni kibernetski napad povzročita podjetju denarno škodo, okrnjenost poslovnega ugleda in tudi začasno slabše poslovanje. Prav zaradi omenjenih razlogov se je uprava podjetja Mariborski vodovod odločila za izvedbo varnostnih pregledov s strani tako imenovanih etičnih hekerjev. Podjetje je kot dober gospodarstvenik raziskalo trg. Izbira izvajalca varnostnih pregledov je temeljila predvsem na strokovnosti izvajalca, referencah in kompetencah pa tudi seveda ceni, zato je bilo za izvedbo izbrano podjetje UNISTAR LC d. o. o. Pri varnostnem pregledu oziroma penetracijskem testu gre za izvedbo kontroliranega, simuliranega hekerskega napada. Ta se izvaja s strani visoko kvalificiranih in usposobljenih specialistov informacijske varnosti. Za zagotovitev transparentnosti postopka in celovite izvedbe varnostnega pregleda na etičnem nivoju je potrebno kar nekaj korakov. Po izbiri izvajalca je zato potreben obojestranski podpisan dokument o nerazkrivanju podatkov (angl. ''Non Disclosure Agreement’’), ki obe strani zavezuje k nerazkrivanju izmenjanih informacij, končnega poročila ter ugotovljenih ranljivosti. V drugem koraku se na podlagi izpolnjenega vprašalnika in pogovora s skrbniki IKT določi obseg varnostnega pregleda. Pred samo izvedbo simuliranih napadov pa izvajalec naročniku posreduje točen plan izvedbe po dnevih ter naslov IP (internetni protokol), iz katerega se bo napad izvajal. Tako so lahko skrbniki informacijskih sistemov v podjetju Mariborski vodovod na varnostnih mehanizmih vsak trenutek spremljali, kdaj gre za simulacijo hekerskega napada s strani izvajalcev in kdaj je sistem podvržen resničnemu hekerskemu napadu. Varnostne preglede v delovnem smislu delimo na dva dela, in sicer zunanjega ter notranjega. Podjetje Mariborski vodovod se je za zagotovitev čim večje varnosti odločilo za izvedbo obeh. Menimo, da je to dober praktični zgled, saj se v praksi velikokrat izkaže, da sistem varnostnih pregledov pozna le nekaj delavcev na področju IT in še kakšen na področju pravnih in arhivskih zadev. S tema dvema varnostnima pregledoma smo na nivoju vodstva ter ožjih strokovnih sodelavcev dobili širšo sliko, stanja varnosti v naši družbi.

286

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Zunanji varnostni pregled se je izvajal z lokacije izvajalca. Gre za izvedbo hekerskega napada na tiste komponente informacijskega sistema, ki so vidne na internetu. V kolikor varnostni mehanizmi ne omejujejo oziroma dovoljujejo dostopa samo iz določenih segmentov IP-naslovnega prostora, je takšna infrastruktura dostopna s celega sveta. Pri zunanjem varnostnem pregledu se skuša odgovoriti na vprašanja, ali je mogoče z interneta neavtenticirano dostopati do notranjega omrežja organizacije in pri tem priti do občutljivih, internih podatkov. Poleg tega spletne napadalce zanimajo sistemi, ki jih uporabljajo za nadaljnje izvajanje napadov, zato da zakrijejo svojo identiteto. Predmet zunanjega pregleda so običajno strežniki, ki so namenjeni pošiljanju in sprejemanju elektronske pošte, sistem domenskih imen, spletne strani, spletne aplikacije ter podporna infrastruktura. Vse omenjene komponente so prosto dostopne na internetu in so velikokrat tarča tako ciljanih kot avtomatiziranih napadov. Internet je s hitrim razvojem postal nevaren prostor. To dokazuje dejstvo, da se računalnik, ki nima požarne pregrade in ga priključite na javni IP-naslov, okuži le v nekaj minutah. Na internetu teče ogromno programov, ki noč in dan preiskujejo internetne javne IP-naslove. Teh je po strukturi storitve IPv4 2 na 32, kar predstavlja 4.294.967.296 različnih javnih IP-naslovov. Nekaj izmed njih je rezerviranih tudi za podjetje Mariborski vodovod. Do okužbe sistemov iz zunanjega sistema največkrat pride zaradi neustrezne konfiguracije sistemov ali zaradi nenameščenih varnostnih popravkov na IKT-sistemih. Ranljivosti v programski opremi se odkrivajo vsak dan, in samo vprašanje časa je, kdaj se bo odkrila takšna, ki vpliva na programsko opremo v vaši organizaciji. Če skrbnik IKTsistema ne namesti programskih oziroma varnostnih popravkov, je lahko tak sistem ranljiv in podvržen napadom. V kolikor ga odkrije kakšen izmed avtomatiziranih programov, ki išče ranljivosti na javnem IP-naslovnem prostoru, ga lahko izkoristi in tako sistem postane okužen. Tega se vodstvo in informatiki v podjetju Mariborski vodovod zelo dobro zavedajo in kot dober gospodar izvajajo vrsto aktivnosti za preprečitev hekerskih napadov, pa čeprav je znano, da popolna varnost v svetu informatike ne obstaja. Notranji varnostni pregled se je izvajal na lokaciji naročnika. Pogoj za izvedbo storitve je, da se izvajalec s svojo elektronsko napravo prijavi v notranje omrežje naročnika. Če podjetje ne uporablja mehanizmov, ki ščitijo notranje omrežje pred priklopom neznanih naprav, je to edini tehnični pogoj za izvedbo. Cilj notranjega pregleda je pridobiti karseda veliko informacij o samem podjetju in uporabnikih ter zaupnih podatkov podjetja. Zaradi dobre ozaveščenosti vodstva podjetja Mariborski vodovod sta bila izvedena tako zunanji kot notranji varnostni pregled. Razkrivanje kakršnih koli informacij o stanju IKT-infrastrukture podjetja po opravljenem varnostnem pregledu je v nasprotju z vsemi pogodbami in dobrimi praksami, zato se v nadaljevanju ne bomo osredotočali na ugotovitve v podjetju, ampak bomo na podlagi izkušenj na kratko predstavili, katere so najpogostejše ranljivosti, ki se odkrivajo pri izvajanju varnostnih pregledov. Kot prvo in najpogostejšo ranljivost, ki za svojo izrabo ne zahteva tehničnega znanja, ampak le nekaj iznajdljivosti, velja izpostaviti privzeta uporabniška imena in gesla. Gre za tovarniško nastavitev naprave ali storitve, ki je skrbniki IKT-sistemov ob implementaciji ne spremenijo in tako napadalcem ne predstavlja težave za zlorabo. S tem se po navadi pridobi administratorski dostop do naprave, kar omogoča celovito upravljanje, vpogled v podatke ter konfiguracijo. Zato je vedno priporočljivo, da se privzeta gesla nadomesti z močnejšimi, varnimi gesli. Ta naj bi vsebovala vsaj 10 znakov, velike in male črke, številke ter poseben znak.

287

D. Burnač, S. Androić, B. Špehonja: Zavedanje o nevarnostih e-poslovanja in potreba po varnostnih pregledih …

Kot drugo, zelo pogosto ranljivost velja izpostaviti elektronske naprave brez nameščenih popravkov in posodobitev. To velja tako za operacijske sisteme kot tudi storitve, ki tečejo na njih. To dobro opisuje Špehonja (2017, str. 42–43), ki pravi: »V kolikor se v internetu pojavi naprava, ki nima nameščenih varnostnih popravkov, lahko ta za organizacijo predstavlja visoko tveganje. Zato se vedno priporoča redno nameščanje varnostnih popravkov ter ostalih posodobitev. Pri nekaterih IKT-sistemih se to zaradi narave delovanja aplikacij izkaže kot težje izvedljivo in posledično upravljalci sprejemajo tveganja ne posodobljene elektronske naprave. V takšnih primerih je strežnike ter aplikacije potrebno varovati z drugimi varnostnimi mehanizmi. Kljub temu, da je bilo o tem že veliko napisanega, je to še vedno rak rana skoraj vsake organizacije.« To še posebej velja za organizacije, ki upravljajo s sistemi SCADA (Supervisory Control And Data Acquisition), ki jih opisuje Erjavec (2017) tako: »SCADA je profesionalna namenska programska oprema, ki omogoča zajemanje in nadzor podatkov v velikih industrijskih sistemih, kot so elektroenergetski sistemi, vodovodni sistemi, plinski in naftni terminali, farmacevtska industrija itd. Seveda lahko SCADA nastopi tudi v manjših sistemih. Osnovne funkcije SCADA-sistemov so prikaz trenutnega stanja senzorjev in aktuatorjev v grafični obliki, zajemanje podatkov iz lokalnih krmilnih sistemov, shranjevanje in obdelava procesnih podatkov, alarmiranje, omogoča pa tudi integracijo z raznimi informacijskimi sistemi.« Tudi podjetje Mariborski vodovod za svoje delovanje uporablja sisteme SCADA. Takšni programi so za namestitev in posodobitve izredno dragi, proizvajalci pa velikokrat s svojo programsko opremo ne sledijo razvoju operacijskih sistemov. Zato je tako po svetu kot tudi v Sloveniji veliko krmilnih sistemov, ki tečejo na operacijskih sistemih brez podpore proizvajalca in jih je potrebno zaščititi na drugem nivoju. Pri tretji, najpogostejši ranljivosti Špehonja (2017) opozarja na testna okolja in piše naslednje: »Ta velikokrat vsebujejo informacije, ki pripomorejo k planiranju nadaljnjega napada na organizacijo. Na tem mesu bi želeli opozoriti, da se pogled napadalca na IKTokolje razlikuje od pogleda skrbnika sistemov. V takšnih okoljih razvijalci velikokrat puščajo datoteke, za katere mislijo, da so varno shranjene ali skrite. Z izvedbo določenih napadov je mogoče iz takšnih okolij pridobiti vsebino, ki razkriva občutljive podatke podjetja.« Zraven tega so testna okolja velikokrat povezana z zunanjimi izvajalci. Veliko organizacij odlično ščiti svojo IKT-infrastrukturo in zaupa zunanjim izvajalcem, da ravnajo po načelu dobrega gospodarja, in tako njihove konfiguracije in programov ne preverjajo. Prav je, da se vzpostavi zaupanje z zunanjim izvajalcem, vendar je potrebno po končani namestitvi preveriti vsaj to, ali so testni računi odstranjeni, ali so pravice ustrezno dodeljene in ali je naprava oziroma sistem konfiguriran po pravilih dobre prakse. Ko govorimo o notranjem pregledu, je najpogostejša ranljivost podjetij ta, da dopuščajo priklop neavtenticirane oziroma neznane naprave v lokalno omrežje podjetja. To predstavlja tveganje tako s stališča povzročanja namerne škode v notranjem omrežju podjetja kot tudi nevarnost, da zaposleni prinese svojo, okuženo napravo v organizacijo ter jo priklopi v omrežje. To lahko povzroči okužbo še drugih naprav in posledično okužbo celotne organizacije. Poseben izziv so tudi brezžična omrežja. Pri varnostnih pregledih se vedno preverja, ali je mogoče z brezžičnega omrežja za goste dostopati do internega omrežja ter strežnikov organizacije, kjer se hranijo občutljivi podatki. Geslo, ki je namenjeno brezžičnemu omrežju za goste, je navadno poznano širši množici ljudi. Potencialnemu napadalcu omogoča, da pride do stavbe organizacije izven delovnega časa, se poveže na brezžično omrežje ter poizkuša dostopati do občutljivih podatkov organizacije.

288

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

Zaključek

Zraven vseh omenjenih groženj zahtevajo posebno pozornost aktualni napadi, ki ciljajo na neukega končnega uporabnika. Spletni prevaranti navadno stremijo k temu, da bi v čim krajšem času pridobili čim višja finančna sredstva. Ugotovili so, da je cenovno in časovno ceneje izrabiti uporabnika kot izvajati visoko tehnološko napredne hekerske napade. Prav zato se v zadnjih letih zelo povečuje število napadov, ki temeljijo na tehnikah socialnega inženiringa. Posebej na udaru je neželena elektronska pošta, ki poizkuša uporabnika zavesti, da gre za legitimno sporočilo, vsebuje pa povezavo na škodljivo spletno stran ali priponko, v kateri je škodljiva koda. Če se takšna priponka odpre in zažene ali če obiščemo škodljivo spletno stran, so vsi predhodni varnostni mehanizmi zaobideni in tako lahko v sistemu pride do okužbe. Zato se podjetja vse več odločajo tudi za izobraževanje zaposlenih o varni uporabi interneta. Rezultat varnostnega pregleda je obsežno poročilo, v katerem so podrobno opisani vsi postopki testiranja. Opisana so tako testiranja, ki na organizacijo niso imela vpliva, kot tudi tista, ki prikazujejo anomalijo v IKT-sistemu. Za zaključek projekta se šteje tehnična ter vodstvena predstavitev rezultatov. V podjetju Mariborski vodovod je zaključna predstavitev potekala skupaj, tako da smo z vodstvom podjetja kakor tudi informatiki v sproščenem vzdušju prediskutirali rezultate pregleda ter možnosti izboljšave informacijske varnosti. Organizacija ima za informacijsko varnost visoko stopnjo posluha, saj se zaveda, da njene storitve spadajo v četrti steber kritične infrastrukture. Za zagotovitev maksimalne varnosti pa ni dovolj enkratni pregled, ampak se na kritičnih sistemih priporoča izvesti pregled vsaj enkrat letno, saj so IKT-sistemi živi in se nenehno spreminjajo. Informatiki lahko veliko naredijo za varnost lastne organizacije, niso pa samo oni odgovorni za celovito varnost. Skrb za kibernetsko varnost mora imeti vsak zaposleni, saj je podjetje toliko varno, kot je njegov najšibkejši člen. Vzpostavitev varnostno primernega sistema kibernetske varnosti je nujni pogoj za normalno delovanje javnega podjetja za oskrbo s pitno vodo, kakršno je Mariborski vodovod d. d.

289

D. Burnač, S. Androić, B. Špehonja: Zavedanje o nevarnostih e-poslovanja in potreba po varnostnih pregledih …

SUMMARY THE OBLIGATIONS OF THE WATER UTILITY COMPANY MARIBORSKI VODOVOD AS A PARTICIPANT OF CRITICAL INFRASTRUCTURE ON THE FIELD OF RISKS OF E-BUSSINESS AND THE NEED OF SECURE CHECKS OF IKT SYSTEMS

Danilo Burnač, M. Sc. Mariborski vodovod (Water Utility Company Maribor), Maribor, Slovenia danilo.burnac@mb-vodovod.si

Sanja Androić Mariborski vodovovod, j. p., d. d., Maribor, Slovenia sanja.androic@mb-vodovod.si

Boštjan Špehonja Unistar LC d.o.o., Ljubljana, Slovenia bostjan.spehonja@unistarpro.si

Water utility company Mariborski vodovod performs the public service of water distribution and is Slovenia's biggest uniform watercare system, managing 1.607 kilometers of water connections. The company is owned by 19 local communities, in sixteen of which it manages the public service of distribution and supply with potable water. The water supply is managed for about 200.000 inhabitants in 212 settlements. Most of people take water for granted and as a good that is always on hand. We see the true value of water only when we do not have it. Water belongs to the fourth sector of critical infrastructure on the country level. In Slovenia and the EU, there are quite a few laws and regulatory decrees that arrange all matters in connection with water. The potable water supply in Slovenia is defined as an obligatory municipial economical public service of environment protection. The country determines the conditions regarding water protection regiones and the aquisitions of water rights for the use of water. Water utility company Mariborski vodovod is adjusting to contemporary trends and has mostly passed over to e-bussiness, which, along with many advantages, also brings a higher risk of cybernetic attacks and adjustments to different legislative obligations such as ZVDAGA-A (Protection of documents and archives and archival institutions act), UVDAG (Decree of protection of documents and archives), ETZ 2.1 (Uniform technological requirements), ZDIJZ-E (Law on access to public information), the new decree EU GDPR, the incoming ZVOP-2 (Law on personal data protection), etc. With the deployment of e-bussiness on more and more bussiness areas, the company is reaching its users, mostly younger ones. It is also gaining on time saving and is augmenting the contentment of the users, due to the fact that data is normally easily reached in electronic storages rather than on paper documents. The company is in the phase of preparing internal rules for electronic bussiness and electronic storage for individual processes of the company, which it will turn in for confirmation to The Archives of the Republic of Slovenia. Because of more and more developed and perfected techiniques of cyber attacs on companies and final users, the company has detected a cybernetic risk, which provoked the awareness of the employees and the management of the company about

290

Moderna arhivistika, I., 2018, št. 1

the risks of digitization and e-bussiness. Despite the frequency of raising the awareness of the safe use of internet through different media, the users are still not informed enough about the dangers of cybernetic attacks. In addition, the IKT system administrators deal with a higher number of new cybernetic attacks. They should simultaneously regulate all the vulnerabilities in the company, while hackers only need one vulnerability to put the company in danger and cause it damage. This is especialy important for systems with critical infrastructure, where the awareness of cybernetic security is even on a higher level. The managers of the Water utility company Mariborski vodovod have decided to perform an internal and external security check with the intenton of improving the security of their information communication technology. In the article, the management of the company will present their view on the critical infrastructure and the advantage of security checks, and also the introduction of e-bussiness in the company in connection with risks and legislation. The article will also present cybernetic security and the methodology for the performance of the internal and external security check in the Water utility company in Maribor. The authors will indicate the external security check, and show where possible sensitive information about the company can be found on the internet. For the internal check, the authors will present the most common vulnerabilities found most of the times at security checks. They will show that the IT staff can do a lot for the security of their company but are not the only ones responsible for the entire security field. Concern for cibernetic security has to be assumed by every employee, for the company is as safe as its' weakest part.

Viri in literatura Burnač, D. in Pungartnik, M. (2017). Podlage in razlogi, zakaj bi morala biti vodna infrastruktura v Sloveniji vključena med kritično infrastrukturo državnega pomena. Korporativna varnost, 15, str. 18–21. Ljubljana: Institut za korporativne varnostne študije, ICS-Ljubljana. Enotne tehnološke zahteve. (2013). Ljubljana: Arhiv RS. Pridobljeno 05.01.2018 s spletne strani: http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/EARHIVI/ETZ_2_1/ETZ_-_II._del_razlicica_2.1_-_koncna.doc.pdf. Erjavec, B. (2017). Priprava in analiza podatkov informacijskega sistema Mariborski vodovod. Magistrska naloga. Celje: Fakulteta za komercialne in poslovne vede. Kotnik, A. (2012). Grožnje in ranljivosti kritične infrastrukture iz fizičnega in kibernetskega prostora. V I. Bernik in G. Meško (Ur.), Informacijska varnost odgovori na sodobne izzive. Ljubljana: Univerza v Mariboru, Fakulteta za družbene vede. Pridobljeno 22. 12. 2017 s spletne strani: https://www.fvv.um.si/KonferencaIV/zbornik/Kotnik.pdf. Mariborski vodovod. (2016). Letno poročilo 2016. Pridobljeno 15. 10. 2017 s spletne strani: https://www.mb-vodovod.si/wp-content/uploads/2017/letnaporocila/letno_porocilo_2016.pdf. Regulation (EU) 2016/679 of the European parliament and of the council. (2016). Brussels: European Parliament and the Council. Pridobljeno s spletne strani 15. 10. 2017: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/reform/files/regulation_oj_ en.pdf. Špehonja, B. (2017). Najpogostejše ranljivosti slovenskih podjetij. Korporativna varnost, 15, str. 42–43. Ljubljana: Institut za korporativne varnostne študije, ICS-Ljubljana.

291

D. Burnač, S. Androić, B. Špehonja: Zavedanje o nevarnostih e-poslovanja in potreba po varnostnih pregledih …

Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. (2017). Uradni list RS, št. 42. Zakon o dostopu do informacij javnega značaja. (2015). Uradni list RS, št. 102. Zakon o kritični infrastrukturi. (2017). Uradni list RS, št. 75. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. (prečiščena verzija, 2014). Uradni list RS, št. 51.

292