KONFERENCE KONICA MINOLTA & Y SOFT SKYDIVE ARENA PRAHA
Pavle,
chytněte čerstvý vítr ve správě Vašeho tisku!
FOTKY Z AKCE! Jak na průvan ve výdajích?
Tisk podle pravidel Sfoukněte to odkudkoliv!
Mobilní tisk Zachyťte správný proud!
Private Cloud
|
říjen 2012
Pavle,
vyhněte se adrenalinovým zážitkům při správě tisku
D
oufáme, že jste si užil povznášející zážitek ve Skydive aréně. Možná cítíte, že vám v krvi ještě zůstalo trochu adrenalinu a ještě se vám úplně nezklidnil dech. Chceme, abyste podobné adrenalinové zážitky zažíval jen ve vzduchovém tunelu či na simulátoru F1, ale nikdy při správě tisku ve Vaší firmě. K tomu slouží nejen prezentace jedinečných tiskových řešení společností Konica Minolta a Y Soft na tomto eventu, ale také tento bulletin, který Vám pomůže se v nich jednoduše zorientovat.
ZE ŽIVOTA ŠÉFA
JSEM ŠÉF.
VZHŮRU DO OBLAK KONFERENCE KONICA MINOLTA & YSOFT
A PROTO NEMÁM RÁD, KDYŽ NÁKLADY NA TISK PROVĚTRÁVAJÍ ROZPOČET.
Safe
ZE ŽIVOTA ŠÉFA
Zvolte tiskové řešení YSoft
JSEM SPRÁVNÝ ŠÉF.
YSoft SafeQ optimalizuje tiskové prostředí zákazníka a přináší mu kontrolu nad všemi operacemi probíhajícími na multifunkčních zařízeních
S
polečnost Y Soft v lednu 2012 slavnostně představila novou verzi produktu YSoft SafeQ4, která přináší zákazníkům výrazně vylepšené a na základě podnětů uživatelů i zcela nové funkcionality. Tiskové řešení tak nabízí ještě vyšší komfort při denním užívání, snazší administraci a především úsporu finančních prostředků, času a ochranu životního prostředí. Rychlý rozvoj moderních technologií pro přenos informací i datových úložišť nedokáže zabránit stále se zvyšující spotřebě papíru po celém světě. Elektronické archívy, pošta či internet nedokáží konkurovat vytištěným dokumentům hrnoucím se z každé společnosti. Každá společnost, která nemá nastavenou kontrolu a správu tiskového prostředí, spotřebuje několikanásobně větší množství papíru na zbytečný tisk. Odpovědné chování zaměstnanců ve spojení se zavedením tiskového řešení YSoft SafeQ prokazatelně ušetří společnosti až 30 % nákladů na tisk, kopírování a skenování. S YSoft SafeQ může každá společnost měřit nákladovost tiskových operací, a získat tak kompletní přehled o tiskových zařízeních. Administrátorovi tiskového prostředí jsou zasílány pravidelné reporty v libovolných formátech o tom, kdo, kdy a co vykonal na tiskárnách v celém tiskovém prostředí. Zahrnuta může být nejen centrála společnosti, ale také neomezený počet různě vzdálených poboček. Součástí sady reportů je také možnost sledovat, kolik společnost díky tiskovému řešení uspořila v oblastech životního prostředí, jako je například voda, dřevo nebo snížení stavu CO2. Další oblastí, která má pro zákazníky nejvyšší prioritu, je zabezpečení tisku a volného přístupu uživatelů k multifunkčním strojům. S nasazením tiskového řešení YSoft SafeQ zařízení nevytiskne zaslané úlohy do té doby, dokud se na tiskárně neidentifikuje majitel zaslané úlohy. K autorizaci mohou sloužit zaměstnananecké identifikační karty, PIN kód nebo zadání jména a hesla. YSoft SafeQ je možné pomocí čteček karet spárovat s již využívanou technologií, například pro zaznamenávání příchodů a odchodů z práce nebo pro přístup do firemních prostor. V neposlední řadě se s využíváním tiskového řešení YSoft SafeQ zjednoduší a urychlí tiskové operace a uživatelé získají cenný čas, který mohou investovat jinde. Uživatel neodesílá tiskové úlohy přímo na tiskárnu, ale na YSoft SafeQ server, kde jsou připraveny k okamžitému vyzvednutí na jakékoli tiskárně připojené k síti. Dokumenty si uživatel může dle vlastních časových preferencí pohodlně vyzvednout kdykoli a kdekoli. Dokumenty s ním mohou cestovat také v rámci poboček a centrály, YSoft SafeQ pokryje celou síť a udělá z ní jediné tiskové prostředí. Na YSoft SafeQ terminálech je také možné úlohy spravovat, mazat nebo je řadit do sekce Oblíbené, kde budou k dispozici kdykoli. Zcela novými funkcionalitami, které budou představeny také na další stránkách tohoto magazínu, jsou například Mobilní tisk, Víceúrovňové projektové účtování nebo Tisk na základě pravidel. Tiskové řešení YSoft SafeQ4 přináší malým, středním i velkým firmám mnoho funkcionalit přímo na míru jejich potřebám a požadavkům. Neváhejte a vyzkoušejte si jeho kvalitu a nové funkcionality sami ve svém tiskovém prostředí.
SNAŽÍM SE UDRŽOVAT PRACOVNÍ PODMÍNKY SVÝCH ZAMĚSTNANCŮ NA VYSOKÉ ÚROVNI.
JENŽE KDYŽ VIDÍM, JAK A CO VŠECHNO SE U NÁS VE FIRMĚ TISKNE… MUSÍM PAK VRÁTIT SVÉ PODŘÍZENÉ RYCHLE ZPÁTKY NA ZEM!
NEEXISTUJE NĚJAKÝ JEDNODUŠŠÍ ZPŮSOB?
TAK TO BY NEMĚL BÝT PROBLÉM!
SKYDIVE ARENA PRAHA
16.–17.10.2012
TISK
NA ZÁKLADĚ
PRAVIDEL Funkcionalita přináší jasná omezení v operacích s tiskárnami!
Tiskové řešení YSoft SafeQ je inteligentním pomocníkem, který přináší každému zákazníkovi řešení ušité přímo na míru jeho požadavkům a potřebám. YSoft SafeQ dokáže zkrotit zbytečné tisíce vytištěných stránek a efektivně ušetří každodenní náklady spojené s tiskárnami.
K
amenem úrazu je pro většinu společností stanovení pravidel a omezení pro jednotlivé uživatele, ať už v oblasti kopírování, tisku nebo scanování. Funkcionalita Tisk na základě pravidel je připravena zabezpečit a spravovat tiskové operace na multifukčních strojích. Administrátor dokáže jednoduchým nastavením v rámci funkcionality omezit a upřesnit role všech uživatelů ve firmě dle jejich potřeb tisku. Role a práva uživatelů mohou být definována na základě jejich pracovního zařazení, pracovní náplně nebo podílu na probíhajících projektech. Jednotlivým rolím, které mohou být uděleny i celým oddělením nebo divizím, jsou poté stanoveny možnosti a rozsah tiskových operací. Možnosti funkcionality Tisk na základě pravidel jsou však daleko bohatší a rozmanitější. Uživatelé mohou být například omezeni také ve výběru formátu papíru, rozsahu podkladů pro tisk, barevnosti, nebo jednostranném či oboustranném tisku. Omezení lze nastavit také pro počet stránek a časové období, po které uživatel využívá tiskárny. Tisk na základě pravidel tedy dokáže přednastavit a kontrolovat každého uživatele v jeho denních operacích a popřípadě zablokovat další přístup k tiskárnám, pokud uživatel poruší pravidla, která má ve YSoft SafeQ nastavena. Uživatelé, kteří jsou si vědomi těchto pravidel, se chovají podstatně
odpovědněji a úsporněji při výběru dokumentů, které jsou zasílány na tiskárny. Tisk na základě pravidel funguje v praxi tak, že dokáže pozměnit uživatelovy pokyny pro povolený rozsah práv a omezení. Pokud tedy uživatel, který má právo pouze na černobílý tisk, pošle zadání na tisk barevný, funkcionalita sama přemění zadání a tiskárna vytiskne dokument černobíle. Stejné obměny zadání je možné docílit také v případě tisku jednostranného respektive oboustranného nebo u přesměrování vícestránkového dokumentu na levnější tiskárnu. Funkcionalita je také schopna přiřadit dokumentu identifikační vodoznak, podle kterého je zaručena jasná vazba dokumentu na uživatele. Administrátor může pravidla nastavovat a měnit velice flexibilně, takže prvotní nastavení operací na tiskárnách se může průběžně měnit podle aktuálního stavu potřeb uživatelů či probíhajících projektů. O všech změnách v nastavení jsou uživatelé automaticky informování pomocí e-mailu, takže i oni mají jasnou kontrolu nad právy a omezeními pro operace s tiskárnami. Sami se přesvědčte, že funkcionalita Tisk na základě pravidel pro vás bude nepostradatelným pomocníkem, který vám ušetří nejen náklady, ale především zefektivní všechny tiskové procesy.
ZE ŽIVOTA ŠÉFA
ZAKÁZANÉ UVOLNĚNÍ!
ŽIVOTASEŠÉFA ODZE TEĎ TADY BUDE TISKNOUT, JAK JÁ
BUDU PÍSKAT!
NEDOVOLENÉ BRÁNĚNÍ!
PŘESILOVKA!
NEŠLO BY, ABY V TOM NEBYL TAKOVÝ HOKEJ?
TAK TO BY NEMĚL BÝT PROBLÉM!
VZHŮRU DO OBLAK KONFERENCE KONICA MINOLTA & YSOFT
Účtování monitoring T
Co nelze měřit, nelze ani efektivně spravovat a řídit. Schopnost sledovat náklady a vytížení multifunkčních strojů je u jakéhokoli tiskového prostředí zákazníka klíčem ke snížení a zefektivnění nákladů. Bez přesného a vhodného nástroje k získávání těchto údajů je jejich vyčíslení nepřesné, resp. téměř nemožné. Jedním ze základních cílů tiskového řešení YSoft SafeQ je právě tato data získávat, sdružovat a nabízet je v libovolných formátech správci tiskového systému.
iskové řešení YSoft SafeQ přináší zákazníkovi naprostý přehled o všech operacích prováděných na multifunkčních strojích. Zákazník má k dispozici detailní přehled o tom, kdo, kdy a co vykonal na tiskárnách, včetně finanční náročnosti. Tyto reporty si lze předdefinovat a sledovat tak například nákladovost jednotlivých oddělení či projektů. Monitoring celého tiskového prostředí ukáže také vytíženost jednotlivých multifunkčních strojů, jejichž počet a využití může zákazník na základě těchto přesných dat optimalizovat a zefktivnit. Reporty jsou k dispozici dle stanovených kritérií a ve volitelných nastavitelných časových intervalech. V průběhu času lze sledované položky různě obměňovat
a přeskupovat. YSoft SafeQ dokáže připravit a zaslat zákazníkovi reporty přímo do e-mailové schránky v různých formátech, jako je například xml, csv, xls či pdf. Výrazného vylepšení se dočkalo také uživatelské webové rozhraní, ke kterému má uživatel přístup přímo ze svého počítače. Uživatel na svém webovém YSoft SafeQ rozhraní nalezne přehled všech svých tiskových úloh, může s ním nadále pracovat, dohledat si cenu anebo si zvolit jinou oblíbenou kategorii, kterou chce sledovat.
NOVINKA V SAFE Q: ZELENÉ REPORTY Zelené reporty vyjadřují, do jaké míry firma, oddělení nebo jednotlivý uživatel šetří životní prostředí díky správě tiskových úloh s YSoft SafeQ. Zelené reporty vyjadřují v kategoriích, jako jsou voda, stromy, úspora CO2, ušetřené a nevytištěné dokumenty, jejichž tisk uživatel zrušil nebo využitím YSoft SafeQ upravil.
Víceúrovňové projektové účtování Pro společnosti pracující na bázi konzultací či realizací jednotlivých projektů je tiskové řešení YSoft SafeQ4 nepostradatelným pomocníkem pro absolutní kontrolu nad všemi operacemi prováděnými na tiskárnách. Právní kanceláře, auditorské firmy, marketingové agentury a mnoho dalších společností z různých sektorů velice ocení možnost účtovat klientům skutečné náklady na tisk a kopírování, které konzultanti vyčerpali při přípravě a realizaci různých projektů pro klienty.
S
ledování nákladů je díky tiskovému řešení YSoft SafeQ velice jednoduché. Nová funkcionalita Víceúrovňové projektové účtování nabídne uživateli před každou operací na tiskárně volbu, na který projekt má být úloha zaúčtována. Klientům je poté možné předkládat detailní reporty, ve kterých lze vidět kdo, co a kdy kopíroval nebo tisknul. Společnosti pracující na bázi projektů se tak vyhnou nedorozuměním s klienty ohledně nepodloženého počtu vytištěných stran či nutnosti dotovat tisky a kopie z vlastní kapsy. Nová funkcionalita Víceúrovňové projektové účtování byla vyvinuta na základě zpětné vazby od našich zákazníků, pro které je nezbytné přefakturovat tiskové náklady koncovým klientům. Jednotlivé projekty, které jsou přednastaveny v rámci YSoft SafeQ, lze také dělit na
nižší jednotky, například podle fáze, oblasti nebo tématu. Na terminálu YSoft SafeQ bude uživatel vždy vyzván, aby tiskovou úlohu zařadil tam, kam skutečně patří a kde bude evidována pro pozdější fakturaci. Práce s funkcionalitou Víceúrovňové projektové účtování je intuitivní a snadno přístupná pro běžné uživatele. YSoft SafeQ se samo zeptá na zadání kódu projektu a pomocí stromové struktury projektů poté navede uživatele až k cílové položce, do které chce úlohu zaúčtovat. Víceúrovňové projektové účtování přinese společnostem absolutní kontrolu nad všemi tiskovými operacemi a možnost přefakturovat náklady klientům na základě jasně prokazatelných, skutečných dat.
SKYDIVE ARENA PRAHA
16.–17.10.2012
ZE ŽIVOTA ŠÉFA
ROZHODL JSEM SE, ŽE VÝRAZNĚ UŠETŘÍME ZA TISK!
YSoft SafeQ Private Cloud je unikátní technologie, která je zaměřena především na střední a větší zákazníky, kteří kromě sídla společnosti disponují také sítí poboček. Mezi hlavní benefity této technologie patří centralizace celého tiskového prostředí zahrnující i několik set kilometrů vzdálené pobočky, centrální administrace a jednodušší přenos tiskových dat mezi centrálou a pobočkami.
Z TADY VŠUDE SE ZAČNE TISKNOUT ČERNOBÍLE! ZAŘIĎTE TO!
CO MU JE? NĚJAK ZTRATIL BARVU! COPAK TO NEJDE UDĚLAT JEDNODUŠE?
TAK TO BY NEMĚL BÝT PROBLÉM!
VZHŮRU DO OBLAK KONFERENCE KONICA MINOLTA & YSOFT
náte situaci, kdy zaměstnanci IT bočkami nijak přetěžováno. Komunikace oddělení tráví mnoho hodin promezi centrálním serverem a vzdálenými pojováním jednotlivých serverů lokalitami je optimalizována tak, že lze a prováděním shodného nastavení tisušetřit minimálně 95 % šířky datového kových služeb pro celou síť poboček? pásma WAN. YSoft SafeQ Private Cloud umožňuje Mezi další benefity technologie YSoft administrátorovi centrální správu ceSafeQ Private Cloud patří například Job lého tiskového prostředí z jediného roaming anebo Failover. Funkcionalitu webového rozJob roaming hraní. IT odděleocení předeAdministrátor spravuje celé tiskové ní tento nástroj vším uživatelé, výrazně ušetří kteří se pohybují čas a zásadním mezi centrálou způsobem sníží společnosti a jenáklady na zavájími pobočkami. dění a správu tiskového řešení YSoft Všechny úlohy zaslané na YSoft SafeQ SafeQ do celé sítě včetně poboček. v jedné lokalitě budou uživatelům doAdministrátor z jediného místa sprastupné k tisku kdykoli a na jakékoli povuje celé tiskové prostředí, nastavuje bočce v rámci tiskového prostředí. Faipravidla jednotlivým uživatelům či celover je pak funkcionalitou, která zajistí lým oddělením. Nastavené změny jsou nepřetržitou dostupnost tisku na pobočautomaticky staženy do všech pobokách i ve chvíli, kdy nefunguje komunikaček, administrátor si pouze zkontroluje ce mezi centrálou a pobočkami či dojde funkčnost celého tiskového systému. k výpadku serveru. Uživatelé na pobočV neposlední řadě YSoft SafeQ Private kách výpadek nezaznamenají a budou Cloud umožňuje monitorovat kompletně nadále schopni volně tisknout. celé tiskové protředí včetně vzdálených YSoft SafeQ Private Cloud přinápoboček. Data přicházejí odpovědným ší významnou úsporu pro společnosti pracovníkům za centrálu i všechny pos mnoha pobočkami, které chtějí mít bočky. Není nic jednoduššího než sledokontrolu nad svým tiskovým prostředím. vat jejich nákladovost a získat absolutní Nastavení i správa tiskového prostředí přehled kdo, kdy a co tiskne na multibude pro IT oddělení jednoduchou záfunkčních strojích. Díky speciální archiležitostí. Tiskové řešení YSoft SafeQ pak tektuře tiskového prostředí, která přenáší přinese uživatelům mnoho užitečných jen relevantní informace o tiskové úloze, funkcionalit, které šetří nejen čas, peníze, není datové spojení mezi sídlem a poale také životní prostředí.
prostředí a nastavuje pravidla
uživatelům z jediného místa.
PRINTROAMING Mějte tisky vždy po ruce na libovolné tiskárně
U
rčitě znáte situaci, kdy spěcháte na schůzku a potřebujete si na tiskárně v chodbě vytisknout materiály, ze kterých budete prezentovat. Přijdete však k tiskárně a ta je v lepším případě obsazená, v tom horším zcela mimo provoz. Uvědomíte si, že přijdete na schůzku pozdě a spěcháte si dokument poslat na jinou tiskárnu, ze které, jak doufáte, již vytištěné stránky získáte. Tiskové řešení YSoft SafeQ zjednodušuje a zrychluje tiskové procesy pro běžné uživatele, tak aby nemuseli na multifunkčních zařízeních ztrácet čas stáním ve frontách, vyhledáváním vlastních dokumentů ve změti jiných nebo přeposílat dokumenty na jiné tiskárny. Jakmile uživatel zašle dokument k vytištění, je úloha připravena na YSoft SafeQ serveru, ze kterého bude odeslána k tisku až na výzvu jeho majitele. Uživatel může
Funkcionalita YSoft Safe Print roaming zajistí, aby vaše tisky cestovaly s vámi, ať už na jinou tiskárnu uvnitř centrály nebo do vzdálených poboček. Tiskové úlohy budou připravené k vytištění pouze pro vás, kdykoli a na jakékoli tiskárně v rámci tiskového prostředí. tedy dle vlastních preferencí přistoupit k jakékoli tiskárně, která je právě k dispozici, prokázat se identifikační kartou či PINem a dokument se mu okamžitě vytiskne. To platí pro všechna multifunkční zařízení, která jsou součástí tiskového prostředí bez ohledu na geografické vzdálenosti v případě stovky poboček. Často tištěné úlohy si může uživatel zařadit do sekce Oblíbené, kde je bude mít k dispozici kdykoli a na jakékoli tiskárně, aniž by je musel posílat na server z počítače či chytrého telefonu. Opět se stačí autorizovat na libovolném tiskovém zařízení, poté v sekci Oblíbené vybrat dokument a potvrdit jeho tisk. Funkcionalitu Print roaming ocení všichni běžní uživatelé, které chtějí mít tisky okamžitě a flexibilně k dispozici včetně záruky ochrany citlivých dat.
M BILNÍ TISK
K
aždý z nás zná situaci, kdy spěcháme na obchodní či jiné jednání a cestou zjistíme, že podklady k jednání se nacházejí v e-mailu a zapomněli jsme si je vytisknout. Jelikož se už k počítači nemáme šanci dostat, je úspěch jednání ohrožen. Dříve šlo tuto nečekanou situaci vyřešit jen velice obtížně. Nyní s tiskovým řešením YSoft SafeQ to ale není žádný problém. Tisk se díky nové funkcionalitě Mobilní tisk stává nezávislým na kancelářích a připojení
k počítači. Uživatelé nyní mohou posílat tiskové úlohy, odkudkoli si zvolí pomocí chytrých telefonů, tabletů či iPadů. Dokumenty pro tisk nyní můžete zasílat z auta, restaurace nebo dokonce z vlastní postele. Dokument, který potřebujete vytisknout nezávisle na počítači, jednoduše pošlete na přednastavenou e-mailovou adresu. Dokument putuje na YSoft SafeQ server, který uživatele rozpozná a zkontroluje jeho práva na tisk. Poté je dokument připraven k okamžitému vytištění na jakékoli multifunkční tiskárně zapojené v tiskovém prostředí. Uži-
vatel se může také rozhodnout, zda chce vytisknout dokument černobíle či barevně, jednostranně či oboustranně. Pak už jen stačí během cesty do zasedací místnosti přistoupit k libovolné tiskárně, kde se uživatel autorizuje, a YSoft SafeQ mu zaslaný dokument pošle na multifunkční stroj k tisku.
Mobilní tisk dává uživatelům svobodu tisku a nezávislost na tiskových ovladačích, počítačích nebo připojení k lokální síti. Podporované jsou libovolné a nejčastěji využívané formáty jako je word, excel, powerpoint a mnoho dalších.
ZE ŽIVOTA ŠÉFA
POŘÁD JSEM NA CESTÁCH...
... A OBČAS PROSTĚ POTŘEBUJI NĚCO VYTISKNOUT.
ALE TENHLE ZPŮSOB MĚ DOST ZATĚŽUJE.
JSEM VÝKONNÝ
ŠÉF.
COPAK NEEXISTUJE ZPŮSOB, JAK NA TOMHLE POŘÁD NEZTROSKOTÁVAT? TAK TO BY NEMĚL BÝT PROBLÉM!
SKYDIVE ARENA PRAHA
16.–17.10.2012
JAKO ŠÉF JSEM SI MNOHOKRÁT OVĚŘIL, ŽE NĚKTERÁ SPOJENÍ FUNGUJÍ OPRAVDU DOBŘE.
A TEĎ UŽ TAKÉ VÍM, ŽE NĚKTERÁ SPOJENÍ FUNGUJÍ OPRAVDU
DOKONALE!
Konica Minolta Business Solutions Czech spol. s r. o. www.konicaminolta.cz
Y Soft Corporation, a.s. www.ysoft.com
Zákaznické centrum 841 777 777 konicaminolta@konicaminolta.cz
Kontakt 533 031 500 info@ysoft.com