pruzkum trhu pro išanon

leden 2012

ANALÝZA VZORCŮ CHOVÁNÍ PŘI PRÁCI S DOKUMENTY Závěrečná zpráva z marketingového výzkumu pro společnost Arkadia, s.r.o.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

1

OBSAH I. DESIGN VÝZKUMU

3

II. CELKOVÉ SHRNUTÍ III. KVALITATIVNÍ ČÁST

7 8

1. Uchovávání dokumentů

9

1.1 Typy dokumentů v domácnosti 1.2 Systém uchovávání dokumentů 1.3 Využití počítače při uchovávání dokumentů 1.4 Způsob uchovávání dokumentů u malých živnostníků

10 13 19 22

2. Ideální řešení pro uchovávání dokumentů

23

2.1 Základní požadavky 2.2 Ideální řešení jako softvérová aplikace 2.3 Ideální řešení jako on-line aplikace 2.4 Ideální řešení pro malé živnostníky

24 27 28 29

3. Hodnocení aplikace iŠanon

30

3.1 Komplexní hodnocení

31

3.2 iŠanon vs. ideální řešení 3.3 Osobní vhodnost aplikace 3.4 Ochota za aplikaci platit 3.5 Rekapitulace

38 39 42 44

4. Příloha – profil respondentů

45

IV. KVANTITATIVNÍ ČÁST

46

1. Hlavní závěry 2. Uchovávání dokumentů 3. Zájem o softvérovou aplikaci pro archivaci a třídění dokumentů

47 49 52

3.1 Zájem o on-line aplikaci pro archivaci a třídění dokumentů

56

4. Ochota zaplatit za on-line aplikaci 5. Aproximace zájmu o aplikaci na internetovou populaci ČR 23-55 let 6. Příloha – profil respondentů

59

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

62 64

2

I. DESIGN VÝZKUMU 

Cílem výzkumu byla analýza vzorců chování českých domácností a malých živnostníků (bez dalších zaměstnanců) při uchovávání dokumentů a potenciálu softwarového řešení iŠanon. K tomuto účelu byly zvoleny dva typy výzkumných metod – v úvodu se jednalo o hloubkové rozhovory, po nich následovalo reprezentativní kvantitativní šetření. Obě části výzkumu se pak zaměřili na problematiku v následujících obecných okruzích: 

Identifikace vzorců chování cílových skupin v oblasti třídění a archivace dokumentů a odhalení těch vzorců, které mohou být akcelerátorem pro pořízení systému iŠanon.



Popis motivů a bariér pořízení si systému iŠanon.



Identifikace silných a slabých stránek systému iŠanon.



Identifikace potenciálu systému iŠanon.



Otestování hypotézy o možnosti zacílení produktu na vybrané skupiny

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

3

DESIGN VÝZKUMU 

Před hloubkovým rozhovorem měl respondent za úkol seznámit se s aplikací iŠanon. Hloubkové rozhovory potom byly zaměřeny na detailní zmapování následujících témat vztahujících se k uchovávání dokumentů:    







Typy vyskytujících se dokumentů a jejich další uchovávání Současný systém uchovávání, archivace dokumentů  důvody, problémy, spokojenost Současná počítačová podpora při uchovávání dokumentů Zmapování potřeb – ideální řešení v oblasti uchovávání dokumentů  pro domácnost  pro podnikání – vč. komunikace s úřady Hodnocení práce s aplikací iŠanon  funkce, přehlednost, ovládání, výhody a nevýhody, cílová skupina  uložení dat na serveru společnosti Zpoplatnění aplikace  ochota používat, akceptovatelná cena

Kvantitativní průzkum následně některá z témat detailně mapoval na reprezentativním vzorku populace:    

Způsob uchovávání dokumentů a dokladů v domácnosti Obecný zájem o softwarovou aplikaci pro archivaci a třídění dokumentů  důvody nezájmu Zájem o online formu aplikace Ochota platit za využívání aplikace  akceptovatelná cena za jeden rok používání

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

4

DESIGN VÝZKUMU 

Kvalitativní část průzkumu byla provedena metodou IN-DEPTH INTERVIEW – individuálních hloubkových rozhovorů strukturovaných podle předem připraveného a schváleného scénáře. Rozhovory realizovala agentura Focus. 

Jednalo se o 6 individuálních hloubkových rozhovorů dle následující kvóty:  způsob zacházení s dokumenty: – –

2 respondenti, kteří většinu dokumentů a dokladů uchovávají na jednom či více místech, ale příliš je netřídí 4 respondenti, kteří mají vytvořený nějaký systém třídění dokumentů

 věk: – – –

2 respondenti ve věku 23–30 let, 2 respondenti ve věku 31–39 let, 2 respondenti ve věku 40 a více let

 ekonomická aktivita: – –

2 malí živnostníci bez zaměstnanců 4 respondenti, kteří nejsou živnostníky

 další podmínky: respondent osobně v domácnosti provádí archivaci, případně třídění dokumentů a dokladů, používá internet alespoň 1x týdně, má doma přístup k internetu, má požadované znalosti a dovednosti práce s počítačem atd.     

Způsob výběru: výběr pomocí screeningového dotazníku.

Typ záznamu: audiozáznam.

Délka rozhovoru: cca 45 minut.

Termín sběru dat: 6. 12. – 7. 12. 2011 Zpracování dat: jednotlivé rozhovory byly přepsány a přepisy poté podrobeny kvalitativní obsahové analýze.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

5

DESIGN VÝZKUMU 

Kvantitativní výzkum byl reprezentativní na internetovou populaci ČR 23–55 let.



Výběrový soubor (vzorek dotázaných)     



Nástroj sběru dat – dotazník 



Velikost výběrového souboru: N = 507 respondentů Cílová populace: obyvatelé ČR ve věku 23–55 let, uživatelé internetu.

Způsob výběru vzorku: kvótní výběr na základě informací o struktuře internetové populace z veřejných výstupů NetMonitoru.

Kvótní znaky: pohlaví, věk, vzdělání, velikost místa bydliště a oblast ČR (Praha a Středočeský kraj; Čechy; Morava) Termín sběru dat: 13. – 16. 12. 2011.

Doba rozhovoru: přibližně 15 minut.

Metodika sběru a zpracování dat      

Výzkum byl realizován technikou jednotného dotazníku prostřednictvím internetového sběru. Výzkum probíhal jako jednorázový uzavřený sběr dat.

Sběr dat realizovala agentura MEDIARESEARCH, a.s. a probíhal na webovém rozhraní MEDIARESEARCH, a.s.

Respondenti jsou součástí NetPanelu společnosti MEDIARESEARCH, a.s.

Zpracování proběhlo v programu SPSS / PC a realizovala jej agentura FOCUS. Při zpracování dat byly využity techniky jednorozměrné i vícerozměrné statistiky.

Interval spolehlivost: max. ± 4,35 % na 95% hladině významnosti

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

6

II. CELKOVÉ SHRNUTÍ 

Lidé svoje dokumenty a faktury třídí – každý je spravuje nějakým způsobem – ať již více či méně sofistikovaně. To, zda jednotlivý dokumenty archivují nebo ne závisí především od toho, jakou jim osobně připisují důležitost.



Se svým systémem ale často nejsou příliš spokojeni – především z důvodu náročné dohledatelnosti potřebných dokumentů – jednoduše netřídí své dokumenty důsledně.



Využití počítače k archivaci a třídění dokumentů není v českých domácnostech běžné – pokud již počítač využívají, pracují s ním spíše svépomocně, bez použití specializovaného softvéru. Malí živnostníci svoje zvyklosti ohledně třídění dokumentů, které uplatňují v práci, přenáší i do domácnosti a naopak.



Ideální řešení pro uchovávání dokumentů musí být především praktické a vyhovující – je přitom jedno zda bude řešené formou aplikace nebo pouhým systémem šanonů. Kromě toho musí být i bezpečné, jednoduché a srozumitelné.



Hodnocení aplikace iŠanon je převážně pozitivní. Představení této aplikace na první pohled zaujalo značnou skupinu osob - obecně tedy existuje velká skupina lidí, pro které by nabídka mohla být poutavá. Větší zájem ale vzbuzuje softvérové řešení, které by mohlo fungovat off-line.



Zásadní slabinou aplikace iŠanon je ale jednoznačně její cena. Pro valnou většinu domácností je ve výši 3000 Kč/rok neakceptovatelná. Akceptovatelná cena se globálně pohybuje na hranici 1000 Kč za roční licenci.  Část modulů aplikace označena jako nadbytečná - radši méně funkcí a nižší cenu

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

7

III. KVALITATIVNÍ ČÁST

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

8

1. UCHOVÁVÁNÍ DOKUMENTŮ „Co mi přijde mailem, nechám tam, taky tu mám ofocené nálezy.“ (elektronické faktury, naskenovaná zdravotní dokumentace)

„Zaplatím, vyhodím.“ (doklady od levných věcí, vyúčtování od telefonu a internetu, letáky, paragony po záruční době)

„Zase nedoplatek, založím to do šanonu.“ (smlouvy, vyúčtování, papíry související s bydlením) IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

„Tady mám odjakživa svoje vysvědčení.“ (a taky rodný a oddací list, pas a diplomy)

„Paragon přidám sem na hromadu a když se to porouchá, dohledám ho (možná).“ (doklady od zboží v záruce)

9

1.1 Typy dokumentů v domácnosti Jaké dokumenty a doklady se objevují v domácnostech?  faktury, paragony, složenky     



smlouvy       



lékařské zprávy, nálezy

archivní dokumenty a osvědčení  







výpisy z účtů výplatní pásky zapsaný přehled plateb a výdajů

zdravotní dokumentace 



pojištění stavební spoření penzijní připojištění banka – účty, úvěry pracovní smlouvy dohody o činnosti nájemní smlouvy

výpisy   



telefon energie internet další platby za domácnost, inkaso účty o zaplacení dražšího zboží, záruční listy



vysvědčení, diplomy, certifikáty doklady (rodný list, oddací list…)

 

Dan (31): Faktury – telefon, internet, v současné době stavím dům, takže jsem zavalený fakturami, potom nějaký ty životní pojištění.

Eva (30): Uchovávám smlouvy – pojištění, stavební spořitelna, s bankou, smlouvy pracovní, co se týče zaměstnání. Pak samozřejmě i smlouvy na nějakou dohodu o činnosti. Mám uloženy i výplatní pásky, výpisy z účtů. Ještě mám samozřejmě lékařské zprávy.

Michal (35): Třeba vysvědčení od základní školy po vysokoškolské diplomy, papíry o dosaženém vzdělání a profesním růstu, pak si třeba skladuji i zdravotní dokumentaci, záznamy z operací apod., vyšetření od doktora takového vážnějšího charakteru. A pak samozřejmě ty běžné doklady od domácnosti, ať už to jsou třeba nájemní smlouvy, pojistky apod. a samozřejmě konče různými fakturami, ať už za telefony, elektřiny, za plyny, hlavně spojené s provozem domácnosti.

Veronika (28): Elektřina, plyn, nájem, telefon. A potom určitě, když si kupuji nějakou větší věc, třeba: televize, telefon a samozřejmě si schovávám i věci za oblečení, boty a takové věci, stavební spoření, penzijní připojištění, když je nějaká půjčka.

Iveta (40, osvč): Faktury, složenky, občas nějaká smlouva. Je fakt, že spoustu zpráv od lékařů.

Barbora (44, osvč): Příliš nerozlišuji, jestli se to týká živnosti nebo domácnost. V podstatě veškeré faktury a výdaje kompletuji v jednom. To potom třídím až na jaře, když mám podávat daňové přiznání.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

10

Co respondenti neuchovávají, vyhazují? 

Nevyžádané propagační materiály k využívaným produktům, službám: 



Drobné paragony, zaplacené faktury – výjimkou jsou domácnosti, které si vedou přehled výdajů. Tam sice doklad také vyhodí, ale předtím si jej zapíšou: 







Eva (30): Pokud skončí záruční lhůta, tak pak to vyhazuji. A samozřejmě neaktuální lékařské zprávy. Další, co vyhazuji, jsou dokumenty, u kterých zjistím, že už to není podstatné.

Iveta (40, osvč): Samozřejmě od těch věcí po záruce se vyhazují.

Dokumenty, které lze dohledat v elektronické podobě: 



Michal (35): Takové běžný potraviny apod., to ne. To je zvykem zapsat si jenom záznam výdaje, to si evidujeme, ale paragony neschovávám.

Iveta (40, osvč): Většinou když zaplatím nějakou fakturu, tak to vyhodím. A samozřejmě jídlo neschovávám z obchodu.

Neaktuální dokumenty, paragony po záruční době: 



Veronika (28): Když mi třeba přijde něco ze Stavební spořitelny, nějaká jejich nabídka, tak to okamžitě vyhazuji.

Eva (30): Výpisy z účtů jsem ještě nevyhodila, ale pomalu to omezuji. Protože teď je to spíše internetové bankovnictví. Když, tak se můžu podívat na internet.

Rutinní vyúčtování, např. ze kterých do budoucna nic neplyne:  

Veronika (28): Je možné, že třeba někdy za internet, když se to zaplatí, že to pak třeba vyhodím. Když je vícero papírů na stole a já si to hned nezaložím, tak to prostě vyhodím.

Dan (31): Neuchovávám si za telefon. Za internet, to vůbec neschovávám, protože není potřeba to dohledávat. Telefon, občas tam něco schovám, ale taky se to snažím neschovávat, ty měsíční faktury.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

11

Co respondenti ukládají, uchovávají? 

Smlouvy:  



Paragony pro účely reklamace:   



Dan (31): Ty faktury od domu si schovám, s tím pracuji i zpětně, ty potřebuji různě vytahovat, takže je schovávám všechny do poslední.

Samozřejmě také osobní doklady: 



Veronika (28): Já si hlavně nejdéle uschovávám elektřinu, plyn, prostě vyúčtování. Protože to i zpětně se člověk dívá, kolik propálil nebo tak.

Důležité faktury: 



Michal (35): Bločky za nákupy spíš jenom, co se týče záručních podmínek.

Eva (30): Většinou si to nechávám, protože já nemám moc štěstí. Takže se mně stane, že ať si koupím věc v jakékoliv hodnotě, tak vím, že kdybych ten účet vyhodila, tak třeba za dva měsíce bych ho hledala, že bych tam mohla uplatnit reklamaci.

Iveta (40, osvč): To jenom, pokud platí záruka na oblečení a tady takové věci, tak určitě schovávám.

Různá vyúčtování pro přehled, porovnání: 



Dan (31): Takový ty životní pojištění a takhle, když do toho potřebuji nahlídnout v jakým je to stavu, tak ty si uchovávám, nebo i ty stavební faktury.

Eva (30): Dál pracovní smlouvy. Samozřejmě doporučená pošta, a pojistné smlouvy, ty nevyhodím asi nikdy.

Iveta (40, osvč): Vysvědčení, rodné listy se nechávají.

A nebo také vše: 

Barbora (44, osvč): Všechny. Snažím se všechno pokud možno uschovávat trvale. Pokud je to jen trochu možné, snažím se nevyhazovat.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

12

1.2 Systém uchovávání dokumentů Pro uchovávání dokumentů respondenti volí

3 základní systémy*:

C) Trvalé uložení na jednom místě:

A) „Vše pohromadě“: Nejčastěji se týká paragonů, dokladů od nákupu, ale v některých domácnostech také různých faktur a pravidelných vyúčtování. Může mít např. formu krabice, obálky nebo složky v šanonu. Jednou za čas se prohlédnou a vyhodí neaktuální dokumenty, či vyhledá doklad od zboží, které je potřeba reklamovat.

B) Průběžné ukládání do tematických složek: Uplatňuje se zejména u smluv, pravidelných vyúčtování a faktur souvisejících s jednou oblastí (např. bydlení). Typicky jde o tematické složky v šanonu, případně o zachované papírové složky obdržené např. z banky a stavební spořitelny. Přibývající dokumenty se víceméně průběžně třídí do existujících složek.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

Týká se malého množství nejdůležitějších dokladů a archivních dokumentů, jako jsou rodné listy, oddací list, vysvědčení a diplomy. Mají v domácnosti své neměnné místo a manipuluje se s nimi jen ojediněle.

* Systém uchovávání dokumentů není ani tak specifickým atributem domácnosti, jako spíše způsobem nakládání s konkrétními typy dokumentů. Ačkoliv na to nikde není návod, domácnosti často volí podobné postupy.

13

A) „Vše pohromadě“ Jak a proč to dělají 

Systém „vše pohromadě“ je při archivaci dokumentů svým způsobem kompromis. Jsou dokumenty, které lidé každopádně nechtějí vyhodit, protože se týkají důležitých věcí nebo se ještě můžou hodit, ale na druhou stranu nenachází motivaci k tomu, aby je systematicky třídili. Takže typicky koupí dražší věc, paragon přidají na hromadu k dalším dokladům a pokud se výrobek porouchá, hledají v hromadě ten správný. Fyzicky má takový archiv např. podobu krabice, obálky, složky, šanonu nebo volně položené hromady ve skříni. Jednou za čas, když mají volno a chce se jim, si hromadu prohlédnou a neaktuální dokumenty či doklady vyhodí, případně je kumulují, dokud se na místo vejdou. Někteří metodu „vše pohromadě“ aplikují i na zaplacené faktury a vyúčtování, které si jiní právě systematičtěji třídí.  







Eva (30): Většinou to dělám tak, když nestíhám, že všechno si házím do jedné složky. A pak když je trochu klidněji, tak to přeberu.

Veronika (28): Ty faktury větší, klasické, nájem, elektřina, plyn, ty mám v šanonu, nebo jich mám i víc, ale mám je všechny dohromady ve skříni, nemám to popsané. A když něco potřebuji, tak v tom listuji a trvá mi, než tam něco najdu. Menší dokumenty, účty třeba od oblečení, bot mám v malé krabici ve skříni.

Michal (35): Když se budeme bavit o těch paragonech, tak víceméně systém obálky, tam se to všechno strká a když si vzpomenu třeba jednou za tři roky, záruční doba je víceméně dva roky, ale to si nikdy nevzpomenu, tak to proberu a třeba vyhodím, ale nevylučuji, že některé obálky v šuplíku leží, dokud v tom šuplíku je místo. Takže nemám v tom žádný systém. Pak mám takovou hromadu, kam hážu faktury vztahující se k domácnosti. Zaplatím všechno v pořádku, ale místo abych to někde zatřídil, tak to prostě dám na hromadu do takové skříňky.

Barbora (44, osvč): V současné době to vypadá tak, že se mi ve sklepě hromadí různé krabice plné papírů. Snažím se nevyhazovat.

Proč to tak dělají? 



Michal (35): Je to asi jednoduché. Asi jsem líný udělat s tím něco navíc. Dát tomu třeba nějaké dírky, založit to do šanonu. Řeknu si, že to udělám pak. A zase chci to mít někde, abych věděl, že to doma mám, nechci to třeba rovnou vyhodit, ať už třeba nějak skartovat nebo do sběru.

Veronika (28): Asi z lenosti, něco mi přijde, dám to do složky a založím hned na první místo a nezaobírám se tím, co to je za složku.

Vím prostě, že si tam dávám různé faktury, tak ji tam prostě založím a hotovo, nedívám se, jestli jsem to založila správně nebo ne.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

14

A) „Vše pohromadě“ Nevýhody, celková spokojenost 

Jednoznačnou nevýhodou systému „vše pohromadě“ je obtížné hledání dokumentu, který je právě potřeba. Znamená to prohledat celou hromadu papírů nastřádaných za období, ve kterém odhadujeme, že jsme doklad získali. Nezřídka se stane i to, že člověk hledaný dokument nenajde vůbec. A přitom ví, že ho „někde stoprocentně má“. Ve skutečnosti však, pokud dokument nenajde, je to totéž, jako by jej neměl uchovaný vůbec.    



Eva (30): Když tam máte víc paragonů nebo dokladů od nákupu, tak se musí přebrat, aby se našel ten, co se hledá.

Veronika (28): Potom se stává to, že když něco potřebuju, tak to hledám. Nevím, kde co mám, protože mám třeba těch šanonů víc.

Michal (35): Problémy zatím kapacitní nejsou. A tím, že tam moc nehledám, tak ty taky nejsou. Ale je to nepřehledný, nesystematický.

Barbora (44, osvč): Kdybych chtěla něco dohledat řekněme pět let zpátky, asi bych měla hodně velký problém.

Systém je funkční v případech, kdy uložené doklady není až na výjimky potřeba dohledávat a máme je uchované jen „pro jistotu“, kdyby byly potřeba. Kdo ho používá, šetří práci při ukládání do přehlednějšího systému, jehož výhody by pak stejně nevyužil. Nedá se však říci, že by respondenti s tímto systémem byli vyloženě spokojeni. Spíše jsou s ním smířeni a berou ho jako daň za to, že nenajdou energii k systematičtějšímu zacházení – alespoň zatím. Občas je napadá, že až budou mít čas, zorganizují si dokumenty lépe. 



Michal (35): Moje zkušenost s tímto systémem je dlouhodobě je nahlodaná. Ale chybí mně ten impuls, ta energie, co s tím udělat. Asi jsem zatím neměl potřebu to řešit. Současný stav částečně vyhovuje, byť tedy vím, že to není ono. Já jsem měl vždycky představu, že jednou fakt si sednu a naskládám si to pěkně do šanonu. Vždycky si tady udělám dvě dírky a dám to do toho pořadače a pak si to dám rozčleněný podle faktur, podle typu apod.

Veronika (28): Nespokojena. Je to tak čtrnáct dní zpátky, co jsem hledala, kupovala jsem loni na Vánoce tchýni kávovar, chtěli jsme ho vrátit a já jsem ho samozřejmě nenašla, takže jsme to nemohli ani jít reklamovat. Já jsem si jakoby jistá, že to mám, ale opak je pravdou, já to tam prostě potom nenajdu. Celkem dost hledám. Potřebuji se třeba na něco podívat a hledám to a kolikrát se stane, že to opravdu ani nenajdu. Pak si říkám, že to opravdu už to musím začít dělat systematicky, logicky a stejně to neudělám, protože pro mě to je ztráta času a lenost. Prostě, že si nesednu a nedám si všechno do kupy a nezačnu třídit. Ne. Mě se prostě do toho nechce.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

15

B) Průběžné ukládání do tematických složek Jak to dělají 

Důležité dokumenty, smlouvy, pravidelná vyúčtování nebo papíry vztahující se ke konkrétní tematické oblasti si lidé obvykle třídí do tematických složek – ať už samostatných, nebo založených do šanonu či několika šanonů. Jedna respondentka dokumenty netřídí primárně tematicky, ale časově – a teprve v rámci např. daného roku pak tematicky. Ne že by respondenti vždy zodpovědně nový dokument zařadili na správné místo, ale někdy si na to nakonec čas najdou a mohou tak dokumenty přehledně archivovat a různě porovnávat. některé smlouvy a dokumenty k ní se vztahující respondenti uchovávají v propagační složce, ve které je např. z peněžního ústavu dostali.



Tematické řazení: 

 

 



Dan (31): Mám klasický šanon, kde to mám roztříděné, každé na svou pozici. Těch šanonů mám víc: smlouvy, faktury atd. V druhém jsou takové nepodstatné věci, nějaký leták, který mě zajímá nebo tak. Pak když se snažím nějak změnit smlouvu nebo podívat se, jestli je něco výhodnějšího, nějaké pojištění nebo něco, tak se do toho podívám, co mám platit atd.

Michal (35): Mám složku, kde bych asi našel třeba nájemní smlouvu k bytu a k té složce se vztahuje kupička, kde mám smlouvy na pojištění apod.

Eva (30): Normálně, do takových těch zakládacích průsvitných složek. Tak to nějak třídím. A pak do zakládací desky nebo šanonu.

Výplatní pásky mám třeba od jednoho zaměstnavatele v jedné složce a od předchozího ve zvláštní složce. Třeba zase lékařské zprávy mám v jedné zakládací složce. A třeba většinou smlouvy ze stavebního spoření apod. mám ještě v tom jejich papírovém obalu. Abych věděla, když se tam podívám. Mám to naskládané takhle v poličce.

Veronika (28): Co se týče penzijní, stavební spořitelny, to mám zvlášť ve složkách. To vždycky hned najdu, protože to mám označeno.

Iveta (40, osvč): V domácnosti v tom systém moc nemám. Prostě to mám v nějakých složkách a občas třeba, když to potřebuji, tak něco z toho vytáhnu a pak to někam hodím. Pak když to najdu, uklízím, tak to zas založím k těm ostatním. Ale je fakt, že pár věcí mám v šanonech.

Časové řazení (+ také tematické): 

Barbora (44, osvč): Většinou si třídím podle data, to znamená, že mám třeba dané doklady společně během jednoho roku. Na každý rok zakládám řekněme nový šanon a v tom šanonu to mám rozdělené, co se týká pojistek, co se týká banky, co se týká domácnosti a tak dále. Takže nějaký systém v tom funguje.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

16

B) Průběžné ukládání do tematických složek Důvody, nevýhody, spokojenost 

Tento systém lidé volí proto, že chtějí mít doma pořádek a chtějí vědět, kde potom daný dokument hledat. Takto se v dokumentech snadno orientují. Svou roli hraje i stereotyp – jsou zvyklí takto dokumenty uchovávat.  

 



Nevýhody nebo problémy spojené s tímto systémem neplynou z toho, že je systém špatný, ale z toho, že se jím lidé neřídí důsledně. Potom se stává, že ani přes zavedený systém nejsou schopni potřebný dokument najít. 

 



Iveta (40, osvč): Je uklizeno, ale to člověk udělá jednou za čas. Prostě, když jsem měla čas, tak jsem si řekla, udělám v tom pořádek.

Michal (35): Kdybych něco hledal, tak abych věděl, kde mám hledat, abych všechno neměl na jedné kupě. A taky ještě můžete vzít v potaz jakousi historii, že ta vysvědčení a tak mně maminka dávala do nějakého šanonu, já jsem v tom pak pokračoval, pak přišly právě ty faktury apod., v nich už jsem evidenci založil já, evidentně ne po vzoru maminky.

Barbora (44, osvč): Abych byla schopná se v tom orientovat.

Dan (31): Než to hledat v nějakém obrovském štosu, tak si to radši takhle rozdělím a třídím.

Dan (31): Zrovna teď jsem se na něco potřeboval mrknout a nemohl jsem to najít, tak s tím byl problém. Tam, kde jsem předpokládal, že to je, tak to nebylo. To je tím, že člověk tu fakturu na stavbě někde hodí, potom přesune a už neví, kde to je přesně. Snažím se to systemizovat do jednoho šanonu, aby to mělo svůj řád, ale někdy se stane, že to neuhlídám a skončí to někde, kde to skončit nemělo.

Iveta (40, osvč): Někdy se to nenajde. Ono se to najde, ale když se to už nepotřebuje, když se hledá něco jiného.

Barbora (44, osvč): Tak asi jako při všem. Když jednou něco použiji, tak musím zase myslet na to, že to musím vrátit na původní místo, což se mně ne vždycky daří. Většinou když se z úřadu vrátíte domů, uložíte to někde na místo, řeknete si „fajn, tady to teď mám.“ Potom to musím uklidit tak, abych to neztratila, týden to tam leží. Za týden propadám panice, jestli jsem to někde nezaložila nebo omylem nevyhodila a podobně

Celková spokojenost: systém je postačující, docela vyhovuje, ale je pracnější a s nedokonalým výsledkem.   

Dan (31): Zatím mně to stačí. Nemám s tím problém, nebo neznám jiný systém, který bych v tom hledal, nepřišel jsem zatím na nic lepšího. Snad jiný systém neexistuje kromě tady toho nového elektronického.

Iveta (40, osvč): Tak ne, že by člověk byl spokojený, ale je tolik práce, že doma už na třídění nezbývá moc času.

Barbora (44, osvč): Samozřejmě že s tím spokojená nejsem. Protože na to musím neustále myslet, abych ty věci vrátila vždycky na to původní místo, abych je příště zase nehledala.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

17

C) Trvalé uložení na jednom místě 

Od dvou předchozích způsobů uchovávání dat se třetí odlišuje tím, že nepočítá s průběžnou aktualizací, s frekventovaným přidáváním nebo naopak vyhazováním dokumentů. Respondenti ho proto využívají zejména pro nejdůležitější a archivní dokumenty trvalého charakteru: vysvědčení, osvědčení, diplomy, osobní doklady jako rodný list, oddací list, cestovní pas a podobně. Tyto dokumenty trvale uchovávají na jednom místě a nahlíží do nich jen ojediněle.  

Michal (35): Jediný systém, co mám, tak jsou právě na ty vysvědčení apod., to mám v šanonu, ve speciálním šuplíku. Šanon mám na opravdu ty zásadní dokumenty typu rodného listu, vysvědčení, vysokoškolského diplomu. Na zdravotní dokumentaci mám hromádku.

Barbora (44, osvč): Tohle mám bokem, co se týká rodných listů, věcí jako jsou pasy, víza, vysvědčení a takové ty doklady, které jsou potřeba k vyřízení osobních dokladů, nebo které prostě vím, že budu potřebovat takříkajíc celý život a musím je mít neustále po ruce, tak ty mám dané někde bokem.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

18

1.3 Využití počítače při uchovávání dokumentů 



Využívat při uchovávání dokumentů počítač (zejména v domácnosti) není běžné, ale někteří respondenti s tím částečnou zkušenost mají, nebo by o tom alespoň byli ochotní uvažovat. Nevyužívají při tom žádný speciální software, ale jednoduchou archivaci elektronických souborů, ať už systematickou (v adresářích), nebo nahodilejší ve stylu off-line třídícího systému „vše na jednom místě“.

Spontánně se respondenti zamýšlí hlavně nad elektronickou obdobou těch dokumentů, které mají původně v papírové formě. U nich využití počítače znamená, že dokument naskenují a uloží na příslušné místo na počítači, případně na flash disku. Skenují si takto například lékařské zprávy, aby je nemuseli hromadit fyzicky. Lze odhadovat, že elektronická forma je v tomto případě i diskrétnější.   



Eva (30): Nějaké ty dokumenty mám i naskenované. Buďto lékařské zprávy anebo ty paragony, co mizí.

Dan (31): Tady ty věci třeba ofotím, a když je potřebuji, tak jsou na flashce uložené. Některý faktury přijdou elektronicky, takže je třeba je uložit do složky, kde jsou na flashce tady ty dokumenty vlastně elektronicky. Tam si to nějak, až tak úplně netřídím.

Michal (35): Určitě jsem uvažoval o tom, že bych si určité věci, neříkám, že všechny, skenoval a uchovával v elektronické podobě.

V dnešní době se to i hodí mít například rodný list nebo vysokoškolský diplom v elektronické podobě, mělo by to stačit doložit elektronicky. Takže uvažoval jsem spíš o takové jednoduché formě, naskenovat a jednoduše do nějaké složky jenom zatřídit, tečka.

Iveta (40, osvč): Software určitě ne, protože pár těch zpráv, třeba lékařských, mám naskenovaných, většinou tedy od děcek, a normálně to mám ve složce v počítači a nevím no, asi bych to moc nepoužívala.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

19

Elektronické faktury 

Ač si to respondenti v první chvíli neuvědomují, část dokumentů někteří přímo dostávají v elektronické formě. Například jsou to faktury. Přístup respondentů se potom různí – někdo si fakturu vytiskne, zaplatí a vyhodí, jiný ponechá v elektronické formě víceméně archivovanou, nebo spíše nevyhozenou, nesmazanou – elektronická faktura není souborem, se kterým by si v domácnosti příliš lámali hlavu a řadili ji do speciálního systému. 

 

Barbora (44, osvč): V elektronické podobě je ukládám, netisknu je, ponechávám je v elektronické podobě. Nechávám je v tom mailu, v Outlooku, kde mám vytvořené podsložky, které mám, já nevím, nazvané „telefon“, nebo to co se týká práce, a tam si ty emaily přesunuji.

Iveta (40, osvč): Netbox posílá elektronicky, nějaká se vyskytne. Vytisknu si ji, zaplatím a vyhodím.

Michal (35): To je asi další důvod, proč jsem nikdy neuvažoval o elektronickém uchováváním, nechodí mi žádná elektronicky.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

20

Bariéry k využití počítače při uchovávání dokumentů 





Většinu dokumentů, které se týkají domácnosti, jejího hospodaření a jednotlivých členů, dostávají respondenti původně v papírové formě. Pokud by s nimi chtěli pracovat nebo je jen ukládat elektronicky, znamená to investovat úsilí do jejich naskenování a následného zařazení do složky. Někdo skener ani nemá doma.

Fyzická organizace papírů v bytě je pro ně často stále přehlednější a přirozenější, v počítači se někteří hůře vyznají.

Nevidí v elektronické archivaci žádnou výhodu, takže dokud se jim papíry domů vejdou, neuvažují o tom, že by investovali další čas k jejich převedení do elektronické formy.

V neposlední řadě jsou respondenti na své šanony, krabice a hromádky zvyklí.    

Iveta (40, osvč): Protože na to skenování a tak není čas. Dávat to do počítače je další práce navíc.

Michal (35): Asi to nemám komplikované a přišlo mi to zbytečné. Doma nemám skener a nosit si to do práce, kde bych tu možnost teoreticky měl, a zase zpátky, tam už narážím na svoji lenivost, laxnost, pohodlnost a prostě udělám to příště.

Veronika (28): Protože na to nemám žádný systém a nevím, jak bych si to tam dávala. Jedině, že bych si to prostě vyfotila a přetáhla do počítače. A to se mi tedy rozhodně nechce.

Barbora (44, osvč): Zřejmě z toho důvodu, že ta fyzická archivace takhle u mě funguje od té doby, kdy jsem se vdala, což už je více než dvacet let a tenkrát počítače ještě nebyly dostupné. Takže je to asi zvyk. Jsem prostě zvyklá to mít v té papírové podobě a mám to kdykoliv k dispozici. A pravda, že mě zatím třeba ani nenapadlo to uchovávat v elektronické podobě. Už teď mám počítač zahlcený spoustou různých aplikací. Kdybych do toho zakládala ještě tyhle ty věci, tak bych je potom hůře hledala. Že bych je potom snáz takříkajíc založila, než v té fyzické podobě.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

21

1.4 Způsob uchovávání dokumentů u malých živnostníků 



Zajímavým zjištěním je, že respondenti svoje zvyklosti ohledně třídění dokumentů, které uplatňují v práci, přenáší i do domácnosti a naopak. Například živnostnice Barbora uchovávající dokumenty pracovního charakteru ve fyzické podobě je tak důsledně uchovává i doma, a to také podle časového principu. Doma ani v práci ale není schopna dlouhodobě udržet smysluplný systém. Iveta dokumenty zakládá do šanonů.

Dokumenty potřebné pro živnost ale respondenti uchovávají důsledněji – nemohou si dovolit něco opomenout nebo založit tak jako doma. 



Barbora (44, osvč): I když přijde faktura mailem, tak ji tisknu, takže ve fyzické podobě. Přiznám se, že čas od času jsem měla tendence si třeba tímhle způsobem vytvořit nějakou databázi klientů, já nevím, třeba fotografka, obchodník, nebo z nějakého jiného důvodu. Samozřejmě není pro mě problém vytvořit si tabulky v Excelu atd., ale nikdy to nefungovalo dlouho, vždycky to byla pouze krátkodobá dočasná záležitost a většinou to zůstalo potom někde v nějaké složce „dokumenty“ a nikdy jsem v tom nepokračovala.

Nikdy jsem neměla motivaci, nikdy jsem nepřišla na ten způsob, jak to vlastně udělat, aby to pro mě bylo užitečné a praktické. Takže systém šanonů, jako doma.

Iveta (40, osvč): Všechno zakládám do šanonů. Většinou podle data. Samozřejmě účetní program mám, tam si to vlastně všechno vedu, ale jako mám to všechno spíš vytištěné a v šanonech. Já jsem spokojená. Takhle mi to vyhovuje.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

22

2. IDEÁLNÍ ŘEŠENÍ UCHOVÁVÁNÍ DOKUMENTŮ 



Základní požadavky, které by mělo ideální řešení na třídění a uchovávání dokumentů splňovat, lze shrnout v následujících obecných charakteristikách:  dostupnost  bezpečnost  jednoduchost  přehlednost

Nutno ale říct, že jejich úvahy byly podle všeho již v jisté míře ovlivněny právě systémem iŠanon, s kterým se obeznámili ještě před samotným rozhovorem. Své ideální řešení tak konstruovali již s jistými znalostmi v dané oblasti, někdy se vůči prezentovanému systému vymezovali, jindy používali některé z jeho charakteristik.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

23

2.1 Základní požadavky 

Pokud respondenti mluvili o dostupnosti systému, zmiňovali se především o jeho dostupnosti kdykoli a kdykoli, 24 hodin, 7 dní v týdnu – tedy aby pro ně byl tento systém dostupný vždy, když z něho něco potřebují. Dotkli se tak problematiky on-line systému přístupného prostřednictvím internetu. V souvislosti s neomezenou dostupností (zejména prostřednictvím internetu) se pak objevili požadavky i na off-line zálohy těchto dokumentů mimo daného systému a také na kompatibilitu systému s různými platformami (tablety, telefony).    



Dan (31): Takže pokud by se to týkalo elektronické formy, ten systém by musel být dostupný 24 hodin denně. A nějakou aplikací dejme tomu, další podružnou do telefonu, do tabletu, aby to prostě umělo i tady ty platformy Windows.

Dan (31): A určitě offline verze, dejme tomu nějaká záložní, kde je možnost vyhledat nějaké faktury prostě.

Veronika (28): Určitě, aby ten systém byl všude dostupný, takže kdekoliv bych se k němu mohla připojit.

Michal (35): Vím, kam šáhnout, můžu tam šáhnout kdykoliv. Jak jsem říkal, aby to bylo kdykoliv přístupné, to je fajn.

V souvislosti s úvahami o dostupnosti kdykoli a odkudkoli se objevil požadavek bezpečnosti takového systému – když jsou totiž data takhle dostupná, je tu riziko, že se k nim může dostat i někdo cizí. Ideální systém by tudíž měl být dostatečně bezpečný, zabezpečený. V případe, že takovýto systém provozuje nějaká externí společnost, měla by dle respondentů uživatelům poskytovat nějakou garanci, adekvátní dle charakteru ukládaných údajů (smlouvy, osobní dokumenty, faktury…). Kromě toho by tato společnost měla mít pro takový systém dostatečný způsob zabezpečení při samotném přihlašování uživatelů. 



Dan (31): Musel by být dostatečně zabezpečený, dejme tomu nejenom přihlašovacím jménem a heslem, ale i něco navíc. Dejme tomu ještě potvrdit nějakou smskou, nějakým kódem jištěným. Tohle je takový moc jednoduchý. Přece jenom člověk si tam uchovává dokumenty, finanční situace atd.

Iveta (40, osvč): Nevím, to máte těžký. Jako, když potřebujete, počítač vám někdo sebere nebo něco, tak to je pryč potom všechno.

Kdežto ty šanony vám asi nikdo krást nebude.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

24

Základní požadavky 

Další požadavky byly pak spíše obecnějšího charakteru. Ideální systém na třídění a ukládání dokumentů by měl být ve své podstatě pro uživatele jednoduchý, srozumitelný a intuitivní. Neměl by ho tedy nutit učit se novým způsobům ovládání, měl by pracovat s již zaužívanými standardními způsoby práce (otevírání složek poklepáním atd.). Měl by také být přehledný, aby uživateli umožnil jednoduchou orientaci a pochopení základního systému. Přehledný by pak neměl být pouze formálně (vizuálně) ale i obsahově – měl by umožňovat jednoduché a efektivní způsoby vyhledávání požadovaných dokumentů (a to vyhledávání nejen dle názvů ale i dle jejich obsahů). Měl by umožňovat flexibilní správu dokumentů – jejich filtrování na základě požadovaných kategorií, ale i jednoduché a flexibilní slučování nebo naopak dělení pomyslných složek, přesouvání, mazání, zakládání nových souborů…



V konečném důsledku by takovýto ideální systém měl uživatelům šetřit čas a práci díky systému automatického třídění dokumentů, automatickému hlídaní termínů splatnosti, automatickému počítání výdajů a příjmů… 





Dan (31): Mělo by to být jednoduchý, že ano, ta aplikace prostě není pro všechny srozumitelná nebo ne každý by se s tím dokázal poprat, takže nějaký členění, dejme tomu záložky. Co nejjednodušší, dejme tomu složky, klik, otevře se složka, co nejjednodušší, žádný proklikávání bokem a takový. Ne graficky.

Veronika (28): Určitě bych chtěla, aby to bylo jednoduché na ovládání. Určitě aby se mi to třídilo, když si tam třeba zadám „faktura za domácnost“, aby to bylo všechno v jednom. Aby se to takhle samo třídilo do těch určitých sekcí, abych já věděla, potřebuji se podívat na to a na to, abych už věděla kam se mám podívat a nemusela to prostě hledat. Aby to bylo prostě jakoby hodně přehledné a samo se to třídilo. A určitě, třeba nalákat i tím, že prostě ta osoba, která má hodně těch faktur a všeho, tak prostě opravdu ten program to bude za něj hlídat, bude to za něj třídit, nebude s tím mít žádnou práci, jen si to tam prostě přepošle a ten program už si to sám zařadí, kam potřebuje.

Michal (35): Já bych si představoval, aby to mělo jasně daný a přehledný škatulky, ať už tomu budeme říkat šanony, složky nebo jakkoliv. Abych to byl schopen jednoduše tam začlenit a jednoduše dohledat. To by mně asi stačilo. Samozřejmě přivítal bych, kdyby, trochu narážím, že ten systém to umí, co jsem viděl, třeba u těch faktur, kdyby mně to třeba nějak sčítalo vynaložený náklady apod. To by mně asi stačilo, takový jednoduchý, přehledný, s tím, že bych věděl, mám to tam, vím, kam šáhnout, můžu tam šáhnout kdykoliv. A možnost jakoby založit třeba

kdykoliv novou složku, případně třeba i sloučit dvě dohromady nebo naopak rozdělit, a prostě ty faktury nějak přeselektovat.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

25

Základní požadavky 

 



 



Michal (35): Aby se mně tam dobře vyhledávalo, tzn. na základě nějakých klíčových slov, ne jenom očima, že pojedu, ale abych mohl zadat aspoň měsíc, datum nebo prostě nějaký klíčový údaj, to určitě by bylo fajn. Tam se to dá pak ještě rozvést ve smyslu, že když to naskenuji, jestli se v tom pak dá třeba vyhledávat nebo jestli se bude vyhledávat pouze v názvech, tak jak to pojmenuji nebo třeba i v obsahu. Takže určitě by byla velká výhoda, kdyby to vyhledávalo i v obsahu, což znamená to PDF nebo do čeho se to naskenuje, jakým způsobem, aby ten program, software rozpoznal, nějak prostě neindexoval, abych mohl fulltextově vyhledávat v obsahu.

Iveta (40, osvč): Abych de facto našla vždycky, co potřebuji.

Veronika (28): Tak určitě to ušetří práci. Že tomu člověku, než já, abych si tady sedla s hromadou papírů a třídila to tady, tak prostě si sednu k počítači a jenom se podívám a mám to. Takže to určitě šetří čas.

Barbora (44, osvč): Určitě systém, systém – snadnou orientaci, snadnou dohledatelnost, jakoby vlastně jakéhokoliv toho dokumentu tak, aby byl vždy k dispozici a jednoduchost.

A čemu by se ideální řešení mělo vyvarovat?

Právě kvůli riziku zneužití dat (v případě online aplikace) by se ideální řešení mělo vyvarovat podcenění bezpečnosti.

Jak již v rozhovorech zaznělo, ideální řešení by na jednu stranu mělo poskytovat dostatečné zabezpečení (ověřování přihlašování více ochrannými znaky než pouze jménem a heslem) a garanci ochrany dat.

Dále by také nemělo zahlcovat uživatele složitostí a nepřehledností systému a nenutit uživatele k pracným, zdlouhavým postupům. Eva (30): No, tak neměla by tam být podceněna nějak ta bezpečnost, aby se tam nestahovaly samozřejmě nějaké ty osobnější informace. Michal (35): Tak samozřejmě, kdyby to bylo nějaké složité a nepřehledné. S tím bych se určitě neztotožnil, ani bych neměl chuť s tím pracovat.

Zbytečně rozsáhlý systém. Barbora (44, osvč): Právě to – no, řekněme, aby to bylo příliš složité. Znamená to, že když se potřebuji dostat k nějakému dokumentu, pokud by to bylo v elektronické podobě, tak abych se musela, já nevím, proklikávat, muselo by to být prostě vždycky snadno dostupné.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

26

2.2 Ideální řešení jako softvérová aplikace 



I když při jmenování obecných požadavek ideální systému archivace a třídění dokumentů zaznělo mnoho požadavků, které odkazovali k softvérovým aplikacím (dostupnost odkudkoli a kdykoli, automatické třídění, počítání intuitivní ovládání…), při přímém dotazu již vyjádření respondentů nebyly tak jednoznačné. Respondenti se shodli, že v konečném důsledku je jedno, zda by takové ideální řešení bylo nebo nebylo ve formě softvérové aplikace. Nejdůležitější je, aby pro ně osobně toto řešení jednoduše bylo vyhovující a praktické.

Zásadní připomínkou pak bylo, že taková softvérová aplikace do jisté míry ztrácí význam, pokud je valná většina dokumentů ve fyzické podobě – uživatel by tak musel všechny dokumenty sám naskenovat a udělat tak pro něj zbytečný krok navíc. 

 



Dan (31): Pokud by to bylo na systému, že všechny faktury budou elektronicky, tak proč ne. Pokud bude 70 %, 80 % papírovou formou, tak postrádá skoro svůj smysl a nehledě na to, že je to krok navíc. Neskenuji to, protože prostě je to krok navíc. Mám to jednou, pokud se to ovšem ztratí, tak je to problém.

Barbora (44, osvč): Je mi v podstatě jakoby jedno, jestli je to ve fyzické podobě, nebo jestli je to v elektronické podobě, v podstatě to pro mě musí být praktický, aby to vždycky bylo snadno přístupné a snadno dohledatelné.

Michal (35): Určitě to může přinést řadu výhod, ale v mém případě to asi nebude jakoby zásadní, že ano. Pro mě ne. Já opravdu hledám spíš něco jednoduchého a nepotřebuji tam mít nabalené další množství funkcí, které třeba bych nevyužil anebo využívám jiným osvědčeným způsobem.

Iveta (40, osvč): Pro mě je ideální ten šanon. Jako bavíme se o firmě. Doma, to je možná něco jiného, ale v té firmě si myslím, že ten šanon je ideální. Doma možná by to bylo dobré, protože to nezabere samozřejmě tolik místa všechny ty věci, ale zase většinou chtějí originály. Když to člověk vytiskne oskenovaný, tak už to není originál dokladu. Takže sice doma by to nezabíralo tolik místa, ale stejně by to muselo být někde založené.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

27

2.3 Ideální řešení jako on-line aplikace 

Postoj respondentů k ideálnímu řešení jako online aplikaci je ambivalentní. Jak se ukázalo již při hledání obecných charakteristik ideálního řešení, respondenti na jednu stranu požadují dostupnost svých dat, ale na stranu druhou požadují i jejich dostatečnou bezpečnost. A právě v tomto případě jsou si dobře vědomí tak velké výhody neustálé dostupnosti jak i rizika jejich zneužití.    

Dan (31): Měly by být data šifrovaný. Veronika (28): Aby to bylo dostupné kdekoliv a ne jenom u mě doma v počítači, ale třeba, když se přihlásím kdekoliv, třeba i na jiném počítači, tak abych se tam taky dostala, že ano.

Michal (35): V tomhle já opravdu nemám jasno, protože uvědomuji si spoustu výhod, možnost kdykoliv, odkudkoliv se tam napojit, kde je přístup k internetu a zároveň já jsem trochu skeptický a přece jenom ochrana dat, možnost jejich ztrát nebo zneužití ve mně pořád hlodá.

Iveta (40, osvč): To bych nechtěla asi. Já vím, že to je, už jsem měla i možnost účetní program jakoby takhle mít a nechtěla jsem to, aby se tam třeba někdo nedostal.

Barbora (44, osvč): Asi ano, protože pravda je, že dneska většina telefonů už umožňuje tenhle přístup k internetu a k dohledání ve vlastní poště jakéhokoliv dokumentu..

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

28

2.4 Ideální řešení pro malého živnostníka 



Ideální řešení pro respondenty z kategorie malých živnostníků se v zásadě neliší od ideálního řešení pro domácnosti.

Objevují se stejné požadavky na dostupnost, bezpečnost, či jednoduchost a přehlednost. Jako více problematickou ale lze označit fázi digitalizace dokumentace (skenování jednotlivých dokumentů, faktury pouze v elektronické formě…) ve vztahu k požadavkům jednotlivých úřadů, které požadují originální dokumentaci – skenování či uchovávání dokumentů v elektronické podobě se tak ukazuje jako zbyteční krok navíc, jelikož živnostník stejně musí někde původní dokumenty archivovat.

Objevuje se zde pak také obava z možného zneužití dat či úniku informací, která je zesílená právě faktem, že v takovém případě by se jednalo o únik informací v rámci podnikání.  



Oslovení malí živnostníci nekomunikují s úřady prostřednictvím datové schránky – takovou formu komunikace nepotřebují, nemají s úřady tak častý kontakt, aby se jim tato forma komunikace vyplatila, aby pro ně byla nějakým způsobem zajímavá.  



Iveta (40, osvč): Já nevím, třeba na finančních úřadech chtějí vždycky ty papíry vidět. Sice to můžete donést na nějakém nosiči, ale stejně po vás třeba budou chtít originál dokladu nebo tak a stejnak prostě to musíte nějak schovat.

Iveta (40, osvč): To zneužití, může se tam kdokoliv dostat. Já si myslím, že tu garanci nemůže dát, protože třeba hackeři se můžou dostat, i když je to garantované a dostanou se všude.

Iveta (40, osvč): Já většinou osobně, protože já datovou schránku nemám jako fyzická osoba, tzn. já tedy jako osobně. Mě toho z těch úřadů takhle moc nechodí, takže nemám potřebu nějak.

Barbora (44, osvč): Takhle, co se týká jakoby mé komunikace s úřady, co se týká živnosti, tak asi telefonicky a osobně. Mailem většinou tyhle věci neřeším a poštou taky ne. Nemám datovou schránku, nejsem tak velká firma, abych to mohla využívat.

Ideální řešení tedy v jejich případě nemusí umět komunikovat s datovými schránkami.  

Iveta (40, osvč): Pro mě to význam nemá, ale samozřejmě ty společnosti, který musí mít, tak tam je to ideální.

Barbora (44, osvč): Nedokážu tady tohle ohodnotit, protože s tím nemám zkušenost.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

29

3. HODNOCENÍ APLIKACE iŠANON  

V obecném hodnocení převládá pozitivní vnímání. Respondenti se v zásadě shodli, že se jedná o první aplikaci daného typu, se kterou se setkali. Mluví o tom, že byli mile překvapeni, že je tato myšlenka v zásadě nadchla.

Z hlediska samotné funkčnosti systému pak respondenti sami spontánně ocenili zejména jeho přehlednost a jednoduchost. 









Veronika (28): Hodnotím ho jako velmi dobrý. Opravdu jsem si to všecko vyzkoušela a byla jsem překvapená. Když si to otevřete tak to tam máte hned jakoby na té první stránce všechno, takže prostě vím, že třeba tam mám zrovna něco nového, tak se do toho podívám. Že je to opravdu hodně přehledné. To se mi líbilo. Že si myslím, že je to aplikace, se kterou určitě nebudou mít problém ani starší generace, který třeba na počítači moc neumí. A dobře se s tím pracuje.

Michal (35): Mě to v prvé fázi rozhodně nadchlo, ano a myslím si, že je to dobrá myšlenka. V podstatě, když jsem to jenom slyšel, tak už mě to zaujalo. Takže ano, samozřejmě když jsem se do toho pak ponořil trošku, tak už se s tím ne úplně tak ztotožním. Ale jako fajn, tím neříkám, že to je špatný naopak si myslím, že to je dobrá cesta.

Barbora (44, osvč): Mně se ta myšlenka velice líbila, byla jsem na to docela zvědavá, než jsem to ještě viděla, jakým způsobem to bude fungovat, jak to bude třeba i graficky udělané. A umím si představit, že bych tady tuhle aplikaci používala.

Eva (30): Tak, zdá se mi, že je to schopné tak nějak třídit dokumenty, mít to přehledné. Myslím si, že tam je i pak menší riziko ztráty, protože třeba fyzický doklad vám někam může zapadnout.

V jednom případě se zde ale objevila i kritika, že tento systém nepřináší nic nového, pouze spojuje dohromady několik již známých funkcí (email, kalendář, adresář…) 

Iveta (40, osvč): Já nevím, no. Já si myslím, že je to celkem zbytečné, protože poštu člověk v počítači má, vlastně buď se sám přihlašuje, já nevím na seznam, na centrum a nebo má ten Outlook, což vlastně tam je i kalendář, i ta pošta, všechno a ty šanony, člověk si může udělat v počítači složky, do kterých si to dává. Takže já nevím, no. Vlastně je to, co už tady je.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

30

3.1 Komplexní hodnocení Co se respondentům na aplikaci líbí 

Respondenti na aplikaci iŠanon oceňovali zejména následující:  Jednoduchost ovládání  Dobrá orientace  Využití známých prvků - prostředí inspirované fyzickými šanony  Možnosti zjednodušení agendy – šetření času a práce  Možnosti třídění a správy dat  Možnost používat emailovou adresu přímo v aplikaci

  

 

Dan (31): Jednoduchost. Jako svým způsobem to jednoduchý je tady ta aplikace. Přehledný to taky je a dostupnost je fakt vlastně online. To jsem si řekl, že se mi na tom líbí. Nový přístup určitě, zjednodušení agendy.

Veronika (28): To je to třídění, že to samo prostě třídí a já nemusím vzít to a hledat někde a prostě sama to uložit tam.

Michal (35): Mně se líbilo, že jednak si můžu třeba nechat poslat emailem něco a rovnou z emailu si to uložím, což je fajn. Zároveň, že ano, tam mám možnost prostě si sám něco naskenovat. Bylo fajn, že si můžu zvolit jak šanon, tak nějakou záložku nebo jak se to tam jmenuje, že prostě to můžu podrobněji třídit.

Iveta (40, osvč): Jako líbil se mně celkem ten kalendář, i když říkám, je i v tom Outlooku, ale jako ten kalendář. Ale člověk si prostě klikl na to okýnko a otevřel se mu vlastně celý ten den s hodinama, takže to bylo fajn.

Barbora (44, osvč): Co se mi na tom líbilo nejvíce. Nejvíce se mi na tom líbilo asi právě to, že jsem se v tom velice dobře orientovala. Že to bylo rozdělené, že tam byly graficky ty šanony jako takové tak, jak je máme ve fyzické podobě, což je nám asi všem velice blízké a tak jsme na to zvyklí. Takže v podstatě jako bylo mi to příjemné, protože jsem neměla pocit, že vidím něco poprvé v životě, že je to prostě něco cizího, s čím bych se musela naučit pracovat, ale naopak že je to něco co už znám. Když jsem si to procházela, tak říkám, mně se na tom líbilo, že to bylo intuitivní, že v podstatě to připomínalo mi to Outlook, ano, že jako s Outlookem pracuji, pro mě to bylo opravdu intuitivní, orientovala jsem se v tom velice snadno, velice dobře, bylo to pro mne příjemné, co by pro mě bylo ještě příjemnější - ty šanony jsou barevně rozlišené, což je hrozně fajn, protože zase to usnadňuje tu orientaci.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

31

Co se respondentům na aplikaci nelíbí 

První obecní výtkou byl jednoznačně vysoký poplatek za užívání této aplikace. 



Veronika (28): Mně na tom nevadilo nic, jenom ta roční vysoká částka. To by bylo asi to jediné, co mě odrazovalo, ale jinak mě nic.

K dalším specifickým nevýhodám aplikace pak patří malá barevnost celého systému. Respondenti by ocenili možnosti barevného odlišení jednotlivých položek (například výdaje vs. příjmy, nebo využívání barevného označení emailových správ dle časových kritérií) a možnosti pokročilejšího filtrování (například právě u pošty možnost filtrace správ dle data nebo odesílatele).  Eva (30): Trochu mi to přišlo jakoby nebarevné, když to tak řeknu. Je to takové šedé. Nebo mě i napadlo, jak jste to teď načetla, nějak třeba i 

odlišit barevně i jednotlivé měsíce. A výdaje taky, i příjmy.

Barbora (44, osvč): Když v poště vyběhnou, řekněme všechny dokumenty, nebo vlastně všechna ta příchozí pošta, kterou vy si v té poště ještě máte třídit do těch jednotlivých šanonů, pro mě samozřejmě by bylo příjemné, ale nevím, jestli je to vůbec reálné, aby vlastně ta pošta podle toho, do kterého šanonu patří, byla barevně rozlišena, což samozřejmě by zase usnadnilo orientaci, že nemusím vlastně složitě přemýšlet, kam ta pošta jakoby vlastně patří a rychleji se rozlišovala, eventuelně, a to nevím, jestli tam bylo, možná, že jsem to jenom přehlídla, že jsem si nevšimla, kdyby tam šlo jakoby vyfiltrovat pošta za poslední týden nebo za poslední dva týdny, aby tam zas nebylo úplně všechno. Aby se z toho dala jakoby snáz vyfiltrovat, když potřebujete si v tom potom vyhledat konkrétní poštu buďto s jedním klientem nebo vlastně s nějakou firmou nebo s institucí.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

32

Co se respondentům na aplikaci nelíbí 

Z hlediska grafické úpravy pak byla kritizována velikost písma a řádkování.  



Barbora (44, osvč): To písmo je docela malé, ale já jsem zase vycházela z toho, že tak jako každou webovou stránku si to písmo můžu přizpůsobit sama na té obrazovce, takže tohle jsem neřešila.

Iveta (40, osvč): Já vím, že je to hloupost, ale mně třeba vadí, jak je to jako malinký. Ano, ty prostě, já sice vidím dobře, ale i tak je to malinký všechno. I ty řádky jsou prostě na sebe.

Nejvíce kritiky se ale sneslo na modul pošty. Respondenti si stěžovali na její neintuitivní ovládání – nevěděli jak najít přijatý mail, nevěděli, jak ho spravovat (kam kliknout, aby se správa otevřela, jak hromadně zařadit emaily do nějakého šanonu…) A také nevěděli jak spravovat jednotlivé šanony či samotné dokumenty.  

   

Iveta (40, osvč): Udělala jsem všechno, akorát měla jsem tam jeden problém, nemohla jsem najít email, co jsem si poslala.

Michal (35): Já jsem třeba bojoval s tím, jak založit nový šanon, jak založit novou záložku, to ani nevím, jestli jde, mně se to nepodařilo. Já jsem tady šel někdy až moc do detailů jako ano. Třeba to čtení pošty, já jsem dlouho přemýšlel, byť jsem říkal, že je to intuitivní ano, takže vlastně do té zprávy jsem se dostal až v momentě, kdy jsem klikl na tu šipečku vlevo. Jinak jsem se jakoby nedostal, že intuitivně jsem šel na název té zprávy nebo do toho. Pak nevím, jestli je to omezenost testovací verze, ale nepřišel jsem na to, jak třeba přejmenuji přílohu z mailu.

Eva (30): Na mě působilo nepřehledně, než jsem zjistila, jak na to, jak si smazat ten údaj. Zjistila jsem, že touhle šipkou vlevo. Tím, že se vlastně upravují ty záznamy. Tady jsem se proklikávala a zjišťovala, jak mám třeba smazat ten záznam. Hned tak mě to nenapadlo.

Barbora (44, osvč): Je pravda, že když jsem si poprvé otevírala tu poštu, tak jsem si nebyla úplně jistá, na co mám kliknout, jestli na ten čtvereček jakoby to „odfajfknout“ nebo na tu obálku, že jsem vyzkoušela, až co mi zareagovalo.

Eva (30): Je pravda, že když jsem tam měla načtená všechna ta data a chtěla jsem tam nějaká najít, tak automaticky ve všech dokumentech dávám „Ctrl+F“, aby se mi to našlo. A tady vlastně nikde není to okénko „hledat“.

Veronika (28): Poslala jsem si tam ten email zkušební a teď jsme to tam prostě hledala a nevěděla jsem jako jak se tam dostat k tomu emailu.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

33

Hodnocení modulů a rozsahu funkcí 

Rozsah funkcí respondenti hodnotí jednoznačně jako dostatečný. V některých případech je dokonce hodnocen až jako nadbytečný. Za zbytečné moduly byly označeny především moduly „adresář“, „kalendář“ a „rezervace“, které nejsou pro běžnou domácnost natolik důležité. Jako nejlépe byl jednoznačně hodnocený modul „šanony“ se všemi jeho funkcemi – především přitom s funkcí „reporty“. 

    



Dan (31): Tak jsou. Hlavní podstata, mně by stačil třeba jenom ten šanon. Toto je jakási nadstavba navíc, aby to bylo svým způsobem nějak zajímavý. Prostě vyhledat si ty faktury a nazdar.Ten adresář bych tam nechtěl, kalendář taky není až tak podstatný. Ta rezervace až na posledním místě.

Eva (30): Myslím se, že pro nějakou firmu, menší, to by se mohlo i trochu upravit. Jak jsem říkala třeba ty kontakty, aby to bylo více přehledné. A pro domácnost myslím si, že je to dostačující. Ty by tam nemusely mít ty „rezervace“.

Veronika (28): No, já si myslím, že je dostatečný, že už podle mě tam ani nic nechybí, že si myslím, kdyby tam toho bylo víc, už by toho bylo až moc.

Veronika (28): Takže určitě ten adresář bych oželela asi a asi rezervaci a kalendář, to jsou asi možná takové tři funkce, které bych asi oželela.

Michal (35): Pro mě až zbytečně velký, protože jak říkám, já jsem hledal jednoduché řešení, takže jsem žádnou provázanost nepostrádal.

Barbora (44, osvč): Vzhledem k tomu, že já jsem do dnešního dne nikdy nepoužívala k archivaci jakoukoliv aplikaci, tak v tuhle chvíli je to pro mě maximálně dostačující, protože mám pocit, že kdyby tam toho bylo víc, takže naopak bych se v tom začala ztrácet a hůř bych se v tom orientovala.

Protože nejsem velká firma, protože bych to řekněme využívala pro domácnost nebo pro své podnikání, kde nemám zaměstnance, tudíž pro moji vlastní archivaci faktur, dokladů, a to k čemu já potřebuji, by to bylo maximálně dostačující.

Komunikace s datovými schránkami považují živnostníci na jednu stranu za dobrý nápad, který usnadňuje dokumentační agendu, na druhou stranu vnímají problematičnost bezpečnosti dat. V konečném důsledku ale, jak již bylo zmíněnu, by tuto funkci osobně nevyužívali.  

Iveta (40, osvč): Já nevím, zase to, že vlastně je to online, že ta datová schránka, tam chodí dost důležité, vlastně dopisy z těch úřadů.

Barbora (44, osvč): Určitě to vnímám jako plus, protože pokud to zase je možné, aby to bylo všechno na jednom místě, tak si myslím, že je to určitě plus.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

34

Chybějící funkce nebo provázanost funkcí 

Funkce, které respondenti v případě systému iŠanon postrádali byly následovné:     

Komunikace s dalšími zařízeními – možnosti zasílat upomínky na mobil Export dat, off-line záloha Export a import kontaktů Kompatibilita s jinými aplikacemi – například s Outlookem Možnosti fulltextového vyhledávání a rozeznávání textu



Eva (30): Jak jsem říkala, ještě možná upomínku přes ten mobil. Když si dám do kalendáře úkoly, upomínky nebo tak něco, aby se to neobjevovalo až po přihlášení, ale třeba aby to šlo dát jako hlášku na mobil. Prostě dostanu upomínku do mobilu. Nastavím si čas kdy, tak aby i z toho iŠanonu mi třeba hlásilo vždycky tu upomínku, co by bylo potřeba.

Michal (35): Takže to třeba si myslím, že je drobnost, která by ještě jako přispěla k jednoduššímu užívání. Pak jsem tady zmiňoval formát třeba těch příloh, PDF a tak, aby to prostě umělo rozpoznat ten text. V dnešní době si myslím, že třeba nějaký ty, já tomu nerozumím, rekognity nebo co to jsou za systémy, že umí obyčejný PDF převést na text.

Michal (35): Kalendář mně přijde pro mě navíc zbytečný, protože používám nejčastěji telefon, abych to měl opravdu vždycky s sebou a pípala mně upomínka. A nebo třeba, že využívám i Outlooku, jsem na to zvyklý, takže veškerý kontakty i určitý události mám v Outlooku, kde vlastně používám email, takže denně s tím pracuji, takže tohle už je pro mě navíc, zbytečně duplicitní. Možná by tam mohly fungovat nějaké importy, exporty mezi Outlookem a tímhle tím. Všiml jsem si, že tam nějaký možnosti, myslím si, že export tam je, ale nebyla tam možnost importu, mám ten dojem. Ano, že exportovat jsem to mohl, ale už jsem sem nemohl nic natáhnout, což si myslím, že by nebylo úplně marný to tam doplnit. To je asi tak všechno.





IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

35

Ukládání dokumentů na server provozovatele  



Na nutnost uložit své dokumenty na server společnosti, která tuto aplikaci provozuje se respondenti dívají spíše negativně. Bojí se zejména možnosti zneužití těchto dat. Část z nich se vyjádřila, že by do takového systému nahrávala pouze neosobní doklady – používala by ho tedy pouze na správu faktur a ne na správu osobní dokumentace (rodné listy, zdravotní dokumentace…). V takovém případě, kdyby systém využívali jen pro správu některých dat, by tento systém pro nich ztratil svůj význam.

Ke všemu, jeden respondent našel v obchodních podmínkách společnosti klauzuli o tom, že společnost se v podstatě distancuje od odpovědnosti za ztrátu nebo zneužití dat, co na něho zapůsobilo velice odrazujícím dojmem. 



 

 

Dan (31): To je kámen úrazu. Ty servery někde jsou uložený, na těch serverech je přístup několikati lidí, kteří je spravují určitě nějakým způsobem a i když jsou prověření, proškolení, tak nikdy nevíte, kdy ty data prostě utečou. To vidím jako kámen úrazu tady toto. Je to svým způsobem napadnutelný.

Eva (30): Tak svým způsobem asi ano, protože v dnešní době unikají informace i tam, kde by to člověk ani moc nečekal. Takže určitě asi nějaké lékařské zprávy a tak, to už mi přijde, že když by se se mnou něco stalo a pak by se to někde zveřejnilo, to by lidem bylo asi hodně nepříjemné.

Nebo třeba výpisy z účtů. Výplatní pásky a tak. Spíš bych tam poslala, a to už by pak samozřejmě ztrácelo ten svůj účel pro mě, jen taková míň osobní data.

Veronika (28): Tak určitě to je nějaké riziko, protože jsou tam všude osobní data, rodné čísla, že ano, adresy, já nevím, čísla účtů, všechno, ale jako v dnešní době nemůžete věřit ničemu.

Michal (35): Tak výhoda je jednoznačná, že si k ní můžu kdykoliv a odkudkoliv dostat, kde je přístup k internetu a kde je nějaký počítač, že ano.

To je bezesporu výhoda. Asi si nemusím lámat hlavu s nějakým zálohováním apod., protože předpokládám, že iŠanon to má zmáklý, ano. Takže tohle považuji fakt za výhodu. Pro mě osobně to ale není až tak zdrcující výhoda, protože já jsem zvyklý zálohovat. Spíš bych možná přivítal, kdyby tady existoval nějaký výstup do nějakého souboru, že bych si to zazálohoval já jakoby k sobě, protože ten pocit, že to mám jakoby i u sebe.

Navíc, když jsem si třeba přečetl v těch obchodních podmínkách, že společnost nenese odpovědnost za ztrátu nebo zneužití dat, tak to mě skoro opravdu odradilo, ano. Tam jsem začal jako hodně uvažovat, protože to asi není správně.

Iveta (40, osvč): Za nevýhodu, určitě. Ne jenom kvůli tomu, ale jak říkám, skenovat různé dokumenty, to je prostě pro mě ztráta času.

Barbora (44, osvč): Nemám s tímhle problém, protože nejsou tam já nevím choulostivý data nebo já nevím něco, co by nebylo jinde k dispozici.

Používám internetové bankovnictví, používám spoustu jiných aplikací, kde stejně ty informace k dispozici dávám. U faktur nemám absolutně žádné problémy, ale co se týká rodných listů a těchhle věcí, tak ty bych tam asi neukládala.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

36

Verze aplikace pro chytré telefony 

Aplikaci pro chytré telefony považují respondenti za dobrý nápad. V současné době je podle niž již téměř nutností, aby aplikace různého druhu uměly komunikovat s různými zařízeními. Někteří respondenti by tudíž ocenili i aplikace na další platformy, aby tak byl systém v případě potřeby opravdu dostupný kdykoli a odkudkoli.

 







Dan (31): Já jsem říkal, že to bez toho absolutně nemůže fungovat, že ano. To je prostě nemyslitelný v dnešní době. To nemůže být jenom na stolní počítač nebo přes prohlížeč nebo na notebook.

Veronika (28): Určitě, já normálně na internetu používám jako internet, všechno, stahuju si tam i emaily, protože to potřebuji, takže určitě, určitě ano, určitě bych to využila na telefonu. To si myslím, že by bylo i jakoby velké plus nebo i takové ty I-PADy, prostě, to už dneska taky má celkem hodně lidí, takže si myslím prostě, že je to jakoby dobrý.

Michal (35): Mě konkrétně ne. Já nejsem až takový ten hluboký technik, co jde s dobou, co musí mít všechno in. Ale věřím, že by si to svoji cílovou skupinu našlo. Akorát si neumím představit, jak ta skupina by byla velká. Já bych byl skeptický, ale třeba se pletu.

Iveta (40, osvč): Já tedy na chytrý telefony nejsem, já mám starý, klasický, ale třeba říkám, zase ta mladší generace už bez těch telefonů nedělá vůbec nic. Já to vidím doma, že tomu je 18 tomu staršímu a ten prostě tam pořád “mydlí” přes ten mobil na internetu apod. Ale říkám, zase pro ty mladší lidi, kteří jsou zvyklý s tím pracovat, že.

Barbora (44, osvč): Já si myslím, že je to určitě výborný nápad. Že v dnešní době přibývá čím dál tím víc lidí, kteří využívají internet přes telefon a já v tom vidím budoucnost, určitě.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

37

3.2 iŠanon vs. ideální řešení   

Z hlediska funkčnosti daného systému lze říct, že tato aplikace koresponduje s ideálním řešením v oblasti archivace a třídění dokumentů (jak ho respondenti v rozhovorech sami popsali – systém je přehledný, jednoduchý a praktický.

Pro domácí použití ale dle respondentů v podstatě nabízí zbytečně moc funkcí, které by spíše dle mínění respondentů využili právě malý živnostníci (rezervace, adresář).

Jako problematický fakt se pak ukazuje zejména on-line verze aplikace – opět se zde dostáváme k obavám respondentů z možné ztráty či úniku dat. 









Veronika (28): No, já si myslím, že se asi nijak neliší... Jako třeba by možná bylo dobrý, kdyby si tam člověk ještě třeba sám mohl třeba vytvořit něco do toho šanonu. Třeba vidím, že jsou tam ty děti, domácí mazlíčci a tak a třeba kdyby ještě něco chtěl, tak by si tam mohl ještě sám vytvořit něco.

Michal (35): Přehledné to určitě je, je to o tom, jak já si to udělám přehledný, ale ty možnosti tam asi jsou, takže OK. To vyhledávání taky se asi dá, to se přiznám, že jsem do detailu nezkoušel všechny možnosti, ale co jsem potřeboval, to jsem tam našel, takže jako pro moje potřeby vyhovující.

Michal (35): Pro mé potřeby si myslím, že je to zbytečně obsáhlé řešení, ano. Že tam jak jste měli uvedené toho živnostníka, pro něho je to možná ideální, ale už si to třeba neumím představit na velkou firmu, jak jsme třeba my v práci, my máme větší firmu. A třeba pro mě, pro uživatele opravdu domácího typu, je to zbytečně moc funkcí navíc, ano.

Barbora (44, osvč): Takhle, pokud nebudu mít problém s přístupem k internetu samozřejmě jako je to výborná věc, protože je v tom systém, který jsem od toho očekávala a který se mi v tom líbí a zdá se mi to i dost přehledné, jako hledalo se mi v tom snadno, neměla jsem s tím vůbec žádný problém. Obávala bych se asi právě akorát toho výpadku internetu, výpadku signálu, to je asi v tuhle chvíli jediná překážka, která by mi bránila v tom jakoby spolehnout se pouze na tuto aplikaci.

Dan (31): A tak, určitě bych se až tak úplně nebál, jako riziko to je, dneska už jenom ty elektronické informace jsou prostě napadnutelný odkudkoliv. Riziko tam je, že ano. To bych nesměl mít nic. To bych nemusel mít banku a takové věci. To, že to není offline, to má svou chybu. To je podstatná chyba, kterou tam vidím já. Nemusím si vytahovat prohlížeč, automaticky kliknu na nějakou ikonu, přihlášení a jsem tam.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

38

3.3 Osobní vhodnost aplikace Jací lidé tuto aplikaci ocení? 

Aplikaci dle respondentů ocení především:  Aktivní osoby spravující větší množství dokumentace a faktur  Malý živnostníci a podnikatelé  Domácnosti, které mají hodně dokumentů  Mladší lidi  Počítačově „gramotní“  Osoby, které chtějí mít v dokumentech pořádek a přehled 



 



Dan (31): Člověk, který prostě je tvůrčí, nějakým způsobem se zajímá o ty věci, pojištění a takoví, takže prostě není to pro člověka, který nic netvoří nebo nekupuje atd. Toto musí využívat člověk, který je nějakým způsobem zainteresovaný do nějakého tržního oběhu. Podnikatel by to určitě ocenil.

Veronika (28): Tak jsou to určitě lidi, co hodně nakupují, co jsou takoví, v podstatě jako já, co to mají na vícero místech a chtějí si v tom udělat konečně pořádek a neustále něco hledají a nemůžou to najít a říkám, ty větší firmy, určitě podle mě i účetní, že se jim to tam bude samo prostě třídit, obyčejní lidé taky určitě, protože koho znám já, tak všichni to mají v podobné situaci jako to mám já, že to mají doma v krabicích, takže stačí si opravdu k tomu počítači sednout a prostě si to tam mailem prostě přeposlat, a to je prostě všechno. Takže podle mě obyčejní lidé, podnikatelé, co mají co, hodně nakupují, určitě i ve zdravotnictví podle mě by se to mohlo jako využívat, jako třeba ty menší, samozřejmě, praktičtí lékaři, zubaři si myslím, že by to mohli využívat.

Michal (35): Já si myslím, že ten model s tím živnostníkem, jak je tam zvolený jako modelový příklad je asi správná varianta, ano. Jsou lidi, kteří mají něco soukromého, něco jakoby z podnikání nebo prostě z nějaké činnosti, ale asi toho nemají moc.

Iveta (40, osvč): Já si myslím, že možná ti mladší. Abych pravdu řekla nevím, dokud ten živnostník ty data musí schovávat, musí archivovat kvůli tomu, i když se to může v elektronické podobě, tak stejně prostě na tu kontrolu na finanční úřad, na sociálku nebo kamkoliv jdete, tak prostě musíte vzít s sebou ty papíry. Takže ti mladší lidi, spíš pro tu domácnost.

Barbora (44, osvč): Já si myslím, že jsou to i domácnosti. Určitě domácnosti, kde se uchovává spousta dokladů a kde se uchovává spousta právě dokladů ve fyzické podobě A taky vlastně v podobě těch šanonů a složek, které se potom neustále někde válí a neustále se něco hledá Takže jednak domácnost, malé firmy stoprocentně a u těch velkých firem, tam už si nejsem až tak jistá, protože tam si myslím že tam asi těch dokumentů a dokladů je tak strašně moc, že to v podstatě má na starosti více lidí, a to nevím, jak by to v praxi fungovalo.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

39

Jací lidé tuto aplikaci neocení? 

Aplikace dle respondentů není pro uživatele, kteří:  Nepracují s počítačem  Nezajímají se o třídění dokumentů, nearchivují je  Jsou starší  Nechtějí za aplikace platit  Nevěří bezpečnosti takové aplikace  Potřebují spravovat osobní, choulostivá data   



 

Dan (31): Člověk, který není ochoten za to zaplatit. A prostě svým způsobem, že je mu to jedno, takže nějaký flegmatik, tento člověk to určitě neocení. Prostě ten, který fakturu vyhodí i s obálkou, neřeší to. Důchodce to není ta sorta lidí, která by to využívala.

Eva (30): Nechci říkat starší, ale samozřejmě ti, kteří s počítačem moc neumí, nemají moc přístup na počítač, i na internet, aby si tam mohli třeba přeposlat výpisy z účtů a tak.

Veronika (28): No, takový, co jim je to v podstatě jedno nebo nechtějí za takovéhle věci platit, nezaobírají se takovými věcmi a prostě líní. Ano, co prostě, co si něco koupí a povaluje se jim to tam a je jim prostě jedno, jestli to vyhodí nebo ne. Ano, takoví ti, co si to opravdu neschovávají, co to vyhodí třeba okamžitě do koše.

Michal (35): Budou to určitě lidi, kteří to mají už nějak vyřešené nebo vůbec neřeší tady tenhle systém jako archivace apod. Takové ty pečlivé osoby, kteří si prostě vedou ty šanony a tak, tak podle mě nezačnou používat elektronickou verzi, zůstanou u té své papírové. Prostě mají ten pocit, to znám, naše paní účetní, ta by v životě nešla do elektronické verze, protože to potřebuje mít v té skříni všechno a vědět, že to tam má. A pak to možná budou lidi jako já, kteří budou líní s tím dělat a pak to budou možná i lidi, kteří prostě nebudou věřit té bezpečnosti, byť je to strašně subjektivní názor.

Iveta (40, osvč): Tak určitě starší lidi si to nepořídí, protože nemají třeba ani počítače, nebo takové věci. A říkám, to co třeba já, jsou zvyklí mít ty papíry někde, aby to kdykoliv našli a vytáhli z krabice od bot nebo.

Barbora (44, osvč): No, nepovažuji za příliš pravděpodobné, že by to používali senioři, že by to prostě používali lidi, kteří nejsou příliš zvyklí pracovat s počítačem, takže v dnešní době určitě mladí lidé a určitě početné rodiny, tam kde prostě se toho hodně shromažďuje, tam si myslím, že to užití určitě najde. Ani mě moc nenapadá, kdo by k tomu vyloženě mohl mít výhrady. Výhrady asi tam, kde pokud jsou já nevím firmy, které právě shromažďují nějaká hodně choulostivá data.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

40

Osobní vhodnost aplikace pro respondenty samotné   

Aplikaci iŠanon z hlediska její funkčnosti a možností využití respondenti označili obecně jako osobně vhodnou.

Za největší bariéru ale označili především její cenu, která je pro domácí použití výrazně naddimenzována.

Další bariérou je pak také nutnost skenovat dokumenty, které mají v současné době ve fyzické podobě a potřeba uchovávání jejich originálů pro administrativní účely, čím pak taková aplikace do jisté míry ztrácí smysl – a to i v případě malých živnostníků. V konečném důsledku by ale tito živnostníci nepotřebovali oddělený systém pro správu dat v domácnosti a ve své firmě. Ideálně by chtěli využívat systém, ve kterém můžou mít všechny doklady pohromadě, jenom oddělené na základě nějakých kategorií (mít jednoduše samostatný „šanon“ pro firemní dokumentaci).   

    

Dan (31): Svým způsobem ano. Pokud by to bylo zadarmo, tak bych do toho šel hned. Pokud ne, tak samozřejmě o tom budete přemýšlet, že ano.

Nemyslím si, že bych vydělával málo, ale 3000,-- za prostě není málo. Ano dát prostě za tuto věc, která může být pro někoho zbytečná.

Eva (30): Tak svým způsobem i ano. Kvůli té přehlednosti a i řekla bych takové té záloze těch smluv a údajů.

Veronika (28): Ano. Tak určitě to, že mám všechno pohromadě a říkám, potřebuji to najít, nemůžu to najít. Mám to tam, chci se na to podívat, potřebuji se podívat, do kdy mi to platí, kdy jsem to koupila, kolik to stálo, ano, takže prostě určitě tady toto, dostanu se kdekoliv, tedy i v tom zahraničí, pokud to prostě bude mít ten dosah, ano, takže to by mě prostě fakt, fakt by mi to takhle vyhovovalo.

Michal (35): Asi bych si uměl představit, že ji využívám, takže v podstatě vhodná pro mě je, byť jak jsem říkal, obsahuje něco navíc, ale to samozřejmě nemusím využívat. Budu využívat dvě záložky nebo dvě měníčka z šesti.

Barbora (44, osvč): Ano. No právě z toho důvodu, že by mi zmizely ty složky a krabice ve sklepě.

Barbora (44, osvč): Ano, určitě i pro firmu, protože tím, že mám jakoby vlastně malou firmu, těch dokladů k té firmě zas není až tak tolik, tak prostě by to pro mě znamenalo řekněme přidat jeden dva šanony tak říkajíc do té aplikace a měla bych to všechno pohromadě.

Iveta (40, osvč): De facto ano. Sice toho není tolik co doma, ale říkám, stejně si člověk musí nechat originály. Ano, aspoň nějakou dobu.

Iveta (40, osvč): Možná by byla vhodná, ale kdybych měla naskenovat všechny papíry, co mám doma, tak by to zabralo aspoň půl roku, protože já mám tolik papírů, že prostě.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

41

3.4 Ochota za aplikaci platit 

Za aplikaci by nějakou částku zaplatilo 5 respondentů. Jedna respondentka rezolutně odmítla za aplikaci iŠanon platit (a to jak v případě domácího tak i firemního použití), jelikož tato aplikace podle ní nepřináší žádné nové funkce. 

Iveta (40, osvč): Ne. Protože ano, vemte si to, že ten email máte v počítači, že už teď, když potřebujete si tam nějakou smlouvu dát, naskenovat nebo něco, můžete si vlastně udělat záložku, složku a tam si to taky ukládat.



Všichni respondenti, kteří by byli za aplikaci ochotní utratit nějakou částku se ale shodli, že zamýšlená částka 3000 Kč není vůbec přijatelná.



Objevili se ale zajímavé názory, jakým způsobem (ve vztahu k ceně) by bylo možné aplikaci pro domácnosti zatraktivnit:  platit pouze „startovací“ poplatek – jednoduše si aplikaci za nějaký obnos zakoupit a neplatit tak poplatky na základě nějaké časové licence 

 





Pokud by se ale jednalo o licenci vázanou na čas, upřednostňují respondenti spíše poplatky roční frekvence (aby nemuseli na poplatky myslet každý měsíc, na druhou stranu se ale objevil názor, že měsíční platební frekvence umožňuje kdykoli ukončit užívaní systému).

platit podle zvoleného rozsahu funkcí – například nabízet basic verzi obsahující pouze modul „šanony“ a rozšířenou verzi obsahující aplikaci v současném rozsahu platit v závislosti na zvolené kapacitě systému – cena by pak závisela od toho, jestli se respondent rozhodne zakoupit si 1GB nebo 5 GB prostoru pro svoje data Barbora (44, osvč): Zase, já asi, když jsme tedy u toho, potom bych asi možná, tam bylo napsáno, ono to má určitou paměť, ta aplikace má určitý rozsah, takže já třeba pro mě, já třeba vím, že bych ten rozsah nevyužila. Pro mě by třeba bylo výhodnější, kdyby byla možnost asi tu aplikaci zakoupit třeba v menším rozsahu, protože vím, že ji nevyužiji, a tím pádem samozřejmě za nižší částku Michal (35): Takhle, ty ceny, co tam byly uvedené, pro mě jako pro soukromou domácnost, mi přišly zbytečně drahé nebo příliš vysoké. Za tu cenu bych to asi nepořídil. Uměl bych si představit, že to pořídím za nějakou startovací cenu a pak už nebudu nic platit. Vím, že to zas naráží na to, že data jsou někde uložena, spravují se apod. Takže, kdybych za to měl platit, tak opravdu nějakou menší částku než ta, která tam byla uvedena.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

42

Maximální akceptovatelná částka 

Jak již bylo zmíněno, zamýšlená částka ve výši 3000 Kč/ rok nebyla pro respondenty vůbec přijatelná. Akceptovatelný poplatek se na měsíční bázi pohyboval nejčastěji ve výši 100 Kč – tedy ve výši zhruba 1200 Kč za roční užívání aplikace.



Poplatky v takové výšce by již byly pro domácí použití spíše akceptovatelné. Nejvyšší akceptovatelný poplatek (ve výši 2000 – 2500 Kč za rok používání) se pak objevil u respondentky, která je malým živnostníkem. V tomto případě by pak ale rolu hrál i fakt, jestli by si tento výdaj mohla zapsat do nákladů. 



 



Michal (35): Takhle, já osobně bych do toho nedal ročně víc než v řádu pár stokorun. Takže, když to podělím dvanácti, tak já nevím, jestli tam máte nějaké rozmezí nebo ode mě chcete říct, ale spíš desítky korun měsíčně. Desetikoruny měsíčně. Za 800 ročně, to bych o tom silně uvažoval.

Ale nebyla by to ta částka, co bych řekl holt ano. To by museli ještě kousek níž.Za 600, to bych řekl ano, to vyzkouším, do toho půjdu.

Dan (31): Měsíčně, když to třeba srovnám třeba s nějakým paušálem, prostě by to muselo být, dejme tomu do 100 Kč, měsíční paušál. Hranici dám 99 Kč. Víc jak 99 Kč ne. Já když jsem se dostal k tomu kroku 3000, tak jsem uvažoval o tom, jestli to vůbec budu dál studovat. Já prostě vidím 3000 investovat to, co mně vydělá a ne z hecu zaplatit. Já osobně se snažím z těch věcí eliminovat. Můj strop je 1188,-. Jak jsem řekl, těch 150 Kč taky nejsem ochoten dát. Těch 1188,-- je pro mě strop. Jakýkoliv vyšší platby já momentálně prostě vidím jako neekonomické.

Eva (30): Maximálně? Za měsíc? A teď v současnosti vzhledem k tomu, že bych nestíhala stáhnout aktuální údaje a tak, tak asi stovku na měsíc. .Veronika (28): 1200 Kč, to už mi přijde jakoby přijatelná cena. Opravdu jsem se nad tím hodně pozastavila, že jsem si říkala proč, proč za to platit. Ale potom, když se člověk do toho jako víc dostane, zjistí, kolik funkcí to má, co všechno to umí, tak jsem si řekla ano, tak asi za nějakou určitou částku bych za to mohla dát, ale ne tři tisíce. Ani ne dva tisíce. To mi opravdu jako přijde hodně. Čtrnáct set ještě by se dalo za ten rok, ale víc určitě ne. Já si myslím, že určitě by za to zaplatili tři tisíce ročně takoví ti jakoby opravdu ti podnikatelé, ty vetší firmy, ale obyčejný člověk si myslím, že určitě ně.

Barbora (44, osvč): Ano, no, řekněme, že bych měla asi představu tak do kolem 2 000 Kč, maximálně 2 500 Kč. Tam by asi taky záleželo na tom, jak by to bylo prezentováno. Pokud je to něco, co lze dát do nákladů, jako že by tady tohle bylo možné, tak bych s tím neměla problém.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

43

3.5 Rekapitulace 

VÝHODY:  Dostupnost dat  Přehlednost systému  Snadná a rychlá orientace  Jednoduchost třídění  Variabilita, flexibilita  Finanční přehledy, sumáře  Šetření místa i času

Jak celkově hodnotíte aplikaci iŠanon?

Jak se vám tato aplikace líbí? velmi se mi líbí 1x spíše se mi líbí 4x spíše se mi nelíbí 1x vůbec se mi nelíbí 0x



NEVÝHODY:  Vysoká cena  Zbytečně velký rozsah funkcí  Chybějící off-line záloha  Riziko zneužití, úniku dat  Nutnost skenovat off-line materiály  Nutnost uchovávat jejich originály

Pořídil/a byste si aplikaci iŠanon pro účely své firmy? rozhodně ano 0x spíše ano 1x nejsem si jist/a 0x spíše ne 1x rozhodně ne 0x nemám firmu 4x

Pořídil/a byste si aplikaci iŠanon pro účely své domácnosti? rozhodně ano 0x spíše ano 2x nejsem si jist/a 2x spíše ne 1x rozhodně ne 1x

Jak byste hodnotil/a následující aspekty aplikace iŠanon? velmi dobrá přehlednost, orientace v aplikaci 2x jednoduchost ovládání, uživatelská přívětivost užitečnost aplikace pro vaši firmu užitečnost aplikace pro vaši domácnost rozsah funkcí, které aplikace nabízí

2x 0x 2x 2x

dobrá 3x

ani, ani 1x

špatná 0x

velmi špatná 0x

3x 0x 2x 2x

1x 1x 0x 1x

0x 1x 2x 1x

0x 0x 0x 0x

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

44

4. PŘÍLOHA Profil respondentů

jméno

věk

vzdělání

ekonomická aktivita

zacházení s dokumenty v domácnosti

Dan

31

vyučen

zaměstnanec

systém šanonů, obálek

Eva

30

SŠ

zaměstnanec

systém šanonů, obálek

Veronika

28

SŠ

zaměstnanec

vše pohromadě, moc netřídí

Michal

35

VŠ

zaměstnanec

na více místech, moc netřídí

Iveta

40

SŠ

OSVČ

systém šanonů, obálek

Barbora

44

SŠ

OSVČ

systém šanonů, obálek

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

45

IV. KVANTITATIVNÍ ČÁST

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

46

1. HLAVNÍ ZÁVĚRY Přechod na elektronickou správu dokumentů – pro většinu lidí velká změna  Respondenti v současné době uchovávají převážnou většinu dokumentů v původní, papírové podobě. Pokud využívají ke správě dokumentů počítač, obvykle jej používají jako doplňkový systém k zaběhlému papírovému – např. v PC archivují dokumenty, které dostanou již v elektronické podobě, případně si některé dokumenty i naskenují. Těch, kteří takto už nyní počítač k archivaci apod. využívají, je v internetové populaci 27 %.  Je důležité mít na paměti, že respondenti jsou na svoje klasické šanony (případně neutříděné dokumenty „pohromadě“) zvyklí. Technologicky už sice jsou připraveni udělat krok k elektronické správě, ale úplný jednorázový přechod by pro většinu z nich byl příliš radikální a mohli by mít problémy se k němu odhodlat. Navíc zazněly i argumenty, že u některých typů dokumentů je čistě elektronická správa nemožná (originály smluv, dokladů).

Aplikace na správu dokumentů? Vypadá zajímavě.  Téměř polovinu dotázaných (49 %) popis navrhované softwarové aplikace zaujal natolik, že následně uvedli, že by o ni měli zájem. Obecně tedy existuje velká skupina lidí, pro které by nabídka mohla být poutavá.  Ostatní by bylo velmi obtížné zaujmout. Jsou spokojeni se svým současným systémem, argumentují menší spolehlivostí elektroniky – rizikem závady, zneužití, krádeže, nutností záloh, a elektronický systém archivace se jim zdá zbytečně časově náročný. Jednoduše dávají najevo, že aplikace by pro ně byla zbytečná a nepotřebují ji, tudíž by ke shlédnuté propagaci byli zřejmě imunní.

Nižší atraktivita on-line verze – raději by měli vše u sebe  V případě on-line aplikace se deklarovaný zájem o software o polovinu snižuje – zájem projevuje celkem čtvrtina (25 %) dotázaných.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

47

HLAVNÍ ZÁVĚRY Platba: maximálně 1000 Kč ročně  Přijatelnou částkou za on-line aplikaci pro část respondentů je platba do 1000 Kč ročně. Tuto sumu by bylo ochotno platit 26 % těch, kteří o on-line aplikaci mají zájem. Většinu dotázaných by však odradila i minimální zjišťovaná úhrada (800 Kč ročně). Navíc musíme vzít v úvahu, že skutečně odeslat peníze ze svého účtu je těžší, než nezávazně kladně odpovědět na otázku o ochotě platit.

Závěr: cílová skupina existuje, má však svá omezení  Především velikost cílové skupiny je omezená – respondentů, kteří projevili zájem o on-line aplikaci a byli by teoreticky ochotni za ni zaplatit alespoň minimálních 800 Kč ročně je v internetovém souboru 8 %. Lze předpokládat, že při skutečné nutnosti platit pak reálný zájem ještě poklesne.  Další výzvou je potom oslovit právě ty, kteří projevili zájem.  Je mezi nimi více mužů, než v běžné internetové populaci 23–55 let, ovšem jinak poměr mužů a žen relativně vyrovnaný.  Ani věkově nelze jednoznačně cílit: mezi zájemci je více mladých do 33 let nebo naopak lidí ve věku 45–55 let, což napovídá mírnému rozporu mezi otevřeností nové technologii a ochotou/možností ji zaplatit.  Zájemci jsou vzdělanější, je mezi nimi více vysokoškoláků než ve sledované populaci (jinak ale ve složení převažují středoškoláci), a dále je mezi nimi více podnikatelů plus stejně jako v běžné internetové populaci vysoký podíl kvalifikovaných odborníků.

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

48

2. UCHOVÁVÁNÍ DOKUMENTŮ   





Bez ohledu na konkrétní systém uchovávání a třídění dokumentů a dokladů v domácnostech je patrné, že v naprosté většině případů převažuje off-line fyzická archivace papírových dokumentů.

Minimálně polovina dotázaných má vytvořený systém různých šanonů, obálek a podobně, do kterých dokumenty a doklady ukládá a třídí. Další čtvrtina potom tuto metodu kombinuje s využitím počítače.

Pětina dotázaných sice dokumenty archivuje, ale příliš netřídí – ukládá je všechny do jedné krabice, skříně či šuplíku, kde je má víceméně všechny pohromadě. V případě potřeby pak celou hromadu prohledají, aby našli potřebný dokument.

Pouze 2 % dotázaných v současné době ukládají a třídí dokumenty převážně v počítači, ať už s pomocí speciálního softwaru, nebo běžným systémem souborů a adresářů. Softwarové řešení je běžnější u podnikatelů, počítačové řešení obecně využívají spíše muži, mladí lidé a obyvatelé Prahy a okolí, i v těchto skupinách však jde maximálně o 3 % výhradních počítačových archivářů, v souboru jsou to pouze jednotlivé osoby.

Nadějnější tedy může být zaměřit se na cílovou skupinu, která počítač využije jako jednu z metod třídění dokumentů, nebo jako systém správy části svých dokumentů, který zkombinují s klasickými šanony. Takových lidí je v současnosti v internetové populaci 26 %, více jich je mezi vysokoškolsky vzdělanými (34 %), mezi muži (31 %), v Praze a okolí (27 %), ostatních oblastech Čech (30 %) a lidmi nad 34 let resp. nad 45 let (27 resp. 29 %).

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

49

Způsob uchovávání dokumentů a dokladů v domácnosti „Každá domácnost má mnoho dokumentů a dokladů, které musí alespoň po nějaký čas nějakým způsobem uchovávat. Jakým způsobem ve své domácnosti uchováváte dokumenty a doklady, jako např. různé smlouvy, složenky, doklady o nákupu aj.?“ (q1) Máme vytvořený systém různých šanonů, obálek a apod., do kterých dokumenty a doklady ukládáme a třídíme.

49

K archivaci a třídění dokumentů a dokladů používám kombinaci „papírových“ šanonů a počítače.

26

Většinu dokladů a dokumentů uchováváme tak, že je máme v krabici, v šuplíku či ve skříni, obrazně řečeno na jedné hromadě. Tj. dokumenty a doklady uchováváme, ale nijak zvlášť je netřídíme.

19

Většinu dokladů uchováváme, máme je ale na více místech. Moc je netřídíme.

5

K archivaci a třídění různých dokumentů a dokladů používám počítač a specializovaný software.

1

K archivaci a třídění různých dokumentů a dokladů používám počítač, ale nemám v něm k tomuto účelu speciální software. Mám vytvořen systém různých složek, tabulek apod., do kterých potřebné doklady ukládám.

1

Většinu dokladů a dokumentů dlouhodobě neuchováváme, vyhazujeme je. 0 Jiný způsob

0

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

%, N = 507; ČR internet 23–55 let

50

Způsob uchovávání dokumentů a dokladů v domácnosti dle sociodemografických charakteristik šanony, obálky

papírové šanony + PC

na hromadě (krabice, skříň …)

celek

pohlaví

muž

26

42

vysokoškolské

ekonomická aktivita

25

39

21

Čechy Morava

21

17

39 49 51

17

18

19

61 47

24 27

44

30 55

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

20

3 3

64

6

18 2

53

31

75

7

11

81

11

1

74

15 18

2 1 127

4 1 2 109

17 23

důchodce (starobní, invalidní), nezaměstnaný, ostatní

region

26

57

zaměstnanec – dělník či jiný manuální

Praha a Středočeský kraj

28

51

zaměstnanec - administrativní prac.

6

20

28

39

4 11 241

18 17

48

11 161

5 11 139

22

34

zaměstnanec - střední nebo vyšší řídící

7

26

40

žena v domácnosti / na MD

zaměstnanec - kvalifikovaný odborník

17

50

OSVČ, podnikatel student, učeň

20

55

SŠ s maturitou

3 1 196

17

29

ZŠ / vyučen bez maturity

5 2 1 150

21 27

42

3 1 269

20

21

54

1 2 238

6

21

50

34–44 let

vzdělání

18

55

N

5 11 507

19

31

23–33 let

45–55 let

běžné složky v PC

spec. software

49

žena

věk

na více místech

5

33 3 1 119

20

4 1 201

19

5 1 187

%, N = 507; ČR internet 23–55 let

51

3. ZÁJEM O SOFTWAROVOU APLIKACI PRO ARCHIVACI A TŘÍDĚNÍ DOKUMENTŮ 





 

Téměř polovinu dotázaných (49 %) popis navrhované softwarové aplikace zaujal natolik, že následně uvedli, že by o ni měli zájem. Desetina dotázaných dokonce uvedla, že by rozhodně měli zájem, největší část uvedla „spíše ano“.

Naopak 46 % respondentů by o takové řešení zájem nemělo a dalších 15 % si není jisto.  Větší zájem projevují muži (54 %), respondenti ve věku 34–44 let (53 %), vysokoškolsky vzdělaní (52 %), kvalifikovaní odborníci nebo ženy v domácnosti (58 %) a ti, kteří již v současnosti počítač alespoň částečně k uchovávání a třídění dokumentů využívají (57 %).  Ti, kteří o podobný software zájem nemají, jsou obvykle spokojeni se svým současným systémem (22 %), argumentují menší spolehlivostí elektroniky – rizikem závady, zneužití, krádeže, nutností záloh (13 %) a elektronický systém archivace se jim zdá zbytečně časově náročný (11 %). Dále někteří říkají, že něco takového nepotřebují, jejich množství dokumentů za to nestojí, stejně musí u důležitých dokumentů uchovávat i papírové originály, bylo by to pro ně pracnější a museli by většinu dokumentů skenovat.

Srovnáme-li pak zájem respondentů o aplikaci jako takovou s jejich zájmem v případě, že by se jednalo o on-line aplikaci, zjistíme, že pro část zájemců je informace, že dokumenty by byly uloženy na serveru provozovatele, zklamáním. Jsou zřejmě zvyklí uchovávat a třídit dokumenty „u sebe“ a mít je pod přímou kontrolou. A tak byť by i v on-line aplikaci měli vše ihned dostupné, bezpečně uložené, zálohované a kdykoliv stažitelné, zájem o ni je v běžné populaci znatelně nižší, než o aplikaci jako takovou. Z respondentů, kteří původně o aplikaci projevili zájem, jich o on-line verzi má rozhodně či spíše zájem necelá polovina (44 %). Dalších 11 % si není jisto.

Naopak mezi těmi, kdo původně zájem neměli, se našlo 8 % dotázaných, kteří o on-line verzi zájem projevili.

Celkově by čtvrtina dotázaných (25 %) měla zájem o on-line verzi aplikace.  Větší zájem opět deklarují muži (29 %), dále mladí lidé do 33 let (28 %), podnikatelé (34 %) a obyvatelé Prahy a Středočeského kraje (30 %).

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

52

Zájem o softwarovou aplikaci pro archivaci a třídění dokumentů 10

15 „Dnes existuje řada softwarových aplikací pro archivaci a třídění dokumentů. Tyto aplikace umožňují:

5

• ukládat/archivovat, evidovat a zpracovávat různé dokumenty jako jsou smlouvy, faktury, složenky, výplatní pásky apod., • třídit podle kategorií, • rychle hledat v uložených dokumentech, • generovat finanční přehledy a statistiky.

38

Máte tak možnost sledovat jednotlivé i celkové náklady měsíc po měsíci, rok po roku. Nemusíte nic hledat, nic sčítat. Přehled, který vás zajímá, máte během několika kliknutí!

31 rozhodně ano %, N = 507; ČR internet 23–55 let spíše ano spíše ne rozhodně ne nevím, nejsem si jist/a

Stejně jako v případě papírových dokumentů i zde jsou dokumenty zakládány do složek (šanonů). Záleží pouze na vás, kolik takových složek vytvoříte. V případě potřeby pak snadno a rychle najdete jakýkoliv uložený dokument.

Měl/a byste o takovou aplikaci zájem?“ (q2)

využívají nyní PC k uchovávání/třídění dokumentů

nevyužívají, ani částečně

12

9

45

36

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

27

33

3

5

13

16

%, N = 139

%, N = 368

53

Zájem o softwarovou aplikaci pro archivaci a třídění dokumentů dle sociodemografických charakteristik rozhodně ano celek

pohlaví

10

muž

vzdělání

9

45–55 let

11

33

ZŠ / vyučen bez maturity

11

35

8

40

region

2

14 27

8

27 42

139

241 127

11

64

13 6

6

8

5

11

5 2

14

19

9

18 53 75 109 81

22 4

74 33

30

29

6

15

119

4

16

201

15

187

Čechy

11

37

31

Morava

11

37

33

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

161

6

24

31

196

3

36

32

15

15

28

36

150

5

47

36

6

5

39

49

15

21

36

35

269

17

34

33

9 4

5

6

36

13

zaměstnanec – dělník či jiný manuální

Praha a Středočeský kraj

28

39

11

zaměstnanec - kvalifikovaný odborník

7

32

17

zaměstnanec - střední nebo vyšší řídící

důchodce (starobní, invalidní), nezaměstnaný, ostatní

31

28

238

10

20

37

13

žena v domácnosti / na MD

6

43

student, učeň

3

N 507

15

33

38

11

5

30

34–44 let

zaměstnanec - administrativní prac.

31

37

10

OSVČ, podnikatel

nevím, nejsem si jist/a

40

23–33 let

SŠ s maturitou

rozhodně ne

38

7

vysokoškolské

ekonomická aktivita

spíše ne

14

žena

věk

spíše ano

4

%, N = 507; ČR internet 23–55 let

54

Bariéry k využití softwarové aplikace pro archivaci a třídění dokumentů „Proč byste o takovou aplikaci neměl/a zájem? Vypište prosím co nejpodrobněji.“ (q3) současný systém mi vyhovuje, mám svůj systém elektronika je méně bezpečná, spolehlivá (závada, krádež, zneužití, nutnost záloh) ztráta času, časově náročné je to zbytečné, nepotřebuji to nemáme mnoho dokumentů musím uchovat i papírové originály některých dokumentů bylo by to pracnější musel/a bych skenovat papírové dokumenty nevím, nepřemýšlel/a jsem nad tím, nezaujalo mě to papírový originál je důvěryhodnější, hmatatelný, nenahraditelný systém v počítači již mám / mohu vytvořit sám/sama vypadá to složitě, nerozumím tomu nevyužíval/a bych to, nearchivuji důsledně, nezabývám se tolik tříděním papír je vždy po ruce, nemusím pracovat s PC šanony jsou přehlednější, lépe se v nich hledá, orientuje mám radši vše na papíru, práce s papírem je mi příjemnější můj systém je přehledný, snadno najdu co hledám většinu dokumentů dostávám v tištěné podobě ve svém systému se vyznám lépe, raději třídím sám/sama chci omezit práci s PC, nerad/a pracuji s PC nemám k aplikaci důvěru papírové dokumenty mohu vzít s sebou (do institucí atd.) musel/a bych za aplikaci platit nerad/a zkouším nové věci málokdy potřebuji domumenty dohledat nechci/nemohu instalovat aplikace nebo plnit PC daty nemám skener je to drahé (skener, software) smlouvy mají své originální desky v naskenovaném nelze dokonale rozpoznat text (rukopis) věřím svému systému založení do šanonu je snadnější IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

22 13 11 8 7 7 6 6 5 5 5 5 4 4 4 4 4 4 3 2 2 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1

%, N = 183; respondenti, kteří by neměli zájem o popsanou aplikaci

55

3.1 Zájem o on-line aplikaci pro archivaci a třídění dokumentů

„A měl/a byste o takový systém zájem, pokud by se jednalo o online aplikaci, tj. přistupoval/a byste na ní z internetu? Vaše data by se přitom ukládala a archivovala na serveru firmy, která danou aplikaci provozuje (včetně zabezpečení a zálohování dat a možnosti kdykoliv svá data stáhnout k sobě na PC).“ (q4)

17

4 22

21

36 rozhodně ano %, N = 507; ČR internet 23–55 let spíše ano spíše ne rozhodně ne nevím, nejsem si jist/a měli by zájem o softwarovou aplikaci jako takovou (q2)

7

neměli by zájem či neví 1 7

37

30

43

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

15

27

11

23

%, N = 246

%, N = 261

56

Zájem o on-line aplikaci pro archivaci a třídění dokumentů dle sociodemografických charakteristik rozhodně ano

pohlaví

věk

celek

4

muž

4

žena

3

20

45–55 let

3

22

ekonomická aktivita

4

23

4

zaměstnanec - střední nebo vyšší řídící

3

zaměstnanec - kvalifikovaný odborník

3

20 8

důchodce (starobní, invalidní), nezaměstnaný, ostatní 4

Čechy

4

Morava

3

21 22

42

16 38

24

18 22

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

18 53

81 74

16

33

30 26

11 21

19

%, N = 507; ČR internet 23–55 let

75 109

21

20 39

64

12

18

33 37

11

18

21

26

127

21

36

20 24

Praha a Středočeský kraj

25 40

21

10

17

36 24

1

28 56

15

241

20 26

27

28

zaměstnanec – dělník či jiný manuální

region

20

27

139

17

37

8

žena v domácnosti / na MD

zaměstnanec - administrativní prac.

37

161

20 19

150 196

18

21 35

22

12

19

34 21

student, učeň

24

238 269

21

36 39

8

13

19

N 507

17 23

38

4

OSVČ, podnikatel

21 35

23

1

nevím, nejsem si jist/a

36

19

34–44 let

vysokoškolské

rozhodně ne

25

5

SŠ s maturitou

spíše ne

22

23–33 let

ZŠ / vyučen bez maturity

vzdělání

spíše ano

17

119 201 187

57

Profil respondentů, kteří by měli zájem o on-line aplikaci cílová skupina

pohlaví

celý soubor 54

muž

47 46

žena

53 33

23–33 let

věk

36 39

ZŠ / vyučen bez maturity

40 43

SŠ s maturitou

48 26 25

student, učeň

ekonomická aktivita

5 8

10

10 16 15

zaměstnanec - střední nebo vyšší řídící

26

13

zaměstnanec - administrativní prac.

17

16 16 15

zaměstnanec – dělník či jiný manuální

Čechy

20 20 21

zaměstnanec - kvalifikovaný odborník

Praha a Středočeský kraj

22

13 4 4

žena v domácnosti / na MD

důchodce (starobní, invalidní), nezaměstnaný, ostatní

55 34

17

OSVČ, podnikatel

region

40

27

vysokoškolské

59

47

31 32 31

45–55 let

70

42

30

34–44 let

vzdělání

N v cílové skupině

21

6 7

8 28

36

23 35

Morava IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

40 37 37

45 48 %, N = 129, měli by zájem o on-line aplikaci

58

4. OCHOTA PLATIT ZA ON-LINE APLIKACI 

 

Odpovědí respondentů naznačují, že relativně přijatelnou částkou za on-line aplikaci pro část z nich je platba do 1000 Kč ročně. Tuto sumu by bylo ochotno platit 26 % těch, kteří o on-line aplikaci mají zájem. S nižší částkou počet respondentů ochotných platit již skokově nenarůstá: např. částku 800 Kč ročně by bylo ochotno zaplatit 32 % těch, kteří o aplikaci mají zájem. Část respondentů by ještě bylo ochotno uvažovat nad částkou 1600 Kč ročně (pro 11 % těch, kteří mají zájem o aplikaci, by tato suma byla ještě přijatelná), ovšem u částek převyšujících 2000 Kč ročně je již ochota platit mizivá.

Skupina respondentů, kteří mají zájem o on-line aplikaci a zároveň jsou za ni ochotni platit alespoň minimální nabízenou částku 800 Kč ročně je při použité velikosti výběrového souboru omezená, přesto můžeme alespoň velmi orientačně popsat charakteristiky takové cílové skupiny:  

 

více mužů, než v běžné internetové populaci 23–55 let, ovšem jinak poměr mužů a žen relativně vyrovnaný více mladých do 33 let nebo naopak lidí ve věku 45–55 let – pravděpodobně se zde mísí dva protichůdné vlivy: mladší jsou novému softwaru velmi otevření a snáze se mezi nimi najde někdo, kdo se pro něj nadchne, ovšem narážíme zde na problém s ochotou platit více vysokoškolsky vzdělaných než ve sledované populaci (jinak ale ve složení převažují středoškoláci) více podnikatelů, dále stejně jako v běžné populaci vysoký podíl kvalifikovaných odborníků

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

59

Ochota platit za on-line aplikaci „Ještě se věnujme ceně takové on-line aplikaci. Byl/a byste za ní ochotna zaplatit?“ (q5)

RESPONDENTI, KTEŘÍ BY MĚLI O ON-LINE APLIKACI ZÁJEM:

3000 Kč za rok používání 2

64

33

2300 Kč za rok používání 2

64

34

1600 Kč za rok používání

11

1000 Kč za rok používání

59

30

26

800 Kč za rok používání

51

32 ano

22 48

ne

20 nejsem si jist/a

%, N = 129, respondenti, kteří by o on-line aplikaci měli zájem

CELÝ SOUBOR:

3000 Kč za rok používání 1

82

16

2300 Kč za rok používání 1

81

18

1600 Kč za rok používání 1000 Kč za rok používání 800 Kč za rok používání

6

78 13

16 70

16

17

67 ano

ne

17 nejsem si jist/a

%, N = 507; ČR internet 23–55 let

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

60

Profil cílové skupiny – respondentů, kteří by měli zájem o on-line aplikaci a byli by ochotni za ni platit alespoň 800 Kč / rok cílová skupina

pohlaví

51

muž

47 49

žena

53 34

23–33 let

věk

24 44 48 32

vysokoškolské

ekonomická aktivita

20 5

2

4 10 10

4 15 15

zaměstnanec - střední nebo vyšší řídící

6 20 21

zaměstnanec - kvalifikovaný odborník

8

10

zaměstnanec - administrativní prac.

4

16 12

zaměstnanec – dělník či jiný manuální

Praha a Středočeský kraj

8

13

žena v domácnosti / na MD

důchodce (starobní, invalidní), nezaměstnaný, ostatní

18 13

25

OSVČ, podnikatel

region

10

27

SŠ s maturitou

student, učeň

15

32

ZŠ / vyučen bez maturity

20

12

39 37

45–55 let

21

14

30 29

34–44 let

vzdělání

N v cílové skupině

celý soubor

5

15 10

4

7 20

8

23

Čechy Morava IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

39 40 41 37

16 17 %, N = 41

61

5. APROXIMACE ZÁJMU O SOFTWARE NA INTERNETOVOU POPULACI ČR 23–55 LET velikost skupiny v internetové populaci ČR 23-55 let (počet lidí)

internetová populace ČR 23-55 let

100,0 %

mají zájem o softwarovou aplikaci

48,5 %

mají zájem o online aplikaci

25,4 %

jsou ochotni za ni zaplatit alespoň 800 Kč ročně

16,2 %

651 538

jsou ochotni za ni zaplatit alespoň 1000 Kč ročně

13,2 %

532 354

jsou ochotni za ni zaplatit alespoň 1600 Kč ročně

5,5 %

jsou ochotni za ni zaplatit alespoň 2300 Kč r6čně

1,4 %

55 619

jsou ochotni za ni zaplatit 3000 Kč ročně

1,4 %

55 619

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

4 028 411 1 954 614 1 024 980

222 476

62

Aproximace zájmu o software na internetovou populaci ČR 23–55 let II: ochota platit sledována pouze u zájemců o online aplikaci velikost skupiny v internetové populaci ČR 23-55 let (počet lidí)

internetová populace ČR 23-55 let

100,0 %

mají zájem o softwarovou aplikaci

48,5 %

mají zájem o online aplikaci

25,4 %

mají zájem o online aplikaci a jsou ochotni za ni zaplatit alespoň 800 Kč ročně

8,1 %

325 769

mají zájem o online aplikaci a jsou ochotni za ni zaplatit alespoň 1000 Kč ročně

6,7 %

270 150

mají zájem o online aplikaci a jsou ochotni za ni zaplatit alespoň 1600 Kč ročně

2,8 %

mají zájem o online aplikaci a jsou ochotni za ni zaplatit alespoň 2300 Kč r6čně

0,6 %

23 837

mají zájem o online aplikaci a jsou ochotni za ni zaplatit 3000 Kč ročně

0,6 %

23 837

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

4 028 411 1 954 614 1 024 980

111 238

63

6. PŘÍLOHA Profil výběrového souboru N

v%

pohlaví

muž žena

53

23–33 let

věk

139

27

SŠ s maturitou

48

vysokoškolské

ekonomická aktivita

64

13

18

4

žena v domácnosti / na MD

53

10

zaměstnanec - střední nebo vyšší řídící

109

21

zaměstnanec - administrativní prac.

81

16

zaměstnanec – dělník či jiný manuální

Praha a Středočeský kraj

75

15

zaměstnanec - kvalifikovaný odborník

důchodce (starobní, invalidní), nezaměstnaný, ostatní

241 127

25

OSVČ, podnikatel

region

161

32

ZŠ / vyučen bez maturity

student, učeň

196

39

45–55 let

269 150

30

34–44 let

vzdělání

238

47

74

15

33

7

119

23

Čechy Morava IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

40 37

201 187 %, N = 507; ČR internet 23–55 let

64

IDI + OMNIBUS RESEARCH: Analýza vzorců chování při práci s dokumenty

65