EFFEKTIVA STYRELSEMÖTEN Fred Åkesson Ombudsman 2019
STYRELSEARBETE
ANLEDNINGAR TILL ATT INTE SITTA I STYRELSE? Tar för mycket tid Saknar intresse för denna typ av arbete Det personliga ansvaret blir för stort Saknar relevanta kunskaper/erfarenheter Vet inte Man får ingen uppskattning Styrelsen domineras av en eller flera starka personer Leder till konflikter med andra boende Ingen/dålig ersättning Annat Det finns de som utövar… Är ändå svårt att faktiskt påverka vad som beslutas Blir mest rutinärenden Gillar inte dem som sitter i styrelsen Leder till konflikter inom styrelsen Har hört negativt om styrelsearbetet 0%
Tid
56 % 18 % 17 % 17 % 16 % 9% 9% 7% 7% 6% 5% 5% 4% 3% 3% 3% 20 %
40 %
60 %
80 %
100 %
EN
SAKER SOM IRRITERAR PÅ STYRELSEMÖTET
BOSTADSRÄTTSFÖRENINGENS ORGANISATION MEDLEMMARNA STÄMMA UTSES AV HSB RIKSFÖRBUND
VALBEREDNING
STYRELSE
ARBETSGRUPPER
INTERN REVISOR
EXTERN REVISOR
EFFEKTIVARE STYRELSEARBETE • Delegera ansvarsområden • Dra nytta av olika kompetenser • Planera styrelsens verksamhet • Var noga med mötesformer • Ha roligt!
STYRELSENS ARBETSÅR Uppföljning
Bokslut
START
Ekonomi
Stämma och konstituering
Budget
Årsplanering
Fastighetssyn Underhåll
I övrigt möten vid behov 7
KALENDERÅR I BRF
ÅRSPLAN
• •
Mötesdatum
•
Beskriver vem som ansvarar
Innehåller samtliga uppgifter som skall utföras i föreningen
STYRELSESAMMANTRÄDEN • • • • •
Gör en mötesplan Bestäm lokal Förtäring ca 8-10 ggr per år 2-3 planeringsdagar kan behövas
STYRELSESAMMANTRÄDEN • Start- och sluttid • Max 2,5 timmar
FÖRSLAG PUNKTER DAGORDNINGEN • Öppnande – Val av justerare – Godkännande av dagordning – Föregående protokoll • Förvaltningsärenden • Ekonomiuppföljning • Medlemsärenden • Anmälda ärenden för info/beslut • Styrelsens årsplan • Åtgärdslista • Information till medlemmar • Nästa styrelsemöte • Avslutning
DISTRIBUTION AV UNDERLAG • Översiktligt och sammanhållet • I ett format som alla kan läsa (PDF) • En gemensam lagringsyta
FÖRBEREDELSER • Kallelse och dagordning, distribueras till samtliga ledamöter • Sekreterare förbereder protokollet • Ledamöter läser på och förbereder sig inför mötet • Föredragare av ett ärende har förberett ett förslag till beslut • Det mesta styrelsearbetet ligger mellan möten
UNDER MÖTET • Använd gärna dator/OH-projektor • Ordförande leder mötet • Följ dagordningen • Endast akuta ärenden som tillkommit läggs till • Underlaget till ärendet tas fram och alla får åter bekanta sig med ärendet • Föredragande ledamot presenterar ärendet • Sekreteraren kompletterar protokollet med beslutstext
BEHANDLING AV EN FRÅGA • Föredragning • Överläggning • Beslut
ÅTGÄRDSLISTA • Åtgärder som beslutats • Samtliga åtgärder tas in i åtgärdslistan med startdatum och slutdatum • Kort beskrivning av vad som skall göras och vem som är ansvarig • Fast punkt på styrelsemötet är att avrapportera status
EFTER MÖTET • Det färdiga protokollet skrivs ut och justeras • Det undertecknade protokollet scannas och distribueras via den gemensamma lagringsplatsen • Underlag och protokoll arkiveras elektroniskt, • Original av protokoll och underlag arkiveras fysiskt
STYRELSEARBETET Är inte enkelt • Många viljor och åsikter • Olika förväntningar på uppdraget • Olika orsaker till att man tackat ja
STYRELSEARBETET • Ha ett välkomnande klimat i styrelsen • Förståelse för att nyvalda kan känna osäkerhet okunskap om vad som gäller • Utbildningsinsatser - alla måste utbilda sig
KOMMUNIKATION MELLAN STYRELSE OCH BOENDE
1
Skapa en kanal: webbsida, informationsbrev
3
2 Använd kanalen!
Skapa en bra rutin som fungerar för er!
4 Tänk efter innan!
TIPPS! HSB KOD FÖR BRF Hjälpmedel för styrelse och valberedning för effektiv styrning av brf
• Arbetsordning styrelse • Valberedningsinstruktion • Mallar och hjälpdokument
HSB KURSER • Våra baskurser; grundkurs, bostadsrättsjuridik, ekonomi och förvaltning • Funktionsutbildningar, t.ex. ordförandekurs, sekreterarkurs, revisorskurs • Utbildningar inom verktygen webbfaktura och webbinfo • Temaföreläsningar i distrikten www.hsb.se/stockholm/utbildning/brfkurser HSB Kod för brf
• https://www.hsb.se/profilmanual/for-brf/hsb-kodfor-bostadsrattsforening/
FRED ÅKESSON
Ombudsman HSB Stockholm Kontakt: fred.akesson@hsb.se