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EVOLUCIONA
PDD
PROCESOS DOCUMENTALES DINÁMICOS
Ulti-Cabinet
SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTALES DINÁMICOS
PROCESOS DOCUMENTALES DINÁMICOS - PDD
Tecnología de avanzada desarrollada por Nextech Products of Florida Ocho años de desarrollo y exhaustivas investigaciones sobre el manejo y operación de flujos documentales en múltiples empresas privadas y entidades de gobierno, no solamente indican que la implementación de sistemas digitales para reemplazar papel no han alcanzado la meta trazada, sino que han entorpecido el manejo empresarial operativo y propiciado la resistencia laboral al cambio identificando “digitalización” con “escaneo”.
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NEXTECH FL ENCONTRÓ QUE: LA PRODUCTIVIDAD EMPRESARIAL Y GUBERNAMENTAL EMPLEANDO FLUJOS EN PAPEL SE VE AFECTADA POR • La confusión y el caos • Montañas de papel • Resistencia al cambio hacia TI • Deficiencias por error humano • Carecía de controles inmediatos y efectivos
IMPLEMENTANDO SOFTWARE SIN ASESORÍA DIRECTA ES AFECTADA POR • La complejidad de uso para el usuario regresión en lugar de progresión • Ser propensa a acentuar el error humano replicar los errores de los flujos de papel controles operativos complejos y diluidos
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s por ello que Nextech FL determinó que sus esfuerzos de desarrollo de software de gestión y flujo documental no solo deberían procurar la solución a las necesidades de la empresa o entidad, sino que también era primordial hacer énfasis en el usuario del siglo XXI, para quien su vida diaria se encuentra determinada por factores propios del internet, de los medios sociales y de los dispositivos que permiten su interacción, movilidad y colaboración con miembros del hogar y la oficina. Como resultado de su esfuerzo Nextech FL ofrece al mercado su tecnología propia “Procesos Docu- mentales Dinámicos - PDD”, cimentada en el sistema motor provisto por su software de gestión documental Ulti-Cabinet, el desarrollo de los interfaces de “Tableros de Control Ejecutivo” y la “digitalización” de documentos por mas de nueve formas de alimentación.
CON LA TECNOLOGÍA PDD, ULTI-CABINET Y LOS TABLEROS SE OBTIENE • Claridad y orden. • Poco uso de papel. • Aceptación de empleados al cambio eficiencia de operaciones minimización del error humano. • La simplicidad y sencillez de uso de flujos operación intuitiva de archivos digitales flexibilidad y escalabilidad organizacional optimización de tareas por “colaboración” controles operacionales efectivos.
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El software de flujo documental predominante en el mercado es creado para ser operado por personal TI y presentan confusión, caos y complejidad para el usuario típico, quien requiere entrenamiento extensivo para su operación. Los pdd poseen claridad y orden por su simplicidad y sencillez de uso con desarrollo personalizado para cada solución y acceso a usuarios, con nombre y contraseña, al tablero de control de tareas.
Seguimiento de Procesos por usuario 515 N. Flagler Drive, P-300 West Palm Beach, FL 33401
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Los PDD son diseñados por expertos que usan la operación intuitiva de archivos digitalizados por parte del usuario, por lo que el cambio no resulta extraño, minimizando las fallas por errores existentes
Para evitar la resistencia al cambio la tendencia de ti es replicar, en forma electrónica, los flujos de papel existentes y por ello se replican los errores que se desean evitar al migrar a flujos sin papel.
FLUJO DOCUMENTAL
ASIGNACIÓN DE TAREAS
USO DE CÓDIGO DE BARRAS
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Conocemos las deficiencias por error humano que encontramos en operaciones basadas en documentos y archivos en papel, las cuales se acentúan en procesos electrónicos carentes de inteligencia.
Los PDD poseen claridad y orden por su simplicidad y sencillez de uso con desarrollo personali- zado para cada solución y acceso a usuarios, con nombre y contraseña, al tablero de control de tareas.
HERRAMIENTA DE COLABORACIÓN INCLUYENDO ESTADISTICAS EN TIEMPO REAL 515 N. Flagler Drive, P-300 West Palm Beach, FL 33401
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EL DESARROLLO DE LA TECNOLOGÍA PDD El desarrollo de la tecnología PDD además ha dado origen a una serie de aplicaciones personalizadas de flujos docu- mentales automatizados que permiten los siguientes beneficios y ventajas:
• Incrementar la productividad • Simplificar los pasos y acelerar los procesos documentales • Optimizar la visibilidad y el control de los procesos
Ulticabinet Le ha enviado un mensaje Asunto: Nueva Tarea: Cruce de cuentas Mensaje: La siguiente tarea ha sido asignada a usted: Porfavor hacer Inmediatamente
• Maximizar la eficiencia de sus recursos humanos • Identificar a los empleados más eficientes • Garantizar la seguridad de sus documentos • Eliminar el despilfarro • Disponer de la capacidad de sellar y firmar documentos remota y electróni-
camente
• Mantener el control de versiones de los documentos • Permitir la escalabilidad de operaciones locales, nacionales o globales
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• Tener acceso móvil a los archivos • Permitir el acceso y el manejo de los documentos con dispositivos móviles • Contar con un sistema eficiente de colaboración para el manejo de docu-
mentos, que reduce el tiempo de procesamiento en forma significativa y minimiza el uso del correo electrónico en la entidad.
• Optimizar la eficiencia
y la interoperabilidad empresarial entre todas sus dependencias
FLUJOS DE COMUNICACIONES INSTITUCIONALES Y CORPORATIVAS 515 N. Flagler Drive, P-300 West Palm Beach, FL 33401
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La tecnología PDD y el gestor documental Ulti-Cabinet, desarrollados por Nextech FL, permiten la automatización de procesos en diferentes áreas de operación dentro de una organización, eliminando la necesidad adquirir programas individuales para cada dependencia.
Una instalación nuestro software y su Tablero de Control facilita su operación por los usuarios autorizados de cada área empresarial, permitiéndoles participar colaborativamente en los flujos documentales, con control y máxima seguridad de archivo, en sectores como:
PDD RECURSOS HUMANOS Banco y PDD electrónico de candidatos y empleados en el que se incluyan
• Informaciones Personales (cartas, currículos, etc.) • Certificados de instituciones del Estado • Certificaciones de la empresa • Acciones, Ingresos, Cambios, Suspensiones y otros permisos • Evaluaciones • Asignaciones • Certificados educativos • Vacaciones • Licencias Medicas • Permisos y Licencias con o sin remuneración • Otra información • Sanciones y/o Amonestaciones • PDD de selección de candidatos • PDD de contratación
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• Este PDD permite la administración, digitalización y carga fácil de cientos de miles de expedientes de Recursos Humanos, desde cualquier oficina de la entidad, o los enviados remotamente por aspirantes, candidatos o em- pleados. • El PDD de Recursos Humanos es de carácter privado con acceso al personal de Recursos Humanos y a la direc- ción o gerencia de la entidad únicamente . • Se puede compartir el acceso al PDD con los usuarios designados por la dependencia o por el Administrador del sistema. • El contenido de cualquier expediente es de origen privado y únicamente los usuarios asignados pueden ver y consultar los documentos.
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FLUJOS DE COMUNICACIONES INSTITUCIONALES Y CORPORATIVAS Entre los flujos documentales desarrollados se dio especial prioridad al de “Correspondencia o “Mailroom”, el cual respondió a la inquietud de altos ejecutivos empresariales quienes manifestaron a NEXTECH FL que:
• Les gustaría eliminar la distribución de documentos en papel para asignar tareas a sus empleados, evitando verse obligados a producir incontables fotocopias cuando lo hacen.
• Les gustaría tener un acceso electrónico, idealmente móvil, a las tareas asignadas y a los documentos correspondientes.
• Les gustaría tener un mejor control sobre las tareas de trámite documental asignadas a sus subordinados.
• Les gustaría que el sistema electrónico controlase automáticamente el progreso de los procesos documentales con alertas, en lugar de tener que preocuparse por hacerlo manualmente a diario.
• Les gustaría contar con la capacidad de conocer rápidamente el estado actual de lo trabajado por sus subordinados, en relación a las tareas y procesos documentales que se les asignan.
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El Flujo de documentos que desarrollamos incluye: • • • • • • • •
Digitalización y codificación de las comunicaciones recibidas en papel o electrónicamente Asignación electrónica de tareas a empleados, Anotaciones, firmado y/o sellado digital en cualquier estación o etapa del proceso Facilidad de creación de respuestas u oficios genéricos Control de respuestas dentro del tiempo establecido Auditoria sobre el desempeño de los participantes en el PDD Acceso a documentos por intermedio del Tablero de Control Control de versiones y del ciclo de vida de cada documento
LOS PDD OPTIMIZAN EL TIEMPO DE RESPUESTA A LAS SOLICITUDES DE DOCUMENTOS DENTRO DE LA EMPRESA, A LA VEZ QUE GENERAN CONTROLES DE SEGURIDAD DEFINIDOS PARA CADA PERSONA, DE TAL FORMA QUE SU ACCESO A LOS DOCUMENTOS SEA EFICAZ Y SEGURO.
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PDD OFICINA LEGAL Los PDD nos permiten personalizar cualquier proceso jurídico, como por ejemplo:
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Demanda en reparación de daños y perjuicios Demanda en intervención voluntaria Demanda en intervención forzosa Demanda en cobro Demanda en responsabilidad civil Demanda impugnación Demanda en responsabilidad patrimonial Demanda en liquidación de activos Demanda laboral Embargo retentivo Embargo ejecutivo
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Embargo conservatorio Recurso contencioso administrativo Recurso contencioso tributario Recurso de retardación Medida cautelar Medida cautelar anticipada Levantamiento de medida cautelar Querella Acción en amparo Acción de amparo de cumplimiento Acción de inconstitucionalidad Acción en amparo (información pública) Hábeas data
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Sin importar lo complejo del proceso legal o la jurisdicción, Nextech FL puede desarrollar y personalizar cualquier PDD adicional.
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Contratos Acuerdos Reclamos Arbitramiento Actas de Reuniones
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Consultoría Recomendaciones Opiniones, etc. 515 N. Flagler Drive, P-300 7 PHONE: 561
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PDD PROCESO DE COMPRAS
Se diseñan, crean e instalan registros y procesos electrónicos que incluyen:
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Solicitudes de Compra Aprobación o rechazo de las mismas Solicitud de oferta o licitaciones publicas y privadas Evaluación de ofertas o licitaciones Notificación a beneficiados y no beneficiados
• Elaboración de las Órdenes de Compra • Recibo de bienes en bodega • Recepción de la ejecución de contratos de obra y servicios • Actualizaciones de inventario • Facturas, recibos de pago y cheques.
CON TECNOLOGÍA PDD PODEMOS DISEÑAR, DESARROLLAR E INSTALAR UN SIN NUMERO DE FLUJOS DOCUMENTALES PERSONALIZADOS, IMPRESCINDIBLES PARA OPTIMIZAR LAS OPERACIONES DE CUALQUIER ORGANIZACIÓN
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Florida, 515 N. Flagler Drive, Suite P300, West Palm Beach, FL 33401 (USA)
Av. 27 de Febrero 495, Torre Empresarial Forum, Sto. Dgo. RepĂşblica Dominicana.