PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEPOG 2017-2020
PARA FAZER MAIS E MELHOR POR FORTALEZA
Prefeito de Fortaleza
Roberto Cláudio Rodrigues Bezerra
Vice-Prefeito de Fortaleza
Moroni Bing Torgan
Secretário Municipal do Planejamento, Orçamento e Gestão
Philipe Theophilo Nottingham
Secretário Adjunto
Vicente Férrer
Secretária Executiva
Christina Machado Públio
Coordenadora Executiva da Assessoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional
Desirée Custódio Mota
Facilitadora
Raquel Ximenes de Freitas
SUMÁRIO
1.
Apresentação
07
2.
Breve Histórico
08
3.
Introdução 09
4.
Competências Organizacionais
10
5.
Estrutura Organizacional
11
6.
Planejamento Estratégico 14
7.
O Processode Formulação do Planejamento Estratégico da Sepog 2017 – 2020
15
8.
Perspectivas e Objetivos Estratégicos
18
9.
Indicadores e Metas
21
10.
Projetos
26
11.
Modelo de Monitoramento
31
12.
Considerações Finais
32
6
APRESENTAÇÃO
01.
Este documento sintetiza o processo de construção do Planejamento Estratégico da Secretaria Municipal do Planejamento, Orçamento e Gestão – SEPOG com o horizonte temporal de 2017 a 2020. O texto apresenta um breve histórico da SEPOG e descreve o processo de construção do plano contemplando seus componentes, evidenciando a importância das estratégias que orientam a secretaria para o atingimento de seus objetivos. O propósito principal é divulgar com transparência as várias etapas do trabalho realizado, visando o aprimoramento dos processos da administração pública, com ações focadas no acompanhamento dos principais projetos da Secretaria.
7
BREVE HISTÓRICO
02.
Criada na reforma administrativa realizada no início da primeira gestão do prefeito Roberto Cláudio, 2013 – 2016, a Secretaria do Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPOG é uma fusão das secretarias de Administração - SAM e de Planejamento e Orçamento - SEPLA. A mudança teve como objetivo concentrar as políticas e práticas de planejamento, monitoramento e avaliação e aprimorar a articulação das ações da gestão. Atualmente a estrutura da SEPOG está distribuída em três Assessorias, nove Coordenadorias, dois Entidades vinculadas: Instituto Municipal de Desenvolvimento de Recursos Humanos – IMPARH, Instituto de Previdência do Município – IPM e um Órgão subordinado: Central de Licitações da Prefeitura de Fortaleza - CLFOR.
Sendo assim, a SEPOG é responsável pela coordenação das políticas de todo Município para: Gestão de Pessoas, Compras Públicas e Logística, Gestão do Patrimônio de Bens Móveis e Imóveis e ainda pela Gestão corporativa da Tecnologia da Informação, abrangendo infraestrutura e sistemas de gerenciamento. Dessa forma, a SEPOG contribui significativamente para a construção da cultura do planejamento, tornando efetivos os instrumentos legais de planejamento, "costurando" as metas e ações de curto e médio prazo e reforçando a lógica da Gestão por Resultados, adotada pela gestão, no fazer da Prefeitura, sempre monitorando os resultados. 8
03.
INTRODUÇÃO
Em consonância com as diretrizes estabelecidas no Plano de Governo Municipal, o Planejamento Estratégico surge como uma valiosa ferramenta que auxilia sobremaneira à alta administração, pois permite nortear as ações gerenciais dentro de um plano previamente determinado, melhorando assim a qualidade do processo de tomada de decisão, direcionando seus recursos humanos e logísticos para o atingimento das metas e objetivos, influenciando nos resultados esperados para o alcance de sua visão de futuro. Em 2013, logo que a estrutura organizacional da SEPOG foi definida, deu-se início uma revisão do que vinha sendo executado no plano da antiga Secretaria de Administração do Município. A partir daí, surgiu a necessidade de desenvolver um plano estratégico, dado o novo projeto político que estava iniciando. Após as reuniões de planejamento e definição da metodologia, houve uma campanha para sensibilização dos servidores para fazer parte da elaboração do plano estratégico e assim foi construída a identidade organizacional da SEPOG. Em 2017 iniciou-se um novo ciclo de gestão do prefeito Roberto Cláudio, a Secretaria do Planejamento, Orçamento e Gestão – SEPOG, sabendo da importância de nortear suas ações para otimizar os recursos públicos e buscar uma administração pública mais eficiente e profissional, mobiliza seus colaboradores para, mais uma vez, elaborar seu Planejamento Estratégico. Por meio de um amplo processo participativo e foco nos resultados, dirigentes e servidores puderam expressar suas ideias. A SEPOG revisou e consolidou sua missão, visão, valores. E definiu os novos objetivos estratégicos, indicadores e metas para acompanhar a execução do planejamento, do portfólio de projetos e consequentemente, o alcance da visão traçada. Durante o período de construção foram realizadas diversas oficinas utilizando métodos já consagrados como Canvas e Design Thinking. As equipes foram divididas em grupos com a participação de secretários, coordenadores, gerentes e demais servidores. Ao planejar, a organização aprende a definir suas metas, a traçar caminhos mais seguros para alcançá-las e a realizar constante monitoramento de seus compromissos. E é apenas através do envolvimento e comprometimento de todos os servidores, em todos os níveis hierárquicos, que o alcance do que foi proposto poderá ser atingido.
9
COMPETÊNCIAS ORGANIZACIONAIS
04.
Compete à Secretaria Municipal do Planejamento, Orçamento e Gestão – SEPOG: I - Coordenar os processos de planejamento, orçamento e gestão no âmbito da Administração Municipal; II - Coordenar a elaboração e promover a gestão dos instrumentos de planejamento do Governo Municipal (Plano Plurianual, Lei de Diretrizes Orçamentárias e Lei Orçamentária Anual); III - Apoiar a formulação de indicadores para o sistema de Gestão por Resultados e o monitoramento dos programas estratégicos municipais; IV - Apoiar a avaliação das ações do Governo Municipal; V - Promover o suporte para o monitoramento dos projetos do governo municipal; VI - Definir políticas e coordenar os processos de suprimento, capacitação e gestão de pessoas; VII – coordenar a gestão do patrimônio do Município; VIII - Definir políticas e coordenar a gestão da tecnologia da informação; IX - Realizar a gestão das compras corporativas; X - Coordenar o planejamento, estabelecer critérios de seleção e monitorar a contratação de serviços de mão de obra terceirizada para o Município; XI - Definir políticas e programas de capacitação continuada para servidores públicos do Município; XII - Supervisionar a previdência social e a assistência médica dos servidores municipais exercida pelo Instituto de Previdência do Município (IPM); XIII - Promover a modernização administrativa da Prefeitura Municipal de Fortaleza por meio da adequação da sua organização administrativa e aperfeiçoamento dos processos; XIV - Atuar na gestão fiscal e de resultados do Município e XV - Desempenhar outras atividades necessárias ao cumprimento de suas finalidades, bem como outras que lhe forem delegadas. 10
05.
ESTRUTURA ORGANIZACIONAIS
A estrutura organizacional básica e setorial da Secretaria Municipal do Planejamento, Orçamento e Gestão (SEPOG) é a seguinte: I - DIREÇÃO SUPERIOR: Secretário Municipal do Planejamento, Orçamento e Gestão; Secretário Adjunto do Planejamento, Orçamento e Gestão. II - GERÊNCIA SUPERIOR: Secretário Executivo do Planejamento, Orçamento e Gestão. III - ÓRGÃOS DE ASSESSORAMENTO: 1. Assessoria Técnica (ASTEC); 2. Assessoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional (ASPLAN) e 3. Assessoria de Comunicação (ASCOM). IV - ÓRGÃOS DE EXECUÇÃO PROGRAMÁTICA: 4. Coordenadoria de Planejamento, Orçamento e Monitoramento (COPLAM); 4.1. Célula de Planejamento (CEPLAN); 4.2. Célula de Orçamento (CELOR); 4.3. Célula de Monitoramento (CEMON); 5. Coordenadoria de Gestão e Modernização Organizacional (COGEM); 5.1. Célula de Modernização Administrativa (CEMAD); 5.2. Célula de Gerenciamento de Processos (CEPRO); 6. Coordenadoria de Gestão de Aquisições Corporativas (COGEC); 6.1. Célula de Gestão de Aquisições Corporativas e de Registro de Preços (CEARP); 6.2. Célula de Gestão de Serviços Terceirizados (CEGET); 6.3. Célula de Gestão de Contratos Corporativos (CECONT); 6.4. Célula de Gestão de Logística Corporativa (CELOG); 7. Coordenadoria de Gestão do Patrimônio (COGEPAT); 7.1. Célula de Gestão de Bens Móveis e Almoxarifado (CEMOVA); 7.2. Célula de Gestão de Bens Imóveis (CEIMOV); 8. Coordenadoria de Gestão Estratégica de Pessoas (COGESP); 8.1. Célula de Gestão dos Planos de Cargos, Carreiras e Salários (CEPCCS); 8.2. Célula de Gestão de Desenvolvimento de Recursos Humanos (CEDERH); 8.3. Célula de Gestão de Controle de Recursos Humanos (CECORH); 11
8.4. Célula de Gestão de Suprimento de Pessoal (CESUP); 8.5. Célula de Gestão da Folha de Pagamento (CEFOP); 9. Coordenadoria de Gestão Corporativa da Tecnologia da Informação e Comunicação (COGECT). V - ÓRGÃO DE EXECUÇÃO INSTRUMENTAL: 10. Coordenadoria Jurídica (COJUR); 10.1. Célula de Licitações e Contratos Corporativos (CELIC); 10.2. Célula de Licitações e Contratos Internos (CELICI); 10.3. Célula de Direitos e Vantagens do Servidor (CEDIV); 10.4. Célula de Apoio ao Contencioso e Processos de Bens Móveis e Imóveis (CECOB); 11. Coordenadoria Administrativo-Financeira (COAFI); 11.1. Célula de Gestão Administrativa (CEGEA); 11.2. Célula de Gestão Financeira (CEGEF); 11.3. Célula de Gestão de Pessoas (CEGEPE); 12. Coordenadoria da Tecnologia da Informação e Comunicação (COTEC). VI - ÓRGÃO HIERARQUICAMENTE SUBORDINADO: 1. Central de Licitações da Prefeitura de Fortaleza (CLFOR). VII - ENTIDADES VINCULADAS: 1. Instituto Municipal de Desenvolvimento de Recursos Humanos (IMPARH); 2. Instituto de Previdência do Município (IPM).
12
13
06.
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Planejamento Estratégico é um conceito comum no âmbito da administração, que significa o ato de pensar e fazer planos de uma maneira estratégica. É uma metodologia gerencial que permite estabelecer a direção a ser seguida pela organização, visando um maior grau de interação com o ambiente. É um processo contínuo durante o qual são definidos e revisados a missão, visão, valores e os objetivos da organização. Ele permite que todos os esforços realizados tenham unidade e sejam coerentes com o objetivo único de obter um desempenho superior. Os principais elementos do planejamento são: Missão, Visão de Futuro, Valores, Objetivos Estratégicos, Indicadores e Metas. A seguir, algumas definições fundamentais para o entendimento do planejamento estratégico. Mapa Estratégico: É a representação visual da estratégia da instituição, em que cada componente se organiza de forma balanceada, sempre considerando a interação de causa e efeito entre eles. O mapa estratégico é composto por: missão, visão, perspectivas, objetivos estratégicos e valores. Missão: É a razão de ser da instituição. O propósito de sua existência. Visão: É a posição futura desejada pela instituição, como ela gostaria de ser vista pela sociedade ao final da estratégia definida para o período. Valores: São os princípios que regem os comportamentos e interações das pessoas das instituições. Perspectivas: São os eixos onde se organizam os objetivos estratégicos da instituição. Objetivos estratégicos: São os grandes desafios definidos para a instituição dentro do horizonte temporal definido. Para cada objetivo deve existir ao menos um indicador e meta que mensurem o seu desempenho ao longo do tempo. Indicadores: São instrumentos de medição que fornecem informações sobre o resultado da execução da estratégia, comunicando o alcance das metas e sinalizando a necessidade de ações corretivas. Metas: São indicadores mensuráveis e que deverão ser atingidos em determinado período. 14
07.
O PROCESSO DE FORMULAÇÃO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DA SEPOG 2017 – 2020
Durante os meses de Agosto e Setembro de 2017 a Secretaria Municipal do Planejamento, Orçamento e Gestão – SEPOG realizou o processo de construção do seu Planejamento Estratégico para o ciclo 2017 – 2020. O processo foi coordenado pela Assessoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional - ASPLAN e conduzido pela facilitadora, colaboradora do Banco do Nordeste, Raquel Ximenes. Em parceria com a Assessoria de Comunicação – ASCOM, foi realizado todo o procedimento de divulgação e mobilização dos servidores, através de convites enviados por e-mail, wallpaper nas telas dos computadores, cartazes nos murais de aviso e o corpo a corpo em cada área. As oficinas de trabalho aconteceram de forma lúdica e dinâmica, utilizando uma abordagem que busca a solução de problemas de forma coletiva e colaborativa, aplicando técnicas de mercado consagradas como Design Thinking e Canvas. Elas ocorreram nos seguintes formatos: três oficinas com um grupo de 50 servidores convidados, secretários, coordenadores e gerentes; duas reuniões do Comitê Gestor, que reúne secretários, coordenadores e gestores das vinculadas e três momentos com a presença de todos os servidores da SEPOG. Em todas as oficinas os participantes trabalharam em grupos e as proposições de cada equipe foram postas em plenária objetivando a discussão coletiva. Durante todo o processo os servidores estiveram aptos a fazer críticas e dar sugestões. As contribuições foram organizadas buscando a síntese do pensamento coletivo. 15
O ponto de partida foi a palestra "Fortaleza 2040", ministrada pelo superintendente do Instituto de Planejamento – IPLANFOR, Eudoro Santana, onde estiveram presentes todos os servidores da SEPOG além dos gestores das vinculadas, Instituto Municipal de Desenvolvimento de Recursos Humanos – IMPARH e Instituto de Previdência do Município – IPM.
No segundo momento, o secretário da SEPOG apresentou, para o Comitê Gestor, as diretrizes estratégicas (resultados e impactos) que o órgão deve buscar. Ainda nessa ocasião foi conduzida pela facilitadora a revisão da missão, visão, valores e objetivos estratégicos da instituição. Em um terceiro momento, o secretário da SEPOG proferiu palestra apresentando a todos os servidores os avanços da gestão e as diretrizes para os próximos anos. Nesta mesma oportunidade apresentou também o resultado do que foi construído na primeira oficina Após consolidação dos dados pela ASPLAN, houve uma segunda oficina, com os secretários e gestores das vinculadas, coordenadores, gerentes e servidores convidados. A partir da lista completa dos objetivos, os participantes indicaram os três mais importantes e trabalharam o desdobramento do mapa estratégico através da construção dos indicadores, ligando aos objetivos estratégicos. O passo seguinte foi a construção do portfólio de projetos e a validação dos indicadores e metas pelo Comitê Gestor da SEPOG. Posteriormente os resultados foram mais uma vez apresentados para o grupo composto por secretários, coordenadores, gerentes e servidores convidados, ficando como tarefa final a definição das metas dos indicadores. Após consolidação dos dados pela ASPLAN, todos os servidores foram convidados a participar de um grande evento para apresentação do resultado do que foi por eles construído. Nesta ocasião também tiveram a oportunidade de assistir a palestra do professor Facundo Barbosa, gerenciador projetos na Indústria 4.0. 16
NEGÓCIO DA SEPOG Promover o planejamento e a gestão municipal, visando proporcionar os meios necessários à oferta e à qualidade dos serviços sob a responsabilidade da prefeitura municipal.
MISSÃO ASSUMIDA Fortalecer o planejamento e a gestão municipal estimulando a participação social e contribuindo para a efetividade dos serviços prestados à sociedade.
VISÃO DE FUTURO Ser referência nacional em planejamento e gestão municipal até 2020.
VALORES PELOS QUAIS A SEPOG PAUTA SUA CONDUTA Valores e Práticas Ética: Primamos pela honestidade de propósitos. Transparência: Estimulamos o desenvolvimento de um ambiente de clareza elisura propiciando relações abertas, francas e saudáveis. Resolutividade: Motivamos a agilidade e simplificação nas ações e resolução dos problemas. Valorização do servidor : Promovemos o desenvolvimento e reconhecimento dos agentes públicos. Cooperação: Juntos potencializamos o legados que construímos. Confiamos no trabalho de cada um e promovemos a melhoria contínua. Inovação: Buscamos soluções e ideias inovadoras para contribuir com a gestão. Integração: Buscamos soluções e ideias inovadoras para contribuir com a gestão. Competência: Buscamos sempre a excelência em todas as nossas ações. Compromisso com a sociedade: Primamos pela capacidade de oferecer respostas às demandas coletivas. Acolhimento: Contribuímos com a cultura do acolhimento proporcionando receptividade, atenção e respeito ao cidadão. Modernização:Buscamos a constância no crescimento de forma sistêmica e visionária. Comprometimento: Interiorizamos os nossos objetivos e caminhamos alcançando grandes resultados, impactando positivamente a sociedade. 17
08.
PERSPECTIVAS E
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Para realizar a visão e cumprir sua missão institucional, faz-se necessário enfrentar as questões estratégicas desdobrando-as em objetivos, em alvos a serem alcançados. Assim, tais objetivos foram definidos e organizados segundo as perspectivas adaptadas para a administração pública da metodologia Balanced scorecard (BSC). Desta forma, o mapa estratégico da SEPOG é composto por quatro perspectivas que descrevem através de seus oito objetivos vinculados entre si a estratégia com a qual a SEPOG quer atuar para cumprir a sua missão e o alcance da sua visão de futuro. Na primeira perspectiva do mapa estratégico está a Governança. Formada por um objetivo estratégico que trata da contribuição da SEPOG na implantação do modelo de governança definido no Plano Fortaleza 2040. Este projeto trata de um plano de desenvolvimento para a cidade de Fortaleza com estratégias a serem implementadas no curto, médio e longo prazo, tendo como horizonte o ano 2040, contemplando três grandes planos: Plano Mestre Urbanístico, Plano de Mobilidade e Plano de Desenvolvimento Econômico e Social (mais informações em fortaleza2040.fortaleza.ce.gov.br). O Fortaleza 2040 é composto por sete eixos e entre eles está a Governança Municipal, onde a SEPOG tem o papel de coordenar a Câmara Setorial de Governança. Além disso, a secretaria tem outras ações a cumprir para o bom desenvolvimento do plano, tais como: ajustes na estruturação de órgãos; promoção de concursos; qualificação e capacitação permanente de servidores; sistemas de informação; oferta de estágios e gestão do Plano de Desenvolvimento da Gestão Pública. A segunda perspectiva, denominada Cliente, agrupa quatro objetivos estratégicos que refletem o compromisso com: a valorização do servidor, através da sua Coordenadoria de Gestão Estratégica de Pessoas, a SEPOG está sempre realizando atividades que proporcionam o desenvolvimento dos servidores e a adequação dos quadros funcionais; a otimização do uso dos recursos públicos através de ações e projetos que visam a economicidade no uso dos recursos; a implantação da cultura do acolhimento visando proporcionar ao cidadão um ambiente acolhedora e hospitaleiro; e o fortalecimento da governança e liderança da gestão de TIC, por meio da sua Coordenadoria de Gestão Corporativa de TIC que encabeça ações de modernização de infraestrutura e padronização e alinhamento dos sistemas da PMF.
18
A terceira perspectiva, denominada Processos, é constituída por dois objetivos: otimizar e modernizar os processos da gestão municipal e assegurar a consolidação do modelo de Gestão por Resultado. É fundamental buscar o alinhamento dos processos de trabalho e explorar pontos de sinergia, bem como eliminar eventuais sombreamentos ou procedimentos que não mais se justifiquem. A integração de informações no âmbito dos sistemas que compõem o ciclo de gestão, em especial relacionados às funções de planejamento, orçamento, pessoal, finanças, monitoramento, avaliação e controle, constituem ponto essencial para subsidiar a melhor alocação de recursos e o acompanhamento do andamento e dos resultados produzidos pelas ações governamentais. Investimento em monitoramento e avaliação é parte fundamental desse processo, para possibilitar melhores condições de gerenciamento e subsidiar a orientação da ação governamental na alocação de recursos, com especial atenção para os projetos prioritários. Por fim, na quarta perspectiva, Conhecimento e Inovação, está o compromisso de assessorar o governo na identificação e implantação de soluções inovador que possam contribuir para a melhoria da gestão. É importante buscar o aprimoramento de sistemas de informação que contribuam para a melhoria da qualidade e da agilidade decisória e para a produção de conhecimentos, bem como avançar nas ações relacionadas à interoperabilidade e à integração dos principais macrossistemas estruturantes da administração pública municipal. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS SEGUNDO A ÁREA DE ATUAÇÃO OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
ÁREA RESPONSÁVEL
Contribuir com a implantação do modelo de governança definido no Fortaleza 2040 Promover a valorização dos servidores, o desenvolvimento de competências e adequação dos quadros funcionais
ASPLAN
COGESP
Contribuir com a implantação da cultura do acolhimento COGEC / COGEPAT / COAFI
Otimizar o uso dos recursos públicos Fortalecer a governança e liderar a gestão de TIC Otimizar e modernizar os processos da gestão municipal
COGECT / COTEC COGEM
Assegurar a consolidação do modelo de gestão por resultado Assessorar o governo na identificação e na implantação de soluções inovadoras
19
COPLAM
20
Assessorar o governo na identificação e na implantação de soluções inovadoras
Assegurar a consolidação do modelo de gestão por resultado
Otimizar e modernizar os processos da gestão municipal
Fortalecer a governança e liderar a gestão de TIC
Contribuir com a implantação da cultura do acolhimento
Otimizar o uso dos recursos públicos
Promover a valorização dos servidores, o desenvolvimento de competências e adequação dos quadros funcionais
Contribuir com a implantação do modelo de governança definido no Fortaleza 2040
Valores: Ética, transparência, resolutividade, valorização do servidor, cooperação, inovação, integração, competência, compromisso com a sociedade, acolhimento, modernização e comprometimento.
CONHECIMENTO E INOVAÇÃO
PROCESSOS
CLIENTE
GOVERNANÇA
Visão: Ser referência nacional em planejamento e gestão municipal até 2020.
Missão: Fortalecer o planejamento e a gestão municipal estimulando a participação social e contribuindo para a efetividade dos serviços prestados à sociedade.
MAPA ESTRATÉGICO DA SECRETÁRIA MUNICIPAL DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO
Mapa Estratégico da Secretaria Municipal do Planejamento, Orçamento e Gestão
09.
INDICADORES E METAS
A construção e aplicação de indicadores resulta da necessidade de planejar e controlar ações e resultados ensejados. Ao planejar, a organização aprende a definir suas metas, a traçar caminhos mais seguros para alcança-las e a realizar constante monitoramento de seus compromissos. Os indicadores construídos passam a ser mensurados, anualmente, a partir de janeiro de 2017. Ao todo são 38 indicadores, listados abaixo:
PERSPECTIVA
GOVERNANÇA
OBJETIVO ESTRATÉGICO
Contribuir com a implantação do Modelo de Governança definido no Fortaleza 2040
Promover a valorização dos servidores, o desenvolviment o de competências e adequação dos quadros funcionais CLIENTE
ÁREA
COPLAM
ASPLAN
INDICADOR
1
Taxa de execução dos projetos oriundos do Fortaleza 2040
2
Índice de comissões da Câmara de governança e participação social implantada
3
Índice de servidor capacitado
4
Índice de mesas de negociação em pleno funcionamento
5
Percentual de ambientes com avaliação de desempenho implantada
COGESP
21 6
Índice de desempenho Alcançado por servidores
FÓRMULA
(Valor Empenhado em Projetos do Fortaleza 2040 / Valor Planejado para Projetos do Fortaleza 2040) x 100 (Quantidade de comissões em execução / Total de comissões da Câmara) x 100 (Número de servidores capacitados / Número de servidores ativos) x 100 (Número de mesas de negociação em funcionamento / Total de mesas instaladas) x 100 (Número de ambientes implantados / Total de ambientes) x100 (Número de servidores que atingiu a Média / Total de
competências e adequação dos quadros funcionais CLIENTE
Otimizar o uso dos recursos públicos
5
Percentual de ambientes com avaliação de desempenho implantada
6
Índice de desempenho Alcançado por servidores
7
Índice de economia nos custos em licitação
8
Índice de realização dos processos licitatórios
9
Índice de desempenho do gasto público
COGEC
10
Índice de gasto com terceirização
11
Índice de gasto com pessoal
12
Índice de gasto com cargo comissionado
13
Índice de adequação do estoque de almoxarifado
14
Índice de servidores PMF capacitados em acolhimento
15
Índice de satisfação com a qualidade em acolhimento da PMF
16
Índice de conectividade na Rede Fibrafor
COGESP
COGEPAT
Contribuir com a implantação da cultura do acolhimento na PMF
COGESP
22 Fortalecer a
17
Taxa de disponibilidade dos sistemas
(Número de ambientes implantados / Total de ambientes) x100 (Número de servidores que atingiu a Média / Total de servidores avaliados) x100 (Valor estimado do total de licitações valor finalizado do total de licitações / valor Estimado do total de licitações ) x 100 (Tempo de realização da licitação / Tempo estimado) x 100 (Gasto realizado / Gasto total) x 100 Critérios: transporte, energia, telefonia, mat.consumo, TI
(Custo total com terceirização / Custo da despesa total) x 100 (Custo da folha de pessoal / Custo da despesa total) x 100 (Custo de servidores ocupantes de cargos comissionados / Custo da folha de pessoal) x 100 (Valor total de entradas / Valor total de saídas) x 100 Número Absoluto
(Número de pessoas satisfeitas / Número de pessoas pesquisadas) x100 (Número de órgãos e equipamentos municipais conectados na rede Fibrafor / Quantidade de órgãos e equipamentos do município) x 100 (Tempo de disponibilidade dos sistemas corporativos
Fortalecer a governança e liderar a gestão de TIC na PMF
COGECT
PROCESSOS
18
Índice de satisfação do usuário
19
Índice de aprovação do Termo de referência
20
Índice de implantação de projetos de TIC
COTEC
21
Taxa de pontualidade de entrega de sistema
COGESP
22
Taxa de automatização de processos em gestão de pessoas
23
Índice de processos corporativos e setoriais redesenhados
24
Índice de estudos em modernização organizacional realizados
25
Índice de estruturas organizacionais modernizadas e alinhadas
COGEM Otimizar e modernizar os processos da gestão municipal
17
Taxa de disponibilidade dos sistemas corporativos
23 26
Índice de bens imóveis regularizados do município
Quantidade de órgãos e equipamentos do município) x 100 (Tempo de disponibilidade dos sistemas corporativos gerenciados pela TIC / Tempo total no período) x 100 Média de critérios (Critérios = rede, suporte, sistemas)
(Termo de referência aprovado / Termo de referência proposto) x 100 (Projetos de TIC implantados / Projetos aprovados pela gestão de TIC) x 100 (Quantidade de projetos entregues no prazo / Quantidade de projetos desenvolvidos) x 100 (Total de processos estratégicos automatizados em gestão de pessoas / Total de processos estratégicos em gestão de pessoas) x 100 (Número de processos redesenhados / número de processos priorizados) x 100 (Número de estudos realizados / Número de estudos programados) x 100 (Número de estruturas organizacionais revisadas / Número de estruturas organizacionais priorizadas) x100 (Total de bens imóveis regularizados/ Total de imóveis pendentes de
gestão municipal
25
COGEPAT
26
Índice de bens imóveis regularizados do município
27
Índice de melhoria da gestão patrimonial móvel
28
Índice de regularização
29
Índice de órgãos com acervo no Arquivo Central
30
Índice de órgãos com acervo digitalizado
31
Taxa de indicadores de resultado que alcançaram meta
32
Taxa de eficácia das ações prioritárias em relação à meta física da LOA
33
Índice de participação dos projetos das áreas estratégicas de governo (mobilidade/educação/s aúde)
34
Índice de execução do Planejamento Estratégico da SEPOG
COGEC
Assegurar a consolidação do modelo de gestão por resultado
organizacionais modernizadas e alinhadas
COPLAM
ASPLAN
24 35
Número de projetos
organizacionais revisadas / Número de estruturas organizacionais priorizadas) x100 (Total de bens imóveis regularizados/ Total de imóveis pendentes de regularização) x100 (Quantidade de órgãos com inventário regularizados/ Quantidade total de órgãos) x 100 (Total de bens imóveis regularizados/ Total de imóveis) x 100 (Número de órgãos com acervo no arquivo central/ Total de órgãos) x 100 (Número de órgãos com acervo digitalizado/ Total de órgãos) x 100 (Número de indicadores de resultado que alcançaram meta / Número total de indicadores de resultado) x 100 (Meta física realizada / Meta física na LOA) x 100 (Somatório dos recursos financeiros empenhados nas áreas de mobilidade, educação e saúde / Somatório dos recursos financeiros dos projetos aprovados nas áreas de mobilidade, educação e saúde) x 100 (Planejamento estratégico executado / Planejamento estratégico programado) x 100
Número absoluto
ASPLAN
CONHECIMENTO E INOVAÇÃO
Assessorar o governo na identificação e implantação de soluções inovadoras
34
Índice de execução do Planejamento Estratégico da SEPOG
35
Número de projetos inovadores identificados
36
Índice de soluções inovadoras
37
Índice de projetos inovadores aprovados
38
Índice de projetos de inovação implantados
GABINETE
25
projetos aprovados nas áreas de mobilidade, educação e saúde) x 100 (Planejamento estratégico executado / Planejamento estratégico programado) x 100 Número absoluto (Número de projetos inovadores / Número total de projetos) x 100 (Número de projetos de inovação aprovados / Número de projetos de inovação identificados) x 100 (Número de projetos de inovação implantados / Número de projetos de inovação aprovados) x 100
10.
PROJETOS
A integração do portfólio de projetos das organizações e o seu planejamento estratégico é de fundamental importância para o alcance de resultados significativos, pois favorece focar esforços no que realmente é estratégico. O portfólio de projetos é o veículo que permite que a organização coloque seu planejamento estratégico em prática e efetivamente atinja os objetivos previamente traçados. Ao todo foram elencados 44 projetos, descritos abaixo: PERSPECTIVA
OBJETIVO ESTRATÉGICO
ÁREA ASPLAN
Promover a valorização dos servidores, o desenvolvimento de competências e adequação dos quadros funcionais
PROJETO Implantação da Avaliação de Desempenho da SEPOG Dimensionamento da força de trabalho da PMF para estruturação dos processos de trabalho
COGESP
Implementação da Política de Capacitação do Município Desenvolvimento de atividades de melhoria da qualidade de vida do servidor Ampliação da participação de fornecedores de micro e pequenas empresas nos processos de aquisição da PMF
COGEC Otimizar o uso dos recursos públicos
Reestruturação do Arquivo Central Implantação de centro de custos para otimização de gastos da PMF Otimize Ampliação e potencialização da captação de recursos pelos fundos municipais
CLIENTE
ASPLAN
Contribuir com a implantação da cultura do acolhimento
COGESP
Ampliação da capacidade da força de trabalho da PMF por meio de voluntariado Promoção de atividades de integração inter e entre órgãos da PMF/Acolhimento Institucionalização da governança corporativa de TIC Ampliação da Rede Fibrafor
Fortalecer a governança e liderar a gestão de TIC
COGECT
Desenvolvimento e implantação do Plano Diretor de Tecnologia da Informação Institucionalização do Sistema de Segurança da informação da PMF Implantação do Data Center Corporativo Implantação do sistema de certificação digital
COTEC GABINETE GOVERNANÇA
Contribuir com a implantação do modelo de governança definido no Fortaleza 2040
Implantação do Plano de Segurança da Informação da SEPOG Implementação da Câmara de Governança Implantação da Comissão de Desenvolvimento da Gestão Pública Fortalecimento da Rede de Planejamento Municipal
COPLAM
Ampliação da participação cidadã no processo de planejamento e monitoramento do orçamento Alinhamento das estruturas organizacionais da PMF Reorganização administrativa do IPM
COGEM
Redesenho do processo de aquisição de bens e serviços Redesenho dos processos corporativos e setoriais Redesenho do processo de fiscalização da AGEFIS
26
COGESP Otimizar e modernizar os processos da gestão municipal
Automação e virtualização da gestão de pessoas Atualização cadastral de servidores e implantação do ponto eletrônico Desenvolver / implantar sistema de gestão de imóveis
Implementação da Câmara de Governança
GABINETE GOVERNANÇA
Contribuir com a implantação do modelo de governança definido no Fortaleza 2040
Implantação da Comissão de Desenvolvimento da Gestão Pública Fortalecimento da Rede de Planejamento Municipal
COPLAM
Ampliação da participação cidadã no processo de planejamento e monitoramento do orçamento Alinhamento das estruturas organizacionais da PMF Reorganização administrativa do IPM
COGEM
Redesenho do processo de aquisição de bens e serviços Redesenho dos processos corporativos e setoriais Redesenho do processo de fiscalização da AGEFIS
COGESP
Automação e virtualização da gestão de pessoas Atualização cadastral de servidores e implantação do ponto eletrônico
Otimizar e modernizar os processos da gestão municipal
Desenvolver / implantar sistema de gestão de imóveis Modernização da gestão patrimonial de bens móveis municipais
COGEPAT
PROCESSOS
Regulamentação da gestão de imóveis Regularização dos bens imóveis Integração / migração de sistemas COGEC
COTEC
Modernização do sistema de RH e folha de pagamento da PMF Virtualização do processo administrativo via Sistema de Protocolo Único – SPU Virtualização do processo de aquisição Avalie – Avaliação do uso dos serviços públicos municipais pelo cidadão
Assegurar a consolidação do modelo de gestão por resultado
COPLAM
Implantação de metodologia de acompanhamento dos indicadores corporativos Consolidação da metodologia de monitoramento do PPA 2018 - 2021
CONHECIMENTO E INOVAÇÃO
Assessorar o governo na identificação e na implantação de soluções inovadoras
ASPLAN
Identificação de sistemáticas e metodologias de trabalho inovadoras ou cases de sucesso para apresentação em eventos de gestão pública a nível local e nacional
COGEM
Fortaleza On-line
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MODELO E
11.
MONITORAMENTO
O Planejamento Estratégico de uma organização deve ser acompanhado constantemente, tanto para mensurar os resultados obtidos, quanto para avaliar o andamento das metas. Além disso, mais que avaliar, o gestor deve observar se é necessária alguma mudança de curso e se os parâmetros precisam ser repensados. A garantia do andamento das atividades ajuda a estabelecer padrões de desempenho que indiquem o progresso rumo aos objetivos, avalia o desempenho das pessoas e fornece insumos para feedbacks. O monitoramento envolve principalmente manter o controle do que está acontecendo. Quando a instituição tem um bom acompanhamento do seu planejamento estratégico, garante que suas equipes estão fazendo um bom trabalho. O acompanhamento deve ser realizado com base nos indicadores utilizados na hora de elaborar o Planejamento Estratégico. Diante da consciência dessa importância, de acompanhar se os objetivos pactuados estão sendo atingidos, a ASPLAN realizará o monitoramento mensal dos projetos em execução, através do Sistema de Monitoramento dos Projetos da SEPOG, SIAPLAN, como forma de acompanhar detalhadamente o alcance dos objetivos. ACOMPANHAMENTO DOS PROJETOS DA SEPOG: MONITORES SIAPLAN JOÃO EULER LUCINEIDE SILVA VIRNA AGUIAR
ÁREAS ASPLAN / COGEC / COAFI / COGEM COGECT / COTEC COGESP / COPLAM / COGEPAT
Além disso, anualmente, no mês de fevereiro, será realizada a revisão do Planejamento Estratégico, quando serão analisados os resultados dos indicadores e o cumprimento de suas metas pelas respectivas áreas responsáveis. SEGUE ABAIXO O CALENDÁRIO DA REVISÃO: 1ª revisão
Fevereiro/2018
2ª revisão
Fevereiro/2019
3ª revisão
Fevereiro/2020
Encerramento
Fevereiro/2021
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12.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
O processo de formulação da nova estratégia da SEPOG foi de grande aprendizado para a própria organização, pois uma administração pública com papéis claramente definidos é condição importante para melhorar a governança, facilitar a coordenação e propiciar melhores resultados. É essencial aperfeiçoar capacidades e instrumentos que subsidiem a tomada de decisão e a consequente melhoria da alocação de recursos, assim como o monitoramento e avaliação de sua utilização. O Planejamento Estratégico 2017 – 2020 da SEPOG é um grande passo para a maturidade da gestão, que, a partir dessa definição, seguirá focada na continuidade dos seus trabalhos enquanto organização e comunidade, gerando valor e resultados para a PMF.
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