Manual para elaboração de eventos by Atack Supermercado

SERVIÇO DE APOIO ÀS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS DO AMAZONAS

Presidente do Conselho Deliberativo Estadual Antônio Carlos da Silva Diretor Superintendente Nelson Luiz Gomes Vieira da Rocha Diretor Técnico Maurício Aucar Seffair Diretor de Administração e Finanças Aécio Flávio Ferreira da Silva Chefe de Gabinete do Conselho Deliberativo Estadual Paulo Roberto da Silva Gerente da Unidade de Assessoria de Relações Institucionais Maria José Alves da Silva

_____________________________________________________________ 79.85 S491m

Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Amazonas Manual para elaboração de eventos/Maria José Alves da Silva. Manaus: Unidade de Assessoria Relação InstitucionalUARI, 2014. 15p.: color.: 29,5cm x 21cm.

1. Eventos - Manual. I. Silva, Maria José Alves da. II. Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Amazonas. III. Título. ______________________________________________________________ Ficha catalográfica elaborada por Tereza Cristina Mota Maia CRB-11/050

INTRODUÇÃO A Unidade de Assessoria de Relações Institucionais – UARI tendo, dentre outras, a missão orientar e apoiar a realização de eventos, desde sua concepção à realização, elabora e disponibiliza o Manual de orientação para realização de eventos, com o propósito de que Gerentes, Gestores e colaboradores possam usá-lo como fonte de subsídios quando da necessidade de organizar um evento, de quaisquer natureza. De conteúdo simples mas essenciais para o um resultado de sucesso, desejamos que seja forte aliado aos gestores e consultores na execução de seus eventos. Não sendo exagero dizer que, o sucesso de quaisquer evento começa em um bom planejamento, independente da natureza e porte reforça a proposta de que o instrumento será de relevante importância para todos os que estão envolvidos na árdua e complexa, porém instigante tarefa de organização de eventos. Destaco que, embora a abordagem do conteúdo desse Manual trate de Eventos , faço alguns destaques voltados às Regras Protocolares e de Cerimonial por entender que são importantíssimos ao conhecimento do organizador de eventos. Lembrando que, todas as Regras Protocolares são regidas por LEIS ou DECRETOS da Presidência da Repúblicas, o que vale dizer que todos os exemplos aqui citados estão respaldados pelas Lei nº 5.700/71 Dispõe sobre a forma e a apresentação dos Símbolos Nacionais e pelo MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA cuja 2ª edição é regulamentada pela PORTARIA Nº 91, DE 4 DE DEZEMBRO DE 2002.

SUMÁRIO CONCEITUAÇÃO...............................................................................................5 PERFIL DO ORGANIZADOR DE UM EVENTO......................................................5 PLANEJAMENTO..............................................................................................5 1. Estrutura de custos......................................................................................6 2. Cronograma de execução. ...........................................................................6 3. Criar uma Secretaria Executiva (de acordo com o porte do evento)..............6 4. Marketing e Vendas.....................................................................................7 TIPOS E CARACTERÍSTICAS DOS EVENTOS........................................................7

Reunião Ordinária e Extraordinária............................................................................. 7 Congresso................................................................................................................... 7 Convenção.................................................................................................................. 8 Coquetel..................................................................................................................... 8 Feiras e Exposições..................................................................................................... 8 Fórum......................................................................................................................... 8 Painel......................................................................................................................... 9 Palestra...................................................................................................................... 9 Rodada de Negócios/Encontro Empresarial................................................................ 9 Workshop................................................................................................................. 10

RELATÓRIO................................................................................................... 10 FORMAS DE TRATAMENTO (PARA AUXILIAR NAS CORRESPONDÊNCIAS).......10

Emprega-se o tratamento de Vossa Excelência/ Excelentíssimo Senhor:................... 10 AUTORIDADES ECLESIÁSTICAS................................................................................... 11 CARDEAIS................................................................................................................. 11 AUTORIDADES MONÁRQUICAS................................................................................. 11 PRÍNCIPES E PRINCESAS............................................................................................ 11 REITORES DE UNIVERSIDADES AUTORIDADES........................................................... 11 DEMAIS AUTORIDADES............................................................................................. 11 MODELO DE ENDEREÇAMENTO................................................................................ 11 CONVITES................................................................................................................. 11 PRINCIPAIS INFORMAÇÕES QUE DEVE CONTER NOS CONVITES:................................ 11 INFORMAÇÕES ADICIONAIS:..................................................................................... 11 CUIDADOS AO CONVIDAR......................................................................................... 12 MODELO DE CONVITE............................................................................................... 12 MODELO 2................................................................................................................ 12 OBSERVAÇÕES.......................................................................................................... 12 USO DA BANDEIRA NACIONAL.................................................................................. 13 Exemplo de desrespeito à Bandeira Nacional............................................................ 15

CONCEITUAÇÃO A palavra evento vem do latim eventus e admite várias conotações, dentre elas, a de que é uma concentração ou reunião formal e solene de pessoas e/ou entidades realizada em data e local especial, com objetivo de celebrar acontecimentos Sua natureza pode ser de âmbito comercial, cultural, esportiva, social, familiar, religiosa, científica etc. Independente de sua aplicação, um evento previamente planejado com elevado profissionalismo vai impactar na geração de fortes emoções para os promotores, participantes e organizadores o que colabora para que, associado a outros fatores relevantes tais como, organização, precisão, pensar estratégico conforme requer o evento e estrutura, colaborará para uma entrega com resultado. PERFIL DO ORGANIZADOR DE UM EVENTO A responsabilidade de que organiza um evento é desafiadora. Tal desafio traduzse organizador reúna atributos relevantes tais como: habilidade no trato com as pessoas, proatividade, conhecimento de planejamento, gestão, regras de etiqueta e cerimonial e que sobretudo seja pessoa crível diante a sociedade a que pertence.

PLANEJAMENTO A palavra já sugere que, essa etapa de PENSAR ANTES. No dicionário: ato ou efeito de planejar, criar um plano para otimizar o alcance de um determinado objetivo. Não é tarefa fácil. Aqui reside o início (ou o fim) de um grande e majestoso evento. É um momento em que , pequenos detalhes se esquecidos, serão responsáveis por grandes dessabores. Para início de conversa, um bom planejamento começa com boas respostas para as seguintes perguntas dentre outras é claro: Qual o objetivo do evento? Que entrega ( resultado) , na condição de organizadora (o) preciso deixar? Qual público é necessário atingir? É de âmbito local, regional ou nacional? É importante ter-se a consciência de que organizar um evento com eficiência significa demonstrar arte e competência para corresponder a todos esses anseios com a prestação de serviços eficientes . A operacionalização de um evento abrange a integração das diversas atividades técnicas nas respectivas especializações. É responsável pelas seguintes atividades: Planejar, coordenar e supervisionar as atividades relacionadas com o evento, em âmbito interno e externo. Assim, mais uma vez o Planejamento se apresenta como fase de extrema importância. Para começar a ser desenhado, pontuo itens relevantes e indispensáveis na construção de um bom Planejamento.

1. Estrutura de custos Sem que saibamos quanto temos a gastar, é apostar no escuro em tudo que poderemos criar para composição do evento. Portanto, essa é uma informação preciosa que o organizador jamais poderá deixar de focar logo no início do processo. 2 . Cronograma de execução. De fundamental importância, deve constar não só de datas para execução das tarefas mas também de seus responsáveis em executá-las. O acompanhamento das ações previstas no cronograma é de igual importância e uma garantia de que s muitos problemas poderão ser minimizados. 3. Criar uma Secretaria Executiva (de acordo com o porte do evento) Uma secretaria Executiva é responsável pelos seguintes serviços: • Participar da elaboração dos cerimoniais das solenidades oficiais; • Processar as inscrições dos participantes dos eventos; • Prestar suporte técnico e operacional aos serviços de recepção e atendimento; • Providenciar a confecção de formulários e impressos, tais como ficha de inscrição, convites, ingressos, certificados de participação em cursos, apostilas, material didático, contratos pré-impressos etc.; • Elaborar e controlar as listas de presença nos eventos, quando exigíveis; • Preparar os conjuntos de materiais para distribuição aos participantes (pastas, formulários, “folha de perguntas”, relatório de avaliação, material promocional, canetas etc.); • Providenciar a confecção e distribuição de adesivos, crachás, diplomas, certificados, apostilas, pastas, credenciais e outros objetos etc.; • Acompanhar as reuniões e encontros controlando o fornecimento de água e refrigerante para a mesa principal, limpeza e decoração do local, coffee break etc.; • Coletar o material técnico de estudo ou leitura que será distribuído aos participantes e providenciar a reprodução de documentos, apostilas e materiais dos cursos e palestras; • Distribuir os convites e materiais publicitários e técnicos, tais como folders, boletins etc.; • Coordenar os serviços relacionados com as reservas, transporte, recepção e hospedagem dos participantes especiais dos eventos (palestrantes, autoridades, • Controlar a conduta, apresentação e vestuário do pessoal envolvido na recepção e atendimento dos visitantes, inclusive do pessoal dos serviços contratados com terceiros. • Recepcionar os participantes e convidados e realizar os serviços de inscrição e credenciamento dos participantes; • Dispor de todas as informações referentes ao evento (serviços, locais, horários, preços, telefones, datas, responsáveis pelas operações etc.). • Verificar no setor técnico as condições dos equipamentos de uso dos apresentadores e sistemas de som, elétrico, ar-condicionado; • Coordenar a distribuição e recolhimento das folhas de perguntas aos participantes das sessões, presentes no plenário;

• Solicitar e transmitir aos participantes informações sobre empresas de transporte, aeroporto, programação noturna e turística, telefones úteis e endereços especiais; • Verificar o atendimento de convidados caracterizados ou recomendados como clientes vip. 4. Marketing e Vendas É responsável pelas seguintes atividades: • Estabelecer procedimentos relacionados com a venda de convites, estandes, ingressos, publicidade, painéis e outros instrumentos; • Organizar o cadastro de clientes, participantes, autoridades; • Promover permanentemente pesquisas e avaliações do mercado atual e potencial dos eventos; • Acompanhar as atividades dos eventos, promovendo iniciativas a fim de transmitir e consolidar uma imagem positiva dos serviços. TIPOS E CARACTERÍSTICAS DOS EVENTOS Reunião Ordinária e Extraordinária As Reuniões Ordinárias são eventos realizados planejados previamente, normalmente organizadas e realizadas de forma eficiente para que as metas da gestão possam ser coroadas de pleno êxito. As Reuniões Extraordinárias são realizadas esporadicamente, por convocação do presidente da empresa. Geralmente resultam de uma situação emergente ou seja, inesperada, para resolver algum assunto que necessita de solução imediata. Congresso Congresso é um encontro solene de grande porte com número elevado de participantes, podendo ter caráter regional, nacional ou internacional. Seu objetivo é a apresentação e debate de assuntos de atualidade e de interesse específico de determinada categoria ou ramo profissional, também podem ter caráter profissional, técnico, cultural, artístico, político, histórico etc. O fator de maior relevância de um congresso é a difusão de novas teorias e conceitos pela integração dos participantes em torno das matérias abordadas. A programação de um congresso poderá distribuir as atividades do evento em mesas redondas, sessões plenárias, reuniões etc. A estrutura operacional de um congresso em geral compõe-se de mestre de cerimônias, oradores, painelistas, debatedores, coordenador ou moderador. No decorrer dos congressos, é tradicional a realização de intensa programação complementar constante de atividades sociais, gastronômicas, passeios e comemorações.

Convenção É um encontro, reunião, assembléia ou similar, em geral realizado de forma esporádica e não freqüente, com duração média de cinco dias, tem por objetivo básico o congraçamento e integração de classes, grupos ou profissionais das próprias organizações promotoras. A convenção apresenta as mesmas características de um congresso, porém de âmbito mais restrito. Em geral, nas convenções são abordados assuntos de interesse específico e relacionados com a atividade e interesse profissional dos participantes. Na programação das convenções, incluem-se atividades de lazer e, freqüentemente, distribuição de prêmios, brindes e sorteios. A estrutura operacional de uma convenção compõe-se de um coordenador, orador e debatedores. Coquetel Coquetel é uma recepção gastronômica de breve duração para promover ou comemorar atos e datas significativas e importantes, tais como, recepção de pessoas, posse em cargos, inauguração, homenagens, abertura e encerramento de eventos principais. Feiras e Exposições São eventos de caráter comercial e de grande porte que reúnem fornecedores, fabricantes, vendedores, compradores ou clientes, consumidores ou usuários, entidades de fomento, financeiras, bancos, etc. É uma forma de estabelecer contatos comerciais, apresentação ou exposição de produtos, bens, serviços e apresentação ou lançamento de novas tecnologias. O principal objetivo de uma feira é proporcionar contatos com os canais de comercialização. As feiras poderão ter caráter reservado (feira comercial restrita ou fechada) ou com livre acesso ao público (feira com bilheterias). Utiliza-se também a denominação de salão ou mostra, o que se aplica geralmente para eventos com a mesma característica, porém de pequeno ou médio porte. Conceitua-se, também, a mostra como um evento com a finalidade de somente divulgar, exigindo, pois, elevado volume de materiais, tais como prospectos, folhetos, folders, catálogos, brindes. Fórum É um evento organizado por entidade oficial para discussão e debate, de forma mais ampla e simples. O fórum consiste em uma apresentação breve de um assunto pelo orador, seguida por perguntas, comentários e recomendações. A expressão Fórum de Debates significa ampla discussão sobre assunto atual e de interesse geral. O fórum é dirigido por um coordenador que comanda o grupo de debatedores. Em geral, ao final o coordenador da mesa colhe opiniões e apresenta as conclusões em função da maioria. O fórum poderá ter a duração de um a vários dias.

Painel Consiste na discussão e análise informal de um problema ou tema pré-selecionado, normalmente um assunto técnico, por um palestrante, diversos especialistas ou debatedores, com a participação de um grupo selecionado e reduzido de pessoas. Nos painéis, nem sempre se obtém uma solução completa ou definitiva, §embora as conclusões possam orientar soluções e decisões. A organização de um painel obedece, basicamente, ao seguinte roteiro de atividades: a) Definição do tema; b) Seleção do coordenador ou moderador do painel e dos painelistas ou especialistas no tema a ser abordado (de quatro a oito pessoas); c) Definição da metodologia dos trabalhos, especialmente os períodos de discussão ou exposição dos painelistas; d) Fixação do tempo para discussão e perguntas dos participantes. e) Promoção de reunião antecipada entre os painelistas e moderador para estabelecer sistemática de abordagem dos assuntos, especialmente tempos de exposição e perguntas. Em geral, o painel é desdobrado em duas etapas, com a apresentação e discussão dos painelistas na primeira etapa, quando o público é impedido de formular perguntas, e a participação do público na etapa final, o período de discussão deverá ser flexível, porém, não ultrapassar 1h30min. A coordenação de um painel é feita por um moderador, com as seguintes atribuições básicas: • Apresentar o tema e objetivo da reunião ou discussão; • Apresentar os componentes do painel, da esquerda para a direita ou de acordo com o nível hierárquico dos participantes; • Informar aos participantes o regimento interno do painel e, em especial, esclarecer sobre o período de tempo permitido nas intervenções e perguntas do público na 2ª etapa; • Encerrar o evento dirigindo-se aos painelistas, público e colaboradores. O moderador será o elemento dinâmico do evento, devendo empenhar-se para manter os trabalhos em nível elevado, de forma ativa e dinâmica, contornando os Palestra Consiste na apresentação de um tema preestabelecido e de interesse específico de um grupo homogêneo de pessoas, com limitações do tempo de duração. A palestra pode ser proferida sob a forma de simples narrativa de fatos ou por meio de um ciclo de palestras quando participam diversos professores ou especialistas para a abordagem de vários assuntos. São admitidas perguntas dos presentes. Rodada de Negócios/Encontro Empresarial Contato entre empresários, consumidores potenciais, compradores e fornecedores de produtos e serviços. Os contatos poderão ser previamente agendados e abrangem acordos comerciais, representação, licenças, exploração de tecnologia,novos empreendimentos, consultoria, apresentação de equipamentos e serviços e outros objetivos.

Workshop Workshop, também chamado de oficina ou laboratório, significa debater e obter soluções para casos práticos apresentados por participantes do evento, com o auxílio de especialistas ou técnicos. Os workshops poderão também ter características de contatos comerciais de curta duração, vedados ao público, com a participação de fornecedores, compradores potenciais ou clientes para a apresentação de produtos e serviços. A rigor, workshop objetiva “a geração de negócios”, ampliando conhecimentos e ativando operações comerciais. O workshop pode ter características de evento complementar a outros de maior porte. O aspecto fundamental de sua promoção consiste na definição, de forma clara, dos objetivos e forma de atingi-los, ou seja: • Estimular as vendas; • Promover contatos; • Fazer pesquisa de mercado. É recomendável a realização de reuniões preliminares para a orientação e troca de informações entre empresários locais com o objetivo de uniformizar os critérios básicos de atuação. Como atividades complementares do workshop, poderão ser promovidas palestras técnicas por especialistas, abordando temas específicos, tais como legislação, marketing, tendências, investimentos, etc. Na programação geral também deverão ser incluídas outras atividades de lazer e descontração, como passeios, espetáculos, sorteios, distribuição de brindes. Relatório É de competência do organizador (a) do evento, elaborar relatório final, destacando os resultados positivos e se necessário, recomendações de melhoria para os próximos eventos. Para elaboração do relatório não há especificamente uma forma padrão. Recomendo não abster-se dos seguintes itens: • Objetivos propostos foram atingidos? • Resultado de público • Resultado financeiro ( caso o evento tenha tal propósito) • Entidades presentes • Resultados das atividades inseridas no evento: palestras, oficinas, cursos, congressos etc... • Registros fotográficos FORMAS DE TRATAMENTO (PARA AUXILIAR NAS CORRESPONDÊNCIAS) Emprega-se o tratamento de Vossa Excelência/ Excelentíssimo Senhor: Presidente da República; Vice-Presidente da República; Ministros de Estado; Secretários Executivos dos Ministérios; Procurador Geral da República; Governadores de Estado e do Distrito Federal; Vice-Governadores; Prefeitos Municipais; Secretários de Estado; Senadores, Deputados Estaduais e Federais Ministro do Tribunal de Contas da União; Presidentes e Conselheiros dos TCEs;

Oficiais Generais das Forças Armadas; Desembargadores, Juízes e Promotores de Justiça; Embaixadores e Cônsules; Vereadores Presidentes das Câmaras Municipais AUTORIDADES ECLESIÁSTICAS PAPA Vossa Santidade (V.S.) Santíssimo Padre CARDEAIS Vossa Eminência (V.Emª) Eminentíssimo Senhor (Emmº Sr.) AUTORIDADES MONÁRQUICAS REIS, RAINHAS E IMPERADORES Vossa Majestade (V.M.) PRÍNCIPES E PRINCESAS Vossa Alteza (V.A.) REITORES DE UNIVERSIDADES AUTORIDADES Vossa Magnificência Magnífico Reitor DEMAIS AUTORIDADES Senhor ... Exemplos: Senhor Coronel; Senhor Subsecretário; Senhor Diretor, etc. Obs: Estão abolidas as formas: Ilustríssimo (ILMO) e Digníssimo (DD ou MD). MODELO DE ENDEREÇAMENTO ENDEREÇAMENTO CORRETO: A Sua Senhoria a Senhora Mirtes Saraiva Diretora da FORTEBRÁS A Sua Excelência o Senhor José Melo de Oliveira Governador do Estado do Amazonas CONVITES A elaboração de um convite deve obedecer a clareza das informações garantindo a compreensão imediata do texto. PRINCIPAIS INFORMAÇÕES QUE DEVE CONTER NOS CONVITES: QUEM CONVIDA PARA QUE CONVIDA QUANDO SERÁ ONDE SERÁ

INFORMAÇÕES ADICIONAIS: DEFINIÇÃO DO TRAJE PEDIDO DE CONFIRMAÇÃO OUTRAS ORIENTAÇÕES (EXEMPLO, anexar um cartão com mapa de localização, se for o caso) CUIDADOS AO CONVIDAR AO CONVIDAR: tem: a honra → Autoridade / Superior; o prazer = a satisfação → Amigos, pares e subordinados; MODELO DE CONVITE O Governador do Estado do Rio de Janeiro, Sérgio Cabral tem a satisfação de convidá-lo para o jantar comemorativo do aniversário do estado do Rio de Janeiro, a realizar-se às vinte horas e trinta minutos, do dia vinte de cinco de janeiro de dois mil e três, no Palácio Guanabara, à Rua Pinheiro Machado, s/ nº - Laranjeiras. Traje: Passeio Completo

Favor confirmar presença Telefone..... com Maria

MODELO 2 A Presidenta da República Federativa do Brasil, Dilma Rousselff, tem o prazer de convidar o Embaixador Álvaro Afonso de Siqueira e Senhora para a cerimônia de entrega de credenciais do Excelentíssimo Senhor Embaixador da República do Panamá, Olimpo Aníbal Saez, às nove horas e trinta minutos do dia vinte de agosto de dois mil quatorze, no Salão dos Despachos do Palácio do Planalto. Traje: Social

Somente para escusas Telefone

OBSERVAÇÕES: Muitos convites ainda trazem a sigla RSVP é a abreviatura de Répondez S’il Vous Plaît, expressão francesa que significa “Responda por favor”.

O RSVP é utilizado pela pessoa que deseja confirmar quem irá no evento que ela vai realizar, desta maneira pede a confirmação para ter um melhor planejamento do evento em geral. Entretanto, é possível que algumas pessoas não tenham o domínio do que significa tal sigla. Como uma das regras tanto da etiqueta quanto do Cerimonial é facilitar tudo que for possível aos convidados, sugiro que usemos nosso Português, pedindo apenas: Favor confirmar presença. É importante não esquecer o telefone para retorno e o nome da pessoa a quem deve se dirigir. A expressão Somente para escusas usada no modelo de convite acima signfica, como o próprio nome sugere, que o convidado somente dará resposta em caso de não comparecer ao evento. MODELO 3 O Presidente do Conselho Deliberativo do Sebrae Amazonas, Antônio Carlos da Silva, tem a satisfação de convidar para o lançamento do Memorial SEBRAE a realizarse às dezenove horas, do dia 4 de fevereiro de dois mil e quatorze, em sua sede à rua Leonardo Malcher 924 Traje: Social Favor confirmar presença Telefone: .... com Rosana USO DA BANDEIRA NACIONAL A Bandeira Nacional é um dos símbolos Nacionais. Portanto, seu uso obedece a LEI 5.700/71. Embora seja um item pertinente a Cerimonial e Protocolo, que não é o caso desse conteúdo, opto por inserir algumas informações básicas, tendo em vista que para o organizador do evento é importantissisimo conhecer sobre o tema. Art. 10. A Bandeira Nacional pode ser usada em todas as manifestações do sentimento patriótico dos brasileiros, de caráter oficial ou particular. Art. 19. A Bandeira Nacional, em todas as apresentações no território nacional, ocupa lugar de honra, compreendido como uma posição: I - Central ou a mais próxima do centro e à direita deste, quando com outras bandeiras, pavilhões ou estandartes, em linha de mastros, panóplias, escudos ou peças semelhantes; II - Destacada à frente de outras bandeiras, quando conduzida em formaturas ou desfiles; III - A direita de tribunas, púlpitos, mesas de reunião ou de trabalho.

Panóplia com a Bandeira Nacional acompanhada de outras 12 Bandeiras Históricas

Sempre à direita das tribunas, púlpitos ou mesas de reunião, diretora e de trabalho.

Central, distendida sem mastro, não podendo ser ocultada, mesmo parcialmente

A BANDEIRA NACIONAL deve ser usada com extremo respeito, embora seja permitido seu uso em estamparias para confecção. Abaixo um exemplo do uso desrespeitoso da Bandeira Nacional.

Exemplo de desrespeito à Bandeira Nacional