WIKU Sonderseiten Eventpartner_10_04_24

ObHochzeit,GeburtstagsfeieroderSommerfest–dasleiblicheWohlspieltbeivielenEventseineentscheidendeRolle.EssolltefürjedenGeschmack etwasdabeiundnatürlichauchgenügendvonallemdasein.

EventplanungfüralleFälle

RATGEBER: BeiderOrganisationeinerVeranstaltunggibtesvieleAspektezubedenkenundzuplanen

WereineVeranstaltung organisiert,mussvieles bedenken:Vonderrichtigen EventformunddemAustragungsortübereinenAblaufplan,diebenötigteTechnik, DekorationundCateringbis zumSicherheitskonzept.Und nichtzuvergessen:dasBudget.

FürjedenAnlassgibtesdaspassendeFormat.Deshalbstehtam BeginnjederVeranstaltungspla-

nungdieWahlderpassenden Form:Esgibtdiefestlicheund förmlicheGala,dielockereParty,denzwanglosenStehempfang,dasVereinsfest,dieprivate FetemitDJoderdasFirmenjubiläum,...Undnatürlichspielt auchdieGäste-beziehungsweiseTeilnehmerzahleinegroße Rolle.

HatmandiepassendeEventformgefunden,gehtesandie konkretePlanung.Hierkann mannochentscheiden,obman allesselbstmachtodersichlie-

berProfisandieSeiteholt.Wer keinerleiOrganisations-Erfahrunghat,wirdschnellfeststellen,dassselbstEventsinkleineremRahmeneinigeVorarbeit undPlanungbrauchen.ChecklistensindhiernützlicheHelfer.

Zeitpunkt&Ort

Alserstesmüssennatürlich dergeeigneteZeitpunktundder passendeOrtdefiniertwerden. HandeltessichnichtumdeneigenenGartenoderParty-Keller,

istessinnvoll,dieVerfügbarkeit derLocationvorabzuüberprüfen.

Dannlassensicheinerstes grobesKonzeptsowieeinungefährerAblaufplanerstellen.DabeimüssenAntwortenaufweiterewichtigeFragengefunden werden:WielangesolldasEvent dauern,wiesiehtesmiteinem Rahmenprogrammaus?Sollein Moderator,eineBandoderein DJgebuchtwerden?Brauchtes Mobiliar(Tische,Stehtische,

(FortsetzungaufSeite26)

shutterstock

Stühle,Thekenusw.)oderVeranstaltungstechnik(siehedazu auchSeite27).Undwieschaut esmitderVerpflegungaus?

DasleiblicheWohl

ObHochzeit,Geburtstagsfeier oderSommerfest:Essenspielt beivielenVeranstaltungeneine entscheidendeRolle–natürlich mitdenpassendenGetränken. VomFingerfoodüberBuffet-VariantenundmobilenImbisswägenbiszumelegantenMenureichendieMöglichkeiten.

WirdineinemGastronomiebetriebwieHoteloderGasthaus gefeiert,gehörtdieBewirtung

meistgleichdazu.DerVorteil: Manbrauchtsichnurmiteinem DienstleisterfürLocationund Verpflegungbeschäftigen.

AnsonstenbietensichprofessionelleCatering-Unternehmen an,diemeistnichtnurSpeisen undGetränke,sondernauch gleichDeko,Mobiliar,Geschirr undGläsersowiedenentsprechendenServicemitliefern.

Musik

WennnichtschoneinKonzert veranstaltetwird,machtmeist erstdiepassendeMusikdasFest zueinemHighlight.Dabeigilt es,denrichtigenMusikstilzu

treffen.ObVolksmusikoderDJ eineBandodereinAlleinunterhalter–dieMusikrichtungmuss zudenGästenpassenundauch zurLocation.Füreinekleine FeierinentsprechendemAmbienteisteinAlleinunterhalter odereinDuosicheridealerals eineBandmitMega-Verstärker füreineganzeHalle.

Überdachungen

DasWetterkannjedenochso tollorganisierteGartenparty, dasWiesenfestoderdieHochzeitimFreienzumReinfallwerdenlassen.EinstarkerRegengusskanngenügen,umbeider privatenFeierdieStimmungzu zerstörenoderbeimprofessionellenFestdemVeranstalterroteZahlenzubescheren.Zelte könneneineflexibleMöglichkeit sein,umsolcheÜberraschungenzuvermeidenunddiePlanungssicherheitzuerhöhen. DabeiistdieAuswahlanZelten undanderentemporärenRaumlösungenfürEventsgroß.

DieAuswahlbeginntbeim einfachenStandundgehtvon Klein-biszuGroßzelten.Jehö-

herdieüberspannteFläche,destogrößerwerdenSeiten-und Firsthöhe.

Sicherheit

BeigrößerenVeranstaltungen kommtauchdieSicherheitsfragedazu.WersolcheEventsausrichtet,trägtjedeMengeVerantwortungundmussfürdieSicherheitderGäste,Mitarbeiter undDienstleisterSorgetragen. VonderTheaterbühnebiszum Open-Air-GeländegiltesNormenundVorschriftenzubeachten.EsbrauchtFluchtwegeund Notfallpläne,eventuellauch EinlasskontrollenundWachpersonal.SpezialisierteUnternehmenübernehmendieErstellung einesmaßgeschneidertenSicherheitskonzeptesundgehen aufkonkreteBedürfnisseund örtlicheGegebenheitenein.

Budgetierung

ObnunPrivatveranstaltung odereinEventmitVerdienstabsicht–dasBudgetsolltenieaus denAugenverlorenwerden.

EinentsprechendgroßesPartyzelthatschonsomancheFeiergerettet.ObalsstimmungsvolleBegleitung,krönenderAbschlussodergleichHauptattraktion–diepassendeMusikmachjedesFestzumHighlight. vhpicstock

FüreinestimmigeAtmosphäre

VERANSTALTUNGSTECHNIK:TonundLichttragenentscheidendzumGelingeneinesEventsbei

KaumeineVeranstaltung kommtheutemehrohne sieaus:DiepassendeTechnik.DiesereichtvonderstimmenBeleuchtungbiszum perfektenTonundKlang. Undmanchmalkommen auchnochBilderbeziehungsweiseVideosdazu...

JenachArtderVeranstaltung brauchtesauchdiepassende Event-Technik.Dasfängtbeider Audiotechnikan.DennschließlichmachtderTondieMusik.

Tontechnik

ObKonzert,Live-Bandoder DJ:FürdieentsprechendeStimmungsorgennatürlichdieMusikerundihreStückauswahl,aber ohnedenrichtigenKlangwird dieVeranstaltungbestimmtkein Highlight.Genausowenigwie eineTagungoderDiskussionsrunde,beiderMikrofonenicht

funktionierenoderdieAudioausrüstungnichtstarkgenugist, umdenganzenRaumakustisch abzudecken.Daprofessionelle AnlageneinekostspieligeAnschaffungsind,istesmeistsinnvoller,miteinemspezialisierten Unternehmenzusammenzuarbeiten,dasmaßgeschneiderte Lösungenbietet.Auchmoderne KonferenztechnikfürTagungen

gehörtzumRepertoirevonspezialisiertenAnbietern.

Licht

DieBeleuchtungisteinweitererwichtigerFaktor–egal,ob Gartenparty,Hochzeit,Konzert oderDisco-Fete.DieserStimmungsmachersolltenieunterschätztwerdenundwirdebenso

ambesteninZusammenarbeit mitProfisgeplant.Dennvon einfachenBühnenscheinwerfer biszukomplexenintelligenten Beleuchtungssystemenistalles möglich.DerVorteil:KompetenteAnbieterwissen,wieviel Technikwoundwannsinnvoll istundkümmernsichauchum Auf-undAbbausowiebeiBedarfumdieBedienung. ©

Wir,HansundHannes,vomMusikExpress,bieten besteUnterhaltungfürIhrenAnlass.

UnservielfältigesProgrammundeinzigartigerCharme werdenSiebegeistern:wirspielenVolksmusik,Schlager, Stimmungsmusik,englische,italienischeunddeutscheHits.

AMusigfür jungundalt!

Auchals humorvolle Clowncomedians sorgenwir füreinegute Stimmung!

Licht-undTontechniksindwesentlicheFaktorenfürgelungeneEvents.SchließlichschaffensiediepassendeAtmosphäre. shutterstock

Sonderseiten:Eventpartner

AufalleFälleabsichern

RATGEBER: FindeteinEventausunterschiedlichstenGründennichtstatt,isteineVersicherungoftdieRettung

DieperfektestePlanung nütztnichts,wenndas WetterbeieinerFreiluftveranstaltungnichtmitspielt odereinerderAkteureplötzlichabsagenmuss.DannriskiertderVeranstalterfinanzielleEinbußen.Dabeilässt sichdiesesRisikomiteiner gutenAusfall-Versicherung abdecken.

WaswäreSüdtirolohnedievielenprofessionellorganisierten größerenundkleinerenEvents, dieunterschiedlichsteSparten umfassen–vonKulturüber FestebiszuSportveranstaltungen.AberVeranstaltergehen dabeiaucheinRisikoein:Je nachVeranstaltungsartund-ort kanndasWettereinenStrich durchdieRechnungmachen oderdieAkteurekönnenausfallen.Unddannkannesschnell teuerwerden.

Nichtimmerkannunbeschwertgefeiertwerden.AufgrundvonverschiedenstenEreignissen,mussmanchmal eineVeranstaltungabgesagtoderverschobenwerden.

AufInitiativederFachgruppe EventdienstleisterundVeranstalterimhdswurde2022das LandeskonsortiumEvent-ServiceLaKESdurchdenWirt-

schaftsverbandhdsunddem LandesverbandderTourismusorganisationenSüdtirolsLTSgegründet.LaKESversichertjetzt SüdtirolsEvents.

„WirermöglichenallenSüdtirolerVeranstalterndurchden AbschlusseinerSammelpolizzedenZugriffaufeinegünstige Ausfallversicherung“,erklärt

shutterstock

"LaKesermöglichtallen VeranstalternSüdtirols einekostengünstige Ausfallversicherung.

Zusätzlichistnocheine BezuschussungvomLand vorgesehen.“

KatrinTrafoier, LaKES-Präsidentin

LaKES-PräsidentinKatrinTrafoier.„DieKonditionendieser Versicherungsindgeradeauch fürkleineundmittlereVeranstalterattraktivunderschwinglich.“DennRisikentragensie alle,einAusfallodereineVerschiebungistfastimmermit Kostenverbunden,aufdenen einnichtversicherterVeranstalterschnellsitzenbleibt.

„DieMindestprämiebeträgt

250Euro“,betontsieweiter,„und esgibtsogarnocheineBezuschussungvonbiszurHälftevon SeitendesLandes..“Außerdem isteseine„All-Risks-Versicherung“,dieallenichtausdrücklich ausgeschlossenenRisikendeckt, dieeinenVeranstaltungsausfall verursachenkönnen.Zuden versichertenRisikenzählenetwaAbsageninfolgevonWetterproblemen,demNichtauftritt vonKünstlernund/oderMusikern,einesVeranstaltungsverbotdurcheineBehördesowie durchTododerschwerenUnfall einesOrganisatorsoderMitwirkenden.Aberauch,wenneine VeranstaltungwegenTerrorDrohungenoderStaatstrauer abgesagtwerdenmuss,greiftdie Versicherung.

DieVorteilefüralleVeranstalterundOrganisatorenliegen folglichaufderHand:SieerhaltendieSpesenersetzt,dieihnen durchAusfalloderVerschiebung entstehenunddieVersicherungsprämiekannimVorfeld einfachdurcheineKostenaufstellungberechnetwerden.AußerdemerhaltenalleInteressierteneinepersönlicheundprofessionelleBeratungzumVersicherungsschutzdurcheinenspezia-

QuintettAlpin

lisiertenVersicherungsbroker–selbstverständlichinallenPhasen.

TrittderSchadensfallein, lässtsichderVersicherungsschutzschnellundunbürokratischebeantragen.WieTrafoier betont,funktioniertauchdie Schadensabwicklungschnell.

DieseeinzigartigeVersiche-

rungistfüralleSüdtirolerVeranstalter,professionellewieehrenamtliche,zugänglich.„Inden vergangenen2Jahrenwurden bereitszahlreicheEventsversichert,kleinewiegroße,vomJugenddienstbiszumSportverein“,istTrafoierzufrieden. ©

@Infosunter:info@lak-es.it

ausSüdtirol

DasQuintettAlpinbestehtausfünftalentierten Musikern,diesich2023zueinemmitreißenden Quintettzusammengeschlossenhaben. UnsereindividuellenErfahrungenundunsere LeidenschaftfürMusiklassenauchIhreVeranstaltung zueinemunvergesslichenEreigniswerden.

WerwegenAbsageoderVerschiebungeinerVeranstaltungkeinenfinanziellenSchadenriskierenwill,sollteeineVersicherungabschließen. shutterstock