Organizacion de Eventos Especiales. Por Carlos Alarico Gomez

Organizaciรณn de Eventos Especiales Carlos Alarico Gรณmez

El Evento 

Fase 1

Fase 2

Proyecto 

Fase 3

Aprobación



Comité Organizador

Presidencia Dirección Ejecutiva

Comunicación Corporativa

Legal

Contraloría

Planificación y Presupuesto

Área Técnica

Área Operativa

Área de Planta Física

Congreso -Gran Reuniรณn de interesados en un รกrea temรกticaP L E N A R I A S

EVENTOS DE APOYO

CONFERENCIAS

EXPOSICIร N Tours y Eventos Sociales

Convenciรณn Derecho: Asisten delegados electos.

Mercadeo: Asisten los seleccionados.

Simposio -Ideas ComplementariasEXPERTOS Moderador Auditorio

Mesa Redonda -Ideas en conflictoM

ESPECIALISTAS

Participantes

Curso –Profundizar conocimientosInstructor

Taller –Habilidades y destrezasInstructor

Panel –Análisis de Problemas1

2

3

4

ESPECIALISTAS M

Participantes

5

Asamblea Los que pertenecen a una organizaciĂłn se reĂşnen, previa convocatoria.

Festival Presentaciones Shows

Espectรกculos Concursos Promociones

Feria Mercadeo de bienes y servicios, en ambiente promocional. Por lo general, está unido a alguna fiesta religiosa o tradición.

Exhibiciones

Elección Reina

Fiestas Tradicionales

Circos

Gastronomía

Espectáculos

Coordinador

Relator

Asistente

-Diรกlogo -Discusiรณn Secretario

PLENARIA

Sesiones de:

Asesor

Seminario

4

2

1

3

5

Presidium Moderador Participantes

Mesas de Trabajo

Jornada -Anรกlisis de temas laborales y profesionales1

2

3

4

PONENTES Moderador

Participantes

5

Foro -Participaciรณn interactivaE C = Coordinador E = Experto S = Secretario A = Asesor O = Observador

C S

A O

LISTAS DE CONTROL

1.- Planta Física (¿Dónde?)

RECURSO Auditorio (plenarias)

Salones (mesas de trabajo) Baños Oficina Directiva Ubicación Registro y Control Ubicación Prensa Ubicación Secretaría y Protocolo

Ornamentación (Banderas, estandartes, pancartas) Señalización Área de Exposición Primeros Auxilios Seguridad

RESUELTO

PENDIENTE

OBSERV.

LISTAS DE CONTROL

2.-

Materiales y Equipos (¿Con qué?)

RECURSO

VHS - DVD

Retroproyector Videoproyector Proyector de diapositivas

Pantalla(s) Gigante(s) Sonido Podio Mesa presidium Sillas presidium Fotocopiadora Fax/Teléfonos Banderas

RESUELTO

PENDIENTE

OBSERV.

LISTAS DE CONTROL

3.-

Materiales de Apoyo (¿Con qué?)

RECURSO

Programa/Agenda

Desplegable (díptico, tríptico, etc.)

Afiche Gafetes/Identificadores de pecho Programa de tours Identificadores de mesa Identificadores de expositores y moderadores

Carpetas/Maletines Lápices/Bolígrafos Tickets para: Comidas; Refrigerios Ponencias y documentos Folletos/Catálogos

RESUELTO

PENDIENTE

OBSERV.

LISTAS DE CONTROL

4.-

Personal de Apoyo (¿Con quién?)

RECURSO

Comité Organizador

Empresa Organizadora Organización Auspiciante/Patrocinante Guías de: Protocolo; Turismo Personal: Secretarial; de Traducción; Técnico (equipos) Agencia de Festejos Agencias de Transporte Pullman tours Equipo de montaje exposición Maestro de Ceremonias

Expositores e Invitados Especiales (listas) Presidium inaugural (vocativo)

RESUELTO

PENDIENTE

OBSERV.

LISTAS DE CONTROL

5.Nombre

Participantes Cargo

Organizaciรณn

Direcciรณn

Tel/Fax

Confirmado

LISTAS DE CONTROL

6.Nombre

Lista de Pasajeros Línea y Vuelo

Hora de Llegada

Línea y Vuelo

Hora de Salida

Responsable de atenderlo

Observ.

LISTAS DE CONTROL

7.Nombre

Registro de Hotel Hotel

Habitaciรณn

Reservado

PrePagado

Check In

Check Out

No Show

Obs.

LISTAS DE CONTROL 8.-Lista de Invitados Especiales

Nombre

Direcciรณn, fax y tel.

Acto al que asistirรก

Observac.

LISTAS DE CONTROL 9.-Lista de Expositores/Moderadores

E

Dirección Fecha Hora y Nombre Tema M y Teléfono de Expo Salón

Perfil del personal de protocolo • • • • • • • •

Sabe qué debe hacer (Está bien informado) Sabe con qué hacerlo (Posee habilidad y destrezas) Sabe cómo hacerlo (Know-how) Motivado (Procura hacer las cosas bien siempre) Puntual (Conoce el valor del Tiempo) Organizado (Almacena información y la consulta) Sinérgico (Trabaja en equipo) Atento (Es amable con el público, con sus compañeros de trabajo y con su jefe)

• Responsable (Valora su trabajo) • Pulcro (Cuida su imagen personal)

Eventos Especiales -Beneficios• Apoya la misión y el logro de los objetivos.

• Perfecciona y actualiza conocimientos del personal.

• Fomenta las relaciones interorganizacionales.

• Fortalece el clima organizacional.

• Estimula el intercambio de experiencias.

• Crea y fortalece la imagen organizacional y gremial.

LAS SEIS FASES DEL CICLO DE UN PROYECTO PROGRAMACIÓN

EVALUACIÓN

IDENTIFICACIÓN

EJECUCIÓN

INSTRUCCIÓN

FINANCIACIÓN

LOS LÍMITES DEL MÉTODO DE GESTIÓN DEL CICLO DE UN PROYECTO ADECUADA PLANIFICACIÓN

PROBLEMAS REALES ABORDADOS POR EL PROYECTO

EQUIPO COMPETENTE Y CON BUENA VOLUNTAD ÉXITO DE UN PROYECTO

RESPETO DE LOS COMPROMISOS DE LAS DIFERENTES PARTES

SUFICIENTE CAPACIDAD ORGANIZATIVA

OTROS FACTORES

LA LÓGICA DE INTERVENCIÓN OBJETIVOS DE NIVEL SUPERIOR, A LOS QUE

OBJETIVOS

SE CONTRIBUYE CON LA INTERVENCIÓN

GENERALES

OBJETIVO DE LA PROPIA INTERVENCIÓN

OBJETIVO ESPECÍFICO

EL FRUTO DE LAS ACTIVIDADES CONCEBIDAS PARA ALCANZAR EL OBJETIVO ESPECÍFICO

TAREAS REALIZADAS MEDIANTE LA INTERVENCIÓN

RESULTADOS

MEDIOS MATERIALES Y NO MATERIALES NECESARIOS PARA REALIZAR LAS ACTIVIDADES

ACTIVIDADES

MEDIOS

ALGORITMO PARA LA APRECIACIÓN DE LOS FACTORES EXTERNOS ¿ Es importante el factor externo?

SÍ

NO

¿Es probable que se realice? (por terceros)

No incluir en el marco lógico Prácticamente seguro

Bastante probable

Improbable

No incluir en el marco lógico Inscribir el factor externo como hipótesis en el marco lógico (4ta. Columna) ¿Puede concebirse de nuevo la intervención para influir en este factor?

SÍ Concebir nuevamente:  añadir actividades y resultados  cambiar el objetivo específico

NO En este caso se trata de una “hipótesis fatal”.

La intervención no tiene sentido, a menos que la autoridad política encuentre una solución que permita eliminar esta hipótesis o hipótesis aceptable.

NIVEL DE LA INTERVENCIÓN PROGRAMA

Objetivo General Objetivo Específico Resultados Actividades

PROYECTO

Objetivo General Objetivo Específico Resultados Actividades

COMPONENTE (OPERATIVO)

Objetivo General Objetivo Específico Resultados Actividades