Organizaciรณn de Eventos Especiales Carlos Alarico Gรณmez
El Evento
Fase 1
Fase 2
Proyecto
Fase 3
Aprobación
Comité Organizador
Presidencia Dirección Ejecutiva
Comunicación Corporativa
Legal
Contraloría
Planificación y Presupuesto
Área Técnica
Área Operativa
Área de Planta Física
Congreso -Gran Reuniรณn de interesados en un รกrea temรกticaP L E N A R I A S
EVENTOS DE APOYO
CONFERENCIAS
EXPOSICIร N Tours y Eventos Sociales
Convenciรณn Derecho: Asisten delegados electos.
Mercadeo: Asisten los seleccionados.
Simposio -Ideas ComplementariasEXPERTOS Moderador Auditorio
Mesa Redonda -Ideas en conflictoM
ESPECIALISTAS
Participantes
Curso –Profundizar conocimientosInstructor
Taller –Habilidades y destrezasInstructor
Panel –Análisis de Problemas1
2
3
4
ESPECIALISTAS M
Participantes
5
Asamblea Los que pertenecen a una organizaciĂłn se reĂşnen, previa convocatoria.
Festival Presentaciones Shows
Espectรกculos Concursos Promociones
Feria Mercadeo de bienes y servicios, en ambiente promocional. Por lo general, está unido a alguna fiesta religiosa o tradición.
Exhibiciones
Elección Reina
Fiestas Tradicionales
Circos
Gastronomía
Espectáculos
Coordinador
Relator
Asistente
-Diรกlogo -Discusiรณn Secretario
PLENARIA
Sesiones de:
Asesor
Seminario
4
2
1
3
5
Presidium Moderador Participantes
Mesas de Trabajo
Jornada -Anรกlisis de temas laborales y profesionales1
2
3
4
PONENTES Moderador
Participantes
5
Foro -Participaciรณn interactivaE C = Coordinador E = Experto S = Secretario A = Asesor O = Observador
C S
A O
LISTAS DE CONTROL
1.- Planta Física (¿Dónde?) RECURSO Auditorio (plenarias)
Salones (mesas de trabajo) Baños Oficina Directiva Ubicación Registro y Control Ubicación Prensa Ubicación Secretaría y Protocolo
Ornamentación (Banderas, estandartes, pancartas) Señalización Área de Exposición Primeros Auxilios Seguridad
RESUELTO
PENDIENTE
OBSERV.
LISTAS DE CONTROL
2.-
Materiales y Equipos (¿Con qué?) RECURSO
VHS - DVD
Retroproyector Videoproyector Proyector de diapositivas
Pantalla(s) Gigante(s) Sonido Podio Mesa presidium Sillas presidium Fotocopiadora Fax/Teléfonos Banderas
RESUELTO
PENDIENTE
OBSERV.
LISTAS DE CONTROL
3.-
Materiales de Apoyo (¿Con qué?) RECURSO
Programa/Agenda
Desplegable (díptico, tríptico, etc.) Afiche Gafetes/Identificadores de pecho Programa de tours Identificadores de mesa Identificadores de expositores y moderadores
Carpetas/Maletines Lápices/Bolígrafos Tickets para: Comidas; Refrigerios Ponencias y documentos Folletos/Catálogos
RESUELTO
PENDIENTE
OBSERV.
LISTAS DE CONTROL
4.-
Personal de Apoyo (¿Con quién?) RECURSO
Comité Organizador
Empresa Organizadora Organización Auspiciante/Patrocinante Guías de: Protocolo; Turismo Personal: Secretarial; de Traducción; Técnico (equipos) Agencia de Festejos Agencias de Transporte Pullman tours Equipo de montaje exposición Maestro de Ceremonias
Expositores e Invitados Especiales (listas) Presidium inaugural (vocativo)
RESUELTO
PENDIENTE
OBSERV.
LISTAS DE CONTROL
5.Nombre
Participantes Cargo
Organizaciรณn
Direcciรณn
Tel/Fax
Confirmado
LISTAS DE CONTROL
6.Nombre
Lista de Pasajeros Línea y Vuelo
Hora de Llegada
Línea y Vuelo
Hora de Salida
Responsable de atenderlo
Observ.
LISTAS DE CONTROL
7.Nombre
Registro de Hotel Hotel
Habitaciรณn
Reservado
PrePagado
Check In
Check Out
No Show
Obs.
LISTAS DE CONTROL 8.-Lista de Invitados Especiales
Nombre
Direcciรณn, fax y tel.
Acto al que asistirรก
Observac.
LISTAS DE CONTROL 9.-Lista de Expositores/Moderadores
E
Dirección Fecha Hora y Nombre Tema M y Teléfono de Expo Salón
Perfil del personal de protocolo • • • • • • • •
Sabe qué debe hacer (Está bien informado) Sabe con qué hacerlo (Posee habilidad y destrezas) Sabe cómo hacerlo (Know-how) Motivado (Procura hacer las cosas bien siempre) Puntual (Conoce el valor del Tiempo) Organizado (Almacena información y la consulta) Sinérgico (Trabaja en equipo) Atento (Es amable con el público, con sus compañeros de trabajo y con su jefe)
• Responsable (Valora su trabajo) • Pulcro (Cuida su imagen personal)
Eventos Especiales -Beneficios• Apoya la misión y el logro de los objetivos. • Perfecciona y actualiza conocimientos del personal. • Fomenta las relaciones interorganizacionales. • Fortalece el clima organizacional. • Estimula el intercambio de experiencias. • Crea y fortalece la imagen organizacional y gremial.
LAS SEIS FASES DEL CICLO DE UN PROYECTO PROGRAMACIÓN
EVALUACIÓN
IDENTIFICACIÓN
EJECUCIÓN
INSTRUCCIÓN
FINANCIACIÓN
LOS LÍMITES DEL MÉTODO DE GESTIÓN DEL CICLO DE UN PROYECTO ADECUADA PLANIFICACIÓN
PROBLEMAS REALES ABORDADOS POR EL PROYECTO
EQUIPO COMPETENTE Y CON BUENA VOLUNTAD ÉXITO DE UN PROYECTO
RESPETO DE LOS COMPROMISOS DE LAS DIFERENTES PARTES
SUFICIENTE CAPACIDAD ORGANIZATIVA
OTROS FACTORES
LA LÓGICA DE INTERVENCIÓN OBJETIVOS DE NIVEL SUPERIOR, A LOS QUE
OBJETIVOS
SE CONTRIBUYE CON LA INTERVENCIÓN
GENERALES
OBJETIVO DE LA PROPIA INTERVENCIÓN
OBJETIVO ESPECÍFICO
EL FRUTO DE LAS ACTIVIDADES CONCEBIDAS PARA ALCANZAR EL OBJETIVO ESPECÍFICO
TAREAS REALIZADAS MEDIANTE LA INTERVENCIÓN
RESULTADOS
MEDIOS MATERIALES Y NO MATERIALES NECESARIOS PARA REALIZAR LAS ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
MEDIOS
ALGORITMO PARA LA APRECIACIÓN DE LOS FACTORES EXTERNOS ¿ Es importante el factor externo?
SÍ
NO
¿Es probable que se realice? (por terceros)
No incluir en el marco lógico Prácticamente seguro
Bastante probable
Improbable
No incluir en el marco lógico Inscribir el factor externo como hipótesis en el marco lógico (4ta. Columna) ¿Puede concebirse de nuevo la intervención para influir en este factor?
SÍ Concebir nuevamente: añadir actividades y resultados cambiar el objetivo específico
NO En este caso se trata de una “hipótesis fatal”. La intervención no tiene sentido, a menos que la autoridad política encuentre una solución que permita eliminar esta hipótesis o hipótesis aceptable.
NIVEL DE LA INTERVENCIÓN PROGRAMA
Objetivo General Objetivo Específico Resultados Actividades
PROYECTO
Objetivo General Objetivo Específico Resultados Actividades
COMPONENTE (OPERATIVO)
Objetivo General Objetivo Específico Resultados Actividades