COMMUNIQUÉ DE PRESSE Tours, le dimanche 15 février 2015 Mots-clés : rédaction de comptes rendus / synthèses / procès-verbaux / PV / comité d’entreprise / CHSCT / IRP
De la nécessité d’un PV de CE et CHSCT fiable et impartial Élu(e), secrétaire de CE, CHSCT, le recours à un prestataire extérieur pour la rédaction
de procès-verbaux des réunions des instances représentatives paritaires (IRP), est prévu par la législation, gage d'indépendance et de fiabilité pour la retranscription des débats. 81 % des entreprises d’au moins 50 salariés sont dotés d’un comité d’entreprise (ou d’une délégation unique du personnel) ; autrement dit, 89 % des salariés de celles-ci sont représentés par un comité d’entreprise. Pour rappel, le comité d’entreprise gère librement les activités sociales et culturelles de l’entreprise. Dans son rôle d’instance consultative, il est obligatoirement informé et consulté sur les questions relatives à l’organisation, la gestion, la marche générale de l’entreprise, la réduction des effectifs, la durée du temps de travail, les conditions d’emploi et la formation professionnelle. Le CHSCT a pour mission de se prononcer sur les conditions de travail et les risques professionnels ; il contribue à la protection de la santé et de la sécurité des salariés ainsi qu’à l’amélioration des conditions de travail. Ces IRP tiennent des réunions pour la plupart mensuelles pour les CE, trimestrielles pour les CHSCT, la périodicité des réunions variant selon l’effectif de l’entreprise. L’article R. 2325-3 du Code du travail indique que les délibérations des comités d’entreprise doivent être consignées dans un procès-verbal par le secrétaire et être communiquées au chef d’entreprise et aux membres du comité. L’article R. 434-1 du Code du travail met sa rédaction à la charge du secrétaire du comité, quel que soit l’objet de la réunion. L’établissement d’un compte-rendu constitue une image parfaitement fidèle et précise de la réunion et peut par conséquent servir de document de travail pour les participants. Mais un procès-verbal basé sur quelques notes ne suffit pas forcément pour faire référence en cas de
contestation devant les tribunaux, l’inspection du travail. Dans ce cas, seule la transcription intégrale fait foi. La portée de ce procès-verbal est importante. C’est un document essentiel auquel les membres du comité pourront se référer à tout moment. Sa rédaction ainsi que son adoption et sa diffusion devront faire l’objet du plus grand soin. PAS DE MOYENS PARTICULIERS POUR LE SECRÉTAIRE DU CE
Si la loi donne une compétence exclusive au secrétaire du comité pour l'établissement des procès-verbaux, elle ne lui donne cependant pas de moyens particuliers. La rédaction d’un procès-verbal s’effectue en deux temps : la prise de notes et la rédaction du document. La prise de notes est un exercice difficile, surtout lorsque le rédacteur du PV participe lui-même au débat. Il doit à la fois écouter, intervenir et noter la position des participants avec précision. Quant à la rédaction du document, elle nécessite une excellente maîtrise de la langue française pour retranscrire de manière précise et impartiale l’ensemble des propos tenus. Au-delà des aspects techniques, la rédaction d’un PV de CE, CCE ou de CHSCT nécessite un temps de travail conséquent pendant les heures de délégation du secrétaire et ne permet pas de se consacrer à sa mission : l’accompagnement des salariés. LE CONTENU DU PV
Le procès-verbal peut contenir soit l'intégralité des débats, soit le résumé des discussions ; une liberté d'appréciation est laissée au secrétaire du comité. Selon l'administration, l'employeur ne peut s'opposer à ce que le procès-verbal relate in extenso les diverses questions traitées en séance, y compris les comptes du bilan. Mais le secrétaire du comité peut choisir que le procès-verbal soit une synthèse des débats et ne contienne qu'un résumé des délibérations assorti des résolutions et avis émis par le comité. Ce choix peut parfois le conduire, pour résumer les propos de chacun, à les interpréter. Cela peut être l'objet de critiques de la part des intervenants s'ils estiment a posteriori, en lisant le compte-rendu, qu'ils ont été mal compris ou que leurs propos ont été déformés. Ils risquent alors de s'opposer à sa diffusion. AVANTAGES À DÉLÉGUER LA RÉDACTION DU PV DES RÉUNIONS
Le secrétaire est en effet autorisé à se faire assister ou même remplacer par un rédacteur, sténotypiste ou secrétaire extérieure à l’entreprise, sous réserve de l’accord de la majorité des élus (Cass. crim., 30 oct. 1990). En faisant appel à un prestataire extérieur : le secrétaire de CE/CHSCT peut se concentrer sur les débats et y participer pleinement, sans être freiné par la prise en notes des échanges ; il dispose d’un document rédigé en toute neutralité, dans le respect le plus strict de la confidentialité des informations ; la validation des PV de réunions par les élus et la direction est facilitée ;
les délais de livraison pour l’approbation du compte rendu d’une réunion sur l’autre sont maîtrisés. COMMENT FAIRE RÉDIGER UN PV DE CE OU DE CHSCT ?
L’agence Au bonheur des Mots rédige vos procès-verbaux de réunions de vos instances représentatives paritaires telles que comités centraux d’entreprise, comités d’entreprise et d’établissement dans une variété de « formats » depuis la retranscription mot à mot jusqu’à la synthèse, de telle manière que les intervenants retrouvent précisément les idées exprimées en séance, et que chacun puisse les lire sans difficulté même sans avoir assisté aux réunions. « Nous déléguons un rédacteur sur site, le jour prévu de la réunion, selon la zone géographique (région Centre, Paris, Grand Ouest) pour une meilleure dénomination des intervenants et une optimisation du rendu des propos tenus. Nous identifions les intervenants, restituons l'intégralité de leurs interventions, ajoutons des indications sur le déroulement de la réunion (rires, protestations, votes, projections de transparents ou de vidéos, etc.), faisons ressortir la chronologie de la réunion (heures de début de séance, de suspension et de fin...). Nous pouvons également travailler sur la seule base des enregistrements fournis », explique Florence Augustine, rédactrice-transcriptrice. Un prestataire extérieur peut de droit enregistrer les réunions, avec les outils qui sont les siens, afin de restituer fidèlement dans le PV ce qui a été entendu et noté. « Notre métier est de rendre compte par écrit, en restant fidèle à l’esprit des échanges, en toute impartialité », rappelle Florence Augustine. « Nous pouvons tout entendre et tout lire, la confidentialité est notre règle d’art ». De l’oral à l’écrit L’intérêt d’un compte rendu est de restituer l’intégralité des échanges, avec un niveau de reformulation plus ou moins élevé selon la forme choisie : Le compte rendu in extenso (18 à 22 pages/heure) : ce document est l’image fidèle et exhaustive des propos tenus en séance ; en style direct, il respecte la façon de s’exprimer de chacun. Seules les marques d’hésitations et/ou les erreurs de syntaxe sont corrigées et/ou supprimées. Le compte rendu révisé (12 à 14 pages/heure) : toujours très fidèle aux propos, en style direct ou indirect, plus court que la transcription in extenso, il n’en reste pas moins très complet. Le texte est allégé des répétitions, des phrases inachevées n’apportant pas de précision utile. La synthèse (4 à 6 pages/heure) met en exergue les points forts de la réunion, les échanges entre les élus et la direction, en suivant l’ordre du jour, tout en conservant un certain niveau de détail dans les interventions. Ce format est souvent choisi pour une communication rapide et efficace ; la synthèse peut venir en complément du compte rendu in extenso ou révisé qui reprendra l’intégralité des débats.
ADOPTION DU PV
Dans la pratique, le secrétaire transmet une copie du procès-verbal à l'employeur ainsi qu'à tous les membres titulaires, suppléants, représentants syndicaux, le plus rapidement possible, en principe avant la réunion suivante. Dès l'ouverture de la réunion suivante, tout membre du comité ayant voix délibérative ou consultative peut demander des rectifications, modifications, adjonctions ou suppressions. C'est un ou deux mois plus tard (selon l'effectif de l'entreprise et la périodicité des réunions) que le procès-verbal revient en discussion devant les membres du comité (sauf réunion extraordinaire demandée par les membres du comité). Ce n'est qu'après l'adoption définitive du procès-verbal, modifié ou non, qu'il peut être diffusé auprès des salariés.
À propos d’Au bonheur des Mots. Au bonheur des Mots est une agence spécialisée dans la relecture correction de contenus rédactionnels destinés à diffusion, publication, édition classique ou électronique et dans la couverture écrite de manifestations oratoires. Située en Touraine, au cœur de la région des châteaux de la Loire, elle collabore avec les cabinets de conseil en lobbying, agences de communication et de relations presse, éditeurs, associations, fondations, CE, CHSCT sur la France entière. Pour en savoir plus : www.aubonheurdesmots.com Contact : Florence Augustine, chargée de projet Tél. : 02 47 96 03 74 florence.augustine@aubonheurdesmots.com
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