COMMUNIQUÉ DE PRESSE Paris, le lundi 5 décembre 2011 Motsclés : rédaction de comptes rendus / synthèses / procèsverbaux / comité d’entreprise / CHSCT
La rédaction des procèsverbaux de CE et CHSCT Élu(e), secrétaire de CE, CHSCT, le recours à un prestataire extérieur pour la rédaction
de procèsverbaux est prévu par la législation pour assurer la rédaction du compte rendu de vos instances représentatives paritaires, gage d'indépendance et de fiabilité pour la retranscription des débats. Il faut savoir que 81 % des établissements d’au moins 50 salariés sont dotés d’un comité d’entreprise (ou d’une délégation unique du personnel) ; autrement dit, 89 % des salariés de ces établissements sont représentés par un comité d’entreprise. Ces mêmes CE tiennent des réunions pour la plupart mensuelle, la périodicité des réunions variant selon l’effectif de l’entreprise. L’article R. 23253 du Code du travail indique que les délibérations des comités d’entreprise doivent être consignées dans un procèsverbal par le secrétaire et être communiquées au chef d’entreprise et aux membres du comité. L’établissement d’un PV est rendu obligatoire par l’article R. 4341 du Code du travail, qui met sa rédaction à la charge du secrétaire du comité, quel que soit l’objet de la réunion. L’établissement d’un compterendu constitue une image parfaitement fidèle et précise de la réunion et peut par conséquent servir de document de travail pour les participants. Mais il ne peut faire référence en cas de contestation devant les tribunaux, l’inspection du travail, de même s’il est basé sur quelques notes. Dans ce cas, seule la transcription intégrale fait foi. La portée de ce procèsverbal est importante. C’est un document essentiel auquel les membres du comité pourront se référer à tout moment. Sa rédaction ainsi que son adoption et sa diffusion devront faire l’objet du plus grand soin. Pas de moyens particuliers pour le secrétaire du CE
Si la loi donne une compétence exclusive au secrétaire du comité pour l'établissement des procèsverbaux, elle ne lui donne cependant pas de moyens particuliers. Il faut donc considérer que la rédaction du procèsverbal fait partie de ses fonctions indemnisées au titre du crédit d'heures et qu'elle doit être imputée sur ce temps. La rédaction matérielle du procèsverbal des délibérations du comité d’entreprise peut être confiée à une personne étrangère au comité. Le contrôle est, bien entendu, réservé au secrétaire. D’ailleurs, le secrétaire du comité dispose d'une liberté d'appréciation pour déterminer ce qui doit être reproduit et comment le reproduire. La rédaction du PV étant difficile et chronophage, le secrétaire est en effet autorisé à se faire assister ou même remplacer par un rédacteur, sténotypiste ou secrétaire extérieure à l’entreprise, sous réserve de l’accord de la majorité des élus (Cass. crim., 30 oct. 1990). Cette option est largement prise dans la mesure où la loi ne prévoit pas de crédits d’heures supplémentaires pour la rédaction de PV, tout en concentrant la responsabilité sur un seul élu en lui confiant une compétence exclusive en la matière. Comment faire rédiger un PV de CE ou de CHSCT ? L’agence Au bonheur des Mots rédige vos procèsverbaux de réunions de vos instances représentatives paritaires telles que comités centraux d’entreprise, comités d’entreprise et d’établissement dans une variété de « formats » depuis la retranscription mot à mot jusqu’à la synthèse, de telle manière que les intervenants retrouvent précisément les idées exprimées en séance, et que chacun puisse les lire sans difficulté même sans avoir assisté aux réunions. « Nous déléguons un rédacteur sur site, le jour prévu de la réunion, selon la zone géographique (région Centre, Paris, Grand Ouest) pour une meilleure dénomination des intervenants et une optimisation du rendu des propos tenus. Nous identifions les intervenants, restituons l'intégralité de leurs interventions, ajoutons des indications sur le déroulement de la réunion (rires, protestations, votes, projections de transparents ou de vidéos, etc.), faisons ressortir la chronologie de la réunion (heures de début de séance, de suspension et de fin...). Nous pouvons également travailler sur la seule base des enregistrements fournis », explique Florence Augustine, rédactricetranscriptrice. L’enregistrement audio (si cela est autorisé) permet de restituer fidèlement dans le PV ce qui a été entendu et noté. Le contenu du PV Le procèsverbal peut contenir soit l'intégralité des débats, soit le résumé des discussions ; une liberté d'appréciation est laissée au secrétaire du comité. Selon l'administration, l'employeur ne peut s'opposer à ce que le procèsverbal relate in extenso les diverses questions traitées en séance, y compris les comptes du bilan. Mais le secrétaire du comité peut choisir que le procès verbal soit une synthèse des débats et ne contienne qu'un résumé des délibérations assorti des
résolutions et avis émis par le comité. Ce choix peut parfois le conduire, pour résumer les propos de chacun, à les interpréter. Cela pourra être l'objet de critiques de la part des intervenants s'ils estiment a posteriori, en lisant le compterendu, qu'ils ont été mal compris ou que leurs propos ont été déformés. Ils risquent alors de s'opposer à sa diffusion. En confiant la rédaction de PV à un prestataire extérieur, vous pouvez participer pleinement aux débats, sans être freiné par la prise en note des échanges. « Notre métier est de rendre compte par écrit, en restant fidèle à l’esprit des échanges, en toute impartialité », rappelle Florence Augustine. De l’oral à l’écrit Passer de l’oral à l’écrit impose obligatoirement un « retraitement » de l’information c'estàdire remplacer le style direct par le style indirect, par exemple ou encore reformuler ce qui est convenable à l’oral mais pas à l’écrit. Le discours est formalisé, réécrit dans un style clair et compréhensible par tous. Ces transcriptions de réunions peuvent prendre différentes formes. Le compte rendu in extenso : ce document est l’image fidèle et exhaustive des propos tenus en séance ; en style direct, il respecte la façon de s’exprimer de chacun. Seules les marques d’hésitations et/ou les erreurs de syntaxe sont corrigées et/ou supprimées. Le compte rendu révisé toujours très fidèle aux propos, en style direct ou indirect, plus court : que la transcription in extenso, il n’en reste pas moins très complet. Le texte est allégé des répétitions, des phrases inachevées n’apportant pas de précision utile. La synthèse met en valeur les idées en reformulant les propos et en hiérarchisant l’information. Les idées essentielles sont formulées et regroupées par thème, les propos accessoires sont supprimés. Ce format souvent choisi, peut venir en complément du compte rendu intégral ou révisé pour une vision globale et claire de la réunion.
En outre, Florence Augustine signale : « Nous pouvons tout entendre et tout lire, la confidentialité est notre règle d’art ». Adoption du PV Dans la pratique, le secrétaire transmet une copie du procèsverbal à l'employeur ainsi qu'à tous les membres titulaires, suppléants, représentants syndicaux, le plus rapidement possible, en principe avant la réunion suivante. Dès l'ouverture de la réunion suivante, tout membre du comité ayant voix délibérative ou consultative peut demander des rectifications, modifications, adjonctions ou suppressions. C'est un ou deux mois plus tard (selon l'effectif de l'entreprise et la périodicité des réunions) que le procèsverbal revient en discussion devant les membres du comité (sauf réunion extraordinaire
demandée par les membres du comité). Ce n'est qu'après l'adoption définitive du procèsverbal, modifié ou non, qu'il peut être diffusé.
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