Konsolidering av arkiv og museum i Aust-Agder by Aust-Agder fylkeskommune

Konsolidering av arkiv og museum i Aust-Agder

Rapport mars 2013

KONSOLIDERING AV ARKIV OG MUSEUM I AUST-AGDER

Rapport mars 2013

INNHALD

SAMANDRAG OG TILRÅDING Framdrift

INNLEIING Oppdraget Styringsgruppe Arbeidsgruppe Mandat Bakgrunn Nasjonale planar for museum og arkiv Regionale planar for utvikling av arkiv og museum Tilskotsordningar

9 10 10

STATUS, STRUKTUR OG ORGANISERING l DAG Finansiering Namna Organisasjonsform og eigarskap Formål Særskilt for kvar enkelt institusjon: Endring av vedtektene Utmelding og oppløysing

5 7 8 8 9

10 11 11 11 12 12 12

PRESENTASJON AV DEI FIRE EININGANE Næs jernverk Historikk Ressursar Utfordringar, mål og behov Grimstad bys museer Historikk Ressursar Utfordringar, mål og behov Aust-Agder kulturhistoriske senter Historikk Ressursar Utfordringar, mål og behov Setesdalsmuseet IKS Historikk Ressursar Utfordringar, mål og behov

12 13 13 14 14 14

15 15 15

16 16 17

SELSKAPSFORM Eigaransvar og aktiv eigarrolle Eigarselskap og driftsavtalar

19 19 2

Forslag til selskapsform Organisasjonsmodell Representantskap og valnemnd Styre Direktør Avdelingane Plassering av direktør Arkivavdelinga ved AAks Overdraging av verksemd Interne og eksterne utfordringar

23 23

ØKONOMI OG RESSURSFORDELING Inntekter Gjeld Ressursfordeling Behov for nye ressursar og kompetanse FØRESETNADER OG SUKSESSKRITERIER Synergieffekt og fallgruver Konsekvensar for kvart av musea Nes jernverksmuseum Grimstad bys museer Aust-Agder kulturhistoriske senter Setesdalsmuseet

20 20 21 22 22 23 24 24

25 25 25 25

28 28 28 29

27 28

NAMN

TILRÅDING

REFERANSAR

VEDLEGG

SAMANDRAG OG TILRÅDING • • • •

• •

•

Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS, Grimstad bys museer, Næs Jernverksmuseum og Setesdalsmuseet IKS blir slegne samen til ein institusjon. Den nye institusjonen blir oppretta og organisert som eit interkommunalt selskap i samsvar med lov om interkommunale selskap av 29. januar 1999 nr. 6. Namnet på den nye institusjonen blir Aust-Agder Museum og Arkiv IKS (AAMA). Den nye institusjonen blir organisert slik: o Avd. arkiv ved AAks, avd. museums og formidling ved AAks, lokalisering på Langsæ. Avd. Grimstad bys museer, lokalisering i Grimstad. Avd. Næs Jernverksmuseum, lokalisering Nes verk og avd. Setesdalsmuseet for Setesdalsregionen med hovudkontor på Bjugsbakk, Rysstad. Det skal opprettast så snart råd er ei ny stilling som direktør på åremål. Når ny direktør er tilsett, og han i samråd med styret finn det nødvendig, skal det gjennomførast eit OU-program (program for organisasjonsutvikling av organisasjon i endring) for å sikre at den nye institusjonen kan handsame det samfunnsoppdrag slike institusjonar har. OU-programmet skal ikkje endre den grunnleggjande avdelingsstrukturen. Dei einskilde avdelingane AAks, GBM, NJ og SM skal være sikra tilstrekkelege fagressursar etter dei oppgåver dei er tillagt i tråd med føremålsparagrafen. Det skal opprettast avtalar mellom dei nye institusjonane og dei einskilde eigedomselskap som sikrar institusjonen hensiktsmessig forvaltningsrett over eigedomselskapas samlingar og verdiar og som sikrar forsvarleg drift, vedlikehald og forsikring av eigedomselskapas samlingar og verdiar. AAks sine samlingar og verdiar blir ein del av det nye selskapet. AAks sine samlingar og verdiar kan ikkje flyttast frå Arendal, men enkeltobjekt frå samlingane kan plasserast ved andre avdelingar i tråd med museumsfaglege reglar.

I høve til plassering av direktør og administrasjon er det dissens i styringsgruppa FRAMDRIFT • Aust-Agder fylkeskommune sender brev til Kulturdepartementet innan 1. mars 2013 og informerer om framdrift i konsolideringsprosessen samt informerer om arbeidet med rapporten. Vedtak i styra og representantskap vert ettersendt departementet og styringsgruppa når desse ligg føre i april 2013. • Arbeidsgruppa, som er utvida med to representantar frå Aust-Agder fylkeskommune, innarbeider styringsgruppene sine korreksjonar og tilrådingar, og bearbeider rapportutkastet. • Styringsgruppemøte vert avhalde 20. mars 2013. Styringsgruppa handsamar rapport om konsolidering av museum og arkiv i Aust-Agder. Styringsgruppa legg opp til strategi for å informere eigarar. • Rapporten vert handsama i museumsstyra i april 2013. • Behandling i representantskapet for AAks i april 2013, for Setesdalsmuseet vert det kalla inn til ekstraordinært representantskapsmøte i april 2013. 4

• •

Melding til fylkestinget i juni. Rapporten vert handsama av kommunestyra i juni 2013.

INNLEIING

Denne rapporten omhandlar mogleg ytterlegare konsolidering av desse institusjonane i Aust Agder: Næs Jernverksmuseum, Grimstad bys museer, Aust-Agder Kulturhistoriske senter IKS og Setesdalsmuseet lKS. Ein generell trend i tida er at ein arbeider fram større einingar innanfor dei forskjellige fagområda i samfunnet. Som døme kan nemnast regionalt samarbeid mellom kommunane om renovasjon, brann og helse. På nasjonalt- og fylkesnivå er det snakk om sjukehus- og helsereforma og samanslåing av skular og universitet. Målet med dette er å gje brukarane eit betre tilbod og eit ønske om meir rasjonell drift. Det er samtidig eit strategisk grep for å møte ytre utfordringar som krav om auka rapportering, større behov for spesialisering, robuste fagmiljø og effektivitet. Også museumsog arkivverda må ta opp i seg utviklinga og endringane som skjer i samfunnet. Det blir i dag sett krav til museum og arkiv om at dei skal vere synlege, robuste institusjonar som evnar å ta rolla si som samfunnsaktørar. l dette ligg det også krav om å vere til stades i dagens raske teknologiske utvikling. Ein moderne museumsog arkivinstitusjon skal både ha eit høgt fagleg nivå og gje oppleving og tilhøyring på regionalt og lokalt nivå. Samfunnsoppdraget og grunnpilaren i arbeidet til museum og arkiv er innsamling, dokumentasjon, bevaring, tilgjengeleggjering, forsking og formidling. Dei faglege rammene for dette er sette av ICOM (International Council of Museums) og ICA (International Council of Archives). Kvalitetskrava er høge, og krev større fagmiljø og spesialisering i organisasjonen.

OPPDRAGET I brev av 14.03.2011 tok kulturministeren initiativ til møte med fylkesordføraren i Aust-Agder og ordførarane i vertskommunane for de konsoliderte musea i Aust-Agder. I brevet frå kulturministeren stod følgjande: ”Det har de siste åra pågått en strukturreform på museumsfeltet. I alle fylker er det gjennomført konsolideringer av mindre og mellomstore museer til større museumsenheter.

Flere fylker har samlet de fleste musea i én ny museumsenhet (Sogn og Fjordane, Vestfold, Østfold, Hedmark og Sør-Trøndelag). Konsolidering har som siktemål å bygge en mer robust museumssektor gjennom samordning, samarbeid og utvikling. Bredere fagmiljø og et styrket administrativt og økonomisk fundament gir mer dynamiske museer. Det dreier seg om en kvalitetsheving, som skal komme både musea selv og publikum til gode. I Aust-Agder yter Kulturdepartementet årlig driftstilskudd til fire museer - Aust-Agder kulturhistoriske senter, Grimstad bys museer, Næs Jernverksmuseum og Setesdalsmuseet. Selv om det tidligere har vært gjennomført en rekke mindre konsolideringer i AustAgder, mener jeg tida er inne for å se om det kan gjøres ytterligere grep for å konsolidere musea i fylket: Er det mulig å legge opp en prosess som involverer alle de nåværende museumsenhetene på en slik måte at grunnlaget kan legges for en felles forståelse av de museumsfaglige gevinstene ved å samle alle i én institusjon? Jeg inviterer med dette fylkesordføreren i Aust-Agder og ordførerne i vertskommunene Arendal, Grimstad, Tvedestrand og Valle til møte i Kulturdepartementet 26. april 2011 kl. 12.30 for å drøfte mulighetene for videre konsolidering av musea i Aust-Agder. Med tanke på videre oppfølging vil det være ønskelig at også representanter for den administrative ledelsen i fylkeskommunen og kommunene deltar på møtet. Med hilsen Anniken Huitfeldt” I initiativet frå KUD er det signalisert at ein ytterligare konsolidering av musea i Aust-Agder vil utløyse betydeleg auke i statstilskotet. Det er blitt signalisert frå departementet at løyvinga kan vere på størrelse med løyvingane til Sogn og Fjordane som er om lag 10-12 mill. auke frå nivået i dag. Etter møtet i Kulturdepartementet den 26.04.2011 oppnemnde fylkeskommunen ei arbeidsgruppe. Arbeidsgruppa vart beden om å sjå på kva for tema det kan vere naturleg for musea i fylket å samarbeide om. Siste møtet i denne gruppa var i august 2011. Styra til Aust-Agder Kulturhistoriske senter IKS og Setesdalsmuseet IKS hadde gjort intensjonsvedtak der dei stilte seg positive til det vidare arbeidet med ny konsolidering. Det utløyste friske midlar frå departementet frå 2012. Ein samla sum på 3 mill. fordelt likt på AAks og Setesdalsmuseet. Styret for Setesdalsmuseet ved styreleiar tok eit nytt initiativ der dei fire konsoliderte einingane blei inviterte til å vere med i den vidare prosessen på våren 2012.

Styret i Grimstad bys museer gjorde dette styrevedtaket i februar 2012: Styreleder Brautaset og daglig leder Estensen deltar på møte med AAKS og Setesdalsmuseet når det kommer en invitasjon om konsolideringssamtaler. Styret avventer videre avgjørelser til dette er gjennomført. Følgjande vedtak blei gjort i styret for Næs Jernverksmuseum den 14.06.2012: Næs Jernverksmuseum deltar i konsolideringsutredningen, men tar stilling til vedtak om konsolidering når utredningen er avsluttet. På møte med representantar frå Aust-Agder fylkeskommune, Næs Jernverksmuseum, Grimstad bys museer, Aust-Agder kulturhistoriske senter lKS og Setesdalsmuseet lKS 27. juni 2012 blei det gjort vedtak om at desse representantane utgjer styringsgruppe for det vidare arbeidet.

STYRINGSGRUPPE

Aust-Agder fylkeskommune: John G. Bergh Per Norstrøm

Aust-Agder Kulturhistoriske senter IKS: Kjell-Olav Masdalen Kristoffer Lyngvi til 04.01.2013 Anne Merete Holmberg frå 05.01.2013 Næs Jernverksmuseum Per Halvor Sælebakke Liv Håskoll Haugen Grimstad bys museer Anita Estensen Knut Brautaset Setesdalsmuseet IKS Anna Stella Karlsdottir Svein Hjorth-Olsen Leiar for styringsgruppa er John G. Bergh. Agnese Bjerkholt frå Aust-Agder fylkeskommune er sekretær for styringsgruppa. Styringsgruppa skipa ei arbeidsgruppe sett saman av leiarane for dei fire institusjonane. Styringsgruppa har hatt 4 møte.

ARBEIDSGRUPPE

Aust-Agder Kulturhistoriske senter IKS: Kjell-Olav Masdalen Næs Jernverksmuseum Per Halvor Sælebakke Grimstad bys museer Anita Estensen Setesdalsmuseet IKS Anna Stella Karlsdottir

Aust-Agder fylkeskommune (frå 15.2.2013) Per Norstrøm Agnese Bjerkholt Setesdalsmuseet fungerer som sekretariat, og gruppa kan på fritt grunnlag nytte ekstern kompetanse. Arbeidsgruppa rapporterer til styringsgruppa. Arbeidsgruppa har hatt 12 møte, mellom dei eit personal- og arbeidsmøte for dei tilsette og eit styreseminar der Trygve G. Nordby var leigd inn som foredragshaldar og fasilitator. l tillegg har arbeidsgruppa nytta han som konsulent.

MANDAT

Mandatet vart gjeve av styringsgruppa i møte 27.06. 2012: 1. Gjennomføre en utredning av fortrinn og ulemper ved å slå sammen 2, 3 eller 4 av de konsoliderte museene i Aust- Agder til en organisatorisk enhet. 2. Hensikten er å danne grunnlag for faglig styrking av museumsdriften i fylket, og ytterligere effektivisere driften og bidra til kompetanseheving og utvikling av det samlede museumsog arkivfeltet i Aust-Agder i tråd med lov og regelverk. 3. Bidra til økt årlig statlig driftstilskudd til museene som deltar i konsolideringen. Avklare forutsetninger hos partene for å konsolidere videre mot en institusjon. 4. Utvalget skal avklare partenes forutsetninger (suksesskriterier) for en organisatorisk sammenslåing. 5. Utvalget skal utrede ulike modeller og foreslå modell for organisering av ny museumog arkivinstitusjon i Aust-Agder, lage forslag til vedtekter og legge fram forslag til navn på den nye organisatoriske enheten.

l møte 15. august 2012 gjorde arbeidsgruppa merknader til mandatet: Presisering av punkt 2, 1. linje: Museumsdrift definerer arbeidsgruppa som museumsog arkivdrift. Styringsgruppa gjorde i møte 25.10.12 i tillegg, dette vedtaket: l tillegg til mandat skal arbeidsgruppa levere skisse til budsjett og stillingsplan for den nye organisasjonen.

BAKGRUNN

Nasjonale planar for museum og arkiv Museumsreforma i Noreg har utgangspunkt i St. meld. 22 (1999-2000) «Kjelder til kunnskap og oppleving» (også kalla ABM-meldinga). Seinare har reforma blitt spesifisert gjennom St. meld. 48 (2002 - 2003) «Kulturpolitikk fram mot 2014» og St. meld. 49 (2008-2009) «Framtidas museum». St. meld. 22 (1999-2000) skildrar dei viktigaste utfordringane for arkiv, bibliotek og museum for dei neste tiåra og dei tiltaka som det er behov for innanfor desse sektorane. Dette gjeld mellom anna økonomiske vilkår, organisatoriske løysingar og standard- og kvalitetskrav. l St. meld. 48 (2002-2003) er intensjonen med museumsreforma summert opp slik (s. 178): Siktemålet er å få til ei institusjonell opprydding, slik at ein i kvart fylke vert sitjande att med eit mindre tal konsoliderte museum eller museumsnettverk, dvs. einingar med ei så sterk fagleg og økonomisk plattform at dei på ein meiningsfull måte kan inngå i eit samla nasjonalt nettverk. Tanken er ikkje å sentralisera, og det er lagt vekt på at lokale museum skal bestå som formidlingsarenaer innanfor ein konsolidert fagleg og institusjonell struktur. Oppsummert er dei retningsgjevande prinsippa å bevare og styrkje lokalt engasjement og deltake i kulturvernet, å tryggja fagleg kompetanse på regionalt nivå og å samordna musea i eit nasjonalt nettverk. St. meld 49 (2008-2009) gjer opp status for arbeidet på dette tidspunktet. Talet på museum med driftstilskot frå Kultur- og kyrkjedepartementet var då redusert til 85 museumseiningar som inneheldt 300 tidligare sjølvstendige museum og 400 formidlingsarenaer. Trass i omfattande organisatorisk endring og god fagleg utvikling peikar meldinga på behov for vidare tiltak på fleire område i sektoren. St.meld. nr. 24 (2008-2009) om nasjonal strategi for digitalisert bevaring og formidling av kulturarven. St.meld. nr. 7 (2012-2013) Melding til Stortinget, Arkiv. Regionale planar for utvikling av arkiv og museum Aust-Agder fylkeskommune vedtok sin første museumsplan i 1994, han blei rullert i 1997. Det kom ein ny plan for museum i Aust-Agder (Museumsplan for Aust-Agder 2002-2005) Fylkeskommunen har også utarbeid planar for arkivforvaltninga og plan for det som i dag 9

heiter AAks: Den framtidige arkivforvaltningen i Aust-Agder (1993) og Plan for regionalt historisk senter på Langsæ, Arendal (1998). Etter vedtak i fylkestinget i 2002 blei det semje om å ha 4 konsoliderte einingar i Aust-Agder: Næs Jernverksmuseum, Ibsenhuset og Grimstad bys museum, Aust-Agder Kulturhistoriske senter IKS og Setesdalsmuseet IKS. Dei konsoliderte einingane har eigne planar for drift og utvikling. Aust- og Vest-Agder fylkeskommune har vedteke ein felles plan for regionalutvikling: Regionplan Agder 2020. l tillegg har Aust-Agder fylkeskommune vedteke å lage ny museumsplan i 2015. Då forventar ein at alle konsolideringane i fylket har falle på plass og ein museumsstruktur er etablert.

Tilskotsordningar Tilskotet til dei fire konsoliderte musea i Aust-Agder for 2013 fordelar seg slik: Driftstilskot 2013

Statstilskot

Aust-Agder fylkeskommune

Vertskommune

Sum

Næs jernverksmuseum

2 393 000 (1 347 000-RA)*

679 000

511 000

3 583 000

AAks

8 700 000

7 830 000

1 442 000

17 972 000

Grimstad bys museer

1 417 000

236 000

1 231 000

2 884 000

Setesdalsmuseet

5 261 000

687 000

3 223 000

9 171 000

Sum %

17 700 000 52,77

9 432 000 28,12

6 407 000 19,1

33 539 000 100

* tilskudd fra Riksantikvaren som nasjonalt industrielt kulturminne

STATUS, STRUKTUR OG ORGANISERING l DAG

Formålet med dette punktet er å kartleggje vilkår og høve for konsolidering mellom dei fire institusjonane. Dei mindre, lokale musea, som dei konsoliderte einingane har ein relasjon til, er ikkje med i denne undersøkinga. Denne analysen byggjer på gjeldande vedtekter.

FINANSIERING

Dei fire konsoliderte einingane i Aust-Agder får inntektene sine frå dei tre forvaltningsnivåa stat, fylkeskommune og kommune. Tilskotsfordelinga varier mykje.

NAMNA

Namna viser geografisk og tematisk ansvarsområde.

ORGANISASJONSFORM OG EIGARSKAP

AAks og Setesdalsmuseet er organiserte som IKS, og er underlagde lov om interkommunale selskap. Næs Jernverksmuseum og Grimstad bys museer er organiserte som stiftingar og er underlagde stiftingslova. IKS-a er eigarorganisasjonar der selskapa skal utføre visse oppgåver for eigarane. Fylkeskommunen er medeigar i båe IKS-a, medan 15 kommunar er medeigarar i AAks og 5 kommunar Bykle, Valle, Bygland, Evje og Hornnes og Iveland er medeigarar i Setesdalsmuseet. I AAks eig eigarane ikkje berre selskapet, men også alle verdiane i selskapet. Setesdalsmuseet har eit eige eigedomsselskap, Setesdalsmuseet Eigedom IKS. Stiftingane er sjølveigande institusjonar, og hovudformålet med stiftingar er at dei skal forvalte verdiar i samsvar med stiftingslova. Ei stifting er sjølvstyrt og utan eigarstyring. Når det gjeld Grimstad bys museer, er Grimstad kommune hovudeigar av samlingane. Stiftelsen Næs jernverksmuseum er skipa av A/S Jacob Aall & Søn, Riksantikvaren, Tvedestrand kommune og Aust-Agder fylkeskommune. Stiftinga eig sitt eige kontorbygg, Ertecbygget og nokre andre bygg på museumsområdet. Firma A/S Jacob Aall & Søn, som stiftinga har forvaltningsavtalar med, eig resten av bygningane og mykje av grunnarealet. Øvste organet i IKS-a er representantskapet. Øvste organet i stiftingane er styret. Næs Jernverksmuseum har i tillegg årsmøtet, som er eit tilsynsorgan med visse funksjonar.

FORMÅL

Formåla for dei fire institusjonane er formulerte ganske ulikt, likevel inneheld vedtektene klåre fellestrekk: • Samle, bevare, gjere tilgjengeleg og formidle innanfor eit nærare fastsett geografisk område. • Aktivt formidle, levandegjere og forske. • Gje ut publikasjonar. • Utføre oppgåver i tråd med etiske retningslinjer frå ICOM og lCA. • Faginstans for eigarane (lKS). • Kompetanse- og kunnskapsutvikling i verkeområdet og ved lokale museum. Samarbeide med andre institusjonar, lag og foreiningar.

SÆRSKILT FOR KVAR EINSKILD INSTITUSJON: • • • •

Næs Jernverksmuseum har oppgåver innanfor norsk jernverkshistorie (nasjonal dimensjon). Grimstad bys museer har oppgåver knytte til forfattarane Ibsen og Hamsun (nasjonal dimensjon). Aust-Agder kulturhistoriske senter har arkivfaglege oppgåver ved sida av dei museumsfaglege oppgåvene. Setesdalsmuseet har i tillegg til dei museumsfaglege oppgåvene innan kulturhistorie også naturhistoriske oppgåver innan gruve og geologi.

ENDRING AV VEDTEKTENE

Endring av vedtektene blir i hovudsak styrt av IKS-Iova og stiftingslova, men har visse institusjonelle særtrekk. Ingen av desse hindrar vidare konsolidering.

UTMELDING OG OPPLØYSING

Utmelding gjeld berre for IKS-a og er regulert av lKS-lova og selskapsavtalen. lKS-lova, stiftingslova og vedtektene styrer oppløysing og omdanning.

PRESENTASJON AV DEI FIRE EININGANE NÆS JERNVERK

Historikk Jernverksdrifta starta opp i 1665 under namnet Baaselands Verk, først frå 1738 under namnet Næs Jernverk. Masomnen blei nedblåsen så seint som 1909, men industridrifta heldt fram til Hammerdammen rauk i ein storflaum i Storeelv i 1959. Verket blei bevart i sin historiske tilstand og er representativt for jernverksdrifta på 17- og 1800-talet. Næs Jernverk er det historiske jernverksanlegget i Noreg som er best teke vare på. Jernverksmuseet blei etablert i 1967, i eit samarbeid mellom AS Jacob Aall & Søn, Aust-Agder Museet, Riksantikvaren og Norsk Teknisk Museum. l 1992 blei museet etablert som ei stifting. A/S Jacob Aall & Søn, Riksantikvaren, Aust-Agder fylkeskommune og Tvedestrand kommune peikar ut styret i stiftinga. NJM har som formål gjennom formidling og forsking å levandegjere verksemda og utviklinga ved Næs Jernverk gjennom tidene, og arbeide på same måten innanfor den samla norske jernverkshistoria. Drifta blir finansiert av Kulturdepartementet gjennom øyremerka løyvingar, og av Miljødepartementet over Riksantikvarens løyving til teknisk-industrielle kulturminne, i tillegg til tilskot frå Aust-Agder fylkeskommune og Tvedestrand kommune. Museet har også fått vesentlege investeringstilskot frå ikkje offentlege bidragsytarar. 12

l 1994 blei jernverksanlegget valt ut som eitt av ti norske industrielle kulturminne som får spesielle løyvingar frå Riksantikvaren til restaurering og ivaretaking. l 1999 blei Nes Verk valt til Aust-Agder fylkes tusenårsstad, og i tidsromet etterpå blei den store satsinga dam, renne og masomnprosjekt, gjennomført. l åra etter 1992 har det også vore satsa stort på forsking og formidling med utgangspunkt i det unike jernverkanlegget. Museet arbeider no med eit stort forskings- og formidlingsprosjekt i samband med markeringa av grunnlovsjubileet i 2014, der hovudtiltaket er ein biografi om Jacob Aall. Ressursar Jernverksmuseet, som blir leia av direktør med ingeniør- og bedriftsøkonomisk bakgrunn, har i dag seks fast tilsette med til saman 5,1 årsverk. Det museumsfaglege personalet har kompetanse som forskar/historikar, formidlar og fagkonsulent i bygningsvern. l tillegg har museet vaktmeister, og det er engasjert to handverkarar i vedlikehaldsprosjektet. Omvisarar i sommarsesongen utgjer til saman eitt årsverk. Museet på Næs i Tvedestrand kommune er eit sesongope anlegg. Samlingane utgjer totalt 6886 gjenstandar. Museet forvaltar i alt 10 kulturhistoriske bygningar. Museet driv formidling i det freda verksanlegget med masomnane, hammaren og stålomnen. Besøket i 2012, inkludert aktivitetsdagar og undervisningsopplegg for Den kulturelle skulesekken, nærmar seg 14.000 gjester. Museet gjorde i 2011ein avtale med Tvedestrand kommune om konsolidering av Forvaltergården i Tvedestrand og Holt skolemuseum inn i NJM. Utfordringar, mål og behov Det antikvariske bygningsanlegget til museet har store utfordringar på drifts- og vedlikehaldssida. Museet har gjort avtale med Holmen As om å kjøpe Ertec-bygget sør for museumsanlegget. Bygget er på 3000 m2 og vil gje rom for både gjenstandsforvaltning, kontor og utstillingar. Museet skal også prosjektere bygningsmessige endringar og framtidige utstillingar med nødvendig mannskap og treng auka tilskot og investeringsmidlar. Næs Jernverksmuseum startar i 2013 arbeidet med å ta i bruk Solberggruva som museumsgruve. Med dette kan museet komplettere si formidling med både jernmalmsgeologi, mineral og gruvedrift. Museet har fått gåve frå Sparebanken Sør på kr. 530.000,- til å realisere prosjektet. Ansvaret museet har for forvaltning og formidling av det jernverksanlegget i landet som er teke best vare på, saman med det nasjonale ansvaret for norsk jernverkshistorie, fører med seg store utfordringar og moglegheiter fagleg og økonomisk.

GRIMSTAD BYS MUSEER

Historikk Ibsenhuset og Grimstad bymuseum blei offisielt opna i 1916. l 1990-åra blei det etablert eit sjøfartsmuseum i Hasseldalen. l 2007 fekk museet nytt namn- Grimstad bys museer. l 2009 blei Norsk Hagebruksmuseum, som vart oppretta i 1992, konsolidert med Grimstad bys museer. Ressursar Det er fire fast tilsette med til saman 3,8 årsverk. Det museumsfaglege personalet har kompetanse på universitets- og høgskulenivå innan kunsthistorie, språk, litteraturvitskap, kulturvitskap, nordisk, folkloristikk og kulturminneforvaltning. Grimstad bys museer har sitt hovudfokus på dei to diktarane Ibsen og Hamsun og deira tid i Grimstad, by- og sjøfartshistorie og hagebruksverksemd med utgangspunkt i Grimstad kommune. Museet har tre sesongopne anlegg lokalisert på tre stader i Grimstad kommune. Museet har sju antikvariske bygningar. Utfordringar, mål og behov Museum i dag skal vere møteplassar for diskusjon og refleksjon. Dei skal skape forståing for samanhengar mellom fortid og notid og spegle av kulturelt mangfald. Ein føresetnad for å lykkast med dette er mellom anna fokus på målretta samlingsforvaltning, forsking og formidling. For musea i Grimstad er det ikkje minst viktig å hjelpe til med å byggje lokal identitet. Gjennom ansvaret for forvaltninga av Henrik Ibsens og Knut Hamsuns tid i Grimstad skal dei også ha eit nasjonalt og internasjonalt siktemål. Når det gjeld formidling bør musea vere meir enn reine kunnskapskjelder - ikkje berre stille ut gjenstandar, men gjere synleg dei «forteljingane» dei er ein del av. Grimstad bys museer har valt ut desse temaa som sine hovudemne: Livet og forfattarskapen til Ibsen og Hamsun, sjøfart, hagebruk og byhistorie. l den eksisterande museumsplanen for Grimstad bys museer ligg det store og ambisiøse mål innan alle hovudemna som ikkje let seg realisere innanfor dei rammene som no gjeld. Dei økonomiske midlane som institusjonen råder over er tilstrekkelege til den noverande aktiviteten, men gjev ikkje rom for vidareutvikling og nyetableringar. Dette gjeld spesielt for desse målsetjingane: Etablering av nytt sjøfartsmuseum i Hasseldalen som skal famne om sjøfartshistoria til heile Aust-Agder. Etablering av eit Hamsun-museum lokala i Storgata 44, der rettssaka mot Knut Hamsun blei førd etter krigen. Magasin som tilfredssteller dei krava som blir sette til god forvaltning av gjenstandar.

AUST-AGDER KULTURHISTORISKE SENTER

Historikk AAks blei først danna som Arendal Skoles offentlige Bibliothek og Museum i 1832, den fjerde institusjonen i sitt slag i landet. Institusjonen hadde som hovudoppgåve å samle inn gjenstandsmateriale, litteratur og arkivdokument for å dokumentere byens og landsdelens kultur og historie. l 1907 blei bibliotekoppgåvene skilde ut som eige ansvarsområde i tråd med den første biblioteklova. Dei andre oppgåvene blei ivaretekne av Arendals Museum. l 1930-åra gjorde fylkestinget og Arendal kommune intensjonsvedtak om å etablere ein museumsog arkivinstitusjon som omfatta heile fylket. Aust-Agder Museet blei etablert i 1951, arkivoppgåvene blei lagde til Aust-Agder-Arkivet i 1958. l 1995 blei arkivet omorganisert til eit interkommunalt selskap, og frå 2003 etablert som depotinstitusjon for fylkeskommunen og kommunane i Aust-Agder. Rådet som øvste organet blei avvikla, Stiftelsen Aust-Agder Museet blei både forvaltnings- og eigarinstitusjon og Stiftelsen Aust-Agder-Arkivet eigarinstitusjon. l 2003 blei museet, arkivet og museumstenesta slått saman til Aust-Agder kulturhistoriske senter lKS. Stiftingane blei avvikla i 2010 og verdiane overførde til AAks lKS. Ressursar Det er 36 fast tilsette (stillingsheimlar) med til saman 31,65 årsverk. Det museumsog arkivfaglege personalet (26,65 årsverk) har kompetanse på høgskule- og universitetsnivå innan historie, etnologi, arkeologi, offentleg administrasjon, sosiologi, bibliotekfag, kunst og handverk, kunsthistorie m.m. Resterande 5 årsverk er fordelte på administrasjon/økonomi, IKT, reinhald og vaktmeistertenester, og har kompetanse frå høgskule og fagskule. AAks har eit budsjett på om lag 35 mill. kroner. AAks har 2 heilårsopne og 3 sesongopne anlegg. l tillegg kjem 2 anlegg som er opne etter avtale. Totalt er det her 23 antikvariske bygningar medrekna bygningane til dei lokale musea AAks har driftsansvar for. AAks har om lag 48 000 gjenstandar, 8 000 hm arkiv, 500 000 foto og 5 000 kart og teikningar. l nytt bygg på om lag 11 000 m2, som skal stå ferdig i 2014, blir det m.a. brannsikre magasin for gjenstandsmateriale, arkiv og foto, fagtekniske verkstader, publikumsfasilitetar som lesesal, utstillings- og formidlingsareal, klasserom, møterom, kafé, butikk o.a. Utfordringar, mål og behov AAks sin visjon er vel bevart - godt fortalt. Nybygget skal hjelpe til slik at AAks kan strekkje seg mot denne visjonen.

AAks si største utfordring for tida er at institusjonen skal førebu, flytte inn i og ta i bruk nybygget i løpet av 2014. AAks sitt hovudmål er at institusjonen skal makte dette slik at dei oppgåver AAks har, og dei tenester som skal ytast brukarane, får eit stort og varig løft. For å makte det arbeider institusjonen med å førebu samlingane for overføring, planlegg og produserer utstillings- og formidlingsprogram for nybygget og har drege i gang arbeidet med å tilpasse organisasjonen og stillingsstrukturen til dei krav og moglegheiter nybygget gjev. Samtidig har institusjonen arkivforvaltningsoppgåver som skal ivaretakast overfor eigarane. l nybygget skal AAks ha fylkesmagasin for musea i Aust-Agder og vere depotinstitusjon for fylkeskommunalt, kommunalt og privat arkivmateriale. l nybygget vil det bli aukande etterspurnad for desse tenestene. AAks har store utfordringar knytt til utvikling av og formidling av Merdøgaard, Angelstad og bygningane i Aust-Agdertunet, i tillegg til restaurering og vedlikehald av desse bygningane. Desse oppgåvene kan løysast tilfredsstillande berre dersom AAks har tilstrekkeleg fagleg kompetanse og kapasitet, og tilstrekkeleg frie middel til disposisjon.

SETESDALSMUSEET IKS

Historikk Tanken om eit museum for Setesdal dukka opp tidleg på 1900-talet, og i 1916 valde Valle heradsstyre ei arbeidsnemnd til å arbeide med planane. Museet skulle heite Sætesdalens folkemuseum. Det vart tronge tider etter første verdskrigen, og museumsarbeidet låg nede. Men i september 1937 låg det føre godkjenning av planen frå heradsstyra i dalen. Ei oppnemnd arbeidsnemnd hadde sitt første møte 9. juni 1938 i heradsromet i Valle. Dette blir rekna som skipingsdagen for Setesdalsmuseet. Eigarane av dette museet var kommunane Bykle, Valle og Bygland. Hausten 1980 blei oppretting av stilling som distriktskonservator for Setesdal og styrar for Setesdalsmuseet vedteken i fylkestinget. Den første konservatoren blei tilsett våren 1982. Setesdalsmuseet fekk nytt, moderne museumsbygg i 1992 (opna 1993). I setesdalsregionen byrja arbeidet med å samle musea i Setesdal under ein felles paraply konsolidering - i 1994. Etter konsolideringa i 2004 omfattar samarbeidet også kommunane Iveland og Evje og Hornnes. Etter konsolideringa i 2004 blei drifta organisert i to selskap, Setesdalsmuseet Drift IKS og Setesdalsmuseet Eigedom IKS. Eigarane av Setesdalsmuseet Drift IKS er Bykle-, Valle-, Bygland-, Evje og Hornnes- og Iveland kommune samt Aust-Agder fylkeskommune. Setesdalsmuseet Eigedom IKS som er eigar av dei bygningar, gjenstandar m.m. som det opphavlege Setesdalsmuseet var eigar av er ått av kommunane Bykle, Valle og Bygland. Ressursar Museet har 10 årsverk fordelt på 12 fast tilsette og omvisarar. I tillegg har museet prosjekt i 1,4 årsverk. Det museumsfaglege personalet utgjer 8 årsverk og har kompetanse på 16

universitets-/høgskulenivå mellom anna innan fagområda etnologi, historie, arkeologi, geologi, landbruk/kulturlandskap, tekstil, antikvarisk bygningsvern. Resterande 2 årsverk er fordelte på administrasjon og økonomi, reinhald og vaktmeistertenester, og har kompetanse frå høgskule og fagskule. Museumsregionen i Setesdal er ca. 20 mil lang (frå Hovden til Iveland). Administrasjonen er lokalisert på Rysstad, og det er her dei fleste tilsette har kontor og oppmøtestad. l 2013 vil det vere to tilsette som har oppmøte på Forsvarsmuseet i Evje og Hornnes kommune. Setesdalsmuseet har 12 opne anlegg og tun med om lag 70 antikvariske bygningar. Anlegget på Rysstad er heilårsope, medan dei resterande er opne i sommarsesongen. Museet har i alt nær 33 000 kulturhistoriske gjenstandar, om lag 7700 mineral, nær 60 000 foto og drygt 18 500 digitale foto. Museet har 2 brannsikre magasin lokalisert på Rysstad. l tillegg er det lagerplass ved dei fleste av tuna. Utfordringar, mål og behov Visjon: Setesdalsmuseet skal vere ein møtestad mellom fortid, samtid og framtid med fokus på bevaring, kunnskap og oppleving. l dag er det mangel på tilfredstillande magasinkapasitet og museet har store restansar i høve til gjenstands- og fotoregistrering. Museet har som eit satsingsområde å bli meir synlege og nå publikumsgrupper som tradisjonelt ikkje utan vidare oppsøkjer eit museum. l tillegg har museet ei viktig rolle når det gjeld turismen i Setesdal. Dette satsingsområdet har tydeleggjort behovet for å få tilført kompetanse innan marknadsføring. l 2013 skal museet byggje ein laftehall som ledd i å utvikle og styrkje kompetansen innanfor antikvarisk bygningsvern. Dette må også sjåast i høve til det samarbeidet Setesdalsmuseet har med Aust-Agder fylkeskommune når det gjeld styrking og utvikling av det antikvariske bygningsvernet. Det er i budsjettet for 2013 sett av 1 mill. til prosjekt innan immateriell kulturarv. Målet er å få ei fast stilling for dette fagområdet. l tillegg til at setesdalskulturen har ein særmerkt plass både nasjonalt og internasjonalt, heng denne søknaden saman med Noregs ratifisering av UNESCOs konvensjon av 17. oktober 2003. Geologi og mineral er eit viktig satsingsområde i setesdalsregionen. l tillegg til Flåt gruver i Evje og Hornnes kommune, er det fleire dagbrot der og i Iveland kommune. Museet etablerer i 2013 verkstad for preparering og mindre utstillingsarbeid på Forsvarsmuseet på Evjemoen.

SELSKAPSFORM Det er vurdert tre selskapsformer: Aksjeselskap, interkommunalt selskap og stifting. Aksjeselskapsforma kan brukast både av ein kommune eller fylkeskommune som vil starte verksemd åleine eller samarbeide med private eller andre offentlege organ. Det interkommunale selskapet kan berre ha kommunale eller fylkeskommunale eigarar. Ein eller fleire kommunar eller fylkeskommunar kan etablere ei stifting - også saman med private aktørar. For meir informasjon om dei aktuelle selskapsformene. Dei fire einingane har driftsavtalar med lokale museum, som dels er organiserte som stiftingar, dels høyrer til kommunar. l formålsparagrafen til dei to interkommunale selskapa heiter det at dei er "eiernes faginstans i museumsog arkivfaglige spørsmål" (AAks § 5, 4. ledd, pt. 3, jfr. også pt. 2) og "faginstans for deltakarkommunane i museumsfaglege spørsmål" (SM § 3, 1. ledd, 1. pt). Setesdalsmuseet har tilsvarande føringar i pt. 5 og 6 i same paragrafen. AAks har dessutan ei arkivfagleg forvaltningsoppgåve (arkiv- og depotinstitusjon, regulert av det som er bestemt i lov om arkiv av 4. desember 1992 nr 126 med forskrifter). Dette gjeld i forholdet til fylkeskommunen og dei andre kommunane i Aust-Agder og ligg til grunn for den organisasjonsforma som blei vald for AAks i 2003. Denne forvaltningsoppgåva går også fram av§ 5, 1. ledd, der omgrepa "administrativ verdi" og "administrative formål" blir brukte. Grimstad kommune har eigedomsretten til dei verdiane Stiftelsen Grimstad bys museer byggjer verksemda si på. Denne viljen til medverknad er også ivareteken ved at Grimstad kommune peikar ut leiar og 4 medlemer til styret i stiftinga, som i alt har 10 medlemer. Vilje til styring kjem også fram i reglane om korleis styret skal veljast, jfr. AAks § 7, 5. ledd og SM § 8, 2. ledd. Samla viser organisasjons- og styringsform, eigarform og det som er bestemt i formålsparagrafane at fylkeskommunen og kommunane i Aust-Agder har ønskt å ta på seg eigaransvar og ei aktiv eigarrolle dels ved at institusjonane (AAks og Setesdalsmuseet) skal utøve eigaroppgåver (fagoppgåver og depotoppgåver) og dels ved at dei ønskjer styringsinnverknad på verdiane/samlingane (AAks, Setesdalsmuseet og Grimstad bys museer). Unntaket for dette er Næs Jernverksmuseum, der prinsippet byggjer på at verdiforvaltninga skal vere fristilt frå påverknad frå stiftarane. Stiftarane kan ha viktig innverknad, dels gjennom retten til å utnemne styremedlemer, dels ved at styremedlemer kan ha nære relasjonar til stiftar. Val av selskapsform for ny konsolidert eining må sjåast i forhold til dei selskapsformene dei konsoliderande einingane har i dag, intensjonane til eigarane/stiftarane og den rolla eigarane/stiftarane ønskjer å ha i forhold til den nye institusjonen. Vektlegging av prinsippet for armlengdes avstand må drøftast. Aksjeselskapet skal avgrense ansvaret til eigarane og fordele eventuell avkasting. Eit aksjeselskap kan dessutan gå konkurs, dvs. at verdiane (aktiva) kan bli realiserte. Dette er ikkje aktuelt for den verksemda det her gjeld. 18

Interkommunale selskap har først og fremst som oppgåve å utføre og forvalte bestemte oppgåver som eigarane (fylkeskommune og kommunar) ønskjer å få utført. Eigarane har eit uavgrensa ansvar for skyldnaden selskapet har, og kan ikkje gå konkurs. Eigarforma og eigaransvaret gjev uttrykk for eit sterkt ønske om å forvalte ei bestemt oppgåve. Stiftingsforma viser i prinsippet først og fremst vilje til uavhengig forvaltning av ein formueverdi. Modellen kan vere godt eigna til å ta vare på prinsippet om armlengdes avstand, men han skaper også lett avstand mellom ansvar og løyvande organ. Ei stifting kan gå konkurs og kan i verste fall få pålegg om å realisere verdiar for å gjere opp for seg.

EIGARANSVAR OG AKTIV EIGARROLLE

Prinsippet om armlengdes avstand uttrykkjer ein ambisjon om at kunst og kultur ikkje skal underordnast eller tene spesifikke politiske interesser. For å ta vare på dette prinsippet er det vanleg å hevde at stiftingsforma er best eigna, og mange kulturhistoriske institusjonar er difor organiserte som stiftingar. Aktivt eigarskap blir sett på som nødvendig for å få gode resultat i alle selskap og alle samarbeid. Samanhengen mellom suksess og aktivt eigarskap fører til forankring gjennom dokumenterte resultat. Dette har gjort det vanleg å ta i bruk interkommunale selskap for å løyse både kulturhistoriske oppgåver og forvaltningsoppgåver av dette slaget. Ei utfordring med interkommunale selskap er at det kan bli for tett politisk styring i forhold til prinsippet om "armlengdes avstand".

EIGARSELSKAP OG DRIFTSAVTALAR

Mellom eigarselskap og driftsselskap må det gjerast driftsavtalar. Eigarforholdet til samlingar og verdiar er ulikt organisert i dei fire konsoliderande institusjonane. Ein kan velje to alternative vegar vidare: 1. Konsolideringa gjeld drift, forvaltning og utvikling. 2. Som 1, men i tillegg skal samling og eigedom inkluderast. Alt. 2 er meir omfattande, men det er ikkje avgjerande for ei god måloppnåing at den konsoliderte eininga eig anna enn utfordringar og moglegheiter. Dersom ein skal halde fast på den noverande eigarstrukturen, noko som synest mest aktuelt, må ein lage avtalar mellom det nye driftsselskapet og eigarselskapa som sikrar driftsselskapet tydeleg og formålstenleg ansvarleg forvaltning over samlingar og verdiar. Avtalen må ta vare på forsvarleg forvaltning av samlingar og verdiar, ikkje minst kven som har ansvar for å forsikre, vedlikehalde og drifte samlingane. Der det i noverande vedtekter er retningsliner for forvaltning av samlingane og ivaretaking ved avvikling av driftsselskapet, må desse retningslinene takast vare på i avtalane mellom det nye selskapet og eigarselskapet, eller i vedtektene for det nye selskapet. Avdelingane kan om ønskjeleg etablere samarbeidsråd for å sikre fagleg og lokal forankring.

FORSLAG TIL SELSKAPSFORM

Samla sett ser det mest formålstenleg ut at ei konsolidert eining bygd opp av AAks, Gbm, NJ og SM blir organisert som eit interkommunalt selskap i samsvar med lov om interkommunale selskap. IKS-Iova regulerer korleis eit slikt selskap skal organiserast og korleis dei styrande organa skal utføre oppgåvene sine. l tillegg bør nokre prinsipp som skal vere førande for nærare detaljer for organiseringa av selskapet, leggjast til grunn. Slike prinsipp bør vere at: • Eigarrepresentasjon og politisk innverknad skal handterast i det øvste organet til selskapet, representantskapet. • Styret skal setjast saman for best mogleg å dekke kompetansebehovet styret har for å utføre oppgåvene sine, dvs. at samansetjinga skal vere basert på kompetanse, ikkje på representativitet. • Oppgåvefelt og oppgåveløysing skal vere styrande for den interne organisasjonsstrukturen institusjonen har. • Avdelingane skal ha lokal forankring. Foreløpig forslag til selskapsavtale, vedlegg nr. 1.

ORGANISASJONSMODELL

I Mandatet pkt. 5 vert det i utganspunktet bede om å kome med fleire ulike modellar til ny organisasjon. Ein institusjon som vi her ønskjer å etablere, kan organiserast ut frå mange ulike prinsipp: Alt frå å "slå ein laus paraply" over dei einingane som alt finst, til full integrasjon etter faglege funksjonar. Når vi vurderer alle momenta ovanfor, og med respekt for ein stram framdriftsplan og utviklinga i prosessen, vil styringsgruppa rå til at vi går inn i konsolideringa med seks avdelingar: AAks museum, AAks arkiv, Grimstad, Tvedestrand og Setesdal, pluss ein administrasjonsstab.

REPRESENTANTSKAP FOR AUST-AGDER MUSEUM OG ARKIV IKS

VALNEMND

STYRE

DIREKTØR

Administrasjons stab

SM med avdelingar

AAks arkiv

AAks museum med avdelingar

GBM med avdelingar

NJ med avdelingar

Eventuelt samarbeids råd

REPRESENTANTSKAP OG VALNEMND

Paragraf 6, 1. ledd i IKS-Iova slår fast at «Selskapet skal ha et representantskap hvor samtlige deltakere er representert med minst en representant», og § 9, 1. ledd seier at «Hver representant ha[r] en stemme med mindre annet er fastsatt i selskapsavtalen». l prinsippet kan det leggjast vekt på representasjonen i representantskapet (jf.§ 3). Men både ut frå prinsippet om eit solidarisk fellesansvar, og ut frå kva som er tilfellet for noverande representantskap for AAks og SM, bør ein bestemme at kvar deltakar i det interkommunale selskapet skal ha ein representant kvar med lik stemmevekt i representantskapet. Representantskapet vil normalt ha ei valnemnd på t.d. 3 personar som kjem med framlegg til kandidatar til dei vala som representantskapet skal gjere. Valnemnda skal i samsvar med. instruks særleg sørgje for å finne fram til kandidatar som kan ta vare på kompetansebehovet til styret for å kunne utføre oppgåvene sine på ein god måte. Representantskapet bør velje leiar og nestleiar i styret. 21

STYRE

Når ein slår saman fleire institusjonar, vil det lett kome fram eit ønske om å sikre dei konsoliderande institusjonane vidare påverknad i det nye selskapet med hjelp av faste plassar i styret. Men dette skal representantskapet ta seg av. Det organet har representantar for kvar kommune som er med og dermed også frå dei kommunane der dei konsoliderande institusjonane har sine lokale forankringar. Oppgåva til styret er ikkje å ta vare på interessene til enkeltdeltakarane kvar for seg, men den samla interessa selskapet har. Det skal gjerast i samsvar med formålsparagrafen i selskapsavtalen og dei føringane som representantskapet gjev gjennom vedtak av strategiplan, verksemdsplanar og budsjett. For å fylle desse oppgåvene er selskapet best tent med at styret er samansett slik at det samla har tilstrekkeleg kompetanse til å løyse styreoppgåvene. Medlemene i styret bør ha kompetanse i styrearbeid, leiing, økonomistyring, jus, forvaltning, marknadsføring, mediehandtering m.m. Om styremedlemer og har politisk kompetanse og ei viss geografisk spreiing, er dette berre ein fordel. Andre føringar for kven som skal veljast til styret vil dessutan fort føre til at retten representantskapet har til å peike ut styremedlemer blir illusorisk. l tillegg kompliserer det oppfyllinga av den lovbestemte kjønnsfordelinga i styret, jf. aksjelova, § 20-6. For å sikre at styret får ein brei og nyttig kompetanse i forhold til dei oppgåvene det skal løyse, skal valnemnda ha ein instruks (sjå vedlegg nr. 2). l tillegg skal det lagast ein instruks som klårgjer kva som er venta av styremedlemene. Det gjeld særleg at styret skal ta vare på heilskapen til oppgåvene selskapet har, kontrolloppgåvene til styret og støttefunksjonar til dagleg leiar. Instruksen skal også ha ein oversikt over kva for årlege rapportar styret skal få frå dagleg leiar. Det er viktig at det blir gjennomført årlege, interne styreevalueringar. Ein føreslår at styret for den nye organisasjonen skal ha 7 medlemer og 5 varamedlemer, varamedlemene vert valde i prioritert rekkjefølgje. Det nye selskapet kjem til å ha meir enn 50 tilsette. Etter§ 10, 9. ledd i IKS-Iova kan dei tilsette krevje at inntil 1/3, men minst 2, av styremedlemene med varamedlemer blir valde av og mellom dei tilsette. Representantskapet vel då 5 medlemer med 3 varamedlemer, og dei tilsette vel 2 medlemer med varamedlemer.

DIREKTØR

Ein tilrår at ny direktør blir tilsett i åremålsstilling. Grunngjevinga for dette er at det kan vere behov for ulike eigenskapar i ein etablerings- og omorganiseringsfase enn i driftsfasen. Det er også viktig å sikre at den nye institusjonen ikkje blir sitjande med ein direktør som ikkje er i stand til å halde fart og retning. Direktør tilset avdelingsleiarar og godkjenner tilsetjing i alle faste stillingar innafor den ramma av stillingsheimlar som er godkjent av representantskapet.

AVDELINGANE Den nye institusjonen blir organisert i seks avdelingar, geografisk plassert slik: Aust-Agder kulturhistoriske senter på Langsæ: Arkivavdeling Museums- og formidlingsavdeling. Grimstad kommune: Grimstad bys museer Nes verk, Tvedestrand kommune: Næs Jernverksmuseum Rysstad, Valle kommune: Setesdalsmuseet for Setesdalsregionen med hovudkontor på Bjugsbakk, Rysstad. I tillegg blir det oppretta eiga avdeling for administrasjon samlokalisert med ny direktør. I forslag til vedtekter for Aust-Agder museum og arkiv IKS er Arendal foreslått som geografisk plassering. Plassering av direktør Det er dissens i styringsgruppa rundt dette spørsmålet. Representantane for Setesdalsmuseet, Grimstad bys museer og Næs jernverksmuseum stemte for lokalisering utanfor institusjonane. Representantane for Aust-Agder Kulturhistoriske senter og fylkeskommunen stemte for lokalisering i eigne lokalar i tilknyting til AAks. Arkivavdelinga ved AAks Arkivavdelinga ved AAks har forvaltningsoppgåver for Aust-Agder fylkeskommune og alle kommunane i Aust-Agder styrt av Arkivlova med forskrifter. Desse fagoppgåvene er både ut frå sin særart og karakter best tent med å bli behandla i ei eiga fagavdeling. Likevel har desse oppgåvene mykje til felles med dei museumsfaglege oppgåvene, særleg når det gjeld formidling av kulturhistoria i landsdelen.

OVERDRAGING AV VERKSEMD

Rettane til arbeidstakarane i samband med overdraging av verksemd må takast vare på i samsvar med gjeldande lov og avtaleverk. jmf. Arbeidsmiljølovens kap. 16 virksomhetsoverdragelse

INTERNE OG EKSTERNE UTFORDRINGAR

Det er i dag til dels stor skilnad på dei konsoliderte einingane når det gjeld organisering, fagleg innhald og økonomiske og personalmessige ressursar. l ei vidare konsolidering vil det vere fire organisasjonar med svært ulik bakgrunn som søkjer saman. l tillegg har dei fire konsoliderande einingane det til felles at det er eit gap mellom forventningane frå samfunnet til kva for oppgåver dei skal utføre, og dei ressursane som blir stilte til disposisjon. For raskare å kome i mål med ein heilskapleg organisasjon, vil det kunne vere nyttig å gjennomføre ein OU-prosess (organsiasjonsutviklingsprosess) der det med hjelp av ekstern konsulent vert sett fokus på kva ein bør endre og kva ein vil oppnå. Neste steg i organisasjonsutviklinga vil då vere å prøve seg fram for å løyse utfordringane, finne gode tiltak som kan iverksetjast, og som til sist vert evaluert. Det er også særs viktig i denne samanheng å få utført ein nærare analyse av kompetanse- og ressursbehovet. Dei økonomiske ressursane og storleiken på dei ulike institusjonane er i dag ikkje tilpassa samfunnsoppdraget. Det blir forventa at eit museum som samfunnsinstitusjon skal ta ansvar for forvaltning av kulturhistoria og setje denne inn i ei ny og aktuell forståingsramme. Tradisjonelt har det innan museum og arkiv vore størst fokus på å utvikle kompetanse på fagoppgåvene - samlingsforvaltning, formidling og forsking. Marknadsføring og kommunikasjon er fagområde ein har liten kompetanse eller erfaring med i dag, men som er nødvendig for å nå ut til ein større del av publikum. Museum og arkiv skal vende seg til alle i samfunnet, men dei ulike målgruppene krev ulik tilnærming i kommunikasjonen. Ein lever også i konkurranse med andre tilbod og treng difor eit meir profesjonelt apparat for å nå fram med tilboda. Institusjonane skal tene heile befolkninga, uansett kjønn, alder og nasjonalitet. Eit tredje område som er viktig å ha kompetanse på er IKT, sidan samfunnet endrar seg raskare enn tidligare og mellom anna nye digitale verkemiddel skifter heile tida. Museum og arkiv slepp ikkje unna denne røyndomen, og er avhengig av å følgje med på og tilpasse seg trendar innan IKT i like høg grad som andre kulturtilbydarar og kommersielle aktørar. For å sikre lokal tilknyting og engasjement er det særs viktig at ein formaliserer dialogen med sentrale interessehavarar. Dette kan vere eigarar som ikkje er offentlege institusjonar (og difor utestengde frå formell deltaking i representantskapet, veneforeiningar, historielag og andre brukargrupper). Både direktøren og andre leiarar bør regelmessig ha møte med interesse- og brukargrupper. 24

ØKONOMI OG RESSURSFORDELING Dei tre musea og Aust-Agder kulturhistoriske senter har søkt Kulturdepartementet om stønad for 2014 utan å take omsyn til den pågåande konsolideringsprosessen. Den gevinsten ein forventar ved ei ytterlegare konsolidering er ikkje innarbeidd.

INNTEKTER

Som tidlegare nemnt så er det stor variasjon mellom institusjonane når det gjeld den økonomiske situasjonen.

GJELD

Aust-Agder kulturhistoriske senter har ein gjeld på kr. 250 mill. i samband med utbygginga på Langsæ. Gjelda er fullfinansiert. Næs jernverksmuseum har teke opp eit samla lån på 8 mill. kroner. 3 mill. kroner er teke opp med garanti frå Tvedestrand kommune, og 5 mill. kroner er teke opp av Aust-Agder fylkeskommune og vidareformidla til museet. Ein føreset at Næs dekker alle kostnader ved desse låna. Grimstad bys museer og Setesdalsmuseet er gjeldfrie. Styringsgruppa er samd om at musea og arkivet i den vidare konsolideringsprosessen ikkje påtek seg økonomiske forpliktingar som ikkje er finansiert innanfor dagens rammer.

RESURSSFORDELING

Avdelingane vidarefører det ansvar og dei plikter dei har når dei sluttar seg til den nye organisasjonen med ressursar basert på budsjett for 2013 og eventuelt nye løyvingar frå KUD for 2014. Dette med unntak av arbeidsgjevaransvaret og lønsmidlar.

BEHOV FOR NYE RESSURSAR OG KOMPETANSE

Den viktigaste grunngjevinga for å slå saman dei fire institusjonane er behovet for å byggje opp fagkompetanse på fleire område som institusjonane kvar for seg ikkje kan makte Ei grunnleggjande drivkraft og føresetnad for denne prosessen må vere at institusjonane gjennom ei vidare konsolidering lykkast betre i å nå sine mål når det gjeld oppgåvene forvaltning, forsking, formidling og fornying. Ny kunnskap må inn i organisasjonen, som til dømes marknadsføring. Av kjerneoppgåvene for musea er det eit særleg etterslep på samlingsforvaltning og forsking. Det er viktig å ha fokus på det som er felles målsetjing; å ta vare på og formidle historia slik at ho blir relevant for samtida. Ein føresetnad for at ei konsolidering skal lykkast er at det blir etablert ein større og meir slagkraftig organisasjon.

Det er ikkje gjennomført ein grundig analyse av ressursbehovet, men alt no kan ein slå fast med grunngjeving i oversikt over stillingsheimlane at den nye institusjonen vil ha auka behov på fleire område. Nokre av disse er: • • • • • • • • •

Litteraturhistorikar og Sjøfartshistorikar (søknad til KUD 2014 frå GBM) immateriell kulturarv/folkekulturen (søknad til KUD 2014 frå SM) Bygningshandverkar (søknad til KUD 2014 frå SM) Forskingsleiar Formidlar med utstillingskompetanse Arkivpedagog Samlingsforvaltar, Teknisk konservator/mekanikar Designar, Marknadsførar, Utstillingsprodusent og Nettredaktør Administrasjonsleiar

Mange av dei museumsog arkiv faglege oppgåvene er så samansette at det trengs fleire fagfelt for å få til ein tilfredstillande oppgåve løysing når det gjeld institusjonens fagelge behov. Som døme kan nemnast gjenstandsforvaltninga der ein mellom anna treng: samlingsforvaltar, teknisk konservator/mekanikar, kulturhistorisk konservator og bokbindar. Dette er eit av dei områda der ein kan oppnå stor synergieffekt i den nye organisasjonen. Med nytt styre og ny direktør på plass vil ein av dei fyrste oppgåvene vere å starte med planarbeid for den nye institusjonen. Det er naturleg at det skjer i kjølvatnet av ein OU prosess. Det er gjennom dette planarbeidet ein vil kunne avdekke og grunngi behova som må innfriast for å nå målet til den nye organisasjonen. Dette planarbeidet må også legge vekt på å synleggjere behova for utvikling. Det må vere fokus på å bygge ei robust institusjon som evner å famne om heilskapen og tilpasse seg nye behov og utfordringar. Aust-Agder fylkeskommune har vedteke at dei i 2015 vil starte arbeidet med ein ny museumsplan der den nye museumsog arkiv organisasjonen har ein hovudrolle. Ved ytterlegare konsolidering er det forventa at dei signala KUD har formidla til regionen om eit økonomisk løft blir innfridd og at regionen blir følgt opp i den vidare utviklinga av museumsvesenet i Aust- Agder. I det vidare arbeidet bør fokus vere på utarbeiding av budsjettsøknad for den nye organisasjonen til KUD for 2015.

FØRESETNADER OG SUKSESSKRITERIER FOR VELLYKKA SAMANSLÅING SYNERGIEFFEKT OG FALLGRUVER

Målet med ei ytterlegare konsolidering er sjølvsagt at det skal ha positiv innverknad på verksemda ved alle fire einingane. Planen tek høgde for at kvar avdeling skal behalde sin identitet og byggje vidare på den merkevara som dei i dag er kjende for. Dvs. at t.d. jernverkshistoria vert formidla frå Næs og setesdalskulturen frå Valle. Det betyr ikkje at AAks ikkje lenger får lov til å stille ut sine rosemåla bollar frå Setesdal, men gjennom konsolideringa får ein eit verktøy som gjer det mogeleg med ei sterkare samordning av museumstilbodet i Aust-Agder. Forhåpentlegvis vil eit variert og vekslande tilbod frå museum til museum gjere det aktuelt å besøkje fleire museum. I dag sit ein kanskje av og til att med ei kjensle av at når nokon har vore på eitt museum så er er dei forsynte. Ein ser også at på grunn av ulikt eigarskap til museum og avdelingar vil ein måte forhalde seg til eigarane (kommunar, IKS, stiftingar, private) på ulike måtar. Dette bør det vere mogeleg å finne praktiske løysingar på gjennom avtaleverket. Planarbeidet som no er gjennomført ber preg av at det undervegs er teke mange omsyn, ikkje minst for å sikre at kvar einskild institusjon sine særpreg og behov vert ivareteke også i den nye organisasjonen. På bakgrunn av det ovanfor, kan ein punktvis setje opp desse punkta på kva som ein håper vil vere ein positiv konsekvens for kvart einskilt museum spesielt og for museumsvesenet i Aust-Agder generelt: • • • • • • • • • • • •

at institusjonane som vert del av den nye organisasjonen får eit vesentleg økonomisk løft, fagleg utvikling og auka kompetanse. Ingen skal miste ressursar dei alt har. at integritet, særpreg og særskilde behov for kvar einskild organisasjon vert respektert og ivareteke av den nye organisasjonen at drift og forvaltning vert ivareteke av ny organisasjon. ved etablering vert eigarskap til bygningar og samlingar uendra. at kvar institusjon må behalde sin faglege identitet og gjevast fagleg hovudansvar for definerte emne innan Aust-Agders kulturhistorie at arkivfaget sin integritet vert ivareteke og arkivoppgåvene synleggjorde. at den nye organisasjonen får fire avdelingskontor med sete i Arendal, på Nes, i Grimstad og på Rysstad. at ein får ressursar til å dokumentere og formidle kultur og tradisjonar på nye og spennande måtar der digitale verkemiddel får ein større plass at ein får utvikling og modernisering av utstillingar og aktivitetar at musea i Aust-Agder får ein tydelegare profil i turist- og reiselivssamanheng. at organisasjonen må tilførast midlar til forsking at den nye institusjonen gjennom samarbeid og med tilgang på auka ressursar og kompetanse vert i stand til å gripe tak i utfordringane i tida, verte ein tydeleg samfunnsinstitusjon (samfunnsaktør heller?), og vise at ein gjennom samarbeid kan nå lenger

Vegen fram mot ein museumsorganisasjon for Aust-Agder har teke mange steg framover med den prosessen som no har pågått i over eit år. Så langt har samarbeidet basert seg på gjensidig respekt og fagleg autoritet i kvar av dei fire organisasjonane. I neste fase skal dette omsetjast til praktisk samarbeid. Det byr på nye utfordringar, og ein vil spesielt peike på følgjande fallgruver som ein bør unngå: • • • •

at ressursar vert tekne frå ein av institusjonane og overført til andre at økonomiske ressursar som vert tilført på grunn av konsolideringa vert skeivt fordelt at samarbeids- og integreringsprosessen berre vert gjennomført på papiret og ikkje i praktisk arbeid at meir byråkratisering av institusjonene medfører at ressursauken går til administrasjon

KONSEKVENSAR FOR KVART AV MUSEA

Generelt vil ein understreke at konsekvensane på mange vis vil vere dei same same for alle (sjå også avsnittet ovanfor). Kvar institusjon har, på eige fritt grunnlag, skriva eit innlegg i høve til dette. Nedanfor ei samanfatning. Nes Jernverksmuseum Beslutningane vert flytta frå Næs til ei administrativ leiing som skal take hand om 6 avdelingar med svært varierande tema og stor geografisk spreiing. Ein er redd det kan verte mykje byråkrati, og at ressursar som burde brukast til drift og fagleg verksemd i staden går til å løne ei tung toppleiing. Dersom toppleiinga skal sitje på Langsæ og vere ein del av AAks, vil denne nærleiken kunne føre til særfordelar for AAks. Grimstad bys muser Eigarskapen til musea i Grimstad vil påverkast og endrast. Beslutningsnivået vert flytta frå Grimstad til det nye styret. Ei ytterlegare konsolidering vil inkludere Grimstad i eit større fagmiljø, med dei mogelegheiter det gjev. Ein fare er at det utviklar seg meir byråkrati. Musea i Grimstad må behalde den identiteten og den merkevara som er bygt opp gjennom åra. Aust-Agder kulturhistoriske senter Gjennom konsolideringa opphøyrer AAks i si noverande form og vert erstatta av to fagavdelingar, og staben inngår som del av ei felles administrasjons- og driftsavdeling. AAks ser også føre seg at dei i framtida skal yte tenester til dei øvrige avdelingane. Det gjeld, sitat: «administative og faglige IKT-oppgaver, organisering av forskningsarbeidet, markedsføring, nettredaskjon, konservering og fylkesmagasin for gjenstander.» Lokale museum AAks har ansvar for kan verte overflytta til ein museumsteneste om den vert etablert. Ein stor museumsorganisasjon i Aust-Agder vil styrke fagmiljøet, og gjere oss betre i stand til å løyse oppgåvene. Det er viktig at dei arkivfaglege oppgåvene framleis er godt synleggjort og ikkje forsvinn imellom alle museumsavdelingane. 28

AAks har knappe ressursar, og med konsolideringa er det ein stor fare for at AAks som den største må tilføre ressursar til dei tre andre institusjonane dersom det ikkje vert ein betydeleg tilførsel av ressursar til den nye organisasjonen. Setesdalsmuseet Ei ytterlegare konsolidering i Aust-Agder vil ha store positive ringverknadar for museumsarbeidet i Setesdal og Aust-Agder. Ein klar føresetnad er sjølvsagt at ein klarer å bygge ein organisasjon som maktar å famne heilskapen og sjå til at alle avdelingar får del i rikare tilgang på ressursar og kompetanse. Fagmiljøet må vidareutviklast, og kompetansen styrkjast. Den identiteten og merkevara Setesdalsmuseet har vorte kjent for, må takast vare på. Setesdalsmuseet er i dag ein svært solvent institusjon. Det er viktig at museet fortset å vere det, og at den positive utviklinga for institusjonen held fram.

NAMN

Den nye institusjonen har Aust-Agder som verkefelt. Han skal utføre museumsog arkivfaglege oppgåver og tenester i fylket. Namnet på den nye institusjonen bør ut frå dette vere:

Aust-Agder Museum og Arkiv IKS (AAMA)

Kvar avdeling kan marknadsføre seg sjølv under eige namn (jfr. Vestfoldmuseene).

TILRÅDING: • • • •

• •

•

Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS, Grimstad bys museer, Næs Jernverksmuseum og Setesdalsmuseet IKS blir slegne samen til ein institusjon. Den nye institusjonen blir oppretta og organisert som eit interkommunalt selskap i samsvar med lov om interkommunale selskap av 29. januar 1999 nr. 6. Namnet på den nye institusjonen blir Aust-Agder Museum og Arkiv IKS (AAMA). Den nye institusjonen blir organisert slik: o Avd. arkiv ved AAks, avd. museums og formidling ved AAks, lokalisering på Langsæ. Avd. Grimstad bys museer, lokalisering i Grimstad. Avd. Næs Jernverksmuseum, lokalisering Nes verk og avd. Setesdalsmuseet for Setesdalsregionen med hovudkontor på Bjugsbakk, Rysstad. o I tillegg blir det oppretta eiga avdeling for administrasjon som skal vere sam lokalisert med direktør. Det skal opprettast så snart råd er ei ny stilling som direktør på åremål. Når ny direktør er tilsett, og han i samråd med styret finn det nødvendig, skal det gjennomførast eit OU-program (program for organisasjonsutvikling av organisasjon i endring) for å sikre at den nye institusjonen kan handsame det samfunnsoppdrag slike institusjonar har. OU-programmet skal ikkje endre den grunnleggjande avdelingsstrukturen. Dei einskilde avdelingane AAks, GBM, NJ og SM skal være sikra tilstrekkelege fagressursar etter dei oppgåver dei er tillagt i tråd med føremålsparagrafen. Det skal opprettast avtalar mellom den nye institusjonane og dei einskilde eigedomselskap som sikrar institusjonen hensiktsmessig forvaltningsrett over eigedomselskapas samlingar og verdiar og som sikrar forsvarleg drift, vedlikehald og forsikring av eigedomselskapas samlingar og verdiar. AAks sine samlingar og verdiar blir ein del av det nye selskapet. AAks sine samlingar og verdiar kan ikkje flyttast frå Arendal, men enkeltobjekt frå samlingane kan plasserast ved andre avdelingar i tråd med museumsfaglege reglar.

I høve til plassering av direktør og administrasjon er det dissens i styringsgruppa

REFERANSAR

St. meld. 22 (1999-2000) «Kjelder til kunnskap og oppleving» (også kalla ABM-meldinga). Seinare har reforma blitt spesifisert. Stortingsmelding 48 {2002- 2003) Kulturpolitikk fram mot 2014. Stortingsmelding 49 (2008- 2009} Framtidas museum. Forvaltning, forsking, formidling. St.meld. nr. 24 (2008-2009) om nasjonal strategi for digitalisert bevaring og formidling av kulturarven. St.meld. nr. 7 (2012-2013} Melding til Stortinget, Arkiv. Det lille i det store. Gjennomgang av organiseringen ved Telemark museum, Telemarksforsking 2011. Museumsreformens betydning for museene i Møre og Romsdal, PWC 2012. Organisasjonsgjennomgang Vest-Agder-museet VAM, Sonconsult 2012. Næs Jernverksmuseum interne plandokument, selskapsavtaler/vedtekter og løyvingsbrev frå Kulturdepartementet 2012. Grimstad bys museer interne plandokument, selskapsavtale/vedtekter og løyvingsbrev frå| Kulturdepartementet 2012. Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS interne plandokument, selskapsavtale og løyvingsbrev frå Kulturdepartementet 2012. Setesdalsmuseet IKS interne plandokument, selskapsavtale og løyvingsbrev frå Kulturdepartementet 2012. Samanstilling og oversikt over selskapsforma IKS, A/S og stifting utarbeidd av juridisk rådgjevar Anne K. Lindseth, Aust-Agder fylkeskommune.

VEDLEGG

Vedlegg l.

Foreløpig forslag til selskapsavtale Det vert presisert atselskapsavtalen er eit utkast som vert bearbeida i den vidare prosessen. {Selskapsavtalen bør gjennomgåast grundigare, særleg når det gjeld §§ 5 og 13. Deltakaransvaret i § 2 må definerast. Maksimal ramme for låneopptak må bestemmast, jfr. § 4. Selskapsavtalen må kvalitetssikrast av jurist.)

§l Firma Aust-Agder Museum og Arkiv er eit interkommuna lt eigar- og driftsselskap- oppretta med heimel i Lov om interkommunale selskaper (l KS) av 29. januar 1999 nr 6. Selskapsavtalen gjeld i tillegg til lov om interkommunale selskap. l tillegg gjeld Forvaltningslova, Offentleglova og Arkivlova med forskrifter. Selskapet har hovudkontoret sitt i Arendal kommune.

§ 2 De/takarar og ansvar

Deltakarar er Aust-Agder fylkeskommune og kommunane Risør, Gjerstad, Vegårshei, Åmli, Tvedestrand, Arendal, Froland, Grimstad, Lillesand, Birkenes, Iveland, Evje og Hornnes, Bygland, Valle og Bykle. Deltakaransvaret tilsvarar eigardelen i selskapet.

§ 3 lnnskotsplikt

Fylkeskommunen og kommunane som er med gjev årleg eit tilskot til drifta av selskapet. Representantskapet reknar ut og fast set storleiken på tilskotet i samband med behandling av årsbudsjettet til selskapet. Tilskotet skal betalast med ein halvpart i januar og ein halvpart i juli månad kvart år.

§ 4 Låneopptak og garantitilsegn

lnnanfor ei maksimal ramme på ... millionar norske kroner kan selskapet ta opp lån til kapitalformål, konvertering av eldre gjeld og til likviditetsformål. Selskapet kan ikkje pantsetje eigedelane sine som sikring for økonomiske skyldnad er andre har. Låneopptak skjer i samsvar med IKS § 22 og tilhøyrande forskrifter.

§ 5 Formål

Aust-Agder Museum og Arkiv skal forvalte, drive og utvikle museums-, arkiv- og kulturminneverksemda i Aust-Agder i sa msvar med intensjonane i målsetjingsparagrafane til dei konsol iderte institusjonane og i samsva r med instruks for kulturminneseksjonen i AustAgder fylkeskommune. Aust-Agder Museum og Arkiv skal arbeide for at verdfulle kulturminne, bygn ingar, gjenstandar, arkiv og andre informasjonsberarar av historisk og administrativ verdi blir samla

inn, tekne vare på og gjort t ilgjengelege for allmenta, for forsking og for kulturelle og administrative formål. Aust-Agder Museum og Arkiv skal aktivt formidle samlinga ne til institusjonen og avta lepartane saman med historia og kulturarven i fylket slik at det frem jar velferda og dei demokratiske rettane til innbyggjarane. Dei museumsfaglege oppgåvene skal utførast i tråd med International Council of Museums (ICOMs) etiske retningsliner og i samsvar med nasjonale føringar. Dei arkivfaglege oppgåvene skal utførast i tråd med innarbeidde arkivfaglege prinsipp, etter Int ernational Council of Archives (ICAs) yrkesetiske retningsliner og i samsvar med lovverk, forskrifter og retningsliner. Aust-Agder Museum og Arkiv IKS skal: Gjennom forva ltning, forsking, form idling og publisering gjere Aust-Agders kultur og historie levande. Drive kunnskapsutvikling, forsking og formidling i museologi og arkivistikk. Hjelpe til med å auke den museumsog arkivfaglege kompetansen innanfor det samla kulturhistoriske og admin istrative oppgåvefeltet i Aust-Agder. Ve re faginstans for eigarane i museumsog arkivfaglege spørsmål. Ve re faginstans for eiga rane i forvaltning av kulturminna i fylket. Gjennom avtalar utvikle fagleg og administrativ kompetanse ved loka le museum og samlingar og arbeide for at lokale kulturm inne og loka l tradisjon bl ir te kne vare på. Ta vare på og formidle bygningar, bygningsmiljø, anlegg, kulturlandskap, hagebruk og andre kulturminne i fylket etter nærare avtale med eigarkommunane eller andre avtalepartnarar. Arbeide for å fremje kunnskap om og interesse for norsk jernverkshistorie. Arbeide for å fremje kunnskap om og interesse for livet og forfattarskapet til forfatta rane Knut Hamsun og Henrik Ibsen. Arbeide for å fremje kunnskap om og interesse for geologi og mineral i regionen. Samarbeide med lokale og regionale institusjonar, lag og foreiningar for å fremje dei faglege målsetjingane til institusjonen. Aust-Agder Museum og Arkiv har høve til å ta på seg betalte oppdrag for offentlege og private organ, og kan også administrere eksternt finansierte prosjekt innanfor sitt arbeidsfelt.

6 Representantskapet

Representantskapet er det øvste styringsorgan et for Aust-Agder Museum og Arkiv og fylkeskommunen og dei kommunane som er med utøver si styringsmakt i selskapet gjennom dette. Medlem ene i representantskapet med person lege varamedlemer blir val de av fylkestinget og kommunane sjølve for 4 år om gongen i samsvar med kommunevalperioden. Ein deltakar kan hal de nyva l i valperioden.

Representantskapet har 16 medlem er- ein medlem frå kvar deltakar. For gjeremåla og fullmaktene til representantskapet gjeld selskapsavtalen i t illegg ti liKS§ 6 (represent antskapet og samansetjinga av det),§ 7 (myndet til representantskapet),§ 8 (innkalling ti l møte i representantskapet) og§ 9 (saksbehandlinga i representantskapet). Representantskapet held kvart år eitt ordinært møte. Møtet skal haldast inn an utgangen av april månad. Innkalling og sakliste skal sendast til medlemene med minst 4 vekers varsel. Fylkeskommunen og kommunane som er med skal med same frist ha varsel om innkallinga og saklista. Ord inært representantskapsmøte behandlar: Overordna mål og retningsliner for drifta i den komande perioden Budsjett og økonomiplan Årsmelding og årsrekneskap

Når det er påkravt, behandlar representantskapet: Val av leiar og nestleiar l representantskapet Val av valnemnd Endring av selskapsavta len- med rekna opp løysing av selskapet Godtgjersler for verv i selskapet Val av styremedlem er og varamedlemer, val av leiar og nestleiar i styret Vedtak om reglement for representantskapet og valnemnda Styrevedtak om låneopptak Kjøp eller avhending av fast eigedom Val av revisor leia ren i representantskapet kallar inn representantskapet etter reglane i l KS§ 8. Saksbehandlinga i representantskapet følgjer regla ne i IKS § 9.

§ 7 Styret Styret har ansvaret for drifta av selskapet i samsvar med l KS §§ 10, 11, 12 og 13,

selskapsavta len og vedtak i representantskapet. lnnanfor ramma av selskapsavtalen og vedtak i representantskapet og styret, forpliktar styreleiaren AAMA med si underskrift. Styret har 7 medlemer som, med unntak av representantane for de i tilsette, blir valde for 4 år. Reglane i aksjelova§ 20-6 om kjønnsmessig fordeling i styret skal gjelde ved val t il styret. Av dei 7 medlem ene i styret skal del tilsette ha 2 styremedlemer med personlege varamedlem er som blir valde av og mellom dei tilsette, jf. l KS-lova§ 10, 9. ledd.

For dei 5 styremedlemene som blir valde av representantskapet skal det veljast 3 vararepresentantar i prioritert rekkjefølgje Dagleg lei ar eller nestleiar kan ikkje representere dei tilsette i styret. Styreleiar har møte- og talerett i representantskapsmøtet. For innkalling og saksbehand ling i styret gjeld IKS §§ 11 og 12.

§ 8 Oppgåvene

til styret

Styret skal normalt førebu og leggje fram dei sakene som skal behandlast i representantskapet. Styret tilset dagleg leiar. Styret vedtek instruks for arbeidet sitt. Styret ska l drive selskapet innanfor vedteke budsjett og i tråd med formålet til selskapet, selskapsavta len og vedtak i representantskapet. Styret skal sørgje for trygg rekneskapsføring og forvalting av formuen.

§ 9 Dag/eg leiar Aust-Agder Museum og Arkiv skal ha ein dagleg leia r som også er sekretær for styret . Dagleg leiar har møte- og talerett i styret og representa ntskapet. Elles gjeld IKS § 14 (dagleg leiar). Dagleg lei ar har tilvisingsrett innanfor vedteke budsjett og førebur normalt dei sakene som skal behandlast i styret.

§ 10 Selskapet og rettone til del tilsette Selskapet ska l vere medlem av arbeidsgjevarforeining. Dei tilsette ska l følgje den kommunale t ariffavtalen og selskapet skal sikre dei tilsette gjennom felles kommunal pensjonsordning.

§ l1 Rekneskap og revisjon Selskapet skal følgje dei kommuna le budsjett- og rekneskapsforskriftene. Selskapet skal ha revisor vald av representantskapet.

§ 12 A trekkje seg ut Dersom nokon av deltakarane ønskjer å trekkje seg ut, gjeld l KS§ 30 (uttreden) med dette unntaket: Ein deltakar kan med 2 års føregåande, skriftleg varsel seie opp deltakarforholdet sitt . Den delta karen som går ut av selskapet skal ikkje gjere krav på utløysingssum.

§ 13 Oppløysing For opp løysing gjeld l KS§ 32 så langt paragrafen passar og ikkje anna følgjer av denne paragrafen.

Ved oppløysing av selskapet skal alle eigedomar, bygningar, gjenstand ar, arkiv osb. tilførast den institusjonen i Aust-Agder som overtek ansvaret for eigedelane og gjeremåla til selskapets i samsvar med § 5 i selskapsavta len. Dersom eigedelane t il selskapet ikkj e blir overførde samla t il ny eining i Aust-Agder, skal eigedelar i samsvar med ansvarsområdet førast tilbake t il inst itusjonar som tilsvarar dei konsoli derande eininga ne dersom slike blir oppretta, alternativt t il Setesdalsmuseet Eigedom l KS, Grimstad kommune og Stiftelsen Næs Jernverksmuseum . Dersom det ikkje bli r oppretta institusjon tilsvarande Aust-Agder kult urhistoriske senter, skal samlinga r og fast eigedom som høyrer hit, inkludert samlingar og fast eigedom overført f rå Stiftelsen Aust-AgderArkivet og Stiftelsen Aust-Agder-Museet overførast til Arendal kommune, som ikkje kan omsetje vidare. Ku lturminneoppgåvene skal fø rast tilbake til fylkeskommunen eller det forva ltningsorganet som blir bestemt. l den grad desse retni ngslinene ikkje tek vare på forvaltninga av eigedelar og verdia r i samband med opp løysing, gjeld intensjonane i oppløysingsparagrafane til dei f ire institusjonane. Eltes skal kommunane som er med i selskapet sa man eller kvar for seg, ha en uavgrensa rett til å f å t ilbakeført eigedomar, bygningar, gjenstandar, arkiv osb. Overføring og eventuell tilbakeføring av eigedelane skal adm inistrerast og overvakast av sentrale statlege organ. Gj elda til selskapet skal fordelast på deltakarane i forhold til deltakard elen i§ 2 i selskapsavtalen.

§ 14 Endring av selskapsavtalen For endringar i selskapsavtalen gjeld l KS § 4.

Vedlegg 2.

FORSLAG TIL INSTRUKS FOR VALNEMND l samsvar med § 7 i lov om interkommunale selskap skal representantskapet velje ei valnemnd . Valnemnda skal ha ein leiar pluss to medlemer- til saman 3. Leiaren har sekretæransvaret Oppgåva til val nemnda er å leggje fram for representantskapet forslag til val av: • Selskapet sin revisor •

Styre- og varamedlemer

•

Styreleiar og nestleiar

Formelle krav til val av styre: § 10 i lov om interkommunale selskap og aksjelova § 20-6 representasjon av begge kjønn. Tal på styremedlemer og varamedlemer Styret skal ha 7 medlemer og 5 varamedlemer av desse to medlemer og to varamedlemer valde av og mellom dei tilsette. Varamedlemene blir valde i prioritert rekkjefølgje og er ikkje personlege varamedlemer. Kompetanse som bør vere representert i styret Valnemnda skal freiste å finne fram til kandidatar som kan ta vare på kompetansebehovet til styret i samsvar med desse punkta: •

Styrearbeid og leiing (dette er særs viktig for styreleiar)

•

Om lokal forankring

•

Økonomistyring

•

Politikk og forvaltning

•

Marknadsføring, sal og reiseliv

•

Kulturhistorisk, teknisk-naturvitskapleg og eller forsking

•

Forretningsdrift og næringsliv

•

Media og mediahandtering

•

Mangfaldskompetanse

•

Internasjonal erfaring

Generelle krav til alle styremedlemer: Genuin interesse for formålet til institusjonen Aksept for at styret har ansvar for heilskapen God forståing i høve til styret sitt ansvar og rolle

Val nemnda bør leggje vekt på at styreleiar har erfaring frå styrearbeid og/ eller leiing av organisasjo nar eller instit usjonar med tilsvaran de storleik og kompleksitet . Sty releiaren skal vere samlande. Det kan vere ein fordel at styreleiaren ikkje representerer nokon av eigarane.