Magna Charta the interviews Schiphol 037 by Academie voor de Rechtspraktijk

THE

page

CHARTA

ISSUE 037 • december 2016

MAGNA

INTERVIEWS

E XCLUS IVE F L O O R TJ E J A N S E N , ANNE HUSTINX, R E N E E N A U TA , R E N É VA N D E K L A S H O R S T OVER HET EEUWIGE DILEMMAMANAGEMENT VAN DE COMPLIANCE OFFICER.

page

MAGNA CHARTA THE INTERVIEWS FEATURES

page

6&7

page

12&13

page

14 &15

page

16 &17

EDITORS

LETTER

WHO IS F LO O RTJ E JA N SEN WHO IS ANNE HUSTINX WHO IS RENEE NAU TA

page

18 &19

page

21t /m39

page

40t /m43

WHO IS R E N É VA N D E K L A S H O R S T

THE

INTERVIEW I S S U E 0 3 7 • D E C E M B E R 2 016

QUESTIONS AND ANSWERS

page

VO O RW O O R D C O M PLI A N C E K RI J GT I N N ED ER L A N D D E L A AT ST E JA R EN ST EED S M EER A A N DAC H T. D E T ER M W O R DT PRI M A I R G E B RU I K T VO O R D E N A L E V I N G VA N W E T- EN R EG ELG E V I N G D O O R B ED RI J V EN . D O O R C O M PLI A N C E G O ED G ER EG EL D T E H E B B EN ZI J N C O M PLI A N C ERI SI C O â&#x20AC;&#x2122; S B E T ER T E B EH EER S EN EN K A N M O G ELI J K E S C H A D E VO O R KO M EN O F B EPER K T W O R D EN . OP SCHIPHOL SPRAKEN WE MET JURISTEN VAN DRIE BEDRIJVEN U I T V ER S C H I L L EN D E S EC TO R EN EN EEN A DVO CA AT OV ER H E T B EL A N G VA N C O M PLI A N C E EN OV ER I N T ER PR E TAT I E VA N H E T B EG RI P C O M PLI A N C E . O PVA L L EN D DA A R B I J I S DAT ER C O N S EN SU S B ESTO N D OV ER H E T F EI T DAT C O M PLI A N C E N I E T EN K EL G A AT OV ER N A L E V I N G VA N R EG EL S , M A A R OV ER C U LT U U R , I N T EG RI T EI T EN G ED R AG . L EES H E T I N T ERV I E W I N D I T M AG A ZI N E! W I J W EN S EN U V EEL L EES PL E ZI ER . M E T V RI EN D ELI J K E G R O E T, E T I EN N E VA N B L A D EL D I R EC T EU R ACA D E M I E VO O R D E R EC H T S PR A K T I J K

page

WHATEVER THE WORLD THROWS AT YOU, TAKE IT ON

www.avdr.nl

page

F L O O R TJ E J A N S E N

F L O O R TJ E J A N S E N (19 7 8 ) B E G O N H A A R C A R R I È R E A L S R A I O ( R E C H T E R L I J K AMBTENA AR IN OPLEIDING) EN WERK TE OOK BIJ DE RA AD VOOR DE R E C H T S P R A A K . D A A R N A H E E F T Z I J D E O V E R S TA P G E M A A K T N A A R H E T B E D R I J F S LEVEN. EERST BIJ VEOLIA TRANSPORT EN NU VOOR ZES JA AR BIJ DAF TRUCKS I N E E N Z E E R I N T E R N AT I O N A L E S E T T I N G . N A E N K E L E J A R E N A DV I E S T E H E B B E N G E G E V E N I N H E T K A D E R VA N D I S T R I B U T I E - R E L AT I E S , I N T E L L E C T U A L P R O P E R T Y, P R O D U C T L I A B I L I T Y E N M E D E D I N G I N G S R E C H T, A D V I S E E R T Z I J N U R O N D O M A L L E S WAT M E T M A R K E T I N G E N S A L E S T E M A K E N H E E F T ( T R U C K S , PA R T S , C O M P O N E N T S , R E PA I R A N D M A I N T E N A N C E , U S E D T R U C K S , A F T E R M A R K E T, C R E D I T ) . E E N Z E E R BREDE EN DIVERSE PRAKTIJK. ZOALS BIJ ALLE JURISTEN, WORDT COMPLIANCE EEN STEEDS GROTER ONDERD E E L VA N H A A R W E R K . F L O O R TJ E V E R Z O R G T D E I N T E R N E T R A I N I N G E N O P H E T G E B I E D VA N T R A D E R E S T R I C T I O N S E N A N T I - B R I B E RY- L AW E N H E E F T E N K E L E G R OT ER E O N D ER ZO E K E N O P H E T G E B I ED VA N C O M PL I A N C E B I N N E N DA F GECOÖRDINEERD.

page

ANNE HUSTINX

A N N E (19 7 8 ) B E G O N H A A R L O O P B A A N A L S A DV O C A AT I N 2 0 0 4 B I J C M S D E R K S S TA R B U S M A N N . I N 2 0 0 8 S TA P T E Z I J O V E R N A A R D L A P I P E R , WA A R Z I J W E R K T E A L S A DV O C A AT O P H E T G E B I E D VA N A R B E I D S R E C H T E N M E D E Z E G G E N S C H A P S R E C H T. L AT E R M A A K T E Z I J D E O V E R S TA P N A A R D E M & A - P R A K T I J K VA N D L A PI PER . S I N D S 2 0 14 W E R K T Z I J A L S C O M PA N Y S E C R E TA R Y E N L E G A L C O U N S E L B I J S C H I P H O L G R O U P. I N D E Z E R O L A D V I S E E R T Z I J D E D I R E C T I E E N D E R A A D VA N C O M M I S SA R I S S E N OV ER U I T EE N LO PE N D E G OV ER N A N C E-V R A AG STUKKEN, IS ZE BETROKKEN BIJ BENOEMINGEN EN BELONINGSKWESTIES EN I S Z E A A N S P R E E K P U N T V O O R D E A A N D E E L H O U D E R S V A N S C H I P H O L G R O U P. D A A R N A A S T A D V I S E E R T A N N E O N D E R M E E R O V E R M E D E D I N G I N G S R E C H T, O N D E R N E M I N G S R E C H T, F I N A N C I E R I N G E N E N C O M P L I A N C E .

page

R E N E E N A U TA

R E N É E B E G O N I N 19 8 6 H A A R L O O P B A A N A L S A DV O C A AT B I J L A G R O A DV O C AT E N IN WOERDEN. NA RUIM DRIE JA AR KOOS ZIJ VOOR EEN GEHEEL ANDERE R I C H T I N G D O O R I N D I E N S T T E T R ED E N VA N D E ER A S M U S U N I V ER SI T EI T T E ROT TERDAM. DA AR HIELD ZIJ ZICH MET NAME BEZIG MET BURGERLIJK PROCESR E C H T E N H E T DA A R A A N G E R E L AT E E R D E VA K R E C H T S P R A K T I J K I N C I V I E L E Z A K E N . U I T D I E T I J D S TA M T H A A R M E D E W E R K I N G A A N D E K L U W E R - S E R I E T E K S T & C O M M E N TA A R . I N 2 0 0 2 M A A K T E Z E D E O V E R S TA P N A A R H E T B E D R I J F S L E V E N E N G I N G A A N D E S L A G B I J E E N S TA FA F D E L I N G VA N I N G B A N K N .V. . M O M E N T E E L W E R K T Z E B I J DE A FDELI N G G LO BA L LEG A L A FFAI RS A L S LEG A L C O U N SEL . DE ZE A FDELI N G V E R Z O R G T O . A . D E R A P P O R TA G E VA N L E G A L C L A I M S E N D E S I G N A L E R I N G VA N NIEUWE TOEZICHT WETGEVING ALSMEDE DE ADVISERING OVER NIEUWE COMPLIANCE POLICIES. RENÉE IS DA ARBIJ OOK LOCAL COMPLIANCE OFFICER. VERDER WAS ZIJ E N I G E JA R E N M ED E W ER KS T ER VA N H E T T I J D S C H R I F T VO O R C O M PL I A N C E .

page

R E N É VA N D E K L A S H O R S T

R E N É VA N D E K L A S H O R S T (19 5 8) VO E R T E E N G E VA R I E E R D E O N D E R N E M I N G S R EC H TELIJKE ADVIES- EN PROCESPRAK TIJK BIJ PELS RIJCKEN & DROOGLEEVER FORT U I J N . C O R P O R A T E G O V E R N A N C E , P U B L I E K P R I V A T E S A M E N W E R K I N G , ( C O R P O R AT E ) L I T I G AT I O N , D E A A N S P R A K E L I J K H E I D VA N F I N A N C I Ë L E I N S T E L L I N G E N , F I N A N C I E R I N G E N ‘ R ES T R U C T U R I N G’, VO R M E N D E K ER N VA N R E N É’ S PR A K T I J K . H I ER B I J R I C H T HIJ ZICH OP ONDERNEMINGEN, MA AR OOK OP OVERHEDEN EN TOEZICHTHOUDERS I N V E R S C H I L L E N D E S E C T O R E N ( E N E R G Y, F I N A N C I A L E N T R A N S P O R T ) . R E N É I S C A P TA I N VA N L E G A L T E A M S VA N P E L S R I J C K E N I N D I V E R S E ‘ M U LT I M I L L I O N L I T I G AT I O N S ’ V O O R C O R P O R AT E S . V A N 2 0 0 2 T O T 2 0 0 8 W A S R E N É B ES T U U R SVO O R Z I T T ER VA N PE L S R I J C K E N E N V ER A N T W O O R D E L I J K V O O R H E T O N D E R N E M I N G S B E L E I D E N D E S T R AT E G I E VA N H E T K A N T O O R .

page

THE

INTERVIEW HET EEUWIGE DILEMMAMANAGEMENT VAN DE COMPLIANCE OFFICER: JURIDISCH MAG HET, MAAR WILLEN WE HET OOK?

Door: Etienne van Bladel

De maatschappij legt het gedrag van grote bedrijven steeds meer onder een vergrootglas. De weten regelgeving wordt strenger maar ook de angst voor reputatieschade neemt toe. Het werk en de positie van de compliance officer wordt daarom steeds belangrij-

ker. Hoe bewegen de compliance experts zich in het steeds dichter wordende woud van regels en gedragscodes? En waar ligt de grens tussen het beschermen van werknemers en het bedrijfsimago en het hinderen van de business?

page

Laten we beginnen met een vraag naar de betekenis van de term: kan compliance worden opgevat als gedrag binnen het normatief kader of is compliance gelijk aan de correcte naleving van wetten en regelgeving?

Anne Hustinx, secretaris van de directie en de Raad van Commissarissen bij Schiphol Groep, hoeft daarover niet lang na te denken: “Wat mij betreft absoluut het eerste en ik denk ook dat dit een van de belangrijkste pijlers is binnen het compliance programma zoals we dat binnen Schiphol hebben. Natuurlijk gaat compliance over naleving van weten regelgeving, maar gedrag is het allerbelangrijkste. Die opvatting moet ook op die manier uitgedragen worden, eerst en vooral door het senior management, vanwege de voorbeeldfunctie dat zij heeft. De afgelopen tijd hebben wij veel initiatieven genomen rondom dat gedrag, met name op het gebied van de integriteit. We zijn daarin een speciaal programma begonnen, dat heet Mind your Step. We hebben verschillende dilemmasessies georganiseerd en een spel ontwikkeld. Met behulp van aansprekende voorbeelden proberen we de noodzaak van juist gedrag onder de aandacht te brengen, ook op de werkvloer.”

Renée, wat is de opvatting van ING hierover?

“Allereerst wil ik opmerken dat ik hier op persoonlijke titel zit en dus niet de opvatting van ING verkondig. Voorzover ik kan zien, wordt er ook binnen de bank naar compliance gekeken als gedrag binnen een normatief kader,” antwoordt Renée Nauta, senior legal counsel bij ING Bank NV. “Een paar jaar geleden boden we een training aan met de toepasselijke titel ‘Legal but Harmful ‘. Vrij vertaald betekent dit: juridisch is het allemaal toegestaan, maar wil je dit ook vanuit een moreel standpunt? De training ging vooral over ethische vraagstukken: wil je met bepaalde deals of met bepaalde bedrijven geassocieerd worden? Wij kijken dus in een ruim verband naar dat normatief kader, waarbij je kunt zeggen dat dit kader zelf steeds strikter wordt.”

Grijs gebied Kun je een voorbeeld geven van dat strikter worden?

“Vanuit een juridisch standpunt is er eigenlijk geen beletsel. Misschien is er sprake van een grijs gebied, maar daar willen we ons als bank sowieso niet in begeven. Wij zijn in dat opzicht altijd heel behoudend geweest. Maar nu zeggen we veel eerder: het kan wel, maar willen we het ook? Willen

page

we negatief in het nieuws komen als eventueel érgens iets mis zou gaan? Met andere woorden: we hebben meer oog dan vroeger voor het effect van onze daden; we zijn meer beducht geworden voor reputatieschade.”

Wordt er ook al niet veel voorgeschreven vanuit de toezichthouders?

“Ja, dat gedrag komt natuurlijk niet zomaar ergens vandaan, want we hebben in de financiële wereld te maken met externe regelgeving die al heel oud is. Compliance is niet alleen een zaak van eigen invulling, maar wordt mede voorgeschreven door de financiële wereld. Verder vindt invulling plaats door de verwachtingen van de maatschappij.”

Niet helemaal gewenst gedrag Floortje, wordt er bij DAF net zo over gedacht of anders?

“Compliance is zeker breder dan inderdaad alleen maar de naleving van wetten en regelgeving,” vindt Floortje Jansen, senior legal counsel bij DAF Trucks NV. “Je ligt als bedrijf toch onder het vergrootglas van de buitenwereld. Inderdaad, reputatieschade ligt op de loer. Bij het zaken doen focus je als bedrijf dus niet alleen op het voldoen aan de wetten en regels maar ook op de gewenste uitstraling, gewenst gedrag. Past dit binnen ons imago? Willen we dit uitdragen?” Renée Nauta vult aan dat het normatieve kader tegenwoordig niet langer nationaal maar supranationaal is, en dat daardoor de nadruk nog meer op het gedragsaspect is komen te liggen. “In dat kader worden op regelmatige basis medewerkers door het gehele bedrijf heen geïnterviewd om te achterhalen hoe men zich in de organisatie gedraagt en wat de cultuur is.”

Integriteitsinbreuken

page

René, hoe ziet een kantoor als Pels Rijken compliance? Hoe wordt hierover gedacht binnen de advocatuur?

“Wij zijn in de eerste plaats natuurlijk gebonden aan zeer strikte beroepsregels,” verduidelijkt René van de Klashorst, advocaat bij Pels Rijcken & Drooglever Fortuyn. ”Die moet je naleven, alsof het basale fatsoensregels zijn. In de praktijk van de advocatuur is compliance voor ons heel breed en zijn de issues waarmee wij te maken krijgen eigenlijk altijd integriteitskwesties. Dat zijn dus incidenten. Neem bijvoorbeeld een president-directeur die een aanbesteding niet goed doet, zoals vorig jaar die van NS vorig jaar overkwam. Zo’n zaak ontploft dan tot een integriteitsinbreuk van een staatsdeelnemer en een monopolist. Door iedereen wordt dat als heel kwalijk gezien en de betrokken bedrijven worden dan ook echt aangepakt.

page

De president-directeur is ontslagen en zo’n beetje met pek en veren weggestuurd. Denk ook aan Volkswagen, denk aan Shell met Nigeria, denk aan alle kartels die nu opgerold worden. Er zijn talloze voorbeelden van integriteitsinbreuken en ze komen voor bij bedrijven die integer zijn, die een eigen compliance officer hebben. Het zijn niet de minste bedrijven die in zulke problemen komen, en ze komen dat omdat er ergens een medewerker te gretig wordt of te veel wil verkopen. Het is altijd menselijk gedrag: gretigheid, hebzucht, greed – om het modewoord te gebruiken - waardoor het fout gaat. Denk aan de derivatenhandel. Het waren banken, die deze onnutte en zeer dure producten die zoveel schade hebben veroorzaakt, verkochten, nota bene aan mkb’ers, aan de Social Housing Corporations. Vestia had voor 22 miljard aan derivaten op zijn balans staan, waarvoor het 5 miljard had geleend. Dat kán geen

beloond. In het bedrijfsleven wordt het gehonoreerd als je commercieel succesvol bent en dat is dus een inherente prikkel om net iets verder te gaan dan misschien moet.” Floortje Jansen vindt deze scheiding wat zwart-wit: “Ook in het bedrijfsleven wordt bij de beoordeling bewust stilgestaan bij compliance. Compliance incidenten komen overal voor. Het gros van de mensen wil op het rechte pad blijven, maar op een gegeven moment denken sommigen: dit kan misschien nog wel en vaak is dat dan zo, maar vanaf dan glijden ze steeds verder af naar een punt waar het moeilijk wordt om de overstap naar juist gedrag nog te maken. De gelegenheid en de situatie zorgen ervoor dat mensen in situaties komen waarin ze makkelijk fouten maken. Terwijl ze in wezen slechts goed willen doen.”

Altijd maar een pasklaar antwoord

rentehedge zijn, dat was hebzucht. Soms komt het in combinatie met dommigheid, maar meestal is het pure hebzucht waardoor er een compliance issue ontstaat.”

Renée Nauta geeft een voorbeeld: “Stel - hypothetischeen werknemer reist naar een land waar je de grens niet overkomt als er geen bankbiljet in het paspoort zit. Dat mag gewoon niet, is volstrekt onacceptabel, maar als die werknemer daar twee dagen bij die grens heeft zitten puffen, gaat hij toch anders denken over dat verbod. Het is natuurlijk heel makkelijk zo’n regel te verzinnen op een koel Europees hoofdkantoor, maar op een stoffig krukje in de rimboe zie je er het nut niet meer zo van in. Dus het begint met awareness en met het bespreekbaar maken van dit soort casussen. De extraterritoriale anti-bribery regelgeving van de VS en het Verenigd Koninkrijk is zeer strikt. Doen we dan helemaal geen business meer met dergelijke landen? Dat willen de jongens van de commerciële afdeling weer niet. Nou, dat zijn nu van die typisch compliance-achtige kwesties. Ik vind het lastig om daar een pasklaar antwoord op te hebben. In theorie is het makkelijk, in de praktijk is het moeilijk.”

Ik hoorde al: soms mag het juridisch Hebzucht en dommigheid, zeg je, maar wel of is het een grijs gebied. Waarom moet de compliance officer dan per se je ziet dat veel multinationals, met een jurist zijn? toch voldoende specialisten in dienst om dergelijk gedrag te corrigeren toch Voor Floortje Jansen is dat inderdaad niet per definitie de fout in gaan? nodig. “Er moet weliswaar een achtervang zijn in de “Noem het dan commerciële gedrevenheid, dat is een minder beladen term. Mensen worden beloond als ze commercieel succesvol zijn. Dan krijgen ze promotie, een bonus, meer salaris, dus er is binnen het bedrijfsleven een enorme prikkel om commercieel succesvol te zijn. Dat is het verschil met de non-profit en de overheden. Daar heb je een andere prikkel, word je op een andere manier

juridische afdeling voor de juridische finesses, maar een compliance officer moet meer in zijn mars hebben dan een juridische vorming. Het gaat erom een gedragsverandering, een cultuurverandering te bewerkstelligen. Daar zijn wij als juristen niet per se in getraind. Daarnaast is het belangrijk op een procesmatige manier alles ineen te steken, om ervoor te zorgen dat een groot gedeelte van

page

de fouten al voorkomen wordt door de processen zelf. Ook daarin zijn wij nu niet bepaald gespecialiseerd. Daarom denk ik dat een compliance officer vooral zicht moet hebben op wat er in de business gebeurt.” Renée Nauta is van mening dat compliance officers geen juristen hoeven te zijn maar wel nauw moeten samenwerken met de afdeling legal. “Juristen hebben vaak die extra awareness: het mag wel, maar willen we het ook? Het

page

kan in veel gevallen nuttig zijn als een kwestie besproken wordt met de compliance officer én de bedrijfsjuristen.“ Floortje Jansen antwoordt dat in sommige sectoren het gewicht van de juridische afdeling hoger is dan in andere. “Naarmate de sector meer gereguleerd is, wordt de juridische functie zwaarder. Kijk naar de financiële wereld: die is zwaar gereguleerd, overspoeld met erg ontoegankelijke regelgeving die notabene ook nog om de haverklap ver-

Casusposities bespreken Mag ik daar op doorgaan? En dan zal ik bij Floortje beginnen. Wat betekent compliance dan concreet en sec voor DAF?

“Compliance wordt voor ieder bedrijf een steeds belangrijker item op de agenda. Dat betekent dat je in je trainingen, in je processen bezig moet zijn met het veranderen van de cultuur in je organisatie. En dat is een lastig en langdurig proces waarin je nooit eens triomfantelijk kunt zeggen: nou, jongens, we hebben de eindstreep gehaald. Je blijft innoveren in het programma, methodes uitproberen om de mensen om wie het draait te bereiken. Op je vraag wat wij concreet doen, kan ik antwoorden dat we in alle business units compliance officers hebben. Dat zijn parttime functies van controllers die haarfijn weten wat er in de business gebeurt. Daarnaast hebben wij een chief compliance officer. Deze functie wordt binnenkort fulltime. En uiteraard hebben we manuals, net zo goed als korte folders en we houden zelfs quizzen, want die manuals.“

…die zijn te dik geworden?

andert. Dan krijg je noodzakelijkerwijs een veel juridischer vorm van compliance dan in een industriële sector waarin compliance vooral gericht is op de inkoop-, productie- en verkoopprocessen. Daarom is compliance ook een echt containerbegrip. Het betekent voor ieder bedrijf en iedere industrie net iets anders.”

“Ja, dat is het nadeel van een manual. Je moet simpelweg onder ogen zien dat zo’n omvangrijk document niet door iedereen gelezen wordt en in plaats daarvan een alternatief creëren dat wél makkelijk toegankelijk is. De manuals kunnen dan gebruikt worden als naslagwerk maar je hebt meer nodig om compliance tussen de oren te krijgen. Uiteraard hebben we e-learnings. Die bevatten compliance verklaringen, waarin we van een medewerker verlangen dat hij of zij niet aan omkoping doet, de mededingingsregels naleeft enzovoorts. Het hele rijtje. Met zo’n verklaring dwing je mensen zich persoonlijk sterk te maken voor een correct gedrag. Daarnaast organiseren we ook per compliance-onderwerp class-room trainingen waarin we aan de hand van casusposities dilemma’s bespreken en bestaan er per afdeling zogeheten decentrale compliance review boards. Iedere compliance officer organiseert eens in het half jaar een compliance review board met de key medewerkers binnen zijn afdeling. Daarin bespreken ze ook de zaken waar ze in de praktijk van alledag tegenaan gelopen zijn.”

page

Primair om integriteit En als ik dan even terugga naar de eerste vraag, Renée, wat betekent compliance concreet voor ING?

“Vorig jaar hebben wij de verplichte aflegging van de bankierseed gehad. Voordat we daaraan toekwamen zijn er e-learnings geweest plus uitgebreide sessies waarin de hoofdonderwerpen bij de kop werden genomen. Dat is eigenlijk de kern van de zaak. Bij compliance draait het primair om integer gedrag, integriteit en bij ING hebben we gezegd, dat je integriteit kunt opdelen in vier aandachtsgebieden, de zogenaamde conduct related integrity risks. Je hebt personal conduct en client conduct-related integrity risks. Bij het eerste kijk je vooral naar het persoonlijk gedrag van de werknemer. Bij client conduct heb je oog voor de integriteit van de klant. Tijdens het onboarding process wordt de nieuwe klant helemaal getoetst. Wat voor figuur is het? Heeft hij/ zij een link met terrorisme of witwas praktijken, etc. Zit hij niet in een business waar wij helemaal niks mee te maken willen hebben? Is het geen - ik noem maar wat - mensensmokkelaar? Het hele doopceel wordt gelicht en vervolgens ook nog alles in het verlengde daarvan. Ik heb nu maar twee van de vier aandachtsgebieden genoemd - die andere twee laat ik even hier buiten beschouwing - maar vervolgens krijg je door die opdeling in die vier integrity gebieden ook weer dwarsverbanden waar je naar moet kijken. Want organisational conduct, hoe je organisatie in elkaar steekt, is er ook een onderdeel van. Van de top van het bedrijf, de boardroom, tot en met het kantoor om de hoek, zit de bank vol met regels, risicoanalyses, processen die weer zijn terug te voeren op een van die vier integrity risks. Voor wie dat wil, zijn er uitgebreide analyses en enorme spreadsheets te maken. Als juristen zitten wij niet direct in de business, maar personal conduct gaat ook ons aan. Dat betekent bijvoorbeeld dat je niet je schuldig mag maken aan insider trading, aan handelen met voorkennis. Hoe ga je dat nou dichttimmeren? Om te beginnen wordt iedereen op de hoogte gesteld van wat niet mag. Tevens worden analyses gemaakt: welke mensen hebben toegang tot koersgevoelige informatie? Die personen krijgen een extra instructie, moeten een statement tekenen. Afhankelijk van waar je zit, krijg je een zwaarder of een lichter regime. Die statements worden in een database opgeslagen. Als je aandelen hebt, moet je die op een ING-rekening aanhouden. Wil je daarmee gaan handelen, dan moet je dat altijd via een daarvoor opgericht team binnen ING doen. Dat team checkt jouw naam direct op de lijst:

page

die juffrouw werkt bij de afdeling juridische zakenwaar inside information aanwezig is, kan nu niet handelen, want er speelt dat en dat en dat. En ‘dat’ kan te maken hebben met een businessdeal van een van de klanten, maar ook met een fusie waarin ING betrokken is. De restricties zijn dus stevig. Elk kwartaal krijg de manager een overzicht van medewerkers en de voor hen geregistreerde regelingen Als het niet klopt, wordt de betrokken manager daarop aangesproken.”

Enorme risicoadministratie Het klinkt naar een gigantische hoop extra werk..

“Het is in feite een enorme risicoadministratie die niet alleen in woorden beleden wordt, maar ook in daden. Op een gegeven moment duizelt het je. En we moeten ook nog kunnen aantonen dat de controles die we hebben daadwerkelijk effectief zijn. Bovendien moeten we als juristen proberen het behapbaar te houden, ondanks die enorme hoeveelheid regels, waarbij Nederland als een haantje de voorste vaak ook nog eens vooruitloopt op wat er uit Brussel over ons heen komt.”

Je krijgt het nooit helemaal waterdicht, denk ik, want het blijft menselijk gedrag. Maar het gaat gewoon ook over good business: een integere onderneming die integer onderneemt. Uiteindelijk word je daarop afgerekend, uiteindelijk zullen die contractspartners dat ook van je verlangen. Wanneer jij je bezighoudt met oneerlijke bedrijfsvoering, op welke manier dan ook, krijg je op den duur bad business en een slechte reputatie. Maar terug naar de eerste vraag: Anne, wat betekent compliance concreet voor Schiphol? “Voor ons zou ik het willen omschrijven als integer handelen en het beschermen van de belangen van de onderneming. Voor Schiphol zijn die belangen soms andere dan commerciële. Wij zijn een staatsdeelneming en wij hebben ons op een bepaalde manier te gedragen in het maatschappelijk verkeer. Daarin past ook zeker de afweging: juridisch mag het, maar moeten wij dit willen? Die compliance verklaringen hebben wij overigens niet.” René van de Klashorst ziet een apart dilemma voor Schiphol: “Er is een groot risico in gedrag van andere

page

3 25 3

page

partijen, bijvoorbeeld de douaneactiviteiten, de veiligheid, de bewaking, de drugssmokkel die mogelijk is. Dat valt allemaal onder aparte staatsoperaties; dat doet de douane, de marechaussee, niet het personeel van Schiphol, terwijl het jullie bedrijf wel wordt aangerekend als er iets mis gaat.” “Wij hebben natuurlijk wel een grote verantwoordelijkheid in de keten,” antwoordt Anne Hustinx. “De beveiliging is een verantwoordelijkheid die wij als luchthaven hebben. Wij hebben dat uitbesteed aan verschillende partijen. En zo is het met veel dingen. Schiphol is een regie-organisatie. We hebben relatief weinig eigen personeel en heel veel externen die voor ons werken. Ook binnen compliance is dat een groot aandachtspunt. Hoe borg je dat jouw partners ook compliant zijn?”

Waarom zou het mij als klant eigenlijk kunnen schelen of jullie compliant zijn? Vraagt een klant er überhaupt wel eens naar?

De codes of conducts vliegen over en weer

Ik kan me dat nog enigszins voorstellen in het geval van organisaties als ING en Schiphol, maar voor DAF zal dit toch niet gelden?

page

“Overheden lopen daarin wat voor op het bedrijfsleven. Overheden willen aan hun dienstverleners opleggen dat ze compliant zijn met bijvoorbeeld regels op het gebied van sekseonderscheid en minderhedenonderscheid. Discriminatie bewijs je met statistieken. Als vijf procent van de bevolking tot een minderheid behoort en jij hebt geen vijf procent minderheden in jouw workforce, dan ben je dus eigenlijk aan het discrimineren. Geen vijftig procent vrouwen op je kantoor? Daar kan een vraag over komen. Dat soort misschien een beetje botte criteria wordt steeds meer op je bedrijf losgelaten.”

“Toch wel,” reageert Floortje Jansen. “Het heeft met je reputatie te maken, maar ook met de drang van bepaalde bedrijven zich op een bepaald niveau te positioneren. Die willen alleen maar afnemen van partijen waar ze vertrouwen in hebben. Dat geldt net zo goed voor ons. Wij doen

in de keten hetzelfde in onze inkooporganisatie. De codes of conducts vliegen over en weer, om het maar zo te zeggen. Dat is langzaamaan wel standaardpraktijk geworden.”

Maar moet je het dan ook helemaal van A tot Z reguleren? Als ik een transportmiddel wil aanschaffen is de goede reputatie van het bedrijf toch genoeg?

“Als je het niet doet, als je blijkt in te kopen van een bedrijf dat zich schuldig maakt aan kinderarbeid of iets dergelijks, heb je in één klap een slechte reputatie en bad business voor jezelf. Je moet er volgens mij één keer goed over nadenken en het dan in één keer helemaal regelen.”

Maar dankzij die kinderarbeid heb ik als klant wel de beste deal met die trucks. Ik ben spekkoper…

“Daarom. Daarom is het zo gevaarlijk, een bedrijf dat zich niet aan de regels houdt, kan wellicht op de korte termijn goedkoper leveren, maar op de lange duur ga je failliet. Mensen willen geen producten waarvan ze weten dat deze bijvoorbeeld gemaakt zijn door kinderarbeid, met bloedgeld of in strijd met de algemeen geaccepteerde regels en regelgeving. “

On board en off board Tenslotte, compliance, hoe maak je het af tussen risk and legal? René van de Klashorst, mag ik jou het woord geven?

“In mijn waarneming wordt compliance naast risk and legal ingericht. En risk is weer iets anders dan legal. Legal is meer een staffunctie, risk loopt door de hele lijn en compliance moet dat ook doen, anders mis je punten. Risk, legal en compliance zijn drie verschillende functies, dus die moeten op elkaar aansluiten. Uiteraard komen ze bij de Raad van Bestuur samen. Ik denk dus dat je die convergentie eerst op dat niveau moet organiseren. En zorg voor een juridisch inzicht binnen die Raad van Bestuur. Dat inzicht kan een secretaris heel goed leveren. Helaas zitten er steeds minder juristen in de bestuurskamer en dat vind ik een gevaarlijke ontwikkeling in een samenleving en economie die veel meer gereguleerd zijn dan vroeger.”

Anne, hoe denk jij daarover?

“Bij ons zijn risk, legal en compliance zeker drie verschillende functies, maar we bakenen ze niet strikt af. Wat ons

page

betreft is compliance een heel groot onderdeel van risk. Op Schiphol loopt dat ook wel door elkaar heen. Onze directeur legal is bijvoorbeeld ook onze corporate compliance officer. Ik denk net als René dat het heel belangrijk is dat er iemand in de board zit die affiniteit heeft met juridische zaken, maar tegelijk lijkt het me niet per se nodig is dat dit een chief risk of legal officer is. Bij ons wordt dit aspect heel sterk geborgd door onze CFO. Zij heeft er een heel scherp oog voor.”

Floortje, hoe is dat bij DAF georganiseerd?

“Het zijn bij ons drie verschillende functies. Wij zitten nu in de transitiefase om ook compliance apart neer te zetten. Dat bleek niet langer te handhaven als parttimefunctie. Dat leidt dus ook tot een aparte chief compliance officer. Ik denk dat de directe lijn naar boven toe belangrijk is. Bij ons zit legal standaard in de board, inderdaad als secretary, en je merkt dat zuiver door het feit van die aanwezigheid alleen al de mogelijkheid bestaat invloed uit te oefenen, in te grijpen.”

En Renée, tenslotte, bij de ING?

“Ik denk dat het bij ons wel vergelijkbaar is. We hebben geen jurist in de board, maar zowel het hoofd compliance, als de general counsel zitten vlak onder de board en als zich iets voordoet, zijn de lijnen kort. Dan staan ze ook zó op de stoep om daar uitvoerig over te praten.” Een ding hebben alle complianceschandalen gemeen. Ze zijn allemaal ooit begonnen als een aarzelende stap naast het rechte pad. De grootste uitdaging van de compliance professionals is om compliance zo tussen de orden van de medewerkers te krijgen dat ze zich voor deze eerste aarzelende stap afvragen. Het is juridisch wellicht mogelijk, maar willen we dit ook?

page

QUESTIONS & ANSWERS

page

FLOORTJE JANSEN Hoe waarborgt u naleving van elementaire beginselen en grondrechten door uw handelspartners en in uw projecten? Als DAF willen wij zaken doen met handelspartners die dezelfde ethische normen en waarden hanteren in hun business als wij. Daarom hebben we in onze contracten een ethische paragraaf waarin we dit soort normen en waarden vastleggen en waarin ook de mogelijkheid tot auditen is verwerkt.

Heeft u een klokkenluidersregeling? En waarom wel of niet?

Ja, vanuit PACCAR, DAF’s moederbedrijf, is er al jaren sprake van een klokkenluidersregeling waarbij via een externe ethieklijn anoniem, wereldwijd en 24 uur per dag, schendingen van ethisch beleid anoniem gemeld kunnen worden. De nieuwe klokkenluidersregeling in Nederland stelt een paar specifieke eisen waar onze klokkenluidersregeling op aangepast wordt.

ANNE HUSTINX Hoe waarborgt u naleving van elementaire beginselen en grondrechten door uw handelspartners en in uw projecten? Schiphol kent een leverancierscode waar wij dergelijke beginselen in hebben geborgd.

Heeft u een klokkenluidersregeling? En waarom wel of niet?

Schiphol Group heeft een klokkenluidersregeling, al noemen wij dit liever ‘meldprocedure’. Deze is opgenomen in onze gedragsregels. Wij proberen medewerkers (en externen) te stimuleren om ongewenst gedrag te melden. Dit kan op diverse manieren, zowel intern (via leidinggevende, vertrouwenspersoon of bij de directeur corporate legal of de directeur corporate audit services) als extern, via een meldlijn (dit kan ook anoniem). Wij vinden het belangrijk dat onregelmatigheden gemeld worden.

page

RENEE NAUTA Hoe waarborgt u naleving van elementaire beginselen en grondrechten door uw handelspartners en in uw projecten?

Voordat ING met een nieuwe leverancier in zee gaat, moet deze door het Supplier qualification process. Dit omvat naast een financiële screening, ook de aftekening op de Sustainability principles zoals neergelegd in het VN Global Compact.

Heeft u een klokkenluiders regeling? En waarom wel of niet?

Ja, de Amerikaanse Sarbanes-Oxley Act (2002) verplichte beursgenoteerde ondernemingen een klokkenluidersregeling te hebben. Vanwege haar Amerikaanse activiteiten had ING daar direct mee te maken. Daarnaast dienen op grond van de Corporate Governance Code (art. II.1.7) ook in Nederland de Nederlandse beursvennootschappen nu over een klokkenluidersregeling te beschikken. ING Groep past deze bepaling toe en haar Klokkenluidersregeling is te vinden op de website van ING Groep (www.ing.com). Door die regeling kan elke ING werknemer zijn of haar klacht, al dan niet anoniem, aan een ‘Reporting Officer’ melden, zodat het verantwoordelijke management al het nodige kan doen in het geval van mogelijke overtredingen van interne of externe regelgeving of andere misstanden. ING vindt zelf zo’n regeling belangrijk in verband met een gezonde en integere bedrijfsvoering.

RENÉ VAN DE KLASHORST Heeft u een klokkenluiders regeling? En waarom wel of niet?

Ja, die hebben wij. Sinds 1 juli 2016 is de nieuwe wet Huis voor Klokkenluiders (HvK) in werking getreden. Alle werkgevers bij wie ten minste 50 personen werkzaam zijn, zijn wettelijk verplicht een interne meldregeling te hebben. Pels Rijcken voldoet aan deze weten regelgeving.

page

Colofon

Uitgave Redactie

Academie voor de Rechtspraktijk Etienne van Bladel AriĂŤn Pons Sharon Olivier van Genderen

Ontwerp en realisatie

Mark Pollema, Manon van Roosmalen en Eline van Roosmalen

Contactgegevens Academie voor de Rechtspraktijk Interne cursuslocatie Kasteel Waardenburg G.E.H. Tutein Noltheniuslaan 7 (navigatie: nr 1) 4181 AS WAARDENBURG T: 030-220 10 70 Traditionele cursussen T: 030-303 10 70 Webinar cursussen F: 030-220 53 27 E-mail: info@avdr.nl Advertenties Etienne van Bladel ISBN 9789462286375

page

They think we do BAD THINGS but we do them very well

page

49 2

If I lay face down on the ground, would you walk all over me? Have we learnâ&#x20AC;&#x2122;t What we set out to learn? well then love we will see.

Tom Smith

page

www.avdr.nl

page

this is magna charta