Uitvoeringsregeling relatiegeschenken
UPC Nederland
gewoon voor iedereen In Liberty Global’s Gedragscode zijn regels opgenomen over het accepteren en aanbieden van relatiegeschenken. Transparantie is erg belangrijk en staat dan ook centraal in dit beleid. Dit omdat de mogelijkheid bestaat dat er belangenverstrengeling optreedt. Lees daarom de Gedragscode er goed op na als je overweegt om relatiegeschenken te accepteren of aan te bieden. Los van onderstaande beleidsregels, blijf je er zelf verantwoordelijk voor dat je je houdt aan de Gedragscode.
A | Zelf inschatten (≤ € 50,-) B | Melden (€ 50,- tot € 100,-) C | Toestemming (≥ € 100,- en uitzonderingsituaties)
A | Zelf inschatten ( ≤ € 50,-) Je mag een relatiegeschenk zelf accepteren of aanbieden als deze naar jouw inschatting maximaal € 50,- bedraagt (zie ook paragraaf 5.19 Beleid Zakelijke Onkosten 2010). Let op: Het gaat om de waarde in het economische verkeer. Indien je binnen een maand meerdere relatiegeschenken accepteert/aanbiedt zal het totale bedrag per maand niet hoger mogen zijn dan het maximale bedrag van € 50,- per relatie. Bedraagt de totale waarde wel meer dan € 50,- in een maand, bepaal dan de totale waarde van de verschillende relatiegeschenken tezamen en kijk aan de hand van de regels hieronder of je: • moet melden (B: Melden); of • toestemming moet vragen (C: Toestemming). We verwachten dat je zelf een goede inschatting maakt van de waarde. UITZONDERINGEN: in sommige gevallen zal je - ongeacht de waarde van het relatiegeschenk! - toch om toestemmingmoeten vragen zoals hieronder beschreven onder punt C (“Toestemming”): 1. tijdens (her)onderhandelingen over een samenwerking met een partij, vlak voor of tijdens een bid procedure of als er andere kwesties lopen (zoals een gerechtelijke procedure); of 2. als je (maandelijks) repeterende relatiegeschenken accepteert/aanbiedt tot een max. € 600,- per jaar per relatie; of 3. check bij je leidinggevende of je niet tot een bepaalde groep behoort die uitgesloten wordt van het ontvangen/verstrekken van relatiegeschenken/evenementen.
Uitvoeringsregeling relatiegeschenken van UPC Nederland | 2
gewoon voor iedereen
B | Melden (€ 50,- tot € 100,-) Schat je in dat een relatiegeschenk meer dan € 50,- bedraagt maar minder dan € 100,-? Dan moeten je leidinggevende en de VP Public Affairs & General Counsel hiervan op de hoogte worden gesteld. Je kunt dit doen door middel van een (gestandaardiseerde) e-mail aan je leidinggevende met een cc aan de Management Assistent van je afdeling. Een format voor een dergelijke meldingse-mail vind je op onze interne website. De Management Assistent geeft eens per kwartaal een overzicht van alle meldingen door aan de VP Public Affairs & General Counsel. Wanneer één bedrijf relatiegeschenken (ongeacht de waarde) verstrekt aan meerdere personen binnen UPC (“showering strategy”) vermeld dit dan ook in je standaard e-mail. UITZONDERINGEN: in sommige gevallen zal je - ongeacht de waarde van het relatiegeschenk! - toch om toestemming moeten vragen zoals hieronder beschreven onder punt C (“Toestemming”): 1. tijdens (her)onderhandelingen over een samenwerking met een partij, vlak voor of tijdens een bid procedure of als er andere kwesties lopen (zoals een gerechtelijke procedure); of 2. als je (maandelijks) repeterende relatiegeschenken accepteert/aanbiedt tot een max. € 600,- per jaar per relatie; of 3. check bij je leidinggevende of je niet tot een bepaalde groep behoort die uitgesloten wordt van het ontvangen/verstrekken van relatiegeschenken/evenementen.
Uitvoeringsregeling relatiegeschenken van UPC Nederland | 3
gewoon voor iedereen
C | Toestemming ( ≤ € 100,- en uitzonderingssituaties) In de volgende situaties heb je vóóraf toestemming nodig van je leidinggevende én van de VP Public Affairs & General Counsel: 1. als het relatiegeschenk dat je van plan bent te accepteren of aan te bieden naar jouw inschatting € 100,- of meer bedraagt; of 2. als je van plan bent om relatiegeschenken te accepteren van of aan te bieden aan medewerkers of functionarissen van overheidsinstanties (incl. bedrijven waarin de overheid een meerderheidsbelang heeft); of 3. tijdens (her)onderhandelingen over een samenwerking met een partij of als er andere kwesties lopen (zoals een gerechtelijke procedure); of 4. als je (maandelijks) repeterende relatiegeschenken accepteert/aanbiedt tot een max. € 600,- per jaar per relatie; of 5. check bij je leidinggevende of je niet tot een bepaalde groep behoort die uitgesloten wordt van het ontvangen/verstrekken van relatiegeschenken/evenementen. Toestemming kan je vragen door een (gestandaardiseerde) e-mail aan je leidinggevende én aan de VP Public Affairs & General Counsel te sturen. Een format voor een dergelijke toestemmingse-mail vind je op onze interne website. Wanneer één bedrijf relatiegeschenken (ongeacht de waarde) verstrekt aan meerdere personen binnen UPC (“showering strategy”) vermeld dit dan ook in je standaard e-mail.
De regels helder in één oogopslag? Kijk op pagina 5!
NB: Vragen om een relatiegeschenk is niet toegestaan.
Uitvoeringsregeling relatiegeschenken van UPC Nederland | 4
uitvoeringsregeling relatiegeschenken Jaarlijkse drempelwaarde van € 600,-
Aanbieden en/of aannemen van:
A
een uitnodiging voor een evenement en/of een relatiegeschenk tot € 50,(waaronder begrepen meerdere relatiegeschenken in één maand tezamen ≤ € 50,-)
!
Zelf inschatten of dit van invloed is op je handelen als zakelijke professional. een uitnodiging voor een evenement en/of relatiegeschenk van € 50,- tot € 100,(waaronder begrepen meerdere relatiegeschenken in één maand tezamen ≥ € 50,- < € 100,-)
B
wanneer je collega’s allemaal dezelfde relatiegeschenken/uitnodigingen krijgen van zelfde bedrijf/persoon “showering”
!
Meld dit aan je leidinggevende EN aan de managementassistente (M.A.) van jouw afdeling. Per kwartaal zal de M.A. een totaaloverzicht doorsturen aan de VP Public Affairs & General Counsel (Je kunt dit doen door middel van een (gestandaardiseerde) e-mail aan je leidinggevende met een cc aan de Management Assistent van je afdeling.)
een uitnodiging voor een evenement en/of relatiegeschenk van € 100,- of meer (waaronder begrepen meerdere relatiegeschenken in één maand tezamen ≥ € 100,-)
tijdens contract (her)onderhandelingen over samenwerken & vlak voor en/of tijdens een bid procedure; of als je (maandelijks) repeterende relatiegeschenken aanbiedt/accepteert
C
!
Vraag vooraf toestemming aan jouw leidinggevende EN van de VP Public Affairs & General Counsel (Toestemming kan je vragen door een (gestandaardiseerde) e-mail aan je leidinggevende én aan de VP Public Affairs & General Counsel te sturen.)
Overheidsfunctionarissen: Aanbieden en/of accepteren van een uitnodiging voor een evenement en/of relatiegeschenk aan/van een overheidsfunctionaris
!
ALTIJD: vooraf toestemming vragen aan jouw leidinggevende EN van de VP Public Affairs, General Counsel (Toestemming kan je vragen door een (gestandaardiseerde) e-mail aan je leidinggevende én aan de VP Public Affairs & General Counsel te sturen.)
Uitvoeringsregeling relatiegeschenken van UPC Nederland | 5