Produktivitetshandboken

2017 ÅRS VERSION

PRODUKTIVITETS HANDBOKEN Låt oss presentera vår produktivitetshandbok! Vi tycker det är viktigt med en tydlig idé om varför man ska ha en digital arbetsplats i Office 365. Därför vill vi berätta lite om hur vi tycker man ska använda sig av Office 365 och vilka värden ni kan skapa i er organisationen.

Syftet med en digital arbetsplats är ofta att man vill öka produktiviteten genom att främja ett antal önskade arbetssätt; oftast samarbete, delning, information etc.

Vi försöker beskriva hur ni etablerar alla dessa önskade arbetssätten på ett bra sätt i er organisation.

Om detta är viktigt för er också har ni kommit rätt!

Vill ni veta mer når ni oss på: MINDFIRE PAUL LINDE 0500 48 14 00 0703 42 42 90 info@mindfire.se paul.linde@mindfire.se www.mindfire.se

Vi har bara ett mål med Mindfire. Vi vill skapa världens bästa digitala arbetsplats tillsammans med er. Vi vill skapa en digital arbetsplats där era medarbetare kan samarbeta, dela, lära sig, informera och kommunicera.

Vi brinner för er användning av en digital arbetsplats. Vi stöttar med ett aktivt införandestöd som är långsiktigt. Vi hjälper er helt enkelt göra mer på kortare tid med högre kvalitet till en lägre kostnad.

Förutom vår långa erfarenhet från digitala arbetsplatser samt att vi endast rekryterar experter inom området brukar vi framhålla tre skäl att välja Mindfire som partner för er digitala arbetsplats:

MODERNA

Vi är ett modernt företag och vi har anpassat våra projekt och affärsmodeller efter våra kunders behov och förmågor. Vi är öppna med vilka som är våra kunder och vad vi gör.

FOKUSERADE

Vi är alltid fokuserade på att leverera högsta möjliga nytta för våra kunder och vi arbetar alltid med att föreslå bästa möjliga lösning.

KONKRETA

Våra projekt innebär alltid att vi ger våra kunder användbara redskap och tips för hur de kan göra insatser själva. Vi överför alltid ett lärande till kunder och användare.

2

3

4

INNEHÅLLSFÖRTECKNING VARFÖR EN PRODUKTIVITETSHANDBOK?

07

OM DEN DIGITALA ARBETSPLATSEN

Men vad är då produktivitet?

08

MODERNA ARBETSSÄTT

24

ATT FÖRÄNDRA ARBETSSÄTT

52

NÅGRA AVSLUTANDE TIPS

62

NÅGRA OLIKA LEVERANTÖRER

70

Varför Mindfire?

Är den inte bara ett vanligt intranät?

Produktivitetens heliga graal Nästa generations digitala arbetsplats

Samarbeta Sociala nätverk

Dela

Kommunicera Mejla Chatta Mötas Informera Organisera Bidra Lärande

Invänjningsstegen Förändringstrappan Ledarskapet

Tänk stort, börja smått Tänk, planera, agera Rom byggdes inte på en dag, men det byggdes Ingen av oss är så smart som alla av oss

02

12 16 18 20

26 28 30 32 34 38 40 44 46 48 50

56 58 60

64 66 67 68

5

6

VARFÖR EN PRODUKTIVITETSHANDBOK? Vi säger att goda arbetssätt med Office 365 ökar produktiviteten. Men vad innebär det, rent konkret? Hur använder man bäst den digitala arbetsplats och hur får man med alla på tåget? Det vill vi visa med produktivitetshandboken.

Vi vill hjälpa användare av digitala arbetsplatser att förenkla sin vardag och göra mer genom att arbeta smartare. Genom att använda den digitala arbetsplatsen rätt kommer vi få mer gjort och projekt kan fokusera på ännu bättre lösningar. Genom att förenkla arbetssätten minskar vi dessutom problem som till exempel generationsklyftor på våra arbetsplatser.

Genom att sprida Produktivitetshandboken kostnadsfritt gör vi våra verktyg tillgängliga för alla. Syftet är att fler ska kunna förbättra sina arbetssätt och lyckas göra mer med bättre kvalitet på mindre tid med mindre resurser. Dessutom får vi, som en liten bonus, ett roligare och mer trivsamt arbetsliv.

Använd den gärna i er verksamhet?

Detta är första versionen av Produktivitetshandboken och än så länge är den enbart digital. Det innebär att den är levande och kan fortsätta utvecklas. Vi tar gärna emot tips om förbättringar! Skicka ett mejl till produktivitetshandboken@mindfire. se.

Produktivitetshandboken är en sammanställning vår erfarenhet efter fler än tio år i branschen. Vi gör inte anspråk på att vara heltäckande och allt är förstås inte applicerbart i alla företag och situationer.

Allt är inte heller nytt, många av verktygen används redan på både små och stora arbetsplatser. Men det här är, enligt vår erfarenhet, en sammanställning av det som fungerar bäst för flest.

7

OM DEN DIGITALA ARBETSPLATSEN Den digitala arbetsplatsen är den samlade digitala plattformen för ett företags verksamhet samt alla tillhörande tjänster och verktyg. Den syftar oftast till att öka medarbetarnas engagemang, produktivitet, leveranser och kvalitet. Den används av alla dagligen.

Termen den digitala arbetsplatsen är drygt 20 år gammal. Den äldsta kända källan är från boken “The digital workplace: Designing groupware platforms” av Charles Grantham och Larry Nichols som publicerades 1993.

På den tiden var digitalisering nytt och många företag och organisationer var på väg att lansera sin första lösning för e-post.

Inom kort kommer digitaliseringen vara en lika självklar del av företagets historiska utveckling som elektriciteten.

Begreppet den digitala arbetsplatsen kan definieras så här: “Det är den samlade digitala plattformen för ett företags verksamhet samt alla tillhörande tjänster och verktyg. Den syftar oftast till att öka medarbetarnas engagemang, produktivitet, leveranser och kvalitet. Det är verktyg och tjänster de flesta använder dagligen i sitt arbete.”

För många innebär det i princip de produkter som finns inom Office 365. Det inkluderar Intranätet, Office, Outlook, Skype, Yammer, Delve, OneDrive, Planner och så vidare men också våra CRM, Agda, Macronomy med flera.

8

Den digitala arbetsplatsen är full av verktyg och funktioner. Men det är inte mest möjligheter som skapar produktivitet eller nöjda slutanvändare. Sådana faktorer avgörs snarare av enkelhet och ett väl genomfört införande. Först när alla medarbetare vet hur de ska använda den digitala arbetsplatsen och dessutom gör det helt och fullt, då kan den nå sin fulla potential.

Den digitala arbetsplatsen har vuxit fram ur ett traditionellt intranät (eller snarare, den har flutit samman med ett traditionellt intranät) varför det är intressant att förstå dem tillsammans. Intranätet är den traditionella megafonen där någon i ledningen vill kunna få ut information till alla anställda.

Detta är fortfarande ryggraden i många lösningar trots att de inte ger medarbetarna något vidare mervärde.

Det finns alltså stora möjligheter med dagens digitala arbetsplats. De som skapar en arbetsplats som realiserar alla dessa möjligheter samtidigt som de ställer höga krav på slutanvändarupplevelsen kommer ha en stor fördel på marknaden.

En sista bild för att beskriva hur det hänger ihop visar sambandet mellan det traditionella intranätet samt den digitala arbetsplatsen.

För att det ska fungera behöver applikationer från er LOB inkluderas i vår digitala arbetsplats.

Fokus på ett införande av en komplex digital arbetsplats måste vara på att driva beteenden som skapar utväxling i den digitala arbetsplatsen. Vi siktar alltid på att skapa en lösning som bygger på önskade beteenden.

I korthet innebär det att vi är skickliga

9

på samarbete, bidra, dela, lärande och tillgänglighet till information.

Många företag och organisationer har idag identifierat värdet med att medarbetare samarbetar mer och delar mer information.

Många företag försöker redan idag införa till exempel aktivitetsbaserade arbetsplatser och Microsoft har haft fler än 60 000 besökare på sina öppna rundvandringar kring DNA (Det nya arbetslivet). Men vilka delar är det som varit extra viktiga när vi designar moderna arbetsplatser oavsett om det är digitalt eller analogt?

Som Henrik Byström uttryckte det på LinkedIn: “it’s about IT, people & processes and the workspace” Det handlar om att rusta medarbetare med funktioner och teknik som möjliggör moderna arbetssätt kring mobilitet och samarbete. Det handlar också om att göra organisationen redo för att kunna rekrytera och behålla talanger. Detta görs genom olika förändringsprogram där medarbetare skolas in i nya sätt att arbeta och tänka.

Förutom att det handlar om människan och tekniken spelar även platsen en avgörande roll för hur väl den digitala arbetsplatsen kommer fungera. Genom att rusta platsen med rätt teknik stöttas medarbetarna till att nyttja tekniken fullt ut. Exempel på detta kan vara sensorer som känner av beläggning i rum, pekskärmar till alla anställda, likvärdig utrustning vid alla arbetsytor etc.

Allra mest värde av den digitala arbetsplatsen får de som använder sig av aktivitetsbaserade

10

arbetsplatser där kontorsrummet är anpassat efter flera olika behov. Det finns, förutom vanliga arbetsplatser, tysta områden, fokusytor, samarbetsytor, telefonrum, workshoprum etc.

För att få den moderna arbetsplatsen att fungera fullt ut är det bra ifall alla möten inkluderar en möjlighet att delta på distans.

Det moderna arbetslivet innebär att allt fler jobbar i team och globala företag organiseras allt mindre efter plats varför det på förhand inte kan vara givet att alla deltagare har möjlighet att finnas på samma plats.

Säkra också att det tas relevanta anteckningar så alla kan läsa ikapp efter mötet samt att ni kan gå tillbaka till anteckningarna för att återkoppla mellan mötena. Förutom att moderna arbetssätt innebär att man arbetar från olika platser blir det också allt vanligare att arbete sker på olika tider eller olika tidszoner. Vi behöver alltså frigöra information och möten från både plats och tid.

Eftersom allt fler jobbar tillsammans med andra för att genomföra arbetsuppgifter är det viktigt att vi ger dem möjlighet att skapa tillsammans i realtid. Samarbetsplatser och webbaserade kontorsprogram är bra hjälpmedel för de som vill producera ihop.

Möjligheten att skapa och dela information måste också sträcka sig utanför företaget och inkludera nätverk, kunder, leverantörer etc för att skapa bra produktivitet med hög kvalitet och transparens.

11

MEN VAD ÄR DÅ PRODUKTIVITET? Produktivitet är enkelt uttryckt det samlade värdet som produceras delat med de resurser som används. Resurser är oftast tid och pengar.

Med den digitala arbetsplatsen ökar vi produktiviteten genom att färre gör mer på kortare tid till en lägre kostnad.

Microsofts syfte med Office 365 är att rusta varje individ och organisation i hela världen med digitala verktyg för att åstadkomma mer och därigenom bli mer produktiva: “The purpose with a digital workplace is to empower every individual and organization on the planet to achieve more through using technology and hence be more productive.”

Den digitala arbetsplatsen hjälper medarbetare att göra mer av de arbetsuppgifter de har framför sig varje dag. Fokus ligger oftast på uppgifter som är allmänna till sin natur och används av de flesta. Såsom möten, kommunikation, information, lärande, samarbete och likande.

När vi säger produktivitet tänker vi oftast på den personliga produktiviteten, företagets produktivitet eller verktygens produktivitet.

PERSONLIG PRODUKTIVITET

Den personliga produktiviteten är viktig för företag och organisationer. Det är också den som är svårast att förändra och samordna.

De allra flesta upplever att de gör väsentligt mer idag än för 25 år sedan. Samtidigt har värdet på det de gör har bara ökat marginellt.

Det beror främst på att eftersom alla gör

12

mer så minskar värdet i konkurrens med låglöneländer men också på att det är svårt för att att jobba mot samma mål; många gör helt enkelt saker som ökar den personliga produktiviteten men inte företagets produktivitet. Det blir ingen utväxling på insatt tid.

För tio år sedan genomförde Sony ett projekt som som lyckades öka den personliga produktiviteten i företaget. Målet var att att skapa en mer engagerad och fokuserad arbetsstyrka som producerade mer i linje med Sonys behov. Metoden var enkel, deras deras chefer fick i uppgift att ställa färre krav och förvänta sig mindre av sina medarbetare.

Resultatet blev positivt. Genom att medarbetarna kunde fokusera på färre saker minskade prestationskraven. Produktiviteten ökade.

HUR KAN VI GÖRA MER?

Hur skulle alla kunna göra mer på samma tid? För att svara på den frågan måste vi förstå grunderna i hur alla kan producera på övre gränsen till sin egen kapacitet. Låt oss därför titta på några av de områdena där den digitala arbetsplatsen kommer att kunna öka er produktivitet.

För att förbättra produktiviteten och öka kvaliteten i den externa kommunikationen måste anställda börja samarbeta mer mellan olika avdelningar. Vi behöver börja bortse från titlar, funktioner och platser. Sociala nätverk har börjat överbrygga tidigare etablerade barriärer. Större globala företag som IBM, Ford och Avery rapporterar att de ser förbättrade samarbeten sedan de införde digitala communities som alla anställda når oberoende av tid och plats. På dessa communities kan information och kunskap delas med alla anställda.

I den bästa av världar skulle alla medarbetare kunna bidra med idéer och arbetssätt för hur man bäst genomföra den strategi och riktning som företagsledningen pekat ut. Men detta händer nästan aldrig och ett veckomöte eller veckobrev löser inte problemet. Det behövs helt enkelt smartare arbetssätt för att säkra att vi tar hand om idéer och kreativitet. IBM har sedan 200 kört sina företagsövergripande ”Innovation jams” där alla anställda kan bidra med nya idéer.

Sam Palmisano, VD på IBM, kommenterade det såhär: “Collaborative innovation models require you to trust the creativity and intelligence of your employees, your clients, and other members of your network.”

Modernare och vanligare är dock att vi gör detta i sociala nätverk för hela företaget. År 2013 hade 208 miljoner medarbetare tillgång till sådana nätverk men det kommer troligtvis öka till 535 miljoner redan år 2018.

Vad driver då tillväxten detta? Eftersom nätverk är både öppna och transparenta i sin natur hjälper de till att minska gapet internt och ger anställda en gemensam upplevelse.

Detta främjar innovation, problemlösning och lärande. Medarbetare blir mer produktiva och information flödar snabbare och blir allt mer träffsäker när den rör sig i informella nätverk snarare än i hierarkier.

utmanar traditionella organisationsmodeller i grunden. Många organisationer som tidigare varit noga med att kontrollera sina informationsflöden behöver förstå att med sociala nätverk blir informationen mer öppen och tillgänglig vilket innebär att allt fler beslut kommer fattas direkt i organisationens utkanter. Och att det kan vara något bra.

Det är genom nätverk vi organiserar oss och det är i våra egna nätverk vi hittar resurser som vi kan samarbeta med och skapa värde.

Nätverken växer och blir globala, precis som arbetsmarknaden. Upp till 40% av den totala arbetsmarknaden i USA kommer 2020 bestå av medarbetare som endast är löst knutna till företaget.

Detta innebär att samarbete blir allt viktigare.

Tidigare fokuserades det på verktyg för personlig produktivitet medan det idag allt mer satsas på verktyg för att skapa produktivitet i grupper som samarbetar.

Det växer fram en helt ny arbetsmarknad och moderna företag tar allt större marknadsandelar.

Av de 500 största företagen 1955 (Fortune 500) var det bara 61 företag som fortfarande fanns med på listan 2015. 89% har försvunnit.

På den tiden överlevde företag 75 år på listan, nu överlever företag där endast 15 år.

De som idag går på gymnasiet är alla födda på 2000-talet. Det är första generationen som inte bara vuxit upp med internet utan även med en värld av mobiler. Om några år kommer de att göra entré på arbetsmarknaden och de är vana vid hög hastighet i digitaliseringen. Att stå still är inte ett alternativ för dem. De är skolade i sociala nätverk och det är där de hittar sina kontakter. Det definierar hur de kommunicerar och interagerar med sin omvärld. Moderna arbetsplatser behöver fungera på ett liknande sätt om de ska vara en attraktiv arbetsplats och kunna producera tillräckligt för att hävda sig på marknaden.

Denna förändring i kommunikationsverktygen

13

Millenials har ett helt annat synsätt på samarbete och delning. De är öppna med sina idéer och kastar gärna ut dem öppet för att se vad som fungerar. De använder sitt nätverk för at iterera och föra processen framåt.

Det står i stark kontrast till det förgångna där kunskap var makt, där kunskap ogärna delades.

Det är inte längre endast en fråga om att ge varje användare verktygen (som vi haft tillgång till senaste årtiondet) utan det handlar om att ge varje medarbetare kunskapen om hur de ska använda dem för att få ut största möjliga effekt.

För att lyckas måste vi uppfinna produktiviteten en gång till och vi måste omdefiniera hur vi ser på teknik. Det första vi behöver göra när det gäller produktivitet är att förstå hur samarbete och delning ökar

14

produktiviteten. Vi behöver etablera verktyg som gynnar produktivitet genom social media och kommunikation.

Idag står ca 60% av alla skrivbord tomma.

Medarbetare arbetar allt mer mobilt och i grupper. Vi behöver bygga våra kontor så de matchar de arbetssätt vi driver genom vår digitalisering. Kunskap delas när människor möts. Idéer växer i kreativa miljöer. Våra kontor ska inte längre ses som en kostnad utan som ett verktyg i hur vi formar våra arbetssätt.

Den moderna arbetsplatsen ska vara uppdelad för att stötta manga olika arbetssätt och processer. Man ska kunna jobba ostört och i team.

Man ska kunna delta på distans och arbetskulturen behöver tränas för att både

ta hänsyn till och dra nytta av mobiliteten.

Kreativiteten och produktiviteten är olika på olika platser - arbetsplatsen är endast en av platserna.

MODERNT SAMARBETE

Modernt innebär två saker I den här kontexten. Först, det innebär att det sker i molnet. Det ger oss möjligheter till samarbete som sker i realtid, när som helst, var som helst samt kollektivt. Modernt innebär också en direkt tillgång till teknik som stöttar olika arbetssätt. Mobila enheter tillsammans med molnbaserade verktyg ger oss möjligheten att gå från personlig produktivitet till gemensam produktivitet.

Explosionen av data och enheter förändrar vårt sätt att leva. Fundera på de här siffrorna: • 3 miljarder människor är uppkopplade mot internet • År 2020 kommer 212 miljarder enheter vara uppkopplade mot internet • 90% av all världens data är skapade de senaste två åren Vi lever i den här världen där det finns en kakafoni av data. För att den ska bli förståelig behöver vi lägga en mänsklig hand på den.

15

ÄR DET INTE BARA ETT INTRANÄT? Nej. Egentligen kan man sätta punkt där men lite mer förklaring kan ges. En digital arbetsplats är ett mycket vidare begrepp än ett intranät.

Den digitala arbetsplatsen fångar alla de arbetsuppgifter som görs av de flesta anställda på daglig basis i företaget. Det innebär att den inkluderar arbetsuppgifter för samarbete, delning, kommunikation, möten, information, planering, bidra och lärande.

Den digitala arbetsplatsen innehåller digitala verktyg för dessa arbetssätten.

Ett intranät skulle kunna anses vara en delmängd av den digitala arbetsplatsen men inte hela. Ett intranät är traditionellt sätt även väldigt kommunikationsdrivet från paradigmet en-till-många medan den digitala arbetsplatsen snarare är samarbetsdriven.

De vilar alltså på väldigt olika bas. Den digitala arbetsplatsen är inte sprungen ur ett intranät utan har utvecklats löpande parallellt med intranäten.

16

17

PRODUKTIVITETENS HELIGA GRAAL Idag har vi haft verktyg som motsvarar den digitala arbetsplatsen i drygt 20 år på varje medarbetares skrivbord. Trots den ökade mängden information som produceras skapas inte mycket mer värde.

Någonting är fel, någonting är väldigt fel.

I många år jobbade vi mest med offentlig sektor och det var ofta en viss ursäktande attityd att de borde kommit längre med sin digitalisering. Det privata har ju kommit så långt. Så nu när vi börjat syna den handen noteras ganska snabbt att det är både sant och falskt.

Det som är mest uppseendeväckande är att vår produktivitet i Sverige sedan 1991 (då internet etablerades) har vuxit med ynka 74 %. Produktivitet är det det samlade producerade värdet (BNP) delat med antalet arbetade timmar. Så för varje timme som genomförs i det privata idag produceras 74% mer värde. Då finns ingen korrelation mot inflation eller andra kostnadsökningar.

Något är som sagt fel, väldigt fel. För när jag tänker tillbaka till 1991 så tog jag studenten i Ystad det året. Jag fick Nationalencyklopedin i studentgåva, min pappa hade varit tidig med biltelefon från typ 1986, jag hade en Amiga, Commodore 128, Vic 64 etc. Men 1991 kopplade jag upp mig mot internet första gången, fick min första e-postadress (paul.linde@student.lucs.lu.se tror jag det var). Sedan började jag använda Office under 90-talet. Jag jobbade ett år i Afrika 1996 och fick då med mig en bärbar dator med, hör och häpna, färgskärm.

18

Jag kan lista ännu mer som har hänt sedan 1991 men blir fortfarande lika förbluffad av det faktum att vi inom det privata bara lyckats förädla vår verksamhet med 74% mer idag än 1991.

Bilden från filmen och sången “9 to 5” gör ju att man snabbt inte alls förstår hur det endast kan ökat 74%. Det måste alltså finnas en stor potential som väntar på att realiseras därute; någon form av helig graal för alla oss som jobbar med produktivitet eller digitala arbetsplatser.

Företagets produktivitet har ökat med 74% sedan 1991 medan den personliga produktiviteten har mångdubblats.

Som informationsarbetare kan jag bara konstatera att vi idag producerar väldigt mycket information. Vi gör väldigt mycket mer på 1 timme idag än 1991 men dilemmat är att vi gör inte det som skapar värde för företaget. Under 1980-talet var allt mer strömlinjeformat. Man var troligtvis mer rädd om sin tid och sina möten med andra kollegor.

Idag saknas styrning och bra arbetssätt för att på bästa sätt skapa värde för företaget. Detta är giltigt i de allra flesta organisationer som ni eventuellt råkar stöta på eller undersöker.

600%

500%

400%

The holy grail of productivity

300%

200%

100%

2

9 19

5

9 19

0

0 20

5

0 20

0

1 20

19

NÄSTA GENERATIONS DIGITALA ARBETSPLATS Vi ser idag konturerna av nästa generations digitala arbetsplats med allt smartare stöd från Office 365 för att öka vår produktivitet. Tydligaste tecknen är förbättrade stöd för kommunikation, delning och information.

Men alla delarna av den digitala arbetsplatsen förbättras ständigt.

Sedan de första intranäten kom har det hänt mycket inom de digitala arbetsplatserna.

Begreppet har vidgats och inkluderar idag allt fler funktioner för slutanvändarna. Men de är fortsatt ofta drivna från ett it-perspektiv när de största intressenterna borde vara HR och Kommunikationsavdelningar. Här kommer därför några spaningar kring vad som kommer hända med nästa generations digitala arbetsplats.

Teknik, människa och plats växer samman Det vi ser med arbetsplatsen totalt sett är att teknik, människa och plats växer samman.

Det är först när de är i harmoni som verklig utväxling fås av den digitala arbetsplatsen.

De tre entiteterna växer samman allt mer och är svåra att särskilja från varandra. Alla tre bidrar till en högre produktivitet och det som märks mest tydligt numer är att tekniken i sig själv gör användarna mer produktiva.

20

Eric Schmidt uttryckte det tidigt att en enhet som är offline är en död enhet men det börjar nu även märkas på platser och människor. Ett konferensrum som saknar koppling till rumsbokning, snabbmöten, beläggningsmätning etc börjar bli allt mer obrukbara. En medarbetare som saknar tillgång till internet blir också allt mer ineffektiv och idag är det då endast ett fåtal arbetsuppgifter som kan göras av en informationsdriven medarbetare. Även inom industrin blir produktionen allt mer känslig för störningar i internet. Även ifall produktionssystemen ofta är lokala så behöver de information som kommer utifrån.

Våra kontor blir allt mer uppkopplade och arbetet frikopplas allt mer från en fördefinierad plats. Idag är möjligheterna större än någonsin att kunna arbeta från valfri plats. Trots det väljer de flesta medarbetare att vara på kontoret ofta. Detta för att mötet

med andra medarbetare fortfarande är värdefullt som katalysator för innovation och kreativitet men också för koncentration och arbetsmiljö.

Verksamheten börjar driva projekten ”Det är inte ett it-projekt” tror jag mig ha hört sedan jag började arbeta som konsult för drygt tio år sedan. Ändå är det så att IT har haft en avgörande inverkan på nästan alla projekt eftersom det varit viktigt med säkerhet, arkitektur, integrationer etc. Rätt eller fel så är trenden tydlig att verksamheten driver allt fler projekt som berör den digitala arbetsplatsens domäner.

Alexander Bard presenterade på Microsoft Partner Day sin bild över utvecklingen med att konstatera: ”Det är inte de äldre gubbarna på IT som driver molnfrågorna. Det är de yngre tjejerna

i verksamheten, med erfarenheter av sociala medier, som driver på för att slippa gubbarna på it-avdelningen” Även om det är ganska starkt uttryck ligger det ganska mycket i det. Verksamheten söker allt mer efter snabbrörliga lösningar och en upplevelse de känner igen från sin privata konsumtion av it-tjänster. De vill ha samma upplevelse på jobbet som hemma.

Consumerization av it fortsätter fortfarande växa.

INTELLIGENTA LÖSNINGAR

Sedan analysverktygen började utvecklas mot mer ostrukturerad information har vi sett att det växer fram nya moderna analyser som stöttar användare i sitt dagliga arbete.

Det kan till exempel vara Delve som redan idag försöker sortera ut de mest intressanta dokumenten för en användare genom information som finns lagrad i Office 365.

21

Men det vi ser i Delve, och som redan idag ersätter en stor del sökningar samt bidrar till en lärande organisation, är bara början på en trend.

I samband med att vi använder funktionerna i den digitala arbetsplatsen blir de också rikare på information om oss som användare. Det är denna information, dessa signaler vi sänder som användare när vi skriver mejl, skapar information, tar del av information, skapar och läser dokument, interagerar med andra etc som gör att lösningen vet mer om oss som användare.

I bakgrunden byggs det redan en maskinell informationsarkitektur som gör att vi kan få mer information som är relevant serverade från till exempel Office 365.

Lösningar inom den digitala arbetsplatsen kommer därför vara bättre på att optimera beläggning i konferensrum, hitta tillgängliga mötestider, servera relevanta dokument, sammanställa information inför möten, begränsa mötestider, hjälpa medarbetare att hitta en bra balans mellan arbetsliv och privatliv etc.

MER STANDARDISERAT

Vi har de senaste åren sett att trenden är att utveckla mindre och använda mer standard.

Med Microsofts färdplan för Office 365 kan vi utgå från att den trenden kommer fortsätta vara stark. Det finns idag mindre anledning att utveckla själva på SharePoint Online och vi kan förmoda att alla globala processer kommer finnas implementerade inom bara ett par år.

Det vi därför kommer behöva stöttning med är att implementera och konfigurera lokala och nationella processer i ett färdigt ramverk.

Vi ser redan idag tydliga spår av detta i och med lanseringen av naturliga mobilappar och färdiga funktioner för grupper mellan olika delar av Office 365.

22

NYA ARBETSSÄTT

Det som står högst på agendan för att få utväxling på genomförda investeringar är att införa nya arbetssätt. Det kan handla om att stimulera samarbete, delning, lärande etc.

Genom att premiera och stötta verksamheten med mjuka frågor kommer värdet av alla funktionerna öka snabbt.

Förutom det rent ekonomiska värdet som en digital arbetsplats kan skapa relativt omgående är det först när medarbetare lyckas anamma nya arbetssätt som den digitala arbetsplatsen kan ge en produktiv acceleration.

Detta är den bärande idén bakom produktivitetshandboken varför vi kommer återkomma till detta genom alla kommande avsnitt. Håll ut med andra ord.

23

MODERNA ARBETSSÄTT Moderna arbetssätt inkluderar de arbetssätt som blir allt mer frekventa och där digitaliseringen kan stötta medarbetare med värdefulla funktioner. Normalt inkluderar vi till exempel samarbeta, bidra, mötas, informera, organisera, kontribuera och lära. Det är genom att införa arbetssätten vi realiserar värdet i den digitala arbetssätt.

Moderna arbetssätt har många dimensioner.

De är generiska på ytan men många faktorer påverkar hur de kan nyttjas av medarbetare.

Till exempel påverkar attribut följande hur de ska införas samt vilket it-stöd de behöver för att vara framgångsrika: • Offentlig sektor, privat sektor och organisationer har alla olika behov • Olika braschvertikaler har olika behov • Storleken på företaget påverkar hur de kan införa nya arbetssätt • Antalet lokaler påverkar de nya arbetssätten och införandet • Lokalisering i olika länder påverkar de nya arbetssätten och införandet • Olika avdelningar på samma företag kan ha olika behov och förutsättningar För att vara framgångsrika vid införandet av den digitala arbetsplatsen är det viktigt att förstå hur dessa olika faktorer påverkar införandet.

24

25

SAMARBETA En av de viktigaste målen med en digital arbetsplats är att skapa möjligheter för alla medarbetare att samarbeta mer. Office 365 är en rik plattform som erbjuder alla användare att samarbeta och samskapa dokument och information.

Samarbete är en av de bärande delarna av den digitala arbetsplatsen och Office 365. Samarbete kan ske på många olika sätt och med många olika syften. Moderna arbetsplatser är dessutom karakteriserade av mycket samarbete och väldigt få arbetsuppgifter för tjänstemän görs ensamt.

Några typiska exempel på samarbetsplattformar inom Office 365:

Förutom att vi idag baserar allt mer arbete på samarbete så gör globaliseringen att vi idag samarbetar med individer som befinner sig på en annan plats. Därför måste den digitala arbetsplatsen erbjuda samarbetsmöjligheter som är oberoende av tid och plats.

GROUPS Grupper spänner över flera program inom Office 365 och ger deltagarna e-post, dokumentbibliotek, anteckningsbok, planeringsverktyg etc.

Vi blir även allt mer mobila i våra arbetssätt och använder en allt mer varierad flora av verktyg. Därför måste den digitala arbetsplatsen stötta arbete från valfri plats men också från valfritt verktyg.

Samarbete kan skäras på flera olika sätt men en vanlig uppdelning i digitala arbetsplatser är att definiera informationen som strukturerad (till exempel finansiell data) eller ostrukturerad (till exempel information i sociala medier) samt användarna som många eller få.

De fyra olika kvadranterna som uppstår ställer alla olika krav på vilken lösning som är mest rimlig att använda för samarbete.

Det kan ibland vara en ostrukturerad process i Yammer som är bäst medan det vid andra tillfällen är en strukturerad process i SharePoint. Väljer ni fel verktyg slutar det sannolikt med att ni får en oanvändbar lösning för slutanvändarna.

26

SHAREPOINT Här kan ni bygga samarbetsplatser, projektwebbplatser, dokumentwebbplatser, kvalitetssystem, kunskapsportaler etc.

OFFICE Genom Office kan deltagarna samskapa och samarbeta kring skapande och behandling av information.

YAMMER Ett socialt nätverk internt på företaget eller ett öppet nätverk där ni bjuder in vilka ni vill.

5 TIPS OM SAMARBETE I OFFICE 365 SKAPA EN TILLÅTANDE KULTUR INTERNT

1

Driv gärna en tillåtande attityd och låt medarbetare prova nya sätt att samarbeta genom att använda några av alla de verktyg som Office 365 innehåller. Stimulera och uppmuntra under en lång period så kommer era användare att drivas framåt.

DELA GODA EXEMPEL

2

Skapa ett kollektivt lärande där ni delar med er av goda exempel på samarbete. Använd gärna er egen personal för kompetensutveckling och lyft fram ert eget arbetssätt genom till exempel en kunskapsdelning inom SharePoint eller i en grupp på Yammer.

ANVÄND GROUPS OCH TEAMS

3

4

Efter att Microsoft under en lång tid har lagt mycket fokus på organiserat samarbete i SharePoint har de under de senaste åren förändrat sin berättelse genom att investera allt mer i Groups och Teams. Använd dessa för att öka samarbetet ytterligare.

ANVÄND SHAREPOINT TILL STRUKTURERAD INFORMATION

SharePoint är fortfarande bäst när det gäller strukturerad information och skapa gärna sidor där för olika tydliga definierade processer.

VAR INKLUDERANDE

5

Samarbete och digitala kanaler är bra på att inkludera alla medarbetare. När ni startar igång med samarbete i till exempel Yammer får ni en extra chans att vara inkluderande och försäkra er om att alla får möjlighet att delta.

27

SOCIALA NÄTVERK Yammer är den interna plattformen för sociala nätverk men funktioner för att gilla, dela och kommentera växer numer även in i mer traditionella funktioner som till exempel mejl och SharePoint.

Att samarbeta inom sociala nätverk ger företaget en ökad möjlighet till löst samarbete mellan alla medarbetare i företaget.

TYDLIGA FÖRVÄNTNINGAR

Var tydliga till medarbetarna varför ni skapat ett internt socialt nätverk. Sätt gärna mål och kommunicera hur ni vill att de ska använda det. Försök förstå vad som skapar värde och användning i just er organisation. Ta fram och driv innehåll utifrån vad ni kommit fram till.

ÖPPET OCH PERSONLIGT

Det som kännetecknar alla sociala medier är att de ska vara öppna och personliga.

Genom att skapa en lite mjukare ton och mer tillåtande attityd skapas en trygghet hos användarna som gör dem mer aktiva. Men tänk på att bara skriva sådant som ni kan stå för; dubbelkolla gärna med någon innan ni publicerar.

ANVÄND DET

Var aktiva på ert egna sociala nätverk från ledningen och kommunikationsavdelningen.

Stimulera diskussioner och engagera medarbetare. Säkra att frågor får svar från andra kollegor och driv diskussionen i viktiga frågor framåt. Dela med er av framgångshistorier och använd kanalen för att sätta vision och mission på agendan för alla medarbetare. Se till att alla känner sig välkomna till ert bolag.

28

HA EN TILLÅTANDE KULTUR

Det är viktigt att ha en tillåtande kultur internt så alla känner sig välkomna att bidra till de gemensamma diskussionerna. Många medarbetare har säkert frågor om hur de kan bli mer framgångsrika, hur de kan hjälpa till att utveckla företaget etc. Det är viktigt att alla dessa frågor kommer och bemöts med professionella svar.

ETABLERA ANSVARIGA FÖR ALLA COMMUNITIES

Redan idag har ni säkert informella ledare bland era medarbetare. Rusta dem ytterligare när ni lanserar ert egna sociala nätverk och se till att de får en bra plattform där de kan engagera sina kollegor. Kanske kan de fungera som community managers och äga en viss del av diskussionen internt.

5 TIPS OM SOCIALA NÄTVERK I OFFICE 365 VAR MEDVETEN

1

Skapa en medvetenhet i ledningen för vad det innebär att använda sociala medier internt i företaget. Skapa förutsättningar för att kunna dra nytta av Yammer som plattform för att informera medarbetare om förändringar, allmän information, nyheter etc.

UTSE COMMUNITY MANAGERS

2

Utse gärna personer som brinner för Yammer som ansvariga för att driva dialogen med medarbetarna. De ansvarar för att svara, driva frågor, skapa inlägg etc. Genom att utse community managers skapas förutsättningar för att kunna driva utveckling och förbättringar genom Yammer. De ansvarar också för att driva utbildning och dela goda exempel med andra medarbetare.

SKAPA VÄRDE I ORGANISATIONEN

3

Använd Yammer för att skapa ett värde för alla medarbetare i organisationen genom att etablera ett nätverk där medarbetarna kan ställa frågor och få svar från andra. Det kan handla om strukturerat skapade grupper som ostrukturerat.

VÄLKOMNA MEDARBETARNAS ENGAGEMANG

4

Tänk på att sociala medier framför allt är medarbetarnas kanal.

Yammer skapas och manifesteras genom medarbetarnas engagemang i nätverket. Yammer, som andra sociala medier, är inte ett nätverk som lämpar sig för megafonen (uppifrån -> ner) utan snarare lämpar det sig för många till många.

INTERAGERA MED MEDARBETARE

5

Engagera gärna organisationens ledarskap för att skapa en dialog mellan ledningen och medarbetare. Yammer är ett bra nätverk för att lyfta fram olika höjdpunkter i organisationen eller för att uppmärksamma individer som gjort något utmärkande för organisationen.

29

DELA Med de senaste versionerna av Office och grundfunktionerna i Office 365 får ni flera möjligheter att dela information och dokument. Använd gärna delning för att sprida kunskap och öka produktiviteten.

Att dela information internt i organisationen är ett fundament för det moderna företaget.

Allt fler företag lämnar den förlegade synen om att all information måste skyddas; även internt. Vissa större svenska bolag har tidigare jobbat med devisen att det är okej att informera en kollega om något först när man försäkrat sig om att kollegan verkligen behöver informationen för att kunna genomföra sitt arbete. Det lägger en hel del press på den som har informationen.

Denna förlegade hållning har luckrats upp senaste åren och numer omgärdas endast viss information av starka begränsningar.

Det kan vara integritetskänslig information, kundinformation eller till exempel information som ligger bakom olika typer av patentansökningar.

Hur som helst, det finns stora värden som kan skapas genom att ha en generös syn på kunskapsdelning internt. Office 365 innehåller en komponent som heter Delve och som matchar delade dokument med potentiella läsare. Det finns alltså numer en alldeles perfekt anledning att dela med sig av alla sina dokument som kan hitta läsare inom den digitala arbetsplatsen.

Delning är generellt en process där användaren känner till vilka mottagare den vill dela informationen med. Det finns flera olika sätt att dela information inom den digitala arbetsplatsen och framför allt Office 365 låter er göra det på flera olika sätt.

Följande är kanske de mer vanliga:

30

ONEDRIVE

Ni kan dela ett dokument direkt från er OneDrive. Markera dokumentet och välj dela i menyn. Eller sök upp dokumentet i din dator och välj Dela ur menyn som kommer upp när du högerklickar.

OUTLOOK

Mejla personen du vill dela dokumentet med och välj att bifoga en bilaga. På moderna versioner av Outlook blir det nu en delning istället för att ni skickar iväg en bilaga. Det visas genom att det är en molnbild på bilagan.

OFFICE

Bjud in deltagare direkt i Officeprogrammen genom att välja Dela uppe till höger. Efter det kan ni skapa tillsammans.

Notera att alla de beskrivna sätten ger samma slutresultat för användaren. Den som du väljer att dela dokumentet med får de rättigheter du tilldelar den. Om du bjuder in till att samskapa i Office ger du möjlighet till redigering. När du kommit igång med delning lär du dig snart hitta vilket sätt som passar dina behov just nu relativt snabbt.

5 TIPS OM DELNING I OFFICE 365 VAR ÖPPNA

1

Den nya ekonomin förutsätter allt mer att information är allmänt tillgänglig och det är därför viktigt att dela den internt mellan alla medarbetare. Flera företag har också tagit steget ut för att dela den interna informationen med alla utanför företaget. Ha därför gärna en generös attityd till vad som ska vara öppet och inte av den informationen som företaget äger.

UPPMUNTRA DELNING

2

Skapa en kultur där ni öppet uppmuntrar att dela information mellan medarbetare. Skapa förutsättningar och miljöer som snarare uppmuntrar och förenklar delning än tvärtom.

Genom att uppmuntra delning av information skapar ni förutsättningar för att information flödar fritt mellan olika delar av organisationen snarare än tvärtom.

VAR TILLÅTANDE

3

Genom att skapa en tillåtande kultur där det är bättre att prova sig framåt och testa skapar ni en kultur där de som använder sig av de nya möjligheterna blir hjältar snarare än tvärtom.

Det är viktigt att medarbetarna känner stöd när de börjar dela information med varandra för att skapa ett fundament som är livkraftigt.

SKAPA VÄRDEN MED DEN DELADE INFORMATIONEN

4

Se till att fånga upp den delade informationen och skapa communities eller sidor som fortsätter göra den tillgänglig.

Genom att skapa ytor som användarna kan återvända till och som är tillgängliga dygnet runt skapas också förutsättningar för en delande och lärande organisation.

FÖRSTÅ DELNING PÅ DJUPET

5

Skapa en organisatorisk förståelse för värdet av den kollektiva informationen och hitta sätt där rätt medarbetare alltid kan nå rätt information dygnet runt. Genom att skapa förståelsen kan ni också skapa en plattform där kunskap och information fortplanta genom organisationen.

31

KOMMUNICERA Det är viktigt att kommunicera internt och att medarbetare ges möjlighet att få information serverad löpande. Här har ni några olika tips på hur ni kan använda er digitala arbetsplats för kommunikation.

HA ETT SYFTE

Varje dag får era medarbetare mängder av information skickade till sig genom olika kanaler. Mycket av information är överflödig eller i fel format så den försvinner i mängden. Ha därför alltid ett syfte med er kommunikation. Försök förstå hur kommunikationen kommer mottas samt vilka medarbetare som kan dra nytta av den.

Information kan ges i form av nyheter på intranätet men använd gärna flera informationskanaler beroende på vad ni vill kommunicera. Det kan till exempel vara genom bloggar eller sociala medier som används för olika typer av information.

32

Efterhand kommer den digitala lösningen bli rik på information. Därför ska ni redan från början säkra att informationen går att söka fram eller visa genom till exempel Delve.

ANVÄND RÄTT KANAL

Välj alltid rätt kanal för varje enskilt meddelande. Olika kanaler som blogg, Yammer och nyheter ger alla olika fördelar och nackdelar. Det handlar om vilken typ av vikt ni vill ge informationen samt vilken interaktion ni vill ge mottagarna. Jobba långsiktigt med olika kanaler så användarna naturligt vet var de ska vända sig för att få rätt information.

VAR ALLTID UPPDATERADE

Var alltid noga med informationen på den digitala arbetsplatsen. Använd olika metoder för att säkra att det alltid är korrekt information som ligger ute på intranätet, projektsidor etc. Fundera redan från början ut en strategi kring hur ni ska förvalta lösningen samt hur ni ska fördela informationsansvaret.

Det är lätt gjort att ni lägger ut för mycket information i början som ni sedan inte mäktar med att underhålla.

ENGAGERA MEDARBETARNA

Traditionell kommunikation sätter budskapet i centrum och resonerar kring vilka som behöver den informationen i sin yrkesroll.

Men utveckla er kommunikation och engagera era medarbetare. Sätt en individ i centrum och fundera kring vilken information hen har som andra kan ha glädje av samt vilken information hen behöver för att bli framgångsrik.

Genom att erbjuda medarbetarna flera olika kanaler för kommunikation kan de också vara med och kommentera, gilla och själva dela med sig av värdefulla insikter och nyheter.

UPPREPA GÄRNA FORMATET

Utvärdera löpande hur framgångsrika ni är i er kommunikation och fortsätt använd de metoder och kanaler som ger önskade effekter. De kanaler som kan förbättras gör ni löpande omtag på; vissa ändrar ni helt medan andra bara utvecklas. Följ med i omvärlden för att försäkra er om att ni även får del av nyheter inom till exempel Office 365. På intranätet kan ni t ex aktivera olika analysprogram såsom Google Analytics för att se hur informationen flödar och nyttjas i er organisation. Delve analytics är ett utmärkt redskap för mer ostrukturerad information.

33

MEJLA Att mejla är inte att leva. Ändå används det löpande under arbetsdagen och även frekvent däremellan. Många skulle bli förvånade om de inte fick mejl på några timmar på arbetstid. Fundera därför gärna igenom hur ni kan bli bättre på att använda mejl i er organisation.

När jag var tonåring lyssnade jag på en präst på en av skolans morgonsamlingar.

Vi hade 10 minuter i aulan ett par morgnar i veckan. Hen började varje dag med att läsa dödsannonserna i lokaltidningen för att vara säker på att hen inte var död. Med dagens tekniska hjälpmedel behöver vi inte slå upp tidningen, det räcker med ett halvvaket öga för att kontrollera att mejlikonen lyser på mobilen, det har precis samma träffsäkerhet som dödsannonserna.

Mejl har varit använts av en bredare publik sedan mitten av 90-talet och har bitit sig fast som ett av våra vanligaste arbetssätt.

Och trots att vi fått allt fler möjligheter att kommunicera har de bara lagts ovanpå redan befintliga och mängden mejl affärsmejl fortsätter ständigt växa. Från 100 miljarder mejl om dagen 2013 estimerar The Radicati Group att mängden kommer öka till fler än 132 miljarder mejl om dagen 2017 (skickade/ mottagna). Föreställ er en värld där alla dessa mejl istället landade som vanliga brev.

Antalet mejl ökar eftersom det är ett bra för asynkron kommunikation. Ifall alla mejl ersattes med telefonsamtal skulle det troligtvis innebära en ännu större belastning.

Globalt ser vi alltså miljarder mejl varje dag men vad innebär det för ett enskilt företag.

Volvo group (lastvagnar) gjorde en analys av sin mejl 2016 och kom fram till följande siffror:

34

• • • •

80 000 medarbetare använder mejl 40 – 50 miljoner mejl skickas varje månad 20 – 25 mejl per användare och dag Mejlen tar 1 – 2 timmar per i snitt att hantera varje dag

Räknar vi på 1,25 timmar innebär detta att Volvo lägger 100 000 timmar varje dag för mejlhantering; det är motsvarande 12 500 heltidsanställda.

HUR KAN VI ANVÄNDA MEJLEN SMART?

1. Använd din och andra tid på bästa sätt 2. Skriv tydlig information i ämnesfältet, det underlättar för sök och prioritering.

3. Försök att hålla dig till ett ämne per mejl.

Var kortfattad och precis.

4. Skicka bara mejl till dem som behöver informationen.

5. Använd en hövlig och korrekt ton, skriv inte mejl när du är arg.

6. Var försiktig med att använda funktionen ”Reply to all”.

7. Dela istället för att bifoga 8. Skriv ett bra innehåll Använd ämnesraden i e-postmeddelanden aktivt; skriv ett ämne som fångar läsarnas uppmärksamhet och informerar dem om din fråga, ditt problem eller dina nyheter. Var exakt och precis. Lämna aldrig ämnesraden tom. Du kan även i ämnesraden lägga till FYI (för din information) eller Act req (det finns något som behöver göras) för att ge mottagaren den informationen redan i ämnesraden.

Kom till saken snabbt och framför ditt ärende tydligt, redan i meddelandets första stycke.

Du bör informera mottagaren om dina förväntningar.

Begränsa e-postmeddelandets längd (250 ord är ett långt meddelande). Använd korta meningar (20 ord är en lång mening).

Använd stycken för att tydligt separera olika aktiviteter enligt tankesättet ”Ett stycke, en tanke”.

Var noggrann med stavning och layout.

Kontrollera stavning och andra skrivfel.

Personer som du inte känner väl kan dra felaktiga slutsatser om din person på grund av dina e-postmeddelanden.

Använd punktlistor för att förtydliga saker som förslag, åtgärder, anspråk och risker.

När du skriver arbetsmejl behöver du beakta vilken kultur ni har internt kring e-post samt vilka regler som finns kring t ex konfidentiella mejl.

SKICKA OCH BESVARA MEDDELANDEN

Var noga med att skriva mottagarnas namn i rätt fält. Tänk på att avgöra om du ska svara alla eller bara avsändaren. Inkludera bara de som berörs av mejlet när du skickar.

Använd Out of Office (Frånvarande) när du vet att du inte kommer att kunna besvara mottagna e-postmeddelanden. Du kommer ha betydligt färre brådskande ärenden när du

kommer tillbaka och du möter dina avsändare med respekt när de inte behöver söka dig flera gånger i samma ärende.

ANVÄNDA SIGNATURER

Du bör alltid lägga till en signatur till dina e-postmeddelanden. Signaturen kan ge dina mottagare viktig information om dig, till exempel ditt telefonnummer, din arbetsplats, tjänst.

ANVÄND BILAGOR SMART

Det finns ofta begränsningar i hur stora e-postbilagor en mottagare får ta emot. Det är dessutom oftast så att du egentligen vill dela en fil för att ni båda ska kunna uppdatera den.

Använd därför möjligheten att i Office 365 dela filen direkt i e-postmeddelandet istället för att bifoga den.

Konvertera dina dokument till PDF-format om du inte förväntar dig att någon ska göra ändringar i innehållet. Filstorleken minskar ofta om du konverterar stora dokument till PDF-format. Skicka gärna en PDF-version av din fil i stället för själva filen om detta är möjligt. Obs! I vissa fall kan en PDF-version av en fil bli större än originalfilen. Kontrollera därför filstorleken innan du skickar en fil.

Tänk på att även mötesinbjudningar skickas i form av e-postmeddelanden. Om du bifogar filer till dina inbjudningar tar även dessa upp mycket plats i din e-postlåda.

Du bör därför använda dig av samma regler för dina inbjudningar som för dina e-postmeddelanden.

35

5 TIPS OM KOMMUNIKATION I OFFICE 365 HA ETT SYFTE

1

Ha alltid ett syfte med det ni kommunicerar centralt i Office 365.

Gör det gärna mätbart så ni kan förstå ifall ni nått ert syfte eller inte. Syftet bör utgå från en framtagen strategi kring vad ni vill kommunicera och hur ni vill engagera era medarbetare.

ANVÄND RÄTT KANAL

2

Det finns många kanaler man kan använda för att kommunicera inom ramen för Office 365. Fundera alltid genom vilken kanal ni väljer för er kommunikation. Större nyheter bör publiceras i ett centralt nyhetsflöde medan sådant som är dagsaktuellt eller som ska driva en intern dialog kanske bättre publiceras i det sociala flödet i Yammer.

VAR ALLTID UPPDATERADE

3

4

5

36

Det är alltid viktigt att informationen är uppdaterad så medarbetare nås av relevant och adekvat information. Det finns olika sätt att försäkra sig om att informationen är aktuell och uppdaterad. För mindre organisationer kan det räcka med en informationsägare samt datum och avsändare på alla sidor.

Större organisationer kan bygga en förvaltningsmotor som genom olika regler säkrar uppdaterad information.

ENGAGERA MEDARBETARNA

Skapa möjligheter för era medarbetare att delta genom att kunna kommentera, gilla, sprida etc. nyheter till andra inom den digitala arbetsplatsen.

UPPREPA GÄRNA FORMATET

Försök att hitta olika format för olika former av meddelanden.

Genom att hitta olika formspråk kommer användarna vämja sig vid formaten vilket skapar rätt förväntningar.

5 TIPS OM MEJL I OFFICE 365 TÄNK FÖRE

1

Tänk på att vara noga med mejl. Många medarbetare får dagligen många mejl varför det är viktigt att begränsa flödet.

Därför är det viktigt att ni funderar innan ni inkluderar många i era mejlkedjor eller svar.

MEJLA SMART

2

Var smarta när ni mejlar och spara både din egen och andras tid genom att mejla rätt personer. Ni blir också mer produktiva om ni använder er av action points och korta meddelanden.

Tänk på att vara rakt på sak och kortfattade.

ANVÄND MEJL TILL RÄTT ÄNDAMÅL

3

Tänk på att använda mejl till rätt ändamål. Ni har säkert flera olika sätt att kommunicera asynkront med till exempel mejl, SMS och chatt genom Skype. Använd rätt kanal för rätt ändamål. Många gånger kan det vara en fördel att fundera på vilken kanal som mottagaren föredrar eller är mest aktiv inom.

VAR KONCISA

4

Var alltid korta i era mejl och kom snabbt till saken. Vet ni att personen är väldigt upptagen kan det ibland vara bra att skriva all väsentlig information eller frågan redan i rubriken.

SÄTT FÖRVÄNTNINGAR

5

Om ni förväntar er svar eller actions efter ert mejl är det viktigt att ni adresser detta tydligt. Använd görna [Action required] eller [FYI] i ämnesraden så mottagaren vet att du förväntar dig respons eller bara att det läser.

37

CHATTA Chatta har blivit en allt vanligare form av synkron kommunikation mellan medarbetare. Även ifall den tillåter asynkron kommunikation är det allt vanligare att man väljer chatten i Skype for business före ett telefonsamtal.

Med den fortsatta framfarten för Office 365 är det noterbart att även kommunikation mellan medarbetare på olika företag börjar ske genom chattar. Det innebär att man kan se statusen för personer vi arbetar nära men inte i samma bolag.

Chatten ger också en fördel eftersom den inte kräver ljud mellan deltagarna. Det innebär att den blir allt vanligare att använda när medarbetare sitter på olika platser eller när de kanske sitter hemma. Det gör det också möjligt, på gott och ont, att besvara chatten under tiden man är upptagen i ett annat möte eller en utbildning.

Använd chatten smart för att få svar på små direkta frågor, men var försiktig med att kontakta personer som angett att de inte vill bli störda eller som sitter i ett möte. Många har säkert noterat den lilla frågan som dyker upp på projektorduken när vi sitter i möte.

38

5 TIPS OM CHATTA I OFFICE 365 ANVÄND SKYPE FÖR ALLA MEDARBETARE

1

Värdet av Skype ökar ju fler som använder det. Driv därför gärna på så alla medarbetare använder sig av Skype både på datorn samt på mobilen. Skapa en kultur där ni alla använder statusen likvärdigt och respektera medarbetare som ställt in att de är upptagna.

SKYPE KAN ERSÄTTA TELEFON

2

3

Skype kan till viss del telefonsamtal eftersom det ger möjligheten att prata med varandra direkt genom Skype. Många företag använder det som möjlighet att ringa utomlands eller som regelbundna samtal mellan medarbetare. Tänk på att ni även kan använda alla Skypes funktioner med användare som finns utanför er egen organisation.

SKYPE GER MÖJLIGHET TILL DIREKTMEDDELANDEN

Använd Skype för att skicka korta meddelanden till varandra.

Det är en uppskattad funktion när det gäller snabba frågor eller kortfattad information.

ANVÄND SKYPE FÖR DIREKTKOMMUNIKATION

4

Skype fungerar väldigt väl för att skicka direktmeddelande mellan medarbetare. Det kan minska antalet telefonsamtal och mejl kraftigt när det etableras som en kultur internt att ta korta frågor genom Skype.

ANVÄND SKYPE FÖR SYNKRON OCH ASYNKRON KOMMUNIKATION

5

Skype passar väl till såväl synkron som asynkron kommunikation. De synkrona delarna kan vara t ex möten, intensiva textchattar samt samtalen genom Skype. De asynkrona delarna kan vara till exempel att lämna en fråga eller ett meddelande till en annan medarbetare.

39

MÖTAS Moderna informationsarbetare får en speciell glöd i ögonen när de berättar att de fått en hel dag utan möten. Oftast sker det helt oförberett för att något blivit inställt. Glöden kommer av att de äntligen lyckats få till en hel dag av produktivitet, en möjlighet att komma ikapp gamla arbetsuppgifter.

Modern teknik ger möjlighet till att minska antalet möten men också öka antalet möten eftersom det är möjligt att delta genom Skype.

Men det finns ett antal tips och tricks kring hur ni kan minska tiden för möten och hur det kan bli mer effektiva.

PLANERA ALLTID FÖR EN 45 MINUTER LÅNG AGENDA

De flesta informationsarbetare har väldigt många möten. Många planerar automatiskt för en timme men det finns anledning att korta ner det till 40 eller 45 minuter. Dels frigörs tid generellt men det gör också att dagarna flyter smidigare och möten kommer igång i tid. Idag är det inte ovanligt att man går från möte till möte.

Detta är ett bra sätt att reducera stressen för mötesdeltagarna eftersom de får mellanrum till nästa möte.

INKLUDERA ALLTID ETT SYFTE I ERA MÖTESINBJUDNINGAR

Med ett klart syfte i era inbjudningar blir det enklare att nå målet med mötet. Ett tydligt syfte gör mötet mer effektivt. Det gör också urvalet av mötesdeltagare enklare och ni kan sålla bland mötesdeltagarna. Efter ni har skrivit syftet med mötet kan ni börja formulera en agenda och förbereda material som strävar ditåt.

ANVÄND SKYPE FOR BUSINESS I ERA MÖTEN

Spendera mindre tid för resor genom att alltid ge deltagarna möjlighet att delta via Skype. Med Skype kan ni dela information och presentationer. De första gångerna kan det vara ovant men snabbt vänjer sig deltagarna vid att vissa alltid är med genom Skype.

För att lyckas med kortare möten måste ni arbeta genom agendan varför den kommer säkert bli mer exakt och bättre genomarbetad. Detta kommer automatiskt leda till mer effektiva möten.

Det tillåter också deltagare att lyssna in på möten där de endast är intresserade av ett fåtal punkter.

Försäkra er om att ni alltid har en agenda till varje möte och att den är inkluderad i mötesinbjudningen. Då kommer era deltagare vara bättre förberedda till varje möte.

De flesta av oss har suttit i möten där vi inte varit relevanta deltagare. Det är alltid frustrerande. Fundera därför alltid igenom vilka som faktiskt behöver vara med på mötet.

40

BJUD IN RÄTT PERSONER TILL MÖTET

MÖT

AS

Var restriktiv med inbjudningar eftersom tid är värdefullt. Genom att ha rätt deltagare är det mycket enklare att driva mötet mot syftet.

bjudas in till mötet 3. Inkludera syfte och agenda i inbjudan 4. Välj vem som tar anteckningar i förväg

TIPS AND TRICKS NÄR NI ANVÄNDER SKYPE

AGENDAN 1. Utveckla agendan i förväg tillsammans med deltagarna 2. Inkludera ett mötessyfte i agendan 3. Försäkra er om att agendan är relevant för alla deltagare 4. Markera alla delar som behöver förberedas tydligt 5. Se till att alla deltagare accepterat agendan

PRESENTATÖR/MÖTESLEDARE 1. Välkomna alla deltagare 2. Se till att alla mikrofoner är avstängda 3. Upprepa all viktig information och alla beslut som tas 4. Säkra att alla tar del av besluten 5. Inga tysta medgivanden DELTAGARE 1. Presentera er när ni ansluter 2. Anslut i tid 3. Delta aktivt 4. Undvik att göra andra saker

MÖTESVANOR FÖRBEREDELSER 1. Välj deltagare utifrån syftet med mötet 2. Fråga gärna andra om vilka som ska

MÖTESINLEDNING 1. Börja alltid i tid och påminn alla som är sena om att de är sena 2. Välkomna alla deltagare och tacka dem för att de deltar 3. Gå igenom agendan och se till att allt som ska förberedas är förberett 4. Om ni spelar in, berätta det för alla deltagare 5. Kontrollera vilka hårda och mjuka stopp deltagarna har

41

MÖTESREGLER 1. Delta 2. Håll fokus 3. Var effektiv 4. Nå resultat TIDSHANTERING 1. Be någon hålla koll på tiden och er agenda 2. Om ni får ont om tid ta ett gemensamt beslut hur ni ska hantera det MÖTESAVSLUTNING 1. Avsluta alltid i tid 2. Dela ut uppgifter innan mötet är slut 3. Lämna tid i slutet av mötet för summering samt utvärdering av mötet

MÖTESRUM

I varje rum bör ni ha en instruktion för deltagarna så de förstår vilka förväntningar som finns för användningen och avdukningen av mötesrum.

UTRUSTNING Mötesrum bör i möjligaste mån vara rustade med likartad utrustning. Idag är det standard med en skärm samt en whiteboard. Ha alltid ett system för att byta ut använda pennor med nya fungerande. Tänk på att även ifall alla anställda har ett visst videouttag kan besökare behöva andra. Se därför till att era skärmar och projektorer kan hantera flera olika anslutningstyper.

42

DIREKTBOKNING När ett möte ställs in ska det avbokas i Outlook så det öppnas upp för andra att boka rummet. Andra bra hjälpmedel i konferensrummet kan vara en digital tavla för att direktboka, konfirmera och avsluta mötet utanför varje mötesrum.

Andra moderna lösningar kan vara att ha en sensor som känner av ifall rummet används eller inte. Det kan till exempel vara praktiskt i telefonrum.

En vanlig regel är att ett möte anses vara inställt om det inte startat inom 10 minuter och då frigörs rummet för nya bokningar.

AVSLUTA MÖTET Sluta mötet i tid så nästa möte kan starta på utsatt tid. Tänk alltid på att det kan ta tid att packa ihop alla saker och färdigställa rummet för nästa möte. Efter avslutat möte ska rummet dukas av. Ett bra tips är att alltid lämna ett rum i bättre skick än det var när mötet började.

Avdukning brukar normalt sett innebära att man ställer i ordning alla stolar, bord och sladdar efter mötet. Whiteboarden ska suddas ut, teknik stängas av och ljuset släckas.

Om ni noterar att något inte fungerar bör det felanmälas i samband med att mötet avslutas.

5 TIPS OM MÖTEN I OFFICE 365 SKAPA EFFEKTIVA MÖTEN

1

Många organisationer är mötesintensiva varför det är viktigt att öka produktiviteten i mötena. Det handlar om att skapa en bra kultur, bra vanor samt en gemensam förståelse för hur möten ska genomföras. Använd gärna digitala hjälpmedel för att få mer effektiva möten; det kan vara att använda Skype, OneNote, Outlook etc för att skapa mötet, anteckningar och agenda.

HA ALLTID EN AGENDA

2

Det är viktigt att ni har en genomarbetad och känd agenda. Mejla därför gärna agendan i förväg till alla deltagare för att göra den känd samt få information från andra deltagare om förändringar och förbättringar.

BJUD IN RÄTT DELTAGARE

3

Försök alltid hitta rätt deltagare till alla möten. Det är viktigt att ni varken är för många eller för få. Om vissa deltagare bara är viktiga för vissa punkter eller för att de bara behöver höra vissa delar av kommunikationen kan de gärna delta genom Skype även ifall de är på plats. Använd också med fördel möjligheten att deltagare är nödvändiga eller om deras deltagande är valfritt. På det sättet får ni rätt förväntningar på mötet.

UPPMUNTRA EN BRA MÖTESKULTUR

4

Var noga med att alltid sprida en god möteskultur. Var tydliga med förväntningar och föregå i ledningsgruppen med goda exempel. Försäkra er om att medarbetare ständigt påminns och utbildas i en god möteskultur genom att förmedla tips och tricks i till exempel alla mötesrum och på intranätet.

ANVÄND TEKNIKEN FÖR ATT BLI MER EFFEKTIVA

5

Ni kan använda Office 365 för att bli mer effektiva i era möten.

Genom att använda olika funktioner för produktivitet i era möten får ni också möjlighet att bli mer effektiva. Bra funktioner som ni kan använda i Office 365 är Planner (aktiviteter), OneNote (anteckningar), Kalender, OneDrive (filer) och Skype (för offsite).

43

INFORMERA En viktig möjlighet ni skapar när ni etablerar en digital arbetsplats i Office 365 är att användarna kan få del av information men också att informera andra. Det finns flera olika kanaler ni kan använda er av för att information ska kunna flöda i nätverket.

Det första ni bör försäkra er om är att det finns en bra nyhetsfunktion. Den kan vara segmenterad så att ni i SharePoint kan skapa nyheter och artiklar för hela företaget eller för delar av företaget. Genom en bra informationsarkitektur kan användarna själva prenumerera på de artiklar som de är mest intresserade av.

Den övergripande nyhetspubliceringen bör vara anpassad för en kommunikationsavdelnings behov med till exempel möjlighet till avancerad statistik, planering, flera språk etc. För alla anställda bör det finnas en funktion där alla medarbetare kan skriva artiklar till olika målgrupper.

Med den uppdaterade bloggen kan alla medarbetare dessutom skriva bra bloggposter som de publicerar till alla på bolaget. Där får de en egen kanvas och medarbetare kan prenumerera på varandra.

RÖRLIG BILD

I Office 365 finns det också en videokanal som kan användas för att publicera nyheter genom rörlig bild till alla medarbetare eller vissa målgrupper.

PLANERA MEN VÅGA TESTA

Ha ett tydligt mål med er rörliga bild internt i företaget. Välj typiska områden som rörlig bild passar bra till. Ha gärna konkreta mål formulerade innan ni börjar. Tänk på att försäkra er om att ni har tillräckligt bra inspelningsteknik så det upplevs professionellt.

44

Välj en bakgrundsmiljö som representerar det ni vill kommunicera och ert varumärke.

Bild är effektivt när det gäller att förstärka budskap. Försök att undvika bakgrundsljud.

PLANERA VAD NI SKA SÄGA

Använd gärna manus när ni spelar in. Ni har endast ett par minuters uppmärksamhet så det är viktigt att ni bestämmer er på förväg för vad ni vill säga. För att förstärka budskapet kan ni kombinera videoklipp med olika presentationer eller grafer. Ha gärna få ämnen i varje film och spela hellre in flera korta filmer om ni vill ha mer sagt.

VARA PERSONLIGA

Använd gärna möjligheten att kommunicera personligt eftersom det är möjligt med video.

En bra film skapar samhörighet, känslor och befäster varumärket hos tittarna. Se till att skapa så stort mervärde som möjligt.

HITTA INFORMATION

Skapa bra möjligheter till att hitta information på er digitala arbetsplats. Använd gärna flera olika sätt för att låta användarna ta del av relevant information.

Se till så det finns en logisk struktur på den digitala arbetsplatsen så användarna enkelt kan navigera sig fram till rätt plats. Genom en bra förvaltningsprocess kan ni också säkra att all information är uppdaterad och har en ägare. Använd gärna regler som gör att information löpande måste uppdateras eller kontrolleras.

5 TIPS OM INFORMATION I OFFICE 365 VAR MODIGA

1

Försök alltid att hitta spännande format för era nyheter och annan information. Våga testa nya format och följ upp hur väl de fungerade. Ha gärna koll på statistiken också så ni ser hur väl det faller ut med såväl olika format som till exempel hur olika tider ger olika resultat i läsfrekvens och spridning.

PLANERA ER INFORMATION

2 3 4 5

Planera hur ni ska informera medarbetare samt vilka kanaler ni ska använda för olika typer av information. Skapa en kanalstrategi så rätt typ av information kommuniceras i rätt kanal.

VAR PERSONLIGA

Försök alltid att vara nära er personal när ni skapar er kommunikation. Använd ett språk som är familjärt och berätta gärna med en personlig ton.

HJÄLP MEDARBETARE HITTA INFORMATION

Skapa bra strukturer så era medarbetare på ett enkelt sätt kan hitta och navigera i informationen ni publicerar. Det skapar ett större genomslag.

ANVÄND RÖRLIG BILD

Använd gärna rörlig bild för att skapa en ännu personligare ton i informationen. Det ger en känsla av samhörighet och närhet i organisationen.

Office 365 har en rik sökmotor direkt från början men för att destillera ut relevanta sökresultat behöver ni skapa en bra taxonomi och informationsarkitektur. Genom att hela tiden tilldela information en korrekt taxonomi blir också sökresultaten relevanta för slutanvändarna.

information om nya dokument och nyheter som bör intressera dem. Om ni inte har aktiverat Delve i ert Office 365 bör ni göra det omgående.

Med Delve har Microsoft tagit nästa steg och istället för att användarna ska söka information söker informationen efter användare som troligtvis är intresserade.

Det innebär att användarna löpande får

45

ORGANISERA Med en digital arbetsplats finns det många sätt att organisera ditt arbete. Det mes naturliga valet för ditt personliga arbete är OneNote som låter användarna att samla anteckningar, inspelningar, bilder, dokument och annan relevant information på ett och samma ställe.

I OneNote kan man också dela anteckningsböcker med andra vilket gör att det finns stora möjligheter att dela information och samskapa information.

Genom att använda SharePoint skapar ni också möjlighet att organisera era projektplatser, offertwebbplatser och andra samarbeten. Med rika webbplatser på SharePoint finns det bra möjlighet för anställda att organisera sina mer processinriktade samarbeten.

I samband med att Microsoft lanserade Planner som en del av Office 365 finns det en möjlighet att organisera alla uppgifter på ett och samma ställe. Planner lovar dessutom mer för framtiden och kommer förhoppningsvis bli det nya övergripande sättet att jobba med uppgifter i alla delar av Office 365.

Använd också funktionen att lägga till bokmärken och favoriter som finns i alla webbläsare. Speciellt i stora organisationer kan det vara värdefullt för att snabbt kunna komma åt alla de funktioner som behövs under en arbetsdag.

ORGANISERA DIG

Man brukar säga att det bara är möjligt att hålla 7 saker i korttidsminnet på en gång.

Skriv därför ner alla dina uppgifter för att lättare kunna återvända till dem. Frigör därför din hjärnkapacitet genom att försöka hålla så få uppgifter i minnet som möjligt.

46

Hitta också ett sätt att organisera dina dokument. Använd Onedrive för att alltid ha dem tillgängliga. Ett sätt att skapa ordning är att använda en numrering samt Mappnamn för att få dem i den ordning som passar dig med.

Namnge dokumenten så det är lätt att hitta dem igen.

Städa gärna gamla dokument och mappar.

Skapa en arkivmapp ifall du inte vill slänga gamla dokument eller gamla mappar. Det gör att du lättare hittar aktuella dokument.

Använd också Outlook för att organisera dina mejl. Genom att försöka etablera en bra struktur för allt som behöver organiseras kan den appliceras i många olika programvaror.

Använd gärna olika färgkoder för att hitta dokument, kalenderaktiviteter, mejl etc.

Använd prioriteringar och flaggor för att kunna komma tillbaka till rätt mejl så snart det går. Om du får väldigt mycket mejl finns det anledning att bara hämta och skicka e-post när det finns tid för att hantera det.

5 TIPS OM ATT ORGANISERA I OFFICE 365 ANVÄND PLANNER

1

Planner är ett verktyg i Office 365 som används för att organisera och administrera uppgifter för medarbetarna. Man kan använda det för egen planering men störst nytta är det när man använder det för att organisera aktiviteter som inkluderar många medarbetare. Varje medarbetare får en samlad vy över alla de aktiviteter som de är engagerade i.

ANVÄND ONENOTE

2

OneNote är ett av de starkaste programmen inom Office och ger alla medarbetare stora möjligheter att organisera sitt arbete och sina anteckningar. OneNote bygger på en eller flera anteckningsböcker och böckerna kan delas mellan medarbetare. När sajter skapas i SharePoint samt när grupper skapas i Office 365 skapas också en gemensam anteckningsbok med samma behörigheter som gruppen eller sajten har.

TÄNK IGENOM STRUKTURER I FÖRVÄG

3

För att få en bra organisation i SharePoint samt i era filbibliotek är det viktigt att ni redan i förväg skapar en bra struktur för innehållet. Fundera igenom vilka toppnivåer ni behöver samt hur de ska etableras i organisationen så det blir transparent och användbart.

ANVÄND KATEGORIER OCH FÄRGKODER

4

Använd gärna kategorier och färger i Office för att markera vilken typ av information ni har framför er. Det kan var t ex om det är internt, projekt, försäljning eller privat. Ni kan markera kalenderhändelser, mejl, dokument och aktiviteter med samma taggar samt skapa en anslagstavla i Delve (en board) där ni samlar allt som har samma tagg på samma anslagstavla.

DELA MED DIG

5

För att hålla bra ordning bland dina dokument är det bra att dela med dig av dina dokument till andra. Det innebär att de alltid har tillgång till senaste versionen och du har alltid tillgång till deras ändringar. Ni slipper då också alla dessa bilagor och all dubbellagring.

47

BIDRA Det är viktigt att etablera en känsla i organisationen att det är viktigt att bidra. Det är en väsentlig skillnad mellan att bidra och att dela. När en medarbetare delar med sig av information är det alltid till en grupp kända medarbetare. När en medarbetare bidrar gör den det till en okänd mottagare. Den som bidrar vet bara att den har en värdefull information som andra borde vara intresserade av.

Att bidra är därför en viktig del i det vi kallar lärande. Genom smarta funktioner i Office 365 matchas material medarbetare bidragit med tillsammans med mottagare som kan vara intresserade av just den informationen.

Delve är den delen av Office 365 som håller koll på alla medarbetares vanor och intressen och erbjuder medarbetarna den information de mest troligt är intresserade av.

Alla fler företag börjar anamma en öppen kultur när det gäller synsättet på information. De går från en ”need to know basis” till en mer generös attityd.

Moderna kunskapsföretag är alla beroende av medarbetare som aktivt bidrar med information för att öka den kollektiva kunskapen i och utanför företaget.

48

Några tips till er som skapa en kultur där medarbetare bidrar: 1. Uppmuntra alltid att medarbetare är generösa med information till varandra 2. Föregå med gott exempel och var öppna med information från ledning till medarbetare.

3. Skapa en yta i till exempel SharePoint som är er kunskapsportal där all kollektiv information samlas 4. Använd er av sociala medier internt för att skapa bra kanaler för att ställa frågor till varandra och få svar på frågor 5. Använd kunskapsmatchning så alla medarbetare löpande får dokument serverade sig som är relevanta för sina roller genom till exempel Delve 6. Ha förtroende för att alla medarbetare kan ansvara för sin egen kompetensutveckling och att de kan hantera känslig information på ett relevant sätt

5 TIPS OM BIDRA I OFFICE 365 UPPMUNTRA MEDARBETARE ATT DELA MED SIG

1

Uppmuntra alltid medarbetare att dela med sig av dokument eller information som är relevant för andra. Ha en uttalad linje om vad som är möjligt att dela och vad som inte är det. När något delas får ni gärna sprida vidare, gilla och kommentera för att visa andra att det var ett bra initiativ att dela med sig av informationen. Fokusera på det positiva när ni pratar om att dela med sig och bidra.

BIDRA ÄVEN FRÅN FÖRETAGSLEDNINGEN

2

För att skapa en bra kultur kring delning och öppenhet är det viktigt att även ledningen engagerar sig och delar information.

De bör också vara delaktiga i kommentarer samt sprida information andra har delat. Genom att engagera ledningen kommer det vara allt fler bland alla medarbetare som anammar ett nytt synsätt kring delning och öppenhet.

ANVÄND YAMMER FÖR ATT DELA GODA EXEMPEL

3

Yammer är ett bra verktyg för att snabbt kunna dela små enkla tips och goda exempel. Utmana era användare att dela med sig i Yammer och använd alltid en positiv ton när ni skapar dialog och kommentarer i Yammer. Tänk på att alla kan delta så försök engagera medarbetare genom att inkludera dem i dialogen.

LITA PÅ ERA MEDARBETARE

4

Skapa enkla regler som gäller för att bidra i Office 365 och förlita er sedan på att era medarbetare kan sköta sig enligt dessa regler. Det innebär i korthet att hålla så lite som möjligt utanför delning och så mycket som möjligt inom delning. Notera att det finns legala och säkerhetsmässiga problem med att dela viss information. Detta är specifikt för varje företag och bör beaktas separat.

SKAPA EN FÖRSTÅELSE FÖR VÄRDET AV BIDRA

5

Sprid gärna goda exempel internt i organisationen och notera när någon gjort något bra. Berätta då också gärna varför det är bra att informationen blev allmänt känd och vilket värde det bidrog med. Det kan till exempel vara i samband med en offertförfrågan eller ett kundprojekt.

49

LÄRANDE En viktig del av den digitala arbetsplatsen är att säkra att det sker en kunskapsdelning och ett strukturerat lärande. Nästan alla företag och organisationer har tydliga processer och arbetssätt kring hur de arbetar internt samt hur det arbetar mot marknaden. För att säkra kvaliteten i dessa samt alltid försäkra sig om att medarbetare har bra möjlighet att få en löpande kompetenspåfyllning kan man erbjuda detta i Office 365.

Det finns flera olika sätt att stötta lärande genom Office 365 och alla företag behöver hitta den modellen som passar sin verksamhet bäst. Dessutom kan det vara så att man behöver använda flera olika varianter för att få till en komplett kunskapsdelning.

Jag beskriver här några flöden som är relativt vanliga bland svenska företag.

Kunskapsportalen kan innehålla flera olika lager där processen visas genom till exempel Visiokartor men den visas också med beskrivande texter samt rent utbildningsmaterial. I kunskapsportalen kan ni också tydliggöra vilka experter som finns inom området och ifall ni har en community för processen.

JOBBA MED DELNING

ANVÄND YAMMER FÖR KUNSKAPSDELNING

Försök hitta en naturlig inställning bland alla medarbetare att delning är något som ger alla ett stort mervärde. Delning av filer och information gör att medarbetare ständigt har tillgång till kunskap och inspiration i sitt arbete.

Den delade informationen kan till exempel nås genom Delve eller andra sammanställningar av information.

KUNSKAPSPORTAL I SHAREPOINT De tydliga processer som ligger till grund för er verksamhet kan ni etablera i en kunskapsportal i SharePoint. Genom ett ledningssystem kan ni försäkra er om att processerna alltid är aktuella, har en ägare, är tillgängliga etc.

50

Genom att erbjuda medarbetare Yammer får ni snabbt ett verktyg för kollektiv kunskapsdelning. Försäkra er om en kultur där det är okej att ställa frågor och skapa en struktur där medarbetare snabbt får svar på de frågor som ställs. Detta kan vara en av de viktigaste kanalerna eftersom Yammer är ett snabbt system som kommunicerar över hela företaget men på individnivå.

5 TIPS OM LÄRANDE I OFFICE 365 SKAPA EN KUNSKAPSPORTAL I SHAREPOINT

1

Använd med fördel SharePoint för att skapa en kunskapsportal.

Portalen kan innehålla den kollektiva kompetensen i företaget samt en översikt av alla de processer som företaget använder sig av. Försäkra er om att alla delarna av kunskapsportalen har en ägare som säkrar att det alltid är uppdaterad information i kunskapsportalen.

ANVÄND YAMMER FÖR LÄRANDE

2

Yammer är en bra kanal för snabb kunskapsöverföring. Se till att de som jobbar med uppgifter som kräver samarbete samt snabba svar har tillgång till en väl fungerande Yammermiljö; det kan vara operatörer, säljare, utvecklare etc.

UPPMUNTRA DELNING

3

Det är viktigt att ni ständigt uppmuntrar delning. Ofta finns en kultur att medarbetare snarare hamstrar information än delar den. Särskilt synligt har detta varit inom försäljning där värdet av delad information kanske är som störst. Så gilla, dela och kommentera gärna när medarbetare delar med sig av information eller dokument.

SKAPA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR EGET LÄRANDE

4

Det är viktigt att alla medarbetare kan ansvara för sin egen utbildning. Det innebär att de ska kunna nå information och material avsett för lärande dygnet runt. Det behöver inte vara endast utbildningar utan kan också vara tydliga processbeskrivningar. Genom att skapa en bra miljö för lärande skapas också möjligheter för medarbetare att ständigt bli bättre och höja kvaliteten i sitt arbete.

DELA ERFARENHETER

5

Det är alltid viktigt att dela erfarenheter internt i organisationen. Använd med fördel Yammer för att kunna dela korta meddelanden med erfarenheter mellan varandra.

Använd SharePoint för att få till en sajt där ni kan dela strukturerade erfarenheter i era processbeskrivningar eller i era kunskapssajter.

51

ATT FÖRÄNDRA ARBETSSÄTT Att förändra sitt arbetssätt med it innebär att vi måste börja jobba på ett sätt som vi inte gjort förut. Även om det är nya arbetssätt som vi faktiskt eftersträvar att etablera är det svårt att börja med något nytt. Det är normalt svårt att ändra på gamla vanor och arbetssätt och det är ännu svårare att göra det med datorer. Men, som tur är, finns det forskning som stöttar er genom förändringsresan.

Enligt Knoster, 1991, är det främst sex parametrar som styr om man vill verkligen vill att förändring ska ske.

BEHOV AV FÖRÄNDRING Varför är förändringen viktig? Vilka problem kommer förändringen att lösa? Den digitala arbetsplatsen kan till exempel hjälpa till att förbättra kommunikationen och att undvika ineffektiva möten.

MÅL Vad kommer resultatet av förändringen bli?

Nya förmågor. Vilka nya förmågor behöver vi etablera på arbetsplatsen? Vilka utbildningar behöver vi erbjuda medarbetarna för att anamma de nya förmågorna?

MOTIVATION För att motivera alla medarbetare till att anamma nya förmågor är det viktigt att förstå vilka förbättringar som förändringen erbjuder respective individ.

52

NYCKLAR Det är viktigt att definiera vilka moment som behöver göras för att förändringen ska ske.

Det kan vara inspiration, utbildningar, ny teknik etc som accelererar förändringsresan.

HANDLING Teori är alltid bra men det behövs en detaljerad handlingsplan med flera aktiviteter som alla bidrar till att förändringen sker.

Ett bra sätt att motivera sin egen förändring är att skaffa dig en förändringspolare. Hen kan stötta och bidra i din förändringsresa och hela tiden utmana dig med nya beteenden.

Det är viktigt att din polare har bra koll på dina mål, ambitioner samt vilket tempo du vill hålla genom hela förändringsresan. Kanske är ni båda två på en förändringsresa? Då kan ni utmana varandra!

5 TIPS OM FÖRÄNDRING I OFFICE 365 ETABLERA BEHOVET AV FÖRÄNDRING

1

Skapa redan i förväg en känsla av ett behov av förändring. Gör detta genom att förklara vilka behov som finns av förändring både på grund av interna strömmar och externa strömmar.

Behovet är viktigt i berättelsen kring förändringen och ska vara formulerat så att alla kan förstå det.

SKAPA MÅL FÖR FÖRÄNDRINGEN

2

Det är viktigt att ha ett tydligt mål eller en vision med förändringen som kan kommuniceras med alla medarbetare.

Genom att skapa ett tydligt mål kommer det vara enklare att förklara vilka förändringar som behöver göras samt i vilken ordning. Målet ger också ett bra rättesnöre när ni gör prioriteringar under projektets gång.

SKAPA EN TYDLIG PLAN FÖR FÖRÄNDRINGEN

3

För att minska osäkerheten för många medarbetare kan det vara bra att skapa en tdlig plan för hur ni ska åstadkomma förändringen. Det ger dessutom oftast ett bättre resultat.

Genom att presentera en plan kan alla medarbetare också bedömma vilka utbildningar de bör delta i. Planen bär vara detaljerad men exakta datum kan planeras löpande.

GÖR EN HANDLINGSPLAN FÖR ALLA AKTIVITETER

4

I samband med att ni skapar en plan för förändringen skapar ni aktiviteter. När de väl har hamnat i planeringen behöver ni detaljera och specificera dem. De behöver också få ett datum och innehåll som kan planeras och kommuniceras till alla medarbetare.

INKLUDERA MEDARBETARNA

5

För en öppen dialog med alla medarbetare för att försäkra er om att de är med på resan. Var också noga med att följa upp olika förslag som medarbetarna kommer med. De känner väl till varandra och kulturen internt så de har mycket kompetens kring hur man bäst etablerar en förändring på djupet i organisationen.

53

ATT FÖRÄNDRA ARBETSSÄTT GODA EXEMPEL Vi har samlat Goda exempel och flera olika beskrivningar kring hur ni bäst lyckas med ert införande av en digital arbetsplats. Vi har presentationer och guider kring hur ni lyckas med få med era medarbetare samt hur ni får till era önskade arbetssätt. Genom våra egna föreläsare samt genom partners har vi tillgång till ett brett och kvalitativt nätverk.

54

Alla våra föredrag, utbildningar och föreläsare är kvalitetssäkrade av Mindfire.

En delad erfarenhet är som ett frö.

Med rätt förutsättningar växer det och i symbios med andra erfarenheter kan resultaten nå oanade höjder.

Därför är Mindfire noggranna med dokumentation och spridning av våra Goda exempel, ofta kostnadsfritt genom vårt nätverk.

INGEN AV OSS ÄR SÅ SMART SOM ALLA AV OSS

FÖRÄ

NDR

ING

I Mindfire har vi ett aktivt nätverk där vi hela tiden delar med oss av erfarenheter och berättelser från våra kunder. I nätverket hittar ni hela tiden inspiration och idéer kring hur ni kan komma vidare i ert projekt.

Vi träffas flera gånger varje år med syftet att dela erfarenheter från våra olika projekt. Det är alltid nyttigt att lyssna på andra skolor som redan har genomfört sina projekt och har nyttiga erfarenheter och idéer att dela med sig av.

Nätverket är gratis online.

55

INVÄNJNINGSSTEGEN Förändring är ett mytomspunnet begrepp och är ofta svårt. Ett tips för alla som vill förändra är dock att destillera ut enkla modeller.

Förklaringar till hur förändringen ska ske som är logiska och som alla kan förstå. En del av svårigheterna med förändring är en rädsla för vad som ska komma bland de inblandade; då är det viktigt med modeller som alla kan förstå.

Den här modellen förklarar det som händer med produktiviteten hos varje enskild medarbetare i samband med att nyheter införs. Varje medarbetare passerar varje fas och målsättningen bör alltid vara att korta ner tiden från start till mål eftersom värdet kommer först i slutet och frustrationen bland medarbetarna är störst i början. Lite kort om de olika faserna.

KÄNNA

När en ny lösning precis är lanserad finns det en nyfikenhet bland många medarbetare.

Fånga den nyfikenheten och låt dem använda den nya lösningen och laborera fritt med den.

Var generösa med att tillåta fel och skapa en inspirerande miljö. I den här första fasen är det viktigt med en förlåtande och tillåtande kultur.

Ifall man inför Skype for Business (SfB) innebär den första fasen att medarbetarna får chans att testa sig fram och känna på programvaran utan att det är några skarpa möten. Det handlar om att klicka på alla länkarna för att se vad som händer.

ÖVA

Andra fasen, Öva, är viktig att försöka korta ner i tid. Öva-fasen är kritisk eftersom den kan upplevas som frustrerande och

56

produktiviteten sänks under den period som användarna inte riktigt har grepp om den nya lösningen. Stimulera med goda exempel, var uppmärksam på olika behov, utbilda, visa och skapa en bra stämning kring förändringen.

Det är viktigt att alla har nära till hjälp och stöttning genom denna fasen.

I exemplet med SfB är denna fasen när möten börjar genomföras över Skype. Var beredda på att varje möte kommer ha lite uppstartstid, alla kommer inte förstå hur de bäst ska anpassa ljudet i “puckar”, mikrofoner behöver justeras och headset behöver eventuellt köpas in.

Under den här fasen finns det alltid en risk att ni tappar en del medarbetare om ni inte skapar ett bra stöd. Det finns en risk att förändringen inte sker och medarbetarna avstår från att konsumera den nya lösningen även ifall den skulle vara värdefull för medarbetarna.

BEHÄRSKA

När medarbetarna fått upp en trygghet börjar de behärska den nya lösningen och spår av förändringen börjar ses. Det är dock fortfarande viktigt att utmana medarbetarna och introducera nya funktioner som kan vara värdefulla för användarna. Ofta finns det nu

ett bra driv i förändringen och allt fler början anamma nya arbetssätt.

Om vi fortsätter med SfB innebär detta att vi nu har kommit fram till läget när många möten sker med Skype och en del kanske har börjat använda det mobila gränssnittet.

Men det är fortfarande mest möten som görs med geografiska barriärer som använder Skype som plattform. Medarbetarna har också kommit igång med chattar och konversationer för att växla information och frågor.

FÖRÄ

NDR

ING

BEMÄSTRA

I sista fasen har förändringen skett och det börjar bli ett allt större värde med den nya läsningen. I princip alla medarbetare är med på förändringen och det finns många användare som visar vägen och driver förändringen bland sina kollegor. I samband med att användarna bemästrar lösningen börjar arbetssätt, som tidigare vara omöjliga eller väldigt svåra att genomföra, att användas i verksamheten.

Var kommunikativa i förändringsarbetet. Berätta gärna för alla medarbetare varför förändringen görs och vilka värden ni vill få ut av förändringen.

Och tänk på att förändring är som att koka gröt. Med låg energi kan ni se små förändringar på ytan men med hög energi uppstår stora eruptioner. För båda gäller dock att så fort ni tar bort energin går gröten tillbaka till sin tidigare trötta gråa yta.

Produktivitet

Med SfB som exempel är vi nu i fasen där allt fler möten per automatik får en länk eftersom det i förväg inte är bestämt om mötet görs på Skype eller på plats. Funktioner för inspelning används allt mer. Platsen kanske är rustad med teknik som automatiskt startar mötet över Skype när dörren öppnas.

NÅGRA RÅD PÅ VÄGEN

Tid

57

FÖRÄNDRINGSTRAPPAN

Den digitala arbetsplatsen ger möjlighet för många att förändra och förbättra sina arbetssätt. Naturliga förmågor som fungerar extra bra är till exempel samarbete, delning, lärande etc. I samband med ett införande kan det därför vara viktigt att definiera vilken förändring som ska uppnås samt hur den definieras.

Vi använder ovanstående trappa (som baseras på RAT-modellen men är anpassad för en digital arbetsplats) för att definiera och beskriva förändringsresan. Beroende på målsättning och nuläge behövs olika insatser för att ta nästa steg framåt.

ERSÄTTNING

Den första nivån av digitalisering innebär att den nya digitala arbetsplatsen endast ersätter arbetssätt som tidigare varit möjliga. Den ger då inget mervärde eller högre effektivisering.

Det kan till exempel vara när användare istället för att lagra sina filer på en mapp på datorn så lagras de i molnet. Ifall inget annat görs med filerna har användaren endast nått nivån ersättning.

UTÖKNING

Genom utökningen börjar medarbetarna att använda vissa funktioner för att dra nytta av den digitala arbetsplatsen. Även ifall arbetssätten utvecklas så är graden av effektivisering låg.

Exempel på detta kan vara att medarbetarna börjar dela dokument mellan varandra eller att vissa samarbeten nyttjar gruppwebbplatser som bas. Då sker en viss förändring även ifall användaren endast använder en liten del av den digitala arbetsplatsens samlade palett av möjligheter.

58

EFFEKTIVISERING

Effektiviseringen sker när medarbetarna börjar ändra arbetssätt som väl lämpar sig för den digitala arbetsplatsen vilket innebär att de blir mer effektiva. Medarbetarna är nu rustade med förmågan att arbeta fullt ut i den digitala arbetsplatsen där även mobila gränssnitt är implementerade.

Exempel kan vara att användarna naturligt samarbetar genom den digitala arbetsplatsen, att Skype är med i alla mötesinbjudningar, att det är naturligt att skriva dokument tillsammans, lagring sker i OneDrive etc.

EVOLUTION

Evolutionen kommer när den digitala arbetsplatsen gett upphov till nya arbetssätt dagligen. Det innebär att medarbetare använder den fulla kraften i en digital plattform vilket ger helt nya möjligheter.

Förutom nya arbetssätt har organisationen hittat ett sätt att förstå värdet i samarbete, delning, att bidra, lärande etc. Förståelsen av värdet samt förmågan till nya arbetssätt skapar ett nytt DNA i organisationen.

Evolutionen går inte definiera utifrån enskilda användare utan uppkommer när organisationen har hittat nya arbetssätt och förhållningssätt baserade på de möjligheter en digital arbetsplats erbjuder. Evolutionen

FÖRÄ innebär att det är väldigt svårt för en organisation att ta ett steg tillbaka.

NDR

ING

SUMMERING

Den digitala arbetsplatsen ger många möjligheter och i samband med införandet är det viktigt att etablera en rimlig målsättning. För vissa organisationer, avdelningar eller individer är det viktigt att nå en evolution medan det för andra räcker med en lägre målsättning.

Det vi dock vet är att nästa generations arbetskraft är skolade i moderna arbetssätt och har ett öppet förhållningssätt till information. Därför är det viktigt för de flesta bolag att påbörja resan mot nästa generations digitala arbetsplats.

59

LEDARSKAPET En av de faktorer som påverkar hur framgångsrika er digitala arbetsplats blir är hur engagerade företagsledningen är inför projektet.

För ett riktigt bra projekt är det viktigt att de köper in och stöttar projektet genom hela införandet och användningen. Även de måste förändra sitt arbetssätt.

Kommunicera varför ni ska ha en digital arbetsplats Var tydliga och raka i er interna kommunikation kring varför ni skapar en digital arbetsplats. Det är viktigt att alla förstår varför det är viktigt samt vilka förväntningar ni som ledning har på alla anställda. Uppmuntra alla att aktivt delta i förändringsresan.

Försäkra er om att projektet drivs framåt med tydliga ansvar och att det finns individer som täcker upp alla delar som behövs för ett framgångsrikt projekt. Glöm absolut inte att ha ett bra driv genom hela förändringsresan eftersom det är den som kommer ge effekt när lösningen väl är på plats. Det är där den långsiktiga vinsten ligger.

Försäkra er om att alla är med på förändringsresan och var tydliga med de förväntningar som ni har på era anställda. Om det är viktigt måste alla anställda veta om det. Försök också vara delaktiga i projektet så att alla känner att de har fullt stöd genom projektet.

Den som har insyn i företagets utveckling och beslut har större möjligheter att ta ansvar för helheten.

Skapa en kultur där det finns en experimentlusta bland era medarbetare och där de provar sig fram för att hitta bra arbetssätt.

Det är värdefullt att våga göra fel. Men var noga med att vara uppmuntrande även när inte allt blir som det var tänkt eller planerat. Ha konstruktiva synpunkter och försök vara påläst.

60

61

NÅGRA AVSLUTANDE TIPS FÖR ATT KOMMA VIDARE Nu börjar vi närma oss slutet av handboken och jag hoppas den har varit relevant läsning för er och att ni har hittat en del guldkorn som ni kan använda er av direkt i verksamheten.

Det är viktigt med en strategi för införandet och här kommer några sista tips för hu ni ska genomföra projektet.

62

Först och främst, det är viktigt att ha roligt genom hela införandet. En digital arbetsplats är i grunden något positivt som skapar värde för alla medarbetare varje dag. Därför ska det också drivas med hög energi och mycket glädje. Office 365 är en bra lösning redan från början och alla medarbetare kommer snabbt hitta värdefulla funktioner för just dem.

Genom att ha roligt och vara uppmuntrande kommer era användare snart att börja prova sig fram.

Var tydliga i er kommunikation och fokusera på vilken verksamhetsnytta som kommer skapas med den digitala arbetsplatsen. De allra flesta medarbetarna är ointresserade av vilken teknik som används så fokusera på vilka arbetssätt ni vill uppmuntra och hur ni kommer stötta slutanvändarna vid införandet.

Trygghet och tydlighet är viktigt!

De allra sista tipsen förtjänar egna rubriker så fortsätt läsa de sista avsnitten så ni får en flygande start!

63

TÄNK STORT, BÖRJA SMÅTT Tänk på att inte ta ett alldeles för stort omfång i den första lanseringen. Det finns en stor risk att ni har missat en del av de arbetssätt som finns i organisationen och därför skapar något som inte skapar bästa värde på sikt. En första lansering av en digital arbetsplats ska driva användarna i rätt riktning men den ska framför allt vara enkel att förstå och naturlig i sitt arbetssätt. Var därför försiktiga!

Men glöm inte heller att hålla koll på den stora visionen om var ni vill med er digitala arbetsplats. Det är viktigt för att få den första versionen rätt.

Ni behöver alltså både hålla koll på det som ska bli den första konkreta versionen men också den övergripande målsättningen om vad ni vill att den digitala arbetsplatsen ska vara på sikt. Det finns anledning att driva både strategiarbetet och den första versionen till viss del parallellt eftersom ni kan bottna det strategiska i konkreta frågeställningar löpande och vise versa.

Glöm inte det gamla ordspråket att vi alltid överskattar vad vi kan göra på kort tid men alltid underskattar vad vi kan göra på lång tid.

Det är nästan alltid sant när det gäller IT.

64

TRYGGHET I FUNKTIONALITET SERVICE OCH LEVERANS

TEKNIK 65

TÄNK, PLANERA OCH AGERA

Det finns en generell modell som nästan alltid är giltig. Framför allt gäller den ifall man verkligen vill uppnå effekt. I all sin enkelhet bygger den på att man alltid ska gå igenom stegen TÄNK, PLANERA och AGERA. Modellen är också mer giltig i samband med att ni planerar era projekt medan det senare finns mer sofistikerade modeller för att komma vidare. Men Tänk, planera och agera ger en bra bild över vilka faser som måste finnas med när ni inför en ny digital arbetsplats eller ifall ni vill få igång användningen.

TÄNK

Innan ni börjar projektet är det viktigt att ni verkligen funderar igenom vad det är ni ska göra samt hur ni bäst uppnår målen ni satt för projektet. Tänkafasen innebär ett helikopterperspektiv på all planering som behövs för införandet. Låt gärna denna fasen ta lite tid och blanda in många medarbetare när ni utformar ramarna för projektet.

Koppla olika leverabler till era mål för att få en röd tråd genom hela projektet.

AGERA

Sjösätt er projektplan genom att detaljera aktivitetslistan ytterligare. Här tillför ni resurser och kopplar vilka aktiviteter som bygger på varandra samt vilka milstolpar ni ser framför er.

Självklart ska ni sedan utvärdera och starta om projektet med ständiga förbättringar och förvaltning men det är en helt annan sak.

PLANERA

När ni kommer till planerandet börjar ni detaljera projektet. Här kan ni gärna formulera vilka leverabler som ska göras och koppla de aktiviteter som behövs till respektive leverabel. Genom att göra det får ni fram en övergripande projektplan och vissa estimat kring kalendertid, kostnad och arbetstid.

TÄNK 66

PLANERA

AGERA

ROM BYGGDES INTE PÅ EN DAG, MEN DET BYGGDES Den digitala arbetsplatsen kan införas som ett projekt men eftersom den är ett löpande stöd för alla medarbetare bör den fortsätta leva och utvecklas. Ni bör hitta en bra lösning för förvaltning och vidareutveckling av Office 365 för att ständigt vara uppdaterade och erbjuda en bra lösning för era slutanvändare.

Microsoft har en snabb utvecklingsteknik med Office 365 vilket gör att ni kan förlita er på regelbundna uppdateringar av befintlig funktionalitet men också helt nya funktioner och även helt nya produkter. Det senaste året har flera nya program inkluderats i Office 365 och Microsoft är på väg att etablera ännu fler produkter inom Office 365.

Därför ska den digitala arbetsplatsen i Office 365 ses som ett långsiktigt projekt. Eftersom det ständigt kommer nya funktioner och uppdateringar är det också viktigt att försäkra sig om att ni har bra förståelse av Microsofts planering så ni inte själva utvecklar funktioner som kommer som standard inom kort.

För att vara framtidssäkra är det viktigt att ni inte utvecklar egen funktionalitet som kan störa Microsofts generella uppdateringar.

Använd därför standard så ofta det är möjligt.

Genom att använda standard och inte göra egenutveckling blir er lösning möjlig att uppgradera utan att något slutar fungera vilket gör er mer lättrörliga. Med Microsofts strategi för uppdateringar av Office 365 är det också så att ni inte kan välja vilka uppdateringar ni vill ta del av eller när utan de kommer automatiskt.

67

INGEN AV OSS ÄR SÅ SMART SOM ALLA AV OSS Tänk på att engagera så många som möjligt när ni ska realisera värdet av den digitala arbetsplatsen. Värdet uppstår främsta när alla börjar jobba tillsammans på ett nytt sätt. Tänk på att ingen av oss är så smart som alla av oss.

Eftersom oftast alla på företaget kommer vara användare av den digitala arbetsplatsen finns det anledning att ta med många redan tidigt i processen. Många av funktionerna i den digitala arbetsplatsen är avgörande för medarbetarnas förmåga att klara sitt jobb.

Om vi dessutom lägger till ett lager med att det är vissa arbetssätt som önskas eller att lokalerna ska disponeras på ett visst sätt blir det ännu mer aktuellt för många medarbetare att delta.

Alla som är med i projektet, oavsett vilken roll de har, ska vara med för sin kompetens.

Medarbetarna ska engageras för att de är viktiga och de ska bidra till resultatet. Många medarbetare är inte vana vid att kravställa it-plattformar och där är det viktigt att de får stöd och att det även finns verksamhetskrav som följs upp ur ett verksamhetsperspektiv.

68

Grupper som alltid borde vara med när en digital arbetsplats skapas är HR, Kommunikation och Marknad. Även avdelningar som affärsområden, sälj och forskning är viktiga intressenter. Försäkra er också om att ni har bra uppbackning från det företagsledningen och kanske kan ni använda er av dem i styrgruppen. (Såklart måste också IT vara med i projektgrupperna, men det är ganska självklart).

Generellt sätt är det bra att inkludera många i projekten. Genom att fördela arbetet mellan flera olika kompetenser så finns det stor möjlighet att täcka så många krav som möjligt.

69

NÅGRA ANDRA LEVERANTÖRER Innan ni skaffar en partner för support, användning och utbildning i Office 365 bör ni kolla med flera olika leverantörer. Här hittar ni en lista med flera andra företag som säljer ungefär samma sak som vi.

Vi är såklart inte den enda leverantören i Sverige av digitala arbetsplatser inom Office 365. Det finns ett helt ekosystem där ute och vissa av de nedanstående bolagen är direkt konkurrenter medan andra har en annan inriktning än just vår. Känner ni till någon mer leverantör som borde vara med på listan får ni gärna höra av er.

Acando www.acando.se info@acando.se 0771-50 10 00 Accenture www.accenture.se 08-451 30 00 Advania www.advania.se 08-546 70 000 Affecto www.affecto.se info@affecto.se 08-444 98 00

70

Altran www.altran.se 031-746 55 50 ATEA www.atea.se info@atea.se 08-477 47 00 Avanade www.avanade.se infose@avanade.com 08-402 12 70 Bool www.bool.se info@bool.se 046-88 88 150

LEVE

RAN

Diwo www.diwo.se kontakt@diwo.se 0722-530 798

Lexicon www.lexicon.se info@lexicon.se 08-566 107 00

Dorite www.dorite.se info@dorite.se 08-664 70 00

Preciofishbone www.preciofishbone.se info@preciofishbone.se 0771-44 00 80

Humandata www.humandata.se info@humandata.se 08-510 012 00

Sogeti www.sogeti.se 08-536 820 00

TÖRE

R

Knowit www.knowit.se info@knowit.se 08-700 66 10

71

72

Nyfiken? Är du också passionerad kring skolutveckling? Vill du veta mer om Skola2025? välkommen att kontakta oss med stora eller små frågor.

info@skola2025.se Marcus Blom Skolutvecklare marcus.blom@skola2025. se

Paul Linde Skolutvecklare paul.linde@skola2025.se

http://www.skola2025.se/

73

Vi har bara ett mål med Mindfire.

Vi vill skapa världens bästa digitala arbetsplats tillsammans med er. Vi vill skapa en digital arbetsplats där era medarbetare kan samarbeta, dela, lära sig, informera och kommunicera.