Ce trebuie sa faca firmele dupa adoptarea legii 129 din 2019 privind spalarea banilor

Ce trebuie sa faca firmele dupa adoptarea legii 129 din 2019 privind spalarea banilor Opinie www.coltucsiasociatii.ro

De acum înainte, societățile sunt obligate să depună la Registrul Comerțului, prin reprezentantul legal, o declarație privind beneficiarul real al respectivei societăți, în vederea înregistrării în Registrul Beneficiarilor Reali al Societăților, menționat mai sus. De la această obligație sunt exceptate regiile autonome, companiile și societățile naționale și cele deținute integral sau majoritar de stat.

Ce înseamnă beneficiar real?

UBO, în sensul Legii, este persoana sau persoanele fizice care dețin ori controlează societatea prin exercitarea dreptului de proprietate, în mod direct sau indirect, asupra unui număr de acțiuni sau drepturi de vot suficient de mare pentru a-i asigura controlul ori prin exercitarea controlului prin alte mijloace și care presupune deținerea a cel puțin 25% din numărul de acțiuni plus o acțiune, ori persoana sau persoanele fizice care dețin ori controlează societatea prin participația în capitalurile proprii ale societății într-o proporție de peste 25%. Acest mecanism nu este aplicabil și societăților înregistrate la Registrul Comerțului ale căror acțiuni sunt tranzacționate pe o piață reglementată și care sunt supuse unor cerințe de publicitate în acord cu cele reglementate de legislația Uniunii Europene sau cu standardele fixate la nivel internațional.

Ce se întâmplă dacă nu poți identifica persoana/persoanele fizice care controlează societatea aplicând mecanismul de mai sus?

În acest caz, Legea prezumă că beneficiarul real este persoana sau persoanele fizice care asigură conducerea societății.

1. Conținutul declarației

Declarația pe propria răspundere a reprezentantului legal trebuie să conțină următoarele elemente: (i) datele de identificare ale beneficiarilor reali:nume, prenume, data nașterii, CNP, seria și numărul actului de identitate, cetățenia, domiciliu sau reședința și (ii) modalitățile în care se exercită controlul asupra societății.

Ea se poate da direct în fața reprezentantului Oficiului Registrului Comerțului ori se poate depune în formă autentică, personal sau prin reprezentant. Forma autentică a declarației presupune ca reprezentantul legal să se adreseze unui notar public în vederea emiterii declarației în această formă.

Legea reglementează doar ce elemente trebuie să conțină declarația privind beneficiarul real, nu și procedura de verificare a declarației care va fi efectuată de notarul public sau de reprezentantul Registrului Comerțului (ceea ce înseamnă că aceste autorități pot solicita documente doveditoare ale structurii capitalului social).

Rămâne de văzut dacă Legea va fi urmată de alte acte normative care să detalieze procedura de verificare a declarației.

2. Termenele în care trebuie depusă declarația

Pentru societățile existente, termenul legal de depunere a declarației este de 12 luni de la intrarea în vigoare a Legii. Societățile care urmează să fie înmatriculate la Registrul Comerțului trebuie să depună declarația privind beneficiarul real la momentul înmatriculării.

De asemenea, societățile au obligația de a depune la Registrul Comerțului declarația anterior menționată anual sau ori de câte ori intervine orice modificare privind datele de identificare ale beneficiarului real în termen de 15 zile, care se calculează după cum urmează:

•

de la data aprobării situațiilor financiare anuale, în cazul declarației anuale;

• de la data la care a intervenit modificarea privind datele de identificare ale beneficiarului real; 3. Sancțiuni

a. Amenda

Dacă reprezentantul legal al societății nu depune declarația pe propria răspundere în termenul de 12 luni de la data intrării în vigoare a Legii, precum și în termenul de 15 zile, calculat conform punctului 2, societatea va fi sancționată cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei de către organele cu atribuții de control ale Ministerului Finanțelor Publice - Agenția Națională de Administrare Fiscală și ale unităților sale teritoriale.

Constatarea contravenției se poate face și de către Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor, prin agenții săi constatatori.

În acest caz, societatea se poate întoarce împotriva reprezentantului legal care nu a îndeplinit la timp obligația de a declara beneficiarul real pentru a-și recupera suma de bani la care a fost obligată prin procesul-verbal de constatare a contravenției.

b. Dizolvarea societății

Dacă reprezentantul legal nu depune declarația la Registrul Comerțului în termen de 30 de zile de la data aplicării sancțiunii contravenționale, Registrul Comerțului poate cere dizolvarea societății.

În acest caz, Registrul Comerțului va înainta instanțelor judecătorești o cerere prin care solicită pronunțarea dizolvării societății în cauză. Totuși, Legea acordă posibilitatea societăților de a remedia situația și de a înlătura cauza de dizolvare prin depunerea declarației la Registrul Comerțului, chiar și în cursul litigiului, înainte ca instanța să se pronunțe cu privire la dizolvarea societății.

B. Asociațiile și fundațiile sunt și ele obligate să declare beneficiarul lor real

În cazul asociațiilor și fundațiilor, UBO include: •

membrii în consiliul director pentru asociații;

•

fondatorii și membrii în consiliul director pentru fundații;

• persoanele cu funcții executive împuternicite de consiliul director al asociației sau fundației, în temeiul art. 26 și, respectiv, art. 29 alin. (7) din Ordonanța Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociații și fundații; • persoanele fizice sau, în cazul în care acestea nu au fost identificate, categoria de persoane fizice în al căror interes principal asociația sau fundația a fost înființată sau funcționează (e.g. persoanele fizice care beneficiază de asistență, consiliere, ajutor, activități socio-medicale, educaționale sau culturale, inclusiv copii, vârstnici, persoane cu dizabilități etc.); • oricare altă persoană fizică ce exercită controlul în ultimă instanță, prin orice mijloace, asupra asociației sau fundației.

Asociațiile și fundațiile au obligația de a declara beneficiarul real al acestora, fie la momentul înscrierii lor în Registrul asociațiilor și fundațiilor aflat la grefa judecătoriei în a cărei circumscripție urmează să își aibă sediul, fie anual sau ori de câte ori intervine o modificare privind datele de identificare ale beneficiarului real. Declarația se comunică Ministerului Justiției de către o persoană împuternicită de către consiliul director al asociației sau fundației și trebuie încheiată în formă autentică.

1. Termenele legale pentru îndeplinirea obligației de a declara beneficiarul real

Declarația anuală se comunică Ministerului Justiției până la data de 15 ianuarie, iar în cazul în care intervine o modificare privind datele de identificare ale beneficiarului real, declarația se comunică în termen de 30 de zile de la data la care aceasta a intervenit.

2. Sancțiuni

Pentru a se asigura eficiența mecanismului de evidență a beneficiarilor reali, legea prevede un regim sancționator gradual pentru nerespectarea de către asociații și fundații a termenelor de depunere a declarațiilor. În cazul în care asociația/fundația nu depune declarația în termenele precizate mai sus, Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor, prin agenții săi constatatori, acordă mai multe termene pentru conformare și aplică amenzi care pot varia de la 200 lei până la 5.000 lei.

În cazul în care asociația sau fundația nu a comunicat Ministerului Justiției datele de identificare ale beneficiarului real până la expirarea ultimului termen acordat prin procesul-verbal de constatare a contravenției, asociația sau fundația va fi dizolvată prin hotărâre judecătorească, pronunțată la cererea Ministerului Public sau Oficiului.

La fel ca și în cazul societăților, declarația privind identificarea beneficiarului real se poate comunica și în cursul litigiului având ca obiect pronunțarea dizolvării asociației/fundației, până ca instanța să se pronunțe asupra cererii.

II. Acțiunile la purtător trebuie convertite în acțiuni nominative

Și acțiunile la purtător ridică probleme în ceea ce privește transparența acționariatului societăților pe acțiuni și în comandită de acțiuni, deoarece deținătorul acestora nu poate fi identificat. Legea interzice astfel emiterea de noi acțiuni la purtător și efectuarea de operațiuni cu acțiunile la purtător existente. Pentru ca structura capitalului social să fie transparentă, Legea prevede obligația societăților de a converti acțiunile la purtător existente în acțiuni nominative și de a depune la Registrul Comerțului actul constitutiv actualizat.

1. Termenul legal pentru respectarea obligației de conversie

În vederea realizării conversiei, deținătorii cu orice titlu de acțiuni la purtător sunt obligați să le depună la sediul societății în termen de 18 luni de la data intrării în vigoare a Legii.

La expirarea termenului, administratorul, respectiv consiliul de administrație al societății realizează conversia în acțiuni nominative prin înscrierea pe titluri și în registrul acționarilor a datelor de identificare ale acționarilor, persoane fizice și/sau juridice, după caz.

2. Sancțiuni

Dacă deținătorul nu depune acțiunile la purtător la sediul societății în termenul legal de 18 luni, acestea vor fi anulate de drept, cu consecința reducerii corespunzătoare a capitalului social.

Dacă societatea nu își îndeplinește obligația de conversie înainte de expirarea termenului precizat, aceasta poate fi dizolvată, la cererea Registrului Comerțului, precum și a oricărei persoane interesate. La fel ca la punctul 3.2 de mai sus, și în acest caz cauza de dizolvare poate fi înlăturată chiar și în cursul litigiului, dacă declarația se depune la Registrul Comerțului înainte ca instanța să se pronunțe cu privire la dizolvarea societății.

III. Concluzii

Deși Legea instituie noi obligații de raportare în vederea prevenirii și combaterii spălării banilor și a finanțării terorismului, precum și noi obligații în sarcina societăților, asociațiilor și fundațiilor, totuși există anumite lacune care ar trebui reglementate prin norme metodologice de punere în aplicare a Legii care să clarifice ce presupune procedura de verificare a declarației privind beneficiarul real de către autoritățile competente și să prevadă expres documentele care pot fi cerute de acestea pentru realizarea atribuțiilor de verificare. În caz contrar, procedura de înregistrare în fața autorităților competente ar putea fi îngreunată.

Noile obligații ale societăților, asociațiilor și fundațiilor presupun divulgarea unor informații care pot fi considerate confidențiale de către acționarii/asociații societăților implicate într-o astfel de procedură și pot implica costuri suplimentare.

Reglementările Legii sunt bine venite în lupta împotriva spălării banilor și finanțării terorismului, însă rămâne de văzut cum aceste obligații legale vor afecta mediul de afaceri și decizia potențialilor investitori de a porni sau de a continua afaceri în România.