MyBackoffice
Perfecte digitale registratie en bewaking van uw bedrijfsprocessen Projectmanagement, personeelsadministratie of crediteurenbeheer: het in kaart brengen van alle ondersteunende bedrijfsprocessen vergt steeds meer tijd en geld. MyBackoffice biedt een all-in-one oplossing voor het registreren en bewaken van de meest voorkomende bedrijfsprocessen. Van urenregistratie tot het bijhouden van de caseload en van budgetbewaking tot openstaande facturen.
MyBackoffice: perfecte digitale registratie en bewaking van uw bedrijfsprocessen Registratie en rapportage MyBackoffice vormt de perfecte backoffice voor (middel)grote bedrijven of instellingen. In MyBackoffice vindt u uiteenlopende functies, zoals een urenregistratiesysteem, waarin medewerkers kunnen bijhouden welke uren ze aan een project hebben besteed. Of een bulletinboard waarop u nieuwsberichten en belangrijke mededelingen kunt posten. Heel handig is de rapportagefunctie, die op elk gewenst moment een overzicht genereert van onderhanden werk, openstaande facturen of omzetprognoses – een belangrijk hulpmiddel in de cyclus van planning en control.
Voorportaal MyBackoffice vormt een afgeschermde website voor een selecte gebruikersgroep. Medewerkers loggen met behulp van een gebruikersnaam en een wachtwoord in en hebben vervolgens toegang tot een gedeelte van het menu – afhankelijk van de aan hen toegekende rechten. Vervolgens kunnen ze hun caseload inzien, projecturen schrijven, reiskosten declareren of facturen indienen. Simpel en allemaal binnen hetzelfde systeem.
Backoffice op maat MyBackoffice is ontwikkeld door Axis Media-ontwerpers en was oorspronkelijk bedoeld voor intern gebruik. De afgelopen jaren is het systeem op basis van gebruikerservaringen en -wensen steeds verder verfijnd en verbeterd. Het resultaat is een volledig op maat te bouwen backoffice: gebruikersvriendelijk, logisch én accuraat.
Helder en inzichtelijk MyBackoffice wordt gekenmerkt door een heldere interface, die medewerkers min of meer vanzelf door het keuzemenu loodst. Voorafgaande training is niet nodig; het systeem wijst zich grotendeels vanzelf. Datzelfde geldt voor de manier waarop de informatie in het systeem wordt gepresenteerd. MyBackoffice maakt strategische bedrijfsinformatie (zoals de verhouding tussen lopende projecten, projecten in offerte en acquisitie) direct zichtbaar, en genereert met een paar klikken de gegevens die nodig zijn om de bedrijfsadministratie kloppend te maken.
Homepage MyBackoffice
Overal benaderbaar MyBackoffice is een web-based programma. Dit betekent dat u geen software op uw computers hoeft te installeren om van het programma gebruik te kunnen maken. Vanaf iedere willekeurige computer met internet hebben u en uw medewerkers eenvoudig toegang tot MyBackoffice. Uiteraard goed beveiligd, en alleen toegankelijk via een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord.
Flexibel MyBackoffice wordt gekenmerkt door een flexibele opzet. Het systeem kan relatief gemakkelijk, met behulp van een paar kleine ingrepen, worden toegesneden op de wensen van gebruikers; afhankelijk van de vraag welke processen u wilt monitoren of registreren. Vakanties, verlofdagen en ziekmeldingen, inkoop, budgetoverschrijdingen of crediteurenbeheer? De mogelijkheden zijn eindeloos.
Een greep uit de vele mogelijkheden Onderhanden werk MyBackoffice biedt een overzicht van alle lopende projecten, acquisitie-activiteiten en projecten in offerte. Individuele caseload MyBackoffice houdt precies bij welke projecten elke individuele medewerker in zijn of haar
Urenregistratie
portefeuille heeft, en geeft een overzicht van de bijbehorende taken, projectnummers, deadlines en het te besteden en resterende budget. Urenregistratie en kostendeclaratie In MyBackoffice kunnen alle medewerkers hun uren aan projecten toekennen, reis-, studie- of ICT-kosten declareren, verlofuren, ziekte ĂŠn vakantiedagen noteren en hun overuren registreren. Het systeem genereert in een handomdraai een overzicht van de openstaande vakantiedagen. Bulletin board De startpagina van MyBackoffice leent zich uitstekend voor het posten van actuele bedrijfsinformatie die niet (uitsluitend) voor bezoekers van de corporate website bedoeld is. Zoals nieuwsberichten, toespraken en korte mededelingen. Zoeken MyBackoffice beschikt over een uitgebreide zoekfunctie waarmee medewerkers binnen het bedrijf kunnen zoeken in bijvoorbeeld projecten, facturen, personen, bedrijven en inkopen. Uitgebreide zoekfuncties
Managementinformatie MyBackoffice kan op elk gewenst moment een update geven van voor het management belangrijke informatie. Zoals openstaande facturen, gemaakte overuren, onderhanden werk en omzetprognoses voor de komende maanden. Het systeem biedt ook de mogelijkheid om verschillende
zoektermen aan elkaar te koppelen, waardoor het management zeer specifieke informatie ‘boven water’ kan halen. Zoals het percentage niet gehaalde deadlines per medewerker, het team met de meeste of de minste declarabele uren, of de medewerker met de hoogste score geslaagde acquisities. Archivering MyBackoffice vormt een individueel archief met documenten die voor elke medewerker van belang zijn, zoals de rechtspositieregeling, regelingen op het gebied van telewerken, functieprofielen, pensioeninformatie en ziektekostenverzekeringen. Facturering MyBackoffice biedt medewerkers de mogelijkheid om facturen in te plannen of in te dienen, en de status van een factuur te volgen. Facturering
Meer weten? Wilt u meer informatie over MyBackoffice, of over de mogelijkheden om MyBackoffice in uw organisatie te gebruiken? Bel met Axis Media-ontwerpers en vraag naar Rob Dieleman of René de Heer: 053 - 480 28 70.
Communicatieadvies Tekst & redactie Websiteontwikkeling Grafisch ontwerp & webdesign Evenementorganisatie Fotografie Video & interactieve media Projectmanagement
Andere producten van axis • de achteruitkijkspiegel • digimap • zzp game • LEAN MANAGEMENT GAME Kijk op www.axis.nl > portfolio
Over Axis Met een team van 45 mensen vormen we een veelzijdig communicatie-ontwerpbureau, dat door het hele land actief is. Voor elke opdracht stellen we een team met één of meer specialisten samen. Daarbij maken we optimaal gebruik van de kennis en ervaring die bij Axis zijn samengebracht in uiteenlopende terreinen als onderwijskunde, bedrijfskunde, strategie, creativiteit, grafisch ontwerp, ICT, programmeren, tekstschrijven en projectmanagement. Mediakennis Als communicatie-ontwerpbureau waken we ervoor om direct in middelen of media te denken. Communicatiedoel en doelgroep bepalen welke media de boodschap uiteindelijk het beste dragen. Dat neemt niet weg dat Axis beschikt over een brede parate mediakennis, die we op elk gewenst moment kunnen inzetten. Crossmediaal of afzonderlijk. Digitaal of in print. In 3Danimatie of video. Axis heeft het allemaal in huis. Communicatie die raakt Of het nu gaat om het ondersteunen van een cultuurverandering, het ontwikkelen van een huisstijl of het creëren van een draagvlak voor besluitvorming: voor Axis staat effectiviteit in communicatie voorop. Onze uitingen zijn zonder uitzondering helder, prikkelend en doeltreffend. We raken onze doelgroep graag in hoofd én hart. Axis Amsterdam & Axis Eindhoven Sinds april 2009 heeft Axis een vestiging in Amsterdam. Met een talentvol nieuw team, een portie gepaste eigenzinnigheid en een onderscheidend exportproduct: Twentse nuchterheid. Vanuit Axis Amsterdam worden projecten in het westen van Nederland uitgevoerd, met als backoffice Enschede. Ook in Eindhoven, de vijfde stad van het land, is sinds juli 2009 een dependance van Axis gevestigd. Vanuit deze vestiging realiseert Axis uiteenlopende communicatie-oplossingen voor opdrachtgevers in Zuidoost-Nederland.
Gedreven en betrokken. Dat is Axis.
Axis Media-ontwerpers enschede /amsterdam /eindhoven roomweg 63 7523 bl enschede postbus 243 7500 ae enschede t 053 480 28 70 f 053 480 28 86 e info@axis.nl i www.axis.nl
ijburglaan 817 1087 cl amsterdam t 020 416 28 30 e info@axis.nl i www.axis.nl
achtseweg zuid 151 gebouw TQ3 - kamer 1.12 5651 gw eindhoven t 040 257 11 46 e info@axis.nl i www.axis.nl