D I E S N ATA L I S X L “ B A L I K U I ”
Maha Gotra Ganesha Institut Teknologi Bandung
SOSIALISASI Sabtu, 8 Oktober 2011
Sosialiasi Dies Natalis MGG-ITB XL “Bali Kui”
Nama Kegiatan Nama dan Judul Kegiatan Dies Natalis MGG-ITB XL “BALI KUI” Tema Acara “Klasik, Unik, Inspiratif”
Lokasi dan Waktu Kegiatan Lokasi dan Waktu Kegiatan Pameran “Bali Expo” 2011 Dies Natalis MGG-ITB XL “BALI KUI” Tempat : Galeri Campus Centre Timur Institut Teknologi Bandung Hari, Tanggal : Senin - Rabu, 17-19 Oktober 2011 Pukul : 10.00 - 17.00 WIB Lokasi dan Waktu Kegiatan Pagelaran Kesenian Dies Natalis MGG-ITB XL “BALI KUI” Tempat : Area Jam Gadang Hari, Tanggal : Sabtu, 22 Oktober 2011 Pukul : 19.00 – 22.00 WIB
Susunan Kepanitiaan Penanggung Jawab : Agus Nyoman Astika (Matematika 2008) Ketua Umum : Gede Abdi Dharma ( Teknik Pertambangan 2008) Wakil Ketua : I Wayan Raka Regawan (Teknik Mesin 2008) Sekretaris : I Gusti Ayu Andani (Perencanaan Wilayah dan Kota 2008) Bendahara I : Hadiastri Kusumawardhani (Sains Teknologi Farmasi 2009) Bendahara II : Astryd Viandila (FTSL 2010) Koordinator Acara 1. Pameran Seni dan Budaya “Bali Expo 2011” Ni Made Novia Kusumayani (Teknik Sipil 2009) 2. Pagelaran Seni “Bali Kui” Ni Luh Putu Sari Udyani (Teknik Lingkungan 2008) Koordinator Humas : Pande Putu Agus Hendrawan (Teknik Industri 2009) Koordinator Transportasi : I Komang Try Raditya (FITB 2010) Koordinator Konsumsi : Ni Putu Yuni Nurmalasari (Fisika 2008) Koordinator Publikasi : Made Edwin Wiraputra (Teknik Informatika 2008) Koordinator Dokumentasi : Pande Made Prajna Pradipa (STEI 2010) Koordinator Logistik : Gede Darma Raharja (Teknik Geologi 2009) Koordinator Artistik : Gede Mahendra Jaya (Teknik Geologi 2008) Koordinator Rohani : Putu Agus Aditya Permana (Teknik Fisika 2008)
-2-
Sosialiasi Dies Natalis MGG-ITB XL “Bali Kui”
DIVISI ACARA PAMERAN “BALI EXPO” Koordinator Ni Made Novia Kusumayani Konsep Acara
a. Pameran karya Tema untuk pameran ini adalah BALI. Peserta pameran karya adalah masyarakat umum yang ingin memamerkan dan menjual karya mereka. Pencarian peserta ini dilakukan dengan mengadakan oprek di wilayah Bandung, Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, dan Bekasi.
b. Bazaar Bazaar ini adalah kegiatan yang memungkinkan terjadinya transaksi apa saja (tidak terbatas barang seni) namun tidak jauh dari tema pameran yaitu “BALI”. Target peserta bazaar adalah perusahaan, penjual aksesoris, penjual pakaian, dan penjual makanan. Persiapan Acara BALI EXPO Progress: Jumlah formulir pendaftaran yang masuk adalah 20 Jumlah karya yang masuk (terhitung tanggal 7 Oktober 2011) adalah o 25 Lukisan dan foto (3D) o 3 Paper Replika Jumlah karya yang akan menyusul adalah 3 foto dan 5 lukisan Lay out ruang pameran sudah ada (ada di lampiran) Masalah yang dihadapi: Ada peserta yang tidak mengkonfirmasi masalah karya yang belum sampai ke panitia Miss komunikasi antara panitia dan peserta terkait masalah keikutsertaan pameran dan pemberian harga karya. Katalog belum ada desain pasti Daftar penerima undangan/pemberitahuan pameran masih belum fixed Publikasi LO tetap peserta Perkiraan Kendala di hari H: Anggota yang membantu pelaksanaan pameran di hari H sebab tanggal 17-19 adalah hari kuliah Keamanan gedung galeri CC Timur Solusi : Meminta jadwal semua anggota untukmempermudah pembagian tugas saat hari pelaksanaan pameran Berkoordinasi dengan humas untuk melobby langsung satpam kampus sehingga mereka tahu MGG punya kegiatan di CC Timur dan menaruh perhatian lebih ke Galeri CC Timur saat pelaksanaan pameran -3-
Sosialiasi Dies Natalis MGG-ITB XL “Bali Kui”
BAZAAR Progress: Semua instansi yang kami ajukan untuk bekerja sama menolak (Bali Heaven, Sanggar Mitra, Warung Aji Anom) Strategi beralih ke sistem sewa stand ke sistem bagi hasil, namun dari pihak instansi tetap menolak Dengan perubahan layout yang terjadi, ruang tidak memungkinkan untuk banyak stand jadi jumlahnya dipangkas menjadi dua stand Rencana berubah, stand akan diisi oleh divisi dana usaha MGG berupa penjualan makanan khas Bali, CD Tesla Manaf, dan danus pakaian. Masalah yang dihadapi: Tujuan awal dari pembuatan system bazaar ini adalah pencarian dana untuk mendukung keberhasilan acara. Dengan kondisi yang ada sekarang, dana yang diperoleh mungkin jauh di bawah ekspektasi. Publikasi Perkiraan Kendala ke depan: Penjaga stand Solusi: Meminta jadwal semua anggota untukmempermudah pembagian tugas saat hari pelaksanaan pameran
DIVISI ACARA PAGELARAN Penanggung Jawab Ni Luh Putu Sari Udyani Konsep Acara Pagelaran dibuat dalam bentuk sendratari dengan cerita yang diangkat berjudul ‘Barong Swari’. Seluruh alur cerita digambarkan di dalam tarian yang ditampilkan dengan diiringi oleh gamelan serta music klasik yang telah dimodifikasi sedemikan rupa tanpa mengurangi makna dari cerita tersebut. Alur cerita dibuat dalam beberpa babak yang masing-masing babak menceritakan mengenai kondisi serta lakon-lakon yang ada didalam cerita tersebut di dalam suatu tarian. Pagelaran akan menampilkan empat tarian Bali serta menampilkan satu music kolaborasi Progress Persiapan yang telah dilakukan antara lain pembuatan konsep pagelaran, pemilihan artis pengisi acara (Penari dan Penabuh) , persiapan latihan, serta persiapan materimateri latihan untuk pagelaran Dari segi music kolaborasi telah dipilih beberapa orang yang akan nantinya berkolaborasi dengan Tesla sebagai bintang tamu di Pagelaran Timeline untuk penabuh dan penari telah disiapkan dan mulai dilaksanakan pada hari Selasa,16 Agustus 2011.
-4-
Sosialiasi Dies Natalis MGG-ITB XL “Bali Kui”
Layout Panggung telah diberikan kepada divisi dekorasi yang disesuaikan dengan konsep acara
DIVISI SPONSORSHIP Progress Pemasukan Sementara Dana Dies XXXIX Balipost Pementasan Alumni Mesin Bli Rama Bli Pandu PLN TOTAL
Rp 10.000.000,00 Rp 1.000.000,00 Rp 4.000.000,00 Rp 500.000,00 Rp 500.000,00 Rp 10.000.000,00 RP 26.000.000,00
Dana yang belum cair : LK (Rp. 2.500.000,00), LAPI, dan IOM Rencana Kerja Danus baju panitia @50rb, jaket @110 rb. Beli baju+jaket 150rb Untuk alumni ada paket A: jaket + baju + cd seharga 350 rb. Paket B, jaket + cd. Cd tesla dijual saat pameran. Pemasukan lain : pemasukan pameran.
DIVISI HUMAS/PERIZINAN Penanggung Jawab Pande Putu Agus Hendrawan Progress untuk peminjaman galeri CC sudah diurus, sedikit lagi beres. untuk peminjaman area depan ATM center sudah diurus, senin mudah-mudah sudah beres untuk pengalihan jalan sekitar jam gadang (ATM center) oleh K3L masih nunggu surat izin dari sarpras keluar dulu, baru selanjutnya diurus untuk izin pemasangan baligo, surat sudah masuk ke LK. Senin dicek lagi Rencana Kerja mengurus izin pra event pawai di dalam kampus megurus izin pawai di CFD ke polsek coblong. .
DIVISI TRANSPORTASI Penanggung Jawab I Komang Try Raditya Progress
hari rabu tgl 5 Oktober bersama divisi pameran memindahkan lukisan" ke sekre.
-5-
Sosialiasi Dies Natalis MGG-ITB XL “Bali Kui”
menyediakan transport mobil untuk ke jakarta (bli botak dan bli abdi) untuk ke perusahaan bulan september.teknis hari H memastikan transport tersedia untuk keperluan" barang pameran,logistik dll dengan menyewa pick up. menyediakan transport (mobil pribadi) untuk keperluan darurat.
DIVISI KONSUMSI Penanggung Jawab Ni Putu Yuni Nurmalasari Progress Rencana penyiapan konsumsi (berupa minuman dan atau snack) untuk anggota yang berperan serta saat persiapan acara. Rencana penyiapan konsumsi (berupa minuman dan atau snack , dan atau makanan berat) untuk anggota yang berperan serta saat acara berlangsung, juga untuk massa yang terlibat saat pelaksanaan acara dengan melibatkan divisi dana usaha. Survey harga minuman (minuman gelas), snack (jajan bali), makanan berat (makanan khas bali)
DIVISI PUBLIKASI Penanggung Jawab Made Edwin Wiraputra Konsep Publikasi Publikasi meliputi: Poster teaser dies, yang disebar bulan ini. Media publikasi khusus yang diletakkan di depan bulevard. Berupa sebuah mading 2 dimensi dengan count down waktu. Dipasang 2 minggu sebelum dies. Spanduk dan baligo. Web dies. Digunakan sebagai media informasi serta pendaftaran peserta pameran. o Acara pra-event. meliputi pawai dikampus pada tanggal 14 oktober jam 5 sore. Berkeliling kampus dengan baleganjur dan jauk o Pawai di Car Free Day, pada tanggal 16 oktober dengan baleganjur dan jauk. Publikasi via cyber antara lain milis mgg, twitter, dan facebook Membuat katalog untuk pameran bali expo. Progress - Web rilis - Publikasi teaser maya dan nyata - Poster, Spanduk, Baligo sedang dicetak - Kartu undangan siap dicetak - Ijin Pra event dan CFD sedang diurus - Belum pengalokasian SDM untuk publikasi Pra Event dan CFD
DIVISI DOKUMENTASI Penanggung Jawab Pande Made Prajna Pradipa Konsep dan Progress Kerja -6-
Sosialiasi Dies Natalis MGG-ITB XL “Bali Kui” Untuk dokumentasi pada Pagelaran tanggal 22 Oktober 2011, Div. Dokumentasi berencana untuk bekerja sama dengan LFM ITB dengan estimasi biaya: A.) Alternatif 1: Dokumentasi dilakukan dengan 3 kamera video: Kamera Video + Videografer @ Rp 700.000/camera = Rp 2.100.000 (3 unit kamera + 4 orang videografer) Stock DV dan Jasa Perekaman @ Rp 200.000/3 hours/camera = Rp 400.000 Jasa Pasca Produksi (Editing) @ Rp 200.000 = Rp 200.000 Total Biaya : Rp 2.700.000 B.) Alternatif 2: Dokumentasi dilakukan dengan 3 kamera video ditambah penampilan live screen dari video camera tersebut ke layar: Kamera Video + Videografer @ Rp 700.000/camera = Rp 2.100.000 (3 unit kamera + 4 orang videografer)
Stock DV dan Jasa Perekaman @ Rp 200.000/3 hours/camera = Rp 400.000 (2 kamera)
Video Mixer (+ kabel dan operator) @ Rp 1.500.000 = Rp 1.500.000 Total Biaya : Rp 4.000.000
Penggunaan 3 kamera karena adanya permintaan dari Tesla. Tapi karena acara tersebut 1 minggu sebelum wisuda oktober, dari pihak LFM ITB belum dapat memastikan kesanggupan untuk bekerja sama. Hal tersebut dikarenakan LFM ITB akan mendokumentasikan acara wisuda tersebut. Alternatif dari LFM ITB menawarkan jasa dari anggota LFM ITB yang sudah menjadi alumni (angkatan 2007 ke atas). Selain LFM ITB, Div. Dokumentasi memiliki alternatif lain yaitu bekerja sama dengan USDI ITB dengan estimasi biaya: DOKUMENTASI LIVE SCREENING. Peliputan secara live dan langsung ditayangkan pada big screen melalui proyektor, serta mendapat video resume yang berdurasi 30-60 menit. Peralatan: 3 kamera, 1 mixer. Kru: 3 kameramen, 1 operator, 1 teknisi. Harga per 1 jam Rp 1.000.000,-. Karena rencana awal bekerja sama dengan LFM ITB, maka belum bertemu lagi dengan pihak USDI ITB. Rencananya senin besok akan bertemu dengan pihak USDI ITB. Rencana Kerja Untuk Dokumentasi pada Pameran Bali Expo tanggal 17-19 Oktober 2011 rencananya dokumentasi akan dilakukan oleh anggota Div. Dokumentasi dengan meminjam kamera dan handy cam dari kenalan. Untuk video iklan, video persiapan dies, dan video pensuasanaan pada saat pagelaran akan mulai dikerjakan minggu depan. Selama ini Div. Dokumentasi telah merekam kegiatan latihan untuk persiapan dies.
DIVISI LOGISTIK Penanggung Jawab Gede Darma Raharja Progress
-7-
Sosialiasi Dies Natalis MGG-ITB XL “Bali Kui”
Mencatat seluruh kebutuhan dari masing-masing divisi (masih ada beberapa keperluan yang dibutuhkan/ optional) Mencari anggota divisi (anggota sudah ada) dan memberikan job kepada pj di masing-masing event (pameran dan pagelaran) Mulai meminjam dan membeli alat-alat yang sudah ada di-list Anggaran sementara divisi logistik "BALI KUI"
no 1 2 3 4
Nama Barang Panggung Sound System Lightning Mic wireless
Jumlah 1 1 set 1 set 2
5 6
Genset 5000 watt + kabel 10m Handy Talkie batt + charger
1 10
7
kostum telek
4
8
kostum panyembrahma
6
9
kostum cendrawasih
4
10
kostum barong
1
11
kostum rangda
1
12
kostum jauk
2
13 14 15 16
kostum topeng Rias layar + LCD proyektor smoke gun
1 1 set 1 set 2
17
nametag panitia plakat untuk sponsor, seniman, pengisi pameran, dan pendukung acara pamflet acara dies
100
18 19 20 21
karpet merah dekorasi Total
Harga Rp11.000.000,00 Rp0,00 Rp0,00 Rp150.000,00
Keterangan sedang negosiasi sedang negosiasi sedang negosiasi untuk MC
untuk tambahan watt di Rp250.000,00 jam gadang (10.000 watt) Rp300.000,00 sedang di tanya ke Ibu Rp0,00 Bulan/ di Bali pinjem di ciung , mgg, dan hotten (pake kostum Rp0,00 pendet) baju saja, pinjem di ciung Rp0,00 dan hotten sedang di tanyakan ke Rp0,00 TMII, opsi IPDN gratis, tapi kerusakan kostum kita tanggung Rp0,00 sendiri, pinjem di IPDN pinjem di MGG, pinjem baju barisnya saja di bli sang putu/ ciung, tapel sama gelungan dicari Rp0,00 ditempat lain pakaiannya pinjem di sang putu, topeng dan Rp125.000,00 gelungan pinjem di bali Rp200.000,00 Rp190.000,00 Rp400.000,00 nunggu desain nametag Rp300.000,00 panitia anggaran Rp. 50.000/ Rp0,00 buah Rp500.000,00 optional untuk dipanggung dan di Rp0,00 bawah panggung Rp0,00 penjor, gapura,dll Rp13.415.000,00 perkiraan semantara
? 500 2
-8-
Sosialiasi Dies Natalis MGG-ITB XL “Bali Kui”
DIVISI ARTISTIK Penanggung Jawab Gede Mahendra Jaya Progress Pengecekan lokasi dan kemungkinan dekorasinya --> lay out tempat pameran telah diberikan kepada div. pameran. Draft kasar dari Pameran dan Pagelaran Rencana Kerja Awal september hingga awal oktober akan dilakukan pembuatan kelengkapan dekorasi secara menyicil (jenisnya belum ditentukan)
Gambar 1. Layout Pameran (1)
-9-
Sosialiasi Dies Natalis MGG-ITB XL “Bali Kui” Gambar 2. Layout Pameran (2)
Gambar 3. Layout Pameran (3)
- 10 -
Sosialiasi Dies Natalis MGG-ITB XL “Bali Kui”
DIVISI KEROHANIAN Penanggung Jawab Putu Agus Aditya Permana Progress Telah menghubungi Bpk. Made Rawan yang akan diminta bantuan untuk menjadi pawang hujan pada tgl 21 & 22 okt. Kepastian dari Bpk. Made baru akan diberikan pada tgl 16 okt, jadi untuk mengantisipasi kemungkinan terburuk jika Bpk. Made tidak bisa membantu pada hari H maka sedang diusahakan menghubungi pawang hujan yang lain. Teknis hari H: Sebelum dilakukan pementasan akan dilakukan upacara yang menggunakan banten tertentu ( maaf gatau namanya ). selama tgl 21 dan 22 okt pawang hujan direncanakan akan melakukan tugasnya dari asrama ciung agar memperoleh suasana yang cukup tenang.
- 11 -
Sosialiasi Dies Natalis MGG-ITB XL “Bali Kui”
Rencana Anggaran RENCANA PENGELUARAN
Pagelaran “Bali Kui” 2011 1. Kesekretariatan Cetak Proposal 70 buah x @ Rp. 25.000,00 Kertas kop 3 rim x @ Rp. 60.000,00 Amplop 2 kotak x @ Rp. 40.000,00 Tinta Printer 4 buah x @ Rp. 30.000,00 Stempel dan Pad 2 buah x @ Rp. 50.000 2. Logistik Dekorasi Sound System + band + genset Lighting Handy Talkie 10 buah x @ Rp. 35.000,00 Transportasi Panitia Sewa Kostum Penari Make Up Proyektor + layar Nametag Panitia 100 buah x @ Rp. 3.000,00 Kaos Panitia 100 buah x @ Rp. 35.000,00 Plakat untuk sponsor dan pendukung acara 20 buah x @ Rp. 50.000,00 3. Publikasi Baligo Leaflet 200 lembar x @ Rp. 1.500,00 Poster 500 lembar x @ Rp. 4.000,00 Spanduk 4 buah x @ Rp. 100.000,00 Media Radio 4. Dokumentasi Film dan cuci cetak 200 lembar x @ Rp. 1.000,00 - 12 -
Rp.
1.750.000,00
Rp.
180.000,00
Rp.
80.000,00
Rp.
120.000,00
Rp.
100.000,00
Rp. Rp. Rp.
3.000.000,00 4.500.000,00 2.000.000,00
Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.
350.000,00 200.000,00 2.150.000,00 400.000,00 250.000,00
Rp.
300.000,00
Rp.
3.500.000,00
Rp.
1.000.000,00
Rp.
500.000,00
Rp.
300.000,00
Rp.
2.000.000,00
Rp. Rp.
400.000,00 800.000,00
Rp.
200.000,00
Sosialiasi Dies Natalis MGG-ITB XL “Bali Kui”
5.
6.
7. 8.
DVD kosong Peliputan (LFM) o Kamera Video + Videografer o Stock DV dan Jasa Perekaman (2 kamera) o Video Mixer (+ kabel dan operator) Konsumsi Konsumsi latihan Konsumsi panitia saat acara 100 orang x Rp. 10.000,00 Rohani Banten Pawang hujan Transportasi Sewa Pick Up Artis Pendukung
Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.
20.000,00 3.000.000,00 1.400.000,00 400.000,00 1.500.000,00
Rp.
500.000,00
Rp.
1.000.000,00
Rp. Rp.
200.000,00 600.000,00
Rp. Rp.
250.000,00 3.600.000,00
Rp. Rp. Rp.
3.000.000,00 500.000,00 1.500.000,00
Rp.
5.000.000,00
Rp.
1.500.000,00
Rp.
200.000,00
Rp.
1.000.000,00
Rp.
400.000,00
Pameran Bali Expo 2011 1. Logistik Sewa auditorium CC Timur 3 hari x @ Rp. 1.000.000,00 Dekorasi Sound System Booklet katalog 500 buah x @ Rp. 10.000,00 Plakat untuk Seniman dan Pengisi Pameran 30 buah x @ Rp. 50.000,00 2. Rohani Banten 3. Konsumsi Konsumsi untuk panitia 100 buah x @ Rp. 10.000,00 4. Transportasi Bensin Sewa Pick Up 2 buah x @ Rp. 250.000,00 TOTAL PENGELUARAN
Rp. 500.000,00 Rp. 50 .150.000,00
RENCANA PEMASUKAN Kas MGG Sponsorship, donatur, dan dana usaha TOTAL PEMASUKAN
- 13 -
Rp. 1.000.000,00 Rp. 49.150.000,00 Rp. 50.150.000,00