Travailler en équipe

Travailler en ĂŠquipe

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Les objectifs du module • Appréhender le rôle et les engagements de chacun dans une équipe • Comprendre le rôle du responsable d’équipe • Acquérir des outils d’organisation du service

⇒ Un service au public qui nécessite des engagements partagés par les bénévoles et salariés impliqués dans l’animation du lieu 2

1- Des équipes d’une grande diversité Tour de table •Combien de personnes dans l’équipe ? / Nombre de bénévoles •Retraités/actifs ?

•Histoire de la bibliothèque 3

Quelques recommandations • Des salariés qualifiés à partir de 2000 habitants • Des bénévoles qui sont indispensables dans la mise en œuvre du service de lecture publique, notamment en zone rurale

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Etre bibliothécaire bénévole, qu’est-ce que cela signifie ?

Récit « En bibliothèque », par la Livrophage, extrait du site « Raconter la vie.fr »

⇒ Dégager des éléments caractéristiques de l’action

du bénévole en bibliothèque.

• Atouts • Freins • Représentations

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Etre bibliothécaire bénévole, qu’est-ce que cela signifie ?

Charte du bibliothécaire volontaire

• Une volonté qui définit un positionnement particulier • Un cadre qui définit l’engagement • Des responsabilités graduées • Des droits : le statut du bénévole 6

2- Les rôles et engagements de chacun Répartir les activités exercées dans une bibliothèque en les classant au sein de 4 grandes catégories : • • • •

Offre documentaire Services Accueil Organisation interne 7

Des bibliothécaires variés pour une même bibliothèque • Les spécialistes ⇒ personnes ressources • Les généralistes ⇒ relais efficaces dans le fonctionnement Des échelles de participation qui varient : chacun s’investit à sa mesure au sein d’un projet global 8

« Le travail en équipe, une histoire d’organisation » Témoignages des bibliothèques de Tennie et Brains gérées exclusivement par des bénévoles

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« Le travail en équipe, une histoire d’organisation » • Une bibliothèque = beaucoup de monde pour des fonctions différentes sur des temps différents.

• Une nécessité : la continuité, ce qui implique une communication interne efficace

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« Le travail en équipe, une histoire d’organisation » Pour contribuer à l'efficacité de l'équipe, il est important de : •Formaliser les rôles et engagements de chacun •Confier le bon rôle à la bonne personne •Pouvoir évaluer son niveau d’implication •Identifier un interlocuteur commun

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3- Le responsable d’équipe Si je suis responsable d’équipe…

•Avec qui suis-je en contact ?

•Quels sujets abordons-nous ensemble?

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•

Avec l’équipe : ⇒ organiser le quotidien, faire vivre le lieu

•

Avec la collectivité : ⇒ s’entendre sur le rôle de la bibliothèque, les services à rendre à la population

•

Avec la BDS : ⇒ se rencontrer, se former, solliciter une aide, réfléchir au développement de la structure …

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Les rôles du responsable Garantir la continuité du service public •Superviser les permanences •Coordonner l’ensemble des activités •Répartir les urgences

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Les rôles du responsable Favoriser la communication auprès de tous les interlocuteurs concernés •Entretenir le dialogue au sein de l’équipe : temps de réunion, outils d’organisation •Faire circuler l’information au sein de la chaîne équipe – tutelle

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Les rôles du responsable Valoriser la bibliothèque et son activité •Inscrire la bibliothèque au sein de la vie de la commune •Porter le discours autour de la bibliothèque, lieu de service public auprès des usagers/élus •Défendre/présenter le rapport d’activité annuel

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Entretenir le dialogue au sein de l’équipe Au sein d’une équipe, la communication suscite parfois des interrogations… et peut générer des prises de bec…

Que faire pour éviter les grains de sable ?... ?

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Que peut révéler un conflit ?

• • • • • •

Le plus souvent, un dysfonctionnement dans l’organisation du service.

Consigne peu clairement formulée Règle floue Absence de document de référence Manque de communication interne Trop peu d’association de l’équipe…

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Quel type de réponses apporter ?

•

Identifier clairement les acteurs et les causes du conflit pour les replacer strictement au niveau des enjeux de service

•

S’entendre sur un nouveau compromis de fonctionnement : négociation collective

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Quel type de réponses apporter ? ⇒ Des outils organisationnels pour pérenniser le fonctionnement et prévenir certains conflits

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4- Les outils d’organisation Brainstorming •De quels outils a-t-on besoin ?

•Quel est le rôle de chacun d’entre eux ?

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Quelques outils • Un panneau d'affichage interne • Le calendrier/planning – planning de permanence – autres événements importants

• Un cahier de liaison – Activités quotidiennes – Bilans de la permanence : transmission 22

Quelques outils • Un tableau de bord – Statistiques quotidiennes, mensuelles – Statistiques annuelles : préparation du rapport SLL – Les comptes

• Un classeur / dossier commun • Une adresse mail propre à la bibliothèque – une lettre d’information 23

Organiser des temps de réunion • Des réunions régulières : – Au moins 3 fois/an pour les plénières – En fonction des sujets et projets pour les réunions thématiques

• Un ordre du jour précis pour chaque rdv ⇒Sans oublier les temps de convivialité…

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Les réunions générales : un programme chargé…

• Questions et observations relevées auprès des usagers • Info BDP : animations, FORMATION, rdv…

• Bilan des informations extérieures

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Les réunions générales : un programme chargé…

• Un point sur les prêts • Acquisitions / désherbage • Problématiques liées au traitement

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Les réunions générales : un programme chargé…

• Animations : programmation - Evaluation des actions passées • Rapports, contacts presse…

• CR stages et visite

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Les réunions générales : un programme chargé… ⇒ Chaque réunion donne lieu à un CR relativement détaillé, qui trouvera sa place dans le tableau de bord ou dossier de suivi des activités.

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La formation en équipe : une réunion pour avancer • Outil de cohésion de l’équipe • Réponse à des besoins particuliers • Peut concerner l’ensemble des activités de la bibliothèque : du traitement des collections à l’animation

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La formation en équipe : une réunion pour avancer ⇒ La formation à la BDS

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