การนาเสนอที่มีประสิทธิภาพ
1
แนวคิดหลักในการนาเสนอ การนาเสนอ หมายถึง การสื่อสารประเภทหนึ่ง เพื่อให้ ผู้ฟังสามารถเข้าใจ ประทับใจ เกิดความรู้สึกยอมรับ เห็นด้วย จนกระทั่งยอมปฏิบัติตามในสิ่งที่เรานาเสนอ ซึ่งบรรลุวัตถุประสงค์ ของเรา
2
สถานการณ์ในการนาเสนอ 1. จานวนผู้ฟัง 2. ลักษณะของสถานที่ 3. วัฒนธรรมของกลุ่มผู้ฟัง 4. เรื่องทีต่ ้องนาเสนอ 3
การเตรียมการเบื้องต้นในการนาเสนอ 1. การวิเคราะห์ผู้ฟัง 1.1 ระดับการศึกษา 1.2 ตาแหน่งงานหรืออาชีพ
2. วิเคราะห์สถานการณ์ในการนาเสนอ 4
การเตรียมเนื้อหาในการนาเสนอ หัวข้อที่ 1 วัตถุประสงค์ แนวทางในการเตรียมวัตถุประสงค์นั้น สามารถทาได้ โดยการตั้งคาถาม ดังนี้ คือ
1. เมื่อสิ้นสุดการนาเสนอแล้วผู้ฟงั จะต้องทราบหรือ เข้าใจอะไรบ้าง 2. เมื่อสิ้นสุดการนาเสนอแล้ว ผูฟ้ ังจะมีความรู้สึก อย่างไร หรืออยากจะทาอะไร อันเนื่องมาจาก ข้อมูลที่เรานาเสนอ 5
การเตรียมเนื้อหาในการนาเสนอ (ต่อ) หัวข้อที่ 2 การกาหนดประเด็นหลัก ประเด็นหลักจะเป็นประเด็นหรือหัวข้อประเด็นที่จะตอบสนอง หรือสนับสนุนให้วัตถุประสงค์ในการนาเสนอบรรลุผล อย่างไรก็ตาม ประเด็นหลัก (Key Point) จะถูกกาหนดโดยพิจารณาจาก วัตถุประสงค์
6
การเตรียมเนื้อหาในการนาเสนอ (ต่อ) หัวข้อที่ 2 การกาหนดประเด็นหลัก (ต่อ) ถ้าเราคิดว่าประเด็นหลัก 3-5 ประเด็นไม่สามารถครอบคลุม วัตถุประสงค์ในการนาเสนอได้อย่างครบถ้วน เราสามารถตัดสินใจ ดาเนินการได้สองแนวทาง คือ 1. จัดกลุ่มประเด็นหลักหลาย ๆ ประเด็นให้เหลือน้อยลง 2. ลดเนื้อหาในการนาเสนอ 7
การเตรียมเนื้อหาในการนาเสนอ (ต่อ) ตัวอย่างตารางการจัดกลุ่มประเด็นหลักหลาย ๆ ประเด็นให้เหลือน้อยลง ประเด็นหลักเดิม
ประเด็นหลักที่จัดกลุ่มใหม่
1. กิจกรรมในห้องน้ำ 1. กิจกรรมส่วนตัวในตอนเช้า 2. กิจกรรมในการแต่งกายตอนเช้า 3. การเดินทางไปทำงาน 4. การปฏิบัติภารกิจในการทำงาน 2. กิจกรรมในการทำงาน 5. 6. 7. 8. 9.
การเดินทางกลับสู่ที่พัก กิจกรรมในห้องน้ำ กิจกรรมในการทานอาหารเย็น กิจกรรมในการพักผ่อน เข้านอน
3. กิจกรรมหลังการทำงาน
8
การเตรียมเนื้อหาในการนาเสนอ (ต่อ) หัวข้อที่ 3 การเรียงลาดับประเด็นหลัก 1. เรียงลาดับเวลาในการเกิด
2. เรียงลาดับตามพื้นที่ 3. เรียงลาดับตามความสาคัญ
9
การเตรียมเนื้อหาในการนาเสนอ (ต่อ) หัวข้อที่ 3 การเรียงลาดับประเด็นหลัก (ต่อ) 4. เรียงลาดับตามปัญหาและวิธีการแก้ไข 4.1 สภาพปัญหาที่กาลังเกิดขึ้น เช่น พนักงานมาทางานสาย 4.2 ผลกระทบของปัญหา เช่น ผลกระทบต่อการให้บริการผู้ มาติดต่อ 4.3 สาเหตุของปัญหา เช่น สาเหตุด้านแรงจูงใจในการมา ปฏิบัติงาน 4.4 ข้อเสนอในการแก้ไข เช่น ข้อเสนอในการปรับปรุงการ เลื่อนขั้น เลื่อนตาแหน่ง
10
การเตรียมเนื้อหาในการนาเสนอ (ต่อ) หัวข้อที่ 4 การกาหนดประเด็นย่อยและเนื้อหา • การกาหนดเนื้อหา หรือ ประเด็นย่อย ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของ ประเด็นหลัก เช่น - ประเด็นหลัก “ สาเหตุด้านแรงจูงใจ ” - ประเด็นย่อย เป็นตัวอธิบายหรือสนับสนุนประเด็นหลัก “ สาเหตุด้านแรงจูงใจ “ 11
การเตรียมเนื้อหาในการนาเสนอ (ต่อ) หัวข้อที่ 5 การกาหนดสะพานเชื่อมประเด็นหลัก สะพานเชื่อมเหล่านี้จะเป็นตัวสร้าง ความสัมพันธ์ระหว่างประเด็นหลักให้ กลมกลืนกันในการนาเสนอ
12
การเตรียมเนื้อหาในการนาเสนอ (ต่อ) หัวข้อที่ 6 การกาหนดตัวเปิดฉาก 1. การกล่าวถึงคาพูดของคนที่ผู้ฟังยอมรับนับถือ (Authoritative Quotation) 2. การใช้วิธกี ารชวนให้ผฟู้ งั ตัง้ คาถามในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการ นาเสนอ (Rhetorical Question) 3. การใช้คาประกาศในเรื่องต่างๆ (Declarative Statement) ที่ เกี่ยวข้องกับเรื่องที่นาเสนอ 4. การใช้วิธกี ารชวนให้ผฟู้ งั สร้างภาพบางอย่าง (Scenario) ที่ สามารถนาเข้าสู่เรื่องที่นาเสนอ
13
โครงสร้างในการนาเสนอ 1. ส่วนนา (Introductory) 1.1 การทักทายผู้ฟัง 1.2 การเปิดฉาก 1.3 การแนะนาตัวเอง 1.4 การบอกชื่อเรื่องที่จะนาเสนอ 1.5 การบอกวัตถุประสงค์ในการนาเสนอ 1.6 การบอกภาพรวมของเนื้อหาหลัก 1.7 การบอกเงื่อนไขต่างๆ ที่เกี่ยว ข้องกับการนาเสนอครั้งนี้
14
โครงสร้างในการนาเสนอ (ต่อ) 2. ส่วนเนื้อหา (Body) 2.1 ประเด็นหลัก 2.2 ประเด็นย่อย และเนื้อหา 2.3 สะพานเชื่อมประเด็นหลัก
15
โครงสร้างในการนาเสนอ (ต่อ) 3. ส่วนท้าย (Closing) 3.1 สรุป (Summary) 3.2 การเน้นย้าให้เห็นด้วย หรือปฏิบตั ิตาม
16
สรุปโครงสร้างในการนาเสนอ 1. การทักทาย
1. ท่านประธาน ท่านผู้อำนวยการ และท่านผู้บริหารทุกท่าน
2. การเปิดฉาก
2. นโยบายขององค์กรได้ระบุไว้อย่างชัดเจนว่า ทุกส่วนงานจะต้อง ปฏิบตั ิตามนโยบายในเรือ่ งต่างๆ ทีก่ าหนดไว้อย่างเคร่งครัด เพราะนโยบายทีถ่ ูกกาหนดมานั้น จะเป็นกลไกทีจ่ ะนาองค์กรบรรลุ เป้าหมายทีก่ าหนดไว้ ในเรือ่ งงบประมาณรายจ่ายต่างๆ ถือเป็น ส่วนหนึ่งของนโยบายองค์กรทีส่ าคัญ ซึ่งทุกส่วนงานต้องปฏิบตั ิ ให้สอดคล้ องตามทีน่ โยบายกาหนดไว้
3. แนะนำตนเอง
3. ผมวิรัช อยู่เย็น ผู้อำนวยการกองบัญชี ……
4. บอกชื่อเรื่องที่จะนำเสนอ 4. จะนำเสนอรายงานค่าใช้จ่ายประจำปีขององค์กร 17
สรุปโครงสร้างในการนาเสนอ (ต่อ) 5. บอกวัตถุประสงค์ในการ 5. ซึ่งวัตถุประสงค์ในการนำเสนอครั้งนี้ ก็เพื่อให้ทุกท่าน นาเสนอ ได้ทราบถึงค่าใช้จ่ายรวมทีเ่ กิดขึ้นในปีนี้ โดยแยกตามราย การและส่วนงาน รวมทัง้ ปัญหาต่างๆที่ เกิดขึ้นในเรือ่ งค่า ใช้จ่ายต่างๆ 6. เกริ่นนำ (Preview) 6. โดยประเด็นหลักที่ผมจะนำเสนอมีอยู่ด้วยกัน 3 ประเด็น ได้แก่ 6.1 งบประมาณรายจ่ายที่ตั้งไว้ในปีนี้ 6.2 รายการค่าใช้จ่ายประจำปีที่เกิดขึ้นจริง และ 6.3 ปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายต่าง ๆ 18
สรุปโครงสร้างในการนาเสนอ (ต่อ) 7. การบอกเงื่อนไข ในการนาเสนอ
7. ในการนาเสนอครั้งนี้ผมจะใช้เวลาประมาณ 20 นาที สาหรับรายละเอียดต่างๆ ผมได้พิมพ์ ไว้ในเอกสารที่ได้แจกท่านไป ในบางช่วงของ การนาเสนอผมอาจจะขอให้ทุกท่านดูเอกสาร ประกอบด้วย ถ้าท่านใดมีข้อซักถามในการนา เสนอของผม สามารถสอบถามได้ หลังจากที่ ผมนาเสนอเสร็จ
19
สรุปโครงสร้างในการนาเสนอ (ต่อ) 8. ประเด็นหลัก
- ประเด็นหลัก - ประเด็นย่อย/ เนื้อหา - สะพานเชื่อม - ประเด็นหลัก - ประเด็นย่อย/ เนื้อหา - สะพานเชื่อม - ประเด็นหลัก - ประเด็นย่อย/ เนื้อหา - สะพานเชื่อม 20
สรุปโครงสร้างในการนาเสนอ (ต่อ) 9. สรุป
10. เน้นย้าให้เห็นด้วย หรือปฏิบัติตาม
9. ทีผ่ มได้เสนอไปทั้งหมดนั้นประกอบ ไปด้วย 3 ประเด็นหลัก ได้แก่ - งบประมาณรายจ่ายขององค์กรในปีนี้ - รายการค่าใช้จ่ายจริงที่เกิดขึ้น แยกตาม รายการและส่วนงาน - และประเด็นสุดท้ายคือปัญหาในเรือ่ งค่า ใช้จ่ายที่เกิดขึ้น 10. ท่านคงเห็นแล้วนะครับ ปัญหาความล่าช้า ในการทางานที่เกิดจากการเบิกจ่ายล่าช้านั้น เป็นเพราะมีการตั้งเบิกจ่ายเกินงบประมาณที่ ตั้งเอาไว้ สิ่งที่จะช่วยแก้ปัญหานี้ได้ก็คือ ความร่วมมือของทุกท่านในการควบคุมราย จ่ายในส่วนงานของท่านให้เป็นไปตาม งบประมาณที่ตั้งไว้
21
สรุปภาพรวมโครงสร้างในการนาเสนอ ส่วนนา - การทักทาย - การเปิดฉาก - แนะนาตนเอง - บอกชื่อเรื่อง - บอกวัตถุประสงค์ - เกริ่นนา - บอกเงื่อนไข
เนื้อหา - ประเด็นหลัก - ประเด็นย่อย - สะพานเชื่อม
ส่วนท้าย - สรุป - เน้นย้า
22
บุคลิกภาพในการนาเสนอ 1. การแต่งกาย (Dressing) 2. การวางตัว (Posture)
23
ทักษะการพูด 1. น้าเสียง 1.1 รักษาระดับน้าเสียงให้อบอุ่นและเป็นมิตร 1.2 พูดให้ดังและชัดเจน 1.3 พูดด้วยความเร็วที่เหมาะสม ไม่เร็วหรือช้าจนเกินไป 1.4 รู้จักการใช้เสียงสูง-ต่า ในการเน้นความหมายอย่างเหมาะสม 1.5 รู้จักใช้ความดัง-ค่อย ในการเน้นหรือแสดงความรู้สึก
24
ทักษะการพูด (ต่อ) 2. การหยุดในบางจังหวะการพูด 2.1 เพื่อให้เวลาผู้ฟงั ในการจับประเด็นได้ทัน 2.2 เพื่อให้เวลาผู้ฟังในการคิด และทาความเข้าใจ ความสาคัญของเนื้อหาที่เราพูด
25
ทักษะการพูด (ต่อ) 3. ภาษาที่ใช้ 3.1 ขยายความศัพท์เทคนิค หรือข้อความบางอย่างที่คลุมเครือ 3.2 พยายามเลี่ยงศัพท์เทคนิคที่ไม่จาเป็น 3.3 หลีกเลี่ยงการใช้คาขยะ เช่น นะครับ นะคะ แบบว่า เอ้อ อ้า ฯลฯ
26
การใช้ภาษาท่าทาง 1. การแสดงออกและท่าทาง 1.1 ทาตัวให้ดูอบอุ่น และเป็นมิตร ยิ้ม และทาตัวให้ผ่อนคลาย 1.2 ใช้กริยาท่าทางที่เป็นธรรมชาติแต่ ต้องสุภาพ 27
การใช้ภาษาท่าทาง (ต่อ) 2. ตาแหน่งและการเคลื่อนไหว 2.1 หาทางยืนในการนาเสนอจะดีกว่าการนั่ง 2.2 เคลื่อนไหว และเคลื่อนที่บา้ ง แต่อย่ามากเกินไป เพื่อใกล้ชิดกับกลุ่มต่าง ๆทุกกลุ่ม ซึ่งเท่ากับเป็น การกระตุ้นคนฟัง 2.3 หันหน้าเข้าหาผู้ฟังตลอดเวลา แม้กระทั่งในเวลา ที่กาลังใช้อปุ กรณ์โสตทัศนูปกรณ์ต่าง ๆ 28
การใช้ภาษาท่าทาง (ต่อ) 3. การใช้สายตา 3.1 มองทุกคนทีละคนบ่อย ๆ เพื่อรักษาการสื่อสาร 3.2 พยายามรักษาระดับสายตาโดยไม่มองเพดาน หรือพื้น
29
การใช้ภาษาท่าทาง (ต่อ) 4. การใช้ภาษากาย 4.1 ใช้มอื ประกอบในขณะนาเสนอให้ เข้ากับข้อความที่นาเสนอบ้างแต่พองาม 4.2 ขยับเขยื้อนศีรษะได้บ้างแต่พองามขณะ นาเสนอ ให้เข้ากับข้อความที่นาเสนอ 30
เทคนิคในการตอบคาถาม 1. ทวนคาถามจากผู้ฟัง โดยใช้ประโยคของเราเองพูดคาถาม ของผู้ฟัง ซึ่งต้องรักษาความหมายเดิมเอาไว้ 2. ตอบคาถามชัดเจนทุกประเด็น
31
เทคนิคในการตอบคาถาม (ต่อ) 3. เราอาจชักชวนให้ผู้ฟังร่วมกันตอบคาถามบางคาถาม ได้บ้างตามความเหมาะสมของสถานการณ์นาเสนอ 4. ถ้าไม่มีข้อมูลในการตอบคาถาม ให้บอกไปเลยว่า ไม่มีข้อมูลและจะไปค้นหามาให้ภายหลัง หรือ อาจโยนคาถามไปให้ผู้ฟังคนอืน่ ช่วยตอบให้ก็ได้ ถ้าเขามีข้อมูล การกระทาแบบนี้ ไม่ถือว่าเสียหน้า 32
สรุปทักษะในการนาเสนอ 1. มีการวิเคราะห์สถานการณ์ในการนาเสนอ
2. ศึกษาความหมาย รายละเอียด และวิธีการเตรียม การในการนาเสนอทั้งสามขั้นตอนหลัก คือ ส่วนนา ส่วนเนื้อหา และส่วนท้าย อย่างเป็นระบบ
33
สรุปทักษะในการนาเสนอ 3. ดาเนินการนาเสนอตามโครงสร้างการนาเสนอ โดยใช้สิ่งต่างๆ ที่ได้เตรียมการมา 4. นาเสนอโดยใช้เทคนิคต่าง ๆ เข้าเสริมไม่ว่า จะเป็นการใช้สื่อประกอบ การพูด การวางท่าทาง การใช้ ภาษาพูด และภาษา ท่าทาง เป็นต้น 34