BAB III HASIL AKTUALISASI

3.1 Pelaksanaan Aktualisasi

Pada saat ini di laboratorium sanitasi Poltekkes Kemenkes Kupang belum memiliki logbook pencatatan stok reagen secara manual. Pencatatan dilakukan langsung di aplikasi logistik, akan tetapi data yang tercatat tidak sesuai dengan kondisi stok yang tersedia di laboratorium. Misalnya pada jumlah reagen plate count agarkenyataannyaberjumlah49gramnamunpadaaplikasiterterasejumlah5gram. Hal tersebutdisebabkan oleh petugas yangseringlalai dalam melakukan pencatatan dan pembaharuan data saat mengambil stok reagen. Kemudian jika sedang mati lampu maka tidak bisa dilakukan input online pada aplikasi, sehingga diperlukan adanya logbook manual untuk mencatat stok reagen.

Kondisi isu diatas menyebabkan data yang ada dilapangan dan di aplikasi menjadi tidak sinkron. Sehingga menyebabkan kesulitan pada Pranata Laboratorium

Pendidikan saat proses pengadaan alat dan bahan karena data yang tersedia tidak valid. Jika pada saat praktikum mahasiswa kemudian reagen tidak tersedia akibat dari pencatatan yang buruk, maka kegiatan pembelajaran menjadi terganggu dan mahasiswa dirugikan. Jika kegiatan pembelajaran terhambat maka tujuan instansi meningkatkan kualitas pendidikan dan pengajaran bidang kesehatan juga terhambat.

Akar penyebab masalah terkait isu prioritas yang harus diselesaikan yaitu tentang belum optimalnya pencatatan stok reagen menggunakan aplikasi

“LOGISTIK” di Laboratorium Sanitasi Poltekkes Kemenkes Kupang digambarkan dalam bentuk fishbone diagram. Diagram tersebut merupakan salah suatu alat yang digunakan untuk mengidentifikasi dan menggambarkan penyebab suatu permasalahan. Kategori penyebab permasalahan yang digunakan meliputi manpower (sumber daya manusia), material (bahan baku), methode (metode) dan milieu (lingkungan) atau melalui brainstorming bersama dengan rekan kerja di instansi sehingga dapat digambarkan dengan fishbone diagram sebagai berikut :

Berdasarkan analisis penyebab isu menggunakan diagram fishbone dapat diketahui penyebab-penyebab isu prioritas yang perlu diselesaikan antara lain : a. Pranata laboratorium pendidikan kurang proaktif dalam melakukan pencatatan stok reagen baik manual maupun di aplikasi logistik (Man) b. Belum terdapat logbook manual pencatatan stok reagen (Material) c. Belum ada methode pencatatan manual stok reagen (Method) d. Menggunakan reagen tanpa memperhatikan ketersediaan stok (Milieu)

Gagasan kreatif untuk penyelesaian isu tersebut di atas, dengan merujuk pada penyebabnya adalah dengan :

No

Parameter

1. Man Pranata laboratorium pendidikan kurang proaktif dalam melakukan pencatatan stok reagen baik manual maupun di aplikasi logistik

1. Memasang poster pengingat mencatat stok reagen didekat lemari penyimpanan reagen

2. Meningkatkan kesadaran pranata laboratorium pendidikan akan pentingnya pencatatan stok reagen

2. Material

Belum terdapat logbook manual pencatatan stok reagen

3. Method

Belum ada methode pencatatan manual stok reagen

4. Milieu

Menggunakan reagen tanpa memperhatikan ketersediaan stok baik manual maupun melalui aplikasi

LOGISTIK

Membuat logbook manual sebagai back up data saat terjadi mati lampu atau belum sempat mencatat pada aplikasi LOGISTIK

Membuat metode pencatatan manual sebagai back up data saat terjadi mati lampu atau belum sempat mencatat padaaplikasiLOGISTIKmisalnyadengan membuat logbook manual

Saling mengingatkan dengan sopan satu sama lain untuk melakukan pencatatan setiap kegiatan yang dilakukan demi terdokumentasikannya setiap kegiatan.

Pada bab ini penulis menjelaskan hasil aktualisasi yang telah dilaksanakan pada masa off campus yaitu pada tanggal 6 Juli s/d 16 Agustus 2022 di Laboratorium Sanitasi Poltekkes Kemenkes Kupang. Sebelum melaksanakan aktualisasi, penulis terlebih dahulu berkonsultasi dengan Mentor terkait mekanisme pelaksanaan aktualisasi. Pada kegiatan aktualisasi, penulis melaksanakan 3 kegiatan seperti yang telah direncanakan pada proposal rancangan aktualisasi. Dalam pelaksanaannya penulis medapatkan beberapa kendala, namun kendala tersebut dapat di atasi dengan mencari solusi yang tepat sehingga dapat diselesaikan tepat waktu. Rekapitulasi kegiatan dapat diuraikan dalam tabel berikut :

2. Logbook penerimaan

1. Mencari tanggal exp dari no catalog dan no batch di web merck

2. Menulis data

2. Mencatat stok reagen di logbook stok reagen

Terlaksana 25 Juli s/d 5 Agustus 2022 bahan habis pakai kurang lengkap, yaitu hanya dari tahun 2003.

1. Tidak terdapat data telusur logbook atau rincian yang berisi tentang penggunaan harian di laboratoriu m dukung yang tersedia

3. Memperbah arui data yang ada di aplikasi LOGISTIK

Terlaksana 6 s/d 16 Agustus 2022

1. Aplikasi terkadang eror ketika mau dimasukkan barang baru yang belum tercantum sebelumnya

Berikut ini merupakan diskripsi dari Rekapitulasi Pelaksanaan Kegiatan :

1. Melakukan pendataan reagen yang ada di laboratorium

1. Membuat formulir penggunaan alat dan bahan terlebih dahulu, kemudian mengisi list kebutuhan alat dan bahan sesuai absensi dan topik praktikum mahasiswa serta melihat surat permintaan penelitian di laboratorium .

1. Logout terlebih dahulu kemudian masuk di aplikasi kembali

Kegiatan pendataan reagen dilaksanakan pada 4 s/d 25 Juli 2022. Pada kegiatan ini penulis mendapatkan hambatan berupa banyak reagen yang tidak tercantum tanggal kadaluarsa dan logbook penerimaan bahan habis pakai kurang lengkap, yaitu hanya dari tahun 2003. Kemudian setelah melakukan searching di google ditemukan solusi pencariantanggalkadaluarsadengancaramencaridiwebmerckdenganmemasukkan no.katalogdanno.batch.Padamasalahkeduasetelahdikonsultasikankepadamentor, didapatkan solusi yaitu hanya mencatatdata yangada pada buku penerimaan alatdan bahan yang tersedia.

2. Mencatat stok reagen di logbook stok reagen

Kegiatan mencatat stok reagen di logbook dilaksanakan pada 17 Juli s/d 5 Agustus 2022.Tidakterdapatdatatelusurlogbookataurincianyangberisitentangpenggunaan harian di laboratorium kemudian ditemukan solusi berupa membuat formulir penggunaan alatdan bahan terlebih dahulu, kemudian mengisi listkebutuhan alatdan bahan sesuai absensi dan topik praktikum mahasiswa serta melihat surat permintaan penelitian di laboratorium.

3. Memperbaharui data yang ada di aplikasi LOGISTIK

Kegiatan memperbaharui data yang ada di aplikasi LOGISTIK dilaksanakan pada 6 s/d 16 Agustus 2022. Pada tahap kegiatan ini ditemukan masalah berupa aplikasi terkadang eror ketika mau dimasukkan barang baru yang belum tercantum sebelumnya, kemudian ditemukan solusi berupa logout terlebih dahulu dari aplikasi kemudian masuk di aplikasi kembali.

3.2 Hasil Aktualisasi dan Pembahasan

Berikut adalah kegiatan terkait hasil kegiatan dan pembahasannya pada masing-masing tahapan kegiatan :

3.2.1 Melakukan pendataan reagen yang ada di laboratorium

Kegiatan pendataan reagen yang ada di laboratorium dilaksanakan pada tanggal 4 s/d 25 Juli 2022. Setelah melalui beberapa tahapan pada kegiatan ini maka dihasilkan 2 output dari kegiatan ini yaitu petunjuk dan saran mentor terkait dengan pendataan reagen, format daftar reagen dan logbook stok reagen yang telah disetujui oleh mentor serta terselesaikannya pengisian draft daftar reagen. Pada kegiatan ini terdapat 4 tahapan kegiatan yaitu :

1. Mempelajari dan menyiapkan format draft daftar reagen dan logbook stok reagen yang akan dibawa konsultasi dengan mentor a. Deskripsi kegiatan

Kegiatan penyiapan format ini dilakukan pada tahap awal sebelum bertemu dengan mentor. Kemudian saat berkonsultasi, mentor ingin melihat draft yang telah saya buat melalui email. Sehingga saya mengirimkan draft yang telah saya buat melalui email. b. Output kegiatan c. Bukti kegiatan

Format daftar reagen dan logboog stok reagen yang akan diusulkan kepada mentor.

Gambar 3

2. Melakukan konsultasi dengan mentor terkait pendataan reagen di laboratorium a. Deskripsi kegiatan b. Output kegiatan c. Bukti kegiatan

Tahap kegiatan ini dilakukan setelah penulis menyiapkan format draft daftar reagen dan logbook stok reagen. Pada tahap ini, penulis mendapatkan banyak saran tentang apa saja yang harus ditambahkan pada draft daftar reagen dan logbook stok reagen.

Saran dari mentor tentangapa saja yangharus ditambahkan pada draft daftar reagen dan logbook stok reagen.

Gambar 5 Format daftar reagen yang disetujui oleh Mentor

3. Membuat draft daftar reagen dan logbook stok reagen a. Deskripsi kegiatan b. Output kegiatan c. Bukti kegiatan

Setelahmengetahuiapasajayangharusdimasukkandalam draftdaftar reagen dan logbook stok reagen, kemudian penulis menyusun format draft daftar reagen dan logbook stok reagen pada format Ms. Word.

Draft daftar reagen dan logbook stok reagen yang telah disetujui oleh mentor.

Gambar 6. Format draft daftar reagen yang disetujui oleh Mentor

Gambar 7 Format Logbook Stok Reagen yang disetujui oleh mentor

4. Mengisi draft daftar reagen a. Deskripsi kegiatan b. Output kegiatan Draft daftar reagen yang telah terisi c. Bukti kegiatan

Setelah format penulisan draft daftar reagen dan logbook stok reagen disetujui oleh mentor, kemudian penulis mengisi draft daftar reagen tersebut. Kegiatan tersebut dilaksanakan dengan bekerja sama dengan pranata laboratorium pendidikan yang lain. Pada kegiatan ini juga dilakukanpelengkapandatadenganmenggunakanlogbookpenerimaan alat dan bahan.

Gambar 9 Logbook penerimaan alat dan bahan mulai tahun 2003

Gambar 10. Draft daftar reagen yang telah terisi

Keterkaitan substansi MP, kontribusi terhadap Visi Misi Poltekkes Kemenkes

Kupang serta Penguatan nilai-nilai organisasi terdapat pada lampiran 1 dan 2.

3.2.2 Mencatat stok reagen di logbook stok reagen

Kegiatan pencatatan stok reagen dilaksanakan pada tanggal 25 Juli s/d 5 Agustus 2022. Pada kegiatan ini didapatkan output berupa terselesaikannya pengisian formulir peminjaman alat dan penggunaan bahan laboratorium dengan penambahan kegiatan yaitu membuat formulir peminjaman alat dan bahan guna pendidikan dan penelitian. Dalam pengisian formulir peminjaman alatdan bahan guna pendidikan dan penelitian dibutuhkan data telusur absensi praktikum mahasiswa dan data penggunaan laboratorium untuk penelitian selama tahun 2022. Pada kegiatan ini terdapat 4 tahapan kegiatan yaitu :

1. Menyiapkan logbook stok reagen a. Deskripsi kegiatan

Pada tahap kegiatan sebelumnya, penulis telah menyusun format logbook stok reagen yang telah disetujui oleh mentor. Sehingga pada tahap ini, penulis mencetak logbook stok reagen tersebut dengan hasil yang terbaik. Logbook ini berisikan data reagen yang sesuai pada draft daftar reagen yangsiapdiisisecara manual tentangriwayatpenggunaan dan stok yang tersedia sekarang. b. Output kegiatan Logbook stok reagen yang siap diisi. c. Bukti kegiatan

2. Mencari data telusur penggunaan reagen selama tahun 2022 a. Deskripsi kegiatan Untuk mengisi Riwayat penggunaan bahan laboratorium maka diperlukan data dukung berupa data telusur yang bisa dikaitkan dengan penggunaannya karena selama tahun 2022 tidak ada Riwayat pencatataan penggunaan bahan laboratorium. Penulis menggunakan data telusur absensi praktikum dan surat permohonan penelitian yang masuk untuk mengetahui apa saja bahan yang telah digunakan tahun ini. b. Output kegiatan Absensi kegiatan praktikum mahasiswa dan permohonan penelitian di laboratorium. c. Bukti kegiatan

Gambar12Topikpraktikummahasiswapadalembarabsen

Gambar 13. Daftar penelitian yang dilakukan di laboratorium

3. Mencatat penggunaan alat dan reagen pada formulir a. Deskripsi kegiatan b. Output kegiatan

Padatahapkegiatanini,penulisterlebihdahulumembuatformatformulir peminjaman alatdan bahanlaboratoriumuntukkegiatan pendidikan dan penelitian. Kemudian mengisi formulir tersebut susai dengan data topik pada absensi praktikum mahasiswa dan permohonan penelitian di laboratorium.

Terselesaikannya penulisan penggunaan alat dan bahan di laboratorium pada formulir peminjaman alat dan bahan laboratorium untuk kegiatan pendidikan dan penelitian.

Gambar 16. Formulir praktikum mahasiswa yang telah terisi

Mencatat penggunaan reagen selama tahun 2022 di logbook stok reagen kemudian sesuaikan dengan data ketersediaan reagen yang ada di laboratorium a. Deskripsi kegiatan b. Output kegiatan c. Bukti kegiatan

Setelah selesai mengisi formulir peminjaman alat dan bahan laboratorium untuk kegiatan pendidikan dan penelitian kemudian data tersebutdirekapdanditulispadalogbookstokreagen.Penulisantersebut dibuat per tanggal penggunaan reagen dan disesuaikan dengan kondisi yang ada di laboratorium sekarang.

Logbook stok reagen yang telah terisi.

Gambar 17. Contoh lembar logbook stok reagen yang telah terisi

Keterkaitan substansi MP, kontribusi terhadap Visi Misi Poltekkes Kemenkes

Kupang serta Penguatan nilai-nilai organisasi terdapat pada lampiran 3.

3.2.3 Memperbaharui data yang ada di aplikasi LOGISTIK

KegiatanmemperbaharuidatayangadadiaplikasiLOGISTIKdilaksanakanpada

6 s/d 16 Agustus 2022. Pada kegiatan ini dihasilkan output berupa data stok reagen yang sudah diperbaharui pada aplikasi LOGISTIK serta TOR usulan bahan laboratorium. Pada kegiatan ini terdapat 4 tahapan kegiatan yaitu :

1. Menyiapkan computer dan koneksi internet a. Deskripsi kegiatan b. Output kegiatan Komputer yang siap untuk menginstal aplikasi logistic. c. Bukti kegiatan

Sebelum melakukan kegiatan pembaharuan data, diperlukan computer dan koneksi internet yang support. Sehingga pada tahap kegiatan ini penulis menyiapkan computer dan internet yang support untuk menginstal aplikasi logistic.

Gambar18 Komputerdaninternetsudahtersedia

2. Melakukan penginstalan aplikasi logistic dengan bantuan pihak direktorat a. Deskripsi kegiatan b. Output kegiatan c. Bukti kegiatan

Pada tahap selanjutnya, penulis menginstal aplikasi logistic dengan bantuan pihak Direktorat yaitu Bapak Chris.

Aplikasi logistic yang telah terinstal di computer.

Gambar 19. Aplikasi Logistik telah terinstal di komputer

3. Melakukan pembaharuan data yang ada di aplikasi LOGISTIK a. Deskripsi kegiatan b. Output kegiatan

Kegiatan ini dilakukan dengan memperbaharui data sesuai dengan kondisi yang ada di laboratorium. Pada kegiatan pendataan reagen sebelumnya ditemukan beberapa reagen telah kadaluarsa, sehingga pada aplikasi dibuat 0 supaya bisa diusulkan pengadaannya ke direktorat. Kemudian direncanakan pemusnahan reagen kepada pihak ke-3setelahusulanyangdiajukankedirektorattelahditerimadijurusan.

Data pada aplikasi logistic yang telah diperbaharui.

Berkoordinasi a. Deskripsi kegiatan usulan bahan laboratorium yang diajukan ke Direktorat Poltekkes Kupang. b. Output kegiatan c. Bukti kegiatan

Pada tahap ini, penulis melakukan pelaporan hasil pendataan stok reagen berupa jumlah dan kondisi reagen yang ada di laboratorium kepada ketua prodi Sanitasi.

Saran dari ketua prodi sanitasi.

Gambar 23 Hasil konsul dengan ketua prodi

Membuat TOR usulan bahan reagen yangtelah kadaluarsa berdasarkan list kebutuhan praktik mahasiswa d. Deskripsi kegiatan e. Output kegiatan TOR usulan bahan laboratorium f. Bukti kegiatan

Pada kegiatan ini, penulis diminta oleh ketua prodi mengajukan usulan bahan laboratorium untuk tahun ajaran baru yang akan dimulai pada bulan September 2022. Kemudiansetelahpenulis membuatTORusulan bahan dan di tanda tangani oleh ketua jurusan, kemudian diusulkan ke Direktorat Poltekkes Kupang.

Gambar 24. TOR usulan pengadaan bahan praktikum laboratorium

TOR usulan pengadaan bahan praktikum laboratorium

Keterkaitan substansi MP, kontribusi terhadap Visi Misi Poltekkes Kemenkes

Kupang serta Penguatan nilai-nilai organisasi terdapat pada lampiran 4

3.1 Rencana Tindak Lanjut Aktualisasi

Pada bulan Agustus ini bertepatan dengan pengusulan bahan laboratorium yang dibutuhkan pada tahun ajaran baru yangakan dilaksanakan mulai bulan September.

Sehingga data yang dihasilkan dari kegiatan aktualisasi ini sangat bermanfaat untuk mengajukanusulanbahanlaboratoriumsebagaidata dukung.Tindaklanjutkedepan diharapkan dengan adanya logbook stok reagen di laboratorium sanitasi Poltekkes

Kupang ini dapat diterapkan penggunaannya sehingga dapat membantu dalam pencatatan stok reagen serta pengusulan bahan laboratorium setiap tahunnya.

Tentunya dalam kegiatan tindak lanjut ini juga tetap berlandaskan nilai dasar PNS yaitu BerAKHLAK.

Bab Iv Penutup

4.1 Kesimpulan

1. Mendalami isu belumoptimalnya pencatatan stokreagen dilaboratoriumsanitasi Poltekkes Kemenkes secara umumterjadi karena kurangpro aktif nya PLPdalam melaksanakan pencatatan dan belumtersedianya media manual yangdigunakan untuk mencatat sementara penggunaan reagen laboratorium.

2. Melaksanakan kegiatan-kegiatan inisiatif/inovatif dalam rangka menyelesaikan isu antara lain membuatlogbookstokreagen dan memperbaharui data yangada di aplikasi logistic.

3. Menerapkan nilai-nilai dasar ASN yaitu BerAKHLAK dengan peningkatan penerapan 25% dari yang direncanakan.

4. Pelaksanaan kegiatan pemecahan isu terpilih yang ada di laboratorium memberikan kontribusi terhadap misi Poltekkes Kemenkes Kupang yaitu menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran yang berkualitas

5. Terselesaikannya kegiatan pemecahan isu terpilih di laboratorium Sanitasi Poltekkes Kemenkes Kupang menguatkan nilai-nilai organisasi akuntabilitas dan profesionalisme

6. Manfaat kegiatan-kegiatan inisiatif dalam rangka menyelesaikan isu antara lain petugas lebih mudah dalam melakukan pencatatan penggunaan reagen laboratorium pada kegiatan selanjutnya, karena telah tersedia logbook stok reagen.

7. Rencana tindak lanjut dari kegiatan aktualisasi ini adalah diharapkan dengan adanya logbook stok reagen di laboratorium sanitasi Poltekkes Kupang ini dapat diterapkan penggunaannya sehingga dapat membantu dalam pencatatan stok reagen serta pengusulan bahan laboratorium setiap tahunnya.

4.2 Saran

Agar tercapainya rencana tindak lanjut dari kegiatan aktualisasi ini maka diperlukan kesadaranpadadirimasing-masingpetugasuntuksenantiasamelakukanpencatatan penggunaan reagen pada logbook stok reagen yang telah tersedia serta melakukan pembaharuan data yang ada di aplikasi logistic.

Daftar Pustaka

Amelia, R. (2021). Modul SMART ASN Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil. Jakarta:

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia

Fatimah, E & Irawati, E. (2017). Modul Pelatihan Dasar Calon PNS Manajemen Aparatur Sipil Negara. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia

Handoko, R. (2021). Modul Akuntabel Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil. Jakarta:

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia

Jalis, A. (2021). Modul Kompeten Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia

Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia RI. 2014. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara. Jakarta.

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia.

2021. Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi nomor 20 Tahun 2021 tentang Implementasi Core Values dan Employer Branding Aparatur Sipil Negara. Jakarta: Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia

Lembaga Administrasi Negara. 2021. Peraturan Lembaga Administrasi Negara Republik

Indonesia Nomor 10 Tahun 2021. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara

Mirdin, A.A. (2021). Modul Berorientasi Pelayanan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil.

Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik

Indonesia Nomor 7 Tahun 2019 Tentang Jabatan Fungsional Pranata Laboratorium

Pendidikan

Rahmanendra, D. (2021). Modul Loyal Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil. Jakarta:

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesi

Sembodo, J. (2021). Modul Harmonis Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil. Jakarta:

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia

Suwarno, Y. (2021). Modul Adaptif Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil. Jakarta:

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia

Lampiran 1.