BAB III RANCANGAN AKTUALISASI

3.1 ANALISIS ISU DI UNIT LABORATORIUM MIKROBIOLOGI

Rancangan aktualisasi didapatkan berdasarkan kondisi nyata di unit kerja yang di dalamnya terdapat isu-isu, kemudian disaring berdasarkan beberapa kriteria untuk isu dengan kriteria tertinggi tersebut yang diangkat.

Selanjutnya, rancangan kegiatan dibuat untuk menyelesaikan isu-isu tersebut sebagai bagian dari upaya peningkatan kinerja di unit kerja.

Identifikasi isu dilakukan dengan melakukanenvironmentscanningyang berkaitan dengan peran dan kedudukan ASN di unit kerja yaitu berdasarkan aspek manajemen ASN, aspek pelayanan publik dan aspek whole of government. Permasalahan didapatkan dari berbagai sumber, yaitu:

1. Hasil observasi penulis selama masa percobaan CPNS

2. Tugas pokok dan fungsi penulis sebagai fungsional pranata laboratorium kesehatan terampil di unit kerja

3. Sasaran Kinerja Pegawai (SKP).

Berdasarkan environmentscanningyang dilakukan, terdapat beberapa isu mengenai pelayanan Unit Laboratorium Mikrobiologi di RSUP Dr. Sitanala

Tangerang. Pelayanan laboratorium Kesehatan meliputi; persiapan kegiatan laboratorium Kesehatan, pelaksanaan pemeriksaan, pelaksanaan evaluasi dan laporan hasil pemeriksaan, pelaksanaan pemecahan masalah, pelaksanaan penanganan peralatan dan bahan penunjang, pelaksanaan pemantapan kualitas pemeriksaan dan pelaksanaan pembinaan teknis kelaboratoriuman.

3.1.1 IDENTIFIKASI ISU

1) Belum sesuainya waktu pengerjaan spesimen BTA MH dalam LIS (LaboratryInformationSystem) dengan SPO prosedur skin smear MH, SPO pewarnaan Ziehl Neelsen dan Time Respone Pemeriksaan Laboratorium .

Pelayanan pemeriksaan BTA MH memiliki waktu standar 120 menit atau paling cepatmya 85 menit berdasarkan time respon pemeriksaan laboratorium RS Sitanala. Untuk pelayanan pemeriksaan BTA memakan waktu 5 menit administrasi, 10 menit pengambilan sampel, 60 menit pemeriksaan dan 5 menit untuk validasi hasil. Sementara itu pada SPO Pewarnaan Ziehl a. K ondisi saat ini b. F akta dan data pendukung

Neelsen membutuhkan waktu 10 menit untuk mewarnai sediaan dan waktu pemeriksaan dibawah mikroskop tergantung dari keahlian petugas.

Tidak dilakukan specimencheckin saat specimen datang tetapi melakukan specimen check in saat melakukan penginputan hasil sehingga, tidak terekamnya waktu pengerjaan yang sebenarnya.

Check In to Authorise (TAT)

Gambar 3. Waktu TurnAroundTime(TAT) pemeriksaan BTA MH

Berdasarkan data TAT (Turn Around Time) pada pemeriksaan BTA MH dari poli kusta per bulan Juni 2022 didapatkan waktu TAT (TurnAroundTime) 1-10 menit 70% , 10-20 menit 10%, 20-30 menit 6%, 30-40 menit 8%, 4060 menit 6%, 60-85 menit 0%.

Akan tetapi, pada hasil observasi sebagian besar waktu tunggu hasil melebihi waktu 2 jam yang dimana hal tersebut tidak sesuai dengan SPO waktu tunggu penyerahan hasil. d. K ondisi yang diharapkan e. Keterkaitan dengan Manajemen ASN dan Smart ASN

 Pelaporan mutu waktu tunggu hasil pemeriksaan tidak sesuai dengan kenyataan dilapangan.

 Pasien atau pelanggan tidak merasa puas karena waktu sebenarnya dengan waktu yang tertera dalam hasil tidak sesuai.

Optimalnya specimencheckinsampai ke tahap authorise atau validasi hasil sesuai dengan kondisi dilapangan sehingga mutu kualitas mutu TAT (TurnAroundTime)dapat terjaga dan dapat dipertanggungjawabkan.

Dengan ketidaksesuaian realitas waktu pengerjaan dengan hasil yang tertera , para petugas belum dapat melaksanakan fungsi ASN dengan baik yaitu memberikan pelayanan yang profesional, berkualitas, dan belum dapat menjalankan kode etik dan perilaku ASN yang baik yaitu melaksanakan tugas dengan jujur, bertanggung jawab dan berintegritas tinggi. Serta melaksanakan tugasnya dengan cermat dan disiplin.

Belum maksimalnya pemanfaatan system informasi laboratorium dalam memantau proses berjalannya sampel di laboratorium. Seharusnya sudah mendukung pemanfaatan media digital untuk berdaya dan bernilai lebih secara bersama sama yang termasuk kedalam literasi digital.

2) Kurangnya pengetahuan pasien tentang alur pelayanan Unit Laboratorium Mikrobiologi

Pasien berhak mengetahui atas informasi layanan, tata tertib dan peraturan yang berlaku di Rumah Sakit a. Kondisi saat ini

Hasil kuisioner

Mengetahui alur pelayanan unit laboratorium Memahami penyampaian petugas tentang alur unit pelayanan laboratorium

Apakah perlu adanya media informasi tentang alur pelayanan?

Gambar 4. Hasil kuesioner terhadap pengetahuan pasien tentang alur unit laboratorium mikrobiologi

Berdasarkan accidentialsamplingyang dilakukan dengan kuisioner didapatkan, 75% tidak mengetahui alur unit pelayanan unit laboratorium mikrobiologi, 40% memahami penyampaian petugas tentang informasi alur pelayanan unit laboratorium mikrobiologi oleh petugas dan 100% menurut pasien, perlu adanya media informasi tentang alur pelayanan laboratorium mikrobiologi.

 Pekerjaan petugas menjadi terhambat dan terlambat sehingga timbulnya complain dari unit lain atau pasien

 Berkurangnya kepuasaan pasien atas kurangnya informasi alur pelayanan laboratorium mikrobiologi

Terdapatnya media infomasi tentang alur pelayanan unit laboratorium mikrobiologi dan petugas mampu memberikan yang jelas kepada pasien d. Keterkaitan dengan Manajemen ASN dan Smart ASN

Kurangnya pengetahuan pasien tentang alur pelayanan unit laboratorium mikrobiologi merupakan kompetensi petugad laboratorium dalam memberi informasi, sebagaimana peran ASN yaitu memberikan pelayanan yang professional dan berkualitas dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.

Belum tersedia media informasi tentang alur pelayanan unit laboratorium mikrobiologi jadi belum mendukung literasi digital.

Namun dengan diberikannya suatu alat atau perangkat digital sebagai media informasi.

3) Belum optimalnya pendataan stok barang habis pakai pada Unit

Laboratorium Mikrobiologi di RSUP Dr Sitanala

Belum optimalnya pendataan stok barang habis pakai pada suatu instalasi dan unit kerja akan menyebabkan terjadinya kekosongan stok sehingga membuat petugas tergesa-gesa melakukan permintaan barang. a. K ondisi saat ini

 Berdasarkan hasil observasi petugas saat ini masih menggunakan buku ekspedisi sehingga pendataan tidak maksimal. Petugas lebih sering mengisi penambahan stok dibandingkan pengurangan stok.

 Berdasarkan hasil wawancara pada penanggungjawab unit laboratorium mikrobiologi dan teman sejawat yaitu belum optimalnya pendataan barang habis pakai sehingga petugas harus menghitung kembali stok diruang penyimpanan.

Jenis pemeriksaan

permintaan yang dilaksanakan permintaan yang rujuk

Gambar 5. Gambaran data Juni 2022 permintaan yang dilaksanakan dan permintaan pemeriksaan yang dirujuk

 Berdasarkan gambaran jenis permintaan pemeriksaan data per Juni 2022 permintaan pemeriksaan yang bisa dilakukan dan yang tidak bisa dilakukan atau pemeriksaan dirujuk didapatkan permintaan pemeriksaan kultur darah dan kultur lain-lain 100% dirujuk sementara 6,25% pemeriksaan RT-PCR SARS-COV-2 dirujuk dan 93,75% dilaksanakan lalu pemeriksaan BTA MH, BTA KOH, BTA TB, Kerokan kulit dan TCM TB 100% dilaksanakan.

6,25% pada pemeriksaan RT PCR disebabkan karena belum tibanya reagensia, hal ini pun diakibatkan tidak lengkapnya pendataan barang habis pakai. Sementara, untuk pemeriksaan kultur darah dan kultur lain-lain disebabkan belum adanya alat pemeriksaan tersebut.

 Dengan belum optimalnya pendataan barang habis pakai akan terjadi kekosongan stok secara mendadak c. Keterkaitan dengan Manajemen ASN dan Smart ASN

 Berkurangnya kepuasaan pasien atau pelanggan terhadap pelayanan.

Dengan belum optimalnya pendataan stok barang habis pakai petugas belum melaksanakan fungsi ASN dengan baik yaitu akuntabel, bertanggungjawab dan cermat. Seharusnya sudah medukung pemanfaatan media digital untuk memudahkan beban kerja satu sama lainnya.

3.2 PENETAPAN ISU PRIORITAS

Dalam penetapan isu dan menentukan prioritas masalah maka dibutuhkan analisis yang mendalam berdasarkan kriteria-kriteria dari masing-masing isu. Isu yang dipilih harus berkualitas dan dapat dilakukan melalui teknik tapisan USG. Alat bantu dari teknik tapisan tersebut yakni USG (Urgency, Seriousness, dan Growth). Metode USG adalah suatu metode penapisan untuk menyusun urutan prioritas isu yang harus diselesaikan. Caranya dengan menentukan tingkat urgensi, keseriusan, dan perkembangan isu dengan menentukan skala nilai 1-5. Isu yang memiliki skor tingkat tertinggi merupakan isu prioritas. Untuk lebih jelasnya, pengertian USG diuraikan sebagai berikut:

1. Urgency (U) yaitu seberapa mendesak suatu isu harus dibahas, dianalisis, dan ditindaklanjuti

2. Seriousness (S) yaitu seberapa serius suatu isu harus dibahas dengan akibat yang akan ditimbulkan

3. Growth(G) yaitu seberapa besar kemungkinan memburuknya isu tersebut jika tidak ditangani segera

Setelah diperoleh analisis USG maka dipilih isu yang menjadi prioritas utama yang selanjutnya akan diidentifikasi. Adapun penilaian isu dengan metode USG adalah sebagai berikut:

1 Belum sesuainya waktu pengerjaan spesimen BTA MH dalam LIS (Laboratry Information System) dengan SPO prosedur skin

2 Kurangnya pengetahuan pasien tentang alur pelayanan unit Laboratorium Mikrobiologi

3 Belum optimalnya pendataan barang habis pakai pada Unit Laboratorium Mikrobiologi.

Skala Prioritas :

4 4 4 12 II

4 4 5 13 I

Tabel 1. Analisa USG (Urgency, Seriousness, Growth)

1 = Sangat tidak penting

2 = Kurang penting

3 = Cukup penting

4 = Penting

5 = Sangat Penting

Dari hasil pemilahan isu di atas, setelah didiskusikan bersama mentor, penanggung jawab dan rekan sejawat maka isu yang dipilih “Belum optimalnya pendataan barang habis pakai pada Unit Laboratorium Mikrobiologii.

3.4 ANALISIS PENYEBAB ISU

Analisa penyebab isu dengan menggunakan metode fishbone

MANUSIA

METODE

Metode pendataan menggunakan buku ekspedisi BHP

Belum ada cara efisien untuk mendata

Kurang komunikasi

Mekanisme pengadaan belum terkoordinasi

LINGKUNGAN

Kurangnya sumber daya manusia

SDM tidak sesuai dengan standar

Mengerjakan pekerjaan tenaga administrasi

Keterbatasan mengakses aplikasi

Dari 2 komputer hanya

1 yang kompatibel

Kurangnya pemanfaatan media digital

MATERIAL

Belum optimalnya pendataan barang habis pakai

Gambar 6. Analisa diagram fish bone

Dari diagram fishbone diatas, dapat disimpulkan bahwa penyebab dari masalah dari isu prioritas “Belum otimalnya pendataan barang habis pakai” sebagai berikut:

Penyebab masalah:

1. Manusia

Saat ini sumber daya manusia di unit laboratorium mikrobiologi hanya 1 dokter penanggung jawab dan 2 tenaga analis kesehatan yang dimana standar tenaga seharusnya terdiri dari 1 dokter penanggungjawab, 2 tenaga analis kesehatan, 1 tenaga administrasi dan 1 tenaga perawat.

Berikut uraian tugas di Unit Laboratorium Mikrobiologi : 



Dokter penanggungjawab bertugas memvalidasi hasil pemeriksaan

Tenaga pelaksana 1 bertugas mengambil specimen pemeriksaan di ruang rawat inap dan rawat jalan, membuat sediaan, BTA MH dan BTA

TB melakukan pemeriksaan RT PCR SARS-COV2 dan melakukan pencatatan laporan hasil pemeriksaan harian.

Tenaga pelaksana 2 bertugas mewarnai sediaan BTA MH, BTA TB dan pewarnaan gram, memeriksa sediaan dengan cara mikroskopis, Melakukan pemeriksaan Tes Cepat Molekular Tuberkulosis, penginputan hasil pada Sistem Informasi Sistem



Tugas tambahan : melakukan pencatatan laporan hasil pemeriksaan harian dan bulanan, mengelola dan mengarsipkan data alat, bahan, pemantauan suhu, dan barang lainnya yang dimana tugas tersebut ialah tugas administrasi

2. Metode

Belum adanya cara yang efisien untuk memudahkan petugas untuk mendata barang habis pakai saat ini yang terjadi masih melakukan pendataan secara manual dengan buku ekspedisi barang habis pakai

3. Material

Dari 2 komputer hanya 1 komputer yang kompatibel untuk dipakai di Unit Laboratorium Mikrobiologi. Dengan hanya 1 komputer yang kompatibel untuk dipakai sehingga membuat keterbatasan petugas untuk mengakses aplikasi

4. Lingkungan

Mekanisme koordinasi pengadaan atau permintaan belum terkoordinasi dengan baik menyebabkan kurangnya komunikasi antar petugas sehingga pendataan menjadi terbengkalai. Berdasarkan hasil pemantauan petugas lebih sering mengisi penambahan stok dibandingkan pengurangan stok.

Dari uraian di atas, penyebab yang coba diselesaikan yaitu belum adanya cara atau media yang efisien untuk mendata stok barang habis pakai.

3.5 GAGASAN KREATIF

Penulis akan membuat formulasi digital yang efisien berkolaborasi dengan

Instalasi Sistem Informasi Rumah Sakit untuk mengoptimalkan pendataan barang habis pakai untuk menghindari kekurangan stok secara mendadak dan melakukan perncanaan permintaan yaitu, Optimalisasi pendataan barang habis pakai dengan menggunakan spreadsheet di Unit Laboratorium

Mikrobiologi

3.6 RANCANGAN AKTUALISASI

Unit Kerja : Unit Laboratorium Mikrobiologi

Isu yang diangkat : Belum optimalnya pendataan barang habis pakai di Unit Laboratorium Mikrobiologi

Gagasan pemecahan isu : Optimalisasi pendataan barang habis pakai menggunakan Spreadsheet di Unit Laboratorium

Mikrobiologi

No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan substansi mata pelatihan

Kontribusi terhadap VisiMisi Organisasi Penguatan Nilai Organisasi konsultasi dengan mentor mengenai rancangan pendataan barang habis pakai yang efisien bahan diskusi rancangan kegiatan aktualisasi

Terlaksananya konsultasi dengan mentor

Output : Tersedianya bahan diskusi

Eviden : bahan diskusi kegiatan aktualisasi

Saya akan menyiapkan bahan rancangan dengan baik dan jelas (Kompeten). Menyiapkan bahan rancangan dengan baik dan jelas merupakan suatu bentuk aktivitas untuk menciptakan pelayanan prima (Berorientasi pelayanan)

Kegiatan ini berkontribusi terhadap Visi Misi RSUP Dr

Sitanala yaitu mewujudkan tata kelola Rumah Sakit yang efisien, transparan dan akuntabel

Kegitan ini memberikan penguatan terhadap nilai organisasi yaitu, Profesional dan

Responsif karena setiap kegiatan berdasarkan etika.

Selain itu juga menjunjung nilai inovatif b. Membuat janji mengenai waktu c. Membahas rancangan

Bersama mentor/dr. PJ unit laboratorium mikrobiologi b. Output : Kesepakatan waktu dan tempat

Eviden : Jadwal rencana pertemuan c. Output : terselesaikannya rancangan aktualisai

Eviden :

 Rekapan klasifikasi jenis

BHP, satuan, dan batas stok minimum

 Dokumentasi dan notulensi berupa arahan untuk melanjutkan kegiatan

Saya akan menggunakan

Bahasa yang sopan dan santun saat membuat janji (Harmonis)

Saya akan bekerjasama dengan Mentor dan menerima masukan untuk rancangan (Kolaboratif)

2. Pembuatan

Formulasi dan pemutakhiran formulasi dengan

ISIRS a. Melakukan pembuatan draft formulasi data

Tersedianya formulasi data

Ouput : Terselesaikannya draft formulasi data

Eviden : formulasi data

Saya akan berinovasi membuat formulasi guna mencegah terjadinya kekosongan stok

(Adaptif). Inovasi membuat formulasi yang efisien merupakan perilaku kerja memberikan pelayanan yang terbaik

(Berorientasi pelayanan)

Kegiatan ini berkontribusi dalam Visi Misi RSUP Dr

Sitanala yaitu, Meningkatkan

Penggunaan

Sistem Teknologi

Informasi

Kegiatan ini memberikan penguatan terhadap nilai organisasi yaitu

Responsif dan

Profesional karena dalam kegiatan ini guna untuk memberikan pelayanan yang prima b. Membuat janji mengenai waktu dan tempat diskusi b. Output : kesepakatan waktu dan tempat

Eviden : Jadwal rencana pertemuan

Saya akan memggunakan

Bahasa yang sopan dan santun saat membuat janji

(Harmonis) c.Mengkaji formulasi data dengan ISIRS untuk adanya suatu tanda jika c.Ouput : Tersedianya pemutakhiran formulasi data

Eviden :

Saya akan bekerjasama dengan ISIRS dan menerima masukan terhadap formulasi data

(Kolaboratif) mencapai batas minimum dan stok kosong

 Akun google untuk unit laboratorium mikrobiologi

 Adanya tanda jika stok mencapai batas minumun dan tanda untuk stok

Terlaksananya sosialisasi

Kegiatan ini berkontribusi

Kegiatan sosialisasi

Sosialisasi cara pengunaan aplikasi spreadsheet untuk data stok barang habis pakai a. Menyiapkan bahan sosialasi cara pengunaan aplikasi spreadsheetuntuk data stok barang habis pakai a. Output : tersedianya materi sosialisasi

Eviden : Materi sosialisasi

Saya akan menyiapkan bahan materi sosialisai tentang pendaataan stok

BHP pada aplikasi spreadsheet (Kompeten)

Kegiatan sosialisasi ialah suatu bentuk strategi untuk menciptakan pelayanan prima pada Visi Misi RSUP Dr

Sitanala yaitu mewujudkan rumah sakit yang nyaman dan tata Kelola rumah sakit yang transparan terdapat nilai organisasi yaitu, empati kesediaan untuk berbagi ilmu.

Selain itu pada penerapan terdapat nilai profesional b. Meminta persetujuan sosialisasi dengan kepala

PJ unit kerja b. Output : Persetujuan sosialisasi

Eviden : Surat atau dokumentasi

Persetujuan sosialisasi

(Berorientasi pelayanan)

Saya akan menggunakan bahasa yang sopan dan santun untuk meminta pesetujuan sosialisasi

(Harmonis) c. Melakukan sosialisasi cara penggunaan aplikasi spreadsheet d. Output : Terlaksanya sosialisasi

Eviden : daftar hadir peserta, foto dokumentasi kegiatan sosialisasi, notulen, tanggapan peserta sosialisasi

Saya akan melakukan sosialisasi dengan rasa penuh tanggungjawab untuk meningkatkan kualitas pelayanan (Berorientasi pelayanan)

4. Penerapan

pendataan stok barang habis pakai dengan aplikasi spreadsheet

Menginput hasil rekapan stok BHP ke googledrive

Terlaksananya pendataan stok barang habis pakai dengan aplikasi spreadsheet

Output : Terinoutnya stok pada google sheet

Eviden :  Tersedianya template stok awal pada google drive

Saya akan menginput stok barang habis pakai pada googledrive(akuntable) secara digital dalam google drive (adaptif).

Kegiatan ini berkontribusi pada Visi Misi RSUP Dr

Sitanala yaitu mewujudkan tata Kelola rumah sakit yang transparan

Kegiatan ini memberikan penguatan pada nilai organisasi yaitu Profesional dan efisien dalam melakukan pekerjaan

Melakukan perizinan kepala kepala Pj Unit kerja dan teman sejawat untuk mendowload aplikasi spreadsheetpada smartphone

Output : Terlaksananya download aplikasi spreadsheetpada smartphone Kepala Pj

Unit dan teman sejawat

Eviden :  Dokumentasi hasil download pada smartphone teman sejawat

Saya meminta izin dengan teman sejawat untuk mendownload aplikasi spreadsheetpada smartphone (harmonis)

Melakukan koordinasi dengan teman sejawat

Output : terlaksananya koordinasi dengan teman sejawat

Eviden :

 Terteranya nama dan jumlah yang melakukan penambahan stok dan pengurangan stok. Pada sheet penambahan dan pengurangan

 Tertera jumlah stok tersedia pada tampilan sheet stok BHP

Saya akan melakukan koordinasi dengan teman sejawat guna mengoptimalkan pelayanan (Berorientasi

Pelayanan)

5 Pelaksanaan monitoring dan evaluasi penggunaan spreadsheet

Menyiapkan lembar evaluasi yang diketahui oleh

Kepala PJ unit kerja

Terlaksananya monitoring dan evaluasi stok barang habis pakai

Output :Tersedianya data stok yang tidak terjadinya kekurangan stok

Eviden : Lembar pemantauan dan evaluasi

Saya akan membuat data kelola yang baik sehingga dapat dipertanggungjawbkan.

Kegiatan evaluasi ini untuk menciptakan pelayanan prima (Berorientasi pelayanan)

Kegiatan ini berkontribusi dalam Visi Misi RSUP Dr

Sitanala yaitu Mewujudkan data kelola yang efisien dan transparan

Kegiatan ini berkesinambungan terhadap nilai organisasi yaitu

Profesional kemampuan bekerja yang bekualitas.

Memantau data stok barang habis pakai

Output : tersedianya pemantauan stok barang habis pakai

Eviden :

 Dokumentasi kesesuaian stok pada sheet penambahan dan pengurangan stok

 Dokumentasi kesesuaian stok

Saya akan menganalisis dengan teliti dan cermat dalam pemantuan data stok barang habis pakai (Kompeten)

Meminta testimoni pengguna spreadsheet pada aplikasi dengan rill diruang penyimpanan

Output : Terlaksananya testimoni penggunaan spreadsheet

Eviden : Dokumentasi testimoni

Saya akan memahami testimoni yang akan saya dapatkan untuk bisa lebih dikembangkan (adaptif)

Menyusun laporan kegaiatan

Output: Tersusunnya laporan

Eviden: Dokumen laporan kegiatan

Saya akan cepat dan tepat dalam Menyusun laporan kegiatan (Berorientasi

Pelayanan) Saya akan melakukan penyusunan laporan kegiatan dengan jujur, dan bertanggungjawab dalam mengevaluasi manfaat dari inovasi yang dibuat (Akuntabel)