BAB III RANCANGAN AKTUALISASI

3.1 Identifikasi Isu

1. Belum Optimalnya Pencatatan Obat pada Kartu Stock di Depo BoiugenvilleRSUP

Fatmawati a. Data dan Fakta b. Dampak c. Keterkaitan dengan Agenda 3

Pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar dan masuk di apotek. Adanya pencatatan akan memudahkan petugas untuk melakukan penelusuran bila terjadi adanya mutu sediaan farmasi yang sub standar dan harus ditarik dari peredaran. Pencatatan dapat dilakukan dengan menggunakan bentuk digital maupun manual. Kartu yang umum digunakan untuk melakukan pencatatan adalah Kartu Stok.

Sesuai dengan tupoksi asisten apoteker yang tertuang dalam SKP yaitu menyimpan perbekalan farmasi. Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kedaluwarsa). Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis perbekalan farmasi. Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan, pengadaan, distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik perbekalan farmasi dalam tempat penyimpanannya.

Dapat dilihat pada Gambar 3.1 bahwa tidak adanya pencatatan penerimaan serta pengeluaran obat dan alkes. Hal ini hampir terjadi di setiap kartu stock yang terdapat di Depo Bougenville. Pencatatan obat hanya dilakukan saat melakukan stock opname farmasi yang diadakan setiap 3 bulan.

Dampak yang dapat timbul jika tidak optimalnya pencatatan obat dalam kartu stock yaitu kita tidak bisa mengetahui dengan pasti jumlah perbekalan farmasi yang tersedia (sisa stok); diterima; keluar; dan jumlah perbekalan farmasi yang hilang/rusak/kedaluwarsa sehingga dapat mengganggu pengendalian persediaan.

Belum optimalnya pencatatan obat pada kartu stock, menggambarkan bahwa belum optimalnya petugas dalam menerapkan sikap integritas d. Kondisi yang diharapkan

(Smart ASN), yang dapat diukur dengan tanggung jawab petugas dalam menjaga perbekalan farmasi. Selain itu, petugas juga belum optimal dalam menerapkan sikap professional ( Manajemen ASN ) dalam melaksanakan tugas sebagai Asisten Apoteker.

Petugas farmasi dapat mencatat setiap pemasukan dan pengeluaran obat di depo bougenville, agar tidak terjadi selisih jumlah saat stock opname dan memudahkan kita dalam menghitung obat saat stock opname.

2. Belum Optimalnya Pemberian Label Identitas Obat pada Sediaan Racikan di Depo Bougenville RSUP Fatmawati a. Data dan Fakta

Pemberian label identitas obat meliputi nama obat, kekuatan obat, tanggal pembuatan dan tanggal kadaluarsa pada sediaan obat puyer, merupakan salah satu upaya pelayanan yang diberikan rumah sakit yang berorientasi pada keselamatan pasien. Adanya identitas obat yang jelas akan mengurangi terjadinya kesalahan pemberian obat kepada pasien rawat inap.

Pada gambar 3.2 dapat dilihat bahwa obat racikan yang terdapat di Depo Bougenville, masih diberi penamaan secara manual atau ditulis menggunakan pulpen. Pada obat tersebut hanya diberi informasi mengenai nama pasien, nama obat, dan signa obat. Hal ini disebabkan karena etiket untuk sediaan racikan belum bisa digunakan pada sistem komputer baru RSUP Fatmawati, sehingga hampir sediaan racikan masih menggunakan etiket manual. b. Dampak c. Keterkaitan dengan Agenda 3 d. Kondisi yang diharapkan

Dampak yang dapat timbul dari tidak adanya label etiket pada sediaan racikan, yaitu racikan tersebut jika di retur ke depo farmasi tidak dapat digunakan lagi karena tidak diketahui tanggal peracikannya serta kadaluwarsa dari racikan tersebut. Dampak yang lainnya adalah pembacaan identitas obat menjadi kurang jelas, karena penulisan menggunakan pulpen yang mengakibatkan mudah terhapus. Dosis sediaan racikan yang tidak tertulis secara jelas juga dapat mengakibatkan kesalahan dalam pemberian obat yang dapat membahayakan pasien.

Belum optimalnya pemberian label obat pada sediaan racikan, menunjukkan bahwa masih kurangnya pemahaman petugas mengenai IT ( Smart ASN ), dapat dilihat bahwa masih adanya pemberian identitas obat dengan menggunakan cara manual atau dengan pulpen. Selain itu, petugas belum professional ( Manajemen ASN ) dalam memberikan pelayanan yang terbaik untuk pasien.

Petugas farmasi dapat menggunakan label sediaan racikan yang memuat identitas obat secara lengkap, meliputi nama obat, kekuatan sediaan, signa obat, nama pasien, serta kadaluwarsa obat racikan. Kondisi tersebut dapat meminimalisir kesalahan petugas saat menyerahkan obat berupa sediaan racikan kepada pasien.

3. Belum Optimalnya Pengelolaan Perbekalan Farmasi pada Trolley Emergency di Ruangan VK (Kamar Bersalin ) Gedung Bougenville

Rumah Sakit harus dapat menyediakan lokasi penyimpanan Obat emergensi untuk kondisi kegawatdaruratan. Tempat penyimpanan harus mudah diakses dan terhindar dari penyalahgunaan dan pencurian. Gedung Bougenville merupakan gedung yang melayani pasien IRI atau Instalasi Rawat Intensif, yang memiliki Ruang VK ( Kamar Bersalin ) khusus untuk menangani pasien dengan kegawatdaruratan yang tinggi. Perbekalan farmasi pada trolley emergency yang sering terpakai biasanya berupa alat – alat bantu nafas seperti nasal kanul dan elektroda atau blue sensor, sedangkan untuk injeksi yang sering terpakai berupa atropine sulfate. Pengelolaan Obat emergensi harus menjamin: a. Data dan Fakta b. Dampak c. Keterkaitan dengan Agenda 3 d. Kondisi yang diharapkan

1. Jumlah dan jenis Obat sesuai dengan daftar Obat emergensi yang telah ditetapkan.

2. Tidak boleh bercampur dengan persediaan Obat untuk kebutuhan lain.

3. Bila dipakai untuk keperluan emergensi harus segera diganti.

4. Dicek secara berkala apakah ada yang kadaluwarsa.

5. Dilarang untuk dipinjam untuk kebutuhan lain.

Saat dilakukan penelusuran, ditemukan nya bahwa trolley emergency di ruangan VK Bougenville tidak terkunci serta obat dan alkes nya ada yang kosong atau tidak sesuai dengan daftar obat trolley.

Trolley emergency terdapat obat yang bersifat life saving, dimana jika pengelolaan nya tidak diperhatikan dengan baik maka dapat menghambat penanganan pasien emergency, karna tidak lengkapnya ketersediaan perbekalan farmasi yang terdapat pada trolley emergency. Selain itu, pelaporan pemakaian trolley emergency yang tidak tercatat dengan baik dan respon dari petugas farmasi lambat dalam melakukan pergantian pemakaian dapat mengakibatkan obat yang terpakai oleh pasien tersebut tidak dapat dimasukkan ke dalam tagihan/billing pasien, karena pasien mungkin sudah terlanjur pindah ruangan atau diperbolehkan pulang, sehingga berpengaruh terhadap jumlah perbekalan farmasi.

Belum optimalnya ketersediaan obat trolley emergency, menggambarkan bahwa masih kurangnya sikap tanggung jawab (integritas, Smart ASN) dalam menjaga ketersediaan obat trolley emergency.

Petugas ruangan dan petugas farmasi dapat saling bekerja sama serta komunikatif dalam pengelolaan trolley emergency, sehingga tidak ada lagi kekosongan perbekalan farmasi pada trolley dan lambatnya pergantian perbekalan farmasi pada trolley.

3.2 Penetapan Core Isu

Setelah pendeskripsian isu-isu yang ditemukan pada Depo Farmasi Bougenville pada bagian sebelumnya, maka diperlukan analisis isu- isu tersebut. Analisis yang dilakukan bertujuan untuk menetapkan kriteria kualitas isu. Penetapan kriteria isu dilakukan dengan analisis APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Kelayakan ). Penetapan kriteria kualitas isu melalui analisis APKL, yaitu :

 Aktual ( A ) : Benar – benar terjadi dan sedang hangat dibicarakan dalam masyarakat.

 Problematik ( P ) : Isu yang memiliki masalah kompleks, sehingga perlu dicarikan solusinya.

 Kekhalayakan ( K ) : Isuyang menyangkut hajat hidup orang banyak.

 Kelayakan ( L ) : Isuyang masuk akal dan realistis serta relevanuntuk dimunculkan inisiatif pemecahan masalahnya.

Sediaan Racikan di Depo

Bougenville

3. Belum Optimalnya

Pengelolaan Perbekalan

Farmasi pada Trolley

Emergency di Ruangan VK

Bougenville

4 4 5 4 17 1

Berdasarkan analisa APKL yang telat disepakati oleh mentor, kepala ruangan, dan anggota farmasi depo bougenville, maka diputuskan masalah dengan nilai yang paling tinggi yaitu Belum Optimalnya Pengelolaan Perbekalan Farmasi pada Trolley

Emergency di Ruangan VK Bougenville.

3.3

Pendekatan fishbone diagram berupaya memahami persoalan dengan memetakan isu berdasarkan cabang – cabang terkait, yang lebih menekankan pada hubungan sebab akibat, sehingga seringkali disebut

Cause and Effect Diagram. Fishbone diagram akan mengidentifikasi berbagai sebab potensial dari suatu efek atau masalah yang akan dipecah menjadi sejumlah kategori yang berkaitan, mencakup Man, Material, Methode, Machine, Measurement, Milieu. Berikut analisis penyebab isu dengan metode fishbone :

Kurangnya inisiatif dari petugas farmasi dalam melakukan pengelolaan trolley emergency

Tidak ada PJ

Trolley

Emergency untuk ruangan VK

Belum patuhnya penerapan SOP mengenai

Pengelolaan

Trolley

Emergency

Belum Optimalnya

Pengelolaan

Perbekalan Farmasi pada Trolley

Belum tersedianya form berita acara pemakaian trolley

Emergency di Ruanga VK

Bougenville

Material

3.4

Setelah dilakukan penetapan isu dan menganalisis penyebab isu, maka dapat ditentukan suatu gagasan kreatif yang diharapkan dapan memecahkan isu tersebut. Gagasan kreatif dari isu tersebut, adalah

Optimalisasi Pengelolaan Perbekalan Farmasi pada Trolley

Emergency di Ruangan VK ( Kamar Bersalin ) Gedung Bougenville

RSUP Fatmawati dengan Pembuatan Berita Acara Pemakaian

Trolley dan Sosialisasi Penerapan SOP Pengelolaan Trolley

Emergency.

3.5

Tabel

No Kegiatan Para Pihak

1. Melakukan konsultasi dengan mentor

- Mentor

- Kepala Ruangan Depo

Bougenville

2. Melakukan koordinasi dengan pihak –pihak yang terlibat dalam kegiatan.

3. Membuat form berita acara pemakaian trolley emergency

4. Melakukan sosialisasi mengenai form berita acara pemakaian trolley

- Kepala Ruangan VK Bougenville

- Perawat VK Bougenville

- Petugas Farmasi

- Mentor

- Kepala ruangan depo bougenville

- Mentor emergency dan penerapan SOP pengelolaan trolley emergency

5. Evaluasi kepatuhan pengelolaan perbekalan farmasi di trolley emergency dengan penerapan SOP pengelolaan trolley emergency.

- Kepala ruangan serta perawat vk bougenville

- Kepala ruangan depo bougenville serta petugas farmasi

- Mentor

- Kepala ruangan serta perawat vk bougenville

- Kepala ruangan depo bougenville serta petugas farmasi

Unit Kerja : Instalasi Farmasi RSUPFatmawati

Identifikasi Isu : 1. Belum Optimalnya Pencatatan Obat padaKartu Stock di Depo Boiugenville

2. Belum Optimalnya Pemberian Label Identitas Obat pada Sediaan Racikan di Depo Bougenville

3. Belum Optimalnya Pengelolaan Perbekalan Farmasi pada Trolley Emergency di RuanganVK

Bougenville

Isu yang diangkat : Belum Optimalnya Pengelolaan Perbekalan Farmasi pada Trolley Emergency di Ruangan VK Bougenville

Gagasan Pemecahan Isu : Optimalisasi Pengelolaan Perbekalan Farmasi pada Trolley Emergency di Ruangan VK

( Kamar Bersalin ) Gedung Bougenville RSUP Fatmawati dengan Pembuatan Berita Acara

Pemakaian Trolley dan Sosialisasi Penerapa SOP Pengelolaan Trolley Emergency.

No Kegiatan Tahapan Output / Hasil Keterkaitan Substansi

Mata Pelatihan

Kontribusi terhadap Visi

Misi Organisasi Penguatan Nilai Organisasi konsultasi dengan mentor

- Membuat janji dengan mentor untuk bertemu

Penulis dapat membuat janji bertemu dengan mentor.

Harmonis : menanyakan kesediaan mentor untuk bertemu dengan menggunakan

Kegiatan ini sejalan dengan misi RSUP

Fatmawati, yaitu memberikan pelayanan, pendidikan dan penelitian yang

Kegiatan ini mendukung nilai – nilai organisasi

RSUP

Fatmawati,

Melakukan konsultasi dengan mentor mengenai kegiatan yang akan dilakukan bahasa yang baik dan sopan.

 Akuntabel : datang tepat waktu sesuai dengan jam yang sudah disepakati oleh mentor. berfokus pada pasien,berkualitas dan berintegrasi. yaitu professional.

Penulis menerima saran dari mentor mengenai

 Berorientasi

Pelayanan : mengucapkan salam dan sapa saat bertemu dengan mentor.

 Harmonis : selama melakukan diskusi saya menggunakan bahasa yang koordinasi dengan pihak-pihak yang akan terlibat kegiatan yang akan dilakukan. sopan tanpa melihat perbedaan

SARA.

 Kompeten : saya berdiskusi dan bertukar pikiran dengan mentor, guna meningkatkan kompetensi dalam diri saya mengenai isu yang akan diselesaikan.

- Membuat janji bertemu dengan Kepala

Ruangan VK

Bougenville & Kepala Depo

Bougenville

Penulis menyepakati waktu dan tempat untuk bertemu.

 Harmonis : saya menggunakan bahasa yang baik dan sopan saat menanyakan kesediaan atasan

Kegiatan ini sejalan dengan misi RSUP

Fatmawati, yaitu menyelenggarakan tata kelola klinis dan manajemen yang baik.

Kegiatan ini mendukung nilai – nilai organisasi RSUP

Fatmawati, dalam kegiatan.

- Menyampaikan maksud dan tujuan dari kegiatan yang akan di laksanakan. untuk membuat janji bertemu.

 Kolaboratif : melibatkan pihak – pihak terkait untuk mengoptimalka n sumber daya yang mendukung tercapainya pelaksanaan kegiatan aktualisasi. yaitu teamwork.

Kepala Ruangan

VK & Kepala

Depo

Bougenville mengetahui maksud dan tujuan dari kegiatan.

 Berorientasi

Pelayanan : mengucapkan sapa dan salam saat pertama kali bertemu dengan atasan.

 Adaptif : menyampaikan

3. Membuat form berita acara pemakaian trolley emergency

- Berkonsultasi dengan mentor dan kepala ruangan depo bougenville

Penulis mendapatkan contoh rancangan form berita acara. tujuan dari kegiatan yang akan dilakukan, bahwa akan dibuat inovasi untuk memperbaiki tata kelola yang baik.

- Adaptif : menyampaikan gagasan atau ide yang sudah saya miliki dalam pembuatan form berita acara pemakaian trolley emergency.

Kegiatan ini sejalan dengan misi RSUP

Fatmawati, yaitu membangun sarana dan prasarana yang sesuai perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi kesehatan terkini.

Kegiatan ini mendukung nilai – nilai organisasi RSUP

Fatmawati, yaitu inovatif.

- Harmonis : berkonsultasi dengan menggunakan bahasa yang baik dan sopan serta menerima setiap gagasan yang disampaikan oleh mentor serta kepala ruangan depo bougenville.

- Berorientasi

Pelayanan : menerima setiap pendapat yang disampaikan guna terpenuhi nya kebutuhan pasien dalam menggunakan obat-obatan trolley emergency.

- Membuat format berita acara melalui

Ms.Word

Penulis menyalin hasil rancangan yang sudah dikonsultasikan kedalam

Ms.Word.

 Berorientasi

Pelayanan : menindaklanjuti setiap kritik dan saran yang disampaikan saat konsultasi dan melakukan perbaikan pada rancangan form berita acara.

 Kompeten : menyalin hasil rancangan dengan terus belajar dan meningkatkan kompetensi mengenai pembuatan form

- Finalisasi format berita acara dengan meminta persetujuan mentor dan kepala ruangan depo bougenville

Penulis mendapat persetujuan dari mentor dan kepala ruangan depo bougenville. berita acara yang baik dan sesuai dengan SOP.

- Kolaboratif : membangun komunikasi yang efektif dalam meminta persetujuan mengenai form berita acara kepada mentor dan kepala bougenville .

- Akuntabel : dapat mempertanggu ng jawabkan hasil finalisasi rancangan form berita acara.

- Mencetak berita acara pemakaian trolley emergency

Penulis dapat menghasilkan form acara berita pemakaian trolley.

 Adaptif : mencetak form berita acara menggunakan printer sesuai dengan perkembangan teknologi agar didapatkanhasil cetak yang sesuai standar.



Akuntabel : mencetak form berita acara sesuai dengan yang diperlukan agar tidak terbuang dan lebih efisien dalam menggunakan kertas. sosialisasi mengenai form berita acara pemakaian trolley emergency dan penerapan

SOP trolley emergency

- Mengundang rekan – rekan perawat VK

Bougenville untuk hadir dalam sosialisasi.

Perawat VK

Bougenville hadir dalam sosialisasi

 Kolaboratif : melibatkan mentor ketika akan mengundang rekan-rekan perawat untuk sosialisasi.

 Harmonis : menyampaikan undangan sosialisasi dengan menggunakan bahasa yang baik dan sopan.

 Berorientasi

Pelayanan : mengundang rekan – rekan perawat agar tersampaikan nya informasi

Kegiatan ini sejalan dengan misi RSUP

Fatmawati, yaitu meningkatkan inovasi dan produktifitas kinerja berbasis kendali mutu kendali biaya.

Kegiatan ini mendukung nilai – nilai organisasi

RSUP

Fatmawati, yaitu profesional dan teamwork .

- Menyiapkan sarana, prasarana, serta materi yang akan disampaikan dalam sosialisasi.

- Melakukan sosialisasi dengan rekan – rekat perawat

Tersedianya sarana, prasarana serta materi sosialisasi. yang aktual dan akurat.

 Akuntabel : menggunakan sarana dan prasarana secara hemat dan efektif dalam melakukan sosialisasi.

Tersampaikan nya materi sosialisasi.

 Harmonis : menyampaikan sosialisasi dengan menggunakan bahasa yang sopan tanpa memandang kedudukan serta jabatan.

 Kolaboratif : mengajak rekan – rekan perawat untuk bersinergi bersama dalam penerapan SOP pengelolaan trolley agar tercapainya tata kelola trolley emergency yang baik

(berorientasi pelayanan )

 Loyal : selama sosialisasi menghindari ucapan/perkata an yang dapat mencoreng nama baik instansi.

5. Evaluasi pemakaian form berita acara pemakaian trolley emergency serta penerapan

SOP

- Pemantauan penggunaan berita acara pemakaian trolley emergency serta dalam penerapan

SOP

Pengelolaan

Trolley

Emergency.

Form berita acara yang telah digunakan.

 Adaptif : perawat mampu melakukan adaptasi terhadap peraturan baru mengenai pengelolaan trolley emergency.

 Harmonis : membantu rekan perawat yang masih belum paham pengisian form berita acara.

Kegiatan ini sejalan dengan visi RSUP

Fatmawati, yaitu menjadi rumah sakit dengan pelayanan multidisiplin yang handal bagi masyarakat.

Kegiatan ini mendukung nilai – nilai organisasi

RSUP

Fatmawati, yaitu komitmen.

- Memantau kendala yang terjadi selama pengelolaan trolley emergency.

Perawat menyampaikan kendala selama pemakaian form berita acara

 Kolaboratif : menerima segala saran dan pendapat mengenai kendala yang ada selama

- Melaporkan hasil evaluasi kepada mentor dan pihak terkait.

Jumlah form berita acara yang digunakan. penggunaan form berita acara.

 Kompeten : meningkatkan kompetensi diri dalam mencari solusi mengenai kendala yang terjadi.



Akuntabel : menyampaikan hasil evaluasi dengan penuh tanggung jawab sesuai dengan data yang didapatkan.

 Berorientasi

Pelayanan : terus melakukan perbaikan tiada henti dalam meningkatkan pelayanan kepada pasien.