3.7 Matriks Rancangan Aktualisasi

3

4 masing petugas Helpdesk and Support Laporan user masuk melalui : telepon extention ke ruang kerja yaitu 2903, 2919, 6777, dan HP jaga 24 jam UMSI ataupun telepon pribadi (HP) petugas Helpdesk and Support Laporan user datang kapan saja dan tidak menentu jumlahnya dalam sehari yang Disimpan pada Aplikasi Cloud RSCM Pelaporan dibuat satu pintu pada sebuah sistem, yang dapat dikontrol oleh petugas Helpdesk and Support, mana yang sudah ditangani dan sudah dibuat panduan penyelesaian masalah Membuat antrean dalam penanganan kasus agar ada waktu untuk membuat dokumentasi penanganan kasus Tidak mampu

Tidak mampu 1. Butuh waktu dan koordinasi panjang untuk membuat sistem tersebut 2. Laporan butuh ditangani dengan cepat

1. Tingkat kedaruratan masalah berbeda-beda 2. Belum ada sistem antrean pelaporan masalah pelapor

3.7 Matriks Rancangan Aktualisasi :

Rancangan kegiatan aktualisasi merupakan rancangan kegiatan yang akan dilakukan untuk mengatasi isu yang terdapat di unit kerja dengan menginternalisasikan nilai-nilai dasar PNS (ANEKA). Rancangan kegiatan aktualisasi dapat dilihat pada matriks sebagai berikut :

Gagasan

Optimalisasi pendokumentasi an atas tindak lanjut yang dilakukan dalam penanganan laporan kasus software, hardware, dan network Tabel 3. Rancangan Kegiatan Aktualisasi

Kegiatan

1. Persiapan kegiatan aktualisasi 2. Koordinasi dengan Penanggung

Jawab (PJ) Layanan Pengguna & Pendukung Sistem Informasi selaku atasan 3. Membuat rancangan penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network 4. Penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network 5. Persetujuan draf penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network 6. Sosialisasi kepada petugas

Helpdesk and Support 7. Evaluasi bersama petugas

Helpdesk and Support

Output Tim yang Terlibat

Buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo 1. Mentor/ atasan 2. Penanggung Jawab Layanan Pengguna & Pendukung Sistem Informasi (PJ petugas Helpdesk and Support) 3. Petugas Helpdesk and Support

Unit Kerja Unit Manajemen Sistem Informasi di RSUPN dr. Cipto Mangunkusumo Isu yang Diangkat Belum optimalnya pendokumentasian atas tindak lanjut yang dilakukan dalam penanganan laporan kasus software, hardware, dan network Judul Aktualisasi Buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

No Kegiatan Tahapan Output Keterkaitan Substansi Kontribusi Visi dan Misi Penguatan Nilai Organisasi

1. Persiapan Kegiatan Aktualisasi 1. Membuat janji pertemuan dengan mentor untuk meyampaikan gagasan

2. Melakukan diskusi tentang rencana rancangan aktualisasi yang diangkat

3. Menyampaikan hasil akhir rancangan kegiatan aktualisasi

4. Meminta persetujuan untuk mengangkat isu tersebut 1. Mendapatkan persetujuan atas isu yang diangkat untuk kegiatan aktualisasi

2. Adanya data dukung berupa: - Dokumen janji pertemuan - Dokumen foto pertemuan - Notulen pertemuan - Lembar persetujuan yang ditandatangani mentor/ atasan Meminta izin untuk berdiskusi dengan mentor (Etika Publik), menyampaikan gagasan inovasi untuk meningkatkan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network (Komitmen Mutu), berdiskusi untuk mencapai kesepakatan (Nasionalisme), adanya rasa kepedulian terhadap kualitas pelayanan unit kerja yang dirasa butuh peningkatan (Anti Korupsi). Kontribusi kegiatan ini sesuai dengan visi misi RSCM, yaitu: “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan Nasional terdepan dalam layanan, pendidikan dan penelitian yang berbasis internasional” (visi) serta ”Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” (misi) Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi yaitu Kolaborasi dan Keunggulan. Nilai Kolaborasi yaitu bekerja sama dengan berkoordinasi dalam mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu berusaha memberikan gagasan yang kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.

20

2. Koordinasi dengan Penanggung Jawab (PJ) Layanan Pengguna & Pendukung Sistem Informasi selaku atasan 1. Membuat janji pertemuan dengan atasan

2. Menyampaikan dan menjelaskan tentang pengangkatan isu yang telah disetujui mentor

3. Berdiskusi dalam menentukan format yang akan diusulkan menjadi buku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang akan disimpan di dalam Cloud RSCM sehingga dapat diakses semua tim

Layanan Pengguna dan Pendukung

Sistem Informasi

4. Meminta persetujuan atasan dalam membuat rancangan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang dismpan di dalam

Cloud RSCM 1. Mendapatkan persetujuan atas rancangan penyusunan buku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang akan disimpan di dalam Cloud

RSCM

2. Adanya data dukung berupa: - Dokumen janji

Pertemuan - Dokumen foto pertemuan - Notulen dari hasil pertemuan Meminta izin untuk berdiskusi dengan atasan (Etika Publik), menjelaskan rancangan aktualisasi yang sudah disetujui mentor dan menyampaikan maksud dari pengangkatan gagasan isu tersebut (Akuntabilitas dan Komitmen Mutu), berdiskusi untuk mencapai kesepakatan (Nasionalisme), adanya rasa kepedulian terhadap kualitas pelayanan unit kerja yang dirasa butuh peningkatan (Anti Korupsi) Kontribusi kegiatan ini sesuai dengan visi misi RSCM, yaitu: “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan Nasional terdepan dalam layanan, pendidikan dan penelitian yang berbasis internasional” (visi) serta ”Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” (misi) Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi yaitu Kolaborasi dan Keunggulan. Nilai Kolaborasi yaitu bekerja sama dengan berkoordinasi dalam mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu berusaha memberikan gagasan yang kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.

21

3. Membuat rancangan penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network

4. Penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network 1. Mengumpulkan bahan laporan kasus software, hardware, dan network yang sudah ada sebelumnya

2. Berkoordinasi dengan atasan dan tim terkait penjabaran dari laporan yang sudah ada

3. Menyusun rancangan buku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network

1. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan temuan berdasarkan laporan kasus yang pernah ada

2. Mengembangkan bahan dengan Draf usulan rancangan penyusunan buku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network

1. Draf buku saku panduan penyusunan kasus software, hardware, dan network

2. Data dukung : Mengumpulkan bahan laporan kasus software, hardware, dan network yang sudah ada sebelumnya dengan sungguhsungguh (Akuntabilitas), berkoordinasi dengan atasan dan tim terkait penjabaran dari laporan yang sudah ada (Nasionalisme), membuat rancangan penyusunan buku panduan berdasarkan arahan atasan / Penanggung Jawab (PJ) Layanan Pengguna & Pendukung Sistem Informasi (Komitmen Mutu). Menyiapkan bahan serta menjabarkan setiap tahapan penanganan kasus software, hardware, dan network dengan sebaik mungkin (Akuntabilitas), Kontribusi kegiatan sesuai dengan misi RSCM yaitu : “Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” “Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan profesional berstandar internasional” “Menyelenggarakan rumah sakit berbasis Smart Hospital”

Kontribusi kegiatan sesuai dengan misi RSCM yaitu: “Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan

Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi, yaitu: Keunggulan, Profesional, dan Kolaborasi. Nilai Keunggulan yaitu menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan. Nilai Profesionalisme yaitu kompeten dan bertanggung jawab dalam menjalankan tugas. Nilai kolaborasi yaitu bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencpai tujuan bersama.

Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi berupa kolaborasi yakni bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapain tujuan

22

membuat penjabaran tahapan pelaksanaan penanganan kasus software, hardware, dan network

3. Melakukan pengecekan ulang untuk kelengkapan penjelasan atas penanganan laporan kasus software, hardware, dan network

5. Persetujuan draf penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network 1. Menyampaikan hasil penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network kepada atasan dan mentor

2. Melakukan telaah terhadap buku saku panduan yang telah dibuat

3. Meminta persetujuan atasan dan mentor 1. Diperolehnya masukan dan persetujuan atas draf penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network

2. Adanya data dukung berupa: - Notulen dari hasil pertemuan - Dokumen foto Menyampaikan hasil penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network kepada atasan sebagai bentuk pertanggungjawaba n kegiatan aktualisasi (Nasionalisme & Akuntabilitas), melakukan telaah terhadap penyusunan buku saku panduan yang telah dibuat agar tidak ada kesalahan

Dokumen draf buku saku panduan penyusunan kasus software, hardware, dan network menyusun dan melakukan pengecekan ulang terhadap penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network dengan sebaik mungkin agar dapat dibaca dan mudah dimengerti oleh pengguna buku panduan ini (Komitmen Mutu). akuntabel”, “Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan profesional berstandar internasional”, “Menyelenggarakan rumah sakit berbasis Smart Hospital” .

Kontribusi kegiatan ini sesuai dengan visi misi RSCM, yaitu: “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan Nasional terdepan dalam layanan, pendidikan dan penelitian yang berbasis internasional” (visi) serta ”Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” (misi) Bersama dan keunggulan yakni berorientasi pada standar tertinggi dan tepat guna.

Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi yaitu Kolaborasi dan Keunggulan. Nilai Kolaborasi yaitu bekerja sama dengan berkoordinasi dalam mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu berusaha memberikan gagasan yang kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.

23

6. Sosialisasi kepada petugas

Helpdesk and

Support 1. Membuat jadwal sosialisasi

2. Membuat janji pertemuan dengan petugas Helpdesk and

Support

3. Sosialisasi mengenai adanya buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang dapat diakses pada Cloud

RSCM 1. Terlaksananya sosialisasi kepada petugas

Helpdesk and

Support

2. Adanya data dukung berupa: - Dokumen janji pertemuan - Dokumen foto saat sosialisasi - Notulen dari hasil sosialisasi dalam redaksi dan tahapan penyelesaian kasus software, hardware, dan network (Komitmen Mutu), meminta persetujuan atasan dan mentor atas penyusunan buku saku panduan yang telah dibuat (Etika

Publik &

Nasionalisme). Membuat jadwal sosialisasi, disuaikan dengan jam kerja petugas Helpdesk and Support (Akuntabilitas,

Nasionalisme, &

Anti Korupsi), meminta izin untuk bertemu dengan petugas Helpdesk and Support di jam kerja (Etika Publik), melakukan sosialisasi terkait penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang Kontribusi kegiatan sesuai dengan misi RSCM yaitu: “Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” “Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan profesional berstandar internasional” “Menyelenggarakan rumah sakit berbasis Smart Hospital” Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi berupa Profesionalisme, Kolaborasi, dan Keunggulan. Nilai Profesionalisme yaitu kompeten dan bertanggung jawab dalam menjalankan tugas. Nilai Kolaborasi yaitu bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.

24

7. Evaluasi bersama petugas

Helpdesk and

Support 1. Membuat janji pertemuan dengan petugas Helpdesk and

Support

2. Meminta testimoni dari petugas Helpdesk and

Support setelah menggunakan buku saku panduan penyelesaian kasus software, hardware, dan network

3. Melakukan evaluasi pada buku saku

4. Menindaklanjuti hasil evaluasi 1. Terlaksananya evaluasi bersama petugas Helpdesk and Support

2. Terlaksananya tindak lanjut dari hasil evaluasi bersama petugas

Helpdesk and

Support

3. Adanya data dukung berupa: - Dokumen janji pertemuan - Dokumen foto saat evaluasi -Dokumen testimoni dari petugas

Helpdesk and

Support dapat diakses pada Cloud RSCM (Komitmen Mutu). Meminta izin untuk melakukan evaluasi terhadap buku saku panduan penyelesaian kasus software, hardware, dan network yang telah disosialisasikan kepada petugas Helpdesk and Support (Etika Publik), meminta testimoni kepada petugas Helpdesk and Support sebagai upaya perbaikan dalam penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang dapat diakses pada Cloud RSCM (Komitmen Mutu), melakukan evaluasi serta menindaklanjuti hasil evaluasi (Akuntabilitas &Komitmen Mutu). Kontribusi kegiatan sesuai dengan misi misi RSCM yaitu: “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan Nasional terdepan dalam layanan, pendidikan dan penelitian yang berbasis internasional” (visi), “Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” “Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan profesional berstandar internasional” (misi), “Menyelenggarakan rumah sakit berbasis Smart Hospital” (misi). Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi berupa Profesionalisme, Kolaborasi, dan Keunggulan. Nilai Profesionalisme yaitu kompeten dan bertanggung jawab dalam menjalankan tugas. Nilai Kolaborasi yaitu bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.

25