Manual de
legisoffice
índice
temático ¿Qué es LEGISOFFICE?
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Capítulo 1. ¿Cómo ingresar a la plataforma? Descripción de la ventana principal
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Capítulo 2. Agregar un cliente
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Capítulo 3. Agregar un caso
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Capítulo 4. Seguimiento del caso
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Capítulo 5. Trabajar con modelos
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Capítulo 6. Subir un archivo
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Capítulo 7. Administración del sitio Ventana usuarios Eliminar usuario Cargue masivo
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¿Qué es
LEGISOFFICE? LEGISOFFICE, Es una herramienta de gestión que permite crear un expediente virtual, esta herramienta se utiliza para llevar el control de los casos que se manejan en el consultorio jurídico de la Corporación Universitaria Americana Sede Barranquilla. Es la encargada de administrar expedientes jurídicos, gestiona los casos del centro de conciliación basada en flujos de trabajo, que le permite organizar la información de los proyectos emprendidos por el consultorio con el detalle de clientes, contactos, actividades, responsables y el estricto control de tiempos invertidos y de vencimiento de cada una de las actividades. Esta herramienta le permitirá almacenar, clasificar y encontrar rápidamente todos sus documentos desde cualquier parte del mundo en donde se encuentre el abogado, utilizando formatos y modelos para realizar fácilmente los documentos con altos niveles de seguridad para mantener la confidencialidad de la información de su organización.
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capítulo 1. ¿CóMO INGRESAR
A LA PLATAFORMA? Ingrese a la página principal de LegisOffice asignada por el proveedor en la barra de direcciones, en nuestro caso digite el siguiente enlace: https://www.legisoffice.com/cuabarranquilla/frameMain.aspx Aparecerá una ventana de confirmación que pasará a pantalla completa.
Escriba el usuario asignado y la contraseña asignada por el proveedor y le da clic en ingresar.
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VENTANA PRINCIPAL
DE LEGISOFFICE La ventana principal estรก formada por los siguientes componentes:
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ร rea de documentos recientes ingresados a la plataforma
Visualización de casos y actividades pendientes.
Información de clientes recientes.
Útimos reportes
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Descripción de la
ventana principal Visualización de Casos y Actividades Pendientes: En esta sección se puede visualizar la actividad reciente de los casos que se manejan en la plataforma, mostrando el tipo de demanda, su última actualización y su estado Información de Clientes recientes: visualiza la información de los recientemente.
clientes
utilizados
Área de documentos recientes ingresados a la plataforma: Muestra la lista de documentos ingresados a la demanda o caso en concreto Reportes: Muestra los reportes generados en la plataforma.
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cap铆tulo 2. agregar
un cliente
En la ventana principal de la plataforma haga clic en el men煤 clientes
Menu Clientes
Luego de cargar los datos, hagas clic en el bot贸n nuevo cliente Hacemos clic en esta opci贸n para agregar un nuevo cliente
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Rellenar los datos del formulario, y al terminar, haga clic en el botón guardar
Botón Guardar
En este formulario debe suministrar la siguiente información: 1. Nombre, tipo de persona, acceso a otros usuarios. 2. Tipo de identificación, número de identificación, correo electrónico, país, departamento, ciudad, dirección de notificación. 3. Moneda de cobro y datos complementarios. Importante: Estos pasos también se pueden utilizar para editar la información del cliente
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capítulo 3. agregar
un caso
En la ventana principal escoja el enlace “Casos” y haga clic en la opción nuevo caso.
Seleccionar para ingresar un nuevo cliente
Muestra los casos activos, el cliente, el nombre del caso y el número del expediente.
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El programa arrojara una ventana emergente donde se debe ingresar la información al formulario y le damos clic en aceptar, y aparecerá una ventana con los datos del caso y como administrador debe aceptar el caso
En nuevo caso, creamos el nombre del caso, el nombre corto del caso y la descripción del caso. En tipo de caso desplegamos el árbol de los tipos de caso, aparecerán todas las ramas del derecho y el tipo de proceso. En este ejemplo escojemos en tipo de caso un proceso ejecutivo que es de la rama del derecho civil. En la descripción del caso establecemos el resumen del caso y por qué se esta haciendo, exponer los motivos específicos del demandante.
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Esta ventana se muestra un resumen del proceso, confirma si hay documentos, etc., y una informaci贸n adicional si acepta o no el caso
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capítulo 4. segumiento
del caso
El menú casos está compuesto por las siguientes opciones:
Ir a casos: Abre el buscador para buscar los casos que tienen en la plataforma y el estado actual de los mismos Reporte Juzgados: Es el reporte que hace el abogado del caso emite cuando hay respuesta del juzgado de reparto sobre el proceso, pero para esta opción debe completar el panel de actividades. Crear un documento: esta opción permite crear un documento referente al caso Subir documento: esta opción hace que pueda subirse en pdf u otro formato documentos relacionados al caso, como es la aceptación de la demanda, las notificaciones, y las sentencias Modelos: Abre el buscador del documentos para que los tomen como base para comenzar a formar un expediente. Nueva Nota: opción para agregar recordatorios para el caso
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Actividad independiente: Son actividades que se realizan de forma independiente por parte del abogado que lleve el caso.
capítulo 5. trabajar
con modelos En el panel de exploración escoja la opción modelos, donde se desplegará una ventana y esta a su vez está la opción de buscar, y luego seleccionamos el modelo que se ajuste al caso concreto; en el ejemplo utilizará el modelo de un proceso ejecutivo singular. Luego le da clic en la opción diligenciar
Escribimos en el buscador “ejecutivo” y nos arroja los resultados que estamos visualizando en el momento, escogemos la opción demanda de proceso ejecutivo singular. En las opciones diligenciar, editar modelo, vista previa, son opciones que le permiten utilizar para la agilización en creación de procesos.
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Después de escoger el modelo le mostrará una ventana con el modelo, donde da la opción de modificar el escrito de la demanda, luego de terminar le da clic en guardar y luego en cerrar.
Esta es la ventana para ingresar el modelo de la presentación de la demanda, involucrando lo concerniente al juzgado, el tipo de demanda, los hechos, la cuantía, y lo que se solicita, luego de terminar de ingresar la información le damos guardar.
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capítulo 6. subir
un archivo En el panel de exploración escoja la opción subir un documento y llene la información solicitada en el formulario, luego de terminar escoja la opción subir un documento
En la ventana de subir un documento, escriba el nombre con el cual se va a identificar el archivo, el nombre corto, relacionado con, la carpeta de destino, el estado, y selecciona el buscador de documentos. IMPORTANTE: el programa advierte que solo acepta los formatos indicados en el recuadro. Luego de buscarlo le da clic en la opción subir un documento.
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capítulo 7. Administración
del sitio
La ventana de administración está compuesta por los siguientes elementos:
Panel de información: Esta contiene la información de la universidad, con lo referente al NIT, la dirección y lugar de contacto. Usuarios: En esta opción se agrega y se modifica usuarios. Cargue masivo: Opción que permite el cargue masivo de documentos.
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Parámetros: Emite códigos de parámetros para manejar la plataforma adecuadamente en temas de seguridad.
ventana
usuarios Esta ventana muestra la lista de usuarios activos y el estado en que se encuentran, en esta opci贸n se agregan los nuevos usuarios y se puede asignar los privilegios.
Escoja la opci贸n crear un nuevo usuario
Bot贸n nuevo usuario
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Llene y confirme la informaci贸n solicitada en el formulario, asigne los roles y le da clic en continuar.
Opci贸n para asignar los permisos de usuario al crear la cuenta con todos los datos que solicita el formulario; despu茅s haga clic en continuar
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ELIMINAR
usuario Escoja la opci贸n de eliminar usuario del panel de control y seleccione el usuario a eliminar y le da clic en eliminar.
Bot贸n eliminar usuario
Seleccionamos los usuarios a eliminar y le damos eliminar usuario. Despu茅s de escoger el usuario va a aparecer un cuadro de dialogo confirmando si se va a eliminar y le da clic en si.
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CARGUE
MASIVO Es la característica que permite ingresar varios archivos a la vez con la información que requiera la página, pero esta opción es muy limitada para cargar archivos, solo establece un tope máximo de 5 archivos de 8.0 MB Cada uno
Desde la ventana cargue masivo se pueden subir archivos con referencia al cliente, seleccionamos la ubicación del archivo y le damos en procesar.
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