Manual de colaboradores BVA by Bea Aguilar

Créditos: Redacción: Benjamín Valdez Iraheta- Socio fundador Colaborador: Paulina Valdez- Dirección de RRPP Supervisión: Claudia Mendoza- Gerencia de Comunicaciones y Mercadeo.

Diagramación y Diseño: Karla Aguilar

Índice C apí tu lo I- cul tura co rp o ra t iva d e la f irma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Misión ....................................................................................... 9 Visión ........................................................................................ 10 Valores ...................................................................................... 10 Perfil del colaborador ............................................................. 11 C apí tu lo II - Rel aci o ne s Huma na s ................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 C apí tu lo II I - C ontrat a c ió n d e nuevo s t a le nt o s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 C a pí tu lo I V- Equi l i br io e nt re t ra b a j o v id a pr i vad a . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3 C apí tu lo V- Remune ra ció n y b e ne f icio s ...... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 6 Plan de Carrera ........................................................................ 27 Evaluaciones de desempeño .................................................. 28 Lineamientos de Comisiones por Nuevo cliente ................ 29 C apí tu lo VI- I magen Pe rso na l ...................... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 3 C apí tu lo VII - Redacció n y gra má t ic a .......... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 6 C apí tu lo VII I - Pol íti ca s ............................... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 9 Política de archivos físicos ..................................................... Política de archivos digitales .................................................. Política de orden en área de trabajo ...................................... Reuniones con Clientes en Oficinas BV&A ......................... Política de licencias ................................................................. Tipos de Licencia y su Retribución .................................... Política de incapacidades ........................................................ Política de permisos especiales ..............................................

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Introducción

sta política comprende las directivas que constituyen una base sana para la gestión eficaz de la jornada laboral y la relación entre los colaboradores y los socios. Es una política flexible, dinámica cuyo objetivo es armonizar las relaciones interpersonales; así como las relaciones entre la Firma y los colaboradores para buscar el crecimiento profesional. Estás políticas deben ser respetadas y están destinadas a todos los colaboradores y socios que ocupan una función dentro de la Firma. La comunicación será fundamental, para tener éxito como equipo.

CULTURA CORPORATIVA DE LA FIRMA

Capítulo I CULTURA CORPORATIVA DE LA FIRMA

a Cultura Corporativa de la firma busca establecer el comportamiento dentro de la oficina y para con los clientes, así como fomentar el compañerismo y el respeto entre los miembros de la firma. Los lineamientos iniciales de la Cultura Corporativa de la firma, tiene como fin encauzar los esfuerzos de manera eficiente y profesional, y a manera de brindar los servicios legales con los más altos estándares de calidad. A tales efectos: MISIÓN: Prestar servicios legales en el país y en la región, desempeñándonos con eficiencia y excelencia, comprometidos con la ética y los valores profesionales que nos distinguen. Brindar a nuestros clientes asesoría legal de calidad, con calidez y profesionalismo. Estamos comprometidos con nuestros clientes, empleados y a la responsabilidad social.

VISIÓN:

VALORES:

Ser una firma líder en el país en el área corporativo-financiera, fusiones y adquisiciones y bursátil, auxiliados por experiencia en todas las ramas del derecho, trabajando en equipo con una visión global de negocios y proyección de crecimiento empresarial y social.

Los valores que distinguen a la firma son: • Respeto a la ética profesional. • Integridad. • Eficiencia. • Honestidad. • Trasparencia en los negocios • Profesionalismo. 9

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El personal de la firma es el activo más valioso de esta, y es por esto que la firma apoya y promociona su desempeño y su crecimiento personal. Todo el personal tiene derecho a ser tratado con dignidad, respeto y reconocimiento, y es labor de la firma brindar las herramientas apropiadas para la prestación del servicio legal y fomentar su capacitación. Para esto, es necesario establecer un ambiente de trabajo positivo, en el cual se acentúe el compañerismo y el trabajo en equipo. Dicho ambiente debe garantizar la seguridad en el cargo hacia todos los empleados. Por su parte, la firma espera que el personal se identifique con la misma, que participe en ella de manera activa, y que se comprometa con su misión, visión y valores. Dicho compromiso se materializa en diferentes aspectos, principalmente, la proactividad. La proactividad consiste en: 1. Asumir el control absoluto de las tareas encomendadas. Esto significa, llevar a término dicha tarea de oficio, con diligencia y dentro de un plazo razonable. 2. Tomar la iniciativa, anticipándose a las circunstancias previsibles que pudieran surgir en la consecución de la tarea encomendada. 3. Asumir responsabilidad por el servicio brindado y por el resultado de la tarea. 4. Ejecutar las acciones necesarias para la consecución de la tarea. 5. Ejecutar las labores de forma organizada. 6. Asumir la carga de trabajo que se genere de la tarea asignada, liberando de tal forma a quien designa la tarea. 7. Investigar debidamente los aspectos relacionados a la tarea y solicitar el asesoramiento necesario para su ejecución.

Cultura Corporativa de la firma

PERFIL DEL COLABORADOR 1. Cada colaborador tiene una responsabilidad personal y profesional, en la manera que coopera con los demás; ya sea como responsable de un equipo o como colega debiendo responder a la misión y visión de la Firma. 2. La Firma está estructurada bajo el siguiente nivel jerárquico con cada uno de sus requerimientos profesionales y técnicos.

SOCIOS: • Graduado en Licenciatura en Ciencias Jurídicas • Autorización para el ejercicio de la Abogacía y Notariado por la Corte Suprema de Justicia de El Salvador. • Maestría de preferencia. • Debe contar con una cartera de clientes propia, así como con capacidades para la captación de nuevos clientes. • Deberá cumplir con 05 horas pro bono al mes. • Especialización en un área de práctica. • Participar en gremiales.

ASOCIADO: Asociado Senior: • Graduado en Licenciatura en Ciencias Jurídicas. • Autorización para el ejercicio de la Abogacía y Notariado por la Corte Suprema de Justicia de El Salvador. • Vocación a unas áreas de práctica. • Participar en gremiales. • Maestría de preferencia o perspectiva de maestría. • De 3 años de experiencia laboral en adelante. • Deberá cumplir con 5 horas de Pro Bono.

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Asociado Junior • • • •

Graduado en Licenciatura en Ciencias Jurídicas. Autorización para el ejercicio de la abogacía. De 1 a 3 años de experiencia laboral. Deberá cumplir con 05 horas de Pro Bono.

A los socios miembros de la junta y con mayoría de acciones les corresponde la toma de decisiones y trasladarlas al área administrativa para su ejecución. PARALEGAL (PASANTE) • Estudiante que esté cursando 4° u 5° año en Licenciatura en Ciencias Jurídicas.

PERSONAL ADMINISTRATIVO • Graduado en áreas afines al puesto a desempeñar. • De 3 a 5 años de experiencia. • Maestría de preferencia.

RESPONSABILIDAD COMPARTIDA: 1. La Firma se compromete a proporcionar excelentes condiciones laborales, así como salarios y beneficios competitivos para sus colaboradores. 2. Los colaboradores deben desempeñar sus funciones de buena fe y con la debida diligencia, lealtad y cuidado; procurando siempre que sus decisiones sean el mejor interés de la Firma. Se requiere del colaborador excelencia en sus labores.

Cultura Corporativa de la firma

3. El colaborador deberá hablar abiertamente sobre cualquier inquietud u molestia con su trabajo o con la Firma. Es importante solucionar cualquier problema con eficacia y de forma responsable bajo el siguiente esquema: • Solicitar una reunión con el jefe inmediato, por correo electrónico. • Presentar de forma respetuosa y formal la situación o problema. • De acuerdo a la situación se tomarán medidas acordes para afrontarla y subsanar la dificultad. Estás medidas deben ser validadas por ambas partes en un tiempo prudencial y deberán enviarse un correo electrónico con los acuerdos en conjunto. • Dar seguimiento un mes después para validar si la situación ha sido resuelta. 4. Para la Firma es fundamental cuidar las relaciones con clientes y grupos de interés; por ello, es importante siempre promover una activa participación y cooperación para la creación de valor, compartir la información relevante de manera completa y oportuna, apegándonos a los procesos y resolviendo en tiempo los requerimientos realizados por clientes o grupos de interés. 5. Es importante que los colaboradores sean conscientes que deben cuidar cualquier información privilegiada referente a clientes y cuidar los conflictos de interés. 6. Para la Firma es importante la oportuna diligencia de los colaboradores cuando se trabaja en todos los casos. Por ello es fundamental comunicar las responsabilidades de equipo y poder responder en los tiempos estimados. En caso que exista una complicación recae sobre el colaborador comunicarlo oportunamente, ya que es parte de sus responsabilidades laborales. 13

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7. Para la Firma es de vital importancia posicionar y gestionar la imagen de cada uno de sus colaboradores y desarrollarlos en sus áreas de experiencia; por ello cada colaborador tendrá el compromiso de: • Una vez al mes generar un artículo o contenido de interés para ser compartido en los canales de comunicación de la Firma. • Como parte del capacitaciones.

crecimiento

profesional

asistir

• Generar una imagen positiva y ordenada. • Mantener actualizado su perfil, ya que es un medio de presentación para nuestros clientes. • Actualizar la información sobre los casos, para que las áreas administrativas puedan desempeñar correctamente sus funciones. • Asistir a reuniones de gremiales en representación de la Firma y trasladar la retroalimentación de lo que se está ejecutando.

8. Es importante proyectar una imagen profesional en todos los aspectos durante nuestra jornada de trabajo; por ello, nuestros colaboradores deben mantener la vestimenta ordenada y una apariencia profesional que proyecte seriedad y compromiso. Nuestra imagen y vestimenta debe ser apropiada para cada ocasión, atendiendo a la etiqueta dada la profesión:

• Caballeros: Presentación de traje, con camisas de tonos bajos, corbata, cinturón y zapatos de vestir acordes a la vestimenta. • Damas: Presentación formal, ya sea traje, faldas o pantalón dentro de una paleta de tonos discretos. 14

Cultura Corporativa de la firma

• Para los días viernes se permite una vestimenta casual, si no hay compromisos de gestiones con clientes. 9. Es importante dar seguimiento a los clientes respondiendo en plazo menor a 24 horas cualquier solicitud realizada por correo electrónico. Es importante atender las llamadas de los clientes siempre con amabilidad y respondiendo a las inquietudes.

10. Cualquier solicitud hecha por vía telefónica, se tendrá que documentar por correo electrónico.

11. Debemos manejar con orden y confidencialidad toda la documentación de los casos que atendemos, por ello es importante:

• Crear un expediente físico por caso, detallando el nombre del cliente, el tipo de caso y el nombre del caso. • Una vez hayamos finalizado el trabajo, se debe archivar el expediente de acuerdo a la política de archivos de la Firma. • Cuando tomemos un nuevo caso, es importante presentarnos y hacer saber al cliente que trabajaremos con ética y compromiso, atendiendo siempre todos sus requerimientos.

RELACIONES HUMANAS

Capítulo II RELACIONES HUMANAS 1. Los principios de gestión y liderazgo regirán la cultura organizativa de la Firma. Estos principios requieren de comportamientos específicos que se detallan:

• Respeto y Confianza: Son dos condiciones importantes dentro de

la relación profesional que se establece en el equipo de colaboradores. Debemos cuidar cualquier forma de intolerancia o expresión que afecte el clima organizacional. Es un compromiso que se aplica en todos los niveles y circunstancia sin importar el grado jerárquico.

• Transparencia y honestidad: Es importante mantener un diálogo abierto y eficaz basándonos en hechos para permitirnos una mejora continua.

• Comunicación abierta: Es importante contar con aptitudes que

nos permitan transmitir sistemáticamente toda la información a los que lo necesitan para efectuar su trabajo correctamente, bajo una estructura horizontal que nos permita delegar eficazmente las tareas o ampliar los conocimientos. Dentro de la comunicación es importante escuchar y dialogar. Todos los colaboradores tienen derecho a mantener conversaciones con los superiores o colegas.

• Cooperar y Ayudar: Este es un criterio requerido, ya que la

disposición de todos los colaboradores será fundamental para el logro de los objetivos sin importar el orden jerárquico.

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2. En caso de desacuerdos entre empleados cada uno debe ser escuchado de manera equitativa. Los socios velarán porque un desacuerdo sea tratado con imparcialidad y que cada parte pueda expresar su punto de vista, sin importar el nivel jerárquico, siempre bajo una línea de respeto y comunicación abierta. 3. Para la Firma es importante los aniversarios laborales, por ello brindará al empleado una jornada diurna libre como reconocimiento a su trayectoria. Está deberá ser programada y deberá de gozarse en el plazo de una semana a partir del día de aniversario, siempre y cuando haya cumplido todos sus compromisos laborales pendientes. 4. En el caso un abogado sea autorizado como abogado o notario, la Firma evaluará un incremento salarial evaluando su perfil profesional, trazando nuevos objetivos de plan de carrera y revisando las evaluaciones de desempeño. 5. Durante las vacaciones que gozan los colaboradores de la Firma será responsabilidad de cada colaborador atender cualquier necesidad del cliente si surge una emergencia.

“

Un líder lleva a la gente a donde nunca habrían ido solas

CONTRATACIÃ&#x201C;N DE NUEVOS TALENTOS

Capítulo III CONTRATACIÓN DE NUEVOS TALENTOS

ara la Firma es importante contratar a colaboradores dotados de personalidad y aptitudes profesionales, que les permitan desarrollar una carrera profesional a largo plazo. Toda persona que desee laborar en la Firma deberá presentar los siguientes documentos para iniciar el proceso de selección: • • • •

Títulos o diplomas obtenidos. Recomendaciones profesionales. Hoja de vida completa. Constancias laborales.

En cuanto al proceso de selección: 1. El área administrativa preparará el perfil de la posición. 2. Socios serán los encargados de aprobar el perfil. 3. La plaza disponible se socializará dentro de la Firma, para que los colaboradores puedan compartirla en sus redes sociales o hacer recomendaciones. 4. FEG apoyará en los procesos de “postear” el perfil en las redes de reclutamiento. 5. Administración deberá preparar una tabla comparativa de los perfiles recibidos y los depurará para presentar 5 recomendaciones a los Socios. 6. Socios revisarán recomendaciones e indicarán que perfiles pasan a procesos de entrevistas. 7. Administración documenta y gestiona las programaciones de entrevistas y se encargará de recopilar información necesaria y guardarla en Archivo Digital. 20

Contratación de nuevos talentos

8. Se realizará el proceso de entrevistas en una primera ronda será el área administrativa, y se realizará una segunda ronda con los candidatos seleccionados para que sean entrevistados por los socios. Una vez seleccionado el candidato pasará a Junta Directiva para su aprobación. Los colaboradores contratados deberán regirse por los principios y valores de la Firma. La integración de los nuevos colaboradores es importante para la Firma, así como fue su proceso de selección. En virtud de ello las personas recientemente contratadas deben ser acogidas de una forma que pueda fusionarse a la cultura de la Firma, por medio del siguiente proceso de inducción. • El proceso de inducción de la Firma durará 3 días, en los que el colaborador tendrá el tiempo para su adaptación y consultas. • El primer día de incorporación será recibido por el área administrativa que se encargará de dar la bienvenida y brindar las indicaciones de cómo funcionan las oficinas, herramientas de trabajo requeridas, cuadro jerárquico, funciones del puesto, uso del software de horas, cultura de prestación del servicio jurídico, uso del archivo digital y físico, políticas de empresa, presentación a todos los empleados, e información general de las oficinas. • El jefe inmediato dará la bienvenida e integración al equipo de trabajo. • Durante la semana, el área administrativa, se encargará de programar una jornada con cada Socio, para que conozca todos los servicios y formas de trabajo. La Firma ofrece un entorno de trabajo favorable. Debido a ello toda sugerencia relativa a mejoras, serán bienvenidas y tratadas con la mayor atención.

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Para la Firma es importante fomentar una política de contratación a largo plazo. Por ello fomenta el crecimiento profesional y apoyará desde su experiencia y capacidades.

POLÍTICA DE CONTRATACIÓN A LARGO PLAZO La firma apoyará a los colaboradores que han demostrado su constancia y lealtad cuando deseen crecer profesionalmente. Aquellos colaboradores que cuenten con 2 años en adelante dentro de la firma, podrán hacer una propuesta de crecimiento académico y validar si la Firma puede apoyarle de alguna forma en este crecimiento. Si la firma apoya de forma económica algún porcentaje de este crecimiento académico, la firma y el colaborador pueden acordar los términos de este apoyo, que incluirá un compromiso a laborar por dos años más con la Firma. • Cuando se desarrollen conferencias nacionales o internacionales y la firma desee participar, podrá seleccionar a un colaborador como representante durante este evento. Para aplicar a este tipo de eventos u conferencias, el colaborador deberá tener un mínimo de 2 años trabajando y se comprometerá a replicar el aprendizaje y podrá dar su compromiso de laborar con la Firma por 2 años más. • La Firma podrá otorgar asocios con posibles socios, a manera de detallar las condiciones y contará con una penalidad en caso de incumplir el asocio. • Los colaboradores cuentan con un beneficio de seguro médico, Una vez el colaborador ha cumplido 6 meses dentro de la firma se procederá a brindársele como beneficio. • Al año la firma brindará el beneficio de 1 prenda de vestimenta con el logo de la empresa con fin de apoyar el desarrollo de imagen profesional del colaborador. 22

EQUILIBRIO ENTRE TRABAJO Y VIDA PRIVADA

Capítulo IV EQUILIBRIO ENTRE TRABAJO Y VIDA PRIVADA

ara la Firma es importante que nuestros colaboradores mantengan un equilibrio entre su vida profesional y su vida privada, ya que esto refuerza la satisfacción, lealtad y mejora la productividad. La Firma velará por generar espacios de esparcimiento que permitan crecer y fortalecer las relaciones de los colaboradores. Para ello se generarán actividades de convivencia como celebraciones del día del abogado, fiesta navideña y durante el año se generarán espacios de convivencia. La Firma reconocerá el esfuerzo del equipo y cuando esté logren sus metas en proyectos específicos, los líderes evaluarán un reconocimiento al esfuerzo, este podrá ser económico o con una jornada flexible: • Cuando el equipo haga cierres de clientes en menor tiempo y con resultados satisfactorios. • Al lograr un nuevo cliente dentro de la firma. Para la Firma es importante retribuir y participar activamente en la vida de la comunidad, por ello cada colaborador deberá identificarse con una de las áreas que atiende la Firma bajo la modalidad de Pro Bono; esto con el fin de estimular a sus colaboradores y generarle nuevos vínculos de interés fuera de la vida profesional. *Las horas de Pro Bono se establecerán de acuerdo a su rango jerárquico. Como parte del equilibrio entre trabajo y vida privada, la Firma ofrecerá, dos veces al mes, dos flexi-viernes con una jornada corrida en un horario de 8:00 a.m. a 2:30 p.m.

trabajo y vida privada

Esto se realizará con el objetivo de reconocer y fomentar el trabajo en equipo con eficiencia a los objetivos trazados, cumplimiento de metas y dependerá del volumen y compromisos adquiridos previamente con los clientes. Parte de estos objetivos son: • Ingreso en el sistema de horas trabajadas al día. • Carga administrativa al día. • Programar con anticipación los compromisos adquiridos, para poder gozar del flexi-viernes. En la fecha de cumpleaños la Firma brindará media jornada como reconocimiento. Esta jornada libre deberá programarse con anticipación y deberá ser efectuada dentro del plazo de una semana a partir del cumpleaños para poder programar cualquier necesidad de los clientes, es importante mencionar que debe tener al día los compromisos laborales.

“

Equilibrar tu tiempo personal y laboral, es parte de eliminar hábitos innecesarios para el éxito

REMUNERACIÃ&#x201C;N Y BENEFICIOS

Capítulo V REMUNERACIÓN Y BENEFICIOS

l sistema de remuneración obedecerá de acuerdo a la escala jerárquica, validar de acuerdo al anexo I.

1. Socios 2. Asociado • Asociado Senior • Asociado Junior • Paralegal 3. Administrativo

PLAN DE CARRERA El plan de carrera se contextualiza en un marco de 15 años el cual se proyecta de la siguiente forma: • Paralegal (pasante): Los paralegales podrán estar durante tres meses como tales. • Asociado Junior (medio tiempo): Los colaboradores podrán desempeñarse durante dos años bajo este cargo. • Asociado Junior Tiempo Completo: Se regirán con la tabla de remuneración indicada en el Anexo 1. • Abogado: Se regirán con la tabla de remuneración indicada en el Anexo 1. • Notario: Se regirán con la tabla de remuneración indicada en el Anexo 1. 27

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Durante el año laboral la Firma realizará tres evaluaciones de desempeño que permitirá establecer los objetivos laborales y objetivos profesionales y determinar el plan de carrera del colaborador. Se recomienda que cada colaborador realice dos capacitaciones al año; una a nivel de crecimiento profesional y otra a nivel técnico o personal.

EVALUACIONES DE DESEMPEÑO El proceso de evaluaciones de desempeño se desarrollará de la siguiente manera: • Paralegal: Contará con dos evaluaciones realizadas por los Asociados y una por los socios, eso determinará si podrá ser contratado. • Asociados: Contarán con tres evaluaciones al año, estás serán desarrolladas por los socios, esto permitirá conocer ascensos, retroalimentaciones y planes de carrea. • Administrativo: Contará con 3 evaluaciones realizadas por los socios principales. Los ascensos de los colaboradores deberán ser propuestos por los Jefes inmediatos, considerando sus conocimientos, eficiencia y eficacia demostrada, estudios realizados, antigüedad del cargo, atributos morales y cualquier factor importante en el crecimiento y desarrollo del individuo. Estos ascensos pueden determinarse durante las evaluaciones de desempeño laboral, podrá notificársele al colaborador y establecer su evaluación en 6 meses para el ascenso. 28

Remuneración y Beneficios

Los programas de formación deben basarse, dentro de lo posible, en un aprendizaje activo. A través de programas de e-learnig o a través de programas de formación clásicos.

LINEAMIENTOS DE COMISIONES POR NUEVO CLIENTE Todos los empleados tendrán la oportunidad de obtener comisiones por la consecución de nuevos clientes. Se considerarán los siguientes lineamientos para definir las comisiones: 1. Se considerarán nuevos clientes todos aquellos que cumplan con las siguientes condiciones: • Ninguna de las empresas del grupo le ha trabajado en el último año. • Ninguna de las empresas del grupo le ha facturado en el último año. • Ninguna de las empresas del grupo le ha enviado una cotización para los mismos servicios en el último año. Habiéndose cumplido requisitos anteriores, el empleado que busque una comisión deberá: • Completar el formulario correspondiente • Presentar el formulario a BVI, BVT o PVT e informar acerca de la propuesta a ser enviada. Los empleados contarán con el acompañamiento de uno de los socios en el proceso de visita y preparación de una propuesta de servicios.

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2. El esquema de comisiones para todas las Empresas del Grupo será el siguiente: Tipo de Cliente

% de Comisión

Retainer

Valor del primer mes del retainer

Retainer Facturación por hora

Notas

A ser pagado contra el pago del primer mes de servicio 5% del valor A ser pagado contra facturado en un año el pago de cada factura enviada

Facturación lump sum

7% del valor facturado

Success Fee

5% del valor facturado

A ser pagado contra el pago de cada factura enviada A ser pagado únicamente contra el pago de la factura enviada si el caso es finalizado con éxito.

3. Comisiones compartidas: • Se podrá pactar una comisión compartida por los empleados, sobre el mismo esquema de porcentaje anterior, si implica el esfuerzo de dos o más empleados. 4. Los montos de comisiones no son parte del salario. *Este esquema no aplica para socios.

Remuneraciรณn y Beneficios

ANEXO I: Entry

Paralegal (Pasante)

Gasolina

N/A

Asociado Junior (1/2 tiempo) Asociado Junior (Tiempo completo) Abogado

$ 304.17

$ 334.59

$ 337.93

$ 500

$ 550

$ 605

$ 800

$ 880

$ 968

Notario

$ 1,200

$ 1,320

$ 1,452

Paralegal (Pasante)

N/A

Asociado J. (1/2 tiempo)

N/A

$ 611.05

$ 617.16

$ 623.33

$ 977.68

$ 987.46

$ 997.33

$ 1,597.20

$ 1,677.06

$ 1,760.91

Paralegal (Pasante)

N/A

Asociado J. (1/2 tiempo)

N/A

Socio de prรกctica

N/A

Socio Capitalista

N/A

Asociado J. (Tiempo completo) Abogado Notario Socio de prรกctica Socio Capitalista

Asociado J. (Tiempo completo) Abogado

$ 629.57

$ 635.86

$ 642.22

$ 1, 007.30

$ 1, 017.38

$ 1,027.55

Notario

$ 1,848.96

$ 1,941.41

$ 2, 038.48

Socio de prรกctica Socio Capitalista 31

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CONTINUACIÓN ANEXO I Y9

Y10

Y11

N/A

Paralegal (Pasante) Asociado J. (1/2 tiempo) Asociado J. (Tiempo completo) Abogado

$ 648.64

$ 655.13

$ 661.68

$ 1, 037.83

$ 1, 048.21

$ 1,058.69

Notario

$ 2,140.40

$ 2, 247.42

$ 2, 359.79

Y12

Y13

Y14

Y15

N/A

Socio de práctica Socio Capitalista

Paralegal (Pasante) Asociado J. (1/2 tiempo) Asociado J. (Tiempo completo) Abogado

$ 668.30

$ 674.98

$ 681.73

$ 688.55

$ 1,111.62

$ 1,167.20

$ 1, 225.56

$ 1,286.84

Notario

$ 2,477.78

$ 2,601.67

$ 2,731.75

$ 2,868.34

Socio de práctica Socio Capitalista

IMAGEN PERSONAL

Capítulo VI IMAGEN PERSONAL

a imagen que los demás se formen de nosotros, a partir de una primera impresión, es la que generalmente perdura y la que nos abre o nos cierra las puertas con los clientes. Debemos recordar que la imagen personal es la principal “tarjeta de presentación” del abogado y la firma. Un profesional cuya apariencia es distinguida, inspira integridad, eficiencia, honestidad, y experiencia. Es por ello que el personal de la firma debe cumplir con los más altos estándares de presentación personal. La presentación personal es lo que proyectamos como profesional; por lo tanto, es fácil inferir que será también la imagen que se proyecta como firma. El traje formal es la etiqueta del abogado; el hábito es esencial en la interacción del profesional con el cliente y es por ello que, se encuentra ligado, incluso, al proceso de formación en la carrera de derecho en la educación superior. Para los abogados, se requiere una presentación de traje, con camisas de tonos bajos, corbata acorde, cincho discreto y zapatos de vestir. La tonalidad del traje debe ser en tonos fríos y sobrios, de preferencia grises, azules, negros, o café. Para comodidad dentro de la oficina, se puede descartar la corbata, en el entendido que la misma es necesaria al atender un cliente. Para las abogadas, se requiere una presentación formal, ya sea de traje, faldas o pantalón, de tonos oscuros, grises, negros o azules marinos. Se recomienda evitar el uso faldas demasiado cortas, escotes profundos, tacones por encima de 10 centímetros de altura y camisetas.

Imagen Personal

Para todos los empleados de la firma, el cuidado personal ha de ser impecable. Se recomienda tener productos de higiene personal (cepillo de dientes, máquina de afeitar, desodorante, entre otros) a disponibilidad. Asimismo, el cabello debe estar siempre ordenado, las uñas bien cuidadas, y la ropa ordenada. A manera de fomentar una cultura corporativa de compañerismo, los viernes se permite variar con el vestuario, siempre que no se tengan citas o reuniones importantes en agenda. Se sugiere hacer cambio del traje formal, por un saco deportivo (blazer) y un pantalón casual. Las mujeres pueden optar por pantalones palazzo, tiro alto, blusas color neutro y blazer colores pastel. Evitar el uso de sandalias, de tela tipo denim, transparencias y brillos. No hay que olvidar que nuestra imagen es el sello personal de cada uno, estemos donde estemos, siempre comunicaremos algo.

“

RECUERDA: Te perciben de la manera en que te proyectas

REDACCIÓN Y GRAMÁTICA

Capítulo VII REDACCIÓN Y GRAMÁTICA

l profesional del derecho debe tener en cuenta que la forma de redacción y la gramática empleada por este, son importantes para poder emprender adecuadamente el desarrollo de su profesión. Lo recomendable es que el abogado sepa dominar las reglas gramaticales del castellano, para poder aplicar de manera correcta el uso de los signos de puntuación y la coherencia en la sintaxis de sus escritos, en conjunto con el conocimiento y uso de un buen vocabulario, adicional a los propios tecnicismos de la carrera. Comprender la importancia del saber escribir bien, de ir más allá de tan solo cumplir con un escrito, es esencial el manejo acertado del uso de la palabra escrita, incluso un acento omitido o mal puesto, puede dar un vuelco completo a la idea que queremos transmitir. Dos aspectos que beneficiaran al profesional del derecho, en cuanto a su gramática y la forma de redacción son: la escritura y la lectura. Si el profesional del derecho comienza a hacer de la escritura un hábito, la misma práctica le ayudará a relacionarse mejor con la terminología y a la hora de redactar un documento, verá sus progresos cuando empiece a darse cuenta por sí mismo, que su redacción es entendible y coherente. Uno de los secretos para obtener una buena redacción, es la práctica; de este modo, al redactar sus demandas, denuncias, etc., dejará no solo una buena impresión en sus documentos, sino una calidad legible que lo diferenciará de los otros profesionales.

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Formarse el hábito de la lectura, podrá enriquecer su léxico. Pero no solo debe remitirse a leer textos jurídicos o normas legales, sino que debe leer obras, novelas e incluso textos filosóficos. Este es otro de los secretos por el cual todo profesional del derecho mejorará la calidad de sus escritos. Cuando uno lee un libro, no solo su mente se traslada a otro mundo, sino que el lector se enriquece de todo el estilo y el contexto que el autor plasmó a su obra. Del desarrollo de los aspectos anteriores se tendrá como resultado una buena ortografía, que es el sello de toda comunicación escrita, tanto para lograr la calidad deseada en un trabajo profesional, y la correcta interpretación, que se necesita trasladar a todo lector del documento. Lo importante de toda buena redacción es tomar consciencia que la escritura debe ser el reflejo de un correcto pensamiento. Plasmar la terminología correcta, no siempre resulta sencillo, para ello hay que leer, estudiar y sobre todo practicar. Si cerramos nuestra mente ante la realidad que existe en las palabras, no nos ayudará a mejorar ni como profesionales, ni como buenos redactores, puesto que nuestro cerebro no se ejercita. La redacción para el profesional del derecho, no debe ser visto como algún elemento opcional, sino obligatorio. Adjuntamos una dirección sugerida para realizar consultas con respecto al tema: http://www.contrastiva.it/-

08 POLÍTICAS

Capítulo VIII POLÍTICAS POLÍTICAS DE ARCHIVOS DE LA FIRMA • ARCHIVOS FÍSICOS Los archivos físicos deberán servir como un resguardo de documentos que necesariamente deben permanecer en físico y no como un respaldo de documentación. La documentación que debe ser resguardada es la siguiente: 1. Documentos públicos que incluye: a. Testimonios de Escrituras Públicas b. Actas Notariales c. Documentos privados autenticados d. Resoluciones administrativas

2. Documentos privados originales (i.e. contratos) 3. Títulos valores 4. Correos electrónicos necesarios para la coherencia del expediente 5. Documentación contable El catálogo de Archivos Físicos se encuentra ubicado en: Y:\ARCHIVO DIGITAL\(2) HERRAMIENTAS\ARCHIVO GENERAL. Únicamente el personal encargado del manejo de archivo podrá modificar este documento. El catálogo asigna un código a cada expediente. Dicho código cuenta con 4 series de números, por ejemplo: 12 08 02 128 40

Política de Archivos de la Firma

A continuación se explica la derivación de los dígitos anteriores: Los primeros dos dígitos = Número de gaveta Los segundos dos dígitos = Ubicación dentro de la gaveta Los terceros dos dígitos = Tipo de expediente Los cuartos tres dígitos = Identificación de cliente Los siguientes son los tipos de expedientes: General (personería y documentación única del cliente)

Caso (trámite específico)

Notas de entrega y ofertas

Custodia (expedientes en caja fuerte)

Varios (documentación varia)

Marcas

Libros Legales

Libro de Protocolo Contabilidad

08 09

Offshore (sociedades offshore)

Patentes Registro Sanitario

11 12

Litigio

Para solicitar un expediente, se debe ubicar en el catálogo, y hacer mención de los primeros y segundos dos dígitos. De esta forma, se puede identificar el mismo según su ubicación por gavetas. 41

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Para crear un expediente, detallar el nombre del cliente, el tipo de expediente y la descripción del expediente en el mismo de forma que sea individualizado, de la siguiente forma, por ejemplo: LIVSMART AMERICAS. Litigio. Proceso ejecutivo Samuel Richardson Ref. 25-35-2007 Una vez identificado el expediente, entregar a la persona encargada del archivo. En caso se quiera agregar un documento a un expediente ya existente, ubicar el expediente en el archivo e identificar los primeros y segundos dos dígitos a fin de ubicar el expediente según su gaveta y posición en la misma. Por todo lo anterior, no se podrán imprimir ni archivar, ni utilizar recursos de la Firma para resguardar físicamente: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Leyes Correos electrónicos innecesarios Copia de personería Apuntes personales Borradores Documentos personales

• ARCHIVOS DIGITALES El archivo digital se encuentra ubicado en Y:\ARCHIVO DIGITAL\. El archivo digital está dividido en carpetas administrativas (aquellas designados con un número en su inicio) y en carpetas por clientes. • Para el caso de carpetas administrativas: Únicamente el personal encargado del manejo de archivo podrá modificar las carpetas administrativas, tanto en su designación (numeración, creación de subcarpetas, denominación, etc.) como en su contenido (creación de documentos, modificación de documentos, etc.). 42

Política de Archivos de la Firma

• Para el caso de carpetas por clientes: Únicamente el personal encargado del manejo de archivo podrá crear y modificar las carpetas por clientes, tanto en su designación (numeración, creación de subcarpetas, denominación, etc.). El personal jurídico podrá únicamente crear y modificar documentos en las carpetas y subcarpetas por cliente de la siguiente manera: 1. Cada carpeta de cliente contiene una subcarpeta Y:\ARCHIVO DIGITAL\CLIENTE\Personería, en la cual se debe de archivar toda documentación relativa a la personería del cliente. 2. Cada carpeta de cliente contiene una subcarpeta por caso correspondiente al cliente, por ejemplo: Y:\ARCHIVO DIGITAL\CLIENTE\Solicitud autorización de tanque privado Y:\ARCHIVO DIGITAL\CLIENTE\Inscripción Marca DataSync En estas carpetas se archivará cualquier documentación relativa al caso correspondiente al cliente, la cual podrá incluir copias: de correos electrónicos, de borradores, de Testimonios de Escrituras Públicas, Actas Notariales, Documentos privados autenticados, Resoluciones administrativas, Documentos privados originales (i.e. contratos), Títulos valores, entre otros. Estas carpetas no podrán incluir copias de leyes ni personería. • POLÍTICA DE ORDEN EN ÁREA DE TRABAJO Área de trabajo: Nuestro escritorio es donde desarrollamos asuntos que son importantes, por ello debemos trabajar para que sea un lugar agradable, ordenado y donde encontremos todo con facilidad, lo que ahorrará tiempo y nos ayudará a ser más productivos. 43

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Recomendaciones a tomar en cuenta: 1. Ordenar el correo (el normal) y tirar la basura apenas llegue. A pesar de tener un organizador, es necesario procesar el correo a diario, para evitar acumular torres de papel. 2. Deshacerse de post-it, y “papelitos”. Utilizar una agenda, libreta o cuadernillo, para tomar notas, números, direcciones, ideas, etc. 3. Programar en nuestra agenda tiempo para poder archivar. 4. Evitar colocar documentación sean libros, expedientes, correspondencia, ampos en los escritorios que no han sido asignados, para evitar tener documentación esparcida por toda la oficina. 5. Añadir nuevas asignaciones de trabajo, citas y demás a agenda a diario, apenas lleguen. 6. Cuando dejamos de trabajar en algo, dejarlo en su sitio hasta la próxima vez que trabajemos con él. No dejar proyectos terminados “a medias” en nuestro escritorio. 7. Dejar sólo lo absolutamente necesario en el escritorio. 8. Crear una cita semanal para limpiar el escritorio y esto incluye la revisión de los proyectos en desarrollo, los pendientes, para mantener en el mapa mental que documentación tenemos y el estado de la misma. Uno puede estar menos dispuesto a desordenar un escritorio limpio. Fotocopiadora y salas: • Botar la basura en su lugar para evitar acumular papeles en la mesa. 44

Política de Orden en Área de Trabajo

• No dejar papel en el “by pass” de la fotocopiadora. • Dejar los sellos y demás artículos en su lugar. • Al término de cada reunión en las salas, apagar luces, pantallas y notificar a recepción para que se haga limpieza en dicha sala. Reuniones con Clientes en Oficinas BV&A: El socio, asociado o colaborador responsable de recibir a clientes en las oficinas, deberá proveer a recepción, de forma anticipada (con por lo menos un día de antelación), la siguiente información: • • • • •

El día y la hora. La sala en la que desee se lleve a cabo la reunión. Número de personas que estarán en la reunión. Tiempo aproximado de realización de la misma. Preferencias de los clientes en cuanto a bebidas si las conoce y de ser necesario, si se ingerirán alimentos durante la reunión.

Los socios, si las circunstancias lo ameritan por las características de una visita, pueden ajustar la calendarización del uso de las salas, previa consulta a las partes involucradas. Es responsabilidad de Recepción organizar todo lo pertinente a la reunión (bebida, alimentos, limpieza, útiles, etc.) Para todos los efectos, Recepción llevará una agenda de reuniones adonde anotará la información que se le provea, lo que se le requiera y cualquier observación que estime pertinente. Recepción podrá, en base a lo solicitado, asignar una sala diferente a la solicitada en caso de presentarse conflictos por el uso de una sala; Lo antes detallado, no solo organiza de mejor forma el uso de las salas, sino que fortalece el trabajo en equipo, a través de la comunicación que debe fluir para la mejora continua de la Firma. 45

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POLÍTICA DE LICENCIAS: La jornada laboral de BV&A es de 43 horas y 45 minutos semanales, organizada de la siguiente manera: de las 8:00 am a 1:00 pm y de 2:00 pm a 5:45 pm, todos los días de lunes a viernes. Se prohíbe a los trabajadores abandonar las labores durante la jornada laboral sin causa justificada o licencia del patrono; el abandono de labores sin causa justificada se regirá por lo que prescribe el Código de Trabajo. Se define como licencia todo permiso que concede el patrono para que los trabajadores puedan ausentarse de sus labores durante la jornada laboral, para cumplir con obligaciones de carácter personal, profesional o de salud. Todo otro tipo de ausencia será tenido como injustificado y no será considerada como licencia, sino como ausencia sin causa justificada. La licencia solo procederá en aquellos casos cuyo origen es conocido de antemano. Por lo tanto, al solicitar la licencia correspondiente, el trabajador deberá comunicarlo con por lo menos cuarenta y ocho horas de anticipación. Lo anterior le permitirá al patrono organizar las labores asignadas y evitar que la ausencia del trabajador afecte las labores de los demás. El procedimiento para solicitar la licencia se detalla a continuación: 1. El trabajador deberá llenar el formulario de acción de personal con la información correspondiente, especificando la causa de la licencia solicitada, la fecha y el periodo durante el cual desea gozar de la licencia. 46

Política de Licencias

2. Presentar a la persona encargada de las relaciones de personal el formulario completo. 3. Coordinar tareas pendientes con apoyo del resto del personal para no caer en incumplimientos tanto con clientes externos como internos. Tipos de licencia y su retribución: 1. Las licencias se regirán por lo dispuesto en el Art. 29, numeral 6 del Código de Trabajo. 2. Las otras licencias (las no enumeradas en el artículo citado), se otorgarán a criterio del patrono, de acuerdo a lo siguiente: Las licencias por causas de salud serán otorgadas con goce de sueldo, siempre que no excedan de 8 horas al semestre y siempre y cuando sean respaldadas con la documentación correspondiente. Cualquier acto fraudulento en la presentación de la documentación correspondiente será considerado como causal de despido justificado. Las siguientes licencias profesionales serán otorgadas con goce de sueldo: • Asistencia a exámenes universitarios de graduación. • Asistencia a proceso de autorización para el ejercicio de la abogacía y el notariado. 3. Cualquier otro tipo de licencia será considerada de carácter personal. Las licencias de carácter personal se otorgarán sin goce de sueldo y no podrán exceder de 4 horas al semestre. En caso se de una circunstancia que surja de manera no prevista, que bajo ningún punto de vista pueda ser anticipada por el empleado y la cual merece su total atención, el empleado deberá: 47

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• Dar a conocer el imprevisto de forma sencilla vía telefónica o correo electrónico a la persona encargada de las relaciones de personal o si ésta no está disponible, a la telefonista. • Posterior a la atención de la emergencia, completar el formulario de acción de personal. • Acompañar el formulario de los respaldos correspondientes, como, por ejemplo, en caso de salud, constancia médica, etc. En estos casos el empleado debe estar consiente que tanto los permisos como la ausencia de sus labores, no deberán impedir el flujo normal de la actividad del despacho, para lo cual deberá mantenerse alerta de potenciales comunicaciones por parte de colaboradores o compañeros. Queda a discreción de BV&A la forma de remuneración. POLÍTICA DE INCAPACIDADES: Las incapacidades se regulan de acuerdo a la ley. Toda incapacidad otorgada por médico particular, debe ser documentada ampliamente y respaldada por una acción de personal; y de ser mayor a tres días, deberá homologarse ante el ISSS, para que esta sea pagada por la institución de la forma que corresponda. POLÍTICA DE PERMISOS ESPECIALES: Todo permiso que comprenda más de una jornada laboral, deberá de comunicarse anticipadamente con un margen de una semana calendario como mínimo y ser requerido por medio de una acción de personal, explicando ampliamente la justificación del mismo y de ser necesaria, una entrevista para aclarar cualquier duda que surja; cada caso de este tipo será considerado de forma individual y quedará a discreción de BV&A la forma de remuneración. 48

Tel. (503) 2511 4600 info@bvaldezlaw.com Edificio AVANTE, local 2-01. Calle Llama del Bosque Pte. Urb. Madreselva III Antiguo Cuscatlรกn