CTC
Lista de Cotejo Presentado por Beatriz Arroyo MBA-TMGT
OBJETIVO DEL TALLER O Discusi贸n del inicio de operaci贸n de su CTC O Aspectos administrativos tomados en
consideraci贸n O Retos O Cambios en las estrategias de planificaci贸n para
satisfacer las necesidades de la comunidad O Herramientas indispensables en procesos
administrativos
Lista de Cotejo en el Inicio de la Operación del CTC Primeros cuatro meses – Etapa de Diagnóstico Formación del Comité Directivo Primera reunión del CD – establecer sub-comités Realizar el mapa de los actores sociales dentro y fuera de su comunidad como posibles colaboradores Investigar otros CTC de su región para conocer su funcionamiento Establecer acuerdos colaborativos con actores sociales Estudio sobre las necesidades educativas, sociales, económicas, culturales y tecnologicas de su comunidad
Lista de Cotejo en el Inicio de la Operación De cinco a ocho meses– Etapa de Diagnóstico (cont.) Trazar el plan estratégico del CTC de acuerdo a la información obtenida del mapa de los actores sociales y el estudio de las necesidades (E, S, Ec., C y Tec) de la comunidad Determinar la estructura de gobierno del CTC (con o sin fines de lucro) Iniciar proceso de estructura – Depto. De Estado y documentos requeridos para ser un ente legal. Diseño del plan de búsqueda de fondos externos Evaluación del lugar y espacio del CTC y realizar diseño (layout) Diseño del plan de negocios (Misión, visión, objetivos y plan de acción, integrando las estrategias de mercadeo, presupuesto y recursos disponibles.
Lista de Cotejo en la Creación De ocho a doce meses– Etapa de Creación Contratación de personal y/o voluntariado para el funcionamiento del CTC y acuerdos con actores sociales Adiestramiento al personal sobre politicas del CTC, responsabilidades y plan operacional del CTC Adquisición de equipo: tecnológico (computadoras, programas, acceso rapido a Internet, cableado de red, impresora, fax, scanner) Adquisición de mobiliario de oficina (escritorios, mesas, sillas, archivo) Establecer un proyecto piloto para el CTC, según el objetivo trazado.
Lista de Cotejo en Aspectos Administrativos
18 meses a 24 meses – Etapa de Funcionamiento Plan de divulgación de APERTURA DEL CENTRO. Celebrarlo con toda la comunidad, actores sociales y proyecto piloto encaminado. Personal del CTC: • Comité directivo – Agente consultivo y fiscal • Administrador • Asistente - Voluntarios y/o contratados • Educador • Técnico • “Community Manager” - Mercadeo • Profesionales – Maestros retirados, contable, abogado Presupuesto operacional debidamente asignado
Lista de Cotejo en Aspectos Administrativos 18 meses a 24 meses – Etapa de Funcionamiento (PROGRAMAS) Programas enfocados en diversos clientes potenciales”: • Niños • Jóvenes • Adultos • Adultos mayores • Personas discapacitadas Proyectos dirigidos a: Niños: Tutorias, concursos de fotografia y manipulacion de fotos, uso de programas de computadoras, otros: ______ Jóvenes: Tutorías, información sobre carreras, lugares de estudio, ayudas financieras, informacion para mejorar destrezas de estudio, otros: ________________ Adultos: Busqueda de empleo, otros: _________________ Adultos Mayores: _____________ Pers. Incapacitadas: ____
Lista de Cotejo en Aspectos Administrativos 18 meses a 24 meses – Etapa de Funcionamiento Estoy ofreciendo servicios. • • • • • • • • •
Acceso a Internet inalámbrico Tutorias a ninos y jovenes Actividades familiares Desarrollo profesional Búsqueda de empleo Trabajos en computadoras Digitalización de documentos Fotocopias y envío de fax Reciclaje equipo tecnológico
OTROS NO MENCIONADOS (Discusión en el taller)
Lista de Cotejo en Aspectos Administrativos 18 meses a 24 meses - FORMAS He diseñado formas administrativas: VISITANTES • Hoja de asistencia – lo que debe incluir ● Fecha, hora de entrada y salida, enumeracion de la computadora, nombre completo, edad, grado que cursa, preparacion academica, telefono, correo electronico, proposito de la visita y si desea ser voluntario del centro. • Tarjeta informativa de los usuarios • Hoja de entrega de Normas de Conducta con autorización de los padres y hoja consentimiento de fotos • Aviso escrito a padres: Amonestacion verbal (fecha y hora) y luego escrita. OTROS NO MENCIONADOS (Discusión en el taller)
Lista de Cotejo en Aspectos Administrativos 18 meses a 24 meses - FORMAS He diseñado formas administrativas: ADMINISTRATIVAS: • Contratos al personal, aunque sea voluntario y solicitud de de documentos: Resume, Certificado de Buena Conducta, Certificado de Salud, hoja de disponibilidad recursos. • Itinerario de los talleres • Folleto promocional • Cuestionario de necesidades al usuario • Hoja de Evaluacion uso del centro • Kit de Talleres: Asistencia, Pre y Pos prueba, Contratacion del recurso, Evaluacion. OTROS NO MENCIONADOS (Discusión en el taller)
Lista de cotejo para conocer la apropiación de la comunidad 2 años en adelante– Etapa de Apropiación Calendario de talleres y servicios dirigidos a sus clientes. El número de participantes diario es alto y se ha reestructurado el Plan Operacional para ofrecer un mejor servicio. Se establece tiempo de uso de Internet por la demanda del uso de las computadoras. Tienes procesos administrativos establecidos: • Contabilidad • Metricas de evaluacion Posees un plan de remuneración de los voluntarios Bases de datos de usuarios
Lista de Cotejo - Espacio FĂsico del CTC Recepcion – Comodo y amigable Lugar de trabajo con mesas y sillas Pueden ver los monitores de todas las computadoras en un solo lugar Espacio para trabajo colaborativo Un salon para los infantes y ninos Es seguro y accesible Buena temperatura Boletin de anuncios
Lista de Cotejo - Espacio Físico del CTC Anaqueles para las pertenencias de los usuarios Archivos para las bases de datos Urna para las sugerencias Computadoras: Debidamente enumeradas y rotuladas con los programas especiales. (Pers. Incapacitadas) Otros: (Discusión) • Identifica en el próximo diagrama los espacios discutidos
Consejitos O Itinerarios
Consejitos O Mercadeo
NO OLVIDES NUNCA ESTOS RETOS… O Es imprescindible contar con la participación de la
comunidad
O La comunidad debe comprender qué es y para qué
puede servir el CTC
O El éxito de un CTC depende de encontrar un buen líder O Contar con un grupo de voluntarios que facilite la
capacitación O Tener capacidad de adaptarse continuamente a las
necesidades de la comunidad diseñando nuevos servicios
O Hacer que la comunidad se haga cargo de la gestión y
de la propiedad del CTC
NO OLVIDES NUNCA ESTOS RETOS… O Requieren de un largo periodo de tiempo para alcanzar
la sostenibilidad.
O Es importante contar con un socio tecnológico
comprometido que garantice un soporte técnico y una formación al equipo de operación de manera continua.
O Crear el CTC dentro de una organización ya existente. O Diseñar un plan de negocio que integre servicios
sociales de carácter público y servicios orientados a obtener un beneficio comercial. O Pueden servir como vía de penetración de todo tipo de
redes de comunicación en áreas rurales.
NO OLVIDES NUNCA ESTOS RETOS… O Apoyar el trabajo de organizaciones sociales e instituciones
públicas. O Incentivar la creación de empleo y de nuevas empresas. O influir en las políticas de los gobiernos, excepto en Puerto
Rico. O Forman nuevos profesionales proveen a las diversas
organizaciones nuevas herramientas de trabajo. O Utilizan indicadores y evaluaciones permiten medir el
impacto de los CTC en las comunidades.
NO OLVIDES NUNCA ESTOS RETOS… O Para evolucionar es importante difundir las
experiencias.
O Realizar estudios de necesidades periódicos para
adaptarlos a las necesidades de la comunidad.
O Existen barreras económicas, educativas, de edad
o de género, que dificultan el acceso a los servicios de los CTC de todos los grupos de la comunidad.
O Son estructuras dinámicas y se deben realizar
estudios de necesidades periódicos para adaptarlos a las necesidades de la comunidad.
PROXIMO TALLER Enero 2013 O PLAN DE SOSTENIBILIDAD O MANEJO DE PROYECTOS