De McKinsey methode Voorwoord Eigen verhaal ervaringen bij het maken van het verslag en dankwoord. Hou dit echter kort. Tips 1 Communicatie met de buitenwereld Significante waarden, is een handig kopje, het is het eerste kopje, de vragen: - Wat wil de organisatie? - Waar staat de organisatie voor? Dwingen je om helder te formuleren, wat wil, en waar staat de organisatie voor. Dit is van essentieel belang voor de communicatie met de buitenwereld. Lange omslachtige verhalen vinden maken mensen in de war. Wellicht is naast de heldere formulering, een goed praktijk voorbeeld is heel handig, omdat dit goed tot de verbeelding spreekt, en vaak makelijk te onthouden is. Zodat anderen op deze wijze ook eenvoudig jou verhaal kunnen doorgeven. 2 Uitwerking verslag Zoals ik bij het eerste kopje ook heb gedaan, zet de vragen in de zinnen nogmaals op een rij onder elkaar en beantwoord ze dan. 3 samenvatting Aan de hand van de interne analyse kan je als het goed is bepalen waar je echt goed in bent. En dan koppel je dat van “Waar ben je goed in bent” aan externe mogelijkheden kansen in de markt. Ik raad je dan ook sterk aan om vervolgens een externe analyse te maken, denk hierbij een een doel, doelmarkt analyse. Waarin de je de doelgroepen op een rij zetten vervolgens clusterd. Kansen kun je dan vinden, in een specifieke markt of doelgroep, richt daar je energie dan op.
Vergeet hierbij het niet te kijken naar het volgende model. Zit je in de innovatieve markt, richt je dan op de innovators probeer die te vinden. Vervolgens probeer je de early adopters markt aan te boren. http://nl.wikipedia.org/wiki/Early_adopter
Inhoudsopgave Inleiding................................................................................4 Samenvatting.........................................................................4 7 S-model Mc Kinsey...............................................................5 Theoretisch kader....................................................................6 Significante waarden (Shared Values)........................................7 Strategie (strategy).................................................................7 Structuur (Structure)...............................................................7 Systemen (Systems)..............................................................8 Stijl (Style)............................................................................8 Staf (Staff)...........................................................................10 Sleutelvaardigheden (Skills)....................................................10 Bijlagen...............................................................................11 7S-model (McKinsey) .........................................................11
Inleiding Een inleiding van de opbouw verslag, etc..
Samenvatting
7 S-model Mc Kinsey
Toepassingsmogelijkheden bij de interne organisatie analyse Bron: HBO Nederland Mevrouw K.A.M. Jorritsma
Theoretisch kader Mc Kinsey heeft een groot aantal succesvolle bedrijven, voornamelijk multinationals – geanalyseerd en komt tot een aantal gemeenschappelijke kenmerken van deze bedrijven: De zeven 'S'-factoren zijn verdeeld in drie 'harde' (strategie, structuur en systemen) en vier 'zachte' (stijl, significante gemeenschappelijke waarden, sleutelbekwaamheden en staf).
Significante waarden (Shared Values) Het gaat hier om de –binnen de organisatie door ieder gedeelde -waarden. Een kernachtige aanduiding voor: wat wil de organisatie, waar staat de organisatie voor? Wat wil de organisatie? Waar staat de organisatie voor? Overige vragen die je kunt stellen zijn: - Wat zijn de bestaansreden, is de basisfilosofie van de organisatie? - Welke producten en diensten levert uw werkeenheid, organisatie? - Wie nemen deze producten af? (doelgroep) - Wat is de markt positie?
Strategie (strategy) Het begrip strategie duidt op de voorgenomen acties van het management: op welke wijze wil de organisatie doeltreffend zijn, welke doelen heeft men zichgesteld en hoe denkt men die te bereiken. Bij strategie zou je kunnen kijken naar strategische doelen. Je kunt bijvoorbeeld vragen om onderstaande doelen in volgorde van belangrijkheid te zetten: 1. Kostenbeheersing 2. Productiviteitverhoging 3. Inventiviteit, vernieuwing 4. Kwaliteitsverbetering 5. Motivatie medewerkers 6. Verbeteren imago
Structuur (Structure) Structuur wijst op de richting van de organisatie: taakverdeling, coordinatie, hierarchie, informatievoorziening, lijn-, staffuncties. Hierbij kun je het organigram aangeven van de organisatie en de plaats waar jij je binnen de organisatie hebt bevonden. Daarnaast zou je ondrscheid kunnen maken naar functiebenaming, de mate waarin de functie coordinerend is en de mate waarin de
functie uitvoerend is.
0 Typ hier de titel
1
2 Typ hier de titel
3 Typ hier de titel
4 Typ hier de titel
Systemen (Systems) Het gaat hierbij om alle formele en informele procedures binnen de organisatie. Bijvoorbeeld administratie- en budgetteringsystemen, ordeafwikkeling, klachtenbehandeling, planning en prioriteitstelling, beoordelingssystemen, promotielijnen, etc. Dus zijn er bepaalde systemen aanwezig, of mis je juist iets wat van belang kan zijn voor de organisatie! Vragen die je kunt stellen zijn: - Welke vormen van georganiseerd overleg worden er binnen de werkeenheid, organisatie gehouden? (frequentie). - Hoe ziet dat overleg eruit? (veel of weining deelnemers, wel of geen voorbereiding, wel of geen notulering, duren lang of kort, geeft veel of weining resultaat, is voornamelijk besluitvormend of niet besluitvormend) - In hoevere is informele overleg van belanng voor het functioneren van de werkeenheid? - Hoe komen besluiten tot stand? - Bestaan er vaste wijzen van werken, bijvoorbeeld protocollen?
Stijl (Style) De stijl komt in uiting in het gedrag van management en medewerkers. Het is de manier van samenwerken die kenmerkend is voor de organisatie, zich uitend in kleine en in grote dingen, bijvoorbeeld: - Snel aanpakken van mogeijkheden of eerst doorrekenen van alle risico’s. – Duur, goed verzorgt meubilair of een sobere inrichting (om maar eens een zijweg te bewandelen) Bij stijl zou je kunnen denken aan stijl van leidinggeven. (autoritair, laisser-fair, democratisch, sturend of afwachtend, mensgericht of resultaatgericht, veel delegatie of juist weinig?) Bij stijl kun je ook aan de werkstijl denken van medewerkers.
(volgzaam of kritisch, werken in opdracht of zelfstandig en initiatiefrijk, betrokken of weinig betrokken, flexibel of behoudend?)
Staf (Staff) Het betreft hier zowel de harde kant, zoals vakkennis, beloning, opleiding, beoordeling en selectie, als de zachte kant, zoals moreel, motivatie en gedrag. Hierbij kun je verder ingaan op het organigram. Bijvoorbeeld door te beschrijven waar jij in de organisatie stond, wie jou begeleid heeft, wat zijn functie was. Als je hier heel uitgebreid op in zou gaan, dan kun je kijken naar het aantal formele werkplaatsen in het bedrijf, de verdeling van mannen en vrouwen, de gemiddelde leeftijd van de werknemers, de gemiddelde functiejaren en het aantal voltijd en deeltijd banen.
Sleutelvaardigheden (Skills) Wat kan de organisatie goed, waarin blinkt zij uit. Sommige onder jullie zullen deze sleutelvaardigheden beter kennen als de sterke, zwakte analyse, of nog een stapje verder, als de SWOT analyse. Vragen die je kunt stellen zijn: - Wat zijn de sterke punten van de organisatie? - Wat zijn de zwakke punten van de organisatie? - Wat zijn eventuele kansen voor de organisatie? - Wat zijn eventuele bedreigingen voor de organisatie? - In hoevere worden bovenstaande zaken meegenomen in het maken van beleid? Je kunt aan zaken denken zoals kwaliteit, klantgerichtheid, plegen van acquisitie, inzet professionals, inzet vrijwilligers, arbeidsrust, stabiliteit van de organisatie, doelen stellen, strategieen ontwikkelen, ondersteuning van diensten, imago, beleidsontwikkeling, beleidsinitiatieven.
Bijlagen 1
7S-model (McKinsey)
Literatuur
- Diagnose
Het 7S-model is een systeem, ontworpen door voormalige McKinsey-medewerkers Richard Pascale, Tom Peters en Robert Waterman, om de kwaliteit te meten van de prestaties die een onderneming levert. De zeven 'S'-factoren zijn verdeeld in drie 'harde' (strategie, structuur en systemen) en vier 'zachte' (stijl, significante gemeenschappelijke waarden, sleutelbekwaamheden en staf). Pascale gebruikte dit model in "The Art of Japanese Management" in gevalsbeschrijvingen waarin Amerikaanse en Japanse ondernemingen met elkaar werden vergeleken. Peters en Waterman gebruikten het in hun boek "In Search of Excellence". In een poging om de positie van de manager te bepalen vanuit een integratie van de bestaande theorievorming ontwikkelde McKinsey zijn 7-factorenmodel. In het Engels beginnen alle sleutelwoorden met een 'S' waardoor het ook wel het 7-S-model is gaan heten. McKinsey pleit ervoor dat de interrelaties tussen de organisatiefactoren goed verzorgd worden. Een succesvolle organisatie zal deze sleutelfactoren bekijken als een soort van kompassen die met het oog op een doelmatige integratie, alle in éénzelfde richting zullen moeten wijzen. We zien hier in feite een combinatie van beschrijvende en normatieve theorie.
1
http://www.scienceprogress.nl/diagnose/7s-model-mckinsey
De factoren nogmaals kort toegelicht: De 'shared values' (Significante waarden) - plaatst McKinsey in het centrum. Het gaat over de bedrijfsopvatting, de bedrijfscultuur, de identiteit: ofwel de visie. De reden voor de centrale plaatsing is dat deze factor zorgt voor samenhang en sturing van de overige factoren. De 'strategy' (Strategie) - wijst op de voorgenomen acties van de organisatie. Welke uitdrukkelijke doelen worden gesteld en met welke middelen wil men ze bereiken ? De strategie dient de brug te vormen tussen het mission statement, d.w.z. de 'raison d'etre' van het bedrijf, en de harde realiteit die dicteert dat met beperkte middelen niet alle doelen tegelijkertijd gerealiseerd kunnen worden. Een strategisch plan maakt keuzes en zorgt dat alle delen van de organisatie weten wat er van hun verwacht wordt om bij te dragen aan het succes van het geheel. 'Structure' (Structuur) - refereert naar de inrichting van de onderneming zelf: niveaus, taakverdeling, coördinatie, lijn-, staf- en functionele organisatie. 'Systems' (Systemen) - omvat alle formele en informele werkwijzen, procedures en communicatiestromen, zowel intern als extern. Het gaat hierbij om alle formele en informele procedures, regelingen en afspraken. 'Style' (Stijl) - verwijst naar de managementstijl. We hebben het dan over de manier waarop de manager de medewerkers behandelt en de wijze waarop men met elkaar omgaat. Een goede manier van leiding geven, levert meestal ook een goed resultaat op, wat in de praktijk vaak duidelijk terug te zien is. Als de sfeer goed is in het bedrijf komt ook iedereen met plezier naar het werk, en gaat zich beter inzetten. Als de leiding niet goed is dan is dit het tegenovergestelde van goede stijl en zullen de werknemers zich niet thuis voelen op hun werk en worden de prestaties ook slechter. 'Staff' (Staf) - concentreert zich op de vraag wat de profielen zijn van de manager en de medewerkers, nu en in de toekomst. Hoe zullen we ze rekruteren, vormen, evalueren en belonen, motiveren, behouden? Zonder staff kunnen de andere S’en niet tot hun recht komen. 'Skills' (Sleutelvaardigheden) - stelt scherp op wat de eigen organisatie doet schitteren. Waar is ze goed en/of competitief?
Sommige sleutelvaardigheden, zoals 'staff', strategie, structuur en systemen kunnen op korte termijn worden veranderd of bijgesteld. Bron: Wikipedia.nl