Het selecteren van een evenementenlocatie

Het selecteren van een evenementenlocatie Bent u de aangewezen persoon om een event te organiseren, dan is het goed om eerst de belangrijkste gegevens te verzamelen. Het aantal genodigden en het doel van de bijeenkomst zijn de belangrijkste punten. Maar om een feest te organiseren moet u natuurlijk ook weten welke faciliteiten er nodig zijn. Dit alles hangt samen met de duur van de bijeenkomst. Het maakt nogal een verschil of het om een kleine receptie gaat die niet langer dan twee uur duurt, of om een groot muziekfeest dat een hele avond en een deel van de volgende ochtend in beslag zal nemen.

Bereikbaarheid Wilt u een feest organiseren dan is bereikbaarheid van de locatie een belangrijk punt.

Allereerst zijn er altijd genodigden die met het openbaar vervoer komen. Liggen de stations en/of bushaltes te ver uit de buurt, dan kan een bezoeker of genodigde besluiten om niet te komen. In een dergelijk geval kan een pendelbus uitkomst bieden. Mensen die met het eigen vervoer komen hebben een parkeerplaats nodig. Oriënteer u daarom goed op de omgeving en kijk of er voldoende gelegenheid is om te parkeren. Gaat u een familiefeest organiseren, vraag dan vooraf de adressen even op. Wonen de meeste familieleden in Brabant, dan kan het heel onhandig zijn om het feest in Groningen te organiseren.

Binnen of buiten Als het mooi weer is kan een feest prima buiten gehouden worden. Gaat het die dag echter onverwacht regenen, dan heeft u als organisator een groot probleem. Om een event te organiseren moet u daarom rekening houden met de ondergrond en onverwachte weersveranderingen. Een weiland of een andere ondergrond die niet is verhard met tegels of platen kan in een mum van tijd veranderen in een modderbad. De gevolgen zijn niet mals en variëren van slip- en glijpartijen in de modder tot genodigden die compleet verregend zijn.

Wilt u dat familiefeest toch buiten organiseren, zorg er dan voor dan er voldoende ruimte is om te schuilen en op te warmen.

Voorzieningen De catering en de toiletgroep behoren tot de standaard voorzieningen. Welke locatie u ook kiest om uw feest te organiseren, deze twee voorzieningen moeten aanwezig zijn, of er moet voldoende geschikte ruimte zijn om ze te plaatsen.

Naast deze basic voorzieningen kunt u kiezen voor extra’s zoals een barbecue, achtergrondmuziek, optredens of speelmogelijkheden voor kleine kinderen. Bent u van plan om een diskjockey te regelen die zijn eigen muziekinstallatie meebrengt?

Informeer dan, indien nodig, bij de gemeente wat de regels zijn betreffende muziekoverlast.

Tot slot Het vinden van de juiste locatie om uw event te organiseren kan een hele puzzel zijn.

Gelukkig zijn er in ons land heel veel verschillende mogelijkheden. Zo kunt u tegenwoordig vergaderen met een uniek uitzicht in de koeienstal of op grote hoogte dineren in de Euromast. Voor het organiseren van een familiefeest of bedrijfsuitje regelt u eenvoudig een thematocht of – feest in combinatie met een overnachting in een herberg. Een festiviteit vieren kan ook in een kasteel, op een feestboot of in een partycentrum. Bent u er nog niet helemaal uit, kijk dan nog eens goed rond en houdt daarbij rekening met bovenstaande tips.