Vol03 contabilidade by Izabela Wernersbach

Pequenas

Melhorias

Grandes Resultados contabilidade

Ieda Zanotti João Luiz Borges de Araújo Saulo Cabral de Lacerda Júnior

Pequenas

Melhorias

Grandes Resultados contabilidade

SEBRAE/ES Vitória, 2014

Pequenas

Melhorias

Grandes Resultados contabilidade

© 2014. Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas – SEBRAE/ES. Todos os direitos reservados. A reprodução não autorizada desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação dos direitos autorais (Lei n° 9610/98)

INFORMAÇÕES E CONTATOS Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas – SEBRAE/ES Unidade de Capacitação Empresarial – UCE Avenida Jerônimo Monteiro, 935, Centro, Vitória/ES - CEP: 29.010-003 Telefone: 0800 570 0800 Site: www.es.sebrae.com.br

Sumário

Presidente do Conselho Deliberativo Marcos Guerra Diretor Superintendente José Eugênio Vieira Diretor de Atendimento Ruy Dias de Souza Diretor Técnico Benildo Denadai Gerente da Unidade de Atendimento Individual – UAI Janine Bebber Chamon

SUSTENTABILIDADE

Gerente da Unidade de Capacitação Empresarial – UCE João Vicente Pedrosa Moreira Equipe Técnica Greice de Menezes Xavier - UAI Marceliy Frassi Bridi – UCE

Referências

Consultor Conteudista Ieda Zanotti João Luiz Borges de Araújo Saulo Cabral de Lacerda Júnior

ZANOTTI, Ieda. Pequenas Melhorias Grandes Resultados: planejamento estratégico, sustentabilidade e contabilidade/ Ieda Zanotti, João Luiz Borges de Araújo, Saulo Cabral de Lacerda Júnior - Vitória:SEBRAE/ES, 2014. 48 p.: il. Color.(Sebrae Total; v.1) Contabilidade. Título. CDU 658.012.12

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CONTABILIDADE Com o objetivo de esclarecer os questionamentos relativos ao início de uma atividade empresarial, esta cartilha apresenta um resumo das principais informações quanto à escolha da natureza jurídica na constituição de empresas, contemplando benefícios, obrigações, vantagens e limitações dos tipos jurídicos utilizados pelas micro e pequenas empresas (MPEs) no Brasil. O desafio é preparar o candidato a empresário, para os aspectos importantes da montagem e do desenvolvimento do empreendimento.

Além disso, abordaremos sobre os documentos necessários na admissão de funcionários, o custo mensal de contratação e os cuidados que o empreendedor deverá ter na gestão de seus empregados. E para finalizar, apresentaremos o tempo necessário para guardar e arquivar os documentos fiscais, trabalhistas e previdenciários de uma empresa. Deste modo, esta cartilha será útil para o empreendedor que busca o SEBRAE à procura de informações e orientações, para abertura ou gerenciamento da sua micro e pequena empresa.

DEFINIÇÃO DA NATUREZA JURÍDICA NA CONSTITUIÇÃO DE EMPRESA O que é natureza jurídica? Quando nascemos é registrado na certidão de nascimento o nosso nome, sobrenome, filiação, naturalidade, nacionalidade, o gênero, entre outras informações. Quando uma pessoa jurídica nasce, ou seja, é constituída, qualifica-se o gênero e ou espécie das entidades públicas e privadas do Brasil através da sua natureza jurídica. Em outras palavras, semelhante à certidão de nascimento, define-se sua essência e finalidade na escolha da natureza jurídica.

Tabela 1: Exemplos de gêneros e espécies GÊNERO

ESPÉCIE

Comércio Varejista

Padaria

Comércio Atacadista

Material de Construção

Indústria

Confecção de Roupas

Prestação de Serviços

Serviços de Pintura

Quais são os tipos de natureza jurídica para MEI, micro e pequeno empresário? Os tipos de natureza jurídicas mais comuns adotados pelos empresários são:

¬ MEI Micro Empreendedor Individual; ¬ Empresário Individual; ¬ EIRELI Empresa Individual de Responsabilidade Limitada; ¬ Sociedade Empresária Limitada; ¬ Sociedade Simples. Para você, empreendedor, que irá formalizar seu negócio, já pensou em que tipo de natureza jurídica escolher?

O que é o MEI? O Microempreendedor Individual (MEI) é a pessoa que trabalha por conta própria e que se legaliza como pequeno empresário. Para isso, basta atender os seguintes pré-requisitos:

¬ Faturar até R$ 60.000,00 por ano; ¬ Não participar de outra empresa, como sócio ou titular; sozinho ou ter no máximo um empregado (no ¬ Trabalhar caso de afastamento legal deste empregado o MEI poderá contratar outro temporariamente);

¬ Não possuir filial. Mesmo já tendo um emprego formal, de carteira assinada, posso ter um MEI? Sim, é muito comum as pessoas terem um emprego e constituir um MEI para formalização do seu negócio de fim de semana ou horas vagas. Afinal, é assim que muitas vezes começa um pequeno grande negócio, não é?

Principais características das naturezas jurídicas

Como constituir o Microempreendedor Individual (MEI)?

No Portal do Empreendedor é possível encontrar as principais características dos tipos de natureza jurídica adotados pelos empresários no Brasil.Para saber mais acesse: www.portaldoempreendedor.gov.br

A formalização é feita de forma gratuita por meio do Portal do Empreendedor.

E para saber qual a melhor opção para o seu perfil e tipo de negócio, vamos apresentar logo abaixo um resumo:

O MEI ainda poderá ter a ajuda de um contador optante pelo Simples Nacional para formalizar seu negócio sem cobrar nada.

Acesse: www.portaldoempreendedor.gov.br

Tabela 2: Benefícios para o MEI ITEM

BENEFÍCIOS PARA O MEI

Cobertura Previdenciária

Contratação de um Funcionário com Menor Custo

Isenção de Taxas para o Registro da Empresa

Ausência de Burocracia

Acesso a Serviços Bancários, inclusive Crédito

Compras e Vendas em Conjunto

Redução da Carga Tributária

Controles Muito Simplificados

Emissão de Alvará pela Internet (Provisório por 90 dias)

Facilidade para Vender para o Governo Compras Governamentais

Serviços Gratuitos - Abertura de empresa

Apoio Técnico no SEBRAE na Organização do Negócio

Possibilidade de Crescimento como Empreendedor

Segurança Jurídica

É importante que o microempreendedor individual também conheça as regras de abertura de empresas em seu município, para atender exigências específicas como à consulta prévia para verificar se o local da sede do estabelecimento está adequado para o exercício de suas atividades, obter o alvará de funcionamento definitivo, licenças sanitárias e ambientais, quando necessárias, entre outras.

Fonte: Portal do Empreendedor

Quais são os principais benefícios do MEI?

Entre as vantagens oferecidas, destacamos o registro no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ), o que facilita a abertura de conta bancária, o pedido de empréstimos e a emissão de notas fiscais.

No portal do Empreendedor encontramos listados e detalhados os principais benefícios do Microempreendedor Individual (MEI), veja a tabela abaixo:

Além disso, o MEI será enquadrado no Simples Nacional e ficará isento dos tributos federais (Imposto de Renda, PIS, Cofins, IPI

e CSLL). Assim, terá sua carga tributária reduzida como demonstra a tabela abaixo:

Tabela 4: Aplicativo PGMEI

Tabela 3: Carga Tributária Reduzida ATIVIDADE ECONÔMICA Comércio Indústria Prestação de Serviços

RECOLHIMENTO FIXO MENSAL INSS 5% do Salário mínimo R$ 39,40

TRIBUTOS INCLUÍDOS ICMS: R$ 1,00 ISS: R$ 5,00

Fonte: Autor

FIQUE ATENTO Essas quantias serão atualizadas anualmente de acordo com o salário mínimo.

Como faço o pagamento dos impostos? O pagamento será realizado por meio do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – DAS, que será gerado a partir do aplicativo PGMEI, no Portal do Simples Nacional. Acesse: http://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/Aplicacoes/ATSPO/pgmei.app/Default.aspx

E se perder o prazo de vencimento, haverá custo adicional na emissão do DAS? Sim, após o vencimento deverá ser gerado nova Guia (DAS), acessando o aplicativo PGMEI, no Portal do Simples Nacional. A emissão do novo DAS calculará os valores automaticamente da multa (0,33% ao dia limitado a 20%) e dos juros (Selic). Os juros serão cobrados pela Taxa Selic após o primeiro dia útil do mês seguinte ao vencimento do pagamento.

Quais são os benefícios previdenciários? Com essas contribuições, o microempreendedor individual tem acesso a benefícios como auxílio maternidade, auxílio doença, aposentadoria, entre outros.

Para usufruir dos benefícios da Previdência Social é necessário respeitar os seguintes prazos de carência: Tabela 5: Período de Carência para Previdência Social BENEFÍCIO Auxílio-doença Aposentadoria por invalidez

PERÍODO DE CARÊNCIA

180 contribuições mensais

Salário-maternidade

10 contribuições mensais

Auxílio-reclusão

Não, está dispensado. O MEI precisa apenas zelar pela sua atividade e manter um mínimo de organização em relação aos controles de compras, vendas e o quanto está ganhando.

12 contribuições mensais

Aposentadoria por idade

Pensão por morte

O MEI precisa contratar um contador?

A partir do primeiro pagamento

Fonte: Autor

Como funciona a emissão de notas fiscais para o MEI?

Quais as obrigações do MEI? Após a formalização do seu negócio, o MEI deverá controlar sua receita bruta mensal, e uma vez por ano, declarar sua receita através do DASN - SIMEI – Declaração Anual do Simples Nacional – Microempreendedor Individual. Para isso, recomendamos que o empreendedor preencha mensalmente o modelo do Anexo - RELATÓRIO MENSAL DAS RECEITAS BRUTAS. Na primeira declaração do DASN - SIMEI, o contador optante pelo Simples Nacional poderá te ajudar gratuitamente.

O MEI deverá obrigatoriamente emitir nota fiscal nas vendas realizadas para pessoas jurídicas (empresas) de qualquer porte, ficando dispensada desta emissão para o consumidor final, pessoa física.

O prazo de entrega é até o último dia do mês de maio do ano-calendário subsequente ao da ocorrência do fato gerador. Por exemplo, referente ao ano de 2014, o prazo de entrega da declaração é até o último dia útil de maio de 2015.

E nas prestações de serviços deverão ser observadas as regras do seu município, mas normalmente é obrigatória a emissão para pessoa jurídica e física.

Acesse: http://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/Aplicacoes/ATSPO/DASNSIMEI.app/Default.aspx

Tabela 6: DASN SIMEI – Declaração Anual do Simples Nacional – Microempreendedor Individual

Quando e como ocorre a transição de MEI para Microempresa?

Que ótima notícia! Sinal que os negócios estão um sucesso. Quando o MEI excede o limite de faturamento anual de R$ 60 mil, automaticamente, irá migrar para Microempresa no Simples Nacional, e deverá recolher um DAS complementar pelo excesso de faturamento, juntamente com os tributos do mês de janeiro do ano calendário subsequente.

Lembrando que o MEI que possuir empregado deverá entregar também a Relação Anual de Informações Sociais – RAIS.

Quais são as atividades permitidas para o MEI? São mais de 470 atividades permitidas, tais como, vendedores de roupas, cabeleireiros, pedreiros, entre outros. Você encontra no Portal do Empreendedor a lista completa das atividades permitidas. A c e s s e : h t t p : / / w w w. p o r t a l d o e m p r e e n d e d o r. g o v. b r / mei-microempreendedor-individual/atividades-permitidas

E a partir daí passa a recolher os impostos com os percentuais iniciais de 4%, 4,5% ou 6% sobre o faturamento do mês, conforme as atividades econômicas exercidas (Comércio, Indústria e/ou Serviços).

FIQUE ATENTO Se o faturamento ultrapassar R$ 72 mil no ano, então o MEI será enquadrado como Microempresa retroativo a Janeiro do mesmo ano calendário, e irá recolher os impostos nos percentuais iniciais citados acima. O MEI pertence à categoria jurídica de Empresário Individual, e ao passar para a condição de Microempresa, terá a opção de continuar ou migrar para outras formas de natureza jurídica. Vamos analisar as opções?

O que é Empresário Individual? O Empresário Individual é a pessoa física que exerce profissionalmente atividade econômica organizada para a produção ou a circulação de bens ou serviços. Exerce a atividade por meio de uma firma, formada por seu nome civil. Para dar nome à empresa, poderá indicar seu nome completo ou abreviado, acrescentando, se preferir, designação mais precisa da sua pessoa ou do gênero de atividade. Exemplo: Um empresário com o nome civil de Pedro Gomes de Macedo, por exemplo, poderá adotar um dos seguintes nomes empresariais: Pedro Gomes de Macedo, P. Gomes Macedo ou Pedro G. Macedo - Pedrinho. Se optar por incluir designação da atividade empresarial que irá desenvolver, a denominação pode ser “Pedro Gomes de Macedo - Mercearia”. Para inscrever-se, a pessoa deverá ter mais de 18 anos ou ser emancipada. A responsabilidade do Empresário Individual é ilimitada em relação às obrigações com fornecedores, empregados e governo, ou seja, responderá com seu patrimônio pessoal pelas obrigações contraídas por sua empresa. Não quero responder com meu patrimônio pessoal, há outras opções?

O que é EIRELI? Sim, a EIRELI. A empresa individual de responsabilidade limitada (EIRELI) é aquela constituída por uma única pessoa titular da totalidade do capital social, devidamente integralizado, que não poderá ser inferior a 100 (cem) vezes o maior salário-mínimo vigente no país. O titular não responderá com seus bens pessoais pelas dívidas da empresa.

A pessoa natural que constituir empresa individual de responsabilidade limitada somente poderá figurar em uma única empresa dessa modalidade. Ao nome empresarial deverá ser incluída a expressão “EIRELI” após a firma ou a denominação social da empresa individual de responsabilidade limitada. A Empresa Individual de responsabilidade limitada será regulada, no que couber, pelas normas aplicáveis às sociedades limitadas.

O que é Sociedade Empresária Limitada? A Sociedade Limitada (LTDA) é formada por duas ou mais pessoas, podendo ser pessoa natural ou jurídica, com capital social dividido em quotas. A responsabilidade de cada sócio é limitada ao valor de suas quotas, mas todos os sócios respondem solidariamente pela integralização do capital social. O valor do capital social não tem limite máximo para a sua formação, mas poderá ter limite mínimo para empresas atacadistas no valor de R$ 200.000,00 (duzentos mil reais). O capital pode ser integralizado em moeda

corrente, bens ou direito, sendo vedada a contribuição para o capital com a prestação de serviços.

A administração pode ser exercida por sócio ou não sócio devidamente nomeado. O nome empresarial a ser adotado poderá ser firma ou denominação, acrescido da palavra “limitada”, por extenso ou abreviada (LTDA). A sociedade limitada quando usar firma e não individualizar todos os sócios deverá conter o nome de pelo menos um deles acrescentando-se “e companhia” e a palavra “limitada”, por extenso ou abreviadas. Segue exemplo abaixo: Tabela 7: Exemplos de Firma e Denominação Social Firma

Denominação Social

Pedro Gomes e José Calenzani Mercearia LTDA - ME P. Gomes e J. Calenzani Mercearia LTDA - ME

Mercearia da Esquina LTDA - ME

Pedro Gomes e Cia Mercearia LTDA - ME

simples limitada, os sócios respondem limitadamente ao valor do capital social, desde que totalmente integralizado.

A sociedade simples (Pura ou Limitada) tem seus atos (constituição, alteração e extinção) registrados no Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas. A Lei Complementar Nº 147 de 2014 mudou o critério de opção pelo Simples Nacional, agora a opção é por faturamento, e não mais por atividade, e a partir de 2015 esta categoria profissional também poderá optar pelo sistema simplificado de pagamento de impostos.

P. Gomes e Cia Mercearia LTDA - ME

O que é Sociedade Simples? A Sociedade de Natureza Simples é adotada por prestadores de serviços decorrentes de atividades intelectuais, como por exemplo: Médico, Dentista, Engenheiro, entre outros. Os tipos societários usados por estas sociedades são Sociedade Simples Pura e Sociedade Simples Limitada. Na sociedade simples pura os sócios respondem ilimitadamente pelas dívidas contraídas pela empresa, já na sociedade

O que é Enquadramento de Porte da Empresa? A Lei Geral para Micro e Pequenas Empresas, considera Microempresas aquelas que possuem faturamento máximo de R$ 360.000,00 por ano, e pequenas empresas as que faturam entre R$ 360.000,01 a R$ 3,6 milhões anuais. Ao serem enquadradas nestes parâmetros, as empresas que faturam até R$ 3,6 milhões poderão optar pelo Simples Nacional - Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte.

Tabela 8: Enquadramento de Porte de Empresa TIPO DE PESSOA JURÍDICA

Empresário Individual

EIRELI Sociedade Limitada Sociedade Simples

Tabela 7: Resumo da Análise da Natureza Jurídica

ENQUADRAMENTO / FATURAMENTO ANUAL MEI

EPP

EMPRESA NORMAL

Até R$ 60 mil

Até R$ 360 mil

Até R$ 3,6 milhões

Por opção ou com faturamento acima de R$ 3,6 milhões

Até R$ 3,6 milhões

Por opção ou com faturamento acima de R$ 3,6 milhões

Até R$ 3,6 milhões

Por opção ou com faturamento acima de R$ 3,6 milhões

Até R$ 3,6 milhões

Por opção ou com faturamento acima de R$ 3,6 milhões

Até R$ 360 mil

Fonte: Portal do Empreendedor modificada pelo Autor

FIQUE ATENTO Não confundir o porte da empresa com a opção de tributação da empresa. Por exemplo, um tipo de empresa classificado como Sociedade LTDA, cujo enquadramento é de Micro Empresa e faturamento até R$ 360.000 por ano, poderá optar pelas opções de tributação disponíveis, ou seja, pelo Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.

Análise das Naturezas Jurídicas Após a análise das principais características dos tipos de empresas brasileiras, apresentamos abaixo uma tabela com o resumo das análises das naturezas jurídicas.

TIPO DE PESSOA JURÍDICA

Definição

Sócio/Titular Responsabilidade do Patrimônio/ Capital do Sócio Quantidade de Funcionários Registro da Empresa Integralização do Capital Social

MEI Quem exerce profissionalmente atividade econômica organizada para a produção ou circulação de bens e serviços Um titular

Ilimitada

Internet Integralizado no ato em moeda corrente.

Opções Tributárias

Simples Nacional

Nome Empresarial

O nome será idêntico ao registrado no cadastro do CPF.

Filiais Participação Societária Visto de Advogado no Contrato Social

Não Pode ter filial Não pode participar de outra empresa como titular, sócio ou administrador. Não necessita.

Fonte: Portal do Empreendedor modificada pelo Autor

Tabela 7: Resumo da Análise da Natureza Jurídica TIPO DE PESSOA JURÍDICA

Empresário Individual

Tabela 7: Resumo da Análise da Natureza Jurídica TIPO DE PESSOA JURÍDICA

Definição

Considera-se empresário quem exerce profissionalmente atividade econômica organizada para a produção ou a circulação de bens e serviços.

Definição

Sócio/Titular

Um titular, mas poderá transformar para EIRELI ou outro tipo de sociedade Empresária.

Sócio/Titular

EIRELI Pessoa Jurídica com um único titular de responsabilidade limitada ao capital social integralizado. Um titular, mas poderá transformar para Sociedade Empresária.

Responsabilidade do Patrimônio/ Capital do Sócio

Ilimitada

Responsabilidade do Patrimônio/ Capital do Sócio

Limitada

Quantidade de Funcionários

Ilimitado

Quantidade de Funcionários

Ilimitado

Registro da Empresa Integralização do Capital Social

Junta Comercial Deve ser integralizado totalmente em moeda

Registro da Empresa Integralização do Capital Social

Junta Comercial Mínimo de 100 vezes o salário mínimo nacional

Opções Tributárias

Simples Nacional Simples Nacional, Lucro Real ou Presumido

Opções Tributárias

Simples Nacional Simples Nacional, Lucro Real ou Presumido

Nome Empresarial

O nome será do empresário, completo ou abreviado, aditando se quiser o apelido ou gênero de negócio..

Nome Empresarial

Pode ser denominação ou razão social, sempre com a palavra “EIRELI” no final.

Filiais Participação Societária Visto de Advogado no Contrato Social

Filiais

Pode ter filia

Pode ter filia Sócio pode participar de outra empresa, como titular, sócio-cotista ou administrador. Não necessita.

Fonte: Portal do Empreendedor modificada pelo Autor

Participação Societária

Pode participar de outras sociedades, porém, como titular de apenas uma EIRELI ou EMpresário Individual.

Visto de Advogado no Contrato Social

Dispensado quando apresentar declaração de microempresa (ME) ou empresa de pequeno porte (EPP)

Fonte: Portal do Empreendedor modificada pelo Autor

Tabela 7: Resumo da Análise da Natureza Jurídica TIPO DE PESSOA JURÍDICA

Definição

Sócio/Titular

Sociedade Limitada Constituída por no mínimo duas pessoas, com o objetivo descrito em seu contrato social de natureza essencialmente mercantil. Dois ou mais sócios

Tabela 7: Resumo da Análise da Natureza Jurídica TIPO DE PESSOA JURÍDICA

Definição

Sócio/Titular

Responsabilidade do Patrimônio/ Capital do Sócio

Limitada

Responsabilidade do Patrimônio/ Capital do Sócio

Quantidade de Funcionários

Ilimitado

Quantidade de Funcionários

Registro da Empresa Integralização do Capital Social

Junta Comercial Pode ser integralizado em parcelas e também com

Registro da Empresa Integralização do Capital Social

Sociedade Simples Formada por sócios profissionais de profissão intelectual, de natureza científica, literária e artística, com fins lucrativos. Dois ou mais sócios

Limitada/Ilimitada Ilimitado, mas sem perder a pessoalidade do sócio, a relação do proprietário com o cliente tem que ser mais direta. Cartório Registro Civil Pessoas Jurídicas Pode ser integralizado em parcelas e também com

Opções Tributárias

Simples Nacional. Lucro Real ou Presumido

Opções Tributárias

Simples Nacional, Lucro Real ou Presumido

Nome Empresarial

Poderá escolher o nome entre denominação social e razção social (firma social).

Nome Empresarial

Poderá escolher o nome entre denominação social e razção social (firma social).

Filiais

Pode ter filia

Filiais

Pode ter filia

Participação Societária

Sócio pode participar de outra empresa, como titular, sóco-cotista ou administrador.

Participação Societária

Sócio pode participar de outra empresa, como titular, sóco-cotista ou administrador.

Visto de Advogado no Contrato Social

Dispensado quando apresentar declaração de microempresa (ME) ou empresa de pequeno porte (EPP)

Visto de Advogado no Contrato Social

Dispensado quando apresentar declaração de microempresa (ME) ou empresa de pequeno porte (EPP)

Fonte: Portal do Empreendedor modificada pelo Autor

ADMISSÃO DE FUNCIONÁRIOS

de dependentes para fins do Imposto de Ren¬ Declaração da Pessoa Física;

Quais documentos necessários na admissão de um empregado?

¬ Declaração de rejeição ou aquisição de vale transporte.

Para admitir um empregado, o empreendedor deverá solicitar a entrega dos seguintes documentos: de Trabalho e Previdência Social - CTPS, obrigató¬ Criaarteira para o exercício de qualquer emprego, inclusive de natureza rural, mesmo em caráter temporário;

¬ Fotos 3x4; ¬ Atestado de Saúde Ocupacional - ASO; ¬ Título de eleitor, para os maiores 18 de anos; ertificado de reservista ou de alistamento militar, para os ¬ Cempregados brasileiros do sexo masculino com idade entre 18 e 45 anos; ertidão de nascimento, casamento ou Carteira de Identi¬ Cdade - RG, conforme o caso;

¬ O comprovante de inscrição no Cadastro Pessoas Físicas - CPF. de Inscrição no PIS/PASEP, ou anotação cor¬ Documento respondente na CTPS;

IMPORTANTE O Ministério do Trabalho e Emprego proíbe ao empregador que, na contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador, faça a exigência de quaisquer documentos discriminatórios ou obstativos para a contratação, especialmente certidão negativa de reclamatória trabalhista, teste, exame, perícia, laudo, atestado ou declaração relativa à esterilização ou a estado de gravidez.

Dicas para o MEI A contratação de um empregado pode ser feita pelo próprio empreendedor, entretanto, o SEBRAE orienta que seja feito com um contador para evitar possíveis transtornos. Veja a documentação a ser solicitada: pós as devidas anotações, devolver ao empregado a sua ¬ ACTPS em 48 horas;

ópia da certidão de nascimento de filhos menores de 14 ¬ Canos, para fins de recebimento de salário-família;

¬ Preencher a ficha de salário-família; a admissão no CADEG – Cadastro Geral de Empre¬ Incluir gados e Desempregados;

arteira de habilitação profissional, expedida pelos Conse¬ Clhos Regionais, para os empregados que exercerem profis-

o dia 15 de cada mês, o MEI deverá postar o formulá¬ Ariotéque pode ser adquirido nos próprios Correios, no qual

sões regulamentadas;

há a informação sobre o movimento de pessoal ocorrido do mês anterior;

¬ Efetuar o cadastro no PIS, caso o empregado não possua

Tabela 9: Custo do Empregado para o Mei

a sua matrícula;

¬ Recolher mensalmente o INSS sobre o valor do salário pago

através da GPS código 2003 – CNPJ – Simples Nacional. O vencimento dos impostos é até o dia 20 de cada mês, passando para o dia útil seguinte caso ocorra em final de semana ou feriado;

¬ Recolher mensalmente o FGTS, a alíquota de 8% sobre o

DESCRIÇÃO

PERCENTUAL

VALOR - R$

Salário Mínimo

–

R$ 788,00

Previdência Social

R$ 23,64

FGTS

R$ 63,04

Custo Mensal Total

–

R$ 874,68

Fonte: Autor

valor do salário pago;

¬ Apresentar a Guia de Recolhimento do Fundo de Garan-

tia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social – GFIP/FGTS, que deverá ser entregue até o dia 07 do mês seguinte àquele em que a remuneração foi paga, creditada ou se tornou devida ao trabalhador. Caso não haja expediente bancário, então a entrega deverá ser antecipa-

E quanto custa para as demais empresas?

Além da remuneração normal o custo de um empregado é composto por encargos trabalhistas e previdenciários.

da para o dia útil anterior;

Apresentar anualmente a Relação Anual de Empregados – RAIS, ao Ministério do Trabalho e Emprego – MTE.

CUSTO DE CONTRATAÇÃO Qual o custo de contratação de um empregado para o MEI? O MEI pode contratar apenas um empregado com remuneração mensal de um salário mínimo ou o piso salarial da categoria profissional.

Todas as empresas, optantes pelo Simples Nacional ou não, deverão provisionar as Férias, 1/3 de Férias e o 13º Salário, que somados representam um percentual de 19,44% sobre a remuneração mensal dos empregados. Os custos dos encargos previdenciários das empresas optantes pelo simples nacional estão incluídos com os demais tributos pagos através do DAS – Documento de Arrecadação do Simples Nacional, e por isso tem o seu custo reduzido em comparação com as demais empresas. As exceções estão previstas no § 5-C do Art. 18 da Lei Complementar 123/2006. Neste caso as empresas que exercem essas atividades deverão recolher o INSS separadamente dos demais tributos através da GPS – Guia da Previdência Social. Veja quais são as atividades a seguir:

Construção de imóveis e obras de engenharia em ge¬ ral, inclusive sob a forma de subempreitada, execução de projetos e serviços de paisagismo, bem como decoração de interiores;

¬ Serviço de vigilância, limpeza ou conservação; ¬ Serviços advocatícios.

Informações e Pesquisas (Fenacon), a legislação brasileira estabelece que a prescrição ocorre quando é interrompida a possibilidade de se exigir judicialmente um direito, em outras palavras, podemos dizer que o prazo para guarda de documentos fiscais está relacionado com o prazo limite para exigir determinado documento ou comprovante de pagamento.

Apresentamos abaixo duas tabelas com o Prazo de Guarda dos Documentos Fiscais:

FIQUE ATENTO Poderá haver outros custos se a convenção da categoria exigir, como por exemplo, o vale alimentação, plano de saúde, plano odontológico, segura de vida, entre outros.

Tabela - Prazo de Guarda I - Trabalhista e Previdenciária Documentos

GUARDA DE DOCUMENTOS FISCAIS

Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho

Por que devo guardar os documentos fiscais?

Pedido de Demissão

Recomendamos a manutenção e boa ordem na guarda de documentos fiscais, conforme determina as legislações tributárias, previdenciárias e trabalhistas, para apresentação em eventuais fiscalizações ou para comprovar os eventos e ou pagamentos realizados pelo empreendedor. De acordo com a publicação Guarda e Manutenção de Documentos Fiscais elaborada pela Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias,

Aviso Prévio

Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) - a contar da data do envio

Acordo de compensação

Prazo de Guarda

Fundamento Legal

2 anos

CF/1988 , art. 7º, inciso XXIX, na redação da Emenda Constitucional nº28/2000

5 anos

Portaria MTE nº 1.129/2014 , art.2º , § 1º

5 anos

CF/1988 , art. 7º , inciso XXIX, na redação da Emenda Constitucional nº28/2000. Portaria MTb nº 3.214/1978, NR5, item 5.40, letra “j”, na redação daPortaria SSST nº 8/1999. Portaria MTb nº 3.214/1978, NR4 , item 4.12, letra “j”, na redação daPortaria SSMT nº 33/1983.

36 Documentos

Prazo de Guarda

Fundamento Legal

Documentos

Acordo de prorrogação de horas

Recibo de adiantamento do 13º salário

Atestado médico

Recibo de entrega do Requerimento SeguroDesemprego (SD)

Autorização para descontos não previstos em lei

Recibos de pagamento

Documentos relativos a créditos tributários (IR etc.)

Mapa Anual de acidentes do trabalho (**) Recibo de 13º salário Recibo de abono de férias

Fundamento Legal

5 anos

5 ou 10 anos

Lei nº 8.213/1991, arts. 103,103-A e 104

Recibos de adiantamento

Comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD)

Guias de Recolhimento de contribuição sindical, assistencial e confederativa (para contribuições descontadas e não recolhidas não corre prazo prescricional)

Prazo de Guarda

Recibo de gozo de férias

Cartões, fichas ou livros de ponto

Documentos relativos às eleições da CIPA

5 anos

Relação de contribuição sindical, assistencial e confederativa Solicitação da 1ª parcela do 13º salário Solicitação de abono de férias Vale-transporte Documentos sujeitos à fiscalização do INSS/RFB (folha de pagamento, recibo e ficha de saláriofamília, atestados médicos relativos a afastamento por incapacidade ou salário-maternidade, GPS etc.).

38 Documentos

Prazo de Guarda

PIS/PASEP - a contar da data prevista para seu recolhimento

10 anos

Salário-educação

Fundamento Legal

Decreto-lei nº 2.052/1983; art.10

Livros de Inspeção do Trabalho

Decreto nº 6.003/2006, art. 1º

Contrato de Trabalho Livros ou Fichas de Registro de empregados

Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) 20 anos

Instrução Normativa INSS nº45/2010, art. 272, § 14

Dados obtidos nos exames médicos (admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional), incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (contados após o desligamento do trabalhador)

20 anos

Portaria MTb nº 3.214/1978 , NR7 , subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5 e 7.4.5.1 da redação dada pela Portaria SSST nº 24/1994

Dados obtidos no Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA )

20 anos

Portaria MTb nº 3.214/1978, NR9, Subitens 9.3.8.2, da redação dada pela Portaria SSST nº 25/1994

Comprovação de entrega do PPP ao trabalhador

Documentos relativos ao FGTS

30 anos

Lei nº 8.036/1990, art. 23 , § 5º e RFGTS, aprovado pelo Decreto nº99.684/1990, art. 55 e Súmula TST nº 362 . Veja nota do item 1

Livros de Atas da CIPA

Documentos

Indeterminado

RAIS - o art. 8º da Portaria MTE nº 2.072/2013, que aprovou as instruções para a declaração da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), referentes ao ano-base 2013, dispõe: “O estabelecimento é obrigado a manter arquivados, durante cinco anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, os seguintes documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações relativas ao Ministério do Trabalho e Emprego - MTE: I - o relatório impresso ou a cópia dos arquivos; e II - o Recibo de Entrega da RAIS.”

Prazo de Guarda

39 Fundamento Legal

40 Documentos

Prazo de Guarda

Fundamento Legal

Contudo, por ser a RAIS um documento de suma importância, que demonstra toda a vida profissional do empregado durante o contrato de trabalho com a empresa, estando, inclusive, vinculada diretamente ao PIS/ PASEP, recomendase que seja guardada por prazo indeterminado.

Tempo de Guarda

Fundamento Legal

Notas Fiscais de entradas e saídas; Guias de Tributos e demais comprovantes de pagamento

Contratos de seguros de bens - documentos originais

Fundamento Legal

5 anos

Art. 173, 174 e 195 do Código Tributário Nacional, Art. 37 da Lei 9.430/96 e Art. 4ºdo Decreto Lei 486/69

Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial - Livro Diário e Livros Fiscais - Livro Razão

5 anos permanente 10 anos

Art. 173, 174 e 195 do Código Tributário Nacional, Art. 205 do Código Civil

Livros e documentos pertinentes a ações judiciais ou administrativas

Indeterminado

Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica - DIPJ e demais declarações

II – Tributária

Demais comprovantes de escrituração

Tempo de Guarda

Documentos Declaração de Ajuste Anual - IR Pessoa Física e comprovantes de deduções e outros valores

Fonte: IOB - Documentos Trabalhistas - Guarda de Documentos

Documentos

5 anos

Art. 173, 174 e 195 do Código Tributário Nacional

DASN - SIMEI - Declaração Anual do Simples Nacional Microempreendedor Individual

Fonte: Fenacon. Revisada pelo autor

Referências ARAUJO, Geraldino Carneiro; BUENO, Mirian Pinheiro; SOUSA, Adriana Alvarenga de; MENDONÇA, Paulo Sergio Miranda. Sustentabilidade empresarial: conceito e indicadores. Disponível em <http://www. convibra.com.br/2006/artigos/61_pdf.pdf> Acesso em 20/09/2014. ANSOFF, H. Igor. A nova Estratégia Empresarial. São Paulo: Editora Atlas.

BARBOSA, Gisele Silva. O desafio do desenvolvimento sustentável. < http://www.fsma.edu.br/visoes/ed04/4ed_O_Desafio_Do_ Desenvolvimento_Sustentavel_Gisele.pdf> Acesso em 10/09/2014. BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil. Brasília, DF: Senado 1988. Disponível em: http://www.planalto.gov. br/ccivil_03/. Acesso em: 20 set. 2014 BRASIL. LEI nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002. Institui o Código Civil. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2002/ L10406compilada.htm>. Acesso 20 set. 2014 BRASIL. Lei nº 12.441, de 11 de julho de 2011. Altera a Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 (Código Civil), para permitir a constituição de empresa individual de responsabilidade limitada. Disponível em: <http:// www.planalto.gov.br/ccivil_03/ _ato2011-2014/2011/lei/l12441.htm>. Acesso em: 15 set. 2014. BRASIL. Receita Federal do Brasil. Tabela de Natureza Jurídica. Disponível em: < http://www.receita.fazenda.gov.br/pessoajuridica/cnpj/ tabelas/natjurqualificaresponsavel.htm >. Acesso em: 20 set. 2014. CONSUMO consciente para um futuro sustentável. Disponível em: < http://www.akatu.org.br/> Acesso em 10/09/2014 CHIAVENATTO, Idalberto, SAPIRO Arão. Planejamento Estratégico. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003. CHIAVENATTO, Idalberto. Administração nos novos tempos. 2ª ed. – Rio de Janeiro: Elsevier, 2004. DRUCKER, Peter. As fronteiras da Administração. 11ª ed. Rio de Janeiro: Campus Editora, 2011. FEDERAÇÃO NACIONAL DAS EMPRESAS DE SERVIÇOS CONTÁBEIS E DAS EMPRESAS DE ASSESSORAMENTO, PERÍCIAS, INFORMAÇÕES E PESQUISAS. Guarda de Documentos Fiscais. São Paulo: Fenacon, 2007 FERNANDES, Bruno Henrique Rocha. Administração Estratégica: da competência empreendedora a avaliação de desempenho. Saraiva Editora, 2012.

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Ficha técnica Projeto gráfico e diagramação Link Editoração Ilustrações Leonardo Rangel